KANCELARIA WOJSKOWA OKRESU MIĘDZYWOJENNEGO

Transkrypt

1 Włodzimierz Kołacz KANCELARIA WOJSKOWA OKRESU MIĘDZYWOJENNEGO Wstęp W latach Wojsko Polskie przechodziło szereg reorganizacji i zmian. Dotyczyły one nie tylko liczby, ale także jakości formacji i służb wojskowych, zakładów, instytucji oraz najwyższych władz wojskowych 1. Wykonywane czynności urzędowe wszystkie jednostki i instytucje wojskowe utrwalały w postaci pism i dokumentów. Wszelką działalnością związaną z przyjmowaniem, rejestracją, rozdzielaniem i wysyłką pism oraz przechowywaniem akt w każdej jednostce zajmowały się kancelarie. Z czasem akta spraw zakończonych oraz nieprzydatne w dalszej pracy kancelarie te przekazywały do archiwum, gdzie przekształcały się one w zespoły akt, obejmujące dokumentację powstałą w wyniku działalności poszczególnych instytucji i jednostek wojskowych. Biurowość w wojsku w okresie międzywojennym obejmowała pisemne opracowanie rozkazów, zarządzeń, raportów i meldunków, załatwianie korespondencji oraz rejestrację i przechowywanie akt. Tok 1 Problemy związane z organizacją i działalnością władz naczelnych poruszają m.in.: B. Woszczyński, Komisja Wojskowa i Ministerstwo Spraw Wojskowych w latach , Warszawa 1966 (maszynopis); E. Krawczyk, Demobilizacja i pokojowa organizacja Wojska Polskiego w latach , Warszawa 1963 (maszynopis). 17

2 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW służby i rozkład pracy w biurze ustalał dowódca lub kierownik kancelarii. Zależnie od wagi poszczególnych spraw dla państwa i wojska, korespondencję dzielono na jawną, poufną i tajną. Zaostrzenie tajemnicy następowało przez skierowanie pisma do rąk własnych odbiorcy. Ze względu na rodzaj oraz termin załatwienia sprawy, pisma służbowe dzielono na pilne i wykonywane w trybie normalnym 2. Po wprowadzeniu reformy biurowości wojskowej w 1931 r., oddzielnie unormowano czynności kancelaryjne na niższym i wyższym szczeblu. Grupa dowództw i instytucji na szczeblu niższym składała się z: dowództw taktycznych, samodzielnych instytucji administracyjnych załatwiających jednorodne sprawy w powierzonym im dziale administracji (np. powiatowe komendy uzupełnień) i urzędów specjalnych, których komendant był jednocześnie kierownikiem kancelarii, a w składzie osobowym nie było personelu kancelaryjnego (np. szpitale sezonowe). Jednostki te miały tylko jedną kancelarię, która przyjmowała i wysyłała korespondencję oraz przechowywała akta. Oddziały i pododdziały wchodzące w skład tych jednostek nie miały własnych kancelarii i nie prowadziły ksiąg, z wyjątkiem książki doręczeń pism wysłanych. Obowiązki kierownika kancelarii pełnił w nich adiutant dowódcy. Grupa instytucji na szczeblu wyższym składała się z centralnych władz wojskowych, instytucji i zakładów bezpośrednio im podległych oraz okręgowych władz wojskowych. Władze i instytucje te miały biura, będące organami pomocniczymi dowódcy, w skład których wchodzili: szef, referenci i kancelaria. Kancelarię tworzyli: kierownik, pisarze, maszynistki, kreślarze, regestratorzy, personel pomocniczy oraz woźni i gońcy 3. I. System dziennikowy w kancelarii wojskowej i próby jego reformy Czynności kancelaryjne w wojsku normowane były rozkazami i przepisami służbowymi. Pierwsze odpowiednie przepisy służbowe dla Ministerstwa Spraw Wojskowych (MSWojsk.) po odzyskaniu nie- 2 Mała Encyklopedia Wojskowa, Warszawa 1930, t. 1, s Ibidem, s

3 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... podległości przez państwo polskie wydano 10 grudnia 1919 r. 4 Określały one m.in. zakres działania MSWojsk., podział czynności, zasady wpływu akt i ich opracowania, prowadzenia korespondencji z Sejmem, Radą Ministrów, ministrami, władzami państw obcych oraz władzami wojskowymi. Ustalały też wzory dzienników, ksiąg i stempli potrzebnych w pracy kancelarii wojskowej. 29 kwietnia 1920 r. Szef Sztabu Dowództwa Okręgu Generalnego (DOGen.) Grodno przesłał do wiadomości MSWojsk. opracowane przepisy służby kancelaryjnej oraz wszystkie wzory podręczników kancelaryjnych 5. Wprowadzenie nowych przepisów związane było z reorganizacją DOGen. Grodno. Miały one za zadanie unormowanie toku służby w kancelarii wojskowej, opartej na systemie dziennikowym. Tokiem służby w oddziałach Sztabu DOGen. i w Adiutanturze kierował szef Sztabu. Godziny urzędowania kancelarii były unormowane, aby interesanci mogli zastać w biurze odpowiedniego referenta i personel kancelaryjny. Nie upoważniało to jednak urzędników do opuszczenia biura przed załatwieniem, w miarę możliwości, dziennego wpływu korespondencji. Całą korespondencję adresowaną do DOGen. urzędową i prywatną, pieniądze i paczki podejmował z poczty cywilnej oficer pocztowy Adiutantury. Godziny odbioru poczty regulowane były odrębnym rozkazem, w zależności od godzin przyjazdu pociągów. Korespondencja była wpisywana do książki pocztowej. Rozdziałem korespondencji zajmował się oficer Adiutantury, który znał strukturę DOGen. Pisma adresowane do dowódcy, szefa sztabu i do Oddziału II Sztabu Generalnego (Szt. Gen.) były dostarczane do właściwych kancelarii. Listy oznaczone jako tajne lub poufne otwierał szef Adiutantury. Ponadto oficer pocztowy prowadził osobne książki doręczeń pieniędzy i pakunków. Korespondencję, otwartą i rozdzieloną, poszczególni oficerowie wpisywali do Dziennych arkuszy wpływu 6. Dzienny arkusz wpływu prowadzony był przez Adiutanturę 4 Centralne Archiwum Wojskowe (CAW), Gabinet Ministra Spraw Wojskowych (MSWojsk.), sygn. I Por. też Encyklopedia Wojskowa, t. 1, Warszawa 1931, s CAW, Gabinet MSWojsk., sygn. I Przepisy służby kancelaryjnej w DOGen. Grodno z Wpisywano w nich: datę wpływu, nadawcę, treść, aprobatę przełożonego, liczbę 19

