Zasady organizowania i przeprowadzania naboru pracowników do służby cywilnej w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia Nr 39 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 29 listopada 2012r. Zasady organizowania i przeprowadzania naboru pracowników do służby cywilnej w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy I. POSTANOWIENIA OGÓLNE Nabór na wolne stanowiska pracy do korpusu służby cywilnej przeprowadzany jest na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz z późn. zm.), z zachowaniem zasad przewidzianych w zarządzeniu Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. 1 2 Ilekroć w dalszych częściach Zasad jest mowa o: 1) Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy; 2) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy; 3) komórce kadrowej należy przez to rozumieć Referat Kadr, Szkolenia Zawodowego i Spraw Socjalnych; 4) Komisji należy przez to rozumieć Komisję do przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego do pracy w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy; 5) komórkach organizacyjnych należy przez to rozumieć wydziały, oddziały, referaty, wieloosobowe stanowiska pracy i jednoosobowe stanowiska pracy; 6) kierowniku komórki organizacyjnej należy przez to rozumieć naczelnika wydziału, kierownika oddziału, kierownika referatu lub kierującego wieloosobowym stanowiskiem pracy; 7) Biuletynie Kancelarii należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; 8) Biuletynie Urzędu należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy; 9) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej; 10) postępowaniu rekrutacyjnym należy przez to rozumieć proces naboru do służby cywilnej. Nabór kandydatów na wolne stanowiska pracy do korpusu służby cywilnej przeprowadzany jest w oparciu o przejrzyste kryteria, jednakowe dla wszystkich kandydatów, w procesie o charakterze otwartym, jawnym i konkurencyjnym. 3 4 Celem przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego jest zatrudnienie osób posiadających kwalifikacje umożliwiające zawodową, rzetelną, bezstronną i politycznie neutralną realizację zadań. II. ROZPOCZĘCIE POSTĘPOWANIA REKRUTACYJNEGO 5 1. Decyzję o rozpoczęciu naboru podejmuje Dyrektor z własnej inicjatywy lub na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której jest wolne stanowisko pracy, a w przypadku naboru na stanowisko kierownicze - właściwego wicedyrektora.

2 2. Wniosek kierownika komórki organizacyjnej lub właściwego wicedyrektora, o którym mowa w ust. 1, składany jest do Dyrektora za pośrednictwem komórki kadrowej. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszych Zasad. 3. Do wniosku dołącza się kserokopię zatwierdzonego opisu stanowiska pracy. 4. Wniosek nie spełniający wymogów określonych w ust. 2 i 3 kierownik komórki kadrowej zwraca do uzupełnienia. III. POWOŁANIE KOMISJI 6 1. Postępowanie rekrutacyjne przeprowadza Komisja, którą Dyrektor wyznacza niezwłocznie po podjęciu decyzji o rozpoczęciu naboru. 2. Ustalając skład Komisji Dyrektor określa uprawnienia jej działania w zakresie jednego, względnie kilku naborów. 3. W skład Komisji wchodzą: 1) wyznaczony wicedyrektor jako Przewodniczący; 2) kierownik komórki organizacyjnej, której dotyczy postępowanie kwalifikacyjne; 3) pracownik komórki kadrowej; 4) inne osoby, których udział w Komisji Dyrektor uzna za zasadny. 4. Skład osobowy Komisji określany jest odrębnym aktem wewnętrznym. 5. Członkowie Komisji przed przystąpieniem do prac otrzymują upoważnienia do przetwarzania danych osobowych kandydatów biorących udział w naborze i składają oświadczenie o przestrzeganiu przepisów o ochronie danych osobowych. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Zasad. 