Jak zgłosić i rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za zatrudnione osoby. POZNAŃ, 25 KWIETNIA 2013r

Transkrypt

1 Jak zgłosić i rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za zatrudnione osoby POZNAŃ, 25 KWIETNIA 2013r

2 Definicje Pracownik osoba pozostająca w stosunku pracy (z wyłączeniem prokuratorów), niespełniająca kryteriów określonych dla osób współpracujących, oraz osoba wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo na podstawie umowy o dzieło, jeśli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Osoba wykonująca pracę nakładczą osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę nakładczą Zleceniobiorca osoba wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy-zlecenia, z wyłączeniem osób uważanych w rozumieniu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za pracowników. Art.8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U ) 2

3 Zgłoszenie do ubezpieczeń Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnione osoby (pracowników, zleceniobiorców) do odpowiednich ubezpieczeń, w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj.: od dnia nawiązania stosunku pracy pracowników, od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania zleceniobiorców. Zgłoszenia poszczególnych osób należy dokonać: na formularzu ZUS ZUA jeżeli osoba podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu na formularzu ZUS ZZA jeżeli osoba podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Pamiętaj również o obowiązku zgłoszenia członków rodziny poszczególnych ubezpieczonych na formularzu ZUS ZCNA. 3

4 Zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego Za członka rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego według ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych uważa się: dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli kształci się dalej do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi bez ograniczenia wieku, małżonka krewnych wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym. Art..5 pkt 3 ustawy o świadcz. opieki zdrow. finans. ze śr. publ (Dz.U z późn. zm.) 4

5 Zgłoszenie do ubezpieczeń WYJĄTEK! Zleceniobiorcy, którzy są uczniami gimnazjów, szkół ponad gimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami, w wieku do ukończenia 26 lat nie podlegają ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu zawartej umowy zlecenia. 5

6 Zakres danych identyfikacyjnych wykazywanych na dokumentach ubezpieczeniowych W dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS, w bloku danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej należy podawać jako numer identyfikacyjny wyłącznie numer PESEL, a dopiero w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. Zasady te nie dotyczą jednak płatników składek. Każdy płatnik składek powinien mieć nadany numer NIP. W przypadku, gdy płatnik nie posiada tego numeru, zaznaczając na druku CEIDG-1 przy pozycji NIP nie posiadam wniosek zostanie skierowany do Urzędu Skarbowego, celem jego nadania. 6

7 W zgłoszeniu do ubezpieczeń należy podać kod tytułu ubezpieczenia. Kod ten składa się z 6 cyfr: podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem stopień niepełnosprawności ustalone bądź nie ustalone prawo do emerytury lub renty 7

8 Zasady finansowania składek W przypadku pracowników zasady finansowania składek na poszczególne ubezpieczenia społeczne są następujące: - składkę na ubezpieczenie emerytalne finansuje w połowie ubezpieczony, a w połowie płatnik składek, czyli odpowiednio pracodawca lub zleceniodawca (po 9,76%); - składkę na ubezpieczenia rentowe finansują: w wysokości 1,5% podstawy wymiaru ubezpieczony, a w wysokości 6,5% podstawy wymiaru płatnik składek (czyli odpowiednio pracodawca lub zleceniodawca); - składkę na ubezpieczenie chorobowe finansują w całości sami ubezpieczeni (2,45%), - składkę na ubezpieczenie wypadkowe finansuje w całości płatnik składek. Osoby, które zostały zgłoszone przez płatnika z tytułu zawarcia stosunku pracy podlegają obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom. W przypadku zleceniobiorców ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. 8

9 Podstawa wymiaru składek społecznych Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu wykonywania pracy w ramach stosunku pracy, czyli wynagrodzenie brutto. W przypadku pracownika wykonującego dodatkowo na rzecz pracodawcy pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej w podstawie wymiaru składek uwzględnia się również przychód z tytułu tej umowy Minimalne wynagrodzenie w roku 2013 wynosi 1.600zł 9

10 Podstawa wymiaru składek społecznych Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla danego ubezpieczonego w roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2013 roku kwota ta wynosi ,00 zł Ograniczenie to nie dotyczy podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe. 10

