Outsourcing w zarządzaniu flotą samochodową

Transkrypt

1 24 FLOTA Outsourcing w zarządzaniu flotą samochodową Niemal każda prężnie rozwijająca się firma potrzebuje samochodów dla swoich pracowników, aby mogli oni realizować wyznaczone im cele. Istnieje wiele możliwości pozyskania samochodów przez firmy: zakup za gotówkę, na kredyt, leasing bądź wynajem długoterminowy. W Polsce obserwujemy wyjątkowo dynamiczny rozwój tej ostatniej, która zgodnie z trendami zachodnioeuropejskimi zastępuje dotychczasowe formy, takie jak zakup na kredyt czy leasing. Piotr Białobłocki Na koniec 2013 r. w Polsce 20 tysięcy firm wynajmowało około 160 tys. pojazdów. Rynek CFM co roku rośnie o 10 proc.! Warto więc zawczasu zadać sobie pytanie, kto powinien zarządzać flotą samochodów w firmie: czy oddelegowany do tego zadania pracownik, czy może zewnętrzna firma, która specjalizuje się w świadczeniu tego typu usług? Przemyślana polityka flotowa W dużych firmach posiadających setki samochodów rozproszonych na terenie całego kraju niejednokrotnie zdarza się, że pojazdy widujemy tylko dwa razy: pierwszy podczas przekazania go pracownikowi, drugi w momencie jego zwrotu. Zarządzający flotą samochodową musi zawczasu wdrożyć przemyślaną politykę flotową, która będzie obowiązywać wszystkich pracowników, począwszy od przedstawicieli handlowych, a skończywszy na zarządzie firmy. Polityka ta powinna wymuszać na pracownikach dbałość o powierzony pojazd oraz bezpieczną i ekonomiczną jego eksploatację. Zarządzanie takim procesem warto oddać w ręce doświadczonych ekspertów, którzy będą mieli możliwość zapoznać się z różnymi typami umów, systemów pozwalających na optymalizację czasu pracy oraz jej kosztów, wdrożyć programy dla flot o różnych konfiguracjach zarówno ze względu na ich wielkość, jak i rodzaj pojazdów. Kontrakty najlepiej długoterminowe Na przykład, wynajmując pojazdy od CFM należy zawczasu zawrzeć wieloletnie kontrakty z tymi firmami. Umowy te zawierają wiele zapisów, spośród których część bywa niekorzystna dla wynajmującego, z czego osoby podpisujące nie zawsze zdają sobie sprawę (ze względu na brak wystarczającego doświadczenia w tej dziedzinie). Firmy zarządzające kilkoma flotami na bieżąco mają wgląd w różne rodzaje umów, dzięki czemu mogą śledzić i wyłapywać kruczki prawne stosowane przez najemców, a także porównywać oferty składane różnym klientom, tym samym lepiej negocjując ostateczne warunki. Dzięki takiemu wsparciu zarządy firm mogą uniknąć początkowo niewinnie wyglądających zapisów, które w perspektywie skutkowałyby dodatkowymi kosztami dla wynajmującego. Programy informatyczne i GPS Firmy outsourcingowe świadczące usługi flotowe korzystają ze specjalistycznych programów informatycznych pozwalających na sprawne zarządzanie flotami, porównywanie i analizowanie danych, elektroniczny przepływ dokumentów księgowych oraz danych HR (automatycznie importowanych do systemów księgowych, co oszczędza czas przeznaczany na ich wprowadzenie oraz eliminuje pomyłki). Niezbędna do tego jest wiedza na temat liczby przejeżdżanych przez pracowników kilometrów (w tym prywatnych), zakupionego paliwa, stylu jazdy kierowców itp. Aby ją zdobyć, w samochodach należy zamontować modemy GPS podpięte do magistrali CAN w silniku, zintegrowane z systemami informatycznymi do zarządzania flotą. Dzięki nim wiemy wszystko na temat stylu jazdy kierowców, przebiegów samochodów i faktycznie poniesionych kosztów. Taki algorytm postępowania skutecznie wykrywa wszystkie działania kierowców niezgodne z regulaminem flotowym obowiązującym w danej firmie. Stała kontrola oraz wprowadzanie odpowiednich procedur odpowiadających na problemy pojawiające się w danej flocie skutkują zdecydowanym zmniejszeniem kosztów, przeciętnie o minimum 20 proc. Floty liczące setki pojazdów oszczędzają w ten sposób ogromne pieniądze, które można przeznaczyć w firmie na inne cele. W najbliższych latach wszystkie nowe pojazdy będą wyposażone fabrycznie w urządzenia GPS. Będzie to powodowało nieustanny rozwój systemów informatycznych kompatybilnych z tymi urządzeniami. Zarządzanie flotami będzie jeszcze bardziej precyzyjne i skomplikowane, dlatego warto powierzyć je wyspecjalizowanym firmom, które już teraz skupiają się na maksymalizacji efektywności dostępnych narzędzi. Autor jest niezależnym ekspertem specjalizującym się we Fleet Management, zarówno samochodów osobowych, jak i ciężarowych