4 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW w trzech egzemplarzach, dla każdego oddziału osobno 7. Szef Sztabu w jednym egzemplarzu parafował te akta, które miały być mu osobiście referowane. Adnotację kopiowano w dwóch pozostałych dziennikach, po czym z powrotem odsyłano do kancelarii szefa Sztabu. Drugi egzemplarz dziennika odsyłany był do właściwego oddziału, a trzeci pozostawał w Adiutanturze. Każdy oddział DOGen. prowadził dwa rodzaje dziennika wpływów 8 : dla akt tajnych i poufnych oraz dla akt zwyczajnych 9. Wszystkie wpływające sprawy były wpisywane do odpowiednich dzienników i otrzymywały liczbę porządkową. Pieczątkę wpływu umieszczano pośrodku pod ostatnim wierszem treści pisma, a jeśli nie było tam miejsca u góry pisma lub w innym wolnym miejscu. Na pieczątce wpływu znajdowała się nazwa urzędu, data i godzina wpływu, liczba dziennika, liczba załączników i oznaczenie, komu dano dokument do opracowania. Dzienniki były prowadzone w systemie rocznym. Rozpoczynano je od liczby 1 w dniu pierwszego wpływu w danym roku, a zakańczano w dniu ostatniego wpływu. Akta wysyłane z oddziałów DOGen. jako akta własne również otrzymywały liczbę porządkową dziennika wpływów, tak jak nowe wpływy. Prowadzący registraturę sporządzał miesięczny wykaz spraw niezałatwionych i przedkładał swojemu bezpośredniemu przełożonemu 10. Do załatwienia spraw mniej ważnych używano karty służbowej, której nie wpisywano do dziennika podawczego. Każdy referent zobowiązany był do prowadzenia dziennika, w którym zapisywał otrzymane do opracowania wpływy, informacje o ich akt i potwierdzenie odbioru. 7 W myśl nowej organizacji DOGen. dzieliło się na 5 oddziałów. 8 Oddział I Sztabu DOGen. prowadził jeden dziennik wpływu akt zwyczajnych i poufnych. 9 Wpisywano w nich: widendy przed wysłaniem i po wysłaniu, załatwienie sprawy: dzień, rodzaj, adresata, adnotację o złożeniu w archiwum. 10 Do 15 każdego miesiąca registratura sporządzała wykaz zaległości z poprzedniego miesiąca, zaprotokołowanych, lecz niezałatwionych spraw, z wyjątkiem aserwatów, w celu przyspieszenia i uregulowania załatwienia sprawy. Na arkuszu wkładkowym wykazu odnotowywano datę wpływu, liczbę z dziennika wpływu, treść aktu, nadawcę, referat odpowiedzialny za załatwienie sprawy. Wykaz wpisywany był do dziennika wpływu i stanowił podstawę dla referentów do wyjaśnienia przyczyn powstania zaległości. 20

5 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... załatwieniu oraz o kontrolach terminowych 11. Referenci poszczególnych oddziałów porozumiewali się między sobą ustnie lub telefonicznie. Tylko w ważnych sprawach dodatkowo sporządzano pismo. W celu ujednolicenia pracy kancelaryjnej w oddziałach DOGen. wszystkie kancelarie zobowiązane były do prowadzenia ksiąg i druków pomocniczych według jednakowych wzorów: Księgi władz 12 ; Księgi widend 13 ; Dziennika kontroli terminowej; Dziennika przejściowników 14 ; Podręcznego dziennika wpływów dla referentów; Wykazu zaległości i Urgensu 15 ; Arkusza wyjaśnień 16 ; Zbieraczy Akta oddane kancelarii, po załatwieniu, musiały być przez kancelarię dokładnie zbadane i w przypadku Skontro w arkuszu kontroli terminowej odnotowywano: datę przedłożenia aktu, liczbę aktu i oznaczenie referenta odpowiedzialnego za opracowanie. Oprócz kancelarii, która prowadziła kontrolę terminową wszystkich aktów, każdy referent prowadził własny arkusz kontroli. 12 Kancelarie (registratury) oddziałów o dużym napływie dokumentów prowadziły księgę zawierającą alfabetyczny spis organów wyższych, równorzędnych i podległych, z którymi DOGen. prowadziło lub mogło prowadzić korespondencję służbową. W księdze codziennie notowano cały wpływ. Zadaniem księgi było ułatwienie sprawdzenia, czy dany akt, na który powołuje się Dowództwo w nowym piśmie, w rzeczywistości wpłynął i znajduje się w registraturze oraz ułatwienie dołączania przedaktów do wpływu. 13 Księgę widend prowadzono w celu ścisłej ewidencji i kontroli akt obcych oddziałów, przysłanych w charakterze widendy. Każdy poszczególny oddział grupował sobie, w chronologicznym porządku, pozostałe oddziały wchodzące w skład DOGen. i po otrzymaniu akt wpisywał je w księdze pod analogiczną liczbą porządkową. 14 Dziennik służył do kontroli akt, które przychodziły do DOGen., ale nie były do niego adresowane. Składał się z dwóch części: pierwsza, jako książka ewidencyjna przejściowników, pozostawała zawsze w kancelarii, bez przedkładania referentowi; druga, jako książka załatwień, zawierała tylko liczbę porządkową przejściownika i krótką treść. 15 Urgens pismo urzędowe wyjaśniające brak aktu z wykazu zaległości. Był on składany w registraturze, w celu złożenia go w archiwum w miejsce zaginionego aktu. 16 Arkusz wysyłany był w celu przyspieszenia odpowiedzi oraz zbadania przyczyn opóźnienia terminowej sprawy, krótką drogą tzn. z pominięciem całej drogi manipulacyjnej. 17 Dla zaoszczędzenia czasu i uniknięcia niepotrzebnego wpisywania do dziennika wpływu oddzielnie każdego pisma o tej samej treści, a zarazem ułatwienia szyb- 21

6 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW Niewykluczone były jednak indywidualne zmiany i ulepszenia, dokonywane za zgodą szefa Sztabu DOGen. W ważnych sprawach, których odpis sposobu załatwienia miał być przechowywany w archiwum, sporządzano koncept, na podstawie którego wykonywano czystopis. Referent opracowujący rękopis wpisywał datę (dzień, miesiąc i rok), w ważnych sprawach również godzinę, liczbę dziennika wpływów, liczbę załączników, uwagi (np. Natychmiast, Pilne, Tajne itp.) oraz swój podpis w odpowiednich rubrykach koszulki konceptowej. Podpisy referentów musiały być czytelne. Referaty sporządzane były na odwrotnej stronie pisma, na osobnej kartce papieru lub na specjalnych koszulkach konceptowych, arkuszowych lub półarkuszowych, tajnych lub zwykłych, w zależności od treści. Dokumentów umieszczanych w koszulce nie należało rozłączać, koncept pozostawał razem z dołączanym do niego wpływem w aktach. W sprawach mniej ważnych dopuszczalne było udzielanie odpowiedzi bezpośrednio na wpływie, na odwrotnej stronie pisma. W prawym górnym rogu pisma umieszczano dopisek Odręcznie. Przy często powtarzających się pismach w danej sprawie sporządzano odpowiednie blankiety drukowane lub litografowane. Dokumenty sporządzano w języku polskim, zgodnie z obowiązującymi w tym czasie zasadami pisowni polskiej 18. W treści pisma nie należało używać słów obcych, jeżeli można było je zastąpić polskimi. Opracowania musiały być pisane wyraźnie, gdyż przepisujący na maszynie nie mógł dokonywać żadnych zmian lub uzupełnień. Poprawki na lewym marginesie mógł wnosić tylko szef oddziału lub szef sztabu. Dokumenty o dużym znaczeniu, takie jak umowy czy kontrakty, były pisane odręcznie, także w czystopisie. Czystopisy i odpisy zwykłe wykonywały kancelarie poszczególnych oddziałów, czystopisy tajne zaufane siły pomocnicze. Do wykonywania czystopisów zalecano wykorzystywanie maszyn do pisania. Każde pismo służbowe składało się z nagłówka, adresu, osnowy i podpisu. Na czystopisach pism wychodzących z DOGen. w lewym górnym rogu wpisywano nagłówek oddziału lub urzędu wojskowego. Często kiego przedłożenia wszystkich meldunków, kancelarie oddziałów prowadziły Zbieracze. Dzieliły się one na: miesięczne, dwutygodniowe, dziesięciodniowe, tygodniowe, dzienne i okolicznościowe. 18 L. Rygier, Główne zasady pisowni polskiej, Warszawa

