Systemy BI godzą różne osobowości w biznesie

Transkrypt

1 Systemy BI godzą różne osobowości w biznesie WRZESIEŃ 2010

2 Systemy BI godzą różne osobowości w biznesie Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group SA. W każdej firmie, jak i w całym naszym życiu, spotykamy ludzi o skrajnie różnych osobowościach. Ma to ogromny wpływ na ich codzienne działanie, różne postrzeganie świata oraz oczywiście na rózny sposób podejmowania decyzji. Skuteczne zarządzanie firmą to nie tylko umiejętność łago-dzenia ewentualnych konfliktów na styku tych osobowości, ale przede wszystkim sztuka wyko-rzystania ich najlepszych cech dla dobra firmy. Chodzi o to by - szczególnie na najwyższych szczeblach zarządzania w firmie - ludzie nie tracili energii na niepotrzebne spory czy wręcz walkę, a harmonijnie współpracowali. Wydaje się to może zbyt idealistyczne, czyli niewykonalne, ale okazuje się, że dziś mogą w tym doskonale pomóc systemy Business Intelligence. Przedstawiony dalej wpływ osobowości na postrzeganie świata i zachowania w biznesie wynikają z moich wieloletnich obserwacji praktycznych i na pewno różnią się od podejścia naukowego. Typy osobowości Z moich doświadczeń wynika, że na potrzeby zrozumienia zachowań w biznesie określić można trzy najważniejsze typy osobowości: pragmatyk czy inaczej planista, marzyciel czy też artysta oraz wizjoner, czyli lider. Jak nie trudno się domyślić, w rzeczywistości nie występują tak jasno zdefiniowane osobowości każdy z nas jest ich mieszaniną jednocześnie jednak każdy z nas łatwo może określić, które z wyróżniających poszczególne osobowości cechy dominują w jego zachowaniach. Co ciekawe dominacje te mogą być diametralnie różne w naszych zachowaniach biznesowych i w życiu prywatnym. Jeśli zdamy sobie z tego sprawę i przyporządkujemy się do wyróżnionych osobowości to będzie nam łatwiej zrozumieć nasze zachowania i pokierować nimi tak by działać skuteczniej. Co ważne, zrozumiemy wówczas zachowania innych. Najważniejsze, z naszego, biznesowego punktu widzenia cechy poszczególnych osobowości przedstawiam poniżej. Pragmatyk planista, ma umysł analityczny, uważa, że świat jest uporządkowany i nasze życie także da się uporządkować. W działaniach jest systematyczny stara się wszystko planować, wie-rzy w struktury i je tworzy. Wszystkie odstępstwa od planów i rutyny wytrącają go z równowagi nie lubi ich. W postrzeganiu i ocenie otoczenia bardziej ufa faktom niż ludziom, którzy mogą wprowadzać go w błąd - nieświadomie lub celowo. Marzyciel artysta, przeciwieństwo pragmatyka, umysł całkowicie niezorganizowany czy wręcz chaotyczny. Uważa, że świat jest chaosem i nie da się go uporządkować więc nawet nie próbu-je. Nie planuje, nie organizuje, ale ma swoje marzenia oraz wizje świata i mimo braku konkretnych planów chciałby jednak coś osiągnąć. Marzyciel obserwuje otoczenie, czeka i reaguje na zdarzenia. Ważny jest dla niego kontakt z ludźmi, wrażenia i odczucia wierzy im bardziej niż faktom i suchym liczbom. Wizjoner lider to umysł charyzmatyczny. Wierzy, że świat jest zorganizowany, ale jednocześnie podlegający ciągłym zmianom, na które może mieć wpływ. Planuje, ale na wysokim poziomie abstrakcji, nie przywiązując wagi do szczegółów. Chce zmieniać świat pod kątem swoich wizji i oczekiwań, szybko też zauważa i reaguje na zmiany zachodzące w otoczeniu. Konflikt z niezrozumienia Już na pierwszy rzut oka widać, że dwa pierwsze typy osobowości Pragmatyk i Marzyciel stanowią zdecydowane przeciwieństwa, zupełnie odmiennie postrzegają świat, inaczej myślą, powiedziałbym, że ich mózgi działają inaczej.