2 FLOTA 25 Wartości rezydualne przechodzą do lamusa Przez ostatnią dekadę podstawowe produkty i usługi z zakresu CFM na trwałe wpisały się w praktykę gospodarczą rynku. Większość graczy zrzeszonych w organizacji branżowej PZWLP powiększało nie tylko portfele klientów i udziały w rynku, ale także zadbały o wypracowanie wysokich standardów biznesowych i etycznych. Sławomir Wontrucki PZWLP we współpracy z ZPL monitorowało zmiany regulacyjne i interweniowało na miarę potrzeb w komunikowaniu zagrożeń interpretacji podatkowych i prawnych. Upowszechnienie dobrych praktyk, dbałość o właściwe informowanie mediów i transparentne dzielenie się danymi rynkowymi stworzyły nową jakość we współpracy z klientami i partnerami branży CFM. Reklama już od 100l miesięcznie i administracją mającą za cel eliminowanie i redukcję ryzyk związanych z finasowaniem i używaniem samochodu. W sytuacji, gdy połączymy to z mobilnością systemów rezerwacyjnych i płatności typu słynny już Uber, uproszczonych zasad transakcyjnych i oceny kredytowej dzielonej z innymi partnerami rynku, to przechodzimy do całkiem nowego modelu biznesowego i usługowego. Wartości rezydualne przechodzą do lamusa. Autor jest prezesem LeasePlan Fleet Management Polska Możliwości wykorzystane Jednak należy również stwierdzić, że chociaż pula świadczonych usług zwiększa się z roku na rok, to innowacyjność branży była raczej pochodną i imitacją praktyk firm matek działających na rynkach globalnych. Firmy wypełniały luki w łańcuchu tworzenia wartości dla klientów w oparciu o doświadczenia w działaniu z klientami międzynarodowymi bądź wynikające z niedojrzałości infrastrukturalnej i usługowej naszej gospodarki. Myślę, że ten etap mamy za sobą i mówię tu o takich kwestiach, jak własne ubezpieczenia komunikacyjne uzupełniające i doskonalące istniejące rozwiązania dla flot samochodowych i mobilności użytkowników, przejmowanie i integrację kluczowych procesów zarządczych, które w przeszłości były niedoceniane i przez to wydzielane na zewnątrz, jak zarządzanie likwidacją szkód, samochodami zastępczymi i krótkim wynajmem, telematyką i optymalizacją wykorzystania parku samochodowego. Szanse dzięki pokoleniu Y Wierzę, że Polska gospodarka przy perspektywie wzrostu dwa razy szybszego od reszty Europy, ma duże szanse na wewnętrzny impuls innowacyjny wynikający z rosnących i szybko zmieniających się potrzeb, dywersyfikacji rynku i odmiennej charakterystyce działalności gospodarczej. Mówię tu także o pokoleniu Y i stylu życia, ukierunkowanego na bardziej harmonijny, optymalny ekonomicznie i jednocześnie przyjazny środowisku. Używać w szerszym niż do tej pory stopniu, niż posiadać. To może przełożyć się na przyszłe standardy operacyjne naszej branży. Doskonałym przykładem jest Veturilo i upowszechnienie roweru i wynajmu środków komunikacji. Przyszłością elastyczne rozwiązania Może za wcześnie mówić o konsumenckim wynajmie aut miejskich, których różne próby wprowadzenia w Europie nie przyniosły jednoznacznych wniosków. Warto jednak już teraz przygotować się do rozwiązań o wiele elastyczniejszych i pozbawionych gorsetu sztywnego kontraktu wynajmu ze wszystkim rygorami MASZ FIRMĘ? TANKUJ TANIEJ! Rabat na paliwa Zbiorcze fakturowanie Stała kontrola kosztów Oszczędność czasu Proste rozliczenia Infolinia z tel. stacjonarnych: z tel. komórkowych: biuro@lotosbiznes.pl

3 26 FLOTA Odzyskiwanie podatku VAT w transporcie międzynarodowym Jednym z zadań międzynarodowych przedsiębiorstw transportowych jest odzyskiwanie podatku VAT z transakcji dokonywanych na terenie Unii Europejskiej. To, co sprawia przewoźnikom największą trudność w tym procesie, to żmudne działania administracyjne, które pochłaniają wiele czasu i są obarczone dużym ryzykiem błędu. Dlatego coraz więcej firm transportowych decyduje się na pomoc specjalistów, którzy zajmują się odzyskiwaniem podatku VAT z transakcji zagranicznych. Ewa Galanty Właściciele firm transportowych odzyskują VAT m.in. z opłat za paliwo, opłat drogowych, zakupu części zamiennych. Trudności powoduje już samo zbieranie rachunków i faktur za poszczególne transakcje. Jednak prawdziwe problemy rozpoczynają się w momencie samodzielnego rozliczania wszystkich płatności. Pracownicy administracyjni napotykają nie tylko bariery językowe, ale także różne stawki VAT-u w poszczególnych krajach. Przy rozliczaniu od kilkudziesięciu do kilkuset transakcji bardzo łatwo o błąd, który może powodować później problemy podatkowe. To firma ponosi odpowiedzialność za pomyłki, które mogą wiązać się z koniecznością zapłaty ZESTAWIENIE 5 NAJLEPSZYCH KART PALIWOWYCH DLA MSP Firma Nazwa karty Opis oferty BP EUROPA SE, ODDZIAŁ W POLSCE DKV EURO SERVICE LOTOS PALIWA Karta BP PLUS Routax Karta paliwowa DKV Karta Lotos Biznes kary pieniężnej (na podstawie decyzji Urzędu Skarbowego). Aby wyeliminować ryzyko błędów, warto korzystać z kart flotowych. Właściciele przedsiębiorstw transportowych coraz częściej decydują się na korzystanie z kart