PROCEDURA SZKOLENIE PRACOWNIKÓW

Transkrypt

1 PROCEDURA Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim SZKOLENIE PRACOWNIKÓW Spis treści 1. Cel procedury Miernik procedury Zakres stosowania Tryb postępowania Odpowiedzialność i uprawnienia Zapisy 5 7. Załączniki. 6

2 Nr P.11 PROCEDURA Strona: 2 Stron: 6 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Tytuł: Szkolenie pracowników Wydanie 1 Opracował Imię i nazwisko Stanowisko / Referat Data Podpis Urszula Adaszyńska Kierownik Ref. SO Dorota Imbierczyk Inspektor ds. OR r. Marzena Goleń-Kurta Podinspektor ds. Kadr Sprawdził Witold Stępień Pełnomocnik ds. SZJ r. Zatwierdził Henryk Brzyszcz Burmistrz r. 1. Cel procedury Zapewnienie pracownikom urzędu moŝliwości udziału w szkoleniach doskonalących wiedzę i kwalifikacje pracowników dla zapewnienia kompetentnej obsługi klienta. 2. Miernik procedury Ilość zrealizowanych szkoleń w stosunku do zaplanowanych w harmonogramie na cały rok 3. Zakres stosowania Proces obejmuje swoim zakresem wszystkie komórki organizacyjne urzędu. Dotyczy szkoleń zewnętrznych, wewnętrznych i wstępnych: szkolenie zewnętrzne organizowane i przeprowadzane przez uprawnioną instytucję w celu uzupełnienia lub podwyŝszenia kwalifikacji zawodowych w związku ze zmieniającymi się przepisami prawa; organizowane poza Urzędem Miejskim; szkolenie wewnętrzne - organizowane przez pracodawcę, prowadzone przez Kierownictwo lub uprawnionych pracowników urzędu; szkolenie wstępne obowiązkowe dla wszystkich nowozatrudnionych pracowników dotyczy bhp, podstaw zarządzania jakością, szkoleń stanowiskowych tj. prowadzonych przez przełoŝonego na stanowisku pracy. 4. Tryb postępowania Proces rozpoczyna się od sporządzenia rocznego planu szkoleń. Sporządzany jest on w IV kwartale roku. Stanowisko ds. Kadr wysyła pisma do wszystkich komórek organizacyjnych urzędu (kierownicy referatów, samodzielne stanowiska), celem określenia zapotrzebowania na szkolenia (wewnętrzne, zewnętrzne) na rok przyszły oraz koszty z nimi związane, z terminem udzielenia odpowiedzi do 30 września danego roku. Z zebranych informacji przygotowuje wstępny plan szkoleń (załącznik nr 3 do KP 3) oraz we własnym zakresie plan obowiązkowych szkoleń dla nowozatrudnionych pracowników z zakresu bhp i p-poŝ. Plany te zawierają szacunkowe koszty szkoleń. Plan zostaje przedstawiony do analizy Sekretarzowi Miasta. Opracował: D.Imbierczyk, M.Goleń-Kurta; Uzgodnił: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ, udostępniony w Internecie; Nr dokumentu: P. 11; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P. 11

