GroupWise Powerguide. Wydanie drugie. Erno de Korte

Transkrypt

1 Wydanie drugie Erno de Korte Maj 2009

2 Licencja książki Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część tej książki nie może być reprodukowana, przechowywana w systemach wyszukiwania informacji lub przesyłana w żadnej formie lub poprzez żadne środki, elektroniczne, mechaniczne, fotokopiowanie, nagrywanie, skanowanie lub żaden inny, bez wyraźnej pisemnej zgody autora. Jeśli książka zostanie dostarczona do nabywcy w formie cyfrowej (jako plik PDF), nabywca może wykonać JEDNĄ kopię drukowaną i posiadać DWIE kopie cyfrowe w tym samym czasie. Wersja PDF tej książki nie może być umieszczana na serwerze sieciowym dostępnym dla więcej jak jednej osoby w danym czasie. Postępując zgodnie z wymaganiami przedstawionymi powyżej dla cyfrowej dystrybucji tej książki, nabywca będzie posiadał jedną kopię książki, która może być przeglądana przez jednego czytelnika tak jakby książka była dostarczona w formacie drukowanym. Copyright 2009 Erno de Korte Książka wydana przez Books4Brains, maj 2009 Books4Brains P.O. Box AJ Leusden The Netherlands GroupWise Powerguide, wydanie drugie Wykorzystaj wszystkie zalety GroupWise Erno de Korte ISBN Ostrzeżenie Autor i wydawca tej książki dołożyli wszelkich starań, aby książka była jak najbardziej kompletna i dokładna. Autor i wydawca nie odpowiadają za lub nie udzielają żadnych gwarancji dokładności treści zawartych w tej książce i nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za dowolne straty lub szkody powstałe z korzystania z informacji w tej książce lub korzystania z programów opisanych w tej książce. Autor i wydawca nie gwarantują, że informacje w tej książce będą działały w przyszłych wersjach oprogramowania GroupWise. Znaki handlowe GroupWise jest znakiem handlowym firmy Novell, Inc. Wszystkie pozostałe nazwy produktów użyte w tej książce są znakami handlowymi odpowiednich firm.

3 Spis treści 1 Wstęp od firmy Novell 11 2 Informacje o książce, czytelnikach i autorach 13 3 GroupWise narzędzie biznesowe Skrzynka pocztowa monitorowana przez zespół Rejestracja automatyczna Sztuka efektywności przetwarzanie Sztuka efektywności przegląd Automatyzacja dostarczania informacji Katapulta 23 4 Zaprojektuj własny pulpit GroupWise Widok panelu, pasek nawigacyjny i schematy kolorów Nowe funkcje głównego widoku GroupWise Nowości listy folderów: Ulubione + Kalendarz + Kontakty Strona domowa więcej niż nowy ekran powitalny Wykorzystanie wszystkich zalet widoku panelu Witryny WWW w panelach GroupWise Kanały RSS w panelach GroupWise Opcje paneli współużytkowanie, podgląd, elementy nieodczytane Strona domowa wszystkie informacje razem Przełączanie się z widoku klasycznego na widok paneli Łatwiejsze przeglądanie z użyciem etykiet grup Nowa opcja Wyszukiwanie łączy filtrowanie i wyszukiwanie Opcje kontekstowe dostępne pod prawym przyciskiem Czy naprawdę zawsze potrzebujemy wszystkich folderów? Przenoszenie elementów do ukrytych folderów Nie wyświetlaj pełnej listy folderów, tylko folder Osobisty Rozwiązania usprawniające widok skrzynki pocztowej 44 5 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę Nowe listy folderów: Ulubione + Kalendarz + Kontakty Kliknij, aby dodać kategorię lub wyświetlić historię Nowe możliwości okna Szybki podgląd Łatwiejsze przeglądanie z użyciem okna Szybki podgląd Dodaj listę zadań do skrzynki pocztowej Więcej o etykietach grup łatwiejsze przeglądanie Dodawanie lub ukrywanie kolumn w widoku folderu Podsumowanie: inne spojrzenie na skrzynkę pocztową Szybkie przeglądanie z użyciem podglądu wiadomości Wątki dyskusji 56 5

4 28. Drukowanie listy elementów Sekrety tworzenia folderów osobistych Tworzenie własnego widoku określanie ustawień folderów Zapisywanie ustawień wyświetlania folderu Udostępnianie ustawień wyświetlania za pomocą pliku XML Współużytkowanie folderów z całym światem Właściwe akceptowanie folderów współużytkowanych Współużytkownie podfolderów nie działa, ale Foldery współużytkowane najlepsze praktyki Trzy sposoby wyszukiwania porównanie metod Trzy metody wyszukiwania porównanie funkcjonalności Foldery rezultatów wyszukiwania szybki dostęp do informacji Folder rezultatów wyszukiwania z wyników wyszukiwania Folderu rezultatów wyszukiwania od zera Korzystanie z kanałów RSS z wiadomościami Subskrybowanie kanałów RSS w ulubionej przeglądarce Integracja Teaming z GroupWise Korzystanie z folderów IMAP Korzystanie z folderów NNTP W jaki sposób foldery systemowe ułatwiają organizację Przesyłki wysłane ponownie folderem systemowym Do usług: licznik przesyłek Ręczne i automatyczne sortowanie folderów Przenoszenie folderów prawym przyciskiem myszy Rozwiązania usprawniające zarządzanie folderami 86 6 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania Nowe opcje elementów w GroupWise Dwie ciekawe funkcje: Mój temat i Kategorie Czynności domyślne w GroupWise Pozostałe czynności domyślne w GroupWise Zmiana formatowania odpowiedzi Różnice między pocztą wewnętrzną, a zewnętrzną Włączanie śledzenia stanu i powiadomienia zwrotnego Przeglądanie stanu wiadomości we właściwościach wiadomości Ustawienia domyślne powiadomienia zwrotnego Otrzymywanie powiadomienia o odrzuceniu spotkania Śledzenie wiadomości wysyłanych na skrzynki zewnętrzne Ustawienia domyślne śledzenia stanu Wyszukiwanie lub filtrowanie poczty internetowej Morfing elementów z użyciem opcji Zamień na Różnice między wiadomościami tekstowymi i HTML Wyzwania i zagrożenia związane z wiadomościami HTML Tworzenie lub przeglądanie wiadomości tekstowych Najlepsze praktyki tworzenia wiadomości HTML Dołączanie obrazów do wiadomości HTML Podziemia GroupWise wyświetlanie załączników systemowych Jak przeglądać szczegóły elementów skrzynki pocztowej Jak korzystać z szablonów wiadomości opcja Wyślij ponownie Jak korzystać z szablonów wiadomości widoki GroupWise 112 6

5 76. Przesyłki obiegowe w GroupWise prosty przepływ pracy Korzystanie ze sprawdzania pisowni w wiadomościach QuickCorrect kolejne przydatne narzędzie QuickCorrect dogłębne spojrzenie Automatyczne sprawdzanie pisowni podczas wysyłania wiadomości Korzystanie ze sprawdzania pisowni podczas pisania Szybka zmiana języka sprawdzania pisowni Korzystanie z ulubionego edytora i przeglądarki Tymczasowe zapisywanie wiadomości podczas tworzenia Automatyczny zapis nigdy więcej nic nie stracisz Załączniki zmodyfikowana kopia Zapisywanie w formacie TXT, RTF i EML lub skrótów GWI Rozwiązania do tworzenia nowych wiadomości Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować Tworzenie własnego podpisu i elektronicznej wizytówki Tworzenie i zarządzanie podpisami przegląd Tworzenie podpisu HTML Tworzenie i przechowywanie kilku podpisów Korzystanie z utworzonych podpisów Dodawanie elektronicznej wizytówki (vcard) Przykładowa wizytówka vcard z książki adresowej GroupWise Jak utworzyć własną wizytówkę vcard Wpis z osobistej książki adresowej jako wizytówka vcard Rozwiązania ułatwiające dodawanie podpisów i ostrzeżeń Organizuj pracę za pomocą kalendarza Funkcje kalendarza zdarzenia całodniowe i więcej Podkalendarze zapewniają znacznie lepsze przeglądanie! Nowe funkcje spotkań w GroupWise Automatyczne akceptowanie spotkań grupowych Współużytkowanie kalendarzy niesamowita funkcja! Wyświetlanie wszystkich podkalendarzy w jednym widoku Nowy widok kalendarza widok panelu Widoki dnia, tygodnia, miesiąca, roku Nie lubisz widoku miesiąca? Rozwiń widok tygodnia! Mniej szarego więcej kolorów i funkcji w kalendarzu Kompletnie inny widok kalendarza Wyświetlanie kalendarza w postaci tekstowej lub graficznej Interwał czasu w widoku kalendarza Pokazuj numer tygodnia i inne przydatne opcje kalendarza Wyświetlanie dodatkowej strefy czasowej w kalendarzu Zaznacz jako prywatną w przypadku prywatnych spotkań Większa kontrola nad czasem ustawianie stanu Zajęty Importowanie plików ICS lub spotkań kalendarza Korzystanie z Wyślij ponownie do zmiany spotkania grupowego Modyfikacja uczestników spotkania Personalizacja i dodawanie załączników do spotkań 160 7

6 120. Wyszukiwanie wolnych terminów harmonogram innych osób! Kolejne spojrzenie na kalendarz wielu użytkowników Pełny dostęp do kalendarzy za pomocą Pełnomocnictwa Subskrypcja kalendarzy publikowanych w sieci Internet Publikacja własnych kalendarzy w sieci Internet Uzyskiwanie dostępu do kalendarzy opublikowanych w sieci Internet Wyszukiwanie wolnych terminów poprzez sieć Internet Potrzebujesz kilku spotkań? wystarczy je powtórzyć! Spotkania cykliczne wg przykładu Spotkania cykliczne wg formuły Spotkania cykliczne prosty sposób! Spotkania cykliczne wszystkie połączone ze sobą ograniczenia Drukowanie kalendarza Usprawnianie kalendarza za pomocą narzędzi firm niezależnych Zarządzaj przepływem prac za pomocą zadań Zarządzanie zadaniami w GroupWise 8 Lista wyboru = Lista zadań Tworzenie i dodawanie elementów do listy zadań Sortowanie elementów na liście zadań Przypisywanie terminu realizacji do elementu listy zadań Oznaczanie jako zakończone i ukrywanie elementów Korzystanie z podzadań do organizacji listy zadań Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami Nowe funkcje zarządzania kontaktami w GroupWise Wyszukiwanie kontaktów Selektor adresów pierwszy punkt kontaktu Kontakty znacznie więcej niż prosta książka adresowa Kontakty wyświetlanie historii Stara książka adresowa nadal silna! Automatyczne kończenie nazw co za błogosławieństwo! Częste kontakty błogosławieństwo czy klątwa? Tworzenie i zarządzanie listami dystrybucyjnymi Dodaj do widoku Strona domowa panel konatków Korzystanie z kontaktów w sposób efektywny Nowy widok Wizytówki notatki i historia Szczegóły kontaktu nazwa, i numery telefonów Szczegóły kontaktu biuro, osobiste, adresy internetowe Szczegóły kontaktu kilka pól adresowych Szczegóły kontaktu pola zaawansowane i użytkownika Zapisz i zamknij zapisywanie vcard wysyłanie kontaktu Praca z kontaktami kopiuj i wklej Importuj i eksportuj obsługa plików NAB i VCF Import/eksport kontaktów format CSV Drukowanie etykiet i list kontaktów Najlepsze praktyki dotyczące książki adresowej Rozwiązania usprawniające książkę adresową 212 8

7 11 Pełnomocnictwo uzyskaj dostęp do Konfiguracja pełnomocnictwa dostępu Najlepsze praktyki dotyczące pełnomocnictwa Kalendarz wieloosobowy pełnomocnictwo dostępu Rozwiązania usprawniające pełnomocnictwo Reguły: GroupWise wykonuje pracę za użytkownika Zapobieganie zapętleniu reguł Idealna reguła urlopowa Jesteś poza biurem? Użyj reguły urlopowej! Automatyczne akceptowanie spotkań Poczta zewnętrzna i wewnętrzna w regułach Przenoszenie elementów zakończonych z użyciem reguł Automatyzacja dostarczania informacji Połączenie Przenieś do folderu z folderami współużytkowanymi Przekazywanie i delegowanie Automatyczne przypisywanie kategorii z użyciem reguł Rozwiązania zwiększające możliwości reguł System zarządzania dokumentami Bezpieczeństwo w systemie zarządzania dokumentami Praca z folderami DMS w GroupWise Zmiana właściwości biblioteki domyślnej i folderu Własne Tworzenie dokumentów w GroupWise Tworzenie dokumentów w aplikacji i zapisywanie do systemu DMS Dodatkowe funkcje Zapisz jako Arkusz właściwości dokumentu lub profil dokumentu Profil dokumentu właściwości dokumentu Profil dokumentu wersja, współużytkowanie i dziennik aktywności Przeglądanie i zmienianie stanu dokumentu Tworzenie różnych wersji dokumentu Tworzenie nowych wersji dokumentu Korzystanie z listy wersji Kontrolowanie dostępu do dokumentów Współużytkowanie dokumentów z innymi użytkownikami Domyślne prawa współużytkowania dokumentów Wyszukiwanie dokumentów w GroupWise Blokowanie dokumentów Odblokowywanie dokumentów Importowanie dokumentów do biblioteki GroupWise Wysyłanie dokumentów przechowywanych w DMS Zarządzanie grupami dokumentów kopiowanie i przenoszenie Zarządzanie grupami dokumentów zmiana właściwości Zarządzanie grupami dokumentów zmiana współużytkowania 265 9

8 14 Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum Różnica między usuń i opróżnij Obsługa limitu rozmiaru skrzynki pocztowej Informacja o ilości miejsca zajmowanego przez skrzynkę pocztową Próg ostrzeżenia o rozmiarze skrzynki pocztowej GroupWise WebAccess i limit rozmiaru skrzynki pocztowej Ograniczanie wielkości załączników Ręczne usuwanie wiadomości i opróżnianie kosza Archiwizacja wiadomości osobisty urząd pocztowy Uzyskiwanie dostępu do archiwum GroupWise Automatyczna archiwizacja i usuwanie wiadomości GWCheck naprawia również archiwa! Usuwanie załączników z wiadomości Najlepsze praktyki dotyczące archiwizacji Rozwiązania usprawniające archiwizację Koniec czekamy na Twój komentarz! Pomoc, O programie GroupWise, szkolenia i przewodniki 286 A Wycieczka po środowisku GroupWise 287 A.1 Tworzenie struktur w świecie bez struktur 288 A.2 Otwieramy skrzynkę pocztową i co widzimy? 289 A.3 Przedstawiamy bazę danych użytkownika 290 A.4 Pobieranie treści z bazy danych wiadomości 291 A.5 Bez marnowania cennej przestrzeni na katalogi przepełnienia 292 A.6 Komunikacja ze światem zewnętrznym 293 A.7 Połączenie wszystkiego w systemie GroupWise 294 A.8 Przeszłość, teraźniejszość i przyszłość GroupWise 295 B Lista tematów GroupWise Powerguide 296 C Skróty klawiaturowe 303 D Ikony obok elementów 307 Indeks

9 1 Wstęp od firmy Novell Czy wiesz, że GroupWise jest jednym z trzech najlepszych pakietów rozwiązań dla współpracy od ponad 20 lat i został sprzedany w 120 krajach? Na całym świecie są setki milionów użytkowników GroupWise w wielu tysiącach organizacji, w tym w 47 z 50 stanów w Stanach Zjednoczonych. GroupWise jest prawdziwym wyznacznikiem trendów na tym rynku, a wersja GroupWise 8 korzysta z tej długofalowej pozycji. GroupWise 8 skupia się na możliwościach użytkownika końcowego, zwiększając jego produktywność i wydajność. Wersja GroupWise 8 koncentruje się na kliku kluczowych obszarach: zarządzaniu czasem, zarządzaniu zadaniami, zarządzaniu kontaktami i widoku Strona domowa. Większość użytkowników korzysta tylko z niewielkiej ilości funkcji GroupWise i nie zdaje sobie sprawy z potencjału i możliwości tkwiących w pozostałych funkcjach, które od lat były na wyciągnięcie ręki, nie wspominając już o funkcjach dodanych w najnowszej wersji. W samym centrum znajduje się widok Strona domowa, który jest interaktywnym pulpitem. Widok umożliwia umieszczanie dowolnych informacji ze skrzynki pocztowej łącznie z treściami z witryn WWW potrzebnych do wykonania zadania. Tradycyjny tryb pracy z folderami po lewej i ich zawartością po prawej stronie jest wciąż dostępny, ale tylko widok Strona domowa umożliwia osiągnięcie maksymalnej wydajności. Jestem użytkownikiem GroupWise od ponad 10 lat, ale za każdym razem kiedy sięgam po książkę The GroupWise Powerguide uczę się czegoś nowego, co naprawdę świadczy o jakości i wiedzy jej twórców. Książka jest warta każdej wydanej na nią złotówki za sprawą zawartych w niej wskazówek każda z nich oszczędza czas lub umożliwia uproszczenie procesów biznesowych i w rezultacie przekłada się na poprawę wyniku finansowego firmy oraz skupienie się na najbliższych zadaniach. Tak, więc przeczytaj niniejszą książkę lub zaglądaj do niej w razie potrzeby, a gwarantuję, że dowiesz się o wielu przydatnych funkcjach i poznasz mnóstwo wskazówek i porad, które sprawią, że staniesz się Zaawansowanym użytkownikiem GroupWise. Miłej lektury! Alex Evans GroupWise Product Manager Novell, Inc Dean Lythgoe Director of Engineering Novell, Inc Wstęp 11

10

11 2 Informacje o książce, czytelnikach i autorach Co zawiera niniejsza książka? Książka jest zbiorem wskazówek i porad, które pomagają wykorzystać wszystkie zalety GroupWise w maksymalnym stopniu. Książka nie jest kompletnym podręcznikiem użytkownika, ale jest raczej skierowana do osób posiadających podstawową wiedzę o GroupWise, które chcą wykonać kolejny krok. Takie osoby nazywamy Użytkownikami zaawansowanymi i Profesjonalistami IT, a różnice między nimi zostały przedstawione na następnej stronie. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby zebrać jak największą liczbę wskazówek, które zostały umieszczone w oddzielnych tematach. Oznacza to, że możemy użyć dowolnej wskazówki jako oddzielnego elementu. Wszystkie wskazówki zostały podzielone na różne kategorie tak, aby każdy rozdział zawiera serię tematów z tej samej dziedziny. Niniejsza książka obejmuje dwie najnowsze wersje GroupWise, wersję 7.0 oraz 8.0. W książce użyte zostały następujące symbole do określenia funkcji w jednej z wersji: Jeśli funkcja jest (tylko) dostępna w GroupWise 7.0 lub niższej. Jeśli funkcja jest (tylko) dostępna w GroupWise 8.0 lub wyższej. Połączenie obu symboli oznacza, że funkcja jest dostępna w obu wersjach. Informacje o czytelnikach Oczekujemy, że czytelnicy korzystali już z podstawowych funkcji GroupWise przed rozpoczęciem lektury tej książki i poznawaniem wielu nowych możliwości GroupWise. Większość opisywanych rzeczy dotyczy interfejsu czołowego, ale czasami przedstawiane są również wewnętrzne narzędzia administracyjne. W niektórych przypadkach czytelnik może nie mieć dostępu do tych narzędzi, a już na pewno nie powinien go mieć zwykły użytkownik. Zagadnienia zostały opisane, aby przedstawić kompletny obraz środowiska GroupWise. Nie zalecamy pomijania tych sekcji, gdyż wymienione narzędzia mogą być przydatne w każdym środowisku. Jeśli nie możemy użyć ich samodzielnie, zawsze możemy porozmawiać o nich z administratorem systemu GroupWise. Informacje o książce, czytelnikach i autorach 13

12 Różne role Tak wiele pytań My mamy odpowiedzi Przyglądając się rozwiązaniom IT stosowanym w organizacji możemy stwierdzić, że każda osoba wykorzystuje je w różnym celu i w różnych rolach. W społeczności Open Horizons bardzo często korzystamy ze skali, w której wiedza i umiejętności IT są głównymi wyznacznikami. Korzystając z tej skali określamy różne role tak, aby skierować odpowiednią ofertę do odpowiednich osób. Pierwszą grupę ludzi stanowią Użytkownicy końcowi, czyli osoby używające komputerów do podstawowych zadań, takich jak: tworzenie dokumentów, wysyłanie wiadomości pocztowych, planowanie spotkań itd. Najważniejsza grupa docelowa tej książki to osoby określane mianem Użytkownik zaawansowany, czyli grupa obejmująca sekretarki lub inny personel biurowy. Takie osoby cechują się większymi potrzebami i stawiają infrastrukturze IT wyższe wymagania. Na przykład, tworzenie i używanie folderów współużytkowanych, tworzenie i udostępnianie informacji, tworzenie i zarządzanie spotkaniami (większych) grup ludzi itd. Bardzo często członkowie tej grupy są mocno związani z IT, czasami są wymagający i krytyczni i potrzebują znacznie więcej informacji do wydajnej pracy. Bardzo często oferują swoim współpracownikom pomoc każdy z każdym. Kolejną grupą docelową niniejszej książki są Profesjonaliści IT. Na przykład, Menedżer IT szukający optymalizacji i wyższego zwrotu z inwestycji (ROI) lub personel Biura pomocy technicznej. Ich zadaniem jest doradzanie i wspieranie dwóch pierwszych grup, zbieranie i dostarczanie informacje potrzebnych do optymalizacji obciążeń oraz procesów podejmowania decyzji. Ta grupa użytkowników wymaga większej wiedzy o wszystkich możliwościach i opcjach oferowanych przez dane rozwiązanie. Jednakże, członkowie tej grupy często nie są zainteresowani nową wiedzą techniczną. Eksperci IT są odpowiedzialni za tworzenie i utrzymanie wszystkich czołowych i wewnętrznych usług IT. Na poziomie technicznym nie ma dla nich rzeczy niemożliwych, ale bardzo często używają własnego środowiska IT w sposób inny niż w/w grupy. Ze względu na to, że są postrzegani jako eksperci, bardzo często są nękani pytaniami, na które raczej nie chcą udzielać odpowiedzi, gdyż nie mają doświadczenia w pracy z innymi grupami. Użytkownik! Użyt. zaawansowany! Profesjonalista IT! Ekspert IT W Open Horizons udostępniamy rozwiązania dla przynajmniej trzech grup: Użytkownikom zaawansowanym, Profesjonalistom IT i Ekspertom IT. 14 Informacje o książce, czytelnikach i autorach

13 Informacje o autorach Niniejsza książka powstała dzięki wspólnemu wysiłkowi kilku ekspertów GroupWise z całej Europy. Kilka lat temu zaczęli się udzielać w społeczności GroupWiseR, inicjatywie promującej GroupWise. Wspomniana inicjatywa jest podstawą społeczności Open Horizons. Erno de Korte (Holandia, główny autor i redaktor) Erno jest jednym z współautorów książki i jest odpowiedzialny za integrację materiałów. Erno wspiera GroupWise od czasu, gdy nosił nazwę WordPerfect Office, a szczególnie w zakresie integracji zarządzania dokumentami, przepływu pracy, CRM i PDA. Jako posiadacz certyfikatów MCNE i MCNI, prowadził szkolenia i konsultacje na całym świecie. Erno był mówcą na Novell BrainShare, konferencjach i wydarzeniach NUI. Jest również jednym z autorów Novell Press GroupWise 7.0 Administrator Solution Guide skierowanego do użytkowników zaawansowanych. Erno napisał wiele artykułów do licznych czasopism i jest jednym z założycieli czasopisma Open Horizons. Cobus Burgers (Afryka Południowa) Cobus jest związany z GroupWise od 1992 roku, kiedy istniała wersja WordPerfect Office. Posiada 17 lat doświadczenia w pracy z GroupWise, które zaowocowało największą liczba wdrożeń GroupWise w Afryce Południowej. Obecnie prowadzi własną firmę konsultingową specjalizującą się we wdrożeniach GroupWise na dużą skalę, łącznie z własnymi rozwiązaniami zarządzania dokumentami w GroupWise. Jego firma NetCB posiada zespół specjalistów GroupWise obsługujących około użytkowników w Afryce Południowej, a większość implementacji zarządzania dokumentami w GroupWise została stworzona przez jego zespół. Diethmar Rimser (Austria) Diethmar studiował informatykę na Uniwersytecie Johannes a Keplera. Najpierw zajmował się programowaniem mikroprocesorów, a następnie skupił się na sieciach lokalnych, na początku NetWare V4.6. Kilka lat wykładał na uniwersytecie, po czym założył własną firmę. Przygodę z GroupWise rozpoczął od wersji 5.0, a jego firma BrainAgents oferuje usługi oparte tylko o GroupWise. Wraz w wprowadzeniem rozwiązania Teaming + Conferencing zamierza rozszerzyć pole działania. Diethmar posiada kilka certyfikatów, takich jak: CNI (Novell) lub MCT (Microsoft). Aktywnie uczestniczy w organizowaniu warsztatów (Open Horizons Summit; lokalne centra szkoleniowe), pisze artykuły do czasopism i wykłada na różnych konferencjach. Diethmar jest jednym z założycieli lokalnej, niemieckojęzycznej grupy użytkowników GroupWise & Friends (Austria, Niemcy i Szwajcaria). To kolejny dowód jego zainteresowania GroupWise. Informacje o książce, czytelnikach i autorach 15

14 Patrick Frontéri (Norwegia) Patrick posiada certyfikat MCNI od Był pierwszym certyfikowanym inżynierem GroupWise 5.5 w Norwegii i prowadził kilka sesji i warsztatów dla użytkowników Novell Forum. Patrick brał udział w wydaniu GroupWise 6 przez firmę Novell. Obszarem działania jego firmy są szkolenia i usługi konsultingowych dla GroupWise, Teaming + Conferencing i produktów powiązanych. Jego firma jest również sprzedawcą kilku rozwiązań firm niezależnych. Uli Neumann (Niemcy) Pierwsze doświadczenia z GroupWise rozpoczął od wersji WordPerfect Office 3.1. Uli odpowiada za wdrożenie wielu systemów GroupWise jest programistą GroupWise od Jako Novell SysOp współpracuje ściśle z grupami inżynierów w Provo, Utah. W przeszłości napisał również kilka artykułów dla Novell Appnotes. Uli jest twórcą Redline, rozwiązania do monitorowania, raportowania i ostrzegania. Uli jest jednym założycieli grupy "GroupWise & Friends" w Niemczech, która została niedawno przekształcona w Open Horizons Deutschland. Jest także zwolennikiem open source, który mocno forsował open source w NetWare. Brał udział w rozwoju PostgreSQL i MySQL i dokonał przeniesienia pierwszej wersji powłoki Bash do NetWare. Uli był mówcą na BrainShare, a w 2001 i 2003 za swoje osiągnięcia otrzymał od Novell nagrodę Developer SysOp Excellence Award. Uwe Carsten Krause (Niemcy) Uwe został inżynierem technologii sieciowych w 1992 i rozpoczął pracę w środowiskach Novell w Pracę z GroupWise rozpoczął na początku 1994, a w 1997 uzyskał certyfikat CNI. Aktualnie posiada również certyfikaty MCNE i MCNI. Jego doświadczenie z Notes i Exchange pomogło mu zakończyć kilka projektów migracji Notes i Exchange do GroupWise. W 2000 roku napisał niemiecki podręcznik Administration Guide dla GroupWise 6.0. Uwe był mówcą na kilku konferencjach Novell w Niemczech i honorowym mówcą na Novell BrainShare Salt Lake City w W 2008 napisał kolejny podręcznik administratora dla GroupWise 8.0 w języku niemieckim. Podziękowania Serdeczne podziękowania za wkład i wsparcie: John Ellis naszemu redaktorowi za korektę na poprawny angielski Rob Bastiaansen naszemu wydawcy za inspirację Rob van Kooten naszemu inżynierowi wsparcia technicznego, który pomógł nam w wielu aspektach GroupWise. Wilfried Rutjes naszemu grafikowi za projekt niektórych rysunków w tej książce. 16 Informacje o książce, czytelnikach i autorach

15 3 GroupWise narzędzie biznesowe Większość osób na całym świecie rozpoczyna dzień (roboczy) od szybkiego przejrzenia skrzynki pocztowej czy jest coś nowego do wykonania? Jakieś anulowane spotkania, zatwierdzone projekty? Tylko to sprawia, że rozwiązanie takie jak GroupWise jest ważnym narzędziem biznesowym. Większość użytkowników stosuje zasadę 2 minut przedstawioną w książce Sztuka efektywności, która opisuje dlaczego ludzie powinni być bardziej świadomi wyborów podejmowanych podczas przetwarzania nowych informacji: Czy mogę zrobić to szybko? lub Czy muszę to odłożyć na później? W niniejszej książce przedstawimy bogaty zestaw narzędzi GroupWise, który ułatwia efektywne wdrażanie tych pomysłów. W pozostałej części książki przedstawimy elementy do tworzenia skutecznego i wydajnego obszaru roboczego. W tym rozdziale opiszemy różne scenariusze, w których elementy GroupWise zostaną użyte do rozwiązania określonych problemów biznesowych. Wszystkie wyzwania przedstawione w tych scenariuszach są autentyczne i zostały rozwiązane z użyciem GroupWise w środowiskach, w których pracują autorzy książki lub ich klienci. W rozwiązaniach nawiążemy do tematów z pozostałej części książki, w których dane funkcje zostały opisane bardziej szczegółowo. Kontynuujemy poszukiwania nowych przykładów wykorzystania GroupWise jako poważnego narzędzia biznesowego. Zapraszamy do wysyłania własnych przykładów wykorzystania GroupWise, a my zamieścimy je na stronie: horizons.net/gw as business tool. GroupWise narzędzie biznesowe 17

16 1. Skrzynka pocztowa monitorowana przez zespół Autor Diethmar Rimser Opis ogólny: W niektórych przypadkach zalecane jest używanie skrzynki ogólnej zamiast skrzynki użytkownika. Na przykład, skrzynka o nazwie Biuro lub Biuro pomocy. Taka skrzynka zawiera wiadomości, według których użytkownicy muszą rozpoczynać swoje czynności. W tym przykładzie użyjemy kilku folderów współużytkowanych w widoku panelu. Tematy powiązane: Temat 5 (str. 31), 33 (str. 64), 34 (str. 65), 36 (str. 67), 174 (str. 232). Jak to zrobić: Wiadomości z ogólnej skrzynki pocztowej są przenoszone do folderu współużytkowanego np. Skrzynka odbiorcza (przenoszenie: temat 174 (str. 232), współużytkowanie folderów: tematy 33 (str. 64), 34 (str. 65) i 36 (str. 67)). Dostęp do folderu współużytkowanego jest łatwiejszy niż dostęp do ogólnej skrzynki pocztowej za pomocą pełnomocnictwa. Jednakże, stan elementu, zmieniany po otworzeniu wiadomości lub rozpoczęciu czynności, będzie widoczny tylko u użytkownika, co w rezultacie oznacza brak efektu współpracy. W związku z tym, należy utworzyć dwa dodatkowe foldery o nazwie W toku oraz Ukończone i udostępnić je zespołowi. Na początku tworzymy nowy folder o nazwie skrzynki ogólnej (np. Biuro ). Wewnątrz folderu zostaną utworzone kolejne trzy foldery współużytkowane. Zadanie polega, na wyświetleniu folderu Biuro w widoku panelu. Panel będzie zawierał trzy podpanele z folderami Skrzynka odbiorcza, W toku i Ukończone. Wszystkie przychodzące wiadomości będą przenoszone ze zwykłego folderu Skrzynka pocztowa do folderu współużytkowanego Skrzynka odbiorcza. Pierwszą czynnością jest sprawdzenie folderu, po czym następuje rozpoczęcie czynności i przeniesienie elementu do folderu W toku. Po zakończeniu zadania element jest przenoszony do Ukończone. Przebieg pracy zostanie zakończony. Wskazówka: Ogólne skrzynki pocztowe tworzymy jako zasób. 18 GroupWise narzędzie biznesowe

17 2. Rejestracja automatyczna Autor Diethmar Rimser Opis ogólny: Wiadomości przychodzące mogą być przenoszone do jednego z istniejących folderów wg tematu. Elementom możemy przypisać kategorie i powiadomić o ich nadejściu innych użytkowników. Na przykład, Open Horizons organizuje wiele wydarzeń w regionie EMEA. Rejestracja odbywa się na witrynie, po której wysyłany jest na skrzynkę ogólną. Temat zawiera łańcuch opisujący wydarzenie, na podstawie którego wiadomość jest przenoszona do folderu (np. OH Tour 2009 Austria). Rejestracja jest potwierdzana wiadomością zwrotną, a sama wiadomość rejestracyjna jest przekazywana do lokalnego menedżera wydarzenia. Każdy folder wydarzenia lokalnego przedstawia liczbę nowych rejestracji za pomocą licznika nowych wiadomości. Tematy powiązane: Temat 29 (str. 58), 54 (str. 90), 168 (str. 223), 173 (str. 230), 174 (str. 232), 176 (str. 234). Jak to zrobić: Większość pracy jest wykonywana przez regułę. Przed utworzeniem nowej reguły musimy wykonać kilka kroków: utworzyć folder dla każdego wydarzenia (temat 29 str. 58) i określić kategorie ustawiane przez reguły (temat 54 str. 90). Reguły są opisane w tematach 173 (str. 230), 174 (str. 232) i 176 (str. 234). Ta reguła składa się z kilku czynności: przenoszenia określonych wiadomości do folderu wydarzenia wg tematu. Kolejną czynnością jest ustawienie kategorii. Potem reguła tworzy odpowiedź Dziękujemy za rejestrację w wydarzeniu... i przekazuje oryginalną wiadomość do osób odpowiedzialnych za wydarzenie. Wskazówka: Zgodnie z opisem w temacie 168 (str. 223), na końcu wstawiamy czynność Zakończ wykonywanie reguły. GroupWise narzędzie biznesowe 19

18 3. Sztuka efektywności przetwarzanie Autor Diethmar Rimser Opis ogólny: Ten rozdział odnosi się do książki Sztuka efektywności autorstwa Davida Allena. Zgodnie z jego zasadą 2 minut użytkownicy reagują na przychodzące elementy (wiadomości) niezwłocznie lub odkładają na później jeśli to bardziej pasuje do przepływu pracy. Problem stanowi przeglądanie ich w odpowiedni sposób, gdy do sprawdzenia mamy kilka folderów. Widok panelu z różnorodnymi polami i ustawieniami wyświetlania jest idealny do tego zadania. Widok panelu o nazwie Przetwarzanie przedstawia wszystkie foldery, które powinny być sprawdzane regularnie: Skrzynka pocztowa, folder współużytkowany z konta ogólnego, folder IMAP na zewnętrznym serwerze i skróconą wersję kalendarza. Panelu z wszystkimi elementami przychodzącymi możemy użyć do podzielenia elementów na różne kategorie lub w tym przypadku różne foldery: Kolejne kroki, Kiedyś, później... i Oczekujące na... Tematy powiązane: 1 (str. 26), 5 (str. 31), 33 (str. 64), 45 (str. 76), 174 (str. 232). Jak to zrobić: Przygotowanie jest proste: tworzymy nowy folder o nazwie Przetwarzanie i udostępniamy go na pasku nawigacji (temat 1 str. 26). Zmieniamy wygląd folderu Przetwarzanie na widok panelu zamiast widoku szczegółów (temat 5 str. 31). W kolumnie pierwszej znajdują się: skrzynka pocztowa, folder współużytkowany o nazwie Biuro (temat 33 str. 64 i 174 str. 232) oraz folder IMAP połączony ze skrzynką GroupWise & Friends (temat 45 str. 76 IMAP). Kolumna 2 przedstawia skrócony widok Kalendarza (7 dni wstecz, 14 dni do przodu) i folder Spam. Aby zapewnić zwartość, zalecamy unikanie opcji Widok zbiorczy i Podgląd. Wskazówka: Przeważnie skrzynka pocztowa zawiera tylko elementy przychodzące. W tym przykładzie nie używamy filtru wyświetlane będą wszystkie pozycje. Z tego względu musimy również wyczyścić wiadomości wysyłane. 20 GroupWise narzędzie biznesowe

19 4. Sztuka efektywności przegląd Autor Diethmar Rimser Opis ogólny: Ten rozdział również odnosi się do książki Sztuka efektywności autorstwa Davida Allena. Po przetworzeniu wszystkich przychodzących elementów i podziale informacji na foldery Kolejne kroki, Kiedyś, później... i Oczekujące na..., foldery przychodzące powinny być puste. Nowy widok panelu o nazwie Przegląd... prezentuje aktualną pracę. W innych folderach znajdują się wiadomości, które wymagają innych osób ( Oczekujące na... ) lub czynności na innych elementach ( Kolejne kroki )! Inteligentne połączenie ustawień wyświetlania zapewnia wyświetlanie odpowiednich informacji. Tematy powiązane: 1 (str. 26), 4 (str. 30), 5 (str. 31), 30 (str. 60), 54 (str. 90). Jak to zrobić: Pierwszym zadaniem jest utworzenie nowego folderu o nazwie Przegląd..., który będzie dostępny na pasku nawigacji (temat 1 str. 26) i wyświetlany w widoku panelu (temat 5 str. 31). Folder Przegląd... zawiera trzy foldery o nazwach Kolejne kroki, Kiedyś, później... i Oczekujące na.... Aby zapewnić lepszą wydajność, możemy ustawić różne właściwości wyświetlania każdego pola. Folder Kolejne kroki zawiera istotne zadania, więc jego wygląd jest szczególnie ważny (temat 30 str. 60). Wszystkie wpisy będą wyświetlane i sortowane według kategorii (temat 54 str. 90). W razie potrzeby dostosowujemy elementy, gdyż temat wskazuje opis nadawcy. Dodatkowo, w przypadku niektórych elementów używamy Listy zadań (zwana Listą wyboru w GW7.0). Aby zapewnić zwartość, zalecamy unikanie opcji Podsumowanie i Podgląd. Wskazówka: Zamiast tworzyć oddzielny folder Przegląd zawierający elementy TODO, możemy użyć widoku panelu Strona domowa. W ten sposób elementy do zrobienia będą wyświetlane bezpośrednio po uruchomieniu, zamiast domyślnego ekranu GroupWise Witamy. GroupWise narzędzie biznesowe 21

20 5. Automatyzacja dostarczania informacji Autor Erno de Korte Opis ogólny: W tym rozdziale przedstawiamy przykład zastosowania reguł GroupWise. Mechanizm wykorzystamy do automatycznej odpowiedzi na żądania informacji z witryny, na przykład uzyskania dostępu do określonego kodu promocyjnego lub broszury. Na stronie znajduje się odnośnik, który wysyła wiadomość na jeden z ogólnych adresów pocztowych z tematem takim jak: Proszę o wysłanie broszury firmowej. Wszystko co zainteresowane osoby muszą zrobić to kliknąć odnośnik, który otworzy domyślny program pocztowy. Informacje możemy otrzymać tylko po podaniu prawidłowego adresu , więc jest to również prosty sposób zbierania adresów pocztowych. Wszystkie żądania zostaną zebrane w folderze współużytkowanym tak, aby zespół mógł pracować nad wynikami. Tematy powiązane: 33 (str. 64), 173 (str. 230) i 174 (str. 232). Jak to zrobić: Na początku musimy uzyskać dostęp do ogólnej skrzynki pocztowej, do której żądania będą wysyłane. Konfigurujemy folder współużytkowany zgodnie z tematem 33 (str. 64) i udostępniamy go zespołowi pracującemu nad tym zadaniem. W kolejnym kroku tworzymy regułę w tej samej skrzynce pocztowej zgodnie z opisem w temacie 173 (str. 230). Reguła będzie wyzwalana przez określone słowa kluczowe w temacie takie jak ww. temat i będzie wysyłała odpowiedź z dołączonym żądanym plikiem. Kolejną czynnością reguły będzie przeniesienie elementu do folderu współużytkowanego, zgodnie z opisem w temacie 174 (str. 232). Przykład zastosowania tego rozwiązania znajduje się na stronie Open Horizons. Używamy tego mechanizmu do dystrybucji tapet GroupWiseR i zbierania adresów entuzjastów GroupWise. Przykład znajduje się pod adresem horizons.net/wallpapers. 22 GroupWise narzędzie biznesowe

21 6. Katapulta Autor Diethmar Rimser Opis ogólny: W tym temacie przedstawimy metodę wykonywania operacji masowych. Na przykład, w jednym z folderów znajduje się wiele wiadomości pocztowych, na które odpiszemy jednocześnie. Poprzedni scenariusz Rejestracja automatyczna upraszcza przebieg procesu obsługi rejestracji. Wszystkie wiadomości rejestracyjne znajdują się w jednym folderze i czekają aż będziemy posiadali więcej informacji dla uczestników o miejscu wydarzenia, informacjach dla podróżnych itd. Za pomocą jednego kliknięcia, wszyscy uczestnicy otrzymują przygotowane informacje. Tematy powiązane: 29 (str. 58), 168 (str. 223), 173 (str.230), 174 (str. 232), 176 (str. 234) Jak to zrobić: Ten scenariusz opiera się głównie na regułach. Przed określeniem reguł tworzymy dwa foldery: jeden folder zawierający właściwe elementy ( Katapulta ) i drugi folder, który otrzymuje elementy wyrzucane ( Katapultowane ) (temat 29 str. 58). Reguła będzie aktywowana po uzyskaniu dostępu do folderu Katapulta (reguły są opisane w tematach 173 (str. 230), 174 (str. 232) i 176 (str. 234)). Reguła wysyła odpowiedź z dołączonym dokumentem, ustawia kategorię Informacje wysłane (temat 176 str. 234) i przenosi elementy do folderu Katapultowane. Ostatnia akcja zapobiega powielaniu czynności na już obsłużonych elementach. Wskazówka: Wskazówka z tematu 168 (str. 223): czynność Zakończ wykonywanie reguły jest używana, aby zakończyć przetwarzanie. Wskazówka: Podobnej reguły możemy użyć do wypełniania kont testowych. Wystarczy przenieść niektóre elementy do folderu, aby wyzwolić regułę podłączoną do tego folderu. Reguła przekaże wszystkie elementy na konto testowe. Wszystkie wiadomości zostaną przeniesione do wskazanego folderu. Bardzo dobre rozwiązanie do rozszerzania skrzynki pocztowej! GroupWise narzędzie biznesowe 23

22

23 4 Zaprojektuj własny pulpit GroupWise GroupWise 7.0 udostępnił możliwość odejścia od sposobu pracy opartej na folderach do nowego i ekscytującego sposobu opartego o panele. Na przykład, w widoku Strona domowa możemy dodać panele wszystkich istotnych elementów GroupWise. W wersji GroupWise 8.0 Novell dodał wiele nowych funkcji. Jedną z nich jest możliwość dodawania dowolnej ilości kolumn w widoku paneli. Klient umożliwia również dodawanie paneli Witryny WWW z zawartością stron internetowych i paneli RSS z wiadomościami z różnych źródeł. Teraz możemy zaprojektować pulpit, który jest prawdziwym Oknem na Świat. W tym rozdziale opiszemy mnóstwo nowych opcji i skrzynkę pocztową GroupWise. Wielu użytkowników sądzi, że wie wszystko na ten temat, ale z doświadczenia możemy powiedzieć, że niektóre tematy w tym rozdziale zaskoczą wiele osób. Podczas sesji dotyczących tych zagadnień, wielu bardzo doświadczonych entuzjastów GroupWise dokładnie obserwowało każdy nasz ruch. Większość użytkowników prawdopodobnie będzie zaskoczona tak jak pozostali. Rozpoczniemy od krótkiego wprowadzenia do widoku Panel, Paska nawigacyjnego i innych kluczowych elementów głównego widoku GroupWise. W kolejnych kilku tematach przedstawimy niektóre nowe funkcje GroupWise 8.0 i omówimy kilka z nich bardziej szczegółowo. Połączymy to wszystko w całość w widoku Strona domowa, a następnie przedstawimy kilka funkcji związanych z tematem Projektowanie własnego pulpitu GroupWise. Mamy nadzieję, że nasza wycieczka po środowisku GroupWise będzie interesująca i zainspiruje użytkownika do przeglądania kolejnych rozdziałów. Zaprojektuj własny pulpit GroupWise 25

24 1. Widok panelu, pasek nawigacyjny i schematy kolorów Autor Erno de Korte Najbardziej widocznymi usprawnieniami w wersji GroupWise 7.0 były zmiany w graficznym interfejsie użytkownika (GUI). Novell poświęcił mnóstwo czasu na analizę wzorców zachowań użytkowników GroupWise i wykorzystał wyniki badań do całkowitego przeprojektowania klientów dla systemów Windows, Linuks, Apple i WebAccess. Największym wyzwaniem było usprawnienie doświadczeń użytkownika bez oddalania się od tradycyjnych funkcji GroupWise, gdyż mogłoby to zrazić aktualnych użytkowników. W wersji GroupWise 8.0 Novell dodał jeszcze więcej funkcji. Użytkownicy korzystający z wersji GroupWise 7.0 lub 8.0, prawdopodobnie używali już kilku z tych nowych funkcji. Jednakże z doświadczenia wiemy, że większość użytkowników potrzebuje pomocy w odkrywaniu nowych opcji i sposobu ich włączania lub wyłączania. Poniżej przedstawimy kilka nowych funkcji. W kolejnych tematach przedstawimy kilka podstawowych pojęć, a następnie szczegółowo opiszemy nowe funkcje. Pokażemy również jak wyłączyć wszystkie nowe funkcje i przełączyć się do klasycznego wyglądu GroupWise Zaprojektuj własny pulpit GroupWise

25 Poniżej przedstawiamy listę niektórych funkcji wprowadzonych w GroupWise 7.0: " Widok panelu: Widok panelu oferuje nowy sposób przeglądania elementów skrzynki pocztowej w oknach lub panelach. Klient umożliwia dodanie paneli, takich jak (patrz rysunek po lewej stronie): Kalendarz (na górze po lewej), kolejny panel z elementami Nieodczytane (na górze po prawej), panel Lista zadań (na dole po lewej) i panel przedstawiający zakładkę Książki adresowej (na dole po prawej). Więcej informacji o tej funkcji znajduje się w kolejnych tematach. " Pasek nawigacyjny: Pasek nawigacyjny znajduje się w górnej część okna programu. Każda zakładka jest połączona z jednym z folderów w skrzynce pocztowej. Możemy dodać lub usunąć dowolną liczbę folderów. Na przykład, na rysunku po lewej stronie dodana została zakładka Project Aby dostosować Pasek nawigacyjny : " Klikamy puste miejsce Paska nawigacyjnego prawym przyciskiem. " Alternatywnie, klikamy przycisk (strzałka w dół) po lewej stronie Paska nawigacyjnego. " Wybieramy opcję Dostosuj pasek nawigacyjny i zaznaczamy folder, aby dodać go do Paska nawigacyjnego (patrz rysunek poniżej). " Wyszukiwanie (lub Filtr w GroupWise 7.0): Bardzo użyteczna funkcja, wystarczy wpisać słowo kluczowe w polu (po prawej stronie, poniżej Paska nawigacyjnego ), aby otrzymać przefiltrowaną listę elementów skrzynki pocztowej. Klikamy ikonę filtrowania, aby dostosować zakres wyszukiwania lub klikamy Wyszukiwanie Wyczyść. " Opcje listy folderów: Opcja Uproszczona lista folderów ukrywa wszystkie zbędne foldery systemowe. Wyświetlane będą tylko foldery z folderu Osobisty. Więcej informacji o opcjach folderów znajduje się w temacie 16. " Ukryj menu główne: Stary pasek menu może się okazać zbędny dzięki nowym opcjom. Trzeci przycisk w górnym prawym rogu obok Paska nawigacyjnego umożliwia wyłączenie Menu głównego. " Okno szybkiego podglądu zawsze było wyświetlane na dole ekranu, ale teraz może być wyświetlane również po prawej stronie. Więcej informacji znajduje się w tematach 20 i 21. " Schematy kolorów: Okno dialogowe Dostosuj pasek nawigacyjny umożliwia dostosowanie kolorów GroupWise. Klient GroupWise oferuje oczywiście znacznie więcej nowych opcji, które zostaną omówione w innych tematach. Zaprojektuj własny pulpit GroupWise 27

26 2. Nowe funkcje głównego widoku GroupWise 8.0 Autor Erno de Korte W wersji GroupWise 8.0 Novell dodał mnóstwo nowych funkcji głównego widoku klienta. W tym i kilku następnych tematach przedstawimy większość z nich. " Tworzenie nowego folderu stało się znacznie łatwiejsze w GroupWise 8.0. Wystarczy kliknąć istniejący folder prawym przyciskiem, wybrać opcję Nowy folder, wprowadzić nazwę i nacisnąć klawisz Enter. Znacznie łatwiej od kreatora dostępnego we wcześniejszych wersjach (patrz temat 29). " Drukowanie listy: Opcja Drukuj listę drukuje listę wszystkich elementów z bieżącego folderu. Jest to duże usprawnienie, gdyż lista zostanie wydrukowana dokładnie tak jak wygląda na ekranie, wraz z wszystkimi dodanymi kolumnami. Aby użyć tej funkcji, wybieramy opcję Plik Drukuj lub klikamy prawym przyciskiem w widoku listy, zgodnie z tematem 28. Uwaga: W niektórych przypadkach gromadzenie informacji zajmuje więcej czasu niż byśmy oczekiwali, szczególnie przy dużej liczbie elementów w folderze. Prosimy o cierpliwość, rezultaty zostaną wyświetlone w kilka sekund. " Reguła urlopowa: Kolejna nowa opcja w menu to Narzędzia Reguła urlopowa. Więcej informacji znajduje się w temacie 169. " Szukanie kontaktów: Nowy przycisk umożliwia wyszukiwanie danych kontaktów w książce adresowej. Więcej informacji znajduje się w temacie 141. " Wyszukiwanie przypomina funkcję Filtr z GroupWise 7.0 (patrz temat 12), ale oferuje znacznie większą funkcjonalność. Więcej informacji znajduje się w tematach 12, 37 i 38. " Lista ulubionych folderów, Lista folderów kalendarza, Lista folderów kontaktów i Uproszczona lista folderów: Obszary, w których wyświetlana jest zawartość folderów. Więcej informacji znajduje się w temacie 18. " Możliwość wysyłania ustawień folderu i panelu w XML jest kolejnym przydatnym usprawnieniem. Dzięki niemu możemy wysłać własne ustawienia wyświetlania współpracownikowi. Więcej informacji znajduje się w temacie 32. " Integracja z Teaming i foldery RSS: Dwa nowe typy elementów dostępnych na liście folderów. Więcej informacji znajduje się w temacie 44. " Rozwijane etykiety grup: Etykiety grup pojawiły się w GroupWise 7.0, ale w GroupWise 8.0 możemy je Rozwijać lub Zwijać za pomocą ikon lub + przed ich nazwą. Więcej informacji znajduje się w temacie 11. " Jedno kliknięcie, aby dodać kategorię lub wyświetlić historię: Aby dodać kategorię, wystarczy kliknąć obszar przed ikoną elementu na liście. Strzałki widoczne za ikoną umożliwiają przeglądanie historii elementu. Więcej informacji znajduje się w temacie 19. " Zapisywanie elementów w formacie EML: Zapisywanie elementów w formacie EML jest przydatne podczas integracji z innymi aplikacjami. Więcej informacji znajduje się w temacie Zaprojektuj własny pulpit GroupWise

27 3. Nowości listy folderów: Ulubione + Kalendarz + Kontakty Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Lista folderów GroupWise, wyświetlana przeważnie po lewej stronie, zawiera kilka nowych funkcji poprawiających wydajność: " Lista ulubionych folderów umożliwia utworzenie listy najczęściej używanych folderów, które mogą być dodane do Uproszczonej listy folderów lub Pełnej listy folderów. Jest to szczególnie przydatne przy częstym korzystaniu z techniki przeciągnij i upuść do przenoszenia elementów. Aby dodać foldery do tego obszaru, klikamy je prawym przyciskiem i wybieramy opcję Dodaj do ulubionych. " Lista folderów kalendarza: Po kliknięciu głównego folderu kalendarza poniżej obszaru Ulubione pojawi się oddzielny obszar przedstawiony na rysunku poniżej. W tym obszarze znajdują się wszystkie (pod )foldery kalendarza. " Lista folderów kontaktów: Jeśli klikniemy główny folder kontaktów, pojawi się podobny obszar z folderami kontaktów. " Uproszczona lista folderów: Funkcja wyświetla wszystkie foldery z folderu Osobisty w oddzielnym obszarze, który ułatwia przeciąganie i upuszczanie elementów z jednego folderu do drugiego. Nowe obszary mogą być bardzo użyteczne, ale w niektórych przypadkach możemy skonfigurować ich wyświetlanie. Aby to wykonać: " Klikamy prawym przyciskiem dowolny folder i wybieramy opcję Właściwości Wyświetlanie. Pojawią się opcje listy folderów widoczne na obrazku po prawej stronie. Wskazówka: Zalecamy korzystanie z funkcji Pamiętaj opcje listy folderów. " Alternatywnie, wybieramy opcję Widok Lista folderów. Wskazówka: Menu zawiera również opcję Wybierz kolejność umożliwiającą określanie kolejności obszarów. Zaprojektuj własny pulpit GroupWise 29

28 4. Strona domowa więcej niż nowy ekran powitalny Autor Erno de Korte Wielu użytkowników GroupWise nadal używa tradycyjnego widoku folderów opisanego w temacie 10. W wersji GroupWise 7.0 Novell udostępnił odmienny sposób pracy oparty na współczesnych teoriach usprawniania wydajności i efektywności. Tak zwany widok panelu umożliwia przedstawienie praktycznie wszystkich informacji GroupWise w jednym widoku. GroupWise 8.0 wprowadził kilka nowych funkcji dotyczących sposobu pracy zorientowanego na panele. Usprawnienia są następujące: " Nowy ekran powitalny z informacjami o nowych funkcjach. Wskazówka: Administrator może dostosować ten ekran zmieniając plik gwhomeen.htm ze standardowego katalogu przed instalacją GroupWise lub przez dystrybucję zmienionego pliku na stacjach roboczych. " Panele WWW: Bardzo istotne usprawnienie, które umożliwia dodawanie paneli z informacjami z dowolnej strony WWW z Intranetu lub Internetu. Więcej informacji znajduje się w temacie 6. " Wiele kolumn w widoku panelu: Obecnie możemy dodawać dowolną ilość kolumn zgodnie z opisem w temacie 5. " Kilka innych usprawnień opisanych w tematach 6 9. Wskazówka: Domyślny ekran Witamy w folderze domowym GroupWise udostępnia opcję Nie pokazuj ponownie tej strony powitalnej oraz opcję Zawsze uruchamiaj GroupWise w folderze domowym. W górnym prawym rogu znajdują się przyciski do wyświetlania lub ukrywania Listy folderów, Okna szybkiego podglądu i Menu głównego. Wskazówka: Opcje konfigurujemy wybierając z menu Narzędzia Opcje Środowisko Wygląd. 30 Zaprojektuj własny pulpit GroupWise

29 5. Wykorzystanie wszystkich zalet widoku panelu Autor Erno de Korte Chyba jednym z najbardziej widocznych usprawnień w GroupWise 7.0 i 8.0 jest Widok panelu. Widok ten oferuje unikalny sposób wyświetlania informacji. Klient umożliwia dodanie dowolnej liczby paneli i umieszczenie ich w jednej lub kilku kolumnach. Aby uzyskać dostęp do domyślnego widoku panelu GroupWise: " Klikamy Strona domowa na Pasku nawigacyjnym. " Alternatywnie, klikamy główny folder o nazwie Twoja nazwa Strona domowa, gdzie Twoja nazwa jest w rzeczywistości nazwiskiem i imieniem. " Podczas pierwszego wyświetlenia widoku panelu, zamiast niego wyświetlony zostanie ekran powitalny. Klikamy folder Strona domowa, aby wyświetlić dwie kolumny z panelem Kalendarz w lewej oraz panelami Lista zadań i Elementy nieodczytane w prawej. Aby zmienić układ paneli używamy techniki przeciągnij i upuść: " Klikamy pasek tytułu panelu, na przykład Lista zdań, a następnie przeciągamy go w dowolną stronę lub do innej kolumny. Wskazówka: W niektórych przypadkach przeniesienie panelu na dół kolumny powoduje jego zminimalizowanie do postaci paska tytułowego. Wystarczy zmienić jego wielkość przeciągając podziałkę panelu do góry. Aby dostosować kolor lub rozmiar czcionki Nagłówka i Tekstu nagłówka : " Klikamy nagłówek panelu prawym przyciskiem i wybieramy dowolną opcję z menu podręcznego. Panele możemy dodawać lub usuwać na kilka sposobów: " Klikamy ikonę w prawym rogu panelu, aby uzyskać dostęp do Opcji panelu. Rysunek po lewej stronie przedstawia menu z GroupWise 7.0, natomiast rysunek w środku przedstawia menu z GroupWise 8.0. Menu udostępnia kilka opcji: " Wybieramy opcję Edycja, aby zmienić opcje wybranego panelu. " Alternatywnie, wybieramy opcję Dodaj panel, aby dodać kolejny panel (rysunek po prawej stronie) Zaprojektuj własny pulpit GroupWise 31

30 Bardziej zaawansowaną metodę modyfikacji panelów udostępnia opcja Dostosuj panele. W wersji GroupWise 7.0 opcja jest dobrze schowana. Aby otworzyć to okno dialogowe: " Klikamy prawym przyciskiem zakładkę Strona domowa na pasku nawigacyjnym lub folder Strona domowa na Pełnej liście folderów. " Wybieramy opcję Właściwości Wyświetlanie Dostosuj panele. Okno dialogowe przedstawione na poniższym rysunku udostępnia wiele opcji dostosowywania widoku paneli. Po lewej stronie widoczne są opcje dostępne w GroupWise 7.0, natomiast po prawej dodatkowe opcje dostępne w GroupWise 8.0, np. nieograniczoną liczbę kolumn. Opcje zostały opisane w temacie 9. W obu przypadkach możemy tworzyć nowe panele za pomocą przycisku Nowy panel. Okno udostępnia oczywiście znacznie więcej opcji. 32 Zaprojektuj własny pulpit GroupWise

31 6. Witryny WWW w panelach GroupWise Autor Erno de Korte Otwieranie stron WWW bezpośrednio w GroupWise 8.0 jest jednym z najważniejszych usprawnień w tej wersji. W ten sposób możemy połączyć informacje z wielu źródeł w jednym widoku, np. witryny z sieci Internet łącznie z wiadomościami, kalendarzem i kontaktami z GroupWise. Aby korzystać z tej nowej funkcji: " Przechodzimy do folderu Strona domowa, na przykład z paska nawigacyjnego (więcej w temacie 1). " Klikamy ikonę w górnym prawym rogu dowolnego panelu i wybieramy opcję Dodaj panel (więcej w temacie 5). " Klikamy przycisk Nowy panel, określamy nazwę i zaznaczamy opcję Wybrana strona internetowa:. " Wprowadzamy lub wklejamy adres URL strony. " Zmieniamy wartość opcji Automatycznie odświeżaj stronę co. Wskazówka: Częste odświeżanie jest zalecane przy stronach dynamicznych, takich jak portal z wiadomościami. Zalecamy jednak ostrożne dobieranie wartości tej opcji, gdyż zbyt częste odświeżanie może wpłynąć na wydajność stacji roboczej. " Klikamy przycisk OK, aby utworzyć nowy panel. " W kolejnym oknie dialogowym, klikamy przycisk Dodaj, aby dodać panel. Wskazówka: Oczywiście panele możemy przenosić chwytając pasek tytułu i przenosząc w pożądane miejsce zgodnie z opisem w temacie 5. Klient umożliwia również ponowne używanie ustawień (więcej w temacie 32). Wskazówka: Aby zmaksymalizować panel, klikamy dwukrotnie jego pasek tytułu. Zaprojektuj własny pulpit GroupWise 33

32 7. Kanały RSS w panelach GroupWise Autor Erno de Korte Zgodnie z opisem w temacie 42, kanały RSS umożliwiają śledzenie wiadomości z wszystkich rodzajów źródeł. Wystarczy subskrybować pożądany kanał RSS, np. CNN.com, a wszystkie elementy zostaną pobrane automatycznie. Metoda używania różnych kanałów RSS opisana w temacie 42 jest użyteczna, ale wymaga sprawdzania wszystkich folderów oddzielnie. Korzystając z paneli możemy używać dwóch różnych metod. Niektóre strony, jak CNN, tworzą również podgląd HTML swojego kanału RSS. Aby wypróbować obie metody: " Przechodzimy na stronę CNN z nagłówkami " Tworzenie folderu RSS: Klikamy dwukrotnie jeden z odnośników, przeglądarka przekieruje żądanie uruchomienia kreatora folderu RSS klientowi GroupWise. Tworzymy nowy panel z zawartością folderu RSS zgodnie z opisem w temacie 42. Rezultat jest widoczny na rysunku po lewej stronie poniżej. " Tworzenie podglądu HTML: Kopiujemy adres URL i używamy go do utworzenia nowego panelu zgodnie z opisem w temacie 42. Kanał RSS będzie wyświetlany w panelu jako strona HTML. Uwaga: Podgląd HTML nie działa z wszystkimi witrynami. W rezultacie możemy otrzymać nieczytelny strumień danych XML, zalecamy metodę folderów. Na poniższym rysunku zostały przedstawione dwie metody wyświetlania zawartości kanałów RSS. Jakie są różnice między nimi i zalety każdego z nich? " Domyślnie w panelu Folder RSS wyświetlane są tylko tytuły w formacie zwykłego tekstu, podczas gdy Podgląd HTML zachowuje oryginalne formatowanie. W tym przypadku dostępny jest również podgląd elementu. Aby wyświetlić podgląd elementów w folderze RSS, używamy właściwości panelu. " W przypadku kilku kanałów RSS wyświetlanych w oddzielnych panelach, identyczne formatowanie folderów RSS może być wygodniejsze podczas czytania w porównaniu do różnorodnego formatowania podglądu HTML. 34 Zaprojektuj własny pulpit GroupWise

