Plan zbiorczej komunikacji zewnętrznej

Transkrypt

1 WIELKOPOLSKA AGENCJA ZARZĄDZANIA ENERGIĄ SP. Z O.O. Plan zbiorczej komunikacji zewnętrznej Bartosz Królczyk Projekt współfinansowany przez Unię Europejską Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 1

2 (w ramach Programu Inteligentna Energia Europa) Zawartość Cel stworzenia systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej... 4 Opis organizacji... 5 Wizja WAZE i jej działania Podstawy istnienia WAZE... 5 Struktura organizacyjna... 6 Pracownicy WAZE... 6 Charakterystyka kultury organizacyjnej i wizerunku Agencji... 7 Wstępna analiza wymagao... 7 Analiza możliwości operacyjnych... 9 Analiza możliwości finansowych Analiza ryzyka Narzędzia i taktyki używane w zewnętrznej komunikacji firmy WAZE Podział dokumentów i informacji ze względu na odbiorców i stopieo jawności Strona internetowej Agencji Komunikacja owa Komunikacja pisemna Komunikacja typu fax Telefon stacjonarny Telefon mobilny Wiadomości tekstowe SMS Komunikacja bezpośrednia Broszury Współpraca i komunikacja z mediami Portale społecznościowe Plan wdrożenia systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej Kalendarium projektu Fazy Projektu Produkty związane z fazami projektów Działania niezbędne do stworzenia produktów koocowych poszczególnych faz Zależności następstwa między działaniami Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 2

3 Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 3

4 Cel stworzenia systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej Celem systemu zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią jest umożliwienie, udokumentowanie i usprawnienie systemu interakcji między Agencją a podmiotami zewnętrznymi. Komunikacja polega na przepływie informacji pomiędzy stronami, rozumieniu i oddziaływaniu oraz wzajemnej interakcji. Stanowi więc element procesu wymiany wiedzy. Istotą przepływu informacji jest uzgodnienie przez strony jednakowego, wspólnego rozumienia danej sytuacji lub stanu. Komunikowanie się jest skuteczne tylko wówczas, gdy dana sytuacja jest rozumiana w taki sam sposób. Niniejszy dokument będzie zawierał opis wykorzystania narzędzi i taktyk zarówno komunikacji ustnej, jak i pisemnej, ze szczególnym uwzględnieniem komunikacji elektronicznej, mających na celu osiąganie optymalnego sposobu komunikacji zewnętrznej. Głównym celem stworzenia zewnętrznego systemu komunikacji jest zapewnienie pracownikom Agencji oraz podmiotom zewnętrznym możliwości wzajemnej komunikacji i dostępu do niezbędnych faktów potrzebnych w podejmowaniu optymalnych decyzji biznesowych, przy zapewnieniu standardów poufności, prywatności i spójności informacji. Cel główny będzie realizowany poprzez cele pomniejsze: 1. Zapewnienie by każdy z pracowników i wszystkie zainteresowane podmioty zewnętrzne był świadome wizji, misji, działao Agencji i jej wartości 2. Umożliwienie komunikacji między pracownikami Agencji i podmiotami zewnętrznymi niezależnie od miejsca ich przebywania 3. Umożliwienie kontynuowania wspólnych projektów WAZE i podmiotów zewnętrznych także w przypadku nieobecności jednego lub kilku pracowników Agencji 4. Umożliwienie łatwego dostępu zainteresowanym podmiotom zewnętrznym do wszystkich dokumentów i informacji jawnych stworzonych bądź zebranych przez pracowników Agencji 5. Eliminowanie przypadków dublowania pracy 6. Promocja zagadnieo znajdujących się w obszarze działania WAZE 7. Zapewnienie spójności informacji przekazywanych przez pracowników WAZE na zewnątrz organizacji 8. Zapewnienie pracownikom WAZE stałego dostępu do centralnej bazy kontaktów 9. Szybkie informowanie o nowościach i zmianach prawnych w dziedzinie OZE 10. Budowa spójnego, nowoczesnego i przyjaznego wizerunku Agencji 11. Zbieranie informacji o podmiotach związanych z rynkiem energetycznym i ich potrzebach Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 4

