1. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 REGULAMIN ARCHIWUM WYŻSZEJ SZKOŁY OFICERSKIEJ WOJSK LĄDOWYCH imienia generała Tadeusza Kościuszki Obowiązuje od r. 1. Postanowienia ogólne. 2. Organizacja Archiwum WSOWL. 3. Zadania Archiwum WSOWL. 4. Klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji wytworzonej w WSOWL. 5. Przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do Archiwum WSOWL. 6. Ewidencjonowanie i przechowywanie zasobu w Archiwum WSOWL. 7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. 8. Udostępnianie materiałów w Archiwum WSOWL. 9. Kontrole Archiwum WSOWL. 10. Postępowanie z dokumentacją na wypadek zagrożenia. 11. Postępowanie z dokumentacją w przypadku rozformowania lub przeformowania WSOWL. 12. Postanowienia końcowe. 1. Postanowienia ogólne 1 Regulamin Archiwum Wyższej Szkoły Oficerskiej Wojsk Lądowych imienia generała Tadeusza Kościuszki - zwany dalej regulaminem - określa zasady kształtowania zasobu archiwalnego, klasyfikowania, kwalifikowania i kompletowania dokumentacji w jednostkach organizacyjnych WSOWL oraz jej przejmowania, ewidencjonowania, przechowywania i udostępniania w Archiwum. 2 Zasób archiwalny Archiwum stanowią materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna wytworzona i zgromadzona w wyniku z działalności jednostek organizacyjnych WSOWL. 3 Użyte w regulaminie określenia oznaczają: 1. Archiwum - Archiwum wyodrębnione WSOWL. 2. Akta sprawy zbiór dokumentów zgromadzonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, zawierający informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlający przebieg jej załatwiania i rozstrzygania. 3. Archiwizacja ogół czynności związanych z klasyfikowaniem, kwalifikowaniem, kompletowaniem i przekazywaniem do archiwum materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz ich ewidencjonowaniem i przechowywaniem w archiwum. 4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej proces, podczas którego po przeprowadzeniu oceny dokumentacji i uzyskaniu zezwolenia, następuje fizyczne zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej. 5. Ekspertyza archiwalna ocenę wartości historycznej dokumentacji, w celu ustalenia jej ostatecznej kwalifikacji archiwalnej. 6. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) wykaz tytułów, haseł i symboli klasyfikacyjnych, stanowiących podstawę oznaczania i łączenia dokumentacji w akta spraw, a także grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw oraz jej kwalifikacji archiwalnej.

2 7. Jednostka archiwalna odrębną fizycznie jednostkę materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.). 8. Kategorie archiwalne - grupy dokumentacji wyróżnione w zależności od posiadanej wartości historycznej, oznaczone symbolami literowymi: A, B, BE, Bc. 9. Zasób archiwum - całość materiałów zgromadzonych w Archiwum WSOWL. 2. Organizacja Archiwum WSOWL 4 Archiwum WSOWL jest archiwum uczelnianym, funkcjonuje jako archiwum wyodrębnione jednostki organizacyjnej. 5 Archiwum podlega Rektorowi - Komendantowi WSOWL. 6 Kierownik Archiwum podlega bezpośrednio Rektorowi - Komendantowi WSOWL i jest przełożonym wszystkich pracowników Archiwum. 7 Nadzór merytoryczny nad Archiwum sprawuje Dyrektor Centralnego Archiwum Wojskowego. 8 Archiwum działa w oparciu o następujące przepisy: 1. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 2. Ustawa o ochronie danych osobowych. 3. Ustawa ochronie informacji niejawnych. 4. Zarządzenie Nr 1/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 8 stycznia 2015 r. w sprawie organizacji archiwów wyodrębnionych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych oraz zakresu ich działania. 5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych. (Dz. U. z 2011 r. nr 196, poz. 1161). 6. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. z 2011 r. nr 288, poz. 1692). 7. Zarządzenie Nr 57/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie informacji niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego. 8. Decyzja Nr 385/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia do użytku Instrukcji o zasadach pracy biurowej w resorcie obrony narodowej. 9. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. z 2011 r. nr 201, poz. 1188). 10. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej (Dz. U. z 2005 r. nr 32, poz. 284). 11. Polska Norma PN-ISO 11799, czerwiec 2006r. Wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych. 2/8