33 8. Opcje paneli współużytkowanie, podgląd, elementy nieodczytane Autor Erno de Korte Kilka opcji przydatnych podczas pracy z panelami i widokiem Strona domowa : " Udostępnianie ustawień wyświetlania: Po utworzeniu idealnego ustawienia paneli i kolumn w widoku Strona domowa możemy udostępnić ich ustawienia współpracownikom. Aby wysłać wiadomość z Ustawieniami wyświetlania wybieramy opcję Widok Ustawienia wyświetlania Wyślij bieżący. Wiadomość będzie zawierała załącznik GWDisplaySettings.gws. Wystarczy kliknąć go prawym przyciskiem i wybrać opcję Importuj ustawienia wyświetlania. Ustawienia nie są aktywowane niezwłocznie, ale raczej są dostępne jako zestaw ustawień w oknie dialogowym Właściwości Wyświetlanie opisanym w temacie 30. " Przywracanie ustawień domyślnych: W kilku miejscach znajdziemy opcję Przywróć domyślne, na przykład w powyżej wspomnianych ustawieniach wyświetlania w oknie Właściwości Wyświetlanie. Funkcja jest przydatna, jeśli na przykład ustawienia wyświetlania zostały całkowicie pomieszane przez nieprawidłowe ustawienia wysłane przez współpracownika. " Podgląd wiadomości: Po aktywacji wyświetlanych będzie kilka pierwszych linii wiadomości z elementu zgodnie z opisem w temacie 26. Funkcja jest szczególnie użyteczna w przypadku paneli, na przykład paneli RSS opisanych w temacie 7. " Panel elementów nieodczytanych: Bardzo użyteczny panel umożliwiający wyświetlanie tylko tych elementów skrzynki pocztowej, które nie zostały przeczytane. Wskazówka: Funkcja bardzo dobrze odwzorowuje regułę 2 minut opisaną przez Davida Allena w książce Sztuka efektywności. Wiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że po otrzymaniu nowego elementu może zrobić jedną z dwóch rzeczy: " Zadziałać natychmiast, gdy wymagana czynność nie zajmie dużo czasu może to być krótka odpowiedź lub szybkie sprawdzenie czegoś. " Odłożyć na później, gdy czynność zajmie więcej niż jedną lub dwie minuty być może trzeba będzie skontaktować się z innymi osobami lub wykonać inną czynność. Takie elementy należy umieścić na liście zadań do wykonania w przyszłości. Więcej informacji znajduje się w rozdziale 3 GroupWise narzędzie biznesowe oraz tematach 3 i 4. Zaprojektuj własny pulpit GroupWise 35

34 9. Strona domowa wszystkie informacje razem Autor Erno de Korte Kolejna nowa funkcja: w GroupWise 7.0 panele były wyświetlane w jednej lub dwóch kolumnach. Z kolei w GroupWise 8.0 liczba kolumn jest nieograniczona. W ten sposób możemy wykorzystać całą szerokość ekranu. Takie rozwiązanie będzie szczególnie przydatne dla użytkowników monitorów panoramicznych lub kilku monitorów. Aby wypróbować tą funkcję: " Przechodzimy do folderu Strona domowa, na przykład z paska nawigacyjnego (więcej w temacie 1). " Klikamy ikonę w górnym prawym rogu dowolnego panelu i wybieramy opcję Dostosuj panele (więcej w temacie 5). " Zaznaczamy opcję Trzy kolumny lub więcej i dodajemy pożądaną liczbę kolumn. " Wybieramy panel z listy Dostępne panele i używamy przycisku Dodaj, aby dodać go do listy Wszystkie kolumny po prawej stronie. " Używamy przycisków Do góry i Na dół, aby przenieść panel do odpowiedniej kolumny. " Dodajemy przynajmniej jeden panel do każdej kolumny i klikamy OK. W rezultacie możemy uzyskać pulpit podobny do poniższego: " Lista folderów skrajnie po lewej stronie. Wskazówka: Teoretycznie nie jest to kolumna, przynajmniej nie taka jak inne kolumny. Możemy uznać ją za kolumnę 0 (zero), która może być wyłączona za pomocą ikony Folder w górnym prawym rogu zgodnie z opisem w temacie 20. " Panel ze stroną horizons.net w kolejnej kolumnie. " Kolejna kolumna: kalendarz zbiorczy, panel kontaktów i kalendarz całodniowy. " W kolejnej kolumnie znajdują się dwie strony z wiadomościami (strona domowa CNN i GWCheck.com). " Piąta kolumna zawiera kilka kanałów RSS (np. CNN). " W szóstej kolumnie znajduje się kilka monitorów HTTP wyświetlających status określonych komponentów GroupWise, takich jak: GWIA, POA i MTA. Powyższy przykład sprawdza się na ekranie 21. Oczywiście układ może się różnić od tego stosowanego na co dzień, w zależności od potrzeb. 36 Zaprojektuj własny pulpit GroupWise

35 10. Przełączanie się z widoku klasycznego na widok paneli Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Najważniejsze usprawnienia w GroupWise 7.0 dotyczą interfejsu użytkownika (GUI), a w szczególności widoku Panel. W wersji GroupWise 8.0 Novell dodał mnóstwo nowych funkcji, aby usprawnić metodę pracy opierającą się na panelach. Osoby korzystające z wcześniejszych wersji mogą potrzebować trochę czasu na przyzwyczajenie się do nowego sposobu pracy. Z tego względu Novell udostępnił administratorowi i użytkownikom możliwość przełączenia się na klasyczny wygląd GroupWise 6.5. Schemat wyłącza większość nowych funkcji dostępnych w GroupWise 7.0 i 8.0. Aby wybrać pożądanych schemat, postępujemy następująco: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Wygląd. Opcje dostępne w GroupWise 7.0 zostały przedstawione na rysunku po lewej stronie, natomiast opcje z GroupWise 8.0, łącznie z nową opcją Lista ulubionych folderów, na rysunku po prawej stronie. " Wybieramy jeden z domyślnych schematów i sprawdzamy, które opcje zostaną włączone lub wyłączone. " Okno umożliwia również wybranie schematu kolorów GroupWise. Wskazówka: Administrator może skonfigurować i zablokować powyższe ustawienia na poziomie użytkownika, urzędu pocztowego lub domeny w ConsoleOne, narzędziu administracyjnym GroupWise. Zaprojektuj własny pulpit GroupWise 37

36 11. Łatwiejsze przeglądanie z użyciem etykiet grup Autor Erno de Korte Kolejna interesująca funkcja: w GroupWise 7.0 Novell wprowadził funkcję umożliwiającą dodawanie Etykiet grup w widoku Skrzynki pocztowej. Wiadomości pocztowe są automatycznie sortowane według kategorii, takich jak Dzisiaj, Wczoraj lub innego dnia z przeszłości. Z pewnością tylko niewielka liczba użytkowników zrezygnowałaby z cennej przestrzeni dla kilku dodatkowych linijek informacji. Włączenie tej funkcji wyraźnie poprawia czytelność i sprawia, że wysiłek związany z utrzymaniem porządku w bardzo aktywnej Skrzynce pocztowej daje pozytywne rezultaty. Aby włączyć opisywaną funkcję, postępujemy następująco: " Klikamy folder Skrzynka pocztowa prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości. " Przechodzimy na zakładkę Wyświetlanie. " Odnajdujemy i zaznaczamy pole opcji Pokaż etykiety grup. " Klikamy przycisk OK, aby aktywować zmiany. W ten sposób łatwiej będzie utrzymać porządek w Skrzynce pocztowej. Wskazówka: Opcję Pokaż etykiety grup możemy również włączyć lub wyłączyć klikając prawym przyciskiem drugą lub trzecią kolumnę elementu. Jeśli klikniemy pierwszą kolumnę, menu podręczne będzie zawierało mnóstwo innych opcji. 38 Zaprojektuj własny pulpit GroupWise

37 12. Nowa opcja Wyszukiwanie łączy filtrowanie i wyszukiwanie Autor Erno de Korte Opcja Wyszukiwanie oferuje duże możliwości, które ułatwiają wyszukiwanie elementów w folderach lub innych miejscach skrzynki pocztowej. Opcja znajduje się w górnym prawym rogu powyżej listy folderów (patrz rysunek po lewej stronie). W wersji GroupWise 7.0 w tym miejscu znajdowała się opcja Filtr opisana w temacie 1 i 65. W odróżnieniu od niej funkcja Wyszukiwanie oferuje mnóstwo istotnych usprawnień. Po wpisaniu dowolnej frazy w puste pole opcji Wyszukiwanie: na wszystkich elementach w tym folderze zostanie zastosowane filtrowanie w oparciu o pola Temat, Mój temat, Miejsce, Do, KJ i Od. Jeśli filtr jest aktywny, w polu funkcji pojawi się ikona dwóch okręgów (żółtego i zielonego) przedstawiona na rysunku po prawej stronie. Aby wyświetlić ponownie wszystkie elementy, wystarczy kliknąć tą ikonę. Jeśli klikniemy słowo Wyszukiwanie: pojawi się menu z opcjami: " We wszystkich folderach, W bibliotece domyślnej, We wszystkich bibliotekach oraz W kontaktach. Opcje numer 2 i 3 są przydatne tylko jeśli korzystamy z systemu zarządzania dokumentami GroupWise (DMS) opisanego w rozdziale 13. Pierwsza opcja uruchamia zwykłe wyszukiwanie wprowadzonego słowa kluczowego. Ostatnia opcja wysyła zapytanie do folderu kontaktów. " Opcja Kategorie umożliwia filtrowanie według dowolnych kategorii określonych przez użytkownika zgodnie z opisem w temacie 19. " Ostatnich pięć opcji umożliwia zawężenie wyników do wyświetlania tylko Przesyłek odebranych, Przesyłek wysłanych, Przesyłek osobistych, Przesyłek roboczych i Przesyłek z załącznikami. Wskazówka: Opcja Przesyłki z załącznikami jest nowa w GroupWise i wyświetla tylko te elementy z folderu, które zawierają załączniki. Zaprojektuj własny pulpit GroupWise 39

38 13. Opcje kontekstowe dostępne pod prawym przyciskiem Autor Erno de Korte Na podstawie przykładów możemy zaobserwować, że programiści pracujący nad rozwojem GroupWise wdrożyli MNÓSTWO nowych funkcji. Wiele z tych funkcji to opcje kontekstowe, które są dostępne po kliknięciu prawym przyciskiem dowolnego obiektu lub części okna. Wystarczy kliknąć różne miejsca okna klienta GroupWise prawym przyciskiem. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów: " Klikamy prawym przyciskiem dowolną wiadomość z listy, aby wyświetlić opcje takie jak Wyślij ponownie, Przeczytaj później i wiele więcej. " Klikamy prawym przyciskiem pierwszą lub drugą kolumnę widoku listy. Menu podręczne obu tych obszarów oferuje wiele różnych opcji. " Otwieramy wiadomość i klikamy prawym przyciskiem różne części, aby odkryć kilka użytecznych opcji takich jak Zamień na... i wiele innych. " Otwieramy wiadomość z załącznikiem i klikamy (NIE dwukrotnie) załącznik. Klikamy podgląd prawym przyciskiem, aby wyświetlić opcje takie jak Powiększ i wiele więcej. " Klikamy folder prawym przyciskiem i przeglądamy opcje folderu. Jeśli w folderze znajdują się podfoldery, które nie są uporządkowane, w menu będzie dostępna również opcja Sortuj podfoldery opisana w temacie 50. " W książce adresowej klikamy dowolną zakładkę, aby wyświetlić opcje takie jak Eksportuj książkę omawianą w temacie 158. " Klikamy prawym przyciskiem specjalną zakładkę książki adresowej Częste kontakty i wybieramy opcję Właściwości Opcje. Okno udostępnia kilka interesujących opcji, które zostały opisane w temacie 147. Oczywiście to nie wszystko! Wystarczy wypróbować, odkryć nowe możliwości i podzielić się odkryciami z innymi użytkownikami. Uwaga: Na poniższym rysunku przedstawione zostały dwie dodatkowe opcje Importuj kontakty i Szablony, które nie są dostępne w każdym kliencie GroupWise. Powyższe opcje możemy dodać samodzielnie. Moduły są częścią pakietu Advansys Formativ, który został opisany w tematach 88 i Zaprojektuj własny pulpit GroupWise

39 14. Czy naprawdę zawsze potrzebujemy wszystkich folderów? Autor Erno de Korte Przyzwyczajenie do klasycznego widoku GroupWise 6.5 wiąże się również z przyzwyczajeniem do domyślnego widoku folderów. W związku z tym jakiekolwiek zmiany w interfejsie mogą być niepożądane. W takim wypadku zalecamy pominięcie tego tematu i przejście do kolejnego. Rozważmy takie pytania: Czy podczas pracy z widokiem paneli naprawdę potrzebujemy wszystkich folderów systemowych, takich jak Lista zadań, Kalendarz, Prace w toku i wielu innych? Albo może wystarczy nam tylko ograniczony zestaw folderów z folderu Osobisty? Zagadnienia zostaną omówione szczegółowo w temacie 16. Czy na pewno chcemy poświęcić cenną przestrzeń na listę folderów? Novell dodał możliwość całkowitego ukrycia listy folderów już we wcześniejszych wersjach, takich jak GroupWise 6.5. Wystarczy kliknąć przycisk X w górnym prawym rogu listy folderów. Lista folderów zostanie ukryta zapewniając większą ilość miejsca na panele. Wskazówka: Aby ponownie wyświetlić listę folderów, używamy menu Widok Lista folderów. Od wersji GroupWise 7.0 możemy to wykonać za pomocą przycisku Wyświetla lub ukrywa listę folderów, który znajduje się w górnym prawym rogu okna klienta. Zaprojektuj własny pulpit GroupWise 41

40 15. Przenoszenie elementów do ukrytych folderów Autor Erno de Korte Jeśli w danym momencie lista folderów jest ukryta, przeniesienie elementu do jednego z folderów może wydawać się trudnym zadaniem. Ale w rzeczywistości nie jest to takie trudne, gdyż Novell udostępnił sprytny mechanizm ułatwiający to zadanie. Aby przenieść element: " Podczas pracy w widoku Panel lub klasycznym Folder z ukrytą Listą folderów, wybieramy pożądany element i przeciągamy go w górną część okna z nazwą folderu (na poniższym rysunku nazwą folderu jest Erno de Korte Strona domowa ). " Po najechaniu nazwy folderu wskaźnikiem myszy, pojawi się lista rozwijana z wszystkimi folderami (patrzy rysunek poniżej). " Upuszczamy element na pozycji listy, aby przenieść go pożądanego folderu. Wskazówka: Aby wyświetlić listę folderów, klikamy ikonę z nazwą folderu w obszarze nagłówka (szary). 42 Zaprojektuj własny pulpit GroupWise

41 16. Nie wyświetlaj pełnej listy folderów, tylko folder Osobisty Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Jeśli nie potrzebujemy wszystkich folderów systemowych, ale chcemy wyświetlać foldery ulubione przechowywane w folderze Osobisty. GroupWise 7.0 i 8.0 umożliwia zrealizowanie tego zadania. Aby to wykonać: " Na początku klikamy folder Osobisty, aby go zaznaczyć jako folder bieżący. " Wyświetlamy obszar folderów z użyciem przycisku Wyświetla lub ukrywa listę folderów w górnym prawym rogu. " Klient udostępnia dwie metody włączenia uproszczonej listy folderów: " Wybieramy z menu głównego Widok Lista folderów Uproszczona lista folderów " Klikamy przycisk obok ikony Przełącznik trybu w górnym lewym rogu listy folderów. Uwaga: W wersji GroupWise 7.0 opcja Uproszczona lista folderów jest zintegrowana z ikoną Przełącznik trybu i znajduje się poniżej listy pośredników. W rezultacie otrzymamy listę folderów bez folderów systemowych jak na rysunku poniżej. Wskazówka: W wersji GroupWise 8.0 Novell wprowadził funkcję Ulubione opisaną w temacie 18. Uproszczona lista folderów może być wyświetlana jako integralna część listy folderów. Zaprojektuj własny pulpit GroupWise 43

42 17. Rozwiązania usprawniające widok skrzynki pocztowej Autor Erno de Korte Na rynku dostępnych jest kilka rozwiązań firm niezależnych usprawniających widok GroupWise. Poniżej opiszemy jedno z nich: a. Advansys Formativ Portal Firma Advansys udostępnia system Formativ, który służy do dystrybucji dodatkowych zespołów funkcji w postaci małych aplikacji zwanych apletami. Niektóre z tych apletów możemy pobrać za darmo, inne możemy zakupić w sieci lub stworzyć samodzielnie. Jednym z interesujących rozwiązań jest aplet Portal, który umożliwia prezentowanie wszystkich rodzajów informacji z klienta GroupWise lub wielu innych źródeł. W przykładzie z poniższego rysunku, aplet wyświetla fragment witryny GroupWiseR zawierający formularz internetowy. Administrator może z łatwością rozpowszechniać aplety Formativ i pliki konfiguracyjne portali za pomocą usługi edirectory. Wskazówka: W wersji GroupWise 8.0 Novell dodał możliwość wyświetlania treści witryn w oknie panelu zgodnie z opisem w temacie 6. Niemniej jest to jeden z przykładów, dzięki któremu Advansys demonstruje, że wciąż jest przed innymi. Oczywiście jest znacznie więcej przykładów interesujących apletów. Więcej informacji i przykładów na stronie: 44 Zaprojektuj własny pulpit GroupWise

43 5 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę W poprzednim rozdziale przedstawiony został widok Panel, który możemy uznać za jedną z największych zmian w GroupWise od czasu stworzenia 20 lat temu. W tym rozdziale omówimy bardziej tradycyjny sposób porządkowania elementów w GroupWise z użyciem Folderów. W rozdziale pokażemy, że sposób pracy oparty o Foldery nie jest przeżytkiem, a właściwie może być idealnym połączeniem starego i nowego. W wersji GroupWise 8.0 Novell wprowadził kilka nowych typów folderów, takich jak: Kontakty, Teaming i RSS. Novell rozszerzył również możliwości istniejących typów folderów, np. możliwość połączenia jednego z podkalendarzy z zewnętrznym źródłem za pomocą opcji Subskrybuj kalendarz lub udostępnianie folderów osobom spoza organizacji za pomocą opcji Publikuj kalendarz. Dwa ostatnie tematy zostaną omówione szczegółowo w rozdziale 8 Organizuj pracę za pomocą kalendarza. Pozostałe tematy zostaną omówione w tym rozdziale. Foldery GroupWise zawsze oferowały bardzo wydajny sposób porządkowania wiadomości, spotkań, zadań, notatek, dokumentów i wielu innych elementów. Rozdział rozpoczniemy od funkcji używanych w głównym folderze Skrzynka pocztowa. Na przykład, Etykiety grup, Okno szybki podgląd, Lista zadań i tak dalej. W kolejnych tematach przedstawimy sposoby tworzenia i zarządzania folderami, a następnie opiszemy różne rodzaje folderów: " Foldery osobiste są omówione w temacie 29 i dalszych " Foldery współużytkowane są omówione w temacie 33 i dalszych " Foldery wyszukiwania są omówione w temacie 39 i dalszych " Foldery RSS są omówione w temacie 42 i dalszych " Foldery Teaming są omówione w temacie 44 " Foldery IMAP są omówione w temacie 45 " Foldery NNTP (grupy dyskusyjne) są omówione w temacie 46 " Foldery systemowe są omówione w temacie 47 " Elementy wysłane są omówione w temacie 48 W rozdziale omówimy również kilka sposobów Wyszukiwania informacji w skrzynce pocztowej i inne funkcje związane z używaniem folderów, np. Liczniki elementów i sortowanie folderów. W rezultacie uzyskamy kompletny przegląd wszystkich możliwości GroupWise w tym temacie. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 45

44 18. Nowe listy folderów: Ulubione + Kalendarz + Kontakty Autor Erno de Korte Lista folderów GroupWise 8.0, wyświetlana przeważnie po lewej stronie, udostępnia kilka nowych funkcji poprawiających wydajność: " Lista ulubionych folderów: Jest to lista najczęściej używanych folderów, które mogą być dodane do Uproszczonej listy folderów lub Pełnej listy folderów. Jest to szczególnie przydatne przy częstym korzystaniu z techniki przeciągnij i upuść do przenoszenia elementów. Aby dodać foldery do tego obszaru, klikamy je prawym przyciskiem i wybieramy opcję Dodaj do ulubionych. " Lista folderów kalendarza: Jeśli klikniemy główny folder kalendarza poniżej obszaru Ulubione pojawi się oddzielny obszar przedstawiony na rysunku poniżej. W tym obszarze znajdują się wszystkie (pod )foldery kalendarza. " Lista folderów kontaktów: Po kliknięciu głównego folderu kontaktów pojawi się podobny obszar z folderami kontaktów. " Uproszczona lista folderów: Funkcja wyświetla wszystkie foldery z folderu Osobisty w oddzielnym obszarze, który ułatwia przeciąganie i upuszczanie elementów z jednego folderu do drugiego. Nowe obszary mogą być bardzo użyteczne, ale w niektórych przypadkach możemy skonfigurować ich wyświetlanie. Aby to wykonać: " Klikamy dowolny folder prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości Wyświetlanie. Pojawią się opcje listy folderów widoczne na obrazku po prawej stronie. Wskazówka: Zalecamy korzystanie z funkcji Pamiętaj opcje listy folderów. " Alternatywnie, wybieramy opcję Widok Lista folderów. Wskazówka: Menu zawiera opcję Wybierz kolejność umożliwiającą określanie kolejności obszarów. 46 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

45 19. Kliknij, aby dodać kategorię lub wyświetlić historię Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Dwa ciekawe rozwiązania, które powinny być użyteczne dla każdego. Funkcje ułatwiają zwiększenie produktywności i wydajności: " Dodawanie kategorii: W GroupWise 8.0, kliknięcie obszaru przed ikoną elementu, na przykład ikoną koperty wiadomości pocztowej, powoduje wyświetlenie krótkiej listy kategorii. Wystarczy wybrać dowolną z dostępnych kategorii, aby przypisać ją do tego elementu albo wybrać opcję Więcej..., aby utworzyć nową kategorię. Dodawanie kategorii jeszcze nigdy nie było takie proste. " Wyświetlanie historii: W poprzednich wersjach GroupWise obok elementu na liście folderów znajdowały się małe pomarańczowe i niebieskie strzałki. Pomarańczowa ikona pojawia się po użyciu funkcji Odpowiedz na danym elemencie, natomiast niebieska strzałka pojawia się po użyciu polecenia Przekaż. W GroupWise 8.0 możemy użyć tych strzałek do wyświetlenia Historii danego elementu. Po kliknięciu pojawi się nowe okno z całym wątkiem odpowiedzi i elementów przekazanych powiązanych z tym elementem. Historia została przedstawiona na rysunku po prawej stronie. Wskazówka: Przypisywanie kategorii za pomocą jednego kliknięcia jest szczególnie użyteczne. Bardzo często po otrzymaniu wiadomości możemy rozpoznać, czy element wymaga nawiązania. Czasami w danej chwili możemy nie mieć czasu na działanie. W takim przypadku wystarczy przypisać kategorię Nawiązanie i kontynuować pracę, a do wiadomości możemy wrócić po włączeniu filtru dla kategorii Nawiązanie, zgodnie z opisem w temacie 12. Funkcja zapewnia ogromną użyteczność i oszczędność czasu. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 47

46 20. Nowe możliwości okna Szybki podgląd Autor Erno de Korte Czy okno Szybki podgląd (QuickViewer) wciąż nie spełnia wszystkich oczekiwań? We wcześniejszych wersjach GroupWise występował problem natury technicznej: okno szybkiego podglądu było zawsze wyświetlane w dolnej części ekranu. Takie rozwiązanie nie zawsze jest praktyczne, szczególnie jeśli posiadamy monitor panoramiczny. Problem z oknem szybkiego podglądu został ostatecznie rozwiązany w wersjach GroupWise 7.0 i 8.0. Okno może być przeniesione na prawą stronę ekranu, możemy więc w pełni wykorzystać szerokość monitora! Poniższy rysunek przedstawia w jaki sposób możemy przenieść okno szybkiego podglądu (QuickViewer) na prawą stronę ekranu: " Z menu głównego wybieramy opcję Widok Szybki podgląd i zaznaczamy opcję Wyświetl po prawej stronie. " Otwieramy okno Szybki podgląd z użyciem kombinacji Ctrl + Q. " Po zaznaczeniu dowolnej wiadomości jej zawartość zostanie wyświetlona w oknie Szybkiego podglądu po prawej stronie ekranu. " Jeśli klikniemy załącznik z Okna załączników, jego podgląd pojawi się w oknie podglądu. 48 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

47 21. Łatwiejsze przeglądanie z użyciem okna Szybki podgląd Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Wielu użytkowników korzysta z okna Szybki podgląd codziennie, gdyż oferuje szybki podgląd zawartości elementów i załączników bez otwierania zewnętrznych aplikacji. Więcej informacji o oknie Szybki podgląd znajduje się w temacie 20. Klient udostępnia kilka sposobów uruchomienia okna Szybki podgląd. Na przykład, możemy przejść do dowolnego folderu skrzynki pocztowej, a następnie:: " Używamy klawiszów skrótu Ctrl + Q. " Używamy przycisku Szybki podgląd z głównego paska narzędzi. " Klikamy folder prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości Wyświetlanie Wyświetl program QuickViewer. " Wybieramy z menu głównego Widok Szybki podgląd. Wskazówka: W menu Widok NIE wybieramy podmenu Szybki podgląd, gdyż otwiera ono tylko Ustawienia okna Szybki podgląd. Okno szybkiego podglądu możemy również przykleić. Po aktywacji tej opcji każdy folder będzie udostępniał okno Szybki podgląd: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Czynności domyślne. " Okno dialogowe udostępnia opcję Wyświetl lub ukryj okno QuickViewer dla: " Wszystkie foldery " Tylko wybrany folder " Znak zachęty " Wybieramy opcję Tylko wybrany folder i klikamy przycisk OK i Zamknij. Przechodzimy do folderu i włączamy okno Szybkiego podglądu naciskając klawisze Ctrl + Q. Przechodzimy do innego folderu, okno Szybki podgląd nie będzie widoczne, jeśli nie zostało wcześniej włączone. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 49

48 22. Dodaj listę zadań do skrzynki pocztowej Autor Erno de Korte Większość użytkowników pracuje tylko we własnej Skrzynce pocztowej. Każdy z nich pewnie przynajmniej raz użył folderu Lista wyboru w GroupWise 6.5 lub 7.0 z myślą: O, wspaniały pomysł!, a następnie po kilku dniach przestał go używać. Większość użytkowników nie wie czym jest Lista wyboru. Po pierwsze w GroupWise 8.0 nie ma już Listy wyboru, jej nazwa została zmieniona na Listę zadań! Od teraz będziemy używali nowej nazwy do określania tej naprawdę wspaniałej funkcji, z której możemy korzystać praktycznie w każdym folderze. Lista zadań w postaci oddzielnego folderu jest uznawana za mało użyteczną, ale możemy korzystać z wszystkich zalet tej funkcji w dowolnym folderze. Na przykład, możemy zamienić zwykłą Skrzynkę pocztową w Listę zadań. Przyjrzyjmy się niektórym korzyściom oferowanym przez Listę zadań : " Elementy Listy zadań zawsze znajdują się na górze folderu, nad wszystkimi pozostałymi elementami. " Możliwość zmiany kolejności elementów listy zadań umożliwia umieszczenie najważniejszych elementów na szczycie listy. " Możliwość dodawania Terminu realizacji do elementów listy zadań. " Nowe wiadomości pojawiają się poniżej elementów Listy zadań. W ten sposób możemy zdecydować, co zrobić z nową wiadomością: odpowiedzieć natychmiast, przekazać wiadomość lub przeciągnąć ją na Listę zadań i zająć się nią później. Zalecamy wypróbowanie tej funkcji, zapewniamy, że nic nie ulegnie uszkodzeniu. 50 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

49 Co zrobić, aby zmienić normalny folder w widok folderu z Listą zadań : " Klikamy folder Skrzynka pocztowa prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości. " Przechodzimy na zakładkę Wyświetlanie. " Odnajdujemy listę rozwijaną Wyświetlaj według i wybieramy opcję Lista zadań (lub Lista wyboru w wersji GroupWise 7.0 i wcześniejszych). " Klikamy przycisk OK, aby aktywować zmiany. Na pierwszy rzut oka nie widać różnicy, ale jeśli przyjrzymy się dokładniej zauważymy, że na górze listy elementów pojawiła się dodatkowa linia umożliwiająca upuszczanie elementów na Listę zadań. Zaznaczamy jeden z istniejących elementów skrzynki pocztowej i upuszczamy go w tym obszarze. Aby zmienić kolejność elementów Listy zadań, używamy przycisków Do góry i Na dół na pasku przycisków (jeśli zostały włączone) lub techniki przeciągnij i upuść. Elementy listy zadań możemy również przenieść do innego folderu po ich wykonaniu. Wskazówka: Jedna z funkcji folderu specjalnego Lista zadań : przenosimy niektóre elementy ze Skrzynki pocztowej do innego folderu i otwieramy folder specjalny Lista zadań. Folder specjalny Lista zadań zawiera wszystkie elementy listy zadań z wszystkich folderów, tak jak folder Kalendarz. Elementy listy zadań tworzymy w dowolnych folderach, a wszystkie razem możemy zobaczyć w folderze Lista zadań. Wskazówka: Zakładka Wyświetlanie udostępnia również opcję Ukryj elementy spoza listy zadań. Włączenie tej opcji powoduje ukrycie wszystkich elementów, które nie należą do listy zadań. Funkcja zapewnia lepszy przeglądu i/lub ułatwia tworzenie kilku oddzielnych folderów tylko z listą zadań. Wskazówka: GroupWise 8.0 udostępnia nową opcję Ukryj elementy listy zadań z dwoma polami wyboru Przy zakończeniu i Dzień po zakończeniu. Zalecamy korzystanie z drugiej opcji, gdyż w przeciwnym wypadku element zostanie ukryty od razu po wykonaniu stwarzając wrażenie usunięcia elementu. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 51

50 23. Więcej o etykietach grup łatwiejsze przeglądanie Autor Uli Neumann W temacie 11 wspominaliśmy, że GroupWise 7.0 udostępnił interesującą opcję zwaną Etykiety grup. Opcja ułatwia organizację i przeglądanie skrzynki pocztowej, gdyż sortuje długą listę elementów według dni. Etykiety grup możemy włączyć klikając prawym przyciskiem w widoku listy. Funkcję możemy również aktywować domyślnie dla każdego folderu w ustawieniach folderu. W rezultacie otrzymamy znacznie usprawniony widok elementów w folderze. GroupWise 8.0 oferuje dodatkowe możliwości: Etykiety grup mogą być teraz zwijane lub rozwijane. Przed każdą etykietą grupy znajduje się znak lub +, podobnie do folderów w widoku drzewa (patrz rysunek poniżej). Jeśli klikniemy taką ikonę, wszystkie elementy należące do tej grupy zostaną ukryte lub wyświetlone. 52 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

51 24. Dodawanie lub ukrywanie kolumn w widoku folderu Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Za dodawaniem lub ukrywaniem kolumn w widoku Folderu przemawia kilka powodów. Na przykład, możemy potrzebować kolumny wielkości wiadomości pocztowej. Klient udostępnia wiele użytecznych kolumn, które możemy dodać na dwa różne sposoby: " Klikamy nagłówek kolumny prawym przyciskiem. " Używamy okna dialogowego Ustawienia wyświetlania danego folderu. Okno umożliwia zarządzanie kolumnami i zapisanie ustawień (więcej w kolejnym temacie). Pierwsza metoda dodawania kolumny do widoku folderu: " Klikamy nagłówek kolumny prawym przyciskiem i wybieramy opcję Więcej kolumn. Pojawi się okno dialogowe przedstawione na poniższym rysunku. " Po lewej stronie okna przewijamy listę Dostępne kolumny, aby odnaleźć pożądaną kolumnę, w tym przypadku Rozmiar. " Klikamy przycisk Dodaj, aby dodać kolumnę do listy Wybrane kolumny. Używamy przycisków W górę i W dół, aby zmienić kolejność kolumn oraz przycisków w sekcji Szerokość kolumny do zmiany jej długości. " Klikamy przycisk OK, aby obejrzeć nowy układ kolumn. Wybrane ustawienia będą obowiązywały tylko dla danego folderu. Klient umożliwia również zapisanie ustawień i ich ponowne użycie (więcej informacji w kolejnym temacie). Uwaga: Poniższy rysunek przedstawia opcję Pola X (przycisk po prawej stronie). Pola mogą być dodawane do poczty przez firmowy serwer pocztowy lub dostawcę internetowego, np. w celu oznaczenia POCZTY NIECHCIANEJ. Wskazówka: Usuwanie kolumny lub zmiana jej położenia jest łatwe: wystarczy przeciągnąć nagłówek kolumny poza obszar nagłówka, aby ją usunąć lub przeciągnąć w pożądane miejsce, aby ją przenieść. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 53

52 25. Podsumowanie: inne spojrzenie na skrzynkę pocztową Autor Erno de Korte Prawdopodobnie niewielu użytkowników będzie korzystało z opcji w zwykłym widoku folderu. Widok nazywa się Podsumowanie i jest trybem alternatywnym do zwykłego widoku kolumn. W pierwszej linii znajduje się Temat, a w drugiej linii widoczne są pola Nadawca i Data wysłania. Aby włączyć tą funkcję, używamy jednej z poniższych metod: " W widoku folderu klikamy prawym przyciskiem drugą kolumnę i wybieramy opcję Wyświetl podsumowanie. LUB " Wybieramy z menu głównego Widok Ustawienia wyświetlania Podsumowanie. Widok pól Temat, Od jest znacznie lepszy, ale teraz każdy element zajmuje dwa wiersze zamiast jednego. Opcja może być mniej przydatna w normalnym widoku folderu, ale jej zalety widać w połączeniu z widokiem panelu w wersji GroupWise 7 lub 8. Wskazówka: Aby wyłączyć tą funkcję, klikamy folder prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości Wyświetlanie, a następnie zaznaczamy pole Kolumny. Alternatywnie, używamy metody przedstawionej powyżej. 54 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

53 26. Szybkie przeglądanie z użyciem podglądu wiadomości Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide W GroupWise 7.0 możemy używać widoku Podsumowanie opisanego w temacie 25. W tym widoku, pola Temat, Nadawca i Data wysłania przestawiane są w dwóch wierszach. Tryb jest alternatywą do zwykłego widoku Kolumny i został opisany szczegółowo w temacie 25. W GroupWise 8.0 na liście elementów możemy również wyświetlić kilka pierwszych linii wiadomości. Pierwszy wiersz zawiera wszystkie normalne kolumny, na przykład Nadawca, Temat, Data wysłania i Rozmiar (więcej w temacie 2), drugi i trzeci wiersz zawiera pierwszą część wiadomości. Funkcja jest szczególnie użyteczna, jeśli okno Szybki podgląd jest zamknięte. Aby włączyć tą funkcję podczas przeglądania elementów w folderze: " Wybieramy z menu głównego Widok Ustawienia wyświetlania Podgląd wiadomości. Lub " Klikamy prawym przyciskiem drugą kolumnę i wybieramy opcję Podgląd wiadomości. Lub " Klikamy folder prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości Wyświetlanie. " W oknie Wyświetlanie zaznaczamy pole Podgląd wiadomości. " Klikamy przycisk OK i zapisujemy ustawienia. Rezultat jest widoczny na rysunku poniżej. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 55

54 27. Wątki dyskusji Autor Erno de Korte Klient GroupWise udostępnia kolejny, całkowicie odmienny sposób przeglądania skrzynki pocztowej i elementów z folderu, który jest nazywany widokiem Wątek dyskusji. Ten rodzaj widoku jest widokiem domyślnym dla kont NNTP (więcej w temacie 46) i jest przydatny do sprawdzania, czy wysłaliśmy odpowiedź lub wiadomość została przekazana. Rysunek na dole strony przedstawia widok Wątek dyskusji w folderze Przesyłki wysłane. W ten sposób możemy wyświetlić wiadomości, na które odpowiedzieliśmy lub przekazaliśmy innym osobom. Aby włączyć tą funkcję: " Klikamy prawym przyciskiem pożądany folder i wybieramy opcję Właściwości Wyświetlanie. " Z listy rozwijanej Wyświetlaj według, wybieramy opcję Wątek dyskusji. " Wybieramy inne pożądane opcje. Klikamy przycisk Więcej ustawień wyświetlania i sprawdzamy, czy opcje Odebrane lub Wysłane są zaznaczone. " Klikamy przycisk OK, aby aktywować zmiany. Wskazówka: Podczas wykonywania tego rodzaju zmian ustawień klient wyświetla pytanie o zapisanie ustawień wyświetlania pod inną nazwą. Zalecamy zapisanie ustawień pod inną nazwą, aby w razie problemów możliwe było przywrócenie ustawień domyślnych. 56 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

55 28. Drukowanie listy elementów Autor Erno de Korte Jedno z długo oczekiwanych żądań użytkowników zostało w końcu spełnione: w wersji GroupWise 8.0 możemy bardzo łatwo wydrukować listę wszystkich elementów folderu. Funkcja jest ogromnym usprawnieniem i działa zgodnie z oczekiwaniami: " Otwieramy pożądany folder, aby wyświetlić jego zawartość na ekranie. " Dodajemy lub usuwamy pożądane kolumny zgodnie z opisem w temacie 24. " Stosujemy Filtr zgodnie z opisem w temacie 12, aby wyświetlić tylko określoną kategorię elementów. " Wybieramy z menu głównego Plik Drukuj Drukuj listę, a następnie wybieramy drukarkę. Uwaga: Jeśli opcja Drukuj listę jest niedostępna, prawdopodobnie folder nie jest wyświetlany w odpowiednim widoku. W takim przypadku wybieramy z menu głównego Widok Ustawienia wyświetlania Szczegóły. Wskazówka: Funkcja jest również dostępna dla folderów kontaktów i kalendarza, o ile są wyświetlane w trybie kolumn lub Szczegóły. Wystarczy tymczasowo przełączyć się na widok Widok Ustawienia wyświetlania Szczegóły, a następnie zmienić ponownie na widok Kalendarz lub Wizytówka. Wskazówka: Oczywiście możemy również wydrukować listę do pliku PDF jeśli odpowiednia aplikacja do ich tworzenia jest zainstalowana w systemie. W ten sposób możemy łatwo utworzyć listę wiadomości, spotkań lub kontaktów i wysłać ją do innych użytkowników. Uwaga: W zależności od ilości elementów na liście, wyświetlenie wyników może zająć trochę czasu. Ze względu na troskę o nasze środowisko naturalne: prosimy o nie drukowanie setek elementów tylko w celu przetestowania funkcji. W tym celu polecamy narzędzie Drukuj do PDF. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 57

56 29. Sekrety tworzenia folderów osobistych Autor Uli Neumann Folder osobisty możemy utworzyć bardzo łatwo, a następnie umieścić go w dowolnym miejscu. Prawdopodobnie większość użytkowników utworzyła już kiedyś przynajmniej jeden folder, ale przyjrzyjmy się dokładniej dostępnym opcjom. Folder możemy utworzyć na dwa sposoby: " Zaznaczamy folder, w którym będziemy tworzyć nowy folder i wybieramy z menu głównego Plik Nowy Folder (rysunek poniżej) " Klikamy pożądany folder prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję Nowy folder (rysunek po prawej stronie) Wskazówka: W wersji GroupWise 8.0 zachowanie ostatniej opcji zostało zmodyfikowane w stosunku do wersji wcześniejszych. Po wybraniu opcji Nowy folder, wprowadzamy nazwę folderu i naciskamy klawisz Enter, aby utworzyć folder. Metoda jest znacznie szybsza niż w poprzednich wersjach, w których uruchamiany był kreator folderów. 58 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

57 Kreator Nowy folder udostępnia następujące okna dialogowe: " Pierwsze okno dialogowe umożliwia wybranie rodzaju tworzonego folderu. W tym przypadku tworzymy folder osobisty. " Kolejne okno dialogowe umożliwia określenie nazwy folderu i jego położenia w strukturze istniejących folderów (patrz rysunek poniżej). Wskazówka: Klient umożliwia utworzenie folderu w dowolnym miejscu, a nawet umieszczenie nowego folderu w dowolnym miejscu długiej listy podfolderów. Poniższy rysunek przedstawia dlaczego foldery nie powinny być sortowane alfabetycznie, ale rozmieszczane przez użytkownika (znacznie łatwiej jest kontrolować informacje, jeśli oba foldery konferencji są obok siebie). Kreator umożliwia swobodne rozmieszczanie folderów z użyciem przycisków W górę i W dół. Sortowanie folderów nieuporządkowanych lub ponowne sortowanie automatyczne zostało opisane w temacie 50. Na razie skupimy się na procesie tworzenia folderów. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 59

58 30. Tworzenie własnego widoku określanie ustawień folderów Autor Uli Neumann Kolejne okno dialogowe w procesie tworzenia folderu oferuje ogromną liczbę możliwości. Pierwsza lista rozwijana, przedstawiona na rysunku poniżej, nazywa się Nazwa ustawień i zawiera kilka domyślnych zestawów ustawień oraz ustawienia użytkownika: " Ustawienia własne Novell " Wszystkie przesyłki " Elementy kalendarza " Lista zadań " Wątki dyskusji " Dokumenty " Przesyłki odebrane " Przesyłki wysłane Kolejną użyteczną funkcją jest Wyświetlaj według, która umożliwia określenie sposobu wyświetlania elementów. W przypadku nowego folderu domyślnie wybrana jest opcja Szczegóły, ale w niektórych przypadkach lepszym rozwiązaniem są inne opcje, np. Lista zadań, Kalendarz lub Wątek dyskusji. 60 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

59 Uwaga: Opcja Panele została udostępniona po raz pierwszy w wersji GroupWise 7.0 i została opisana w innych tematach, np. temacie 1 Widok panelu, pasek nawigacyjny i schematy kolorów i temacie 5 Wykorzystanie wszystkich zalet widoku panelu. Dwie następne opcje to: " Sortuj według, która umożliwia wybranie pola sortowania. " Porządek sortowania, która umożliwia określenie kierunku sortowania jako Rosnąco (np. w kolejności alfabetycznej) lub Malejąco (np. w odwrotnej kolejności wg daty i czasu). Jeśli użyjemy tych opcji folder osobisty może stać się czymś znacznie więcej niż prostym folderem. Folder stanie się reprezentacją informacji przedstawianą na wiele różnych sposobów. Na poniższym rysunku przedstawiony został folder osobisty przekształcony w dodatkowy folder kalendarza z użyciem opcji Wyświetlaj według Kalendarz. Wskazówka: Opcja może być bardzo przydatna. Na przykład, możemy przechowywać wszystkie spotkania związane z określonym projektem w oddzielnym folderze. Podczas przeglądania zwykłego Kalendarza zobaczymy wszystkie spotkania, również te z innych folderów, jeśli oczywiście jesteśmy jednym z odbiorców. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 61

60 31. Zapisywanie ustawień wyświetlania folderu Autor Erno de Korte W poprzednich tematach opisane zostały metody dodawania kolumn. Równie ciekawa jest możliwość zapisywania tych ustawień wyświetlania i ich ponownego wykorzystania w innych folderach. Aby to wykonać, postępujemy następująco: " Klikamy folder prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości. " Przechodzimy na zakładkę Wyświetlanie. " Zaznaczamy opcję Kolumny obok listy Wyświetlaj według (a nie Podsumowanie ). " Klikamy przycisk Więcej ustawień wyświetlania (na rysunku po lewej stronie). " Klikamy przycisk Edytuj kolumny, wybieramy opcje i klikamy przycisk OK dwa razy, aby powrócić do Ustawień wyświetlania. " W oknie Ustawienia wyświetlania, klikamy przycisk Zapisz jako i wprowadzamy nazwę nowych ustawień. Wprowadzamy dodatkowe informacje, które będą wyświetlane jako Opis po wybraniu zapisanych ustawień z listy rozwijanej. " Klikamy przycisk OK, aby aktywować nowe ustawienia. Aby zastosować nowe ustawienia wyświetlania na dowolnym folderze, klikamy go prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości, a następnie wybieramy ustawienia z listy rozwijanej. Wskazówka: Aby odróżnić ustawienia użytkownika od ustawień domyślnych klienta GroupWise, możemy dodać określony znak specjalny do nazwy ustawień, np.. Oczywiście możemy również dodać opis identyfikujący ustawienia. Uwaga: Niestety w wersji GroupWise 7.0 nie ma opcji Przywróć domyślne. W GroupWise 8.0 dostępny jest nowy przycisk Przywróć domyślne widoczny na rysunku po lewej stronie. 62 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

61 32. Udostępnianie ustawień wyświetlania za pomocą pliku XML Autor Erno de Korte Zgodnie z opisem w temacie 31, bardzo często dobrym pomysłem jest utworzenie własnych ustawień wyświetlania folderów i zapisanie ich do ponownego wykorzystania w innych folderach. Identycznie jest w przypadku ustawień panelu opisanych w temacie 5. GroupWise 8.0 umożliwia zapisywanie takich ustawień w postaci pliku XML i wysłanie ich do współpracowników. W ten sposób możemy się wymieniać własnymi Najlepszymi praktykami. Aby to wykonać: " Otwieramy folder z elementami wyświetlanymi w pożądany sposób, na przykład z wszystkimi wybranymi kolumnami i innymi opcjami wyświetlania. Alternatywnie, przechodzimy do widoku Strona domowa. Wskazówka: Jeśli wysyłamy Ustawienia folderu, zalecamy zapisanie tych ustawień pod łatwą do rozpoznania nazwą zgodnie z opisem w temacie 31. " Wybieramy z menu głównego Widok Ustawienia wyświetlania. " Opcja Zapisz bieżący zapisuje ustawienia w pliku XML, a opcja Wyślij bieżący wysyła ustawienia do wybranej osoby. Wybieramy drugą opcję. " Pojawi się okno nowej wiadomości z załącznikiem zawierającym ustawienia folderu lub panelu o nazwie GWDisplaySettings.gws. " Uzupełniamy pola Do:, Temat i przeglądamy tekst wiadomości. Wskazówka: Wiadomość tekstowa sugeruje czynność, jaką powinien podjąć odbiorca, aby wykorzystać zalety otrzymanych ustawień. Jednakże zalecamy dodanie objaśnienia sposobu działania ustawień tak, aby odbiorca nie był zaskoczony rezultatami. " Klikamy przycisk Wyślij. " Odbiorca może kliknąć załącznik prawym przyciskiem i wybrać opcję Importuj ustawienia wyświetlania. " Aby użyć zaimportowanych ustawień, odbiorca powinien kliknąć pożądany folder prawym przyciskiem i wybrać Właściwości Wyświetlanie. Nowe ustawienia możemy wybrać z listy rozwijanej Nazwa ustawienia. Otrzymane Ustawienia panelu są widoczne od razu po zaimportowaniu w widoku panelu Strona domowa. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 63

62 33. Współużytkowanie folderów z całym światem Autor Uli Neumann Współużytkowanie folderów może być bardzo efektywnym narzędziem. Opcja umożliwia współużytkowanie dokumentów lub informacji z dowolną liczbą użytkowników w ramach organizacji. Niestety niewielu użytkowników korzysta z folderów współużytkowanych. Pomyślmy: jakie informacje ze skrzynki użytkownika mogą być użyteczne dla innych osób w organizacji? Dobra wiadomość jest taka, że istniejący folder osobisty możemy przekształcić w folder współużytkowany. Nie ma znaczenia, czy jest to folder z wątkiem dyskusji, czy panelem. Aby przekształcić folder osobisty w folder współużytkowany: " Klikamy folder osobisty prawym przyciskiem i wybieramy Właściwości. " Przełączamy się na zakładkę Współużytkowanie i zmieniamy opcję Bez współużytkowania na Współużytkowanie z. " Dodajemy pożądanego użytkownika i zaznaczamy prawa w dolnej części okna. " Klikamy OK i edytujemy wiadomość potwierdzenia współużytkowania folderu, która informuje odbiorców o nowym folderze współużytkowanym. Uwaga: Jeśli zaznaczymy grupę ludzi, grupa zostanie rozwinięta, a wszyscy jej członkowie zostaną dodani do listy. Oznacza to, że jeśli do tej grupy dodamy nowego członka, nie zostanie on automatycznie dodany do listy współużytkowania. Zadanie musimy wykonać ręcznie, co niestety może być uciążliwe w przypadku złożonej struktury folderów. W takim przypadku możemy skorzystać z rozwiązań firm niezależnych. Jednym z tych rozwiązań jest GWTreecast od firmy Messaging Architects (więcej w temacie 52). 64 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

63 34. Właściwe akceptowanie folderów współużytkowanych Autor Uli Neumann GroupWise Powerguide Wszystkie osoby z listy współużytkowania otrzymują wiadomość informującą o nowym folderze współużytkowanym. Przed uzyskaniem dostępu do folderu współużytkowanego, należy otworzyć i zaakceptować tą wiadomość. W ten sposób każda osoba z listy współużytkowania jest informowana o istnieniu folderu. Z drugiej strony oznacza to mnóstwo dodatkowej pracy z akceptacją wszystkich folderów współużytkowanych. To zadanie możemy również wykonać z użyciem programu GWTreecast opisanego w temacie 52. Okno dialogowe, przedstawione na rysunku po lewej stronie, zawiera informacje o przyznaniu przez właściciela folderu współużytkowanego praw do odczytu, dodawania lub edycji elementów. Akceptujemy sugerowaną nazwę, ewentualnie wprowadzamy inną nazwę folderu i umieszczamy folder w dowolnym miejscu. Jeśli zmienimy nazwę folderu, nie oznacza to oczywiście zmiany nazwy folderu u pozostałych użytkowników. Nowa nazwa będzie używana tylko w skrzynce pocztowej użytkownika. Nieostrożne dobieranie nazw folderów współużytkowanych może spowodować zamieszanie, np. niektóre narzędzia firm niezależnych mogą przestać działać. Kolejnym problemem podczas akceptacji przychodzących folderów współużytkowanych jest decyzja w sprawie lokalizacji folderu. Struktura folderów u nadawcy może różnić się od struktury u odbiorcy, chyba że właściciel dołączy szczegółową informację w wiadomości potwierdzenia. Zadanie możemy wykonać z użyciem aplikacji GWTreecast opisanej w temacie 52. Rozpoznanie folderu współużytkowanego jest łatwe. Folder współużytkowany posiada na ikonie rysunek czerwonej osoby (jak na rysunku po prawej stronie). Otrzymany folder współużytkowany przedstawia rysunek niebieskiej osoby. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 65

64 35. Współużytkownie podfolderów nie działa, ale Autor Erno de Korte Mamy złe wiadomości, ale również kilka dobrych: niestety współużytkowanie folderów z grupami (zwanymi w GroupWise listami dystrybucyjnym) może nie działać zgodnie z oczekiwaniami. Powód jest prosty: po dodaniu do listy folderu współużytkowanego listy dystrybucyjne są rozwijane na poszczególnych członków. Oznacza to, że każdego członka dodanego do listy dystrybucyjnej w późniejszym czasie będziemy musieli dodać ręcznie do każdego z folderów współużytkowanych przez pozostałych członków listy dystrybucyjnej. Oczywiście możemy wspomóc się wspomnianym już narzędziem GWTreecast (więcej w temacie 52). Dobre wiadomości są następujące: jeśli utworzymy folder współużytkowany i przyznamy kilku użytkownikom dostęp do tego folderu, utworzenie nowego podfolderu w tym folderze współużytkowanym powoduje, że nowy folder staje się również folderem współużytkowanym dziedziczącym prawa współużytkowania i listę członków od folderu nadrzędnego: " Tworzymy folder współużytkowany test root i umieszczamy go w folderze osobistym. " Przyznajemy kilku użytkownikom indywidualne uprawnienia (na przykład Osoba A dostaje Odczyt, a Osoba B wszystkie prawa). " Klikamy folder test root prawym przyciskiem i wybieramy opcję Nowy folder. Nowy folder stanie się folderem współużytkowanym i odziedziczy wszystkie prawa folderu nadrzędnego. 66 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

65 36. Foldery współużytkowane najlepsze praktyki Autor Uli Neumann Poniżej przedstawiamy kilka złotych reguł stosowanych podczas pracy z folderami współużytkowanymi: " Nigdy nie należy współużytkować folderów z osobistej skrzynki pocztowej użytkownika! Jeśli osoba opuści organizację, a jej skrzynka pocztowa zostanie usunięta przez administratora wszystkie foldery współużytkowane i ich zawartość zostaną utracone! Administrator powinien sprawdzać foldery, ale oczywiście łatwo się tylko mówi. Administrator musiałby ręcznie sprawdzać każdą skrzynkę pocztową, czy nie ma w niej folderów współużytkowanych. " Powinniśmy rozważyć współużytkowanie istotnych folderów ze skrzynki pocztowej Zasobu lub Użytkownika zewnętrznego (dwa specjalne rodzaje skrzynki pocztowej tworzone przez administratora), gdyż są one odrębnymi i niezależnymi obiektami w systemie GroupWise. Aby uzyskać dostęp do takiej skrzynki pocztowej i utworzyć w niej foldery współużytkowane, używamy pełnomocnictwa. Ze względu na to, że konto nie jest używane do innych celów, ryzyko uszkodzenia skrzynki jest niewielkie. " Podczas tworzenia nowych folderów współużytkowanych powinniśmy rozważnie korzystać z Potwierdzenia współużytkowania folderu. W opisie potwierdzenia powinien znaleźć się cel tego folderu jak również jego proponowana lokalizacja w strukturze folderów. W ten sposób ułatwimy innym użytkownikom zrozumienie celu współużytkowania tego folderu. " Do tworzenia dużych drzew folderów współużytkowanych zalecamy korzystanie z aplikacji GWTreecast opisanej w temacie 52. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 67

66 37. Trzy sposoby wyszukiwania porównanie metod Autor Erno de Korte Klient udostępnia trzy metody wyszukiwania elementów w skrzynce pocztowej: " Funkcja Wyszukiwanie do wyszukiwania elementów w folderze bieżącym, zgodnie z opisem w temacie 12. " Funkcja Szukaj w GroupWise dostępna na głównym pasku narzędziowym lub za pomocą klawiszów skrótu Ctrl + F. " Funkcja Zaawansowane wyszukiwanie dostępna w oknie dialogowym Szukaj w GroupWise. Wyszukiwarka GroupWise tworzy indeks wyrazów znajdujących się w przeszukiwanych elementach. Podczas wyszukiwania z użyciem Szukaj w GroupWise, klient porównuje kryteria wyszukiwania i próbuje dopasować je do wyrazów w indeksie wyszukiwania. Ze względu na to, że funkcja Szukaj w GroupWise wyszukuje całe wyrazy, nie odnajdziemy znaków interpunkcyjnych lub częściowych wyrazów (chyba, że użyjemy znaków wieloznacznych, takich jak? lub * ) Z drugiej strony, funkcja Wyszukiwanie rozpoznaje ciąg znaków, nawet jeśli nie stanowią całego wyrazu, o ile ich kolejność jest identyczna z wprowadzoną frazą. Na przykład, aby odnaleźć wiadomość o temacie Spotkanie w sprawie statusu projektu w następną środę, możemy wyszukać dowolny wyraz lub wszystkie za pomocą funkcji Wyszukiwanie lub Szukaj w GroupWise. Kryteria wyszukiwania stosowane w każdym z tych narzędzi: Metoda Przykład Rezultaty wyszukiwania Wyszukiwanie spotkanie środa Wyszukiwanie spotkanie *da Wszystkie elementy zawierające w temacie ciąg spotkanie środa w identycznej kolejności. Wszystkie elementy zawierające w temacie z ciąg spotkanie, po którym następuje dzień tygodnia. Szukaj w GroupWise (wg tematu) Szukaj w GroupWise (wg tematu) Zaawansowane wyszukiwanie (wg tematu) spotkanie środa spotkani? środa spotkanie środa Wszystkie elementy zawierające w dowolnym miejscu tematu ciągi spotkanie lub środa. Wszystkie elementy zawierające w dowolnym miejscu tematu ciągi spotkanie, spotkania, środa. Wszystkie elementy zawierające w dowolnym miejscu tematu oba ciągi spotkanie i środa. 68 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

67 38. Trzy metody wyszukiwania porównanie funkcjonalności Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide GroupWise 8.0 udostępnia trzy różne sposoby wyszukiwania za pomocą różnych funkcji. Poniższa tabela przedstawia porównanie funkcji Wyszukiwanie, Szukaj w GroupWise i Zaawansowane wyszukiwanie : Funkcja Wyszukiwanie Szukaj w GroupWise Zaawansowa ne wyszukiwanie Wyszukiwanie w całej skrzynce pocztowej Nie Tak Tak Wyszukiwanie w wybranym folderze Tak Nie Nie Wyszukiwanie określonych typów elementów (wiadomości, spotkania, zadania itd.) Wyszukiwanie wg stanu elementu (otrzymany, wysłany, roboczy, opublikowany) Nie Tak Tak Tak Tak Tak Wyszukiwanie wg dodatkowego stanu elementu Nie Nie Tak Wyszukiwanie elementów z załącznikiem Tak Nie Nie Wyszukiwanie kontaktów Tak Nie Nie Wyszukiwanie wg kategorii Tak Tak Tak Wyszukiwanie w polach Od, Do, KJ, KT i Temat Tak Tak Tak Wyszukiwanie wg zakresu dat Tak Tak Tak Wyszukiwanie w tekście elementu Nie Tak Tak Wyszukiwanie w załącznikach Nie Tak Tak Wyszukiwanie w dokumentach w bibliotekach Nie Tak Tak Wyszukiwanie całych wyrazów w indeksie Nie Tak Tak Wyszukiwanie łańcuchów i części wyrazów Tak Nie Nie Wyszukiwanie interpunkcji Tak Nie Nie Wyszukiwanie wg podstawowych kryteriów wyszukiwania Tak Tak Tak Wyszukiwanie wg zaawansowanych kryteriów wyszukiwania Nie Nie Tak Zezwala na używanie znaków wieloznacznych * i? Tak Tak Tak Zezwala na używanie operatorów logicznych I i LUB Nie Nie Tak Zapisywanie kryteriów wyszukiwania Tak Tak Tak Udostępnia zapisane kryteria wyszukiwania w menu Tak Nie Nie Uwaga: W nowej wersji klienta funkcja Wyszukiwanie oferuje nowe możliwości podczas, gdy funkcja Szukaj w GroupWise udostępnia możliwości funkcji Wyszukiwanie z wcześniejszych wersji klienta GroupWise. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 69

68 39. Foldery rezultatów wyszukiwania szybki dostęp do informacji Autor Uli Neumann Wyszukiwanie umożliwia wyszukiwanie we wszystkich skrzynkach pocztowych, nawet tych, do których mamy dostęp za pomocą pełnomocnictwa. Na przykład, możemy wyszukać wszystkie niezakończone zadania w skrzynkach pocztowych kilku innych osób z organizacji. Wystarczy użyć funkcji Wyszukiwanie. : Jeśli wykonujemy daną czynność regularnie, znacznie łatwiej byłoby gdybyśmy mogli zapisać kryteria wyszukiwania. Przyjrzyjmy się poniższemu przykładowi. Klient umożliwia zapisanie Wyników wyszukiwania jako folderu, a każdorazowe kliknięcie folderu powoduje przeprowadzenie wyszukiwania i wyświetlenie wyników. Taki folder możemy utworzyć na dwa sposoby: " Tworzymy Wyszukiwanie i zapisujemy wyniki jako Folder rezultatów wyszukiwania (temat 40). " Tworzymy folder Wyszukiwanie i określamy kryteria wyszukiwania (temat 41). Uwaga: Prawdopodobnie większość użytkowników GroupWise 7.0 często używała funkcji Filtr. W GroupWise 8.0 funkcja została zintegrowana i przemianowana na Wyszukiwanie o czym wspominaliśmy w temacie W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

69 40. Folder rezultatów wyszukiwania z wyników wyszukiwania Autor Uli Neumann Aby utworzyć Folder rezultatów wyszukiwania z wyników wyszukiwania: : " Klikamy przycisk Szukaj w GroupWise, wybieramy z menu głównego Widok Znajdź lub naciskamy klawisze skrótu Ctrl + F. " Określamy kryteria wyszukiwania z użyciem opcji okna dialogowego Wyszukiwanie oraz Wyszukiwanie wg przykładu i Zaawansowane wyszukiwanie. " Po kliknięciu przycisku OK pojawi się okno dialogowe Rezultaty wyszukiwania z rezultatami wyszukiwania. " Zapisujemy wyniki wyszukiwania za pomocą przycisku z paska narzędzi lub opcji menu Zapisz Zapisz jako folder. " W kolejnym oknie dialogowym, przedstawionym na rysunku po prawej stronie, określamy nazwę folderu i jego miejsce w strukturze folderów. " Klikamy Zakończ, aby zapisać Folder rezultatów wyszukiwania. Wskazówka: Aby wyszukiwanie było uruchamiane od nowa za każdym razem, zaznaczamy opcję Wyszukaj pasujące przesyłki przy każdym otwarciu folderu. Jeśli opcja nie zostanie zaznaczona, wyświetlane będą poprzednie wyniki. W zależności od wybranych opcji, wyświetlone zostaną poprzednie wyniki wyszukiwania lub zaktualizowana lista elementów. Wskazówka: Aby zatrzymać lub zmodyfikować wyszukiwanie, używamy przycisków Zatrzymaj wyszukiwanie lub Modyfikuj wyszukiwanie. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 71

70 41. Folderu rezultatów wyszukiwania od zera Autor Uli Neumann Folder rezultatów wyszukiwania możemy również utworzyć od początku: : " Wybieramy z menu głównego Plik Nowy Folder. " W nowym oknie dialogowym wybieramy opcję Folder rezultatów wyszukiwania. Dostępne są również wcześniej zdefiniowane foldery, ale w poniższym przykładzie użyjemy własnych kryteriów. " Określamy nazwę i miejsce umieszczenia nowego folderu. " W kolejnym oknie dialogowym określamy kryteria wyszukiwania. Wyszukiwanie odbywa się we wszystkich skrzynkach pocztowych użytkownika, bibliotece GroupWise lub każdej skrzynce pocztowej, do której mamy dostęp za pomocą pełnomocnictwa. W poniższym przykładzie wyszukujemy zadania. " Po kliknięciu przycisku Dalej pojawi się okno dialogowe ustawień wyświetlania. Więcej informacji o tym oknie znajduje się w temacie 40. " Folder rezultatów wyszukiwania będzie przedstawiał listę wszystkich zadań użytkownika, przyjaciół lub kolegów, jeśli posiadamy dostęp do tych elementów w ich skrzynkach. Wskazówka: Foldery rezultatów wyszukiwania oferują ogromne możliwości, szczególnie w GroupWise 7.0 i 8.0, w których wyniki wyszukiwania możemy przypisać do jednego z paneli. 72 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

