Działanie polskiej firmy w Niemczech (2013) Wybrane zagadnienia związane z kontrolami niemieckich urzędów finansowych

Transkrypt

1 Działanie polskiej firmy w Niemczech (2013) Wybrane zagadnienia związane z kontrolami niemieckich urzędów finansowych

2 Podstawa prawna dokonywania czynności kontrolnych Abgabenordnung (niemiecka ordynacja podatkowa) zwana dalej AO Einkommensteuergesetz (niemiecka ustawa o podatku od osób fizycznych) zwana dalej ESt Betreibsprüfungsordnung (niemieckie zarządzenie o kontroli zakładu) zwane dalej BpO Liczne wewnętrzne wytyczne urzędowe, na przykład Lohnsteuerrichtlinie (interpretacje i administracyje wytyczne stosowanie przepisów podatkowych)

3 Miejsce wykonywania czynności kontrolnych siedziba kontrolowanego, siedziba urzędu, pomieszczenia doradcy podatkowego lub inne miejsce

4 Materiały do kontroli Kontrola może odbywać sie na podstawie materiałów (dokumentów) źródłowych, materiałów zarchiwizowanych w formie elektronicznej, lub na podstawie danych przetworzonych (na przykład w centrum obliczeniowym). Stąd istotne jest właściwe prowadzenie wymaganej dokumentacji (np. VAT, płace). Często wystarczy dostarczenie danych na nośniku elektronicznym.

5 Czynności sprawdzające na podstawie 93 i następujących po nim paragrafów AO. Urząd ma prawo żądać wyjaśnień, przedstawienia dokumentów dla stwierdzenia prawidłowości opodatkowania. Należy dotrzymać wyznaczanego terminu na udzielenie odpowiedzi i/lub dostarczenie dokumentów. Ewentualne wątpliwości najlepiej jest rozwiać osobiście lub zlecając prowadzenie sprawy kancelarii podatkowej. Pytania urzędu o wyjaśnienie stanu faktycznego mogą być skierowane do innych osób niż strona postępowania, jeżeli dotychczas udzielane informacje nie prowadzą do wyjaśnienia sprawy. Istnieje obowiązek udzielania odpowiedzi prawdziwych i w dobrej wierze. Odpowiedzi mogą być udzielane pisemnie, telefonicznie, na drodze elektronicznej lub osobiście. Urząd ma prawo zarządać złożenia oświadczenia osobiście. W takim przypadku osoba zainteresowana ma z kolei prawo do spisania swojej odpowiedzi i przedstawnienia treści oświadczenia do podpisu. Mamy prawo otrzymać odpis naszego oświadczenia. Mamy również prawo, aby spisanie naszego oświadczenia było dokonane przez pracownika urzędu.

6 Kontrole zewnętrzne wykonywane na podstawie 193 i następujących po nim paragrafów AO (Außenprüfung). Zakres kontroli zewnętrzej (przykładowy) przy Lohnsteueraußenprüfung : wszystkich zatrudnionych, w tym w niepełnym wymiarze czasu pracy. W zakres ten wchodzą też pracownicy innych pracodawców, także oddelegowanych na przykład z Polski do Niemiec, jeżeli niemiecki pracodawca ponosi koszty wynagrodzeń (w sensie gospodarczym zgodnie z EStG), wszystkie przychody pracowników, niezależnie od formy wypłaty (gotówka, czy świadczenie rzeczowe), jak też od tego czy wynagrodzenia lub świadczenia nie zostały wypłacone przez osobę (podmiot) trzeci, sprawdzenie czy podatek od płac został właściwie naliczony, poprawnie i w odpowiedniej wysokości odprowadzony, podatki zryczałtowane, na przyklad przy przejęciu podatku przez pracodawcę ( 37 a, 37 b EStG), odprowadzenie podatku.

7 Przyczyny, zasady, częstotliwość i kryteria wyboru podmiotu do przeprowadzenia kontroli zewnętrznej. Urząd finansowy dokonuje wyboru podmiotów, które mają być kontrolowane na podstawie przepisów prawa, rozporządzeń administracyjnych, ustaleń. wewnętrznych Kryteria: Wielkość podmiotu. Dane są zawarte w piśmie niemieckiego Ministerstwa Finansów nr IV A 4-S 1450/08/10001 z dnia 20 sierpnia 2009 Rodzaj działalności Wielkość obrotu lub od osiąganego zysku. W dużych podmiotach są kontrolowane wszystkie okresy obrachunkowe. Najczęściej kontrola obejmuje jednorazowo okres 3 lat. W średnich i małych podmiotach kontrole obejmują też 3 następujące po sobie lata, lecz nie ma wymogu kontrolowania wszystkich okresów obrachunkowych. Urząd decyduje, które lata będą kontrolowane. Przy najmniejszych podmiotach prawdopodobieństwo kontroli jest znacznie niższe. Zależy to najczęściej od informacji otrzymanych przez urząd lub od konkretnej branży.