6. W pracach Komisji nie może uczestniczyć osoba, która jest małżonkiem kandydata lub jego krewnym albo powinowatym do drugiego stopnia włącznie, bądź pozostaje wobec niego w takim stosunku prawnym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności. Po zapoznaniu się z wykazem kandydatów członkowie Komisji zobowiązani są złożyć w tej sprawie stosowne oświadczenie. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Zasad. IV. ZAKRES PRACY KOMISJI Celem pracy Komisji jest wybranie najlepszego kandydata do pracy spełniającego wymagania zawarte w ogłoszeniu. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący, który jest upoważniony do podpisywania dokumentów związanych z naborem, z wyjątkiem zastrzeżonych dla Dyrektora Do zadań Komisji należy w szczególności: 1) dokonanie szczegółowej analizy złożonych dokumentów pod kątem spełniania wymagań formalnych; 2) ustalenie przebiegu selekcji kandydatów (w tym również metod i technik naboru), z uwzględnieniem rodzaju stanowiska, zakresu przewidzianych na nim obowiązków oraz przewidywalnej liczby ofert; 3) przygotowanie pytań i zadań do poszczególnych etapów naboru; 4) zlecenie komórce obsługującej pracę Komisji przygotowania materiałów pomocniczych potrzebnych w toku naboru (wykazy, listy obecności, itp.); 2

3 5) przeprowadzenie poszczególnych etapów naboru zgodnie z trybem i metodami zaakceptowanymi przez Dyrektora; 6) wyłonienie nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe; 7) sporządzenie protokołu z naboru, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie wraz z uzasadnieniem dokonanego wyboru lub powodami nie wyłonienia kandydatów; 8) przekazanie protokołu Dyrektorowi W stosunku do wszystkich uczestników naboru stosowane są pytania lub zadania nakierowane na ocenę tych samych kompetencji, w oparciu o tą samą metodę selekcji, gwarantującą porównywalność uzyskanych wyników. 2. Pytania oraz zadania przechowywane są przez Przewodniczącego lub wskazanego przez niego członka Komisji. Osoby uczestniczące w przygotowaniu pytań lub zadań obowiązane są do bezwzględnego zachowania w tajemnicy ich treści Komisja w celu wyeliminowania uznaniowości i subiektywizmu określa metody, techniki i tryb przeprowadzenia naboru oraz dokonywania ocen, z uwzględnieniem zapisów 19 niniejszych Zasad oraz rodzaju stanowiska i zakresu przewidywanych na nim obowiązków. Dyrektor zatwierdza określone przez Komisję metody i techniki naboru oraz sposób dokonywania ocen w naborze. 2. Informacja o przyjętych metodach i technikach naboru oraz sposobie dokonywania ocen w naborze zamieszczana jest w Biuletynie Urzędu wraz z publikacją ogłoszenia o naborze. 12 Obsługę pracy Komisji zapewnia komórka kadrowa. V. OGŁOSZENIE O NABORZE Po uzyskaniu polecenia od Dyrektora o wszczęciu postępowania rekrutacyjnego, bądź po akceptacji przez Dyrektora wniosku o rozpoczęcie postępowania rekrutacyjnego, komórka kadrowa przygotowuje ogłoszenie o naborze. 2. Ogłoszenie tworzone jest na podstawie opisu stanowiska pracy, zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy. 3. Ogłoszenie określa w sposób racjonalny i obiektywny wymagania, które uzasadnione są zakresem zadań wykonywanych na stanowisku pracy ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które pożądane (dodatkowe). 4. Ogłoszenie zawiera także informacje: o możliwości ubiegania się o wolne stanowisko przez osoby nie posiadającej obywatelstwa polskiego w przypadku uzyskania na takie zatrudnienie zgody Szefa Służby Cywilnej; o warunkach pracy na danym stanowisku; o minimalnej i maksymalnej kwocie przewidywanego wynagrodzenia zasadniczego na stanowisku objętym naborem; 3