71 42. Korzystanie z kanałów RSS z wiadomościami Autor Erno de Korte W obecnych czasach coraz więcej witryn obsługuje kanały RSS: metodę automatycznego gromadzenia informacji z różnych źródeł w sieci Internet. GroupWise 8.0 jest czytnikiem RSS i umożliwia subskrybowanie wiadomości z ulubionych witryn lub łączenie kanałów z wielu stron w jednym miejscu. Aby zasubskrybować kanał RSS, klikamy ikonę RSS w przeglądarce lub używamy adresu URL do utworzenia folderu RSS. GroupWise 8.0 będzie sprawdzał zaskubskrybowane kanały w regularnych odstępach czasu i pobierał wszystkie nowe wiadomości. Aby korzystać z tej funkcji: " Otwieramy witrynę obsługującą kanały RSS, na przykład horizons.net kanał RSS znajduje się na dole po lewej stronie. " Klikamy dwukrotnie odnośnik kanału RSS, wybieramy wersję 2.0 lub nowszą jeśli jest dostępna. Pojawi się okno dialogowe przedstawione na rysunku po lewej stronie. Uwaga: Jeśli okno dialogowe się nie pojawi, oznacza to, że przeglądarka Microsoft Internet Explorer lub Mozilla Firefox przekierowuje żądania do aplikacji innej niż GroupWise. Sposób zmiany ustawień przeglądarki został przedstawiony w temacie 43. " Pole Źródło powinno zawierać już adres URL wybranego kanału RSS. Wprowadzamy Nazwę folderu i zmieniamy wartość opcji Aktualizacja co. " Przeglądamy pozostałe opcje i klikamy OK, aby utworzyć nowy folder. Uwaga: Klient umożliwia pobieranie całej strony z każdym elementem tak, aby wyświetlane było całe źródło, a nie tylko podsumowanie. Opcja wymaga jednak więcej miejsca na dysku twardym. Jeśli zaznaczymy opcję ufania zewnętrznym obrazom w kanale, wyświetlane będą wszystkie obrazy z kanału. W rezultacie utworzymy nowy folder RSS w domyślnym folderze Kanały GroupWise widocznym na rysunku po prawej stronie. Wskazówka: Kilka kanałów RSS firmy Novell jest dostępnych pod adresem W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 73

72 43. Subskrybowanie kanałów RSS w ulubionej przeglądarce Autor Erno de Korte Sposób subskrypcji kanałów RSS zależy od przeglądarki internetowej. Poniżej przedstawiamy instrukcje jak skonfigurować przeglądarki Firefox i Internet Explorer. Jeśli wspomniane metody nie zadziałają, możemy również skonfigurować kanał RSS bezpośrednio w GroupWise. " Firefox " W Firefox wybieramy Narzędzia Opcje Aplikacje. " Wyszukujemy Kanał informacyjny i w kolumnie Czynność wybieramy Użyj innej. " Odnajdujemy plik C:/Program Files/Novell/GroupWise/groupwise.exe i klikamy Otwórz OK. " Odnajdujemy pożądany kanał RSS i klikamy przycisk kanału RSS lub adres URL, aby otworzyć okno dialogowe Subskrypcja kanału RSS. " W polu Źródło zostanie wstawiony adres URL wybranego kanału RSS. " Wprowadzamy nazwę folderu, przeglądamy inne opcje i klikamy OK. " Internet Explorer Jeśli Internet Explorer jest przeglądarką domyślną, GroupWise tworzy folder Kanały GroupWise na liście Windows Common Feed List. W tym folderze znajdują się podfoldery, które zawierają wszystkie kanały RSS. " W Internet Explorer odnajdujemy pożądany kanał RSS. " Klikamy przycisk kanału RSS lub adres URL na witrynie. " Przeglądarka wyświetli podgląd HTML kanału RSS (patrz temat 43), klikamy odnośnik Subskrybuj ten kanał. " Wybieramy nazwę folderu i adres , a następnie klikamy Subskrybuj. " Kanał RSS zostanie dodany do Kanałów GroupWise w skrzynce pocztowej. " GroupWise Nowe kanały RSS mogą być dodawane również bezpośrednio w GroupWise: " W przeglądarce internetowej odnajdujemy pożądany kanał RSS. " Klikamy kanał RSS prawym przyciskiem i wybieramy opcję Kopiuj adres odnośnika (Firefox) lub Kopiuj skrót (Internet Explorer). " W GroupWise wybieramy z menu głównego Plik Nowy Kanał RSS, aby otworzyć okno Subskrypcja kanału RSS. " Wklejamy adres URL w pole Źródło i określamy nazwę folderu kanału RSS w GroupWise. Przeglądamy pozostałe opcje i klikamy OK. 74 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

73 44. Integracja Teaming z GroupWise Autor Erno de Korte Rozwiązanie Novell Teaming + Conferencing udostępnia wiele nowych sposobów pracy, które zwiększają wydajność użytkownika i jego współpracowników. Jedną z zalet Teaming jest interaktywny interfejs internetowy umożliwiający współużytkowanie informacji z osobami wewnątrz lub na zewnątrz organizacji. Na przykład, wyobraźmy sobie proces tworzenia książki podobnej do tej, która musi być przetłumaczona na kilka języków. Wystarczy umieścić element na serwerze Teaming i udostępnić dany folder innym użytkownikom, aby mogli przeglądać jego zawartość lub tłumaczyć wybrane informacje. Więcej informacji o korzyściach rozwiązania Teaming znajduje się na stronie Jeśli administrator zainstalował i skonfigurował rozwiązanie Novell Teaming, możemy uzyskać dostęp do umieszczonych tam treści bezpośrednio z klienta GroupWise. W rezultacie na liście folderów pojawi się oddzielny folder Moje zespoły, który zawiera wszystkie foldery Teaming z przyznanym dostępem. Po kliknięciu jednego z folderów, jego zawartość zostanie wyświetlona po prawej stronie w oknie przeglądarki GroupWise. Uwaga: W niektórych przypadkach przeglądanie zawartości folderów wymaga uwierzytelnienia się na serwerze Teaming. Wskazówka: Jeśli integracja z rozwiązaniem Teaming została włączona, w kontaktach użytkownika zostaną umieszczone adresy URL do Osobistych obszarów roboczych współpracowników, zgodnie z opisem w temacie 153. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 75

74 45. Korzystanie z folderów IMAP Autor Uli Neumann Poza dostępem do natywnych wiadomości GroupWise, klient umożliwia również dostęp do kont POP3, IMAP4 i NNTP udostępnianych przez dostawcę internetowego lub innego dostawcę wewnętrznego lub zewnętrznego. W ten sposób możemy używać klienta GroupWise do zarządzania skrzynkami pocztowymi z różnych systemów pocztowych. Zarówno POP3 jak i IMAP4 (zwany również IMAP) są standardowymi protokołami internetowymi oferującymi dostęp do wiadomości pocztowych. Mimo tego, że POP3 jest wciąż najczęściej używanym, IMAP jest znacznie lepszym i preferowanym protokołem, gdyż obsługuje również strukturę folderów. Skrót IMAP oznacza Internet Message Access Protocol (Internetowy Protokół Dostępu do Wiadomości). Aby utworzyć folder IMAP: " Wybieramy z menu głównego Plik Nowy Folder. " W nowym oknie dialogowym wybieramy opcję Folder IMAP. Uwaga: W niektórych środowiskach opcja może być niedostępna. Prawdopodobnie administrator celowo wyłączył powyższą opcję lub po prostu nie została ona jeszcze włączona. Jeśli potrzebny jest dostęp do konta IMAP z klienta GroupWise, zalecamy kontakt z administratorem. " Określamy nazwę konta tego folderu. Uwaga: W trybach zdalnym lub buforowania, klient umożliwia dołączenie tego konta do skrzynki GroupWise tak, aby konto było dostępne również w biurze w trybie on line. Zapora sieciowa organizacji może uniemożliwić aktualizowanie konta IMAP. 76 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

75 " Po kliknięciu przycisku Dalej, określamy szczegóły konta IMAP. Wprowadzamy adres serwera poczty przychodzącej IMAP, nazwę do logowania, serwer poczty wychodzącej (przeważnie serwer SMTP), adres oraz nazwę nadawcy, która będzie wyświetlana w polu Od każdej wiadomości. Klikamy przycisk Dalej, aby kontynuować. " W kolejnym kroku określamy typ połączenia. Dostępne są dwa typy: bezpośrednie połączenie przy użyciu sieci lokalnej lub połączenie przy użyciu modemu i linii telefonicznej. W większości przypadków komputer jest już połączony z siecią Internet, więc możemy użyć opcji Połączenie przy użyciu sieci lokalnej. W pozostałych przypadkach, możemy użyć dostępnych opcji modemu. " Po kliknięciu przycisku Dalej, dodajemy opis konta IMAP i umieszczamy folder IMAP w pożądanym miejscu struktury folderów. " W ostatnim kroku możemy skonfigurować wygląd i zachowanie folderu. Więcej informacji znajduje się w temacie 30. Nowe konto IMAP jest gotowe do użycia. Po kliknięciu folderu, klient połączy się z serwerem IMAP i wyświetli wszystkie foldery dostępne na koncie IMAP (patrz rysunek po prawej stronie). W rzeczywistości pobrana zostanie cała struktura folderów. To jest jedna z wspaniałych funkcji protokołu IMAP. Wskazówka: Od tej chwili podczas tworzenia nowej wiadomości, w polu Od możemy wybrać konto (GroupWise, IMAP lub POP), z którego wiadomość zostanie wysłana. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 77

76 46. Korzystanie z folderów NNTP Autor Uli Neumann Grupy dyskusyjne są bardzo użytecznym narzędziem do omawiania problemów, poszukiwania rozwiązań i dyskutowania na inne interesujące tematy. Jest to jeden z najstarszych protokołów, ale wciąż używany bardzo często. Akronim NNTP oznacza Network News Transfer Protocol (Protokół Transportowy Grup Dyskusyjnych). Na przykład, Novell oferuje wiele grup dyskusyjnych darmowej pomocy technicznej (forums.novell.com). Zalecamy wypróbowanie jednej z tych grup dyskusyjnych.. Tworzenie folderu NNTP jest bardzo podobne do tworzenia folderu IMAP: " Wybieramy z menu głównego Plik Nowy Folder. " W nowym oknie dialogowym wybieramy opcję Folder NNTP. Uwaga: W niektórych środowiskach opcja może być niedostępna. Prawdopodobnie administrator celowo wyłączył powyższą opcję lub po prostu nie została ona jeszcze włączona. Jeśli potrzebny jest dostęp do NNTP z klienta GroupWise, zalecamy kontakt z administratorem. " Określamy nazwę konta tego folderu. Uwaga: W trybach zdalnym lub buforowania, klient umożliwia dołączenie tego konta do skrzynki GroupWise tak, aby konto było dostępne również w biurze w trybie on line. Zapora sieciowa organizacji może uniemożliwić aktualizację konta NNTP. " 78 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

77 Po kliknięciu przycisku Dalej, określamy szczegóły konta NNTP. Wprowadzamy adres serwera grup dyskusyjnych, nazwę do logowania i hasło, jeśli serwer wymaga uwierzytelniania, adres i nazwę nadawcy, która będzie wyświetlana w polu Od w każdej wiadomości. " W kolejnym kroku określamy typ połączenia. Dostępne są dwa typy: bezpośrednie połączenie przy użyciu sieci lokalnej lub połączenie przy użyciu modemu i linii telefonicznej. W większości przypadków komputer jest już połączony z siecią Internet, więc możemy użyć opcji Połączenie przy użyciu sieci lokalnej. W pozostałych przypadkach, możemy użyć dostępnych opcji modemu. " Po kliknięciu przycisku Dalej, dodajemy opis konta NNTP i umieszczamy folder NNTP w pożądanym miejscu struktury folderów. " W ostatnim kroku konfigurujemy wygląd i zachowanie folderu. Więcej informacji znajduje się w temacie 30. " Przy pierwszym połączeniu z serwerem grup dyskusyjnych, klient wyświetli zapytanie o pobranie listy dostępnych grup dyskusyjnych. Po pobraniu listy, zaznaczamy pożądane grupy dyskusyjne, które zostaną oznaczone małą ikoną. Folder NNTP jest gotowy do użycia możemy przeglądać zawartość wybranych grup dyskusyjnych. Wyświetlone zostaną wszystkie posty innych użytkowników, możemy odpowiedzieć na wybrane posty lub utworzyć własny temat. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 79

78 47. W jaki sposób foldery systemowe ułatwiają organizację Autor Uli Neumann Ilość informacji gromadzonych w systemie GroupWise może być ogromna. Dobrym rozwiązaniem jest utworzenie pewnego rodzaju struktury do przechowywania tych danych. W większości przypadków drzewo katalogów tworzymy w folderze Osobisty, jednym z wielu folderów GroupWise. Każdy folder systemowy spełnia określoną funkcję i nie może być usunięty. Przyjrzyjmy się dokładniej poszczególnym folderom. Ikona Opis Folder Osobisty to miejsce, w którym tworzymy foldery, porządkujemy dane itd. Folder Kalendarz prezentuje kalendarz osobisty użytkownika oraz kalendarze innych osób (opcje kalendarzy wieloosobowych). Klient umożliwia tworzenie podkalendarzy i wyświetlanie wszystkich, tylko jednego lub wybranych kalendarzy zgodnie z opisem w rozdziale 8. Folder Lista zadań ułatwia zarządzanie wiadomościami, zadaniami i innymi elementami, zgodnie z opisem w rozdziale 9. Folder Kontakty nie jest zwykłą książką adresową, gdyż prezentuje informacje z jednej z zakładek książki adresowej. Folder umożliwia przeglądanie kontaktów, sortowanie elementów, przypisywanie kategorii i wiele innych (więcej w rozdziale 10). Folder Dokumenty jest częścią systemu zarządzania dokumentami GroupWise. W tym folderze znajdują się foldery wyszukiwania różnych dokumentów opisane w rozdziale 13. Folder Strona domowa jest wyświetlany po uruchomieniu klienta i zawiera wszystkie elementy z różnych źródeł (więcej w rozdziale 4). Foldery IMAP zapewniają dostęp do zewnętrznych skrzynek pocztowych (więcej w temacie 45). 80 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

79 Każda wiadomość ze znacznikiem X SPAM (nagłówkiem) zostanie automatycznie przeniesiona do folderu Wiadomości śmieci. Znacznik X SPAM mogą dodawać niektóre rozwiązania firm niezależnych. Skrzynka pocztowa jest głównym miejscem, do którego docierają nowe wiadomości. W tym przykładzie możemy zobaczyć, że w folderze jest 2176 nieodczytanych wiadomości. Foldery RSS są nowością w GroupWise 8.0 i umożliwiają gromadzenie informacji z różnych źródeł (więcej w temacie 42). Folder zawiera wszystkie Przesyłki wysłane, takie jak: wiadomości, spotkania, notatki itd. W wersji GroupWise 6.0 i starszych był to folder wyszukiwania. Od wersji GroupWise 6.5 jest ponownie folderem systemowym (więcej w temacie 48). Foldery Teaming są nowością w GroupWise 8.0 i zapewniają szybki dostęp do informacji dostępnych na serwerze Novell Teaming (więcej w temacie 44). Folder Kosz zawiera każdą wiadomość usuniętą z dowolnego folderu skrzynki pocztowej GroupWise. Tylko czy wiadomości usuwane z Kosza są naprawdę usuwane? Jest jeden wyjątek od tej reguły. W wersji GroupWise 6.5 i nowszych administrator może skonfigurować system tak, aby wiadomości nie były usuwane przed ich archiwizacją. Takie postępowanie może być wymuszone zasadami i regulaminem organizacji. Folder Prace w toku zawiera wszystkie nie ukończone wiadomości. W tym folderze możemy również umieścić wszystkie inne nieukończone elementy. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 81

80 48. Przesyłki wysłane ponownie folderem systemowym Autor Uli Neumann Trochę historii: w wersji GroupWise 5.x i 6.0 folder Przesyłki wysłane był Folderem rezultatów wyszukiwania opisanym w temacie 40. W wersji GroupWise 6.5 i nowszych Novell zmienił go ponownie na folder systemowym, tak jak w wersji GroupWise 4.x. Powodem zmiany jest fakt, że mimo iż Folder rezultatów wyszukiwania oferuje duże możliwości, może również spowodować zamieszanie. Wyjaśnienie poniżej. Rezultaty wyszukiwania pochodzą z folderów z dowolnego miejsca skrzynki pocztowej i skrzynek pocztowych innych użytkowników. Przeniesienie lub usunięcie dowolnego elementu z Folderu rezultatów wyszukiwania, powodowało w rzeczywistości przeniesienie lub usunięcie elementu z właściwego folderu. Tak więc jeśli w GroupWise 5.x lub 6.0 ktoś przeniósł wysłaną przesyłkę z folderu Przesyłki wysłane do innego folderu, w rzeczywistości przenosił element z oryginalnego folderu w nowe miejsce. Ale po ponownym otworzeniu folderu Przesyłki wysłane, ten sam element wciąż znajdował się w folderze Przesyłki wysłane (aktualizacja automatyczna). Powodowało to mnóstwo zamieszania, gdyż w efekcie użytkownik kasował irytujące, ponownie pojawiające się elementy z folderu Przesyłki wysłane nie zdając sobie sprawy, że usuwa element z oryginalnego folderu! Jeszcze więcej zamieszania powodował fakt, że w starszych wersjach folder Przesyłki wysłane mógł być usunięty jak każdy inny Folder rezultatów wyszukiwania! W sumie było to bardzo mylące i dobrze, że Novell zareagował na wiele żądań i skarg związanych z tą funkcją. Folder Przesyłki wysłane został znowu zamieniony na folder systemowy. Jeśli przeniesiemy element wysłany do innego folderu, na przykład aby zapisać go w jednym folderze (projektu), zniknie on z folderu Przesyłki wysłane. Jednakże wciąż możemy korzystać ze starego mechanizmu i tworzyć nowe foldery Przesyłki wysłane oraz Zadania. Oba są zwykłymi Folderami rezultatów wyszukiwania, które możemy usuwać i tworzyć od nowa. Aby to wykonać: " Wybieramy z menu głównego Plik Nowy Folder. " W kolejnym oknie dialogowym wybieramy Folder rezultatów wyszukiwania i zaznaczamy opcję Predefiniowany folder rezultatów wyszukiwania. " Wybieramy jeden z folderów wstępnie zdefiniowanych i klikamy przycisk Dalej. " Akceptujemy lub wprowadzamy nową nazwę i określamy położenie folderu w strukturze folderów. 82 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

81 49. Do usług: licznik przesyłek Autor Erno de Korte GroupWise jest niezmiernie łatwy w obsłudze i informuje o stanie skrzynki pocztowej na wiele sposobów. Przyjrzyjmy się kilku bardzo przydatnym licznikom elementów: " Obok każdego folderu znajduje się zielony licznik wskazujący Elementy nieodczytane w tym folderze. " Obok folderu Kosz znajduje się czerwony licznik wskazujący liczbę usuniętych wiadomości, które nie zostały opróżnione. " Po lewej stronie każdego folderu z elementami nieodczytanymi znajduje się mała ikona koperty wskazująca, że w folderze są nowe elementy. Wskazówka: Jeśli przyjrzymy się folderowi o nazwie GW Wallpapers, zobaczymy mała ikonę koperty wskazującą na elementy nieodczytane, ale po prawej stronie nazwy folderu nie ma licznika. Dzieje się tak dlatego, że jest to folder współużytkowany. We wcześniejszych wersjach GroupWise foldery współużytkowane udostępniały licznik elementów, ale niestety nie działał on poprawnie. " Podczas pracy w folderze (a nie w widoku strony domowej GroupWise) w dolnym prawym rogu znajduje się licznik elementów z bieżącego folderu (rysunek po lewej stronie). " Aby sprawdzić liczbę elementów w folderze, możemy również skorzystać z okna dialogowego właściwości danego folderu. Wskazówka: Funkcja jest szczególnie przydatna, jeśli folder wydaje się pusty. W większości przypadków elementy są ukryte ze względu na błędne ustawienia wyświetlania. Więcej informacji znajduje się w temacie 31. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 83

82 50. Ręczne i automatyczne sortowanie folderów Autor Erno de Korte Klient GroupWise umożliwia tworzenie nieograniczonej liczby folderów za pomocą opcji Plik Nowy folder albo poprzez kliknięcie istniejącego folderu prawym przyciskiem. Uporządkowanie folderów w postaci podfolderów powoduje powstanie tak zwanego drzewa folderów. Jednakże w niektórych przypadkach foldery mogą być nieposortowane. Z drugiej strony foldery mogą być nieposortowane z określonych powodów omówionych w temacie 51. Aby uporządkować foldery alfabetycznie: " Klikamy prawym przyciskiem folder z nie uporządkowanymi podfolderami. " Wybieramy z menu podręcznego Sortuj podfoldery, aby automatycznie uporządkować wszystkie foldery alfabetycznie. Uwaga: Opcja Sortuj podfoldery jest dostępna tylko w folderach z nie uporządkowanymi podfolderami. Jeśli wszystkie podfoldery są uporządkowane, każdy nowy podfolder będzie wstawiany automatycznie w porządku alfabetycznym. Jednakże, jeśli folder nadrzędny nie jest uporządkowany, każdy nowy folder będzie dodawany na szczycie listy: " Wybieramy dowolny folder z podfolderami i sprawdzamy, czy podfoldery są uporządkowane. Jeśli nie, sortujemy zgodnie z powyższym opisem. " Klikamy folder nadrzędny prawym przyciskiem i wybieramy opcję Nowy folder, a następnie wybieramy typ folderu. " Po kliknięciu przycisku Dalej i wprowadzeniu nazwy folder zostanie automatycznie umieszczony w odpowiednim miejscu. 84 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

83 51. Przenoszenie folderów prawym przyciskiem myszy Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Większość użytkowników korzysta często z techniki przeciągnij i upuść używając przeważnie lewego przycisku myszy. Za pomocą tej techniki możemy bardzo łatwo przenosić foldery między różnymi folderami nadrzędnymi. Każdy przeniesiony folder zostanie umieszczony: " W porządku alfabetycznym jeśli nowy folder nadrzędny jest uporządkowany " Na szczycie listy jeśli nowy folder nadrzędny nie jest uporządkowany W niektórych przypadkach potrzebujemy większej kontroli, dlatego podczas przeciągania i upuszczania używamy prawego przycisku myszy. Początkowo może się to wydawać trochę dziwne, ale taka metoda ma określone zalety, gdyż zapewnia znacznie większą kontrolę nad opcjami przenoszenia folderów. Menu podręczne dostępne podczas przeciągania z użyciem prawego przycisku myszy udostępnia następujące opcje: " Przenieś do działa jak lewy przycisk i przenosi folder na szczyt nie uporządkowanej listy lub w porządku alfabetycznym. " Przenieś do góry przenosi folder powyżej aktualnie zaznaczonego folderu. " Przenieś do dołu przenosi folder poniżej aktualnie zaznaczonego folderu. Wskazówka: Nie uporządkowana lista folderów może być przydatna do umieszczania najważniejszych folderów na szczycie długiej listy. W jaki sposób foldery ułatwiają pracę 85

84 52. Rozwiązania usprawniające zarządzanie folderami Autor Erno de Korte Kilku partnerów Novell udostępnia narzędzia usprawniające zarządzanie folderami w GroupWise: a. Advansys Formativ Advansys udostępnia kilka rozwiązań usprawniających GroupWise. Stworzony przez nich system Formativ umożliwia tworzenie apletów, które mogą automatycznie tworzyć, usuwać lub nawet udostępniać foldery. Odmienne podejście reprezentuje aplet Print Folder Information, który umożliwia dodawanie listy dowolnego folderu do wiadomości pocztowej. Kolejny aplet umożliwia dodanie nowej kolumny do widoku folderu GroupWise. Więcej informacji na stronie: b. Messaging Architects GWTreeCast GWTreecast jest rozwiązaniem do zarządzania Folderami współużytkowanymi w GroupWise, które umożliwia tworzenie folderów współużytkowanych bez ingerencji użytkownika końcowego. GWTreecast wykorzystuje Foldery współużytkowane GroupWise, aby zapewnić użytkownikom końcowym dostęp do informacji przechowywanych w środowisku GroupWise. Aplikacja umożliwia również szybkie i łatwe odzyskiwanie informacji w przypadku przypadkowego usunięcia lub zmiany nazwy folderów. Krótki przegląd wszystkich funkcji: " Rozgłaszanie i utrzymywanie całego drzewa Folderów współużytkowanych " Centralne naprawianie usuniętych, przeniesionych folderów " Utrzymywanie struktury lub usuwanie wszystkich współużytkowników " Bez potrzeby akceptowania i porządkowania folderów " Odbudowywanie folderów użytkowników jednym kliknięciem " Integracja z edirectory " Bez przyznawania pełnomocnictw Więcej informacji na stronie: 86 W jaki sposób foldery ułatwiają pracę

85 6 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania W dzisiejszych czasach wysyłanie wiadomości pocztowych nie stanowi wielkiego problemu. Wystarczy otworzyć program pocztowy lub klienta internetowego, wprowadzić adres odbiorcy lub wybrać go z książki adresowej, dodać temat, wpisać tekst wiadomości, a następnie kliknąć przycisk Wyślij kolejne łatwe zadanie zakończone. Ale czy to, aby na pewno wszystko? Wysyłanie wiadomości to coś więcej, właściwie jest to bardzo skomplikowany proces gwarantujący dostarczenie praktycznie wszystkich wysyłanych wiadomości. Wyrażenie praktycznie wszystkich jest trochę przerażające. Większość użytkowników przyjmuje procesy, które zapewniają, że czysta woda, elektryczność lub dostęp do sieci Internet jest dostępna w ich domu za oczywiste i w podobny sposób postrzega pocztę elektroniczną to po prostu musi działać. Aby dowiedzieć się więcej o czynnościach, jakie mają miejsce w tle, polecamy dodatek A, Wycieczka po środowisku GroupWise, w którym został przedstawiony szczegółowo sposób działania GroupWise. Kiedy wiedza o tych systemach jest potrzebna? Dopóki wszystko działa poprawnie taka wiedza jest zbędna, ale jeśli coś pójdzie nie tak na pewno będzie przydatna. Na początku przedstawimy kilka nowych funkcji wprowadzonych w wersji GroupWise 8.0. W kolejnych tematach omówimy Czynności domyślne dostępne w GroupWise. Potem zajmiemy się sposobem dostarczania wiadomości w sieci Internet i omówimy, dlaczego wiadomości z organizacji (wiadomości wewnętrzne) są bezpieczniejsze i dostarczane w bardziej niezawodny sposób od wiadomości wysyłanych do odbiorców w sieci Internet (wiadomości zewnętrzne). Przedstawimy również właściwości wiadomości pocztowej i ich znaczenie w codziennym użytkowaniu. Jedna z takich funkcji to: Usługa potwierdzenia dostarczenia (DSN Delivery Service Notification) dla poczty internetowej! Funkcja DSN będzie omawiana szczegółowo w temacie 63. W rozdziale omówimy również różnicę między wiadomościami tekstowymi, a wiadomościami HTML o znacznie większych możliwościach formatowania i przedstawimy powody przemawiające za każdym z tych rodzajów. Na koniec zajmiemy się opcją Przesyłka obiegowa w GroupWise i funkcją zwaną Mój temat. Oczywiście to nie wszystko Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 87

86 53. Nowe opcje elementów w GroupWise 8.0 Autor Erno de Korte W wersji GroupWise 8.0 możemy zauważyć, że Novell przejrzał listę wszystkich żądań klientów zebranych przez wszystkie lata i postarał się rozwiązać tak wiele z nich jak to możliwe. Przykłady tych rozwiązań znajdują się w wielu tematach tej książki. Przedstawiamy kilka usprawnień związanych z elementami w skrzynce pocztowej: " Używanie tylko zaznaczonego tekstu podczas odpowiadania lub przekazywania Proste, ale znaczące usprawnienie. Klient umożliwia wybranie fragmentu tekstu, który zostanie użyty podczas odpowiadania lub przekazywania: " Otwieramy pożądany element. " Zaznaczamy fragment tekstu za pomocą myszy. " Klikamy przycisk Odpowiedz lub Przekaż. Nowy element będzie zawierał tylko zaznaczony tekst. " Strzałki Odpowiedz lub Przekaż są połączone z historią Zgodnie z opisem w temacie 144, kliknięcie dwukrotne strzałek Odpowiedz lub Przekaż na liście folderu otwiera okno dialogowe z Wątkiem dyskusji elementu. " Źródło wiadomości pocztowej Przeglądanie źródła wiadomości elementu jest teraz znacznie łatwiejsze. Funkcja może być przydatna do rozwiązywania problemów. Wystarczy kliknąć element prawym przyciskiem i wybrać opcję Właściwości, aby wyświetlić Źródło wiadomości w jednej z zakładek. " Dodawanie elementów do Listy zadań Wstawianie nowych elementów do Listy zadań ( Lista wyboru we wcześniejszych wersjach) jest teraz znacznie łatwiejsze. Wystarczy kliknąć dowolny element i wybrać opcję Pokaż na liście zadań. Więcej informacji znajduje się w temacie 134 i kolejnych. " Więcej sposobów wyszukiwania elementów Oczywiście możemy użyć nowej, rozszerzonej funkcji Wyszukiwanie opisanej w temacie 12. Jeśli klikniemy element prawym przyciskiem, w zależności od samego elementu i kolumny, zobaczmy opcje Znajdź podobne lub Szukaj w Folder. " Klikamy prawym przyciskiem pierwszą kolumnę elementu z przypisaną kategorią opcja Znajdź podobne wyświetla tylko elementy z tej samej kategorii. " Klikamy prawym przyciskiem dowolną kolumnę, aby wyświetlić opcję Szukaj w Folder, która wyświetla tylko elementy o tym samym tytule lub nadawcy. " Drukowanie krótkiej lub pełnej listy dystrybucyjnej Niektóre wiadomości są wysyłane do setek lub tysięcy ludzi, więc po wydrukowaniu takiej przesyłki lista odbiorców może zająć wiele stron. Z tego względu w poprzednich wersjach GroupWise listy zostały skrócone ze względu na wygodę oraz oszczędność papieru i atramentu. W niektórych przypadkach, na przykład ze względów prawnych, wymagane jest drukowanie pełnej listy odbiorców. W GroupWise 8.0 możemy skonfigurować to zachowanie wybierając z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Czynności domyślne. Na dole pośrodku tej zakładki znajdują się opcje Drukuj krótką listę dystrybucyjną (domyślne) lub Drukuj pełną listę dystrybucyjną. " Dodawanie kontaktów do otrzymanych elementów Po otrzymaniu elementu od kontaktu, możemy dodać dodatkowe kontakty do tego otrzymanego elementu. Funkcja jest 88 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

87 przydatna do przeglądania historii kontaktu w książce adresowej lub folderze kontaktów. Więcej informacji znajduje się w temacie 119. " Inteligentne przyciski zapamiętują ostatnio wybraną opcję W poprzednich wersjach klienta po wybraniu alternatywnej opcji przycisku z użyciem strzałki, opcja nie była zapamiętywana. Na przykład, podczas tworzenia nowego spotkania, utworzenie spotkania z innymi osobami lub spotkania osobistego wymagało używania strzałki za każdym razem. W GroupWise 8.0 większość przycisków została zamieniona na Przyciski inteligentne, które zapamiętują ostatnio wybraną opcję. " Wybranie jednego z wielu adresów danego kontaktu Zgodnie z opisem w temacie 152, klient umożliwia teraz dodawanie wielu adresów do jednego kontaktu. Funkcja może być przydatna, na przykład, do dodania adresu firmowego i prywatnego. Aby użyć jednego z tych adresów: " Tworzymy kontakt z kilkoma adresami w jednym z folderów kontaktów. " Tworzymy nowy element i klikamy przycisk Adres na pasku narzędzi, aby otworzyć okno Selektora adresów. " Wybieramy poprawną książkę adresową w polu Szukaj w. " Odnajdujemy kontakt z kilkoma adresami i klikamy ikonę +, aby go rozwinąć. Przeglądamy wszystkie adresy kontaktu i wybieramy jeden z nich. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 89

88 54. Dwie ciekawe funkcje: Mój temat i Kategorie Autor Erno de Korte Czasami otrzymujemy wiadomości lub spotkania z bardzo niejasnym tematem, który nic nam nie mówi. Ale skoro chcemy zapisać element do użycia w przyszłości, bardzo przydatna byłaby możliwość zmiany tematu wiadomości pocztowej lub spotkania. Wychodząc naprzeciw tym potrzebom Novell dodał dwie ciekawe funkcje: Mój temat oraz Kategorie. Opcje umożliwiają zmianę tematu i dodanie kategorii do każdego odebranego elementu. Oryginalny temat zostanie zachowany, a wartość opcji Mój temat zostanie nałożona na temat oryginalny. Aby użyć tych funkcji: " Otwieramy istniejący element i przechodzimy na zakładkę Personalizuj. " W polu Temat wprowadzamy własny, bardziej zrozumiały temat. " Z listy kategorii wybieramy jedną lub więcej kategorii. " Klikamy Zamknij, aby zapisać i aktywować zmiany. Uwaga: Pierwsza wybrana kategoria będzie kategorią podstawową, która określa kolor elementu na liście elementów. Wskazówka: Przycisk Wyszukiwanie (GW8.0) lub ikona Filtr (GW7.0), umieszczone w prawym górnym rogu, umożliwiają łatwe filtrowanie elementów według kategorii. 90 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

89 55. Czynności domyślne w GroupWise Autor Erno de Korte W tym temacie przedstawimy kompletny przegląd wszystkich Czynności domyślnych klienta GroupWise (kontynuacja tematów 21 i 64): " Aby przejrzeć i skonfigurować opcje wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Czynności domyślne. " Sekcja Przesyłki wysłane określa, co się dzieje po kliknięciu dwukrotnym elementu w folderze Przesyłki wysłane : " Opcja Otwórz przesyłkę wyświetla tekst wiadomości. " Opcja Pokaż właściwości wyświetla stan elementu (patrz temat 60). " Sekcja Przeglądarka Web umożliwia określenie, co się dzieje po kliknięciu dwukrotnym odnośnika w wiadomości pocztowej. Element będzie wyświetlany w bieżącym oknie wiadomości lub w nowym oknie przeglądarki. " Sekcja Załączone pliki : W GroupWise 7.0 opcja określa, co się dzieje po kliknięciu załącznika: załącznik może być wyświetlony w oknie Szybki podgląd lub w domyślnej aplikacji, np. Word dla plików *.doc. GroupWise 8.0 udostępnia kilka nowych opcji opisanych w temacie 83. Sekcja umożliwia również włączenie ostrzeżenia o przekroczeniu określonej wielkości załącznika. " Sekcja Rozpocznij w umożliwia określenie, czy po otworzeniu klienta powinna być wyświetlona Strona domowa, czy Skrzynka pocztowa. " Sekcja Załączniki wiadomości : Opcje dostępne są tylko w GroupWise 7.0 i zostały opisane w temacie 73. " Sekcja Wyświetl lub ukryj okno QuickViewer dla została opisana szczegółowo w temacie 20. " Sekcja Zezwól na wysyłanie/pobieranie offline /pobieranie offline wpływa na pracę w trybach Buforowanie lub Zdalny. W tych trybach nie ma bezpośredniego połączenia z Urzędem pocztowym GroupWise, a praca odbywa się na lokalnej kopii skrzynki pocztowej. Wybieramy tryb Zdalny, aby klient GroupWise nie aktualizował skrzynki pocztowej w regularnych odstępach czasu i używamy opcji Wyślij/Pobierz z menu głównego.. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 91

90 56. Pozostałe czynności domyślne w GroupWise Autor Erno de Korte Poniżej przedstawiamy Czynność domyślną wspólną dla GroupWise 7.0 i 8.0: " Sekcja Obrazy zewnętrzne w HTML umożliwia określenie wyświetlania zewnętrznych obrazów pochodzących z witryn WWW, które są częścią otrzymanej wiadomości. Bardzo często wiadomości HTML są tworzone z tylko odnośnikami do obrazów, gdyż zmniejsza to wielkość wiadomości. Taka metoda może jednak stanowić zagrożenie bezpieczeństwa. Sekcja udostępnia następujące opcje: " Opcja Zawsze pokazuj ostrzeżenie wyświetla żółty pasek ostrzeżenia w górnej części wiadomości przedstawiony na rysunku poniżej. " Opcja Nigdy nie pokazuj ostrzeżenia umożliwia wyłączenie ostrzeżeń. " Opcja Sprawdź częste kontakty sprawdza element w częstych kontaktach. Jeśli osoba została zapisana w częstych kontaktach ostrzeżenie nie będzie wyświetlane. GroupWise 8.0 udostępnia kilka nowych czynności (patrz rysunek w temacie 55): " Sekcja Nowy element listy zadań umożliwia określenie rodzaju elementu używanego podczas tworzenia nowego elementu listy zadań (więcej w temacie 135). " Sekcja Drukowanie umożliwia określenie, czy podczas drukowania wiadomości powinna być drukowana pełna, czy tylko skrócona lista dystrybucyjna. Pierwsza opcja może powodować powstanie ogromnych wydruków (więcej w temacie 53). " Sekcja Przeciągnij wiad. na pulpit umożliwia określenie, czy wiadomość przeciągnięta na pulpit systemu Windows powinna być zapisana w postaci skrótu GroupWise.gwi, czy w postaci kopii wiadomości w formacie Microsoft.eml obsługiwanym przez inne aplikacje. Więcej informacji znajduje się w temacie Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

91 57. Zmiana formatowania odpowiedzi Autor Erno de Korte GroupWise udostępnia kilka opcji Format odpowiedzi, które służą do formatowania odpowiedzi w trybie tekstowym lub HTML. Opcje są dostępne po wybraniu z menu głównego: " Narzędzia Opcje Środowisko Format odpowiedzi Uwaga: Odpowiedź na wiadomość jest wysyłana w formacie zwykłego tekstu lub HTML, w zależności od konfiguracji w oknie dialogowym Narzędzia Opcje Środowisko Widoki opisanym w tematach 68 i 69. Format odpowiedzi możemy zmienić w dowolnym momencie, np. wybierając format z paska menu elementu, ale opcje związane z nagłówkiem i cytatami są aktywowane w momencie kliknięcia przycisku Odpowiedz na podstawie ustawień Domyślny widok i czcionka pisania. " Sekcja Odpowiedź z formacie zwykłego tekstu : dostępne są opcje GroupWise format klasyczny, Uwzględnij nagłówki lub Standard internetowy przedstawione na rysunkach od lewej do prawej. Opcje Uwzględnij nagłówki i Standard internetowy umożliwiają określenie miejsca dodania odpowiedzi (albo na górze albo na dole ). Standard internetowy umożliwia również automatyczne dodanie separatorów takich jak > przed każdą linią odpowiedzi. " Sekcja Odpowiedź w formacie HTML zawiera opcje odpowiedzi w trybie HTML. Dostępne są opcje GroupWise format klasyczny lub Rozszerzony format HTML. Pierwsza opcja jest bardzo podobna do wiadomości tekstowej (rysunek po lewej). Opcja Rozszerzony format HTML utworzy nagłówek podobny do tego na rysunku po prawej, ale bez separatorów, które zepsułyby oryginalny układ wiadomości HTML. W tym trybie możemy również zaznaczyć opcję Uwzględnij nagłówki. Sekcja Pierwszy wiersz odpowiedzi zawiera umożliwia wybranie pól, które będą uwzględnione w rozszerzonym nagłówku. Dostępne są opcje >>>, Data, Ident. wiad., Nazwa użytkownika i Adres . Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 93

92 58. Różnice między pocztą wewnętrzną, a zewnętrzną Autor Erno de Korte Zgodnie z opisem w dodatku A, podstawą wszystkich rozwiązań ICE takich jak GroupWise jest spełnianie potrzeb wewnętrznych organizacji. Dobra wiadomość jest taka, że GroupWise udostępnia mnóstwo dodatkowych funkcji dla elementów wysyłanych wewnątrz systemu. Tymi elementami mogą być wiadomości pocztowe, kalendarz, zadania lub notki przypomnienia, a nawet elementy niestandardowe tworzone przez aplikacje, takie jak aplety Advansys Formativ. Wszystkie te elementy posiadają bogaty zestaw właściwości i obsługują funkcje, takie jak śledzenie stanu i wiele innych. Zestaw właściwości elementu ulega znacznemu zmniejszeniu po wysłaniu poprzez sieć Internet do użytkownika poza systemem GroupWise. Wszystkie serwery pocztowe w sieci Internet obsługują protokół Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), który jak sama jego nazwa wskazuje posiada ograniczone możliwości. Protokół SMTP umożliwia serwerowi GroupWise SMTP, zwanemu agentem internetowym GroupWise (GWIA), komunikację z innymi serwerami SMTP w sieci Internet i dostarczanie wiadomości pocztowych. Jednakże, protokół nie udostępnia możliwości Śledzenia stanu, ani śledzenia dostarczenia wiadomości do skrzynki pocztowej odbiorcy. Dobra wiadomość jest taka, że coraz więcej serwerów pocztowych obsługuje protokół SMTP (ESMTP), który obsługuje opcje śledzenia stanu. Opcje zostaną opisane szczegółowo w temacie 63. W ostatnich latach rozwinął się również internetowy standard kalendarzy ical, który jest implementowany w coraz większej liczbie rozwiązaniach, np. GroupWise. Oznacza to, że jeśli wyślemy spotkanie lub zadanie innemu użytkownikowi spoza organizacji, w większości przypadków element zostanie odebrany jako spotkanie lub zadanie, a nie prosta wiadomość pocztowa. Klient GroupWise udostępnia kilka funkcji, które nie są dostępne w sieci Internet albo są dostępne tylko w ograniczonej postaci: " Kompletne śledzenie stanu, po włączeniu umożliwia sprawdzanie stanu dostarczenia, otworzenia i usunięcia elementów. " Wycofywanie, które umożliwia usunięcie wysłanej wiadomości, nawet ze skrzynki pocztowej odbiorcy, jeśli odbiorca nie otworzył tej wiadomości. Elementy wysyłane przez sieć Internet z pewnymi ograniczeniami: " Spotkania były od zawsze słabym punktem sieci Internet. Przed GroupWise 7.0, każde spotkanie wysyłane lub odbierane poprzez sieć Internet było zwykłą wiadomością pocztową ze szczegółami spotkania w treści elementu. Od wersji GroupWise 7.0 wprowadzono obsługę standardu ical, która została rozwinięta w GroupWise 8.0 więcej informacji w tematach od 123 do 125. " Zadania w większości przypadków zostaną zamienione na elementy ical i są odbierane jako zadania, jeśli aplikacja odbiorcy obsługuje ten standard. W przeciwnym wypadku staną się zwykłą wiadomością pocztową ze szczegółami w treści elementu. 94 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

93 59. Włączanie śledzenia stanu i powiadomienia zwrotnego Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Wiadomości wewnętrzne oferują znacznie więcej opcji niż wiadomości wysyłane poprzez sieć Internet. Opcje dodatkowe umożliwiają Śledzenie stanu. Jeśli opcje zostaną włączone, możemy sprawdzać stan dostarczenia, otworzenia i usunięcia elementów. Aby wykorzystać zalety tych opcji postępujemy następująco: " Tworzymy nowy element (wiadomość, kalendarz itp.) i wybieramy Opcje wysyłania Śledzenie stanu. Pojawi się okno dialogowe z dostępnymi opcjami (przedstawione na rysunku poniżej). " Domyślnie zaznaczona jest opcja Dostarczona i otwarta. Opcja Wszystkie umożliwia śledzenie nie tylko dostarczenia i otworzenia, ale również usunięcia i opróżnienia. Uwaga: Administrator może wstępnie skonfigurować opcje śledzenia lub nawet je zablokować w ConsoleOne, narzędziu administracyjnym GroupWise. Ustawienia są częścią Opcji klienta. Wskazówka: Aktywacja opcji Wszystkie w oknie Śledzenie stanu dla każdej wiadomości powoduje dodatkowe obciążenie agenta pocztowego. Agent dostarcza i śledzi wszystkie wiadomości wysyłane z urzędu pocztowego. Z tego względu powinniśmy używać tej opcji tylko w przypadku szczególnie ważnych wiadomości. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 95

94 60. Przeglądanie stanu wiadomości we właściwościach wiadomości Autor Erno de Korte Domyślnie rezultaty Śledzenia stanu możemy przeglądać we właściwościach elementu w folderze Przesyłki wysłane : " Przechodzimy do folderu Przesyłki wysłane i klikamy jedną z wiadomości prawym przyciskiem. " Wybieramy opcję Właściwości, aby wyświetlić informacje śledzenia stanu. Wskazówka: W wersji GroupWise 7.0 ekran właściwości został znacząco usprawniony. Novell ułatwił korzystanie z tego ekranu wprowadzając dwa oddzielne widoki. Domyślny widok Podstawowe właściwości wyświetla, czy wiadomość została wysłana, dostarczona, przeczytana, usunięta (patrz rysunek po lewej stronie). Aby uzyskać dostęp do widoku Zaawansowane właściwości zawierającego szczegółowe informacje, klikamy przycisk w prawym górnym rogu okna właściwości. Widok jest podobny do widoku z poprzednich wersji, ale posiada lepszy układ (patrz rysunek po prawej stronie). 96 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

95 61. Ustawienia domyślne powiadomienia zwrotnego Autor Erno de Korte Śledzenie stanu elementu może być przydatne, ale bardziej poręczne jest otrzymywanie potwierdzenia zwrotnego i/lub powiadomienia, które są wysyłane po otworzeniu lub usunięciu jednej z ważnych wiadomości przez odbiorcę. Aby wykonać to zadanie: " Tworzymy nowy element (wiadomość, kalendarz itp.) i wybieramy Opcje wysłania Śledzenie stanu, aby otworzyć okno dialogowe z dostępnymi opcjami (przedstawione na rysunku poniżej). " Domyślnie obie opcje w sekcji Powiadomienie zwrotne będą ustawione na Brak. Klient umożliwia konfigurację wysyłania potwierdzenia zwrotnego i/lub powiadomienia Po otwarciu lub Przy usunięciu elementu przez odbiorcę. Po wysłaniu wiadomości z włączoną jedną z tych opcji, otrzymamy wiadomość na skrzynkę pocztową i/lub powiadomienie, jeśli program Powiadomienie jest włączony. Wskazówka: Wiadomość potwierdzająca otworzenie lub usunięcie elementu zawiera tekst w języku lokalnym po odpowiedniej konfiguracji opcji językowych agenta POA przez administratora. Domyślnym językiem tych wiadomości jest język Angielski. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 97

96 62. Otrzymywanie powiadomienia o odrzuceniu spotkania Autor Erno de Korte Wysyłając spotkanie do grupy użytkowników na pewno będziemy chcieli otrzymać powiadomienie jeśli jeden z uczestników odrzuci zaproszenie. Takie ustawienie powinno być domyślnie skonfigurowane i zablokowane przez administratora. W ten sposób jeśli ktoś z organizacji odrzuci zaproszenie, wygenerowane zostaną zarówno powiadomienie jak i potwierdzenie zwrotne. Powszechną praktyką powinno być również korzystanie z opcji Odrzuć z opcjami, która umożliwia określenie powodu braku akceptacji spotkania. Określenie powodu, takiego jak Idę na operację w tym dniu jest bardziej uprzejme niż proste Nie lub Odrzuć i umożliwia współpracownikom poznanie przyczyny odmowy. Jeśli opcje zostały skonfigurowane poprawnie, po odrzuceniu spotkania przez któregoś z uczestników otrzymamy potwierdzenie zwrotne. Narzędzie Powiadomienia umożliwia również włączenie ostrzeżeń dźwiękowych i wyskakujących powiadomień. Aby to wykonać: " Klikamy prawym przyciskiem ikonę Powiadomienia (kula ziemska) w zasobniku systemu Windows i wybieramy Opcje. " Na zakładce Stan zwrotny, w sekcji Przy usunięciu (obejmującej spotkania Odrzucone ) zaznaczamy pole wyboru opcji Wyświetl okno. " W razie potrzeby zaznaczamy pole wyboru opcji Odtwarzaj dźwięk i wybieramy plik dźwiękowy, a następnie klikamy przycisk OK. Aby przetestować nowe ustawienia, możemy odrzucić testowe spotkanie od jednego z współpracowników. 98 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

97 63. Śledzenie wiadomości wysyłanych na skrzynki zewnętrzne Autor Erno de Korte Większość funkcji wspomnianych w poprzednich tematach nie jest dostępna podczas wysyłania wiadomości poprzez sieć Internet. Kilka lat wstecz, po prostu nie było wspólnego protokołu internetowego, który obsługiwał takie dodatkowe możliwości. W obecnych czasach coraz więcej serwerów pocztowych obsługuje protokół Enhanced Simple Mail Transfer Protocol (ESMTP), który oferuje dodatkowe możliwości takie jak usługa potwierdzenia dostarczenia ( DSN ), negocjowanie wielkości wiadomości, szyfrowanie wiadomości i wiele innych.. Wiadomość zostanie przesyłana na serwer SMTP odbiorcy, a jej stan zostanie zmieniony na przesłana. Samo przesłanie nie zapewnia gwarancji dostarczenia wiadomości do skrzynki pocztowej odbiorcy, gdyż wiadomość może utknąć w jednym z procesów wewnętrznych (stąd termin przesłana ). Zazwyczaj opcja DSN jest domyślnie włączona w konfiguracji agenta GWIA, który po wykryciu śledzenia stanu dostarczenia wiadomości z użyciem DSN, rozpocznie negocjację z serwerem docelowym na drugim końcu w celu określenia obsługi protokołu ESMTP i DSN. W przypadku pomyślnych negocjacji, stan wiadomości zostanie zmieniony na dostarczona. Aby włączyć funkcję DSN z poziomu użytkownika: " Tworzymy nowy element (wiadomość, kalendarz itp.) i wybieramy Opcje wysyłania Śledzenie stanu. " W dolnej części okna zaznaczamy opcję Włącz potwierdzenie dostarczenia (jeśli jest obsługiwane), która aktywuje funkcję DSN. " Opcja Wysyłaj powiadomienia do mojej skrzynki pocztowej powoduje automatyczne wysłanie powiadomienia zwrotnego po dostarczeniu wiadomości do skrzynki pocztowej odbiorcy. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 99

98 64. Ustawienia domyślne śledzenia stanu Autor Erno de Korte Klient umożliwia włączenie opcji Śledzenia stanu jako ustawienia domyślnego dla wszystkich wiadomości wychodzących. Metoda może być szczególnie wygodna w odniesieniu do opcji Włącz potwierdzenie dostarczenia (jeśli jest obsługiwane). Aby włączyć określić domyślne ustawienia: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Wyślij Poczta. " Zakładka, przedstawiona na rysunku poniżej, umożliwia określenie opcji, które będą używane jako ustawienia domyślne. Wskazówka: Opcja Włącz potwierdzenie dostarczenia (jeśli jest obsługiwane) powinna być domyślnie włączona u każdego użytkownika. Uwaga: Administrator może wstępnie skonfigurować opcje śledzenia lub nawet je zablokować w ConsoleOne, narzędziu administracyjnym GroupWise. Ustawienia są częścią Opcji klienta. 100 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

99 65. Wyszukiwanie lub filtrowanie poczty internetowej Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Czasami istnieje potrzeba wyraźnego rozróżnienia między pocztą wewnętrzną i zewnętrzną (Internet). Na przykład, aby przeglądać tylko pocztę zewnętrzną. GroupWise umożliwia rozróżnianie poczty na podstawie pieczątki, którą otrzymują wszystkie wiadomości przechodzące przez GWIA. Pieczątka jest znana również jako Nazwa widoku. Możemy jej użyć do utworzenia Wyszukiwania w GroupWise 8.0 lub określenia Filtra w GroupWise 7.0. Podstawowe okna dialogowe nie udostępniają pola Nazwa widoku. Aby użyć tego pola, musimy użyć opcji Zaawansowane wyszukiwanie (GW8.0) lub Zaawansowany filtr (GW7.0): " Klikamy przycisk Wyszukiwanie (GW8.0) lub ikonę Filtr (GW7.0, rysunek po prawej stronie) w górnym prawym rogu. " Klikamy przycisk Zaawansowane wyszukiwanie (GW8.0) lub Zaawansowany filtr (GW7.0) " Wybieramy opcję Nazwa widoku z listy rozwijanej. " Wprowadzamy słowo Internet jak na rysunku poniżej. " Wybieramy pożądane warunki zawiera wyświetli wszystkie wiadomości z sieci Internet, a nie zawiera wyświetli tylko wiadomości wewnętrzne. Opcje Wyszukiwanie (GW8.0) lub Filtr (GW7.0) z powyższego przykładu, w oparciu o warunek, że pole Nazwa widoku zawiera słowo Internet, wyświetlą tylko wiadomości otrzymane z sieci Internet za pośrednictwem agenta GWIA. Wskazówka: Przycisk Zapisz umożliwia zapisanie ustawień funkcji Wyszukiwanie (GW8.0) lub Filtr (GW7.0) do użycia w przyszłości. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 101

100 66. Morfing elementów z użyciem opcji Zamień na Autor Erno de Korte Kolejna ciekawa funkcja: klient umożliwia zmianę typu każdego z elementów! Funkcja może być przydatna, na przykład: otrzymujemy zwykłą wiadomość pocztową, ze źródła wewnętrznego lub zewnętrznego, która w rzeczywistości nie jest wiadomością pocztową, ale zaproszeniem na spotkanie. Wiadomość zawiera informacje o godzinie, dacie i prawdopodobnie miejscu spotkania. Zamiast tworzyć nowe spotkanie i kopiować wszystkie potrzebne informacje, możemy użyć opcji Zmie na, aby zamienić wiadomość pocztową na element kalendarza. Aby to wykonać postępujemy następująco: " Klikamy zwykłą wiadomość prawym przyciskiem i wybieramy opcję Zmień na. " Pojawi się nowe okno dialogowe, które umożliwia zmianę elementu na inny rodzaj (patrz rysunek poniżej). " Wybieramy opcję Spotkanie i klikamy przycisk OK. " Uzupełniamy pozostałe szczegóły spotkania, temat i treść wiadomości zostaną zachowane. Wskazówka: Zmiana typu elementu może być wykonana znacznie szybciej w kalendarzu. Wystarczy przeciągnąć i upuścić element bezpośrednio z jednego obszaru do innego, aby zmienić zachowanie elementu. Jeśli przeniesiemy zadanie z listy zadań do kalendarza, zadanie zostanie zmienione w spotkanie. Uwaga: Zmiana typu elementów może spowodować utratę informacji. Przykładowo, zmieniając otrzymaną wiadomość w spotkanie opublikowane lub spotkanie osobiste utracimy informacje o nadawcy, gdyż spotkanie nie posiada właściwości Nadawca. 102 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

101 67. Różnice między wiadomościami tekstowymi i HTML Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Pierwsze wiadomości pocztowe były wysłane pod koniec minionego wieku jako środek komunikacji między różnymi naukowymi i akademickimi społecznościami na całym świecie. Na początku komunikacja między stronami była utrzymywana z użyciem modemów podłączonych do linii POTS (Plain Old Telephone Systems). Aby zachować efektywność przesyłania wiadomości, wielkość wiadomości musiała być minimalna. Z tego powodu wiadomości zawierały tylko zwykły tekst bez dodatkowego formatowania. Po pewnym czasie w sieci Internet zaczęto publikować informacje z użyciem protokołu HTTP, co w rezultacie przyczyniło się do powstania serwerów World Wide Web (www) udostępniających strony szerokiemu gronu użytkowników. Oryginalny język używany do tworzenia witryn nosi nazwę Hyper Text Markup Language (HTML). Zwiększająca się liczbą użytkowników korzystających z sieci Internet do przeglądania stron i wysyłania wiadomości, spowodowała zbliżenie tych dwóch podejść. Działo się tak dlatego, że bardzo duża liczba osób oraz organizacji komercyjnych doceniła zalety i korzyści kolorowych i ilustrowanych wiadomości pocztowych, podobnych do tych z magazynów lub witryn. Rozwiązania pocztowe zostały wyposażone w możliwość wyświetlania wiadomości HTML. W związku z tym coraz większa liczba osób zaczęła wysyłać takie wzbogacone wiadomości. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 103

102 Przyglądając się przykładom na poprzedniej i bieżącej stronie, możemy zauważyć różnicę między tymi dwoma formatami. Przykład na poprzedniej stronie przedstawia wiadomość HTML łącznie z formatowaniem i obrazkami, a przykład na tej stronie przedstawia identyczną wiadomość w trybie tekstowym. Jeśli przyjrzymy się dokładniej obu przykładom, odkryjemy kilka dodatkowych interesujących różnic. W trybie tekstowym obrazy nie są wyświetlane, kolor i wielkość czcionki również nie jest obsługiwana, ale inne proste opcje takie jak pogrubienie są zachowywane. Dobra wiadomość jest taka, że przeglądając wiadomości HTML w trybie tekstowym, możemy kliknąć wszystkie adresy URL. Oczywiście tylko jeśli adresy URL z oryginalnej wiadomości HTML zostały wprowadzone jako kompletny adres URL, czyli Z oczywistych powodów nie działają pośrednie adresy URL, takie jak odnośnik more info here w dolnej części wiadomości przedstawionej poniżej. W tym przykładzie adres URL jest ukryty pod słowem kluczowym here. Kolejnym elementem, który nie zostanie zachowany, jest lista wypunktowana stanowiąca cześć wiadomości HTML. Taka wiadomość z pewnością stanie się więc znacznie mniej czytelna. Wiadomość HTML powinna być czytelna nawet w trybie tekstowym, jeśli nadawca podejmie odpowiednie środki ze świadomością, że nadal bardzo duża liczba użytkowników korzysta z trybu tekstowego. 104 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

103 68. Wyzwania i zagrożenia związane z wiadomościami HTML Autor Erno de Korte Wysyłanie i odbieranie wiadomości tekstowych lub HTML z użyciem klienta GroupWise jest bardzo łatwe. Aby wybrać sposób pisania lub czytania wiadomości: " Tworzymy nową wiadomość lub otwieramy istniejącą. " Wybieramy z menu wiadomości Widok i zaznaczamy opcję Zwykły tekst lub HTML. Uwaga: Podczas otwierania istniejącej wiadomości, opcja HTML będzie niedostępna, jeśli wiadomość nie zawiera znaczników HTML albo inaczej mówiąc zawiera tylko zwykły tekst. Otwierając wiadomość HTML klient GroupWise używa określonych części kodu przeglądarki Internet Explorer zainstalowanej w systemie Windows. W związku z tym użytkownik jest podatny na ataki, takie jak wirusy lub inne złośliwe programy, które mogą być dołączone do tej wiadomości. Na przykład, istnieją wirusy, które mogą być ukryte w bardzo małym obrazie o wymiarze 1 piksela wstawionym w otwieranej wiadomości. Po otworzeniu takiej wiadomości, wirus może wykorzystać określoną lukę w kodzie przeglądarki Internet Explorer i wykonać złośliwy kod. W związku z tym zalecamy częstą aktualizację środowiska Windows i skanera antywirusowego. Kolejnym dobrze znanym nadużyciem używanym w wiadomościach HTML jest mechanizm wykonujący określony kod, który umożliwia nadawcy sprawdzenie, czy wiadomość została przeczytana. Metoda jest powszechnie używana przez profesjonalistów i największe agencje masowej korespondencji do mierzenia efektywności kampanii pocztowych. Jednakże ta sama metoda może być również używana przez mniej uczciwe osoby do zbierania poprawnych adresów , których wartość jest znacznie większa. Oczywiście większość organizacji używa skanerów antywirusowych do sprawdzania strumienia wiadomości oraz usuwania niechcianych wiadomości (SPAM). Jednakże nie zwalnia nas to od stałej czujności, gdyż nowe wirusy pojawiają się zawsze szybciej niż aktualizacje oprogramowania antywirusowego. Uwaga: Administrator może wyłączyć możliwość przeglądania wiadomości w trybie HTML za pomocą opcji administracyjnych GroupWise dostępnych w ConsoleOne w sekcji Opcje klienta. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 105

104 69. Tworzenie lub przeglądanie wiadomości tekstowych Autor Erno de Korte Tworzenie wiadomości w trybie zwykłego tekstu zapewnia następujące korzyści: " Po synchronizacji skrzynki pocztowej z urządzeniami PDA lub telefonami komórkowymi wiadomości tekstowe możemy przeglądać bez problemów, natomiast wiadomości HTML bardzo często powodują problemy ze względu na ograniczone możliwości urządzeń PDA. " Ryzyko wirusów lub innych luk w wiadomościach tekstowych jest minimalne. " Wiadomości tekstowe są bardziej wydajne ze względu na znacznie mniejszą wielkość wiadomości od wiadomości HTML. " Tworzenie wiadomości tekstowej jest łatwiejsze niż tworzenie wiadomości HTML. Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe korzyści, możemy powiedzieć, że wiadomości tekstowe są nadal ważnym środkiem komunikacji. Aby utworzyć wiadomość tekstową w GroupWise: " Tworzymy nowy element, taki jak wiadomość, spotkanie, zadanie albo notkę przypomnienia. " Wybieramy z menu wiadomości Widok i zaznaczamy opcję Zwykły tekst. " Wiadomość tekstową rozpoznajemy po braku paska narzędzi HTML umieszczonego zwykle poniżej tematu wiadomości (patrz rysunek poniżej). Jednakże nawet w trybie zwykłego tekstu, możemy korzystać z kilku opcji dostępnych w menu Edycja Czcionka. Uwaga: Formatowanie będzie widoczne u odbiorców w GroupWise, ale może zniknąć po wysłaniu wiadomości przez sieć Internet. Aby ustawić domyślnie tryb tekstowy dla wszystkich nowych wiadomości: " Wybieramy z menu Narzędzia Opcje Środowisko Widoki " Zaznaczamy opcję Zwykły tekst lub HTML w sekcjach Domyślny widok i czcionka pisania oraz Domyślny widok i czcionka czytania. Wskazówka: Okno umożliwia również określenie domyślnej czcionki i jej rozmiaru w wiadomościach tekstowych. 106 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

105 70. Najlepsze praktyki tworzenia wiadomości HTML Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Widok HTML wykorzystuje kod przeglądarki Internet Explorer i w związku z tym może być podatny na ataki wirusów i inne zagrożenia. Jednakże ze względu na bogaty zestaw funkcji wiadomości HTML, coraz większa liczba użytkowników i organizacji korzysta z tej metody wysyłania wiadomości. Aby utworzyć wiadomość HTML w GroupWise: " Tworzymy nowy element, taki jak wiadomość, spotkanie, zadanie albo notkę przypomnienia. " Wybieramy z menu wiadomości Widok i zaznaczamy opcję HTML. " Poniżej tematu wiadomości znajdują się opcje formatowania, takie jak: rodzaj czcionki, rozmiar czcionki, kolor czcionki i opcje obrazów i tła. Uwaga: Administrator może wyłączyć funkcję Utwórz wiadomość HTML za pomocą opcji administracyjnych GroupWise dostępnych w ConsoleOne w sekcji Opcje klienta. Kilka najlepszych praktyk związanych z tworzeniem wiadomości HTML: " Dołączanie obrazów do wiadomości może znacznie zwiększyć wielkość wiadomości. Zamiast wstawiać obraz bezpośrednio w wiadomości, możemy dodać odnośnik do obrazu umieszczonego na serwerze. W ten sposób zachowamy niewielki rozmiar wiadomości, ale równocześnie musimy zapewnić odbiorcom dostęp do serwera zawierającego pliki obrazów. Więcej informacji znajduje się w temacie 71. " Aby zapewnić zgodność z trybem tekstowym, przełączamy się podczas tworzenia wiadomości między trybami Widok HTML i Zwykły tekst w celu sprawdzenia poprawności i czytelności wiadomości w obu trybach. Wskazówka: GroupWise nie udostępnia jeszcze metody tworzenia wiadomości z użyciem szablonów. W tym celu możemy użyć apletu szablonów HTML opartego na Advansys Formativ, zgodnie z opisem w temacie 88 lub w tematach 74 i 75 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 107