5 Opis organizacji Wizja WAZE i jej działania. Wizją Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią jest uzyskanie statusu centrum promocji i wiedzy o efektywności energetycznej i odnawialnych źródłach energii. Wizja ta będzie wdrażana przez realizację następujących działao: Koordynowanie opracowania Wielkopolskiej Strategii Zarządzania Energią na lata Przygotowanie szkoleo dla powiatowych koordynatorów energetycznych i gminnych energetyków. Udział w budowaniu Wielkopolskiego KLASTRA OZE oraz w tworzeniu branżowych powiązao sieciowych. Przygotowanie działao dla spójnej edukacji i kierunków kształcenia energetycznego w Wielkopolsce. Aktywny udział w koordynacji, budowaniu i monitorowaniu instrumentów wsparcia dla inwestorów energetycznych w regionie. Promocja zagadnieo efektywności energetycznej i racjonalnego zużycia energii oraz technologii OZE wśród społeczeostwa. Jak widad większośd z ty działao będzie wymagała komunikacji pracowników Agencji z podmiotami zewnętrznymi a zatem będzie wymagała Systemu Zewnętrznej Komunikacji. Podstawy istnienia WAZE Agencja została utworzona do realizacji zadao własnych Samorządu Województwa Wielkopolskiego w zakresie efektywności energetycznej i odnawialnych źródeł energii w Wielkopolsce. WAZE sp. z o.o. powstała przy wsparciu środków z programu Inteligentna Energia dla Europy II (IEE) będącego elementem Programu Ramowego na rzecz Konkurencyjności i Innowacji (CIP). Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 5

6 Struktura organizacyjna Prezes WAZE JÓZEF LEWANDOWSKI Główny Księgowy Mirosława Michalska Asystent Zarządu Ilona Nuszczyoska Specjalista ds. rozwoju lokalnego Jadwiga Twardowska Specjalista ds. energii Stefan Pawlak Specjalista ds. edukacji i promocji Bartosz Królczyk Młodszy specjalista ds. energii i edukacji Maciej Kołowski Stażysta Justyna Turek-Plewa Obecnie w WAZE zatrudnionych jest ośmiu pracowników. Pięciu z nich (Prezes i czterech specjalistów) to pracownicy merytoryczni, natomiast stanowiska Asystenta Zarządu i Głównego Księgowego mają charakter wspierający (chod zdarza się, że pracownicy Ci wspomagają merytorycznie prowadzone projekty). Pracownicy WAZE Wszyscy pracownicy WAZE pracują w siedzibie firmy przy ulicy Piekary 19, w Poznaniu. W siedzibie firmy wszyscy pracownicy mają dostęp do internetowej sieci bezprzewodowej i telefonów stacjonarnych. Przewiduje się, że częśd obowiązków pracowników merytorycznych będzie wymagała podróży zarówno na terenie Polski jak i zagranicę. Pracownicy podróżujący mogą w komunikacji wewnętrznej używad komputerów przenośnych podłączanych do sieci hotelowych i konferencyjnych a także telefonów komórkowych. Językiem obowiązującym w komunikacji wewnętrznej jest język polski. Język angielski jest używany niemal wyłącznie w komunikacji z EACI (the Executive Agency for Competitiveness and Innovation) i z zagranicznymi agencjami energetycznymi. Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 6

