WZÓR WYPEŁNIENIA SPRAWOZDANIA SKŁADANEGO W RAMACH OTWARTYCH KONKURSÓW OFERT NA REALIZACJĘ ZADAŃ PUBLICZNYCH

Transkrypt

1 WZÓR WYPEŁNIENIA SPRAWOZDANIA SKŁADANEGO W RAMACH OTWARTYCH KONKURSÓW OFERT NA REALIZACJĘ ZADAŃ PUBLICZNYCH PRZED WYPEŁNIENIEM SPRAWOZDANIA NALEśY ZAPOZNAĆ SIĘ Z POUCZENIEM ZAŁĄCZONYM PRZEZ USTAWODAWCĘ DO ROZPORZAZDENIA MINISTRA GOSPODARKI, PRACY I POLITYKI SPOŁECZENJ Z DNIA 29 października 2003 r. Nie jest dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze formularza sprawozdania. SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE*/KOŃCOWE*) 1) * niepotrzebne skreślić z wykonania zadania publicznego... (nazwa zadania) w okresie od data rozpoczęcia realizacji zadania... do data zakończenia realizacji zadania..., określonego w umowie nr wpisać numer umowy..., zawartej w dniu wpisać datę podpisania umowy..., pomiędzy MIASTEM BIAŁYSTOK a... (nazwa organu zlecającego) (nazwa organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) * niepotrzebne skreślić Część I. Sprawozdanie merytoryczne Data złoŝenia sprawozdania: wpisać odpowiednio datę Czy zakładane cele i rezultaty zostały osiągnięte w wymiarze określonym w ofercie? Jeśli nie dlaczego? NaleŜy szczegółowo opisać czy i jak załoŝone cele zadania zostały osiągnięte i zrealizowane. Jeśli nie zostały zrealizowane, naleŝy wyjaśnić, dlaczego (naleŝy wyjaśnić wszelkie odstępstwa od załoŝeń oferty). NaleŜy opisać grupę, do której skierowane było zadanie w odniesieniu do zapisów umieszczonych w ofercie. Podać jej liczebność, istotne cechy (wiek, status materialny, miejsce zamieszkania, itp.). Opisać, jak zrealizowane zadanie wpłynęło na wybraną grupę adresatów. Uwaga! W tym punkcie naleŝy szczegółowo opisać wszystkie informacje znajdujące się w pkt 3 i 6, części II złoŝonej oferty. 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem działań partnerów i podwykonawców 2) NaleŜy szczegółowo opisać (data, miejsce, czas), w jaki sposób zaplanowane w ofercie działania zostały zrealizowane, opis powinien być zgodny z układem zawartym w ofercie. NaleŜy takŝe podać czas ich realizacji oraz wyjaśnić pojawienie się ewentualnych odstępstw, zarówno, jeśli chodzi o ich zakres, jak i harmonogram realizacji (np. naleŝy opisać jak program był wdraŝany, realizowany, co i gdzie się odbyło). Do tego punktu moŝna załączyć listę załączników zawierającą spis materiałów potwierdzających realizację zadania (np. ulotki, plakaty, konspekty spotkań, zdjęcia, itp.), które będą załączone do sprawozdania. NaleŜy teŝ szczegółowo opisać

2 rolę, jaką spełnili partnerzy podczas realizacji zadania, którzy wzięli udział w zaplanowanym zadaniu, zgodnie z załoŝeniami złoŝonej wcześniej oferty. Jeśli w ramach zadania nie przewidywano udziału partnerów, to piszemy W ramach zadania nie planowano udziału partnerów. Uwaga! W punkcie tym naleŝy szczegółowo opisać wszystkie informacje znajdujące się w pkt 4 i 5, części II złoŝonej oferty oraz pkt 1 i 4, części V złoŝonej oferty. 3. Liczbowe określenie skali działań, zrealizowanych w ramach zadania, /naleŝy uŝyć tych samych miar, które były zapisane w ofercie realizacji zadania, w części II pkt 5/. Stosownie do zapisów złoŝonej wcześniej oferty, naleŝy podać wymierne (tzn. mierzalne, policzalne) rezultaty zadania. Liczba uczestników zadania musi być zgodna z liczbą podaną w ofercie. NaleŜy podać dokładne wyliczenie ilościowych rezultatów. Jeśli podane w sprawozdaniu wartości róŝnią się od zaplanowanych w złoŝonej wcześniej ofercie, to naleŝy wyjaśnić przyczyny takiej sytuacji. Uwaga! W punkcie tym naleŝy szczegółowo opisać wszystkie informacje znajdujące się w pkt 5, części II złoŝonej oferty. Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) Lp. Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Całość zadania (zgodnie z umową) PRZEPISUJEMY POSZCZEGÓLNE RODZAJE KOSZTÓW Z OFERTY LUB ANEKSU DO KOSZTORYSU Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco)* Nie dotyczy BieŜący okres sprawozdawczy w przypadku sprawozdania końcowego za okres realizacji zadania WPISUJEMY FAKTYCZNIE PONIESIONE KOSZTY NA PODSTAWIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ koszt całkowity dotacji finansowych własnych, z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów* koszt całkowity dotacji finansowych własnych, z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów* koszt całkowity dotacji finansowych własnych, z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów* 2