106 71. Dołączanie obrazów do wiadomości HTML Autor Erno de Korte Klient udostępnia dwa sposoby osadzania obrazów w wiadomościach HTML: " Przycisk Wstaw obraz dołącza obraz w miejscu znaku zachęty. " Przycisk Obraz tła umożliwia dołączenie obrazu, który zostanie użyty jako tło wiadomości. Tekst wiadomości zostanie umieszczony na tym obrazie, dlatego zalecamy odpowiednie dobranie obrazu i koloru czcionki. W przeciwnym wypadku wiadomość może być nieczytelna. Uwaga: Niektórzy odbiorcy, przeglądający wiadomość w trybie tekstowym, nie zobaczą wszystkich tych wspaniałych elementów graficznych. Wskazówka: Wielkość wiadomości może się znacznie zwiększyć po dodaniu obrazów. Aby uniknąć tego problemu, zamiast obrazu możemy dodać odnośnik do pliku umieszczonego na serwerze. W ten sposób obraz zostanie załadowany dopiero po otworzeniu wiadomości przez odbiorcę. Taka metoda jest używana bardzo często i stanowi profesjonalne podejście do wstawiania obrazów. Aby dodać odnośnik do obrazu, w tym przykładzie obrazu tła, w wiadomości zamiast samego obrazu: " Używamy przeglądarki, aby otworzyć witrynę z obrazem (w większości przypadków jest to witryna firmowa). " Klikamy obraz prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości. Kopiujemy adres URL obrazu ze strony właściwości obrazu. " Alternatywnie, wysyłamy zapytanie do autora strony o poprawny adres URL. " Tworzymy nową wiadomość w GroupWise, wybieramy opcję Obraz tła i wklejamy adres URL w puste pole. Prosta metoda dodawania odnośników została przedstawiona w temacie 88. Wskazówka: Mniejsze obrazy zostaną automatycznie ułożone sąsiadująco, aby wypełnić całe tło wiadomości. 108 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

107 72. Podziemia GroupWise wyświetlanie załączników systemowych Autor Erno de Korte Kolejna ciekawostka: z pewnością część użytkowników zastanawiała się co się dzieje w systemie GroupWise za ekranem klienta? W jaki sposób elementy takie jak załączniki i wiadomości HTML są obsługiwane i przechowywane w GroupWise? Więcej informacji o przechowywaniu elementów skrzynki pocztowej znajduje się w dodatku A w częściach 4 i 5. Przyjrzyjmy się dokładniej poniższym rysunkom: oba przedstawiają tą samą wiadomość, ale mimo to wyglądają trochę inaczej. GroupWise przechowuje wszystkie elementy wiadomości, takie jak załączniki i elementy graficzne wiadomości HTML w jednym elemencie wiadomości oraz pliku przepełnienia. Aby wyświetlić różne elementy wiadomości, wyłączamy opcję Ukryj załączniki systemowe. Aby to wykonać: " Otwieramy wiadomość i klikamy dowolne miejsce Nagłówka wiadomości prawym przyciskiem (domyślnie szary obszar w górnej części okna). " Odznaczamy opcję Ukryj załączniki systemowe. " W obszarze załączników pojawią się tak zwane załączniki systemowe przedstawione na rysunku po prawej stronie. Wskazówka: Aby zademonstrować działanie tej opcji, zalecamy wybranie wiadomości HTML. W ten sposób wyświetlimy wszystkie obrazy (plik BMP poniżej) oraz plik Mime.822, który zawiera wiadomość w formacie raw ASCII. Wskazówka: Więcej informacji o wyświetlaniu wielkości wszystkich załączników systemowych znajduje się w temacie 73. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 109

108 73. Jak przeglądać szczegóły elementów skrzynki pocztowej Autor Erno de Korte W poprzednim temacie pokazaliśmy, że wiadomość zawiera więcej jak jeden lub dwa załączniki, szczególnie w przypadku wiadomości HTML. W związku z tym przydałaby się możliwość przeglądania większej liczby szczegółów wiadomości, np. wielkości wiadomości. Eksplorator Windows umożliwia przeglądanie dużych ikon albo szczegółów plików, takich jak wielkość i data utworzenia. Aby wyświetlić szczegóły plików wiadomości: " Otwieramy wiadomość i klikamy prawym przyciskiem dowolne miejsce obszaru Okno załącznika. Domyślnie jest to biały obszar poniżej treści wiadomości, w którym widoczne są załączniki. " Wybieramy z menu podręcznego Widok Szczegóły, aby uzyskać widok zbliżony do przedstawionego na poniższym rysunku. Wskazówka: Jeśli obszar Okno załącznika nie jest widoczny, wybieramy z menu wiadomości opcję Widok i zaznaczamy opcję Okno załącznika. Wskazówka: Niektóre załączniki mogą zajmować dużo miejsca. Więcej informacji o przechowywaniu wiadomości bez dużych załączników, tak zwanym usuwaniu załączników, znajduje się w temacie Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

109 74. Jak korzystać z szablonów wiadomości opcja Wyślij ponownie Autor Diethmar Rimser Bardzo często zdarza się, że regularnie, co tydzień lub co miesiąc, wysyłamy identyczne lub podobne wiadomości pocztowe. W okresie świątecznym zwykle wysyłamy do przyjaciół i rodziny bardzo podobne wiadomości z życzeniami wesołych świąt. W każdej kolejnej wiadomości musimy zmienić tylko słów lub adresów. Dużym ułatwieniem byłaby możliwość wykonania tego zadania w prosty sposób za pomocą kilku kliknięć. Oczywiście możemy to wykonać z użyciem funkcji wyślij ponownie dostępnej w folderze Przesyłki wysłane. Ale co jeśli lista Przesyłki wysłana jest bardzo długa? Wtedy możemy użyć dwóch sposobów używania szablonów: " Funkcji Wyślij ponownie " Funkcji Widoki GroupWise a. Korzystanie z funkcji wyślij ponownie Pierwsza metoda jest bardzo prosta, gdyż korzysta z ogólnych funkcji GroupWise. Metoda opiera się na ponownym wysyłaniu poczty. " Na początku tworzymy folder, który będzie zawierał szablony. Ze względu na łatwość używania, nazywamy go Szablony. " Tworzymy nową wiadomość jeden z szablonów. Po wprowadzeniu pożądanych informacji klikamy przycisk Wyślij, aby wysłać wiadomość na konto testowe. Możemy wysłać na własny adres. " Odnajdujemy wysłaną wiadomość w folderze Przesyłki wysłane. Przenosimy element z folderu przesyłek wysłanych do folderu Szablony. To wszystko. Ponowne używanie szablonu jest łatwe, wystarczy ponownie wysłać szablon wiadomości. Aby wykonać to zadanie, używamy opcji Wyślij ponownie dostępnej w menu podręcznym lub opcji Wyślij ponownie na pasku narzędzi. b. Korzystanie z widoków GroupWise Metoda została omówiona szczegółowo w temacie 75. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 111

110 75. Jak korzystać z szablonów wiadomości widoki GroupWise Autor Diethmar Rimser Druga metoda wymaga trochę więcej przygotowań, ale w zamian oferuje kilka przydatnych funkcji. Podczas tworzenia każdego elementu takiego jak wiadomość, spotkanie lub zadanie tak naprawdę otwieramy widok GroupWise. Widok składa się z okna dialogowego ze wszystkimi skojarzonymi przyciskami i jest przechowywany w pliku VEW w Urzędzie pocztowym i na lokalnym dysku twardym. Dobra wiadomość jest taka, że plik widoku może zawierać również dowolną treść! Uwaga: Ze względu na sposób tworzenia i zapisywania plików widoku, formatowanie HTML nie jest obsługiwane. Treść zostanie zapisana jako zwykły, ale sformatowany tekst. Aby użyć tej metody: " Tworzymy nowy element w standardowy sposób. " Z menu Plik wybieramy opcję Zapisz widok zamiast Zapisz jako przesyłkę roboczą. " Kolejne okno umożliwia zapisanie pliku widoku. To wszystko! Teraz możemy ponownie użyć utworzonego widoku. Aby otworzyć zapisany widok: " Pierwsza typowa metoda: wybieramy opcję Plik Otwórz widok, aby otworzyć plik widoku (patrz rysunek po lewej stronie). " Druga metoda obrazuje ścisłą integrację widoków w GroupWise. Klikamy strzałkę obok przycisku Nowa poczta i wybieramy nowo utworzony widok z listy rozwijanej (patrz rysunek po prawej stronie). " Trzecia metoda jest prosta: wystarczy utworzyć na pulpicie systemu skrót do pliku widoku. Klikamy dwukrotnie skrót, aby otworzyć plik widoku. Uwaga: Domyślnie pliki widoku są przechowywane w folderze programu GroupWise na dysku C:\. Ten sposób może być niewygodny jeśli przełączamy się między komputerami, dlatego zalecamy przechowywanie plików widoku na dysku sieciowym. Aby zmienić położenie plików widoku, wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko. Jeśli pole ścieżki plików widoku będzie puste, klient GroupWise użyje folderu C:\Program Files\Novell\GroupWise (GW8.0) lub C:\novell\groupwise (GW7.0). 112 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

111 76. Przesyłki obiegowe w GroupWise prosty przepływ pracy Autor Erno de Korte GroupWise udostępnia prostą opcję przesyłki obiegowej, która umożliwiają tworzenie elementów przesyłanych kolejno między osobami w organizacji. Po wybraniu tej opcji układ elementu zmienia się nieznacznie (patrz rysunek poniżej): na przykład, pola KT i KJ są wyłączone. Różnicę stanowi Selektor adresów, w którym odbiorcy są umieszczeni w określonej kolejności z przypisanym indeksem. W poniższym przykładzie element będzie przesyłany od numeru 1, Erno de Korte, do numeru 2, Corvan de Merwe itd. Każdy odbiorca będzie mógł zaznaczyć opcję Zakończone, po której element zostanie wysłany do kolejnego odbiorcy z listy. Funkcja umożliwia stworzenie bardzo prostego przepływu pracy. Aby to wykonać: " Tworzymy nowy element i wybieramy z menu elementu Czynności Przesyłka obiegowa. " Wybieramy odbiorców z użyciem selektora adresów. Aby zmienić kolejność odbiorców przeciągamy ich nazwy na liście. Wskazówka: GroupWise 8.0 udostępnia wspaniałe usprawnienie: po zaznaczeniu elementu jako Zakończonego, GroupWise może wykonać wybraną regułę (więcej w temacie 172). Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 113

112 77. Korzystanie ze sprawdzania pisowni w wiadomościach Autor Erno de Korte GroupWise 6.5 i 7.0 posiadają podobne funkcje sprawdzania pisowni, ale w wersji GroupWise 7.0 wprowadzono mniejsze i większe zmiany, które zostaną omówione w kolejnym temacie. Na początku przyjrzymy się niektórym wspólnym funkcjom. Aby aktywować sprawdzanie pisowni:: " Aby aktywować sprawdzanie pisowni, wybieramy z paska menu Narzędzia Sprawdź pisownię lub używając klawiszy skrótu Ctrl + F1. Pojawi się okno podobne do przedstawionego na rysunku poniżej. Opcje nie wymagają wyjaśnienia jeśli kiedykolwiek używaliśmy sprawdzania pisowni: " Opcja Autokorekta umożliwia dodanie słowa do listy Autokorekty. Więcej informacji znajduje się w temacie 78. " Opcja Zaproponuj wyświetla listę (dużą) proponowanych wyrazów. " Opcja Dodaj dodaje zaznaczone słowo do słownika, więcej w temacie 78. " Opcja Dostosuj umożliwia dostosowanie określonych ustawień. Menu zawiera opcje do przeglądania i edycji list słów, wybierania głównej listy słów, zmiany języka lub zmiany innych ustawień. " Opcja Lista słów użytkownika umożliwia przeglądanie i edycję listy słów użytkownika, zgodnie z opisem w temacie Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

113 78. QuickCorrect kolejne przydatne narzędzie Autor Diethmar Rimser QuickCorrect (Autokorekta) jest kolejnym użytecznym narzędziem wspomagającym tworzenie wiadomości, spotkań, zadań lub notek przypomnienia. Autokorekta poprawia błędy ortograficzne lub uzupełnia słowa na podstawie skrótów. Jeśli będziemy odpowiednio dodawać nowe słowa, możliwości funkcji wzrosną znacząco. Uwaga: Funkcja QuickCorrect działa tylko w temacie i/lub treści wiadomości. Jeśli wskaźnik znajduje się w innych polach, np. Do, KT lub KJ, funkcja będzie niedostępna. Korzystanie z funkcji QuickCorrect jest bardzo intuicyjne. Wystarczy wpisać, jaka fraza ( Zamień ) powinna być zamieniona na inną frazę ( Zamień na ). W naszym przykładzie słowo ist zostanie zamienione na its. Opcja QuickCorrect służy do korygowania niepoprawnie napisanych wyrazów, ale może być również używana do rozwijania skrótów. Na przykład, możemy zamienić dpp na Drogie Panie i Panowie lub pr na Pozdrawiam. Oczywiście możemy użyć skrótu własnego nazwiska, np. dri na Diethmar Rimser Zalecamy jednak ostrożność. Nie należy używać powszechnie używanych słów lub skrótów. W tym przypadku nie używamy dr jako Diethmar Rimser, gdyż Dr. No zostałoby zamienione na Diethmar Rimser. No. Uwaga: Funkcja QuickCorrect zależy od języka używanego w kliencie. Na przykład, jeśli zainstalowany został klient niemiecki, domyślnym językiem będzie język niemiecki. Jeśli zainstalowane zostały również inne języki, możemy wybrać jeden z ich. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 115

114 79. QuickCorrect dogłębne spojrzenie Autor Diethmar Rimser W tym rozdziale przedstawimy szczegółowe informacje o funkcji QuickCorrect. W jakim miejscu są przechowywane wszystkie informacje? Czy możemy wpływać na lokalizację plików QuickCorrect? Czy możemy utworzyć firmową listę słów autokorekty? W temacie 77 wspominaliśmy, że ustawienia sprawdzania pisowni i autokorekty są dostępne (tylko), jeśli wskaźnik znajduje się w polu tematu lub treści wiadomości. Jeśli naciśniemy klawisze skrótu Ctrl + F1, pojawi się okno dialogowe przedstawione na rysunku po lewej stronie. Opcja Dodaj do: zawiera nazwę pliku, do którego wstawiane są wszystkie słowa, w tym przypadku WT61US.UWL. Opcja Dostosuj # Lista słów użytkownika umożliwia dodanie dodatkowych list słów lub zarządzanie istniejącymi listami słów. Przewijamy listę słów, aby edytować, usuwać lub dodawać wpisy. Przeważnie każdy język posiada oddzielną listę słów, która jest dodawana podczas instalacji klienta GroupWise. Angielski klient udostępnia cztery listy słów (brytyjską UK, amerykańską US, kanadyjską CE i australijską OZ), natomiast klient niemiecki czy polski tylko dwie. Skróty są częścią nazw plików list słów: wt61us.uwl, wt61uk.uwl itd. Uwaga: Jeśli funkcja Sprawdź pisownię zostanie włączona, wszystkie wyrazy z listy słów zostaną skorygowane automatycznie bez wyświetlania potwierdzenia. 116 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

115 Uwaga: W przypadku GroupWise 6.5 listy słów były przechowywane w katalogu głównym dysku twardego C:\. W wersji GroupWise 7.0 i nowszych pliki są przechowywane w katalogu C:\Documents and Settings\nazwa_użytkownika \Ustawienia lokalne\dane aplikacji\groupwise, gdzie nazwa_użytkownika zastępuje użytkownika systemu. W ten sposób pliki będą dostępne na każdej stacji roboczej, na której się zalogujemy jeśli administrator włączył profile mobilne. Listy słów użytkownika lub pliki UWL mogą być edytowane tylko w kliencie GroupWise. Znamy już miejsce przechowywania list słów użytkownika zawierających ulubione słowa funkcji QuickCorrect. Za pomocą narzędzi zarządzania stacjami roboczymi takimi jak ZE- Nworks możemy z łatwością dystrybuować firmowe listy słów. W jaki sposób możemy zmienić położenie list słów użytkownika? To bardzo proste zadanie. Wystarczy w edytorze rejestru odnaleźć klucz listy słów użytkownika (taki jak poniżej): HKEY_CURRENT_USER\Software\Novell\ User Word List\6.1\US\User Word List Administrator może użyć narzędzi takich jak Novell ZENworks do zmiany tego klucza rejestru na każdej stacji roboczej. Wystarczy wyeksportować gałąź User Word List, zmienić ustawienia w edytorze tekstowym, a następnie zaimportować zmieniony plik rejestru. Aby ułatwić użytkownikom przełączanie się z jednej stacji na drugą, możemy przenieść listy słów użytkownika na dysk sieciowy. Jeśli używamy różnych stacji roboczych (różnych komputerów osobistych, komputerów przenośnych itd.), możemy przechowywać listy słów użytkownika w folderze ifolder. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 117

116 80. Automatyczne sprawdzanie pisowni podczas wysyłania wiadomości Autor Erno de Korte Sprawdzanie pisowni może być również uruchamiane automatycznie po kliknięciu przycisku Wyślij. Aby włączyć tą funkcję: " Określamy ustawienia domyślne wybierając z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Ogólne. " Zaznaczamy lub odznaczamy pole wyboru opcji Sprawdzaj pisownię przed wysłaniem. Poniższy rysunek przedstawia opcje dostępne w wersji GroupWise 8.0. Pozostałe opcje z okna dialogowego zostały omówione w temacie 81. Uwaga: Administrator może włączyć lub wyłączyć funkcję Sprawdź pisownię przed wysłaniem i zablokować ją w sekcji Opcje klienta w ConsoleOne, narzędziu administracyjnym systemu GroupWise. 118 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

117 81. Korzystanie ze sprawdzania pisowni podczas pisania Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Jedna z użytecznych funkcji: sprawdzanie pisowni na bieżąco lub Sprawdzaj pisownię podczas pisania jest dostępna podczas tworzenia tematu oraz treści wiadomości każdego elementu. Oznacza to, że po wprowadzeniu całego słowa i następującej po nim spacji lub znaku interpunkcyjnego, moduł sprawdzania pisowni sprawdzi jego poprawność. Każdy niepoprawnie napisany wyraz zostanie podkreślony czerwoną linią, a kliknięcie takiego wyrazu prawym przyciskiem myszy wyświetla menu z sugerowaną poprawną pisownią. Funkcja powinna być włączona domyślnie po instalacji klienta GroupWise. Jeśli tak nie jest, aktywujemy funkcję: " Określamy ustawienia domyślne wybierając z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Ogólne. " Zaznaczmy pole obok opcji Sprawdzaj pisownię podczas pisania. Uwaga: Administrator może włączyć lub wyłączyć funkcję Sprawdzaj pisownię podczas pisania i zablokować ją w sekcji Opcje klienta w ConsoleOne, narzędziu administracyjnym systemu GroupWise. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 119

118 82. Szybka zmiana języka sprawdzania pisowni Autor Erno de Korte Sprawdzanie pisowni jest bardzo przydatne i dla większości użytkowników ustawienia domyślne i język domyślny będą wystarczające. Jednakże jeśli język angielski nie jest językiem ojczystym użytkownika lub otrzymujemy wiadomości w dwóch lub więcej językach, sprawdzanie pisowni na bieżąco może być denerwujące. Zawsze kiedy tworzymy wiadomość w rodzimym języku, a językiem sprawdzania pisowni jest angielski albo na odwrót, wszystkie nieprawidłowo podkreślone błędy w pisowni mogą być irytujące. Oczywiście możemy zmienić domyślny język klienta GroupWise w oknie dialogowym przedstawionym na rysunku w temacie 81. Klient udostępnia jednak znacznie szybszy sposób zmiany języka. Wystarczy dodać ikonę umożliwiającą zmianę języków do paska przycisków. Ikona została przedstawiona na rysunku poniżej. Aby dodać taką ikonę: " Klikamy prawym przyciskiem pasek przycisków i wybieramy opcję Dostosuj pasek narzędzi. " Klikamy zakładkę Dostosowywanie. " Wybieramy opcję Narzędzia z listy Kategorie. " Zaznaczamy ikonę kuli ziemskiej. " Klikamy przycisk Dodaj przycisk. Przycisk wyboru języka zostanie umieszczony na pasku narzędzi. Po naciśnięciu przycisku pojawi się okno (patrz rysunek po prawej stornie) umożliwiające wybór języka. 120 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

119 83. Korzystanie z ulubionego edytora i przeglądarki Autor Erno de Korte GroupWise 8.0 umożliwia korzystanie z edytora tekstów innego niż edytor wbudowany w klienta GroupWise, na przykład procesora tekstów Open Office Writer lub Microsoft Word. Nowością jest również możliwość określenia kilku zewnętrznych aplikacji takich jak domyślne przeglądarki. Na przykład, pliki PDF mogą być wyświetlane domyślnie w programie Adobe Acrobat. Oczywiście wybrane aplikacje muszą być zainstalowane. Aby skonfigurować aplikacje zewnętrzne: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Edytory/przeglądarki. " Wybieramy ulubione Edytory z użyciem opcji Program do pisania zwykłym tekstem i Program do pisania HTML. " W sekcji Przeglądarki określamy aplikacje używane do przeglądania kilku typów plików i klikamy przycisk OK oraz Zamknij, aby zapisać zmiany. Standardowe okno edytora zostanie zastąpione oknem wybranego edytora, w poniższym przykładzie oknem procesora Open Office Writer. W tym wypadku funkcja Sprawdź pisownię będzie również obsługiwana przez wybrany edytor. Dzięki temu możemy korzystać z bardziej zaawansowanych opcji sprawdzania pisowni lub list słów stworzonych wcześniej na potrzeby tych aplikacji. Uwaga: Oczywiście jest to ciekawe usprawnienie, ale należy rozważyć dwie sprawy. Po pierwsze, istnieje duże zagrożenie utworzenia wiadomości o złożonym formatowaniu. Konsekwencje takich wiadomości zostały omówione w temacie 68. Po drugie, w zależności od komputera czas utworzenia nowego elementu może się znacznie wydłużyć. Wskazówka: Zewnętrzny edytor umożliwia korzystanie z opcji szablonów stanowiących część tej aplikacji, co znacznie ułatwia tworzenie elementów w oparciu o szablon firmowy. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 121

120 84. Tymczasowe zapisywanie wiadomości podczas tworzenia Autor Erno de Korte Klient GroupWise jest bardzo stabilny, ale użytkowników pewnością większość użytkowników byłaby zawiedziona jeśli po długim czasie spędzonym nad wiadomością straciłaby ją z powodu awarii komputera. Dobra wiadomość jest taka, że bardzo łatwo możemy zapisać wiadomość podczas tworzenia. W tym celu: " Podczas tworzenia nowej wiadomości, wybieramy z menu wiadomości Plik Zapisz jako przesyłkę roboczą lub używamy skrótu Ctrl + S. " Domyślnie wiadomość zostanie zapisana w folderze Prace w toku, ale możemy również wybrać inny folder. Wskazówka: Od wersji GroupWise 7.0 opcja Zapisz jako przesyłkę roboczą jest dostępna również podczas używania aplikacji WebAccess. Wskazówka: W wersji GroupWise 8.0 Novell wprowadził nową funkcję zwaną Automatyczne zapisywania opisaną w temacie Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

121 85. Automatyczny zapis nigdy więcej nic nie stracisz Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide GroupWise 8.0 udostępnia teraz nową funkcję zwaną Automatyczny zapis. Podczas tworzenia nowej wiadomości w GroupWise, nowy element będzie zapisywany automatycznie. W ten sposób w przypadku nieoczekiwanego zamknięcia klienta GroupWise nie utracimy żadnej wiadomości. Po ponownym uruchomieniu, klient GroupWise wyświetli okno dialogowe umożliwiające odzyskanie tych wiadomości. Podczas tworzenia nowej wiadomości w GroupWise, wiadomość jest domyślnie zapisywana automatycznie na dysku twardym co trzydzieści sekund. Wiadomość jest zapisywana jako plik MIME na dysku twardym w katalogu: c:\documents and Settings\użytkownik\Ustawienia lokalne\dane aplikacji\novell\group- Wise\GWItemSave.eml. Jeśli w tym samym monecie otwartych jest kilka wiadomości, do nazwy pliku dodawany jest kolejny numer. Po zapisaniu wiadomości w folderze Prace w toku lub zamknięciu elementu plik wiadomości zapisanej automatycznie jest usuwany. Jeśli podczas uruchamiania klienta w katalogu znajdują się pliki wiadomości zapisanych automatycznie, GroupWise wyświetli okno dialogowe przedstawione na poniższym rysunku. Klient umożliwia podjęcie następujących działań: " Opcja Pobierz zapisane wiadomości do GroupWise odzyskuje automatycznie zapisane wiadomości umożliwiając dokończenie pisania. " Opcja Usuń wszystkie zapisane wiadomości usuwa wszystkie automatycznie zapisane wiadomości z dysku twardego. Informacje są usuwane trwale. " Opcja Zapytaj przy następnym uruchomieniu GroupWise zachowuje zapisane wiadomości, ale ich nie odzyskuje. Okno pojawi się ponownie przy kolejnym uruchomieniu GroupWise. Domyślnie zapis automatyczny jest włączony. Aby wyłączyć tą funkcję: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko. " Przechodzimy na zakładkę Ogólne i zaznaczamy pole Wyłącz automatyczne zapisywanie. Wskazówka: Funkcja jest powiązana z folderem Prace w toku opisanym w temacie 84. Po zapisaniu elementu w tym folderze wiadomości zapisane automatycznie zostaną usunięte. Wskazówka: Funkcja Automatyczny zapis działa również w aplikacji WebAccess. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 123

122 86. Załączniki zmodyfikowana kopia Autor Erno de Korte Kolejne usprawnienie oczekiwane przez dużą liczbę użytkowników: po zmodyfikowaniu załącznika, jego zmieniona wersja zostanie dodana do elementu jako Zmodyfikowana kopia. Załącznik Zmodyfikowana kopia możemy rozpoznać po ikonie Pinezki widocznej na rysunku poniżej. W zasadzie działa to jak mechanizm opisany w temacie 119 możemy dodawać dokumenty do istniejącego elementu. Do czego jest przydatna ta funkcja i jakie są jej ograniczenia? Po pierwsze, jeśli otworzymy załącznik z wiadomości, np. plik MS Word, a następnie go zmodyfikujemy, powinniśmy użyć funkcji Zapisz, aby zapisać go na dysku sieciowym, lokalnym dysku twardym lub w systemie zarządzania dokumentami GroupWise (DMS, patrz rozdział 13). W innych rozwiązaniach modyfikacje załączników są zapisywane w nich automatycznie po zamknięciu pliku. Użytkownicy takich rozwiązań, po modyfikacji załączników używają funkcji Zamknij, aby zamknąć aplikację. GroupWise zachowuje oryginalny załącznik otrzymany z wiadomością i dlatego w poprzednich wersjach GroupWise modyfikacje nie były zapisywane. W związku z tym Novell wdrożył nową funkcję Zmodyfikowana kopia. Aby użyć tej funkcji: " Tworzymy dokument testowy w MS Word lub innej aplikacji. " Wysyłamy do siebie wiadomość z nowym dokumentem. " Otwieramy otrzymaną wiadomość i otwieramy załącznik. " Modyfikujemy załącznik i zamykamy aplikację. Wskazówka: Aby sprawdzić nową funkcję, nie używamy opcji Zapisz lub Zapisz jako. Wiadomość będzie teraz zawierała załącznik Zmodyfikowana kopia. Uwaga: Załącznik nie będzie dołączany do elementu po użyciu funkcji Przekaż, chyba że przeciągniemy go do przekazywanej wiadomości. 124 Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

123 87. Zapisywanie w formacie TXT, RTF i EML lub skrótów GWI Autor Erno de Korte W GroupWise 8.0 wiadomości możemy zapisywać w następujących formatach: " Zwykły tekst: Po zapisaniu elementu w formacie zwykłego tekstu, usuwane jest formatowanie tekstu i wszystkie odniesienia do załączników. Lista załączników jest dołączana. " Rich text (RTF): Po zapisaniu elementu w formacie RTF, formatowanie jest zachowywane i plik może być otwierany w każdym edytorze tekstowym obsługującym format RTF. Odniesienia do załączników są usuwane. Lista załączników jest dołączana. " Poczta internetowa (MIME): W tym przypadku element jest zapisywany w formacie EML, który zawiera odniesienia do załączników. Każde rozwiązanie obsługujące format EML, np. większość wersji Outlook, może wyświetlać takie elementy i pliki załączników (patrz rysunek poniżej). Wskazówka: Ze względu obsługę odniesień do załączników, format jest często używany przez rozwiązania firm niezależnych do integracji z aplikacjami pocztowymi takimi jak GroupWise i Outlook. Aby zapisać elementy w jednym z wspomnianych formatów: " Zaznaczamy pożądany element i wybieramy z menu głównego Plik Zapisz jako. " Zaznaczamy element i wszystkie załączniki, wybieramy format pliku i określamy katalog, w którym elementy zostaną zapisane. Klikamy przycisk Zapisz. Wskazówka: Elementy możemy również zapisać przeciągając je ze skrzynki pocztowej na pulpit lub do katalogu na dysku twardym. W ten sposób utworzymy skrót GroupWise (GWI) do oryginalnego elementu. Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania 125

124 88. Rozwiązania do tworzenia nowych wiadomości Autor Erno de Korte Na rynku dostępnych jest kilka rozwiązań firm niezależnych usprawniających GroupWise. Kilka z nich zostało przedstawionych poniżej. Jedną z tych firm jest Advansys, która udostępnia system Formativ Framework. System może być używany od tworzenia i dystrybucji małych aplikacji, takich jak: c. Advansys Remote Image Inserter Narzędzia używamy do tworzenia wiadomości HTML w GroupWise, które omijają problem znacznie rosnącej wielkości wiadomości opisany w temacie 71. Zamiast osadzania obrazów bezpośrednio w wiadomości, obrazy umieszczamy na serwerze w sieci i używamy apletu Advansys Remote Image Inserter, aby wstawić linki do tych obrazów. Wielkość wiadomości pocztowej ulegnie znacznemu zmniejszeniu, a aplet jest łatwiejszy w obsłudze niż metoda opisana w temacie 71. b. Advansys Stationery Rozwiązanie umożliwia wysyłanie wyróżniających się wiadomości pocztowych GroupWise i osiągnięcie przewagi konkurencyjnej! Aplet umożliwia tworzenie wiadomości pocztowych o profesjonalnym wyglądzie. Dodatkowo, papeteria może być używana do tworzenia wiadomości GroupWise zawierających firmowy nagłówek. Aby utworzyć papeterię możemy użyć gotowych wiadomości GroupWise lub skorzystać z wszechstronnego edytora do utworzenia czegoś całkiem nowego! Papeteria może być tworzona również poprzez import istniejących dokumentów HTML. Aplet udostępnia jedenaście profesjonalnych projektów. c. Advansys Templates Rozwiązanie ułatwia wielokrotne wysyłanie identycznej wiadomości za pomocą szablonów. Aplet umożliwia tworzenie szablonów wiadomości, notek przypomnienia, spotkań i zadań. Szablony mogą być pasywne lub dynamiczne, albo tworzą nowy standardowy element albo wyświetlają okno dialogowe zbierające informacje od użytkownika i tworzące wiadomości na podstawie zebranych danych. Więcej informacji na stronie: Opcje elementu wiadomości, spotkania i zadania

125 7 Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować Podczas tworzenia i wysyłania elementów takich jak wiadomości, spotkania i zadania, zawsze dobrym rozwiązaniem jest informowanie odbiorcy o osobie wysyłającej element. W związku z tym wszystkie wersje GroupWise udostępniają możliwość dodawania podpisu. GroupWise zawsze udostępniał możliwość dołączenia elektronicznej wizytówki. Informacje kontaktowe otrzymywane przez odbiorców wiadomości mogą być przydatne. W związku z tym w rozdziale omówimy opcję zwaną osobistą wizytówką vcard. Przedstawimy jak dodawać i zarządzać wizytówkami vcard oraz jak utworzyć osobistą wizytówkę vcard teraz znacznie łatwiejsze w GroupWise 8.0. GroupWise 7.0 i nowsze wersje udostępniają kolejne interesujące usprawnienie: administrator może skonfigurować globalny podpis lub ostrzeżenie, które są dołączane automatycznie do wiadomości. Więcej informacji znajduje się w temacie 90. Kilku niezależnych dostawców oferuje rozwiązania do obsługi podpisów, na przykład aplet Advansys Formativ o nazwie Multiple Signatures. Ponadto większość rozwiązań antywirusowych/antyspamowych udostępnia opcję oświadczenia firmowego omawianego w temacie 98. Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować 127

126 89. Tworzenie własnego podpisu i elektronicznej wizytówki Autor Patrick Frontéri W tym temacie omówimy opcje podpisu dostępne w kliencie GroupWise. Po utworzeniu nowego użytkownika jego baza danych jest pusta i nie zawiera żadnych podpisów. Oczywiście możemy podpisywać każdą wiadomość oddzielnie, ale znacznie lepszym rozwiązaniem jest podpisywanie automatyczne. Klient umożliwia dodanie dwóch elementów do wysyłanej wiadomości: " GroupWise umożliwia dodanie Podpisu w dolnej części wiadomości. " GroupWise umożliwia również dodanie jako załącznika wiadomości Wizytówki elektronicznej (vcard), która zawiera dane takie jak imię i nazwisko oraz numery telefonów. Każdą z tych opcji możemy włączyć niezależnie od siebie poprzez zaznaczenie odpowiednich pól wyboru. Aby to wykonać: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Podpis, aby wyświetlić okno przedstawione na poniższym rysunku. W górnej części okna możemy przeglądać, dodawać i edytować istniejące podpisy. Opcja Dodawaj automatycznie dodaje podpis podczas wysyłania wiadomości, natomiast opcja Pytaj przed dodaniem umożliwia wybranie innego podpisu lub edycję bieżącego. Więcej informacji znajduje się w temacie 93. W dolnej części okna dialogowego znajdują się opcje dotyczące wizytówki elektronicznej omówione w temacie Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować

127 90. Tworzenie i zarządzanie podpisami przegląd Autor Patrick Frontéri GroupWise udostępnia kilka funkcji do tworzenia i zarządzania podpisami. " Podpisy tekstowe: Podpisy mogą być tworzone jako Zwykły tekst, jak we wcześniejszych wersjach klienta. " Podpisy HTML: Podpisy mogą zawierać tekst formatowany i obrazy. Więcej informacji znajduje się w temacie 91. " Kilka podpisów: Klient umożliwia utworzenie i zapisanie wielu różnych podpisów. W ten sposób możemy wysyłać Formalne wiadomości biznesowe i wiadomości Nieformalne do rodziny. Opcja jest przydatna do tworzenia elementów za innego użytkownika, np. za pomocą funkcji Pełnomocnictwa opisanego w rozdziale 11. " Ostrzeżenia: Administrator może utworzyć systemowe podpisy tekstowe i HTML, zwane również ostrzeżeniami, a następnie dołączyć je do wiadomości użytkownika na poziomie systemu, domeny, urzędu pocztowego lub użytkownika. Pierwsze trzy opcje zostaną omówione w kolejnych tematach. Opcja czwarta jest dostępna tylko dla administratora, więc nie zostanie omówiona w tej książce. Uwaga: Poniższy rysunek przedstawia opcje dostępne w GroupWise 7.0, które różnią się nieznacznie od tych dostępnych w GroupWise 8.0 przedstawionych w temacie 89. Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować 129

128 91. Tworzenie podpisu HTML Autor Patrick Frontéri Zakładka Podpisy udostępnia kilka funkcji do tworzenia podpisów jedną z nich jest możliwość tworzenia podpisów HTML. W rezultacie możemy otrzymać podpis podobny do podpisu przedstawionego na rysunku w temacie 90. Okno udostępnia opcje podobne do tych dostępnych podczas tworzenia wiadomości HTML, na przykład menu z formatowaniem przedstawione na rysunku po prawej stronie. Aby wyświetlić menu z formatowaniem, klikamy przycisk >>. Menu udostępnia opcje, takie jak: format tekstu, wcięcia, listy numerowane i wypunktowane, linie poziome, odnośniki, obrazy i tabele. Menu umożliwia utworzenie pożądanego podpisu i sformatowanie tekstu z użyciem różnych typów czcionek, ich wielkości i kolorów oraz osadzenie obrazów i tablic. Wskazówka: Zalecamy wstawienie odnośnika do obrazu zamiast dodania samego obrazu zgodnie z opisem w temacie 71. W przeciwnym wypadku wielkość wiadomości może znacznie wzrosnąć. Uwaga: Podczas wysyłania wiadomości w formacie zwykłego tekstu z podpisem HTML, do wiadomości dodany zostanie tylko tekst z podpisu HTML. Formatowanie i obrazy zostaną oczywiście usunięte. 130 Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować

129 92. Tworzenie i przechowywanie kilku podpisów Autor Patrick Frontéri Jak to zostało wspomniane w temacie 90, GroupWise umożliwia tworzenie wielu podpisów. Aby ułatwić wybieranie podpisów, zalecamy nadawanie im opisowych nazw. Pierwszy podpis zostanie nazwany Novell GroupWise, ale możemy łatwo zmienić jego nazwę klikając przycisk Zmień nazwę. Aby utworzyć nowy podpis: " Klikamy przycisk Nowy. " Wprowadzamy nazwę w oknie dialogowym Nazwa nowego podpisu. " Klikamy przycisk OK. " Tworzymy nowy podpis z użyciem opcji opisanych w temacie 91. Wskazówka: Aby ustawić nowy podpis jako podpis domyślny, zaznaczamy pole obok opcji Ustaw jako domyślny. Uwaga: Podpis jest przechowywany w bazie danych użytkownika. W związku z tym będzie również dostępny w zdalnych skrzynkach pocztowych po zsynchronizowaniu. Niestety podpisy nie będą dostępne w aplikacji WebAccess. Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować 131

130 93. Korzystanie z utworzonych podpisów Autor Patrick Frontéri Po utworzeniu pożądanych podpisów, należy określić sposób ich wstawiania. Metoda wstawiania jest kontrolowana przez opcje Dodawaj automatycznie lub Pytaj przed dodaniem. Pierwsza opcja automatycznie dodaje domyślny podpis bez potwierdzenia podczas, gdy druga opcja wyświetla zapytanie o dodanie podpisu podczas wysyłania wiadomości. Opcja Pytaj przed dodaniem umożliwia wybranie określonego podpisu do wstawienia. W tym przypadku podpis może być również zmodyfikowany przed wysłaniem wiadomości. Jeśli opcja Pytaj przed dodaniem jest aktywna, po kliknięciu przycisku Wyślij w nowej wiadomości lub spotkania pojawi się okno Podpis. Okno dialogowe umożliwia wybranie pożądanego podpisu z listy rozwijanej, a następnie wstawienie za pomocą przycisku Dodaj. Aby zrezygnować z dodawania podpisu, używamy przycisku Nie dodawaj. 132 Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować

131 94. Dodawanie elektronicznej wizytówki (vcard) Autor Patrick Frontéri Klient umożliwia dodanie do każdej wysyłanej wiadomości nie tylko podpisu, ale również wizytówki elektronicznej (vcard). Wizytówka vcard jest małym plikiem zawierającym informacje osobiste, które domyślnie opierają się na informacjach z edirectory, czyli środowiska uwierzytelniania w sieci. Pliki VCF opierają się na standardzie vcard i służą do dodawania danych adresowych nadawcy do książki adresowej odbiorcy. Wizytówki mogą zawierać wszystkie informacje takie jak adres firmowy i numery telefonów. Aby włączyć opcję vcard: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Podpis, aby wyświetlić okno przedstawione na rysunku w temacie 89. " Zaznaczamy pole obok opcji Wizytówka elektroniczna (vcard). GroupWise udostępnia kilka sposobów dodawania wizytówki vcard: " Opcja Wygeneruj z systemowej książki adresowej opiera się na informacjach przechowywanych w systemowej książce adresowej. " Opcja Wybierz plik vcard umożliwia wybór utworzonego wcześniej pliku VCF przechowywanego w systemie plików. Aby połączyć plik z GroupWise, używamy przycisku Przeglądaj (ikona żółtego folderu jak na rysunku w temacie 89). " Opcja Wybierz z osobistej książki adresowej jest nowa w GroupWise 8.0 i została omówiona szczegółowo w temacie 97. Na poniższym rysunku została przedstawiona przykładowa wizytówka w oknie szybkiego podglądu. W kolejnym temacie przedstawimy przykładowy plik vcard. Więcej informacji o standardzie vcard znajduje się na stronie: horizons.net/vcard Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować 133

132 95. Przykładowa wizytówka vcard z książki adresowej GroupWise Autor Patrick Frontéri Poniżej przedstawiamy przykładowy plik vcard, który możemy otwierać i edytować w dowolnym edytorze: BEGIN:VCARD VERSION:2.1 X GWTYPE:USER FN:Patrick Frontéri ;WORK;PREF;NGW:patrick@fronteri.com TEL;WORK: ORG:Frontéri Network Consulting;Management TEL;PREF;FAX: N:Frontéri;Patrick TITLE:Manager / Senior Network Consulent ADR;INTL;WORK;PARCEL;POSTAL:;;Hubrosvingen 14;GJERDRUM;;2022;NORWAY LABEL;INTL;WORK;PARCEL;POSTAL;ENCODING=QUOTED PRINTABLE:Patrick Frontéri=0A= Hubrosvingen 14=0A= GJERDRUM 2022=0A= NORWAY LABEL;DOM;WORK;PARCEL;POSTAL;ENCODING=QUOTED PRINTABLE:Patrick Frontéri=0A= Hubrosvingen 14=0A= GJERDRUM 2022 TEL;HOME: TEL;CELL: TEL;PREF: NOTE:Daglig leder i Frontéri Network Consulting, og Primus Motor for GroupWise X GWUSERID:Patrick X GWDOMAIN:Fronteri X GWPO:Hubro UID:6158DA80 18AA 0000 A D00 X GWIDOMAIN:fronteri.com ADR;INTL;HOME;PARCEL;POSTAL:;;Hubrosvingen 14;GJERDRUM;;N 2022;NORWAY LABEL;INTL;HOME;PARCEL;POSTAL;ENCODING=QUOTED PRINTABLE:Patrick Frontéri=0A= Hubrosvingen 14=0A= GJERDRUM N 2022=0A= NORWAY LABEL;DOM;HOME;PARCEL;POSTAL;ENCODING=QUOTED PRINTABLE:Patrick Frontéri=0A= Hubrosvingen 14=0A= GJERDRUM N 2022 X GWADDRFMT:2 END:VCARD 134 Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować

133 96. Jak utworzyć własną wizytówkę vcard Autor Patrick Frontéri W niektórych przypadkach informacje umieszczane w automatycznie wygenerowanej wizytówce vcard mogą być niekompletne lub nieprawidłowe. Przykład przedstawiony w poprzednim temacie pokazuje, że wizytówka vcard lub plik VCF może być edytowany nawet w zwykłym edytorze tekstowym. Najłatwiejszym sposobem jest skopiowanie pliku VCF z Systemowej książki adresowej GroupWise do Osobistej książki adresowej i zmodyfikowanie wpisu. Aby to wykonać postępujemy następująco: " Otwieramy Książkę adresową i przechodzimy do systemowej książki adresowej, która w większości przypadków jest pierwszą książką adresową o nazwie Książka adresowa Novell GroupWise. " Odnajdujemy własne nazwisko i klikamy wpis prawym przyciskiem. " Wybieramy opcję Eksportuj i z listy rozwijanej Zapisz jako typ wybieramy Wizytówka vcard (*VCF). " Wprowadzamy odpowiednią nazwę pliku i zapisujemy plik na dysku, najlepiej na dysku sieciowym, np. katalogu domowym. " Zamykamy książkę adresową. " Otwieramy folder z zapisanym plikiem i klikamy go prawym przyciskiem, a następnie wybieramy opcję Otwórz za pomocą. Nie klikamy pliku dwukrotnie, gdyż spowoduje to aktywację mechanizmu importu pliku VCF do książki adresowej GroupWise. Używamy zwykłego edytora tekstowego, np. Notatnika, do modyfikacji pliku. Wybieramy opcję Zapisz i zamykamy plik. " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Podpis i zaznaczamy pole obok opcji Wizytówka elektroniczna (vcard). " W polu poniżej tej opcji określamy położenie zmodyfikowanego i zapisanego pliku. W ten sposób plik VCF będzie dołączany automatycznie jeśli klient GroupWise będzie posiadał dostęp do tego katalogu. Uwaga: Klienta GroupWise powinien mieć dostęp do katalogu określonego w tym polu. Zadanie może być trudniejsze w przypadku komputerów przenośnych, dlatego zalecamy korzystanie z katalogów ifolder. Aby dowiedzieć się, co to jest ifolder, zalecamy kontakt z administratorem. Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować 135

134 97. Wpis z osobistej książki adresowej jako wizytówka vcard Autor Erno de Korte Wcześniejsze wersje GroupWise umożliwiały tworzenie własnych wizytówek elektronicznych (vcard) zgodnie z opisem w temacie od 94 do 96. Jednakże w tych wersjach musieliśmy samodzielnie edytować plik VCF, a następnie zapisać go w katalogu. Zadanie nie było łatwe dla każdego użytkownika. W wersji GroupWise 8.0 tworzenie i korzystanie z własnych wizytówek elektronicznych stało się łatwiejsze. Wystarczy utworzyć lub zmodyfikować pozycję w jednym z folderów kontaktów, a następnie przypisać ten kontakt jako domyślną wizytówkę vcard. Aby to wykonać: " W jednym z folderów kontaktów, tworzymy lub modyfikujemy kartę konatku z wszystkimi informacjami wymaganymi do utworzenia wizytówki elektronicznej. " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Podpis. " Zaznaczamy pole obok opcji Wizytówka elektroniczna (vcard). " W dolnej części zakładki zaznaczamy opcję Wybierz z osobistej książki adresowej i odnajdujemy kartę kontaktu w folderach. To wszystko. Aby przetestować, wysyłamy wiadomość na własny adres. Po otrzymaniu wiadomości testowej, wiadomość powinna zawierać plik vcard. Jeśli klikniemy wizytówkę, w oknie szybkiego podglądu zostaną wyświetlone wszystkie wprowadzone wcześniej dane. Uwaga: Zdjęcie dołączone do karty kontaktu zostanie dołączone do wizytówki vcard. Jednakże nie wszystkie aplikacje obsługujące wizytówki vcard umożliwiają ich wyświetlanie. Problem powinien być rozwiązany w nowszych wersjach tych aplikacji. 136 Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować

135 98. Rozwiązania ułatwiające dodawanie podpisów i ostrzeżeń Autor Patrick Frontéri W niektórych wersjach GroupWise domyślne opcje wstawiania podpisów mogą być niewystarczające. Poniżej przedstawiamy kilka rozwiązań firm niezależnych: a. Ogólne produkty Anty wirusowe/anty spamowe Na rynku dostępnych jest wiele ogólnych rozwiązań anty wirusowych i anty spamowych współpracujących z GroupWise. Rozwiązania umożliwiają administratorowi dodawanie globalnych podpisów i ostrzeżeń do (wszystkich) wiadomości wychodzących. a. Advansys Formativ Advansys udostępnia kilka rozwiązań usprawniających GroupWise. Na przykład, Presentation Pack umożliwia użytkownikom tworzenie wielu podpisów. Aplet Multiple Signatures jest również dostępny jako rozwiązanie niezależne. Aplet udostępnia rozwiązanie lepsze niż domyślna metoda udostępniana przez klienta GroupWise 7.0. Aplet umożliwia tworzenie podpisów tekstowych oraz statycznych i dynamicznych podpisów HTML. Opcja edycji zaawansowanej otwiera edytor HTML zainstalowany w systemie. Aby zmodyfikować lub utworzyć nowe podpisy, klikamy przycisk Multiple Signatures na pasku narzędzi. Sekcja Settings udostępnia kilka opcji, takich jak wstawianie podpisu domyślnego lub wyświetlanie okna dialogowego z pytaniem o wybór podpisu. Więcej informacji o apletach Formativ znajduje się na stronie: advansyscorp.com/formativ_pack_presentation.htm advansyscorp.com/formativ_sol_multiple_signatures.htm Podpisuj wiadomości, aby się zidentyfikować 137

136

137 8 Organizuj pracę za pomocą kalendarza GroupWise jest prawdziwym rozwiązaniem typu Integrated Collaboration Environment (ICE) oferującym znacznie więcej niż większość rozwiązań pocztowych dostępnych dzisiaj na rynku. Obsługa kalendarzy, zadań, notek przypomnienia i funkcje książki adresowej zawsze były częścią systemu GroupWise. Jednakże w wersjach GroupWise 7.0 i 8.0 Novell dodał mnóstwo nowych funkcji, takich jak podkalendarze, kalendarze współużytkowane, publikowanie i subskrybowanie oraz wiele innych. W tym rozdziale omówimy większość mniej widocznych funkcji. Zakładamy, że czytelnik używa już GroupWise do zarządzania spotkaniami, zdaniami i notkami przypomnienia. Mamy nadzieję, że dzięki temu rozdziałowi użytkownik dostrzeże wartość dodaną, jaką oferuje klient GroupWise. GroupWise udostępnia różne ekrany, zwane widokami, do tworzenia i wyświetlania spotkań, zadań i notek przypomnienia. Ich zadaniem jest pomoc w organizacji wszystkich codziennych czynności bez zmiany zwykłego postępowania. W przypadku wielu spotkań każdego dnia, najlepszym rozwiązaniem jest widok dzienny i wiele kalendarzy. Jednakże w przypadku kilku spotkań w tygodniu lub miesiącu, lepszym rozwiązaniem będzie widok tygodniowy lub miesięczny. Widok Panel w GroupWise oferuje wiele nowych opcji, na przykład Kalendarz zbiorczy w folderze Strona domowa. Kalendarz udostępnia przegląd wszystkich spotkań w prostym formacie tekstowym. Na początku przedstawimy jednak inne ciekawe opcje. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 139

138 99. Funkcje kalendarza zdarzenia całodniowe i więcej Autor Erno de Korte W GroupWise 7.0 Novell wprowadził kilka nowych opcji kalendarza, a kilka kolejnych zostało dodanych w GroupWise 8.0. Poniżej przedstawiamy ich przegląd: " Opcja Zdarzenie całodniowe umożliwia określenie jednego zdarzenia trwającego przez cały dzień. We wcześniejszych wersjach oczywiście mogliśmy utworzyć zwykłe spotkanie trwające cały dzień, ale po otrzymaniu innego spotkania i dodaniu go w tych samych godzinach, kalendarz stawał się bardzo nieuporządkowany. Zdarzenie całodniowe : jest również obsługiwane przez urządzenia PDA i telefony komórkowe. " Przyciski kalendarza były dostępne w GroupWise 6.0 z nazwami dzień tydzień miesiąc wieloosobowy, ale niestety zostały usunięte w GroupWise 6.5. Dobra wiadomość jest taka, że nazwy powróciły w wersji GroupWise 7.0. W ten sposób możemy utworzyć kilka widoków wieloosobowych, każdy o własnej nazwie zamiast ikony w GroupWise 6.5. " Podkalendarze zapewniają znacznie lepszy przegląd i obsługę kodowania kolorami zgodnie z opisem w temacie 100. " Kalendarze współużytkowane zostały wprowadzone w GroupWise 7.0 i zostały omówione w temacie 103. " Kalendarz zagregowany jest nowością w wersji GroupWise 8.0. Więcej informacji znajduje się w temacie 104. " Kolory tła : klient umożliwia zmianę koloru elementów kalendarza. Na przykład, czerwone tło dla zadań i zielone dla notek. Aby to wykonać: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Kalendarz Data/godzina. " W dolnym prawym rogu znajdują się opcje koloru tła (patrz rysunek w temacie 112). 140 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

139 100. Podkalendarze zapewniają znacznie lepsze przeglądanie! Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Jedną z najbardziej ciekawych funkcji wprowadzonych w GroupWise 7.0 była możliwość tworzenia podkalendarzy w zwykłym kalendarzu. Podkalendarze umożliwiają oddzielenie spotkań, zadań i notek przypomnienia. Zalety podkalendarzy docenimy, jeśli musimy utworzyć przynajmniej kalendarz spotkań osobistych, jeden lub więcej kalendarzy projektów oraz kalendarz ogólny. Ze względu na to, że każdy podkalendarz posiada własny kolor, widok głównego kalendarza staje się bardziej czytelny. Aby utworzyć podkalendarz: " Klikamy folder głównego kalendarza prawym przyciskiem i wybieramy opcję Nowy kalendarz. " Wprowadzamy nazwę i naciskamy klawisz Enter. " Klikamy kwadratowy wskaźnik koloru znajdujący się przed nazwą kalendarza i wybieramy pożądany kolor. To wszystko. Przeciągamy i upuszczamy jedno lub więcej spotkań z istniejącego kalendarza do nowego podkalendarza. Kolor elementów w głównym kalendarzu zostanie zmieniony. Rysunek w temacie 99 przedstawia przykładowy kalendarz, który został podzielony na podkalendarze o różnych kolorach. Zwykły folder kalendarza nie jest jedynym miejscem przechowywania spotkań, zadań i notek przypomnienia. Elementy możemy również umieścić w zwykłych folderach. Widok kalendarza zawsze przedstawiał wszystkie spotkania, zadania i notki przypomnienia z wszystkich folderów skrzynki pocztowej. Tak samo jest w przypadku wersji GroupWise 7.0 i 8.0. Po przełączeniu się na widok kalendarza głównego, zobaczymy wszystkie elementy z wszystkich podkalendarzy i wszystkich folderów. W pewien sposób widok jest podobny do widoku Lista zadań, który również łączy wszystkie elementy listy zadań z wszystkich folderów (patrz opis w temacie 22). Wskazówka: Klient umożliwia określenie, które podkalendarze będą wyświetlane w widoku głównego kalendarza za pomocą pól wyboru przed ich nazwami. Jeśli pole jest odznaczone, elementy z tego kalendarza nie będą wyświetlane w widoku głównego kalendarza. Uwaga: Pozostałe rozwiązania połączone ze skrzynką pocztową ignorują tego rodzaju ustawienia, które wpływają tylko na widok skrzynki pocztowej użytkownika. Na przykład, rozwiązanie synchronizacji PDA pobierze wszystkie elementy kalendarza z wszystkich folderów. Wskazówka: W wersji GroupWise 8.0 Novell wprowadził widok Kalendarza zagregowanego, który umożliwia dołączenie Podkalendarzy współużytkowanych i Kalendarzy subskrybowanych. Więcej informacji znajduje się w temacie 104. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 141

140 101. Nowe funkcje spotkań w GroupWise 8.0 Autor Erno de Korte W GroupWise 8.0 wprowadzonych zostało kilka nowych i ciekawych funkcji obsługi spotkań, które zostaną omówione w kolejnych tematach. Poniżej omówimy kilka mniejszych usprawnień: " Automatyczne akceptowanie spotkań grupowych wysyłanych do siebie: We wcześniejszych wersjach GroupWise, po utworzeniu spotkania grupowego osoba, która utworzyła dane spotkanie, musiała je zaakceptować. W GroupWise 8.0 takie spotkania są akceptowane automatycznie. " Akceptowanie zdarzeń całodniowych wysyłanych do siebie: W GroupWise 8.0 możemy skonfigurować jak zdarzenia całodniowe będą wyświetlane domyślnie, np. Wolny, Wstępnie zajęty, Zajęty, Poza biurem lub Ustaw podczas wysyłania. W tym celu wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Kalendarz Ogólne. " Podczas akceptowania kliknij, aby wybrać stan Wolny/Zajęty: Przed zaakceptowaniem spotkania, klikamy ikonę umieszczoną za datą i godziną, a następnie wybieramy, czy ten czas powinien być ustawiony jako Wolny, Wstępnie zajęty, Zajęty, Poza biurem. " Wyświetlanie spotkań cyklicznych w widoku zwiniętym: Po utworzeniu spotkania cyklicznego zgodnie z opisem w tematach od 127 do 131, w skrzynce pocztowej odbiorcy zamiast pełnej listy oddzielnych elementów będzie się znajdował tylko jeden element z ikoną +. Aby wyświetlić wszystkie spotkania z listy (patrz rysunek po prawej stronie), klikamy ikonę + przed elementem. " Usuwanie tylko przyszłych spotkań cyklicznych: Zgodnie z opisem w temacie 131, usuwanie spotkań cyklicznych we wcześniejszych wersjach GroupWise prowadziło do sytuacji wszystko, albo nic: usuwane były również wszystkie minione spotkania. Podczas usuwania spotkań cyklicznych w wersji GroupWise 8.0 możemy wybrać jedną z następujących opcji: Tylko to, Wszystkie, Od tego wystąpienia w przód i Anuluj. Nowa opcja Od tego wystąpienia w przód umożliwia przejście do dowolnej daty i usunięcie wszystkich spotkań cyklicznych od tej daty. Wszystkie przedstawione powyżej usprawnienia są niewielkie, ale jakże istotne. 142 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

141 102. Automatyczne akceptowanie spotkań grupowych Autor Erno de Korte Model Akceptuj lub Odrzuć dla spotkań grupowych jest z wielu powodów najlepszym rozwiązaniem, ale w niektórych przypadkach może być trochę kłopotliwy. Po pierwsze, w wersji GroupWise 7 i starszych, akceptowane musiały być wszystkie spotkania grupowe, nawet te wysyłane do samego siebie. W wersji GroupWise 8.0 własne spotkania grupowe są Akceptowane automatycznie. Po drugie, w niektórych przypadkach znacznym ułatwieniem byłaby również automatyczna akceptacja spotkań tworzonych przez określonych współpracowników. Na przykład, menedżer, którego osobisty asystent tworzy codziennie spotkania grupowe z własnej skrzynki pocztowej, nie chciałby za każdym razem Akceptować lub Odrzucać wszystkich tych spotkań. Menedżer przyjmuje, że jego asystent planuje spotkania bez konfliktów z innymi spotkaniami. Korzystając z widoku wieloosobowego opisanego w temacie 165, asystent może z łatwością sprawdzić podczas planowania nowego spotkania, czy dane spotkanie powoduje konflikt z innymi. Zatem jeśli relacja między menedżerem i asystentem na to zezwala, możemy zrezygnować z obciążania kierownika jedną lub większą liczbą sekwencji Akceptuj lub Odrzuć. Kwestia staje się jeszcze ważniejsza, jeśli kierownik korzysta z urządzenia PDA lub telefonu komórkowego połączonego z GroupWise, np. BlackBerry. Klient udostępnia dwa rozwiązania tej sytuacji: " Po pierwsze, utworzenie reguły automatycznie akceptującej dla wszystkich spotkań otrzymywanych od siebie lub dowolnego współpracownika. Rozwiązanie zostało opisane w temacie 170 i jest w rzeczywistości bardzo wygodną i elastyczną metodą. " Drugim rozwiązaniem jest powstrzymanie się od tworzenia spotkań grupowych i używanie spotkań opublikowanych lub osobistych. Wystarczy utworzyć spotkanie opublikowane w skrzynce pocztowej każdego uczestnika ze szczegółami potrzebnymi danej osobie i zsynchronizować je ręcznie w razie potrzeby. Wadą drugiego rozwiązania jest to, że spotkanie opublikowane nie zawiera informacji o innych uczestnikach spotkania w szczegółach spotkania, chyba że dane takie zostaną dołączone w treści spotkania. Zaletą jest możliwość modyfikacji spotkania opublikowanego w GroupWise lub urządzeniu PDA, natomiast zmiany w spotkaniu grupowym mogą powodować problemy na urządzeniu PDA. GroupWise daje użytkownikom wybór inne rozwiązania działają zgodnie z założeniami albo nie działają w ogóle. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 143

142 103. Współużytkowanie kalendarzy niesamowita funkcja! Autor Erno de Korte Kolejna ciekawa funkcja wprowadzona w GroupWise 7.0 to Kalendarze współużytkowane. Wcześniejsze wersje GroupWise umożliwiały współużytkowanie folderów ze spotkaniami, zadaniami i notkami przypomnienia, które za sprawą kilku ulepszeń mogły wyglądać jak kalendarze. Jednakże w wersji GroupWise 7.0 i nowszych możemy naprawdę współużytkować podkalendarze. Aby to wykonać: " Otwieramy skrzynkę pocztową konta głównego, czyli konta używanego do uzyskiwania dostępu do firmowych folderów współużytkowanych. " Tworzymy Podkalendarz zgodnie z opisem w temacie 100, np. Spotkania ogólne. " Tworzymy spotkania testowe. " Klikamy folder podkalendarza prawym przyciskiem i wybieramy opcję Współużytkowanie. " Wybieramy odbiorców i nadajemy im odpowiednie prawa dostępu. Klikamy przycisk Dalej. " Wprowadzamy treść wiadomości wyjaśniającej powód współużytkowania i klikamy przycisk OK. " Przechodzimy do skrzynki pocztowej jednego z odbiorców i akceptujemy kalendarz współużytkowany. Wskazówka: Kalendarz współużytkowany umieszczamy w podkalendarzu kalendarza osobistego, czyli folderze z innymi osobistymi podkalendarzami. Uwaga: Mechanizm łączenia wszystkich elementów w widoku kalendarza NIE uwzględnia tego folderu współużytkowanego, gdyż spotkania są własnością innego użytkownika. Widok Kalendarz zagregowany w GroupWise 8.0 umożliwia łączenie Podkalendarzy współużytkowanych i Kalendarzy subskrybowanych w jednym widoku. Więcej informacji znajduje się w temacie Organizuj pracę za pomoca kalendarza