7 Grupa zainteresowanych (stakeholders) WAZE jest jednak o wiele bardziej rozbudowana. GŁÓWNY UDZIAŁOWIEC sejmik INNI UDZIAŁOWCY: -lokalne władze (powiaty) -przedsiębiorstwa i organizacje pozarządowe EACI RADA NADZORCZA ZARZĄD =PREZES KOMITET DORADCZY PARTNERZY (organizacje współpracujące) PERSONEL AGNECJI Struktura stakeholders wskazuje na centralną rolę Prezesa WAZE w przepływie informacji na zewnątrz organizacji. Nawet gdy dokumenty dla jednostek zewnętrznych są tworzone przez personel merytoryczny Agencji, przepływają one przez ręce Prezesa, który je zatwierdza. Dopóki WAZE jest niewielką organizacją taki scentralizowany przepływ informacji nie stanowi zagrożenia w jej działaniu. Wraz w przyszłym rozwojem (powyżej 10 osób) WAZE będzie jednak musiała decentralizowad swój przepływ informacji. Charakterystyka kultury organizacyjnej i wizerunku Agencji WAZE jest małą i stosunkowo młodą organizacją. Obecnie jest tu zatrudnionych 8 osób o średniej wieku 39 lat. Konsekwencją tego jest luźna i niemal rodzinna atmosfera między pracownikami. Nieco sztywniejsze ramy kultury nakłada na organizacje jej forma prawna, forma powstania i duży udział Województwa Wielkopolskiego. Wstępna analiza wymagań Obecnie decyzje strategiczne dotyczące WAZE są podejmowane przez jej prezesa a decyzje taktyczne i operacyjne za jego aprobatą lub wiedzą. Informacje wewnątrz firmy są rozpowszechnione głównie trzema kanałami: em, na nieformalnych spotkaniach z Prezesem i poprzez komunikację werbalną. Informacje i dokumenty, których celem są odbiorcy zewnętrzni rozpowszechniane są za pomocą wielu kanałów: a (np. dokumenty których treśd jest uzgadniana), faksu (np. kopie oficjalnych dokumentów), poczty potwierdzonej (np. dokumenty oficjalne), poczty zwykłej (np. materiały reklamowe), telefonu (np. krótkie informacje, uzgadnianie spotkao), spotkao bezpośrednich (np. w czasie pracy nad wspólnymi projektami), strony WWW (wszystkie informacje przeznaczone dla ogółu mieszkaoców), notatki i artykuły w prasie (np. informacje promujące OZE Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 7

8 bądź działania samej Agencji), szkolenia (np. informacje dotyczące tematyki szkolenia), inne imprezy masowe (np. prezentacja oferty WAZE na targach). Wszystkie dokumenty wysyłane na zewnątrz organizacji tworzone są za aprobatą Prezesa. Dokumenty formalne są numerowane, datowane i archiwizowane. TAK Specjalista Redaguje dokument Umieszcza poprawki Jeśli dokument jest jawny, umieszcza finalną wersję na Wiki NIE Poufny? Specjalista przesyła projekt dokumentu 2. Proces redagowania koocowej wersji dokumentu Wiki Prezes Proponuje poprawki, uwagi Aprobuje treśd dokumentu Podpisuje dokument Prezes przesyła koocową treśd dokumentu 4. Asystent Zarządu przedkłada dokument do podpisu 5. Prezes przekazuje dokument do wysłania Archiwa Asystent Zarządu Numeruje dokumenty Edytuje ostateczną formę dokumentu Umieszcza pieczątki Archiwizuje Wysyła 6 6. Asystent zarządu przesyła dokument do podmiotu zewnętrznego Podmiot zewnętrzny Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 8

