Załącznik Nr 3 do Instrukcji w sprawie zasad publikowania informacji publicznej w BIP

Transkrypt

1 Załącznik Nr 3 do Instrukcji w sprawie zasad publikowania informacji publicznej w BIP Procedura stałego aktualizowania zawartości BIP urzędu poprzez określenie obowiązków pracownika odpowiedzialnego za dostęp do informacji publicznej w urzędzie i wskazanie takiej osoby. 1. Niniejsza procedura określa zasady aktualizacji informacji przewidzianych do zamieszczania poprzez szczegółowe określenie obowiązków pracowników Pracownicy Urzędu odpowiedzialni są za publikację informacji w Biuletynie Informacji Publicznej w zakresie ustalonym dla stanowisk pracy i pełnionych funkcji w systemie, określonych w ust Sekretarz Gminy odpowiada za: 1) sprawowanie nadzoru nad zachowaniem zgodności publikowanych w BIP informacji z aktualnym stanem faktycznym i prawnym oraz zachowaniem ich kompletności i spójności; 2) sprawowanie nadzoru nad terminowym i prawidłowym zamieszczaniem w BIP informacji publicznych przeznaczonych do publikacji; 3) wyznaczenie Głównego realizatora BIP; 4) wpisanie obowiązków związanych z publikacją informacji w BIP do zakresu zadań i czynności słuŝbowych kierowników komórek organizacyjnych; 5) zapewnienie szkoleń z zakresu publikowania informacji publicznej w BIP. 3. Główny koordynator BIP odpowiada za: 1) przygotowanie projektu struktury strony BIP w postaci szablonu strony przeznaczonego do wypełnienia treścią jak i szablonów stron edycyjnych; 2) rozstrzyganie niejasności dotyczących konieczności tworzenia nowych układów stron BIP, a takŝe projektowania szablonów tych stron na podstawie informacji pozyskanych; 3) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem biuletynu, w tym stały nadzór nad wprowadzaniem i publikowaniem obligatoryjnych informacji w BIP, określonych w załączniku Nr 1 do Instrukcji; 4) nadzór i podejmowanie niezbędnych czynności związanych z zachowaniem przejrzystości publikowanych treści i ich dostępności dla uŝytkowników BIP w tym dla osób niepełnosprawnych; 5) ustalenie ogólnych zasad w zakresie formy i miejsca publikowania informacji; 6) udzielanie kierownikom referatów i jednostek organizacyjnych pomocy i wyjaśnień w zakresie związanym z warunkami organizacyjnymi i technicznymi publikacji w BIP; Strona 1 z 5

