PL.2012 upraszcza przygotowania do Euro 2012 dzięki zastosowaniu rozwiązania CA Clarity PPM

Transkrypt

1 Customer success story PL.2012 upraszcza przygotowania do Euro 2012 dzięki zastosowaniu rozwiązania CA Clarity PPM Profil klienta Branża: Zarządzanie Organizacja: PL.2012 Liczba pracowników: 60 Budżet: 6 mln USD Inwestycje: 33 mld USD Firma PL.2012 odpowiada za koordynację przygotowań instytucji rządowych, miast-gospodarzy oraz innych organizacji do Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej UEFA 2012 (Euro 2012), które odbędą się w Polsce i na Ukrainie. Wyzwanie PL.2012 potrzebuje dokładnego wglądu we wszystkie związane z Euro 2012 projekty, realizowane przez setki różnych organizacji. Rozwiązanie PL.2012 wdrożyło rozwiązanie CA Clarity Project and Portfolio Management (PPM). Firma i jej partnerzy przy użyciu tego rozwiązania monitorują ponad 700 projektów, potencjalne zagrożenia oraz budżet.. Korzyści Pełny obraz wszystkich projektów zapewnia, że przygotowania do Euro 2012 zostaną zakończone na czas, a koszty nie przekroczą założonego budżetu. we can

2 Firma Przygotowania do Euro 2012 PL.2012 jest koordynatorem i nadzorcą przygotowań polskich instytucji, miast-gospodarzy oraz innych organizacji do Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej UEFA 2012 (Euro 2012) organizowanych wspólnie przez Polskę i Ukrainę Założona przez polski rząd firma PL.2012 ściśle współpracuje z Ministerstwem Sportu i Turystyki, polskimi miastami-gospodarzami, UEFA, PZPN i przedstawicielami Ukrainy. PL.2012 odpowiada za koordynację działań polskich organizacji, instytucji rządowych i jednostek organizacyjnych miast-gospodarzy. Jej zadaniem jest zagwarantowanie pełnego przygotowania stadionów, infrastruktury transportowej, zakwaterowania oraz gotowości służb ratowniczych do roku Zadania PL.2012 obejmują również opracowanie i wdrożenie planów dla służb bezpieczeństwa i służb medycznych, jednostek komunikacji, promocji i marketingu oraz związanych z tymi obszarami szkoleń. Wyzwanie Nadzór nad setkami organizacji i projektów W przygotowania do Euro 2012 w Polsce i na Ukrainie zaangażowane są setki organizacji, począwszy od ministerstw i organizacji rządowych, sił policyjnych i straży pożarnej po firmy budowlane, porty lotnicze oraz hotele. Organizacje te są jednocześnie zaangażowane w prace przy ponad 700 projektach związanych z Euro Nadzór nad projektami był coraz trudniejszy Michał Olszewski Dyrektor biura zarządzania projektami PL.2012 PL.2012 odpowiada za zapewnienie scentralizowanego systemu nadzorowania projektów i sporządzania raportów, w celu zagwarantowania ich zgodności z planem realizacji. Jak wyjaśnia Michał Olszewski, dyrektor biura zarządzania projektami PL.2012: Zapewniamy komunikację pomiędzy lokalnymi organizacjami oraz UEFA, aby pokazać, że jesteśmy gotowi do przyjęcia miliona gości, których obecność 02

3 jest oczekiwana na turnieju. Z tego powodu kluczowy jest dostęp do dokładnych i aktualnych danych wszystkich projektów przygotowań. PL.2012 monitorowało projekty Euro 2012 przy użyciu szeregu różnych, niezgodnych ze sobą rozwiązań, między innymi aplikacji online do nadzorowania budowy stadionów oraz systemu Microsoft Project do udostępniania informacji na temat działań związanych z infrastrukturą. Narzędzia te nie wspierały jednak całego cyklu zarządzania projektami i miały ograniczone możliwości raportowania. 700 projektów związanych z Euro 2012 jest monitorowanych przy użyciu CA Clarity PPM Przy dziewięciu pracownikach biura zarządzania projektami PL.2012 i gwałtownie rosnącej liczbie projektów organizacja musiała skonsolidować i scentralizować wszystkie informacje, aby zachować kontrolę nad projektami. Mikołaj Piotrowski, dyrektor PL.2012 ds. Public Relations komentuje: Nadzorowanie projektów było coraz trudniejsze, ponieważ współpracujące z nami organizacje wykorzystywały różne narzędzia do przechowywania informacji. Potrzebowaliśmy zatem jednego rozwiązania, które mogło być wykorzystywane przez wszystkich naszych partnerów oraz które wspierałoby najlepsze praktyki zarządzania. Rozwiązanie Scentralizowane repozytorium informacji o projektach Aby rozwiązać problemy związane z zarządzaniem projektami, firma PL.2012 wybrała rozwiązanie CA Clarity Project & Portfolio Management (PPM) oraz partnera CA Technologies firmę Premium Technology. 03