9 System zewnętrznej komunikacji WAZE musi uwzględniad zarówno charakterystykę operacyjną organizacji (wielkośd, strukturę organizacyjną) jej kulturę wizerunek i jak i możliwości finansowe. Jednocześnie system ten musi byd na tyle elastyczny, by mógł byd używany także w przypadku wzrostu lub zmian organizacyjnych Agencji. W przypadku WAZE, bardzo ważnym czynnikiem przy planowaniu jej systemu zewnętrznej komunikacji jest uwzględnienie ograniczonych zasobów osobowych, stosunkowo poziomej struktury organizacyjnej (tylko jeden szczebel zarządzania), dużej mobilności pracowników i ograniczonych możliwości finansowych. Jednocześnie Agencja może wykorzystad wysoki poziom umiejętności komputerowych pracowników oraz ich stały dostęp do przenośnych komputerów, telefonów komputerowych i Internetu. Uwzględniając powyższe wymagania i możliwości, naturalnym system zewnętrznej komunikacji jest rozwiązanie, złożone z narzędzi umożliwiających wszystkim pracownikom uczestnictwo w tworzeniu i edytowaniu treści. Analiza możliwości operacyjnych Jak już wspomniano w poprzednim punkcie, WAZE jest małą organizacją. Obecnie zatrudnia 8 pracowników z czego 5 to pracownicy merytoryczni (w tym jeden z pracowników merytorycznych pracuje obecnie na pół etatu). Wszyscy pracownicy posiadają co najmniej wyższe wykształcenie i stosunkowo dobre umiejętności komputerowe. Sied komputerowa WAZE oparta jest o 8 komputerów przenośnych typu laptop połączonych z Internetem za pomocą sieci bezprzewodowej Wifi. Firma wynajmuje zewnętrzny serwer WWW i ftp używany obecnie do publikowania treści i dokumentów na stronach WWW. Wszyscy pracownicy WAZE posiadają dostęp do strony WWW WAZE i mogą edytowad treści zawarte w artykułach stałych jak i nowościach. Za wyjątkiem jednego wyznaczonego pracownika (w tej chwili jest to Specjalista ds. Edukacji i Promocji Bartosz Królczyk) pracownicy nie mają wpływu na wygląd i strukturę strony www. Innym ważnym elementem Systemu Zewnętrznej Komunikacji WAZE będzie centralna baza danych zainteresowanych podmiotów zewnętrznych obejmująca zarówno klientów Agencji, jej partnerów i udziałowców jak i wszystkie inne osoby i podmioty zewnętrzne mające wpływ na działania WAZE. Taka baza danych musi byd uzupełniana i poprawiana przez wszystkich pracowników WAZE i byd zintegrowana z systemami zarządzania projektami i zarządzania dokumentami. W chwili obecnej rozważane są dwie możliwości budowy takiego systemu: System oparty na otwartym standardzie Wiki System oparty na narzędziu wbudowanym w aplikacje do obsługi a Business Contact Manager (BCM) Oba rozwiązania są możliwe do wdrożenia na istniejącej infrastrukturze informatycznej Agencji i oba mają zarówno plusy jak i minusy. System Wiki ma niewątpliwą przewagę w zarządzaniu wiedzą i dokumentami system oparty na BCM ma przewagę w zarządzaniu projektami. Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 9

10 Analiza możliwości finansowych Agencja powstała ze środków Województwa Wielkopolskiego i jest wspierana ze środków z programu Inteligentna Energia dla Europy II. Chod stworzenie planu wewnętrznej komunikacji jest wymaganiem projektu IEE to jednak stworzenie i wdrożenie systemu wewnętrznej komunikacji nie należy do kosztów kwalifikowanych projektu. Stąd Agencja ma bardzo ograniczone środki finansowe na stworzenie i wdrożenie systemu. Narzędzie Wiki wchodzi w skład pakietu który Agencja już używa stąd stąd nie potrzeba na nie dodatkowych środków finansowych. Wariant z wynajęciem usługi Wiki jako taoszy w dłuższym terminie i wymagający mniej zasobów wydaje się najlepszym rozwiązaniem dla Agencji. Analiza ryzyka Stworzenie systemu wewnętrznej komunikacji opartego na usłudze dostarczanej przez zewnętrzną firmę ciągnie za sobą niewielkie ryzyko kradzieży lub utraty ważnych informacji Agencji (ryzyko to jest znacznie większe gdy narzędzie jest instalowane na własnym serwerze spółki). Ryzykiem, które należy jednak rozważyd jest ryzyko zachowania ciągłości usługi. Na szczęście na rynku usług Wiki istnieje duża konkurencja, i w razie potrzeby można wybierad dostawcami usługi. Narzędzia i taktyki używane w zewnętrznej komunikacji firmy WAZE Podział dokumentów i informacji ze względu na odbiorców i stopień jawności Dokumenty i informacje powstające w Agencji można podzielid ze względu na trzy kryteria: 1. Rodzaj bezpośredniego odbiorcy 2. Ostateczny cel dokumentu (informacji) 3. Stopieo jawności dokumentu (informacji) Dokumenty System Wewnętrznej Komunikacji Zewnętrzne Wewnętrzne Rodzaj bezpośredniego odbiorcy Publiczne Niepubliczne Ostateczny cel Jawne Poufne Stopieo jawności Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 10

