Umowa ramowa. nr Umowy: LK XXX/19/WI

Transkrypt

1 Umowa ramowa Realizację usług w zakresie przeglądów okresowych, konserwacji i serwisowania, kontroli szczelności instalacji i urządzeń wentylacyjno-klimatyzacyjnych oraz ich ewentualnych napraw w okresie objętym przedmiotem zamówienia. na nr Umowy: LK XXX/19/WI zawarta w dniu, w Gdańsku, między: reprezentowanym przez: 1). zwanym dalej Wykonawcą, a LOTOS Kolej Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Michałki 25, Gdańsk, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS , NIP , REGON , BDO: , kapitał zakładowy PLN wpłacony w całości, reprezentowaną przez: 1) 2) zwaną dalej Zamawiającym, o następującej treści: o następującej treści: Na podstawie rozstrzygniętego przez Zamawiającego postępowania nr LK-05/2019/FMW dotyczącego wyboru kontrahenta na zadanie pn. Realizacja usług w zakresie przeglądów okresowych, konserwacji i serwisowania, kontroli szczelności instalacji i urządzeń wentylacyjno-klimatyzacyjnych oraz ich ewentualnych napraw w okresie objętym przedmiotem zamówienia, Strony postanawiają zawrzeć niniejszą umowę. Zamawiający i Wykonawca zwani są w treści Umowy Stronami", a każdy osobno Stroną". Reprezentanci Stron oświadczają, że są w pełni uprawnieni do zawarcia niniejszej umowy oraz, że ich umocowania nie wygasły, ani nie zostały ograniczone oraz że przedłożone wypisy z KRS są aktualne. Strona 1 z 13

2 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest realizacja usługi w zakresie przeglądów okresowych, konserwacji i serwisowania, kontroli szczelności instalacji i urządzeń wentylacyjno-klimatyzacyjnych oraz ich ewentualnych napraw w okresie objętym przedmiotem zamówienia, w wydziale LOTOS Kolej w Urządzenia objęte przeglądami, konserwacjami i pracami nieobjętymi zakresem konserwacji zostały wyszczególnione w Załączniku nr 1 (Wykaz urządzeń i instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnych) do niniejszej umowy. 3. Przegląd okresowy wraz z konserwacją i serwisowaniem oraz kontrolą szczelności obejmuje czynności wynikające z dokumentacji (Dokumentacja Techniczno-Ruchowa DTR) i instrukcji obsługi producenta, a w szczególności: sprawdzenie parametrów pracy urządzeń, regulacja ciśnienia, parowania i skraplania w układach chłodniczych, regulacja wszystkich mechanizmów instalacji, zaworów i innych zespołów mających wpływ na jakość pracy klimatyzacji, sprawdzenie parametrów pracy sprężarki, sprawdzenie parametrów pracy grzałek w układzie sprężarki, sprawdzenie szczelności i drożności przewodów skroplin oraz tac ociekowych, sprawdzenie stanu izolacji zimnochronnej na ciągach chłodniczych, szczególnie w instalacjach zewnętrznych (dachy obiektów), sprawdzenie połączeń instalacji elektrycznych na listwach zaciskowych, sprawdzenie parametrów elektrycznych instalacji zasilania, sterowania oraz silników elektrycznych sprężarki i wentylatora, czyszczenie filtrów (niewymiennych) w jednostkach wewnętrznych, czyszczenie jednostek zewnętrznych, wydanie wniosków i zaleceń użytkownikowi w protokołach konserwacji. 4. Poza urządzeniami i instalacjami wskazanymi w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy, Wykonawca w okresie trwania umowy, przeglądami, konserwacją i serwisowaniem oraz kontrolą szczelności, obejmie również nowo zainstalowane urządzenia. Upoważniony pracownik Zamawiającego na bieżąco będzie przekazywał Wykonawcy wykaz nowo zainstalowanych urządzeń. 5. Wykonawca, w przeciągu 30 dni od daty wykonania pierwszego przeglądu okresowego, sporządzi dla Zamawiającego, w formie elektronicznej, aktualny wykaz urządzeń / instalacji oraz jednostek zewnętrznych, eksploatowanych przez Zamawiającego, objętych konserwacją i serwisowaniem oraz kontrolą szczelności oraz będzie zobowiązany aktualizować wykaz o nowo zainstalowane urządzenia. Wykaz musi zawierać: lokalizacja / miejsce pracy (pomieszczenie / budynek /adres) urządzenia/instalacji, typ (producent i rodzaj), rok produkcji, rok instalacji, model, numer seryjny, pełne oznaczenie rodzaju czynnika, ilość czynnika w urządzeniu. przypisanie urządzenia / instalacji do właściwej jednostki zewnętrznej. 6. Dodatkowo Wykonawca oznaczy wszystkie zainstalowane urządzenia / instalacje / jednostki zewnętrzne, tabliczkami / naklejkami znamionowymi, które będą zawierać typ urządzenia, numer seryjny, rodzaj czynnika oraz ilość czynnika. Strona 2 z 13

