NABÓR KANDYDATÓW DO PRACY W SŁUŻBIE CYWILNEJ

Transkrypt

1 Izba Skarbowa w Szczecinie, ul. Roosevelta 1, Szczecin NABÓR KANDYDATÓW DO PRACY W SŁUŻBIE CYWILNEJ I /01 obowiązuje od r. obowiązuje do Imię i nazwisko Komórka organizacyjna Stanowisko Data Podpis Opracował Barbara Weryk II Referat Kadr i Szkolenia Kierownik Aneta Szczypior I Referat Kadr i Szkolenia p.o. Kierownik Opiniował Paweł Bryja Monika Dłużak Łukasz Brodziak Monika Getka Wydział Kadr i Szkolenia Samodzielny Oddział Wsparcia Zarządzania Samodzielny Oddział Wsparcia Zarządzania Naczelnik Specjalista Kierownik Wicedyrektor Kontroli i Orzecznictwa Arkadiusz Jedynak Wicedyrektor Poboru i Egzekucji Bogumiła Waszak Wicedyrektor Organizacji i Logistyki Właściciel Wieloosobowe Stanowisko Obsługi Prawnej Wydział Kadr i Szkolenia Radca prawny Naczelnik Zatwierdził

2 SPIS TREŚCI 1 Cel Zakres obowiązywania Zakres podmiotowy Zakres przedmiotowy Terminologia Odpowiedzialność Dyrektor Kierownik komórki organizacyjnej Naczelnik urzędu Kierownik komórki ds. obsługi kadr Pracownik komórki ds. obsługi kadr Przewodniczący komisji Komisja Opis postępowania Zgłoszenie potrzeby zatrudnienia Rekrutacja wewnętrzna Przygotowanie naboru Podanie do publicznej wiadomości informacji o naborze Przyjmowanie ofert pracy Komisja Katalog możliwych do wykorzystania technik i narzędzi selekcyjnych Etapy i przebieg postępowania selekcyjnego Etap weryfikacja formalna i analiza merytoryczna ofert Etap sprawdzian wiedzy merytorycznej i umiejętności kandydatów Etap rozmowa kwalifikacyjna Zakończenie postępowania selekcyjnego Zakończenie naboru Podanie do publicznej wiadomości wyniku przeprowadzonego naboru Wskazówki i uwagi Dokumenty związane Załączniki...16

3 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 1 Cel Celem instrukcji jest określenie działań związanych z naborem kandydatów do pracy w korpusie służby cywilnej w Izbie Skarbowej w Szczecinie oraz w urzędach skarbowych województwa zachodniopomorskiego, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o służbie cywilnej oraz w Standardach zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. 2 Zakres obowiązywania 2.1 Zakres podmiotowy Niniejsza instrukcja obowiązuje: 1. Dyrektora Izby Skarbowej; 2. kierowników komórek organizacyjnych; 3. pracowników komórki ds. obsługi kadr; 4. członków komisji rekrutacyjnej. 2.2 Zakres przedmiotowy Instrukcja opisuje zasady przeprowadzania rekrutacji i wyboru najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy w Izbie Skarbowej w Szczecinie oraz w urzędach skarbowych województwa zachodniopomorskiego. 3 Terminologia Ilekroć w instrukcji jest mowa o: 1. Biuletynie należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; 2. BIP+ rozumie się przez to urzędowy publikator teleinformatyczny tworzony na podstawie art. 8 ustawy o dostępie do informacji publicznej w postaci ujednoliconego systemu stron w sieci teleinformatycznej, stworzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej oraz innych informacji; 3. Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Izby Skarbowej w Szczecinie; 4. Izbie skarbowej, Izbie należy przez to rozumieć Izbę Skarbową w Szczecinie; 5. kandydacie należy przez to rozumieć osobę ubiegającą się o przyjęcie do pracy w odpowiedzi na ogłoszenie o wolnym stanowisku pracy; 6. kierowniku, kierowniku komórki organizacyjnej należy przez to rozumieć naczelnika wydziału, kierownika działu, kierownika samodzielnego oddziału, kierownika samodzielnego referatu, kierującego wieloosobowym stanowiskiem pracy; Strona 3 z 30

4 7. komisji należy przez to rozumieć powołany przez Dyrektora zespół osób do przeprowadzenia selekcji kandydatów na wolne stanowisko pracy; 8. komórce ds. obsługi kadr należy przez to rozumieć wyodrębnioną w strukturze organizacyjnej komórkę powołaną do realizacji zadań z zakresu obsługi kadr; 9. komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć wyodrębnioną część izby lub urzędu skarbowego (wydział, dział, oddział, samodzielny oddział, samodzielny referat, referat, wieloosobowe stanowisko pracy, jednoosobowe stanowisko pracy) powołaną do realizacji zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Izby lub w regulaminach organizacyjnych urzędów; 10. naborze należy przez to rozumieć proces obejmujący rekrutację i selekcję mający na celu obsadzenie wolnego stanowiska pracy; 11. naczelnikach urzędów skarbowych należy przez to rozumieć organy podatkowe i egzekucyjne I instancji, dla których organem odwoławczym jest Dyrektor Izby Skarbowej w Szczecinie; 12. ofercie pracy/ofercie należy przez to rozumieć określony w ogłoszeniu o naborze komplet dokumentów złożonych przez kandydata; 13. postępowaniu selekcyjnym należy przez to rozumieć czynności podejmowane przez komisję mające na celu wyłonienie najlepszego kandydata do pracy; 14. pracowniku należy przez to rozumieć pracownika Izby Skarbowej obsługującego Dyrektora lub naczelnika urzędu skarbowego; 15. pracowniku ds. bhp należy przez to rozumieć pracownika, który zgodnie z zakresem obowiązków wykonuje w Izbie zadania służby bezpieczeństwa i higieny pracy; 16. pracowniku służby cywilnej należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Izbie na podstawie umowy o pracę zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej; 17. rekrutacji należy przez to rozumieć zespół działań mający na celu zebranie grupy kandydatów do pracy na wolnym stanowisku pracy; 18. rekrutacji wewnętrznej należy przez to rozumieć zespół działań mających na celu zebranie grupy kandydatów do pracy na wolnym stanowisku pracy spośród pracowników jednostek podległych ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych ; 19. urzędach skarbowych/urzędach należy przez to rozumieć urzędy skarbowe podlegające Izbie Skarbowej; 20. ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.); Strona 4 z 30