11 System Zewnętrznej Komunikacji Wszystkie dokumenty i informacje, których bezpośrednimi odbiorcami są podmioty zewnętrzne są przedmiotem tego opracowania i są objęte Systemem Zewnętrznej Komunikacji. Należy jednak zauważyd, że niemal każdy dokument jest na początku dokumentem wewnętrznym. Dopiero po przejściu procedur poprawek i akceptacji staje się on dokumentem zewnętrznym. Dokumenty publiczne zostają po zakooczeniu tych procedur opublikowane na stronie WWW Agencji, lub rozpowszechnione za pomocą innych narzędzi np.: magazynów branżowych lub w postaci broszury wysyłanych pocztą tradycyjną lub elektroniczną. Przykładem tego typu informacji są wszelkie artykuły dotyczące technologii OZE bądź nowości o działaniach WAZE. Wszelkiego rodzaju dokumenty niepubliczne ale jawne powinny zostawad wewnątrz Agencji jednakże informacja o ich istnieniu może byd jednak upubliczniona. Przykładem dokumentów niepublicznych ale jawnych mogą byd porozumienia w sprawie współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Ostatnią kategorię stanowią dokumenty i informację, które są niepubliczne i tajne. Są to dokumenty i informacje, które zostają wymienione pomiędzy Agencją a właściwym podmiotem z zewnętrznym a informacji o tym fakcie nie jest upubliczniona. Przykładem tego typu dokumentów są wszelkie umowy dwustronne. Strona internetowej Agencji Strona WWW Agencji ( stanowi główne narzędzie służące do: promocji i tworzenia wizerunku WAZE informowaniu o Agencji i jej działaniach promocji efektywności energetycznej i OZE szerzeniu wiedzy na temat OZE i efektywności energetycznej Strona WWW WAZE jest utrzymywana na zewnętrznym serwerze zarządzanym przez firmę Advisor. Główny projekt strony został zaprojektowany przez Pawła Drożdża na podstawie otwartego systemu zarządzania treścią Wordpress. Taktyki stosowane przy użyciu strony WWW WAZE: umożliwienie publikacji treści wszystkim merytorycznym pracownikom Agencji dzięki czemu na stronie WAZE szybko publikowane są informacje o wszystkich projektach prowadzonych przez WAZE (realizacja celów: 1, 2, 3, 6, 9) kontrola wyglądu strony przez administratora i nie może byd zmieniany bez jego wiedzy (realizacja celu: 10) treści przed publikacją na stronie WWW muszą byd zatwierdzane przez Prezesa (realizacja celów: 5, 7) Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 11

12 rejestracja na szkolenia, kursy, seminaria odbywa się dzięki stronie elektronicznym formularzom, z których dane zachowywane są w centralnej bazie danych (realizacja celów: 8, 11) każdego tygodnia na stronie są umieszczane słoneczne myśli dowcipy i motywujące cytaty (realizacja celu 10) na stronie umieszczone są linki do przepisów prawnych, opracowao i prezentacji związanych z zagadnieniami OZE i efektywnością energetyczną (realizacja celów: 4, 5, 6, 9) Komunikacja owa W Agencji WAZE jest podstawowym narzędziem służącym zarówno w celu komunikacji wewnętrznej pomiędzy pracownikami, jak i komunikacji zewnętrznej. Poczta elektroniczna służyd będzie rozpowszechnianiu informacji o Agencji, nawiązywaniu kontaktów z innymi podmiotami. Za jej pomocą wysyłane będą niektóre dokumenty, zapytania oraz oferty. Taktyki używane przy wykorzystaniu a: e do osób prominentnych (np.: prezesów spółek, szefów samorządów lokalnych, władz regionalnych i centralnych) albo e masowe wysyłane są albo przez prezesa albo po zatwierdzeniu przez niego treści pracownicy Agencji pracujący nad wspólnymi projektami z podmiotami zewnętrznymi (partnerami, klientami) używają a jako podstawowego narzędzia zawsze gdy potrzebny jest ślad komunikacji a bezpośredni kontakt jest zbędny pracownicy Agencji odpowiadają na e w ciągu 24 godzin od ich otrzymania, a w razie gdy odpowiedź w ciągu 24 godzin jest niemożliwa pracownicy wysyłają w ciągu 24 godzin a z wyjaśnieniem kiedy będą w stanie odpowiedzied w razie nieobecności dłuższej niż jeden dzieo ustawiana jest wiadomośd na serwerze o terminie nieobecności i e przesyłane są do zastępującego pracownika e mają spójną stopkę z logo WAZE, informacjami adresowymi, imieniem i nazwiskiem osoby wysyłającej oraz jej stanowiskiem nowe kontakty i ważniejsza komunikacja owa (zwłaszcza dotycząca wymiany dokumentów) z podmiotami zewnętrznymi jest rejestrowana przy użyciu aplikacji CRM Komunikacja pisemna Komunikacja z wykorzystaniem dokumentów papierowych będzie podstawową formą formalnej komunikacji WAZE z jednostkami zewnętrznymi, udziałowcami, partnerami i klientami. W szczególności obowiązywad ona będzie w przypadku ważnych dokumentów typu: umów, rachunków, przepisów i strategii. Taktyki stosowane przy użyciu komunikacji pisemnej: Treśd dokumentów zewnętrznych jest zawsze zatwierdzana przez Prezesa (chyba, ze zwolni on z takiego wymogu) Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 12

