Umowa nr Nadleśnictwem Łagów, Wola Łagowska 118, Łagów Przeprowadzenie archiwizacji dokumentacji w Nadleśnictwie Łagów 1 Przedmiot umowy

Transkrypt

1 Umowa nr zawarta w dniu... w Woli Łagowskiej pomiędzy działającym w imieniu i na rzecz Skarbu Państwa, Państwowym Gospodarstwem Leśnym Lasy Państwowe Nadleśnictwem Łagów, Wola Łagowska 118, Łagów, NIP , REGON zwanym w treści umowy Zamawiającym reprezentowanym przez: Nadleśniczego Nadleśnictwa Łagów mgr inż. Krzysztofa Karst a Panem.. - właścicielem Firmy. NIP REGON wpisanym do CEIDG, zwanym w dalszej części umowy Wykonawca. W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego ofertowego z pominięciem przepisów ustawy Pzp na podst. art. 4 pkt. 8 ponieważ wartość przedmiotowego zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro (znak sprawy SA ) Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do realizacji zamówienie pn.: Przeprowadzenie archiwizacji dokumentacji w Nadleśnictwie Łagów a w konsekwencji Strony zawierają umowę o następującej treści 1 Przedmiot umowy Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do wykonania prace polegające na przeprowadzeniu archiwizacji dokumentacji w zakładowej składnicy akt Nadleśnictwa Łagów zgodnie z załączoną ofertą. 1. Przedmiotowe prace wykonane zostaną zgodnie z obowiązującymi zasadami, normami i przepisami dotyczącymi Archiwizacji dokumentów w szczególności: zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 roku o Narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz.173 z późn.zm.), Instrukcją Kancelaryjną i Rzeczowym Wykazem Akt opartą na Zarządzeniu Dyrektora Generalnego Lasów Państwowcy Nr 29 a dnia r, Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 66 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 12 listopada 2014 roku, Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt dla Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 66 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 12 listopada 2014 roku, Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U rok, poz 1182 z późn. zm.). 2. Opis przedmiotu zamówienia: Akta będące przedmiotem archiwizacji znajdują się w Składnicy akt w Nadleśnictwie Łagów, Wola Łagowska 118, Łagów. Orientacyjna ilość dokumentacji: Kategoria A brak 1

2 Kategoria B 105 mb, Akta osobowe 1 mb, W wykazanych powyżej ilościach akta do brakowania stanowią około 50 mb. Zaleca się przeprowadzenie wizji lokalnej w obecności przedstawiciela Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania wszelkich informacji, niezbędnych do przygotowania oferty. W ramach przedmiotu zamówienia należy wykonać: Uporządkowanie dokumentacji poszczególnych kategorii akt poprzez ich odpowiednia segregację i właściwe opisanie. Działania należy podejmować zgodnie z obowiązującymi Nadleśnictwo przepisami w szczególności: - Instrukcją Kancelaryjną i Rzeczowym Wykazem Akt opartą na Zarządzeniu Dyrektora Generalnego Lasów Państwowcy Nr 29 a dnia r, - Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 66 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 12 listopada 2014 roku, - Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt dla Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 66 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 12 listopada 2014 roku. Zakwalifikowanie dokumentacji kat. B do odpowiednich grup rzeczowych, zakwalifikowanie akt kat. B do odpowiedniej kategorii archiwalnej, wyjecie z segregatorów oraz przeszycie dokumentacji kategorii B, utworzenie jednostki aktowej, tj. spakowanie przeszytych dokumentów, opisanie jednostki aktowej zgodnie z obowiązującymi normatywami, ułożenie jednostek aktowych w układzie rzeczowo-chronologicznym, nadanie poszczególnym jednostkom aktowym sygnatury archiwalnej, Sporządzenie ewidencji akt w postaci spisów zdawczo-odbiorczych w wersji elektronicznej i papierowej, Wydzielenie z archiwum dokumentów, których okres przechowywania minął, wraz ze sporządzeniem spisu tychże akt, a następnie ich zniszczenie(zgodnie z normą DIN 66399), tj. spakowanie i zniszczenie staraniem Wykonawcy dokumentów akt, których okres przechowywania minął oraz przekazanie Zamawiającemu dowodu zniszczenia akt przeznaczonych do brakowania. Przed brakowaniem akt należy uzyskać zgodę miejscowo właściwego archiwum państwowego Archiwum Państwowego w Kielcach, ul. Warszawska 17, Kielce. Do wniosku o zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej należy dołączyć, sporządzony przy udziale pracowników Zamawiającego, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego obejmującego opisanie uporządkowanego archiwum, Uporządkowanie dokumentów (akt): dokumentacji osobowej i dokumentacji płacowej, Klasyfikacja i kwalifikacja akt do kategorii B, Porządkowanie dokumentacji kategorii B - podział na komórki organizacyjne i grupy rzeczowe, 2