2 7) współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych, Głównym realizatorem BIP i Realizatorami BIP w celu realizacji zadań związanych z prowadzeniem BIP, w tym przyjmowanie uwag i wniosków związanych z publikacją informacji publicznej w BIP oraz przedstawienie propozycji rozwiązań Sekretarzowi Gminy, po akceptacji bezpośredniego przełoŝonego; 8) organizowanie szkoleń i spotkań dla Realizatorów BIP; 9) współpraca z dostawcą systemu BIP, w tym niezwłoczne zgłaszanie mu informacji o awariach i nieprawidłowościach w technicznym funkcjonowaniu biuletynu oraz nadzorowanie prawidłowego ich usunięcia, a takŝe wdroŝenia nowych funkcjonalności; 4. Główny realizator BIP odpowiada za: 1) terminowe i prawidłowe zamieszczanie przekazanych mu informacji przeznaczonych do publikacji; 2) terminową aktualizację treści BIP; 3) wnioskowanie do Głównego koordynatora BIP o konieczności tworzenia nowych układów stron BIP; 4) chronienie loginu i hasła dostępu przed nieuprawnionym uŝyciem. 5. Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za: 1) prawidłową treść merytoryczną publikacji przygotowaną przez pracowników i przekazaną do publikacji w BIP oraz za aktualność treści informacji publikowanych w BIP; 2) kompletność wypełniania treścią stron BIP według właściwości merytorycznej komórki organizacyjnej oraz za zamieszczanie informacji o powstałych zmianach funkcjonalnych i organizacyjnych; 3) terminowość publikacji informacji oraz określenia czasu publikacji dokumentu w BIP; 4) zatwierdzanie informacji publicznej do zamieszczenia w BIP na wniosku o publikację lub aktualizację w BIP; 5) organizowanie i kontrolowanie realizacji zadań przez Realizatora BIP ; 6) przekazywanie wniosków do Głównego koordynatora BIP dotyczących konieczności tworzenia nowych układów stron w BIP; 6. Realizator BIP odpowiada za: 1) przygotowanie informacji publicznej celem zamieszczenia na stronie biuletynu zgodnie z zakresem własnych czynności słuŝbowych, a takŝe innych informacji przekazanych mu przez pracowników merytorycznych i przekazanie jej do publikacji Głównemu realizatorowi BIP 2) przedstawianie do akceptacji kierownikowi komórki organizacyjnej informacji publicznej do publikacji na stronach BIP przed przekazaniem do publikacji Głównemu realizatorowi BIP; 3) dokonywanie z własnej inicjatywy lub na polecenie kierownika komórki organizacyjnej korekty informacji publicznej przekazanej przez pracowników do publikacji w zakresie merytorycznym lub formalnym; Strona 2 z 5

3 4) czuwanie nad właściwą prezentacją treści w biuletynie w zakresie ustalonych zasad redagowania tekstu określonych w Rozporządzeniu i przepisach wewnętrznych; 5) poprawne i zgodne z przepisami wewnętrznymi przesyłanie treści do publikacji na stronach BIP; 6) terminowość aktualizacji treści w BIP; 7) wnioskowanie do Głównego koordynatora BIP, po akceptacji kierownika komórki organizacyjnej o konieczności tworzenia nowych układów stron BIP 8) terminowe i prawidłowe przekazywanie zatwierdzonych informacji do Głównego Realizatora treści przeznaczonych do zamieszczenia w BIP; 9) przedstawienie do zatwierdzenia do publikacji na stronach BIP kierownikowi komórki organizacyjnej edytowanej przez siebie informacji publicznej; 10) chronienie loginu i hasła dostępu przed nieuprawnionym uŝyciem. 7. Pracownicy którzy nie pełnią roli w procesie publikacji informacji publicznej odpowiadają za: 1) przygotowanie informacji i dokumentów merytorycznych zgodnych z zakresem czynności słuŝbowych, przeznaczonych do zamieszczenia w BIP zgodnie z określonymi zasadami co do formy dokumentu i formatowania tekstu jak i standardów udostępnianych dokumentów; 2) terminowość i aktualizację publikowanych informacji i dokumentów przez siebie wytworzonych; 3) przekazywanie przygotowanych materiałów celem publikacji do kierownika jednostki organizacyjnej; 4) wnioskowanie do Głównego Koordynatora o konieczności tworzenia nowych układów stron BIP Ustala się strukturę BIP i komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne za publikowanie i aktualizację informacji publicznej w sposób określony w ust. 2, ust. 3 i ust Menu podmiotowe: 1) Strona główna terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Referat ON; 2) Dział Rada za terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Biuro Rady; 3) Dział Wójt za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Referat ON; 4) Dział Urząd za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: a) Referat ON w zakresie opisania struktury Urzędu i Regulaminu Organizacyjnego Gminy oraz za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji o przebiegu kontroli i efektach kontroli oraz wystąpieniach, stanowiskach, wnioskach i opiniach podmiotów ją przeprowadzających w zakresie kontroli zewnętrznych, b) Audytor Wewnętrzny w zakresie kontroli własnych jednostek organizacyjnych Gminy, c) oraz referaty według właściwości merytorycznej w pozostałym zakresie; Strona 3 z 5