7 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... zamiast wpisywania stosowano pieczątki nagłówkowe, zawierające pełną nazwę jednostki. Oprócz nazwy umieszczano też oznaczenie dowództwa, oddziału itp., np. Dowódca, Szef Sztabu, Sztab Generalny. Poniżej wpisywano oznaczenie kancelaryjne (bieżąca liczba dziennika wpływu), np. L. cz D, L. cz. Sz. 345., L. cz. Szt. Gen. IV 2345 oraz krótką treść pisma. Poniżej miejsce, datę i godzinę wysłania. Po prawej stronie, na wysokości oznaczenia miejsca, wpisywano w pełnym brzmieniu nazwę adresata pisma. Korespondencję do dowództwa adresowano bez podawania nazwiska dowódcy, aby w przypadku jego nieobecności nie powodować zbędnej zwłoki w rozpatrzeniu pisma. Opracowany dokument powinien w całości załatwiać daną sprawę. Użyte słownictwo powinno być jasne i proste. Podjęte decyzje i wydane zarządzenia należało umotywować bez zbędnej rozwlekłości. Nie należało wchodzić w kompetencje dowództw wyższych, równorzędnych i niższych. Na wstępie należało powołać się na liczbę dziennika i datę pisma, na które udzielano odpowiedzi. Ze względu na ważność korespondencji, po prawej stronie u góry dodawane były uwagi, np. Natychmiast, Pilne, Tajne, Poufne. Pod treścią pisma po lewej stronie należało wpisać liczbę załączników i rozdzielnik. Przy ważnych załącznikach, np. świadectwach szkolnych, opisywano także ich stan. Załącznikiem mógł być zeszyt, książka lub odrębne pismo mające związek ze sprawą. Bardzo ważne było umieszczenie na piśmie rozdzielnika w przypadku, gdy pismo było kierowane do kilku adresatów. Określano w nim m.in. kto otrzymuje korespondencję do wykonania, a kto do wiadomości. Na dole, po prawej stronie, w odstępie 1 2 cm od ostatniego wiersza tekstu, umieszczano podpis w następującej formie: funkcja, nazwisko (bez imienia) i stopień wojskowy. Podpis musiał być czytelny. Czystopisy kierowane do władz wyższych, a także te, których przedmiotem było dyscyplinarne ukaranie lub dochodzenie wobec oficera, podpisywał własnoręcznie dowódca, zastępca dowódcy lub szef sztabu. Na pismach kierowanych do podległych dowództw wpisywano maszynowy podpis osoby uprawnionej, poprzedzony znakiem ( ), a niżej po lewej stronie, za zgodność własnoręcznie podpisywał szef odnośnego 23

8 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW oddziału. Czystopisy przedkładano do własnoręcznego podpisu razem z koszulką konceptową i wszystkimi załącznikami. W celu uwierzytelnienia treści pisma i podpisu, np. poświadczeń, dokumentów podróży, nakazów wypłat pieniężnych itp. odciskano pieczęć okrągłą z godłem państwowym i napisem w otoku: DOWÓDZTWO OKRĘGU GENE- RALNEGO w GRODNIE. Pieczęciami okrągłymi mogli posługiwać się: szef sztabu, szefowie oddziałów, szef adiutantury oraz szefowie działów. Czystopisy były porównywane przez kierownika kancelarii i osobę sporządzającą. Sprawy ważne porównywali referenci i szefowie oddziałów. Osoba dokonująca sprawdzenia podpisywała się na arkuszu konceptowym. Czystopis oddawany był z odpowiednio zaadresowaną kopertą. Na kopercie w lewym górnym rogu umieszczano liczbę własną wysyłanego aktu. Zaklejanie kopert i kontrola księgi doręczeń należały do obowiązków ekspedienta. Prowadzenie dziennika ekspedycji normowali szefowie oddziałów, każdy we własnym zakresie. Gotowa do wysyłki poczta była doręczana przez kancelarię oddziałową do głównej ekspedycji w Adiutanturze DOGen. za podwójnym arkuszem doręczeń. Zasadniczo do czystopisów używano białego papieru o arkuszach wielkości 21x33 cm. Krótkie meldunki pisano na 1/4 arkusza (pododdziały, z powodu braku papieru, mogły używać nawet 1/8). W osobistej korespondencji wojskowej używano arkuszy o rozmiarach 21x27 cm 19. Koperty były barwy białej lub żółtej, ich wielkość zależała od rozmiaru wysyłanego pisma. Rozróżniano koperty aktowe (14x36 cm), służbowe (14x20 cm) i koperty używane w prywatnej korespondencji wojskowej. Z lewej strony arkusza, na górze i na dole pozostawiano margines. Pierwszy wiersz każdego akapitu był cofnięty o ok. 1 1,5 cm. Pism do przełożonych nie można było kreślić i poprawiać, ponieważ mogły przez to stracić ważność. Pisma należało formułować zwięźle, jasno, w zdecydowanej formie i wyczerpując zupełnie temat, by uniknąć dodatkowych wyjaśnień Przepisy służbowe dla MSWojsk. nazywały ten format gabinetowym. 20 M. Profit, W. Rogulski, Korespondencja wojskowa i służba kancelaryjna, Warszawa

9 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... Do personelu kancelaryjnego należeli: 1. Kierownik kancelarii, który był odpowiedzialny za sprawne funkcjonowanie kancelarii, odpowiednie prowadzenie dziennika wpływów registratury, wysyłkę i doręczanie akt oraz dokładność i zgodność czystopisów z referatami. 2. Registratorzy, prowadzący dzienniki wpływów i ekspedytorzy akt, do których należało dokładne prowadzenie dziennika wpływów, szybkie doręczanie akt i przedaktów referentom, wysyłka akt, dokładne prowadzenie skorowidzów i ksiąg pomocniczych, przechowywanie akt. 3. Maszyniści wykonujący czystopisy i odpisy. 4. Gońcy. Przyjęty w Ministerstwie Spraw Wojskowych i w poszczególnych Dowództwach Okręgów Generalnych system kancelaryjny był niewydolny. Obieg pism był zawiły i powolny. Towarzyszyły mu liczne zapisy i pokwitowania. Referent skrępowany był czynnościami kancelaryjnymi, gdyż pismo przechodziło wiele razy przez ten sam punkt obiegu. Wyraźnie zaznaczał się biurokratyzm i brak odpowiedzialności ze strony dowódców i szefów, czekających na pisemną podkładkę dla podjęcia decyzji. Ich inicjatywa i samodzielność były jednocześnie ograniczane odgórnie, gdyż brakowało ściśle sprecyzowanych podziałów czynności i kompetencji. W połowie 1921 r. minister spraw wojskowych określił, że biurokratyzm jako wytwór gnuśności, lenistwa, braku poczucia obowiązku i odpowiedzialności jest wrogiem życia, zaprzeczeniem pracy żywej, rozumnej, wydajnej i celowej. Armia w początkach swego istnienia winna szczególnie wystrzegać się tego starego, wiecznie na zwłokę działającego narowu 21. Wzywał przy tym wszystkich swoich współpracowników do jak najbardziej energicznego tępienia biurokratyzmu w podległych im biurach i urzędach. Wychodził bowiem z założenia, że szefowie departamentów i sekcji powinni sami każdą sprawę odpowiednio osądzić i pokierować, nie zaś stawać się źródłem tzw. szy- 21 Dodatek tajny Nr 29 do Rozkazu Dziennego MSWojsk. Nr 127 z dnia r. 25

