Biuletyn techniczny. Spedycja w systemie Comarch ERP XL Wersja:

Transkrypt

1 Biuletyn techniczny Spedycja w systemie Comarch ERP XL Wersja:

2 Copyright 2014 COMARCH Wszelkie prawa zastrzeżone Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 2 Wersja

3 1 Wprowadzenie System Comarch CDN XL umożliwia ewidencję i zarządzanie zdarzeniami dotyczącymi spedycji towarów. Umożliwia wystawianie dokumentów transportowych które mogą być powiązane z trasami, samochodami, spedytorami. Możliwe jest przypisywanie kosztów do transportu oraz analizowanie ich wpływu na wynik przedsiębiorstwa. Struktura niniejszego biuletynu została oparta na głównych krokach potrzebnych do zrealizowania podanego poniżej zagadnienia biznesowego. Kolejne rozdziały wprowadzają najpierw w tematykę związaną z podejściem do spedycji w Systemie CDN XL, a następnie wskazują zagadnienia pomocne do efektywnego rozwiązania zadania. Przykład procesu biznesowego, który może być obsłużony poprzez funkcjonalność Systemu Comarch CDN XL związaną z zarządzaniem transportem i spedycją. Firma handlowa Papirus sp. z o.o. z siedzibą główną w Krakowie zajmuje się sprzedażą artykułów papierniczych. Firma ta posiada dwa magazyny, jeden w Krakowie oraz drugi w oddziale warszawskim przedsiębiorstwa. Papirus otrzymał zamówienie na artykuły papiernicze od kontrahenta z Gdańska. Jego realizacją zajmie się oddział krakowski. Mając na uwadze minimalizację kosztów transportu do przygotowanej wysyłki zostaną dołączone paczki mające trafić do kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą wzdłuż trasy Kraków Gdańsk. Przy okazji realizacji tego zamówienia zostanie również uzupełniony brakujący asortyment w oddziale warszawskim oraz zostanie dostarczony tam towar mający docelowo trafić do kontrahenta z Białegostoku. Towar dla tego kontrahenta zostanie przepakowany w Warszawie i wysłany do Białegostoku. Po wykonaniu zamówienia zostanie przeprowadzony podział kosztów transportu pomiędzy paczkami składającymi się na wysyłkę. Następnie zostanie przeprowadzona analiza rentowności powyższych przy wykorzystaniu modułu Controlling. Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 3 Wersja

4 2 Przygotowanie paczek Paczka w Systemie Comarch CDN XL jest dokumentem transportowym. Wiąże ona dokumenty handlowe, magazynowe, przesunięcia międzymagazynowe, zamówienia w jednostki przeznaczone do transportu. Istnieje możliwość dodania do paczek również dokumentów typu spinacz. Dołączenie do paczki dokumentu o takim typie skutkuje przypięciem do niej dokumentów będących elementami spinacza, np. po przypięciu dokumentu (S)FS zawierającego dwa dokumenty WZ na zakładce Dokumenty danej paczki widoczne będą dwa dokumenty WZ. Paczka może zawierać dokumenty będące w buforze pod warunkiem zaznaczenia parametru Obsługa dokumentów w buforze na paczkach i wysyłkach umieszczonego w oknie Konfiguracji systemu> Parametry 2. W przypadku zamówień włączenie wyżej wspomnianego parametru skutkuje możliwością dodania zamówienia o stanie niepotwierdzone. Z poziomu listy dokumentów dołączonych do paczki można skorygować będące na niej dokumenty handlowe, dla zamówień wykonanie takiej operacji nie jest możliwe. Po dokonaniu korekty na liście będzie widoczny dokument źródłowy jak i korygujący. Uwaga: Dokumentów dołączonych do paczki nie można usunąć/anulować z poziomu Listy zamówień oraz Listy dokumentów handlowych, magazynowych i transportowych. Rysunek 1 Lista dokumentów związanych do paczki Uwaga: Do paczki nie można jednocześnie dołączyć dokumentów powiązanych ze sobą, np. zamówienia i realizującej go faktury. W Systemie Comarch CDN XL istnieje możliwość sprawdzania zgodności adresów dostawy dokumentów załączanych do paczki. Za funkcjonalność tą odpowiada parametr Kontrola zgodności adresu dostawy dokumentów paczki umieszczony w oknie Konfiguracja systemu> Sprzedaż> Parametry 2. Jego zaznaczenie skutkuje niemożnością dołączenia do listy już dodanych dokumentów paczki kolejnego o adresie docelowym innym Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 4 Wersja