3 - formowanie jednostek aktowych: pakowanie i opisywanie dokumentacji, - segregowanie akt: chronologicznie, alfabetycznie, numerycznie i topograficznie, - opisywanie miejsca przechowywania akt w spisach. Akta po wykonaniu archiwizacji będą przekazane Zamawiającemu w stanie nadającym się do dalszego przechowywania na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. 2 Termin realizacji 1. Termin realizacji przedmiotu umowy upływa w dniu roku. 2. Jako termin zakończenia prac uznaje się dzień dokonania odbioru robót przez Zamawiającego. 3. Strony ustalają, że prace archiwizacyjne będą się odbywały w budynku biurowym Nadleśnictwa Łagów w godzinach pracy biura tj. w dni robocze od 7:00 do 15:00. 3 Wykonawca zobowiązuje się do: 1. Zachowania tajemnicy dotyczącej otrzymanych zbiorów archiwalnych. 2. Nie rozpowszechnienia otrzymanych do archiwizacji zbiorów, zgodnie z ustawą o prawach autorskich i prawach pokrewnych ze wszystkimi konsekwencjami z niej wynikającymi. 3. Archiwizowania otrzymanych dokumentów z zachowaniem maksymalnych warunków ostrożności i ochrony przed ich zniszczeniem, uszkodzeniem lub zagubieniem. 4. Naprawienia szkody powstałej na skutek zagubienia, zniszczenia lub uszkodzenia. 5. Wykonawca zobowiązuje się wykonać umowę z najwyższą starannością zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności odpowiada za jakość i terminowość umowy. Do obowiązków Zamawiającego należy: 1. Przygotowanie instrukcji kancelaryjnej i wykazów aktów prawnych obowiązujących u Zamawiającego. 2. Dostarczenia wszystkich akt podlegających uporządkowaniu do składnicy akt z chwilą przystąpienia Wykonawcy do pracy. 3. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości świadczonych usług oraz zgłaszania Wykonawcy uwag i zaleceń w tym przedmiocie. 4 Rozliczenia 1. Ustala się następujące wynagrodzenie dla Wykonawcy, zgodnie ze złożoną ofertą: PLN brutto w tym podatek VAT... % w kwocie PLN. PLN netto Ceny jednostkowe za archiwizację poszczególnych kategorii akt: Archiwizacja 1 mb dokumentów kategorii B -.. PLN/1mb * 55 mb 3

4 Archiwizacja 1 mb dokumentów kategorii A -. PLN/1mb * 1 mb Brakowanie i fizyczna likwidacja dokumentów -. PLN/1mb * 50 mb Podane ilości poszczególnych czynności do wykonania, są wielkościami szacunkowymi, określonymi dla potrzeb ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz określenia wartości przedmiotu umowy. Rozliczenie wykonania i płatności odbędzie się na podstawie wielkości faktycznie zrealizowanych prac i ustalona będzie jako iloczyn stawki jednostkowej określonej przez Wykonawcę i ilości faktycznie zrealizowanej czynności w mb. Wykonawca nie będzie mieć żadnych roszczeń do Zamawiającego w związku z rozbieżnościami pomiędzy oszacowanymi ilościami poszczególnych prac, a ich faktycznym zakresem do wykonania będącym podstawą do rozliczenia. 2. Strony przyjmują zasadę, że należny podatek VAT naliczony zostanie do ceny netto na fakturze zgodnie z prawem obowiązującym w dniu wystawienia faktury. 3. Strony ustalają, że obowiązując formą rozliczenia będzie rozliczenie za pomocą jednej faktury końcowej. 4. Rozliczenia, o których mowa w 4 pkt. 3 niniejszej umowy, odbywać się będą na podstawie końcowego protokołu odbioru robót. 5. Podstawę do wystawienia faktury stanowi załączony do faktury oryginał protokołu odbioru robót podpisany i potwierdzony przez upoważnionych przedstawicieli stron Wykonawcy i Zamawiającego. 6. Zamawiający może odmówić podpisania protokołu odbioru robót do czasu usunięcia stwierdzonych wad i braków w wykonanych robotach. 7. Wynagrodzenie za wykonane roboty płatne będzie w formie przelewu na konto Wykonawcy podane na fakturze w terminie 14 dni roboczych od daty doręczenia Zamawiającemu kompletnych dokumentów rozliczeniowych, po ich uprzednim sprawdzeniu przez Zamawiającego pod względem merytorycznym i rachunkowym. 8. Za dzień dokonania płatności strony będą uznawać dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 5 Odstąpienie od umowy 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy, gdy: a/ wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy wówczas Zamawiający odstąpi od umowy w terminie jednego miesiąca od powzięci wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. b/ Wykonawca nie rozpoczął prac w terminie 7 dni roboczych od daty podpisania umowy pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie. c/ Wykonawca przerwał realizację prac i przerwa ta trwa dłużej niż 14 dni. d/ W przypadku określonym w 5 pkt. c/ Zamawiający może zlecić wykonanie umowy innemu Wykonawcy i wszelkimi kosztami z tym związanymi obciążyć Wykonawcę. e/ Zostanie wszczęte postępowanie o ogłoszenie upadłości Wykonawcy lub zostanie podjęta likwidacja Wykonawcy, f/ Wykonawca realizuje przedmiot zamówienia niezgodne z obowiązującymi w PGL LP aktami prawnymi oraz nie reaguje na polecenia Zamawiającego dotyczące poprawek i zmian 4