10 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW berów, czyli pozornego jej załatwiania 22. Powszechnie krytykowano objawy formalizmu, przerostu korespondencji oraz przewlekłego załatwiania często pilnych spraw. Z Sejmu i Rady Ministrów napływały do MSWojsk. ponaglenia z powodu przekraczania terminów ustalonych na otrzymanie odpowiedzi. W związku z tym wszystkim podległym urzędom powiatowym polecono podawać na każdym piśmie termin udzielenia odpowiedzi, niezależnie od tego, czy było kierowane do władz przełożonych, równorzędnych, podległych, czy do osób prywatnych. W celu umożliwienia należytego funkcjonowania administracji powiatowej, polecono dowódcom, urzędom, instytucjom i zakładom podległym MSWojsk. stosować się do określonych terminów odpowiedzi 23. Niestety centralizacja administracji wojskowej, nadmierna skłonność do uzgadniania i opiniowania, często występująca ostrożność w podejmowaniu decyzji i braniu na siebie odpowiedzialności powodowały, że kancelarie wojskowe były przeładowane aktami. Każdy dzień przynosił duże ilości wpływającej korespondencji. Roczny wpływ pism w departamentach MSWojsk. i w sztabach DOGen. wynosił przeciętnie od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy. Zarówno sama administracja wojskowa, jak i prowadzony w niej system kancelaryjny wymagały gruntownego i szybkiego uzdrowienia 24. Brakowało przepisów normujących funkcjonowanie biur i kancelarii oraz regulujących formy, sposób sporządzania i obieg korespondencji. Istniejące przepisy kancelaryjne w praktyce były mało funkcjonalne, a wydawane przez poszczególne władze wojskowe tymczasowe zarządzenia miały charakter lokalny. 22 Uwagi te wiązały się z następującym faktem: 25 marca 1921 r. Sekcja Traktatowa otrzymała pilne pismo od szefa Wojskowej Misji Francuskiej dotyczące koncesji na aparaty lotnicze Towarzystwa Aero-Targ w Poznaniu. Zamiast osiągnąć porozumienie na najkrótszej drodze, sprawę skierowano na przewlekłą drogę koszulkowych opinii. Po sześciotygodniowej wędrówce akt po różnych biurach MSWojsk. i Naczelnego Dowództwa (Szt. Gen.) sprawa nie doczekała się załatwienia. Zmusiło to Misję do interwencji, w wyniku której sprawa została wreszcie załatwiona. 23 CAW, Gabinet MSWojsk., sygn. I CAW, sygn. 1340, Raport szefa Biura Ogólno-Administracyjnego ze stanu prac nad przepisami o biurowości z dnia r. [w:] Przepisy biurowe (Projekt), Warszawa

11 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... Obowiązujące systemy kancelaryjne, oparte w większości na wzorach austriackich, nie odpowiadały zakładanym wymogom. Prowadzenie ogromnej liczby ksiąg kancelaryjnych było zjawiskiem powszechnym na różnych szczeblach. Zawiła manipulacja kancelaryjna pochłaniała wiele czasu. Kancelarie wojskowe najniższych szczebli w dużym stopniu korzystały z doświadczeń pracowników byłej armii austriackiej. Istniejący stan rzeczy wymagał zmiany. Pierwsze prace zmierzające do reorganizacji i uproszczenia biurowości wojskowej rozpoczęto w 1924 r. Poczyniono liczne próby ujednolicenia służby kancelaryjnej w siłach zbrojnych, m.in. zorganizowano kurs regestratorów w Oddziale V Szt. Gen. Próbowano organizować służbę kancelaryjną według wzorów austriackich, korzystając z doświadczenia regestratorów z byłej armii austro-węgierskiej. Żadna z tych prac nie osiągnęła zamierzonego celu i nie została zakończona. Jedną z metod usprawnienia pracy było założenie jeszcze jednej księgi kancelaryjnej, tzw. księgi rubryk, uwzględniającej numery odnoszące się do danego rodzaju spraw. Pod numerami dziennika podawczego dla danego pisma notowano oznaczenie cyfrowe sprawy. Było to przechodzenie do układu i rejestracji akt według podziału rzeczowego, z zachowaniem dziennika podawczego. Tego rodzaju manipulacja kancelaryjna wymagała prowadzenia tzw. księgi łączeń, podzielonej według kolejności liczb na numery odpowiadające grupom i rodzajom spraw, gdzie obok numeru notowano hasła danej sprawy. W 1925 r. zaczęto propagować w Wojsku Polskim amerykański system kancelaryjny 25. Miał on stały obowiązujący dla całego wojska schemat regestru, oparty na systemie dziesiętnym, który dawał oznaczenie pismom i łączył je automatycznie. Liczba haseł była nieograniczona. Szafy i teki gromadziły akta według haseł, w tekach mogły być spisy akt. W systemie amerykańskim nie było dziennika podawczego, a liczbę dziennika zastępowała liczba regestru. Wobec braku dzienników podawczych i automatycznego rejestrowania, korespondencji nie protokółowano. Główne cechy charakterystyczne tego systemu to praktyczność i prostota umożliwiające wzajemne zaufanie między 25 System ten propagował mjr Mach pracownik referatu przepisów i regulaminów Biura Szefa Administracji Armii. 27