3 3. Zadania Archiwum WSOWL 9 Archiwum gromadzi materiały archiwalne (kat. "A") i dokumentację niearchiwalną (kat. "B") powstałą i powstającą w jednostkach organizacyjnych WSOWL w wyniku ich działania. Do zakresu działania Archiwum należy: 1. Gromadzenie, ewidencja, przechowywanie i zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej i zgromadzonej w toku działalności WSOWL. 2. Nadzór w zakresie postępowania z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych WSOWL. 3. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej należącej do zasobu Archiwum WSOWL, według przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 4. Wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii przechowywanych materiałów oraz zaświadczeń na podstawie tych materiałów. 5. Przekazywanie do Centralnego Archiwum Wojskowego materiałów archiwalnych, po ustaniu przyczyn uzasadniających ich dalsze przechowywanie. 6. Popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej. 4. Klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji wytworzonej w WSOWL 10 Podstawą prawidłowej klasyfikacji i kwalifikacji oraz właściwego kompletowania wytwarzanej dokumentacji jest Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) WSOWL. 11 Dokumentację powstającą w wyniku działalności Uczelni, ze względu na jej wartość historyczną i praktyczną, dzieli się na: 1. Materiały archiwalne - trwałego przechowywania, oznaczone symbolem literowym "A". 2. Dokumentację niearchiwalną - czasowego przechowywania, oznaczoną symbolem literowym "B", "BE", "Bc": a. symbolem "B" z dodaniem cyfry arabskiej, np. B10, B20, B50, oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, podlegającej po upływie okresu przechowywania brakowaniu; b. symbolem "BE" z dodaniem cyfry arabskiej, np. BE10, BE20, BE50, oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, podlegającej po upływie okresu przechowywania - ekspertyzie archiwalnej; c. symbolem "Bc" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, która po utracie przydatności praktycznej podlega brakowaniu, przy czym nie wcześniej niż po upływie jednego roku od daty jej wytworzenia. 3. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określane cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego po roku, w którym została zamknięta teczka akt spraw. 3/8

4 5. Przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do Archiwum WSOWL 12 Archiwum przejmuje materiały archiwalne (Kat. A) oraz dokumentację niearchiwalną (Kat. B i BE) wytwarzaną w toku działalności jednostek organizacyjnych WSOWL po upływie 2 lat, licząc od roku, w którym sprawa została ostatecznie załatwiona. 13 Dokumentacji niearchiwalnej kategorii Bc nie przekazuje się do Archiwum. Niszczy się ją po utracie przydatności praktycznej, przy czym nie wcześniej niż po upływie jednego roku od daty jej wytworzenia, w sposób określony w rozdziale 7 regulaminu. 14 Dokumentację zawierające informacje niejawne przekazuje się do archiwum po dokonaniu przeglądu, zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych. 15 Akta przejmowane przez Archiwum powinny być uporządkowane przez jednostkę organizacyjną, w której powstały. 16 Przy opracowywaniu dokumentów należy przestrzegać następujących zasad: 1. Archiwizacji podlega tylko jeden egzemplarz dokumentu (oryginał). 2. Kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji dokonuje się począwszy od pierwszego dokumentu, który został wytworzony lub wpłynął w danej sprawie. 3. Dokumentacja powinna być ułożona w teczkach akt w kolejności załatwionych spraw, natomiast w ramach sprawy chronologicznie. 4. Podział na hasła i symbole klasyfikacyjne winien być zgodny z JRWA. 5. Tytuł teczki powinien odzwierciedlać jej zawartość. (wzór opisu teczki zał. nr 1) 6. Dla każdej kategorii archiwalnej (A, BE, B..., Bc) należy założyć oddzielne teczki akt. 7. Teczkę akt po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych należy oprawić. 8. Teczki akt zawierające materiały kat. A lub kat. B50 należy zszyć co najmniej w czterech miejscach, okładka winna być wykonana z tektury. 9. Grubość teczki maksymalnie 4-5 cm 10. Strony w teczkach należy ponumerować przy pomocy ołówka lub numeratora numeracji podlegają wszystkie zapisane strony (numer strony umieścić w górnym rogu, przy zewnętrznej krawędzi). 11. Do teczki należy dołączyć spis spraw (dokumentów). 12. Spis spraw (dokumentów) zawiera: liczbę porządkową; tytuł sprawy (dokumentu); numer pierwszej strony sprawy (dokumentu); podpis sporządzającego spis. 17 Kierownik Archiwum przed przyjęciem akt, sprawdza sposób opracowania spisów akt oraz stan fizyczny i prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. 18 Przejmowanie akt przez Archiwum odbywa się na podstawie akceptowanych spisów akt, sporządzonych, przez jednostki organizacyjne WSOWL, w dwóch egzemplarzach (wzór zał. nr 2). 4/8

