Sporządził inspektor d/s kontroli wewnętrznej Józef Błyszko

Transkrypt

1 STAROSTWO? O yi5es W E Łobez r.?3-'tS0i-OBF2 iii Konopnickiej 41 Protokół kontroli Skontrolowane wydatki rzeczowe jakie przeprowadzono w Zarządzie Dróg Powiatowych w Łobzie, a obejmujące okres od stycznia do listopada 2004 roku przedstawiają się następująco: - wydatki dotyczące zamówień publicznych w trybie zapytania o cenę wynosiły w złotych PLN wydatki dotyczące zamówień publicznych w trybie przetargu nieograniczonego wynosiły w złotych PLN RAZEM Kontrolę wykonano zgodnie z Ustawą z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych Art. 28a. pkt. 1 i Art. 28b. pkt. 2. Budżet skontrolowanej jednostki wg. zatwierdzonego planu w 2004 roku wynosił zloty. Skontrolowana kwota to 17.35% wydatków nadzorowanej jednostki w 2004 roku. Sporządził inspektor d/s kontroli wewnętrznej Józef Błyszko

2 Łobez 26 listopad 2004 r. PROTOKÓŁ KONTROLI Na podstawie upoważnienia Nr 28/04 Pani Starosty Łobeskiego z dnia r w terminie 16 do 23 listopada 2004 r przeprowadzona została sprawdzająca kontrola w Zarządzie Dróg Powiatowych w Łobzie. Jednostka kontrolowana: Zarząd Dróg Powiatowych Łobez ul. Niepodległości 35 Dyrektorem jednostki kontrolowanej jest Pan Aleksander Kotwicki, który był obecny w czasie przeprowadzanej kontroli. Księgową kontrolowanej jednostki jest Pani Alicja Orzechowska, która była na zwolnieniu lekarskim w czasie przeprowadzanej kontroli. Zakres kontroli: a) Organizacja i przeprowadzanie zamówień publicznych- kontrola i ocena zawartych umów publicznych pod kątem Ustawy z 29 stycznia 2004 r (Prawo zamówień publicznych) b) Organizacja i stan przygotowania do akcji zimowej 2004/2005 r. c) Okres objęty kontrolą: od do roku. W wyniku czynności kontrolnych ustalono: 1) Powołanie komisji przetargowej. Zarządzenie Nr 16/2002 Dyrektora Dróg Powiatowych w Łobzie z dnia 10 czerwiec 2002 r o powołaniu komisji przetargowej. Ograniczanie zatrudnienia spowodowały zmiany w komisji przetargowej, co jest widoczne przez wprowadzenie aneksu Nr 5/2003 z dnia 10 listopada 2003 r do zarządzenia Nr 16/2002. Po zmianie komisja powołana w niżej wymienionym składzie działa do dnia przeprowadzanej kontroli. Skład komisji przetargowej : Grzegorz Romański- Przewodniczący komisji Ryszard Korbutowicz- Z-ca Przewodniczącego komisji Renata Nowak- członek komisji Marek Umiastowski- członek komisji Pan Grzegorz Romański jako Przewodniczący komisji przetargowej, ukończył w ALSA Centrum Obsługi Biznesu/ Świdnica szkolenie na temat Nowe prawo zamówień