4 5) Dział Strategia za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Referat ON 6) Dział BudŜet i majątek za terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: a) informacje dotyczące budŝetu Gminy uchwały budŝetowe Biuro Rady, b) inne informacje dotyczące, budŝetu i jego realizacji Referat Finansów i BudŜetu, c) informacje o majątku Referat Geodezji, Architektury, Rolnictwa i Ochrony Środowiska, d) informacje publiczne dotyczące finansów publicznych, których obowiązek wynika m.in. z przepisów ustawy o finansach publicznych Referat Finansów i BudŜetu, 7) Dział Prawo za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: Biuro Rady oraz Referat ON; 8 ) Dział Oświadczenia za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: oświadczenia majątkowe pracowników Urzędu Gminy i kierowników jednostek organizacyjnych Referat ON oraz oświadczenia majątkowe radnych Biuro Rady; 9) Dział Programy i granty za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio referaty według właściwości merytorycznej; 10) Dział Zamówienia publiczne i ogłoszenia za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: Inspektor ds. Zamówień Publicznych oraz referaty i jednostki organizacyjne wg właściwości merytorycznej w zakresie zamówień w innych trybach niŝ prawo zamówień publicznych; 11) Dział Informacje o środowisku za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Referat Geodezji, Architektury, Rolnictwa i Ochrony Środowiska; 12) Dział Jednostki organizacyjne za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Referat ON; 13) Dział Sprawy za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio referaty według właściwości merytorycznej. 3. Menu przedmiotowe: 1) Dział Bezpieczeństwo za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: Podinspektor ds. Obrony Cywilnej oraz Zarządzania Kryzysowego i inne referaty według właściwości merytorycznej; 2) Dział Edukacja za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół; 3) Dział Ewidencje i rejestry za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają referaty według właściwości merytorycznej; 4) Dział Geodezja i kartografia za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Referat Geodezji, Architektury, Rolnictwa i Ochrony Środowiska; 5) Dział Gospodarka i handel za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio referaty według właściwości merytorycznej; 6) Dział Infrastruktura za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: Referat Inwestycji i Gospodarki Komunalnej oraz referaty według właściwości merytorycznej; Strona 4 z 5

5 7) Dział Kultura za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: Gminny Ośrodek Kultury w Mogilanach; 8) Dział Mieszkalnictwo i budownictwo za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: Referat Geodezji, Architektury, Rolnictwa i Ochrony Środowiska oraz referaty według właściwości merytorycznej; 9) Dział Niepełnosprawni za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej; 10) Dział Obywatel za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio referaty według właściwości merytorycznej; 11) Dział Organizacje Pozarządowe za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: Biuro Rady; 12) Dział Pomoc społeczna za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej; 13) Dział Praca za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej; 14) Dział Rolnictwo za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: Referat Geodezji, Architektury, Rolnictwa i Ochrony Środowiska; 15) Dział Środowisko za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Referat Geodezji, Architektury, Rolnictwa i Ochrony Środowiska; 16) Dział Turystyka za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio referaty według właściwości merytorycznej; 17) Dział Zdrowie za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Urząd Stanu Cywilnego. 4. Działy organizacyjne: 1) Dział Redakcja za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Główny Realizator BIP; 2) Dział Dane nie umieszczone w BIP za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio referaty według właściwości merytorycznej; 3) Dział Ponowne wykorzystywanie informacji publicznych za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiadają bezpośrednio: informacje o zasadach ponownego wykorzystywania informacji publicznych w Urzędzie Biuro Rady oraz referaty według właściwości merytorycznej; 4) Dział Pomoc za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Główny Realizator BIP; 5) Dział Strona WWW za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Referat ON; 6) Dział Aktualności za publikowanie i terminowe aktualizowanie informacji odpowiada bezpośrednio Referat ON oraz inne referaty według właściwości merytorycznej. Strona 5 z 5