5 21. wolnym stanowisku pracy należy przez to rozumieć wakat istniejący w komórce organizacyjnej a także stanowisko pracy tymczasowo wolne w związku z długotrwałą nieobecnością pracownika je zajmującego. 4 Odpowiedzialność 4.1 Dyrektor 1. Realizuje politykę zatrudnienia i podejmuje decyzję o rozpoczęciu naboru/naboru zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej z rekrutacją wewnętrzną na wolne stanowisko pracy; 2. Zatwierdza projekt ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy i powołuje komisję; 3. Upowszechnia informację o wolnych stanowiskach pracy i wynikach naboru w Izbie i urzędach skarbowych; 4. Występuje do Szefa Służby Cywilnej o uzyskanie zgody na zatrudnienie cudzoziemca (w przypadku wystąpienia przesłanek, o których mowa w art. 5 ustawy); 5. Sprawuje ogólny nadzór nad organizacją naboru kandydatów do pracy w Izbie; 6. Zatwierdza protokół naboru i podejmuje decyzję o zatrudnieniu kandydata; 7. Na każdym etapie naboru może podjąć decyzję o zawieszeniu bądź anulowaniu naboru/rekrutacji wewnętrznej. 4.2 Kierownik komórki organizacyjnej Składa wniosek o zatrudnienie pracownika na wolnym stanowisku pracy wraz z dołączonym opisem stanowiska pracy. 4.3 Naczelnik urzędu Zatwierdza wniosek kierownika komórki organizacyjnej o zatrudnienie pracownika na wolnym stanowisku pracy i przedkłada go Dyrektorowi, w przypadku gdy nabór prowadzony jest do komórki organizacyjnej urzędu skarbowego. 4.4 Kierownik komórki ds. obsługi kadr 1. Przygotowuje i przekazuje Dyrektorowi informacje o wolnych stanowiskach pracy; 2. Ustala i przedstawia Dyrektorowi przedział kwotowy wynagrodzenia zasadniczego dla danego stanowiska; 3. Sprawdza pod względem merytorycznym i formalnym oraz akceptuje przygotowany przez pracownika komórki ds. kadr projekt ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy; 4. Sprawuje bezpośredni nadzór nad organizacją naboru kandydatów do pracy w Izbie; Strona 5 z 30

6 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 5. Sprawuje nadzór nad prawidłowym nawiązaniem stosunku pracy z wybranym kandydatem. 4.5 Pracownik komórki ds. obsługi kadr 1. Ustala wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Izbie w miesiącu poprzedzającym zamieszczenie ogłoszenia; 2. Uzgadnia z pracownikiem ds. bhp zakres informacji o warunkach pracy na stanowisku pracy; 3. Przygotowuje projekt ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy zgodnie z opisem stanowiska pracy; 4. Zamieszcza ogłoszenie o wolnym stanowisku pracy i informację o wyborze kandydata w Biuletynie, w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Izby oraz na stronie BIP+; 5. Przesyła ogłoszenie o wolnym stanowisku pracy oraz informację o wyborze kandydata do urzędu skarbowego, do którego odbywa się nabór w celu zamieszczenia w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu; 6. Przyjmuje oferty i sporządza ewidencję ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na ogłoszenie; 7. W ramach weryfikacji formalnej ofert pracy, dokonuje kontroli złożonych ofert pod względem spełniania wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu o naborze, która w szczególności obejmuje: 1) termin i miejsce składania dokumentów, 2) dane identyfikacyjne kandydata, 3) dane dotyczące stanowiska pracy, którego dotyczy oferta, 4) kompletność i zgodność rodzaju, liczby i formy załączonych dokumentów z wymaganiami określonymi w ogłoszeniu o naborze, 5) zgodność kompetencji, uprawnień i doświadczenia kandydata z określonymi w ogłoszeniu o naborze; 8. Zawiadamia kandydatów spełniających wymagania formalne o terminie i miejscu oraz metodach i technikach postępowania selekcyjnego; 9. Powiadamia kandydatów o wynikach naboru; 10. Archiwizuje dokumentację po zakończonym naborze. 4.6 Przewodniczący komisji 1. Sprawuje bezpośredni nadzór i kieruje pracami komisji; 2. Zatwierdza test sprawdzający wiedzę kandydata; 3. Przedkłada Dyrektorowi protokół naboru. Strona 6 z 30

