INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH UNIWERSYTETU JAGIELLOŃSKIEGO

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH UNIWERSYTETU JAGIELLOŃSKIEGO

2 SPIS TREŚCI 1. Zasady ogólne dokumentowania operacji gospodarczych i zapisów księgowych Podstawa prawna dokumentowania operacji gospodarczych i zapisów księgowych Ogólny podział dokumentów księgowych Zawartość dokumentów księgowych Korygowanie błędów w dokumentach księgowych Opis procedur obiegu dokumentów finansowo księgowych Uniwersytetu Jagiellońskiego (bez Collegium Medicum) Dokumentowanie zakupów Ogólne zasady dokonywania zakupów Procedura zakupu o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość eur Procedura udzielania zamówienia z dziedziny nauki lub z zakresu organizacji i prowadzenia działalności kulturalnej Procedura zakupów o wartości nie przekraczającej eur Procedura zawierania umów o dzieło chronione prawem autorskim i umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi Procedura zakupów w ramach projektów finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych (projekty badawcze, projekty strukturalne, projekty zagraniczne) Procedura zawierania umów o świadczenie usług wydawnicznych z innym wydawnictwem niż Wydawnictwo UJ Procedura zakupu w trybie awaryjnym Zakupy niewymagające złożenia wniosku do Działu Zamówień Publicznych Dokumenty potwierdzające zakup Ogólny podział i charakterystyka dowodów potwierdzających dokonanie zakupu Faktura Faktura korygująca Nota korygująca Dokument wewnętrzny Faktura pro forma, umowa Nota księgowa wewnętrzna Akt notarialny Ogólne zasady opisu i obiegu dokumentów zakupu Zasady dotyczące dokumentacji zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Zasady dokumentowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów Zasady dotyczące dokumentowania zakupów od dostawców zagranicznych (spoza Unii Europejskiej) Zasady dokumentowania zakupu z uwzględnieniem odprawy celnej dokonywanej przez Urząd Celny Zasady dokumentowania zakupu z uwzględnieniem odprawy celnej dokonywanej za pośrednictwem Agencji Celnej Zasady dokumentacji zakupu od dostawców zagranicznych (spoza Unii Europejskiej) w przypadku otrzymania towaru bez dokumentu SAD (z pominięciem Urzędu Celnego lub otrzymania towaru o zaniżonej wartości celnej) Szczegółowe rozwiązania dotyczące dokumentacji zakupu Dokumentacja zakupu dotycząca inwestycji realizowanych przez Dział Inwestycji Budowlanych/Dział Eksploatacji/ Dział Remontów... 41

3 Dokumentacja zakupu w Wydawnictwie UJ Procedura zakupu na podstawie aktu notarialnego Procedura zakupu w przypadku konieczności dokonania przedpłaty lub zaliczki Dokumentowanie operacji sprzedaży Ogólne zasady dokumentowania operacji sprzedaży System sprzedaży prowadzonej przez Uniwersytet Jagielloński Rodzaje dokumentów Faktura Faktura zaliczkowa Faktura korygująca Nota korygująca Duplikat faktury Faktura pro forma Paragon fiskalny Nota zaliczkowa Nota księgowa zewnętrzna Nota księgowa wewnętrzna Sposoby sprzedaży Faktura Sprzedaż dokumentowana paragonem z kasy fiskalnej Nota księgowa zewnętrzna Nota księgowa wewnętrzna Szczegółowe zasady dotyczące sprzedaży obowiązujace w UJ Usługi edukacyjne opłaty za studia, legitymacje, indeksy, dyplomy Pozostałe usługi edukacyjne konferencje, szkolenia, warsztaty, kursy kwalifikacyjne Sprzedaż książek, czasopism, biletów wstępu, telefonów, akcesoriów do telefonów Pozostałe usługi Refaktury za media Faktury dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Sprzedaż nieruchomości i ruchomości na podstawie aktu notarialnego Sprzedaż w Wydawnictwie UJ Dokumentowanie sprzedaży w Wydawnictwie UJ Fakturowanie sprzedaży w Wydawnictwie UJ (bez sprzedaży konsygnacyjnej) Fakturowanie w przypadku sprzedaży konsygnacyjnej w Wydawnictwie UJ Dokumentowanie czynności dotyczących majątku trwałego i niematerialnych składników majątkowych Dokument OT - przyjęcie środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej i odpowiedzialności materialnej Dokument PT - protokół przekazania przejęcia środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej i przejęcie odpowiedzialności materialnej Dokument MT protokół zdawczo odbiorczy składnika majątku i przejęcie odpowiedzialności materialnej Dokument LT likwidacja środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej Protokół z posiedzenia Rektorskiej Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczącego różnic inwentaryzacyjnych Dokumentowanie operacji magazynowych Dowody magazynowe jednostek UJ (z wyłączeniem Wydawnictwa UJ) Dokument PZ - przyjęcie materiału Dokument MM - przesunięcie między magazynami... 64

4 Dokument ZW - zwrot do magazynu Dokument RW - rozchód wewnętrzny materiałów z magazynu Dokument WZ wydanie zewnętrzne z magazynu Dowody magazynowe Wydawnictwo UJ Dokument PW - Wydawnictwo UJ Wprotokół Zwrotu Wydawnictwo UJ Dokument RW Wydawnictwo UJ Dokument WZ Wydawnictwo UJ Dokument WZ dotyczący konsygnacji - Wydawnictwo UJ Dokument Zwrotu PW Wydawnictwo UJ Rozdzielnik Wydawnictwo UJ Dokumentacja operacji gotówkowych i bankowych Zaliczka Procedura pobierania i rozliczania zaliczki Rozliczenie karty VE Wyciągi bankowe Wykup czeku Wypłata diet dla zagranicznych gości UJ Inne dokumenty operacji gotówkowych Dokumentacja własna księgowości Polecenie księgowania Noty księgowe wewnętrzne Noty księgowe zewnętrzne Dokument Zobowiązanie Monit - wezwanie do zapłaty Potwierdzenie salda Dokument dotyczący przyznania dotacji Rozliczenie potrącenia (kompensaty) Dokumentacja dotycząca darowizn Rejestry Vat Dokumenty dotyczące projektów finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych Umowy Dokumentacja merytoryczna Pełnomocnictwa Wnioski o płatność / sprawozdania z realizacji projektu Dokumentowanie wyjazdów krajowych i zagranicznych Dokumentowanie wyjazdów krajowych Wniosek Wyjazdowy Krajowy Rozliczenie wyjazdu krajowego Dokumentowanie wyjazdów zagranicznych Wniosek Wyjazdowy Dokumentacja dotycząca przedpłat Zlecenie wypłaty zaliczki w walucie obcej Ogólne zasady rozliczania wyjazdów zagranicznych Rozliczenie wyjazdu zagranicznego Wykorzystanie samochodu prywatnego do odbycia podróży zagranicznej Najem samochodu osobowego poza granicami kraju... 90

5 SPIS SCHEMATÓW Schemat 1 Procedura zakupów o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość euro Schemat 2 Procedura udzielania zamówienia z dziedziny nauki lub z zakresu organizacji i prowadzenia działalności kulturalnej Schemat 3 Procedura zakupów o wartości nie przekraczającej wartości PLN Schemat 4 procedura zawierania umów o dzieło chronione prawem autorskim i umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi Schemat 5 Procedura zakupu w projektach finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych Schemat 6 Procedura zakupu usług wydawniczych poza Wydawnictwem UJ Schemat 7 Procedura zakupu w trybie awaryjnym Schemat 8 Ogólne zasady opisu i obiegu dokumentów zakupu Schemat 9 Dokumentacja zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Schemat 10 Zasady dokumentowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów Schemat 11 Zasady dokumentowania zakupu z uwzględnieniem odprawy celnej dokonywanej przez Urząd Celny Schemat 12 Zasady dokumentowania zakupu z uwzględnieniem odprawy celnej dokonywanej za pośrednictwem agencji celnej Schemat 13 Zasady dokumentacji zakupu od dostawców zagranicznych Schemat 14 Dokumentacja zakupu dotycząca inwestycji realizowanych przez Dział Inwestycji Budowlanych/Dział Eksploatacji/Dział Remontów Schemat 15 Dokumentacja zakupu w Wydawnictwie UJ Schemat 16 Procedura zakupu na podstawie aktu notarialnego Schemat 17 Procedura zakupu w przypadku konieczności dokonania przedpłaty lub zaliczki Schemat 18 Wystawienie faktury sprzedaży przelewowej Schemat 19 Sprzedaż poprzez kasę fiskalną Schemat 20 Wystawienie not księgowych zewnętrznych Schemat 21 Wystawienie not księgowych wewnętrznych Schemat 22 Sprzedaż usług edukacyjnych Schemat 23 Sprzedaż pozostałych usług edukacyjnych Schemat 24 Sprzedaż pozostałych usług Schemat 25 Refaktury za media Schemat 26 Faktury dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Schemat 27 Sprzedaż na podstawie aktu natorialnego Schemat 28 Sprzedaż w Wydawnictwie UJ (bez sprzedaży konsygnacyjnej) Schemat 29 Sprzedaż w Wydawnictwie UJ sprzedaż konsygnacyjna Schemat 30 Obieg dokumentu PT przekazanie środka trwałego Schemat 31 Obieg dokumentu MT... 60

6 Schemat 32 Obieg dokumentu LT likwidacja środka trwałego z przyczyn technicznych i ekonomicznych Schemat 33 Obieg dokumentu LT sprzedaż środka trwałego Schemat 34 Protokół z posiedzenia Rektorskiej Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej Schemat 35 Obieg dokumentu PZ przyjęcie materiału Schemat 36 Obieg dokumentu MM Schemat 37 Obieg dokumentu ZW Schemat 38 Obieg dokumentu RW Schemat 39 Obieg dokumentu WZ wydanie zewnętrzne z magazynu Schemat 40 Obieg dokumentu PW Schemat 41 Obieg dokumentu Protokół zwrotu Schemat 42 Obieg dokumentu RW Wydawnictwo UJ Schemat 43 Obieg dokumentu WZ Wydawnictwo UJ Schemat 44 Obieg dokumentu WZ dotyczącego konsygnacji Wydawnictwo UJ Schemat 45 Obieg dokumentu zwrotu PW Wydawnictwo UJ Schemat 46 Dokument Rozdzielnik Wydawnictwo UJ Schemat 47 Procedura pobierania zaliczki Schemat 48 Procedura rozliczenia zaliczki Schemat 49 Procedura rozliczenia karty VE Schemat 50 Obieg dokumentu Wykup czeku Schemat 51 Wypłata diet dla gości zagranicznych Schemat 52 Polecenie księgowania Schemat 53 Dokument Zobowiązanie Schemat 54 Monit wezwanie do zapłaty Schemat 55 Potwierdzenie salda Schemat 56 Przyznanie dotacji Schemat 57 Rozliczenie kompensaty Schemat 58 Dokumentacja dotycząca darowizn Schemat 59 Wnioski o płatność/sprawozdania z realizacji projektu Schemat 60 Obieg Wniosku wyjazdowego krajowego i rozliczenie podróży krajowej Schemat 61 Obieg Wniosku wyjazdowego i dokumentów dotyczących przedpłat Schemat 62 Zlecenie wypłaty zaliczki w walucie obcej Schemat 63 Rozliczenie wyjazdu zagranicznego... 90

7 INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH 1. ZASADY OGÓLNE DOKUMENTOWANIA OPERACJI GOSPODARCZYCH I ZAPISÓW KSIĘGOWYCH 1.1 PODSTAWA PRAWNA DOKUMENTOWANIA OPERACJI GOSPODARCZYCH I ZAPISÓW KSIĘGOWYCH Instrukcję obiegu dokumentów finansowo-księgowych Uniwersytetu Jagiellońskiego (zwanego dalej Uniwersytetem lub UJ) opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie: - ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), - ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), - ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.jedn. Dz.U. z 2011 r., nr 177, poz z późn. zm.), - ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), - ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (t.jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 1620z późn. zm.), - Statutu Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 7 czerwca 2006 r. (z późn. zm.), - innych przepisów, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień. Wzory dokumentów wprowadzone innymi przepisami wewnętrznymi, a zamieszczone w instrukcji, aktualizowane są w momencie ich zmiany, poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Kwestury ich aktualnej treści z określeniem daty, od której obowiązują. Pracownicy Uniwersytetu Jagiellońskiego z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią instrukcji i przestrzegać zawartych w niej postanowień. 1.2 OGÓLNY PODZIAŁ DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi : - zewnętrzne obce, - zewnętrzne własne, - wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz Uniwersytetu. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: - zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, - korygujące poprzednie zapisy, - rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, - zastępcze. - W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych wystawia się jednorazowo tzw. Dowód zastępczy (wzór 1). Każdy taki dowód wymaga akceptacji Kwestora UJ oraz Rektora UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 7

8 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki: - uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, - możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, - stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów, - dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. 1.3 ZAWARTOŚĆ DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: - określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, - określenie stron (nazwa, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, - opis operacji oraz jej wartość określoną, jeżeli to możliwe, także w jednostkach naturalnych, - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, - stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania o ile nie wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona odpowiednim wydrukiem. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zwłaszcza z Zasadami (polityką) rachunkowości Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Podstawę zapisów księgowych mogą stanowić dokumenty sporządzone w językach obcych, jednak na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić jego przetłumaczenie przez tłumacza przysięgłego na język polski. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w przepisach o rachunkowości i postanowieniach niniejszej instrukcji oraz wolne od błędów rachunkowych. 1.4 KORYGOWANIE BŁĘDÓW W DOKUMENTACH KSIĘGOWYCH Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba, że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 8

9 2. OPIS PROCEDUR OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH UNIWERSYTETU JAGIELLOŃSKIEGO (BEZ COLLEGIUM MEDICUM) 2.1 DOKUMENTOWANIE ZAKUPÓW OGÓLNE ZASADY DOKONYWANIA ZAKUPÓW Uniwersytet Jagielloński dysponuje środkami publicznymi. Według ustawy o finansach publicznych środkami publicznymi są wszelkie uzyskiwane przez jednostki przychody, w tym również: wpływy ze sprzedaży wyrobów i usług, dochody z mienia (do których zalicza się wpływy z umów najmu, dzierżawy i innych umów o podobnym charakterze) oraz odsetki od środków na rachunkach bankowych. Uniwersytet Jagielloński zobowiązany jest do wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych, Uniwersytet Jagielloński podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. Głównym dokumentem regulującym sposób dokonywania zakupów jest aktualnie obowiązujące zarządzenie Rektora UJ w sprawie realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych. Każda procedura zakupu dotycząca wydatkowania środków publicznych (z uwzględnieniem wyjątków opisanych w niniejszym podrozdziale), następuje na podstawie wypełnionego i opatrzonego podpisami, kompletnego wniosku o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie (nazywanego zamiennie wnioskiem do DZP wzór nr 2), który stanowi podstawę wstępnej kontroli finansowej Kwestora UJ (akceptacja wydatku przed jego poniesieniem). Zakupy dokonywane są na podstawie zatwierdzonego przez Senat Uniwersytetu Jagiellońskiego planu rzeczowo-finansowego (do momentu jego uchwalenia, na podstawie zatwierdzonego prowizorium budżetowego). Nabycie mienia o wartości przekraczającej PLN, z wyłączeniem aparatury naukowej, zbycie lub obciążenie mienia o wartości przekraczającej PLN lub o szczególnym znaczeniu dla Uniwersytetu Jagiellońskiego wymaga zgody Senatu UJ. Rozporządzanie przez uczelnię publiczną składnikami aktywów trwałych wymaga zgody ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa w przypadkach gdy wartość rynkowa przedmiotu rozporządzenia przekracza równowartość w złotych kwoty EUR, obliczonej na podstawie średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski, według stanu z dnia wystąpienia o zgodę. Do wystąpienia dołącza się zgodę Senatu UJ. Kwoty w kolejnych podrozdziałach podawane są według wartości netto. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 9

10 Procedura zakupu o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość Euro W przypadku, gdy wartość zakupu jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość EUR, należy przeprowadzić procedurę udzielenia zamówienia. Wniosek o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie jest sporządzany przez wnioskującą jednostkę Uniwersytetu w systemie SAP (przy jednoczesnej rezerwacji środków na dany zakup poprzez utworzenie zapotrzebowania). Jeśli wniosek dotyczy zamówienia na zawarcie z wnioskodawcą umowy zlecenia/o dzieło należy wypełnić wniosek w wersji papierowej i zarezerwować środki na realizację zamówienia poprzez założenie obligo w systemie SAP. Osoba wnioskująca podpisuje wniosek. Wniosek przekazywany jest do podpisu do dysponenta środków finansowych. W przypadku, gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty innej upoważnionej osoby, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnaty osoby w nim wskazanej. Wniosek o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie podpisuje osoba występująca w imieniu zamawiającego. Podpisany wniosek o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie wraz z pełną dokumentacją przekazywany jest do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli* i podpisywany przez upoważnionego pracownika potwierdzającego rezerwację środków na sfinansowanie zamówienia. Następnie wniosek przekazywany jest do Kwestora UJ lub upoważnionego pracownika w celu dokonania wstępnej kontroli finansowej. Prawidłowo wypełniony i podpisany wniosek przekazywany jest do Działu Zamówień Publicznych, gdzie następuje jego rejestracja. Zaakceptowany wniosek podpisywany jest przez kierownika lub upoważnionego pracownika Działu Zamówień Publicznych. Następnie rozpoczyna się realizacja procedury udzielania zamówienia. Procedura udzielenia zamówienia kończy się publikacją stosownego ogłoszenia. Wniosek wraz z kompletną dokumentacją dotyczącą procedur udzielania zamówień (oprócz dokumentów zabezpieczeń należytego wykonania umowy, które przechowywane są w Kwesturze) przechowywany i archiwizowany jest w Dziale Zamówień Publicznych. Dalsza realizacja zakupu następuje według zasad opisanych w aktualnie obowiązującym zarządzeniu Rektora UJ w sprawie realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych. *W przypadku Wydawnictwa UJ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 10

11 Schemat 1 Procedura zakupów o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość EUR I. JEDNOSTKA UJ wypełnienie w systemie SAP wniosku o udzielenie/uruchomienie postępowania (zwanego dalej wnioskiem) i podpisanie go przez wnioskodawcę przekazanie wniosku do podpisu do dysponenta środków finansowych (gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty innej upoważnionej osoby, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnaty osoby w nim wskazanej podpisanie wniosku przez osobę występującą w imieniu zamawiającego przekazanie wypełnionego wniosku wraz z pełną dokumentacją do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli* II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI * sprawdzenie rezerwacji środków finansowych na realizację zamówienia i potwierdzenie tego faktu podpisem i pieczątką upoważnionego pracownika przekazanie wniosku do Kwestora UJ lub osoby przez niego upoważnionej III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA PRZEZ KWESTORA UJ) wstępna kontrola finansowa wniosku przekazanie prawidłowo wypełnionego i zaakceptowanego wniosku do Działu Zamówień Publicznych IV. DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH podpisanie wniosku wraz z pieczątką przez kierownika lub upoważnionego pracownika Działu Zamówień Publicznych oraz realizacja procedur udzielenia zamówienia przechowywanie i archiwizacja wniosku oraz kompletnej dokumentacji dotyczącej procedur udzielenia zamówienia (oprócz dokumentów zabezpieczeń należytego wykonania umowy, które przechowywane są w Kwesturze) po zakończeniu procedury udzielenia zamówienia: publikacja stosownego ogłoszenia *W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 11

12 PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIENIA Z DZIEDZINY NAUKI LUB Z ZAKRESU ORGANIZACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI KULTURALNEJ W sytuacji, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi: - służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, czyli zamówienia niedotyczące edukacji, dydaktyki i administracji i które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, - związane z organizacją wystaw, koncertów, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, o ile zamówienia te nie służą wyposażeniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności, zamówienia udzielane są jedynie wykonawcom wyłonionym w wyniku prawidłowo przeprowadzonego postępowania na zasadach przewidzianych w ustawie o zasadach finansowania nauki lub w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Przed udzieleniem zamówienia każdy wnioskodawca zobowiązany jest dostarczyć wypełniony i podpisany wniosek wraz z opisem przedmiotu zamówienia oraz ewentualnym udokumentowaniem wartości szacunkowej. Osoba wnioskująca podpisuje wniosek. Wniosek przekazywany jest do podpisu do dysponenta środków finansowych. W przypadku, gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty innej upoważnionej osoby, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnaty osoby w nim wskazanej. Wniosek o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie jest podpisywany przez osobę występującą w imieniu zamawiającego. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie Rektora UJ lub osoby upełnomocnionej o treści: Dostawa lub usługa będąca przedmiotem zamówienia służy wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych i nie służy prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, jak również wyposażeniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub wyższa równowartości wyrażonej w złotych kwoty EUR stosuje się regulacje opisane w punkcie Jeśli wartość zamówienia jest równa lub wyższa od równowartości EUR, a niższa niż równowartość EUR wypełniony wniosek należy przekazać do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli. Po akceptacji wniosku przez Kwestora UJ (lub osobę upoważnioną) wniosek jest przekazywany do Działu Zamówień Publicznych, gdzie zamówienie jest realizowane według zasad opisanych w aktualnie obowiązującym zarządzeniu Rektora UJ w sprawie realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 12

13 Schemat 2 Procedura udzielania zamówienia z dziedziny nauki lub z zakresu organizacji i prowadzenia działalności kulturalnej I. JEDNOSTKA UJ wypełnienie w systemie SAP wniosku o udzielenie/uruchomienie postępowania (zwanego dalej wnioskiem) wraz z opisem przedmiotu zamówienia i podpisanie wniosku przez wnioskodawcę przekazanie wniosku do podpisu do dysponenta środków finansowych (gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty innej upoważnionej osoby, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnaty osoby w nim wskazanej) podpisanie wniosku przez osobę występującą w imieniu zamawiającego dołączenie do wniosku oświadczenia Rektora UJ lub osoby upełnomocnionej o treści: Dostawa lub usługa będąca przedmiotem zamówienia służy wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych i nie służy prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, jak również wyposażeniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności przekazanie wypełnionego wniosku wraz z pełną dokumentacją do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli UJ* II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI * sprawdzenie rezerwacji środków finansowych na realizację zamówienia i potwierdzenie tego faktu podpisem i pieczątką upoważnionego pracownika przekazanie wniosku do Kwestora UJ lub osoby przez niego upoważnionej III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA PRZEZ KWESTORA UJ) wstępna kontrola finansowa wniosku przekazanie prawidłowo wypełnionego i zaakceptowanego wniosku do Działu Zamówień Publicznych IV. DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH podpisanie wniosku wraz z pieczątką przez kierownika lub upoważnionego pracownika Działu Zamówień Publicznych oraz realizacja procedur udzielenia zamówienia *W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 13

14 PROCEDURA ZAKUPÓW O WARTOŚCI NIE PRZEKRACZAJĄCEJ EUR Przed dokonaniem zakupu należy przeprowadzić i udokumentować czynności mające na celu gospodarne, celowe i oszczędne wydatkowanie środków publicznych oraz wybór najkorzystniejszej oferty, przy uwzględnieniu ustawowego zakazu dzielenia zamówień (z wyjątkiem przypadków wskazanych poniżej). Zgromadzona dokumentacja powinna zostać zarchiwizowana i przechowywana w jednostce udzielającej zamówienia przez okres co najmniej 6 lat, chyba, że z umów lub porozumień dotyczących projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych wynika okres dłuższy. Jeżeli wartość zamówienia przekracza PLN, przed złożeniem wniosku do Działu Zamówień Publicznych wnioskodawca zobowiązany jest do przygotowania zaproszenia do złożenia ofert zawierającego co najmniej szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, jego zakres, termin realizacji, warunki płatności, termin i miejsce składania ofert oraz do przedstawienia go co najmniej trzem wykonawcom prowadzącym działalność o profilu i zakresie pozwalającym na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia, z zachowaniem zasad zdrowej konkurencji i równego traktowania wykonawców lub do uzasadnienia wyboru konkretnego dostawcy. W sytuacji, gdy specyfika i charakter zamówień wymagają zawarcia pisemnej umowy (na przykład: usługi wydawnicze, zakup praw autorskich, usługi projektowe, zakup programów i licencji, sprzętu o znacznej wartości itp.) do zaproszenia zaleca się dołączyć zaopiniowany przez radcę prawnego lub adwokata świadczącego usługi na rzecz Uniwersytetu, projekt umowy lub jej istotne postanowienia, chyba że projekt jest wzorem stanowiącym załącznik do zarządzenia lub wcześniej zaakceptowanym przez radcę prawnego lub adwokata świadczącego usługi na rzecz Uniwersytetu. Zaproszenie należy przygotować w formie pisemnej i skierować do wykonawców faksem, drogą elektroniczną lub osobiście. Odpowiedzi na zaproszenie powinny zostać złożone pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzenia pisemnego protokołu zawierającego wskazanie wybranego dostawcy wraz z uzasadnieniem wyboru. Protokół należy załączyć do wniosku. Wniosek o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie generowany jest z systemu SAP wraz z automatycznym zablokowaniem środków w postaci zapotrzebowania. Na wydrukowanym wniosku wymagany jest podpis osoby występującej w imieniu zamawiającego. Wniosek przekazywany jest do podpisu do dysponenta środków finansowych. W przypadku, gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym i/lub zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty innej upoważnionej osoby, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnaty osoby w nim wskazanej. Podpisany wniosek przekazywany jest do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli* gdzie upoważniony pracownik Kwestury potwierdza rezerwację środków na sfinansowanie zamówienia. Następnie wniosek przekazywany jest do Kwestora UJ lub upoważnionego pracownika w celu dokonania wstępnej kontroli finansowej. Prawidłowo wypełniony i podpisany wniosek przekazywany jest do Działu Zamówień Publicznych, gdzie następuje jego rejestracja. Zaakceptowany wniosek podpisywany jest przez kierownika lub upoważnionego pracownika Działu Zamówień Publicznych. Wniosek wraz z kompletną dokumentacją dotyczącą zakupu przekazywany jest do jednostki, która będzie dokonywała zakupu. Po dokonaniu zakupu, kserokopia wniosku z dokumentem zakupu przekazywana jest do Kwestury. Oryginał wniosku (łącznie z dokumentacją z weryfikacji rynku) przechowywany jest w jednostce dokonującej zakupu. W przypadku zakupów realizowanych przez Dział Zaopatrzenia, oryginał wniosku pozostaje w Dziale Zaopatrzenia. W przypadku zamówień o wartości poniżej kwoty PLN nie ma obowiązku sporządzania wniosku do Działu Zamówień Publicznych. Dokumentację z przeprowadzonego rozeznania rynku należy dołączyć do faktury lub rachunku. Dopuszcza się możliwość rozpoznania rynku poprzez: zebranie ofert w postaci faksów, wydruków ze stron internetowych, katalogów, i itp. od co najmniej trzech wykonawców, o ile liczba wykonawców na rynku nie jest ograniczona lub uzasadnić wybór konkretnego dostawcy. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 14