5 niż na wcześniej przypiętych dokumentach. Próba wykonania takiej operacji powoduje wyświetlenie komunikatu pokazanego na Rysunku 2. Rysunek 2 Kontrola zgodności adresu dostawy dokumentów paczki Uwaga: W module Administrator> Struktura firmy> Edycja struktury firmy mo żna wybrać lokalizację. Dzięki temu w trakcie wystawiania paczki/wysyłki dostępne do wyboru będą tylko trasy dla tej lokalizacji. Gdy nie ustalimy lokalizacji w strukturze firmy wszystkie trasy zdefiniowane wcześniej będą widoczne, ale nie będą zaczytywać się trasy do paczki po dołączeniu dokumentu, gdy adres kontrahenta z dokumentu będzie punktem trasy. Rysunek 3 Administrator> Struktura firmy> Edycja struktury firmy Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 5 Wersja

6 Do paczki można przypisać trasę dostawy. Przypisanie trasy nastąpi automatycznie podczas dołączania do paczki dokumentu, jeśli włączona została kontrola zgodności adresu dostawy oraz adres wysyłkowy na dodawanym dokumencie jest punktem trasy. Na potrzeby opisywanego przykładu do paczek oraz dokumentów w skład w nich wchodzących dodano atrybuty (Rysunek 4): Aktualna lokalizacja towaru Miejsce przesłania towaru Atrybuty te zostaną wykorzystane w rozdziale 4. Rozdzielenie wysyłki. W oddziale krakowskim przygotowano do wysłania paczki do kontrahentów: Kontrahent z Kielc (S)FS Kontrahent z Gdańska - FS Oddział Warszawa dwa dokumenty MMW i MMP. Jeden nich uzupełni braki w magazynie warszawskim, drugi jest przeznaczony dla Kontrahenta z Białegostoku (Rozdział 4.1) Kontrahent z Białegostoku FS (Rozdział 4.2)(wystawiona w oddziale warsza wskim) Rysunek 4 Atrybuty na paczkach Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 6 Wersja

7 3 Przygotowanie wysyłki Wysyłka jest zestawem paczek wysyłanych jednym transportem. Tworzą ją zatwierdzone paczki. Dodanie paczki do wysyłki będącej w buforze powoduje zmianę statusu paczki na: W trakcie załadunku. Paczki w zatwierdzonej wysyłce otrzymują status wysłane. Do wysyłki (paczki) można przypiąć zdefiniowaną trasę, którą tworzą adresy kontrahentów będących odbiorcami przesyłanych paczek. Definiując trasę należy podać lokalizację czyli wskazać miejsce jej rozpoczęcia oraz dodać kolejne jej punkty (adresy kontrahentów) przez które będzie przebiegać. Uwaga: Lista tras, do których przypisany jest adres kontrahenta jest widoczna z poziomu karty kontrahenta po podniesieniu do podglądu/edycji adresu kontrahenta. Do trasy można przypisać samochód a wraz z nim spedytora i kierowcę. Spedytorem może być zewnętrzna firma, natomiast kierowcą pracownik firmy realizującej wysyłkę lub pracownik spedytora. Określenie dla samochodu spedytora i kierowcy powoduje, iż nastąpi ich automatyczne przypisanie do trasy. Wybranie innego samochodu skutkuje zmianą spedytora/kierowcy w przypadku ich zdefiniowania. Rysunek 5 Trasa dostawy towaru Dodanie na wysyłkę paczki z przypisaną do niej trasą spowoduje, iż trasa zostanie automatycznie dodana do wysyłki pod warunkiem, że nie miała ona wcześniej przypisanej innej trasy. Dołączając paczki do wysyłki mającej określoną trasę, dostępny jest predefiniowany filtr, pokazujący paczki które mają być dostarczone do lokalizacji leżących na trasie wysyłki. Do wysyłki z przypisaną trasą można dołączyć paczkę z inną trasą. Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 7 Wersja