7 4.7 Komisja 1. Prowadzi prace związane z selekcją kandydatów na wolne stanowisko pracy; 2. Po publikacji ogłoszenia o naborze ustala metody i techniki selekcji oraz etapy postępowania selekcyjnego i sposób ich oceny; 3. Przygotowuje treść sprawdzianu wiedzy merytorycznej oraz rozmowy kwalifikacyjnej. 4. Przeprowadza kolejne etapy postępowania selekcyjnego zgodnie z przyjętymi metodami i technikami selekcji; 5. Sporządza dokumentację, w tym protokół z wykonanych czynności; 6. Wyłania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe i przedstawia Dyrektorowi celem zatrudnienia wybranego kandydata; 7. Powiadamia kandydatów o wynikach kolejnych etapów postępowania selekcyjnego; 8. Dokonuje zniszczenia ofert pracy kandydatów biorących udział w naborze. 5 Opis postępowania 5.1 Zgłoszenie potrzeby zatrudnienia 1. Podstawowymi przesłankami mającymi wpływ na kształtowanie poziomu i struktury zatrudnienia w Izbie są: 1) planowane zmiany w strukturze organizacyjnej i związane z nimi tworzenie nowych miejsc pracy, 2) faktyczna i przewidywana fluktuacja (rozwiązanie stosunku pracy, itp.), 3) inne okoliczności powodujące konieczność zatrudnienia (np. przeniesienie służbowe lub długotrwała nieobecność pracownika w pracy); 2. Kierownik komórki organizacyjnej składa do Dyrektora na formularzu F-01 wniosek o zatrudnienie pracownika, z zastrzeżeniem pkt 4.3. Dyrektor dokonuje oceny potrzeby zatrudnienia i określa formę prowadzenia naboru w drodze naboru lub naboru z rekrutacją wewnętrzną. 5.2 Rekrutacja wewnętrzna 1. Projekt ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy w Izbie, obsadzanym w ramach rekrutacji wewnętrznej, przygotowuje pracownik komórki ds. obsługi kadr na podstawie opisu stanowiska pracy; 2. Zaakceptowany przez kierownika komórki ds. obsługi kadr projekt ogłoszenia, po zatwierdzeniu przez Dyrektora jest przesyłany elektronicznie do innych izb i urzędów skarbowych; Strona 7 z 30

8 3. Termin składania dokumentów przez kandydatów nie może być krótszy niż 7 dni roboczych od dnia przesłania ogłoszenia do urzędów; 4. Komisja dokonuje oceny złożonych ofert i wyłania kandydata nie później niż w ciągu 14 dni roboczych od upływu terminu do składania dokumentów na podstawie określonych przez siebie kryteriów oceny i wyboru kandydata; 5. Decyzję w sprawie przeniesienia służbowego kandydata wyłonionego w naborze z rekrutacją wewnętrzną podejmuje Dyrektor; 6. Przeniesienie pracownika wyłonionego w rekrutacji wewnętrznej następuje na podstawie przepisów ustawy; 7. Z naboru z rekrutacją wewnętrzną sporządzany jest protokół dokumentujący przebieg prac komisji. 5.3 Przygotowanie naboru 1. Pracownik komórki ds. obsługi kadr przygotowuje projekt ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy. Ogłoszenie sporządzone zgodnie z opisem stanowiska pracy powinno zawierać w szczególności: 1) nazwę i adres Izby, 2) miejsce wykonywania pracy, 3) określenie stanowiska pracy, 4) wymiar etatu i liczbę stanowisk, 5) zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy, 6) wymagania związane ze stanowiskiem pracy ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe, 7) wymagania co do wykształcenia, 8) informację o warunkach pracy na danym stanowisku, 9) informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Izbie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%, 10) wskazanie wymaganych dokumentów i oświadczeń, 11) termin i miejsce składania dokumentów, 12) inne informacje, w tym przedział kwotowy wynagrodzenia zasadniczego; 2. Informację o warunkach pracy na danym stanowisku w zakresie miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy (w tym możliwość wykonywania zadań na danym stanowisku przez osoby niepełnosprawne oraz dostosowanie miejsca pracy dla potrzeb Strona 8 z 30

9 osób niepełnosprawnych), pracownik sporządzający projekt ogłoszenia konsultuje z pracownikiem ds. bhp; 3. Projekt ogłoszenia sprawdzony pod względem formalnym i merytorycznym przez kierownika komórki ds. obsługi kadr podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora. 5.4 Podanie do publicznej wiadomości informacji o naborze 1. Zatwierdzone przez Dyrektora ogłoszenie o naborze podlega publikacji w Biuletynie; 2. W dniu opublikowania ogłoszenia w Biuletynie, pracownik komórki ds. obsługi kadr zamieszcza je w BIP+ i w miejscu ogólnie dostępnym w siedzibie Izby (tablica informacyjnoogłoszeniowa); 3. Ogłoszenie publikuje się również w miejscu dostępnym w urzędzie skarbowym, do którego prowadzony jest nabór; 4. Termin składania ofert przez kandydatów wyznaczony w ogłoszeniu, nie może być krótszy niż 10 dni, a w przypadku zatrudnienia w celu zastępstwa 5 dni, licząc od dnia opublikowania ogłoszenia o naborze w Biuletynie. 5.5 Przyjmowanie ofert pracy 1. Każdy obywatel Rzeczypospolitej Polskiej oraz za zgodą Szefa Służby Cywilnej obywatele Unii Europejskiej, a także obywatele innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, spełniający kryteria wynikające z ustawy i wymogi określone w ogłoszeniu, ma prawo złożyć ofertę pracy i uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym; 2. Komórka ds. obsługi kadr przyjmuje oferty pracy składane przez kandydatów w odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie; 3. Oferty mogą być składane wyłącznie w formie pisemnej w siedzibie Izby, bądź za pośrednictwem poczty w terminie określonym w ogłoszeniu o naborze; o zachowaniu terminu decyduje data nadania oferty w urzędzie pocztowym lub data złożenia w kancelarii Izby; 4. Nie podlegają rozpatrzeniu oferty składane drogą elektroniczną, z wyjątkiem dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym; 5. Oferty pracy są ewidencjonowane przez pracownika komórki ds. obsługi kadr w Ewidencji złożonych ofert na formularzu F- 02; 6. Po upływie terminu do składania ofert, pracownik komórki ds. obsługi kadr, przekazuje niezwłocznie za pisemnym potwierdzeniem wszystkie złożone oferty wraz z Ewidencją Strona 9 z 30