13 Komunikacja typu fax Stanowid będzie alternatywną formę komunikacji pisemnej z podmiotami współpracującymi.. Telefon stacjonarny Telefon stacjonarny służy głównie o codziennej komunikacji zewnętrznej. Numery telefonów do poszczególnych pracowników są dostępne na stronie internetowej. Telefon mobilny Telefon komórkowy jest głównym medium komunikacji między pracownikami WAZE a osobami zewnętrznymi, które otrzymają numer telefonu. Numer telefonu komórkowego zostanie przekazany tylko tym osobom, które pracownik WAZE uzna za stosowne tak, aby komunikacja przebiegała w sposób bezpośredni. Telefon komórkowy służy także do komunikacji z Agencją w sytuacji, gdy pracownik jest w terenie i nie ma z nim innej możliwości kontaktu. Wiadomości tekstowe SMS Wiadomości sms będą rzadko używane jako narzędzie komunikacji zewnętrznej. Będzie to głównie narzędzie uzupełniające na przykład w przypadku spotkao gdy nie można używad komunikacji telefonicznej. Komunikacja bezpośrednia Ważną rolę w komunikacji zewnętrznej spędzad będą imprezy publiczne organizowane przez Agencję. Tego typu działania pozwalają na bezpośrednią interakcję grup docelowych WAZE z jej pracownikami. Jest to szczególnie ważne w celu tworzenia profesjonalnych sieci powiązao pomiędzy WAZE a: samorządami lokalnymi, społecznością lokalną, agencjami regionalnymi z Polski i zagranicy, przedsiębiorstwami branży energetycznej, szkołami i uczelniami. Konferencje i fora Agencja jest organizatorem i współorganizatorem wielu konferencji o tematyce związanej z OZE i efektywnością energetyczną. Dodatkowo pracownicy WAZE występują jako zaproszeni eksperci na konferencjach i forach organizowanych przez inne organizacje. Do najważniejszych imprez tego typu organizowanych przez WAZE należą: Forum Budownictwa Energooszczędnego i Pasywnego organizowane cyklicznie w pierwszej połowie stycznia w trakcie Międzynarodowych Targów Budownictwa BUDMA. Celem tego forum jest promocja technologii i najlepszych praktyk związanych z efektywnością energetyczną w budownictwie. Jest to okazja dla zainteresowanych osób na spotkanie, na wysłuchanie interesujących prezentacji i na wzięcie udziału w dyskusji z ekspertami z dziedziny budownictwa energetycznego. Forum Regionalnych Agencji Energetycznych organizowane cyklicznie w drugiej połowie maja w trakcie Międzynarodowych Targów Green Power. Głównym celem tego forum jest konsolidacja środowiska i koordynacja działao polskich regionalnych agencji energetycznych. Dodatkowo, na spotkanie to zapraszane są regionalne agencje Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 13