3 2) Organizacja i przeprowadzanie zamówień publicznych. W okresie od 1 września 2003 r do 31 października 2004 r Zarząd Dróg Powiatowych w Łobzie przeprowadził 13 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i 31 operacji finansowych stosując art. 4 ust. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.w badanym okresie przeprowadzano następujące tryby zamówień publicznych: zapytanie o cenę i przetarg nieograniczony. W wyniku postępowania o zamówienie publiczne w trybie zapytania o cenę zawarto następujące umowy: a) Nr 21/BZ/W/2003 z dnia 16 grudnia 2003 r na zakup sprzętu komputerowego; b) Nr 20/B W/2003 z dnia 16 grudnia 2003 r na dostawę materiałów drogowych; c) Nr 4/BZ/P/2004 z dnia 27 luty 2004 r na zakup paliw dla Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie; d) Nr 5/UD/P/2004 z dnia 28 marca 2004 r na wykonanie mapy sytuacyjno- wysokościowej w skali 1: 1000 do celów projektowych na drodze powiatowej Nr 0914Z Resko- Węgorzyno; e) Nr 6/BZ/P/2004 z dnia 6 kwietnia 2004 r na dostawę emulsji asfaltowej Kl-65 wraz z transportem; f) Nr 7/UM/P/2004 z dnia 2 kwietnia 2004 r. na wykonanie dokumentacji projektowej na rzece Resko Węgorza w ciągu drogi powiatowej Nr 0914Z Resko- Węgorzyno; W wyniku postępowania o zamówienia publiczne w trybie przetargu nieograniczonego zawarto następujące umowy: a) Nr 8/UD/P/2004 z dnia 19 maja 2004 r o mechaniczne i ręczne koszenie poboczy; b) Nr 1 l/uz/p/2004 z dnia 27 sierpnia 2004 r o zimowe utrzymanie ulic na terenie miasta Łobez; c) Nr 12/UZ/P/2004 z dnia 2 listopad 2004 r o zimowe utrzymanie dróg powiatowych poza miejskich gminy Łobez; Zamówienie publiczne z trybu zapytanie o cenę z dnia 16 lutego 2004 r na zakup paliw dla Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie, unieważniono na podstawie art.27 b ust.l Ustawy o zamówieniach publicznych( Dz.U z 2002 r Nr 72 poz. 664 ). Zamówienie publiczne z trybu zapytanie o cenę z dnia 29 marca 2004 r na wynajęcie samochodu ciężarowego o ładowności od 25 ton do 30 ton unieważniono- Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r ( Prawo zamówień publicznych- Art punkt 2). Zamówienia publiczne z trybu przetarg nieograniczony z dnia 16 sierpnia 2004 r i 2 września 2004 r. unieważniono na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r (Prawo zamówień publicznych- Art punkt 1). Wszystkie ogłoszenia o przetargach są wywieszane na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie i na stronie internetowej Umowy Nr 5/BZ/P/2004 i Nr 7/UM/P/2004 zostały podpisane przez pana Ryszarda Korbutowicza, który miał stosowne upoważnienia- Uchwała Nr 175/04 z dnia 17 marca 2004 r Zarządu Powiatu o udzieleniu pełnomocnictwa. W okresie od 1 września 2003 r do 31 października 2004 r dokonano 31 zakupów korzystając z Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r- Prawo zamówień publicznych Art. 4 ust. 8. Specyfika działalności kontrolowanego zakładu pozwala na korzystanie z tej formy zakupów. Zakupiony towar lub usługi zgrupowano w odpowiednich działach np. materiały do remontów