10 złożonych ofert przewodniczącemu komisji lub wyznaczonemu przez przewodniczącego członkowi tej komisji; 7. Weryfikacja wszystkich wymagań niezbędnych oraz dodatkowych wskazanych w ogłoszeniu o naborze odbywa się przy użyciu adekwatnych narzędzi umożliwiających obiektywne sprawdzenie spełnienia wymagań. Przeprowadzenie selekcji kandydatów następuje tylko w oparciu o wymagania, które wynikają z treści ogłoszenia o naborze; 8. Oferty niespełniające wymagań formalnych są odrzucane i podlegają zniszczeniu przez komisję po upływie trzech miesięcy od dnia zatrudnienia kandydata wyłonionego w drodze naboru; 9. Jeżeli liczba kandydatów spełniających wymogi formalne na dane stanowisko jest równa lub mniejsza niż 5, wszyscy kandydaci są zapraszani na rozmowy kwalifikacyjne; 10. W przypadku braku ofert pracownik komórki ds. obsługi kadr przygotowuje informację Dyrektora o zakończeniu naboru i zamieszcza ją w Biuletynie, BIP+ oraz na tablicach ogłoszeń Izby i urzędów skarbowych. 5.6 Komisja 1. Postępowanie selekcyjne przeprowadza komisja powołana przez Dyrektora; 2. W skład komisji wchodzą minimum trzy osoby, w tym: 1) wicedyrektor Izby, pełniący funkcję przewodniczącego komisji, 2) kierownik komórki ds. obsługi kadr, 3) kierownik komórki organizacyjnej, do której jest prowadzony nabór, 4) inni członkowie; 3. W przypadku, gdy nabór prowadzony jest do komórki organizacyjnej urzędu skarbowego w skład komisji, jako pełniący funkcję przewodniczącego, wchodzi naczelnik urzędu lub jego zastępca; 4. W posiedzeniach komisji jako obserwator może brać udział Dyrektor lub za jego zgodą inne osoby; 5. Zadaniem komisji jest wyłonienie najlepszych kandydatów do pracy, spełniających wymagania zawarte w ogłoszeniu, w ramach przeprowadzonego postępowania zgodnie z ogólnymi zasadami naboru określonymi w ustawie oraz przyjętymi metodami i technikami; 6. Posiedzenia komisji zwołuje przewodniczący; 7. Po zapoznaniu się z ofertami, członkowie komisji są zobowiązani poinformować Dyrektora o zaistnieniu przesłanek do wyłączenia ich z prac komisji, tj. w sytuacji, kiedy kandydatem jest małżonek, rodzeństwo, wstępny, zstępny, powinowaty pierwszego stopnia, osoba związana z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, osoba, z którą łączą ją stosunki Strona 10 z 30

11 majątkowe (w szczególności: współwłasności nieruchomości lub rzeczy ruchomych, umowa najmu, dzierżawy, umowa pożyczki lub poręczenia). W przypadku zaistnienia takiej sytuacji Dyrektor wyznacza do składu komisji innego pracownika; 8. Komisja po ogłoszeniu naboru określa metody i techniki selekcji, jakie będzie stosować w trakcie poszczególnych etapów postępowania wobec wszystkich kandydatów, które zatwierdza Dyrektor. Rozmowa kwalifikacyjna jest ostatnim etapem selekcji kandydatów; 9. Komisja w wyznaczonym przez przewodniczącego miejscu i czasie przeprowadza kolejne etapy postępowania selekcyjnego zgodnie z przyjętą metodą/techniką selekcji kandydatów; 10. Do udziału w następnym etapie postępowania komisja zaprasza kandydatów, których oferty pracy przeszły pozytywnie weryfikację formalną oraz tych, którzy uzyskali liczbę punktów zawierających się w ustalonym przedziale punktowym gwarantującym udział w kolejnym etapie postępowania selekcyjnego; 11. Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska wymaganego minimalnego progu punktowego w poszczególnych etapach postępowania selekcyjnego, komisja kończy postępowanie bez wyłonienia kandydata; 12. Komisja każdorazowo sporządza listę kandydatów dopuszczonych do kolejnego etapu postępowania na formularzu F-03; 13. Przewodniczący komisji lub wyznaczony przez niego członek komisji powiadamia kandydatów, których oferty zostały dopuszczone do kolejnego etapu postępowania selekcyjnego o terminie, miejscu i sposobie wyłaniania kandydatów tj. metodach i technikach, jakie będą stosowane w postępowaniu oraz progach punktowych, których uzyskanie gwarantuje udział w kolejnym etapie postępowania, a pozostałych kandydatów o niezakwalifikowaniu się do postępowania; 14. Każdy z członków komisji ma prawo zgłoszenia zdania odrębnego, które podlega wpisaniu do protokołu z przeprowadzonego naboru; 15. Prace komisji dokumentuje protokół z przeprowadzonego naboru wraz z dokumentami powstałymi w trakcie naboru, które stanowią załączniki do protokołu wzór protokołu stanowi formularz F-04; 16. Komisja rozwiązuje się z chwilą podpisania protokołu zniszczenia ofert pracy kandydatów wymienionych w protokole z przeprowadzonego naboru. 5.7 Katalog możliwych do wykorzystania technik i narzędzi selekcyjnych 1. Test wiedzy merytorycznej i kompetencji, zawierający pytania otwarte albo zamknięte jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru; 2. Sprawdzian praktyczny, w szczególności dotyczący: Strona 11 z 30