11 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (bez stosowania ograniczenia do kwoty trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy) pomniejszona o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika. ubezpieczenie emerytalne 9,76% zł ubezpieczenie rentowe 1,5% ubezpieczenie chorobowe 2,45% -976,00-150,00-245, ,00zł Stopa procentowa składki wynosi 9% podstawy wymiaru. 11

12 Fundusz Pracy Fundusz Pracy należy opłacać za osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, dla których podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia, w przeliczeniu na okres miesiąca stanowi przynajmniej kwotę minimalnego wynagrodzenia (łącznie ze wszystkich tytułów, u wszystkich płatników) WYJĄTEK: W przypadku pracowników w pierwszym roku ich pracy przynajmniej 80% minimalnego wynagrodzenia (w roku zł) W przypadku osób wykonujących pracę w okresie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania przynajmniej 50% minimalnego wynagrodzenia (800 zł) Stopa procentowa składki na FP wynosi 2,45% podstawy wymiaru. 12

13 Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy opłacać za osoby zatrudnione (pracowników i zleceniobiorców), podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, bez względu na wysokość podstawy wymiaru składek. WYJĄTEK: FGŚP nie opłaca się za osoby zatrudnione będące małżonkiem, dziećmi własnymi, dziećmi drugiego małżonka, dziećmi przysposobionymi, rodzicami, macochą lub ojczymem, osobami przysposabiającymi, a także rodzeństwem, wnukami, dziadkami, zięciami, synowymi, bratowymi, szwagierkami i szwagrami oraz osobami wykonującymi pracę zarobkową w gospodarstwie domowym. Stopa procentowa składki na FGŚP wynosi 0,1% podstawy wymiaru. 13

14 Za kogo nie płacimy składek na FP i FGŚP? Składek na FP i FGŚP nie opłaca się: 1. Za pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z takiego urlopu; 2. Za pracowników, którzy ukończyli 50 rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawali w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy; zwolnienie przysługuje przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę; 3. Za kobiety, które ukończyły 55 rok życia oraz mężczyzn, którzy ukończyli 60 rok życia; w przypadku gdy osiągnięcie powyższego wieku następuje w trakcie miesiąca kalendarzowego zwolnienie z obowiązku opłacania tych składek następuje dopiero od następnego miesiąca. Jedynie w przypadku osób, których urodziny przypadają pierwszego dnia danego miesiąca, zwolnienie z obowiązku opłacania tych składek przysługuje już od tego miesiąca. 14

15 Fundusz Emerytur Pomostowych Fundusz Emerytur Pomostowych opłaca się za pracownika, który spełnia łącznie następujące warunki: urodził się po 31 grudnia 1948 roku wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Obowiązek opłacania składek powstaje z dniem rozpoczęcia wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a ustaje z dniem zaprzestania wykonywania tych prac. Składka obliczana jest od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (za zastosowaniem ograniczenia trzydziestokrotności ). Składkę na FEP w całości finansuje pracodawca. Stopa procentowa składki na FEP wynosi 1,5% podstawy wymiaru. 15

16 Jak rozliczać i opłacać składki? Po zakończonym miesiącu płatnik ma obowiązek przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe: deklarację rozliczeniową ZUS DRA imienne raporty rozliczeniowe ZUS RCA/RZA/RSA Termin złożenia dokumentów mija 15-go dnia miesiąca następnego za miesiąc poprzedni 16

17 Dokumenty rozliczeniowe Należy pamiętać, że raporty imienne ZUS RCA/RZA/RSA są jedynie załącznikami do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Niedopuszczalne jest przekazanie do ZUS wyłącznie raportów rozliczeniowych! 17

18 Imienny raport dla osoby ubezpieczonej Płatnik składek zobowiązany jest przekazać ubezpieczonemu (na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego w formie dokumentu elektronicznego) informacje zawarte w raportach imiennych przekazanych za niego do ZUS, w celu ich weryfikacji. Informacje te płatnik składek może przekazywać na formularzu ZUS RMUA imienny raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej lub w innej formie. Informacja powinna być przekazana przez płatnika ubezpieczonemu w podziale na poszczególne miesiące za rok ubiegły do dnia 28 lutego roku następnego. Na żądanie ubezpieczonego płatnik zobowiązany jest przekazać informację miesięczną - za miesiąc poprzedni nie częściej jednak, niż raz na miesiąc. 18