4 dróg, materiały do remontów mostów i przepustów, materiały do oznakowania poziomego i pionowego,wynajęcie sprzętu czy przygotowanie dokumentacji dla pozyskania środków finansowych z zewnątrz. W czasie przeprowadzanej kontroli nie stwierdziłem, aby w którymś z działów przekroczono kwotę jaką dopuszcza Ustawa z 29 stycznia 2004 r- Prawo zamówień publicznych Art. 4 ust.8. Każda operacja finansowa odnotowana jest na druku- Notatka służbowa z kolejnym numerem operacji. Szczegółowych informacji w części kontroli która dotyczyła zamówień publicznych udzielał pan Grzegorz Romański, zatrudniony na stanowisku starszego referenta ds. budownictwa, zamówień publicznych i bhp. Analizują przedstawione dokumenty dotyczące przeprowadzonych przetargóww okresie / o zamówienia publiczne stwierdzam, postępowanie komisji przetargowej zgodne z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r- Prawo zamówień publicznych. 3)Przygotowanie do akcji zimowej 2004/2005 r. Plan zimowego utrzymania dróg w sezonie 2004/2005 r na terenie Powiatu Łobeskiego przedstawia szczegółowo Plan techniczny zimowego utrzymania dróg na terenie Powiatu Łobeskiego w 2004/2005". Plany przedstawiające szczegółowo działalność całej akcji zimowej zostały dostarczone do następujących jednostek: : 1. Starostwo Powiatowe w Łobzie, 2. Komenda Powiatowa Policji w Łobzie, 3. Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Łobzie, 4. Wojewódzka Stacja Pogotowia Ratunkowego w Szczecinie- Filia w Łobzie. Natomiast poszczególne gminy działające w strukturach Powiatu Łobeskiego, otrzymały tylko ten zakres prac jaki będzie wykonywany na ich terenie. Dostarczone plany do poszczególnych jednostek zostały potwierdzone w odpowiedniej rubryce przez te jednostki. Do dnia przeprowadzonej kontroli, tj. 23. listopada 2004 r żadna z wymienionych jednostek według oświadczenia pana dyrektora A. Kotwickiego, nie wniosła uwag co do organizacji prac zimowych na swoim terenie. Podmioty gospodarcze które wgrały przetargi na obsługę i utrzymanie dróg w okresie akcji zimowej, przedstawia zał. Nr 1. Zarząd Dróg Powiatowych w Łobzie posiada na stanie sprzęt /zał. Nr II, który jest używany do bieżących prac porządkowych,wykonywania prac interwencyjnych oraz awaryjnych. Używany sprzęt, wg oświadczenia pana dyrektora Aleksandra Kotwickiego jest sprawny i posiada ważne dokumenty dopuszczające go do wykonywania postawionych zadań. Ograniczenia finansowe w budżecie Zarządu Dróg Powiatowych powodują ograniczania wydatków min. na zimowe utrzymanie dróg powiatowych. Uzasadnionym, jest wystąpienie z wnioskiem do Pani Starosty i Zarządu Powiatowego w Łobzie o zwiększenie środków w budżecie z przeznaczeniem na zakup i unowocześnienie parku maszynowego. Zarząd Dróg Powiatowych w uzgodnieniu z Zarządem Powiatowym w Łobzie, powinien opracować strategię rozwoju zakładu do roku Pomocne mogą być rozwiązania organizacyjne w okolicznych Zarządach Dróg Powiatowych (Swidwin i Drawsko Pom.). Za prawidłowe funkcjonowanie rozwiązań organizacyjnych w okresie zimowym odpowiada zespół pracowników tj. panowie Ryszard Korbutowicz i Marek Umiastowski pod kierunkiem dyrektora zakładu Aleksandra Kotwickiego.

5 Analizując wnioski z kontroli z dnia 19 września 2003 r stwierdzam, wykonanie zaleceń zespołu kontrolującego. Kontrolowany może w ciągu 7 dni od dnia otrzymania protokołu wnieść zastrzeżenia. WNIOSKI. 1) Zaprowadzić w jednostce kontrolowanej.- Książkę ewidencji kontroli. 2) Opracować strategię rozwoju zakładu przynajmniej do 2008 roku. 3) Celem prawidłowego nadzoru nad wykonywaniem prac, przez jednostki obsługujące teren Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie oraz bezpieczeństwo poruszających się po nich obywateli, konieczne jest zwiększenie limitu kilometrów na poszczególne jednostki mechaniczne używane do kontroli przez pracowników Zarządu Dróg. 4) Specyfika działalności kontrolowanej jednostki nie zwalnia jej w perspektywie czasu z ograniczenia korzystania w Ustawie z 29 stycznia 2004 r Prawo zamówień publicznych z art.4 ust.8 a przeprowadzania przetargów w trybie jaki określa ustawa. Do tego należy zobowiązać Zarząd Dróg Powiatowych w Łobzie. Inspektor ds. kontroli- Józef Błyszko......y Podpisy pracowników jednostki kontrolowanej Dyrektor jednostki- Aleksander Starszy referent- Grzegorz Romańską ds. BU ZAMÓW Do protokołu dołączono załączniki Nr 1,2,3