143 104. Wyświetlanie wszystkich podkalendarzy w jednym widoku Autor Erno de Korte GroupWise 8.0 umożliwia łączenie wszystkich spotkań z wszystkich podkalendarzy w jednym widoku kalendarza, zwanym również Kalendarzem zagregowanym. Wersja GroupWise 7.0, zgodnie z opisem w temacie 100, umożliwiała tworzenie podkalendarzy i wyświetlanie elementów z własnych podkalendarz w widoku kalendarza głównego. Jednakże elementy z podkalendarza współużytkowanego z innym użytkownikiem nie mogły być wyświetlane w kalendarzu głównym. W GroupWise 8.0 możemy wyświetlić w kalendarzu głównym wszystkie elementy współużytkowane, nawet elementy pochodzące z kalendarzy subskrybowanych zgodnie z opisem w temacie 123. Nowa funkcja nosi nazwę kalendarza zagregowanego. Aby aktywować ten widok: " Wyświetlamy wszystkie podkalendarze klikając ikonę plusa przed głównym folderem Kalendarz. " Na liście podkalendarzy, zaznaczamy i odznaczamy wszystkie pożądane podkalendarze, które powinny być wyświetlane w widoku kalendarza głównego. W poniższym przykładzie, podkalendarz School Marcel jest kalendarzem współużytkowanym (ikona osoby w prawej części ikony). Kalendarz Singapore Public Holidays w dolnej części listy jest kalendarzem subskrybowanym (niebieska strzałka skierowana w dół ). Wszystkie podkalednarze, kalendarze współużytkowane, subskrybowane i osobiste są wyświetlane w widoku kalendarza głównego. Pominięty został tylko podkalendarz Private, który został odznaczony. Uwaga: Aktualnie widok zbiorczy nie jest obsługiwany przez rozwiązania synchronizacji z urządzeniami PDA. Dzieje się tak dlatego, że rozwiązania synchronizują tylko spotkania użytkownika, a przecież technicznie, ale również logicznie spotkania z kalendarzy współużytkowanych i subskrybowanych nie są spotkaniami użytkownika. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 145

144 105. Nowy widok kalendarza widok panelu Autor Erno de Korte Wersja GroupWise 7.0 i nowsze udostępniają kilka nowych sposobów przeglądania danych z użyciem paneli opisanych w temacie 10. Jednym z bardziej interesujących i użytecznych nowych paneli jest Kalendarz zbiorczy. Panel przedstawia przegląd kalendarza z wszystkimi spotkaniami w wierszach (od chwili obecnej do niedalekiej przyszłości) w postaci listy. Aby dodać ten panel, postępujemy następująco: " Przełączamy się do trybu widoku paneli. Najłatwiej jest kliknąć folder domowy na górze listy folderów. " Jeśli w bieżącym układzie paneli nie ma panelu Kalendarz zbiorczy, możemy go dodać klikając ikonę w górnym prawym rogu dowolnego panelu. " Wybieramy opcję Dodaj panel z menu. " W oknie dialogowym Dodawanie panelu (patrz rysunek po prawej stronie), wybieramy Kalendarz zbiorczy i klikamy przycisk Dodaj. " Panel zostanie dodany do układu. Zmieniamy jego położenie przeciągając jego pasek tytułu i upuszczając w pożądanym miejscu. 146 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

145 106. Widoki dnia, tygodnia, miesiąca, roku Autor Uwe Krause GroupWise udostępnia wiele różnych widoków, które powinny zaspokoić wszystkie potrzeby użytkowników. Większość tych widoków posiada własny przycisk na pasku narzędzi w górnej części kalendarza (patrz rysunek poniżej). Aby dodać więcej niestandardowych widoków: " Klikamy pasek narzędzi kalendarza prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości. " Klikamy przycisk Nowy i wybieramy pożądany widok z listy rozwijanej w dolnej części okna. Uwaga: Klient umożliwia wybranie jednego z wielu widoków. Liczba dostępnych widoków może być mniejsza i zależy od wersji GroupWise oraz widoków zainstalowanych przez administratora. " Wprowadzamy odpowiednią Nazwę widoku i klikamy przycisk OK dwukrotnie, aby powrócić do widoku kalendarza. Na pasku narzędzi kalendarza powinien pojawić się nowy przycisk otwierający wybrany widok. Wskazówka: W ten sposób możemy utworzyć wiele widoków Wieloosobowy i do każdego z nich przypisać określony zespół. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 147

146 107. Nie lubisz widoku miesiąca? Rozwiń widok tygodnia! Autor Uwe Krause Jeśli nie odpowiada nam widok miesiąca stworzony przez Novell, ale potrzebujemy widoku mniej więcej 4 tygodni, możemy skorzystać z innej możliwości. Wystarczy użyć widoku Tydzień jako innego widoku całego miesiąca. Aby to wykonać: " W kalendarzu, klikamy przycisk Tydzień na pasku narzędzi. " Po prawej stronie paska narzędzi kalendarza znajdują się przyciski + i. Jeśli przyciski nie są widoczne, wystarczy powiększyć okno GroupWise lub (tymczasowo) usunąć inne przyciski z paska przycisków kalendarza (więcej informacji w temacie 99). " Dodajemy pożądaną ilość dni klikając wielokrotnie przycisk +. W zależności od rozdzielczości ekranu, możemy wyświetlić aż do 6 tygodni jednocześnie w sposób podobny do widoku tygodnia. Uwaga: Jeśli w widoku kalendarza wyświetlane są również Zadania i Notki przypomnienia, widok tygodnia możemy rozszerzyć tylko o określoną liczbę dni, po której przycisk + zostanie wyłączony. Aby wyświetlić więcej spotkań, wystarczy wyłączyć Zadania i Notki przypomnienia klikając małe ikony obok przycisku Organizuj pracę za pomoca kalendarza

147 108. Mniej szarego więcej kolorów i funkcji w kalendarzu Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Podczas pracy z wcześniejszymi wersjami GroupWise, na pewno wielu użytkowników zastanawiało się skąd w kalendarzu tyle odcieni szarości: jasny szary dla spotkań Wstępnie zajęty, średni szary dla Zajęty i ciemny szary dla Poza biurem. Odcienie szarości pomagają, ale są trochę nudne. Dlaczego nie dodać trochę kolorów? Pomysł używania różnych kolorów istniał od samego początku, ale został zrealizowany dopiero w GroupWise 6.5. W tej wersji do spotkań mogły być przypisane określone kategorie. Kolor przypisany do kategorii był wyświetlany w widoku kalendarza, który w rezultacie był bardziej kolorowy. Kategorie umożliwiały również filtrowanie spotkań. Taka możliwość jest z pewnością przydatna, ale wersja GroupWise 7.0 wprowadziła nowe możliwości, np. podkalendarze: " Klikamy folder Kalendarz prawym przyciskiem i wybieramy opcję Nowy kalendarz. " Wprowadzamy nazwę kalendarza i naciskamy klawisz Enter. W zasadzie wszystko gotowe, ale możemy również wybrać inny kolor: " Klikamy dwukrotnie pole przed nazwą podkalendarza, aby wybrać pożądany kolor. Klient umożliwia przenoszenie istniejących elementów kalendarza do folderu nowego podkalendarza lub tworzenie nowych spotkań bezpośrednio w tym folderze. Aby wyświetlić elementy z jednego lub więcej podkalendarzy, zaznaczamy pola wyboru przed ich nazwami. Więcej informacji znajduje się w temacie 100. Wskazówka: Foldery podkalendarzy możemy również współużytkować z innymi użytkownikami! Więcej informacji znajduje się w temacie 103. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 149

148 109. Kompletnie inny widok kalendarza Autor Erno de Korte Zwykły widok kalendarza, z nowymi opcjami kodowania spotkań kolorami w widoku dziennym, tygodniowym lub miesięcznym jest niezwykle użytecznym sposobem przeglądania skrzynki pocztowej, ale klient udostępnia kilka innych metod przeglądania tych samych informacji: " Wybieramy z menu głównego Okno Kalendarz. " Z dostępnej listy wybieramy jeden z widoków kalendarzy, taki jak Projekty dnia przedstawiony na rysunku poniżej. Wskazówka: W górnym lewym rogu widoku znajduje się mała ikona osoby ze strzałką otwierającą menu rozwijane. Widok w rzeczywistości umożliwia uzyskanie dostępu do kalendarza innej osoby z użyciem pełnomocnictwa. Uwaga: Novell udostępnia aplikację do projektowania widoków, która umożliwia administratorowi modyfikowanie istniejących lub tworzenie nowych widoków. 150 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

149 110. Wyświetlanie kalendarza w postaci tekstowej lub graficznej Autor Erno de Korte Najczęściej kalendarz jest przeglądany w zwykłym widoku kalendarza. W niektórych przypadkach tekstowy widok kalendarza może być przydatny, gdyż zapewnia szybki przegląd wszystkich elementów w widoku listy i umożliwia sortowanie lub usuwanie określonych elementów. Aby włączyć tą funkcję: " Zaznaczamy folder kalendarza i wybieramy z menu Widok Ustawienia wyświetlania Szczegóły. Uwaga: Alternatywnie, klikamy folder kalendarza prawym przyciskiem i wybieramy Właściwości Wyświetlanie. Jednakże zmiany w tym oknie dialogowym zostaną zapisane jako nowe wartości domyślne tego folderu. Kalendarz zostanie wyświetlony w widoku listy (patrz rysunek poniżej). Widok listy umożliwia, np. łatwe sortowanie elementów wg dowolnej kolumny lub wstawienie dodatkowej kolumny. Uwaga: Zalecamy ostrożne usuwanie spotkań cyklicznych. Klient umożliwia usunięcie jednego spotkania lub Wszystkich. Usunięcie wszystkich spotkań oznacza również usunięcie tych, które się odbyły. Więcej informacji w temacie 131. Aby powrócić ponownie do zwykłego widoku kalendarza: " Wybieramy z menu głównego Widok Ustawienia wyświetlania Jako kalendarz. " Alternatywnie, wybieramy inny folder, a następnie ponownie wybieramy folder kalendarza. Uwaga: Ostatnia metoda zadziała, jeśli domyślne ustawienia wyświetlania folderu nie zostały zmienione. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 151

150 111. Interwał czasu w widoku kalendarza Autor Erno de Korte Podczas pracy w zmniejszonym oknie GroupWise, na pewno wielu użytkowników zastanawiało się, dlaczego kalendarz nie jest wyświetlany poprawnie. Prawdopodobnie spotkania nie zmieszczą się w oknie i ogólnie biorąc 30 minutowe bloki (domyślne) nie sprawdzają się w tym przypadku. Rozwiązanie problemu: wystarczy kliknąć w okolicy spotkania i wybrać inny interwał czasu. Klient umożliwia wybranie interwału z przedziału od 10 minut do 2 godzin. W poniższym przykładzie wybrany został interwał jednej godziny, który w tym przypadku zapewnia kompletny obraz dnia! 152 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

151 112. Pokazuj numer tygodnia i inne przydatne opcje kalendarza Autor Erno de Korte GroupWise udostępnia kilka interesujących opcji kalendarza. Najczęściej użytkownicy korzystają z opcji Pokazuj numer tygodnia. Rezultat jest widoczny na rysunku po lewej stronie, na którym numery tygodni są wyświetlane w widoku miesiąca. Poniżej przedstawiamy pozostałe opcje: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Kalendarz. " Opcja Pokazuj numer tygodnia znajduje się górnej części tego okna. " Sekcja Opcje wyświetlania miesiąca w GroupWise 7.0 udostępnia również opcję Pierwszy dzień tygodnia. W wersji GroupWise 8.0 opcja znajduje się na zakładce Godziny robocze. Sekcja umożliwia również wybranie dni tygodnia podświetlanych w widoku miesiąca. Opcja jest przeważnie używana do podświetlania dni wolnych. " Sekcja Opcje linii i koloru umożliwia określenie kolorów i linii w kalendarzu. " Kolejna opcja to Dołączaj mnie do nowych spotkań, która jest szczególnie przydatna osobom, np. osobistym asystentom, planującym spotkania innych osób, w których nie będą uczestniczyć. " Większość użytkowników określa Czas trwania nowego spotkania, ale możliwe jest również określanie Daty i godziny zakończenia. " Opcje alarmów (GW7.0) lub Opcje akceptacji (GW8.0) umożliwiają określenie domyślnych opcji alarmów Spotkań i Zdarzeń całodniowych. W GroupWise 8.0 możemy skonfigurować akceptowanie spotkań Zdarzenia całodniowe wysyłanych do siebie jako Wolny, Wstępnie zajęty, Zajęty, Poza biurem lub Ustaw podczas wysyłania. W GroupWise 7.0 w dolnej części okna znajdują się opcje Godziny robocze, w tym Godzina rozpoczęcia, Godzina zakończenia oraz Zawsze dostępny. W wersji GroupWise 8.0 te opcje znajdują się na zakładce Godziny robocze. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 153

152 113. Wyświetlanie dodatkowej strefy czasowej w kalendarzu Autor Erno de Korte Kolejna interesująca funkcja w GroupWise 8.0 klient umożliwia wyświetlanie w kalendarzu dodatkowej strefy czasowej obok głównej strefy czasowej. W ten sposób możemy znacznie łatwiej zaplanować spotkania z osobami z innych regionów świata. Na przykład, siedziba firmy znajduje się w stanie Utah (USA), a zespół pracujący nad projektem w Amsterdamie (Holandia) lub innym miejscu w Europie. Widok kalendarza konfigurujemy jak na rysunku poniżej: po lewej stronie strefa czasowa Salt Lake City (SLC), a po prawej stronie strefa czasowa Amsterdamu (ASD). Aby to wykonać: " W kalendarzu wybieramy widok Dzień lub Tydzień. " Klikamy prawym przyciskiem ikonę dwóch strzałek w obszarze powyżej skali czasu po lewej stronie widoku i wybieramy opcję Dodatkowa strefa czasowa. " Zaznaczamy opcję Wyświetl dodatkową strefę czasową, wybieramy strefę czasową z listy rozwijanej Strefa czasowa i wprowadzamy Etykietę. Wskazówka: Etykieta powinna być bardzo krótka, gdyż będzie wyświetlana na niewielkim obszarze nad skalą czasową. Zalecamy stosowanie skrótów stref czasowych lub nazw miast. " Przycisk Zamień umożliwia określenie, która strefa czasowa będzie wyświetlana po lewej i prawej stronie. " Klikamy przycisk OK, aby potwierdzić nowe ustawienia. 154 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

153 114. Zaznacz jako prywatną w przypadku prywatnych spotkań Autor Erno de Korte Współużytkowanie jest wspaniałym rozwiązaniem, ale są takie spotkania, których na pewno nie chcielibyśmy udostępniać współpracownikom. Przykładowo, spotkanie z doktorem lub spotkania biznesowe, na którym omawiane są delikatne tematy takie jak przyszłe fuzje. Takie spotkania nie powinny być widoczne dla wszystkich współpracowników. Oczywiście Novell udostępnił rozwiązanie tego problemu wystarczy zaznaczyć element jako Prywatny. W ten sposób tylko właściciel spotkania oraz osoby z prawem Odczyt przesyłek zaznaczonych jako prywatne będą widziały szczegóły spotkania prywatnego (rysunek po prawej stronie), a pozostałe osoby zobaczą tylko wyszarzony element. Funkcja jest dostępna dla wszystkich typów elementów, takich jak poczta, kalendarz, notki przypomnienia i zadania, ale najczęściej jest używana właśnie dla spotkań. Aby oznaczyć element jako prywatny: " Używamy klawisza F8, nawet w widoku listy. " Alternatywnie, wybieramy z menu Czynności Zaznacz jako prywatną. W widoku kalendarza element prywatny jest oznaczony ikoną kłódki (patrz rysunek po lewej stronie). Niestety w widoku listy, który jest najczęściej używany do przeglądania skrzynki pocztowej i innych folderów, elementy prywatne nie są oznaczone żadną ikoną. Jedyny sposób, aby stwierdzić, czy element jest oznaczony jako prywatny to otworzyć menu podręczne przedstawione na rysunku po prawej stronie. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 155

154 115. Większa kontrola nad czasem ustawianie stanu Zajęty Autor Erno de Korte GroupWise umożliwia innym osobom korzystanie z funkcji Wyszukiwanie wolnych terminów do wyszukania wolnych okienek w kalendarzu użytkownika, nawet bez przyznanego pełnomocnictwa. Wystarczy utworzyć nowe spotkanie, uruchomić Wyszukiwanie wolnych terminów, aby otrzymać: mnóstwo wolnych okienek w kalendarzu użytkownika na planowanie spotkań (albo ich brak). Z drugiej strony regularne korzystanie z kalendarza powoduje szybkie zapełnianie dostępnego czasu. Jeśli dodatkowo spotkania są oznaczane jako Zajęty, w kalendarzu zostaje niewiele miejsca na spotkania planowane przez innych użytkowników. Jednakże w przypadku niektórych czynności, możemy zostawić wolne okienko, jeśli dane spotkanie lub zadanie nie jest na tyle pilne, aby można było zająć się znacznie ważniejszymi sprawami. W takim przypadku możemy oznaczyć te spotkania jako Wolny lub Wstępnie zajęty. Drugi stan jest bardzo często używany w przypadku spotkań niepotwierdzonych (kolor jasny szary). Stan Wolny jest oznaczany kolorem białym. Ostatnim stanem, który możemy przypisać do spotkania jest Poza biurem (kolor ciemny szarym). Po przypisaniu kategorii do spotkań lub umieszczeniu ich w podkalendarzach, kodowanie kolorów będzie widoczne w wynikach wyszukiwania wolnych terminów (patrz rysunek poniżej). Uwaga: GroupWise 7.0 i 8.0 udostępniają opcję Zdarzenie całodniowe omówioną w temacie 99. Zdarzenia całodniowe mogą być oznaczane stanem Zajęty lub innym stanem, który spowoduje zablokowanie kalendarza. W związku z tym takie spotkania są oznaczane domyślnie jako Wolny. Jeden z powodów to urządzenia PDA w wyniku synchronizacji z urządzeniem PDA użytkownik mógłby być kompletnie niedostępny. 156 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

155 116. Importowanie plików ICS lub spotkań kalendarza Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Wcześniejsze wersje GroupWise umożliwiały importowanie spotkań lub plików Internet Calendar (ICS). Format jest obsługiwany przez bardzo dużą liczbę rozwiązań. Więcej informacji znajduje się na stronie " Podczas importowania pliku.ics po raz pierwszy, przeglądarka internetowa może wyświetlić zapytanie o aplikację, która powinna być używana do otwierania tego pliku (patrz rysunek po lewej stronie). Okno udostępnia pole Zapamiętaj tę decyzję dla wszystkich plików tego typu. GroupWise 8.0 udostępnia kilka dodatkowych funkcji: " Podczas importowania plików.ics, możemy wprowadzić nazwę folderu podkalendarza, do którego plik.ics zostanie zaimportowany. " Jeśli plik.ics zawiera opis, możemy zmodyfikować ten tekst przed dodaniem opisu do nowego folderu. " Jeśli folder podkalendarza o takiej samej nazwie już istnieje, możemy usunąć jego zawartość za pomocą opcji Zastąp istniejącą treść lub dodać nowe elementy do folderu za pomocą opcji Dodaj do istniejącej treści. Uwaga: Domyślną opcją jest opcja Zastąp istniejącą treść, która usuwa zawartość folderu kalendarza przed zaimportowaniem nowych spotkań. W razie potrzeby, możemy bardzo łatwo przywrócić elementy kalendarza z folderu Kosz. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 157

156 117. Korzystanie z Wyślij ponownie do zmiany spotkania grupowego Autor Erno de Korte Tworzenie spotkań grupowych w GroupWise nie jest trudne, wystarczy użyć funkcji Nowe spotkanie, dodać uczestników w polu Do:, wprowadzić Temat i Miejsce. A co musimy zrobić, aby w późniejszym czasie zmienić wybrane szczegóły lub dodać nowych odbiorców spotkania? Po pierwsze, należy pamiętać, że GroupWise używa modelu, w którym nadawca spotkania staje się automatycznie właścicielem z pełną kontrolą nad tym spotkaniem. Odbiorcy lub uczestnicy mogą Akceptować lub Odrzucać takie spotkania grupowe, ale nie mogą wprowadzać w nich żadnych zmian. Jeśli istniejące spotkanie grupowe wymaga zmian, właściciel może je zmienić z użyciem opcji Wyślij ponownie. Uczestnicy spotkania muszą ponownie użyć funkcji Akceptuj lub Odrzuć. Jakie są zalety tego modelu? Na początku możemy utworzyć spotkanie z 3 osobami w małym pokoju konferencyjnym, a następnie możemy dodać nowych uczestników i zmienić miejsce na większą salę konferencyjną. Aby uczestnicy wiedzieli o wprowadzonych zmian, każdy z nich powinien być powiadomiony. W przypadku innych rozwiązań, gdzie ponowne wysyłanie i akceptowanie spotkania nie jest wymuszane, zmiany spotkań grupowych mogą spowodować ogromne zamieszanie. W przypadku GroupWise właściciel, którym bardzo często jest sekretarka lub osobisty asystent, zachowuje pełną kontrolę nad spotkaniami grupowymi. Jest to jedna z dużych zalet klienta GroupWise. Aby użyć funkcji Wyślij ponownie : " Klikamy prawym przyciskiem spotkanie grupowe, które utworzyliśmy wcześniej. " Wybieramy z menu podręcznego opcję Wyślij ponownie. Wprowadzamy pożądane zmiany w szczegółach spotkania. Wyjaśniamy uczestnikom zmiany w treści spotkania i klikamy przycisk Wyślij. Pojawi się okno dialogowe umożliwiające Wycofanie oryginalnego spotkania, w większości przypadków wybieramy opcję Tak. 158 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

157 118. Modyfikacja uczestników spotkania Autor Erno de Korte Spotkania grupowe możemy łatwo zmienić z użyciem opcji Wyślij ponownie. Dodatkową zaletą tego sposobu jest poinformowanie wszystkich uczestników o wprowadzonych zmianach. W wersji GroupWise 8.0 Novell dodał nową opcję Modyfikuj odbiorców, która umożliwia dodawanie lub usuwanie odbiorców bez konieczności wysyłania informacji do wszystkich uczestników. Recipients Aby wykonać niewielkie zmian dotyczące uczestników spotkania, możemy teraz to wykonać bez niepokojenia uczestników, którzy zaakceptowali już spotkanie. Zastosowanie tych opcji: używamy opcji Wyślij ponownie, aby poinformować wszystkich uczestników o zmianach lub opcji Modyfikuj odbiorców, aby informować tylko uczestników, których zmiany dotyczą. Aby użyć nowej funkcji: " Klikamy prawym przyciskiem przyszłe spotkanie grupowe, które utworzyliśmy wcześniej. Wskazówka: Opcja Modyfikuj odbiorców nie jest wyświetlana dla spotkań, które już się odbyły. " Wybieramy z menu podręcznego opcję Modyfikuj odbiorców. " W oknie dialogowym Modyfikuj odbiorców dodajemy lub usuwamy odbiorców i klikamy przycisk OK, aby zapisać spotkanie. Odbiorcy, którzy zostali już zaproszeni, nie zostaną powiadomieni ponownie. Nowi uczestnicy otrzymają zaproszenie do Akceptacji lub Odrzucenia spotkania. Wskazówka: Zalecamy ostrożne używanie tej funkcji w przypadku osób spoza organizacji. W innych rozwiązaniach, standardy obsługi kalendarzy w sieci Internet nie zawsze są zaimplementowane w sposób umożliwiający poprawną obsługę tej funkcji. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 159

158 119. Personalizacja i dodawanie załączników do spotkań Autor Erno de Korte Wielu użytkowników prosiło o możliwość dodawania określonych treści do istniejących spotkań, na przykład dokumentów z notatkami przygotowawczymi do spotkania. GroupWise 8.0 umożliwia dodawanie dokumentów do każdego elementu, niezależnie od tego czy jest to osobisty/opublikowany element czy też spotkanie grupowe. Klient oferuje również znacznie większe możliwości personalizacji elementów. Aby użyć tych funkcji: " Otwieramy istniejące spotkanie, osobiste/opublikowane lub spotkanie grupowe. " Przechodzimy na zakładkę Personalizuj i unieważniamy domyślny temat spotkania za pomocą opcji Temat. " Dodajemy notatki w polu Moje notki i przypisujemy Kategorię. " Nową opcją jest opcja Kontakty, która umożliwia dodanie jednego z kontaktów do spotkania, nawet jeśli osoba nie będzie obecna. Wskazówka: Opcja jest szczególnie przydatna do wyszukiwania wszystkich elementów powiązanych z wybraną osobą. Na przykład, spotkanie może być spotkaniem wewnętrznym dotyczącym klienta, na którym oczywiście klienta nie będzie. Dodanie kontaktu do tego elementu umożliwi wykonanie Wyszukiwania wszystkich elementów powiązanych z tym kontaktem. Element zostanie dzięki temu włączony do rezultatów. " Włączamy wyświetlanie obszaru załączników w dolnej części elementu. W tym celu wybieramy z menu elementu Widok Okno załącznika. " Otwieramy Eksploratora plików lub inną wiadomość z załącznikiem i przeciągamy pożądane pliki do obszaru załączników tego elementu. Rezultat będzie podobny do przedstawionego na rysunku poniżej: załączniki zostaną dodane do elementu z małą ikoną Pinezki oznaczającej załączniki osobiste w tym elemencie. Uwaga: Załączniki osobiste oraz pola spersonalizowane będą połączone tylko z tym elementem. Jeśli organizator spotkania wycofa element, na przykład z użyciem funkcji Wyślij ponownie, właściwości oraz załączniki nie zostaną powiązane z nowym elementem. 160 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

159 120. Wyszukiwanie wolnych terminów harmonogram innych osób! Autor Uwe Krause Obsługa kalendarzy jest dostępna w GroupWise od kilku lat i nawet we wcześniejszych wersjach oferowała opcję Wyszukiwanie wolnych terminów. Opcja umożliwia przeglądanie harmonogramu dowolnej osoby wewnątrz organizacji z dowolnego miejsca na świecie. Tak to prawda, taka możliwość była dostępna nawet w czasach połączeń opartych o słabe i wolne linie modemowe. Opcja Wyszukiwanie wolnych terminów umożliwiała przeglądanie kalendarzy kolegów na drugim końcu świata. Tajemnicą wyszukiwania wolnych terminów jest sposób tworzenia i wysyłania żądań informacji do urzędów pocztowych użytkownika i jego współpracowników. W rzeczywistości jest to wiadomość GroupWise o specjalnym stanie i bardzo wysokim priorytecie. Wiadomość jest przesyłana poprzez sieć, aby zebrać i dostarczyć potrzebne informacje najszybciej jak to możliwe. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 161

160 Aby użyć wyszukiwania wolnych terminów: " Tworzymy nowe spotkanie i z książki adresowej wybieramy dużą liczbę odbiorców i/lub dodajemy osoby z odległych miejsc. " Klikamy przycisk Wyszukiwanie wolnych terminów na pasku narzędzi spotkania lub wybieramy z menu Narzędzia Wyszukiwanie wolnych terminów. Okno dialogowe Wyszukiwanie wolnych terminów udostępnia wskaźnik informujący o liczbie aktualnie odpytanych skrzynek pocztowych. Na powyższym rysunku, odpytanych zostało 10 z 18 skrzynek pocztowych, a wyszukiwanie wolnych terminów oczekuje na rezultat z pozostałych skrzynek. W niektórych przypadkach system może być tak szybki, że wskaźnik w ogóle nie będzie widoczny. W innych przypadkach, ze względu na strukturę sieci, otrzymanie odpowiedzi z wszystkich miejsc może zająć kilka sekund lub nawet minut. Interesujące pytanie: co oznacza mały wskaźnik i przed nazwiskami niektórych odbiorców? Odpowiedź znajdziemy na rysunku po lewej stronie. Normalnie nadawca spotkania widzi tylko tyle, że kalendarz innego użytkownika jest zablokowany dla wszystkich odbiorców, ale w tym przypadku nadawca posiada uprawnienia do przeglądania kalendarza. Wskaźnik i oznacza, że możemy przeglądać niektóre szczegóły spotkania, takie jak temat i miejsce spotkania. W ten sposób możemy poprosić osobę o przesunięcie aktualnego spotkania. Mechanizm jest obsługiwany przez funkcję Pełnomocnictwo (więcej informacji znajduje się w temacie 163). W praktyce zalecamy nadanie prawa Odczyt do wszystkich spotkań (prawie) każdej osobie w organizacji. Wskazówka: Wyszukiwanie wolnych terminów może być wykonywane w wielu Urzędach pocztowych na całym świecie. Funkcja działa nawet poprzez bramki do innych systemów, na przykład Microsoft Exchange i umożliwia odpytywanie obcego systemu, jeśli połączenie między dwoma systemami jest nawiązane przez taką bramkę. Niestety (lub na szczęście) aktualnie nie istnieje jeszcze otwarty standard umożliwiający wyszukiwanie wolnych terminów przez sieć Internet. Usługa połączenia między różnymi, ale połączonymi systemami jest dostępna tylko poprzez bramkę wysokiego poziomu, taką jak bramka GroupWise Exchange. Uwaga: Jeśli organizacja udostępnia bramkę GroupWise Exchange do połączenia z systemem Exchange, użytkownicy GroupWise nie będą mogli wyszukiwać wolnych terminów użytkowników korzystających z Exchange 5.x. 162 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

161 121. Kolejne spojrzenie na kalendarz wielu użytkowników Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Kolejny sposób przeglądania kalendarzy innych użytkowników: jeśli dany użytkownik przyznał nam Pełnomocnictwo (więcej w temacie 163) do odczytu swoich spotkań, możemy dodać jego kalendarz do widoku kalendarza Wieloosobowy: " Otwieramy widok kalendarza głównego GroupWise wybierając Kalendarz z listy folderów. " W zależności od wielkości okna, na pasku narzędzi kalendarza powinien być widoczny przycisk Wieloosobowy. " Jeśli klikniemy ten przycisk po raz pierwszy, pojawi się okno dialogowe umożliwiające wybranie jednej lub więcej osób. Uwaga: Klient umożliwia wybranie tylko osób, które już udzieliły pełnomocnictwa do Odczytu swoich spotkań. Jeśli nie mamy odpowiednich uprawnień, otrzymamy ostrzeżenie o braku dostępu do kalendarza wybranej osoby. W takim przypadku musimy poprosić odpowiednie osoby o przydzielenie praw dostępu i uruchomić klienta GroupWise ponownie. Informacje o pełnomocnictwach są wczytywane podczas uruchomienia. Po wybraniu pożądanych użytkowników, pojawi się widok podobny do przedstawionego na rysunku poniżej, z kalendarzami wszystkich użytkowników jeden obok drugiego. Wskazówka: Kalendarz wieloosobowy umożliwia dodanie ogromnej liczby użytkowników, ale przy wielu użytkownikach ekran może stać się nieczytelny, a wczytywanie kalendarzy wszystkich osób może spowolnić klienta. Z tego względu zalecamy dodanie kilku przycisków Wieloosobowy zgodnie z opisem w temacie 99. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 163

162 122. Pełny dostęp do kalendarzy za pomocą Pełnomocnictwa Autor Erno de Korte W niektórych przypadkach potrzebny jest pełny dostęp do kalendarza innego użytkownika taki sam dostęp jaki mamy do własnego kalendarza. Wszechstronny dostęp jest szczególnie ważny w scenariuszu osobisty asystent menedżer. Jeśli druga osoba udziela nam pełnomocnictwa do odczytu lub nawet zapisu własnych spotkań, możemy użyć funkcji pełnomocnictwa do uzyskania dostępu do spotkań tej osoby. Dobra wiadomość jest taka, że możemy przy tym używać widoku dnia, tygodnia lub miesiąca. Większość doświadczonych użytkowników wie jak za pomocą pełnomocnictwa uzyskać dostęp do skrzynki pocztowej innego użytkownika, która może zawierać kalendarz. Więcej informacji znajduje się w rozdziale 11. Inny sposób używania funkcji pełnomocnictwa: " Wybieramy z menu głównego Okno Nowe okno główne. Na ekranie pojawi się kolejne okno główne GroupWise. Wskazówka: Jeśli drugie okno nie jest widoczne, prawdopodobnie znajduje się nad oknem oryginalnym. Wystarczy złapać pasek tytułu i przesunąć w inną stronę ekranu. " Używamy przycisku Pełnomocnictwo, aby wybrać inną skrzynkę pocztową. Drugie okno główne może być również używane do konfiguracji innego widoku skrzynki pocztowej, ale jest bardziej przydatne do przeglądania skrzynek pocztowych i kalendarzy innych użytkowników. Aby zidentyfikować okno główne, wystarczy sprawdzić pasek tytułu zawierający nazwę skrzynki pocztowej. 164 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

163 123. Subskrypcja kalendarzy publikowanych w sieci Internet Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide W ciągu kilku ostatnich lat GroupWise bardzo się zmienił i stał się bardziej dostosowany do wszystkich ważnych standardów internetowych. Najważniejszymi standardami dotyczącymi kalendarzy są icalendar (lub ical) oraz webcal. Standard webcal umożliwia subskrybowanie informacji kalendarza z praktycznie wszystkich źródeł, na przykład kalendarzy wakacyjnych, naukowych, rządowych, sportowych, biznesowych itd. Funkcja oferuje bardzo duże możliwości: w ten sposób możemy, na przykład, subskrybować kalendarz internetowy z wszystkimi sesjami radnych miasta lub wszystkimi wakacjami w regionie i dołączyć je do własnego kalendarza głównego. Wydarzenia z zewnętrznych źródeł zostaną automatycznie wyświetlone w kalendarzu użytkownika i będą zawsze aktualne, gdyż są automatycznie odświeżane w wybranych okresach czasu. Działanie funkcji przedstawimy na podstawie przykładu ze strony icalshare.com, witryny z różnego rodzaju kalendarzami internetowymi. " Otwieramy stronę w przeglądarce internetowej i w polu Search icalshare po prawej stronie wprowadzamy School Holidays. " Wybieramy jeden z kalendarzy z listy wyników wyszukiwania. Ze względu na to, że wszystkie kalendarze są połączone z zewnętrznymi źródłami, niektóre z nich mogą być nieaktualne w danym momencie. Z tego względu, klikamy odnośnik Preview Calendar. Witryna sprawdzi dostępność kalendarza. " Klikamy odnośnik Subscribe to calendar w prawym rogu kalendarza. " W zależności od używanej przeglądarki, może się pojawić okno dialogowe umożliwiające wybór aplikacji używanej do obsługi kalendarza. Wybieramy GroupWise lub GroupWise MAILTO Protocol handler. " W oknie dialogowym Subskrypcja kalendarza modyfikujemy nazwę folderu i wybieramy częstotliwość aktualizacji z listy Aktualizacja co. Klikamy przycisk Subskrybuj. Rezultat zostanie wyświetlony w oddzielnym folderze kalendarza. Folder kalendarza subskrybowanego możemy rozpoznać po niebieskiej strzałce skierowanej w dół na ikonie kalendarza. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 165

164 124. Publikacja własnych kalendarzy w sieci Internet y Autor Erno de Korte Jedną z nowych funkcji GroupWise 8.0 jest możliwość publikowania jednego z podkalendarzy w sieci Internet. W ten sposób inni użytkownicy mogą przeglądać taki kalendarz lub nawet subskrybować go w sposób opisany w temacie 123. Jakie są korzyści takiego rozwiązania? Przykładowo, jeden z członków personelu instytucji rządowych lub szkół może utworzyć funkcje publiczne, takie jak rady miasta i spotkania rodziców w dobrze znanym środowisku GroupWise. Jednakże funkcja może być również przydatna w organizacjach komercyjnych, na przykład do planowania spotkań udziałowców, działu sprzedaży lub planowania wydarzeń firmowych. W tym celu: " Klikamy folder Kalendarz prawym przyciskiem i wybieramy opcję Nowy kalendarz. " Wprowadzamy nazwę kalendarza i naciskamy klawisz Enter. " Dodajemy kilka (opublikowanych) spotkań do nowego podkalendarza w celach testowych. " Klikamy nowy podkalendarz prawym przyciskiem i wybieramy Opublikuj. Uwaga: Jeśli opcja jest niedostępna w menu podręcznym, zalecamy kontakt z administratorem w celu jej włączenia. Opcja wymaga uruchomienia usługi GroupWise Calendar Publishing Host i połączenia jej z siecią Internet. " Zaznaczamy pole obok opcji Publikuj ten kalendarz i modyfikujemy pozostałe opcje takie jak Przedział czasu i Dołącz elementy prywatne. " Adres URL wskazuje Łącze do publikacji, czyli odnośnik dzięki któremu pozostali użytkownicy uzyskają dostęp do podkalendarza. " Klikamy przycisk Wyślij łącze do publikacji, aby utworzyć wiadomość z informacjami o opublikowanym kalendarzu. Wystarczy wprowadzić adresy , zmienić tekst wiadomości i kliknąć Wyślij. 166 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

165 125. Uzyskiwanie dostępu do kalendarzy opublikowanych w sieci Internet Autor Erno de Korte Aby sprawdzić jak opublikowany kalendarz będzie działał u innych użytkowników, wysyłamy wiadomość z opublikowanym kalendarzem na własny adres. Aby dowiedzieć się jak wysłać taką wiadomość, zobacz temat 23. Opublikowane kalendarze mogą być używane na trzy sposoby: " Subskrypcja kalendarza: Odnośnik umożliwia subskrypcję podkalendarza przez innych użytkowników zgodnie z opisem w temacie 123. Ten dynamiczny sposób używania danych kalendarza umożliwia odbiorcom aktualizację wszystkich zmian w opublikowanym kalendarzu. Częstotliwość aktualizacji zależy od ustawień aplikacji używanej przez odbiorcę. W GroupWise 8.0 częstotliwość aktualizacji można ustawić w zakresie od 15 minut do miesiąca. Ten typ współużytkowania kalendarza jest oparty o standardowy protokół zwany webcal. Adres URL kalendarza rozpoczyna się więc od webcal://., a nie od " Import kalendarza: Odnośnik umożliwia odbiorcy pobranie kalendarza w postaci pliku ICS, który jest standardowym formatem Internet Calendar Sharing. Ten pasywny sposób używania danych kalendarza umożliwia odbiorcy dodanie zawartości kalendarza w stanie w jakim był w momencie pobrania. Z tego względu odbiorca nie będzie powiadamiany o zmianach w kalendarzu. Adres URL rozpoczyna się od " Podgląd kalendarza: Odnośnik umożliwia przeglądanie opublikowanego kalendarza w każdej przeglądarce internetowej. Adres URL rozpoczyna się od a kończy się łańcuchem Calendar.format=html tak, aby przeglądarka mogła wyświetlić stronę HTML z kalendarzem. Istnieje jeszcze czwarty sposób uzyskiwania dostępu do kalendarza. Usługa GroupWise Calendar Publishing Host jest usługą web, która udostępnia dane kalendarza w trzech opisanych wyżej formatach. Usługa posiada własny interfejs, do którego możemy uzyskać dostęp z poziomu każdej przeglądarki internetowej. Adres URL składa się z pierwszej części adresu URL wymienionego powyżej zakończonego łańcuchem /gwcal, np. W oknie przeglądarki powinna pojawić się lista wszystkich współużytkowanych kalendarzy. Wystarczy kliknąć nazwę kalendarza, aby włączyć podgląd HTML. Interfejs umożliwia również pobranie pliku ICS lub subskrybowanie kalendarza. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 167

166 126. Wyszukiwanie wolnych terminów poprzez sieć Internet Autor Erno de Korte GroupWise został wyposażony w funkcję zwaną wyszukiwaniem wolnych terminów, która umożliwia wyszukiwanie wolnych okienek w kalendarzach współpracowników. W wersji GroupWise 8.0 możemy teraz rozszerzyć wyszukiwanie na osoby spoza organizacji z użyciem standardowego żądania VFREEBUSY, które jest częścią standardu icalendar. Więcej informacji o tym standardzie znajduje się na stronie Funkcja jest szczególnie przydatna, na przykład podczas pracy w zespole między organizacyjnym. Aby dodać zewnętrzne konto do wyszukiwania wolnych terminów, dodajemy adres URL Wolny/Zajęty do danych kontaktowych tej osoby, zgodnie z opisem w temacie 153. Jeśli dany użytkownik korzysta z systemu GroupWise, standardowo adres URL będzie wyglądał tak @domena.com. W obecnym czasie również kilka innych rozwiązań obsługuje informacje Wolny/Zajęty w podobny sposób. Oczywiście możemy również udostępnić własne informacje Wolny/Zajęty osobom spoza organizacji. Aby wysłać odpowiednie informacje z adresem URL: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Kalendarz Wyszukiwanie wolnych terminów. " Zaznaczamy pole obok opcji Opublikuj moje informacje wolny/zajęty. Uwaga: Jeśli opcja jest niedostępna w menu podręcznym, zalecamy kontakt z administratorem w celu jej włączenia. Opcja wymaga uruchomienia usługi GroupWise Calendar Publishing Host i połączenia jej z siecią Internet. " Klikamy przycisk Wyślij łącze do publikacji wolny/zajęty, aby utworzyć wiadomość z informacjami o dostępie do informacji wolny/zajęty. Wystarczy wprowadzić adresy , zmienić tekst wiadomości i kliknąć Wyślij. 168 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

167 127. Potrzebujesz kilku spotkań? wystarczy je powtórzyć! Autor Uwe Krause GroupWise Powerguide Większość użytkowników z pewnością znajdzie się w sytuacji, w której identyczne spotkanie wystąpi kilkukrotnie w danym okresie czasu. Takie spotkanie to tak zwane spotkanie cykliczne, na przykład urodziny, tygodniowe spotkania dotyczące projektu itp. Spotkania cykliczne możemy utworzyć na trzy różne sposoby: " Wg Daty, " Wg Przykładu, " Wg Formuły. Aby utworzyć spotkanie cykliczne: " W kalendarzu wybieramy datę i godzinę początkową serii spotkań. " Na pasku przycisków, klikamy przycisk Nowe spotkanie. " Klikamy ikonę Ustaw datę przedstawioną na rysunku po prawej stronie. " W oknie Wybierz datę, klikamy opcję Wybierz cykliczne. " W oknie dialogowym Data wielokrotna, wybieramy pożądaną metodę określania daty. Wskazówka: Aby wybrać odpowiednią metodę, wystarczy wypróbować trzy metody opisane w tym i kolejnym temacie. Pierwsza metoda, najbardziej intuicyjna, to metoda wg Daty : " Wybieramy zakładkę Daty i zaznaczamy wszystkie daty kolejnych spotkań. W poniższym przykładzie, zaznaczone zostały wszystkie wtorki i czwartki w styczniu i lutym (patrz rysunek po lewej stronie). " Po zaznaczeniu wszystkich pożądanych dat, klikamy przycisk OK. Uwaga: Tytuł pola daty spotkania zostanie zmieniony na Data wielokrotna, a jego wartość na (Data powtórzenia). Organizuj pracę za pomocą kalendarza 169

168 128. Spotkania cykliczne wg przykładu Autor Uwe Krause Kolejny sposób tworzenia spotkań cyklicznych: zamiast ręcznie zaznaczać wszystkie pożądane daty, możemy użyć metody Przykład do utworzenia spotkania cyklicznego. W tym celu: " W kalendarzu, wybieramy datę i godzinę początkową serii spotkań. " Na pasku przycisków, klikamy przycisk Nowe spotkanie. " Wybieramy z menu spotkania Czynności Wielokrotne. " Wybieramy zakładkę Przykład i tworzymy serię spotkań w bardziej logiczny sposób. Na przykład, zaplanujemy spotkanie zespołu na każdy poniedziałek i środę w ostatnich miesiącach 2006 roku. " Wybieramy datę Początek (w naszym przypadku poniedziałek, 4 września 2006) i datę Koniec (w naszym przypadku niedziela, 31 grudnia 2006). " Klikamy każdy miesiąc (Wrz, Paź, Lis i Gru), w którym spotkanie ma wystąpić. Wskazówka: Klient umożliwia zaznaczenie dowolnego miesiąca, nawet jeśli spotkanie w nim nie występuje. Kryterium Zakres ma większy priorytet niż kryterium Miesiąc. " Klikamy pożądane Dni tygodnia (w tym przypadku: poniedziałek i środa), aby zaznaczyć dni spotkań. Uwaga: W tym przykładzie zaznaczone zostały każdy Pon i Śro, ale możemy zaznaczyć tylko pierwszy poniedziałek miesiąca i ostatnią środę miesiąca. " Klikamy OK, aby zaakceptować wybrane daty i powrócić do spotkania. 170 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

169 129. Spotkania cykliczne wg formuły Autor Uwe Krause Trzecia metoda tworzenia spotkań cyklicznych obejmuje zakładkę Formuła w oknie dialogowym Data wielokrotna. Metodę zalecamy tylko użytkownikom zaawansowanym kilka opcji dostępnych w tej metodzie nie jest dostępnych w pozostałych dwóch metodach. Formuły wyglądają podobnie do wzorów matematyki wyższej na poziomie szkoły średniej. Po pierwsze, dostępne są dwa różne rodzaje wyrażeń: funkcje i operatory. " Funkcje " Dzień tygodnia CZW oznacza wprowadzenie wszystkich czwartków. " Dzień miesiąca Liczba 3 spowoduje zaplanowanie trzeciego dnia każdego miesiąca. Słowo OSTATNI spowoduje zaplanowanie ostatniego dnia miesiąca. " Dzień roku Liczba 35 oznacza ustawienie harmonogramu na 35 dzień roku. " Miesiąc roku STY spowoduje zaplanowanie wszystkich dni w styczniu. " Rok Wprowadzenie 2003 spowoduje wybranie wszystkich dni w 2003 roku. " Dzień roboczy w miesiącu Na przykład, CZW(1). Oznacza to zaplanowanie pierwszego czwartku miesiąca. Podobnie wpisanie NIE(OSTATNI) oznacza ostatnią niedzielę miesiąca, natomiast ŚRO(OSTATNI 1) przedostatnią środę miesiąca. " Operatory " Operator jest znakiem lub wyrazem umieszczanym w formule, który wykonuje określoną czynność. Każdemu operatorowi jest przypisany priorytet. Oznacza to, że podczas wykonywania formuły, niektóre operatory są uwzględniane przed innymi. Aby pogrupować operatory według ich priorytetów, używamy operatorów grupowania. " Operatory grupowania Nawiasy umożliwiają zmianę priorytetu operatorów lub grupowanie funkcji w celu zapewnienia większej przejrzystości. Operator Oraz o wysokim priorytecie (spacja) ma wyższy priorytet od operatora Lub (przecinek). Następująca formuła oznacza, że zaplanowane spotkania muszą przypadać na wtorek albo na czwartek i że muszą to być dni lipca albo sierpnia: wto,czw lip,sie Inaczej mówiąc, formuła jest wykonywana tak, jakby nawiasy zostały wstawione w następujący sposób: (wto,czw) (lip,sie) Zmieniamy formułę następująco:(wto),(czw lip),(sie) Formuła oznacza zaplanowanie wszystkich wtorków, wszystkich czwartków w lipcu oraz wszystkich dni sierpnia. Zmieniamy położenie nawiasów, aby utworzyć następującą formułę: (wto,czw) (lip,sie) W przypadku tej formuły, wszystkie zaplanowane dni muszą przypadać na wtorek lub czwartek w miesiącu lipcu lub sierpniu. Ostateczny rezultat jest taki, że zaplanowane są tylko wtorki i czwartki w lipcu i sierpniu. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 171

170 " Operator Oraz o wysokim priorytecie Spacja między dwoma funkcjami działa jako operator Oraz, co oznacza, że obie funkcje muszą być prawdziwe. Na przykład, liczba 25 spowoduje zaplanowanie 25 dnia każdego miesiąca we wszystkich latach. 25 Sie oznacza, że zaplanowane dni muszą przypadać na 25 dzień miesiąca i miesiącem tym musi być sierpień. Natomiast formuła 25 Sie, 2006 oznacza, że zaplanowane dni muszą przypadać na 25 dzień miesiąca, przy czym miesiącem tym musi być sierpień w 2006 roku. " Operatory przesunięcia Operatory umożliwiają dodanie przesunięcia względnego do funkcji lub wyrażenia i mogą być dodatnie (znak + albo wyraz PLUS) albo ujemne (znak albo wyraz MINUS). Aby na przykład zaplanować zdarzenie na trzy dni przed pierwszym czwartkiem lutego każdego roku, wprowadzamy następującą formułę: czw(1) lut 3 " Zakres Operator zakresu (znak dwukropka albo słowo Do ) działa podobnie jak operatory Lub (patrz Lub ) między każdym elementem (dzień, miesiąc itd.) w zakresie. Na przykład, aby zaplanować spotkanie 15 dnia każdego miesiąca będącego równocześnie dniem roboczym, używamy jednej z poniższych formuł: 15&pn:pt 15(pn:pt) Powyższe formuły oznaczają, że zaplanowane dni muszą przypadać na 15 dzień miesiąca i równocześnie muszą być dniami roboczymi (między poniedziałkiem a piątkiem). Innymi słowy, zaplanowane dni muszą przypadać na 15 dzień miesiąca i musi to być poniedziałek lub wtorek lub środa lub czwartek lub piątek. " Operatory okresowe Trzy operatory okresowe to Co, Począwszy od i Skończywszy na. Aby zaplanować dni w regularnych odstępach czasowych, rozpoczynających i/lub kończących się określoną datą, stosujemy kombinacje operatora Co z operatorami Począwszy od i/lub Skończywszy na. Przykładowo, w celu zaplanowania spotkań, które mają się odbywać raz w tygodniu, począwszy od 3 marca 2009 roku, aż do 11 czerwca 2009 roku, używamy następującej formuły: co 7 począwszy od 3 mar 2006 skończywszy na 11 cze Powyższa formuła spowoduje zaplanowanie każdego siódmego dnia w okresie od 3 marca 2006 roku do 11 czerwca 2006 roku. Data początkowa jest zawsze terminem pierwszego dnia, wszystkie pozostałe dni będą planowane co 7 dni począwszy od daty początkowej o ile nie przekraczają daty końcowej. Jeżeli w formule brak jednego z operatorów Począwszy od lub Skończywszy na, datą początkową lub datą końcową będzie pierwsza lub ostatnia data w pliku kalendarza. Tworzymy następującą formułę: co 7 począwszy od 3 mar 2006 Powyższa formuła spowoduje zaplanowanie co siódmego dnia w okresie rozpoczynającym się 3 marca 2006 roku i trwającym do ostatniego dnia w pliku kalendarza. Operator Co będzie działać prawidłowo z liczbami nie większymi niż 30. Na przykład, formuła co 45 począwszy od 3 mar 2006 nie jest poprawna. " Operatory względne Istnieje sześć operatorów względnych: Przed, Dokładnie/Przed, Po, Dokładnie/Po, Około i Dokładnie/Około. Operatory umożliwiają planowanie dni względem określonej daty. Aby na przykład zaplanować poniedziałki, które we wszystkich latach wypadają najbliżej daty 6 listopada, wprowadzamy następującą formułę: pon dokładnie/około 6 lis 172 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

171 Aby zaplanować pierwszy wtorek po 6 listopada 2006 roku, używamy następującej formuły: wto po 6 lis 2006 " Lub Operator Lub (znak przecinka albo słowo Lub ) oznacza, że jedna z funkcji lub jedno z wyrażeń podanych we wzorze musi być prawdziwe. Aby na przykład zaplanować spotkania na 15 dzień każdego miesiąca 2006 roku, ale pod warunkiem, że przypada on na wtorek lub czwartek, wprowadzamy następującą formułę: (wto, czw) " Nie Operator Nie (znak! albo słowo Nie ), umieszczony przed funkcją, neguje jej bieżącą wartość. Na przykład, aby zaplanować wszystkie dni stycznia 2006 roku, z wyjątkiem wtorków i czwartków, używamy następującej formuły: sty 2006!wto!czw " Operator Oraz o niskim priorytecie Operator Oraz o niskim priorytecie (znak & lub słowo Oraz ), umieszczony między dwiema funkcjami oznacza, że obie funkcje muszą być prawdziwe Jednakże priorytet tego operatora Oraz jest niższy od wszystkich pozostałych operatorów. Tworzymy następującą formułę: wto,czw lip,sie Formuła oznacza, że zaplanowane dni muszą być wtorkiem lub czwartkiem, w miesiącu lipcu lub sierpniu. Zamieniamy operator Oraz o wysokim priorytecie (spacja) na operator Oraz o niskim priorytecie: wto, czw oraz lip, sie Powyższa formuła oznacza, że planowanie może dotyczyć tylko wtorków, czwartków w miesiącu lipcu lub dni sierpnia. W pierwszej formule operator Oraz jest przetwarzany przed operatorami Lub. W drugiej formule operator Oraz jest przetwarzany po operatorach Lub. Jeśli powyższa metoda jest za bardzo skomplikowana, zalecamy używanie metody Wg przykładu opisanej w tematach 128 i 130. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 173

172 130. Spotkania cykliczne prosty sposób! Autor Diethmar Rimser W poprzednich tematach zostały omówione zaawansowane techniki tworzenia spotkań cyklicznych. W tym temacie przedstawimy krótką i wydajną metodę tworzenia spotkania cyklicznego za pomocą jednego kliknięcia: " Otwieramy kalendarz i wybieramy widok Tydzień. " Przykładowo, zaznaczamy obszar od 7 rano i przeciągamy do końca spotkania cyklicznego (przycisk myszy zwalniamy dopiero po osiągnięciu daty końcowej ). " Po zwolnieniu przycisku myszy, wprowadzamy opis spotkania i naciskamy klawisz Enter. Właśnie utworzyliśmy spotkanie cykliczne w ciągu kilku sekund! 174 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

173 131. Spotkania cykliczne wszystkie połączone ze sobą ograniczenia By Erno de Korte Spotkanie cykliczne w GroupWise to w rzeczywistości ciąg spotkań, w którym każde spotkanie jest połączone z następnym spotkaniem w tym ciągu. Technicznie jest to nieprzerwana lista elementów, które możemy porównać do czystych ubrań na sznurku do prania. Jeśli na przykład usuniemy numer 4 z listy 8 elementów, numery 3 i 5 zostaną połączone ze sobą tworząc listę 7 elementów. Kilka istotnych informacji dotyczących spotkań cyklicznych: " W GroupWise 7.0 i wcześniejszych, próba usunięcia jednego z elementów spotkania cyklicznego powoduje pojawienie się okna dialogowego umożliwiającego usunięcie tylko tego pożądanego spotkania lub wszystkich spotkań. Jednakże wybranie opcji Wszystkie faktycznie oznacza WSZYSTKIE, nie tylko przyszłe spotkania, ale również wszystkie, które już się odbyły w przeszłości. W chwili obecnej nie ma innego sposobu na usunięcie tylko przyszłych elementów spotkania cyklicznego poza apletem Formativ opisanym w temacie 133. " GroupWise 8.0 udostępnia nową funkcję, która umożliwia usunięcie tylko elementów od określonego punktu w czasie. Oznacza to, że po kliknięciu pożądanego elementu w ciągu spotkania cyklicznego i próbie usunięcia tego elementu pojawi się okno dialogowe przedstawione na rysunku po prawej stronie. Opcja Od tego wystąpienia w przód spowoduje usunięcie tylko elementów od tego momentu. " Niektóre urządzenia PDA i telefony komórkowe umożliwiają tworzenie spotkań cyklicznych, ale w niektórych przypadkach metoda może się różnić od tych stosowanych w GroupWise. Jedna z tych metod obejmuje, w odróżnieniu od tworzenia wszystkich spotkań i ich połączenia jak w GroupWise, utworzenie jednego elementu z użyciem formuły, która będzie wykonana dopiero podczas wyświetlania określonej daty. W związku z tym, w niektórych przypadkach, mapowanie spotkań cyklicznych z GroupWise do PDA wykonywane przez rozwiązanie synchronizacji może być trudne lub wręcz niemożliwe. W najgorszym wypadku spotkania cykliczne nie będą widoczne w ogóle ani w urządzeniu PDA ani GroupWise. W najlepszym wypadku powstanie seria oddzielnych spotkań w kliencie GroupWise lub na urządzeniu PDA. Zalecamy omówienie tego problemu z współpracownikami. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 175

174 132. Drukowanie kalendarza Autor Erno de Korte W tym temacie omówimy kilka sposobów drukowania kalendarza w GroupWise. Wskazówka: GroupWise 8.0 udostępnia nową opcję Drukuj listę umożliwiającą również drukowanie listy elementów kalendarza. Więcej informacji w temacie 28. " Wybieramy z menu głównego Plik Drukuj Drukuj kalendarz. a. Wybór formatu Dostępne są następujące formaty: dzień, tydzień, miesiąc, lista i wieloosobowy. Lista formularzy zmienia się w zależności od wybranego formatu: " W kategorii Dzień popularnym formularzem jest Dziennik, który łączy spotkania, zadania i notki przypomnienia z małym kalendarzem miesięcznym. Z formularzy o układzie poziomym polecamy Dziennik trzyczęściowy. Przy większej liczbie zdarzeń zalecamy wydruk Franklin Kalendarz dzienny. " W kategorii Tydzień popularnym formularzem jest Spotkania w tygodniu przedstawiający wszystkie spotkania w orientacji poziomej. Zwięzły widok zadań i notek przypomnienia oraz spotkania w formacie tekstowym oferuje Trzyczęściowy kalendarz tygodniowy. Przy większej liczbie zdarzeń zalecamy wydruk obustronny formularza Dwustronicowy kalendarz tygodniowy. " W kategorii Miesiąc znajdują się formularze, jak Frankiln Kalendarz miesięczny. " W kategorii Lista dostępne są tylko dwie listy: zadań i notek przypomnienia. " W kategorii Wieloosobowy dostępne są formularze Wieloosobowy kalendarz dzienny, Wieloosobowy kalendarz tygodniowy i Wieloosobowy kalendarz miesięczny. b. Rozmiary tradycyjne i Franklin Na początku wybieramy rozmiar papieru w sekcji Rozmiar formularza, np. Letter lub A4. Poniżej znajduje się opcja: Rozmiary Franklin. Opcja jest przydatna w krajach, w których sprzedawane są kalendarze o rozmiarze papieru Franklin. W większości pozostałych krajów opcja nie jest użyteczna. Ostatnia sekcja umożliwia wybranie orientacji Pionowej lub Poziomej. Opcje są niedostępne w przypadku niektórych formularzy. 176 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

175 c. Opcje zawartości Większość opcji dostępnych na zakładce Zawartość nie wymaga wyjaśnienia: " W zależności od wybranego formularza wszystkie opcje Zadań i Notek mogą być wyłączone. " Data początkowa przeważnie jest ustawiona na aktualny dzień z kalendarza, ale przed wydrukiem zalecamy wybranie odpowiedniej daty. W przeciwnym wypadku możemy tylko zmarnować papier. Określamy również wartość opcji Numer xxx, gdzie xxx zastępujemy wyrażeniem dni, tygodni lub miesięcy. " W dolnej części okna zaznaczamy, czy chcemy dołączyć Weekend i Prywatne elementy kalendarza (więcej informacji w temacie 114). d. Pozostałe opcje Ostatnia zakładka udostępnia dodatkowe opcje: " Opcja Nagłówek umożliwia wprowadzenie własnego tekstu, ale sekcja Stopka oferuje tylko zestaw opcji. " W dolnej części okna dialogowego znajduje się kolejna interesująca opcja: zazwyczaj drukujemy elementy z Wszystkich folderów, ale w wersji GroupWise 7.0 możemy drukować tylko z wybranego folderu kalendarza. " Opcja Przenoś nadmiarowy tekst na następne strony zapewnia wydrukowanie wszystkich informacji spotkania jednocześnie. " Opcja Drukuj do pliku HTML umożliwia regularne publikowanie kalendarza w formacie HTML bezpośrednio na witrynie w sieci Intranet. Opcja jest przydatna do publikowania informacji z konta zawierającego wszystkie wydarzenia firmowe. " Opcja Użyj kategorii kolor została wprowadzona w wersji GroupWise 6.5. Po włączeniu w wydruku uwzględniane będą kolory kategorii, zmniejszając ilość koloru szarego w kalendarzu. Opcja działa również w wersji GroupWise 7.0, ale drukowane jest zawsze kodowanie kolorów z podkalendarzy. Wskazówka: Przed właściwym drukowaniem zalecamy sprawdzenie ostatecznego rezultatu za pomocą przycisku Podgląd. Organizuj pracę za pomocą kalendarza 177

176 133. Usprawnianie kalendarza za pomocą narzędzi firm niezależnych By Erno de Korte Partnerzy Novell udostępniają różne usprawnienia kalendarza GroupWise. Poniżej przedstawiamy kilka z nich: a. Advansys Formativ System Advansys Formativ umożliwia dodawanie i tworzenie własnych apletów: " Aplet Enterprise Calendar Dates ułatwia tworzenie kalendarzy zespołowych poprzez dodawanie wspólnych spotkań i notek do kalendarzy użytkowników GroupWise z centralnej lokalizacji. Instalacja na stacji roboczej użytkownika nie jest wymagana. " Aplet Calendar Dates Creator i Calendar Dates Importer służy do importowania spotkań generowanych w innym systemie. " Zestaw Calendar Pack zawiera rocznice, daty z kalendarza (do zaimportowania do kalendarza) oraz funkcje blokowania dnia i poza biurem. Więcej informacji na stronie: b. ITQ EasyCalendar EasyCalendar umożliwia centralną administrację oraz dystrybucję specjalnych wydarzeń i spotkań firmowych itd. EasyCalendar rozwiązuje kilka problemów administracji w firmie, na przykład aktualizację urlopów poprzez serwery GroupWise. Rozwiązanie umożliwia wprowadzenie wydarzeń takich jak Boże Narodzenie i Sylwester i automatyczną integrację tych wydarzeń z kalendarzem każdego użytkownika. Nowi pracownicy otrzymują automatycznie podstawowy szablon kalendarza utworzony przez administratora. Więcej informacji na stronie: software.itq.dk/download.html c. Messaging Architects M+ Extranet M+ Extranet jest rozwiązaniem, które umożliwia publikację (w postaci strony HTML, kanału RSS i podcast) w sieci informacji z systemu GroupWise takich jak kalendarze, foldery, książki adresowe i spotkania. M+ Extranet umożliwia publikację informacji z GroupWise w sieci bez dodatkowych narzędzi. Więcej informacji na stronie: d. Omni CCUweb Publikowanie kilku kalendarzy GroupWise z notkami przypomnienia, zadaniami, spotkaniami i załącznikami nigdy nie było prostsze. Rozwiązanie CCUweb umożliwia wyeksportowanie kalendarzy GroupWise w ciągu kilku minut. CCUweb jest idealne dla organizacji takich jak: szkoły podstawowe, uniwersytety, instytucje rządowe, firmy prawnicze i społeczności. Rozwiązanie umożliwia współużytkowanie informacji z kalendarza, planów spotkań, wydarzeń klasowych. Więcej informacji na stronie: ts.com/web calendar 178 Organizuj pracę za pomoca kalendarza