14 energetyczne z zagranicy w celu prezentacji i wymiany najlepszych praktyk oraz nawiązywania kontaktów prowadzących do wspólnych, międzynarodowych projektów. Tydzieo Zielonej Energii impreza organizowana cyklicznie w powiatach Wielkopolski na tydzieo przed Międzynarodowymi Targami Green Power. Tydzieo Zielonej Energii ma na celu promocję zagadnieo związanych z efektywnością energetyczną i OZE wśród samorządów lokalnych i lokalnej społeczności Wielkopolski. Impreza ta będzie też okazją na prezentacje oferty producentów, sprzedawców i instalatorów małych OZE i praktycznych rozwiązao eko-energetycznych oraz z potencjalnymi klientami. WAZE będzie pełnid głównie rolę lidera i koordynatora tego projektu. Wielkopolskie Forum Energetyczne Zarządzanie energią w gminie i powiecie - organizowane cyklicznie w pierwszej połowie listopada w trakcie Międzynarodowych Targów Poleko. Forum to będzie okazją dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie energią w samorządach Wielkopolski do wymiany doświadczeo a także wysłuchania i wzięcia udziału w dyskusji ze specjalistami branży energetycznej. Dla WAZE jest to też szansa na propagowanie idei stworzenia sieci gminnych energetyków i powiatowych koordynatorów energetycznych i promocję szkoleo w tym zakresie. Szkoleni/ warsztaty/programy edukacyjne Szerzenie wiedzy na temat efektywności energetycznej i OZE jest jednym z głównych działao mających wypełniad misję Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią. Szkolenia, warsztaty i udział w programach edukacyjnych szkół i uniwersytetów jest też świetną okazją na promowanie zarówno wizerunku Agencji jak i idei, które WAZE wspiera. Gminny Energetyk jest najważniejszym szkoleniem organizowanym przez Wielkopolska Agencja Zarządzania Energią Sp. z o.o. przy współpracy Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu i Polskiego Towarzystwa Certyfikacji Energetycznej. Chod gminny energetyk ma byd osobą odpowiedzialna za zarządzanie energią w gminie, szkolenie to jest skierowane także do urzędników powiatów, ale również do pracowników firm i zainteresowanych osób prywatnych. Szkolenie to pomaga w tworzeniu wizerunku WAZE i szerzeniu wiedzy o efektywności energetycznej i OZE poprzez realizacje celów: 1, 3 i 6 strategii PR Agencji. Innym ważnym działaniem Agencji jest udział w organizowaniu studiów podyplomowych - "Strategia i planowanie biznesu w branży energetycznej" wraz z Uniwersytetem Ekonomicznym w Poznaniu. Studia te przeznaczone są dla pracowników firm branży energetycznej a ich głównym zadaniem jest rozszerzenie i uaktualnienie wiedzy z zakresu analizy, strategii i planowania biznesu w sektorze energetycznym, a także nabycie niezbędnych umiejętności wykorzystania tej wiedzy do podejmowania decyzji strategicznych i kierowania rozwojem firmy. Główną rolą Agencji w organizowaniu tych studiów jest ich promocja, udział specjalistów w wykładach. Z punktu widzenia wdrażania strategii PR uczestnictwo w tym projekcie pozwala na realizację celów: 1, 2, 4 i 6 Dodatkowo WAZE chętnie będzie uczestniczyd innych warsztatach dotyczących OZE i efektywności energetycznej. Przykładem takich warsztatów mogą byd chociażby: Prezentacje pracowników WAZE na konferencji ekologicznej w Sarbicach (gmina Przykona). Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 14