12 1) sporządzenia dokumentu (decyzja, raport, streszczenie, notatka itp.), 2) umiejętności korzystania z urządzeń biurowych (komputer, kserokopiarka, skaner, fax i in.) oraz oprogramowania komputerowego (np. edytory tekstu, arkusza kalkulacyjnego, poczty elektronicznej, Internetu itp.), 3) kontaktów interpersonalnych (zaaranżowany kontakt z klientem, rozmowa telefoniczna itp.), 4) przygotowania prezentacji na podstawie wcześniej otrzymanych przez kandydata materiałów; 3. Rozmowa kwalifikacyjna. 5.8 Etapy i przebieg postępowania selekcyjnego 1. W odniesieniu do wszystkich uczestników naboru stosuje się pytania lub zadania nakierowane na ocenę tych samych kompetencji w oparciu o tę samą technikę (metodę) selekcji, gwarantującą porównywalność otrzymanych wyników; 2. Doboru metod i technik, które zostaną zastosowane do danego naboru na wolne stanowisko każdorazowo dokonuje komisja; 3. Postępowanie selekcyjne może składać się z następujących etapów, z zastrzeżeniem pkt 4: 1) weryfikacja formalna, 2) analiza merytoryczna ofert, 3) sprawdzian wiedzy merytorycznej i umiejętności kandydatów, 4) rozmowa kwalifikacyjna, 4. Weryfikacja formalna ofert oraz rozmowa kwalifikacyjna są etapami obligatoryjnymi Etap weryfikacja formalna i analiza merytoryczna ofert 1. Komisja sprawdza kompletność i zgodność liczby przekazanych ofert z ewidencją złożonych ofert; 2. W przypadku stwierdzenia niezgodności, Komisja zwraca całość dokumentacji pracownikowi ds. obsługi kadr w celu wyjaśnienia rozbieżności; 3. W ramach weryfikacji formalnej ofert pracy, komisja zapoznaje się ze wstępną oceną złożonych ofert przeprowadzoną przez pracownika komórki ds. obsługi kadr; 4. Oferty niespełniające wymagań formalnych są odrzucane, a kandydaci którzy je złożyli, nie biorą udziału w kolejnych etapach postępowania selekcyjnego; 5. W ramach analizy merytorycznej ofert komisja jest zobowiązana sprawdzić poziom spełniania przez kandydatów wszystkich wymagań niezbędnych i dodatkowych wskazanych Strona 12 z 30

13 w ogłoszeniu, możliwych do sprawdzenia na podstawie nadesłanych ofert, np. przedstawionych dokumentów, CV, listu motywacyjnego); 6. W przypadku naboru na stanowisko kierownicze Komisja dokonuje także oceny kompetencji i doświadczenia kandydatów w kierowaniu zespołem lub koordynowaniu jego prac; 7. Kryteria oceny merytorycznej ofert komisja ustala z zastosowaniem systemu punktowego polegającego na określeniu wagi konkretnych właściwości (cech, kompetencji, wiedzy, doświadczenia) dla efektywności wykonywania pracy na danym stanowisku, a następnie na analizie, czy i na jakim poziomie dany kandydat właściwości te posiada; 8. Kandydaci, którzy uzyskali z analizy merytorycznej ofert ocenę na poziomie co najmniej 60% maksymalnie możliwej do osiągnięcia liczby punktów dopuszczani są do następnego etapu selekcji. 9. W ramach prowadzonych etapów postępowania badany i punktowany może być wyłącznie stopień spełniania przez kandydatów kryteriów wiedzy, umiejętności, kompetencji i predyspozycji określonych w ogłoszeniu Etap sprawdzian wiedzy merytorycznej i umiejętności kandydatów 1. W ramach tego etapu postępowania komisja dokonuje sprawdzenia wiedzy i oceny umiejętności oraz kompetencji kandydatów, w zależności od specyfiki aplikowanego stanowiska pracy, m. in. poziomu wiedzy, znajomości przepisów, znajomości obsługi programów komputerowych, znajomości języka obcego i innych umiejętności niezbędnych do należytego wykonywania zadań na danym stanowisku; 2. Testy i sprawdziany wiedzy przechowywane są przez przewodniczącego komisji, który osobiście nadzoruje ich powielanie. Osoby uczestniczące w przygotowywaniu i przechowywaniu testów i sprawdzianów wiedzy obowiązane są do bezwzględnego zachowania w tajemnicy ich treści, pod rygorem odpowiedzialności dyscyplinarnej; 3. Za ukończenie sprawdzianu wiedzy merytorycznej i umiejętności z wynikiem pozytywnym, pozwalającym przejść do kolejnego etapu postępowania selekcyjnego, przyjmuje się osiągnięcie minimum 60% liczby punktów możliwych do uzyskania; 4. W przypadku kiedy liczba ofert złożonych przez kandydatów przekracza 50 próg uprawniający do przejścia do kolejnego etapu postępowania wynosi 70% liczby punktów możliwych do uzyskania Etap rozmowa kwalifikacyjna 1. Rozmowa kwalifikacyjna ma na celu weryfikację informacji zawartych w złożonej ofercie za pomocą zadawanych bezpośrednio kandydatowi pytań (dotyczących np. wiedzy ogólnej Strona 13 z 30