flotowych po to, aby jak najefektywniej realizować swoje zadania. Powierzenie specjalistom procesu odzyskiwania podatku VAT z transakcji zagranicznych pozwala firmie skoncentrować się na jej kluczowych celach, czyli pozyskiwaniu nowych zleceń i nadzorem nad ich realizacją. Przedsiębiorcy, którzy samodzielnie odzyskują podatek VAT z poszczególnych krajów Europy, na zwrot pieniędzy mogą czekać nawet do 16 miesięcy od daty transakcji. Tak długotrwały proces hamuje płynność finansową przedsiębiorstw transportowych. Oprócz odzyskiwania podatku VAT operatorzy flot mogą liczyć również na zwrot akcyzy. Autorka pracuje jako marketing manager euroshell Card na Polskę, Ukrainę oraz kraje nadbałtyckie BP PLUS to kontrola (pełny obraz wszystkich transakcji 24/7), bezpieczeństwo (elektroniczny system akceptacji kart) i wygoda (szybkie i bezgotówkowe transakcje na stacjach i korzystanie z kompleksowej oferty opłat drogowych). Karta jest akceptowana na ponad 18 tys. stacji w Europie, zrzeszonych w porozumieniu Routex. W ramach oferty flotowej BP proponuje nowoczesne narzędzia zarządzania flotą, m.in. BP FleetExpert, dzięki któremu fleet manager ma szybki dostęp do kluczowych zagadnień dotyczących działania floty, czy BP FleetMove, który nie tylko umożliwia obniżenie wydatków na paliwo, ale także zwiększa wydajność kierowcy oraz bezpieczeństwo transakcji. BP proponuje też kompleksowy zestaw rozwiązań, dzięki którym firma może otrzymać zwrot podatku VAT od wszystkich transakcji dokonanych przy użyciu karty BP PLUS i kart innych emitentów zrealizowanych na terenie Europy. Oprócz odzyskiwania VAT-u w trybie standardowym firma ma w ofercie usługę szybkiego zwrotu, w ramach której zwrot podatku VAT jest przedpłacony oraz fakturowanie netto, dzięki któremu w ogóle nie ma potrzeby płacenia podatku VAT. Karta paliwowo-serwisowa DKV obejmuje zasięgiem ponad 54 tys. punkty akceptacji, z czego to stacje paliw. Na terenie Polski współpracuje z siecią ponad 3600 stacji paliw i 150 warsztatów. Karta DKV umożliwia bezgotówkowe tankowanie na stacjach wszystkich liczących się marek oraz dostęp do usług dodatkowych, m.in. zwrotu zagranicznego podatku VAT, korzystania z serwisów naprawczych oraz internetowych aplikacji do zarządzania kosztami transportu. Najważniejszą usługą dodatkową DKV jest rozliczanie opłat drogowych na terenie całej Europy. Dotyczy to zarówno systemów elektronicznych (np. viatoll, TollCollect, GO Maut, Myto CZ, TIS PL, Eurowinieta, itd.), jak i tradycyjnych winiet i opłat autostradowych. Program LOTOS Biznes to korzyści dla każdego przedsiębiorstwa i instytucji, bez względu na wielkość floty samochodowej. Oferta jest skierowana zarówno dla firm z dużym taborem pojazdów ciężarowych, jak i dla małych podmiotów z jednym lub dwoma samochodami. Istnieją dwa systemy rozliczeń bezgotówkowy oraz gotówkowy, który jest szczególnie polecany dla firm zaczynających działalność gospodarczą. Przystąpienie do programu LOTOS Biznes to przede wszystkim oszczędności dzięki atrakcyjnym rabatom na paliwa, na niemal 450 stacjach LOTOS oraz LOTOS Optima w całej Polsce. Międzynarodowy zasięg daje karta LOTOS Esso, która jest akceptowana na ponad 13 tys. stacjach w Europie. Zbiorcze fakturowanie oraz pełny dostęp do wszystkich dokonywanych transakcji zapewni każdemu przedsiębiorcy wygodę oraz kontrolę wydatków. Opcje karty mogą być indywidualnie dostosowane do potrzeb każdego przedsiębiorstwa; istnieje możliwość określenia limitu zakupów na paliwa oraz towary, co daje pełne bezpieczeństwo oraz kontrolę nad transakcjami użytkowników. W zależności od zapotrzebowania karta może być przypisana do: pojazdu, osoby, pojazdu oraz osoby, firmy (na okaziciela). PKN ORLEN Karta Flota Karta FLOTA to oferta skierowana do firm użytkujących pojazdy. Karty flotowe pozwalają na bezgotówkową obsługę samochodów w bardzo szerokim zakresie: od zakupów paliw, towarów i usług na stacjach paliw, po opłaty autostradowe, parkingowe czy nawet warsztaty samochodowe. Paliwa oraz produkty i usługi można kupować na ponad 1700 stacjach paliw Orlen i Bliska. Karty są mikroprocesorowe, zabezpieczone kodem identyfikacyjnym. Klient ma dowolność w programowaniu limitów na kartach. Dodatkowe opcje kontroli zakupów poprzez możliwosć podawania stanu licznika kilometrów lub numeru konta wewnętrznego firmy. Dodatkowe usługi poza paliwem: rozliczenie opłat drogowych w systemie viatoll, opaty za autostrady, dokonywanie płatności za postój w Strefach Płatnego Parkowania za pomocą telefonu komórkowego, obsługa serwisowa pojazdów w warsztatach Inter Cars, portal do zarządzania taborem samochodowym, elektroniczna fv zbiorcza, ubezpieczenie ochrony prawnej D.A.S. SHELL