3 Ogółem 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Źródło finansowania Całość zadania (zgodnie z umową) PRZEPISUJEMY POSZCZEGÓLNE RODZAJE KOSZTÓW Z OFERTY LUB ANEKSU DO KOSZTORYSU Poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco)* Nie dotyczy BieŜący okres Sprawozdawczy w przypadku sprawozdania końcowego za okres realizacji zadania WPISUJEMY SUMĘ FAKTYCZNIE PONIESIONE KOSZTY NA PODSTAWIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ POKRYTYCH Z DOTACJI ORAZ INNYCH ŹRÓDEŁ FINANSOWANIA zł % zł % zł % Koszty pokryte z dotacji Koszty pokryte z finansowych własnych, z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów * /z tego wpłaty i opłaty adresatów zadania... zł/ Ogółem: 100% 100% 100% Uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie realizacji budŝetu: 1. JeŜeli istnieje taka konieczność naleŝy opisać wybrane pozycje budŝetu, które wymagają dodatkowych wyjaśnień (np.: w jakiej wysokości i dlaczego nastąpił zwrot niewykorzystanej dotacji) 2. POZAFINANSOWY WKŁAD WŁASNY W REALIZACJĘ ZADANIA NIE MOśE BYĆ UWZGLĘDNIONY W KOSZTORYSIE 3

4 3. Data wystawienia faktury, rachunku musi być z okresu realizacji zadania określonego w umowie. 4. Faktury wystawione na sponsorów i przez nich opłacone nie stanowią finansowego wkładu własnego. 5. NaleŜy zachować proporcje między wkładem własnym, a wielkością przyznanej dotacji (zgodnie z warunkami otwartego konkursu ofert). 3. Zestawienie faktur (rachunków) 3) Lp. Numer dokumentu księgowego NALEśY PODAĆ NR FAKTURY, RACHUNKU Numer pozycji kosztorysu NALEśY PODAĆ, DO KTÓREJ POZYCJI KOSZTORYSU Z OFERTY LUB ANEKSU KOSZTORYSU DANY WYDATEK DOTYCZY Data NALEśY PODAĆ DATĘ WYSTAW IENIA FAKTURY /RACHUN KU Nazwa wydatku NALEśY WPISAĆ NAZWĘ WYDATKU ZAWARTĄ W TREŚCI FAKTURY Kwota (zł) NALEśY WPISAĆ PEŁNĄ KWOTĘ FAKTURY/RAC HUNKU Z tego ze pochodzących z dotacji (zł) NALEśY PODAĆ WYSOKOŚĆ FAKTURY/RACHUN KU, KTÓRA ZOSTAŁA ROZLICZONA Z DOTACJI Z tego ze własnych (zł) NALEśY PODAĆ WYSOKOŚĆ FAKTURY/RACHUN KU, KTÓRA ZOSTAŁA ROZLICZONA ZE ŚRODKÓW WŁASNYCH RAZEM NALEśY WPISAĆ WSZYSTKIE FAKTURY/RACHUNKI, KTÓRE BYŁY ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ ZADANIA, KTÓRE ZOSTAŁY OPŁACONE W CAŁOŚCI LUB CZĘŚCI ZE ŚRODKÓW POCHODZĄCYCH Z DOTACJI ORAZ TE, KTÓRE ZOSTAŁY OPŁACONE Z INNYCH POZYSKANYCH ŚRODKÓW, ALE DOTYCZĄ REALIZACJI ZADANIA I ZOSTAŁY UWZGLĘDNIONE W KOSZTORYSIE ZADANIA. SUMA ZESTAWIENIA WSZYSTKICH FAKTUR MUSI BYĆ RÓWNA POZYCJI OGÓŁEM Z TABELI Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów KOLUMNA 9 BieŜący okres sprawozdawczy w przypadku sprawozdania końcowego za okres realizacji zadania. SUMA e pochodzących z dotacji MUSI BYĆ RÓWNA KOLUMNIE 10 dotacji Z TABELI Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów. Część III. Dodatkowe informacje JEśELI ISTNIEJE KONIECZNOŚĆ OPISAĆ. Załączniki: 4) 4