4 informację o nieosiągnięciu lub przekroczeniu w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Wzór ogłoszenia o naborze stanowi załącznik nr 4 do niniejszych Zasad. 5. Ogłoszenie o naborze podpisuje Dyrektor. 14 Komórka kadrowa publikuje ogłoszenie w Biuletynie Urzędu oraz w Biuletynie Kancelarii. Zamieszcza je również na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu oraz na tablicach ogłoszeń w budynkach, w których znajdują się komórki organizacyjne Urzędu. 15 Termin do składnia dokumentów, określony w ogłoszeniu, nie może być krótszy niż przewidziany w art. 28 ust. 3 ustawy. VI. PRZYJMOWANIE OFERT Oferty osób zainteresowanych podjęciem pracy w Urzędzie gromadzone są w komórce kadrowej, która sporządza wykaz kandydatów, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszych Zasad. 2. W przypadku ofert przesłanych za pośrednictwem poczty, o zachowaniu terminu wskazanego w ogłoszeniu, decyduje data stempla pocztowego. 3. Po upływie terminu składania dokumentów, wskazanego w ogłoszeniu o naborze, komórka kadrowa przekazuje oferty wraz z wykazem kandydatów Przewodniczącemu Komisji. 17 Oferty składane poza ogłoszeniem o naborze nie uczestniczą w postępowaniach rekrutacyjnych i podlegają natychmiastowemu zniszczeniu. VII. POSTĘPOWANIE REKRUTACYJNE Komisja analizuje oferty złożone na ogłoszenie o naborze i dokonuje selekcji kandydatów pod względem spełniania przez nich wymogów formalnych określonych w ogłoszeniu. Wzór arkusza selekcji ofert stanowi załącznik nr 6 do niniejszych Zasad. 2. Na podstawie arkusza selekcji komórka kadrowa sporządza listę kandydatów spełniających wymagania formalne oraz listę kandydatów nie spełniających tych wymagań, zawierającą imię i nazwisko kandydata oraz miejsce jego zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Wzór listy stanowi załącznik nr 7 do niniejszych Zasad. 3. Komórka kadrowa, za pośrednictwem poczty lub pocztą elektroniczną, informuje kandydatów spełniających wymagania formalne o dopuszczeniu do dalszego etapu postępowania rekrutacyjnego oraz o terminie i miejscu jego przeprowadzenia, na co najmniej 1 tydzień przed tym terminem. Informacja o miejscu i terminie przeprowadzenia dalszego etapu postępowania umieszczana jest również w Biuletynie Urzędu. 4. Kandydaci nie spełniający wymagań formalnych informowani są o nie zakwalifikowaniu do naboru za pośrednictwem poczty lub pocztą elektroniczną. 4

5 Wzór informacji stanowi załącznik nr 8 niniejszych Zasad W procesie rekrutacji mogą być zastosowane poniższe metody i techniki naboru: 1) analiza życiorysu i złożonych przez kandydata dokumentów pod kątem spełniania wymagań dodatkowych, 2) test praktyczny, 3) test wiedzy, 4) techniki symulacji (np. próbki pracy, prezentacje, analiza przedstawionego stanu faktycznego), 5) rozmowa kwalifikacyjna. 2. W zależności od potrzeb postępowanie rekrutacyjne może składać się z jednego lub dwóch etapów. 3. Obligatoryjnym elementem postępowania rekrutacyjnego z kandydatami do pracy jest: 1) analiza życiorysu i złożonych przez kandydata dokumentów pod kątem spełniania wymagań dodatkowych; 2) rozmowa kwalifikacyjna, której celem jest poszerzenie i potwierdzenie informacji przedstawionych przez kandydata w ofercie będącej odpowiedzią na ogłoszenie, jak również poznanie posiadanych przez niego umiejętności i predyspozycji gwarantujących prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków. 4. W przypadku postępowania jednoetapowego wszyscy kandydaci podlegają tym samym metodom/technikom selekcji. 5. W przypadku postępowania dwuetapowego postępowanie pierwszy etap może obejmować test praktyczny, test wiedzy lub techniki symulacji; a drugi etap analizę życiorysu i złożonych przez kandydata dokumentów pod kątem spełniania wymagań dodatkowych oraz rozmowę kwalifikacyjną. 6. W przypadku postępowania dwuetapowego do drugiego etapu postępowania przechodzą kandydaci, którzy z pierwszego etapu uzyskają 4 najwyższe wyniki, przy założeniu, że wynik ten nie będzie niższy niż 70 % możliwych do uzyskania punktów. 