4 Premium Technology ściśle współpracowało z PL.2012, aby wdrożyć i skonfigurować CA Clarity PPM zgodnie z potrzebami firmy. Mikołaj Piotrowski komentuje: Firma CA Technologies zaoferowała jedyne rozwiązanie, które spełniało wszystkie nasze wymagania. Ze względu na liczbę organizacji, które potrzebowały dostępu do systemu, współpraca z nami była dość skomplikowana, niemniej jednak Premium Technology doskonale zna zalety i funkcjonalności systemu CA Clarity PPM, tym samym udowodniło nam, że jest dla nas doskonałym partnerem. Obecnie 583 użytkowników korzysta z systemu CA Clarity PPM do monitorowania związanych z Euro 2012 projektów w Polsce. Około 260 z nich to menedżerowie projektów w PL.2012 i organizacjach partnerskich z pełnym dostępem do funkcjonalności rozwiązania CA Technologies. Pozostali użytkownicy tacy jak sponsorzy czy uczestnicy projektu, w tym zarządcy miast-gospodarzy mają uprawnienia do przeglądania i weryfikacji stanu interesujących ich projektów. Wsparcie dla strategicznych inicjatyw Euro 2012 Wśród 731 projektów zarządzanych przez CA Clarity PPM znajdują się projekty budowy nowych stadionów i dróg, a także programy organizacyjne, dotyczące takich kwestii jak bezpieczeństwo, opieka zdrowotna, promocja, zakwaterowanie, organizacja transportu fanów czy ruchu lotniczego. Przykładem może być Akademia Euro warty w przybliżeniu 10 mln złotych projekt edukacyjny, który korzysta z CA Clarity PPM, w celu zagwarantowania kibicom EURO 2012 najwyższego standardu usług świadczonych przez polskie instytucje. Projekt Akademii Euro obejmuje szkolenia dla personelu hotelowego, policjantów, lokalnych urzędników państwowych i wszystkich innych osób, które będą miały kontakt z gośćmi w trakcie turnieju wyjaśnia Michał Olszewski. Planujemy zabezpieczyć dla tego projektu fundusze z Unii Europejskiej, ponieważ w znacznym stopniu poprawi on polską turystykę zarówno w trakcie, jak i po Euro Inną ważną inicjatywą jest przygotowanie wielofunkcyjnych biletów dla zagranicznych gości Euro Celem jest stworzenie produktu łączącego zakwaterowanie w hotelach, transport i ubezpieczenia, aby uprościć proces rezerwacji i zachęcić turystów do przedłużenia pobytu w Polsce. Przygotowanie wielofunkcyjnych biletów dla turystów to ogromny i złożony projekt, wymagający koordynacji setek organizacji publicznych i firm prywatnych w celu zaprojektowania rozwiązania, które będzie odpowiadać wszystkim zainteresowanym - komentuje Michał Olszewski. Kluczowym czynnikiem d;a pomyślnego zarządzania projektami Euro 2012 jest możliwość przechowywania i udostępniania informacji o projektach za pośrednictwem centralnego repozytorium.. Dzięki CA Clarity PPM PL.2012 można centralnie nadzorować: Kontakty Budżety Harmonogramy Zasięg projektów Potencjalne zagrożenia 04