5 sposobu wykonania oraz jakości materiałów używanych przy wykonaniu przedmiotu umowy, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie. 2. Odstąpienie od umowy, o którym mowa w ust. 1, powinno nastąpić w formie pisemnej i powinno zawierać uzasadnienie pod rygorem nieważności takiego oświadczenia. 3. W przypadku odstąpienia od umowy Wykonawcę oraz Zamawiającego obciążają następujące obowiązki szczegółowe: a/ w terminie 7 dni od daty odstąpienia od umowy Wykonawca przy udziale Zamawiającego sporządzi szczegółowy protokół inwentaryzacji prac w toku, według stanu na dzień odstąpienia, b/ Wykonawca niezwłocznie zgłosi Zamawiającemu wniosek o dokonanie odbioru prac przerwanych, c/ Zamawiający w razie odstąpienia od umowy z przyczyn, za które Wykonawca nie odpowiada, obowiązany jest do: -dokonania odbioru prac wykonanych, -zapłaty wynagrodzenia za prace, które zostały wykonane do dnia odstąpienia. 6 Kary umowne 1. W razie nienależytego wykonania, lub nie wykonania przedmiotu umowy w ustalonym terminie, obowiązującą formą odszkodowania uzgodnioną między stronami będą kary umowne. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach: a/ za nieterminową realizację przedmiotu umowy w wysokości 3 % wynagrodzenia umownego brutto, za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu ustalonego w 2 ust.1 umowy, b/ za nieterminowe usunięcie wszelkich błędów i wad w przedmiocie umowy w wysokości 3 % wynagrodzenia umownego brutto, za każdy dzień opóźnienia liczony od następnego dnia, po określonym pisemnie przez Zamawiającego, końcowym terminie wyznaczonym do usunięcia błędów i wad, do dnia pisemnego zgłoszenia Zamawiającemu o ich usunięciu, c/ w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn wskazanych w 5 pkt.1, ppkt.b/ lub c/ umowy, Wykonawca obowiązany będzie zapłacić w każdym wypadku na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 10% wartości wynagrodzenia umownego brutto, określonego w 4 ust.1, d/ za nieterminowe usunięcie błędów i wad ujawnionych w trakcie odbioru częściowego lub końcowego, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % wynagrodzenia umownego brutto określonego w 4 ust.1, za każdy dzień opóźnienia. 3. W przypadku, gdy wysokość kary umownej nie pokryje pełnej szkody, strony mogą dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych. 7 Zmiany w umowie 1. Zakazuje się zmian postanowień niniejszej umowy oraz wprowadzania nowych postanowień do umowy, niekorzystnych dla Zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnianiu należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta, chyba, że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. 2. Wszelki zmiany i uzupełnienia treści umowy muszą mieć formę pisemną pod rygorem 5

6 nieważności. 3. Strony umowy zobowiązują się do niezwłocznego powiadomienia o każdej zmianie adresu lub numeru telefonu przez poszczególne strony. 4. W przypadku nie zrealizowania zobowiązania wskazanego w ust. 3, pisma dostarczane pod adres wskazany w niniejszej umowie uważa się za skutecznie doręczone. 8 Reprezentacja Do bieżącej współpracy w sprawach związanych z wykonaniem umowy, w tym do sporządzania protokołów przekazania i odbioru dokumentacji oraz protokołu końcowego, są upoważnieni: ze strony Zamawiającego -. pracownik odpowiedzialny za składnicę akt Nadleśnictwa. ze strony Wykonawcy -. 9 Postanowienia końcowe 1. Żadna ze stron nie jest uprawniona do przeniesienia swoich praw i zobowiązań z niniejszej umowy bez uzyskania pisemnej zgody drugiej strony. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa. 3. W przypadku zaistnienia sporu na tle realizacji niniejszej umowy, właściwym do ich rozstrzygania będą zady powszechne, miejscowo właściwe dla siedziby Zamawiającego. 4. Umowę niniejszą sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 6