Systemy CMS na potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw.

Transkrypt

1 Systemy CMS na potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw. Grzegorz Futa * Uniwersytet Marii Curie Skłodowskiej w Lublinie pl. M.C. Skłodowskiej Lublin 1. Streszczenie W artykule zaprezentowano prosty system zarządzania treściami na stronie WWW. Dokument przedstawia ideę kategoryzowania dokumentów na korporacyjnej stronie, strukturę nawigacyjną witryny oraz publikowanych dokumentów. Autor stara się pokazać, iż przedstawione tanie rozwiązanie spełnia zapotrzebowanie większości firm sektora MŚP, wymagających częstej aktualizacji treści na witrynach WWW. This paper presents an idea of simple content management system. There is description of way of categorization of documents placed on corporate website, navigation structure and document structure. Author goals to show that simple CMS software fulfils needs of many SME that require often changes of website content.. 2. World Wide Web i systemy CMS Początek lat dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku, przyniósł między innymi opracowanie języka HTML oraz protokołu HTTP. Technologie te zostały opracowane przez Tima Bernersa Lee z Laboratorium CERM w Genewie. Zaproponowane rozwiązania miały usprawnić komunikację i wymianę danych, publikacji naukowych pomiędzy naukowcami i ośrodkami badawczymi [1]. Koncepcja ujawniona w 1991 roku nie od razu zrobiła karierę. Dopiero gdy w 1993 roku National Centem for Supercomputing Applications (NCSA) zaproponowało pierwszą graficzną przeglądarkę WWW Mosaic, można było wyraźnie zaobserwować wzrost zainteresowania tą technologią, zwłaszcza ze strony firm komercyjnych. Przez dłuższy okres czasu, witryny internetowy był traktowane jako statyczne wizytówki. W dobrym tonie było posiadanie zarejestrowanego adresu poczty elektronicznej oraz podstawowych informacji o profilu firmy. Obecnie Internet jest często głównym medium informacyjnym, pierwszym punktem kontaktowym pomiędzy klientem a korporacją. Szybko zmieniająca się oferta sprzedawcy, usługodawcy bądź producenta powinna być dzisiaj szybko uwzględniana na stronie WWW. Zmiana treści na stronie korporacyjnej do niedawna wiązało się z koniecznością zatrudniania specjalistów, posiadających wiedzę dotyczącą technologii WWW. Dla wielu firm wiązało się to z dużymi kosztami, przez co utrzymanie aktualnych treści na witrynie, znacznie przekraczało możliwości finansowe i efektywność (ROI) tego środka komunikacji. * grzegorz.futa@umcs.lublin.pl

2 Jednym z rozwiązań jest zastosowanie oprogramowania klasy CMS (Content Management System). W ostatnich latach wielu producentów oraz osób prywatnych udostępniło kilka rozwiązań tej klasy. W zależności od potrzeb informacyjnych klienta, rósł stopień skomplikowania oprogramowania od tworzenia prostych szablonów WWW poprzez zaawansowane, portalowe rozwiązania zarządzania treścią. W publikacji tej nie będziemy przedstawiać rozwiązań zaimplementowanych w poszczególnych rozwiązaniach CMS. Przedstawiona tu idea rozwiązania systemu zarządzania treściami na WWW, łączy w sobie prostotę systemów z niższych półek cenowych oraz zaawansowane możliwości rozwiązań klasy enterprise. 3. Struktura firmowej witryny WWW Na rysunku (Rysunek 1) przedstawiono przykładowy układ nawigacyjny typowej, korporacyjnej witryny internetowej. Można w nim wyróżnić następujące elementy: Menu nawigacyjne główne Menu nawigacyjne podrzędne Menu ścieżki dokumentu (ang. breadcrumb menu) Treści strony Elementy statyczne: nagłówek i stopkę dokumentu Rysunek 1: Układ nawigacyjny typowej strony WWW. Pierwsze cztery elementy strony korporacyjnej są elementami generowanymi dynamicznie. Umieszczenie poszczególnych elementów jest oczywiście przykładowe, opracowywane na podstawie potrzeb i wymagań klienta. Nie mniej jednak, są one ważnymi elementami, umożliwiającymi intuicyjne poruszanie się po strukturze witryny.