POLSKA Karta euroshell Karta gotówkowa LOTOS Biznes rozwiązanie dla przedsiębiorczych ludzi Małe i średnie przedsiębiorstwa coraz częściej dostrzegają korzyści wynikające z użytkowania kart flotowych. Przygotowana przez spółkę LOTOS Paliwa oferta odpowiada na ich potrzeby, umożliwiając tankowanie z rabatami i proponując szereg przydatnych funkcjonalności. Robert Kapica Produktem dedykowanym dla takich firm jest gotówkowa karta LOTOS Biznes. To jedno z ciekawszych na rynku rozwiązań, które umożliwia dostęp do korzyści charakterystycznych dla powszechnie używanych kart flotowych (rabaty na paliwa, zbiorcza faktura, raporty dla zarządzających flotą). Gotówkową kartę można otrzymać przy absolutnym minimum formalności po wizycie na stacji paliw LOTOS. Tych, którzy wolą otrzymać ofertę i dokumenty np. poprzez , zapraszamy do kontaktu z infolinią LOTOS Paliwa. Karty gotówkowe są idealnym rozwiązaniem dla firm rozpoczynających działalność, w których brak historii finansowej może utrudniać otrzymanie limitu kredytowego. Karty tego typu nie wymagają również zamrażania środków w postaci depozytu, co dla niedużej firmy może mieć kluczowe znaczenie. Gotówkowe karty LO- TOS Biznes od pierwszego dnia użytkowania wspierają rozwój przedsiębiorstwa. Jednym z najczęściej podkreślanych przez klientów, z grupy małych i średnich przedsiębiorstw, atutów flotowej karty gotówkowej jest faktura zbiorcza. Dzięki niej klienci nie czekają na faktury przy każdej wizycie na stacji paliw. Co więcej jedna, wystawiana raz na miesiąc faktura znacznie upraszcza pracę księgowym i pozwala na lepsze, bardziej przejrzyste monitorowanie kosztów paliwa w firmie. Oferta LOTOS Biznes została uszyta na miarę pod potrzeby małych i średnich firm. Okazuje się, że pasuje idealnie, czego dowodem jest fakt, że w ciągu roku od wprowadzenia oferty potroiliśmy liczbę klientów w tym segmencie. Wartym uwagi, równie innowacyjnym rozwiązaniem oferty biznesowej LOTOS jest też pracownicza karta paliwowa. Dzięki niej pracodawca może zapewnić swoim pracownikom możliwość tankowania tańszego paliwa na stacjach sieci LOTOS. To świetny sposób na poszerzenie pakietu pozapłacowych korzyści zatrudnienia w firmie i co bardzo ważne tak jak gotówkowa karta LOTOS Biznes całkowicie bezkosztowy. Autor jest kierownikiem Działu Klientów Flotowych w firmie LOTOS Paliwa Spółka z o.o. TEKST PROMOCYJNY Karta paliwowa euroshell jest produktem skierowanym do flot samochodów osobowych i ciężarowych. Umożliwia płatności bezgotówkowe w 20 tys. punktach w 35 krajach w całej Europie, gdzie posiada łącznie prawie 2500 stacji dedykowanych dla transportu ciężkiego, z czego 400 w Polsce. Stacje dysponują przestronnymi parkingami, stanowiskami do szybkiego nalewania paliwa oraz bogatym zapleczem sanitarnym. Korzystanie z karty euroshell to także unikalna możliwość tankowania paliwa Shell FuelSave Diesel przyczyniającego się do zmniejszenia spalania, a w konsekwencji do oszczędności. Posiadacze karty mogą korzystać także z programu FuelSave Partner, która poprzez zarządzanie paliwem pozwala redukować jego zużycie oraz emisję CO 2 aż do 10 proc., a także pozwala wykryć nadużycia związane z tankowaniem pojazdów. Za pomocą karty można także regulować opłaty drogowe i inne opłaty związane z poruszaniem się po drogach całej Europy. Prezentowane zestawienie zawiera najbardziej atrakcyjne oferty kart paliwowych dla MSP. Lista powstała na podstawie otrzymanych zgłoszeń z uwzględnieniem własnej znajomości rynku; wyróżniono najbardziej korzystne oferty przeznaczone dla małych i średnich przedsiębiorstw. Prezentowane zestawienie uszeregowano alfabetycznie. opracowanie własne

4 Reklama Informacje szybko przewiozę, czyli gdzie szukać przewagi konkurencyjnej? Problemy z Ukrainą powinny wskazywać na pogorszenie w branży, jednak obserwując rynek, ja tego nie widzę. Obecne kłopoty na Wschodzie nie przekładają się zbytnio na globalną kondycję przewoźników zagranicznych. Mamy za to do czynienia z nowym zjawiskiem boomem narzędzi IT w branży TSL. O przewadze konkurencyjnej decyduje dziś umiejętność samodzielnego, szybkiego przetwarzania informacji. Michał Bałakier To zupełnie inna sytuacja niż jeszcze kilka lat temu. Wówczas, po kryzysie lat , firmy postawiły na cięcie kosztów. Okazało się jednak, że o ile rozsądne planowanie wydatków to rzecz święta, o tyle już szukanie oszczędności na siłę łatwo prowadzi w kozi róg. Obserwując rynek, widzę tarapaty finansowe i upadki firm, które więcej wysiłku ładują w cięcie kosztów niż w szukanie kontrahentów. Odpowiedź na ich problemy stanowią narzędzia informatyczne i outsourcing tych obszarów działania firmy, które nie stanowią kluczowej sfery jej