7. W przypadku, gdy liczba kandydatów, którzy przejdą do drugiego etapu postępowania, przypadających na jeden etat jest niższa niż 8, Komisja dopuszcza do drugiego etapu kandydatów z kolejnym wynikiem, pod warunkiem, że wynik ten nie będzie niższy niż 70 % możliwych do uzyskania punktów. 8. O zakwalifikowaniu do drugiego etapu naboru i terminie jego przeprowadzenia, kandydaci informowani są telefonicznie lub pocztą elektroniczną. 9. Kandydaci nie zakwalifikowani do drugiego etapu informowani są za pośrednictwem poczty lub pocztą elektroniczną. Wzór informacji stanowi załącznik nr 9 niniejszych Zasad Członkowie Komisji oceniają kandydatów indywidualnie, korzystając z Karty oceny. Wzór Karty oceny stanowi załącznik nr 10 do niniejszych Zasad. 2. Na podstawie Karty oceny członkowie komisji wyliczają średnią arytmetyczną punktów uzyskaną przez kandydatów ze wszystkich etapów postępowania. 3. W celu ustalania końcowego wyniku kandydata Komisja sporządza zbiorczą listę punktacji końcowej uzyskanej w trakcie prowadzonego postępowania. Wzór listy stanowi załącznik nr 11 niniejszych Zasad. 5

6 21 1. Komisja sporządza protokół, który powinien odzwierciedlać wszystkie czynności i zdarzenia mające wpływ na przebieg naboru oraz jego wynik. W protokole Komisja przedstawia nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów uszeregowanych alfabetycznie, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, podając sumę punktów przyznanych im przez członków Komisji, albo wskazuje, że nabór nie doprowadził do wyłonienia kandydata do zatrudnienia. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 12 do niniejszych Zasad. 2. Jeżeli w Urzędzie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie osób o których mowa w ust. 1 i wraz z dokumentami dostarczyła kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność. 3. Protokół z przeprowadzonego postępowania Przewodniczący przekazuje Dyrektorowi Na podstawie protokołu z naboru Dyrektor podejmuje decyzję o zatrudnieniu kandydata albo o nie wyłonieniu kandydata. Przed podjęciem decyzji Dyrektor może przeprowadzić rozmowy uzupełniające z wybranymi kandydatami. 2. Jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska pracy, Dyrektor może zatrudnić na tym samym stanowisku inną osobę spośród kandydatów wymienionych w protokole tego naboru. VIII. ZAKOŃCZENIE NABORU Komórka kadrowa niezwłocznie przygotowuje informację o wyniku naboru zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. 2. Postępowanie rekrutacyjne zostaje zakończone w dniu umieszczenia informacji o wyniku naboru w Biuletynie Kancelarii, Biuletynie Urzędu oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu i na tablicach ogłoszeń w budynkach, w których znajdują się komórki organizacyjne Urzędu. 3. Komórka kadrowa przekazuje kandydatom zatwierdzonym przez Dyrektora do zatrudnienia informację o wyniku postępowania za pośrednictwem poczty. Powiadomienie może zostać dodatkowo poprzedzone rozmową telefoniczną. 4. Informacje dla kandydatów, którzy nie zostali zakwalifikowani do zatrudnienia przekazywane są za pośrednictwem poczty lub pocztą elektroniczną. Wzór informacji stanowi załącznik nr 13 do niniejszych Zasad. 5. Po zakończeniu postępowania kwalifikacyjnego do komórki kadrowej przekazywana jest całość dokumentacji, w tym arkusze pytań i zadań, z przeprowadzonego naboru oraz nadesłane przez kandydatów oferty pracy. 6. Oferty osób zatrudnionych w Urzędzie zostają złożone do akt osobowych pracowników. 7. Oferty osób niezakwalifikowanych do postępowania i zatrudnienia są komisyjnie niszczone nie wcześniej niż po upływie trzech miesięcy od dnia zakończenia postępowania rekrutacyjnego. 8. Kierownik komórki kadrowej wyznacza trzyosobową komisję ds. niszczenia dokumentów. 6