14 oraz merytorycznej, wiedzy na temat zadań i organizacji Izby, odpowiedzialności na stanowiskach zajmowanych poprzednio przez kandydata, doświadczenia zawodowego kandydata); 2. W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej komisja sprawdza predyspozycje i umiejętności kandydata gwarantujące prawidłowe wykonywanie zadań na stanowisku (koncentrując się na cechach osobowościowych kandydata dotyczących sytuacji hipotetycznych, badając zachowania kandydata w sytuacjach problemowych i niecodziennych); 3. Wszystkim kandydatom biorącym udział w rozmowie kwalifikacyjnej zadawane są te same pytania służące ocenie tych samych kompetencji; 4. Ocena rozmowy kwalifikacyjnej polega na przyznaniu kandydatowi za wszystkie udzielone odpowiedzi punktów w przedziale od 0 do 10 przez poszczególnych członków komisji, a ostateczną ocenę rozmowy kwalifikacyjnej stanowi średnia arytmetyczna przyznanych punktów; 5. Wynik rozmowy kwalifikacyjnej odnotowywany jest w arkuszu oceny rozmowy kwalifikacyjnej na formularzu F-05; 6. Za ukończenie tego etapu postępowania selekcyjnego z wynikiem pozytywnym uważa się osiągnięcie przez kandydata minimum 60% liczby punktów z możliwych do uzyskania Zakończenie postępowania selekcyjnego 1. Ogólna ocena z postępowania selekcyjnego stanowi sumę punktów uzyskanych z poszczególnych etapów tego postępowania i odnotowywana jest w indywidualnym arkuszu oceny kandydata formularz F- 06; 2. Komisja wyłania nie więcej niż pięciu kandydatów, którzy uzyskali najwyższą ocenę ogólną; 3. Jeżeli w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych był niższy niż 6% pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie wyłonionych pięciu najlepszych kandydatów; 4. Wyłonienie kandydata/ów, bądź podjęcie decyzji o braku odpowiedniego kandydata kończy postępowanie selekcyjne. 5.9 Zakończenie naboru 1. Wyniki pracy komisji zostają przedstawione do akceptacji Dyrektorowi w formie protokołu z przeprowadzonego naboru wraz z załącznikami i ofertami pracy wyłonionych kandydatów; Strona 14 z 30

15 2. Protokół z przeprowadzonego naboru podpisany przez przewodniczącego i wszystkich członków komisji podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora; 3. Ostatecznego wyboru kandydata, spośród kandydatów wyłonionych i wskazanych przez komisję w protokole z przeprowadzonego naboru, dokonuje Dyrektor; 4. W przypadku otrzymania w naborze równej liczby punktów przez kilku kandydatów, Dyrektor wybiera kandydata, który otrzymał wyższą liczbę punktów ze sprawdzianu wiedzy merytorycznej i umiejętności. W przypadku otrzymania równej liczby punktów przez kilku kandydatów ze sprawdzianu wiedzy merytorycznej i umiejętności Dyrektor wybiera kandydata, który otrzymał wyższą liczbę punktów z rozmowy kwalifikacyjnej. W przypadku otrzymania równej liczby punktów przez kilku kandydatów ze sprawdzianu wiedzy merytorycznej i umiejętności oraz rozmowy kwalifikacyjnej Dyrektor wybiera kandydata, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę w trakcie analizy merytorycznej ofert lub zarządza przeprowadzenie dodatkowego sprawdzianu wiedzy merytorycznej i umiejętności; 5. W przypadku niezaakceptowania przez Dyrektora kandydatów przedstawionych przez komisję nabór ulega unieważnieniu; 6. Pracownik komórki ds. obsługi kadr informuje kandydatów wymienionych w protokole z przeprowadzonego naboru o wynikach naboru; 7. Dokumenty złożone przez kandydatów, którzy spełniali wymogi formalne, lecz nie zostali wybrani przechowuje się przez okres 3 miesięcy od dnia zatrudnienia kandydata wyłonionego w drodze naboru, a jeżeli w tym okresie nie zostaną odebrane przez osoby, które je złożyły, podlegają komisyjnemu zniszczeniu. Z czynności zniszczenia dokumentów sporządza się protokół zniszczenia ofert pracy na formularzu F-07; 8. Jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska pracy, Dyrektor może zatrudnić inną osobę spośród kandydatów wymienionych w protokole z przeprowadzonego naboru; 9. Protokół z przeprowadzonego naboru, oferta pracy wyłonionego kandydata, oferty pozostałych kandydatów wymienionych w protokole z naboru oraz inne dokumenty związane z przeprowadzonym naborem są przekazywane do komórki ds. obsługi kadr; 10. Oferty pozostałych kandydatów, wymienionych w protokole, podlegają komisyjnemu zniszczeniu przez komisję po upływie 3 miesięcy od daty zatrudnienia wybranego w naborze kandydata. Fakt zniszczenia dokumentów odnotowuje się w protokole zniszczenia ofert pracy na formularzu F-07; 11. Oferta pracy wybranego kandydata jest włączana do części A teczki osobowej pracownika. Strona 15 z 30