8 Przeprowadzenie kontroli Zgodnie z zasadami zawartymi w Betriebsprüfungsordnung (BpO) kontrola powinna zajmować się zagadnieniami istotnymi i jej trwanie powinno być ograniczone do niezbędnego czasu ( 7 BpO). W związku z tym z reguły nie kontroluje się wszystkiego i nie wszystkich przypadków, lecz kontrola jest ograniczona do określonych punktów ciężkości. Czas trwania kontroli nie jest ściśle określony w przepisach. W konkretnym przypadku zależy to od uznania kontrolera. Kontrolowany nie ma prawa wystąpienia o ograniczenie czasu trwania kontroli, bądź o przeprowadzenie kontroli w określony sposób. Sposób i czas postępowania kontrolnego zależy od uznania kontrolera. Kontrolowany nie ma możliwości wpływu na wybór konkretnego kontrolera(*).

9 Początek kontroli zewnętrznej (Außenprüfung).1. Przed rozpoczęciem kontroli zewnętrznej miejscowo właściwy urząd finansowy musi pisemnie określić zakres kontroli w tzw. Prüfungsanordnung ( 196 AO). Wraz z tym musi być zawarte stosowne pouczenie prawne. Pouczenie to powinno zawierać między innymi informacje o terminach i o możliwości złożenia odwołania ( 356 AO). Jest dopuszczalne, aby kontrolę przeprowadził inny urząd, niż urząd właściwy miejscowo (któremu podlegamy). Wtedy kontrolowany podmiot musi być poinformowany o powodach takiej decyzji. Musi być też powiadomiony, że mamy do czynienia z kontrolą tzw. Auftragsprüfung. Stosowne pismo urzędu musi podać podstawę prawną kontroli, rodzaje podatków które będą sprawdzane oraz okres który będzie podlegał kontroli.

10 Następstwa zaordynowania kontroli (Prüfungsanordnung) Po otrzymaniu decyzji o przeprowadzeniu kontroli należy zastanowić się nad zasadnością przeprowadzenia kilku kroków. Należy rozpoznać zakres kontroli i ewentulane ryzyko. Do tego ważne jest ustalenie potencjalnych problemów z pracownikami własnego działu prawnego, podatkowego i księgowości.

11 Następstwa zaordynowania kontroli (Prüfungsanordnung) Należy wyznaczyć osoby które będą odpowiedzialne za kontakt z kontrolerem, czyli osobę koordynującą. Osobą taką może być pracownik jak rownież doradca podatkowy. Należy poinformować pracowników o planowanej kontroli i pouczyć ich o obowiązkach wynikających z tego faktu. Pracownicy którzy nie są ustanowieni do kontaktowania się z kontrolerem nie powinni udzielać informacji kontrolerowi, lecz wskazywać na właściwe do tego osoby.

12 Prawa i obowiązki kontrolera Kontroler powinien wylegitymować się w momencie pojawienia się u kontrolowanego. Zgodnie z 200 ustęp 3 zdanie 2 AO kontroler ma prawo do wejścia na teren nieruchomości i oglądania pomieszczeń. Powinien przy tym uczestniczyć również przedstawiciel kontrolowanego lub on sam osobiście. Ponadto kontroler musi w trakcie kontroli informować o poczynionych ustaleniach i pouczać o możliwych następstwach, jeżeli przez to nie zostanie podważony cel i przebieg kontroli. Kontroler nie może robić żadnych wiążących uzgodnień co do konkretnych działań (na przykład pokontrolnych).

13 Obowiązek współuczestnictwa i zachowanie się kontrolowanego Kontrolowany jest prawnie zobowiązany do uczestniczenia w postępowaniu kontrolnym ( 200 AO). Należy udostępnić nieodpłatnie kontrolerowi nadające się do tego pomieszczenie lub miejsce pracy. Kontrolowany podmiot ma obowiązek przedłożenia kontrolerowi ksiąg rachunkowych, dokumentów firmowych, itp. Przy kontroli podatku od płac kontroler może zażądać na przykład przedstawienia bilansów, zapisów w księdze głównej i księgach pomocniczych, raportów kasowych.

