Pan Krzysztof Tymoszuk Dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Białej Podlaskiej

Transkrypt

1 KA.I JS Lublin, 11 maja 2016 r. Pan Krzysztof Tymoszuk Dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Białej Podlaskiej Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 247 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) oraz Planu kontroli wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych województwa lubelskiego na rok 2016 stanowiącego Zał. Nr 3 do uchwały Nr LXXIII/1533/2015 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 22 grudnia 2015 r., przeprowadzona została kontrola finansowa w Wojewódzkim Ośrodku Ruchu Drogowego w Białej Podlaskiej. Kontrolę przeprowadzili: Halina Mazurek i Agnieszka Olszewska główni specjaliści w Filii Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Białej Podlaskiej i Agata Worobij starszy specjalista w Oddziale Kontroli Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie na podstawie upoważnienia nr 3/2016 z dnia 11 stycznia 2016 r. Zakres kontroli: 1. Przychody z działalności szkoleniowej. 2. Usługi obce. 3. Wynagrodzenia bezosobowe. 4. Środki na wydatki majątkowe (inwestycyjne). Ustalenia kontroli: Ad 1 Według skorygowanego planu finansowego WORD w Białej Podlaskiej na rok 2015 przychody z działalności szkoleniowej wykonano w wysokości ,00 zł (100,15 %). Na powyższą kwotę składała się suma następujących kont analitycznych: kursy dokształcające osoby fizyczne w kwocie 9 900,00 zł (konto ), kursy dokształcające osoby prawne w kwocie 3 300,00 zł (konto ), duplikaty zaświadczeń o ukończeniu kursu w kwocie 40,00 zł (konto ), kursy egzaminatorów w kwocie ,00 zł (konto 702 2), kursy na punkty karne w kwocie ,00 zł (konto 702-4), kursy kierowanie ruchem w kwocie ,00 zł (konto 702-5).

2 W wyniku sprawdzenia przychodów z tytułu kursów dokształcających osoby fizyczne i osoby prawne w kwocie ,00 zł (100 %) ustalono, że Ośrodek prowadził szkolenia zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, tj. ustawą z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1414, z późn. zm.), ustawą z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1137, z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 1 kwietnia 2010 r. w sprawie szkolenia kierowców wykonujących przewóz drogowy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1005). Opłaty za ww. szkolenia Ośrodek pobrał w wysokości określonej zarządzeniem Nr 10/2014 Dyrektora z 18 lipca 2014 r. w sprawie ustalenia opłat za usługi szkoleniowe i inne związane z działalnością WORD i zarządzeniem Nr 4/2015 z dnia 22 lipca 2015 r. w sprawie ustalenia opłat za usługi szkoleniowe i inne związane z działalnością WORD. Sprawdzono w trakcie kontroli przychody Ośrodka z tytułu kursów egzaminatorów w kwocie ,00 zł (100 %). Powyższe kursy WORD prowadził na podstawie ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (Dz. U. z 2015 r. poz. 155, z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 13 lipca 2012 r. w sprawie egzaminowania osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami, szkolenia, egzaminowania i uzyskiwania uprawnień przez egzaminatorów oraz wzorów dokumentów stosowanych w tych sprawach (Dz. U. z 2012 r. poz. 995, z późn. zm.) oraz Regulaminu wewnętrznego kursu kwalifikacyjnego dla egzaminatorów wprowadzonego zarządzeniem Nr 05/2015 Dyrektora WORD z dnia 29 września 2015 r. Zgodnie z zapisem punktu II.17 cytowanego wyżej Regulaminu nie wpłacenie w wymaganym terminie drugiej raty opłaty za kurs powoduje skreślenie kursanta z listy uczestników szkolenia, bez prawa do zwrotu wpłaconej wcześniej kwoty. W toku kontroli ustalono, że trzech z sześciu uczestników kursu nie dokonało terminowo wpłaty drugiej raty. Powyższe nie spowodowało skreślenia z listy uczestników szkolenia. Dokonano sprawdzenia dokumentacji księgowej prowadzonej dla 160 osób zgłaszających się do Ośrodka na szkolenie kierowców naruszających przepisy ruchu drogowego w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2015 r. na kwotę ,00 zł. Ustalono, że Ośrodek prowadził szkolenia zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 25 kwietnia 2012 r. w sprawie postępowania z kierowcami naruszającymi przepisy ruchu drogowego (Dz. U. z 2012 r. poz. 488). Opłaty za szkolenie kierowców naruszających przepisy ruchu drogowego pobrane zostały w wysokości określonej zarządzeniem Dyrektora w sprawie ustalenia opłat za usługi szkoleniowe. Ponadto Ośrodek organizował szkolenia w zakresie kierowania ruchem drogowym na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 6 lipca 2010 r. w sprawie kierowania ruchem drogowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 143). W wyniku sprawdzenia dokumentów księgowych dotyczących kursów kierowania ruchem drogowym na kwotę ,00 zł (100 %) ustalono, że pięć rachunków wystawionych przez Ośrodek z powyższego tytułu opłaconych zostało po terminie ich płatności (1 rachunek z piętnastodniowym opóźnieniem, 2 z trzydniowym opóźnieniem i 2 z jednodniowym opóźnieniem). WORD nie naliczył odsetek z powyższego tytułu. Str. 2 z 5