działalności np. monitoring floty, księgowość, łączne zarządzanie wydatkami w trasie, jak paliwo i opłaty drogowe. Wewnętrzne zarządzanie transportem Żaden zewnętrzny dostawca nie załatwi za firmę kwestii zarządzania transportem. Oferowanie narzędzi to jedno, a umiejętne korzystanie z nich to drugie. Wszyscy przewoźnicy mają dostęp do tych rozwiązań IT, ale niewielu poświęca chwilę, aby nauczyć się z nich korzystać. I tu jest pies pogrzebany. Dobrym rozwiązaniem jest serwis pokazujący w czasie rzeczywistym ceny paliwa na stacjach i wskazujący najtańsze punkty na trasach, do tego kalkulator kosztów myta w zależności od kraju i typu transportu, monitoring online statusu zwrotu VAT z każdego kraju itd. Plus platforma do generowania dowolnego typu analiz kosztowych. Jednak to menedżer floty musi na spokojnie usiąść, zastanowić się, na jakich trasach będą jeździć pojazdy nie tylko dziś, ale też jutro. Sporządzić symulacje na podstawie planów firmy i wybrać najlepsze rozwiązanie tak kosztowo, jak i terminowo. Okazuje się, że wystarcza jedna osoba do ogarnięcia tych wszystkich wątków, a czas pracy księgowości skraca się np. o połowę. Gdyby ta jednoosobowa struktura miała co dzień chodzić do banku, ogarniać stertę papierów i paragonów, to taki właściciel nie wykonywałby swojej pracy, bo nie miałby na to najzwyczajniej czasu. Wprowadzanie rozwiązań mobilnych Jak najbardziej jest to ewolucją, a nie rewolucją. Ale dzieje się coraz szybciej. Firmy, które nie będą w stanie przystosować się do mobilności informacji, do ciągłego rozwoju systemów informatycznych, będą miały kłopot. To samo zresztą można odnieść szerzej do całych państw, które jeśli nie nadążają za przepływem danych to przegrywają na rynkach światowych. Problemem dla wielu firm jest brak strategii albo, co gorzej, strategia chaosu. Żeby zwiększyć efektywność działania poprzez narzędzia IT, trzeba dążyć do konkretnego celu. Utrudnia wszystkim życie model wyboru dostawców, który nazywam cherry picking wybieranie rodzynków z poszczególnych rynków. Jeśli cała para idzie w szukanie najtańszych rozwiązań na każdy rynek, wiąże się to z ogromnym nakładem pracy i kosztów. Systemy informatyczne Weźmy na przykład opłaty drogowe. Firma X podróżuje przez sześć krajów. Robi analizę, jakie metody rozliczeń gdzie są najtańsze i na tej podstawie rejestruje się w systemach. W Austrii jest to pre-paid płacony bezpośrednio u operatora krajowego, we Francji post-paid poprzez pośrednika, w innym jeszcze gotówka albo karta w ręku kierowcy. Rynków jest sporo i jak sobie tak powybiera tych operatorów, to zaczyna się robić ogrom dostawców na koniec to wcale nie jest racjonalne. Do tego trzeba oddzielnie zamawiać urządzenia pokładowe, obrabiać kilkadziesiąt faktur miesięcznie, każdą z innym terminem, a na koniec próbować od tego wszystkiego odliczyć VAT. Tak skomplikowany zabieg ma często dramatyczny finisz wysokość opłat i sposoby rozliczeń się zmieniają i cała piramida oszczędności się wali. Nikt nie buduje jej od nowa, a podpisane umowy zostają. Przewoźnik tłumaczy to sobie tym, że przecież są systemy informatyczne i zawsze ktoś będzie tym zarządzał, pilnował, samo się będzie jakoś robić. A ja się zapytam: A te wszystkie systemy i programy, i ich obsługa, to ci spadły z nieba czy sam zrobiłeś, i kto za to płaci? to wszystko są koszty. Ktoś tym musi zarządzać, szkolić się, aktualizować. Zewnętrzny dostawca tańsze rozwiązanie Rozliczając opłaty samodzielnie, można oszczędzić na tym kilka złotych, ale za to dokładamy z nawiązką na etaty osób pilnujących tych oszczędności. I to pod warunkiem, że robią to naprawdę dobrze. Do tego obcinanie za wszelką cenę kosztów pochłania tyle energii, że nie starcza jej na biznes właściwy, jakim jest dbanie o klientów i terminowe dostawy. A przecież można przekazać np. obszar rozliczeń myta w ręce operatora kart, który jako duży partner oferuje korzystne upusty, no i bierze na siebie cały ciężar formalności. Tym samym uwalnia ręce firmie. Właśnie z tego powodu zainicjowaliśmy w zeszłym roku program Rewolucje TSL z mottem: Koszty a przychody. Jak nie podciąć sobie skrzydeł. Polega on na serii bezpłatnych audytów dla firm transportowych wybranych na podstawie ankiet. Pokazujemy w nich, że korzystanie z zewnętrznych dostawców w skuteczny sposób odciąża firmę i pozostawia przestrzeń dla skupienia się na zyskach. Pośrednik, który specjalizuje się w wąskiej dziedzinie, ma na jej temat o wiele szerszą wiedzę i, co kluczowe, często potrafi doradzić tańsze rozwiązanie. Przekazując przewoźnikowi tę wiedzę, przyczynia się do jego sukcesów w obszarach strategicznych. Lepiej dostarczyć towar na czas i zyskać kontrahenta, niż nadrobić kawał drogi, żeby oszczędzić 10 euro. Autor jest dyrektorem generalnym DKV Euro Service Polska

