W okresie programowania kontrolami projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zajmował się Wydział Kontroli EFS w Wojewódzkim U

Transkrypt

1

2 W okresie programowania kontrolami projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zajmował się Wydział Kontroli EFS w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Poznaniu, który pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej odpowiedzialnej za poprawność wydatkowania środków przyznanych na realizację projektów w ramach czterech Priorytetów komponentu regionalnego PO KL: Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Priorytet VII Promocja integracji społecznej, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach.

3 Najczęściej występujące uchybienia i nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień publicznych w ramach PO KL na podstawie doświadczeń z perspektywy finansowej : dokonanie ustalenia wartości zamówienia wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania w przypadku dostaw i usług (art. 35 ust. 1), brak dokumentacji potwierdzającej ustalenie wartości zamówienia (Załącznik nr 1 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL: Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS), nieuprawnione zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki (art. 67 ust. 1), nieuprawniony podział zamówienia na części skutkujący niezastosowaniem ustawy PZP (art. 32 ust. 2), zastosowanie przy ustaleniu wartości zamówienia nieprawidłowego średniego kursu złotego w stosunku do euro, stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień (art. 35 ust. 3),

4 Najczęściej występujące uchybienia i nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień publicznych w ramach PO KL na podstawie doświadczeń z perspektywy finansowej : bezpodstawne stosowanie wyłączenia z ustawy PZP / niezastosowanie ustawy PZP (art. 4), brak zawarcia w Specyfikacji istotnych warunków zamówienia wszystkich wymaganych elementów (art. 36 ust. 1), niezamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu (art. 40 ust. 2) lub ogłoszenia o udzieleniu zamówienia (art. 95 ust. 1) w Biuletynie Zamówień Publicznych, przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców (art. 7 ust. 1), żądanie od wykonawców dokumentów, które nie są niezbędne do przeprowadzenia postępowania (art. 25),

5 Najczęściej występujące uchybienia i nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień publicznych w ramach PO KL na podstawie doświadczeń z perspektywy finansowej : nieprawidłowa ocena złożonych ofert przez Komisję Przetargową, tj. niewykluczenie wykonawcy, który wykluczeniu podlega, ze względu na niespełnienie warunków udziału w postępowaniu albo niewykazanie braku podstaw do wykluczenia (art. 24), odrzucenie oferty z przyczyn innych niż określone w ustawie PZP (art. 89 ust. 1).

6 Żądanie od wykonawców dokumentów, które nie są niezbędne do przeprowadzenia postępowania (art. 25) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. W okresie programowania zamawiający żądali od wykonawców m.in. następujących dokumentów, które nie były niezbędne do przeprowadzenia postępowania: dokumentu potwierdzającego wpis do rejestru organizatorów turnusów dla osób niepełnosprawnych oraz rejestru ośrodków, w których mogą odbywać się turnusy rehabilitacyjne, dokumentu potwierdzającego posiadanie wykształcenia wyższego kierunkowego, dokumentu potwierdzającego wpis do rejestru instytucji szkoleniowych,

7 Żądanie od wykonawców dokumentów, które nie są niezbędne do przeprowadzenia postępowania (art. 25) decyzji właściwego wojewody nadającego status Centrum Integracji Społecznej. W przypadku, gdy wykonawca ubiegający się o udzielenie określonego zamówienia podlega obowiązkowemu wpisowi do odpowiedniego rejestru prowadzonego na podstawie przepisów prawa lub wymaga się od niego posiadania określonego wykształcenia, zamawiający na etapie przeprowadzania postępowania o zamówienie publiczne powinien dokonać oceny spełniania ww. warunku na podstawie oświadczenia złożonego przez wykonawcę. Jedynie w wyniku wątpliwości co do zgodności oświadczenia wykonawcy ze stanem faktycznym, zamawiający ma możliwość weryfikacji prawdziwości ww. oświadczenia w trybie określonym w art. 26 ust. 4 ustawy PZP. Co do zasady jednak dopiero na etapie podpisywania umowy w sprawie zamówienia publicznego, a więc po zakończonym postępowaniu, może żądać wpisu do rejestru lub dokumentu potwierdzającego wykształcenie od wykonawcy, którego ofertę wybrał jako najkorzystniejszą.

8 Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców (art. 7 ust. 1) Przykład 1 Określenie warunku udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję oraz który nie zapewnia równego traktowania wykonawców, tj. wymaganie od potencjalnych wykonawców doświadczenia w realizacji usług w projektach współfinansowanych z EFS. Zamówienie dotyczyło zakupu usług edukacyjnych, polegających na przeprowadzeniu wyjazdowych obozów naukowych dla dzieci z klas IV-VI szkół podstawowych. Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinny m.in. dotyczyć doświadczenia podmiotu w realizacji usług, które poświadczałoby, że w przypadku wyłonienia tego podmiotu jako wykonawcy, usługa ta zrealizowana zostanie zgodnie z przyjętymi powszechnie standardami i oczekiwaniami zamawiającego.