15 Dopuszcza się uproszczoną procedurę weryfikacji rynku (bez konieczności jej dokumentowania) w przypadku wydatków do kwoty PLN, w której rozpoznania można dokonać: telefonicznie, przez portal internetowy lub w inny dowolny sposób; w takich przypadkach na fakturze lub rachunku należy umieścić oświadczenie zamawiającego: Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku lub uzasadnić wybór danego wykonawcy. Jeżeli wydatki następują z projektów finansowanych i/lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych na przykład Unii Europejskiej, grantów i innych umów (nie dotyczy to grantów wewnętrznych UJ np. Ars Docendi), w których przewidziano inne regulacje dotyczące procedur wydatkowania środków i ich dokumentowania, to stosuje się zasady ujęte w tych regulacjach. W przypadku, gdy nie ma obowiązku sporządzania wniosku, wstępna kontrola Kwestora UJ odbywa się w części poprzez rezerwację środków w systemie SAP, a w dalszej części zostaje przeniesiona na moment akceptacji faktur. W uzasadnionych przypadkach Kwestor UJ będzie zobowiązany, zgodnie z postanowieniami ustawy o finansach publicznych, do odmowy podpisania przedłożonej faktury. W celu uniknięcia odmowy akceptacji sfinansowania wydatku już po jego poniesieniu, zamawiający w każdym przypadku ma możliwość złożenia wniosku przed udzieleniem zamówienia. *W przypadku Wydawnictwa UJ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 15

16 Schemat 3 Procedura zakupów o wartości nie przekraczającej wartości PLN I. JEDNOSTKA UJ dla zamówień powyżej PLN: wypełnienie wniosku o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie (w systemie SAP) i przygotowanie go w formie pisemnej oraz skierowanie do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców zaproszenia do złożenia ofert (zawierającego m.in. opis i zakres przemiotu zamówienia, termin realizacji, warunki płatności oraz miejsce i termin składania ofert) lub dołączenie uzasadnienia propozycji zlecenia realizacji zamówienia wskazanemu wykonawcy zamówienia do PLN: można dokonywać bez wypełnienia wniosku o udzielenie/ uruchomienie postępowania o zamówienie - dokumentacja z przeprowadzonej weryfikacji rynku lub uzasadnienie wyboru konkretnego dostawcy musi być dołączona do faktury lub rachunku zamówienia do PLN: uproszczona procedura weryfikacji rynku (bez konieczności jej dokumentowania). Rozpoznania można dokonać: telefonicznie, poprzez portal internetowy lub w inny dowolny sposób, a na fakturze lub rachunku należy umieścić oświadczenie zamawiającego: Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku lub uzasadnić wybór danego wykonawcy podpisanie wniosku przez osobę występującą w imieniu zamawiającego (podpis czytelny lub z pieczątką imienną) przekazanie wniosku do podpisu do dysponenta środków finansowych* przekazanie wypełnionego wniosku wraz ze stosowną dokumentacją do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli** II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI ** sprawdzenie rezerwacji środków finansowych na realizację zamówienia i potwierdzenie podpisem i pieczęcią upoważnionego pracownika Kwestury przekazanie wniosku do Kwestora UJ lub osoby przez niego upoważnionej III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA PRZEZ KWESTORA UJ) wstępna kontrola finansowa wniosku przekazanie prawidłowo wypełnionego i zaakceptowanego wniosku do Działu Zamówień Publicznych IV. DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH podpisanie wniosku przez kierownika lub upoważnionego pracownika Działu Zamówień Publicznych przekazanie wniosku do jednostki dokonującej zamówienia V. JEDNOSTKA UJ realizacja procedur zamówienia i zakupu po dokonaniu zakupu: przekazanie kserokopii wniosku z dokumentem zakupu do Kwestury. Oryginał wniosku (łącznie z dokumentacją z weryfikacji rynku) przechowywany jest w jednostce dokonującej zakupu. W przypadku zakupów realizowanych przez Dział Zaopatrzenia, oryginał wniosku pozostaje w Dziale Zaopatrzenia *W przypadku, gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym i/lub zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty innej upoważnionej osoby, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnaty osoby w nim wskazanej **W przypadku Wydawnictwa UJ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 16

17 PROCEDURA ZAWIERANIA UMÓW O DZIEŁO CHRONIONE PRAWEM AUTORSKIM I UMÓW CYWILNOPRAWNYCH Z OSOBAMI FIZYCZNYMI W celu zawarcia umowy o dzieło chronione prawem autorskim lub umowy cywilnoprawnej z osobami fizycznymi (w tym pracownikami UJ), gdy ich wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości EUR, każdorazowo wymagane jest złożenie wygenerowanego w systemie SAP wniosku w sprawie zawarcia umowy o dzieło lub umowy zlecenia. We wniosku należy określić m.in. przedmiot umowy, źródło finansowania, proponowaną kwotę wynagrodzenia, termin wykonania przedmiotu umowy, uzasadnienie wniosku. Wniosek podpisywany jest przez osobę wnioskującą w dwóch miejscach, a następnie akceptowany przez dysponenta środków. W przypadku, gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym i/lub zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty innej upoważnionej osoby. W przypadku, gdy prace zlecane będą pracownikowi UJ, wymagane jest również stwierdzenie przez bezpośredniego przełożonego (podpis i pieczątka imienna), że zlecone czynności są rodzajowo różne od zakresu obowiązków służbowych pracownika (w przypadku pracowników niebędących nauczycielami akademickimi) lub że przedmiotem umowy nie jest prowadzenie zajęć dydaktycznych w ramach obowiązującego pensum lub godzin ponadwymiarowych (w przypadku pracowników będących nauczycielami akademickimi)*. Wniosek przekazywany jest do Działu Spraw Osobowych, który weryfikuje poprawność przedstawionych danych. Z Działu Spraw Osobowych wniosek przekazywany jest do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli** i podpisywany przez upoważnionego pracownika Kwestury potwierdzającego rezerwację środków na sfinansowanie zamówienia. Następnie wniosek przekazywany jest do Kwestora UJ lub upoważnionego pracownika w celu dokonania wstępnej kontroli finansowej. Następnie wniosek przekazywany jest do akceptacji: - Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych - jeżeli wniosek dotyczy umów zawieranych w ramach realizacji projektów***, - Prorektora UJ ds. polityki kadrowej i finansowej w pozostałych przypadkach. Poszczególne etapy akceptacji wniosku koordynuje Sekcja ds. Weryfikacji i Kontroli**. Z Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli wniosek przekazywany jest do jednostki zlecającej. W jednostce UJ następuje podpisanie umowy. Umowa wraz z wnioskiem przekazywana jest do Działu Spraw Osobowych najpóźniej do 3. dnia od daty jej zawarcia. Po wykonaniu pracy określonej w umowie wykonawca wystawia rachunek. Na podstawie złożonych w Dziale Spraw Osobowych rachunków realizowana jest wypłata. Wypłaty realizowane są: - w danym miesiącu, jeżeli rachunek został złożony w Dziale Spraw Osobowych w terminie do 5-go dnia tego miesiąca, - w najbliższym kolejnym terminie wypłaty, jeżeli rachunek został złożony po terminie określonym powyżej. Jeżeli zamówienie przekracza kwotę EUR należy złożyć wniosek o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne (wzór nr 2) zgodnie ze Schematem 1. *Nie dotyczy umów o charakterze wydawniczym zawieranych przez Wydawnictwo UJ ** W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ *** W przypadku Wydawnictwa UJ Dyrektor Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 17

18 Schemat 4 Procedura zawierania umów o dzieło chronione prawem autorskim i umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi I. JEDNOSTKA UJ W celu zawarcia umowy o dzieło chronione prawem autorskim lub umowy cywilnoprawnej z osobami fizycznymi (w tym pracownikami UJ), gdy ich wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości EUR: złożenie wniosku w sprawie zawarcia umowy o dzieło lub umowy zlecenia (we wniosku należy określić m.in. przedmiot umowy, źródło finansowania, proponowaną kwotę wynagrodzenia, termin wykonania przedmiotu umowy, uzasadnienie wniosku) podpisanie wniosku przez wnioskującego. W przypadku, gdy prace zlecane będą pracownikowi Uniwersytetu wymagane jest również stwierdzenie przez bezpośredniego przełożonego (podpis i pieczątka imienna), że zlecone czynności są rodzajowo różne od zakresu obowiązków służbowych pracownika jednostki (pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi) lub że przedmiotem umowy nie jest prowadzenie zajęć dydaktycznych w ramach obowiązującego pensum lub godzin ponadwymiarowych (pracownicy będący nauczycielami akademickimi) - nie dotyczy umów o charakterze wydawniczym zawieranych przez Wydawnictwo UJ przekazanie wniosku do podpisu do dysponenta środków finansowych* przekazanie podpisanego wniosku do Działu Spraw Osobowych II. DZIAŁ SPRAW OSOBOWYCH weryfikacja poprawności danych przedstawionych we wniosku III. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI ** potwierdzenie rezerwacji środków finansowych na realizację zamówienia i potwierdzenie tego faktu podpisem przez upoważnionego pracownika Kwestury wstępna kontrola finansowa wniosku IV. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) V. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI** przekazanie wniosku do akceptacji Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych, Prorektora UJ ds. polityki kadrowej i finansowej, Dyrektora Wydawnictwa UJ, po akceptacji przekazanie wniosku do jednostki dokonującej zamówienia VI. JEDNOSTKA UJ podpisanie umowy (przekazanie umowy wraz z wnioskiem do Działu Spraw Osobowych najpóźniej do 3-go dnia od daty jej zawarcia) przyjęcie wykonanej pracy potwierdzonej rachunkiem (przekazanie rachunku do Działu Spraw Osobowych w terminie do 5-go dnia każdego miesiąca) realizacja wypłaty VII. DZIAŁ SPRAW OSOBOWYCH *W przypadku, gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym lub/i zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty innej upoważnionej osoby, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnaty osoby w nim wskazanej **W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 18

19 PROCEDURA ZAKUPÓW W RAMACH PROJEKTÓW FINANSOWANYCH LUB WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH (PROJEKTY BADAWCZE, PROJEKTY STRUKTURALNE, PROJEKTY ZAGRANICZNE). Rozpoczęcie dokonywania zakupów musi być poprzedzone pisemnym uzgodnieniem (protokołem) sposobu ich realizacji pomiędzy kierownikiem projektu a Działem Zamówień Publicznych (wzór nr 3). Kierownicy i/lub koordynatorzy projektów niezwłocznie po podpisaniu umów i/lub otrzymaniu środków finansowych na ich realizację, zobowiązani są do przedłożenia w Dziale Zamówień Publicznych harmonogramu (kosztorysu) rzeczowo-finansowego, planu wydatków lub innego dokumentu, celem pisemnego uzgodnienia w formie protokołu uzgodnień stosownych procedur i terminów udzielania zamówień. Następnie protokół przekazywany jest do Kwestury*. Wszelkie wydatki z projektów finansowanych i/lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych (nie dotyczy to grantów wewnętrznych UJ), są traktowane odrębnie i jeżeli w okresie ich trwania wartość zamówienia danego rodzaju nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty EUR, to przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się i w takim przypadku obowiązują procedury zakupu opisane w niniejszej Instrukcji (rozdział 2.1). Planowanie zakupów odnosi się do czasu trwania projektu. Schemat 5 Procedura zakupu w projektach finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych I. KIEROWNIK DANEGO PROJEKTU pisemne uzgodnienie (protokołu) sposobu realizacji zakupów z Działem Zamówień Publicznych przekazanie protokołu z uzgodnieniami do Kwestury* II. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY * przechowywanie uzgodnień w celu dokonywania kontroli zgodności wydatków z poczynionymi ustaleniami z Działem Zamówień Publicznych Dalszy obieg dokumentów przebiega w taki sam sposób, jak w przypadku zakupów dokonywanych ze środków własnych uniwersytetu * w przypadku Wydawnictwa UJ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ PROCEDURA ZAWIERANIA UMÓW O ŚWIADCZENIE USŁUG WYDAWNICZNYCH Z INNYM WYDAWNICTWEM NIŻ WUJ Procedura opisana jest w aktualnie obowiązującym zarządzeniu Rektora UJ w sprawie zasad finansowania publikacji dydaktycznych, naukowo-dydaktycznych i naukowych oraz trybu zlecania usług wydawniczych. Jednostka zlecająca usługę wydawniczą zbiera oferty z co najmniej trzech renomowanych wydawnictw, w tym Wydawnictwa UJ według wzoru stanowiącego załącznik do zarządzenia Następnie jednostka zawierająca umowę wypełnia w systemie SAP wniosek o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie, do którego dołącza oferty od wydawnictw oraz pisemną informację dotyczącą ustaleń poczynionych z Wydawnictwem UJ. Wniosek należy przygotować w sytuacji, gdy kwota zamówienia przekroczy kwotę wskazaną w aktualnie obowiązującym zarządzeniu Rektora UJ w sprawie realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 19

20 Można odstąpić od zawarcia umowy z Wydawnictwem oferującym najniższą cenę, jeśli termin wydania dzieła jest dłuższy o 2 miesiące od terminów proponowanych przez inne wydawnictwa. Decyzję w tej sprawie podejmuje Prorektor UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych. W wyjątkowych przypadkach Prorektor UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych może wydać zgodę na odstąpienie od procedury zbierania ofert i zawarcie umowy ze wskazanym przez jednostkę zawierającą umowę z wydawnictwem. W takich przypadkach również należy złożyć wniosek do Działu Zamówień Publicznych, jeśli taki wymóg związany jest z wysokością kwota wskazana w aktualnie obowiązującym zarządzeniu Rektora UJ w sprawie realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych. Na wniosku wymagany jest podpis osoby wnioskującej wraz z pieczątką. Wniosek przekazywany jest do podpisu do dysponenta środków finansowych. W przypadku, gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym i/lub zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty innej upoważnionej osoby, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnaty osoby w nim wskazanej. Podpisany wniosek przekazywany jest do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, gdzie podpisuje go upoważniony pracownik Kwestury potwierdzając rezerwację środków na sfinansowanie zamówienia. Następnie wniosek przekazywany jest do Kwestora UJ lub upoważnionego pracownika w celu dokonania wstępnej kontroli finansowej. Prawidłowo wypełniony i podpisany wniosek przekazywany jest do Działu Zamówień Publicznych, gdzie następuje jego rejestracja. Zaakceptowany wniosek podpisywany jest przez kierownika lub upoważnionego pracownika Działu Zamówień Publicznych. Wniosek wraz z kompletną dokumentacją dotyczącą zakupu przekazywany jest do jednostki, która będzie dokonywała zakupu. Zakup zlecany jest wydawnictwu, które zaoferowało najniższą cenę. Jednostka zawiera umowę z wydawnictwem, w której określone są szczegółowe zasady finansowania i dofinansowywania publikacji. W umowie należy określić podział zysków ze sprzedaży jego wznowień. Umowę zawiera kierownik jednostki zlecającej zakup przy kontrasygnacie finansowej Kwestora UJ. Po dokonaniu zakupu, kopia wniosku wraz z dokumentem zakupu i oryginałem umowy przekazywana jest do Kwestury. Jeżeli wartość zamówienia przekracza EUR należy przeprowadzić procedurę zamówienia publicznego (patrz Schemat 1). UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 20

21 Schemat 6 Procedura zakupu usług wydawniczych poza Wydawnictwem UJ I. JEDNOSTKA UJ ZLECAJĄCA USŁUGĘ WYDAWNICZĄ zebranie ofert od co najmniej 3 renomowanych wydawnictw, w tym Wydawnictwa UJ wg wzoru stanowiącego załącznik do zarządzenia Rektora UJ* wypełnienie w systemie SAP wniosku o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie i podpisanie go wraz z pieczątką przez wnioskodawcę przekazanie wniosku wraz z ofertą od wydawnictw oraz z wynikiem ustaleń poczynionych z Wydawnictwem UJ do podpisu do dysponenta środków finansowych** przekazanie wypełnionego wniosku wraz ze stosowną dokumentacją do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli*** II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI*** sprawdzenie rezerwacji środków finansowych na realizację zamówienia i potwierdzenie tego faktu podpisem i pieczątką przez upoważnionego pracownika Kwestury przekazanie wniosku do Kwestora UJ lub osoby przez niego upoważnionej III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA PRZEZ KWESTORA UJ) wstępna kontrola finansowa wniosku przekazanie prawidłowo wypełnionego i zaakceptowanego wniosku do Działu Zamówień Publicznych IV. DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH podpisanie wniosku przez kierownika lub upoważnionego pracownika Działu Zamówień Publicznych przekazanie wniosku do jednostki dokonującej zakupu V. JEDNOSTKA UJ zawarcie umowy z wydawnictwem, w której określone są szczegółowe zasady finansowania i dofinansowywania publikacji (w umowie należy określić podział zysków ze sprzedaży jego wznowień; umowę zawiera kierownik jednostki zlecającej zakup przy kontrasygnacie finansowej Kwestora UJ) zlecenie zakupu wydawnictwu, które zaoferowało najniższą cenę po dokonaniu zakupu: przekazanie kopii wniosku wraz z dokumentem zakupu i oryginałem umowy do Kwestury *Można odstąpić od zlecenia usługi wydawnictwu oferującemu najniższą cenę, jeśli termin wydania dzieła przez jednostkę oferującą najniższą cenę jest dłuższy o 2 miesiące od terminów proponowanych przez inne wydawnictwa. Decyzję w tej sprawie podejmuje Prorektor UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych. W wyjątkowych przypadkach Prorektor UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych może wydać zgodę na odstąpienie od procedury zbierania ofert i zlecenie wydania dzieła we wskazanym przez jednostkę wydawnictwie **W przypadku gdy dysponent środków jest jednocześnie wnioskującym lub/i zleceniobiorcą, podpis dysponenta środków wymaga kontrasygnaty innej upoważnionej osoby, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnaty osoby w nim wskazanej *** W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 21

22 PROCEDURA ZAKUPU W TRYBIE AWARYJNYM W przypadku awarii, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości EUR, kiedy występuje konieczność natychmiastowego zakupu towaru, usługi lub roboty budowlanej (do 8 dni od zdarzenia), kierownik jednostki organizacyjnej sporządza protokół awaryjny lub likwidacyjny potwierdzający awarię. Protokół wymaga podpisania przez Rektora UJ lub pełnomocnika Rektora. Protokół powinien zawierać informację, co uległo uszkodzeniu i oszacowanie kosztów niezbędnych zakupów, uzasadnienie konieczności natychmiastowej realizacji zakupu. Protokół należy następnie dołączyć do wniosku o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie celem dokonania wstępnej kontroli finansowej Kwestora UJ, a następnie złożyć do Działu Zamówień Publicznych celem rejestracji. Przed udzieleniem zamówienia należy przeprowadzić i udokumentować czynności mające na celu gospodarne, celowe i oszczędne wydatkowanie środków publicznych oraz wybór najkorzystniejszej oferty zapewniającej właściwą realizację zamówienia, albo uzasadnienie propozycji zlecenia realizacji zamówienia wskazanemu wykonawcy bez przeprowadzenia procedury weryfikacji (rozpoznania) rynku, przy uwzględnieniu ustawowego zakazu dzielenia zamówień. Dopuszcza się możliwość rozpoznania rynku przez zebranie ofert, w szczególności w postaci faksów, wydruków ze stron internetowych, katalogów, i itp. od co najmniej trzech wykonawców, o ile liczba wykonawców na rynku nie jest ograniczona, i dołączenie ich do wniosku wraz z pisemnym uzasadnieniem wyboru wykonawcy lub uzasadnieniem propozycji odstąpienia od tej procedury. Schemat 7 Procedura zakupu w trybie awaryjnym I. KIEROWNIK JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ UJ w przypadku awarii, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości EUR, kiedy występuje konieczność natychmiastowego zakupu towaru, usługi lub roboty budowlanej (do 8 dni od zdarzenia): sporządzenie protokołu awaryjnego lub likwidacyjnego potwierdzającego awarię (protokół powinien zawierać informację co uległo uszkodzeniu i oszacowanie kosztów niezbędnych zakupów, uzasadnienie konieczności natychmiastowej realizacji zakupu) przekazanie protokołu do podpisu przez Rektora UJ lub pełnomocnika Rektora zatwierdzenie podpisem protokołu II. REKTOR UJ (lub pełnomocnik Rektora UJ) wstępna kontrola finansowa wniosku III. KWESTOR UJ rejestracja wniosku IV. DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH bezzwłoczna realizacja zakupu V. JEDNOSTKA UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 22

23 ZAKUPY NIEWYMAGAJĄCE ZŁOŻENIA WNIOSKU DO DZIAŁU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Złożenie wniosku o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie do Działu Zamówień Publicznych nie jest wymagane (poza wymienionymi we wcześniejszych podrozdziałach) w następujących przypadkach: - gdy zamówienia są objęte postępowaniami prowadzonymi dla całej Uczelni (w szczególności materiały biurowe, papier kserograficzny, środki czystości, tonery, bilety lotnicze), niezależnie od wartości jednorazowego zamówienia, zakupy dokonywane są u wyłonionych wykonawców i obejmują wyłącznie zakres wynikający z umowy. W takich przypadkach na fakturze bądź rachunku należy przywołać numer Centralnego Rejestru Zamówień Publicznych UJ zamieszczany na umowie oraz ogłaszany każdorazowo w komunikacie po zakończeniu postępowania, - gdy zamówienie dotyczy publikacji w czasopismach z tzw. listy filadelfijskiej. W przypadku konieczności zakupu spoza zakresu objętego umową dla całej Uczelni, zarówno u tego samego, jak i innego dostawcy, każdorazowo należy złożyć wniosek do Działu Zamówień Publicznych, wraz z uzasadnieniem konieczności zakupu, w celu rejestracji i ustalenia sposobu realizacji zakupu oraz dokonania wstępnej kontroli finansowej Kwestora UJ DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE ZAKUP OGÓLNY PODZIAŁ I CHARAKTERYSTYKA DOWODÓW POTWIERDZAJĄCYCH DOKONANIE ZAKUPU FAKTURA Zakupy od jednostek będących podatnikami podatku od towarów i usług (dalej: VAT ) są dokumentowane fakturami, z uwzględnieniem zasad opisanych w niniejszej instrukcji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura powinna zawierać co najmniej: - datę jej wystawienia, - kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, - imiona i nazwiska lub nazwa podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, - numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, - numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, - datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, - nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, - miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, - cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), - kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto, - wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), - stawkę podatku, - sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, - kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, - kwotę należności ogółem, UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 23

24 - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług od małych podatników lub umowy komisowej wyrazy metoda kasowa, - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi wyrazy odwrotne obciążenie, - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku wskazanie przepisu ustawy lub aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku. W aktualnie obowiązującym rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur określone zostały przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony powyżej FAKTURA KORYGUJĄCA Faktury korygujące wystawiane są w przypadku, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej: - udzielono obniżki ceny w formie rabatu, - udzielono opustów i obniżek cen, - dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, - dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, - podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej następujące elementy: - wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz KOREKTA", - numer kolejny oraz datę jej wystawienia, - dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca: - datę wystawienia, - kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, - imiona i nazwiska lub nazwa podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, - numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku; - numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, - datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, - nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą, - przyczynę korekty, - jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej, a w innych przypadkach - prawidłową treść korygowanych pozycji, - w przypadku, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, zbiorcza faktura korygująca powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka. Odbiór faktury korygującej powinien zostać potwierdzony. Potwierdzenie może być dokonane na fakturze korygującej (wówczas musi być podana data potwierdzenia otrzymania faktury przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę). Odbiór faktury korygującej może zostać również dokonany w inny sposób (w szczególności potwierdzenie może mieć formę odrębnego pisma przesłanego pocztą, pocztą elektroniczną lub faksem). UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 24

25 NOTA KORYGUJĄCA Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru (usługi), z wyjątkiem pomyłek dotyczących: - miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, - ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto), - kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, - wartości towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto), - stawki podatku, - sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku, - kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, - kwoty należności ogółem, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą. Nota korygująca powinna zawierać co najmniej: - wyrazy NOTA KORYGUJĄCA", - numer kolejny i datę jej wystawienia, - imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, - dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca: - datę wystawienia, - kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, - imiona i nazwiska lub nazwa podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, - numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, - numer za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, - datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, - wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej DOKUMENT WEWNĘTRZNY Dokument wewnętrzny sporządzany jest do dokumentowania czynności wiążących się z naliczeniem podatku VAT dla celów rozliczeniowych. Dokument wewnętrzny jest wystawiany między innymi w przypadku następujących czynności: - nieodpłatnego przekazania przez podatnika to warów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, - nieodpłatnego wykonania przez UJ usług, - wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, - dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, - importu usług, - czynności zakupu towarów z załącznika nr 11 ustawy o podatku od VAT (mechanizm odwrotnego obciążenia). UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 25