3 I to właśnie między nimi występują największe konflikty. Te dwa typy osobowości są w świecie dominujące, a dodatkowo są w równowadze liczebnej. Oznacza to, że niemal połowa populacji ludności na świecie szacuję, że ok. 47% to pragmatycy, także ok. 47% to marzyciele, a zaled-wie 5-6% to wizjonerzy. Świadomość tych relacji oraz bliższe zrozumienie zachowań w biznesie pozwoli nam mi-nimalizować tek konflikty, a może nawet, wykorzystać je by uzyskać efekt synergii. Różne światy różnych osobowości Zastanówmy się może bardziej szczegółowo i praktycznie, jak świat biznesu postrzegają po-szczególne typy osobowości. Świat pragmatyka jest uporządkowany jego atrybutami są tabele, różnego rodzaju listy zadań, kalendarze, harmonogramy, pieniądze czy szerzej waluty, procedury, reguły, zakazy i nakazy oraz precyzyjne analizowanie szczegółów. Świat marzyciela stanowi natomiast wiele znaków zapytania i wątpliwości, alarmy i alerty reaguje dopiero jak coś się dzieje. Przemawiają do niego obrazy, wykresy bez zbędnych szczegółów, lubi komunikować się z innymi bezpośrednio rozmawiać ale i pośrednio, poprzez media. Przekaz musi być pełny i przejrzysty, ale bez zbyt dużej liczby szczegółów liczb czy tabel. Świat wizjonera jest jeszcze inny. Jego domeną jest analizowanie i przetwarzanie stąd śledzi trendy, wykresy. Ma umysł architekta, ale jest nieporadny w kontaktach i komunikowaniu się z innymi. Często swoje wizje ogłasza z megafonu a przeciwników często brutalnie eliminuje wycinając siekierą. Nie zwraca uwagi na ludzi i bieżące szczegóły liczy się tylko cel, czyli re-alizacja wizji. Synergia z połączenia osobowości pragmatyka są siłami marzyciela i odwrotnie. Teoretycznie więc, idealna byłaby osoba łącząca w sobie cechy obydwu tych osobowości. Jakkolwiek w praktyce zawsze mamy do czy-nienia z mieszaniną tych osobowości to nigdy nie występuje równowaga - zawsze jedna z oso-bowości jest dominująca. Realizację tego ideału połączenie siły i eliminację słabości różnych osobowości - możemy za to stosunkowo łatwo dokonać w przedsiębiorstwie, gdzie dysponujemy zawsze ludźmi o tych dwóch osobowościach. Jeśli reorganizowanej struktury dodamy jeszcze zalety wizjonera a znaleźć go praktycznie w każdej firmie to pozytywny efekt zostanie dodatkowo spotęgowany. Firma zorganizowana zgodnie zasadami łączenia zalet i eliminacji wad powinna być rynkową rakietą działać bardzo sprawnie i osiągać sukcesy. Osobowości a stanowiska Spójrzmy teraz na organizację firmy i zastanówmy się, na jakie stanowiska najlepiej pasują osoby poszczególnych rodzajach osobowości. Pragmatycy to zwykle analitycy, kontrolerzy, księgowi, pracownicy szeroko pojętej logistyki, kie-rownicy logistycy i inne osoby związane na codzień z tabelami, zestawieniami, pieniędzmi i licz-bami. Marzyciele najlepiej sprawdzają się z kolei jako sprzedawcy, konsultanci, doradcy, projektanci, marketingowcy, HRowcy czy aktorzy kontaktujący się na co dzień z dużą liczbą innych osób, mający do przekazania jakieś przesłania firmy, idee, itp. Wizjonerzy to szeroko pojęci liderzy, prezesi, szefowie produktów, trenerzy czy architekci oraz tzw. ewangeliści nowych produktów i technologii osoby kreujące nowe idee i nową rzeczywi-stość. Rzeczywistość nie jest oczywiście taka sielankowa i poukładana bardzo często ludzie zajmują stanowiska niezgodne z ich dominującymi cechami osobowości. I to właśnie jest zwykle przyczy-ną, z jednej strony, ich niepowodzeń w pracy, a z drugiej niezadowolenia z pracy i frustracji. Z punktu widzenia firmy, takie niedopasowanie zmniejsza efektywność działania firmy. Potrzeby różnych osobowości Wyraźnie widać, że każda z tych osobowości ma swoje siły, ale i słabości. Dodatkowo widać, że słabości Podobnie jak poszczególne osobowości różnie sprawdzają się na różnych stanowiskach, podobnie różne osoby, podświadomie nawet sięgają po różne aplikacje i narzędzia informatyczne. Dla pragmatyków w organizacji ważne są liczby i pre-