5 Jeden egzemplarz spisu akt jest przeznaczony dla archiwum, drugi egzemplarz przeznaczony jest dla jednostki organizacyjnej przekazującej akta. W celu usprawnienia przekazywania dokumentów należy wcześniej przekazać spis akt w formie elektronicznej. 19 Spis akt winien ujmować teczki przekazywane do Archiwum w kolejności chronologicznej. Numeracja pozycji w spisie rozpoczyna się od jeden, kolejno z zachowaniem ciągłości numeracji. 20 Termin przekazania dokumentacji ustala Kierownik Archiwum w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej. 21 Spisy akt podpisuje osoba przekazująca akta i Kierownik Archiwum. 22 W przypadku niewłaściwego opracowania spisów akt lub nieuporządkowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej Kierownik Archiwum odmawia ich przyjęcia. 6. Ewidencjonowanie i przechowywanie zasobu w Archiwum WSOWL 23 Podstawową ewidencję zasobu archiwalnego stanowią: 1. Rejestr spisów akt. 2. Spis akt przekazanych do archiwum. 3. Karta inwentarzowa. 4. Karta personalna. Ponadto Archiwum prowadzi: 1. Rejestr kart udostępniania. 2. Książkę ewidencji akt udostępnionych i wypożyczonych. 3. Kartę udostępniania akt nr. 4. Wykaz korzystających z teczki. 5. Rewers. 6. Kartę zastępczą akt zakładka. 7. Rejestr kwerend. 8. Ewidencję przyjęć interesantów. 9. Statystykę udostępnień i wypożyczeń. 10. Książkę ewidencji wykonanych reprodukcji. 11. Ewidencję pomiaru wilgotności i temperatury powietrza w magazynach. 12. Elektroniczną bazę danych zasobu archiwum (ArchiwumISA). 24 Spisy akt otrzymane z jednostek organizacyjnych WSOWL rejestruje się w Rejestrze spisów akt w kolejności ich wpływu do Archiwum i nadaje się im numery kolejne tego rejestru. 25 Archiwum prowadzi zbiór spisów akt ułożonych według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów akt. 5/8

6 26 Każda jednostka archiwalna przyjęta do Archiwum oznaczona jest sygnaturą, która składa się z numeru ewidencyjnego spisu, dwóch ostatnich cyfr roku, w którym nastąpiło przekazanie akt oraz pozycji w spisie akt przekazanym do Archiwum. 27 Jednostki zasobu archiwalnego ułożone są na regałach chronologicznie według kolejności wpływu, z podziałem na: 1. materiały archiwalne; 2. dokumentację niearchiwalną; 3. dokumentację niejawną. 7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 28 Dokumentacja niearchiwalna, po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania, podlega brakowaniu na podstawie zezwolenia. 29 Zezwolenie na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wydaje Dyrektor Centralnego Archiwum Wojskowego (CAW). 30 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B z dodaniem cyfry arabskiej przeprowadza się po dniu 1 stycznia roku nastepnego po roku, w którym wygasł okres jej przechowywania. 31 Brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc" przeprowadza się po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla jednostki organizacyjnej WSOWL, nie wcześniej niż po upływie jednego roku od daty jej wytworzenia. 32 Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna, niezależnie od okresu jej przechowywania, niezbędna do prac bieżących lub celów dowodowych w sprawach mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego. 33 Czynności brakowanie dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja powołana rozkazem Rektora - Komendanta WSOWL. W skład komisji wchodzą przedstawiciele jednostek organizacyjnych, z których akta pochodzą. 34 Komisja, w wyniku przeprowadzonych czynności brakowania sporządza w dwóch egzemplarzach protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i przedstawia go do zatwierdzenia Rektorowi Komendantowi WSOWL. (wzór zał. nr 3) 35 Rektor - Komendant WSOWL wnioskuje do Dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego o wydanie pisemnego zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przesyłając zatwierdzone egzemplarze protokołu. 6/8