26 Dokumenty wewnętrzne w Uniwersytecie Jagiellońskim wystawiane są w Kwesturze w uzgodnieniu z Pełnomocnikiem Kwestora UJ ds. VAT FAKTURA PRO FORMA, UMOWA Faktura pro forma nie stanowi dokumentu księgowego. Faktura pro forma stanowi podstawę zapłaty zaliczki przed wydaniem towaru/wykonaniem usługi. Procedura zapłaty na podstawie faktury pro forma została opisana w podrozdziale NOTA KSIĘGOWA WEWNĘTRZNA Noty księgowe wewnętrzne wystawiane są przez jednostki UJ dla innych jednostek Uniwersytetu z tytułu świadczenia usług lub obciążenia kosztami, dotyczącymi danej jednostki, a zapłaconymi przez inną jednostkę UJ (np. media). Noty wewnętrzne podlegają procedurze obiegu takiej, jak każdy dokument potwierdzający zakup. Otrzymany oryginał noty wewnętrznej należy bezzwłocznie wprowadzić do systemu SAP AKT NOTARIALNY Akt notarialny jest formą szczególną umowy wymaganą przez ustawę lub przewidzianą przez strony umowy. Zawarcie umowy w formie aktu notarialnego jest wymagane przez kodeks cywilny m.in. w przypadku umowy sprzedaży nieruchomości, zamiany nieruchomości, przeniesienia prawa użytkowania wieczystego. Szczegółowa procedura dotycząca dokumentowania transakcji zakupu aktem notarialnym została przedstawiona w podrozdziale OGÓLNE ZASADY OPISU I OBIEGU DOKUMENTÓW ZAKUPU Ogólne zasady opisu dokumentów zakupu zostały przedstawione na przykładzie faktury zakupu. Należy je stosować do pozostałych dokumentów potwierdzających zakup. Faktura zakupu trafia do jednostki UJ, która dokonała zakupu. Po rejestracji faktury w sekretariacie danej jednostki UJ, na fakturę wpisywana jest data wpływu dokumentu. Jeżeli faktura wpłynęła na Dziennik Podawczy, za datę wpływu dokumentu należy uznać datę wpływu na Dziennik Podawczy. Na fakturze wpisywany jest numer zapotrzebowania lub numer obligo, czyli rezerwacji środków na zapłatę, tj. numer: MPK, CZ (Centrum Zysku), PSP, Zlecenia oraz numer wstępnego wprowadzenia do księgowania w systemie SAP. Dokumenty zakupu powinny być wstępnie wprowadzone do systemu SAP niezwłocznie (w tym samym lub następnym dniu) po ich otrzymaniu od kontrahenta, a następnie przekazane do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli* *W przypadku Wydawnictwa UJ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ Jeżeli w systemie SAP nie istnieje dostawca, u którego zakupiliśmy towar/usługę, należy przesłać formularz zgłoszenia dostawcy do Działu Finansowego UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 26

27 Czynności powyższe wykonywane są na poziomie jednostki organizacyjnej UJ dokonującej zakupu. Jeżeli w Instrukcji jest odwołanie do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, Działu Księgowego lub Działu Finansowego, to w przypadkach dotyczących Wydawnictwa UJ, jednostką pełniącą funkcje ww. działów, jest Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. Na odwrocie faktury zakupu powinny znaleźć się co najmniej następujące informacje: - opis zakupionego towaru lub usługi, oznaczenie jednostki organizacyjnej UJ dla której dokonano zakupu oraz wskazanie celu dokonania zakupu (to znaczy określenie związku poniesionego wydatku: z określoną działalnością Uniwersytetu / z realizacją celu projektu/ z realizacją zadania badawczego, a w przypadku projektów potwierdzenie zgodności zakupu z kosztorysem projektu), - data odbioru towaru lub wykonania usługi potwierdzone przez osobę odpowiedzialną za zakup, - opis potwierdzający, iż faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym, - opis dotyczący rodzaju czynności (ustawa o podatku od towarów i usług), na rzecz której zakup był dokonany (czynności opodatkowane, mieszane, zwolnione), - opis dotyczący trybu zakupu zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (w tym numer CRZP, informacja o weryfikacji rynku lub uzasadnienie wyboru danego dostawcy), potwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej UJ/kierownika projektu, - zatwierdzenie dokumentu przez dysponenta środków finansowych, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnata osoby w nim wskazanej, - w przypadku zakupu książek do księgozbioru: nr ewidencyjny książki wprowadzonej do Inwentarza Biblioteki danej jednostki organizacyjnej UJ, potwierdzony przez kierownika biblioteki podpisem wraz z pieczątką, - w przypadku zakupu usług i towarów dotyczących całego Uniwersytetu u wyłonionych wcześniej wykonawców i obejmujących wyłącznie zakres wynikający z umowy, na dokumencie zakupu należy powołać numer Centralnego Rejestru Zamówień Publicznych UJ zamieszczany na umowie. W przypadkach, gdy kierownik jednostki organizacyjnej UJ/kierownik projektu jest jednocześnie osobą odpowiedzialną za zakup oraz dysponentem środków, wystarczający jest jeden jego podpis pod wszystkimi wymaganymi informacjami. Jeżeli ta sama osoba jest jednocześnie osobą odpowiedzialną za zakup, kierownikiem jednostki organizacyjnej UJ/kierownikiem projektu oraz dysponentem środków, w celu potwierdzenia zakupu wymagana jest kontrasygnata innej upoważnionej osoby. W celu standaryzacji opisu dokumentów zaleca się stosowanie wzoru nr: 4 (opis dokumentów finansowych - podstawowy), 5 (opis dokumentów finansowych - projekty) i 6 (opis dokumentów finansowych - administracja ogólnouczelniana). Jeżeli umowy z podmiotami zewnętrznymi zawierają wytyczne dotyczące innych niż ww. elementów opisu, opis dokumentu powinien je uwzględniać. Szczegółowy opis dotyczący procedury obiegu dokumentów zakupu w Wydawnictwie UJ został opisany w podrozdziale Po wpisaniu wszystkich niezbędnych danych i wprowadzeniu dokumentu do systemu SAP, dokument potwierdzający zakup wraz z innymi wymaganymi dokumentami przekazywany jest do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, gdzie sprawdzany jest pod względem formalnym i rachunkowym, co potwierdzone jest podpisem i pieczątką osoby dokonującej tej weryfikacji. W ustalonych przez Kwestora UJ przypadkach dokument przekazywany jest do Sekcji ds. Podatków w celu weryfikacji rodzaju sprzedaży (sprzedaż opodatkowana, mieszana, zwolniona), na rzecz której zakup był dokonany. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 27

28 Następnie dokument przekazywany jest do zatwierdzenia Kwestorowi UJ. W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki administracji ogólnouczelnianej oraz wskazane jednostki międzywydziałowe, dokument przekazywany jest również do zatwierdzenia przez Kanclerza UJ. W przypadku oczywistych pomyłek w opisie dokumentu możliwe jest dokonanie poprawek przez pracownika Kwestury. Po zatwierdzeniu dokument przekazywany jest do odpowiedniego działu Kwestury, gdzie następuje jego zaksięgowanie w systemie SAP. Po zaksięgowaniu, dokument, przekazywany jest do Działu Finansowego w celu zapłaty. Po dokonaniu płatności, dokument przekazywany jest do działu Kwestury, w którym został zaksięgowany, gdzie jest przechowywany zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku gdy dokumentem potwierdzającym zakup jest dokument wewnętrzny, na odwrocie tego dokumentu nie umieszcza się informacji będącej opisem dotyczącym rodzaju czynności (ustawa o podatku od towarów i usług), na rzecz której zakup był dokonany (czynności opodatkowane, mieszane, zwolnione) oraz informacji dotyczącej trybu zakupu zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 28

29 Schemat 8 Ogólne zasady opisu i obiegu dokumentów zakupu I. JEDNOSTKA UJ rejestracja dokumentu potwierdzającego zakup i wpisanie daty wpływu na dokumencie wstępne wprowadzenie dokumentu do systemu SAP niezwłocznie (w tym samym dniu lub następnym) po ich otrzymaniu od kontrahenta* wpisanie na fakturze numeru zapotrzebowania lub numeru obligo, numeru MPK, CZ (Centrum Zysku), PSP, Zlecenia oraz numeru wstępnego wprowadzenia do księgowania w systemie SAP zamieszczenie na fakturze zakupu następujących informacji: opis zakupionego towaru lub usługi, oznaczenie jednostki organizacyjnej UJ dla której dokonano zakupu oraz wskazanie celu dokonania zakupu (to znaczy określenie związku poniesionego wydatku: z określoną działalnością Uniwersytetu / z realizacją celu projektu/ z realizacją zadania badawczego, a w przypadku projektów potwierdzenie zgodności zakupu z kosztorysem projektu) data odbioru towaru lub wykonania usługi potwierdzone przez osobę odpowiedzialną za zakup opis potwierdzający, iż faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym opis dotyczący rodzaju czynności (ustawa o podatku od towarów i usług), na rzecz której zakup był dokonany (czynności opodatkowane, mieszane, zwolnione) opis dotyczący trybu zakupu zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (w tym numer CRZP, informacja o weryfikacji rynku lub uzasadnienie wyboru danego dostawcy) potwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej UJ/kierownika projektu zatwierdzenie dokumentu przez dysponenta środków finansowych, a w określonych w pełnomocnictwie przypadkach kontrasygnata osoby w nim wskazanej w przypadku zakupu książek do księgozbioru: nr ewidencyjny książki wprowadzonej do Inwentarza Biblioteki danej jednostki organizacyjnej UJ, potwierdzony przez kierownika biblioteki podpisem wraz z pieczątką w przypadku zakupu usług i towarów dotyczących całego Uniwersytetu u wyłonionych wcześniej wykonawców i obejmujących wyłącznie zakres wynikający z umowy, na dokumencie zakupu należy powołać numer Centralnego Rejestru Zamówień Publicznych UJ zamieszczany na umowie jeżeli umowy z podmiotami zewnętrznymi zawierają wytyczne dotyczące innych niż ww. elementów opisu, opis dokumentu powinien je uwzględniać W przypadku gdy dokumentem potwierdzającym zakup jest dokument wewnętrzny, na odwrocie tego dokumentu nie umieszcza się informacji będącej opisem dotyczącym rodzaju czynności (ustawa o podatku od towarów i usług), na rzecz której zakup był dokonany (czynności opodatkowane, mieszane, zwolnione) oraz informacji dotyczącej trybu zakupu zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI sprawdzenie faktury pod względem formalno - rachunkowym i przekazanie do Sekcji ds. Podatków (w ustalonych przypadkach) przekazanie do zatwierdzenia do Kwestora UJ i Kanclerza UJ** zatwierdzenie III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie IV. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA)** UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 29

30 księgowanie dokumentu w systemie SAP V. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY*** realizacja płatności VI. DZIAŁ FINANSOWY przechowywanie dokumentów VII. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY*** * Jeżeli w systemie SAP nie istnieje dostawca u którego zakupiliśmy towar/usługę, należy przesłać formularz zgłoszenia dostawcy do Działu Finansowego ** W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki administracji ogólnouczelnianej oraz wskazane jednostki międzywydziałowe, dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ *** W przypadku Wydawnictwa UJ Dział księgowy Wydawnictwa ZASADY DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI ZAKUPU ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH Zakupy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych mogą być realizowane: - bezpośrednio przez jednostkę UJ, - za pośrednictwem Działu Zaopatrzenia, - za pośrednictwem Działu Usług Informatycznych. W przypadku, gdy zakup nie jest realizowany bezpośrednio przez jednostkę UJ, procedury opisane poniżej przeprowadzane są w porozumieniu z jednostką UJ, dla której zakup był dokonany. Faktura zakupu dotycząca środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest kierowana do jednostki UJ, dla której zakup był dokonany. W każdym przypadku, gdy jednostka UJ otrzyma składnik majątku bez faktury, zobowiązana jest niezwłocznie do powiadomienia o tym fakcie jednostkę pośredniczącą w zakupie. Jest to niezbędne dla prawidłowych rozliczeń z dostawcą. Fakturę zakupu należy opisać zgodnie z punktem oraz wstępnie wprowadzić do systemu SAP. Jednocześnie jednostka UJ, dla której zakup był dokonany, wystawia dokument OT (wzór nr 11), (3 egzemplarze), uzupełniając go o następujące dane: - nazwa składnika majątku, - dokładny opis, - ilość, - producent, - numer fabryczny (w przypadku urządzeń), - dostawca, numer i data dokumentu potwierdzającego zakup, - wartości rozliczeniowe, - źródło finansowania, - pieczątka jednostki, - numer jednostki organizacyjnej, - podpis i pieczątka imienna osoby prowadzącej ewidencję składników majątku w jednostce UJ, - imię, nazwisko i podpis osoby materialnie odpowiedzialnej za dany składnik majątku wraz z pieczątką lub w razie braku pieczątki z czytelnym podpisem, - data przyjęcia do używania składnika majątku, - miejsce używania składnika majątku. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 30

31 Tak wypełniony dokument przekazywany jest wraz z fakturą zakupu lub innym dokumentem potwierdzającym zakup do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, która przekazuje go do Sekcji ds. Podatków, gdzie następuje kontrola prawidłowej kwalifikacji podatku VAT. Następnie komplet dokumentów przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku, gdzie jest uzupełniany o następujące dane: - numer dokumentu, - data przyjęcia do ewidencji, - numer inwentarzowy składnika majątku, - stawka amortyzacji, - wartość. Dokument OT przekazywany jest do: - osoby prowadzącej ewidencję w jednostce UJ 1 egzemplarz wraz z wydrukowanym kodem, - Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli* 1 egzemplarz wraz z fakturą zakupu, - Działu Ewidencji Majątku 1 egzemplarz, który jest tam przechowywany. Dokument OT należy przekazać do Działu Ewidencji Majątku najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca po miesiącu przyjęcia składnika majątku do używania bez względu na fakt braku faktury lub innego dowodu nabycia. Dalszy obieg dokumentu przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w podrozdziale , zgodnie ze Schematem 8 od punktu II. W przypadku konieczności zakupu sprzętu komputerowego (jednostki centralne komputerów, serwery, monitory, zespoły komputerów stacjonarnych, drukarki, skanery, urządzenia do transmisji danych cyfrowych (w tym koncentratory i switche sieciowe, routery i modemy) określonego w Komunikacie Kwestora UJ z dnia 26 maja 2004 roku, jednostka UJ zgłasza konieczność zakupu do Działu Zaopatrzenia, który występuje do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego z wnioskiem o uzyskanie potwierdzenia możliwości zastosowania zerowej stawki VAT. Ministerstwo wystawia zaświadczenie o możliwości zastosowania zerowej stawki VAT. Jeden egzemplarz zaświadczenia przekazywany jest dostawcy. Drugi egzemplarz zaświadczenia przekazywany jest do Kwestury wraz z dokumentem poświadczającym zakup. Jeżeli zakup dotyczy nieruchomości, wymagany jest akt notarialny patrz pkt * W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 31

32 Schemat 9 Dokumentacja zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych I. JEDNOSTKA UJ* rejestracja dokumentu potwierdzającego zakup**, wprowadzenie do systemu SAP opisanie dokumentu zakupu zgodnie z pkt wystawienie dokumentu OT (3 egz.) i uzupełnienie go o następujące dane: nazwa składnika majątku, dokładny opis, ilość, producent, numer fabryczny (w przypadku urządzeń), dostawca, numer i data dokumentu potwierdzającego zakup, wartości rozliczeniowe, źródło finansowania, pieczątka jednostki, numer jednostki organizacyjnej, podpis i pieczątka imienna osoby prowadzącej ewidencję składników majątku w jednostce UJ, imię, nazwisko i podpis osoby materialnie odpowiedzialnej za dany składnik majątku wraz z pieczątką lub w razie braku pieczątki z czytelnym podpisem, data przyjęcia do używania składnika majątku, miejsce używania składnika majątku przekazanie dokumentu OT wraz z dokumentem potwierdzającym zakup do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI przekazanie dokumentów do Sekcji ds. Podatków w celu prawidłowej kwalifikacji VAT przekazanie kompletu dokumentów do Działu Ewidencji Majątku III. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU uzupełnienie dokumentu OT o następujace dane: numer dokumentu, data przyjęcia do ewidencji, numer inwentarzowy składnika majątku, stawka amortyzacji, wartość wprowadzenie dokumentu OT do systemu SAP przekazanie 1 egz. dokumentu OT wraz z wydrukowanym kodem do osoby prowadzącej ewidencję w jednostce UJ przekazanie 1 egz. OT wraz z fakturą zakupu do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli przechowywanie 1 egz. OT IV. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI sprawdzenie faktury pod względem formalno - rachunkowym przekazanie do zatwierdzenia do zapłaty do Kwestora UJ i Kanclerza UJ*** zatwierdzenie V. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie VI. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA)*** UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 32

33 księgowanie dokumentu w systemie SAP VII. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY**** realizacja płatności VIII. DZIAŁ FINANSOWY przechowywanie dokumentów IX. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY**** *W przypadku zakupu sprzętu komputerowego (jednostki centralne komputerów, serwery, monitory, zespoły komputerów stacjonarnych, drukarki, skanery, urządzenia do transmisji danych cyfrowych, w tym koncentratory i switche sieciowe, routery i modemy) określonego w Komunikacie Kwestora UJ z dnia 26 maja 2004 roku, przed dokonaniem zakupu, jednostka UJ zgłasza konieczność zakupu do Działu Zaopatrzenia, który występuje do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego z wnioskiem o uzyskanie potwierdzenia możliwości zastosowania zerowej stawki VAT. Ministerstwo wystawia zaświadczenie o możliwości zastosowania zerowej stawki VAT. Jeden egzemplarz zaświadczenia przekazywany jest dostawcy. Drugi egzemplarz zaświadczenia przekazywany jest do Kwestury wraz z dokumentem poświadczającym zakup ** W każdym przypadku, gdy jednostka UJ otrzyma składnik majątku bez faktury, zobowiązana jest niezwłocznie do powiadomienia o tym fakcie jednostkę pośredniczącą w zakupie. Jest to niezbędne dla prawidłowych rozliczeń z drugą stroną umowy *** W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki administracji ogólnouczelnianej dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ **** W przypadku Wydawnictwa UJ Dział księgowy Wydawnictwa ZASADY DOKUMENTOWANIA WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWEGO NABYCIA TOWARÓW Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dotyczy zakupów od dostawców z obszaru Unii Europejskiej. Zakupy te realizowane są głównie przez Dział Zaopatrzenia, ale również bezpośrednio przez poszczególne jednostki UJ. Zapotrzebowanie na zakup zgłasza jednostka zamawiająca zgodnie z procedurami opisanymi w punkcie Po realizacji zamówienia, dostawca przysyła fakturę, którą po zarejestrowaniu (wpisaniu daty wpływu na fakturę) Dział Zaopatrzenia przesyła do jednostki, której zakup dotyczył, gdzie uzupełniany jest opis dokumentu zakupu i niezbędne podpisy zgodnie z punktem W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w Dziale Zaopatrzenia wypełniany jest jednocześnie dokument OT zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie , który przekazywany jest również do jednostki UJ celem uzupełnienia. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych elementów, dokument zakupu wraz z innymi dokumentami przekazywany jest ponownie do Działu Zaopatrzenia, gdzie następuje jego wprowadzenie do systemu SAP. W każdym przypadku, gdy zakup realizowany był bezpośrednio przez jednostkę UJ, dokument zakupu (fakturę, rachunek) należy przekazać do Działu Zaopatrzenia w celu zgłoszenia zakupu do INTRASTAT (przekazanie informacji organom celnym dla celów ewidencji i statystyki dotyczącej obrotu towarowego z państwami członkowskimi Wspólnoty Europejskiej). UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 33

34 Następnie dokumenty przekazywane są do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli. Dalszy obieg dokumentu przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w podrozdziale zgodnie ze Schematem 9 od punktu II. Jeżeli zdarzy się, że przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformować o tym Dział Zaopatrzenia w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur. Schemat 10 Zasady dokumentowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów I. DZIAŁ ZAOPATRZENIA odbiór dokumentu zakupu, jego rejestracja (wpisanie daty wpływu na fakturę) w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: wystawienie i uzupełnienie dokumentu OT (3 egz.) zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie przekazanie dokumentu zakupu i OT do jednostki, która będzie korzystać z danej aparatury II. JEDNOSTKA UJ* opis dokumentu zgodnie z pkt uzupełnienie OT zgodnie z pkt przekazanie podpisanych i uzupełnionych dokumentów do Działu Zaopatrzenia III. DZIAŁ ZAOPATRZENIA zgłoszenie INTRASTAT do organów celnych wstępne wprowadzenie dokumentu zakupu do systemu SAP przekazanie kompletnej dokumentacji do Sekcji ds. Podatków IV. SEKCJA DS. PODATKÓW dokonanie adnotacji, że zakup jest wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów i że istnieje obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej Dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem 8 od punktu II W przypadku nabycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: dalszy obieg zgodnie ze Schematem 9 *Jeżeli przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformować o tym Dział Zaopatrzenia w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur. W każdym przypadku, gdy zakup realizowany był bezpośrednio przez jednostkę UJ, należy przekazać dokument zakupu (faktura, rachunek) do Działu Zaopatrzenia w celu zgłoszenia zakupu do INTRASTAT (przekazanie informacji organom celnym dla celów ewidencji i statystyki dotyczącej obrotu towarowego z państwami członkowskimi Wspólnoty Europejskiej). UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 34

35 ZASADY DOTYCZĄCE DOKUMENTOWANIA ZAKUPÓW OD DOSTAWCÓW ZAGRANICZNYCH (SPOZA UNII EUROPEJSKIEJ) Za odprawy celne odpowiedzialny jest Dział Zaopatrzenia. Osobą upoważnioną przez Rektora UJ do dokonywania odpraw i występowania z wnioskami o określenie należności celno-podatkowych w Urzędzie Celnym jest kierownik Działu Zaopatrzenia. Odprawy celne dokonywane są przez pracownika Działu Zaopatrzenia w określonym Urzędzie Celnym lub przez Agencje Celne. Zakupy te realizowane są głównie przez Dział Zaopatrzenia. Zapotrzebowanie na zakup zgłasza jednostka zamawiająca zgodnie z procedurami opisanymi w punkcie ZASADY DOKUMENTOWANIA ZAKUPU Z UWZGLĘDNIENIEM ODPRAWY CELNEJ DOKONYWANEJ PRZEZ URZĄD CELNY W przypadku odprawy celnej dokonywanej bezpośrednio przez Urząd Celny, Dział Zaopatrzenia lub jednostka, na rzecz której zakup jest dokonywany, otrzymuje powiadomienie o nadejściu przesyłki wraz z dokumentem potwierdzającym zakup. Dział Zaopatrzenia przygotowuje dokumentację niezbędną do odprawy celnej: przetłumaczony dokument zakupu (tłumaczenia dokonuje jednostka, której zakup dotyczy) oraz inne dokumenty konieczne do odprawy wymagane przez Urząd Celny i przekazuje je do Urzędu Celnego. Po uzyskaniu dokumentu SAD 1 lub PZC 2 (jeśli zgłoszenie następuje przez Internet) z Urzędu Celnego z określeniem należności celno-podatkowych, Dział Zaopatrzenia przekazuje go do jednostki w celu zatwierdzenia merytorycznego i opisu dokumentu zgodnie z punktem Następnie dokument przekazywany jest do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli i do zatwierdzenia Kwestorowi UJ. W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki administracji ogólnouczelnianej dokument przekazywany jest również do Kanclerza UJ. Po zatwierdzeniu dokumentu, dokument przekazywany jest do odpowiedniego działu Kwestury*, gdzie następuje jego zaksięgowanie. Po zaksięgowaniu, dokument przekazywany jest do Działu Finansowego w celu zapłaty. Po dokonaniu zapłaty należności celno-podatkowych, Urząd Celny zwalnia towar. Przesyłka wraz z dokumentacją dostarczana jest do jednostki UJ dokonującej zakupu. W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Dział Zaopatrzenia wystawia dokument OT (zgodnie z zasadami opisanymi w pkt ). Następnie przekazuje dokumenty zakupu do jednostki dokonującej zakupu, gdzie uzupełniany jest ich opis i niezbędne podpisy zgodnie z punktem Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych elementów, dokumenty przekazywane są ponownie do Działu Zaopatrzenia, gdzie następuje wstępne wprowadzenie dokumentu zakupu do systemu SAP. Następnie dokumenty przekazywane są do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli. Dalszy obieg dokumentu przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w podrozdziale zgodnie ze Schematem 8 od punktu II. * W przypadku Wydawnictwa UJ Dział księgowy Wydawnictwa UJ 1 Singel Administrative Document formularz zgłoszenia celnego towaru, 2 Poświadczenie Zgłoszenia Celnego elektroniczne zgłoszenie celne UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 35

36 Schemat 11 Zasady dokumentowania zakupu z uwzględnieniem odprawy celnej dokonywanej przez Urząd Celny I. DZIAŁ ZAOPATRZENIA po otrzymaniu informacji o nadejściu przesyłki wraz z fakturą zakupu - przygotowanie dokumentacji niezbędnej do odprawy celnej (dokument zakupu - tłumaczenia dokonuje jednostka UJ, której zakup dotyczy) i przekazanie do właściwego Urzędu Celnego otrzymanie informacji z Urzędu Celnego o wysokości należności celno-podatkowych i przekazanie do jednostki UJ II. JEDNOSTKA UJ* zatwierdzenie merytoryczne dokumentu (informacja o należnościach celno-podatkowych) i opisanie go zgodnie z punktem przez osobę upoważnioną III. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym przekazanie do zatwierdzenia do Kwestora UJ i Kanclerza UJ** zatwierdzenie IV. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie V. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA)** zaksięgowanie dokumentu w systemie SAP VI. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY*** realizacja płatności VII. DZIAŁ FINANSOWY UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 36