177 9 Zarządzaj przepływem prac za pomocą zadań Ilość wiadomości pocztowych otrzymywanych przez użytkowników rośnie z dnia na dzień i jak wyjaśnia David Allen w swojej książce Sztuka efektywności, aby nad tym zapanować, należy rozszerzyć bieżący sposób pracy o niektóre zagadnienia opisane w jego książce. Jedną z najważniejszych obserwacji jest reguła 2 minut, która opisuje, że większość użytkowników przeglądając przychodzącą pocztę decyduje (nieświadomie), czy zadziałać natychmiast (w ciągu 2 minut), czy odłożyć element na przyszłość. W tym rozdziale omówimy aspekt odkładania rzeczy na później, ze względu na Listę zadań dostępną w GroupWise 8.0 ( Lista wyboru w GroupWise 7.0), która umożliwia odkładanie elementów do wykonania w przyszłości. Na początku przedstawimy nowe funkcje usprawniające obsługę Zarządzani zadaniami, które Novell dodał w wersji GroupWise 8.0. Jedna z bardziej znaczących zmian to zmiana nazwy Listy wyboru z GroupWise 7.0 na Listę zadań w GroupWise 8.0. Zmiana nazwy została podyktowana trendami rynkowymi i chęcią połączenia jej z podejściem teoretycznym, na przykład Davida Allena. Jeśli we wszystkich innych rozwiązaniach jest termin Lista zadań, nie możemy tego przecież ignorować. Przedstawimy również nowe funkcje Podzadania oraz ich wpływ na funkcje Ukończono i Termin realizacji. Za sprawą wszystkich nowych funkcji GroupWise może pełnić rolę rozwiązania Personal Task Management lub Personal Project Planner. Zarządzaj przepływem prac za pomocą zadań 179

178 134. Zarządzanie zadaniami w GroupWise 8 Lista wyboru = Lista zadań Autor Erno de Korte Największe zmiany w wersji GroupWise 8.0 w porównaniu do poprzednich wersji dotyczą usprawnień w Zarządzaniu zadaniami. Po pierwsze, Lista wyboru z GroupWise 7.0 została zmieniona na Listę zadań. Nowe funkcje zostaną omówione w kilku kolejnych tematach. Elementy Listy wyboru (GW7.0) lub Listy zadań (GW8.0) znajdują się w, odpowiednio, folderze Lista wyboru (GW7.0) lub Lista zadań (GW8.0), ale możemy również zamienić dowolny folder w Listę zadań, w tym foldery Skrzynka pocztowa i Kalendarz. Klient udostępnia kilka sposobów tworzenia nowych Elementów listy zadań lub zamiany istniejących elementów na Elementy listy zadań: " Tworzenie i dodawanie elementów do Listy zadań w temacie 135. " Sortowanie elementów w folderze Lista zadań w temacie 136. " Przypisywanie Terminu realizacji i Statusu w temacie 137. " Oznaczanie elementów jako Zakończone i Ukrywanie elementów w temacie 138. " Używanie Podzadań do organizacji Listy zadań w temacie 139. Każdy istniejący element, taki jak wiadomość pocztowa, może stać się Elementem listy zadań. Jedyną różnicą jest dodatkowy zestaw właściwości elementu, które są dostępne na zakładce Lista zadań właściwości elementu. Zwykłe Zadania są wyświetlane w widoku kalendarza, na przykład w widoku dnia, jednakże Elementy listy zadań są wyświetlane. jeśli tylko mają przypisany Termin realizacji, który przypada akurat na dany dzień albo Termin realizacji właśnie minął. Informacje o Terminie realizacji znajdują się w temacie 137. Nowe usprawnienia w GroupWise 8.0 sprawiają, że zarządzanie zadaniami stało się znacznie łatwiejsze. 180 Zarządzaj przepływem prac za pomocą zadań

179 135. Tworzenie i dodawanie elementów do listy zadań Autor Erno de Korte Istnieje kilka sposobów tworzenia lub dodawania elementów do Listy zadań : " Przenosimy dowolny element z folderu do folderu Lista zadań, aby element uzyskał właściwości Elementu listy zadań. Więcej w temacie 22 i 134. Wskazówka: Podczas pracy w widoku panelu, jeśli na ekranie widoczne są panele Elementy nieodczytane (więcej w temacie 8) oraz Lista zadań, możemy przenieść i upuścić element z panelu Elementy nieodczytane do Listy zadań. " Oznaczamy element jako Element listy zadań klikając go prawym przyciskiem i wybierając Pokaż na liście zadań. Element pojawi się w folderze specjalnym Lista zadań. Jeśli ustawienia wyświetlania folderu, w którym element jest przechowywany, zostały ustawione na opcję Lista zadań (więcej w temacie 22), element będzie widoczny również na liście zadań tego folderu. " Tworzymy zadanie lub element listy zadań za pomocą menu Plik Nowy, które udostępnia opcje Zadanie lub Element listy zadań. Zwykłe zadanie możemy również utworzyć za pomocą przycisku Nowe zadanie z paska narzędzi. GroupWise 8.0 umożliwia również tworzenie Podzadań. Wskazówka: Różnica między Zadaniem, a Elementem listy zadań to sposób ich tworzenia. Podczas tworzenia zwykłego Zadania pojawia się standardowe okno dialogowe zadania. Element listy zadań może być utworzony tylko w folderze, którego Ustawienia wyświetlania są ustawione na opcję Lista zadań opisaną w temacie 134. Nowy element pojawi się jako nowy wiersz listy zadań, wystarczy wprowadzić tytuł i nacisnąć klawisz Enter. Wskazówka: Domyślnie nowy Element listy zadań będzie Notką lub tak zwaną Wiadomością opublikowaną (rysunek po lewej stronie). Aby nowe elementy były zwykłymi Zadaniami opublikowanymi, wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Czynności domyślne. Różnica polega na tym, że Zadanie posiada Datę rozpoczęcia i Termin realizacji w oknie dialogowym. Zarządzaj przepływem prac za pomocą zadań 181

180 136. Sortowanie elementów na liście zadań Autor Erno de Korte Klient umożliwia sortowanie elementów Listy zadań w określonej kolejności. W odróżnieniu od elementów w zwykłym widoku folderu, możemy je sortować następująco: " Przeciągamy i upuszczamy elementy w pożądane miejsce. " Zaznaczamy element do przeniesienia w inne miejsce Listy zadań. " Przeciągamy element w pożądane miejsce w folderze Listy zadań. " Strzałka wskazuje miejsce, w którym element zostanie umieszczony. " Przenoszenie elementów Do góry lub Na dół listy zadań. " Zaznaczamy element do przeniesienia. " Aby przenieść element do góry lub na dół listy, klikamy przyciski Do góry lub Na dół umieszczone powyżej widoku folderu. Wskazówka: Jeśli Ustawienia wyświetlania zwykłego folderu zostały zmienione na widok Lista zadań, przyciski Do góry i Na dół mogą być niedostępne. Aby je dodać, zmieniamy właściwości Paska narzędzi. " Przenoszenie elementu Na górę listy zadań lub Na dół listy zadań. " Zaznaczamy element do przeniesienia. " Aby przenieść element na górę lub dół listy, klikamy przycisk Przenieś na górę listy zdań lub Przenieś na dół listy zadań. " Przenoszenie otwartego elementu na Liście zadań " W folderze Lista zadań, otwieramy pożądany element. " Klikamy zakładkę Lista zadań, a następnie przenosimy element w górę lub dół za pomocą przycisku Przenieś na góry lub Przenieś na dół. " Przypisywanie numeru w kolejce " W folderze Lista zadań, otwieramy pożądany element. " Klikamy zakładkę Lista zadań, a następnie w polu Kolejność określamy numer w kolejce danego elementu. 182 Zarządzaj przepływem prac za pomocą zadań

181 137. Przypisywanie terminu realizacji do elementu listy zadań Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Termin realizacji przypisany do Zadania lub Elementu listy zadań umożliwia śledzenie czasu zakończenia elementu. Pole wyboru elementu na początku wiersza, którego Termin realizacji wypada Dzisiaj zostanie oznaczone kolorem zielonym. Elementy opóźnione są oznaczone kolorem czerwonym. Rezultat jest widoczny na rysunku w temacie 136. Aby przypisać termin realizacji: " Otwieramy folder Lista zadań lub inny folder z widokiem Lista zadań. " Otwieramy element, klikamy Lista zadań i wybieramy Termin realizacji. Każde Zadanie lub Element listy zadań może mieć przypisany procent ukończenia. Procent ułatwia śledzenie stanu ukończenia zadań: " Otwieramy folder Lista zadań lub inny folder z widokiem Lista zadań. " Otwieramy element, klikamy Lista zadań i określamy Ukończono %. " Procent ukończenia jest zapisywany automatycznie po zamknięciu elementu. Oczywiście wyświetlanie % Zakończ w widoku folderu Lista zadań (rysunek w dolnej części tematu 136) jest bardzo przydatne. Domyślnie kolumna nie jest wyświetlana. Aby wyświetlić kolumnę % Zakończ : " Otwieramy folder Lista zadań lub inny folder z widokiem Lista zadań. " Klikamy nagłówki prawym przyciskiem i wybieramy Więcej kolumn. " Na liście Dostępne kolumny, zaznaczamy % Zakończ i klikamy Dodaj. " Klikamy przyciski W dół lub W górę, aby przenieść kolumnę. " Klikamy przyciski Mniejsza lub Większa, aby dostosować kolumnę. Zadania wysłane do innych użytkowników możemy oznaczyć jako Zakończone. Aby sprawdzić stan wysłanego zadania: " Otwieramy folder Lista zadań lub inny folder z widokiem Lista zadań. " Otwieramy zadanie i klikamy zakładkę Właściwości. " Przełączamy między widokami Podstawowe właściwości, a Zaawansowane właściwości i przeglądamy stan ukończenia zadania. Uwaga: Stan ukończenia jest dostępny tylko dla zadań. Nie możemy sprawdzić stanu wiadomości pocztowych lub innych elementów. Zarządzaj przepływem prac za pomocą zadań 183

182 138. Oznaczanie jako zakończone i ukrywanie elementów Autor Erno de Korte Po zakończeniu zadania, możemy je oznaczyć jako zakończone. Zadania oznaczone jako zakończone nie są przenoszone na następny dzień kalendarza, a wartość opcji Ukończono % jest ustawiania na 100%. Zadania zakończone oznaczone są ptaszkiem w Kalendarzu Jeśli zadanie zostanie zaznaczone jako zakończone, możemy je w każdej chwili odznaczyć. Zadania odznaczone są wyświetlane w bieżącym dniu Kalendarza. Po zaznaczeniu zadania jako zakończonego, GroupWise wysyła powiadomienie do inicjatora zadania, jeśli opcja powiadomienia zwrotnego została włączona w Opcjach wysyłania. W oknie Właściwości pojawi się stan Zakończone oraz data i godzina zaznaczenia zadania jako zakończone. Istnieją dwa sposoby zaznaczania elementu jako Zakończony : " Otwieramy folder Lista zadań lub inny folder z widokiem Lista zadań. " Otwieramy element i klikamy zakładkę Lista zadań. " Zaznaczamy pole opcji Zakończony, aby zakończyć zadanie. Lub " Zaznaczamy pole wyboru obok zadania na liście zadań. Aby odznaczyć zadanie, które zostało zaznaczone jako zakończone, odznaczamy pole wyboru obok zadania. Elementy zakończone nie są przeważnie wyświetlane na Liście zadań. Kontrolę nad wyświetlaniem elementów zapewniają trzy opcje: " Opcja Ukryj elementy spoza listy zadań umożliwia ukrycie elementów nie posiadających właściwości elementów listy zadań. Opcja jest szczególnie przydatna podczas pracy w zwykłym folderze z widokiem Lista zadań. " Opcja Natychmiast ukryj ukończone elementy powoduje, że element znika z listy natychmiast po zaznaczeniu jako Zakończony. " Opcja Ukryj ukończone elementy po dniu ukrywa elementy ukończone dzień wcześniej. W przypadku drugiej opcji ciężko jest stwierdzić, czy element zniknął w wyniku zakończenia, czy został po prostu usunięty. Z tego względu opcja trzecia jest bardziej przyjazna użytkownikowi. 184 Zarządzaj przepływem prac za pomocą zadań

183 139. Korzystanie z podzadań do organizacji listy zadań Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Elementy listy zadań mogą posiadać podzadania. Funkcja jest użyteczna jeśli zadanie składa się z kilku etapów lub podzadań. Zaznaczenie głównego zadania jako zakończone powoduje również zaznaczenie wszystkich podzadań. Podobnie, zaznaczenie wszystkich podzadań jako zakończonych powoduje zaznaczenie głównego zadania jako zakończonego. Jeśli ustawimy opcję Ukończono % w poszczególnych podzadaniach, wartość tej opcji dla głównego zadania zostanie obliczona w oparciu o wszystkie podzadania. Aby utworzyć podzadanie lub zamienić istniejący element w podzadanie: " Tworzenie podzadania Elementu listy zadań " Klikamy folder Lista zadań lub inny folder z widokiem Lista zadań. " Klikamy element listy zadań prawym przyciskiem i wybieramy z menu opcję Nowy podelement. " Wprowadzamy Temat podzadania i naciskamy klawisz Enter. " Aby dodać dodatkowe informacje, klikamy dwukrotnie nowe podzadanie. " Zamiana istniejącego elementu na podzadanie " Klikamy folder Lista zadań lub inny folder z widokiem Lista zadań. " Zaznaczamy pożądany element na liście. " Przeciągamy element poniżej elementu listy zadań, którego podzadaniem ma być bieżący element. " Strzałka wskazuje miejsce, w którym element zostanie umieszczony. " Element zostanie przeniesiony w określone miejsce listy. " Aby zamienić podzadanie ponownie na zadanie, przeciągamy i upuszczamy element w dolnej części listy zadań. Zarządzaj przepływem prac za pomocą zadań 185

184

185 10 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami W wersji GroupWise 8.0 Novell zrobił ogromny krok w sprawie funkcji Zarządzania kontaktami. Praktycznie wszystkie żądania, pomysły i życzenia, które Novell zebrał od swoich klientów zostały połączone z współczesnym pojmowaniem wyglądu i działania zarządzania kontaktami. Oczywiście GroupWise nie jest jeszcze w pełni wyposażonym rozwiązaniem Customer Relation Management (CRM), ale z pewnością możemy wykorzystać go jako mini-crm, co w zupełności wystarcza większości użytkowników. Na początku przedstawimy kilka nowych funkcji GroupWise 8.0. Następnie omówimy różne sposoby uzyskiwania informacji kontaktowych: " Selektor adresów, który jest w rzeczywistości lekką wersją pełnej książki adresowej, oferuje wiele interesujących i użytecznych funkcji. " Foldery kontaktów, które oferują dużo użytecznych nowych funkcji. Foldery to w rzeczywistości książka adresowa w nowym formacie z obsługą kategorii i innych funkcji. " Książka adresowa w starym stylu, która jest faktycznie oddzielną aplikacją (EXE). O dziwo, ta rozwinięta wersja książki adresowej nie obsługuje kategorii, ale nie ma rzeczy idealnych. W rozdziale omówimy również zawiłości folderu Częste kontakty, do którego dodawany automatycznie jest każdy odbiorca. Czy jest to zaleta, czy może jednak wada? Klient umożliwia wyłączenie lub dostosowanie tej funkcji. W kolejnych tematach przedstawimy niektóre najlepsze praktyki, a na koniec przedstawimy wybrane rozwiązania usprawniające zarządzanie kontaktami w GroupWise. Na marginesie, kontakt skopiowany z jednej zakładki książki adresowej lub folderu do innego zostanie połączony ze swoją kopią. Osoba może znajdować się w dwóch lub więcej folderach, ale zmiana w jednym folderze powoduje zmianę wszystkich połączonych pozycji. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 187

186 140. Nowe funkcje zarządzania kontaktami w GroupWise 8.0 By Erno de Korte Jedna z największych zmian w GroupWise 8.0 dotyczy zarządzania kontaktami. Zgodnie z opisem w temacie 145, we wcześniejszych wersjach GroupWise najważniejszym narzędziem była oddzielna aplikacja książki adresowej. W GroupWise 7.0 wprowadzony został oddzielny folder Kontakty połączony z jednym z folderów z aplikacji głównej książki adresowej. W wersji GroupWise 8.0 Novell wykonał kolejny krok w kierunku pełnej integracji zarządzania kontaktami z klientem GroupWise. W rezultacie główny folder kontaktów w kliencie nosi nazwę Częste kontakty. Ten folder może zawierać kilka podfolderów z wszystkimi danymi kontaktów (patrz rysunek poniżej). Po otworzeniu jednego z folderów kontaktów, ukaże nam się nowy wygląd widoku Wizytówek przedstawiony na rysunku poniżej. Nowy widok zapewnia bardzo dobry przegląd informacji o kontakcie łącznie ze zdjęciami kontaktów, jeśli zostały dodane. W kolejnych tematach omówimy następujące nowe funkcje GroupWise 8.0: " Foldery kontaktów są omówione w temacie 150. " Nowy widok Pokaż wizytówki został przedstawiony w temacie 151. " Nowy układ i szczegóły kontaktów są opisane w tematach od 152 do 155. " Pozostałe opcje takie jak Kopiuj i Wklej, Importuj i Eksportuj oraz Drukuj listę i Etykiety zostały przedstawione w tematach od 156 do 160. Nareszcie klient udostępnia opcję Szukanie kontaktów. Więcej informacji o tej ważnej funkcji znajduje się w temacie Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

187 141. Wyszukiwanie kontaktów Autor Erno de Korte GroupWise 8.0 zawiera teraz kolejną funkcję, o którą prosiło wielu użytkowników. Dostęp do opcji Szukanie kontaktów możemy uzyskać na kilka różnych sposobów: " Na głównym pasku narzędzi znajduje się przycisk Szukanie kontaktów obok zwykłego przycisku Szukaj w GroupWise. " Po kliknięciu przycisku Wyszukiwanie bezpośrednio nad widokiem folderu (opis w temacie 12), możemy wybrać opcję W kontaktach. " W aplikacji Książka adresowa, przycisk funkcji Wyszukiwanie wygląda trochę inaczej, ale działa identycznie. Okno dialogowe Wyszukiwanie umożliwia wprowadzenie fragmentu nazwiska kontaktu lub adresu , rezultaty zostaną wyświetlone w oknie listy. Wskazówka: Funkcja umożliwia sprawdzenie, czy kontakt znajduje się w wielu folderach kontaktów. Menu podręczne, dostępne po kliknięciu kontaktu prawym przyciskiem, udostępnia opcje Szczegóły, Eksportuj lub Usuń. Adresu kontaktu możemy również użyć w opcji: Wyślij przesyłkę, Wyślij powiadomienie o spotkaniu, Wyślij zadanie lub Wyślij przypomnienie. Uwaga: W tej wersji aplikacji nie możemy przeciągać elementu z tego okna dialogowego do jednego z folderów kontaktu. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 189

188 142. Selektor adresów pierwszy punkt kontaktu Autor Erno de Korte Mimo, że pełna książka adresowa omawiana w temacie 145 z pewnością ma najwięcej funkcji, większość osób najczęściej korzysta z Selektora adresów. Selektor to bardzo proste narzędzie, które możemy nazwać lekką wersją Książki adresowej, ale mimo to zawiera kilka sprytnych funkcji. Aby włączyć selektora adresów: " Tworzymy nowy element i klikamy przycisk Adres na pasku przycisków. Okno dialogowe zawiera następujące opcje: " Lista rozwijana Szukaj w umożliwia wybranie książki adresowej, w której wyszukiwane będą kontakty. " Opcja Wyszukaj jest połączona z listą rozwijaną Dopasuj, która umożliwia wybranie pola wyszukiwania, np. imienia lub nazwiska. " Lista adresów zawiera ikonę filtru po prawej stronie nagłówka (dwa okręgi). Jeśli klikniemy ikonę, możemy włączyć filtr Kontakty, Grupy, Zasoby lub włączyć ponownie Wszystkie wpisy. " Układ kolumn w widoku listy może być zmieniony. Aby dodać nowe kolumny, klikamy prawym przyciskiem nagłówek kolumny. Menu podręczne umożliwia szybkie sortowanie wyników. " W dolnej części okna znajdują się przyciski Nowy kontakt do dodawania kontaktu oraz Szczegóły do edycji lub przeglądania kontaktu. " Jeśli klikniemy kontakt dwukrotnie, dodamy go do listy Wybrani po prawej stronie. Kontakt może być dodany do grupy Do, DW lub UDW w zależności od tego, który przycisk jest aktywny nad listą Wybrani. " Poniżej przycisku UDW znajduje się pole wyboru opcji Lista rozsyłania. Więcej in- 190 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

189 formacji znajduje się w temacie 76. Poniżej listy Wybrani znajduje się przycisk umożliwiający zapisanie bieżącej listy jako grupy. " Przycisk Usuń usuwa wpis z listy wybranych, ale nie usuwa go z książki adresowej. Wskazówka: Aby usunąć wpis z listy Wybrani, klikamy ją dwukrotnie. Selektor adresów jest sprytnym, małym narzędziem o ogromnych możliwościach. W wersji GroupWise 6.5 pełna książka adresowa stała się za duża i zbyt powolna, aby używać jej do tworzenia nowego elementu. W związku z tym Novell stworzył selektora adresów jako część kodu klienta GroupWise. Selektor jest więc inny od pełnej książki adresowej, która jest oddzielnym programem. Pełna książka adresowa została opisana w temacie 145. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 191

190 143. Kontakty znacznie więcej niż prosta książka adresowa Autor Diethmar Rimser W GroupWise 7.0 Novell wprowadził folder Kontakty, który udostępnia odmienną metodę przeglądania danych z książki adresowej. Folder Kontakty jest częścią listy zwykłych folderów i może być używany do wybierania, dodawania i edycji wpisów książki adresowej bez otwierania oddzielnego okna pełnej Książki adresowej. Folder oferuje wszystkie ważne funkcje folderu GroupWise, takie jak: sortowanie, obsługa kategorii, dodawanie lub usuwanie kolumn i znacznie więcej. Wskazówka: W GroupWise 8.0 Novell znacząco usprawnił zarządzenie Kontaktami. Z tego względu pozostała część tematu nie ma zastosowania do tej wersji klienta GroupWise. Folder Kontakty z wersji GroupWise 7.0 jest domyślnie połączony z folderem Częste kontakty książki adresowej. Ten folder książki adresowej zmienia się tak często, że przeważnie zawiera w większości zbędne adresy, których nie potrzebujemy, a które blokują wszystkie najważniejsze dane. Aby zmienić to połączenie: " Klikamy folder Kontakty prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości. " Zakładka Ogólne umożliwia połączenie innych książek adresowych z folderem Kontakty. 192 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

191 144. Kontakty wyświetlanie historii Autor Diethmar Rimser Folder Kontakty w GroupWise 7.0 oraz folder Częste kontakty i jego podfoldery w GroupWise 8.0 posiadają kilka dodatkowych funkcji, których nie oferują zwykłe foldery książki adresowej opisane w temacie 145. Klikamy dowolny kontakt prawym przyciskiem, aby wyświetlić menu przedstawione na rysunku po prawej stronie. Menu udostępnia opcje takie jak: Kategorie i Szukaj w Folder Częste kontakty. Uwaga: Opcja Skype jest dostępna dzięki rozwiązaniu Toffa Skype opisanemu w temacie 162. W wersji GroupWise 7.0, kliknięcie dwukrotne kontaktu w folderze Kontakty spowoduje wyświetlenie Szczegółów kontaktu. Okno dialogowe udostępnia kilka zakładek, ale w tym temacie omówimy jedną zakładkę dodatkową Historia. Zakładka Historia przedstawia listę wszystkich wiadomości pocztowych wysłanych lub otrzymanych od tego kontaktu. Lista rezultatów jest przedstawiana za pomocą funkcji Wyszukiwanie w sposób podobny do opisanego tematach od 37 do 39. Okno QuickViewer w dolnej części wyświetla podgląd elementu. Wskazówka: W GroupWise 8.0 Novell usprawnił tą funkcję jeszcze bardziej. Więcej informacji znajduje się w temacie 151. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 193

192 145. Stara książka adresowa nadal silna! Autor Erno de Korte Tradycyjna książka adresowa jest dostępna od bardzo dawna i może być określana terminem stara, ale jest stara i potężna, a nie słaba! Książka adresowa jest w rzeczywistości oddzielną aplikacją ( addressbook.exe ) i w związku z tym może być wywoływana przez inne programy. Oryginalny pomysł zakładał rozwijanie książki z możliwością połączenia jej z innymi aplikacjami za pomocą, na przykład warstwy MAPI systemu Windows. Jednakże po wstrzymaniu rozwoju standardu MAPI przez Microsoft, ukończenie tego projektu straciło swoje znaczenie. Novell rozwija aplikację książki adresowej, ale nie we wszystkich kierunkach. Przykładowo, kod kategorii używany w kliencie GroupWise do dodawania kategorii do wszystkich typów elementów nie został przeniesiony do aplikacji książki adresowej, w rezultacie książka adresowa ich nie obsługuje. Jednakże obsługa kategorii kontaktów jest możliwa dzięki folderom kontaktów zgodnie z opisem w temacie 144. W GroupWise 8.0 Novell zrobił krok naprzód i prawie całkowicie zreorganizował zarządzanie kontaktami. Kilka interesujących aspektów książki adresowej: " Po pierwsze, możemy dodać dowolną ilość zakładek lub folderów książki adresowej jak na rysunku poniżej. " Przycisk Nowy umożliwia dodawanie nowych kontaktów, grup lub zasobów, ale nie nowych folderów książki adresowej. Aby dodać nowy folder książki adresowej, wybieramy z menu Plik Nowa książka. " Książka przedstawiona na poniższym rysunku nie będzie używana do automatycznego kończenia nazw, gdyż w pasku nad polem Wyszukaj i listą rozwijaną Wewnątrz opcja Pozycja dla funkcji automatycznego kończenia nazw ma wartość Nieprzeszukane. 194 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

193 Wskazówka: Automatyczne kończenie nazw to bardzo użyteczna funkcja klienta GroupWise. Funkcja została omówiona szczegółowo w temacie 146. " Przycisk Szczegóły otwiera zaznaczony kontakt i wyświetla wszystkie informacje w widoku podsumowania (patrz rysunek poniżej). Pozostałe zakładki zawierają wszystkie szczegóły. W większości przypadków informacje możemy edytować, chyba że jest to systemowa książka adresowa GroupWise lub folder współużytkowany z prawami odczytu. " Przycisk Czynność udostępnia listę rozwijaną z opcjami przedstawionymi na rysunku po prawej stronie. Dostępne są opcje: Wyślij przesyłkę, Wyślij spotkanie, Wyślij zadanie, Wyślij przypomnienie oraz Wybierz numer kontaktu. " Przycisk Usuń nie wymaga wyjaśnienia. Pozostałe interesujące opcje w menu to: " Opcja Widok Format nazwy umożliwia określenie formatu wyświetlania dla jednej lub więcej książek adresowych. Dostępne są opcje: " Imię pierwsze, nazwisko drugie " Nazwisko pierwsze, imię drugie " Opcje Plik Importuj i Eksportuj zostały omówione w tematach 158 i 159. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 195

194 146. Automatyczne kończenie nazw co za błogosławieństwo! Autor Erno de Korte Automatyczne kończenie nazw zawsze było jedną z bardziej potężnych funkcji klienta GroupWise. Podczas tworzenia elementu, wprowadzamy kilka pierwszych liter nazwiska, a reszta zostanie dodana automatycznie. Wystarczy wprowadzić jedną często występującą literę, na przykład e, a następnie użyć klawisza strzałki w dół, aby przewinąć listę dostępnych odbiorców. Jednakże, domyślnie, kończenie nazw wyszukuje kontakty w systemowej książce adresowej i folderze Częste kontakty (omówione szczegółowo w temacie 147). Aby dodać kolejną książkę adresową: " W książce adresowej wybieramy z menu Plik Porządek wyszukiwania dla funkcji automatycznego kończenia nazw. Pojawi się okno dialogowe Porządek wyszukiwania dla funkcji automatycznego kończenia nazw przedstawione na rysunku poniżej. Wszystkie wybrane foldery książki adresowej znajdują się na liście po prawej stronie. Przyciski W dół i W górę umożliwiają zmianę kolejności wyszukiwania. W dolnej części okna dialogowego znajduje się również opcja umożliwiająca całkowite wyłączenie kończenia nazw. 196 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

195 147. Częste kontakty błogosławieństwo czy klątwa? Autor Erno de Korte W temacie 146 omówiona została funkcja Automatyczne kończenie nazw. W tym temacie przedstawimy kolejną ciekawą funkcję GroupWise powiązaną z tym zagadnieniem. Domyślnie klient GroupWise zapisuje automatycznie każdego odbiorcę, do którego wysyłamy wiadomość lub odpowiadamy na jego wiadomość, w książce adresowej Częste kontakty przedstawionej na rysunku poniżej. GroupWise możemy również skonfigurować tak, aby dodawał każdego nadawcę do folderu Częste kontakty, ale z oczywistych powodów nie zalecamy takiego rozwiązania. Prawdopodobnie jedną z najważniejszych opcji tego okna dialogowego jest opcja: Usuwaj adresy niewykorzystane przez. Jeśli dany kontakt nie był używany przez około 6 miesięcy, powinien być przecież usunięty z tego folderu. Uwaga: Okno dialogowe przedstawione na poniższym rysunku jest dostępne tylko dla folderu Częste kontakty. GroupWise jest dostępny w wielu powszechnie używanych językach. Jeśli zmienimy język, na przykład z angielskiego na polski, uzyskamy książkę adresową Częste kontakty zamiast angielskiego odpowiednika Frequent Contacts, ale angielska wersja nie zostanie usunięta. Jeśli język polski będzie językiem podstawowym, GroupWise będzie zapisywał nowe kontakty w polskim folderze Częste kontakty, a nie w angielskiej wersji Frequent Contacts. Okno dialogowe również będzie połączone z folderem Częste kontakty. Jednak po ponownym przełączeniu na język angielski, stary folder Frequent Contacts znów stanie się folderem aktywnym. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 197

196 148. Tworzenie i zarządzanie listami dystrybucyjnymi Autor Erno de Korte GroupWise umożliwia korzystanie z istniejących list dystrybucyjnych stworzonych przez administratora w systemowej książce adresowej. Alternatywnie, możemy utworzyć własne listy dystrybucyjne i zapisać je w jednej z istniejących książek adresowych. Przed nazwami folderów w książce adresowej znajdują się małe symbole +. Znaki nie są przydatne, jeśli w danym folderze nie ma zdefiniowanej żadnej listy dystrybucyjnej. Jednakże po utworzeniu jednej lub więcej listy dystrybucyjnej i kliknięciu na znaku plus, wszystkie dostępne listy zostaną wyświetlone poniżej tego folderu. Jeśli klikniemy dowolną z rozwiniętych list dystrybucyjnych z tego folderu książki adresowej, wyświetlimy wszystkich członków tej listy. Wskazówka: W wersji GroupWise 6.0 lub nowszej, administrator może przekształcić grupy sieciowe z edirectory na listy dystrybucyjne GroupWise. Jeśli jakaś osoba zostanie dodana do grupy sieciowej, stanie się równocześnie członkiem listy dystrybucyjnej GroupWise. Wskazówka: W wersji GroupWise 7.0 wprowadzona została nowa funkcja: możemy przypisać określonym użytkownikom końcowym prawo zarządzania tradycyjnymi listami dystrybucyjnymi GroupWise. Tradycyjne listy dystrybucyjne GroupWise będą częścią systemowej książki adresowej. Każdy użytkownik końcowy przypisany do nich może dodawać lub usuwać członków tak jak we własnych listach dystrybucyjnych. W ten sposób personel kadr może zarządzać listami (zamiast administratora) z użyciem zwykłego klienta GroupWise. 198 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

197 149. Dodaj do widoku Strona domowa panel konatków Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide GroupWise 7.0 wprowadził mnóstwo ciekawych usprawnień. Jednym z nich jest widok Strona domowa, który może zawierać jeden lub więcej Paneli. Novell dodał również panel książki adresowej, który jest w rzeczywistości częścią standardowego układu widoku panelu. Domyślnie panel wyświetla informacje z folderu Kontakty (GW7.0) lub Częste kontakty (GW8.0). Więcej informacji o widoku Strona domowa znajduje się w temacie 1 i kilku kolejnych. Klient umożliwia tworzenie dodatkowych paneli książki adresowej i połączenie ich z innymi folderami kontaktów. W ten sposób możemy połączyć jeden panel z książką adresową Klienci, a drugi panel z książką Dostawcy. Aby dodać panel książki adresowej: " Przełączamy się na widok Strona domowa zgodnie z opisem w temacie 4, klikamy folder Strona domowa na szczycie listy folderów. " Klikamy ikonę w górnym prawym rogu dowolnego panelu i wybieramy opcję Dodaj panel. " W nowym oknie dialogowym, klikamy przycisk Nowy panel. Okno dialogowe po lewej stronie pochodzi z GroupWise 7.0 i umożliwia wybranie jednej z książek adresowych. To samo okno w GroupWise 8.0 udostępnia podobne opcje. Wybieramy jeden z folderów Kontaktów z listy folderów. Wskazówka: Opcje dostępne pod przyciskiem Więcej ustawień wyświetlania umożliwiają zastosowanie filtru na danych z książki adresowej. Filtrowanie może być przydatne do wyświetlania tylko kontaktów z określonego miasta lub kraju. W rezultacie w widoku Strona domowa pojawi się nowy panel z szczegółami kontaktów. Rysunek po prawej stronie przedstawia widok Wizytówki z GroupWise 8.0, ale oczywiście widok Szczegóły również może być użyteczny. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 199

198 150. Korzystanie z kontaktów w sposób efektywny Autor Erno de Korte Jedną z zalet nowego sposobu pracy z folderami kontaktów jest bezpośredni dostęp do informacji z klienta GroupWise. Foldery kontaktów są podobne do zwykłych folderów, na przykład możemy kliknąć folder Częste kontakty prawym przyciskiem i wybrać opcję Nowy folder kontaktów, aby utworzyć oddzielne foldery na różne rodzaje kontaktów. Opcja jest szczególnie użyteczna, jeśli w książce adresowej znajdują się kontakty z różnych źródeł. Przykładowo, możemy oddzielić kontakty Rodzina i przyjaciele od kontaktów Klienci i Dostawcy i tak dalej. Uwaga: Lista folderów kontaktów w kliencie GroupWise 8.0 różni się od listy folderów w aplikacji Książki adresowej (opisanej w temacie 145) jednym lub więcej folderem. Folder Książka adresowa Novell GroupWise, który jest systemową książką adresową z adresami wszystkich współpracowników, nie jest (jeszcze) zintegrowany z folderem Częste kontakty. Dodatkowo w folderze Częste kontakty nie jest dostępny również folder Książka adresowa Novell LDAP. Uwaga: Niektóre funkcje, takie jak funkcja Kończenie nazw opisana w temacie 146, mogą być konfigurowane w oddzielnej aplikacji Książka adresowa. W przyszłości Novell planuje przeniesienie wszystkich funkcji z oddzielnej aplikacji do głównego klienta GroupWise tak, aby wycofać aplikację Książka adresowa. Jak widać na rysunku w dolnej części tematu 140, możemy utworzyć kilka folderów dla różnych kategorii kontaktów. Zalecamy stosowanie tego sposobu organizacji kontaktów, aby poprawić użyteczność folderów kontaktów. Po prawej stronie folderu kontaktów znajduje się pasek Indeks kontaktów. Jeśli klikniemy dowolną literę na pasku, widok przeskoczy automatycznie do pierwszego kontaktu, którego nazwisko zaczyna się od tej litery. W dolnej części paska znajduje się ikona, która umożliwia wstawienie również znaków języków, takich jak: Arabski, Cyrylica i Hebrajski. 200 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

199 151. Nowy widok Wizytówki notatki i historia Autor Erno de Korte Pierwszą rzeczą jaką zauważymy po otworzeniu folderu kontaktów jest nowy widok Wizytówki. Wizytówka przedstawia streszczone informacje o kontakcie wraz ze zdjęciem kontaktu, jeśli zostało dodane (patrz rysunek w temacie 149). Jeśli otworzymy jeden z kontaktów zobaczymy jeszcze więcej szczegółów (patrz rysunek poniżej). Po lewej stronie widok Domyślnie wyświetla podsumowanie prawie wszystkich pól kontaktu. Aby przełączyć się na inne widoki, używamy listy rozwijanej w górnej części okna. Obok listy rozwijanej znajduje się przycisk Drukuj. Po prawej stronie okna znajduje się obszar, który domyślnie wyświetla Notki i Komentarze dołączone do tego kontaktu. Aby dodać nową notkę, wprowadzamy tekst w obszarze nad listą pozostałych notek i komentarzy. Każda notka będzie automatycznie oznaczona datą i godziną. W dolnej części tego panelu znajduje się opcja umożliwiająca dodanie jednej lub więcej Kategorii do tego kontaktu. Panel po prawej stronie udostępnia dwie zakładki, które umożliwiają przełączanie się między Notkami i Historią. Historia opiera się na funkcji Wyszukiwanie (w całej skrzynce pocztowej) i wyświetla wszystkie elementy (poczta, spotkania, zadania i tak dalej), które zostały wysłane do lub otrzymane od tej osoby. Historia jest unikalną i bardzo potężną funkcją GroupWise, gdyż możemy również użyć opcji Wyszukiwanie zgodnie z opisem w temacie 12 do wyświetlania tylko elementów spełniających określone kryteria. Pasek narzędzi kontaktu udostępnia kilka nowych przycisków, które zostały opisane szczegółowo w kilku kolejnych tematach. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 201

200 152. Szczegóły kontaktu nazwa, i numery telefonów Autor Erno de Korte Zakładka Kontakt zawiera wszystkie główne informacje o kontakcie: " Zdjęcie : W górnym lewym rogu znajduje się obszar, w którym możemy wstawić zdjęcie kontaktu. Klikamy obszar, aby wybrać rysunek. Zdjęcie zostanie automatycznie dopasowane do dostępnej przestrzeni. " Pełna nazwa : W polu obok obrazu wprowadzamy pełną nazwę kontaktu, która zostanie automatycznie podzielona na imię i nazwisko. Aby sprawdzić, czy imię i nazwisko zostały rozdzielone poprawnie, klikamy przycisk Pełna nazwa. " Wyświetl jako : Pełna nazwa jest używana jako podstawa do wygenerowania pola Wyświetl jako. W razie potrzeby możemy ręcznie zmodyfikować tą wartość, na przykład, aby odróżnić ten kontakt od innych o tej samej nazwie. " Stanowisko : Pole umożliwia określenie oficjalnego stanowiska kontaktu. " Firma : Po wprowadzeniu kilku pierwszych liter organizacji, która została przypisana do kontaktu w tym samym folderze, nazwa organizacji zostanie automatycznie dokończona, a nowy kontakt zostanie powiązany z tą organizacją. W ten sposób informacje o organizacji mogą być automatycznie skopiowane do informacji o tym kontakcie. Obiekt organizacji będzie zawierał również informacje o wszystkich powiązanych z nim kontaktów. " Adres Odnośnik Dodaj adres umożliwia dodanie dowolnej ilości adresów . Menu dostępne pod ikoną udostępnia opcję Ustaw jako główny, która ustawia wybrany adres jako domyślny. Oznacza to, że podczas wysyłania elementu do tego kontaktu użyty zostanie adres ustawiony jako domyślny. " Numery telefonów : Obok pól Adres znajdują się pola umożliwiające dodanie kilku numerów telefonów. Odnośnik Dodaj numer telefonu udostępnia menu z różnymi dodatkowymi numerami telefonów. Wskazówka: Zalecamy używanie międzynarodowego formatu numerów telefonicznych rozpoczynającego się od znaku + i kodu kraju, po którym następuje numer telefonu, na przykład: W ten sposób po przesłaniu na telefon komórkowy lub urządzenie PDA, możemy go użyć w dowolnym miejscu świata. 202 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

201 153. Szczegóły kontaktu biuro, osobiste, adresy internetowe Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Zakładka Szczegóły umożliwia dodanie kilku ważnych informacji o kontakcie, na przykład o stanowisku w Biurze lub o naturze bardziej Osobistej : " Pola Zawód, Dział, Stanowisko, Menedżer i Asystent są połączone z profilem Biuro danego kontaktu. " Opcja Data urodzin jest polem specjalnym. Po wprowadzeniu tej informacji, w kalendarzu zostaną wstawione notki przypomnienia w dniu urodzin kontaktu. Aby zmodyfikować tekst notek przypomnienia, klikamy ikonę kalendarza za polem Data urodzin. " Opcja Rocznica jest często używana, przykładowo, do określania rocznic ślubu. Również ta opcja powoduje wstawienie notek przypomnienia. " Pola Małżonek, Dzieci i Hobby to dodatkowe pola związane z życiem osobistym kontaktu. Małżonek jest również często używane do określenia partnera kontaktu. " Sekcja Adresy internetowe podobnie do sekcji Biuro i Osobiste może zawierać adresy URL wskazujące na witryny powiązane z kontaktem. Przycisk za polem otwiera witrynę bezpośrednio w domyślnej przeglądarce internetowej. " Pole Wolny/zajęty jest kolejnym polem specjalnym. W tym polu możemy wprowadzić adres URL do wyszukiwania wolnych terminów otrzymany w wiadomości od tego kontaktu. Po wprowadzeniu tych informacji, możemy dołączyć taką osobę do Wyszukiwania wolnych terminów w sieci Internet, nawet jeśli osoba nie jest członkiem systemu GroupWise. Uwaga: Funkcja opiera się na standardzie internetowym ical, informacje Wolny/zajęty są nowym dodatkiem do tego standardu. W związku z tym nie wszystkie systemy obsługują ten standard. Jednakże jeśli inny użytkownik jest w stanie wysłać nam adres URL informacji Wolny/zajęty, prawdopodobnie jego system obsługuje ten standard. Oczywiście po stronie użytkownika administrator również musi skonfigurować (nowe) usługi. Wskazówka: Jeśli usługa jest skonfigurowana poprawnie, możemy wysyłać własne informacje Wolny/zajęty do kontaktów zgodnie z opisem w temacie 155. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 203

202 154. Szczegóły kontaktu kilka pól adresowych Autor Erno de Korte Zakładka Adres umożliwia wprowadzenie Adresu biura, Adresu domowego oraz Innego adresu danego kontaktu. Jak widać na rysunku po lewej stronie, powyższe pola nie wymagają wyjaśnienia, ale zakładka udostępnia również kilka interesujących funkcji: " Opcja Jako korespondencyjny umożliwia wyznaczenie jednego z trzech adresów jako głównego adresu korespondencyjnego. Oznacza to, że po połączeniu informacji kontaktowych z dokumentem w innej aplikacji, ten adres zostanie użyty jako korespondencyjny. " Przycisk Zaktualizuj adres na podstawie informacji o firmie spowoduje skopiowanie informacji adresowych z obiektu Firma do informacji adresowych tego kontaktu. Przycisk jest przydatny do aktualizacji niektórych lub wszystkich kontaktów jeśli firma przeniosła swoje biuro. " Przycisk Skopiuj adres do schowka umożliwia wykorzystanie informacji adresowych w innej aplikacji z użyciem opcji Wklej. Funkcja jest użyteczna podczas tworzenia korespondencji lub podobnych dokumentów. " Przycisk Wyświetl mapę dla tego adresu umożliwia wyświetlenie adresu w serwisie Mapy Google. Po kliknięciu tego przycisku, informacje adresowe zostaną użyte do utworzenia zapytania do serwisu Mapy Google w przeglądarce internetowej. Przykładowe zapytanie zostało przedstawione na rysunku po prawej stronie. Uwaga: Aby funkcja działała poprawnie, informacje w polach adresowych muszą być wypełnione prawidłowo. W niektórych przypadkach, szczególnie z adresami biurowymi, dołączenie budynku w adresie może spowodować nieprawidłowe działanie funkcji. W zasadzie, również adresy skrzynek pocztowych nie są rozpoznawane przez serwis Mapy Google jako poprawne adresy. Wskazówka: Usługa Mapy Google umożliwia również utworzenie trasy dojazdu do adresu kontaktu. Więcej informacji znajduje się na witrynie Mapy Google. 204 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

203 155. Szczegóły kontaktu pola zaawansowane i użytkownika Autor Erno de Korte GroupWise Powerguide Ostatnia zakładka nosi nazwę Zawansowane i jest zbiorem wszystkich pól z poprzednich zakładek oraz kilku dodatkowych, takich jak Telefon (asystent). Dodatkowe pola są używane w sposób identyczny jak pola z pozostałych zakładek, jedyną różnicą jest sposób wyświetlania (widok listy). Poniżej listy pól znajduje się przycisk Dodaj, który służy do dodawania kolejnych pól. Okno dialogowe Edycja wartości właściwości udostępnia opcje Nazwa pola oraz Wartość. Uwaga: Pola dodane przez użytkownika są określane terminem Właściwości definiowane przez użytkownika i są automatycznie dodawane do tej kategorii. W górnej części zakładki znajduje się lista rozwijana Właściwości, która umożliwia wybranie kategorii wyświetlanych pól. Lista jest szczególnie przydatna do przeglądania pól Właściwości definiowane przez użytkownika, gdyż cała lista może być bardzo długa. Wskazówka: Domyślnie pola Właściwości definiowane przez użytkownika nie są wyświetlane w podsumowaniu zgodnie z opisem w temacie 150 i 151. Administrator może dodać te pola do szablonu XML podsumowania. W dolnej części zakładki znajduje się również opcja Zarządzaj certyfikatami, która umożliwia dodawanie i zarządzanie certyfikatami. Po otrzymaniu certyfikatu klucza publicznego od danego użytkownika, możemy używać go do szyfrowania wszystkich wiadomości wysyłanych do tej osoby, o ile mamy dostęp do własnych kluczy. Więcej informacji znajduje się w pomocy on line klienta GroupWise. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 205

204 156. Zapisz i zamknij zapisywanie vcard wysyłanie kontaktu Autor Erno de Korte Klient udostępnia również kilka innych usprawnień wizytówki kontaktu. Większość z tych usprawnień jest dostępna w postaci przycisków na pasku narzędzi przedstawionym na rysunku w dolnej części tej strony: " Obok przycisku Zapisywanie znajduje się ikona, która udostępnia opcje Zapisz jako wizytówkę VCard i Zapisz i zamknij. Zapis w formacie VCard może być bardzo użyteczny i został omówiony szczegółowo w temacie 94. " Przycisk Wyślij pocztę umożliwia wysyłanie poczty bezpośrednio z karty kontaktu. Obok przycisku znajduje się ikona, która umożliwia wysłanie powiadomienia o spotkaniu, przypomnienia, zadania lub wiadomości telefonicznej. " Przycisk Wyślij kontakt powoduje wygenerowanie wiadomości pocztowej z wszystkimi informacjami kontaktu w postaci załącznika VCard. W ten sposób możemy łatwo wysłać informacje o kontakcie innej osobie, która może zaimportować je do własnej książki adresowej. Więcej informacji znajduje się w temacie 94. " Jeśli w systemie zainstalowany jest komunikator Novell Instant Messenger, przycisk Wiadomość błyskawiczna uruchamia sesję IM bezpośrednio z karty tego kontaktu. " Przycisk Wyszukiwanie wolnych terminów umożliwia wyszukiwanie wolnych terminów na spotkanie jeśli: " Kontakt jest współpracownikiem z organizacji użytkownika i jest umieszczony w systemowej książce adresowej omówionej w temacie 120. " Posiadamy adres URL informacji Wolny/zajęty danego kontaktu spoza organizacji i wprowadziliśmy go w polu Wolny/zajęty tego kontaktu zgodnie z opisem w temacie 126. " Opcja Pokaż mapę wyświetla domyślny adres kontaktu w oknie serwisu Mapy Google. Ikona umożliwia wybranie innego adresu do wyświetlenia. 206 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

205 157. Praca z kontaktami kopiuj i wklej Autor Erno de Korte Kopiuj i Wklej są używane przez większość użytkowników: zaznaczamy kontakty w książce adresowej lub folderze kontaktów i naciskamy Ctrl + C lub używamy funkcji kopiowania, aby skopiować informacje do schowka, a następnie naciskamy Ctrl + V lub używamy funkcji wklejania, aby wstawić informacje w innej aplikacji. W ten sposób możemy utworzyć listę uczestników spotkania z nazwiskami, numerami telefonów i ich krajami. Aby to wykonać: " Klikamy przycisk Książka adresowa na pasku narzędzi. " Przechodzimy do pożądanego folderu kontaktów i konfigurujemy kolumny wyświetlane w widoku folderu. W poniższym przykładzie, pożądane kolumny to Nazwa, Adres e- mail i Kraj. Wskazówka: Opcje filtrowania dostępne w prawym górnym rogu umożliwiają wybranie kategorii wyświetlanych na liście. W poniższym przykładzie włączamy opcję Filtr dla kontaktów, aby wykluczyć obiekty organizacji, zasobów i grup. " Naciskamy klawisze Ctrl + A lub wybieramy z menu Edycja Zaznacz wszystko, aby zaznaczyć wszystkie wpisy. " Naciskamy klawisze Ctrl + C lub używamy innej funkcji kopiowania, aby skopiować informacje do schowka. " Otwieramy pożądaną aplikację, w poniższym przykładzie Notepad.exe. " Naciskamy klawisze Ctrl + V lub używamy innej funkcji wklejania, aby wkleić dane do aplikacji. W poniższym przykładzie powstanie lista oddzielona przecinkami przedstawiona na rysunku po prawej stronie. Wskazówka: Techniki możemy również używać w folderach kontaktów w kliencie GroupWise. W tym przypadku zalecamy jednakże przełączenie się z widoku Wizytówki na widok listy Szczegóły za pomocą opcji z menu głównego Widok Ustawienia wyświetlania Szczegóły. Wskazówka: Inne zastosowanie tej techniki: jeśli aplikacja wyświetla kolumnę z wszystkimi adresami , możemy skopiować je i wkleić w polu Do dowolnego elementu GroupWise. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 207

206 158. Importuj i eksportuj obsługa plików NAB i VCF Autor Erno de Korte We wcześniejszych tematach wspominaliśmy, że GroupWise używa aplikacji książki adresowej do przechowywania informacji o kontaktach. Na szczęście dane są przechowywane w bazie danych użytkownika GroupWise, więc nie ma żadnej różnicy w działaniu w porównaniu z pozostałymi funkcjami klienta GroupWise. Jednakże, należy zwrócić uwagę na to, że książka adresowa omówiona w temacie 145 jest faktycznie oddzielną aplikacją z własną bazą danych. Jest to najbardziej widoczne w przypadku pełnomocnictwa. Za jego pomocą możemy połączyć się ze skrzynką pocztową innego użytkownika, ale nie możemy uzyskać dostępu do książki adresowej. Novell stworzył format Książka adresowa Novell (NAB), który jest używany do przechowywania danych książki adresowej. Klient GroupWise obsługuje również format VCF (zwany również vcard). Więcej informacji o VCF znajduje się w temacie 95. Mimo odmiennej struktury, oba formaty są formatami tekstowymi, więc możemy je przeglądać w dowolnym edytorze tekstowym. GroupWise 8.0 obsługuje również format Wartości oddzielane przecinkami (CSV) opisany w temacie 159. Dane z książki adresowej możemy eksportować w jednym z powyższych formatów. W pełnej książce adresowej, wybieramy opcję Plik Eksportuj, aby zapisać dane w formacie NAB, VCF lub CSV (tylko GW8.0). Danych z plików NAB lub CSV możemy używać w dowolnej aplikacji, np. MS Excel lub Word. Przykładowo, możemy użyć takiego pliku do utworzenia korespondencji w Word. Wskazówka: Program MS Word może korzystać z książki adresowej GroupWise bezpośrednio, na przykład w opcji Koperty i etykiety. Do połączenia się z książką adresową GroupWise, program Word używa warstwy MAPI systemu Windows. Uwaga: Integracja z aplikacją MS Word i innymi rozwiązaniami jest obsługiwana przez interfejs Microsoft Mail Application Programming Interface (MAPI). Z tego powodu podczas instalacji GroupWise, należy zainstalować również MAPI. Po zainstalowaniu GroupWise, format NAB zostanie powiązany z książką adresową GroupWise. Jeśli klikniemy dwukrotnie plik w tym formacie, pojawi się okno dialogowe (patrz rysunek po prawej stronie), które umożliwia zaimportowanie danych do dowolnej z istniejących książek adresowych. W pełnej książce adresowej możemy również wybrać opcję Plik Importuj i zaimportować plik NAB, VCF lub CSV (tylko GW8.0) do dowolnej istniejącej książki adresowej. Uwaga: Mimo, że nie jest to częsty problem, możemy natknąć się na problemy ze zgodnością między różnymi wersjami językowymi klienta GroupWise. W niektórych przypadkach, dane wyeksportowane z angielskiego klienta GroupWise mogą powodować problemy podczas importowania w polskim kliencie. 208 Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

207 159. Import/eksport kontaktów format CSV Autor Erno de Korte Wcześniejsze wersje GroupWise udostępniały już opcję eksportu i importu kontaktów z pliku. GroupWise 8.0 umożliwia importowanie kontaktów bezpośrednio do folderu Kontakty zamiast do oddzielnej aplikacji Książka adresowa. Dodatkowo, kontakty mogą być eksportowane do i importowane z plików w formacie CSV. Funkcja jest użyteczna do wymiany danych z bazą danych, arkuszem kalkulacyjnym lub procesorem tekstu: " Aby wyeksportować, klikamy folder kontaktów prawym przyciskiem i wybieramy opcję Eksportuj. " W dolnej części okna dialogowego, wybieramy pożądany format pliku z listy rozwijanej Zapisz jako typ. Na przykład, format Książka adresowa Novell (NAB) lub Wartości oddzielane przecinkami (CSV). Uwaga: GroupWise 8.0 udostępnia znacznie więcej pól kontaktu, w związku z tym zaimportowanie pliku w formacie GroupWise 8.0 NAB do GroupWise 7.0 jest niemożliwe. W tym celu wybieramy Novell Address Book GroupWise 7. Uwaga: Jeśli pola kontaktu zawierają jakieś znaki nie należące do angielskiego alfabetu A Z, zalecamy korzystanie z formatu Comma Separated UTF 8. " Aby zaimportować kontakty z pliku, klikamy dowolny folder kontaktów. " Wybieramy z menu Plik Import/Eksport Importuj kontakty. " Wybieramy plik do zaimportowania. " W oknie dialogowym Wybór książki adresowej, zaznaczamy folder kontaktów, do którego informacje będą importowane lub tworzymy Nowy folder. Wskazówka: Jeśli importowany plik to plik CSV, klient GroupWise używa pierwszego wiersza jako nagłówka i dopasowuje kolumny z pliku do pól kontaktów. Aby dopasować kolumnę CSV do pola kontaktu, używamy opcji Kliknij, aby wybrać widocznej na rysunku po prawej stronie. Przycisk Opcje umożliwia zmianę znaku separatora ( Separat. ) oraz znaku cytatu ( Oferta ). Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 209

208 160. Drukowanie etykiet i list kontaktów Autor Erno de Korte GroupWise udostępnia również inne metody korzystania z kontaktów, na przykład, możemy wydrukować listę kontaktów bezpośrednio z klienta GroupWise. Aby użyć tej funkcji: " W kliencie GroupWise, zaznaczamy folder kontaktów i wybieramy z menu głównego Plik Drukuj Drukuj kontakty. W oddzielnej aplikacji Książka adresowa, wybieramy Plik Drukuj. " W oknie dialogowym Drukowanie książki adresowej, na zakładce Formularz zaznaczamy opcję Lista lub Etykiety i wybieramy pożądany Rozmiar formularza oraz Orientację formularza. W dolnym lewym rogu możemy również wybrać jeden z Dostępnych formularzy. " Na zakładce Zawartość znajdują się różne opcje Lista wyboru pól książki adresowej, Liczby wierszy i Liczby kolumn. Uwaga: W zależności od wyboru dokonanego na zakładce Formularz, niektóre opcje mogą być niedostępne. Wskazówka: Zakładka Zawartość udostępnia również opcję Czcionka, która umożliwia określenie rodzaju i wielkości czcionki. " Zakładka Opcje umożliwia wprowadzenie tekstu Nagłówka, wybranie pól wyświetlanych w Stopce i kilka innych Opcji. W lewym dolnym rogu możemy również określić drukowane elementy: Wszystkie elementy lub tylko Wybrane. Wskazówka: Przed drukowaniem używamy przycisku Podgląd wydruku, aby sprawdzić rezultat przed wydrukiem. Wskazówka: Jeśli domyślne formularze nie spełniają potrzeb użytkownika, możemy skopiować dane kontaktowe do dowolnego arkusza kalkulacyjnego lub procesora tekstu. Wskazówka: GroupWise 8.0 udostępnia nową funkcję Drukuj listę, która zapewnia większą elastyczność. Więcej informacji znajduje się w temacie Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

209 161. Najlepsze praktyki dotyczące książki adresowej Autor Erno de Korte Poniżej przedstawiamy kilka najlepszych praktyk, które mogą być przydatne podczas częstego korzystania z książki adresowej GroupWise: " Zalecamy wyłączenie synchronizacji folderu Częste kontakty z urządzeniem PDA/telefonem komórkowym, gdyż każda wiadomość zmienia listę częstych kontaktów. Taka synchronizacja powoduje mnóstwo zbędnego ruchu. Urządzenie PDA może zostać zapełnione tysiącami bezużytecznych adresów, a odnalezienie właściwych może się stać bardzo trudne. Podczas testu rozwiązań synchronizacji z użyciem ponad 8000 kontaktów, wielokrotnie doświadczyliśmy poważnych problemów w rozwiązaniu synchronizacji lub urządzeniu PDA (brak pamięci!). Zamiast synchronizować folder Częste kontakty, tworzymy oddzielną książkę adresową przeznaczoną tylko dla telefonu komórkowego lub urządzenia PDA. " Współużytkowane książki adresowe mogą być bardzo przydatne. Zalecamy utworzenie współużytkowanych książek adresowych tylko do odczytu z konta centralnego do współużytkowania informacji o kontaktach używanych często przez zespół. W ten sposób rozwiązania synchronizacji nie spowodują szkód. " Zalecamy utworzenie jednego lub kilku specjalnych folderów Kontaktów. Administrator może z ważnych powodów technicznych wyczyścić wszystkie foldery Częste kontakty ze skrzynek pocztowych wszystkich użytkowników. Jeśli dane są przechowywane tylko w folderze Częste kontakty, możemy stracić wszystkie kontakty. Z tego powodu tworzymy kilka oddzielnych książek adresowych i w nich zapisujemy informacje. Dobra wiadomość jest taka, że jeśli skopiujemy kontakt z jednej książki adresowej do innej i w jednej z nich zmienimy kontakt, informacje zostaną zmienione automatycznie w innych książkach. " Zapisujemy informacje o kontaktach w regularnych odstępach czasu w formacie NAB lub VCF zgodnie z opisem w temacie 158. W ten sposób możemy je łatwo zaimportować w przyszłości. Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 211

210 162. Rozwiązania usprawniające książkę adresową Autor Erno de Korte W tym temacie przedstawimy rozwiązania usprawniające książkę adresową GroupWise: a. Advansys Formativ Advansys udostępnia kilka apletów książki adresowej: " Contacts Finder, który wyszukuje kontakty we wszystkich książkach adresowych (rysunek po prawej stronie) i inne narzędzia, na przykład do usuwania podwójnych wpisów. " Aplety do tworzenia korespondencji seryjnej. " Quick Recipients, który umożliwia dodawanie informacji kontaktowych z poczty przychodzącej do dowolnej książki adresowej. Więcej informacji na stronie: b. GroupLink ContactWise Rozwiązanie ContactWise od firmy GroupLink zwiększa kursy zamknięcia sprzedaży przez łatwą identyfikację, zarządzanie i raportowanie bieżących, przyszłych i przeszłych szans. Widok Whole Customer zapewnia firmom lepsze zarządzanie relacjami z klientami we wszystkich kanałach i ułatwia poprawienie wydajności, zmniejszenie kosztów operacyjnych i zwiększenie lojalności klientów. ContactWise jest zintegrowany całkowicie z Novell GroupWise i NDS/eDirectory w celu maksymalizacji wydajności zespołu sprzedaży. Funkcje obejmują informacje o profilu i organizacji, śledzenie historii i zdarzeń, pola użytkownika, projekty i kampanie, łączenie dokumentów, wysyłanie wiadomości z GroupWise, raporty i automatyczne powiadamianie o spotkaniach. Patrz rysunek po lewej stronie. Więcej informacji na stronie: Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami

211 c. Toffa GWab Wizard & SkypeWise Kreator książek adresowych GroupWise importuje/eksportuje dane z plików plikami CSV lub XML do Książki adresowej GroupWise. Użytkownik może wybrać książkę adresową i pola, które będą importowane lub eksportowane. SkypeWise łączy wszystkie kontakty z komunikatora Skype i klienta GroupWise w jednym miejscu. Oznacza to, że możemy zadzwonić do kontaktu, od którego otrzymaliśmy wiadomość z użyciem komunikatora Skype, zadzwonić do kontaktu spoza listy Skype za pomocą SkypeOut wszystko za pomocą jednej wtyczki. Wtyczka umożliwia również dzwonienie do nadawcy wiadomości, sprawdzanie dostępności kontaktów, rozpoczęcie konwersacji jako kontynuacji wiadomości. Wtyczka Skype współpracuje z GroupWise 5.5 i nowszymi. Więcej informacji na stronie: Pozostań w kontakcie zarządzanie kontaktami 213

212

213 11 Pełnomocnictwo uzyskaj dostęp do Pełnomocnictwo dostępu to jedna z najpotężniejszych funkcji GroupWise. Użytkownik może określić, które osoby z organizacji będą miały dostęp do jego skrzynki pocztowej i czy mogą przeglądać ( Odczyt ) lub zmieniać ( Zapis ) elementy. Klient umożliwia również uzyskiwanie dostępu do skrzynek pocztowych współpracowników i w zależności od przypisanych uprawnień również ich zmiany. Możemy pomóc innemu użytkownikowi w zarządzaniu pocztą, kalendarzem i innymi elementami. Zakładamy, że użytkownik korzystał już wcześniej z pełnomocnictwa. W związku z tym niniejszy rozdział pomija większość podstaw i przedstawia tylko interesujące informacje szczegółowe. Życzymy miłego eksplorowania skrzynek pocztowych innych użytkowników! Pełnomocnictwo uzyskaj dostęp do 215