3 Nr P.11 PROCEDURA Strona: 3 Stron: 6 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Tytuł: Szkolenie pracowników Wydanie 1 Sekretarz Miasta dokonuje analizy propozycji szkoleniowych i planuje wydatki związane ze szkoleniami z zachowaniem 15% rezerwy. Po weryfikacji propozycji szkoleniowych Sekretarz Miasta przekazuje Burmistrzowi do zatwierdzenia plan szkoleń (do 15 października). Burmistrz zatwierdza plan szkoleń na rok następny, zatwierdza dokumenty dla uczestników szkoleń zewnętrznych i wewnętrznych (zgłoszenia) oraz zawiera umowy cywilno-prawne z wykładowcami. Po zatwierdzeniu planu szkoleń i wydatków wynikających z planu jest on przekazywany Skarbnikowi Miasta celem ujęcia wydatków w planie budŝetu miasta na rok następny. W związku z duŝą częstotliwością zmian w przepisach prawnych dopuszcza się takŝe moŝliwość organizowania szkoleń poza zatwierdzonym planem rocznym. Kierownicy referatów otrzymując oferty szkoleń w korespondencji, poczcie elektronicznej, w prasie i publikacjach wydawniczych, mogą zgłosić Sekretarzowi Miasta bieŝące potrzeby w tym zakresie, podając imienną listę osób, rodzaj szkolenia oraz uzasadnienie potrzeb szkoleniowych. Sekretarz analizuje zgłoszone potrzeby szkoleniowe oraz oferty kursów i szkoleń dostarczone mu w korespondencji. Podejmuje decyzje o organizacji szkoleń. Akceptuje uczestnictwo w szkoleniu na druku zgłoszenia lub umowy z wykładowcami. Stanowisko ds. Kadr przygotowuje projekt umowy cywilno-prawnej z wykładowcami, prowadzi rejestr dostawców zgodnie z załącznikiem nr 6 do KP 3. Rejestr zawiera ocenę dostawcy szkolenia z uwzględnieniem następujących elementów: - przydatność szkolenia do realizacji zadań zawodowych, - merytoryczna jakość realizowanego programu, - komunikatywność i przygotowanie do zajęć wykładowców, forma organizacyjna. Informacje zawarte w w/w rejestrze wykorzystywane są przy wyłanianiu instytucji prowadzącej szkolenia zewnętrzne. Pracownik uczestniczący w szkoleniu wypełnia ankietę (załącznik nr 5 do KP 3), którą przechowuje pracownik ds. Kadr. W przypadku organizowanego szkolenia wewnętrznego sporządza protokół z tego szkolenia na druku stanowiącym załącznik nr 7 do KP 3. Od nowozatrudnionych pracowników przyjmuje oświadczenia o wstępnym przeszkoleniu w zakresie bhp (załącznik nr 9 do KP 3). Stanowisko ds. Kadr prowadzi rejestr szkoleń zgodnie z załącznikiem nr 10 do KP Odpowiedzialność i uprawnienia Pracownicy Uprawnienia Odpowiedzialność ZagroŜenia/ Przeciwdziałania zagroŝeniom Pracownicy poszczególnyc h komórek organizacyjnyc h, stanowiska samodzielne Zgłaszanie potrzeb szkoleniowych pracowników i ofert szkoleń do analizy Sekretarzowi Miasta do 30 września br. na rok następny oraz potrzeb szkoleń doraźnych związanych ze zmianą przepisów prawnych (poza planem) Uczestnictwo w szkoleniu Terminowe przekazywanie informacji tj. do dnia 30 września danego roku kalendarzowego Przekazanie informacji ze szkolenia zainteresowanym pracownikom Opracował: D.Imbierczyk, M.Goleń-Kurta; Uzgodnił: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ, udostępniony w Internecie; Nr dokumentu: P. 11; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P. 11 Niezachowanie terminu skutkujące brakiem uczestnictwa w szkoleniach / wywiązywanie się z terminu Niespełnienie oczekiwań uczestników szkoleń / wypełnienie ankiety uczestnika szkolenia