6 Załącznik nr 1 ZAKŁAD USŁUG KOMUNALNYCH K. Makarski i M. Makarska ul. Runowska Węgorzyno tel. do firmy: tel. domowy K. Makarski tel. kom GMINA I MIASTO WEGORZYNO Długość odcinków do ZUD na terenie Gminy i miasta Węgorzyno -ulice 5,552 km -drogi 50,995 km - długość odcinków do odśnieżania 56,547 km - długość odcinków do posypywania 25,025 km UTRZYMANIE DRÓG E. Michalski ul. Jedności Narodowej Maszewo tel. domowy E. Michalski tel. kom GMINA I MIASTO DOBRA Długość odcinków do ZUD na terenie Gminy i Miasta Dobra -ulice 4,805 km -drogi 23,112 km - długość odcinków do odśnieżania 27,917 km - długość odcinków do posypywania 11,948 km GMINA I MIASTO RESKO ZAKŁAD USŁUG BUDOWLANYCH I KOMUNALNYCH sp. z o. o. ul. M. Kopernika Resko tel. do firmy: tel. kom P. Rewucki tel. domowy Długość odcinków do ZUD na terenie Gminy i Miasto Resko -ulice 7,823 km - drogi 66,864 km - długość odcinków do odśnieżania 74,687 km - długość odcinków do posypywania 28,284 km

7 GMINA RADOWO MAŁE ZAKŁAD USŁUG BUDOWLANYCH I KOMUNALNYCH sp. z o. o. ul. M. Kopernika Resko tel. do firmy: tel. kom P. Rewucki tel. domowy Długość odcinków do ZUD na terenie Gminy Radowo Małe - drogi 42,253 km - długość odcinków do odśnieżania 42,253 km - długość odcinków do osypywania 14,650 km MIASTO ŁOBEZ PRZEDSIĘBIORSTWO USŁUG KOMUNALNYCH sp. z o. o. ul. Niepodległości Łobez tel. do firmy: K. Dzieżak tel. kom Z. Rokosz tel. kom Długość odcinków do ZUD na terenie Gminy i miasta Węgorzyno - ulice 10,223 km - powierzchnia parkingów m 2 - długość odcinków do odśnieżania 10,223 km - długość odcinków do posypywania km GMINA ŁOBEZ UTRZYMANIE DRÓG" Eugeniusz Michalski ul. Jedności Narodowej Maszewo tel. do firmy: (091) Eugeniusz Michalski tel. kom Długość odcinków do ZUD na terenie Gminy Łobez - drogi 51,214 km - długość odcinków do odśnieżania 51,214 km - długość odcinków do posypywania 18,678 km

8 Załącznik nr 2 Nazwa pojazdu lub sprzętu FS Lublin Daewoo Matiz Fiat Seicento Ciągnik URSUS C-355 Ciągnik URSUS C-355 Ciągnik ZETOR 5320 HT- 75STIHL HT - 75 STIHL HT - 75 STIHL FS STIHL FS STIHL FS STIHL FS STIHL FS STIHL MS-260 STIHL 026 STIHL pilarka 044 STIHL pilarka 064 AV STIHL pilarka Honda GX 140 prądnica Zagęszczarka Przecinarka do nawierzchni Przyczepa AUTOSAN D-08 Przyczepa AUTOSAN D-45 Przyczepa AUTOSAN D-732 Przyczepa AUTOSAN D-46 Przyczepka bagażowo-samoch. Nr fabryczny Pojazdy ZLO E952 ZLO A298 ZLO E968 ZLO C 1 02 ZLO C538 ZLO C298 Sprzęt GC Przyczepy ZLO C059 ZLO C058 ZLO C226 ZLO Cl90 ZLO C022 Rok produkcji Zużycie paliwa i oleju ON 13,5 L/100 km PB-95 7,0 L/100 km PB-95 7,0 L/100 km ON 5,2 Mg ON 5,2 Mg ON 5,5...Mg Olej 0,7 L/h Olej 0,7 L/h Olej 0,7 L/h Olej 0,3 L/h Olej 0,3 L/h PB-95 1,3 L/h Olej 0,4 L/h Olej 0,5 L/h PB -95 1,0 L/h

9 Załącznik nr 3 Oznaczenia stosowane w numeracji umów zawieranych przez Zarząd Dróg Powiatowych w Łobzie Podstawa zawarcia umowy: P W D - zamówienie udzielone w formie przetargu - zamówienie udzielone z wolnej ręki - darowizna Symbole UD UM UZ WS BZ ST - utrzymanie dróg i ulic - utrzymanie obiektów mostowych - utrzymanie zimowe dróg i ulic -wynajem sprzętu - zaplecze techniczne (zakup materiałów do remontu dróg ulic, chodników itp.) - remont sprzętu i pojazdów