12 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW referentami, automatyczne jednolite łączenie i oznaczanie pism oraz zmniejszenie personelu rejestrującego. W związku z projektem wprowadzenia nowego systemu manipulacji kancelaryjnej, 8 kwietnia 1925 r. u szefa Szt. Gen. zwołano konferencję, na której członkowie komisji powołanej do opracowania wniosków w tej sprawie mieli przedstawić szefowi Szt. Gen. zalety nowego systemu kancelaryjnego 26. Główną wątpliwością, która wyłoniła się w czasie tej konferencji była kwestia, czy w nowym systemie kancelaryjnym da się dokładnie ustalić odpowiedzialność osób załatwiających daną sprawę oraz czy system ten da się zastosować do akt ściśle tajnych. Jako poszczególne etapy wprowadzania nowego systemu zarządzono przetłumaczenie instrukcji kancelaryjnej, zorganizowanie kursów informacyjno-przygotowawczych i odpowiednie wyposażenie biur. Osobą odpowiedzialną za wdrażanie nowego systemu kancelaryjnego był mjr Mach. Wprowadzanie zmian w całym wojsku miało rozpocząć się 1 lipca 1926 r. Ostatecznie jednak stwierdzono, że system amerykański nie odpowiada jednak organizacji armii polskiej i nie został wprowadzony 27. W biurach i departamentach Ministerstwa Spraw Wojskowych zastanawiano się także nad innymi sposobami usprawnienia biurowości. Planowano wprowadzenie tymczasowej instrukcji, która częściowo rekompensowałaby brak odpowiednich przepisów dla służby kancelaryjnej. Wiosną 1925 r. w Departamencie VIII Sanitarnym kpt. Paweł Krawecki opracował tymczasową instrukcję dla służby kancelaryjnej i registratur 28. Wykorzystywano ją do szkolenia urzędników cywilnych MSWojsk. Autor instrukcji opierał się na rozporządzeniu Rady Ministrów z 28 października 1920 r. (Monitor Polski Nr 251/20), rozkazach ministra spraw wojskowych dotyczących spraw kancelaryjno-manipulacyjnych oraz własnym doświadczeniu i praktyce nabytych w pracy kancelaryjnej. 26 CAW, Biuro Administracji Armii MSWojsk., sygn. I , Protokół konferencji w sprawie wyboru systemu manipulacji kancelaryjnej. 27 Zebrane doświadczenia pozwoliły komisji sformułować wnioski, które posłużyły do stworzenia polskiego systemu kancelaryjnego, łączącego elementy systemu europejskiego i amerykańskiego. 28 CAW, Biuro Administracji Armii MSWojsk., sygn. I

13 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... W lipcu 1926 r. szef Administracji Armii przeprowadził z kierownikami kancelarii departamentów MSWojsk. odprawę poświęconą sprawie uproszczenia biurowości w wojsku. Równocześnie zlecił im opracowanie oraz przedłożenie uwag i wniosków zmierzających do usprawnienia pracy kancelaryjnej. Kwestią uproszczenia biurowości w oddziałach liniowych zajmował się także Oddział I Szt. Gen., zlecając dowódcom okręgów korpusów przedłożenie wyczerpujących referatów w tej sprawie 29. W styczniu 1926 r. powołano komisję do opracowania niezbędnych zmian w przepisach o biurowości w oddziałach liniowych, sztabach, zakładach i departamentach pod przewodnictwem gen. S. Mokrzeckiego 30. Prace komisji miały prowadzić do zmniejszenia manipulacji kancelaryjnej i uproszczenia zasad biurowości. Raporty przewodniczącego komisji, złożone ministrowi spraw wojskowych w dniach 30 marca i 23 czerwca 1926 r. informują, że przedmiotem szczegółowych badań była biurowość kompanii, szwadronów, baterii i pułków. Proponowane zmiany nie zostały jednak sprecyzowane ostatecznie. Powodem tego jak stwierdza gen. S. Mokrzecki było ogłoszenie przez Szefostwo Administracji Armii konkursu na opracowanie nowych przepisów gospodarczych i wzorów druków. Czekano na rozstrzygnięcie konkursu, dlatego też praca komisji praktycznie została przerwana 31. W końcu marca 1927 r. rozpoczęła pracę nowa komisja redakcyjna, powołana przez I wiceministra spraw wojskowych i szefa Administracji Armii, składająca się z oficerów obeznanych z organizacją i tokiem pracy kancelaryjnej w jednostkach liniowych 32. Jej zadaniem było m.in. wypracowanie jednolitego systemu kancelaryjnego i jedno- 29 Ibidem, Referaty i wnioski w sprawie uproszczenia biurowości w wojsku. 30 CAW, sygn. 1340, Raport szefa Biura Ogólno-Administracyjnego CAW, Biuro Administracji Armii MSWojsk., sygn. I , Pismo gen. S. Mokrzeckiego do szefa Biura Ogólno-Administracyjnego informujące o dotychczasowych wynikach obrad komisji. 32 Przewodniczącym komisji został płk T. Malinowski, dowódca 21 Dywizji Piechoty, a członkami: mjr M. Porwit z Wojskowego Instytutu Naukowo-Wydawniczego, mjr B. Mikiewicz z Biura Ogólno-Administracyjnego, kpt. dr M. Młotek z 52 pułku piechoty (pp), kpt. S. Szydło z 51 pp, kpt. E. Metze z 71 pp. W maju 1927 r. przewodniczącym komisji został mjr M. Porwit, ponieważ płk T. Malinowski otrzymał nowy przydział służbowy. 29

14 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW litych przepisów służbowych dla kancelarii oraz ustalenie sposobów ograniczenia korespondencji we wszystkich biurach i kancelariach sił zbrojnych. Komisja dysponowała bogatym materiałem nadesłanym z różnych instytucji Ministerstwa Spraw Wojskowych. Dowódcy okręgów korpusów postulowali m.in. opracowanie jednolitego regulaminu administracji wojskowej i służby kancelaryjnej. Dowodzili, że istniejący system korespondowania wykazuje wiele braków, które utrudniają i komplikują pracę kancelaryjną 33. Równocześnie dowództwa okręgów korpusów, w swoim zakresie, wydały rozkazy regulujące pracę kancelaryjną, zalecając jej uproszczenie 34. W rozkazach tych niejednokrotnie krytykowano dotychczas obowiązujące zasady służby kancelaryjnej i system obiegu korespondencji. Nadmierny rozrost biurokratyzmu i lawinowy przyrost dokumentacji były powodem niewydolności systemu kancelaryjnego. Zwracano m.in. uwagę na daleko posuniętą centralizację, która w dużym stopniu ograniczała samodzielność szefów poszczególnych komórek organizacyjnych instytucji wojskowych różnego szczebla 35. W związku z opracowywaniem nowych przepisów służbowych o biurowości minister spraw wojskowych zarządził, że system biurowości obowiązujący dotychczas w instytucjach centralnych i w dowództwach okręgów korpusów oraz sposób zaopatrywania się w potrzebne książki i druki kancelaryjne ma być stosowany do 1 kwietnia 1928 r. 36 II. System dziennikowo-regestrowy W wyniku prac komisji redakcyjnej, działającej pod przewodnictwem płk. T. Malinowskiego, a następnie mjr. M. Porwita oraz badań przeprowadzonych wspólnie z przedstawicielami centralnych 33 CAW, Biuro Administracji Armii MSWojsk., sygn. I , Referaty i wnioski w sprawie uproszczenia biurowości w wojsku. 34 Por. m.in.: Dziennik Rozkazów DOK III, Rozkaz nr 48 z r., pkt 23 Biurowość i praca kancelaryjna uproszczenie. 35 CAW, Biuro Administracji Armii MSWojsk., sygn. I , Pisma dowódców okręgów korpusów z marca i kwietnia 1926 r. dotyczące biurowości w jednostkach podległych oraz Referat płk. w st. spocz. J. Pączkowskiego do MSWojsk. z dnia r. pt. Centralizacja, biurokratyzm i formalistyka w administracji wojskowej. 36 Dziennik Rozkazów MSWojsk. Nr 35, poz. 417 z r. 30

