w sprawie: Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 157/2012 Burmistrza Miasta Lubań z dnia r. w sprawie: Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. Na podstawie art.33 ust. 3 ustawy z dnia r.o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r Nr 142, poz.1591 z późn. zm.) i art. 9 ust.1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych( Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz z późn. zm.) zarządzam co następuje: Część I OGÓLNA 1 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikających z ich stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się specjalnie do tego celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W Urzędzie Miasta Lubań (zwanym dalej jako Urząd ) do druków ścisłego zarachowania zalicza się: a) i gotówkowe, b) arkusze spisu z natury, c) druki opłaty targowej, d) druki opłaty pozatargowej, e) druki biletów parkingowych, f) zezwolenia na wykonywanie krajowego zarobkowego przewozu osób taksówką osobową (licencja), g) zezwolenie na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym, h) zezwolenie na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym. 2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: a) komisyjnym przejęciu druków ścisłego zarachowania, niezwłocznie po ich otrzymaniu, b) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze ścisłego zarachowania,

2 c) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków wymienionych w 2 ust.1, z wyjątkiem ów gotówkowych, jest pracownik Wydziału Organizacyjno-Prawnego Urzędu. Urząd jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. 4. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie ów gotówkowych jest pracownik Wydziału Finansowego Urzędu. Do obowiązków tego pracownika należy: a) należyte przechowywanie ów gotówkowych w miejscu zabezpieczającym przed zniszczeniem i kradzieżą, b) prowadzenie ewidencji w sposób pozwalający na ustalenie daty i osoby, której wydano oraz kwoty i celu na jaki wydano dokument, c) ewidencję blankietów owych należy prowadzić w książce druków, której wzór stanowi Załącznik Nr 1do niniejszej instrukcji. d) podstawą przyjęcia na stan blankietów owych jest protokół komisyjnego przeliczenia, e) w przypadku kradzieży lub zaginięcia oraz zmiany osoby odpowiedzialnej ma zastosowanie 6 niniejszej instrukcji. 5. Do obowiązków komisji, o której mowa w 2 ust.2 lit. a) należy: a) sprawdzenie ze specyfikacją (rachunkiem) wystawionym przez dostawcę liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów, b) nadanie numerów ewidencyjnych drukom, które nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię, c) sporządzenie protokołu z czynności wymienionych w punktach a) i b), który pozostaje w aktach przechowywanych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. CZĘŚĆ II SZCZEGÓŁOWA 3 1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w sposób określony w 2 ust.5 pkt b) Ponadto każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, a także obok numeru druku ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis. 2. Druki ścisłego zarachowania, takie jak: a) arkusze spisu z natury, b) druki opłaty targowej, c) druki opłaty pozatargowej, d) druki biletów parkingowych, należy dodatkowo opieczętować- każdy blankiet z osobna, pieczęcią o treści DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA URZĄD MIASTA LUBAŃ. 3. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy to również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni): a) numer kolejny bloku,

3 b) numer kart bloku od numeru... do numeru...., c) liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, 4. Druki ścisłego zarachowania należy numerować w sposób uniemożliwiający ich zmianę, np. poprzez ustalenie znaku i serii, nadanie numeru porządkowego łamanego przez rok i podpisanie przez osobę odpowiedzialną za ewidencję druków ścisłego zarachowania. 5. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji, nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druku w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera.... stron, słownie... kolejno ponumerowanych, przesznurowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem osoby upoważnionej, to jest Skarbnika lub jego Zastępcy. 2. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią: a) dla przychodu protokół komisji dokonującej przyjęcia i ocechowania druków wraz z odpisem rachunku dostawcy, b) dla rozchodu pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnienie i ewentualnie dowodów wydania. 3. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności. 4. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na pisemne zapotrzebowanie, akceptowane przez Naczelnika Wydziału, a w przypadku: a) druków opłaty targowej, druków biletów parkingowych, przez administratora targowiska miejskiego, b) druków opłaty pozatargowej przez Komendanta Straży Miejskiej lub jego zastępców, u których dane druki będą używane. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. Dopuszcza się możliwość wydania kolejnego bloku, w sytuacji nie zdania poprzedniego, tylko i wyłącznie w przypadku opłaty targowej. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, wskazywać imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków oraz zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków. 5. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczania itp.) należy przechowywać przez okres wynikający z obowiązującego rzeczowego wykazu akt.. Dotyczy to także druków anulowanych. 6. Pieczęć DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA należy zabezpieczyć przed jej utratą, przechowując w zamkniętej szafie metalowej. Za należyte przechowywanie pieczęci służącej do ocechowania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

4 7. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji unieważniam wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowe, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania w składowaniu wraz z drukami unieważnionymi. W protokołach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 1. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo- odbiorczym. 2. W przypadku zaginięcia(zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków. 3. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy: 5 6 a) o zajściu poinformować kierownika jednostki i sporządzić protokół zaginięcia, b) w przypadku zaginięcia ów powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który i wydał, c) w uzasadnionych wypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić policję. 4. Wszystkie zawiadomienia po zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane: a) liczbę zaginionych luźnych druków, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków, b) dokładne cechy zaginionych druków numer, seria nadana przez drukarnię lub oparafowania druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci, c) datę zaginięcia druków, d) okoliczności zaginięcia druków, e) miejsce zaginięcia druków. 5. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania Na dzień 31 grudnia każdego roku,osoby dysponujące drukami ścisłego zarachowania, według poszczególnych tytułów, zobowiązane są zwrócić niewykorzystane blankiety (lub bloki) do Wydziału Organizacyjno-Prawnego do osoby odpowiedzialnej za gospodarkę tymi drukami. 2. Pracownik Wydziału Organizacyjno-Prawnego dokonuje szczegółowego rozliczenia druków

5 ścisłego zarachowania za poprzedni rok według poszczególnych tytułów ustalając roczną wartość wykorzystanych blankietów, a kopię tego rozliczenia przekazuje do Wydziału Finansowego Urzędu do dnia 15 stycznia każdego roku. 3. Rozliczenie o którym mowa w ust.2, musi zawierać co najmniej następujące pozycje: a) numery bloczków, b) nominał, c) ilość sprzedanych blankietów, d) wartość sprzedanych blankietów. 8 Traci moc Zarządzenie nr 79/2010 Burmistrza Miasta Lubań z dnia roku w sprawie instrukcji, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz Miasta Arkadiusz Słowiński

6 Urząd Miasta Lubań Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 157/2012 Burmistrza Miasta Lubań z dnia r..... Nazwa druku - wzór nr 1 - i KSIĘGA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Data wystawienia u Komu wydano imię i nazwisko Numer u I l o ś ć Cel na jaki wydano Kwota u Data odbioru Data i podpis osoby zwracającej Podpis osoby pobierającej przychód rozchód stan

7 Urząd Miasta Lubań Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 157/2012 Burmistrza Miasta Lubań z dnia r. - wzór nr 1 pozostałe druki ścisłego zarachowania.... Nazwa druku KSIĘGA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA l.p. Data Treść (od kogo otrzymano lub komu wydano) Seria i numery druków I l o ś ć przychód rozchód stan Data i numery dowodu wpłaty lub potwierdzeni e i data odbioru Adnotacje dotyczące zwrotu druków Data i podpis zwracając ego Ewentualna ilość niezużytych druków Nr kolejny przychodu pod którym zapisano niezużyte druki