3 W przypadku statycznego wykonywania stron, każdy z powyższych elementów musiałby być zmieniany ręcznie. Dodanie nowego elementu strony, nowej treści wymagałoby najczęściej weryfikacje poprawności łączy na wszystkich stronach i podstronach serwisu. Czynność taka jest często czasochłonna i wymaga znajomości odpowiednich technologii. Problemem jest również umiejętna kategoryzacja poszczególnych treści witryny oraz zarządzanie nimi. Głównym zadaniem systemów CMS jest umożliwienie prostszego zarządzania treściami na witrynie oraz kategoryzacji tych treści Struktura katalogowa Zaproponowane rozwiązanie w znacznym stopniu ułatwia i obniża koszty częstych zmian treści. Zaprezentowana tu idea opiera się o rozwiązanie zarządzania plikami w analogiczny sposób, jak ma to miejsce w dyskowych systemach plików (FAT, NTFS czy też ext). Dyskowe systemy plików umożliwiają tworzenie katalogów. Każdym z katalogów można umieszczać pliki różnego rodzaju. Zarówno pliki jak i katalogi maja przypisane odpowiednie atrybuty (widoczny, archiwalny, itp.). Taki sposób przechowywania danych (plików) oraz ich kategoryzowania może być traktowany jako podstawa do struktury bazy danych (Rysunek 2). Strukturę katalogów oraz plików w nich umieszczonych możemy przeglądać za pomocą odpowiednich narzędzi systemowych. W przypadku serwisu WWW, strukturę taką należałoby odpowiednio zwizualizować, w oparciu o dostępne technologie WWW. W prezentowanym rozwiązaniu, przyjęto analogiczną do systemu plików kategoryzację treści witryny oraz struktury witryny WWW. Informacje prezentowane na stronie WWW, są niejako odzwierciedleniem tej struktury. Sama witryna jest odpowiednikiem systemowej przeglądarki plików i struktury katalogów. 1 <<Table>> katalog katalogid tytul IDparent widoczny menu 1 0..n <<Table>> dokument tytul tresc streszczenie IDkatalog widoczny typ_dokumentu 0..n Rysunek 2: Uproszczony model danych. W modelu logicznym bazy danych (Rysunek 2), przyjęto, że wszystkie treści prezentowane na witrynie są umieszczone w katalogach. Każdy z katalogów może zawierać kilka podkatalogów (IDparent) oraz kilka dokumentów różnego typu (typ_dokumentu). W przypadku katalogów nie posiadających katalogu nadrzędnego, pole IDparent zawiera pustą wartość (NULL). Taka struktura zapewnia poprawna wizualizację najważniejszych elementów nawigacyjnych (Rysunek 1). W menu głównym umieszczane są łącza do katalogów, których pole menu przyjmuje wartość true. Główne menu jest pokazywane na każdej stronie serwisu. Pełni ono rolę szybkich łączy do treści umieszczonych na niższych poziomach. Podrzędne menu nawigacyjne zawiera tytułu katalogów i dokumentów umieszczonych w aktualnie wybranym przez użytkownika katalogu. Element ten, możemy nazwać menu kontekstowym. Jego zawartość zmienia się w zależności od aktualnej pozycji na witrynie. Pozycja ta jest reprezentowana przez breadcrumb menu, umieszczone poniżej nagłówka strony.

4 Parametrem decydującym o widoczności wybranego dokumentu lub katalogu jest pole widoczny. Tylko te dokumenty i katalogi, których pole widoczny posiada wartość true są prezentowane użytkownikom serwisu Dokumenty Przedstawiona powyżej struktura katalogów umożliwia jedynie wizualizowanie nawigacji strony WWW. Istotą witryn jest prezentacja dokumentów (treści). Proponowany mechanizm opisu treści znów ma genezę w budowie dyskowych systemów plików. Struktura danych, jak już wcześniej wspomniano, zakłada, że każdy z dokumentów znajduje się w odpowiednim katalogu. Podobnie jak katalog, dokumentowi możemy przypisać pewne atrybuty (np. widzialność). Dokumenty umieszczane w określonej pozycji drzewa katalogów maja przypisany typ. W przypadku witryny WWW mogą to być: Dokumenty HTML Dokumenty PDF Pliki kompresowane (ZIP, RAR, itp.) Łącza symboliczne W zależności od typu dokumentu, następuje inna jego wizualizacja na witrynie. Typ dokumentu można rozumieć jako różnego rodzaju pliki zapisywane na dysku. W zależności od typu plików, wykorzystywany jest inny program do obsługi konkretnego formatu. Dokument umieszczany na witrynie, poza tytułem, streszczeniem treści i treścią, posiada również szereg innych cech: Data utworzenia i ostatniej modyfikacji dokumentu Data publikacji dokumentu Informacja o widoczności Informacja o ograniczeniach publikacji Klucz sortowania W przypadku łączy symbolicznych adres URL Informacje o katalogu w jakim zapisano dokument W przypadku dokumentów, które są typu Dokument HTML, treść dokumentu jest wyświetlana w głównej części strony WWW. W przypadku łączy symbolicznych, użytkownik systemu jest przekierowywany na stronę wskazywaną w adresie łącza. Pozostałe dokumenty mogą być pobrane ze strony WWW (Np. pliki skompresowane, pliki PDF). Domyślna obsługa dokumentów określonego typu może być zmodyfikowana przez użytkownika witryny WWW Administracja witryną i zarządzanie treści Opisany powyżej sposób prezentowania informacji na witrynie WWW, zaspokaja większość potrzeb informacyjnych MŚP oraz użytkowników witryny. Zaprezentowana struktura nawigacyjna pozwala na szybkie poruszanie się po strukturze witryny oraz wyszukiwanie niezbędnych informacji. Kolejną zaletą zaproponowanego systemu jest administracja i zarządzanie treściami. Tradycyjne systemy CMS, nie umożliwiają z reguły swobodnej kategoryzacji i łatwej nawigacji po poszczególnych dokumentach witryny. Panel administracyjny zaprojektowany na potrzeby zarządzania informacjami łączy w sobie możliwość łatwego i intuicyjnego zarządzania oraz możliwości oferowane przez zaawansowane systemy. Panel administracyjny, w sposób jawny pokazuje bliskie powiązanie struktur przechowywania dokumentów z ideą funkcjonowania systemu plików. Na rysunku (Rysunek 3) przedstawiono strukturę katalogów i umieszczonych w nich dokumentów wizualizujących model pokazany na diagramie (Rysunek 2). Przedstawiona struktura drzewiasta przypomina funkcjonalnie oprogramowanie klasy Eksploator Windows. Celem takiego wyboru