5 Menedżerowie projektów i inni pracownicy PL.2012 wykorzystują tzw. pulpity nawigacyjne do szybkiego wyszukiwania informacji, które identyfikują projekty wykazujące opóźnienia w stosunku do harmonogramu. W celu uproszczenia zarządzania i tworzenia raportów, projekty zostały podzielone na programy i portfolia. Najważniejszym raportem utworzonym przy użyciu CA Clarity PPM jest raport o stanie projektów EURO Przedstawiony najważniejszym sponsorom i uczestnikom projektu raport zawiera omówienie wszystkich projektów oraz ich aktualnego stanu realizacji. Oprócz zapewnienia lepszego wglądu w portfolio projektów rozwiązanie CA Clarity PPM gwarantuje również, że projekty są zarządzane zgodnie z najlepszymi praktykami opracowanymi przez PL.2012 i udostępnionymi partnerom firmy. CA Clarity PPM tworzy bazę dla naszej metodologii zarządzania projektami oraz gwarantuje, że zapisane zostaną właściwe informacje. Obecnie dużo lepiej jesteśmy w stanie zidentyfikować rzeczywiste problemy i zagrożenia związane z poszczególnymi projektami komentuje Michał Olszewski. CA Clarity PPM gwarantuje, że wszystkie nasze przygotowania zostaną zrealizowane w terminie. Michał Olszewski Dyrektor biura zarządzania projektami PL.2012 Korzyści Gwarancja udanego Euro 2012 Od budowy nowych stadionów po edukację polskiego sektora usług lepszy wgląd w projekty PL.2012 stanowi gwarancję, że przygotowania do Euro 2012 będą przebiegać płynnie, terminowo i zgodnie z zaplanowanym budżetem. Obecnie, gdy wszystkie najważniejsze informacje o naszych projektach są zebrane w jednym miejscu, dużo łatwiej jest zapanować nad przygotowaniami do Euro 2012 wyjaśnia Michał Olszewski. Nie wykorzystujemy jeszcze w pełni możliwości CA Clarity PPM, lecz planujemy rozszerzyć użycie tego rozwiązania, szczególnie w zakresie zarządzania finansami i ryzykiem, aby jeszcze bardziej zagwarantować finalny sukces naszych projektów. 05

6 Rozwiązanie już pomaga PL.2012: Usprawnić komunikację i współpracę pomiędzy organizatorami, uczestnikami i sponsorami imprez Zwiększyć nadzór nad finansami i kontrolą kosztów Podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe. CA Clarity PPM jest gwarantem, że wszystkie nasze przygotowania do Euro 2012 zostaną zrealizowane w terminie, dzięki czemu będzie to dobrze zorganizowana i udana impreza, z której Polska i Ukraina będą mogły być dumne - komentuje Michał Olszewski. Premium Technology świadczy profesjonalne usługi konsultingowe, wspierając klientów w transformacji ich kluczowych procesów biznesowych z wykorzystaniem doświadczenia i wiedzy z takich obszarów jak: project & portfolio management, business intelligence, IT governance, inżynieria oprogramowania czy bezpieczeństwo systemów IT. Premium Technology dysponuje zespołami ekspertów wyspecjalizowanych w oprogramowaniu CA Clarity PPM i IBM Rational. Posiadająca 10 lat doświadczeń i ponad 100 pozytywnych referencji firma odnosi sukcesy na polskim rynku. Copyright 2010 CA Technologies. Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie użyte w tekście znaki towarowe, nazwy handlowe, znaki i logo usług stanowią własność odpowiednich firm. Dokument został udostępniony jedynie w celach informacyjnych. CA nie ponosi odpowiedzialności za dokładność ani kompletność informacji. W maksymalnym dozwolonym przez prawo zakresie CA dostarcza niniejszy dokument, bez udzielania jakichkolwiek gwarancji, w tym bez ograniczenia do wszelkich domniemanych gwarancji przydatności handlowej, przydatności do określonych zastosowań lub nienaruszania praw. W żadnym wypadku CA nie będzie ponosić odpowiedzialności za jakiekolwiek straty czy roszczenia, bezpośrednie lub pośrednie, wynikłe z wykorzystania tego dokumentu, w tym bez ograniczenia do utraconych zysków, przerw w pracy firmy, narażenia dobrego imienia firmy lub utraconych danych, nawet jeżeli firma CA zostanie wcześniej powiadomiona o możliwości zaistnienia takich strat..