214 163. Konfiguracja pełnomocnictwa dostępu Autor Erno de Korte Przyjrzyjmy się ustawieniom pełnomocnictwa, które zapewniają dostęp do skrzynek pocztowych innych użytkowników. Aby uzyskać dostęp do ustawień pełnomocnictwa: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Zabezpieczenia Pełnomocnictwa dostępu. Okno dialogowe jest podzielone na cztery sekcje: " W górnej części okna dialogowego możemy dodawać użytkowników. " Sekcja Lista dostępu przedstawia przypisanych pełnomocników. Pierwszy wpis to Dostęp dla wszystkich użytkowników, po którym następują inni użytkownicy. Jeśli klikniemy wpis, zobaczymy aktualnie przypisane prawa. " Sekcja Prawa dostępu dla jest podzielona na dwie części. Górna część umożliwia przypisanie praw Odczytu i Zapisu do różnych elementów. " Dolna część okna dialogowego umożliwia przypisanie dodatkowych praw, takich jak: Odczyt przesyłek zaznaczonych jako prywatne, Odbiór moich ostrzeżeń i Odbiór moich powiadomień. Ostatnia opcja oferuje największe możliwości: prawo Modyfikacja opcji/reguł/folderów umożliwia pełnomocnikowi wykonywanie praktycznie wszystkich czynności w skrzynce pocztowej. 216 Pełnomocnictwo uzyskaj dostęp do

215 The GroupWise Powerguide 164. Najlepsze praktyki dotyczące pełnomocnictwa Autor Erno de Korte Pełnomocnictwo dostępu oferuje ogromne możliwości. Odpowiednie prawa dostępu umożliwiają modyfikację folderów, reguł i innych opcji, a nawet odczyt elementów zaznaczonych jako prywatne. Bardzo często prawa dostępu są skonfigurowane błędnie. Poniżej przedstawiamy wskazówek: " Zalecamy ostrożne przypisywanie praw dostępu. Częstym błędem jest przypisanie praw dostępu do wiersza <Dostęp dla wszystkich użytkowników> zamiast do wiersza danego użytkownika. Na szczęście od wersji GroupWise 6.5 klient wyświetla ostrzeżenie, ale równie często ostrzeżenie jest błędnie interpretowane lub ignorowane. Uwaga: Wielu menedżerów, nie rozumie w pełni możliwości pełnomocnictwa i przypisuje pełny dostęp do swoich skrzynek pocztowych całej organizacji. " Jest jedno prawo, które powinno być przypisane do wpisu Wszyscy : prawo Odczytu do kalendarza. Jeden z powodów został opisany w temacie 120. W ten sposób inni użytkownicy nie tylko widzą stan podczas wyszukiwania wolnych terminów, ale również mogą sprawdzić jakie spotkanie jest w danym czasie zaplanowane i rozważyć prośbę o przesunięcie aktualnego spotkania lub wyszukanie innego wolnego terminu na spotkanie. Kolejny powód to kalendarze wieloosobowe opisane w temacie 165. Uwaga: Nadanie użytkownikowi prawa Odczyt tylko do spotkań oznacza również, że ten użytkownik będzie widział pełną listę folderów. Użytkownik będzie miał dostęp tylko do spotkań, ale struktura folderów jest widoczna ze względu na to, że spotkania mogą się znajdować w każdym folderze. Określone nazwy folderów mogą więc ujawnić zawartość, która nie powinna być widoczna dla pozostałych użytkowników. " Prawa dostępu przypisane osobistej asystentce (sekretarce) przez menedżera w większości przypadków powinny być całkowite: Odczyt i Zapis do wszystkich rodzajów elementów. Pozostałe prawa mogą być przydatne z wyjątkiem dwóch praw, które powinny być przydzielane indywidualnie poszczególnych użytkownikom, czyli: Odczyt przesyłek zaznaczonych jako prywatne oraz Modyfikacja opcji/reguł/folderów. Uwaga: Niestety GroupWise nie udostępnia listy ustawień pełnomocnictw przypisanych wszystkim użytkownikom. Dzieje się tak, ze względu na prywatność, uprawnienia leżą w gestii właściciela skrzynki pocztowej. Istnieją jednak narzędzia, które ułatwiają tworzenie listy wszystkich ustawień pełnomocnictw. Rozwiązania umożliwiają namierzenie przypadków, w których użytkownicy przypadkowo nadali zbyt duże uprawnienia wszystkim użytkownikom. Proxy Get Access to More 217

216 165. Kalendarz wieloosobowy pełnomocnictwo dostępu Autor Erno de Korte Wieloosobowy widok kalendarza może być przydatny do przeglądania kalendarzy wielu użytkowników (patrz rysunek poniżej). Możemy utworzyć jeden lub kilka przycisków Wieloosobowy i przypisać określonych użytkowników z kilku zespołów do każdego z nich. Widok jest przydatny dla liderów zespołów i osób pracujących na recepcji. Jednakże funkcja działa poprawnie tylko wtedy, gdy właściciel widoku kalendarza wieloosobowego posiada przynajmniej prawo Odczytu spotkań innych użytkowników. W przeciwnym wypadku otrzymamy wiadomość o braku dostępu. Wcześniejsze wersje GroupWise umożliwiały rozpoznawanie kalendarzy wieloosobowych za pomocą etykiet (patrz rysunek po prawej stronie), które zostały przez przypadek usunięte przez Novell w wersji GroupWise 6.5. Na szczęście możliwość została przywrócona w GroupWise 7.0 i 8.0. Kalendarze wieloosobowe ponownie mogą być oznaczane etykietami. 218 Pełnomocnictwo uzyskaj dostęp do

217 The GroupWise Powerguide 166. Rozwiązania usprawniające pełnomocnictwo Autor Erno de Korte Na rynku dostępne są rozwiązania, które pomagają wykorzystać wszystkie zalety pełnomocnictwa w GroupWise. Narzędzia koncentrują się na przeglądaniu pełnomocnictw przez administratora i centralnej konfiguracji pełnomocnictw. a. Advansys Formativ Enterprise Proxy Enterprise Proxy umożliwia administratorowi szybkie i łatwe kontrolowanie i zabezpieczanie praw dostępu przyznanych użytkownikom. Raporty z audytu pełnomocnictw dostępu możemy zapisać w formacie HTML, CSV lub XML i przeglądać bezpośrednio w kliencie GroupWise. Enterprise Proxy umożliwia wdrażanie i monitorowanie firmowych zasad pełnomocnictwa dostępu GroupWise z jednego miejsca. Rozwiązanie nie wymaga instalacji na komputerach użytkowników wystarczy uruchomić Enterprise Proxy z jednego miejsca, aby uzyskać kontrolę nad pełnomocnictwami jednego lub tysiąca użytkowników. Więcej informacji na stronie: b. Caledonia GroupWise ProxySet Dave Parkes stworzył interesujące narzędzie administracyjne umożliwiające konfigurację praw dostępu dla wszystkich użytkowników. Dostępne funkcje obejmują: " Odczyt bieżących ustawień pełnomocnictwa i ich zapis do pliku tekstowego. " Dodawanie identyfikatora użytkownika do listy pełnomocnictw. " Usuwanie określonego identyfikatora użytkownika z listy pełnomocnictw. " Określanie minimalnych uprawnień użytkownika. Program umożliwia konfigurację praw dostępu z użyciem trzech różnych metod: " Ustawienie praw i umożliwienie ich akceptacji lub odrzucenia. " Ustawienie praw i powiadomienie użytkownika o przyznanych prawach. " Ustawienie praw bez powiadomienia lub interwencji użytkownika. Wystarczy umieścić plik na publicznym dysku sieciowym i dodać go do skryptu logowania lub wysłać jako aplikację NAL z wymuszonym uruchomieniem. Więcej informacji na stronie: c. ITQ EasyProxy EasyProxy umożliwia kontrolowanie pełnomocnictw dostępu w GroupWise. Rozwiązanie działa jako zaufana aplikacja, więc zapewnia pełną kontrolę nad potrzebami użytkowników. Prawa mogą być przyznawane na poziomie użytkownika, listy dystrybucyjnej, urzędu pocztowego lub domeny. Przykładowo, możemy użyć listy dystrybucyjnej sekretarek i przypisać im prawa Odczyt oraz Zapis do skrzynek WSZYSTKICH użytkowników w urzędzie pocztowym. Dostępne funkcje: Proxy Get Access to More 219

218 " Brak ponownego logowania użytkownika lub restartowania klienta GroupWise! " Brak potrzeby uruchamiania aplikacji C3PO na stacjach robocznych! " Obsługa klientów uruchomionych w systemie Windows, Linuks i WebAccess! EaxyProxy wysyła również automatycznie wiadomości z informacją o zmianie uprawnień. Więcej informacji na stronie: software.itq.dk/download.html d. Messaging Architects GWCommander GWCommander jest elastycznym i niezawodnym systemem zarządzania GroupWise. Wersja GWCommander 3 wprowadza nową koncepcję administracji GroupWise. Po zainstalowaniu systemu GWCommander, możemy dodawać określone funkcje z użyciem różnych modułów. Wszystkie moduły są dostępne za darmo dzięki projektowi open source OpenNet. Moduły GWCommander umożliwiają zarządzanie następującymi funkcjami: " Ustawianie i odwoływanie domyślnych (zwanych również Wszyscy użytkownicy ) pełnomocnictw dostępu. " Ustawianie i odwoływanie pełnomocnictw dostępu dla różnych użytkowników. " Usuwanie wszystkich pełnomocnictw dostępu. " Wyświetlanie wszystkich pełnomocnictw dostępu w systemie GroupWise. " Wyświetlanie raportów w formacie tekstowym lub CSV. Więcej informacji na stronie: gw tools.html e. Omni GW CPU (GroupWise Common Proxy Utility) Moduł GroupWise Proxy Access od firmy Riva zapewnia audytorom wiadomości (działającym zgodnie zasadami bezpieczeństwa) dostęp do skrzynek pocztowych użytkowników. Rozwiązanie umożliwia dodawanie lub usuwanie pełnomocnictw dostępu na podstawie określonego źródła i obiektów docelowych. GroupWise Proxy Utility spełnia wymagania kontroli wiadomości pocztowej! Dostępne funkcje: " Kontrolowanie i wymuszanie zasad bezpieczeństwa wiadomości pocztowych. " Ujednolicenie pełnomocnictw dostępu. " Zapisywanie w dzienniku zmian wykonanych z użyciem GroupWise Proxy Utility. " Zapobieganie zmianom pełnomocnictw dostępu przez użytkowników. Więcej informacji na stronie: ts.com/groupwise proxy 220 Pełnomocnictwo uzyskaj dostęp do

219 12 Reguły: GroupWise wykonuje pracę za użytkownika Reguły GroupWise mogą być niesamowicie przydatne. Dzięki nim możemy zautomatyzować wiele zadań. Niestety większość użytkowników ogranicza się do konfiguracji prostej reguły urlopowej. Ale nawet tak proste reguły nie są definiowane idealnie i mogą powodować problemy. Zakładamy, że użytkownik zna podstawy i próbował już kiedyś tworzyć reguły. W jaki sposób działa mechanizm reguł? Reguły są tworzone w kliencie GroupWise, ale w rzeczywistości są wykonywane na serwerze, a dokładniej w agencie urzędu pocztowego (POA). Oznacza to, że nawet jeśli nie jesteśmy zalogowani, agent wykonuje reguły po nadejściu nowej wiadomości. Ten sposób różni się od innych rozwiązań ICE, w których reguły są wykonywane tylko po załogowaniu reguły są uruchamiane przez klienta. Jak ten cały mechanizm działa w trybie zdalnym lub buforowania? Po utworzeniu reguły i jej aktywacji, reguła będzie wykonywana lokalnie, czyli elementy będą przenoszone do folderów lub oznaczane jako odczytane nawet w trybie off line. Dzieje się tak dlatego, że w rzeczywistości tryby zdalny lub buforowania zostały wyposażone w sprytny mechanizm, dzięki któremu zadania wykonywane normalnie na serwerze są przetwarzane lokalnie. W rezultacie, po przeniesieniu elementu do folderu, czynność zostanie przekazana agentowi (POA) po ponownym połączeniu. Na pierwszy rzut oka mechanizm może nie mieć znaczenia, ale po prostu działa. Znaczenie tego mechanizmu opiszemy na przykładach w kolejnych tematach. Poniżej przedstawiamy przegląd tematów w tym rozdziale: " Najlepsza reguła urlopowa lub poza biurem. " Automatyzacja dostarczania informacji. " Automatyczne akceptowanie spotkań. " Połączenie czynności Przenieś do folderu z Folderami współużytkowanymi. Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika 221

220 167. Zapobieganie zapętleniu reguł Autor Erno de Korte Zakładamy, że wyjeżdżamy na urlop, robimy sobie przerwę lub podróżujemy w celach biznesowych. W ostatnim momencie decydujemy się na utworzenie reguły Poza biurem. Wysyłanie swoim współpracownikom, partnerom biznesowym lub rodzinie informacji o braku dostępu do skrzynki przez pewien okres jest mile widziane. W tym celu możemy użyć prostej reguły wysyłającej automatyczną odpowiedź taką jak Nie ma mnie w biurze z tego i tego powodu i to wszystko. Jednakże tak prosta reguła może spowodować ogromne problemy. Jeśli skrzynka pocztowa użytkownika wyśle automatyczną odpowiedź do innej osoby, której również nie ma w biurze i która ustawiła bardzo podobną regułę, reguła drugiej osoby zostanie wykonana i wyśle odpowiedź Nie ma mnie. Skrzynka pocztowa użytkownika otrzyma tą wiadomość i reguła Poza biurem zostanie aktywowana ponownie, a więc mamy idealną pętlę odpowiedzi. Dwie skrzynki pocztowe będą sobie wysyłały wiadomości bez końca lub do czasu aż ktoś wyłączy jedną z reguł. Najnowsze wersje GroupWise (6.5 i 7.0) udostępniają dwa bardzo sprytne mechanizmy, które uniemożliwiają zapętlenie reguł: " Jeśli wiadomość pochodzi z wewnętrznego źródła, reguła może śledzić oryginalny unikalny identyfikator wiadomości i klient GroupWise może łatwo zapobiec zapętleniu reguł. " Jeśli wiadomość pochodzi z zewnętrznego źródła, w większości wypadków z sieci Internet, identyfikator wiadomości może być zmieniony przez zewnętrzne systemy podczas przesyłania. W związku z tym GroupWise śledzi, na jakie adresy wiadomość automatyczna została już wysłana na każdy adres odpowiedź zostanie wysyłana tylko raz. Uwaga: Mechanizm reguł powoduje wysłanie wiadomości poza biurem tylko raz do każdego nadawcy, nawet jeśli czas nieobecności wynosi kilka tygodni lub miesięcy. Bardzo przyjazne, ale jest też mały minus. Załóżmy, że ktoś wysyła wiadomość do użytkownika i otrzymuje wiadomość poza biurem, która informuje go o nieobecności przez okres 3 miesięcy z powodu urlopu macierzyńskiego. Jeśli ten sam nadawca wyśle ponownie wiadomość po 9 tygodniach i nie otrzyma wiadomości poza biurem, może się zdenerwować brakiem odpowiedzi. W końcu 9 tygodni to bardzo długi okres czasu. Uwaga: Zabezpieczenie przed zapętleniem jest aktywne domyślnie na prawie wszystkich systemach GroupWise, ale może być wyłączone przez administratora w ConsoleOne, narzędziu administracyjnym GroupWise. 222 Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika

221 The GroupWise Powerguide 168. Idealna reguła urlopowa Autor Erno de Korte W poprzednim temacie przedstawiony został mechanizm automatycznych odpowiedzi, w tym temacie utworzymy idealną regułę poza biurem. Wskazówka: W GroupWise 8.0 Novell wprowadził kreator Reguła urlopowa, opisany w temacie 169, który tworzy reguły Poza biurem podobne do opisanej w tym temacie. Jednakże, aby dobrze zrozumieć mechanizm reguł w tym temacie utworzymy przykładową regułę. Omówimy również kilka usprawnień reguły utworzonej za pomocą kreatora. Poniżej przedstawimy każdy krok i wyjaśnimy opcje okna dialogowego reguły. Niektóre elementy są opcjonalne i w niektórych przypadkach mogą być zbędne. Aby utworzyć regułę: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Reguły Nowy. " W oknie dialogowym Nowa reguła, wprowadzamy nazwę reguły, taką jak Poza biurem. " W sekcji Gdy zaszło, wybieramy z listy rozwijanej domyślną opcję Nowa przesyłka i w kolejnej części wybieramy Odebrane. " W sekcji Pod warunkami (opcjonalne), po lewej stronie wybieramy typy przesyłek, na które reguła ma odpowiadać. Jeśli nie zaznaczymy żadnej opcji, uwzględnione zostaną wszystkie typy elementów. Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika 223

222 Wskazówka: Zalecamy zaznaczenie lub odznaczenie elementów Spotkanie, aby współpracownik, który wyśle zaproszenie na spotkanie wiedział, dlaczego spotkanie nie zostało zaakceptowane lub odrzucone. W przypadku dużej liczby zaproszeń na spotkania, dobrym rozwiązaniem jest utworzenie oddzielnej reguły obsługującej tylko spotkania. Najważniejszym etapem tworzenia tego typu reguły jest określenie warunków: " Klikamy przycisk Definiuj warunki. " W kolejnym oknie dialogowym (patrz rysunek poniżej), określamy warunek dodając pole Utworzenie i wybieramy Włącznie do określonej daty, aby reguła została zatrzymana po tej dacie. " Aby reguła nie odpowiadała na wiadomości od użytkownika, dodajemy odpowiedni wyjątek. Uwaga: Taki wyjątek jest bardzo przydatny, gdyż czasami użytkownik dodaje również własny adres do wiadomości wysyłany do innych osób. " W niektórych wypadkach, odpowiedź powinna być wysyłana tylko na wiadomości przeznaczone dla użytkownika, a nie jako wiadomość KJ lub KT. " Przykładowo, wykluczamy wysyłanie niekończącego się strumienia odpowiedzi poza biurem na adres listy wysyłkowej. W tym celu dodajemy wyjątki, aby wiadomości nie były wysyłane, jeśli w temacie znajduje się NGN i NGW. Wskazówka: Aby utworzyć zestaw reguł odpowiadających tylko osobom wewnątrz lub na zewnątrz organizacji, przykładowo, gdy współpracownicy otrzymali informacje o nieobecności innym kanałem, a reguła powinna działać tylko dla poczty internetowej, używamy nazwy widoku klienta GroupWise. Więcej informacji znajduje się w temacie 171. " Po zakończeniu definiowania warunków, klikamy przycisk OK. " Nie tworzymy reguły automatycznego akceptowania spotkań, wiec pozostawiamy domyślną wartość Bez znaczenia (Tak lub Nie) listy rozwijanej Istnieją kolidujące spotkania. " Kolejnym krokiem jest utworzenie odpowiedzi, więc musimy zdefiniować czynność. Klikamy przycisk Dodaj czynność Odpowiedz i akceptujemy domyślne ustawienia w następnym oknie dialogowym. 224 Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika

223 The GroupWise Powerguide Uwaga: Mimo, że opcja Dołącz wiadomość otrzymaną od nadawcy wydaje się przydatna, jest kilka powodów ze względu, na które nie powinna być używana. " W oknie dialogowym Odpowiedz, wprowadzamy krótką wiadomość, najlepiej podając współpracownika, który zastępuje użytkownika w czasie nieobecności. Wskazówka: W oknie dialogowym Odpowiedz, możemy również dodać słowo poza biurem w wierszu Temat. Fraza zostanie wstawiona do wiersza tematu odpowiedzi między znakami ( ), więc nie musimy dodawać znaków () ręcznie. " Klikamy OK, aby powrócić do okna dialogowego Nowa reguła. " W tym momencie, możemy dodać również kolejne czynności, na przykład przekazanie wiadomości współpracownikowi i/lub zapisanie wiadomości w folderze współużytkowanym. Wskazówka: W zależności od potrzeb, możemy zakończyć dodawanie nowych reguł, które powinny być oszacowane lub aktywowane. W takim przypadku dodajemy czynność Zakończ wykonywanie reguły. Jeśli ta reguła zostanie umieszczona na szczycie listy reguł, wykonana zostanie tylko ta reguła, a wszystkie pozostałe z listy zostaną pominięte. " Klikamy Zapisz, aby zapisać regułę i powrócić do okna dialogowego Reguły. To wszystko, utworzona reguła powinna działać jak należy i wyglądać jak reguła przedstawiona na rysunku na pierwszej stronie tematu. Czy ten proces jest trochę skomplikowany? Jak mam wyjaśnić tworzenie reguł użytkownikom końcowym? Możemy skorzystać z jednej z poniższych możliwości: " GroupWise WebAccess, który udostępnia kreatora tworzącego skomplikowane reguły Poza biurem za pomocą kilku kliknięć. " Generator reguł Advansys Formativ opisany w temacie 177. " Aktualizacja do wersji GroupWise 8.0, która udostępnia kreatora Reguła urlopowa opisanego w temacie 169. Wskazówka: Reguła Poza biurem zostanie wykonana tylko raz, nawet jeśli kolejna wiadomość od tej samej osoby nadejdzie kilka lat później. Jednakże, jeśli po okresie nieobecności wyłączymy regułę, zmienimy ją w późniejszym czasie i włączymy ponownie, lista odbiorców, do których wiadomość została wysłana zostanie wyczyszczona. Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika 225

224 169. Jesteś poza biurem? Użyj reguły urlopowej! Autor Erno de Korte W temacie 168 przedstawiliśmy konfigurację reguły urlopowej. Powyższe zadanie może się okazać zbyt skomplikowane dla niektórych użytkowników. Jeśli uda nam się przezwyciężyć tę przeszkodę, tworzenie i zarządzanie własnymi regułami okaże się bardzo przydatne. Niestety przekonanie użytkowników, którzy korzystali wcześniej z innych rozwiązań do tego sposobu postępowania, jest bardzo trudne. GroupWise 8.0 udostępnia prosty kreator, który ułatwia tworzenie reguły urlopowej. Kreator nie tylko tworzy regułę, ale również blokuje kalendarz zdarzeniami całodniowymi. Oczywiście kreatora używamy w przypadku urlopów, ale funkcja jest również bardzo użyteczna w przypadku podróży biznesowych, na których nie mamy dostępu do skrzynki pocztowej. Aby skonfigurować regułę z użyciem kreatora: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Reguła urlopowa. " Zaznaczamy pole obok opcji Aktywuj moją regułę urlopową. " Wprowadzamy Temat i treść Wiadomość i w razie potrzeby zaznaczamy opcję Odpowiedz użytkownikom zewnętrznym. Wskazówka: Temat powinien być krótki i zwięzły, gdyż zostanie dodany do tematu przychodzącej wiadomości. " Określamy Data rozpoczęcia i Data końcowa i klikamy Zapisywanie. To wszystko: urlop został zaplanowany, a reguła automatycznie wyśle odpowiedź na każdą otrzymaną wiadomość. Sprawdzamy, czy w kalendarzu zostały wstawione zdarzenia całodniowe i wybieramy z menu głównego opcję Narzędzia Reguły, aby sprawdzić czy Reguła urlopowa została umieszczona na liście. Uwaga: Jeśli Reguła urlopowa wygaśnie po upływie terminu Data końcowa, zdarzenia całodniowe pozostaną w kalendarzu. Natomiast wyłączenie reguły przed upływem terminu, spowoduje usunięcie zdarzeń całodniowych z kalendarza. 226 Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika

225 The GroupWise Powerguide 170. Automatyczne akceptowanie spotkań Autor Erno de Korte Zadaniem GroupWise jest zapewnienie użytkownikowi pełnej kontroli nad skrzynką pocztową i z pewnością Novell osiągnął ten cel. Nie istnieje prosty sposób na utworzenie złośliwego kodu, który wykorzysta słabe punkty w innych rozwiązaniach. Jednakże, czasami taka filozofia pełnej kontroli może być denerwująca. Na przykład, konieczność akceptacji spotkania grupowego, w którym bierzemy udział, utworzonego z użyciem wyszukiwania wolnych terminów spoktań. Aby ułatwić to zadanie, utworzymy regułę, która będzie akceptowała wszystkie niekolidujące spotkania utworzone przez użytkownika: Wskazówka: W wersji GroupWise 8.0 spotkania grupowe utworzone przez użytkownika są Akceptowane automatycznie. Jednakże zalecamy zapoznanie się z metodą tworzenia takiej reguły, gdyż możemy jej użyć również do automatycznej akceptacji spotkań otrzymanych od innych użytkowników. " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Reguły Nowy. " Wprowadzamy nazwę reguły Automatyczne akceptowanie moich spotkań. " W sekcji Typy przesyłek, zaznaczamy opcję Spotkanie. " W oknie Definiowanie warunków, wybieramy warunek Od i ustawiamy operator na liście rozwijanej na zawiera, a następnie wprowadzamy nazwę. Nazwa to imię i nazwisko z systemowej książki adresowej lub wewnętrzny adres . Uwaga: W niektórych środowiskach, wewnętrzne adresy z systemowej książki adresowej mogą się różnić od tych używanych do komunikacji z światem zewnętrznym. Zalecamy kontakt z administratorem, w sprawie uzyskania właściwego adresu . " Z listy rozwijanej Istnieją kolidujące spotkania wybieramy opcję Tak. " Klikamy przycisk Dodaj czynność i wybieramy opcję Zaakceptuj. Wskazówka: BARDZO dobrym pomysłem jest dołączenie wiadomości, takiej jak To spotkanie zostało zaakceptowane automatycznie, jeszcze nie przejrzałem jego treści, do tego typu reguły. W innym razie współpracownicy mogliby pomyśleć, że użytkownik zapoznał się ze spotkaniem i rozważył konsekwencje jego akceptacji, kiedy w rzeczywistości tak się nie stało. Jest to kolejny powód, dla którego Novell nie wprowadził automatycznej akceptacji. " Klikamy OK, aby powrócić do okna dialogowego Nowa reguła. " Klikamy Zapisz, aby powrócić do głównego okna dialogowego Reguły, sprawdzamy czy nowa reguła jest włączona i klikamy przycisk Zamknij. To wszystko, reguła jest gotowa. Wskazówka: Reguła może automatycznie akceptować spotkania również od współpracowników. Wystarczy dodać wiele warunków Od. Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika 227

226 171. Poczta zewnętrzna i wewnętrzna w regułach Autor Erno de Korte Czasami istnieje potrzeba wyraźnego rozróżnienia między pocztą wewnętrzną i zewnętrzną (Internet). Na przykład, rozpoczynamy wyszukiwanie, w którym chcemy uwzględnić tylko wiadomości wewnętrzne. Klient umożliwia również utworzenie reguły wykonywanej tylko w przypadku poczty zewnętrznej. GroupWise umożliwia rozróżnianie poczty na podstawie pieczątki, którą otrzymują wszystkie wiadomości przechodzące przez GWIA. Pieczątka jest znana również jako Nazwa widoku i może być zmieniona przez administratora w ConsoleOne (GW6.5) lub pliku konfiguracyjnym GWIA.CFG (wszystkie wersje). Zalecamy zachowanie domyślnej wartości Internet. Nazwa widoku jest właściwością wszystkich wiadomości przychodzących z sieci Internet i może być używana w regułach, filtrach i kryteriach wyszukiwania. Dwa przykłady zastosowania tej funkcji: " Utworzenie reguły dla wiadomości z sieci Internet (ten temat). " Utworzenie filtru dla wiadomości z sieci Internet (temat 65). Klient umożliwia utworzenie reguły, w której Nazwa widoku jest wybierana za pomocą przycisku Definiuj warunki. Używamy tego warunku, aby określić czy reguła będzie wykonywana na poczcie zewnętrznej ( zawiera ), czy poczcie wewnętrznej ( nie zawiera ). 228 Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika

227 172. Przenoszenie elementów zakończonych z użyciem reguł Autor Erno de Korte The GroupWise Powerguide W tym temacie opiszemy kolejne zastosowanie reguł, tym razem w połączeniu z elementami Listy zadań. Klient umożliwia utworzenie reguły, która wykona określone czynności po zaznaczeniu elementu jako Zakończony. W poniższym przykładzie, użyjemy reguły do przeniesienia elementu do oddzielnego folderu o nazwie Zakończone. Oczywiście możemy również zdefiniować inną czynność. Aby to wykonać: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Reguły. " Klikamy przycisk Nowy, aby utworzyć nową regułę i wprowadzamy Nazwę reguły. " W sekcji Gdy zaszło w górnej części okna dialogowego, zmieniamy wartość domyślną Nowa przesyłka na Zakończony element. " W razie potrzeby, używamy przycisku Definiuj warunki, aby określić warunki. " W sekcji Wtedy należy wykonać, klikamy przycisk Dodaj czynność i wybieramy opcję Przenieś do folderu, aby określić folder docelowy. " Klikamy Zapisz i Zamknij, aby powrócić do ekranu głównego. Testujemy nową regułę oznaczając jeden z elementów Listy zadań jako zakończony element powinien być przeniesiony do folderu Zakończone. Jest to kolejny przykład możliwości mechanizmu reguł w GroupWise. Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika 229

228 173. Automatyzacja dostarczania informacji Autor Erno de Korte W tym temacie omówimy kolejny przykład obrazujący możliwości reguł. Wyobraźmy sobie regułę, która będzie wysyłała odpowiedź jeśli wiadomość zawiera określone słowo kluczowe. Koncepcja jest następująca na witrynie znajduje się informacja o broszurze firmowej, którą możemy otrzymać po wysłaniu żądania. Strona zawiera odnośnik wysyłający wiadomość o temacie, takim jak Proszę o wysłanie broszury firmowej na wybrany adres, w poniższym przykładzie skrzynkę pocztową użytkownika. Reguła utworzy automatyczną odpowiedź z załączoną broszurą firmową. Wystarczy, że zainteresowana osoba kliknie odnośnik na stronie. Przeglądarka otworzy program pocztowy, w którym naciskamy Wyślij. Przykład zastosowania tego rozwiązania znajduje się na stronie Open Horizons. Używamy tego mechanizmu do dystrybucji tapet GroupWiseR i jednoczesnego zbierania adresów e- mail entuzjastów GroupWise. Więcej informacji znajduje się na stronie horizons.net/wallpapers. Aby utworzyć taką regułę: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Reguły Nowy. " Wprowadzamy odpowiednią nazwę reguły, np. Wyślij broszurę firmową. " W sekcji Typy przesyłek, zaznaczamy opcję Spotkanie. " W oknie Definiowanie warunków, wybieramy warunek Temat i ustawiamy operator zawiera, a następnie wprowadzamy tekst broszura firmowa. Uwaga: Nie musimy określać pełnego tematu, gdyż operator zawiera wymaga tylko wystąpienia tych dwóch wyrazów w temacie. W przypadku użycia operatora =, dołączenie jednego wyrazu do tematu powodowałoby brak aktywacji reguły. " Z menu rozwijanego Dodaj czynność wybieramy Odpowiedz. Pojawi się okno dialogowe umożliwiające dołączenie oryginalnej wiadomości. Wskazówka: W przypadku tego typu automatyzacji, nie zalecamy dołączania oryginalnej wiadomości. Jeśli ktoś, np. dla zabawy, dołączy mnóstwo śmieci (w tym duże załączniki), taka ogromna wiadomość zostanie wysłana powodując marnowanie cennego pasma internetowego. 230 Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika

229 The GroupWise Powerguide Uwaga: GroupWise 8.0 udostępnia usprawnienia, które rozwiązują ten problem: " Opcja Dołącz wiadomość otrzymaną od nadawcy umożliwia dołączenie tekstu oryginalnej wiadomości. " Opcja Dołącz załączniki otrzymane od nadawcy umożliwia dołączenie załączników z oryginalnej wiadomości (nie zalecamy takiego rozwiązania). " Klikamy OK, dodajemy treść wiadomości i dołączamy broszurę firmową jako załącznik, a następnie ponownie klikamy OK. Uwaga: Ze względu na to, że broszura firmowa może znajdować się na dysku lokalnym użytkownika lub na dysku sieciowym, agent pocztowy wykonujący regułę nie będzie miał do niej dostępu. W związku z tym okno dialogowe reguły skopiuje plik do magazynu wiadomości GroupWise, w celu jego użycia w przyszłości. Oznacza to, że nawet po utworzeniu reguły w trybie offline i synchronizacji skrzynki pocztowej z serwerem, załącznik będzie udostępniony agentowi podczas procesu synchronizacji. " Dodajemy inne czynności, np. Przekaż lub Przenieś do folderu. " Klikamy OK i Zapisz, aby zapisać i aktywować regułę. " Klikamy Zamknij, aby powrócić do ekranu głównego. Reguła jest gotowa, wystarczy ją wypróbować wysyłając wiadomość z własnej skrzynki pocztowej lub z konta użytkownika spoza systemu. Uwaga: Reguła ma jedno ograniczenie: ze względu na to, że załącznik jest kopiowany do magazynu wiadomości GroupWise w momencie tworzenia reguły, wszelkie zmiany w oryginalnym pliku nie zostaną uaktualnione w regule. W tym celu, należy odświeżyć regułę poprzez jej otworzenie, edycję czynności Odpowiedź i dodanie nowej wersji załącznika. Uwaga: W niektórych wersjach GroupWise, odświeżanie załączników w tej samej czynności Odpowiedz powodowało problemy. Czasami do wiadomości załączone były stara i nowa wersja, mimo że stara wersja została usunięta albo wiadomość w ogóle nie zawierała żadnego załącznika. Aby zapewnić prawidłowe odświeżenie czynności Odpowiedz, kopiujemy tekst odpowiedzi, usuwamy oryginalną czynność Odpowiedz, tworzymy nową czynność Odpowiedz i wklejamy tekst odpowiedzi. Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika 231

230 174. Połączenie Przenieś do folderu z folderami współużytkowanymi Autor Erno de Korte Kolejnym interesującym przykładem zastosowania reguł jest czynność Przenieś do folderu, która może być szczególnie przydatna w połączeniu z folderami współużytkowanymi. Wykorzystamy ponownie przykład z broszurą lub tapetą GroupWiseR z tematu 173. Reguła nie tylko będzie wysyłała broszury lub tapety, ale również sprawdzała regularnie listę osób, które zażądały tych informacji i w przypadku aktualizacji wysyłała im nowe elementy. Z kilku powodów wiadomości nie będą adresowane do osobistej skrzynki pocztowej użytkownika, ale do specjalnie w tym celu utworzonej firmowej skrzynki pocztowej. Aby uzyskać dostęp do tej skrzynki pocztowej, możemy użyć pełnomocnictwa, ale znacznie lepszym sposobem są foldery współużytkowane: " Przechodzimy do skrzynki pocztowej, na którą są wysyłane żądania, albo z użyciem pełnomocnictwa z pełnymi prawami (w tym Modyfikuj opcje/reguły/foldery ) albo logując się do skrzynki pocztowej z użyciem /@u?. " Tworzymy folder współużytkowany o odpowiedniej nazwie zgodnie z opisem w temacie 33 wysyłamy również zaproszenie na własne konto. " Tworzymy lub modyfikujemy regułę zgodnie z opisem w temacie 173, dodajemy do niej czynność Przenieś do folderu, która przenosi wiadomości wywołujące tę regułę do folderu współużytkowanego. Uwaga: Alternatywnie, używamy czynności Przyłącz do folderu, która pozostawi wiadomości w skrzynce pocztowej i przyłączy lub skopiuje je do folderu współużytkowanego. Gotowe! Wystarczy powrócić do własnej skrzynki pocztowej i zaakceptować folder współużytkowany. Po nadejściu nowej wiadomości zostanie ona umieszczona w folderze współużytkowanym, do którego mamy dostęp. To właśnie się stanie jeśli zażądamy tapety GroupWiseR ze strony horizons.net/wallpaper. Dwa przykłady są widoczne na rysunkach poniżej. 232 Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika

231 The GroupWise Powerguide 175. Przekazywanie i delegowanie Autor Erno de Korte Reguły mogą być również używane do automatycznego przekazywania elementów lub przenoszenia ich do innego folderu. Aby utworzyć regułę, używamy określonej części elementu i wysyłamy go do wewnętrznego lub zewnętrznego odbiorcy. Oczywiście, możemy połączyć dowolne techniki z poprzednich tematów. Ale po co automatycznie przekazywać pocztę na inne konto i jakie są tego konsekwencje? Przykładowo, niektóre wiadomości pocztowe możemy przekazać do jakiejś usługi zewnętrznej. W niektórych przypadkach, telefon komórkowy lub urządzenie PDA mogą być zsynchronizowane z usługami oferowanymi przez operatora. Jeśli nie posiadamy jeszcze własnego rozwiązania synchronizacji bezprzewodowej, przekazanie wszystkich lub określonych wiadomości może być rozwiązaniem tymczasowym. Wiadomości przesłane na konto zewnętrzne będą faktycznie przekazywane, czyli w temacie znajdzie się przedrostek Fwd:. W ten sposób możemy przeglądać wiadomości, ale odpowiadanie jest utrudnione, gdyż adres odpowiedzi będzie ustawiony na skrzynkę pocztową użytkownika. Aby rozwiązać ten problem, możemy użyć czynności Oddeleguj w celu przypisania elementu innemu użytkownikowi. Nadawca może określić osobę, której element zostanie oddelegowany we właściwościach elementu. Wskazówka: Przedrostek Fwd: może być usuwany automatycznie, jeśli administrator włączy opcję Flat Forward w ustawieniach agenta GWIA. Oznacza to, że każda przekazana wiadomość, której temat lub wiadomość nie zostały zmienione, zostanie dostarczona na zewnętrzną skrzynkę pocztową z oryginalnym polem Od i bez przedrostka Fwd:. Jednakże, takie rozwiązanie wpływa na pocztę każdego użytkownika, gdyż jest to opcja globalny. Przekazywanie poczty na konto zewnętrzne stwarza jedno zagrożenie. Jeśli firma przestrzega określonych zasad bezpieczeństwa, przechowywanie kopii wiadomości na zewnętrznym koncie może być naruszeniem tych zasad i w związku z tym niedozwolone. W takim wypadku zalecamy korzystanie z klienta GroupWise WebAccess i odpowiedniego rozwiązania synchronizacji. Uwaga: W niektórych przypadkach, w związku z powyższymi zagrożeniami administrator może całkowicie wyłączyć przekazywanie poczty za pośrednictwem agenta GWIA. Zasada może być ogólna, ale oczywiście mogą być od niej wyjątki. Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika 233

232 176. Automatyczne przypisywanie kategorii z użyciem reguł Autor Erno de Korte GroupWise umożliwia automatyczne przypisywanie kategorii do elementów na podstawie dowolnej części elementu. Poniżej przedstawiamy przykład użycia tego mechanizmu. Konferencja EMEA Tour odbywa się co roku w 15 miastach regionu EMEA. Zazwyczaj w konferencji uczestniczy ponad 1200 uczestników z krajów takich jak Afryka Południowa lub Finlandia. Rejestracja jest obsługiwana przez witrynę Open Horizons. Ze względów językowych zostały utworzone różne formularze rejestracyjne. Formularze są przechowywane w bazie danych, a ich kopie są wysyłane do lokalnych organizatorów. Wszystkie wiadomości rejestracyjne są umieszczane w jednej skrzynce pocztowej. Aby ułatwić ich filtrowanie, przypisujemy je do odpowiednich kategorii. Aby to wykonać postępujemy następująco: " Sprawdzamy, czy istnieją lub tworzymy odpowiednie kategorie. " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Reguły Nowy. " Wprowadzamy odpowiednią nazwę reguły. " W polu warunków, definiujemy odpowiednie filtry, w tym przykładzie wybieramy opcje takie jak AT przedstawione na rysunku poniżej. " Klikamy przycisk Dodaj czynność i wybieramy opcję Kategoria. To wszystko, reguła jest gotowa! 234 Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika

233 The GroupWise Powerguide 177. Rozwiązania zwiększające możliwości reguł Autor Erno de Korte Na rynku dostępnych jest kilka rozwiązań zwiększających możliwości reguł używanych w GroupWise. Poniżej przedstawiamy wybrane rozwiązania. a. Advansys Formativ Advansys udostępnia kilka apletów usprawniających reguły GroupWise, które wykorzystują system Formativ. Jednym z nich jest aplet Out of Office, który upraszcza skomplikowany proces opisany w temacie 168. Aplet Advanced mode udostępnia mnóstwo użytecznych dodatków. Na witrynie Advansys znajduje się kilka darmowych przykładów. Więcej informacji na stronie: b. Omni GW CRU (GroupWise Common Rules Update) Rozwiązanie GroupWise Common Rules Utility umożliwia szybkie tworzenie ogólnych lub domyślnych reguł obowiązujących w organizacji. Aby zawsze być na bieżąco w trasie, możemy skonfigurować reguły automatycznego przekazywania! " Dodawanie reguł i folderów jednocześnie do wielu kont użytkowników. " Tworzenie zestawów reguł dla określonych grup. " Aktualizacja reguł użytkowników po każdym logowaniu do GroupWise. " Zapisywanie procesu dystrybucji reguł w dzienniku. " Łatwa instalacja z minimalnym utrzymaniem. Więcej informacji na stronie: ts.com/groupwise rules Reguły GroupWise wykonuje pracę za użytkownika 235

234

235 13 System zarządzania dokumentami Czym jest System zarządzania dokumentami (DMS)? Tradycyjne podejście do elektronicznego przechowywania dokumentów opiera się na katalogach na lokalnym dysku twardym lub serwerze plików. Każdy dokument miał przypisaną określoną nazwę pliku. Aby odnaleźć dokument, należało przeszukać wszystkie katalogi. Administrator musiał przypisać prawa dostępu do katalogów współużytkowanych, aby zezwolić innym użytkownikom na dostęp do dokumentów. W środowisku Zarządzania dokumentami GroupWise, dokumenty są przechowywane w bibliotekach. Po zapisaniu dokumentu w GroupWise, możemy: " Kontrolować bezpieczeństwo dokumentów. " Indeksować zawartość dokumentu. " Korzystać z kontroli wersji. " Utrzymywać dziennik aktywności (informacje o historii) kto i kiedy uzyskał dostęp do dokumentu. " Wyszukiwać dokumenty za pomocą wyszukiwania zaawansowanego. " Współużytkować dokumenty z innymi użytkownikami bez nadzoru. System zarządzania dokumentami w GroupWise zapewni bezpieczeństwo przechowywanych w nim informacji i dostęp do informacji wtedy, kiedy są potrzebne. W jaki sposób GroupWise przechowuje dokumenty? Zarządzanie dokumentami to pojęcie, które oznacza elektroniczne zarządzanie dokumentami. Każdy dokument utworzony wewnątrz systemu jest indeksowany, a każda czynność związana z tym określonym dokumentem jest zapisywana w dzienniku aktywności. GroupWise przechowuje dokumenty w bibliotekach. Biblioteka kontroluje dostęp do przechowywanych w niej dokumentów. Każdemu dokumentowi klient GroupWise automatycznie przydziela numer dokumentu w momencie zapisania go w bibliotece. Podczas zapisywania musimy określić temat i uzupełnić stronę właściwości dokumentu. Strona właściwości opisuje dokument w systemie. Bardzo często strona jest również nazywana profilem dokumentu. Dokument widoczny w kliencie GroupWise jest w rzeczywistości tylko odnośnikiem (lub wskaźnikiem) do dokumentu przechowywanego w bibliotece. Za pomocą odnośnika do dokumentu, możemy: " Pobrać dokument z GroupWise. " Zmienić właściwości dokumentu. " Udostępnić dokument innym użytkownikom. " Tworzyć nowe wersje dokumentów. " Przeglądać dziennik aktywności dokumentu. " Organizować dokumenty w folderach GroupWise. " Zablokować i odblokować dokument. " Przekazać dokument innym użytkownikom. Odnośnik dokumentu może być usunięty z listy plików użytkownika. Dokument nie zostanie jednak usunięty z biblioteki. System zarządzania dokumentami 237

236 Jeśli przekazujemy dokument użytkownikowi wewnątrz firmy, przekazujemy odnośnik do tego dokumentu. Takie rozwiązanie zapewnia oszczędność przestrzeni dyskowej klient nie tworzy zbędnych kopii dokumentu. Oryginalny dokument jest dołączany tylko wtedy, gdy wysyłamy go osobie spoza organizacji, przykładowo klientowi. Usuwanie lub archiwizacja dokumentów z biblioteki zależy od okresu ważności dokumentu. Jeśli dokument jest otwierany regularnie, pozostanie aktywnym dokumentem w bibliotece. Po upływie określonej liczby dni od ostatniej czynności wykonanej na dokumencie, zostanie on automatycznie usunięty z biblioteki, a następnie skasowany lub przeniesiony do archiwum. Okres ważności dokumentu jest określany przez typ dokumentu wybrany na stronie profilu dokumentu. Dostępne są różne rodzaje dokumentów, na przykład: Raport, Korespondencja, Agenda itd. Wszystkie dokumenty z systemu zarządzania dokumentami GroupWise są indeksowane. Proces indeksowania obejmuje również zawartość dokumentów przechowywanych w GroupWise, jest to indeksowanie pełnotekstowe. Oznacza to, że możemy wyszukiwać dokumenty używając słów lub fraz znajdujących się w dokumentach. W kilku kolejnych tematach przedstawimy wybrane pojęcia ogólne, na przykład zagadnienia bezpieczeństwa w temacie 178, funkcję folderów zarządzania dokumentami i sposób zmiany ich zachowania. W kolejnych dwóch tematach opiszemy dwa sposoby tworzenia dokumentów: " W temacie 181 utworzymy nowy dokument w kliencie GroupWise. Takie rozwiązanie umożliwia wprowadzenie właściwości dokumentu przed uruchomieniem aplikacji do tworzenia dokumentów. " W temacie 182 opiszemy w jaki sposób użyć dowolnej aplikacji zintegrowanej z GroupWise do utworzenia i zapisania dokumentu w bibliotece GroupWise. 238 System zarządzania dokumentami

237 The GroupWise Powerguide 178. Bezpieczeństwo w systemie zarządzania dokumentami Autor Cobus Burgers System zarządzania dokumentami w GroupWise udostępnia trzy metody kontrolowania bezpieczeństwa lub dostępu do dokumentów. Wszystkie oferują identyczny stopień bezpieczeństwa, ale każda zapewnia inny sposób kontrolowania dostępu do dokumentów. a. Identyfikator użytkownika Identyfikator użytkownika (używany do logowania do sieci i GroupWise) jest kluczem do systemu bezpieczeństwa GroupWise. Każdy użytkownik bez identyfikatora w systemie GroupWise nie będzie miał dostępu do bibliotek. System może zawierać różne biblioteki utworzone przez administratora w zależności od potrzeb organizacji. Dostęp do biblioteki oznacza możliwość tworzenia dokumentów w tej bibliotece, przeglądanie i edycję tych dokumentów oraz zmianę ich właściwości. Jeśli typ dokumentu na to zezwala, możemy tworzyć nowe wersje tych dokumentów. Niestety nie możemy przeglądać dokumentów utworzonych przez innych użytkowników w tej bibliotece, chyba że taki użytkownik przyzna nam określone prawa do tych dokumentów. Nie możemy usuwać żadnych dokumentów z biblioteki. Dokument jest automatycznie zapisywany w bibliotece domyślnej, ale możemy oczywiście wybrać inną bibliotekę, do której mamy dostęp. b. Współużytkowanie dokumentów Po utworzeniu dokumentu w bibliotece, możemy udostępnić ten dokument innym użytkownikom, którzy posiadają dostęp do tej biblioteki. Współużytkując dokumenty z innymi użytkownikami, możemy przypisać następujące prawa: Widok, Edycja, Usuń, Współużytkowanie i Modyfikacja zabezpieczeń. Więcej informacji znajduje się w tematach 191 i 192. c. Foldery współużytkowane Jeśli często współużytkujemy dokumenty z tym samym zespołem, zadanie możemy uprościć za pomocą Folderów współużytkowanych opisanych w temacie 35. Po umieszczeniu dokumentu w folderze współużytkowanym, każdy użytkownik z dostępem do tego folderu automatycznie otrzymuje prawo Widok do tego dokumentu. Użytkownicy folderu współużytkowanego muszą posiadać dostęp do biblioteki, w której znajduje się oryginał dokumentu. Aby użytkownicy folderu mogli edytować dokument, należy umieścić dokument w folderze współużytkowanym, a następnie go udostępnić (patrz temat 191) i przypisać użytkownikom prawa Edycja. Jest to szybka metoda udostępniania dokumentów do przeglądania, bez potrzeby dodawania użytkowników do listy współużytkowania i przypisywania im praw. Metoda jest szczególnie przydatna, gdy z daną grupą użytkowników współużytkujemy już jakiś folder. System zarządzania dokumentami 239

238 179. Praca z folderami DMS w GroupWise Autor Cobus Burgers Po utworzeniu nowego dokumentu w GroupWise, odnośnik do tego dokumentu jest umieszczany w folderze, który był otwarty/zaznaczony w momencie tworzenia dokumentu, np. Osobisty. Istotne jest zatem zaznaczenie odpowiedniego folderu (poprzez kliknięcie) przed utworzeniem dokumentu. Utworzenie struktury folderów ułatwia odnajdowanie dokumentów, możemy przechowywać dokumenty, wiadomości, spotkania związane z tym samym tematem w jednym folderze. GroupWise udostępnia kilka folderów zarządzania dokumentami: " Folder Dokumenty jest standardowym folderem GroupWise używanym do gromadzenia odnośników. W folderze mogą się znajdować jedynie dokumenty. Nie możemy przechowywać w nim innych typów przesyłek. Folder przedstawia listę ostatnio używanych dokumentów, zapewniając szybki sposób otwierania dokumentów. Aby skonfigurować ilość przechowywanych odnośników i czynności, które powodują dodanie odnośnika dokumentu do listy: " Klikamy folder Dokumenty prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości Dokumenty. " Zmieniamy wartość opcji Liczba wyświetlanych dokumentów. " Zaznaczamy czynności powodujące dodawanie dokumentów do tego folderu poprzez zaznaczenie pola obok wybranej czynności. " Po osiągnięciu liczby wyświetlanych dokumentów, najstarszy odnośnik jest usuwany, a najnowszy jest dodawany do listy. " Folder Własne jest Folderem rezultatów wyszukiwania opisanym w temacie 39. W tym folderze nie możemy gromadzić żadnych elementów. Folder wyświetla jedynie odnośniki do elementów spełniających określone kryteria. W tym przypadku wyświetlane są dokumenty, których autorem jest użytkownik. W razie potrzeby możemy ten folder usunąć lub zmienić jego właściwości. " Domyślna biblioteka jest również Folderem rezultatów wyszukiwania, który zawiera odnośniki do wszystkich dokumentów, do których użytkownik ma dostęp w bibliotece domyślnej. Domyślnie wyświetlana jest zawartość biblioteki oznaczonej jako domyślna, ale możemy również wybrać, które biblioteki będą wyświetlane. 240 System zarządzania dokumentami

239 The GroupWise Powerguide 180. Zmiana właściwości biblioteki domyślnej i folderu Własne Autor Cobus Burgers Aby określić biblioteki, których zawartość będzie wyświetlana w folderach Domyślna biblioteka i Własne: " Klikamy folder Domyślna biblioteka lub Własne prawym przyciskiem i wybieramy Właściwości Wyszukiwanie. " W obszarze Szukaj w, klikamy znak + obok Wszystkie biblioteki i zaznaczamy pożądane biblioteki poprzez zaznaczenie pól wyboru obok ich nazw. " Klikamy przycisk OK, aby sprawdzić rezultaty. Aby skonfigurować wyświetlanie wszystkich wersji dokumentów, a nie tylko wersji oficjalnych w folderach: " Klikamy folder prawym przyciskiem i wybieramy Właściwości Wyszukiwanie. " Odznaczamy pole obok opcji Znajdź tylko oficjalne wersje dokumentów i klikamy przycisk OK. System zarządzania dokumentami 241

240 181. Tworzenie dokumentów w GroupWise Autor Cobus Burgers Podczas tworzenia dokumentu z użyciem klienta GroupWise, odnośnik do dokumentu jest umieszczany w aktualnie zaznaczonym folderze. W razie potrzeby, możemy przenieść element do innego folderu z użyciem techniki przeciągnij i upuść. Dokument istnieje tylko w bibliotece, a pracujemy tylko na jego odnośniku. Wszelkie zmiany są wykonywane na dokumencie umieszczonym w bibliotece. Aby utworzyć dokument w kliencie GroupWise: " Zaznaczamy folder, w którym odnośnik zostanie umieszczony. " Klikamy przycisk Utwórz nowy dokument na pasku narzędzi GroupWise, wybieramy z menu głównego Plik Nowy Dokument lub naciskamy skrót klawiszowy Ctrl + D. Uwaga: Jeśli zaznaczymy folder współużytkowany, pojawi się okno z informacją o automatycznym przyznaniu wszystkim użytkownikom praw do przeglądania. Uwaga: Jeśli używamy klienta GroupWise do utworzenia dokumentu po raz pierwszy, należy wybrać Domyślną bibliotekę. " W oknie dialogowym Nowy dokument, wybieramy sposób utworzenia pliku: " Szablony aplikacji " Szablony programu GroupWise " Plik jako szablon " Klikamy Szablony aplikacji, aby wybrać aplikację z listy, na przykład Microsoft Word Document lub Microsoft Excel Worksheet. Wskazówka: Domyślnie dokument zostanie umieszczony w bibliotece domyślnej, ale możemy wybrać inną bibliotekę z listy rozwijanej. " Klikamy OK, aby przejść do Skróconego arkusza właściwości (patrz rysunek poniżej), w którym możemy określić temat dokumentu. Uwaga: Ze względu na dostosowanie systemu GroupWise do potrzeb organizacji, Skrócony arkusz właściwości może być niewystarczający. Zamiast niego pojawi się więc Pełny arkusz właściwości opisany w temacie 184. Wskazówka: Alternatywnie, przycisk Właściwości w oknie Skrócony arkusz właściwości przełącza na okno Pełny arkusz właściwości. " Zaznaczamy pole obok opcji Otwórz dokument teraz i klikamy OK. " Rozpoczynamy tworzenie dokumentu w aplikacji. Uwaga: Temat dokumentu jest wyświetlany na pasku narzędzi aplikacji, który przedstawia również numer wersji dokumentu. 242 System zarządzania dokumentami

241 The GroupWise Powerguide 182. Tworzenie dokumentów w aplikacji i zapisywanie do systemu DMS Autor Cobus Burgers Dokumenty możemy również utworzyć w dowolnej aplikacji, a następnie zapisać je w bibliotece GroupWise. Aby to wykonać: " Tworzymy dokument, na przykład w Word lub Excel albo w innej aplikacji. " Jeśli integracja aplikacji z systemem DMS jest włączona, podczas zapisywania dokumentu z użyciem Zapisz lub Zapisz jako pojawi się okno dialogowe przestawione na rysunku poniżej. Uwaga: Jeśli okno dialogowe nie zostanie wyświetlone, wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Dokumenty Integracje, aby sprawdzić czy integracja z DMS dla tej aplikacji jest włączona. Zaznaczamy aplikację na liście i klikamy pole opcji Włączona. Jeśli to nie pomoże, zalecamy kontakt z administratorem. " Wybieramy jedną z poniższych opcji: " Opcja Zapisz z użyciem okna dialogowego aplikacji zapisuje dokument poza biblioteką, na przykład na dysku lokalnym C:\ lub dysku sieciowym. Po wybraniu tej opcji postępujemy zgodnie ze standardową procedurą zapisywania dokumentu poza strukturą zarządzania dokumentami. " Opcja Zapisz jako nowy dokument zapisuje dokument w bibliotece systemu zarządzania dokumentami GroupWise. " Opcja Zapisz jako nową wersję tworzy nową wersję dokumentu już istniejącego w bibliotece. Wersje zachowują ten sam numer i właściwości dokumentu, ale otrzymują nowy opis. Więcej informacji o wersjach znajduje się w temacie 183. " Po wybraniu opcji 2 lub 3 postępujemy następująco: " Wybieramy bibliotekę, w której dokument zostanie zapisany. " Wybieramy folder, w którym umieszczony zostanie odnośnik dokumentu zaznaczamy pole wyboru obok nazwy folderu i klikamy OK. " Wypełniamy arkusz Właściwości dokumentu i klikamy OK. Po zakończeniu tych kroków, wracamy do pracy nad dokumentem w aplikacji. Uwaga: Jeśli GroupWise nie jest uruchomiony, opcje 2 i 3 nie będą dostępne po kliknięciu Zapisz jako. Zamiast tego pojawi się ostrzeżenie, że klient GroupWise nie jest uruchomiony. System zarządzania dokumentami 243

242 183. Dodatkowe funkcje Zapisz jako Autor Cobus Burgers Metoda działania aplikacji się nie zmienia, możemy więc tworzyć dokumenty tak samo jak zawsze. Bardzo ważne jest częste zapisywanie dokumentu. Przy pierwszym zapisaniu dokumentu z użyciem opcji Plik Zapisz, przycisku Zapisz lub skrótu klawiszowego Ctrl + S, dokument jest dodawany do biblioteki z unikalnym numerem. Po zakończeniu pracy, zapisujemy i zamykamy dokument jak zwykle. Uwaga: Aplikację zamykamy z użyciem przycisku Zakończ lub Plik Zakończ. Dokument musi być zamknięty razem z aplikacją! Uwaga: Jeśli nie korzystamy z systemu DMS GroupWise, opcja Zapisz aktualizuje istniejący dokument, a opcja Zapisz jako tworzy nową kopię istniejącego dokumentu poprzez zapisanie go pod nową nazwą. Obie opcje otwierają okno dialogowe Zapisz jako, w którym wprowadzamy nazwę pliku dokumentu. Podczas tworzenia dokumentów w kliencie GroupWise, ten proces ulega nieznacznej zmianie. Do czasu wprowadzenia danych w aplikacji, dokument posiada już nazwę, którą jest temat wprowadzony w Arkuszu właściwości widoczny na pasku tytułu aplikacji. W związku z tym podczas pierwszego zapisu dokumentu, program nie poprosi o wprowadzenie jego nazwy dokument już ją posiada. Opcja Zapisz się nie zmienia nadal powoduje aktualizację dokumentu. Opcja Zapisz jako została jednak podzielona na trzy dodatkowe opcje: " Opcję Zapisz z użyciem okna dialogowego aplikacji zapisującą dokument poza biblioteką, na przykład na dysku lokalnym C:\ lub dysku sieciowym. " Opcję Zapisz jako nowy dokument zapisującą istniejący dokument jako całkowicie nowy dokument z nowym tematem i nowym numerem w bibliotece. " Opcję Zapisz jako nową wersję tworzącą nową wersję dokumentu już istniejącego w bibliotece. Wersje zachowują ten sam numer i właściwości dokumentu, ale otrzymują nowy opis. Więcej informacji o wersjach znajduje się w tematach 186, 188 i 189. Diagram na następnej stronie jest reprezentacją różnic w działaniu opcji Zapisz i Zapisz jako podczas pracy w kliencie GroupWise. 244 System zarządzania dokumentami

243 The GroupWise Powerguide Document subject & full property sheet filled in Application Save Save As Using Application Dialogue New Document Library Unique Doc # is assigned C: drive, stiffy or other network location Save Save As Library New Unique Doc # is assigned Save Save As New Version Save Save As Using Application Dialogue New Document New Document Using Application Dialogue Using Application Dialogue New Document New Version C: drive, stiffy or other network location Library New Unique Doc # is assigned New Property Sheet filled in Library Version Description is filled in Save Save As Save Save As Save Save As System zarządzania dokumentami 245

244 184. Arkusz właściwości dokumentu lub profil dokumentu Autor Cobus Burgers Każdy dokument w systemie DMS GroupWise posiada zestaw właściwości. Podczas tworzenia dokumentu, tworzymy pierwsze właściwości poprzez wypełnienie Arkusza właściwości, który jest również zwany Profilem dokumentu. Właściwości dokumentu zmieniają się wraz z dokumentem, podczas przeglądania dokumentu, podczas dodawania nowych wersji i podczas blokowania i odblokowywania dokumentu. Użytkownik (i bibliotekarz) może zmieniać właściwości każdego dokumentu w dowolnym czasie. Aby umożliwić systemowi dołączenie dokumentu do procesu indeksowania dokumentów, należy wypełnić określone pola z Profilu dokumentu. Nie jest to ograniczenie GroupWise, ale wymóg systemu DMS. Wymagane pola różnią się między poszczególnymi bibliotekami. Administrator może określić wartości domyślne oraz utworzyć i zarządzać listami połączonymi z określonymi polami. W rezultacie działania systemu DMS, administrator może dodać określone pola do Profilu dokumentu, takie jak pola przedstawione na rysunku poniżej. Wszystkie pola poniżej pola Wersja bieżąca zostały dodane przez administratora w tym przypadku do określania klienta. Właściwości dokumentu mogą być podzielone na cztery podstawowe kategorie: " Dokument " Wersja " Współużytkowanie " Dziennik aktywności Aby uzyskać dostęp do właściwości dokumentu, klikamy odnośnik dokumentu lub jego wersji prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości. Zakładki i właściwości zostaną opisane w kolejnych tematach. 246 System zarządzania dokumentami

245 The GroupWise Powerguide 185. Profil dokumentu właściwości dokumentu Autor Cobus Burgers Zakładka Dokument z Profilu dokumentu zawiera informacje, które zostały wprowadzone podczas tworzenia dokumentu w kliencie GroupWise. Niektóre pola mogą być zmieniane, podczas gdy inne są zablokowane. Tutaj znajduje się również numer dokumentu przypisany dokumentowi przez GroupWise. " Typ dokumentu Dostępne są różne typy dokumentów. Każdy typ dokumentu posiada własny zestaw właściwości: " Wersja. Liczba wersji, które mogą być utworzone dla tego typu dokumentu. " Okres ważności. Okres przez jaki dokument będzie aktywny w systemie. Każde uzyskanie dostępu do dokumentu (przeglądanie lub edycja) ustawia wiek dokumentu na zero. " Czynność. Określa czynność (skasowanie lub archiwizacja) wykonywaną po upływie okresu ważności. Administrator może tworzyć nowe typy dokumentów lub zmieniać właściwości standardowych typów dokumentów. Rezultaty wybranego typu dokumentu są widoczne na zakładce Wersja opisanej w temacie 186. " Pojęcia Autor i Twórca nie zawsze są tożsame. Autor to osoba, która napisała dokument jej myśli i praca przyczyniły się do jego powstania (np. szef), natomiast Twórca to osoba, która umieściła dokument w systemie DMS, na przykład sekretarka. Autor ma ostateczne zdanie w sprawie tego co się stanie z dokumentem, może również odebrać twórcy prawa do pracy nad dokumentem. Domyślnie mają takie same prawa. Pole autora możemy zmienić (za pomocą przycisku Książka adresowa), ale nie możemy zmienić pola twórcy. Twórca to osoba, która utworzyła dokument w bibliotece Group- Wise. " Data utworzenia, Wersja oficjalna i Wersja bieżąca to domyślne pola, których nie możemy zmieniać. " Poniżej domyślnych pól znajdują się Pola niestandardowe, takie jak pola z przykładu w temacie 184. System zarządzania dokumentami 247