15 Prezentacje pracowników WAZE na Seminarium p.t. Budowa biogazowni w Wielkopolsce inwestycja w odnawialne źródła energii i rozwój jednostek samorządu terytorialnego. Działania te realizują cele: 1, 3, 5, 6 i 7 strategii PR Agencji. Imprezy promocyjne Wielkopolska Agencja Zarządzania Energią jest inicjatorem i koordynatorem Wielkopolskiego Tygodnia Zielonej Energii. Impreza ta jest planowana jako wydarzenie cykliczne organizowane przez powiaty i gminy Wielkopolski przy współpracy w WAZE na tydzieo przed targami Green Power. W czasie Wielkopolskiego Tygodnia Zielonej Energii przewidziane są: imprezy o charakterze edukacyjnym dla dzieci i młodzieży promujące ideę efektowności energetycznej i energii odnawialnej, wystawa i prezentacja urządzeo zielonej energii, festyn zielonej energii. Na targach Green Power każdego roku planuje się wręczenie statuetek Promotora Zielonej Energii dla starostów powiatów które aktywnie uczestniczyły w Tygodniu Zielone Energii. Organizowanie imprez promocyjnych tego typu wpisuje się w cele: 3, 4, 5, 7 strategii PR WAZE. Broszury Broszury są używane przez WAZE w celu przekazywania obszerniejszej informacji na temat efektywności energetycznej i OZE dla podmiotów otoczenia zewnętrznego jak szkoły, samorządy i społecznośd lokalna. Głównym celem używania broszur będzie promocja i edukacja. W chwili powstania tego opracowania Agencja pracuje nad wydaniem dwóch broszur: Efektywnośd energetyczna w budynkach i Gminny energetyk. Współpraca i komunikacja z mediami W pierwszych latach działalności Agencja umieści materiały promocyjne dotyczące bieżących i planowanych działao WAZE w czasopismach regionalnych. W tekstach tych Agencja będzie promowad wizerunek zgodny z celami 1-5 strategii a także reklamowad swoje działania komercyjne. Do tego celu Agencja będzie wykorzystywad trzy publikacje: Monitor Wielkopolski comiesięczny dodatek regionalny do Gazety Wyborczej i Głosu Wielkopolskiego Welcome to Poznao & Wielkopolska dwujęzyczny miesięcznik promujący wydarzenia odbywające się w Poznaniu i Wielkopolsce Eko-fakty biuletyn informacyjny WFOŚiGW w Poznaniu Kalendarium publikacji materiałów promocyjnych zamieszczony jest na ilustracji poniżej. Oprócz materiałów czysto promujących, WAZE będzie umieszczad materiały tematyczne związane z promocją i informowaniem o efektywności energetycznej i odnawialnych źródłach energii. Chod artykuły te będą ukazywad się mniej regularnie jednak będą one stanowiły ważną częśd kampanii PR realizując cel 1 i cele 3-7. Artykuły tematyczne będą się ukazywad we wszystkich publikacjach, które będziemy wykorzystywad do promocji Agencji a także w dodatkowych czasopismach jak Czysta Energia i Wielkopolski Biuletyn Ekologiczny. Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 15

16 Portale społecznościowe Do komunikacji z najszerszą grupą docelową WAZE efektywności energetycznej i OZE będzie wykorzystywała portale społecznościowe jak: Facebook, Nasza-klasa i Goldenline. W tych mediach Agencja skupi się głównie na promocji i rozpowszechnianiu rzetelnych danych związanych z naszą dziedziną informując o imprezach organizowanych przez nas i naszych partnerów. Plan wdrożenia systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej Wdrożenie systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej będzie miało charakter iteratywnego procesu, w którym przewidziane jest wielokrotne powtórzenie cyklu: analiza planowanie projektowanie wdrożenie monitorowanie/ocena. Ten Plan jest produktem koocowym etapów analizy początkowej i planowania w pierwszym cyklu wdrażania systemu i stąd jest też podstawą projektowania prototypu systemu. Celem koocowym wdrażania systemu jest sprawnie funkcjonujący system zewnętrznej komunikacji, który wypełniałby cele założone na początku projektu. Centralnym elementem systemu zbiorczej komunikacji zewnętrznej (i jednocześnie nowym elementem w stosunku do systemu używanego obecnie) jest narzędzie Business Contact Manager. Jego wdrożenie i jego współpraca z bieżącymi narzędziami będzie więc podstawą wdrożenia całego systemu. Kalendarium projektu Fazy Projektu System zewnętrznej komunikacji będzie wdrażany według iteratywnego schematu SDLC (System Development Life Cycle) z wyodrębnionymi pięcioma fazami: 1. Analiza 2. Planowanie 3. Projektowanie 4. Wdrożenie 5. Monitorowanie/ocena Wstępne kalendarium pierwszego cyklu projektu: kwiecieo maj czerwiec lipiec sierpieo Analiza Planowanie Projektowanie Wdrożenie Start projektu Monitorowanie/ocena Stworzenie planu wewnętrznej komunikacji + decyzja o wdrożeniu Plan zewnętrznej komunikacji Wielkopolskiej Agencji Zarządzania Energią Strona 16