4 cyzja, oni rozumieją i czują liczby stąd interesują ich arkusze kalkulacyjne i raporty, ale szczegółowe i liczbowe. Jeśli analizy to tabela-ryczne, uporządkowane a nie poglądowe obrazki. Chcą pracować na bazie planów i budżetów, potrzebują i tworzą procedury, procesy, harmonogramy. Jeśli chodzi o liczby to postrzegają je bardzo precyzyjnie, do co najmniej dwóch miejsc po przecinku np. w przypadku pieniędzy. Marzycieli interesują natomiast obrazy i słowa, czyli wszelkiego rodzaju wykresy, zdjęcia, rysunki czy poglądowe schematy. Jeśli posługują się raportami i analizami to tylko ogólnymi, bez zbyt dużej ilości liczb. Kluczową rolę w ich działaniu mają wszelkie alerty i przypomnienia jeśli tego nie mają, to notorycznie zapominają i spóźniają się na spotkania. Z drugiej jednak strony spotkania i komunikacja z innymi to podstawa ich działania, są im niezbędne, dlatego istotne są dla nich wszelkiego rodzaju kalendarze i terminarze spotkań i zadań. Uzgodnienia i umowy najchętniej słowne, ogólne dopracowanie szczegółów zostawiają najchętniej pragmatykom. Jeśli chodzi o liczby owszem, ale z dokładnością do jedności, czyli złotówki, grosze ich już nie interesują. Wizjonerzy znowu sięgają po analizy rynkowe, trendy, wykresy zmian, tabele wyjątków, kokpity menedżerskie pokazujące stan i zmiany kluczowych parametrów. Jeśli raporty i zestawienia to wartości zagregowane, bez rozbijania na składniki. Oczywiście tworzą i wykorzystują prognozy i scenariusze, co będzie jeśli, itp. Liczbami operuje natomiast z dokładnością do tysięcy, mniejsze uważa za nieistotne dla postrzegania i oceny zjawisk. Technologie w służbie osobowości Zastanówmy się teraz jak w codziennej pracy technologie wspomagają nasze osobowości. Spójrzmy na to nie z poziomu gromadzenia bieżących danych transakcyjnych (systemy klasy ERP, CRM), ale z nieco wyższego, związanego z zarządzaniem, czyli integrowaniem i analizo-waniem danych z różnych systemów realizowanym przez systemy Business Intelligence. To właśnie BI łączy, jednoczy wszystkie informacje gromadzone w firmie i umożliwia ich analizowa-nie na potrzeby zarządzania i podejmowania decyzji. Dla pragmatyków idealne są wszelkie narzędzia do tabelarycznego planowania i raportowania takie jak np. PROPHIX czy Excell. Dla marzycieli, potrzebujących obrazków, wykresów ale jed-nocześnie alertów i przypomnień doskonały będzie np. TARGIT z wykresami i agentami powia-damiania i przewidywania. Wizjonerzy potrzebują natomiast zagregowanego obrazu całej firmy, czyli narzędzi klasy Corporate Performance Management (CPM) do zarządzania wydajnością i efektywnością organizacją. Zawierają one zarówno elementy planowania i prognozowania, ale również analizy i alerty oraz kokpity (konsole) menedżerskie. W praktyce jest to połączenie tych dwóch pierwszych narzędzi dla pragmatyków i marzycieli. Idealny interface czyli godzenie osobowości W praktyce organizacyjnej, to różne postrzeganie i podejście do świata najbardziej przeszkadza w skutecznym działaniu na etapie budowy strategii, planowania, budżetowania a potem oceny realizacji. W