246 186. Profil dokumentu wersja, współużytkowanie i dziennik aktywności Autor Cobus Burgers Zakładka Wersja przedstawia informacje o wersji aktualnie przeglądanego dokumentu. Na tej zakładce możemy przeglądać i edytować opis wersji oraz inne informacje związane z określoną wersją. Najważniejsze informacje w tym oknie dialogowym to: okres ważności, który zmienia się podczas pracy nad dokumentem i czynność wykonywana na dokumencie po upływie okresu ważności. Więcej informacji znajduje się w temacie 188 i 189. Zakładka Współużytkowanie przedstawia informacje o użytkownikach, z którymi ten dokument jest współużytkowany. Na tej zakładce możemy zmienić konfigurację współużytkowania określonego dokumentu. Więcej informacji o współużytkowaniu dokumentów znajduje się w temacie 192. Zakładka Dziennik aktywności udostępnia przegląd historii dokumentu. Historia zawiera wszystkie czynności wykonane na dokumencie od momentu jego utworzenia. Użytkownik może wyświetlić informacje o wybranej wersji lub wszystkich wersjach dokumentu wybierając jedną z dwóch dostępnych opcji. 248 System zarządzania dokumentami

247 The GroupWise Powerguide 187. Przeglądanie i zmienianie stanu dokumentu Autor Cobus Burgers Wskaźnik stanu w dolnym lewym rogu okna Profil dokumentu wskazuje aktualny stan dokumentu. Dostępne stany to: " Stan Dostępny wskazuje, że dokument jest dostępny do edycji. Żaden użytkownik nie edytuje tego pliku lub go nie zablokował. " Stan W użyciu (nazwa użytkownika) wskazuje, że użytkownik, którego nazwa znajduje się w nawiasach, aktualnie edytuje dokument. Dokument może być jednak przeglądany. " Stan Zablokowany (nazwa użytkownika) wskazuje, że użytkownik, którego nazwa znajduje się w nawiasach, zablokował dokument. Użytkownik nie może edytować dokumentu. Dokument może być jednak przeglądany. Zdarza się, że wskaźnik stanu wskazuje, że dokument jest aktualnie używany przez użytkownika, kiedy w rzeczywistości użytkownik już go nie używa. Podczas otwierania dokumentu do edycji również może się zdarzyć, że klient wyświetli informację, że użytkownik aktualnie używa tego dokumentu lub go zablokował. Dzieje się tak dlatego, że dokument nie został zamknięty i zwrócony do biblioteki poprawnie. Bardzo często jest to wynikiem awarii komputera lub zamknięcia dokumentu bez zakończenia aplikacji. Aby rozwiązać ten problem, przywracamy stan dokumentu: " Klikamy pożądany dokument prawym przyciskiem w oknie GroupWise. " Wybieramy opcję Resetuj stan dokumentu z menu podręcznego. " Zaznaczamy pożądane opcje i klikamy OK. Teraz możemy bez żadnych problemów otworzyć dokument w celu jego edycji. System zarządzania dokumentami 249

248 188. Tworzenie różnych wersji dokumentu Autor Cobus Burgers Klient GroupWise umożliwia tworzenie różnych wersji dokumentu. Wszystkie wersje są ze sobą połączone wszystkie posiadają ten sam Numer dokumentu i takie same Właściwości dokumentu. Różnica polega na innych wartościach opcji Opis wersji i Data utworzenia. Każda wersja posiada również własny odnośnik w systemie DMS. Foldery Domyślna biblioteka i Własne wyświetlają odnośniki do wszystkich wersji lub tylko oficjalnych wersji. Sposób wyświetlania zależy od konfiguracji folderów Domyślna biblioteka i Własne. Więcej informacji znajduje się w temacie 189. Okno dialogowe Lista wersji udostępnia informacje o każdej wersji: datę utworzenia danej wersji i jej opis. Lista umożliwia również zarządzanie wersjami, czyli otwieranie dokumentu, blokowanie, odblokowywanie itd. Aby wyświetlić szczegółowe informacje o wersji, klikamy plik prawym przyciskiem i wybieramy opcję Właściwości z menu podręcznego, a następnie przełączamy się na zakładkę Wersja. W kliencie GroupWise istnieją trzy kategorie wersji dokumentów: " Wersja bieżąca: Najbardziej aktualna wersja dokumentu. Inaczej mówiąc, wersja, która została utworzona na końcu. " Wersja oficjalna: Wersja ustanowiona jako oficjalna. Po określeniu wersji oficjalnej, zawsze możemy przypisać ten status innej wersji. Ustanawiając wersję oficjalną dokumentu, możemy kontrolować prawa użytkowników do różnych wersji. Przykładowo, możemy przyznać wszystkim użytkownikom prawa przeglądania wersji oficjalnej, ale tylko sobie prawa do jej edycji. Jeśli oficjalna wersja dokumentu nie zostanie określona, uważana za nią będzie wersja bieżąca. Symbol (*) obok odnośnika dokumentu na liście elementów wskazuje wersję oficjalną dokumentu. " Określona wersja: Wersja dokumentu bezpośrednio określona przez jej numer. Obok odnośnika dokumentu określonej wersji wyświetlony jest symbol (#). Użytkownik może przypisać różne prawa do każdej wersji dokumentu. Na przykład, możemy przyznać wszystkim użytkownikom prawo Widok do wersji oficjalnej, a tylko określonym przyznać prawo Widok do wersji bieżącej. 250 System zarządzania dokumentami

249 The GroupWise Powerguide 189. Tworzenie nowych wersji dokumentu Autor Cobus Burgers Nową wersję dokumentu możemy utworzyć na dwa sposoby. Pierwszy sposób to opcja dostępna w kliencie GroupWise, a drugi to opcja Zapisz jako podczas pracy nad dokumentem. Klient umożliwia również utworzenie nowej wersji od istniejącej wersji (czyli utworzenie wersji 3 w oparciu o wersję 2). Aby utworzyć nową wersję dokumentu w kliencie GroupWise: " Klikamy pożądany dokument lub wersję dokumentu prawym przyciskiem. " Wybieramy opcję Nowa wersja z menu podręcznego. " Wprowadzamy opis wersji w oknie Skrócony arkusz właściwości lub Pełny arkusz właściwości. Przycisk Właściwości przełącza na Pełny arkusz właściwości. " Zaznaczamy pole obok opcji Otwórz dokument teraz, aby rozpocząć pracę nad nową wersją po zamknięciu okna i klikamy przycisk OK. Nową wersję dokumentu możemy utworzyć z aplikacji: " Otwieramy dokument (kliknięcie dwukrotne) w GroupWise. " Wybieramy z menu Plik Zapisz jako. " Zaznaczamy opcję Zapisz jako nową wersję w oknie dialogowym i klikamy przycisk OK. " Wybieramy folder, w którym odnośnik nowej wersji zostanie zapisany. Domyślnie klient GroupWise wybiera folder, w którym znajduje się oryginał. Klikamy przycisk OK. " Wprowadzamy opis wersji i klikamy przycisk OK. Powrócimy do dokumentu, który został właśnie zapisany jako nowa wersja. W rezultacie utworzymy określoną liczbę dokumentów o identycznym numerze dokumentu, ale z różnym numerem wersji. Więcej informacji o liście wersji znajduje się w temacie 190. System zarządzania dokumentami 251

250 190. Korzystanie z listy wersji Autor Cobus Burgers Jeśli utworzymy nowe wersje dokumentu, nie zawsze możemy stwierdzić, który odnośnik dokumentu odpowiada danej wersji. Wersje różnią się między sobą tylko datą i czasem utworzenia (w zależności od konfiguracji wyświetlania daty w GroupWise). Aby ułatwić rozpoznanie różnych wersji, klient GroupWise udostępnia okno Lista wersji, w którym możemy przeglądać informacje o różnych wersjach. Lista umożliwia również zarządzanie różnymi wersjami dokumentu. Aby otworzyć okno Lista wersji : " Klikamy pożądany dokument prawym przyciskiem. " Wybieramy opcję Lista wersji z menu podręcznego. " Klikamy dwukrotnie wersję, aby rozpocząć pracę. " Klikamy dowolną wersję prawym przyciskiem, aby wyświetlić menu podręczne. Okno dialogowe Lista wersji umożliwia wykonywanie wszystkich czynności, które są dostępne w głównym oknie GroupWise. " Wybieramy Właściwości, aby uzyskać więcej informacji o każdej wersji. Folder Domyślna biblioteka jest skonfigurowany tak, aby wyświetlać tylko Wersje oficjalne dokumentu. Wyszukiwanie w GroupWise możemy skonfigurować tak, aby wyszukiwane były tylko wersje oficjalne dokumentów. Autor dokumentu wyznacza, która wersja dokumentu jest wersją oficjalną. Jeśli oficjalna wersja dokumentu nie zostanie określona, uważana za nią będzie wersja bieżąca. Aby oznaczyć wersję dokumentu jako Wersję oficjalną : " Klikamy odniesienie dokumentu lub wersji prawym przyciskiem i wybieramy opcję Lista wersji. " Klikamy odniesienie wersji, która będzie oznaczona jako oficjalna. " Klikamy przycisk Zaznacz jako wersję oficjalną. " Obok numeru wersji pojawi się symbol niebieskiej gwiazdy. " Aby zmienić to ustawienie, klikamy inną wersję i ponownie klikamy Zaznacz jako wersję oficjalną. Symbol niebieskiej gwiazdy zostanie przeniesiony do wybranej wersji. Uwaga: Symbol niebieskiej gwiazdy oznaczający wersję oficjalną jest widoczny tylko w folderze Domyślna biblioteka po zaindeksowaniu dokumentu. 252 System zarządzania dokumentami

251 The GroupWise Powerguide 191. Kontrolowanie dostępu do dokumentów Autor Cobus Burgers Autor dokumentu posiada pełną kontrolę nad prawami dostępu przyznawanymi innym użytkownikom. Aby kontrolować dostęp do dokumentu, udostępniamy dokument innym użytkownikom i przypisujemy im odpowiednie prawa. Klient GroupWise może automatycznie przypisywać prawa do wszystkich dokumentów tworzonych przez użytkownika. Podczas tworzenia nowego dokumentu na Listę współużytkowania są wstawiane dwa obiekty: <Dostęp autora> i <Dostęp ogólny>. Obiekt <Dostęp ogólny> umożliwia współużytkowanie dokumentu z wszystkimi użytkownikami, którzy mają dostęp do biblioteki zawierającej dany dokument. Autor dokumentu ma ostateczne zdanie w sprawie dostępu do dokumentu i może ograniczyć dostęp Twórcy z użyciem wpisu <Dostęp autora> na Liście współużytkowania. Przykładowo, sekretarka tworzy w bibliotece kilka pustych podsumowań wyników pracy dla każdego pracownika z zespołu i w polu autor wpisuje nazwę użytkownika. W ten sposób, jako autor, zyskujemy pełne prawa do każdego dokumentu. Jednakże, sekretarka jako osoba, która utworzyła dokumenty również zyskuje pełne prawa do dokumentów. Oczywiście, sekretarka nie powinna posiadać uprawnień do przeglądania podsumowań wyników pracy, używamy więc wpisu <Dostęp autora>, aby usunąć jej prawa do przeglądania tych dokumentów. Mechanizm uzyskiwania dostępu do dokumentu ( Otwórz lub Widok ): " Na początku GroupWise sprawdza prawa tego użytkownika. " Jeśli prawa nie zostały przypisane, GroupWise sprawdza, czy użytkownik należy do grupy publicznej posiadającej prawa do tego dokumentu. " Jeśli użytkownik wciąż nie ma praw dostępu, GroupWise sprawdza prawa Dostęp dla wszystkich użytkowników. " Jeśli żaden z powyższych testów nie będzie pozytywny, klient GroupWise wyświetli wiadomość Brak dostępu. Prawa, które możemy przypisać użytkownikowi lub grupie publicznej: " Widok Użytkownicy mogą przeglądać dokument w oknie Szybki podgląd lub otworzyć go w trybie tylko do odczytu. Dokument będzie również widoczny w rezultatach wyszukiwania. " Edycja Prawo umożliwia użytkownikom edycję dokumentu. " Usuń Użytkownicy mogą usuwać odnośnik dokumentu z folderu. " Współużytkowanie Użytkownicy posiadający to prawo mogą umieszczać dokument w folderze współużytkowanym. " Modyfikacja zabezpieczeń Prawo umożliwia modyfikację ustawień współużytkowania dokumentu. Na przykład, możemy współużytkować dokument z innymi użytkownikami (bez umieszczania go w folderze współużytkowanym) i edytować istniejące prawa dostępu. System zarządzania dokumentami 253

252 192. Współużytkowanie dokumentów z innymi użytkownikami Autor Cobus Burgers Aby współużytkować dokument z innymi użytkownikami: " Klikamy dokument prawym przyciskiem i wybieramy opcję Współużytkowanie. Alternatywnie, wybieramy opcję Właściwości, a następnie zakładkę Współużytkowanie. " Klikamy pole opcji Współużytkowanie z, aby włączyć funkcję. " Zaznaczamy opcję <Dostęp autora> i odznaczamy poszczególne prawa, aby zmienić prawa do dokumentu przypisane twórcy. " Zaznaczamy wpis <Dostęp ogólny> i zaznaczamy odpowiednie prawa, aby współużytkować dokument w wszystkimi użytkownikami danej biblioteki. " Aby dodać określonego użytkownika do Listy współużytkowania, wprowadzamy jego nazwę i klikamy przycisk Dodaj użytkownika lub używamy przycisku Książka adresowa, aby wybrać go z książki adresowej. " Podobnie, aby dodać listę dystrybucyjną lub grupę do Listy współużytkowania, wprowadzamy jej nazwę lub używamy przycisku Książka adresowa. " Wybieramy każdego użytkownika lub listę dystrybucyjną z Listy współużytkowania albo używamy Ctrl + kliknięcie lub Shift + kliknięcie, aby zaznaczyć kilka wpisów i przypisać im identyczne prawa. Uwaga: Po zaznaczeniu Listy dystrybucyjnej klient wyświetli pytanie, czy chcemy rozwinąć grupę na poszczególnych użytkowników, czy też przypisać prawa do całej grupy. W zasadzie klikamy Tak, zalecamy używanie List dystrybucyjnych, gdyż upraszcza zarządzanie dostępem do dokumentów. " Zaznaczamy określone prawa i klikamy przycisk OK. Wskazówka: Nic nie stoi na przeszkodzie, aby współużytkować dokumenty z indywidualnymi użytkownikami, ale używanie list dystrybucyjnych jest łatwiejsze, przynajmniej ze strony administracyjnej. 254 System zarządzania dokumentami

253 193. Domyślne prawa współużytkowania dokumentów Autor Cobus Burgers The GroupWise Powerguide Użytkownik może skonfigurować domyślne prawa współużytkowania wszystkich swoich dokumentów. Funkcja jest szczególnie przydatna, jeśli współużytkujemy dokumenty z tą samą grupą osób (indywidualnie lub jako część grupy publicznej). Po określeniu domyślnych praw współużytkowania, klient GroupWise będzie stosował te prawa do wszystkich dokumentów utworzonych lub zaimportowanych przez użytkownika. W razie potrzeby, możemy oczywiście dostosować te prawa. Aby ustawić Domyślne prawa współużytkowania nowych dokumentów: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Dokumenty. " Zaznaczamy pożądaną bibliotekę i klikamy przycisk Właściwości. " Przechodzimy na zakładkę Współużytkowanie. Okno dialogowe jest identyczne jak zakładka Współużytkowanie zwykłego dokumentu. " Zaznaczamy opcję Współużytkowany z, a następnie dodajemy użytkowników i listy dystrybucyjne. " Przypisujemy określone prawa każdemu obiektowi. " Aby przypisać Prawa do wersji używamy przycisku Zabezpieczenia na poziomie wersji. Wskazówka: Modyfikacja praw współużytkowania określonego dokumentu oznacza przypisanie praw do każdej wersji dokumentu. Jednakże, możemy również przypisać odmienne prawa dla każdej wersji dokumentu. Na przykład, możemy przypisać prawa Widok i Edycja do wszystkich wersji dokumentu, ale tylko prawo Widok do Wersji oficjalnej. " Klikamy przycisk OK dwukrotnie, a następnie przycisk Zamknij. System zarządzania dokumentami 255

254 194. Wyszukiwanie dokumentów w GroupWise Autor Cobus Burgers W tematach 12, 37 i 38 przedstawione zostały sposoby wyszukiwania elementów (wiadomości, zadań, dokumentów itd.) w GroupWise: " Pierwsza metoda to funkcja Wyszukiwanie, która jest używana przeważnie do jednokrotnego wyszukiwania. " Druga metoda to utworzenie Folderu rezultatów wyszukiwania. Rezultaty w tym folderze mogą być używane wielokrotnie. Rezultaty zwykłego Wyszukiwania mogą być zapisane w postaci folderu, umożliwiając częste korzystanie z wyników wyszukiwania. Aby użyć funkcji Wyszukiwanie do odnalezienia elementu, w tym również dokumentów: " W oknie GroupWise, klikamy przycisk Wyszukiwanie. " Używamy opcji Cały tekst, aby wyszukać określony tekst w dokumencie lub używamy opcji Temat, aby wyszukać tekst w temacie dokumentu. " Aby wyszukać element (wiadomość, zadanie, spotkanie itd.) otrzymany od określonej osoby lub dokument utworzony przez określoną osobę, wybieramy opcję Od/Autor z drugiej listy rozwijanej. Alternatywnie, opcja Do/KJ umożliwia wyszukanie elementu wysłanego do innej osoby. " Wybieramy różne typy elementów w sekcji Typ przesyłki. " Określamy Źródło przesyłki. Jeśli nie zaznaczmy żadnej opcji, klient GroupWise będzie wyszukiwał wśród wszystkich elementów. " Aby określić Zakres dat, klikamy pole obok opcji Utworzona lub doręczona między i wybieramy lub określamy daty. " Odznaczamy opcję Znajdź tylko oficjalne wersje dokumentów, aby wyszukiwać Wszystkie wersje dokumentu. " Aby określić, w których folderach i/lub bibliotekach elementy będą wyszukiwane, zaznaczamy odpowiednie elementy na liście Szukaj w. " Przycisk Zaawansowane wyszukiwanie umożliwia określenie dodatkowych kryteriów. Aby na przykład, określić dwa różne zakresy dat lub różnych autorów. " Klikamy przycisk OK. Wyniki zostaną wyświetlone w oknie Rezultaty wyszukiwania. Wskazówka: Podczas wyszukiwania w polu Cały tekst lub Temat, zalecamy używanie rzadkich, unikalnych wyrazów. Jeśli użyjemy powszechnego wyrazu, wyniki wyszukiwania będą zawierały za dużo trafień. Wskazówka: Aby przyśpieszyć wyszukiwanie odznaczamy biblioteki i foldery, które na pewno nie zawierają wyszukiwanych elementu/ów. Więcej informacji o Zaawansowanym wyszukiwaniu i zapisywaniu Folderów wyszukiwania znajduje się w tematach od 37 do System zarządzania dokumentami

255 The GroupWise Powerguide 195. Blokowanie dokumentów Autor Cobus Burgers Za pomocą funkcji Zablokuj możemy uniemożliwić innym użytkownikom pracę nad dokumentem użytkownika. Funkcja jest użyteczna, gdy przez dłuższy okres czasu użytkownik jest nieobecny w biurze, pracuje w domu lub po prostu, chce uniemożliwić komukolwiek modyfikację dokumentu. Nawet użytkownicy z prawem do edycji nie mogą edytować dokumentu po zablokowaniu. Użytkownicy z prawem do edycji mogą zablokować dokument, uniemożliwiając tym samym innym użytkownikom, w tym autorowi, edycję dokumentu. Każdy użytkownik z prawem Widok będzie mógł przeglądać taki dokument, nawet po zablokowaniu. Nie ma potrzeby blokowania dokumentu podczas jego edycji. Otwarty dokument jest oznaczany przez GroupWise jako W użyciu i inni użytkownicy nie mogą go modyfikować. Po zamknięciu dokumentu (i zwróceniu go do biblioteki) pozostali użytkownicy z prawami do edycji mogą ponownie go edytować. Podczas blokowania dokumentu możemy wybrać jedną z dwóch metod: " Metoda Tylko zablokuj blokuje dokument w bibliotece edycja jest niemożliwa do momentu jego odblokowania. " Metoda Zablokuj i skopiuj blokuje dokument w bibliotece i zapisuje kopię dokumentu w folderze dokumentu. Użytkownik może edytować kopię dokumentu i zwrócić ją do biblioteki. Aby zablokować i skopiować dokument: " W oknie GroupWise, klikamy dokument prawym przyciskiem i wybieramy opcję Zablokuj. Aby zaznaczyć kilka dokumentów klikamy każdy z nich przytrzymując klawisz Ctrl. " Zaznaczamy dokument do zablokowania i wybieramy opcję Zablokuj i skopiuj. " Zmieniamy nazwę pliku dokumentu (zachowujemy rozszerzenie pliku). Numer dokumentu zostanie automatycznie wstawiony przez program GroupWise, jako nazwa zablokowanego pliku. " Wybieramy folder, do którego zostanie zapisana kopia dokumentu na dysku lokalnym lub sieciowym. Wskazówka: Aby określić domyślną lokalizację blokowanych dokumentów, wybieramy Narzędzia Opcje Środowisko Lokalizacja plików. " Aby uniemożliwić nadpisywanie istniejących plików, zaznaczamy opcję Raportuj konflikty nazwy plików. Klikamy przycisk Zablokuj. Po pomyślnym zakończeniu operacji, przed nazwą pliku zostanie wstawiony tekst Zablokowany. Otwieramy dokument bezpośrednio w aplikacji i zapisujemy zmiany w folderze zablokowanych plików. Oznacza to, że możemy pracować na komputerze bez klienta GroupWise (na przykład, komputerze w domu) lub na komputerze połączonym z siecią. System zarządzania dokumentami 257

256 196. Odblokowywanie dokumentów Autor Cobus Burgers Opcja Odblokuj odblokowuje dokumenty, udostępniając je innym użytkownikom. Klient umożliwia odblokowanie jednego lub kilku dokumentów jednocześnie. Nie ma potrzeby zapamiętywania, które dokumenty zostały zablokowane. Klient GroupWise udostępnia pełną listę zablokowanych dokumentów. Aby odblokować dokument: " Z menu głównego, wybieramy Czynności Odblokuj. " Jeśli nie zaznaczymy odpowiedniego dokumentu, GroupWise wyświetli ostrzeżenie. Klikamy przycisk OK. " Z listy dokumentów, wybieramy dokument do odblokowania. " Wybieramy metodę Odblokuj. " Określamy opcję Odblokuj jako jeśli wybrana metoda odblokowania to Odblokuj i przenieś lub Odblokuj i skopiuj. " W zależności od metody i wybranej opcji, sprawdzamy ścieżkę i nazwę pliku, a następnie klikamy przycisk Odblokuj. Klient udostępnia cztery metody odblokowywania dokumentów. W zależności od wybranej Metody odblokowania dostępne są różne wartości opcji Odblokuj jako, która określa wersję dokumentu do odblokowania. Nie wszystkie wartości opcji Odblokuj jako są dostępne we wszystkich Metodach odblokowania : Metoda odblokowania Wersja zablokowana Odblokuj jako Nowa wersja Nowy dokument Odblokuj i przenieś $ $ $ Odblokuj i skopiuj $ $ $ Tylko odblokuj $ Aktualizuj bez odblokowania $ Metoda odblokowania określa w jaki sposób zablokowany dokument zostanie zwrócony do biblioteki. " Metoda Odblokuj i przenieś przenosi dokument do biblioteki i usuwa go z folderu zablokowanych plików. Użytkownik może wybrać czynność podejmowaną po odblokowaniu dokumentu tą metodą. Zobacz opcję Odblokuj jako. " Metoda Odblokuj i skopiuj kopiuje dokument do biblioteki i pozostawia jego kopię w folderze zablokowanych plików. Użytkownik może wybrać czynność podejmowaną po odblokowaniu dokumentu tą metodą. " Metoda Tylko odblokuj odblokowuje dokument, ale nie aktualizuje zablokowanej wersji w bibliotece. " Metoda Aktualizuj bez odblokowania aktualizuje zablokowaną wersję dokumentu w bibliotece, ale go nie odblokowuje. 258 System zarządzania dokumentami

257 197. Importowanie dokumentów do biblioteki GroupWise Autor Cobus Burgers The GroupWise Powerguide Klient umożliwia importowanie do biblioteki, czyli do systemu zarządzania dokumentami GroupWise, dokumentów lub plików utworzonych poza systemem GroupWise. Pliki możemy zaznaczać indywidualnie lub grupowo. Importować możemy również zawartość folderów, ale GroupWise nie importuje nazw folderów lub ich struktury. Dzieje się tak dlatego, że dokumenty w bibliotece GroupWise nie są przechowywane w strukturze folderów, w związku z tym nazwy i struktura folderów są zbędne. W razie potrzeby możemy jednak odtworzyć strukturę folderów. Import może być również ograniczony tylko do określonego typu plików. W tym celu, określamy rozszerzenia plików do zaimportowania (np. WordPerfect lub Word) w polu tekstowym Nazwa pliku. Istnieją dwie różne metody importowania dokumentów: " Szybki import jest metodą używaną domyślnie przez GroupWise, podczas której dokumenty są kopiowane do biblioteki domyślnej. " Import niestandardowy zapewnia większą kontrolę nad importem dokumentów i umożliwia określenie następujących informacji: " Określenie czy dokumenty będą kopiowane, czy przenoszone do biblioteki. " Nazwę pliku dziennika zawierającego informacje o stanie i błędach, które wystąpiły podczas importowania. " Nazwę biblioteki, w której będą przechowywane dokumenty. " Określenie czy odnośniki dokumentów powinny być tworzone w folderze. " Określenie czy właściwości każdego dokumentu będą określone oddzielnie, czy program GroupWise powinien użyć wartości domyślnych. " Określenie czy bieżące nazwy plików powinny być użyte jako część tematu dokumentu. Aby zaimportować jeden lub więcej dokumentów z użyciem Szybki import : " Wybieramy z menu Plik Import/Eksport Importuj dokumenty. " Klikamy przycisk Dodaj pojedyncze pliki. Zaznaczamy pliki do zaimportowania, używamy Ctrl + kliknięcie, aby zaznaczyć kilka plików. LUB " Klikamy przycisk Dodaj cały katalog. Zaznaczamy folder lub foldery zawierające pliki do zaimportowania. Wprowadzamy rozszerzenie pliku, takie jak.doc lub.wpd w polu Nazwa pliku, aby zaimportować tylko pliki określonego typu, a następnie klikamy przycisk OK. " Aby utworzyć odnośniki dokumentów w folderze, klikamy opcję Wyświetlaj dokumenty w folderze i wybieramy pożądany folder. LUB " Aby nie tworzyć odnośników dokumentów, klikamy opcję Importuj bez wyświetlania dokumentów w folderze (odnośnik dokumentu możemy utworzyć później za pomocą opcji Plik Nowy Odnośnik dokumentu), a następnie klikamy przycisk Dalej. " Klikamy przycisk Zakończ, aby rozpocząć import. Uwaga: Jeśli organizacja określiła jakieś pola, które są obowiązkowe, klient GroupWise wyświetli komunikat o błędzie weryfikacji. Klikamy przycisk OK i wypełniamy odpowiednie pola. " Klikamy przycisk OK, aby rozpocząć import. System zarządzania dokumentami 259

258 Aby zaimportować dokumenty używając metody Import niestandardowy : " Wybieramy z menu Plik Import/Eksport Importuj dokumenty. " Klikamy przycisk Dodaj pojedyncze pliki i zaznaczamy pliki do zaimportowania (używamy Ctrl + kliknięcie, aby zaznaczyć kilka plików). LUB " Klikamy przycisk Dodaj cały katalog i zaznaczamy folder lub foldery zawierające pliki do zaimportowania. " Wprowadzamy rozszerzenie pliku, takie jak.doc lub.wpd w polu Nazwa pliku, aby zaimportować tylko pliki określonego typu. " Odznaczamy opcję Szybki import i klikamy przycisk Dalej. " Zaznaczamy opcję Kopiuj pliki do GroupWise, która tworzy kopie w bibliotece i pozostawia oryginalne pliki w folderze źródłowym. LUB " Zaznaczamy opcję Przenieś pliki do GroupWise, która przenosi pliki do biblioteki i usuwa oryginalne pliki z folderu źródłowego. " Aby zapisać w pliku dziennika błędy, które wystąpiły podczas importu, klikamy opcję Zachowaj wszystkie komunikaty o stanie i o błędach w pliku rejestru i określamy nazwę pliku. Klikamy przycisk Dalej. " Zaznaczamy bibliotekę, w której dokumenty będą przechowywane i klikamy przycisk Dalej. " Aby utworzyć odnośniki dokumentów, klikamy opcję Wyświetlaj dokumenty w folderze. Wybieramy folder, w którym odnośniki będą przechowywane. LUB " Aby nie tworzyć odnośników dokumentów, klikamy opcję Importuj bez wyświetlania dokumentów w folderze, a następnie klikamy przycisk Dalej " Aby określać pojedynczo właściwości każdego importowanego dokumentu, klikamy opcję Pytaj oddzielnie o właściwości każdego dokumentu. LUB " Klikamy opcję Ustawiaj właściwości przy użyciu wartości domyślnych, aby GroupWise używał wartości domyślnych określonych w opcjach Dokument. " Aby użyć bieżącej nazwy pliku jako tematu dokumentu, zaznaczamy opcję Użyj bieżącej nazwy pliku jako tematu dokumentu i klikamy Dalej. " Klikamy przycisk Zakończ, aby rozpocząć import. 260 System zarządzania dokumentami

259 198. Wysyłanie dokumentów przechowywanych w DMS Autor Cobus Burgers The GroupWise Powerguide Dokumenty z systemu DMS mogą być wysyłane do osób wewnątrz lub na zewnątrz organizacji. Jednakże po dołączeniu odnośnika dokumentu do wysyłanego elementu, może wystąpić jeden z dwóch scenariuszy: " Jeśli odbiorca posiada prawa do otwierania lub przeglądania dokumentu i biblioteka jest dostępna, odbiorca otwiera dokument z biblioteki. Wszystkie zmiany będą wykonywane na dokumencie z biblioteki. " Jeśli odbiorca nie posiada prawa Widok lub Edycja, używa programu pocztowego nie obsługującego bibliotek GroupWise lub biblioteka jest niedostępna, wtedy do wiadomości dołączana jest kopia dokumentu. Po edycji dokumentu, wersja z biblioteki nie zostanie zaktualizowana. Odnośnik dokumentu możemy przeciągnąć i upuścić w obszarze załączników elementu. Załącznik z dowolnego elementu możemy przeciągnąć do folderu GroupWise lub na pulpit systemu. Utworzony zostanie skrót do odnośnika dokumentu lub kopii dokumentu, w zależności od posiadanych praw i dostępności biblioteki. Aby dołączyć odnośnik dokumentu do elementu: " Klikamy przycisk Dołącz plik na pasku elementu (wiadomości, zadania itd.). " Klikamy przycisk Odnośnik dokumentu. " Wybieramy folder zawierający dokument i zaznaczamy dokument na liście Dostępne dokumenty. LUB " Wybieramy Bibliotekę zawierającą pożądany dokument. " W polu tekstowym Nr dokumentu, wprowadzamy numer dokumentu. " Zaznaczamy wersję dokumentu na liście Wersja. Aby wybrać Określoną wersję, wprowadzamy numer wersji w polu Nr wersji. LUB " Klikamy Wyszukiwanie, aby odnaleźć dokument. " Klikamy przycisk OK. Dokument zostanie dodany jako załącznik. System zarządzania dokumentami 261

260 199. Zarządzanie grupami dokumentów kopiowanie i przenoszenie Autor Cobus Burgers Kreator Operacje grupowe na dokumentach umożliwia zarządzanie grupami dokumentów. Aby przeprowadzić operację na grupie dokumentów, musimy posiadać do nich odpowiednie prawa. Bibliotekarz posiada prawa Zarządzanie i może wykonywać masowe operacje na wszystkich dokumentach w bibliotece. Zwykły użytkownik może przeprowadzać masowe operacje na dokumentach, do których posiada prawa. Prawa wymagane do poszczególnych operacji: " Przenoszenie grupy dokumentów do innej biblioteki Operacja wymaga prawa Widok i Usuń i prawa Dodaj do biblioteki docelowej. " Kopiowanie grupy dokumentów Operacja wymaga prawa Widok do dokumentów. Ponadto wymagane jest prawo Dodaj do biblioteki docelowej. " Usuwanie grupy dokumentów Operacja wymaga prawa Usuń do dokumentów. Ponadto wymagane jest prawo Usuń do biblioteki docelowej. " Współużytkowanie grupy dokumentów z innym użytkownikiem Operacja wymaga prawa Modyfikacja zabezpieczeń do dokumentów. Ponadto wymagane jest prawo Modyfikacja do biblioteki docelowej. " Przypisywanie grupy dokumentów do nowego autora Operacja wymaga praw Edycja i Modyfikacja zabezpieczeń do dokumentów. " Modyfikacja właściwości grupy dokumentów Operacja wymaga prawa Edycja i prawa Modyfikacja do biblioteki docelowej. Aby wykonywać masowe operacje na grupach dokumentów, określamy listę dokumentów, których operacje masowe mają dotyczyć. Dokumenty mogą być zaznaczone bezpośrednio w folderze skrzynki pocztowej lub w oknie dialogowym po uruchomieniu kreatora Operacje grupowe na dokumentach. Jeśli używamy funkcji Wyszukiwanie dostępnej w kreatorze, aby wyświetlić listę dokumentów klikamy przycisk Podgląd (w ostatnim oknie dialogowym). Opcja umożliwia podgląd wyników wyszukiwania oraz zweryfikowanie poprawności wskazanych kryteriów wyszukiwania. Jeśli efekt wyszukiwania nie jest zadowalający, wracamy do kreatora i modyfikujemy kryteria Wyszukiwania, aby rozszerzyć lub ograniczyć listę dokumentów. Kopiowanie grupy dokumentów Podczas kopiowania grupy dokumentów do innej biblioteki kopiowane są wszystkie wersje odpowiednich dokumentów. W bibliotece docelowej, kopie dokumentów otrzymują nowy numer, natomiast numery wersji pozostają takie same. Do biblioteki docelowej są kopiowane wszystkie właściwości dokumentu, łącznie z dziennikiem aktywności. Jeśli w bibliotece docelowej nie zostały zdefiniowane identyczne pola niestandardowe jak w bibliotece źródłowej, informacje z tych dodatkowych pól nie zostaną skopiowane. Podczas kopiowania dokumentów, odnośniki dokumentów nie są aktualizowane. Aby skopiować jeden dokument: " Klikamy dokument prawym przyciskiem i wybieramy Kopiuj dokument. 262 System zarządzania dokumentami

261 The GroupWise Powerguide " Wybieramy bibliotekę, do której dokument zostanie skopiowany, określamy metodę tworzenia właściwości dokumentu i klikamy przycisk OK. " Jeśli wybierzemy metodę Ręcznie, wypełniamy właściwości dokumentu. " Jeśli wybierzemy metodę Automatycznie, krok zostanie pominięty. " Klikamy przycisk OK, aby skopiować dokument do wybranej biblioteki. Kopiowanie grupy wcześniej zaznaczonych dokumentów: " Zaznaczamy dokumenty do skopiowania w Skrzynce pocztowej lub folderach (używamy Ctrl + kliknięcie, aby zaznaczyć kilka). " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Operacje grupowe na dokumentach i klikamy przycisk Kopiuj. " Zaznaczamy opcję Użyj aktualnie wybranych dokumentów. " Klikamy przycisk Dalej, aby wybrać bibliotekę docelową. " Klikamy przycisk Dalej i Zakończ, aby rozpocząć operację. Aby zaznaczyć i skopiować dokumenty z użyciem funkcji Wyszukiwanie : " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Operacje grupowe na dokumentach i klikamy Kopiuj. " W sekcji Metoda wybierania zaznaczamy opcję Użyj funkcji Wyszukiwanie według przykładu do wyboru dokumentów. " Klikamy przycisk Dalej i wprowadzamy tekst w polu poniżej opcji Cały tekst lub wybieramy opcję Temat, aby szukać tylko w temacie dokumentu. " Określić możemy również autora/ów dokumentów oraz zakres dat. " Na liście Szukaj w, zaznaczamy pożądane biblioteki. " Klikamy przycisk Dalej, wybieramy bibliotekę docelową i klikamy Dalej. " Używamy przycisku Podgląd, aby wyświetlić przykładową listę dokumentów przeznaczonych do skopiowania według określonych kryteriów wyszukiwania. " Aby przejrzeć rezultaty przenoszenia przed skopiowaniem dokumentów, klikamy Generuj plik rejestru bez wykonywania operacji przenoszenia. " Klikamy przycisk Zakończ, aby rozpocząć operację. Uwaga: Po każdej Operacji grupowej na dokumentach klient wyświetli wiadomość o wykonanej operacji z dołączonym rejestrem. Przenoszenie grupy dokumentów Kreator umożliwia przenoszenie dokumentów z różnych bibliotek i urzędów pocztowych. GroupWise przenosi wszystkie wersje wybranych dokumentów i wszystkie ich własności. Jeśli chodzi o pola niestandardowe, GroupWise przechowuje je razem z dokumentem w nowej bibliotece, ale ich wartości nie są wyświetlane, dopóki administrator systemu nie doda odpowiednich pól do biblioteki docelowej. Odnośniki dokumentów, które zostały przeniesione, są aktualizowane pod koniec procesu przenoszenia. Nie dotyczy to odnośników dokumentów dołączonych do wiadomości. Jeśli użytkownik kliknie załączony odnośnik dokumentu, GroupWise wyświetli wiadomość, że dokument został przeniesiony. System zarządzania dokumentami 263

262 200. Zarządzanie grupami dokumentów zmiana właściwości Autor Cobus Burgers Podczas zarządzania dokumentami w GroupWise często występuje potrzeba zmiany właściwości wielu dokumentów jednocześnie. Na przykład, do projektu został dołączony nowy użytkownik zamiast zmieniać oddzielnie ustawienia współużytkowania wszystkich 30 dokumentów projektu możemy użyć kreatora Operacje grupowe na dokumentach i udostępnić wszystkie jednocześnie. Podobnie możemy zrobić w przypadku choroby jednego użytkownika. Wystarczy szybko i łatwo zmienić właściwości dokumentów użytkownika i przypisać je innemu użytkownikowi. Wskazówka: Aby uniknąć tego typu problemów, zalecamy używanie list dystrybucyjnych. W takim wypadku, aby przypisać użytkownikowi prawa do grupy dokumentów, wystarczy dodać go do listy dystrybucyjnej tego projektu. Domyślnie możemy zmienić temat, autora lub typ dokumentu dla grupy dokumentów. Użytkownik może również zmienić wartości niestandardowych pól zdefiniowanych w bibliotece (kategoria, podkategoria itd.). Dostępne możliwości zależą od lokalizacji dokumentów do wybranej operacji masowej: " Jeśli dokumenty znajdują się w tej samej bibliotece, możemy zmieniać zarówno pola systemowe (temat, autor i typ dokumentu), jak i pola niestandardowe. " Jeśli dokumenty znajdują się w różnych bibliotekach, możemy modyfikować wyłącznie pola systemowe. Ograniczenie to wynika z faktu, że różne biblioteki zawierają różne pola własne. Aby zmienić właściwości wybranych dokumentów: " Zaznaczamy dokumenty, których właściwości będą modyfikowane. " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Operacje grupowe na dokumentach. " W sekcji Operacja wybieramy opcję Zmień właściwości. " Zaznaczamy opcję Użyj aktualnie wybranych dokumentów i klikamy Dalej. " Wprowadzamy nowe wartości w polach właściwości dokumentu. " Klikamy przycisk Dalej i Zakończ, aby rozpocząć operację. 264 System zarządzania dokumentami

263 The GroupWise Powerguide 201. Zarządzanie grupami dokumentów zmiana współużytkowania Autor Cobus Burgers Dostępne są dwie metody przypisywania, modyfikowania lub usuwania praw do grupy dokumentów: " Modyfikacja praw użytkownika na Liście współużytkowania dla dokumentów z grupy. " Utworzenie nowej Listy współużytkowania, która zastąpi istniejącą listę dla każdego dokumentu z grupy. Modyfikacja istniejącej listy współużytkowania Modyfikacja istniejącej listy współużytkowania grupy dokumentów umożliwia dodawanie, usuwanie lub zmienianie praw użytkownika do danej grupy dokumentów. Prawa przypisane innym użytkownikom nie są zmieniane. Ponadto, jeśli użytkownik posiada już prawa do kilku dokumentów z grupy, modyfikacja listy współużytkowania grupy dokumentów nie zmniejszy praw posiadanych już przez tego użytkownika. Aby zmodyfikować istniejącą listę współużytkowania: " Zaznaczamy dokumenty, których właściwości będą modyfikowane. " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Operacje grupowe na dokumentach. " W sekcji Operacja wybieramy opcję Zmiana opcji współużytkowania. " Zaznaczamy opcję Użyj aktualnie wybranych dokumentów i klikamy przycisk Dalej. " Klikamy Dodaj nowych użytkowników i prawa do wybranych dokumentów. " Wprowadzamy nazwę użytkownika. " Określamy prawa, które zostaną przypisane temu użytkownikowi. Używamy przycisku Zabezpieczenia na poziomie wersji, aby przypisać inne prawa do różnych wersji dokumentu. " Klikamy przycisk Dalej i Zakończ, aby rozpocząć operację. Zastąpienie istniejącej listy współużytkowania nową listą Po wybraniu opcji zastąpienia istniejącej listy współużytkowania, scenariusz jest trochę inny. Nowa Lista współużytkowania zastępuje bieżącą listę i tylko użytkownicy na nowej Liście współużytkowania posiadają prawa do dokumentów. Proces jest identyczny jak w przypadku Modyfikacja istniejącej listy współużytkowania, ale wybieramy opcję Zastąp listę współużytkowania dla wybranych dokumentów. System zarządzania dokumentami 265

264

265 14 Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum W tym rozdziale nie przedstawiamy sposobów korzystania ze skrzynki pocztowej GroupWise tylko metody efektywnej pracy ze skrzynką. Po lekturze dodatku A, możemy stwierdzić, że architektura GroupWise jest niesamowicie elastyczna i skalowalna. Jednakże, istnieją pewne ograniczenia, które wymagają zachowania wielkości skrzynki pocztowej w zgodzie ze środowiskiem. Zadaniem tym zajmiemy się w tym rozdziale. Na początku przedstawimy jak zarządzać wielkością skrzynki pocztowej, ze względu na ograniczenie wielkości skrzynki pocztowej nałożone przez administratora. Następnie zajmiemy się opcjami archiwizacji w GroupWise, metodami ograniczania wielkości załączników i obsługą usuwanych wiadomości. Przedstawimy również metody automatycznej archiwizacji lub usuwania wiadomości oraz usuwania załączników z wiadomości. Na końcu opiszemy najlepsze praktyki i rozwiązania firm niezależnych usprawniających zarządzanie skrzynką pocztową. Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum 267

266 202. Różnica między usuń i opróżnij Autor Erno de Korte Podczas usuwania elementu w GroupWise, element ten nie jest faktycznie usuwany. Zamiast tego jest przechowywany (tymczasowo) w folderze Kosz. Jednakże po pewnym czasie, wiadomości umieszczone w koszu powinny być usunięte całkowicie. Czynność jest określana terminem opróżniania kosza i w zasadzie oznacza trwałe usunięcie wiadomości ze skrzynki pocztowej. Oczywiście, nie będziemy wykonywali jej ręcznie i użyjemy klienta GroupWise do automatycznego wykonania tego zadania. Klient udostępnia w tym celu odpowiednie opcje. W większości środowisk, ustawienia są już wstępnie skonfigurowane, a nawet zablokowane przez administratora. Aby otworzyć ustawienia: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Porządkowanie. Dostępne są trzy kategorie, widoczne na rysunku poniżej: " Wszystkie wiadomości pocztowe i telefoniczne mogą być automatycznie usuwane i archiwizowane po upływie określonej liczby dni albo możemy to wykonać ręcznie (ustawienie domyślne) " Identyczne opcje są dostępne dla spotkań, zadań i notek przypomnienia. " Najważniejsza sekcja na tej zakładce to Opróżnianie kosza, która w większości środowisk powinna być ustawiona na Automatyczne po x dniach. Wystarczy tylko dopasować ustawienia do własnego środowiska. Uwaga: W niektórych środowiskach, ustawienia mogą być już skonfigurowane i zablokowane przez administratora. 268 Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum

267 203. Obsługa limitu rozmiaru skrzynki pocztowej Autor Patrick Frontéri W wielu środowiskach wielkość skrzynki pocztowej została lub powinna być ograniczona przez administratora. Zazwyczaj ograniczenie wielkości równoważy wymagania użytkowników końcowych z przestrzeń dyskową dostępną na serwerze. Jeśli administrator wprowadzi limit skrzynki pocztowej, na pasku stanu klienta GroupWise pojawi się rozmiar skrzynki pocztowej wyrażony w procentach. Wielkość nie jest wyświetlana, gdy limit nie został ustawiony. Uwaga: Jeśli limit zostanie ustawiony lub zmodyfikowany przez administratora, aby wyświetlić poprawną wielkość skrzynki pocztowej, należy uruchomić klienta ponownie. Opcja Limit rozmiaru skrzynki pocztowej została wprowadzona w wersji GroupWise 6.0. W związku z tym ograniczenie nie jest dostępne w kliencie GroupWise 5.5 i wersjach wcześniejszych. Uwaga: Limit skrzynki pocztowej jest wymuszany przez klienta GroupWise. Oznacza to, że jeśli używamy klienta starszego niż GroupWise 6.0, GroupWise WebAccess 6.0 lub konektora GroupWise dla Outlook, limit nie będzie obowiązywał. W obecnej chwili wszystko może być w porządku, ale po przejściu na wersję 6.5 lub 7.0 ograniczenia zostaną wymuszone. Wskazówka: Od wersji GroupWise 7.0 dostępna jest nowa funkcja umożliwiająca administratorowi wymuszenie Limitu rozmiaru skrzynki pocztowej również na skrzynce buforowanej. Wymuszenie ograniczenia na skrzynce buforowanej wymaga użycia klienta GroupWise 7.0 lub nowszego. Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum 269

268 204. Informacja o ilości miejsca zajmowanego przez skrzynkę pocztową Autor Patrick Frontéri Po kliknięciu wskaźnika wielkości skrzynki pocztowej, który jest umieszczony na pasku stanu w dolnej części klienta, pojawi się okno dialogowe Informacja o ilości miejsca zajmowanego przez skrzynkę pocztową. Klient uruchomi wyszukiwanie w skrzynce pocztowej i wyświetli przegląd wszystkich wiadomości. Aby zatrzymać wyszukiwanie, klikamy przycisk Zatrzymaj zapytanie. Domyślnie wszystkie wiadomości są sortowane wg wielkości tak, aby ułatwić archiwizację lub usuwanie największych wiadomości w celu zwolnienia miejsca w skrzynce pocztowej. Wystarczy zaznaczyć wiadomości do zarchiwizowania lub usunięcia i kliknąć przycisk Archiwum lub Usuń. Okno dialogowe Informacja o ilości miejsca zajmowanego przez skrzynkę pocztową wyświetla również elementy w folderze Kosz. Dzieje się tak dlatego, że elementy usunięte nie są natychmiast opróżniane z klienta GroupWise. W oknie dialogowym znajduje się również opcja Przesyłki wysłane, która wyświetla wszystkie wiadomości wysłane przez użytkownika. Ten folder jest często pomijany przez użytkowników podczas oczyszczania skrzynki pocztowej GroupWise i w związku z tym może zawierać dużo starych i dużych wiadomości, które po usunięciu mogą zwolnić miejsce w skrzynce pocztowej. W tym samym oknie, możemy również przeglądać Przesyłki odebrane i Przesyłki wysłane/robocze. Elementy usunięte w oknie Informacja o ilości miejsca zajmowanego przez skrzynkę pocztową są trwale usuwane ze skrzynki pocztowej GroupWise niezależnie od foldera, w którym są umieszczone. W związku z tym klient wyświetla ostrzeżenie przedstawione na rysunku po prawej stronie. Po wybraniu opcji Tak, wszystkie elementy zostaną usunięte, a kosz opróżniony. 270 Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum

269 205. Próg ostrzeżenia o rozmiarze skrzynki pocztowej Autor Patrick Frontéri Jeśli administrator określił ograniczenie wielkości skrzynki pocztowej, powinien również określić próg ostrzeżenia, które jest wyświetlane po osiągnięciu określonego procentu miejsca przyznanego na skrzynkę pocztową, na przykład 80%. Po przekroczeniu progu, klient wyświetla okno dialogowe Ostrzeżenie o rozmiarze skrzynki pocztowej GroupWise podczas tworzenia każdej nowej wiadomości. Po przekroczeniu ograniczenia wielkości skrzynki pocztowej, nie możemy wysyłać nowych wiadomości, tworzyć wiadomości opublikowanych lub spotkań grupowych. Najpierw należy zwolnić trochę miejsca. Przeważnie do gwałtownego zwiększenia objętości skrzynki pocztowej przyczyniają się szczególnie duże załączniki. Mimo przekroczenia limitu możemy otrzymywać wiadomości, ale nie możemy wysyłać nowych lub zapisywać szkiców w folderze Prace w toku. Jeśli teraz klikniemy wskaźnik rozmiaru skrzynki pocztowej na pasku stanu, pojawi się okno dialogowe Limit skrzynki pocztowej został przekroczony. Okno pojawi się również podczas próby utworzenia nowej wiadomości i wymusza oczyszczenie skrzynki pocztowej przed utworzeniem nowego elementu. Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum 271

270 206. GroupWise WebAccess i limit rozmiaru skrzynki pocztowej Autor Patrick Frontéri Klient WebAccess z wersji GroupWise 6.5 lub nowszej również wymusza Limit rozmiaru skrzynki pocztowej. Po zalogowaniu do WebAccess, otrzymamy ostrzeżenie o przekroczeniu limitu rozmiaru skrzynki pocztowej. Pasek narzędzi GroupWise WebAccess wyświetla stan rozmiaru skrzynki pocztowej w górnym prawym rogu. Po najechaniu wskaźnikiem myszy na ten wskaźnik, pojawią się bardziej szczegółowe informacje takie jak Użycie skrzynki pocztowej: 100% (18MB/5MB). Oznacza to, że limit skrzynki pocztowej wynosi 18MB, z których aktualnie używanych jest 5MB. Uwaga: Klient WebAccess nie zapobiega tworzeniu nowej wiadomości, ale taka wiadomość nie będzie mogła być wysłana lub zapisana w folderze Prace w toku!! Takie zachowanie może być irytujące, zalecamy więc sprawdzanie rozmiaru skrzynki pocztowej przed utworzeniem dużej wiadomości w kliencie WebAccess. Po przekroczeniu określonego progu zajętego miejsca w skrzynce pocztowej, klient WebAccess wyświetli poniższe ostrzeżenie: Nie można wysłać tej wiadomości, gdyż przekroczony został limit przestrzeni dyskowej. Usuń niektóre przesyłki z kosza lub innych folderów i spróbuj ponownie. 272 Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum

271 207. Ograniczanie wielkości załączników Autor Patrick Frontéri Administrator może skorzystać z innych możliwości ograniczenia zapełniania skrzynki pocztowej bardzo dużymi wiadomościami. Takim środkiem jest ograniczenie wielkości wiadomości i załączników. Dostępnych jest kilka opcji umożliwiających ograniczanie wielkości wiadomości, które mogą być ustawiane na różnych poziomach. Konfiguracja tych opcji przez użytkownika może być niemożliwa, ale mimo to zalecamy zapoznanie się z nimi: " Ograniczenia na poziomie użytkownika, urzędu pocztowego lub domeny mogą być ustawione za pomocą Opcje klienta Opcje wysyłania Zarządzanie przestrzenią dyskową. " Ruch między urzędami pocztowymi może być ograniczony poprzez limit na MTA (opisany w dodatku A.6), który jest wymagany do przesłania wiadomości między urzędami. Opcja była często używana, gdy ruch między urzędami pocztowymi odbywał się przez połączenia modemowe. Obecnie dostępne są połączenia szerokopasmowe, więc opcja nie jest używana tak często. " Na poziomie GWIA (opisany w dodatku A.6), ograniczenie wiadomości otrzymywanych/wysyłanych przez sieć Internet. Ograniczenia są różnorodne: ogólny rozmiar 5MB, np. wszystkich przychodzących wiadomości z wyłączeniem określonych użytkowników lub grup. Rysunek po prawej stronie przedstawia okno Kontrola dostępu Ustawienia agenta GWIA. " Większość rozwiązań anty wirusowych i anty spamowych udostępnia funkcję ograniczenia wielkości wiadomości. Użytkownicy bardzo rzadko sprawdzają rozmiar wysyłanych lub odbieranych załączników. Na przykład, wysłanie od 15 do 20 zdjęć z aparatu cyfrowego (matryca 5 Megapikseli), oznacza wysłanie wiadomości liczącej setki MB. Taka przesyłka obciąży serwery i łącze internetowe, które jest współdzielone z innymi. W większości przypadków odbiorca i tak nie będzie mógł odebrać tak dużej wiadomości. Wskazówka: Więcej informacji o opcji Szczegóły znajduje się w temacie 73. Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum 273

272 208. Ręczne usuwanie wiadomości i opróżnianie kosza Autor Patrick Frontéri Domyślnie wiadomości z folderu Kosz są usuwane co 7 dni. Czynność jest określana terminem opróżnianie. Ustawienia mogą być zmieniane przez użytkownika lub przez administratora. Aby ręcznie opróżnić kosz: " Klikamy folder Kosz prawym przyciskiem i wybieramy opcję Opróżnij kosz. " Alternatywnie, klikamy wiadomość(i) w folderze Kosz prawym przyciskiem i wybieramy opcję Usuń zaznaczone przesyłki. Menu podręczne dostępne po kliknięciu elementu prawym przyciskiem zostało przedstawione na rysunku poniżej. Dostępne są również opcje Cofnij usunięcie i Opróżnij kosz. Uwaga: Administrator może zintegrować narzędzia do tworzenia kopii zapasowej z klientem GroupWise. Oznacza to, że klient GroupWise będzie posiadał informacje, czy element został umieszczony w kopii zapasowej. Jeśli nie, użytkownik nie będzie mógł opróżnić kosza. Funkcja umożliwia administratorowi zablokowanie możliwości opróżnienia kosza przed utworzeniem kopii zapasowej wiadomości. 274 Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum

273 209. Archiwizacja wiadomości osobisty urząd pocztowy Autor Patrick Frontéri GroupWise Powerguide Kolejny sposób zwalniania miejsca w skrzynce pocztowej to przenoszenie wiadomości do archiwum GroupWise. Archiwum może znajdować się na lokalnym dysku twardym lub dysku sieciowym. Aby określić położenie archiwum:: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Lokalizacja plików. " Opcja Katalog archiwizacji umożliwia ręczne wprowadzenie lokalizacji archiwum lub wybranie folderu za pomocą przycisku Przeglądaj. Jeśli wybrany katalog nie istnieje, GroupWise wyświetli komunikat z pytaniem o jego utworzenie. " Aby przenieść element do archiwum, klikamy go prawym przyciskiem i wybieramy opcję Archiwum. Uwaga: W większości środowisk lokalizacja archiwów powinna być określona przez administratora. Jeśli archiwum zostanie umieszczone na dysku lokalnym, w przypadku jego wymazania lub uszkodzenia, wszystkie dane z archiwum zostaną utracone. Administrator może ustawić i zablokować tą ścieżkę za pomocą ConsoleOne. GroupWise tworzy osobisty folder w katalogu archiwizacji o nazwie of---arc, gdzie symbole --- zostaną zastąpione identyfikatorem FID (identyfikator pliku). Oznacza to, że funkcja będzie działała, nawet jeśli wszyscy użytkownicy wskażą tą samą lokalizację. Klient GroupWise automatycznie utworzy nowy katalog dla każdego użytkownika. Katalog zawiera bazę danych użytkownika (user.db), bazę danych wiadomości (msg.db), bazę danych Guardian (ngwguard.db) oraz pliki podobne do katalogów Urzędu pocztowego. Mechanizm urzędu pocztowego, przedstawiony w dodatku A., jest stosowany również w przypadku archiwum, które jest de facto urzędem pocztowym jednego użytkownika. Archiwizowane wiadomości są przenoszone z urzędu pocztowego do bazy danych archiwum. Jeśli wielkość wiadomości lub załączników jest większa od 2KB, GroupWise będzie je przechowywał w oddzielnych plikach tak, jak w przypadku zwykłego urzędu pocztowego. Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum 275

274 210. Uzyskiwanie dostępu do archiwum GroupWise Autor Erno de Korte W pewnym momencie może zajść potrzeba uzyskania dostępu do archiwum, np. w celu przejrzenia starych elementów. Aby otworzyć archiwum: " Wybieramy z menu głównego Plik Otwórz archiwum. " Alternatywnie, w górnym lewym rogu klikamy przycisk selektora skrzynki pocztowej. To ten sam przycisk, którego używamy do otwierania innych skrzynek z użyciem pełnomocnictwa. Archiwum zostanie otwarte i wszystkie foldery, w których były elementy przeniesione do archiwum są dostępne również tutaj. Aby cofnąć operację przeniesienia elementu do archiwum, klikamy go prawym przyciskiem i odznaczamy opcję Archiwum. Uwaga: Taki sposób archiwizacji ma kilka ograniczeń. Po pierwsze, metoda powstała wiele lat temu, kiedy archiwum osobiste było najlepszym rozwiązaniem utrzymywania niewielkiego rozmiaru skrzynki pocztowej. W obecnych czasach dodane zostały kolejne wymagania, takie jak zgodność z zasadami i regulaminem usuwania wiadomości oraz uniwersalny, ale bezpieczny dostęp dla innych użytkowników w celach kontrolnych. " Archiwum GroupWise jest archiwum osobistym i może być otwierane tylko w oryginalnej skrzynce pocztowej. Jeśli skrzynka pocztowa jest niedostępna lub zapomnimy do niej hasła, archiwum będzie bezużyteczne. " Aby uzyskać dostęp do archiwum GroupWise, należy zalogować się do oryginalnej skrzynki pocztowej. Jeśli skrzynka pocztowa została usunięta z systemu GroupWise, dostęp do archiwum będzie niemożliwy. W związku z tym, archiwum nie może być nagrane na płytę DVD i przeglądane w trybie off line. " Archiwum nie może być otwierane z użyciem pełnomocnictwa lub klienta WebAccess. Dzieje się tak dlatego, że pliki mogą się znajdować w obszarze systemu plików niedostępnym dla klienta WebAccess lub pełnomocnika. " Audyt archiwum przez innych użytkowników jest niemożliwy. Nie możemy również kontrolować usuwania wiadomości z archiwum. W związku z tym tego rodzaju archiwum jest niezgodne z zasadami i regulaminem organizacji. " Problem stanowi również przechowywanie archiwum. Jeśli duża wiadomość jest wysyłana do setek użytkowników w ramach tego samego urzędu pocztowego, na dysku przechowywana jest tylko jedna kopia wiadomości. Jeśli znaczna część użytkowników przeniesie taką wiadomość do archiwum w innej lokalizacji, wiadomość z załącznikami zapisana setki razy znacznie zwiększy zużycie przestrzeni dyskowej. Koncepcja archiwum GroupWise powstała wiele lat temu. Obecnie dostępne są znacznie lepsze sposoby archiwizacji. 276 Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum

275 211. Automatyczna archiwizacja i usuwanie wiadomości Autor Patrick Frontéri GroupWise Powerguide Automatyczna archiwizacja lub usuwanie wiadomości w GroupWise mogą być skonfigurowane przez administratora i użytkownika zgodnie z opisem w temacie 202. Jest to bardzo wydajny sposób utrzymania małego rozmiaru skrzynki pocztowej. Aby zmienić ustawienia domyślne: " Wybieramy z menu głównego Narzędzia Opcje Środowisko Porządkowanie. " Wszystkie wiadomości pocztowe i telefoniczne mogą być automatycznie usuwane i archiwizowane po upływie określonej liczby dni albo możemy to wykonać ręcznie (ustawienie domyślne) " Identyczne opcje są dostępne dla spotkań, zadań i notek przypomnienia. Uwaga: W poniższym przykładzie użytkownik może zmieniać ustawienia. W większości przypadków administrator blokuje ustawienia za pomocą ConsoleOne, narzędzia administracyjnego GroupWise. W większości przypadków zalecamy archiwizację elementów z kategorii Wiadomości pocztowe i telefoniczne. Archiwizacja spotkań, notek przypomnienia i zadań nie musi być wykonywana bardzo często. Dzieje się tak dlatego, że większość użytkowników przegląda kalendarz przynajmniej rok wstecz, elementy są niewielkie, więc nie ma potrzeby ich szybkiego przenoszenia do archiwum. Uwaga: Dostępne są również inne metody archiwizacji skrzynki pocztowej, które są bardziej zgodne z współczesnymi zasadami i regulaminem usuwania wiadomości. Wybrane metody zostaną przedstawione w temacie 213. Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum 277

276 212. GWCheck naprawia również archiwa! Autor Erno de Korte W temacie 209 wspominaliśmy, że archiwum GroupWise jest w rzeczywistości urzędem pocztowym jednego użytkownika, który zawiera wszystkie pliki dostępne w strukturze katalogu urzędu pocztowego. Na przykład, user.db, msg.db oraz setki lub tysiące plików przepełnienia (więcej informacji w dodatku A. Wycieczka po środowisku GroupWise ). Czy coś się stanie jeśli przez przypadek usuniemy część plików lub osobisty urząd pocztowy zostanie uszkodzony? Oczywiście, archiwum zostanie uszkodzone. Może to oznaczać utratę elementów latami gromadzonych w archiwum. W rzeczywistości to jeden z powodów, dla których archiwum nie powinno być przechowywane na lokalnym dysku. Oczywiście nawet na dysku sieciowym archiwum może zostać uszkodzone. Do naprawy używamy narzędzia GWCheck. Normalnie GWCheck jest narzędziem używanym przez administratora do sprawdzania i naprawiania urzędu pocztowego, ale umożliwia również naprawę archiwum i buforowanych skrzynek pocztowych. Przed jego użyciem zalecamy kontakt z administratorem. Plik GWCHECK.EXE jest częścią pakietu oprogramowania GroupWise i znajduje się w katalogu /admin/utility/gwcheck na płycie CD albo w katalogu klienta. Po uruchomieniu aplikacji gwcheck.exe pojawi się okno dialogowe (patrz rysunek poniżej), które udostępnia opcje do sprawdzania struktury, zawartości i naprawiania problemów. Uwaga: W niektórych przypadkach aplikacja GWCHECK może znajdować się na lokalnym dysku twardym. GWCHECK jest bardzo potężnym narzędziem, zalecamy kontakt z administratorem PRZED jego użyciem! 278 Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej i archiwum