19 Imienny raport dla osoby ubezpieczonej Informacja powinna zawierać: Okres, którego informacja dotyczy (nr/rok lub nr/miesiąc/rok) Dane identyfikacyjne płatnika Dane identyfikacyjne ubezpieczonego (PESEL, imię, nazwisko) Kod tytułu ubezpieczenia Wymiar czasu pracy Kod oddziału NFZ Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe (podstawa, składki, finansowanie) Podstawę wymiaru i wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne 19

20 Imienny raport dla osoby ubezpieczonej Kwotę obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o pracowniczych programach emerytalnych Rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek Informację o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa Datę sporządzenia Podpis płatnika lub osoby upoważnionej 20

21 Imienny raport dla osoby ubezpieczonej Jeżeli ubezpieczony stwierdzi, iż dane zawarte w raporcie nie są zgodne ze stanem faktycznym, zgłasza na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji, w terminie 3 miesięcy od daty jej otrzymania. Ubezpieczony informuje o tym ZUS. W razie nie uwzględnienia przez płatnika składek reklamacji w terminie jednego miesiąca od dnia jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję. 21

22 Wyrejestrowanie z ubezpieczeń Osoby, w stosunku do których wygasł tytuł do ubezpieczeń albo zmienił się zakres ubezpieczeń do jakich zostały zgłoszone, podlegają wyrejestrowaniu z ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania należy złożyć na formularzu ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od daty zaistnienia tego faktu. Pamiętaj również o obowiązku wyrejestrowania członków rodziny poszczególnych ubezpieczonych na formularzu ZUS ZCNA. Data na wyrejestrowania na formularzu ZUS ZWUA/ZCNA to pierwszy dzień, gdzie ubezpieczony nie podlega już ubezpieczeniom. 22

23 Zasady przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS Formularze można przekazać do ZUS w następujący sposób: za pośrednictwem poczty bezpośrednio w sali obsługi klientów TJO ZUS poprzez transmisją danych w formie dokumentu elektronicznego utworzonego z oprogramowania interfejsowego (dokument musi być autoryzowany podpisem elektronicznym) 23

24 Zasady przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS Dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS można złożyć w formie: dokumentu pisemnego wg określonego wzoru wydruku z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, została potwierdzona w sposób określony w tej ustawie, dokumentu elektronicznego (płatnicy składek rozliczający składki za więcej niż 5 osób mają obowiązek przekazywania dokumentów poprzez transmisję danych) 24

25 Archiwizacja dokumentów ubezpieczeniowych Kopie dokumentów ubezpieczeniowych deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty zgłoszeń płatnika składek oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty zgłoszeń do ubezpieczeń oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia przekazania do ZUS. W przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń w postaci dokumentu elektronicznego, płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez 5 lat zgłoszenie w postaci papierowej, z własnoręcznym podpisem osoby zgłoszonej do ubezpieczeń. 25

26 Tryb dokonywania wpłat z tytułu składek Składki opłaca się na wskazane przez Zakład rachunki bankowe odrębnymi wpłatami: ubezpieczenia społeczne konto: ubezpieczenie zdrowotne konto: Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych konto: Fundusz Emerytur Pomostowych konto:

27 Płatnicy składek zobowiązani są opłacać należności z tytułu składek w następujący sposób: w formie bezgotówkowej, w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek w formie przekazu pocztowego o ile w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników i osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro. 27

28 Terminy opłacania składek do 10. dnia następnego miesiąca - jeżeli przedsiębiorca opłaca składki wyłącznie za siebie do 15. dnia następnego miesiąca - w pozostałych przypadkach (np. w przypadku opłacania składek za siebie oraz osobę współpracującą lub za pracowników/zleceniobiorców). 28

29 Terminy opłacania składek Za termin dokonania zapłaty uważa się: przy zapłacie gotówką dzień wpłacenia należności z tytułu składek na rachunek bankowy ZUS w banku, placówce pocztowej lub w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, w obrocie bezgotówkowym dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika. 29

30 Zapraszamy do odwiedzenia strony internetowej 30

31 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ ANNA SUDOŁ II ODDZIAŁ ZUS W POZNANIU