największym uproszczeniu ściera się wówczas wizjonerstwo prezesa z pragmaty-zmem dyrektora finansowego i marzycielstwem dyrektora handlu i marketingu. Skutkiem tego jest także utrudnienie i wydłużenie podejmowania ważniejszych decyzji i analizowania ich skutków i ryzyka. Najciekawsze przy tym jest to, że często spierające się osoby korzystają z tych samych danych wyjściowych tylko inaczej zagregowanych, a przede wszystkim inaczej przedstawionych w sposób zrozumiały czy wręcz oczywisty dla poszczególnych typów osobo-wości. I tu jest właśnie istota problemu i rola systemu Business Intelligence. Zacznijmy od prezentacji marzyciela wykresu sprzedaży w postaci torcika, na którym widać, że większość to np. sprze-daż sprzętu, mniejsza część to sprzedaż oprogramowania, a śladowe udziały mają szkolenia i usługi wszystko w postaci procentów całości przychodów. Pragmatyk, by to poczuć chciałby wiedzieć co to znaczy 60% - ile to dokładnie złotych proszę uprzejmie klik i zamiast wykresu widzi tabelę w złotych z dokładnością co do grosza np ,45 zł. Jeśli chce jeszcze dalej drążyć to kolejne kliknięcie i pozycja sprzęt rozwija się na komputery, monitory, drukarki, itp. Wizjonerowi przydałby się natomiast wykres słupkowy pokazujący jeszcze trendy wzrost, stabili-zacja czy spadek w możliwością, po kolejnych, pojedynczych kliknięciach zobaczyć te dane na tle trendów całego rynku, wykresu zmian kursu walut, itp.

5 Marzenia? Niekoniecznie, w przypadku systemów BI, przynajmniej niektórych, to już dostępna rzeczywistość, a jednocześnie jest to oczekiwany kierunek ich rozwoju. Przyszłość systemów BI Zastanawiając się nad rozwojem systemów BI powiedzieć można, że będą się one coraz bardziej uczłowieczały pod względem interakcji z ludźmi. Oznacza to że z jednej strony powinny zaakceptować istnienie różnych osobowości i związanych z nimi potrzeb a także przyjąć te osobowości. Uczłowieczanie BI oznacza, że systemy będą coraz bardzie samoobsługowe tzn. każdy z typów osobowości będzie mógł poradzić sobie z obsługą systemu, dotrzeć do potrzebnych informacji w sposób dla siebie intuicyjny i uzyskać dane w zrozumiałej, naturalnej dla siebie formie. Po dru-gie rozwijać będą się w kierunku porozumiewania się głosem i gestem jeszcze dalej idąc niż w obsłudze iphona czy innego telefonu z dotykowym ekranem i głosowym wybieraniem numeru. A najistotniejsze, rozwijana będzie wzajemna interakcja człowieka z systemem BI, tak jak to się odbywa między ludźmi. Jeśli napotkamy jakiś problem do informujemy np. partnera SMS-em, potem dzwonimy, analizujemy i dyskutujemy rozwiązanie, a na końcu podejmujemy decyzję i działamy. Podobnie, jeśli system, monitorując różne dane, napotka jakąś nietypową sytuację czy problem wyśle do człowieka maila że znalazł problem jednocześnie dołączając stosowny raport pokazujący ten problem i łącze do odpowiednich danych w systemie. Człowiek przyjrzy się temu wymieni informacje z systemem, pogrzebie w danych zada dodatkowe pytania, a po-tem podejmie decyzję i poinformuje system jak ma zadziałać, jakie procedury uruchomić. System BI komunikując się tak z człowiekiem, jest aktywny i interaktywny nie służy jak ERP do groma-dzenia danych, ale do ich aktywnego analizowania. System BI powinien mówiąc może trochę górnolotnie - działać jak człowiek. Szeroka integracja ze światem zewnętrznym to kolejny trend spowodowany potrzebami. Ta integracja to przede wszystkim ogólno i łatwo dostępne hurtownie danych i informacji, do których w razie potrzeby można sięgnąć połączyć