7 36 Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem BE podlega ekspertyzie archiwalnej, w celu oceny jej wartości ze względu na charakter, treść i znaczenie informacji w niej zawartej. 37 Ekspertyzie archiwalnej podlega również brakowana dokumentacja niearchiwalna, w przypadku niewłaściwej kwalifikacji archiwalnej lub jej braku. 38 Ekspertyzę archiwalną zarządza Dyrektor Centralnego Archiwum Wojskowego. 39 Fizyczne zniszczenie brakowanej dokumentacji dokonuje się niezwłocznie po otrzymaniu zezwolenia, w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w obecności pracownika archiwum (kancelarii) lub innej upoważnionej osoby. 40 Potwierdzenie zniszczenia, z datą i czytelnym podpisem pracownika archiwum (kancelarii) lub innej upoważnionej osoby załącza się do zezwolenia na brakowanie dokumentacji. 8. Udostępnianie materiałów w Archiwum WSOWL 41 Archiwum udostępniania i wypożycza materiały zasobu archiwalnego do celów służbowych, szkoleniowych i naukowo-badawczych. 42 Udostępnianie i wypożyczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Archiwum WSOWL odbywa się zgodnie z Regulaminem udostępniania materiałów archiwalnych w Archiwum WSOWL. (załącznik nr 4), opracowanego na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011 r. nr 196, poz. 1161). 9. Kontrole Archiwum WSOWL 43 Do przeprowadzenia kontroli Archiwum, w ramach nadzoru służbowego, Rektor - Komendant WSOWL powołuje komisję. 43 Archiwum może kontrolować komisja powołana przez Ministra Obrony Narodowej. 44 Całość zasobu Archiwum podlega kontroli podczas zmiany Kierownika Archiwum. 45 Prawo wstępu do Archiwum w obecności pracownika Archiwum mają: 1. Rektor - Komendant WSOWL. 2. Osoby upoważnione do kontroli Archiwum. 3. Komisje powołane rozkazem Rektora - Komendanta WSOWL do brakowania, zmiany kategorii archiwalnych i zmiany klauzul tajności. 7/8

8 10. Postępowanie z dokumentacją na wypadek zagrożenia 46 W razie zagrożenia Rektor - Komendant WSOWL podejmuje decyzję o ewakuacji akt Archiwum, wskazując teren i pomieszczenia zapewniające bezpieczeństwo i warunki przechowywania dokumentów. 47 W pierwszej kolejności należy ewakuować: 1. Rozkazy i zarządzenia Rektora - Komendanta WSOWL. 2. Dokumentację osobowo płacową. 3. Plany i programy nauczania. 4. Podstawową ewidencję zasobu. 11. Postępowanie z dokumentacją w przypadku rozformowania lub przeformowania WSOWL 48 W przypadku rozformowania WSOWL Rektor - Komendant: 1. wydaje wytyczne w zakresie postępowania z dokumentacją w trakcie rozformowania po zasięgnięciu opinii Dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego; 2. występuje do Dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego z wnioskiem o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej nie później niż trzy miesiące przed terminem rozformowania. 49 W czasie rozformowania: 1. materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwm; 2. dokumentację niearchiwalną, dla której nie upłynął okres przechowywania, przekazuje się jednostce organizacyjnej, która: jest określona w dokumencie decyzyjnym albo; przejmuje zadania i funkcje WSOWL albo; jest następcą prawnym. 3. dokumentację niearchiwalną, dla której upłynął okres przechowywania brakuje się. 50 W przypadku przeformowania WSOWL materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna pozostaje w przeformowanej jednostce organizacyjnej. 12. Postanowienia końcowe 51 W przypadkach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy aktów prawnych wymienionych w rozdziale 2. 8/8