5 1. NALEśY ZAŁĄCZYĆ /obligatoryjnie/ MATERIAŁY POTWIERDZAJĄCE REALIZACJĘ ZADANIA (ULOTKI, PLAKATY, LITY UCZESTNIKÓW, KONSPEKTY SPOTKAŃ, ZDJĘCIA, UMOWY) OPISANE PONIśEJ W POUCZENIU. Oświadczam(-my), Ŝe: 1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*, 2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym, 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione. (pieczęć organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) (podpis osoby upowaŝnionej lub podpisy osób upowaŝnionych do składania oświadczeń woli w imieniu organizacji pozarządowej*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) Poświadczenie złoŝenia sprawozdania Adnotacje urzędowe (nie wypełniać) * Niepotrzebne skreślić. POUCZENIE Sprawozdania składa się osobiście wraz z oryginałami faktur do Departamentu Edukacji, Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Białymstoku w terminie przewidzianym w umowie. 1. Sprawozdanie końcowe sporządzać naleŝy w okresach określonych w umowie. 2. Opis musi zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, zarówno jeśli idzie o ich zakres, jak i harmonogram realizacji. 3. Do sprawozdania załączyć naleŝy spis wszystkich faktur (rachunków) DOTYCZĄCYCH REALIZACJI ZADANIA. Spis zawierać powinien: nr faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji oraz rodzaj 5

6 towaru lub zakupionej usługi. KaŜda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji/* podmiotu/* jednostki organizacyjnej* oraz zawierać: - opis merytoryczny sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej naleŝności. - zatwierdzenie merytoryczne - informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za realizację projektu (sprawdzono pod względem merytorycznym i zatwierdzono do wypłaty data i podpis prezesa), - zatwierdzenie formalno-rachunkowe, podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki (sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym data i podpis). - kaŝda z faktur (rachunków) powinna zawierać informację o stosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z przywołaniem stosownego artykułu ustawy. - płatnicy podatku VAT są zobowiązani do opisu kaŝdej faktury VAT przedkładanej do rozliczenia z dotacji. Opis winien w sposób szczegółowy wskazywać czy podatek VAT jest kosztem dla beneficjenta. Zleceniobiorca przedkładając sprawozdanie powinien przedstawić wszystkie faktury (rachunki) dokumentujące pokrycie kosztów związanych z realizacją zadania (do wglądu). 4. Do niniejszego sprawozdania załączyć naleŝy dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, plakaty, ulotki, wyniki prowadzonych ewaluacji, materiały szkoleniowe lub prezentacje), jak równieŝ dokumentować konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, PROTOKOŁY WRĘCZENIA NAGRÓD lub protokół komisji wskazujący nagrodzonych i przekazanie nagród). Sprawozdanie, aby zostało przyjęte powinno być kompletne i poprawne. 1. Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeŝeli: a. wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania, b. zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy, i wyczerpujący. W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania. Konieczne jest dokonanie wyjaśnień ewentualnych odstępstw w realizacji, zarówno jeśli chodzi o zakres rzeczowy jak i harmonogram, c. zawiera wszystkie wymagane załączniki wymienione powyŝej. 2. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeŝeli a. złoŝone jest na właściwym formularzu, b. złoŝone jest w wymaganym w umowie terminie, c. sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione, d. jest czytelne tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym jednolicie w całości, e. jest spójne tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy ofertą, kosztorysem a elementami sprawozdania, f. termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w umowie, g. nie zawiera błędów rachunkowych. 6