5 28 FLOTA STATYSTYKI FIRM CZŁONKOWSKICH PZWLP PO PIERWSZYM KWARTALE 2015 R. FSL Pełny wynajem długoterminowy 1 LeasePlan FM Arval Polska Masterlease Alphabet Polska Carefleet SA ALD Automotive mleasing Business Lease Volkswagen Leasing Athlon Car Lease Corpo Flota Nivette FM PKO Leasing Raiffeisen Leasing Express SA Idea Leasing and Fleet 441 LS - Leasing z serwisem 1 Masterlease Raiffeisen Leasing PKO Leasing Volkswagen Leasing Athlon Car Lease mleasing Idea Leasing & Fleet (dawne VB Leasing) 8 Alphabet Polska Nivette FM LeasePlan FM 36 FM - Wyłączne zarządzanie flotą 1 Volkswagen Leasing LeasePlan FM mleasing Carefleet SA Corpo Flota Masterlease Arval Polska Alphabet Polska ALD Automotive Raiffeisen Leasing Nivette FM Business Lease Athlon Car Lease 30 Duży potencjał rynku Rent a Car w Polsce Możliwość wynajmu krótko- i średnioterminowego aut, a więc odpowiednio na okres 1 30 dni oraz 1 miesiąc 2 lata, nie jest wciąż głęboko zakorzeniona wśród klientów indywidualnych w Polsce. Jednak młode pokolenie, które podróżuje po Europie i świecie, charakteryzuje się już innym podejściem w tym zakresie. Zagranicą wypożyczanie samochodów jest znacznie bardziej powszechne, i takie wzorce coraz chętniej za sprawą ludzi młodych zadomawiają się w naszym kraju. Dzięki temu rynek Rent a Car ma w Polsce ogromny potencjał do systematycznego wzrostu w najbliższej przyszłości. Katarzyna Dobrzyńska Obecnie największym klientem firm Rent a Car w naszym kraju są przedsiębiorstwa posiadające swoje korzenie w Europie Zachodniej czy Ameryce. Coraz częściej jednak samochody wynajmują także lokalni przedsiębiorcy, szukający nowych rozwiązań dla swojego biznesu. Rozwój rynku RAC (Rent a Car) w Polsce zmienił się zasadniczo od momentu wprowadzenia zmian w naszym prawie ubezpieczeniowym, zwłaszcza po zaleceniach Komisji Nadzoru Finansowego. Dzięki temu firmy ubezpieczeniowe coraz częściej pokrywają koszty wynajmu samochodu zastępczego. To zapotrzebowanie na usługi RAC spowodowało ogromne powiększenie liczby dostawców na polskim rynku. Specyfika rynku Branża RAC jest specyficzna. Firmy, które oferują wynajem samochodów, dzielą się na dwie zasadnicze grupy. Pierwszą stanowią firmy międzynarodowe, które posiadają sieć biur w większości krajów na świecie, zlokalizowanych głównie na lotniskach. Zapewniają podobną jakość i warunki oferowanych usług, niezależnie od lokalizacji. Ich klientami są najczęściej firmy międzynarodowe, które doceniają współpracę zapewniającą mobilność w każdej sytuacji, niezależnie od miejsca docelowego. Oferta takich firm jest porównywalna, a ryzyko w przypadku zdarzeń, takich jak uszkodzenie samochodu czy jego kradzież daje się łatwo zdefiniować. Drugą grupę stanowią firmy oferujące swoje usługi głównie na lokalnym polskim rynku oraz przez internet. Proponując niskie ceny, mocno konkurują z międzynarodowymi firmami sieciowymi, zwłaszcza w obszarze wynajmu aut zastępczych. Nie tylko osobowe W ofercie większości dużych międzynarodowych firm Rent a Car funkcjonujących na polskim rynku znajdują się nie tylko samochody osobowe, ale również dostawcze. Wśród przeznaczonych do wypożyczenia samochodów dostawczych występują zazwyczaj najnowsze modele dostępne na rynku, a wiek wynajmowanych aut bardzo często nie przekracza roku. Powody wynajmu samochodów przez firmy są bardzo różne tak różne, jak sposoby prowadzenia biznesu. Zapotrzebowanie na wynajem samochodu najczęściej pojawia się przy okazji podróży służbowych w Polsce, a także poza granicami kraju. Firmy korzystają z usług RAC zawsze wtedy, gdy istnieje pilna potrzeba zwiększenia mobilności, a więc np. w sytuacji pojawienia się nowych projektów, rozszerzania swojej działalności, zatrudniania dodatkowych pracowników lub nagłego zapotrzebowania na samochód zastępczy. Oszczędność czasu Podstawową zaletą wynajmu krótko- i średnioterminowego samochodów jest fakt, że przedsiębiorca nie musi skupiać się na czasochłonnych czynnościach, związanych z zarządzaniem, obsługiwaniem i administrowaniem wynajętych pojazdów. Obowiązek ten przejmuje bowiem wyspecjalizowana firma RAC i to ona jest odpowiedzialna zarówno za zachowanie sprawności samochodów, jak i dopełnienie formalności, związanych z ich użytkowaniem. W zamian za to przedsiębiorca reguluje określone opłaty, a sprawy serwisowania, ubezpieczania, zmiany ogumienia, likwidacji szkód i wszelkie inne przestają być jego zmartwieniem. Tym samym ma więcej czasu i spokojnie może skupić się na prowadzonej działalności. Ogromną oszczędnością jest fakt, że przedsiębiorca wypożycza samochód tylko wtedy, kiedy jest on rzeczywiście