37 VIII. DZIAŁ ZAOPATRZENIA przekazanie potwierdzenia przelewu do właściwego Urzędu Celnego w przypadku otrzymania dokumentu zakupu (rejestracja dokumentu zakupu; w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: wystawienie i uzupełnienie dokumentu OT (3 egz.); przekazanie dokumentu zakupu i OT do jednostki UJ IX. JEDNOSTKA UJ opis dokumentu zakupu przez osobę upoważnioną zgodnie z pkt uzupełnienie OT zgodnie z pkt (w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych) przekazanie podpisanych i uzupełnionych dokumentów do Działu Zaopatrzenia wprowadzenie dokumentu do systemu SAP X. DZIAŁ ZAOPATRZENIA Dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem 8 od punktu II z pominięciem punktu VI dotyczącego realizacji płatności W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem 9 od punktu II z pominięciem punktu VIII dotyczącego realizacji płatności *Jeżeli przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformować o tym Dział Zaopatrzenia w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur ** W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki administracji ogólnouczelnianej dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ *** W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 37

38 ZASADY DOKUMENTOWANIA ZAKUPU Z UWZGLĘDNIENIEM ODPRAWY CELNEJ DOKONYWANEJ ZA POŚREDNICTWEM AGENCJI CELNEJ W przypadku odprawy celnej dokonywanej za pośrednictwem agencji celnej Dział Zaopatrzenia lub jednostka, na rzecz której zakup jest dokonywany, otrzymuje powiadomienie o nadejściu przesyłki wraz z dokumentem potwierdzającym zakup. Dział Zaopatrzenia przesyła przetłumaczoną fakturę (tłumaczenia dokonuje jednostka UJ, której zakup dotyczy) do Agencji Celnej, która dokonuje odprawy celnej. Po przeprowadzeniu procedury odprawy celnej, agencja dostarcza przesyłkę wraz z fakturą zakupu i dokumentem SAD 1 lub PZC 2 do jednostki UJ. Faktura uwzględniająca należności celno-podatkowe oraz koszty prowizji agencji wysyłana jest do jednostki UJ w terminie późniejszym. W przypadku nabycia środków trwałych na podstawie dokumentacji otrzymanej po dokonanej odprawie celnej, Dział Zaopatrzenia wystawia dokument OT (zgodnie z zasadami opisanymi w pkt ). Następnie przekazuje dokumenty zakupu do jednostki UJ, gdzie uzupełniany jest ich opis i składane są niezbędne podpisy zgodnie z punktem oraz uzupełniany jest dokument OT zgodnie z punktem Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych elementów dokumenty przekazywane są ponownie do Działu Zaopatrzenia, gdzie następuje wstępne wprowadzenie faktury zakupu do systemu SAP. Następnie dokumenty przekazywane są do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli. Dalszy obieg dokumentu przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w podrozdziale zgodne i ze Schematem 9 od punktu II. Jeżeli zdarzy się, że przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformować o tym Dział Zaopatrzenia w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur. 1 Singel Administrative Document formularz zgłoszenia celnego towarów, 2 Poświadczenie Zgłoszenia Celnego elektroniczne zgłoszenie celne UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 38

39 Schemat 12 Zasady dokumentowania zakupu z uwzględnieniem odprawy celnej dokonywanej za pośrednictwem agencji celnej I. DZIAŁ ZAOPATRZENIA otrzymanie powiadomienia o nadejściu przesyłki wraz z dokumentem potwierdzajacym zakup przesłanie przetłumaczonej faktury zakupu (tłumaczenia dokonuje jednostka UJ, której zakup dotyczy) do agencji celnej, która dokonuje odprawy celnej II. JEDNOSTKA UJ* po dokonaniu odprawy celnej przez agencję celną: otrzymanie od agencji celnej przesyłki wraz z fakturą zakupu i dokumentem SAD lub PZC (faktura uwzględniająca należności celno-podatkowe oraz koszty prowizji agencji wysyłana jest do jednostki UJ w terminie późniejszym). III. DZIAŁ ZAOPATRZENIA w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: wystawienie i uzupełnienie dokumentu OT (3 egz.); przekazanie dokumentu zakupu i OT do jednostki UJ IV. JEDNOSTKA UJ opis dokumentu zakupu przez osobę upoważnioną zgodnie z pkt uzupełnienie OT zgodnie z pkt przekazanie podpisanych i uzupełnionych dokumentów do Działu Zaopatrzenia wprowadzenie dokumentu do systemu SAP V. DZIAŁ ZAOPATRZENIA Dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem 8 od punktu II - W przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem 9 od punktu II *Jeżeli przesyłka z towarem nadejdzie bezpośrednio do jednostki UJ bez dokumentu zakupu, należy bezzwłocznie poinformować o tym Dział Zaopatrzenia w celu podjęcia dalszych kroków mających na celu terminową realizację procedur. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 39

40 ZASADY DOKUMENTACJI ZAKUPU OD DOSTAWCÓW ZAGRANICZNYCH (SPOZA UNII EUROPEJSKIEJ) W PRZYPADKU OTRZYMANIA TOWARU BEZ DOKUMENTU SAD (Z POMINIĘCIEM URZĘDU CELNEGO LUB OTRZYMANIA TOWARU O ZANIŻONEJ WARTOŚCI CELNEJ) W przypadku otrzymania przesyłki lub przywiezienia towaru od dostawcy zagranicznego spoza UE o wartości celnej powyżej 22 EUR z pominięciem Urzędu Celnego lub o zaniżonej wartości celnej (w przypadku, gdy wysyłający przesyłkę poda nieprawdziwe dane dotyczące wartości celnej towaru) jednostka UJ, która dokonała zakupu w imieniu Uniwersytetu, zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie osoby upoważnionej z Działu Zaopatrzenia. Każdy towar, który przekroczy granicę Polski, a jest dostarczony spoza Unii Europejskiej i jego wartość przekracza 22 EUR, musi zostać zgłoszony do odprawy celnej niezwłocznie po przekroczeniu granicy. Dział Zaopatrzenia występuje do Urzędu Celnego z wnioskiem o określenie należności celno-podatkowych. Załącznikami do wniosku są: faktura zakupu, pełnomocnictwo udzielone dla kierownika Działu Zaopatrzenia, potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa opłaconego przez jednostkę, której dostawa dotyczy, informacja dotycząca towaru będącego przedmiotem wniosku, list przewozowy lub inne wskazane przez Urząd Celny dokumenty. Urząd Celny po rozpatrzeniu wniosku wydaje decyzję o dopuszczeniu towaru do obrotu, określającą kwotę należności celno-podatkowych. Decyzja jest wysyłana do jednostki UJ dokonującej zakupu w celu akceptacji i zatwierdzenia pod względem merytorycznym. Wstępne wprowadzenie decyzji Urzędu Celnego do systemu SAP następuje w jednostce, której decyzja dotyczy. Kwota należności wynikających z decyzji Urzędu Celnego winna być zapłacona w terminie wskazanym w ww. decyzji. Następnie dokumenty przekazywane są do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli. Dalej obieg dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie (zgodnie ze Schematem 8 od punktu II). UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 40

41 Schemat 13 Zasady dokumentacji zakupu od dostawców zagranicznych I. DZIAŁ ZAOPATRZENIA po otrzymaniu informacji o nadejściu przesyłki* - wystąpienie z wnioskiem do właściwego Urzędu Celnego o określenie należności celno-podatkowych wraz z załącznikami (faktura zakupu, pełnomocnictwo udzielone dla kierownika Działu Zaopatrzenia, potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa opłaconego przez jednostkę, której dostawa dotyczy, informacja dotycząca towaru będącego przedmiotem wniosku, list przewozowy lub inne wskazane przez Urząd Celny) po otrzymaniu z Urzędu Celnego decyzji o dopuszczeniu towaru do obrotu, określającej kwotę należności celno-podatkowych - przekazanie dokumentu do jednostki UJ, na rzecz której zakup był dokonany w celu akceptacji i zatwierdzenia pod względem merytorycznym II. JEDNOSTKA UJ opis dokumentu zakupu przez osobę upoważnioną zgodnie z pkt wstępne wprowadzenie Decyzji Urzędu Celnego do systemu SAP przekazanie dokumentów do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli Dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem 8 od punktu II *W przypadku otrzymania przesyłki lub przywiezienia towaru od dostawcy zagranicznego spoza UE o wartości celnej powyżej 22 Euro z pominięciem Urzędu Celnego lub o zaniżonej wartości celnej (w przypadku, gdy wysyłający przesyłkę poda nieprawdziwe dane dotyczące wartości celnej towaru) jednostka UJ, która dokonała zakupu w imieniu Uniwersytetu, zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie osobę upoważnioną z Działu Zaopatrzenia. Każdy towar, który przekroczy granicę Polski, a jest dostarczony spoza Unii Europejskiej a jego wartość przekracza 22 Euro, musi zostać zgłoszony do odprawy celnej niezwłocznie po przekroczeniu granicy SZCZEGÓŁOWE ROZWIĄZANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI ZAKUPU DOKUMENTACJA ZAKUPU DOTYCZĄCA INWESTYCJI REALIZOWANYCH PRZEZ DZIAŁ INWESTYCJI BUDOWLANYCH/DZIAŁ EKSPLOATACJI/ DZIAŁ REMONTÓW Wszelkie czynności dotyczące przygotowania, wykonania, realizacji i odbioru między innymi kosztorysów inwestorskich, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programów funkcjonalno-użytkowych, dokumentacji projektowych oraz robót remontowych i budowlanych, jak również przeprowadzenia konkursów i koncepcji architektoniczno-budowlanych, po przeprowadzeniu stosownej procedury opisanej w punkcie 2.1.1, prowadzi Dział Inwestycji Budowlanych, Dział Eksploatacji lub Dział Remontów. We wszystkich przypadkach, w których Dział Inwestycji Budowlanych, Dział Eksploatacji lub Dział Remontów realizuje zamówienie, wystawione przez wykonawcę faktury zakupu trafiają do tych jednostek z kompletem dokumentów, gdzie są rejestrowane i wstępnie wprowadzane do systemu SAP. Dział Inwestycji Budowlanych, Dział Eksploatacji lub Dział Remontów weryfikuje faktury pod względem merytorycznym (co potwierdza podpis i pieczątka na fakturze) oraz wystawia dokument OT (w przypadku nakładów inwestycyjnych lub modernizacyjnych). Faktura zakupu opisywana jest zgodnie z procedurą opisaną w podrozdziale UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 41

42 Następnie dokumenty przekazywane są do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli. Dalszy obieg dokumentu przebiega zgodnie z zasadami opisanymi w podrozdziale zgodnie ze Schematem 8 oraz Schematem 9 od punktu II w przypadku nakładów inwestycyjnych lub modernizacyjnych. Schemat 14 Dokumentacja zakupu dotycząca inwestycji realizowanych przez Dział Inwestycji Budowlanych/Dział Eksploatacji/Dział Remontów I. DZIAŁ INWESTYCJI BUDOWLANYCH /DZIAŁ EKSPLOATACJI/ DZIAŁ REMONTÓW rejestracja dokumentu potwierdzającego zakup i wpisanie daty wpływu na dokumencie wstępne wprowadzenie dokumentu zakupu do systemu SAP opis dokumentu zakupu zgodnie z punktem w przypadku nakładów inwestycyjnych i modernizacyjnych: wystawienie dokumentu OT (3 egz.) zgodnie z pkt przekazanie dokumentów do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli Dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem 8 od punktu II - W przypadku nakładów inwestycyjnych i modernizacyjnych: dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem 9 od punktu II DOKUMENTACJA ZAKUPU W WYDAWNICTWIE UJ Rejestracja wpływu dokumentu potwierdzającego zakup następuje w Sekretariacie Wydawnictwa UJ. Następnie dokument przekazywany jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ w celu wstępnego wprowadzenia do systemu SAP. Następnie dokument przekazywany jest do osoby odpowiedzialnej za dany zakup, która potwierdza, zgodność towaru lub usługi są z umową i wystawioną fakturą. Po czym dokument wraca do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ w celu uzupełnienia opisu dokumentu zakupu zgodnie z pkt i dokonania kontroli formalno-rachunkowej. Następnie dokument przekazywany jest do dysponenta środków finansowych (dyrektora Wydawnictwa UJ i p.o. głównego księgowego Wydawnictwa UJ) w celu zatwierdzenia. Księgowanie dokumentu oraz realizacja płatności w systemie SAP następuje w Dziale Księgowym. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 42

43 Schemat 15 Dokumentacja zakupu w Wydawnictwie UJ I. WYDAWNICTWO UJ - SEKRETARIAT rejestracja wpływu dokumentu potwierdzającego zakup (dotyczy również not wewnętrznych) wstępne wprowadzenie do systemu SAP II. WYDAWNICTWO UJ - DZIAŁ KSIĘGOWY III. WYDAWNICTWO UJ - OSOBA ODPOWIEDZIALNA potwierdzenie zgodności towaru z umową i fakturą IV. WYDAWNICTWO UJ - DZIAŁ KSIĘGOWY uzupełnienie opisu dokumentu zgodnie z pkt sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym zatwierdzenie V. DYREKTOR WYDAWNICTWA UJ zatwierdzenie VI. GŁÓWNY KSIĘGOWY WYDAWNICTWA UJ księgowanie realizacja płatności przechowywanie dokumentu VII. WYDAWNICTWO UJ - DZIAŁ KSIĘGOWY PROCEDURA ZAKUPU NA PODSTAWIE AKTU NOTARIALNEGO W przypadku umów, dla których wymagany jest akt notarialny, za koordynowanie procesu odpowiada Zastępca Kanclerza UJ ds. ogólnych. Do zadań Zastępcy Kanclerza UJ ds. ogólnych należy m.in. przygotowanie kompletu dokumentów na podstawie informacji otrzymanych od władz UJ, zorganizowanie spotkania w Kancelarii Notarialnej w celu podpisania aktu przez osoby upoważnione. Po podpisaniu aktu notarialnego 1 egzemplarz aktu (wypis) jest rejestrowany i przechowywany przez Zastępcę Kanclerza UJ ds. ogólnych. 1 egzemplarz (kserokopia) przekazywany jest wraz z dokumentem OT wystawionym przez Zastępcę Kanclerza ds. Ogólnych do Działu Ewidencji Majątku, który wprowadza go do ewidencji księgowej. Dział Ewidencji Majątku przekazuje komplet dokumentów do Zastępcy Kanclerza ds. ogólnych gdzie następuje wstępne wprowadzenie dokumentu do systemu SAP oraz opisanie zgodnie z punktem Następnie dokument przekazywany jest do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, gdzie podlega sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym i przekazany do Kwestora UJ (lub osobę upoważnioną) i Kanclerza UJ (lub osobę upoważnioną) w celu zatwierdzenia. Zatwierdzony dokument przekazywany jest do Działu Księgowości, gdzie jest księgowany w systemie SAP. W przypadku, gdy UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 43

44 płatność nie została dokonana przed podpisaniem aktu notarialnego, dokument przekazywany jest do Działu Księgowego w celu realizacji płatności. Schemat 16 Procedura zakupu na podstawie aktu notarialnego I. ZASTĘPCA KANCLERZA UJ DS. OGÓLNYCH przygotowanie kompletu dokumentów na podstawie informacji otrzymanych od władz UJ zorganizowanie spotkania w kancelarii notarialnej w celu podpisania aktu przez osoby upoważnione rejestracja aktu notarialnego i przechowywanie 1 egzemplarza (oryginał) wystawienie karty OT przekazanie 1 egzemplarza (kserokopia) wraz z dokumentem OT do Działu Ewidencji Majątku II. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU wprowadzenie dokumentu OT do ewidencji księgowej przekazanie do Zastępcy Kanclerza ds. Ogólnych III. ZASTĘPCA KANCLERZA UJ DS. OGÓLNYCH wstępne wprowadzenie aktu notarialnego do systemu SAP jako dokumentu potwierdzajacego zakup przekazanie 1 egzemplarza aktu notarialnego (kserokopii) wraz z dokumentem OT do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli IV. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI sprawdzenie pod względem formalno - rachunkowym przekazanie dokumentów do zatwierdzenia zatwierdzenie V. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie VI. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) VII. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI księgowanie dokumentu i przechowywanie w przypadku, gdy płatność nie została dokonana przed podpisaniem aktu notarialnego: przekazanie do Działu Finansowego w celu realizacji płatności UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 44

45 PROCEDURA ZAKUPU W PRZYPADKU KONIECZNOŚCI DOKONANIA PRZEDPŁATY LUB ZALICZKI Na podstawie umowy lub innego dokumentu w szczególności faktury pro forma lub wniosku o dokonanie przedpłaty (wzór nr 7) opisanych zatwierdzonych zgodnie z punktem , jednostka UJ wprowadza tzw. Żądanie zaliczki do systemu SAP. W przypadku, gdy podstawą żądania zaliczki jest faktura proforma, do Żądania zaliczki dołączyć należy dokument Zobowiązanie (wzór 8). Konieczność dokonania przedpłaty lub zaliczki musi zawsze wynikać z umowy, jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę PLN. Przedpłata lub zaliczka w wysokości przekraczającej PLN wymaga wniesienia zabezpieczenia (gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej) przez otrzymującego przedpłatę lub zaliczkę. Zabezpieczenie nie jest wymagane w przypadku konieczności dokonania przedpłaty lub zaliczki na podstawie umowy wydawniczej, umowy dotyczącej organizacji konferencji, przedpłat związanych z podróżami osób wykonujących na rzecz UJ określone czynności. W wyjątkowo uzasadnionych przypadkach dokonanie przedpłaty lub zaliczki może zostać zrealizowane bez zawarcia umowy i wniesienia zabezpieczenia. Po zatwierdzeniu dokumentu, jest on przekazywany do Działu Finansowego w celu realizacji płatności. Po dokonaniu płatności, dokument przekazywany jest do odpowiedniego działu Kwestury, gdzie jest przechowywany zgodnie z obowiązującymi przepisami. Schemat 17 Procedura zakupu w przypadku konieczności dokonania przedpłaty lub zaliczki I. JEDNOSTKA UJ wprowadzenie tzw. Żądania zaliczki" do systemu SAP, na podstawie umowy lub innego dokumentu, o którym mowa w punkcie , opisanych i zatwierdzonych do zapłaty zgodnie z punktem dołączenie do "Żądania zaliczki" dokumentu "Zobowiązanie" opisanego w punkcie (Wzór 8) jeśli jest wymagane II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI weryfikacja i kontrola dokumentów - sprawdzenie faktury pod względem formalno - rachunkowym przekazanie do zatwierdzenia do Kwestora UJ i Kanclerza UJ* zatwierdzenie III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie IV. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA)* realizacja płatności V. DZIAŁ FINANSOWY przechowywanie dokumentów VI. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY * W przypadku zakupów realizowanych przez jednostki administracji ogólnouczelnianej dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 45

46 2.2 DOKUMENTOWANIE OPERACJI SPRZEDAŻY OGÓLNE ZASADY DOKUMENTOWANIA OPERACJI SPRZEDAŻY System sprzedaży prowadzonej przez Uniwersytet Jagielloński Dokumenty sprzedaży są tworzone w systemie SAP. Prawidłowe wystawienie dokumentu sprzedaży jest równoznaczne z jego zaksięgowaniem w księgach UJ, stąd istnieje obowiązek sprawdzenia przez osobę wystawiającą, czy nastąpiło automatyczne zaksięgowanie. Każdy przypadek niezaksięgowania dokumentu sprzedaży należy bezzwłocznie zgłosić do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży. Aby utworzyć dokument sprzedaży w systemie SAP należy: 1. Wskazać odbiorcę, 2. Wskazać materiał (towar lub usługę), który podlega sprzedaży oraz jego ilość. Baza odbiorców jest wspólna dla całego Uniwersytetu. Kartotekę odbiorcy można założyć jednokrotnie. Odbiorcy są tworzeni przez osoby odpowiadające za poszczególne rodzaje sprzedaży w jednostkach UJ, bądź w przypadku studentów - automatycznie z systemu USOS. Przed założeniem kartoteki odbiorcy należy obowiązkowo sprawdzić czy odbiorca nie został wcześniej założony w bazie odbiorców. Materiał określający usługę lub towar może być utworzony wyłącznie przez Głównego Specjalistę ds. Sprzedaży. Jeśli w systemie SAP nie istnieje odpowiedni materiał jednostka UJ wysyła elektroniczne zapotrzebowanie zgodnie ze wzorem nr 9. Do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży należy pisemne uzgodnienie z działami księgowości dekretu, z Pełnomocnikiem Kwestora UJ ds. VAT odpowiedniej stawki VAT, a z Działem Budżetowania, Kontrolingu i Analiz czy przychody ze sprzedaży podlegają podziałowi wewnętrznemu. Szczegółowe instrukcje tworzenia dokumentów sprzedaży zamieszczone są na stronach Centrum Systemów Rozwoju Zintegrowanych UJ Rodzaje dokumentów FAKTURA Faktura stanowi udokumentowanie i potwierdzenie sprzedaży. Faktura wystawiana jest nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z uwzględnieniem przepisów dotyczących faktur zaliczkowych (patrz ). Fakturę wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden otrzymuje nabywca, a drugi przechowywany jest w Uniwersytecie. Faktura powinna być przekazana do Sekcji ds. Podatków (w Wydawnictwie UJ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ) najpóźniej do trzeciego dnia miesiąca następującego po jej wystawieniu. Faktury należy przechowywać zgodnie z zasadami opisanymi w Zasadach (polityce) Rachunkowości Uniwersytetu Jagiellońskiego, chyba że z odrębnych regulacji prawnych lub umów z podmiotami zewnętrznymi wynikają dłuższe terminy. Dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Szczegółowy zakres elementów, które powinna zawierać faktura został określony w podrozdziale UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 46

47 FAKTURA ZALICZKOWA Zgodnie z obowiązującymi przepisami, z chwilą otrzymania części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (np. przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty) powstaje obowiązek podatkowy od tej części. Podstawą opodatkowania jest kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Powstanie obowiązku podatkowego wiąże się również z koniecznością wystawienia faktury. Fakturę zaliczkową wystawia się do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część lub całość zapłaty od nabywcy. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki (wpływu środków na rachunek bankowy UJ) i taką datę należy wpisać w polu, jako datę wykonania usługi/wydania towaru. Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, tzw. faktura końcowa sprzedaży wystawiana jest po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, nie wystawia się faktury końcowej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. W takim przypadku po wykonaniu usługi należy pisemnie poinformować o terminie wykonania usługi Głównego Specjalistę ds. sprzedaży celem prawidłowego rozliczenia przychodu bilansowego. W przypadku otrzymania całości lub części zapłaty na poczet świadczonych przez Uniwersytet usług stanowiących dostawy usług takich jak energia cieplna lub chłodnicza, energia elektryczna, gaz, woda, telekomunikacyjnych, odprowadzania i oczyszczania ścieków, stałej obsługi prawnej i biurowej, najmu, dzierżawy, leasingu lub innych o podobnym charakterze oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz w innych podobnych przypadkach wynikających z przepisów ogólnych, nie wystawia się faktur zaliczkowych FAKTURA KORYGUJĄCA Fakturę korygującą należy wystawić w przypadku gdy: - udzielono obniżki ceny w formie rabatu, - udzielono opustów i obniżek cen, - dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, - dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, - podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Szczegółowy zakres elementów, które powinna zawierać faktura korygująca został określony w podrozdziale Sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę, z zaznaczoną datą odbioru (nie dotyczy to eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju, towarów i usług w zakresie energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wody, odprowadzania ścieków, wywozu nieczystości). Faktury korygujące powinny zawierać wyraz KOREKTA" albo wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA" NOTA KORYGUJĄCA Szczegółowy opis dotyczący not korygujących został zamieszczony w podrozdziale DUPLIKAT FAKTURY Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy wystawia duplikat faktury lub faktury korygującej. Wystawiona ponownie faktura musi zawierać UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 47

48 wyraz DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, jeden otrzymuje nabywca, a drugi przekazywany jest do Sekcji ds. Podatków FAKTURA PRO FORMA Faktura pro forma wystawiana jest w przypadku konieczności pobrania przedpłaty od klienta. Faktura pro forma nie stanowi dokumentu księgowego i nie podlega księgowaniu PARAGON FISKALNY Paragon fiskalny jest wydawany nabywcy w momencie sprzedaży dokonanej poprzez kasę fiskalną. Miesięczne raporty z kas fiskalnych podlegają księgowaniu. Raporty miesięczne z kas fiskalnych należy przekazywać do Sekcji ds. Podatków w terminie do piątego dnia następnego miesiąca NOTA ZALICZKOWA W przypadku wystawiania not dla innych jednostek Uniwersytetu, po otrzymaniu zaliczki istnieje możliwość wystawienia noty zaliczkowej (dotyczy głównie Wydawnictwa UJ). Po wykonaniu usługi i dokonaniu sprzedaży wystawia się notę końcową na całą kwotę usługi, ze wskazaniem kwoty wpłaconej zaliczkowo. Jeżeli nota zaliczkowa obejmuje całą cenę towaru lub usługi, wystawia się notę końcową po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi NOTA KSIĘGOWA ZEWNĘTRZNA Nota księgowa zewnętrzna wystawiana jest tylko w ściśle określonych przypadkach, np. zwrot kosztów delegacji, kary umowne NOTA KSIĘGOWA WEWNĘTRZNA Nota księgowa wewnętrzna służy do dokumentowania świadczenia usług pomiędzy jednostkami Uniwersytetu lub zwrotu poniesionych kosztów. Nota księgowa wewnętrzna powinna zawierać co najmniej następujące dane: - nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz płatnika, - datę i miejscowość wystawienia noty, - numer kolejny noty oznaczonej jako NOTA KSIĘGOWA WEWNĘTRZNA", - nazwę towaru lub usługi, - wartość towarów lub wykonanych usług, - kwotę należności ogółem, wyrażoną cyframi i słownie, - warunki i termin płatności ze wskazaniem numeru rachunku bankowego, - dane jednostki UJ wystawiającej notę, - imię i nazwisko osoby wystawiającej notę SPOSOBY SPRZEDAŻY FAKTURA Na podstawie umowy lub po zgłoszeniu oferty zakupu przez klienta, po akceptacji możliwości dokonania zakupu przez osobę sprzedającą, tworzone jest w systemie zlecenie sprzedaży, na podstawie którego przygotowywana jest faktura sprzedaży. Fakturę sprzedaży wraz z towarem, wykonaniem usługi lub w innym momencie określonym w umowie przekazuje się klientowi. Drugi egzemplarz faktury sprzedaży przekazywany jest do Kwestury, gdzie podlega weryfikacji w zakresie podatku VAT przez Sekcję ds. Podatków i dalszemu przechowywaniu. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 48