się, zadać pytanie i uzyskać odpowiedź, wiarygodną odpowiedź. Analogicznie do tego jak dziś sięgamy na strony www by sprawdzić program telewi-zyjny czy sprawdzamy kursy walut nawet w ujęciu historycznym. Oddzielną zupełnie kwestią jest czy dostęp ten będzie płatny czy bezpłatny istotne jest natomiast by dane były stale dostępne, aktualne i by były wiarygodne. Inny ważnym zagadnieniem jest automatyczne, bezpośrednie komunikowanie się ze sobą róż-nych systemów BI zupełnie bez ingerencji człowieka. Przykładowo, jeśli nasz system BI odno-tuje drastyczny spadek sprzedaży to zanim nas o tym poinformuje prostym komunikatem sprze-daż produktu X spadła poniżej założonej wartości krytycznej Y to połączy się z innymi systemami BI np. agencji badania rynku i sprawdzi np. jak sprzedają się podobne produkty, czy nie nastąpiło tąpnięcie rynku czy zmiana upodobań klientów np. co do kolorystyki. Po uzyskaniu tych informacji nasz system BI albo sam podejmie stosowne działania albo zapyta nas, co robić przedstawiając jednocześnie znacznie szerszą informację ze świata zewnętrznego. Taka samodzielna, bez naszej ingerencji i każdorazowej decyzji, współpraca systemów BI ozna-czać może również, że nasz system dostanie automatyczny alert, że spodziewana jest drastyczna zmiana kursów walut co może mieć wpływ na sytuację naszej firmy. Mobilny dostęp rozumiany znacznie szerzej niż dzisiaj. Po pierwsze naprawdę dwustronna inte-rakcja np. przez nasze smartfon równie łatwa, intuicyjna jak kontakt telefoniczny z drugim czło-wiekiem. Z wykorzystaniem głosu, gestów, pełnego, bezpiecznego dostępu do wszystkich zaso-bów. BI zintegrowane z AI czyli integracja systemów Business Intelligence z systemami Artificial Intel-ligence (sztuczna inteligencja). Przykładowy efekt z połączenia tych dwóch technologii to uczący się system BI. Na podstawie naszych reakcji na różne zdarzenia, jakie sygnalizuje nam system BI, uczy się on i stopniowo sam reaguje odpowiednimi działaniami na podobne zdarzenia infor-mując nas tylko co zrobił, albo powiadamiając nas o jakimś zdarzeniu podpowiada nam nasze poprzednie decyzje w podobnym przypadku, ostateczną decyzję pozostawiając nam. Nie walczyć a poznać Podsumowując, by skutecznie działać w organizacji dla jej jak największego sukcesu, trzeba pa-miętać, że: Nie należy walczyć ze swoją osobowością, warto ją poznać i zrozumieć, a potem dobierać takie narzędzia, które będą wzmacniały nasze siły Menedżerowie nie powinni na siłę zmieniać zachowań innych osób, wynikających z ich różnych osobowości, a poznać je i odpowiednio organizując pracę i dając odpowiednie narzędzia, wykorzystywać efekt synergii ich siły a niwelować słabości Systemy BI będą się coraz bardziej dostosowywać do naszych potrzeb i upodobań uła-twiając nam pracę. Stopniowo, dzięki sztucznej inteligencji będą się także usamodziel-niać. Post Scriptum Na zakończenie jeszcze taka uwaga. Zarządy firm nie mają oporów i wydają wielotysięczne kwo-ty na wyposażenie pojedynczych stanowisk produkcyjnych, magazynowych czy nawet biurowych dla pracowników operacyjnych, a mają opory przed wydaniem - często mniejszych kwot - na wspomagające decyzje systemy BI używane przez kadrę kierowniczą. Zwrot z inwestycji w takie rozwiązania jest daleko większy i szybszy niż w jakiekolwiek inne systemy informatyczne gdyż menedżerowie potrafią je skuteczne wykorzystać do podejmowania lepszych decyzji niezależnie od swojej dominującej osobowości.

6 Ekspert w dziedzinie zarządzania procesami i efektywnością przedsiębiorstw