5 nawigacji po strukturze dokumentów, była próba dostarczenia administratorom treści narzędzia przypominającego znane już oprogramowanie. Wybór pozycji katalogowej z drzewka nawigacyjnego spowoduje wyświetlenie formularza edycji parametrów katalogu (Rysunek 4). Wybór pozycji dokumentu z drzewka nawigacyjnego spowoduje wyświetlenie formularza edycji parametrów i treści dokumentu (Rysunek 5). Rysunek 3: Drzewo katalogów reprezentujące strukturę witryny. Rysunek 4: Formularz edycji parametrów katalogu.

6 a) b) Rysunek 5: Formularze edycji: a) parametrów dokumentu, b) treści dokumentu. W praktyce, formularz edycji katalogów wymaga podania jedynie tytułu katalogu, jego położenia w strukturze oraz określenia jego widoczności. Formularz edycji parametrów dokumentu jest nieznacznie bardziej skomplikowany. Poza cechami wspólnymi z katalogiem, zawiera on również informacje o typie dokumentu. Jedną z istotniejszych funkcjonalności z punktu widzenia łatwości zarządzania treściami jest możliwość fizycznego formatowania treści dokumentów. Prosty edytor języka HTML, umożliwia osobom nie znającym tej technologii na edycję treści, wstawianie obiektów graficznych i tabel. Administrator treści ma do dyspozycji funkcjonalności znane z innego oprogramowania edytorów tekstów.

7 Oprogramowanie ma również możliwość zarządzania plikami umieszczonymi po stronie serwera. Całość administracji wymaga jedynie znajomości podstaw obsługi komputera oraz edycji treści za pomocą popularnych edytorów tekstów. 4. Uwagi końcowe Na podstawie zaprezentowanej struktury danych oraz zaproponowanego sposobu wizualizacji treści na witrynie wykonano oprogramowanie. Do implementacji rozwiązania wybrano technologię PHP [2], bazę danych SQL typu ISAM [3]. Rozwiązanie wdrożono w dwóch niezależnych firmach, których wymogiem biznesowym jest częsta aktualizacja treści. Szatę graficzną i układ funkcjonalny poszczególnych elementów dynamicznych opracowano indywidualnie dla każdego z przedsiębiorstw. Pierwsza z firm dysponowała prostym systemem zarządzania treściami na witrynie. System wymagał od administratora dobrej znajomości języka HTML oraz wybranych elementów technologii internetowych. Druga z firm nie posiadała systemu do zarządzania treściami na witrynie WWW. Prezentowane strony były statycznymi dokumentami HTML, umieszczanymi na serwerze za pomocą oprogramowania typu FTP. Administrator witryny musiał wykazywać się dużą znajomością technologii internetowych. W obydwu firmach, do opieki nad witryną wyznaczono osoby posiadające podstawowe informacje dotyczące obsługi komputerów oraz pakietu biurowego Microsoft Office. W obydwu firmach przeprowadzono badania czasu edycji, dodawania, usuwania dokumentów ze strony WWW. Dane przedstawiono w poniższej tabeli (Tabela 1). Współczynnik skrócenia czasu wykonywania Czynność czynności po wdrożeniu CMS Firma I Firma II Dodawanie nowego dokumentu 3,5 x 13 x Edycja treści istniejącego dokumentu 2 x 7 x Usuwanie dokumentu z witryny 3 6 x x Dodawanie plików zewnętrznych 2 x 4 x Tabela 1: Porównanie czasów wykonywania podstawowych czynności zarządzania treściami przed i po wdrożeniu systemu CMS. Przedstawione rozwiązanie znacznie przyspieszyło zarządzanie treściami na witrynie. Uproszczony sposób zarządzania umożliwił przekazanie prac administracyjnych osobom posiadającym podstawową wiedzę o Internecie i obsłudze komputerów, co zdecydowanie obniżyło koszty firmy. Ankieta przeprowadzona wśród klientów jednej z firm, pokazała również wzrost ich satysfakcji spowodowany szybszą dystrybucją niezbędnych im informacji. 5. Literatura [1] [2] [3]