14 Udzielanie wyjaśnień Kontrolowany ma prawo, a w większości przypadków obowiązek składania oświadczeń i wyjaśnień. Może on wyznaczyć inną osobę do tego zadania. Kontroler może stawiać swoje żądania i zapytania w formie ustnej, pisemnej, telefonicznej, lub innej. Również odpowiedzi i wyjaśnienia mogą być składane w różnej formie. Zaleca się formę pisemną.

15 Sankcje Prawo do odmowy składama wyjaśnień W przypadku ociągania się w udzielaniu wyjaśnień kontroler może zagrozić nałożeniem kar pieniężnych lub oszacowaniem podstawy opodatkowania. Administracja finansowa decyduje o wielkości nakładanych kar. Ich wielkość waha się od do euro. Zasadniczo kontrolowany nie ma prawa do odmowy składania wyjaśnień.

16 Rozmowy z kontrolerem Kontroler podczas pierwszej wizyty u kontrolowanego ma obowiązek okazania legitymacji. W trakcie pierwszej rozmowy, z reguły omawia się szczegóły kontroli. Kontroler musi na bieżąco informować kontrolowanego o dokonanych ustaleniach i ich możliwych następstwach, jeżeli przez to nie będzie zagrożone osiągnięcie celu kontroli. Przekazanie tych informacji i pouczeń może nastąpić w formie ustnej. Kontrolowany może dostarczać dodatkowe dokumenty, które dokładniej wyjaśniają stan faktyczny. Rozmowy przeprowadzane w trakcie kontroli służą przygotowaniu rozmowy końcowej. W istotnych przypadkach kontroler pisemnie przedstawia swoje zastrzeżenia i wylicza w przybliżeniu wysokość możliwych następstw podatkowych. O wynikach przeprowadzonej kontroli zewnętrznej (Außenprüfung) powinien być poinformowany kontrolowany w rozmowie końcowej (Schlussbesprechung). Rozmowa ta służy wysłuchaniu kontrolowanego. Dlatego wyznacza się termin na przeprowadzenie takiej rozmowy z zachowaniem niezbędnego czasu na przygotowanie się do rozmowy ( 11 Abs.1 BpO). W rozmowie końcowej powinny być omówione przypadki niejasne i sporne. Omawia się też możliwe następstwa podatkowe.

17 Rozmowy z kontrolerem co nastąpi dalej. Dyskutuje się różne oceny prawne stanów faktycznych przedstawione przez kontrolowanego. Po osiągnięciu porozumienia kończy się rozmowę i pisze się protokół pokontrolny z informacjami o konsensusie. Zawarte porozumienie nie jest wiążące dla kontrolowanego, ani dla urzędu. Porozumienia stają się wiążące dopiero gdy zostaną wydane decyzje i decyzje te po upływie czasu na złożenie odwołania stały się niewzruszalne. Na wniosek kontrolowanego, może być wyznaczony czas na zajęcie stanowiska co do projektu protokołu. Kontrolowany może próbować przez to zwrócić uwagę kontrolera na prawidłowość ustaleń i prawidłową ocenę następstw podatkowych. Kontroler może w takich przypadkach odnieść się w protokole do stanowiska wyrażonego przez kontrolowanego. Jeżeli protokół zawiera błędy formalne, lub błędnie ustala stan faktyczny, należy go odpowiednio skorygować. Jeżeli kontrolowany podmiot nie złoży wniosku o przesłanie stanowiska do ustaleń kontroli, to do kontrolowanego (lub doradcy podatkowego) zostaje wysłany protokół pokontrolny, razem z decyzją podatkową (Steuerbescheid) ewentaulnie wraz z decyzją o odpowiedzialności (Haftungsbescheid).

18 Podsumowanie Obywatel polski i polskie firmy mogą osiągać różne dochody w Niemczech. Równość w traktowaniu podmiotów oznacza podleganie przepisom o kontrolach. W przypadku wątpliwości wskazane jest skorzystanie z porady właściwych kancelarii.

19 Uwagi końcowe Opracowanie niniejsze powstało w Latz Piller Trenner Partnergesellschaft StB WP (Kancelaria Partnerska Doradców podatkowych / audytora) i jest jedynie materiałem informacyjnym, które nie może być traktowane jako porada prawna lub podatkowa. Zaleca się każdorazowo konsultację w uprawnionej do tego kancelarii. Düsseldorf, 2013 Ewald Sladek Latz Piller Trenner Partnerschaft Steuerberater Wirtschaftsprüfer Grafenberger Allee 125, Düsseldorf Telefon: (+ 49) Tel.: (+49) E.Sladek@latztrenner.de e.sladek@latzpillertrenner.de info@latztrenner.de e_sladek@wp.pl info@latzpillertrenner.de