15 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... instytucji wojskowych, w czerwcu 1927 r. opracowano i przedłożono w Ministerstwie Spraw Wojskowych projekt przepisów o biurowości dla sił zbrojnych oraz materiały i wnioski dotyczące ograniczenia korespondencji. Projekt ten był pierwszym zasadniczym krokiem zmierzającym do uregulowania zasad funkcjonowania biur i kancelarii oraz sposobów postępowania z korespondencją w wojsku. Rozesłano go do centralnych władz wojskowych, szkół wojskowych, dowództw okręgów korpusów i jednostek liniowych w celu wydania przez nie opinii, szczególnie w sprawie: schematu regestru i ewentualnego uzupełnienia haseł, prowadzenia korespondencji właściwości i celowości form korespondencji oraz stosowania załączonych do projektu wzorów i formularzy, zakresu prac kancelaryjnych wpływu korespondencji, zasad jej otwierania i rozdziału, prowadzenia ksiąg kancelaryjnych i stosowania pieczęci, przechowywania, wydzielania i niszczenia akt oraz innych czynności manipulacyjnych; zabezpieczenia tajemnicy służbowej właściwego podziału na sprawy tajne i poufne. Chodziło też o sformułowanie wniosków dotyczących pracy poszczególnych referentów, komisji i konferencji oraz współpracy pisemnej 37. Nowy system biurowy, nazywany polskim systemem kancelaryjnym powstał z połączenia systemu amerykańskiego i europejskiego (austriacko-włoskiego i niemieckiego) 38. Był on dostosowany do poziomu sił kancelaryjnych i biurowych i odpowiadał ówczesnym warunkom funkcjonowania sił zbrojnych. Nowy system wprowadzał jednolity dla całego wojska schemat regestru, nadawał pismom jednolite nazwy i numery, które automatycznie łączyły się w akta według spraw. Rejestrowanie odbywało się w szafie regestrze o specjalnym układzie półek i tek. Zachowano jednak uproszczony dziennik podawczy jako rejestr pism ważnych i notatnik treści pism odręcznych. Liczba dziennika służyła do oznaczania pism w obiegu zewnętrznym i wewnętrznym, zanim nie zostały one ostatecznie załatwione (stały się aktami). Liczba dziennika traciła znaczenie dla aktu na rzecz numeru regestru. 37 Por. CAW, sygn Rozkaz I wiceministra i szefa Administracji Armii L /27 z dnia r. [w:] Przepisy biurowe (Projekt), Warszawa 1927, s. III. 38 Ibidem, Raport o zakończeniu prac komisji z r., s. XXXI. 31

16 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW Zaproponowane rozwiązanie było kompromisowe, wprowadzało dodatnie cechy systemu amerykańskiego i europejskiego. W oddziałach liniowych (kompaniach i batalionach) zniesiono prowadzenie dzienników podawczych i wszelkich zapisków korespondencyjnych. Ograniczono się do prowadzenia zmodyfikowanej książki doręczeń. Dla wyższych szczebli dowodzenia, od pułku w górę, przyjęto jednolity system prowadzenia zapisków kancelaryjnych i registratury. Ujednolicenie takie dawało łatwość wymiany personelu kancelaryjnego i registratorskiego między biurami jednostek wyższych szczebli. Dziennik podawczy został uproszczony do kilku rubryk, w których wpisywano najważniejsze cechy pisma. Wszelkie skorowidze rzeczowe i książki łączeń stały się zbędne. W zewnętrznym obiegu pism pozostawiono książki doręczeń. Obowiązek klasyfikowania pism został przesunięty na referentów. Referent, umieszczając na dokumencie nagłówek, określał hasło z liczbą regestru, która kierowała pismo do określonej teczki w kancelarii (registraturze). Poprzez wpisanie w dzienniku podawczym, w rubryce treść, hasła i liczby regestru następowało połączenie dziennika podawczego z registraturą. Pewna część pism, o mniejszej ważności, nie była wpisywana do dziennika podawczego. Ta praktyka miała posłużyć w przyszłości do całkowitego zlikwidowania dzienników. Mechanizację pracy osiągnięto przez dokładne uregulowanie czynności personelu kancelaryjnego. Szczegółowo unormowano postępowanie z korespondencją wpływającą i wypływającą. Ujednolicenie sposobu regestrowania pism i akt oraz związane z tym jednolite nadawanie haseł (nagłówków) pismom na wszystkich szczeblach wojskowych miało powodować zautomatyzowanie obiegu korespondencji i grupowanie według tych samych haseł. Schemat regestru mógł zawierać maksymalnie 1000 haseł (ustalono 727). Zastosowane w schemacie hasła zostały ustalone i zgrupowane setkami według działów organizacyjnych. Każdemu hasłu i liczbie podanej w schemacie odpowiadała teczka (zestaw teczek), opatrzona odpowiednią liczbą i hasłem lub przegroda w szafie regestralnej. Teczki zakładano stopniowo, w miarę napływu spraw. Przy małej liczbie spraw określonego działu, korespondencja była grupowana przez kancelarię w teczkach oznaczonych hasłem setkowym (określającym nazwę całej setki). Stopniowo przy dalszym wpływie zakładano teczki 32

17 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... z hasłami dziesiątkowymi i jednostkowymi. Dalsza elastyczność systemu osiągana była przez segregowanie spraw personalnych i materiałowych w subteczkach według pewnych czynności, podanych bądź przy hasłach (personalnych), bądź w formie osobnego klucza czynności (załącznika do schematu). Wewnątrz teczki poszczególne sprawy grupowano alfabetycznie, według nazwisk, czynności lub w inny sposób, zależnie od charakteru sprawy. Schematowi regestru odpowiadał skorowidz alfabetyczny, obejmujący synonimy haseł, pozwalający na wyszukanie właściwego hasła i jego liczby. Przyjęte w projekcie rozwiązania miały w zdecydowany sposób uprościć biurowość. Wszyscy dowódcy, szefowie biur oraz referenci mieli dążyć do odciążenia oddziałów od pracy biurowej, szczególnie pododdziałów liniowych przez ograniczenie do minimum prowadzonych przez nie ksiąg. Uproszczenie biurowości zamierzano osiągnąć przez mechanizację czynności kancelaryjnych, a zwłaszcza przez ujednolicenie urządzeń biurowych i form pism. Pododdziały miały sporządzać pisma najbardziej niezbędne, natomiast jak najwięcej spraw załatwiać ustnie, w czasie odpraw i raportów, w dniu wpływu i jak najszybciej. Przepisy biurowe składały się z sześciu rozdziałów. A. Zasady przewodnie biurowości. B. Organizacja biur. C. Korespondencja wojskowa (rodzaj i forma korespondencji, język i styl, materiały kancelaryjne). D. Kancelaria (podział korespondencji, księgi kancelaryjne, pieczęcie i pieczątki, sporządzanie pism, obieg pism, registratura, wydzielanie i niszczenie akt). E. Praca referendarska (charakterystyka pracy, plan pracy, łączność i współdziałanie, opracowanie pism). F. Zabezpieczenie tajemnicy służbowej (sprawy tajne i poufne). Całokształt spraw ujęty został w 144 punktach. Przepisy zawierały dwa załączniki: pierwszy wzory korespondencji wojskowej, dziennika podawczego, pieczęci, druków i ksiąg kancelaryjnych; drugi schemat regestru, podzielony na 10 grup, a każda grupa na 10 podgrup obejmujących odpowiednie hasła. Wydzielono następujące grupy: 33