49 Weryfikacja Sekcji ds. Podatków polega na sprawdzeniu czy wystawione faktury ujęte są w odpowiednich rejestrach VAT i czy została zastosowana prawidłowa stawka podatku VAT. Osoba wystawiająca fakturę jest odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli zgodności treści faktury z umową, protokołem wykonania prac, innym dokumentem stanowiącym podstawę wystawienia faktury, jak również za przechowywanie wyżej wymienionej dokumentacji. Faktury należy wystawić w odpowiednim terminie zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług. Schemat 18 Wystawienie faktury sprzedaży przelewowej I. JEDNOSTKA UJ DOKONUJĄCA SPRZEDAŻY wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP na podstawie podpisanych umów lub innych dokumentów przekazanie faktury sprzedaży klientowi przekazanie faktury sprzedaży do Sekcji ds. Podatków weryfikacja dokumentu przechowywanie faktury sprzedaży II. SEKCJA DS. PODATKÓW SPRZEDAŻ DOKUMENTOWANA PARAGONEM Z KASY FISKALNEJ W razie sprzedaży dokumentowanej paragonem z kasy fiskalnej, osoba odpowiedzialna za obsługę kasy drukuje dokument potwierdzający dokonanie wpłaty w postaci paragonu fiskalnego i wręcza go klientowi, jako dowód dokonania zakupu. W sytuacji, w której klient zgłosi żądanie otrzymania faktury, musi zwrócić otrzymany paragon fiskalny. Zwrot paragonu jest warunkiem przekazania klientowi faktury. Faktura wystawiana jest do paragonu i nie podlega już księgowaniu. Miesięczne raporty z kas fiskalnych przekazywane są po zakończeniu każdego miesiąca do Sekcji ds. Podatków, gdzie następuje ich weryfikacja, a następnie przekazywane są do odpowiedniego działu Kwestury, gdzie następuje ich księgowanie w systemie SAP. W przypadku Wydawnictwa UJ raporty z kas fiskalnych przekazywane są do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Jeżeli sprzedaż dokumentowana jest drukarką fiskalną, księgowanie każdej zarejestrowanej operacji następuje automatycznie w systemie SAP. Osoba obsługująca drukarkę fiskalną wprowadza do systemu SAP zlecenie sprzedaży, co powoduje automatyczny wydruk paragonu fiskalnego i możliwość wygenerowania faktury sprzedaży, w przypadku gdy klient zgłosi chęć otrzymania faktury. Utarg z kasy fiskalnej należy wpłacić do banku. Wymaga to złożenia w kasie banku formularza wpłat gotówkowych (wzór nr 10). UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 49

50 Schemat 19 Sprzedaż poprzez kasę fiskalną I. JEDNOSTKA UJ wydrukowanie paragonu fiskalnego w momencie wpłaty przez klienta* wręczenie paragonu fiskalnego klientowi jako dowód dokonania sprzedaży w momencie zgłoszenia chęci otrzymania faktury przez klienta: wystawienie faktury sprzedaży i przyjęcie paragonu fiskalnego przekazanie raportu z kasy fiskalnej do Sekcji ds. Podatków (w przypadku Wydawnictwa UJ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ) weryfikacja raportu z kasy fiskalnej II. SEKCJA DS. PODATKÓW III. KWESTURA* księgowanie raportu z kasy fiskalnej w systemie SAP *Jeżeli sprzedaż dokumentowana jest drukarką fiskalną, księgowanie każdej zarejestrowanej operacji następuje automatycznie w systemie SAP. Osoba obsługująca drukarkę fiskalną wprowadza do systemu SAP zlecenie sprzedaży, co powoduje automatyczny wydruk paragonu fiskalnego i możliwość wygenerowania faktury sprzedaży, w przypadku gdy klient zgłosi chęć otrzymania faktury NOTA KSIĘGOWA ZEWNĘTRZNA Noty księgowe zewnętrzne wystawiane i podpisywane są przez osobę obsługującą dany proces sprzedaży. Oryginał noty przekazywany jest do podmiotu, dla którego nota została wystawiona. Po zakończeniu miesiąca kopie not przekazywane są do Sekcji ds. Podatków*. Schemat 20 Wystawienie not księgowych zewnętrznych I. JEDNOSTKA UJ wystawienie i podpisanie noty księgowej zewnętrznej przez osobę obsługującą dany proces sprzedaży przekazanie oryginału noty do podmiotu, dla którego nota została wystawiona przekazanie kopii noty do Sekcji ds. Podatków weryfikacja dokumentu przechowywanie kopii noty II. SEKCJA DS. PODATKÓW* *W Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ NOTA KSIĘGOWA WEWNĘTRZNA Do noty księgowej wewnętrznej załączyć należy dokumenty stanowiące podstawę wystawienia noty księgowej wraz ze szczegółową kalkulacją kwoty. Na nocie księgowej podpisuje się osoba wystawiająca notę oraz osoba akceptująca. Następnie oryginał noty przekazywany jest do jednostki, dla której dana nota została wystawiona, a kopia noty przechowywana jest w systemie SAP. Jednostka otrzymująca notę powinna niezwłocznie wprowadzić ją do systemu SAP, opisać zgodnie z punktem i przekazać do Sekcji Weryfikacji i Kontroli.* *W przypadku Wydawnictwa UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 50

51 Schemat 21 Wystawienie not księgowych wewnętrznych I. JEDNOSTKA UJ WYSTAWIAJĄCA NOTĘ wystawienie noty księgowej wewnętrznej dla innej jednostki UJ w systemie SAP przez osobę obsługującą dany proces sprzedaży podpisanie noty przez osobę wystawiającą oraz akceptującą przekazanie oryginału noty do jednostki UJ, dla której nota została wystawiona wprowadzenie do systemu SAP przekazanie do sekcji Weryfikacji i Kontroli II. JEDNOSTKA UJ PRZYJMUJĄCA NOTĘ III. Dalszy obieg dokumentu zgodny ze schematem nr SZCZEGÓŁOWE ZASADY DOTYCZĄCE SPRZEDAŻY OBOWIĄZUJACE W UJ USŁUGI EDUKACYJNE OPŁATY ZA STUDIA, LEGITYMACJE, INDEKSY, DYPLOMY Należności z tytułu usług edukacyjnych naliczane są w terminach wynikających z umów zawartych ze studentami/osobami prawnymi lub wewnętrzuczelnianych aktów prawnych. Należności stanowią: czesne (w wyłączeniem studiów podyplomowych) w systemie SAP FICA przez pracowników Działu Finansowego dwa razy w roku, czesne na studiach podyplomowych w systemie SAP FICA przez osoby obsługujące sprzedaż na Wydziałach Uniwersytetu Jagiellońskiego lub po uprzednim zgłoszeniu warunków świadczenia usług, przez pracowników Działu Finansowego, opłaty za powtarzanie przedmiotów, kursy i opłaty administracyjne (dyplomy, legitymacje) w systemie USOS przez osoby obsługujące sprzedaż na Wydziałach Uniwersytetu Jagiellońskiego i odpowiednimi interfejsami przenoszone do systemu SAP FICA na konta rozrachunkowe. Faktury dotyczące usług edukacyjnych wystawiane są tylko i wyłącznie na żądanie nabywcy usługi, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. W przypadku zgłoszenia żądania wystawienia faktury w terminie, Uniwersytet wystawia fakturę: nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty nie później niż 15. dnia od zgłoszenia żądania jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym wykonano usługę. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 51

52 Faktury tworzone są w systemie SAP FICA do istniejących należności. Jeden egzemplarz faktury sprzedaży przekazywany jest nabywcy usługi. Po zakończeniu miesiąca rozrachunkowego drugi egzemplarz każdej z faktur sprzedaży przekazywane są do Sekcji ds. Podatków. Do wystawionych faktur sprzedaży, jeżeli udzielono rabatu lub uzasadniony jest zwrot czesnego, należy wystawić fakturę korektę. Oryginał faktury korekty przekazywany jest nabywcy usługi. Po zakończeniu miesiąca kopie wydrukowanych faktur korygujących przekazywane są do Sekcji ds. Podatków. Schemat 22 Sprzedaż usług edukacyjnych I. JEDNOSTKA UJ (WYDZIAŁ UJ - OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA OBSŁUGĘ SPRZEDAŻY) wystawienie należności za usługi edukacyjne/opłaty administracyjne w systemie USOS, a jeżeli dotyczy czesnego - w systemie SAP FICA w terminie wynikającym z umowy lub wewnętrzuczelnianych aktów prawnych faktura sprzedaży generowana jest w systemie SAP FICA na żądanie odbiorcy usługi edukacyjnej zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty wystawienie faktury: - nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, - nie później niż 15. dnia od zgłoszenia żądania jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym wykonano usługę. przekazanie faktury nabywcy usług edukacyjnych po zakończeniu miesiąca rozrachunkowego przekazanie faktury do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży w przypadku udzielenia rabatu lub gdy uzasadniony jest zwrot czesnego: wystawienie faktury korekty, której jeden egzemlarz przekazywany jest nabywcy usług edukacyjnych, a drugi egzemplarz do Sekcji ds. Podatków II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY koordynacja i kontrola poprawności wystawionych faktur za usługi edukacyjne w systemie SAP przekazanie faktury do Pełnomocnika Kwestora UJ ds. VAT (w przypadkach złożonych) POZOSTAŁE USŁUGI EDUKACYJNE KONFERENCJE, SZKOLENIA, WARSZTATY, KURSY KWALIFIKACYJNE W przypadku faktur dotyczących pozostałych usług edukacyjnych (m.in. konferencje, szkolenia, warsztaty, kursy kwalifikacyjne), fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. W przypadku gdy opłaty pobierane są z góry (przed rozpoczęciem konferencji), należy wystawić fakturę zaliczkową do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano wpłatę, w polu data wykonania usługi podając datę wpływu środków na rachunek organizatora. Faktura przekazywana jest kontrahentowi, drugi egzemplarz faktury przekazywany jest do Sekcji ds. Podatków. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 52

53 Schemat 23 Sprzedaż pozostałych usług edukacyjnych I. JEDNOSTKA UJ wystawienie faktury w systemie SAP nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę w przypadku wcześniejszej wpłaty: wystawienie faktury zaliczkowej do 15. dnia miesiąca nastepującego po miesiącu, w którym otrzymano wpłatę przekazanie jednego egzemplarza faktury kontrahentowi przekazanie drugiego egzemplarza faktury do Sekcji ds. Podatków weryfikacja dokumentu przechowywanie faktury II. SEKCJA DS. PODATKÓW SPRZEDAŻ KSIĄŻEK, CZASOPISM, BILETÓW WSTĘPU, TELEFONÓW, AKCESORIÓW DO TELEFONÓW Sprzedaż książek, czasopism, biletów wstępu, telefonów, akcesoriów do telefonów konsumentom, jest dokumentowana paragonem z kasy fiskalnej. Szczegółowy opis tej procedury został zamieszczony w podrozdziale POZOSTAŁE USŁUGI W przypadku pozostałych usług takich jak usługi badawcze, wykonanie analiz laboratoryjnych, usługi promocji i reklamy itp., faktury wystawiane są w systemie SAP nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Na fakturze w polu data wykonania usługi / wydania towaru należy wpisać faktyczną datę wykonania usługi. Przy wystawieniu faktury, jednostka UJ zobowiązana jest zwrócić szczególną uwagę na podanie terminu płatności zgodnego z zawartą umową. W przypadku najmu pomieszczeń, sal dydaktycznych, dzierżawy, faktury wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności określonego w umowie. Jeden egzemplarz faktury przekazywany jest drugiej stronie umowy. Po zakończeniu miesiąca drugi egzemplarz faktury należy przekazać do Sekcji ds. Podatków, który dokonuje weryfikacji i przechowuje dokument. Schemat 24 Sprzedaż pozostałych usług I. JEDNOSTKA UJ DOKONUJĄCA SPRZEDAŻY wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Na fakturze w polu data wykonania usługi / wydania towaru należy wpisać faktyczną datę wykonania usługi (przy wystawieniu faktury, jednostka UJ zobowiązana jest zwrócić szczególną uwagę na podanie terminu płatności zgodnego z zawartą umową) przekazanie jednego egzemplarza faktury sprzedaży klientowi przekazanie drugiego egzemplarza faktury sprzedaży do Sekcji ds. Podatków weryfikacja dokumentu przechowywanie II. SEKCJA DS. PODATKÓW UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 53

54 REFAKTURY ZA MEDIA Refaktury za media wystawiane są w celu przeniesienia poniesionych kosztów przez UJ na inne podmioty. Refakturowanie polega na wystawieniu faktury za usługi bez doliczenia jakiejkolwiek marży i zmiany stawki podatku VAT. Wystawienie faktury następuje w systemie SAP. Przenosząc dane z faktury pierwotnej stosuje się taką samą cenę netto, a także stawkę podatku i kwotę podatku VAT, jak na fakturze pierwotnej. Przy wystawieniu faktury, jednostka UJ zobowiązana jest zwrócić szczególną uwagę na podanie terminu płatności zgodnego z zawartą umową. Jeden egzemplarz faktury przekazywany jest kontrahentowi. Po zakończeniu miesiąca drugi egzemplarz faktury należy przekazać do Sekcji ds. Podatków, Schemat 25 Refaktury za media I. JEDNOSTKA UJ DOKONUJĄCA SPRZEDAŻY wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP na podstawie danych z pierwotnej faktury z zastosowaniem takiej samy ceny netto, stawki podatku i kwoty podatku od towarów i usług, jak na fakturze pierwotnej, bez doliczenia jakiejkolwiek marży i zmiany stawki podatku VAT (przy wystawieniu faktury, jednostka UJ zobowiązana jest zwrócić szczególną uwagę na podanie terminu płatności zgodnego z zawartą umową) przekazanie jednego egzmplarza faktury sprzedaży kontrahentowi przekazanie drugiego egzemplarza faktury sprzedaży do Sekcji ds. Podatków weryfikacja dokumentu przechowywanie faktury sprzedaży II. SEKCJA DS. PODATKÓW FAKTURY DOTYCZĄCE ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH Za korzystanie ze świadczeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (np. pobyt w domu wczasowym) faktury wystawia się wyłącznie na żądanie nabywcy. Jeden egzemplarz faktury przekazywany jest nabywcy. Po zakończeniu miesiąca drugi egzemplarz faktury należy przekazać do Sekcji ds. Podatków. Schemat 26 Faktury dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych I. JEDNOSTKA UJ wystawienie faktury tylko na żądanie nabywcy przekazanie jednego egzemplarza faktury sprzedaży odbiorcy przekazanie drugiego egzemplarza faktury sprzedaży do Sekcji ds. Podatków weryfikacja dokumentu przechowywanie faktury sprzedaży II SEKCJA DS. PODATKÓW UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 54

55 SPRZEDAŻ NIERUCHOMOŚCI I RUCHOMOŚCI NA PODSTAWIE AKTU NOTARIALNEGO Zbycie nieruchomości lub ruchomości o wartości rynkowej powyżej EUR wymaga zgody ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa. Zbycie nieruchomości oraz ruchomości o wartości przekraczającej PLN lub o szczególnym znaczeniu dla Uniwersytetu Jagiellońskiego wymaga zgody Senatu UJ. Zbycie nieruchomości i ruchomości do PLN wymaga zgody Rektora UJ. Powyższe zgody są podstawą do wystawienia dokumentu LT patrz punkt Obsługą sprzedaży zajmuje się Zastępca Kanclerza UJ ds. ogólnych, do którego zadań należy przygotowanie kompletu dokumentów na podstawie m.in. uchwały Senatu UJ oraz zorganizowanie spotkania w kancelarii notarialnej w celu podpisania aktu przez upoważnione osoby. Po podpisaniu aktu notarialnego 1 egzemplarz aktu jest rejestrowany i przechowywany przez Zastępcę Kanclerza UJ ds. ogólnych. Kopia aktu notarialnego zostaje przekazana do Głównego Specjalisty ds. sprzedaży w celu wystawienia faktury. Jeden egzemplarz faktury zostaje przekazany nabywcy, a drugi egzemplarz faktury zostaje przekazany Zastępcy Kanclerza ds. ogólnych. Zastępca Kanclerza ds. ogólnych wystawia dokument LT w trzech egzemplarzach i przekazuje je wraz z kopią aktu notarialnego i fakturą do Działu Ewidencji Majątku. Dalszy obieg dokumentów zgodny z punktem w zakresie dotyczącym sprzedaży środków trwałych. Schemat 27 Sprzedaż na podstawie aktu natorialnego I. ZASTĘPCA KANCLERZA UJ DS. OGÓLNYCH przygotowanie kompletu dokumentów na podstawie zgody Ministra/uchwały Senatu UJ/zgody Rektora zorganizowanie spotkania w celu podpisania aktu przez osoby upoważnione rejestracja aktu notarialnego i przechowywanie 1 egzemplarza przez Zastępcę Kanclerza UJ ds. ogólnych przekazanie kopii aktu notarialnego do Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży przekazanie kopii aktu notarialnego do Działu Administrowania Nieruchomościami przekazanie kopiii aktu notarialnego do Działu Administracji Kampusu 600-lecia Odnowienia UJ - w przypadkach dotyczących Kampusu 600-lecia Odnowienia UJ II. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY wystawienie faktury przekazanie faktury odbiorcy oraz Zastępcy Kanclerza ds. ogólnych III. ZASTĘPCA KANCLERZA UJ DS. OGÓLNYCH wystawienie dokumentu LT w 3 egzemplarzach kopii aktu notarialnego wraz z fakturą i dokumentem LT do Działu Ewidencji Majątku Dalszy obieg dokumentów zgodnie ze schematem nr 33 od punktu V UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 55

56 SPRZEDAŻ W WYDAWNICTWIE UJ DOKUMENTOWANIE SPRZEDAŻY W WYDAWNICTWIE UJ W Wydawnictwie UJ sprzedaż dokumentowana jest w następujący sposób: Faktura pro forma wystawiana w przypadku konieczności dokonania przedpłaty przez klienta. Faktura pro forma nie podlega księgowaniu. Fakturę pro forma wystawia Dział Handlowy w przypadku sprzedaży towarów, bądź Dział Księgowy w przypadku usług. Faktura zaliczkowa wystawiana po uzyskaniu przedpłaty od klienta przed dokonaniem sprzedaży. Faktura zaliczkowa wystawiana jest w Dziale Księgowym Wydawnictwa UJ (zaliczka na dostawę towarów). Faktura sprzedaży wystawiana w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ w przypadku sprzedaży towarów oraz plików elektronicznych stanowiących e-book, lub w Dziale Księgowym w przypadku usług. Nota wewnętrzna wystawiana innym jednostkom Uniwersytetu. Noty wystawiane są w Sekretariacie Wydawnictwa UJ (noty zaliczkowe) lub w Dziale Księgowym Wydawnictwa UJ (noty rozliczeniowe) opis procedury obiegu dokumentów patrz Paragon fiskalny Wydawnictwa UJ w przypadku sprzedaży gotówkowej na tzw. kiermaszach oraz w Dziale Handlowym UJ FAKTUROWANIE SPRZEDAŻY W WYDAWNICTWIE UJ (BEZ SPRZEDAŻY KONSYGNACYJNEJ) Wszystkie faktury związane z obrotem towarów (za wyjątkiem faktur zaliczkowych na dostawę towaru) oraz sprzedażą ebooków, wystawiane są w systemie SAP przez Dział Handlowy Wydawnictwa UJ. W przypadku, gdy wydanie książek następuje bezpośrednio osobie odbierającej, dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest dokument WZ. Osoba odbierająca książki w momencie odbioru podpisuje dokument WZ (lub fakturę). W sytuacjach wyjątkowych dopuszcza się wystawianie w/w faktur przez Dział Księgowy Wydawnictwa UJ za zgodą dyrektora Wydawnictwa UJ lub p. o. głównego księgowego Wydawnictwa UJ. Faktury dokumentujące wykonanie usług wydawniczych (za wyjątkiem ebooków) oraz faktury dotyczące dofinansowań, zleceń usług produkcyjnych etc. wystawiane są przez Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. Noty wewnętrzne dokumentujące rozliczenie sprzedaży wystawiane są Wydawnictwa UJ. przez Dział Księgowy Paragon fiskalny wystawiany jest przez Dział Handlowy Wydawnictwa UJ w przypadku klientów indywidualnych odbierających towar osobiście. Faktura sprzedaży (wraz z dokumentem WZ) wystawiana jest w systemie SAP na podstawie złożonych zamówień lub podpisanych umów. W przypadku wysyłki wyrobów gotowych do odbiorcy pocztą, potwierdzeniem wysyłki jest wpis w książce nadawczej. Numer z książki nadawczej jest wpisywany na fakturę sprzedaży. Natomiast w przypadku wysyłki firmą kurierską, potwierdzeniem wydania wyrobów jest list przewozowy kuriera, który dołączany jest do faktury sprzedaży. Wpisy z książki nadawczej oraz listy przewozowe kuriera są na bieżąco przekazywane do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Faktura sprzedaży przekazywana jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ oraz do klienta. W Dziale Księgowym Wydawnictwa UJ następuje sprawdzenie faktur sprzedaży z dokumentami potwierdzającymi sprzedaż oraz ich przechowywanie. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 56

57 Schemat 28 Sprzedaż w Wydawnictwie UJ (bez sprzedaży konsygnacyjnej) I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie faktury sprzedaży w systemie SAP (w przypadku towaru wraz z dokumentem WZ) przez osobę upoważnioną przekazanie jednego egzemplarza faktury odbiorcy (w przypadku osobistego odbioru: potwierdzeniem odbioru jest podpis osoby odbierającej na dokumencie WZ (lub fakturze sprzedaży); w przypadku wysyłki wyrobów gotowych do odbiorcy pocztą: potwierdzeniem wysyłki jest wpis w książce nadawczej. Numer z książki nadawczej jest wpisywany na fakturę sprzedaży; w przypadku wysyłki firmą kurierską: potwierdzeniem wydania wyrobów jest list przewozowy kuriera, który dołączany jest do faktury sprzedaży. Wpis z książki nadawczej oraz listy przewozowe kuriera są na bieżąco przekazywane do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ przekazanie faktury sprzedaży wraz z kopią dokumentu WZ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ II. DZIAŁ KSIĘGOWY WYDAWNICTWA UJ sprawdzenie faktur sprzedaży z dokumentami potwierdzającymi sprzedaż przechowywanie kopii faktur sprzedaży Faktury dotyczące sprzedaży usług są wystawiane, wprowadzana do systemu SAP oraz weryfikowane i przechowywane w Dziale Księgowym Wydawnictwa UJ FAKTUROWANIE W PRZYPADKU SPRZEDAŻY KONSYGNACYJNEJ W WYDAWNICTWIE UJ W przypadku sprzedaży konsygnacyjnej książek i czasopism Dział Handlowy Wydawnictwa UJ ma obowiązek wystawienia faktury nie później niż do 120 dni od daty wystawienia WZ I etap wystawienie dokumentu WZ i przekazanie towaru kontrahentowi II etap wystawienie faktury VAT ściągnięcie z WZ nie później niż do 120 dni Schemat 29 Sprzedaż w Wydawnictwie UJ sprzedaż konsygnacyjna I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie dokumentu WZ i przekazanie towaru kontrahentowi wystaienie faktury sprzedaży w systemie SAP przez osobę upoważnioną na podstawie umowy konsygnacyjnej i raportu sprzedaży otrzymanego od kontrahenta dokonującego sprzedaży publikacji w terminie nie później niż 120 dni od daty wystawienia dokumentu WZ przekazanie jednego egzemplarza faktury do kontrahenta przekazanie drugiego egzemplarza faktury do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ II. DZIAŁ KSIĘGOWY WYDAWNICTWA UJ sprawdzenie faktur z dokumentami potwierdzającymi sprzedaż przechowywanie kopii faktur sprzedaży UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 57