9 Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców (art. 7 ust. 1) W tym zakresie można wymagać od wykonawcy, aby wykazał się doświadczeniem w realizacji podobnych zamówień, natomiast stawianie wykonawcy warunku posiadania doświadczenia w realizacji usług w projektach współfinansowanych z EFS nie wiąże się de facto z warunkami niezbędnymi do realizacji zamówienia. Zgodnie z interpretacją Instytucji Zarządzającej warunek ten odnosi się bowiem wyłącznie do źródła finansowania zamówienia, nie zaś doświadczenia niezbędnego do jego realizacji. Wskazany przez Zamawiającego warunek udziału w postępowaniu w istotny sposób ogranicza krąg podmiotów potencjalnie zainteresowanych realizacją zamówienia poprzez wyłączenie z ubiegania się o zamówienie podmiotów zdolnych do świadczenia określonych usług, lecz nieposiadających doświadczenia związanego z określonym źródłem finansowania.

10 Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców (art. 7 ust. 1) Przykład 2 Określenie kryteriów oceny ofert w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję oraz który nie zapewnia równego traktowania wykonawców, tj. Beneficjent nie określił jasno zasad przyznawania punktów za kryteria: ocena programu kursu oraz doświadczenie kadry dydaktycznej, co doprowadziło do sytuacji, w której poszczególnym ofertom przyznawano punkty w sposób, który nie gwarantował zachowania zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Beneficjent założył przyznanie od 0 do 5 punktów za ww. kryteria, na podstawie dokonanego przez wykonawcę opisu. Sposób punktowania kryteriów ocena programu kursu oraz doświadczenie kadry dydaktycznej nie zawierał jasnych i precyzyjnych zasad, które określałyby dlaczego dany oferent uzyskał taką, a nie inną liczbę punktów. Zamawiający ustalając inne kryteria oceny ofert niż cena powinien dokonać opisu sposobu oceny tych kryteriów w taki sposób, aby Wykonawcy przygotowując oferty mogli uszczegółowić je w tych zakresach, które będą podlegały ocenie w ramach kryteriów oceny.

11 Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców (art. 7 ust. 1) Dla wykonawców dokładny opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy ocenie poszczególnych elementów ofert, ma istotne znaczenie dla przygotowania ofert, gdyż pomaga uczynić je bardziej konkurencyjnymi w zakresie odpowiadającym wymaganiom Zamawiającego. Opis taki powinien dawać odpowiedź na pytania: jak Zamawiający będzie oceniał i czym będzie się kierował przy ocenie poszczególnych elementów zamówienia. W przypadku przeprowadzania postępowań przetargowych należy dążyć do sytuacji, w której zostanie ograniczona możliwość całkowicie subiektywnej, uznaniowej i dowolnej oceny dokonywanej przez członków komisji przetargowej lub innych osób wykonujących czynności w tym zakresie z ramienia zamawiającego, polegającej w szczególności na przyznawaniu przy ocenie ofert dowolnie wybieranej przez każdego z oceniających ilości punktów, np. w kryterium doświadczenie kadry dydaktycznej każdy z oceniających samodzielnie określał jaka liczba szkoleń w danym zakresie świadczy o dużym lub małym doświadczeniu wykonawcy i która będzie punktowana najwyżej.

12 Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców (art. 7 ust. 1) Ponadto zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy PZP, na zamawiającego nałożony jest obowiązek zawarcia w SIWZ opisu kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert. Opis każdego kryterium powinien być szczegółowy, jednoznaczny i pełny, gdyż wiąże się z tym informacja o sposobie mierzenia stopnia spełnienia przez ofertę wymagań zamawiającego, wyrażonych w formie danego kryterium. Należy wziąć także pod uwagę, że zgodnie z art. 91 ust. 1 Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Najkorzystniejszą ofertą jest ta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego. Dlatego tak istotny jest właściwy opis sposobu oceny kryteriów przez Zamawiającego, aby z jednej strony wykonawcy mogli przygotować korzystne oferty, dające im szanse na uzyskanie zamówienia, a z drugiej strony aby Zamawiający mógł ocenić oferty złożone w postępowaniu przez odniesienie się do wytycznych określonych w SIWZ, a nie przez subiektywne porównanie złożonych w postępowaniu ofert ze sobą.

13 Nieuprawniony podział zamówienia na części (art. 32 ust. 2) Beneficjent nie przeprowadził żadnych postępowań zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych z dnia r. (Dz. U. 2010, nr 113, poz.759 z późn. zm.) w ramach projektu. W wyniku kontroli stwierdzono, że Beneficjent przeprowadził 3 odrębne postępowania na zorganizowanie szkoleń w ramach Zadania Aktywna Integracja, dla zamówień poniżej 14 tys. euro każde (łączny koszt 3 postępowań oszacowany został na kwotę przekraczającą 14 tys. euro), tj.: przeprowadzenie doradztwa psychospołecznego, przeprowadzenie wyjazdu szkoleniowo-integracyjnego (szkolenia z zakresu pierwszej pomocy, treningu kompetencji i umiejętności społecznych, zajęć z animatorem społeczności lokalnej oraz psychodietetyki), przeprowadzenie kursów zawodowych, tj. kursu prawa jazdy kat. B, kursu obsługi wózków widłowych oraz kursu wizażu.