potrzebny. Dzięki temu nie ponosi kosztów przestoju własnych samochodów na parkingu, ubezpieczeń i innych zobowiązań. Długotrwała współpraca Podejmując współpracę biznesową w zakresie krótko- lub średnioterminowego wynajmu pojazdów do swojej firmy, klienci cenią sobie przede wszystkim bezpieczeństwo i stabilność gwarantowane przez dostawcę. Jednym z ważniejszych czynników, gwarantujących satysfakcję z usług, jest współpraca ze stałym partnerem dostawcą usług RAC, co daje możliwość korzystania zawsze z tych samych, precyzyjnie określonych warunków wynajmu. Dzięki temu proces rezerwacji, zamówienia samochodu oraz płatności za wynajem jest znacznie szybszy. Podstawową formą płatności w międzynarodowych firmach RAC jest zwykle karta kredytowa lub ustalone zasady płatności przelewem, ale w niektórych firmach może to być np. depozyt. Przy podejmowaniu decyzji o wyborze firmy Rent a Car warto zwrócić uwagę na kwestię ubezpieczeń zawartych w umowach wynajmu, zapytać o dodatkowe wyposażenie czy też wiek samochodu. Istotną kwestią jest również dokładne przeczytanie umowy wynajmu i zrozumienie jej zasad. PZWLP W lutym 2015 r. do Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów przystąpiło trzech światowych liderów branży Rent a Car, firmy: Budget, Hertz oraz Sixt. Dzięki temu PZWLP skupia obecnie pięć wypożyczalni samochodów, oferujących usługi wynajmu krótko- (do 30 dni) i średnioterminowego (1 miesiąc 2 lata) pojazdów. Oprócz nowych członków do organizacji należy również firma Avis, jeden z największych na świecie dostawców w branży Rent a Car oraz znana i duża na polskim rynku firma Express. Po I kwartale 2015 r. łączna flota samochodów firm Rent a Car należących do PZWLP wynosi ponad 7 tys. aut (7 238). Wypożyczalnie pojazdów skupione w organizacji zakupiły razem w pierwszych trzech miesiącach roku 863 nowe samochody osobowe. Autorka jest ekspertem PZWLP oraz PR & marketing manager w Avis Polska STR and MTR wynajem krótkoi średnioterminowy 1 Express SA Avis Polska / Jupol-Car Hertz / Motorent Sixt rent a car Polska 828 / Eurorent 5 Budget / Car-Pol Leasing 444 Źródło : Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów

6 FLOTA 29 Alternatywne formy finansowania floty Z opublikowanych przez Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów danych wynika, że rynek wynajmu długoterminowego (CFM) urósł po I kwartale o 11,1 proc. w skali roku. W samym pierwszym kwartale bieżącego roku dynamika wzrostu wyniosła 3,6 proc. i była wyższa o 0,6 punktu procentowego w porównaniu z analogicznym okresem ubiegłego roku. W I kwartale 2015 roku w wynajmie długoterminowym znalazł się co piąty (20 proc.) nowy zakupiony przez firmy samochód osobowy w Polsce oraz blisko co trzecie (30,8 proc.) nowe leasingowane auto osobowe. Marek Małachowski Większe, niż rok wcześniej tempo wzrostu łącznej liczby wynajmowanych długoterminowo samochodów, odnotowane w pierwszym kwartale 2015 roku, przy jednoczesnym blisko 5 proc. spadku całkowitej sprzedaży nowych samochodów do firm w tym samym czasie potwierdza, że przedsiębiorcy w Polsce coraz częściej decydują się na usługi wynajmu długoterminowego, zastępując nimi inne formy finansowania floty. Podczas, gdy z polskich salonów wyjechało w I kwartale 2015 roku prawie o 5 proc. mniej samochodów zakupionych łącznie przez przedsiębiorców, niż rok wcześniej, to jeśli chodzi o wynajem długoterminowy, obserwujemy zjawisko zupełnie odwrotne. Na spadek całkowitej sprzedaży nowych pojazdów do firm miał wpływ przede wszystkim tzw. efekt okienka derogacyjnego, który wystąpił w pierwszych trzech miesiącach zeszłego roku. Spowodował on wówczas jednorazowy dodatkowy popyt wśród przedsiębiorców na tzw. samochody z kratką. Ponad 23 tys. aut tego typu zostało nabyte przez firmy w zdecydowanej większości w zwykłym leasingu oraz na kredyt i za gotówkę. W efekcie, w I kwartale bieżącego roku sprzedaż aut do firm w tych formach finansowania była niższa, co przełożyło się również na zmniejszenie łącznej liczby rejestracji nowych pojazdów na REGON. Zjawisko wzmożonych zakupów aut z kratką w przypadku wynajmu długoterminowego praktycznie nie wystąpiło. W związku z tym w I kwartale bieżącego roku branża ta odnotowała po raz kolejny bardzo wyraźny wzrost. Co więcej, tempo wzrostu łącznej liczby aut w wynajmie długoterminowym w pierwszych trzech miesiącach 2015 roku było nawet o 0,6 proc. wyższe, niż rok wcześniej. Świadczy to z jednej strony o dużej odporności branży CFM na jednorazowe wahania koniunktury na rynku, a z drugiej o ciągle dynamicznie wzrastającej roli wynajmu długoterminowego w finansowaniu flot samochodów służbowych w polskich firmach. W perspektywie kilkunastu