58 2.3 DOKUMENTOWANIE CZYNNOŚCI DOTYCZĄCYCH MAJĄTKU TRWAŁEGO I NIEMATERIALNYCH SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH DOKUMENT OT - PRZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO/WARTOŚCI NIEMATERIALNEJ I PRAWNEJ I ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ Podstawą przyjęcia składnika majątku do ewidencji środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych jest dokument OT (wzór nr 11) wystawiony przez osobę prowadzącą ewidencję majątku w danej jednostce UJ. Dokument OT należy wystawić w momencie rzeczywistego przyjęcia składnika majątku do używania, w 3 egzemplarzach, natomiast w przypadku przyjęcia składnika majątku z inwestycji w 4 egzemplarzach. Szczegółowy opis zawartości dokumentu OT oraz procedury związanej z jego wystawieniem znajduje się w podrozdziale DOKUMENT PT - PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA PRZEJĘCIA ŚRODKA TRWAŁEGO/WARTOŚCI NIEMATERIALNEJ I PRAWNEJ I PRZEJĘCIE ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ W przypadku nieodpłatnego przekazania składnika majątku potwierdzonego zgodą Rektora UJ lub innej upoważnionej osoby wystawiany jest przez osobę prowadzącą ewidencję majątku w danej jednostce dokument PT (wzór nr 12) w 4 egzemplarzach (po 2 dla każdej ze stron). Natomiast w przypadku nieodpłatnego otrzymania składnika majątku podstawą przyjęcia składnika majątku do ewidencji jest otrzymany dokument PT. Dokument PT musi być potwierdzony przez: - osobę materialnie odpowiedzialną za dany składnik majątku, - osobę prowadzącą ewidencję składników majątku w jednostce UJ, - Kanclerza UJ, - Kwestora UJ, - osobę przejmującą składnik majątku. Następnie dokument przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku, gdzie jest uzupełniany o dane wynikające z ewidencji majątku. Dokument PT przechowywany jest w następujący sposób: - 1 egzemplarz w Dziale Ewidencji Majątku, - 1 egzemplarz w jednostce UJ przekazującej środek trwały, - 2 egzemplarze przekazywane są do jednostki zewnętrznej przejmującej środek trwały. Każdorazowo istnieje obowiązek skonsultowania z Sekcją ds. Podatków, czy nie istnieje obowiązek wystawienia dokumentu wewnętrznego w związku z przekazaniem środka trwałego. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 58

59 Schemat 30 Obieg dokumentu PT przekazanie środka trwałego I. JEDNOSTKA UJ PRZEKAZUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystawienie przez osobę prowadzącą ewidencję w danej jednostce dokumentu PT w 4 egzemplarzach przekazanie dokumentu do potwierdzenia przez następujące osoby: osobę materialnie odpowiedzialną za dany składnik majątku, Kanclerza UJ, Kwestora UJ, osobę prowadzącą ewidencję składników majątku w jednostce UJ oraz osobę przejmującą składnik majątku przekazanie 4 egzemplarzy dokumentu PT do Działu Ewidencji Majątku konsultacja z Sekcją ds. Podatków czy nie istnieje obowiązek wystawienia dokumentu wewnętrznego w związku z przekazaniem środka trwałego II. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU uzupełnienie dokumentów PT o dane wynikające z ewidencji majątku księgowanie zgodnie z treścią dokumentu przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu przekazanie 1 egzemplarza dokumentu jednostce UJ przekazującej środek trwały przekazanie 2 egzemplarzy dokumentu jednostce zewnętrznej przejmującej środek trwały DOKUMENT MT PROTOKÓŁ ZDAWCZO ODBIORCZY SKŁADNIKA MAJĄTKU I PRZEJĘCIE ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ W przypadku zmiany miejsca używania środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych pomiędzy jednostkami wewnętrznymi UJ wystawiany jest dokument MT (wzór nr 13). Dokument MT wystawiany jest przez osobę prowadzącą ewidencję majątku w jednostce przekazującej składnik majątku w 3 egzemplarzach i uzupełniany o następujące dane: - nazwa składnika majątku, - numer inwentarzowy, - ilość, - wartość, podpis, pieczątka osoby materialnie odpowiedzialnej w jednostce przekazującej, - podpis osoby prowadzącej ewidencję składników majątku w jednostce przekazującej. Następnie dokument przekazywany jest jednostce przejmującej, która uzupełnia następujące dane: - numer jednostki organizacyjnej, - MPK/PSP/ZLEC/CEN.ZYSKU, - podpis, pieczątka osoby materialnie odpowiedzialnej w jednostce przejmującej, - podpis osoby prowadzącej ewidencję składników majątku w jednostce przejmującej. Podpisany dokument MT przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku, gdzie nadawany jest mu numer. Jeden egzemplarz dokumentu MT zostaje w Dziale Ewidencji Majątku, pozostałe po 1 egzemplarzu przekazywane są do jednostki przejmującej i jednostki przekazującej środek trwały. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 59

60 Schemat 31 Obieg dokumentu MT I. JEDNOSTKA UJ PRZEKAZUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystawienie dokumentu MT w 3 egzemplarzach przez osobę prowadzącą ewidencję majątku w jednostce przekazującej uzupełnienie o następujące dane: numer inwentarzowy, dane, ilość, wartość, numer jednostki organizacyjnej podpisanie dokumentu MT przez: osobę materialnie odpowiedzialną, osobę prowadzącą ewidencję majątku w jednostce przekazującej przekazanie dokumentu MT stronie przejmującej II. JEDNOSTKA UJ - PRZEJMUJĄCA ŚRODEK TRWAŁY potwierdzenie podpisem i pieczątką na dokumencie MT odbioru środka trwałego, uzupełnienie numeru jednostki organizacyjnej i przejęcie odpowiedzialności nad danym składnikiem majątku przekazanie dokumentu do Działu Ewidencji Majątku UJ III. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU uzupełnienie dokumentu MT o numer dokumentu wprowadzenie dokumentu do systemu SAP przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu MT przekazanie 1 egzemplarza dokumentu MT do jednostki przejmującej wraz kodek kreskowym przekazanie 1 egzemplarza dokumentu MT do jednostki przekazującej środek trwały DOKUMENT LT LIKWIDACJA ŚRODKA TRWAŁEGO/WARTOŚCI NIEMATERIALNEJ I PRAWNEJ/SPRZEDAŻ W przypadku likwidacji środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej z tytułu fizycznego zużycia lub sprzedaży wystawiany jest dokument LT (wzór nr 14 likwidacja środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej o wartości powyżej zł, wzór nr 15 likwidacja środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej o wartości nie większej niż zł). Jeśli środek trwały jest zgłoszony do likwidacji w okresie jego ekonomicznej użyteczności (okres amortyzacji) lub o okresie dotychczasowego używania nie przekraczającym 5 lat musi posiadać orzeczenie techniczne o braku przydatności sprzętu przeznaczonego do likwidacji (wzór nr 16). Dokument LT sporządza osoba prowadząca ewidencję składników majątku w danej jednostce UJ w 3 egzemplarzach i przekazuje do Działu Ewidencji Majątku, gdzie jest sprawdzany pod względem zgodności z zapisami w ewidencji majątku. Dział Ewidencji Majątku przekazuje prawidłowo wypełniony dokument do Komisji Likwidacyjnej, która decyduje, czy dany składnik majątku może być zlikwidowany, co potwierdzone jest odpowiednimi zapisami i podpisami na dokumencie LT. Wniosek komisji podlega zatwierdzeniu przez Rektora UJ (lub osobę upoważnioną) oraz Kwestora UJ (lub osobę upoważnioną). Fizyczna likwidacja środka trwałego musi być potwierdzona komisyjnym protokołem ze zniszczenia środka - Protokół likwidacyjny (wzór nr 17). Następnie jeden egzemplarz protokołu likwidacyjnego przekazywany jest do jednostki UJ a drugi egzemplarz protokołu likwidacyjnego wraz z dokumentem LT, przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku, gdzie następuje wyksięgowanie środka trwałego zgodnie z decyzją Komisji Likwidacyjnej. Dokumenty LT przechowywane są w następujący sposób: - 1 egzemplarz w Dziale Ewidencji Majątku, - 1 egzemplarz w jednostce, w której środek trwały był używany, - 1 egzemplarz w dokumentacji Komisji Likwidacyjnej. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 60

61 Schemat 32 Obieg dokumentu LT likwidacja środka trwałego z przyczyn technicznych i ekonomicznych I. JEDNOSTKA UJ UŻYWAJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystawienie i wypełnienie 3 egzemplarzy dokumentu LT przez osobę prowadzącą ewidencję składników majątku w jednostce przekazanie 3 egzemplarzy dokumentu LT do Działu Ewidencji Majątku II. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU sprawdzenie dokumentu LT pod względem zgodności z zapisami w ewidencji majątku w systemie SAP przekazanie zweryfikowanego dokumentu LT do Komisji Likwidacyjnej III. KOMISJA LIKWIDACYJNA podjęcie decyzji o likwidacji środka trwałego i wpisanie decyzji na dokument LT wraz z podpisami zatwierdzenie dokumentu LT IV. REKTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie dokumentu LT V. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) VI. KOMISJA LIKWIDACYJNA sporządzenie komisyjnie protokołu ze zniszczenia środka trwałego - Protokół likwidacyjny przekazanie jednego egzemplarza protokołu likwidacyjnego do jednostki przekazanie jednego egzemplarza protokołu likwidacyjnego do Działu Ewidencji Majątku VII. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU wyksięgowanie środka trwałego zgodnie z decyzją Komisji Likwidacyjnej przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu LT i Protokołu likwidacyjnego przekazanie 1 egzemplarza dokumentu LT, do jednostki w której środek trwały był używany przekazanie 1 egzemplarza dokumentu LT Komisji Likwidacyjnej Dokument LT wystawiany jest również w przypadku sprzedaży środka trwałego. Sprzedaż środka trwałego wymaga zgody Rektora UJ lub osoby upoważnionej. Po uzyskaniu zgody, jednostka UJ przekazuje ją do Głównego Specjalisty ds. sprzedaży celem wystawienia faktury. Jeden egzemplarz faktury przekazywany jest odbiorcy, a drugi do jednostki celem wystawienia dokumentu LT. Jednostka po wystawieniu dokumentu LT przekazuje go wraz z pozostałą dokumentacją do Działu Ewidencji Majątku. Dział Ewidencji Majątku sprawdza dokument LT pod względem zgodności z zapisami w ewidencji majątku, przekazuje do Komisji Likwidacyjnej w celu zatwierdzenia przez członków Komisji Likwidacyjnej. Komisja Likwidacyjna przekazuje komplet dokumentów do zatwierdzenia przez Rektora UJ (lub osobę upoważnioną) oraz Kwestora (lub osobę upoważnioną). Zatwierdzone dokumenty przekazywane są do Działu Ewidencji Majątku gdzie następuje wyksięgowanie środka trwałego. Dokumenty LT przechowywane są w następujący sposób: - 1 egzemplarz w Dziale Ewidencji Majątku, - 1 egzemplarz w jednostce, w której środek trwały był używany, - 1 egzemplarz w Komisji Likwidacyjnej. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 61

62 Schemat 33 Obieg dokumentu LT sprzedaż środka trwałego I. JEDNOSTKA UJ UŻYWAJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystąpienie do Rektora UJ lub osoby upoważnionej o zgodę na sprzedaż środka trwałego wyrażenie zgody na sprzedaż środka trwałego II. REKTOR UJ III. JEDNOSTKA UJ UŻYWAJĄCA ŚRODEK TRWAŁY przekazanie zgody Rektora UJ na sprzedaż do Głównego Specjalisty ds. sprzedaży IV. GŁÓWNY SPECJALISTA DS. SPRZEDAŻY wystawienie faktury i przekazanie jednego egzemplarza odbiorcy przekazanie drugiego egzemplarza faktury do jednostki w celu wystawienia dokumentu LT JEDNOSTKA UJ UŻYWAJĄCA ŚRODEK TRWAŁY wystawienie dokumentu LT w 3 egzemplarzach przekazanie faktury wraz z dokumentem LT oraz zgodą Rektora UJ na sprzedaż środke trwałego do Działu Ewidencji Majątku V. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU sprawdzenie dokumentu LT pod względem zgodności z zapisami w ewidencji majątku w systemie SAP przekazanie do Komisji Likwidacyjnej VI. KOMISJA LIKWIDACYJNA zatwierdzenie dokumentu LT przez członków Komisji Likwidacyjnej przekazanie do zatwierdzenia zatwierdzenie VII. REKTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie VIII. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) IX. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU wyksięgowanie środka trwałego przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu LT przekazanie 1 egzemplarza dokumentu LT do jednostki, w której środek trwały był używany przekazanie 1 egzemplarza dokumentu LT Komisji Likwidacyjnej UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 62

63 2.3.5 PROTOKÓŁ Z POSIEDZENIA REKTORSKIEJ GŁÓWNEJ KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ DOTYCZĄCEGO RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH Protokół z posiedzenia Rektorskiej Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczącego różnic inwentaryzacyjnych (wzór nr 18) jest dokumentem potwierdzającym różnice inwentaryzacyjne i wyjaśniającym ich przyczyny. Protokół sporządzany jest przez Sekretarza Komisji w 4 egzemplarzach. Protokół podpisywany jest przez członków Rektorskiej Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej, a następnie przekazywany do zaopiniowania przez radcę prawnego lub adwokata świadczącego usługi na rzecz Uniwersytetu, do zatwierdzenia przez Kwestora UJ (lub osobę upoważnioną), Kanclerza UJ oraz w przypadku różnic inwentaryzacyjnych powyżej kwoty określonej w przepisach wewnętrznych, Rektora UJ. Jeden egzemplarz protokołu przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku, gdzie następuje jego zaksięgowanie zgodnie z decyzją Rektorskiej Głównej Komisji Likwidacyjnej. W przypadku stwierdzenia nadwyżek osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji majątku w danej jednostce przygotowuje dokument OT w trzech egzemplarzach obejmujący te nadwyżki. W przypadku stwierdzenia niedoborów zawinionych przez pracownika jeden egzemplarz protokołu przekazywany jest do Działu Księgowości. Pozostałe egzemplarze protokołu przekazywane są do: - osoby materialnie odpowiedzialnej za składnik majątku, którego dotyczą różnice inwentaryzacyjne, - Rektorskiej Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej. Schemat 34 Protokół z posiedzenia Rektorskiej Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej I. REKTORSKA GŁÓWNA KOMISJA INWENTARYZACYJNA sporządzenie protokołu przez Sekretarza Komisji podpisanie protokołu przez członków Komisji przekazanie protokołu do zatwierdzenia przez radcę prawnego lub adwokata, Kwestora UJ, Kanclerza UJ oraz Rektora UJ (w przypadku różnic inwentaryzacyjnych powyżej określonej kwoty) przekazanie protokołu do Działu Księgowości w przypadku niedoborów zawinionych przekazanie 1 egzemplarza do Działu Ewidencji Majątku przekazanie 1 egzemplarza do osoby materialnie odpowiedzialnej za składnik majątku, którego dotyczą różnice inwentaryzacyjne przechowywanie 1 egzemplarza protokołu II. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU księgowanie różnic inwentaryzacyjnych w systemie SAP zgodnie z protokołem przechowywanie protokołu II. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI księgowanie zgodnie z protokołem w przypadku niedoborów zawinionych przez pracownika UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 63

64 2.4 DOKUMENTOWANIE OPERACJI MAGAZYNOWYCH DOWODY MAGAZYNOWE JEDNOSTEK UJ (Z WYŁĄCZENIEM WYDAWNICTWA UJ) DOKUMENT PZ - PRZYJĘCIE MATERIAŁU Dokument PZ służy do dokumentowania przyjęcia materiału do magazynu. Wystawiany jest w 3 egzemplarzach na podstawie dowodu dostawy, a następnie akceptowany przez osobę nadzorującą operacje magazynowe i potwierdzany przez magazyniera. Dokument PZ przekazywany jest : - 1 egzemplarz dokumentu PZ przekazywany jest wraz z dokumentem potwierdzającym zakup do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, - 1 egzemplarz przekazywany jest do Działu Ewidencji Majątku, - 1 egzemplarz przechowywany jest w magazynie. Schemat 35 Obieg dokumentu PZ przyjęcie materiału I. MAGAZYN wystawienie dokumentu PZ w 3 egzemplarzach przekazanie 1 egzemplarza dokumentu do osoby odpowiedzialnej za obsługę finansową jednostki dokonującej zakupu przekazanie 1 egzemplarza do Działu Ewidencji Majątku przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu PZ II. JEDNOSTKA UJ - OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA OBSŁUGĘ FINANSOWĄ sprawdzenie dokumentu PZ z dokumentem potwierdzającym zakup przekazanie dokumentu PZ wraz z kompletnie opisanym dokumentem potwierdzającym zakup do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli III. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI dalsza procedura - patrz opis obiegu dokumentu potwierdzającego zakup - Schemat 8 od punktu II DOKUMENT MM - PRZESUNIĘCIE MIĘDZY MAGAZYNAMI Dokument MM służy do dokumentowania przesunięcia materiałów pomiędzy magazynami jednostek Uniwersytetu. Dokument MM wystawiany jest w 3 egzemplarzach, a następnie akceptowany przez osobę nadzorującą operacje magazynowe. Na dokumencie MM wymagany jest podpis osoby wydającej i odbierającej materiał. Dokument MM przekazywany jest : 1 egzemplarz stronie przekazującej materiał, 1 egzemplarz stronie przejmującej materiał, 1 egzemplarz do Działu Ewidencji Majątku. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 64

65 Schemat 36 Obieg dokumentu MM I. MAGAZYN wystawienie dokumentu MM w 3 egzemplarzach i uzyskanie akceptacji osoby nadzorującej operacje magazynowe uzyskanie podpisu osoby odbierającej materiał na dokumencie MM i przekazanie jej 1 egzemplarza dokumentu MM przekazanie 1 egzemplarza dokumentu MM do Działu Ewidencji Majątku przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu MM przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu MM II. DZIAŁ EWIDENCJI MAJĄTKU DOKUMENT ZW - ZWROT DO MAGAZYNU Dokument ZW służy do dokumentowania zwrotu materiału do magazynu. Dokument ZW sporządzany jest w 3 egzemplarzach, a następnie akceptowany przez osobę nadzorującą operacje magazynowe. Magazynier oraz osoba dokonująca zwrotu materiału do magazynu potwierdzają na dokumencie ZW przeprowadzenie tej operacji. Dokument ZW przekazywany jest : 1 egzemplarz stronie dokonującej zwrotu materiału, 1 egzemplarz do Działu Ewidencji Majątku, 1 egzemplarz przechowywany jest w magazynie. Schemat 37 Obieg dokumentu ZW I. MAGAZYN wystawienie dokumentu ZW w 3 egzemplarzach i jego akceptacja przez osobę nadzorującą operacje magazynowe złożenie podpisu na dokumencie ZW przez osobę zwracającą materiał i magazyniera przekazanie 1 egzemplarza dokumentu ZW do jednostki zwracającej materiał przekazanie 1 egzemplarza do Działu Ewidencji Majątku przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu ZW DOKUMENT RW - ROZCHÓD WEWNĘTRZNY MATERIAŁÓW Z MAGAZYNU Dokument RW służy do dokumentowania rozchodu wewnętrznego materiałów z magazynu. Sporządzany jest w 3 egzemplarzach, a następnie akceptowany przez osobę nadzorującą operacje magazynowe. Wydanie materiału z magazynu potwierdzane jest przez osobę odbierającą materiał oraz magazyniera. Dokument RW przekazywany jest: 1 egzemplarz do jednostki pobierającej materiał 1 egzemplarz do Działu Ewidencji Majątku 1 egzemplarz przechowywany jest w magazynie UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 65

66 Schemat 38 Obieg dokumentu RW I. MAGAZYN wystawienie dokumentu RW w 3 egzemplarzach i akceptacja przez osobę nadzorującą operacje magazynowe podpisanie dokumentu RW przez magazyniera oraz osobę pobierającą materiał przekazanie 1 egzemplarza do jednostki pobierającej materiał przekazanie 1 egzemplarza do Działu Ewidencji Majątku przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu DOKUMENT WZ WYDANIE ZEWNĘTRZNE Z MAGAZYNU Dokument WZ służy do dokumentowania wydania materiału z magazynu poza UJ. Dokument WZ sporządzany jest w 3 egzemplarzach i zatwierdzany przez osobę nadzorującą operacje magazynowe. Wydanie materiału z magazynu na zewnątrz potwierdzane jest na dokumencie WZ przez magazyniera oraz osobę odbierającą. Dokument WZ przekazywany jest: 1 egzemplarz jednostce zewnętrznej odbierającej materiał, 1 egzemplarz do Działu Ewidencji Majątku, 1 egzemplarz przechowywany jest w magazynie. Wraz z wydaniem dokumentu WZ należy udokumentować sprzedaż materiału wydawanego z magazynu poza UJ zgodnie z procedurą opisaną w punkcie stosownie do określonego rodzaju sprzedaży. Schemat 39 Obieg dokumentu WZ wydanie zewnętrzne z magazynu I. MAGAZYN wystawienie i podpisanie dokumentu WZ w 3 ezgemplarzach i akceptacja przez osobę nadzorującą operacje magazynowe podpisanie dokumentu WZ przez magazyniera i osobę odbierającą przekazanie 1 egzemplarza dokumentu WZ jednostce zewnętrznej odbierającej materiał przekazanie 1 egzemplarza do Działu Ewidencji Majątku przechowywanie 1 egzemplarza dokumentu DOWODY MAGAZYNOWE WYDAWNICTWO UJ DOKUMENT PW - WYDAWNICTWO UJ Dokument PW jest dokumentem wystawianym w Wydawnictwie UJ służącym do dokumentowania przyjęcia przez magazyn wyprodukowanego wyrobu gotowego (książki). Na podstawie dowodu dostawy z drukarni magazynier przyjmuje wyrób gotowy do magazynu, po sprawdzeniu czy dostawa książek zgadza się z dowodem dostawy z drukarni. Magazynier przekazuje informację o dostawie książek do Działu Handlowego Wydawnictwa UJ. Następnie na podstawie dowodu dostawy i rozdzielnika, Dział Handlowy Wydawnictwa UJ sporządza dokument przyjęcia PW w 2 egzemplarzach. Dział Handlowy Wydawnictwa UJ sprawdza czy ilości podane w rozdzielniku (zatwierdzonym przez dyrektora Wydawnictwa UJ lub p.o. głównego księgowego Wydawnictwa UJ) są zgodne z dowodem dostawy z drukarni. Dokument PW potwierdzany jest przez magazyniera podpisem i przekazywany w 1 egzemplarzu do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 66

67 Dokument PW stosuje się również do przyjęcia na magazyn egzemplarzy nadwyżkowych, okazowych, bezpłatnych itp. Schemat 40 Obieg dokumentu PW I. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ sprawdzenie czy dostawa książek zgadza się z dowodem dostawy z drukarni przekazanie informacji o dostawie książek do Działu Handlowego Wydawnictwa UJ II. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ weryfikacja ilościowo - jakościowa z dowodem dostawy sprawdzenie czy dowód dostawy z drukarni zgadza się z Rozdzielnikiem zatwierdzonym przez dyrektora Wydawnictwa UJ lub p.o. głównego księgowego Wydawnictwa UJ wystawienie dokumentu PW w systemie SAP podpisanie dokumentu PW przez osobę upoważnioną z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ uzyskanie podpisu od magazyniera przekazanie 1 egzemplarza dokumentu do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ PROTOKÓŁ ZWROTU WYDAWNICTWO UJ Protokół zwrotu jest dokumentem potwierdzającym zwrot wyrobu gotowego do magazynu Wydawnictwa UJ. Zwrot wyrobów gotowych do magazynu następuje w obecności Komisji, w skład której wchodzą: osoba z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ oraz magazynier. Osoba z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ sporządza Protokół zwrotu w jednym egzemplarzu oraz wystawia fakturę korygującą. Dział Handlowy Wydawnictwa UJ określa rodzaj dokumentu zwrotu w zależności czy jest to zwrot do faktury, RW, WZ, czy do noty. Na podstawie odpowiedniego dokumentu zwrotu magazynier przyjmuje towar i potwierdza przyjęcie podpisem. Następnie przekazuje 1 egzemplarz Protokołu zwrotu wraz z fakturą korygującą do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Schemat 41 Obieg dokumentu Protokół zwrotu I. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ przyjęcie zwrotu do magazynu na podstawie komisyjnej weryfikacji zwracanych wyrobów (komisja - magazynier i osoba z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ) II. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie i podpisanie Protokołu zwrotu w jednym egzemplarzu przez osobę z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ na podstawie dokonanego uprzednio komisyjnego sprawdzenia zwróconych książek (magazynier i osoba z Działu Handlowego) i wystawienie faktury korygującej sprzedaż podpisanie Protokołu zwrotu przez magazyniera wystawienie dokumentu korygującego i uzyskanie podpisu odbiorcy tego dokumentu przekazanie 1 egzemplarza Protokołu zwrotu wraz z fakturą korygującą do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 67

68 DOKUMENT RW WYDAWNICTWO UJ Dokument RW służy do dokumentowania operacji bezpłatnego wydania wyrobów gotowych, w tym m.in. przekazanie publikacji promocyjnych i okazowych, wydanie egzemplarzy obowiązkowych, przygotowanie dokumentacji dotyczącej likwidacji i różnic inwentaryzacyjnych. Wystawienie dokumentu RW w 2 egzemplarzach następuje w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ. Dokument RW podpisywany jest przez osobę wystawiającą dokument. Fizyczne wydanie wyrobu z magazynu dokonywane jest przez magazyniera, co potwierdzone jest jego podpisem na dokumencie RW. Dokument RW podpisywany jest również przez odbiorcę wyrobu lub opisywany numerem wysyłki. Dokument RW jest przekazywany: 1 egzemplarz do jednostki (oryginał), której wyrób został wydany, 1 egzemplarz (kopia) do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Schemat 42 Obieg dokumentu RW Wydawnictwo UJ I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie i podpisanie dokumentu RW w 2 egzemplarzach przez osobę upoważnioną z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ przekazanie dokumentu RW do magazynu II. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ wydanie wyrobów z magazynu na podstawie dokumentu RW podpisanie dokumentu przez magazyniera i odbiorcę wyrobu, w przypadku wysyłki pocztą potwierdzeniem jest wpis w książce nadawczej; numer z książki nadawczej jest wpisany na dokument RW przekazanie 1 egzemplarza do jednostki, której wyrób został wydany i 1 egzemplarza do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ DOKUMENT WZ WYDAWNICTWO UJ Dokument WZ jest dowodem potwierdzającym wydanie wyrobów z magazynu na zewnątrz Uniwersytetu. Wystawienie dokumentu WZ w jednym egzemplarzu i faktury sprzedaży następuje w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ i jest podpisywane przez osobę wystawiającą dokument. Fizyczne wydanie wyrobu z magazynu dokonywane jest przez magazyniera, co potwierdzone jest jego podpisem na dokumencie. Dokument WZ podpisywany jest również przez odbiorcę wyrobu lub opisywany jest numerem przesyłki. Jeden egzemplarz przekazywany jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Schemat 43 Obieg dokumentu WZ Wydawnictwo UJ I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie i podpisanie dokumentu WZ w jednym egzemplarzu wraz z fakturą sprzedaży przekazanie dokumentu WZ do magazynu II. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ podpisanie dokumentu przez magazyniera wydanie wyrobów z magazynu na podstawie dokumentu WZ przekazanie 1 egzemplarza dokumentu WZ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 68