18 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW 0 99 Ogólne. Różne Organizacja Wyszkolenie Personalne. Sprawiedliwość Rachunkowość pieniężna Materiał. Sprzęt Środki lokomocji Wody. Marynarka Nieruchomości Zdrowie ludzi, zwierząt. Omówiony projekt przepisów po raz pierwszy normował zagadnienia w dziedzinie biurowości i korespondencji dla całego wojska. Problem ograniczenia korespondencji w wojsku polskim nie został jednak rozwiązany ostatecznie. Komisja przedłożyła jedynie projekty przepisów o rozkazodawstwie i sprawozdawczości. Za czynniki, które mogą wpłynąć na ograniczenie korespondencji uznano: kodyfikację zasadniczych ogólnych przepisów służbowych, normujących poszczególne dziedziny życia wojskowego, zwłaszcza administracji; wyposażenie dowódców w dostateczne środki łączności, ułatwiające bezpośredni kontakt; zmniejszenie liczby wydawanych doraźnie rozkazów i przepisów wymuszonych sytuacją, często sprzecznych ze sobą i wymagających dodatkowych interpretacji; określenie, kto i kiedy jest upoważniony do wydawania zarządzeń i rozkazów oraz uregulowanie sposobu redagowania i wydawania zasadniczych postanowień; ścisłe określenie liczby sprawozdań ze wszystkich dziedzin życia wojskowego; pozostawienie możliwie największej inicjatywy, przy dokładnym ustaleniu zakresu działania i odpowiedzialności, niższym szczeblom organizacyjnym w zakresie załatwiania spraw na podstawie istniejących przepisów 39. Jako uzupełnienie przepisów biurowych należało opracować doraźne zarządzenia regulujące liczbę i sposób prowadzenia ksiąg kompanijnych i batalionowych, wydawanie rozkazów dziennych i prowadzenie kroniki oddziału Por. CAW, sygn. 1340, Raport ze stanu prac nad przepisami o biurowości. L /27 z dnia r. [w:] Przepisy biurowe (Projekt), Warszawa 1927, s. XXII. 40 Por. ibidem, Raport o zakończeniu prac komisji z dnia r., s. XLI. 34

19 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... Wiceminister i Szef Administracji Armii rozkazał przedłożyć przez określone instytucje i jednostki wojskowe, w terminie do 30 października 1927 r., szczegółowe spostrzeżenia i wnioski dotyczące projektu przepisów biurowych. Termin wejścia w życie nowych przepisów o biurowości przewidywano na 1 kwietnia 1928 r. 41 Przesłane przez instytucje i jednostki uwagi oraz wnioski zostały uwzględnione przy opracowaniu ostatecznej wersji przepisów. Rozkazem Ministra Spraw Wojskowych z dnia 11 grudnia 1928 r. zatwierdzono i wprowadzono w życie przepis Biurowość w czasie pokoju 42. Przepis ten był znacznie rozszerzony w porównaniu z projektem. Składał się z trzech zasadniczych części oraz załączników i wzorów: część I postanowienia ogólne (obowiązujące zarówno dowództwa i instytucje na szczeblu niższym, jak również władze i instytucje na szczeblu wyższym); część II czynności kancelaryjne w dowództwach i instytucjach na szczeblu niższym; część III biurowość w instytucjach i władzach na szczeblu wyższym. Załączniki do przepisu obejmowały: nr 1 wykaz znaków konwencjonalnych w korespondencji telegraficznej; nr 2 instrukcję prowadzenia ksiąg i wypełniania druków kancelaryjnych; nr 3 schemat regestru ze skorowidzem alfabetycznym i instrukcją stosowania schematu regestru. W rozkazie wprowadzającym w życie powyższy przepis stwierdzono jednocześnie, że schemat regestru, oparty na pierwotnym projekcie w ramach 1000 haseł, ulegnie rewizji. W tym celu władze i instytucje na szczeblu wyższym oraz samodzielne instytucje biurowe na szczeblu niższym, w terminie do 30 września 1929 r., miały przedstawić wnioski dotyczące poprawek haseł w wydanym schemacie regestru oraz ich ewentualnego uzupełnienia. Do końca 1929 r., tj. do czasu wydania przez Ministerstwo Spraw Wojskowych przewidzianych w przepisach kluczy hasłowych dla władz i instytucji na szczeblu wyższym oraz samodzielnych instytucji biurowych na szczeblu niższym, wspomniane władze i instytucje miały stosować klucze hasłowe zestawione we 41 Por. ibidem, Raport ze stanu prac nad przepisami o biurowości. L /27 z dnia r., s. XXIV. 42 CAW sygn. 1343, Biur-1. Biurowość w czasie pokoju, Warszawa

20 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW własnym zakresie. Rozkaz zabraniał stosowania jakichkolwiek innych ksiąg kancelaryjnych, nieprzewidzianych przepisem. Obowiązujące od 1 stycznia 1929 r. przepisy wprowadzały zmiany w zasadach biurowości i czynnościach kancelaryjnych, pozostawiając jednak w dalszym ciągu dziennik podawczy. Określono m.in. nowe zasady wydzielania i niszczenia akt. Akta miały być przechowywane przez 2 lata, 12 lat lub trwale. Przez 2 lata przechowywano wszystkie akta. Przez 12 lat przechowywano akta o znaczeniu historycznym, prywatnoprawnym, dokumenty osobowe oraz dokumenty potrzebne w dalszej pracy biura. Trwale miały być przechowywane akta o znaczeniu historycznym, dokumenty osobowe i dokumenty prywatnoprawne. Po upływie 12 lat akta te były przekazywane przez registraturę do archiwum wojskowego. Registratury dowództw okręgów korpusów i sądów wojskowych mogły przechowywać akta przez 30 lat. Corocznie na podstawie sporządzanych wykazów akta były kwalifikowane do zniszczenia lub dalszego przechowywania. Akta zakwalifikowane przez referenta do zniszczenia registrator mógł przekwalifikować i pozostawić do dalszego przechowywania. Akta przeznaczone do przechowywania po pierwszym wydzieleniu były przenoszone z szaf do regestrowania do zwykłych szaf z przegrodami lub układane w tekach na półkach. Załącznik nr 3 schemat regestru ze skorowidzem alfabetycznym i instrukcją jego stosowania dzielił sprawy pod względem charakteru i rodzaju na 1000 haseł, które w niewielkim stopniu różniły się od projektu z roku Każde pismo otrzymywało odpowiedni numer regestru. Danemu numerowi odpowiadała teczka, w której przechowywano odnośne pisma. Dla dokładnego określenia sprawy używano haseł, które dzieliły szczegółowo schemat regestru. Każdemu hasłu odpowiadała cyfra (np Materiał. Sprzęt ). Każde hasło podzielone było na 10 grup (np Sprzęt łączności ), a grupa na 10 podgrup (np. 582 Sprzęt radiotechniczny ). Numer regestru, łącznie z kluczem haseł, stanowił znak pisma, według którego można je było odszukać w odpowiedniej teczce. Klucz hasłowy schematu regestru, do czasu jego określenia dla całego wojska, ustalał dla każdej registratury kierownik. Klucz hasło- 36