16 5.10 Podanie do publicznej wiadomości wyniku przeprowadzonego naboru 1. Niezwłocznie po sporządzeniu przez komisję protokołu z przeprowadzonego naboru i zatwierdzeniu go przez Dyrektora, informacja o wyniku naboru jest zamieszczana przez pracownika komórki ds. obsługi kadr w Biuletynie, w miejscu ogólnie dostępnym w siedzibie Izby i BIP+ oraz w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu skarbowego, do którego prowadzony był nabór; 2. Po ogłoszeniu wyniku naboru, kandydaci biorący udział w naborze mają możliwość wglądu do dokumentów zawierających ich indywidualne wyniki na warunkach określonych postanowieniami ustawy o dostępie do informacji publicznej. 6 Wskazówki i uwagi 1. Ogłoszenie o naborze może być dodatkowo publikowane w innych miejscach niż obligatoryjne wymienione w ustawie, np. w prasie regionalnej; 2. Miejsce zamieszkania kandydatów należy podawać w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego; 3. Osoby realizujące procedurę naboru powinny kierować się w szczególności zasadami równego traktowania, profesjonalizmu, niezależności i bezstronności, jak również przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych. 7 Dokumenty związane 1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.); 2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.); 3. Standardy Zarządzania Zasobami Ludzkimi; 4. Instrukcja I Opis i wartościowanie stanowisk pracy w służbie cywilnej. 8 Załączniki Formularze wewnętrzne: 1. F 01 Wniosek o zatrudnienie pracownika na wolnym stanowisku pracy; 2. F 02 Ewidencja złożonych ofert; 3. F 03 Lista kandydatów dopuszczonych do kolejnego etapu postępowania; 4. F 04 Arkusz oceny rozmowy kwalifikacyjnej; 5. F 05 Indywidualny arkusz oceny kandydata; 6. F 06 Protokół z przeprowadzonego naboru; 7. F 07 Protokół zniszczenia ofert pracy. Strona 16 z 30

17 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 WNIOSEK O ZATRUDNIENIE PRACOWNIKA NA WOLNYM STANOWISKU PRACY 1. Określenie stanowiska pracy: (nazwa stanowiska zgodnie z załącznikiem Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych (...) (Dz. U. Nr 211, poz ze zm.) 1.2 stanowisko ds Stanowisko nowoutworzone/zwolnione w związku z:* Liczba/wymiar etatu: Symbol opisu stanowiska pracy: O stanowisko mogą /nie mogą ubiegać się obywatele nieposiadąjący obywatelstwa polskiego.* Uzasadnienie: (data i podpis kierownika komórki organizacyjnej) Zatwierdzam*... (data i podpis naczelnika urzędu skarbowego) Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody* na przeprowadzenie naboru/rekrutacji wewnętrznej*.. (data i podpis Dyrektora) Strona 17 z 30

18 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 W związku z niewyłonieniem kandydata w rekrutacji wewnętrznej polecam wszczęcie procedury naboru... (data i podpis Dyrektora) W związku z ogłoszeniem rekrutacji wewnętrznej/naboru *, do przeprowadzenia postępowania selekcyjnego powołuję komisję w składzie: Przewodniczący.. (imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, symbol komórki organizacyjnej) Członek. Członek. Członek. Członek... (data i podpis Dyrektora) * niepotrzebne skreślić Strona 18 z 30

19 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 EWIDENCJA ZŁOŻONYCH OFERT 1. Lista kandydatów, którzy złożyli oferty pracy w odpowiedzi na zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów ogłoszenie o naborze Nr.... z dnia na stanowisko pracy... w (nazwa komórki organizacyjnej) spełniających wymagania formalne Lp. Imię i nazwisko Miejsce zamieszkania Uwagi (w tym informacja czy kandydat przedłożył dokument o posiadanej niepełnosprawność) Strona 19 z 30

20 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 2. Lista kandydatów, którzy złożyli oferty pracy w odpowiedzi na zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów ogłoszenie o naborze Nr.... z dnia na stanowisko pracy... w (nazwa komórki organizacyjnej) niespełniających wymagań formalnych Lp. Imię i nazwisko Miejsce zamieszkania Uwagi (w tym czy kandydat przedłożył dokument o posiadanej niepełnosprawność) Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Izbie w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze był wyższy/niższy * niż 6%. Sporządził:. (data i podpis pracownika komórki ds. kadr) Potwierdzam przyjęcie. szt. ofert pracy. (data i podpis Przewodniczącego Komisji lub wyznaczonego przez niego członka Komisji ) * niepotrzebne skreślić Strona 20 z 30

21 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 LISTA KANDYDATÓW DOPUSZCZONYCH DO KOLEJNEGO ETAPU POSTĘPOWANIA Nabór na stanowisko pracy... w... (nazwa komórki organizacyjnej) Ogłoszenie nr... z dnia... Lista kandydatów dopuszczonych do... etapu postępowania selekcyjnego polegającego na: Lp. Nazwisko i imię kandydata Miejsce zamieszkania Uwagi Podpisy członków komisji: (imię i nazwisko, podpis) Strona 21 z 30

22 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 Arkusz oceny rozmowy kwalifikacyjnej... (imię i nazwisko kandydata) Ogłoszenie o naborze nr... z dnia Nazwa stanowiska pracy. L.p. Pytanie/zadanie liczba punktów (od 0 do 10) (imię i nazwisko członka komisji)... (data i podpis) F-04 Arkusz oceny rozmowy kwalifikacyjnej Strona 22 z 30 Strona 22 z 30

23 Indywidualny arkusz oceny kandydata Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 Ogłoszenie o naborze nr... z dnia.. Nazwa stanowiska pracy Dane kandydata:.. (imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania) Nazwa etapu postępowania selekcyjnego Analiza merytoryczna ofert Sprawdzian wiedzy merytorycznej i umiejętności kandydatów Opis zastosowanych narzędzi i technik selekcyjnych (testy, zadania do wykonania, próbki pracy, pytania, wywiad itp.) Liczba punktów Rozmowa kwalifikacyjna Suma punktów (analiza merytoryczna ofert, sprawdzian wiedzy merytorycznej i rozmowa kwalifikacyjna) X Podpisy członków komisji Strona 23 z 30