69 DOKUMENT WZ DOTYCZĄCY KONSYGNACJI - WYDAWNICTWO UJ Dokument WZ dotyczący konsygnacji jest dowodem potwierdzającym wydanie wyrobów z magazynu ogólnego do magazynu konsygnacyjnego kontrahenta. Wystawienie dokumentu WZ w 2 egzemplarzach następuje w Dziale Handlowym Wydawnictwa UJ. Dokument WZ podpisywany jest przez osobę wystawiającą dokument. Wystawienie dokumentu WZ następuje na podstawie umowy konsygnacyjnej podpisanej z odbiorcą. Fizyczne wydanie wyrobu z magazynu dokonywane jest przez magazyniera, co potwierdzone jest jego podpisem na dokumencie. Jeden egzemplarz dokumentu WZ przekazywany jest odbiorcy (dokument zawiera cenę sprzedaży), natomiast 1 egzemplarz (z ceną sprzedaży i wartością magazynową wydanego produktu) przekazywany jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Schemat 44 Obieg dokumentu WZ dotyczącego konsygnacji Wydawnictwo UJ I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie i podpisanie dokumentu WZ w 2 egzemplarzach przez osobę upoważnioną z Działu Handlowego Wydawnictwa UJ na podstawie umowy konsygnacyjnej przekazanie dokumentu WZ do magazynu II. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ podpisanie dokumentu WZ przez magazyniera wydanie wyrobów z magazynu ogólnego na podstawie dokumentu WZ do magazynu konsygnacyjnego; w przypadku wysyłki firmą kurierską potwierdzeniem wydania jest list przewozowy kuriera, który dołączany jest do dokumentu WZ przekazanie 1 egzemplarza do jednostki, której wyrób został wydany (dokument zawiera cenę sprzedaży) i 1 egzemplarza do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ (z ceną sprzedaży i wartością magazynową wydanego produktu) DOKUMENT ZWROTU PW WYDAWNICTWO UJ Dokument Zwrotu PW służy do dokumentowania zwrotów wyrobów gotowych do drukarni. Dokument Zwrotu PW sporządzany jest przez Dział Handlowy Wydawnictwa UJ w 2 egzemplarzach. Następnie na podstawie dokumentu Zwrotu PW magazynier dokonuje zwrotu wyrobu i potwierdza to podpisem na dokumencie. Dokument podpisywany jest również przez odbiorcę wyrobu. 1 egzemplarz dokumentu przekazywany jest odbiorcy, natomiast 1 egzemplarz przekazywany jest do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ. Schemat 45 Obieg dokumentu zwrotu PW Wydawnictwo UJ I. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie dokumentu Zwrotu PW w 2 ezgemplarzach przez osobę upoważnioną przekazanie dokumentu Zwrotu PW do magazynu II. MAGAZYN WYDAWNICTWA UJ wydanie wyrobów z magazynu na podstawie dokumentu Zwrotu PW podpisanie dokumentu przez magazyniera i odbiorcę wyrobu przekazanie 1 egzemplarza do jednostki, której wyrób został wydany i 1 egzemplarza do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 69

70 ROZDZIELNIK WYDAWNICTWO UJ Rozdzielnik (wzór nr 19) jest dokumentem tworzonym dla każdej publikacji Wydawnictwa UJ w Dziale Księgowym Wydawnictwa UJ. Rozdzielnik zatwierdzany jest przez dyrektora Wydawnictwa UJ lub p.o. głównego księgowego Wydawnictwa UJ. Dane z rozdzielnika są wprowadzane do systemu SAP w Dziale Księgowym Wydawnictwa UJ. Dział Handlowy Wydawnictwa UJ na podstawie danych z Rozdzielnika wprowadzonych do systemu SAP wystawia dokumenty sprzedażowe oraz magazynowe dokumentujące wydanie/rozchód publikacji z magazynu. Schemat 46 Dokument Rozdzielnik Wydawnictwo UJ I. DZIAŁ KSIĘGOWY WYDAWNICTWA UJ przygotowanie Rozdzielnika dotyczącego danej publikacji przekazanie do zatwierdzenia przez dyrektora Wydawnictwa UJ lub p.o. głównego księgowego Wydawnictwa UJ wprowadzenie danych z Rozdzielnika do systemu SAP II. DZIAŁ HANDLOWY WYDAWNICTWA UJ wystawienie dokumentów sprzedażowych oraz magazynowych dokumentujących wydanie/rozchód publikacji z magazynu UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 70

71 2.5 DOKUMENTACJA OPERACJI GOTÓWKOWYCH I BANKOWYCH ZALICZKA PROCEDURA POBIERANIA I ROZLICZANIA ZALICZKI W przypadku: konieczności pobrania przez pracownika zaliczki na poczet wydatków związanych z podróżami, konieczności zapewnienia wyżywienia lub noclegu podczas wykonywanych zadań, wydarzeń organizowanych zgodnie z zakresem działalności jednostki, której jest przedstawicielem, pracownik składa wniosek o zaliczkę (wzór nr 20). Wniosek o zaliczkę wprowadza się do systemu SAP tzw. żądaniem zaliczki, a następnie przekazuje do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli* w celu uzyskania akceptacji do wypłaty. Zatwierdzony dokument przedkłada się do Działu Finansowego* w celu dokonania wypłaty, a następnie do odpowiedniego działu kwestury*, gdzie jest przechowywany. Po zakończeniu zadań, w związku z którymi pracownik pobrał zaliczkę, w terminie wskazanym we wniosku o zaliczkę, pracownik zobowiązany jest rozliczyć pobraną zaliczkę. W tym celu wypełnia druk Rozliczenie zaliczki (wzór nr 21) i opisuje dokumenty niezbędne do dokonania rozliczenia zaliczki (faktury, rachunki potwierdzające wydatki). Zatwierdzony dokument przekazuje się do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli*, gdzie następuje formalna i rachunkowa kontrola załączonych dokumentów, oraz do zatwierdzenia przez Kwestora UJ* i Kanclerza w przypadku dokumentów dotyczących administracji ogólnouczelnianej oraz do odpowiedniego działu kwestury* w celu zaksięgowania i rozliczenia pobranej zaliczki. W przypadku konieczności zwrotu części pobranej tytułem zaliczki kwoty, do rozliczenia należy dołączyć potwierdzenie zwrotu odpowiedniej kwoty na właściwy rachunek. * W przypadku Wydawnictwa UJ Dział księgowy Wydawnictwa UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 71

72 Schemat 47 Procedura pobierania zaliczki I. JEDNOSTKA UJ wprowadzenie tzw. "Żądania zaliczki" do systemu SAP, na podstawie wniosku o zaliczkę (wzór nr 20), opisanego i zatwierdzonego zgodnie z punktem II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI** weryfikacja i kontrola dokumentów - sprawdzenie "Żądania zaliczki" pod względem formalno - rachunkowym przekazanie do zatwierdzenia do Kwestora UJ i Kanclerza UJ* zatwierdzenie III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie IV. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA)* realizacja płatności V. DZIAŁ FINANSOWY ** przechowywanie dokumentów VI. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY ** *W przypadku zaliczki pobieranej przez pracownika jednostki administracji ogólnouczelnianej dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ ** W przypadku Wydawnictwa UJ Dział księgowy Wydawnictwa UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 72

73 Schemat 48 Procedura rozliczenia zaliczki I. OSOBA POBIERAJĄCA ZALICZKĘ I JEDNOSTKA UJ wypełnienie druku "Rozliczenie zaliczki" (wzór nr 21), opisanie i zatwierdzenie zgodnie z punktem druku "Rozliczenie zaliczki" oraz dokumentów potwierdzających rozliczane wydatki, zwrot niewykorzystanej zaliczki na właściwy rachunek (należy dołączyć potwierdzenie dokonania wpłaty) II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI weryfikacja i kontrola dokumentów - sprawdzenie "Rozliczenia zaliczki" oraz dołączonych dokumentów pod względem formalno - rachunkowym przekazanie do zatwierdzenia do Kwestora UJ i Kanclerza UJ* zatwierdzenie III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie IV. KANCLERZ UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA)* zaksięgowanie rozliczenia zaliczki V. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY** VI. DZIAŁ FINANSOWY realizacja płatności w przypadku, gdy osoba pobierająca zaliczkę powinna otrzymać zwrot poniesionych kosztów przewyższających pobraną kwotę zaliczki przekazanie dokumentacji do odpowiedniego działu Kwestury** w celu przechowania * W przypadku zaliczki pobieranej przez pracownika jednostki administracji ogólnouczelnianej dokument przekazywany jest do Kanclerza UJ ROZLICZENIE KARTY VE Dokument Rozliczenie karty VE (wzór nr 22) stanowi rozliczenie poniesionych wydatków zrealizowanych przez osobę posiadającą kartę płatniczą Uniwersytetu i jest jednocześnie wnioskiem o uzupełnienie pogotowia kasowego o określoną kwotę zgodnie z załączonymi dokumentami finansowymi. Rozliczenie karty VE jest wystawiane przez osobę materialnie odpowiedzialną i powinno zawierać następujące dane: a. nazwę jednostki UJ, na rzecz której wydatki zostały poniesione, b. datę rozliczenia, c. imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej wraz z jej podpisem, d. numer konta, na które należy przelać określoną kwotę, e. zatwierdzenie przez dysponentów środków finansowych, f. zestawienie wydatków wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatki (dokumenty księgowe powinny być wstępnie wprowadzone do systemu SAP i posiadać opis jak w punkcie ). UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 73

74 W Wydawnictwie UJ ze względu na osobny Dział Księgowy i uproszczony obieg dokumentów nie umieszcza się na dokumencie adnotacji określonych w punktach c i d. Za prawidłowe wypełnienie dokumentu odpowiada osoba materialnie odpowiedzialna. Kompletny i uzupełniony dokument Rozliczenia karty VE przekazywany jest do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli*, gdzie następuje jego kontrola formalno-rachunkowa oraz przekazanie do Kwestora UJ lub osoby upoważnionej do zatwierdzenia. Następnie dokument przekazywany jest do odpowiedniego działu Kwestury*, gdzie jest księgowany w systemie SAP, a następnie przekazywany jest do Działu Finansowego* w celu realizacji płatności. Po dokonaniu płatności dokument przechowywany jest w odpowiednim dziale Kwestury*. * W przypadku Wydawnictwa UJ Dział księgowy Wydawnictwa Schemat 49 Procedura rozliczenia karty VE I. OSOBA ODPOWIEDZIALNA przygotowanie dokumentu Rozliczenie karty VE" (wpisanie następujących danych: data rozliczenia, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej wraz z jej podpisem, nazwa i pieczątka jednostki Uniwersytetu, na rzecz której wydatki zostały poniesione, nr konta, na które należy przelać określoną kwotę, zatwierdzenie przez dysponentów środków finansowych) przekazanie dokumentu do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli* II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI* sprawdzenie formalno - rachunkowe dokumentu uzyskanie zatwierdzenia do uzupełnienia limitu przez Kwestora UJ lub osoby upoważnoinej przekazanie zatwierdzonego dokumentu do odpowiedniego działu Kwestury** III. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY** księgowanie dokumentu w systemie SAP przekazanie dokumentu do Działu Finansowego* w celu realizacji płatności realizacja płatności IV. DZIAŁ FINANSOWY * przechowywanie dokumentów V. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY *W Wydawnictwie UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ WYCIĄGI BANKOWE Wyciągi bankowe archiwizowane są automatycznie bezpośrednio w systemie SAP jako załączniki do dokumentu DMS bądź przez pracowników Działu Finansowego w formie PDF na serwerach UJ. W razie potrzeby drukowane są przez pracowników Kwestury. Wszystkie wyciągi bankowe są dekretowane i księgowane w systemie SAP na bieżąco przez pracowników Kwestury (w Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ). UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 74

75 2.5.3 WYKUP CZEKU Jednostka, która otrzymała czek, sporządza wniosek o wykup czeku (w 2 egzemplarzach) wzór nr 23. Wniosek o wykup czeku (wraz z czekiem) należy przekazać do Działu Finansowego. Czek jest przekazywany do podpisu przez osoby upoważnione ze strony Uniwersytetu (zgodnie z bankową kartą wzoru podpisów). Po realizacji czeku pracownicy Działu Finansowego odbierają w banku 1 egzemplarz wniosku (potwierdzony przez bank) i przekazują go do odpowiedniego działu Kwestury. Schemat 50 Obieg dokumentu Wykup czeku I. JEDNOSTKA UJ przygotowanie wniosku o wykup czeku w 2 egzemplarzach przekazanie wniosku wraz z czekiem do Działu Finansowego II. DZIAŁ FINANSOWY przekazanie czeku do podpisu przez osoby upoważnione ze strony Uniwersytetu przekazanie czeku do banku wraz z wnioskiem o wykup czeku (w 2 egzemplarzach) po realizacji czeku w banku: 1 egzemplarz wniosku potwierdzony przez bank jest dołączany do wyciągu bankowego potwierdzającego wykup czeku WYPŁATA DIET DLA ZAGRANICZNYCH GOŚCI UJ Wypłata diet dla gości zagranicznych UJ następuje na podstawie dokumentu (wzór nr 24) adresowanego do Kwestury wypełnionego przez osobę upoważnioną. Wyliczenie kwoty diet i przygotowanie pisma następuje w poszczególnych jednostkach UJ. Jeżeli wypłata diet realizowana jest przez jednostkę UJ ze środków z karty VE (pogotowie kasowe), odbiór diet powinien być potwierdzony podpisem osoby odbierającej. W przypadku wypłaty diet w kasie banku dokument przekazywany jest do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, gdzie następuje sprawdzenie formalno-rachunkowe, zatwierdzenie dokumentu przez Kwestora UJ i przekazanie do odpowiedniego działu Kwestury*, a następnie do Działu Finansowego. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 75

76 Schemat 51 Wypłata diet dla gości zagranicznych I. JEDNOSTKA UJ - OSOBA UPOWAŻNIONA wyliczenie kwoty diet i przygotowanie pisma (wzór nr 24) do Kwestury dotyczącego wypłaty diet dla gości zagranicznych UJ jeżeli wypłata diet realizowana jest przez jednostkę UJ ze środków karty VE: odbiór diet powinien być potwierdzony podpisem osoby odbierającej przekazanie dokumentu do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli sprawdzenie formalno-rachunkowe zatwierdzenie II. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI księgowanie w systemie SAP III. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY realizacja wypłaty diet (autowypłata) IV. DZIAŁ FINANSOWY INNE DOKUMENTY OPERACJI GOTÓWKOWYCH Pozostałe dokumenty potwierdzające wykonanie operacji gotówkowych (zlecenie wypłaty gotówkowej z banku, zlecenie wpłaty do banku) zostały opisane w rozdziale dotyczącym dokumentowania wyjazdów zagranicznych. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 76

77 2.6 DOKUMENTACJA WŁASNA KSIĘGOWOŚCI POLECENIE KSIĘGOWANIA Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów sum zbiorczych w księgach rachunkowych, wynikających z zestawień oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też korekt wcześniejszych zapisów. Polecenie księgowania jest sporządzane na bieżąco przez pracownika Kwestury w jednym egzemplarzu. Następnie podlega ono sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym i jest księgowane w systemie SAP przez osobę upoważnioną z Kwestury (w Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ). Schemat 52 Polecenie księgowania I. PRACOWNIK KWESTURY* przygotowanie dokumentu Polecenia księgowania w 1 egzemplarzu przekazanie dokumentu do zatwierdzenia do osoby upoważnionej II. KWESTURA* - OSOBA UPOWAŻNIONA sprawdzenie formalno - rachunkowe i merytoryczne dokumentu księgowanie w systemie SAP *W Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ NOTY KSIĘGOWE WEWNĘTRZNE Noty księgowe wewnętrzne są wystawiane przez jednostki Uniwersytetu w celu obciążenia kosztami innej jednostki. Procedura dotycząca obiegu not księgowych została opisana w podrozdziałach oraz NOTY KSIĘGOWE ZEWNĘTRZNE Noty księgowe zewnętrzne zostały opisane w punkcie DOKUMENT ZOBOWIĄZANIE Dokument Zobowiązanie (wzór nr 8) stanowi potwierdzenie zobowiązania się do dostarczenia faktury/dokumentu na określoną kwotę do określonego dnia. Dokument Zobowiązanie dołączany jest do dokumentów dotyczących wniosku o przedpłatę na określony zakup zgodnie z procedurą opisaną w punkcie Schemat 53 Dokument Zobowiązanie I. PRACOWNIK UJ przygotowanie dokumentu Zobowiązanie" będącego potwierdzeniem zobowiązania się do dostarczenia faktury/dokumentu na określoną kwotę do określonego dnia. Dołączenie dokumentu do dokumentów dotyczących wniosku o przedpłatę na określony zakup przekazanie dokumentów osobie upoważnionej UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 77

78 2.6.5 MONIT - WEZWANIE DO ZAPŁATY Monit służy do udokumentowania wezwania dłużnika do zapłaty nieuregulowanej należności. Monit wystawiany jest w dwóch egzemplarzach przez pracownika Kwestury lub pracownika Wydziału UJ (w przypadku opłat np. za czesne). Oryginał wezwania do zapłaty przesyła się do dłużnika, kopia zostaje w dokumentacji Kwestury lub Wydziału UJ (w przypadku opłat za czesne). Brak zapłaty w określonym terminie skutkuje wygenerowaniem monitu do odbiorcy bez naliczania odsetek. Po 14 dniach od pierwszego monitu oraz braku zapłaty wystawiany jest kolejny monit naliczający odsetki dla wszystkich kontrahentów oprócz pracowników. Dla należności nieuregulowanych w ciągu 21 dni od ostatniego monitu przez pracowników lub 14 dni przez odbiorców zewnętrznych generuje się ostateczny monit wraz z odsetkami z równoczesnym powiadomieniem działu właściwego do spraw prawnych celem wszczęcia procedury prawnej. Uregulowanie należności przerywa proces monitowania. Schemat 54 Monit wezwanie do zapłaty I. PRACOWNIK KWESTURY* LUB PRACOWNIK WYDZIAŁU UJ (DOTYCZY OPŁAT ZA CZESNE) przygotowanie dokumentu Monit - wezwanie do zapłaty" w systemie SAP i wydrukowanie w 2 egzemplarzach przesłanie oryginału dokumentu do dłużnika przechowywanie kopii dokumentu po 14 dniach od pierwszego monitu oraz braku zapłaty wystawienie kolejnego monitu wraz z odsetkami dla wszystkich kontrahentów oprócz pracowników po 21 dniach od ostatniego monitu i braku zapłaty przez pracowników lub 14 dniach przez odbiorców zewnętrznych wygenerowanie ostatecznych monitów wraz z odsetkami z równoczesnym powiadomieniem działu właściwego do spraw prawnych celem wszczęcia procedury prawnej rozpoczęcie procedury prawnej II. DZIAŁ WŁASCIWY DS. PRAWNYCH *W Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ POTWIERDZENIE SALDA Potwierdzenie salda służy do udokumentowania potwierdzenia uzgodnienia rozrachunków. Potwierdzenie salda wystawiane jest w Kwesturze* na dzień bilansowy lub inny wybrany dzień. Potwierdzenie (część A i B) wysyłane jest do kontrahenta w celu potwierdzenia salda. Potwierdzona część B jest przechowywana w dokumentacji Kwestury*. Schemat 55 Potwierdzenie salda I. PRACOWNIK KWESTURY* - przed wysłaniem potwierdzenia salda przygotowanie dokumentu potwierdzenie salda w systemie SAP (część A i B) przesłanie dokumentu do kontrahenta w celu potwierdzenia salda przechowywanie potwierdzonej części B dokumentu II. PRACOWNIK KWESTURY* - po otrzymaniu potwierdzenia salda uzgodnienie salda i wyjaśnienie ewentualnych różnic *W Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 78

79 2.6.7 DOKUMENT DOTYCZĄCY PRZYZNANIA DOTACJI Dokument dotyczący przyznania dotacji wpływa do odpowiedniego działu Kwestury*, gdzie podlega rejestracji i zaksięgowaniu. Schemat 56 Przyznanie dotacji I. JEDNOSTKA UJ OTRZYMUJĄCA DOTACJĘ przekazanie dokumentu dotyczącego przyznania dotacji do Kwestury* II. KWESTURA* rejestracja dokumentu i odpowiednie księgowanie w systemie SAP *W Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ ROZLICZENIE POTRĄCENIA (KOMPENSATY) Kompensata następuje na podstawie porozumienia pomiędzy kontrahentem a Uniwersytetem. W takim przypadku, na fakturze jako formę płatności wskazuje się kompensata. Potrącenie wierzytelności może również nastąpić poprzez jednostronne oświadczenie o dokonaniu potrącenia na podstawie art. 489 kodeksu cywilnego. Oświadczenie takie składane jest przez umocowaną osobę i przekazane kontrahentowi. Rozliczenie barterowe polega na bezgotówkowej wymianie towarów lub usług i dokonywane jest na podstawie umowy oraz faktury. Dokumenty związane z potrąceniem (umowa, oświadczenie) przygotowuje jednostka UJ, której należności mają zostać rozliczone przez kompensatę. Jednostka przekazuje umowę/oświadczenie do akceptacji radcy prawnemu lub adwokatowi świadczącym usługi na rzecz Uniwersytetu oraz Kwestora UJ lub osoby upoważnionej. Jednostka dołącza kopie dokumentów dotyczących kompensaty do faktury, z której wynika kompensowana należność, opisuje dokument zgodnie z punktem i przekazuje fakturę wraz kopią umowy lub oświadczenia do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 79

80 Schemat 57 Rozliczenie kompensaty I. JEDNOSTKA UJ przygotowanie dokumentów związanych z kompensatą, barterem (umowa, oświadczenie ) zgodnie z regulacją obowiązującą na Uniwersytecie przekazanie do akcepatcji przez współracownika Pełnomocnika UJ ds. prawnych i Kwestora UJ akceptacja umowy/oświadczenia o potrąceniu II. KWESTOR UJ (lub osoba upoważniona) III. JEDNOSTKA UJ wprowadzenie faktury, której dotyczy kompensata do systmu SAP opisanie faktury zgodnie z punktem dołączenie kopii zatwierdzonych dokumentów związanych z kompensatą do faktury, z której wynika kompensowana należność Dalszy obieg dokumentu zgodny ze Schematem 8 od punktu II DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA DAROWIZN Po otrzymaniu informacji o woli przekazania przez Darczyńcę darowizny na rzecz Uniwersytetu lub chęci przekazania darowizny przez Uniwersytet, następuje podjęcie decyzji w sprawie darowizny. Do kwoty (jednego miliona) PLN decyzję o przekazaniu lub przyjęciu darowizny podejmuje jednostka UJ oraz Kwestor UJ, a w przypadku, gdy kwota darowizny przekracza (jeden milion) PLN, decyzję w sprawie zgody na przyjęcie lub przekazanie darowizny podejmuje Senat UJ. Na podstawie pozytywnej decyzji dotyczącej darowizny, jednostka UJ przygotowuje umowę darowizny, która jest akceptowana przez radcę prawnego i przekazywana do podpisu przez osoby upoważnione a następnie przekazywana do rejestracji. Na podstawie otrzymanych dokumentów (umów) w Kwesturze następuje księgowanie dotyczące darowizny w systemie SAP. W przypadku darowizny środków trwałych księgowań dokonuje Dział Ewidencji Majątku). W przypadku przekazania darowizny rzeczowej, przy której nabyciu nastąpiło odliczenie podatku od VAT, przy przekazaniu darowizny powstanie obowiązek podatkowy. Na podstawie konsultacji z Sekcją ds. Podatków należy wystawić dokument wewnętrzny. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 80

81 Schemat 58 Dokumentacja dotycząca darowizn I. SENAT UJ/JEDNOSTKA UJ w przypadku darowizny powyżej kwoty PLN podjęcie decyzji o przyjęciu/przekazaniu darowizny przez Senat UJ w przypadku darowizny poniżej kwoty PLN podjęcie decyzji o przyjęciu/przekazaniu darowizny przez jednostkę UJ przygotowanie umowy dotyczącej darowizny przekazanie umowy do radcy prawnego II. JEDNOSTKA UJ III. WSPÓŁPRACOWNIK PEŁNOMOCNIKA REKTORA UJ DS. PRAWNYCH akceptacja umowy/ oświadczenia o potrąceniu IV. JEDNOSTKA UJ rejestracja umowy przyjęcie lub przekazanie darowizny w przypadku darowizny środkó trwałych przekazanie stosownych dokumentów do Działu Ewidencji Majątku konsultacja z Sekcją ds. Podatków i przekazanie informacji wraz z niezbędnymi dokumentami odnośnie potrzeby wystawienia dokumentu wewnętrznego do Kwestury* (w przypadku przekazania darowizny rzeczowej, przy której nabyciu nastąpiło odliczenie podatku VAT) V. KWESTURA* na podstawie o trzymanych dokumentów - księgowania dotyczące darowizny w systemie SAP (oprócz księgowań dotyczących ewidencji składników majątku dokonanych w Dziale Ewidencji Majątku) *W Wydawnictwie UJ Dział Księgowy Wydawnictwa UJ REJESTRY VAT Rejestry VAT tworzone są automatycznie w systemie SAP na podstawie zapisów księgowych. Deklaracja VAT sporządzana jest przez Sekcję ds. Podatków na podstawie rejestrów VAT i podpisywana przez osobę upoważnioną. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 81