8 Rysunek 6 Wysyłka Wraz z przypisaniem trasy do wysyłki może nastąpić również przypisanie samochodu/spedytora/kierowcy do wysyłki w przypadku kiedy samochód/spedytor/kierowca został określony na trasie. Dokument wysyłki (paczki) zawiera informacje o wadze i objętości przewożonego asortymentu. Wagę oraz objętość towaru określa się na karcie towarowej. Miary te można przypisać do jednostki podstawowej lub do zdefiniowanej jednostki pomocniczej. Ustawienie jednostki pomocniczej jako jednostki proponowanej przy sprzedaży/zakupie spowoduje możliwość rozliczenia wysyłki (paczki) wg tej jednostki. Firma handlowa Papirus sp. z o.o. z siedzibą główną w Krakowie zajmuje się sprzedażą artykułów Na karcie towaru Zeszyt Typu A zdefiniowano jednostkę pomocniczą opakowanie (1 opakowanie = 6 sztuk towaru). Waga netto 1 opakowania wynosi 1 kg. Jednostka pomocnicza jest jednostką proponowaną sprzedaży. Faktura sprzedaży wystawiona na 4 opakowania towaru została przekształcona do wysyłki. Waga netto wysyłki będzie równa 4 kg. Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 8 Wersja

9 Rysunek 7 Jednostka pomocnicza Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 9 Wersja

10 4 Rozdzielenie wysyłki Obsługa procesu biznesowego związanego ze spedycją towarów może w pewnych sytuacjach wymagać rozdzielenia wysyłki. Potrzeba taka może wyniknąć np. jeśli trasa przejazdu samochodu nie pokrywa się z wszystkimi adresami docelowymi paczek, a co za tym idzie część ładunku wymaga przepakowywana do innych wysyłek. Wykorzystując jako punkt przeładunkowy inny oddział firmy można to osiągnąć wykorzystując poniżej zaproponowane scenariusze. Uwaga: Poniższe scenariusze odwołują się do przykładu zaprezentowanego we Wprowadzeniu do niniejszego biuletynu. 4.1 Scenariusz I wykorzystanie dokumentu MMW Wystawienie dokumentu MMW przesuwającego towar dla Kontrahenta z Białegostoku z magazynu krakowskiego do magazynu oddziału warszawskiego Stworzenie paczki do oddziału warszawskiego (Rozdział 2) Stworzenie wysyłki (Rozdział 3) Dostarczenie paczki, przyjęcie towaru na magazyn warszawski Wystawienie faktury sprzedaży w lokalizacji warszawskiej na Kontrahenta z Białegostoku na towar dostarczony paczką Stworzenie nowej paczki i wysyłki Rysunek 8 Lista paczek na wysyłce Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 10 Wersja

11 4.2 Scenariusz II wykorzystanie dokumentu FS oraz atrybutów Wystawienie dokumentu FS na towar dla Kontrahenta z Białegostoku w oddziale krakowskim Nadanie dokumentowi odpowiednich atrybutów (Miejsce przesłania towaru oraz Aktualna lokalizacja towaru) Stworzenie paczki oraz dołączenie jej do wysyłki do Gdańska Uaktualnienie wartości atrybutu Aktualna lokalizacja towaru w oddziale warszawskim Zmiana statusu paczki na Zwrot, a następnie Rozpakowana Wyfiltrowanie dokumentów o wartościach atrybutów Miejsce przesłania towaru Białystok, Aktualna lokalizacja towaru Warszawa Dołączenie wyfiltrowanych dokumentów do nowej wysyłki do Kontrahenta z Białegostoku Rysunek 9 Filtr wykorzystujący atrybuty Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 11 Wersja