3 Ad 2 Według skorygowanego planu finansowego WORD w Białej Podlaskiej na rok 2015, planowane koszty usług obcych wykonano w kwocie ,74 zł. Na podstawie wylosowanej próby dokumentów i dowodów finansowych dotyczących kosztów najmu pojazdów na egzaminy i usług informatycznych (umowy o usługi, faktury) ustalono, że kontrola faktur i rejestrowanie operacji finansowych było zgodne z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowych, ustaloną zarządzeniem Nr 20/10 Dyrektora z dnia 21 grudnia 2010 r. Przedmiotowe umowy najmu pojazdów zapewniają wykonywanie przez WORD zadań statutowych - organizowanie egzaminów państwowych sprawdzających kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami oraz kierujących pojazdami, organizowanie egzaminów państwowych sprawdzających kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami - w zakresie określonym umową międzynarodową, której stroną jest Rzeczpospolita Polska. Zakup usług informatycznych realizowany był w oparciu o umowy dwustronne i porozumienia, zapewniające ciągłość realizacji przyjętych przez WORD zasad ewidencji księgowej, wypełnienie zadań w zakresie zapewnienia dostępu do informacji publicznej przez podmioty realizujące zadania publiczne jak też przeprowadzanie egzaminu państwowego na prawo jazdy z wykorzystaniem komputerowego urządzenia egzaminacyjnego. W badanej próbie dokumentów: a) faktury zostały opisane i sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym oraz zatwierdzone do zapłaty przez upoważnione osoby; b) zobowiązania regulowane były w terminie; c) usługi wyceniono zgodnie ze stawkami umownymi; d) dokumenty zadekretowano właściwie. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Ad 3 Koszty wynagrodzeń bezosobowych w 2015 r. wyniosły ,58 zł (tj. 98,83% planu). Kontrolą objęto wszystkie umowy cywilno-prawne pod względem celowości, gospodarności i terminowości. Na podstawie okazanych dokumentów stwierdzono, że: a) umowy zawarte zostały z osobami niebędącymi pracownikami jednostki; b) przedmiotem umów było wykonanie bieżących prac, jak utrzymanie czystości pomieszczeń czy też obsługa techniczna egzaminów praktycznych na prawo jazdy w okresie nieobecności pracowników własnych z powodu urlopu wypoczynkowego lub zwolnienia lekarskiego od pracy lub wypełnienie zadań nałożonych przepisami prawa przy braku pracowników własnych; c) 29 wystawionych w 2015 r. przez zleceniobiorców (wykonawców dzieła) rachunków było opisanych, sprawdzonych i zatwierdzonych do zapłaty przez osoby upoważnione. Wszystkie rachunki opłacone zostały terminowo. Ad 4 W wyniku analizy dokumentacji zamówień poniżej euro, dotyczących wydatków inwestycyjnych w 2015 r. stwierdzono: Str. 3 z 5

4 1. Zarządzenie Nr 4/2014 z dnia 15 kwietnia 2014 r. w sprawie udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartość kwoty euro, które obowiązuje w jednostce do chwili obecnej, wydano z powołaniem na nieaktualny adres publikacyjny ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm). Zgodnie z załącznikiem do obwieszczenia Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 26 listopada 2015 r. został ogłoszony tekst jednolity ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164). Opublikowany 22 grudnia 2015 r. uwzględnia zmiany wynikające z przepisów ogłoszonych przed dniem 26 listopada 2015 r. W celu przestrzegania ustalonych Zarządzeniem zasad dotyczących udzielania zamówień publicznych do euro, kontrolą objęto dwa postępowania. Zgodnie z 4 Zarządzenia Nr 4/2014 w sprawie udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartość kwoty euro - udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 Pzp poprzedzone jest oszacowaniem wartości zamówienia publicznego w oparciu o cenę euro ustaloną w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp. Natomiast zgodnie z 9 ust. 4 ww. Zarządzenia, osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne m.in. szacuje wartość zamówienia w przeliczeniu na euro, ustala dla danego zamówienia kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV). 2. W postępowaniu przeprowadzonym w roku 2015, którego przedmiotem była dostawa samochodu osobowego Opel Corsa (znak sprawy AD ) zamawiający: 1) błędnie przeliczył ustaloną w dniu 24 sierpnia 2015 r. wartość zamówienia w oparciu o aktualny średni kurs złotego w stosunku do euro, na podstawie obowiązującego kursu zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1692), wykazując równowartość 7 889,73 euro - podczas gdy winno być 8 446,41 euro. 2) do opisu przedmiotu zamówienia zakupu samochodów nie zastosował nazw i kodów CPV wynikających ze Wspólnego Słownika Zamówień, z uchybieniem treści art. 30 ust. 7 Pzp. Przedstawiając powyższe poleca się: 1. Przestrzegać postanowień przyjętego w jednostce Regulaminu wewnętrznego kursu kwalifikacyjnego dla egzaminatorów. 2. Monitorować terminowość wpłat dokonywanych za kursy kierowania ruchem. 3. Aktualizować funkcjonujące przepisy wewnętrzne pod kątem zmieniających się uregulowań w zakresie zamówień publicznych. 4. Przestrzegać wewnętrznych procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), a w szczególności: Str. 4 z 5

5 1) wartości zamówień publicznych prawidłowo przeliczać na euro w oparciu o aktualny w dacie dokonania czynności średni kurs euro w stosunku do złotego, ustalony stosownym aktem wykonawczym do ustawy Prawo zamówień publicznych; 2) do opisu przedmiotu zamówienia stosować nazwy i kody wynikające ze Wspólnego Słownika Zamówień, zgodnie z art. 30 ust. 7 ustawy Pzp (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164). W terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, ma Pan Dyrektor prawo zgłosić do Marszałka Województwa Lubelskiego w Lublinie umotywowane zastrzeżenia w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. Zarząd Województwa oczekuje od Pana Dyrektora, w terminie miesięcznym od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o podjętych działaniach na rzecz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA /-/ Paweł Nakonieczny Członek Zarządu Str. 5 z 5