82 2.7 DOKUMENTY DOTYCZĄCE PROJEKTÓW FINANSOWANYCH LUB WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH UMOWY Oryginały umów dotyczących finansowania lub współfinansowania ze źródeł zewnętrznych, po podpisaniu przez osoby upoważnione, przekazywane są do Kwestury, gdzie podlegają księgowaniu i archiwizowaniu przez okres i w formie określonej w umowie o dofinansowanie danego projektu oraz obowiązujących przepisach. W przypadku, gdy koordynatorem projektu jest podmiot zewnętrzny, w Kwesturze przechowywane są oryginały potwierdzające uczestnictwo Uniwersytetu w danym projekcie DOKUMENTACJA MERYTORYCZNA Dokumentacja merytoryczna dotycząca projektów finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych przechowywana jest w jednostce UJ realizującej dany projekt zgodnie z zapisami w umowie o dofinansowanie danego projektu oraz obowiązującymi przepisami PEŁNOMOCNICTWA Oryginały pełnomocnictw dotyczących projektów finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych przechowywane są w Dziale Organizacji WNIOSKI O PŁATNOŚĆ / SPRAWOZDANIA Z REALIZACJI PROJEKTU Wnioski o płatność/sprawozdania z realizacji projektów (w formie wymaganej dla danego projektu) przygotowywane są przez jednostki UJ realizujące projekt i zatwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany projekt (Kierownik/Koordynator projektu). Następnie dokumenty przekazywane są do właściwego działu Kwestury (w przypadku sprawozdań z realizacji projektów krajowych za pośrednictwem Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów), gdzie następuje sprawdzenie dokumentu z zapisami księgowymi, co potwierdzane jest podpisem osoby dokonującej weryfikacji. Wnioski o płatność/sprawozdania z realizacji projektu zatwierdzane są przez Kwestora UJ (lub osobę upoważnioną) oraz Rektora UJ (lub osobę upoważnioną) i przesyłane przez jednostkę realizującą projekt do jednostki finansującej/współfinansującej dany projekt. W przypadku sprawozdań z realizacji projektów krajowych dokumenty te wracają do Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów - celem ich wysłania do jednostki finansującej/współfinansującej dany projekt. Kopie dokumentów przekazywane są do właściwego Działu Kwestury lub Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów, gdzie podlegają przechowaniu zgodnie zapisami w umowie o dofinansowanie danego projektu oraz obowiązującymi przepisami. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 82

83 Schemat 59 Wnioski o płatność/sprawozdania z realizacji projektu I. JEDNOSTKA UJ REALIZUJĄCA PROJEKT przygotowanie Wniosku o płatność/sprawozdania z realizacji projektu (w formie wymaganej dla danego projektu) zatwierdzenie dokumentu przez przez osoby odpowiedzialne za dany projekt przekazanie dokumentu do odpowiedniego działu Kwestury (w przypadku sprawozdań z realizacji projektów krajowych za pośrednictwem Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów) II. KWESTURA sprawdzenie zgodności dokumentu z zapisami księgowymi, potwierdzone podpisem osoby dokonującej weryfikacji zatwierdzenie dokumentu III. KWESTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) zatwierdzenie dokumentu IV. REKTOR UJ (LUB OSOBA UPOWAŻNIONA) V. JEDNOSTKA UJ REALIZUJĄCA PROJEKT / CENTRUM ADMINISTRACYJNEGO WSPARCIA PROJEKTÓW* przesłanie dokumentu do jednostki finansującej/współfinansującej dany projekt (W przypadku sprawozdań z realizacji projektów krajowych dokumenty te wracają do Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów - celem ich wysłania do jednostki finansującej/współfinansującej dany projekt) przekazanie kopii dokumentów do Kwestury VI. KWESTURA LUB CENTRUM ADMINISTRACYJNGO WSPARCIA PROJEKTÓW przechowywanie dokumentu zgodnie z zapisami w umowie o dofinansowanie danego projektu oraz obowiązującymi przepisami *Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów w przypadku sprawozdań z realizacji projektów krajowych. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 83

84 2.8 DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW KRAJOWYCH WNIOSEK WYJAZDOWY KRAJOWY Wniosek wyjazdowy krajowy jest dokumentem niezbędnym do udokumentowania odbycia podróży krajowej (wzór nr 25). Osoba (pracownik, doktorant, student, osoba spoza UJ posiadająca umowę cywilnoprawną z UJ lub będąca wykonawcą w projekcie zwani są w dalszej części wyjeżdżającym ) wyjeżdżająca w podróż, wypełnia przed wyjazdem Wniosek wyjazdowy krajowy. Wyjeżdżający uzyskuje druk Wniosku wyjazdowego krajowego w swojej jednostce organizacyjnej, gdzie jest on ewidencjonowany. Po umieszczeniu na wniosku wszystkich niezbędnych danych wyjeżdżający uzyskuje zgodę przełożonego lub osoby zlecającej wyjazd. W przypadku konieczności odbycia podróży samochodem prywatnym na Wniosku wyjazdowym krajowym dodatkowo podaje się krótkie uzasadnienie wyboru środka transportu. W przypadku konieczności otrzymania zaliczki na wyjazd wyjeżdżający wypełnia wniosek o zaliczkę (wzór nr 20) i przekazuje go dalej zgodnie z opisem z punktu Zatwierdzony wniosek o zaliczkę trafia do Działu Finansowego* celem realizacji wypłaty w wybranej przez pracownika formie (gotówka/przelew), a Wniosek wyjazdowy krajowy przekazywany jest wyjeżdżającemu ROZLICZENIE WYJAZDU KRAJOWEGO Po zakończeniu podróży (nie później niż przed upływem 14 dni od jej zakończenia) wyjeżdżający wypełnia rewers wniosku wyjazdowego (rachunek kosztów podróży). W przypadku odbycia podróży samochodem prywatnym należy do rozliczenia dołączyć wypełnioną ewidencję przebiegu pojazdu (wzór nr 26) gdzie wyjeżdżający podaje następujące informacje: adres zamieszkania, nr rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika oraz ilość przejechanych kilometrów (rozliczeniu podlega najkrótsza trasa + maksymalnie 10%). Następnie wniosek wyjazdowy przekazywany jest do dysponenta środków celem sprawdzenia i akceptacji merytorycznej. Po akceptacji wyjazd jest rozliczany i wprowadzany do systemu SAP w jednostce zlecającej wyjazd. Rozliczony wniosek wyjazdowy, wraz ze wszystkimi załącznikami dokumentującymi poniesione koszty związane z wyjazdem, trafia do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli celem sprawdzenia formalnorachunkowego. Następny etap to zatwierdzenie dokumentu. Po zatwierdzeniu dokument jest księgowany w odpowiednim dziale Kwestury w systemie SAP i przekazywany do Działu Finansowego* celem realizacji wypłaty należności w wybranej przez wyjeżdżającego formie (gotówka/przelew). * W przypadku Wydawnictwa UJ do Działu Księgowego Wydawnictwa UJ UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 84

85 Schemat 60 Obieg Wniosku wyjazdowego krajowego i rozliczenie podróży krajowej I. WYJEŻDŻAJĄCY (PRZED WYJAZDEM W PODRÓŻ) uzyskanie druku Wniosku wyjazdowego krajowego" w swojej jednostce organizacyjnej, gdzie jest on ewidencjonowany uzupełnienie Wniosku wyjazdowego krajowego" o wymagane informacje oraz uzasadnienie wyboru środka transportu, w przypadku podróży samochodem prywatnym uzyskanie zgody zwierzchnika na wyjazd, poprzez podpis na Wniosku wyjazdowym krajowym" w przypadku konieczności otrzymania zaliczki wypełnienie wniosku o zaliczkę - wzór nr 20 zgodnie z punktem, II. JEDNOSTKA UJ ZLECAJĄCA WYJAZD wprowadzenie wniosku o zaliczkę do systemu SAP przekazanie do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli III. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI sprawdzenie wniosku pod względem formalno-rachunkowym i przekazanie do zatwierdzenia do wypłaty i przekazanie do Działu Finansowego celem realizacji wypłaty w wybranej przez pracownika formie (gotówka/przelew) IV. WYJEŻDŻAJĄCY (PO POWROCIE Z PODRÓŻY) po zakończeniu podróży (nie później niż przed upływem 14 dni od jej zakończenia): wypełnienie rewersu Wniosku wyjazdowego krajowego" - rozliczenie wyjazdu krajowego w przypadku odbycia podróży samochodem: wypełnienie ewidencji przebiegu pojazdu oraz podanie danych pojazdu (nr rejestracyjny, pojemność silnika) oraz ilość przejechanych kilometrów przekazanie wypełnionego dokumentu do dysponenta środków celem sprawdzenia i akceptacji merytorycznej V. JEDNOSTKA UJ ZLECAJĄCA WYJAZD rozliczenie i wprowadzenie do systemu SAP dokumentu Wniosek wyjazdowy krajowy" wraz ze wszystkimi załącznikami dokumentującymi poniesione koszty związane z wyjazdem przekazanie dokumentu Wniosek wyjazdowy krajowy" do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli VI. SEKCJA DS. WERYFIKACJI I KONTROLI sprawdzenie dokumentu pod względem formalno-rachunkowym i uzyskanie zatwierdzenia przekazanie wniosku wyjazdowego do odpowiedniego działu Kwestury* UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 85

86 księgowanie dokumentu w systemie SAP VII. ODPOWIEDNI DZIAŁ KWESTURY VIII. DZIAŁ FINANSOWY* realizacja płatności w wybranej przez pracownika formie (gotówka/przelew) *W przypadku Wydawnictwa UJ - Dział Księgowy Wydawnictwa UJ DOKUMENTOWANIE WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH WNIOSEK WYJAZDOWY Osoba (pracownik, doktorant, student, osoba spoza UJ posiadająca umowę cywilnoprawną z UJ lub będąca wykonawcą w projekcie) wyjeżdżająca za granicę, wypełnia przed wyjazdem Wniosek wyjazdowy (wzór nr 27) i załącza wszystkie niezbędne dokumenty. Wykaz dokumentów znajduje się na stronie internetowej Działu Współpracy Międzynarodowej. We Wniosku wyjazdowym muszą być w sposób jednoznaczny określone źródła finansowania poszczególnych rodzajów świadczeń związanych z wyjazdem: DS numer elementu PSP, Projekty nazwa i numer elementu PSP lub zlecenia, DD wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych lub innych numer MPK, CZ lub zlecenia, inne strona zapraszająca, koszt własny itp. Wniosek wyjazdowy podpisywany jest przez bezpośredniego przełożonego, dysponenta środków i dziekana wydziału (zależnie od pełnomocnictw w danej jednostce Uniwersytetu). Jeżeli wynika to z umów lub pełnomocnictw, Wniosek wyjazdowy wymaga kontrasygnaty osoby w nich wskazanej. Wniosek wyjazdowy wymaga rezerwacji środków w systemie SAP obejmującej szacunkowy łączny koszt wyjazdu w PLN. W związku ze znacznymi wahaniami kursu walut, rezerwacji środków należy dokonać z tolerancją w górę uwzględniającą wzrost kursów (minimum 10%). Numer rezerwacji środków (obligo) należy umieścić na Wniosku wyjazdowym. Wniosek wyjazdowy należy złożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej najpóźniej 10 dni przed planowanym terminem wyjazdu. Wniosek wyjazdowy jest sprawdzany pod względem formalnym i finansowym przez pracownika Działu Współpracy Międzynarodowej, podpisywany przez osobę upoważnioną, a następnie przekazywany do akceptacji Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA PRZEDPŁAT W przypadku dokonywania przelewów tytułem tzw. innych opłat, których trzeba dokonać przed wyjazdem (np. opłata konferencyjna, depozyt hotelowy), do Wniosku wyjazdowego należy dołączyć: - Wniosek o dokonanie przedpłaty (wzór nr 7) zatwierdzony zgodnie z opisem w punkcie , wraz informacją od organizatora konferencji/kongresu o wysokości tych kwot - lub fakturę pro forma zatwierdzoną zgodnie z opisem z punktu W przypadku otrzymania faktury (wystawionej na Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, Kraków, NIP PL zawierającej w treści imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej) wystarczy dołączyć do Wniosku wyjazdowego tę fakturę. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 86

87 Wyżej wymienione dokumenty przekazywane są wraz z kopią Wniosku wyjazdowego przez Dział Współpracy Międzynarodowej do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, gdzie podlegają sprawdzeniu pod względem rachunkowym. Następnie przekazywany jest do zatwierdzenia przez osoby upoważnione i do odpowiedniego działu Kwestury*, gdzie jest księgowany. Następnie dokumenty są przekazywane do Działu Finansowego celem realizacji przelewu. Schemat 61 Obieg Wniosku wyjazdowego i dokumentów dotyczących przedpłat I. OSOBA WYJEŻDŻAJĄCA wypełnienie Wniosku wyjazdowego" i załączenie wszystkich niezbędnych dokumentów wraz z jednoznacznym określeniem źródła finansowania poszczególnych rodzajów świadczeń związanych z wyjazdem (DS nr elementu PSP, projekty nazwa i nr elementu PSP lub zlecenia, DD wyjazdy w celach dydaktycznych, szkoleniowych lub innych nr MPK lub zlecenia, inne strona zapraszająca, koszt własny itp.) zatwierdzenie przez bezpośredniego przełożonego, dysponenta środków i dziekana wydziału (zależnie od pełnomocnictw w danej jednostce Uniwersytetu). Jeżeli wynika to z umów lub pełnomocnictw, Wniosek wyjazdowy wymaga kontrasygnaty osoby w nich wskazanej rezerwacja środków w systemie SAP obejmująca szacunkowy łączny koszt wyjazdu w PLN (w związku ze znacznymi wahaniami kursu walut rezerwacji środków należy dokonać z tolerancją w górę uwzględniającą wzrost tych kursów - minimum 10%) oraz wpisanie numeru rezerwacji środków (obligo) na Wniosku wyjazdowym" w przypdku konieczności dokonania przelewów tytułem tzw. innych opłat" przed wyjazdem, dołączenie do Wniosku wyjazdowego" wniosku o dokonanie przedpłaty lub faktury pro forma" wraz ze wszystkimi potrzebnymi dokumentami opisanymi i zatwierdzonymi zgodnie z punktem złożenie Wniosku wyjazdowego" w Dziale Współpracy Międzynarodowej najpóźniej 10 dni przed planowanym terminem wyjazdu II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ sprawdzenie Wniosku wyjazdowego" pod względem formalnym i finansowym, potwierdzone podpisem osoby upoważnionej uzyskanie akceptacji Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych przechowywanie oryginału Wniosku wyjazdowego" dołączanie kopii wniosku do odpowiednich dokumentów przesłanie do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli wszystkich dokumentów wraz z kopią Wniosku wyjazdowego" III. KWESTURA sprawdzenie dokumentów pod względem rachunkowym i uzyskanie zatwierdzenia do wypłaty (Sekcja ds. Weryfikacji i Kontroli ) księgowanie dokumentów w odpowiednim dziale Kwestury realizacja przelewu w Dziale Finansowym ZLECENIE WYPŁATY ZALICZKI W WALUCIE OBCEJ Na podstawie wypełnionego i zatwierdzonego Wniosku wyjazdowego DWM, przygotowuje zlecenie wypłaty zaliczki w walucie obcej zgodnie ze wzorem bankowym (wzór nr 28). Zlecenie wypłaty podpisywane jest przez osoby upoważnione zgodnie z bankową kartą wzoru podpisów. Najwcześniej 7 dni przed wyjazdem osoba wyjeżdżająca odbiera zlecenie wypłaty zaliczki z Działu Współpracy Międzynarodowej i pobiera zaliczkę we wskazanym banku. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 87

88 W przypadku, gdy osoba wyjeżdżająca nie może osobiście odebrać zaliczki na wyjazd, może upoważnić inną osobę do jej odbioru. W tym wypadku osoba wyjeżdżająca powinna wypełnić druk Upoważnienie (wzór nr 29). Autentyczność podpisu osoby wyjeżdżającej jest potwierdzana na druku Upoważnienia przez kierownika jednostki UJ zatrudniającej osobę wyjeżdżającą. Osoba upoważniona do realizacji wypłaty zaliczki zgłasza się z Upoważnieniem w Dziale Współpracy Międzynarodowej po odbiór zlecenia, a następnie pobiera zaliczkę w banku. Na wniosek osoby wyjeżdżającej, istnieje możliwość przelewu zaliczki na konto bankowe. Zaleca się, aby było to konto prowadzone w walucie wynikającej ze zlecenia wypłaty zaliczki. W przypadku rozbieżności pomiędzy walutą zlecenia, a walutą wskazanego konta bankowego, osoba wyjeżdżająca ponosi ryzyko różnic kursowych związanych z koniecznością przeliczenia walut. Na wniosek wyjeżdżającego istnieje możliwość pobrania zaliczki w walucie polskiej. W takim przypadku zaliczka wypłacana jest w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej przeliczonej na walutę polską według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia wypłaty zaliczki. Schemat 62 Zlecenie wypłaty zaliczki w walucie obcej I. DZIAŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ przygotowanie zlecenia wypłaty zaliczki w walucie obcej zgodnie ze wzorem bankowym (wzór nr 28) na podstawie wypełnionego i zatwierdzonego Wniosku wyjazdowego" podpisanie zlecenia przez osoby upoważnione zgodnie z bankową kartą wzorów podpisów II. OSOBA WYJEŻDŻAJĄCA odbiór zlecenia wypłaty zaliczki w walucie obcej z Działu Współpracy Międzynarodowej najwcześniej 7 dni przed wyjazdem odbiór zaliczki w walucie obcej we wskazanym banku w przypadku, gdy osoba wyjeżdżająca nie może osobiście odebrać zaliczki na wyjazd za granicę: wypełnienie druku Upoważnienie (wzór nr 29) i zgłoszenie się z tym drukiem przez osobę upoważnioną do realizacji wypłaty zaliczki do Działu Współpracy Międzynarodowej po odbiór zlecenia wypłaty zaliczki (autentyczność podpisu osoby delegowanej jest potwierdzana na druku Upoważnienia przez kierownika jednostki UJ zatrudniającej osobę wyjeżdżającą) OGÓLNE ZASADY ROZLICZANIA WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH Rozliczenie zaliczki odbywa się w Dziale Współpracy Międzynarodowej, po powrocie z zagranicy wyjeżdżającego na podstawie dokumentów finansowych potwierdzających poszczególne wydatki. W przypadku projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych do rozliczenia zaliczki należy dołączyć karty pokładowe, jeżeli podróż odbywała się samolotem. Dział Współpracy Międzynarodowej potwierdza zgodność faktur lub innych dokumentów dotyczących wyjazdu zagranicznego z Wnioskiem wyjazdowym wypełnionym przez osobę wyjeżdżającą. Jeżeli wydatki związane z wyjazdem następują z projektów finansowanych i/lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, w których przewidziano inne regulacje dotyczące procedur wydatkowania środków i ich dokumentowania, stosuje się zasady ujęte w tych regulacjach. Zaliczkę należy rozliczyć w terminie do 14 dni od zakończenia podróży. Liczba diet pobytowych jest rozliczana w oparciu o liczbę dni i godzin, jakie osoba wyjeżdżająca spędziła za granicą. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 88

89 Rozliczenie kosztów zakwaterowania wymaga oryginału rachunku hotelowego wystawionego na Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, Kraków, NIP PL , zawierającego w treści imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej oraz daty pobytu w hotelu. Rozliczenia innych opłat (np. opłata konferencyjna, depozyt hotelowy) należy dokonywać na podstawie oryginalnych faktur wystawionych na: Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, Kraków, NIP PL z podaniem w treści imienia i nazwiska osoby wyjeżdżającej, daty jej pobytu i nazwy kraju docelowego. W przypadku gdy wnioskodawca nie może udokumentować poniesionych wydatków odpowiednimi dokumentami (np. fakturą), wypełnia Wniosek o uznanie oświadczenia jako księgowego dowodu zastępczego (wzór nr 1) i dołącza do niego dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku np.: dokument pochodzący od organizatora konferencji wraz z potwierdzeniem dokonania opłaty, wersję elektroniczną faktury, polisę ubezpieczeniową w wersji elektronicznej wraz z ceną, kopię dowodu dokonania opłaty wizowej wraz z kopią wizy z odpowiedniej strony w paszporcie. Następnie osoba delegowana przekazuje Wniosek o uznanie oświadczenia jako księgowego dowodu zastępczego wraz z ww. dokumentami do Działu Współpracy Międzynarodowej. Wniosek przekazywany jest do podpisu do Kwestora UJ i Prorektora UJ ds. polityki kadrowej i finansowej w celu wyrażenia zgody na uznanie oświadczenia jako księgowego dowodu zastępczego ROZLICZENIE WYJAZDU ZAGRANICZNEGO Rozliczenie wyjazdu zagranicznego odbywa się w Dziale Współpracy Międzynarodowej, po powrocie z zagranicy wyjeżdżającego, na podstawie dokumentów finansowych potwierdzających poszczególne wydatki (patrz punkt ). Na dokumencie: - Rozliczenie wyjazdu zagranicznego zaliczka w walucie obcej (wzór nr 30 dla osób, które pobrały zaliczkę przed wyjazdem), - Rozliczenie wyjazdu zagranicznego niepobrane środki (wzór nr 31 dla osób, które nie pobierały zaliczki na wyjazd) składa podpis osoba wyjeżdżająca, osoba rozliczająca w Dziale Współpracy Międzynarodowej oraz kierownik Działu Współpracy Międzynarodowej. Następnie rozliczenie przekazywane jest do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli. Rozliczenie podpisywane jest przez Kwestora UJ lub osobę upoważnioną i przekazywane do odpowiedniego działu Kwestury* w celu zaksięgowania. W przypadku, gdy osoba rozliczająca się wydała więcej środków niż zdeklarowała na wcześniej przedstawionym Wniosku wyjazdowym, wymagana jest pisemna zgoda dysponenta środków i zwiększenie ich rezerwacji w systemie SAP przez jednostkę UJ. Zwiększenie środków jest możliwe na podstawie pisma osoby wyjeżdżającej skierowanego do Działu Współpracy Międzynarodowej, zaakceptowanego przez dysponenta środków. W przypadku, gdy osoba wyjeżdżająca pobrała przed wyjazdem zaliczkę zgodnie z procedurą opisaną w punkcie i konieczny jest zwrot części zaliczki przez wyjeżdżającego, Dział Współpracy Międzynarodowej wypełnia zlecenie wpłaty i przekazuje osobie rozliczającej się. Po wpłacie danej kwoty do banku, Dział Współpracy Międzynarodowej dołącza potwierdzenie dokonania wpłaty do Rozliczenia. W przypadku, gdy wyjeżdżający nie pobrał zaliczki przed wyjazdem, Dział Współpracy Międzynarodowej przygotowuje naliczenie należnych środków w PLN (wzór nr 31). Wyjeżdżający otrzymuje należne środki na wskazany przez siebie rachunek bankowy. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 89

90 Schemat 63 Rozliczenie wyjazdu zagranicznego I. OSOBA WYJEŻDŻAJĄCA przekazanie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki do Działu Współpracy Międzynarodowej II. DZIAŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ rozliczenie wyjazdu na podstawie dostarczonych przez wyjeżdżającego dokumentów o poniesionych wydatkach w przypadku konieczności zwortu przez wyjeżdżającego części pobranych środków, Dział Współpracy Międzynarodowej wypełnia zlecenie wpłaty, które po dokonaniu wpłaty przez wyjeżdżającego dołącza do rozliczenia podpisanie rozliczenia przez osobę wyjeżdżającą, osobę rozliczającą w Dziale Współpracy Międzynarodowej oraz kierownika Działu Współpracy Międzynarodowej, przekazanie dokumentu do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli III. KWESTURA sprawdzenie dokumentu pod względem rachunkowym księgowanie dokumentu w systemie SAP realizacja płatności w przypadku, gdy wyjeżdżający wydatkował więcej środków niż kwota pobranej zaliczki lub gdy nie pobrał zaliczki przed wyjazdem przechowywanie dokumentów WYKORZYSTANIE SAMOCHODU PRYWATNEGO DO ODBYCIA PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ W szczególnie uzasadnionych przypadkach pracownik może uzyskać zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do odbycia podróży zagranicznej, do Rozliczenia wyjazdu zagranicznego musi dołączyć wówczas ewidencję przebiegu pojazdu (wzór nr 26). Osobie podróżującej samochodem prywatnym przysługuje zwrot kosztów zgodnie z aktualnym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jeżeli wydatki następują z projektów finansowanych i/lub współfinansowany ze źródeł zewnętrznych, w których przewidziano inne regulacje dotyczące procedur wydatkowania środków i ich dokumentowania, to stosuje się zasady ujęte w tych regulacjach NAJEM SAMOCHODU OSOBOWEGO POZA GRANICAMI KRAJU W szczególnie uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość wynajęcia samochodu osobowego poza granicami kraju. Wówczas zwracane są wszystkie udokumentowane wydatki, a w szczególności: - koszt wynajęcia samochodu (czynsz najmu), - koszty zakupu paliwa, - opłaty za przejazdy autostradą, - opłaty za parkingi. Warunkiem zwrotu tych wydatków (poza czynszem najmu) jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, (wzór nr 26). Do kosztów uzyskania przychodu Uniwersytetu zaliczone mogą być poniesione wydatki wyłącznie do wysokości limitu wynikającego z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w przepisach ogólnych. Jeżeli poniesione wydatki przekraczają wyliczony limit należy zarezerwować środki na podatek dochodowy od osób prawnych, liczony od wartości przekroczenia. Czynsz najmu ujmowany jest w kosztach Uniwersytetu w całości niezależnie od ilości przejechanych kilometrów. UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI W KRAKOWIE 90