4 Nr P.11 PROCEDURA Strona: 4 Stron: 6 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Tytuł: Szkolenie pracowników Wydanie 1 Sekretarz Miasta Burmistrz Analiza zgłoszonych ofert i potrzeb szkoleniowych, Opracowywanie planu szkoleń na rok następny. Planowanie wydatków wynikających z planu szkoleń z zachowaniem 15% rezerwy Weryfikacja planu szkoleń. Podejmowanie decyzji odnośnie organizacji szkoleń. Zatwierdzanie planu szkoleń na rok następny. Akceptacja uczestnictwa w szkoleniu Akceptacja umów z wykładowcami Podpisywanie umów cywilno-prawnych Nieuwzględnienie wszystkich potrzeb / Opracowanie planu szkoleń Brak środków w budŝecie / bieŝąca kontrola wydatków Brak akceptacji / wcześniejsza aprobata planu łącznie z porównaniem zasobów finansowych Zatwierdzanie dokumentów dla uczestników szkoleń, uczestniczących w szkoleniach w siedzibie urzędu i poza nim oraz szkoleń doraźnych. Zatwierdzanie dokumentów zgodnie przepisami prawa Zatwierdzanie dokumentów delegacji Skarbnik Miasta Ujęcie wydatków na szkolenia pracowników w projekcie budŝetu miasta na rok następny. Kontrola budŝetu pod kątem wydatków na szkolenia Opracował: D.Imbierczyk, M.Goleń-Kurta; Uzgodnił: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ, udostępniony w Internecie; Nr dokumentu: P. 11; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P. 11

5 Nr P.11 PROCEDURA Strona: 5 Stron: 6 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Tytuł: Szkolenie pracowników Wydanie 1 Pracownik ds. Kadr Pracownicy Referatu Finansów Przygotowanie w terminie do dnia 15 października kaŝdego roku planu szkoleń obowiązujących z zakresu BHP i P-poŜ. na rok następny. Prowadzenie rejestru szkoleń pracowników; Przygotowywanie umów cywilno-prawnych; zgłoszeń na szkolenia. Przechowywanie zaświadczeń o odbytych szkoleniach w aktach osobowych pracowników Przygotowanie dokumentów księgowych związanych z finansowaniem szkoleń Terminowość realizacji procesu Działanie zgodnie z przepisami prawa, terminowość realizacji procesu 6. Zapisy Zapis jakości Nr formularza Odpowiedzial ny za przechowywa nie Okres przechowywania Komórka organizacyjna (w latach) Kopie zaświadczeń dotyczące szkoleń KA Z Archiwum (wg kategorii akt) A (akta osobowe) Zapotrzebowanie na szkolenia KA 4 B Rejestr szkoleń KP KA 4 B Plan szkoleń (roczny) KP KA 4 B Protokół z przeprowadzonego szkolenia KP KA 4 B Oświadczenie KP KA Z A Opracował: D.Imbierczyk, M.Goleń-Kurta; Uzgodnił: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ, udostępniony w Internecie; Nr dokumentu: P. 11; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P. 11

6 Nr P.11 PROCEDURA Strona: 6 Stron: 6 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Tytuł: Szkolenie pracowników Wydanie 1 Ankieta KP KA Z A Rejestr dostawców KP KA 4 B 7. Załączniki - Plan szkoleń na rok... (KP. 3.3.) załącznik nr 3 - Ankieta (KP. 3.5.) załącznik nr 5 - Rejestr dostawców (KP. 3.6.) załącznik nr 6 - Protokół z przeprowadzonego szkolenia (KP. 3.7.) załącznik nr 7 - Oświadczenie (KP. 3.9.) załącznik nr 9 - Rejestr szkoleń (KP. 3.10) załącznik nr 10 Opracował: D.Imbierczyk, M.Goleń-Kurta; Uzgodnił: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ, udostępniony w Internecie; Nr dokumentu: P. 11; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P. 11

7 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Nr KP PLAN SZKOLEŃ na rok... Tytuł dokumentu: Karta Procesu: Szkolenie pracowników L.p. 1 Komórka organizacyjna Liczba osób Rodzaj szkolenia Szacunkowy koszt Przewidywany termin realizacji