21 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... wy był układany według alfabetu, na podstawie spisu przewidzianych z góry spraw. W spisie alfabetycznym schematu regestru dopisywano słowami klucz hasłowy, cyfrą zaś kolejność porządkową w danym numerze regestru, np.: przepisy; awanse. Kluczem hasłowym w podanym przykładzie jest 1 i 2. Utworzony w ten sposób klucz dawał możliwość szybkiego odszukania sprawy w danym numerze regestru. Registrator wpisywał u dołu po prawej stronie na akcie numer regestru, np.: 311 2, klucz hasłowy według książki regestrowej i liczbę sprawy oraz liczbę akt w tej samej sprawie (w postaci ułamka). Po oznaczeniu aktu pełnym numerem regestru należało wypełnić odpowiednie rubryki dziennika podawczego. System ten wymagał prowadzenia księgi regestrowej, która była podręcznikiem do schematu regestru. Służyła ona do bardziej szczegółowego rozbicia spraw na poszczególne nazwiska lub miejscowości w danym numerze regestru. Na podstawie schematu regestru, odpowiednio do ilości spraw przewidywanych w danym roku w biurze, numerowane były nagłówki stronic po lewej stronie i wpisywane było hasło odpowiadające numerowi regestru. Hasła numeru regestru stanowiły rozdziały rzeczowe spraw, zaś ich liczby porządkowe klucz hasłowy. W celu łatwiejszego odszukania w książce regestrowej numeru regestru przyklejano łapki do każdej pierwszej kartki danego numeru regestru. Między pozycjami pozostawiano odstępy w zależności od przewidywanej ilości spraw w danym roku. Wolne miejsca między grupami spraw jednostkowych przeznaczone były na wpisywanie bieżących numerów następnych akt w tej samej sprawie i z tej samej instytucji. Bieżący numer pisano w mianowniku ułamka, zaś w liczniku numer dziennika podawczego. System ten był skomplikowany przez liczne znaki złożone z właściwego numeru regestru oraz numeru w postaci ułamka, określającego bliższą przynależność według klucza haseł. Było to rozwiązanie połowiczne i nie uprościło biurowości w pożądanym stopniu. Próby usprawnienia biurowości trwały zatem nadal i ukierunkowane były na zniesienie dziennika podawczego oraz ulepszenie sposobu stosowania regestru. Likwidacja dziennika miała uprościć samą rejestrację pism, a ulepszenie stosowania regestru usunąć zagmatwane znaki aktu. 37

22 ROCZNIK ARCHIWALNO-HISTORYCZNY CAW Wysiłki podejmowane w tym kierunku zaowocowały całkowitą zmianą zasad biurowości wojskowej, wprowadzoną w 1931 r. Zmiany te zbiegły się z reorganizacją biurowości w cywilnych urzędach państwowych, wprowadzoną uchwałą Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 1931 r. o przepisach kancelaryjnych w administracji publicznej 43. III. System bezdziennikowy w kancelarii wojskowej Rozkazem Ministra Spraw Wojskowych z dnia 30 lipca 1931 r. zatwierdzono i wprowadzono w życie przepisy Biurowość dowództw (instytucji) szczebla niższego i Biurowość władz i instytucji szczebla wyższego. Przepisom tym nadano odpowiednio, jako znak ewidencyjny, sygnaturę Biur.-1 i Biur.-2. Przepisy o biurowości dowództw (instytucji) szczebla niższego ustalały metody pracy biurowej oraz zasady systemu kancelaryjnego w dowództwach taktycznych (dywizje i samodzielne brygady), jednostkach administracyjnych, samodzielnych instytucjach biurowych załatwiających jednorodne sprawy w powierzonym dziale administracji (np. sądownictwo wojskowe, powiatowe komendy uzupełnień). Metody pracy biurowej dla centralnych władz wojskowych i bezpośrednio podporządkowanych im instytucji i zakładów oraz okręgowych władz wojskowych określały przepisy o biurowości władz i instytucji szczebla wyższego. Przepisy Biurowość władz i instytucji szczebla wyższego składały się z czterech zasadniczych części: I Postanowienia ogólne (zasady biurowości, zabezpieczenie tajemnicy służbowej, rodzaje korespondencji i charakter akt); II Metody pracy (postanowienia organizacyjne, plan i metody pracy wewnątrz biura, współpraca między biurami, załatwianie spraw); III Zasady systemu kancelaryjnego (kancelaria, obieg pism, podział czynności, wpływ korespondencji z zewnątrz, po- 43 Monitor Polski z 27 sierpnia 1931 r., nr 196, poz Zagadnienia związane z dziejami kancelarii w administracji cywilnej omawiają: H. Robótka Kancelarie urzędów administracji państwowej II Rzeczypospolitej. Procesy aktotwórcze, Toruń 1993; M. Motas, Pomoce kancelaryjne w okresie międzywojennym, Archeion nr 35, 1961, s ; por. też: idem, Zarys dziejów kancelarii Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w latach , Archeion nr 43, 1966, s ; idem, Z dziejów kancelarii Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w latach , Archeion nr 44, 1966, s

23 Włodzimierz Kołacz - Kancelaria wojskowa okresu... dział pism, wymiana korespondencji między biurami, wpływ pism do biura i podział między referentów, rejestracja i oznaczanie pism, przygotowanie pism i czystopisy, przekazanie do kancelarii korespondencji wysyłanej na zewnątrz, wysyłanie pism, przechowywanie akt); IV Organizacja pracy biurowej kancelaryjnej (wskazania ogólne, organizacja pracy w okręgach korpusów, organizacja pracy we władzach instytucjach centralnych) 44. Przepisy zawierały również wzory druków i ksiąg oraz załączniki: instrukcję o pieczęciach i pieczątkach (zał. nr 1), instrukcję o redagowaniu pism (zał. nr 2), instrukcję o składach akt (zał. nr 3), schemat wykazu akt trzycyfrowy (zał. nr 4), schemat wykazu akt czterocyfrowy (zał. nr 5), klucze do układu akt (zał. nr 6). W pracy biur i kancelarii starano się załatwiać sprawy szybko, prosto i w miarę możliwości bezpośrednio. Osiągano to przez odpowiednią organizację pracy oraz odciążenie dowódcy, kierownika lub szefa od pracy kancelaryjnej. Dążono do zmniejszenia pomocniczego personelu kancelaryjnego, jak również zredukowania czasu potrzebnego na załatwienie sprawy. Pisma należało sporządzać tylko w wypadku istotnej potrzeby, a w oddziałach i pododdziałach ograniczyć do istotnie najniezbędniejszych. Zalecane było, aby jak najmniej pisać, natomiast jak najwięcej spraw załatwiać ustnie, w czasie odpraw, omówień, raportów i przez osobiste kontakty. W miarę możliwości wpływające sprawy należało załatwić tego samego dnia, najlepiej odręcznie. Starano się też uprościć biurowość i zmechanizować czynności kancelaryjne przez ujednolicenie urządzeń biurowych i formy pism, a także stosowanie pism typowych (formularzy). Do tego celu służyły odpowiednie pieczątki, które miały nadawać pismom znaczenie dokumentów i powodować uproszczenie i mechanizację pewnych czynności kancelaryjnych, jak również unormowanie i zabezpieczenie obiegu pism. Powodowało to znaczną oszczędność czasu. Przy załatwianiu wszelkich spraw obowiązywała zasada przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej 45. Wszystkie sprawy dzielono 44 CAW, sygn. 1347, Biur.-2. Biurowość władz i instytucji szczebla wyższego, Warszawa W dniu r. MSWojsk. wydało Instrukcję o załatwianiu pism tajnych 39