24 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 PROTOKÓŁ Z PRZEPROWADZONEGO NABORU na stanowisko pracy 1. Informacja o publikacji ogłoszenia o naborze: W dniu... w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, BIP Izby Skarbowej w Szczecinie oraz w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Izby Skarbowej ukazało się głoszenie o naborze na wolne stanowisko w korpusie służby cywilnej... (nazwa stanowiska, komórki organizacyjnej) Termin składania ofert upłynął w dniu... W odpowiedzi na ogłoszenie wpłynęło... ofert, z czego... nie spełniało wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu o naborze. 2. Skład komisji przeprowadzającej nabór przewodniczący (imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna) członek (imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna) członek (imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna) członek (imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna) 3. Informacja o metodach i technikach naboru Komisja zastosowała następujące metody i techniki naboru na wolne stanowisko pracy:* 1) analiza formalna ofert, 2) analiza merytoryczna ofert spełniających wymagania formalne, 3) sprawdzian wiedzy i umiejętności, 4) rozmowa kwalifikacyjna. 4. Opis poszczególnych etapów naboru 1. I etap: Analiza formalna ofert 2. II etap: Analiza merytoryczna... ofert spełniających wymagania formalne* 1) komisja ustaliła następujące kryteria oceny analizy merytorycznej ofert: Strona 24 z 30

25 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 przykład: Lp. Wymagania i kryteria Wykształcenie Doświadczenie zawodowe Ukończone formy doskonalenia zawodowego Oceny Wyższe prawnicze Wyższe ekonomiczne Wyższe inne 4 lata w administracji skarbowej Punktacja (np.) ) maksymalna liczba punktów, jaką kandydat mógł otrzymać w wyniku analizy merytorycznej oferty wynosiła... 3) analiza merytoryczna ofert została dokonana w dniu... 4) kandydaci zdobyli następującą liczbę punktów: L p Nazwisko i imię Wykształce nie Doświadczen ie zawodowe Doskonalen ie zawodowe Ogółem liczba punktów 3. III etap: Sprawdzian wiedzy dla... kandydatów, którzy osiągnęli co najmniej 60% możliwych do osiągnięcia punktów w ocenie analizy merytorycznej ofert. 1) sprawdzian wiedzy został przeprowadzony w dniu... w formie... 2) treść sprawdzianu wiedzy:... 3) kryteria oceny... Strona 25 z 30

26 ) maksymalna liczba punktów jaką można było uzyskać ze sprawdzianu wiedzy wynosiła... 5) wyniki sprawdzianu wiedzy uzyskane przez kandydatów przedstawia poniższa tabela: L Ocena sprawdzianu wiedzy p. Nazwisko i imię kandydata (pkt) ) arkusze odpowiedzi stanowią załącznik do protokołu. 4. IV etap: Rozmowa kwalifikacyjna z... kandydatami, którzy osiągnęli co najmniej 60% możliwych do osiągnięcia punktów ze sprawdzianu wiedzy. 1)Tematyka rozmowy kwalifikacyjnej: ) Kryteria oceny rozmowy kwalifikacyjnej: ) Wyniki ocen rozmowy kwalifikacyjnej przedstawia poniższa tabela: Lp Nazwisko i imię Kandydata Ocena rozmowy kwalifikacyjnej (punkty) Członek komisji Członek komisji 4) arkusze ocen indywidualnych stanowią załącznik do protokołu. Członek komisji Członek komisji Średnia arytmetyczna ocen Strona 26 z 30

27 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 5. W wyniku przeprowadzonego naboru komisja wyłoniła... najlepszych kandydatów, uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze : Lp. Imię i nazwisko kandydata Miejsce zamieszkania Liczba uzyskanych punktów Uwagi w tym informacja o posiadaniu przez kandydata orzeczenia o niepełnosprawności (wpisać Tak lub Nie) Uzasadnienie wyłonienia/niewyłonienia * kandydata/ów: Podpisy członków komisji: Dodatkowe uwagi: Strona 27 z 30

28 1. Powołani decyzją nr... Dyrektora członkowie komisji do spraw naboru na stanowisko... nie złożyli/złożyli informacji/ę o zaistnieniu przesłanek do wyłączenia ich z prac komisji, Załączniki do protokołu: 1. Wniosek o zamieszczenie ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy, 2. Ewidencja złożonych ofert, 3. Arkusze odpowiedzi sprawdzianu wiedzy, 4. Arkusze ocen indywidualnych. Decyzja Dyrektora w sprawie zatrudnienia kandydata wraz z uzasadnieniem: Do zatrudnienia na stanowisko... w Izbie Skarbowej w Szczecinie wybieram Panią/Pana*... (imię i nazwisko, miejsce zamieszkania) *niepotrzebne skreślić... (data i podpis Dyrektora) Strona 28 z 30

29 Nabór kandydatów do pracy w służbie cywilnej I /01 PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA OFERT PRACY Nabór na wolne stanowisko pracy... (nazwa stanowiska pracy) w Izbie Skarbowej w.. opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów pod Nr z dnia... wpłynęło... ofert. Wykaz ofert złożonych przez kandydatów w odpowiedzi na opublikowany nabór przeznaczonych do zniszczenia, w tym: oferty spełniające wymagania formalne -, oferty niespełniające wymagań formalnych -, Lp. Imię i nazwisko kandydata Miejsce zamieszkania Uwagi Komisja w składzie: 9... (imię i nazwisko, podpis) dokonała w dniu... komisyjnego zniszczenia wyżej wymienionych ofert pracy. Strona 29 z 30

30 Oferty pracy najlepszych kandydatów wymienionych w protokole z przeprowadzonego naboru, którzy uplasowali się na kolejnych miejscach, zniszczono komisyjnie w dniu. Komisja w składzie: (imię i nazwisko, podpis) Sporządził:... (data i podpis) Strona 30 z 30