8 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Nr KP Tytuł dokumentu: Karta Procesu: Szkolenie pracowników Imię i nazwisko uczestnika szkolenia Temat szkolenia Lp Firma szkoląca Data szkolenia Przydatność Merytoryczna jakość Komunikatywność i przygotowanie wykładowców do zajęć Szkolenie, w którym uczestniczyłem: Pola oceny ANKIETA Efekt dydaktyczny 0 bardzo niski, zajęcia nie zawierały nowych dla mnie treści 5 bardzo wysoki, nauczyłem się wiele nowego Praktyczna przydatność 0 bardzo niski, przedstawione treści nie znajdują zastosowania w mojej działalności 5 bardzo wysoki, przedstawiony materiał mogę wykorzystać w mojej działalności Fachowość wykładowców 0 bardzo niska 5 bardzo wysoka Jakość materiałów szkoleniowych 0 bardzo niska, materiały nieprzydatne 5 bardzo wysoka, materiały w pełni wystarczające Komunikatywność 0 bardzo niska, sposób przekazywania informacji niejasny 5 bardzo wysoka, Relacje prowadzących do słuchaczy 0 bardzo niska 5 bardzo wysoka Wykorzystanie czasu przez wykładowców Jaki procent czasu został efektywnie wykorzystany? Ocena średnio Przekroczyło moje oczekiwania 5 Spełniło całkowicie moje oczekiwania 4 Spełniło moje oczekiwania w przewaŝającej części 3 Spełniło moje oczekiwania w około połowie 2 Spełniło moje oczekiwania w nieznacznej części 1 Nie spełniło moich oczekiwań 0 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % 9. Inne uwagi

9 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Nr KP REJESTR DOSTAWCÓW Tytuł dokumentu: Karta Procesu: Szkolenie pracowników Ocena dostawcy W punktach od 0 do 5 L.p. Nazwa dostawcy i adres Tel. Fax. Przydatność Merytoryczna jakość Komunikatywność i przygotowanie do zajęć wykładowców uwagi

10 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Nr KP PROTOKÓŁ Z PRZEPROWADZONEGO SZKOLENIA Nr... Tytuł dokumentu: Karta Procesu: Szkolenie pracowników Tematyka szkolenia: data szkolenia:... godziny: od:... do:... L.p. Imię i nazwisko Symbol komórki Podpis uczestnika

11 Załącznik KP KARTA SZKOLENIA WSTĘPNEGO W DZIEDZINIE BHP W URZĘDZIE MIEJSKIM W KONSTANTYNOWIE ŁÓDZKIM 1. Imię i nazwisko osoby podlegającej szkoleniu Nazwa komórki organizacyjnej... InstruktaŜ ogólny przeprowadził w dniu InstruktaŜ ogólny... (imię i nazwisko przeprowadzającego instruktaŝ)... (podpis osoby, której udzielono instruktaŝu) 1) InstruktaŜ stanowiskowy na stanowisku pracy... przeprowadził w dniach (imię i nazwisko przeprowadzającego instruktaŝ) Po przeprowadzeniu sprawdzianu wiadomości i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy Pani/Pan... został/a dopuszczona/y do wykonywania pracy na stanowisku InstruktaŜ stanowiskowy (podpis osoby, której udzielono instruktaŝu*) (data i podpis kierownika komórki organizacyjnej) 2) InstruktaŜ stanowiskowy na stanowisku pracy**... przeprowadził w dniach (imię i nazwisko przeprowadzającego instruktaŝ) Po przeprowadzeniu sprawdzianu wiadomości i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy Pani/Pan... został/a dopuszczona/y do wykonywania pracy na stanowisku (podpis osoby, której udzielono instruktaŝu*) (data i podpis kierownika komórki organizacyjnej) * - podpis stanowi potwierdzenie odbycia instruktaŝu i zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanych prac, ** - wypełniać w przypadkach, o których mowa w 11 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz z późn. zm.)

12

13 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim REJESTR SZKOLEŃ Nr KP Tytuł dokumentu: Karta Procesu: Szkolenie pracowników L.p. Imię i nazwisko uczestnika Referat Data szkolenia Organizator Tematyka szkolenia Koszt Uwagi