14 Nieuprawniony podział zamówienia na części (art. 32 ust. 2) W wyniku przeprowadzonej analizy dokumentacji stwierdzono, iż w każdym z ww. postępowań, Beneficjent wysłał zapytania ofertowe w tym samym dniu do 3 tych samych podmiotów. Po zakończeniu procedur zawarł umowę z jednym wykonawcą, wybranym w drodze ww. postępowań. Beneficjent niesłusznie potraktował powyższe postępowania jako odrębne zamówienia o wartości poniżej 14 tys. euro, podczas gdy ww. usługi stanowiły jedno zamówienie, którego łączna wartość przekraczała próg 14 tys. euro. Tym samym Beneficjent powinien przeprowadzić procedurę wyboru wykonawcy zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych z dnia r. (Dz. U. 2010, nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Za jedno zamówienie należy uważać takie, w którym przedmiot zamówienia jest tożsamy przedmiotowo (tj. czynności o podobnym charakterze i przeznaczeniu, służące temu samemu celowi, np. realizacja zadań z aktywnej integracji przeznaczonych dla uczestników projektu), które może być wykonane przez tego samego wykonawcę i udzielane oraz realizowane w podobnym okresie czasu.

15 Odrzucenie oferty z przyczyn innych niż określone w ustawie PZP (art. 89 ust. 1) Nieuzasadnione odrzucenie ofert wykonawców z powodu, iż zaoferowana cena zakupu doposażenia bazy dydaktycznej przewyższała wartość określoną we wniosku o dofinansowanie projektu. Zamawiający zorganizował jedno postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na dwa zadania w ramach projektu: Zadanie 1 Zajęcia dodatkowe realizowane w szkołach podstawowych oraz Zadanie 2 Doposażenie bazy dydaktycznej, bez możliwości składania ofert częściowych przez wykonawców (łączna szacowana wartość zamówienia została ustalona na kwotę ,00 PLN, w tym w budżecie projektu założono ,00 PLN na Z2). Jednocześnie Beneficjent w SIWZ wskazał, iż: Zamawiający odrzuci ofertę, która przewyższa wartość, jaką zamawiający może przeznaczyć na Zadanie 2 Doposażenie bazy dydaktycznej. Następnie odwołując się do tego kryterium Beneficjent odrzucił dwie oferty: Oferta nr 1 na łączną kwotę ,00 PLN (w tym ,00 PLN na Z2) i Oferta nr 2 na łączną kwotę ,00 PLN (w tym ,00 PLN na Z2).

16 Odrzucenie oferty z przyczyn innych niż określone w ustawie PZP (art. 89 ust. 1) W wyniku postępowania zamawiający podpisał umowę z wykonawcą Oferta nr 3 na łączną kwotę ,00 PLN (w tym ,00 PLN na Z2). Oferent nr 1 złożył ofertę na łączną kwotę niższą niż wykonawca, z którym zamawiający podpisał umowę. W przedmiotowym przypadku, jeśli zamawiający chciał uniknąć złożenia oferty, w której kwota przeznaczona na Zadanie 2 Doposażenie bazy dydaktycznej, przekracza kwotę założoną na ten cel w budżecie projektu, powinien podzielić zamówienie na części lub przeprowadzić odrębne postępowania. W innym przypadku stosowanie powyższego wymogu dotyczącego wartości jedynie części zamówienia jest nieprawidłowe. Zamawiający błędnie uznał zatem, że zachodzi przesłanka z art. 89 ust. 1 pkt 2 i bezprawnie odrzucił oferty części wykonawców. Art. 89 ustawy PZP określa bowiem zamknięty katalog przesłanek stanowiących podstawę odrzucenia oferty, a ww. zapis wskazany w SIWZ nie jest przesłanką do odrzucenia oferty zgodnie z wyżej wymienionym przepisem.

17 Okres programowania WRPO W obecnym okresie programowania nie podpisano jeszcze żadnych umów o dofinansowanie w ramach WRPO 2014+, w związku z czym kontrole projektów dopiero się rozpoczną. Do podstawowych zadań Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego, w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu należy nabór i ocena wniosków, podpisywanie umów o dofinansowanie, monitorowanie realizacji projektów, a także rozliczanie i kontrola przedsięwzięć dofinansowanych ze środków WRPO Departament wykonuje zadania Instytucji Zarządzającej w zakresie wdrażania trzech Osi Priorytetowych: OP 6 Rynek Pracy (za wyjątkiem Działania 6.1 oraz 6.2, dla których Instytucją Zarządzającą jest Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu), OP 7 Włączenie Społeczne (za wyjątkiem Działania 7.1, dla którego Instytucją Zarządzającą jest Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu), OP 8 Edukacja.

18