12 5 Rozliczenie kosztów transportu Istnieje możliwość przypisania do wysyłek dokumentów kosztowych obrazujących koszty poniesione w czasie dostarczenia przesyłki. Dokumenty te można dodać na zakładce Koszty danej wysyłki. Zakładka Koszty uaktywnia się po zatwierdzeniu wysyłki. Dokumentem kosztowym może być: Dokument z rejestru VAT Faktura zakupu Faktura sprzedaży Nota memoriałowa Zlecenie wewnętrzne Rysunek 10 Koszty wysyłki Uwaga: Dodanie na zakładkę Koszty dokumentów przychodowych np. FS, (A)FS oznacza zmniejszenie kosztu wysyłki Na zakładkę Koszty można dodawać tylko dokumenty zatwierdzone, natomiast noty memoriałowe muszą być zaksięgowane. Zakładkę można edytować tylko jeśli jest zaznaczony parametr W trakcie rozliczania. Dodając dokument kosztowy istnieje możliwość określenia kwoty/procentu, w jakim ma on wpływać na koszty wysyłki. Dany dokument może być związany z wieloma wysyłkami, jednakże system kontroluje, aby suma rozbitych kwot na poszczególne wysyłki nie przekroczyła kwoty całkowitej dokumentu. Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 12 Wersja

13 Uwaga: Dodanie do wysyłki nr 1 20% wartości faktury zakupu spowoduje, iż do wysyłki nr 2 można dodać nie więcej niż 80% wartości tej samej faktury. Rysunek 11 Dokument kosztowy Po dodaniu wszystkich dokumentów kosztowych oraz po odznaczeniu parametru W trakcie rozliczania można koszty wysyłki podzielić pomiędzy poszczególne paczki. Podziału tego można dokonać w dwojaki sposób: Automatycznie według masy, objętości lub wartości paczek kryterium podziału zostanie uwzględnione przy przenoszeniu kosztów transportu do Controllingu. Ręcznie na zakładce Paczki danej wysyłki poprzez uzupełnienie kolumny Koszt lub %. Suma kosztów przydzielonych do paczek musi być zgodna z całkowitym kosztem wysyłki. Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 13 Wersja

14 Rysunek 12 Podział kosztów na wysyłce Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 14 Wersja

15 6 Analiza marży rzeczywistej Koszty sprzedaży (w tym koszty transportu) mogą być przenoszone do Business Intelligence, a następnie analizowane. Stanowią one sumę kosztów widocznych w wymiarze Sprzedaż Koszty. Wpływają na wielkość miar Marża rzeczywista oraz Marża rzeczywista od stu %. Miara Marża rzeczywista liczona jest według wzoru: Sprzedaż Marża rzeczywista = Sprzedaż Wartość Sprzedaż Koszty przy czym Sprzedaż Koszty = Koszty transportu + Koszt Zakupu (koszt własny sprzedaży) + Koszt kredytowania sprzedaży + Koszt kredytowania zakupów Koszty kredytowania sprzedaży i zakupów oblicza się na podstawie współczynnika określonego w konfiguracji systemu ERP XL zakładka BI. Rysunek 13 Parametr współczynnik finansowy Miara Marża rzeczywista od stu % liczona jest według wzoru: Sprzedaż Marża rzeczywista od stu % = Sprzedaż Marża rzeczywista / Sprzedaż Koszty Wykorzystanie marzy rzeczywistej pozwala oszacować faktyczną rentowność transakcji. W kostce analitycznej Logistyka istnieje możliwość stworzenia raportu pokazującego rzeczywistą rentowność przeprowadzonych transakcji. Raport jest bardzo pomocny w wykryciu sytuacji, kiedy marża minimalna określona dla danego towaru jest osiągnięta zaś marża rzeczywista uwzględniająca koszty dodatkowe jest ujemna. Przykład powyższego raportu przedstawia Rysunek 14. Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 15 Wersja

16 Rysunek 14 Analiza całkowitych kosztów sprzedaży Uwaga: Powyższy raport pokazuje, iż Marża od % dla wszystkich kontrahentów jest dodatnia, jednakże Marża rzeczywista od % określa faktyczne straty na transakcjach przeprowadzonych z kontrahentami z województwa lubelskiego i śląskiego Spedycja w Systemie Comarch ERP XL 16 Wersja