najbliższych lat polski rynek upodobni się do Europy Zachodniej, gdzie w wynajmie długoterminowym znajduje się proc. wszystkich leasingowanych aut, a także zdecydowana większość ogółu aut służbowych. Polscy przedsiębiorcy doceniają kompleksowe finansowanie i obsługę floty Łączna flota samochodów w usługach wynajmu długoterminowego, należąca do firm skupionych w Polskim Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów, wynosi po I kwartale 2015 r. prawie 130,5 tys. aut ( ). Zdecydowana większość pojazdów, bo aż 74,7 proc., znajduje się w usłudze Full Service Leasingu (FSL), inaczej zwanej leasingiem operacyjnym z pełną obsługą, gwarantującej przedsiębiorcom nie tylko zewnętrzne sfinansowanie floty, ale również kompleksową obsługę administracyjną i serwisową aut służbowych. W usłudze Leasingu z Serwisem, czyli leasingu operacyjnym z niepełną obsługą, zapewniającym poza finansowanej aut służbowych, także min. 2 dodatkowe usługi np. ubezpieczenie oraz zarządzanie wymianą i serwisem opon, znajdowało się 13,8 proc. samochodów. Auta w Wyłącznym Zarządzaniu (Fleet Management), czyli w usłudze, w której przedsiębiorca finansuje swoje pojazdy samodzielnie i w dowolnej formie, firmie CFM powierzając jedynie opiekę administracyjną i serwisową nad własną flotą, stanowiły 11,5 proc. całego parku samochodów. Wynajem długoterminowy dobry dla MSP Nie bez przyczyny wynajem długoterminowy flot samochodów zyskuje na popularności wśród firm sektora MSP. Odzwierciedlają to coraz lepsze wyniki całej branży CFM. Bardzo duży wpływ na wzrost zainteresowania usługami outsourcingu flot ma wyraźna zmiana mentalności i sposobu myślenia właścicieli firm i fleet managerów. Znikają obawy, które nie tak dawno towarzyszyły tej formie korzystania z pojazdów. Klaudia Kowalczyk Katalog korzyści z wynajmu jest bardzo rozległy, a dodatkowo działa tu także efekt kuli śnieżnej im więcej firm wybiera wynajem zamiast np. zakupu za gotówkę czy kredytowania i jest zadowolonych, tym większy wpływ ma to na niezdecydowanych przedsiębiorców. Słowem, jeżeli np. mój kolega, właściciel firmy czy partner biznesowy, korzysta z wynajmu długoterminowego i jemu się to opłaca, to być może także dla mnie jest to dobre i opłacalne rozwiązanie. Przedsiębiorcy dostrzegają, że wynajmując samochody, mogą w pełni koncentrować się na podstawowej działalności, nie tracąc zasobów i czasu na czynności związane z zarządzaniem flotą pojazdów. Klienci z sektora MSP cenią sobie kompleksową obsługę i możliwość ponoszenia kosztów, które są dostosowane do faktycznego poziomu eksploatacji ich floty. Bardzo ważne jest dla nich zindywidualizowane podejście. Możliwość skorzystania z oferty zbudowanej z poszczególnych elementów i wybrania tylko tych z nich i w takim zakresie, który będzie najbardziej odpowiadał ich potrzebom, specyfice czy po prostu możliwościom finansowym. Dzięki umiejętnemu doradztwu ekspertów z podmiotów, które tak jak Carefleet SA specjalizują się w wynajmie flot MSP, przedsiębiorcy otrzymują obecnie szeroką paletę usług optymalnie dostosowanych do swoich potrzeb ofertę faktycznie uszytą na miarę. Najczęściej fi rmy sektora MSP decydują się na opcję wynajmu z usługą Full Service Diesel najpopularniejszy, ale do flot w Polsce wkraczają już silniki hybrydowe i elektryczne Wśród ponad 130 tysięcy samochodów znajdujących się w usługach wynajmu długoterminowego firm skupionych w PZWLP, dominującym rodzajem napędu po I kwartale 2015 roku pozostaje silnik diesla, który występuje w przypadku 71,5 proc. aut. Pojazdy napędzane silnikami benzynowymi stanowią 28,3 proc. łącznego parku pojazdów. Wśród wynajmowanych długoterminowo aut firm PZWLP zaczynają się już również pojawiać samochody z napędami ekologicznymi, które stanowią jednak wciąż marginalną część ogólnej floty. Silnik hybrydowy występuje w przypadku 189 samochodów, natomiast napęd w pełni elektryczny posiada 10 aut. Autor jest prezesem zarządu PZWLP, dyrektorem zarządzającym ALD Automotive Polska Leasing, przerzucając na wynajmującego większość czynności operacyjnych związanych z obsługą pojazdów, a więc serwisowanie, ubezpieczenie i administrowanie flotą. Bardzo często jednak już w trakcie trwania umowy skłonni są do modyfikacji jej elementów, chcąc dostosować ją do bieżących, zmieniających się potrzeb biznesowych. Tu też jest duża rola doradców z firm CFM, którzy monitorując wykorzystanie aut, wychodzą do klienta z poradą i ewentualną sugestią modyfikacji kontraktu. Właśnie w elastyczności tej formy dysponowania flotą tkwi klucz jej rosnącej popularności w sektorze MSP, a tym samym dobrych perspektyw rozwoju całej branży CFM w Polsce. Autorka jest marketing managerem w firmie Carefleet SA