3 7. Wykonawca / osoba, posiadająca wymagane uprawnienia zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt. 1 o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (Dz.U poz. 2221), wykonująca czynności związane z przeglądami, pracami konserwacyjnymi i serwisowymi oraz kontrolami szczelności w lokalizacji Gdańsk, ul. Michałki 25, po przeprowadzeniu pierwszego przeglądu okresowego, konserwacji i serwisowaniu oraz kontroli szczelności i pozostałych czynnościach (np. napraw), w przeciągu 10 dni od daty zakończenia prac przedstawi protokół z wykonanych prac i stawi się w LOTOS Kolej, u pracownika posiadającego dostęp do Karty Urządzenia, w celu dokonania wpisu do CRO. W przypadku Wydziałów zamiejscowych, a także podczas kolejnych czynności (po pierwszym pełnym przeglądzie) wykonywanych w lokalizacji Gdańsk, w terminie do 10 dni po zakończeniu czynności, prześle protokół w skanem na adres mailowy. oraz w oryginale do pracownika posiadającego dostęp do Karty Urządzenia, w celu dokonania wpisu do CRO. 8. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w pracy urządzeń, Wykonawca w obecności upoważnionego pracownika Zamawiającego, dokona komisyjnego przeglądu z którego sporządzony zostanie protokół określający stan faktyczny urządzenia. 9. W ramach umowy Zamawiający może zlecić Wykonawcy do wykonania naprawy wg następujących zasad: A. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym zakres prac i termin wykonania prac, B. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu kosztorys ofertowy sporządzony na podstawie obowiązujących katalogów i cenników. Ceny materiałów Wykonawca określi na podstawie cennika produkowanych przez siebie części zamiennych lub dowodu zakupu (faktura, paragon) danego elementu. Potwierdzenie montażu zakupionych i dostarczonych przez Wykonawcę części i podzespołów, należy zawrzeć w protokole odbioru prac. C. Po akceptacji zakresu prac i kosztorysu przez Zamawiającego, Wykonawca po uzyskaniu zlecenia (w formie pisemnej lub za pomocą poczty elektronicznej) od Zamawiającego, wykona uzgodnione prace i zgłosi je do odbioru, D. W kosztach naprawy Wykonawca uwzględni wykonanie czynności kontrolnych, jeśli awaria była związana z wyciekiem f-gazów lub substancji kontrolowanej, celem sprawdzenia, czy naprawa była skuteczna. Wymaga się aby przypadku stwierdzenia wycieku: f-gazów, naprawa urządzenia nastąpiła bez zbędnej zwłoki. Po naprawie urządzenia, z którego nastąpił wyciek f-gazów, obowiązek kontroli przez uprawnioną osobę w ciągu miesiąca od naprawy celem sprawdzenia, czy naprawa była skuteczna, substancji kontrolowanej, naprawa nastąpiła jak najszybciej (w każdym przypadku w ciągu 14 dni). Po naprawie urządzenia, z którego nastąpił wyciek substancji kontrolowanej, obowiązek kontroli przez uprawnioną osobę w ciągu miesiąca od naprawy celem sprawdzenia, czy naprawa była skuteczna. E. Po odbiorze prac i podpisaniu protokołu odbioru prac przez Zamawiającego, Wykonawca przekaże Zamawiającemu fakturę. 10. W przypadku braku akceptacji kosztorysu ofertowego, Zamawiający może zlecić wykonanie usługi Wykonawcy wyłonionemu na podstawie procedury nr KOL Zakupy towarów i usług. 11. Naprawy obejmują m.in.: naprawy urządzeń i instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnych, programowanie/przeprogramowanie systemu, sprawdzenia szczelności instalacji chłodniczej wraz z usunięciem ewentualnych nieszczelności, uzupełnienie czynnika chłodniczego, wymiana filtrów w jednostkach wewnętrznych. Strona 3 z 13

4 2 Warunki wykonania umowy 1. W trakcie realizacji przedmiotu umowy Wykonawca będzie stosował się do wymagań własnego systemu zapewnienia jakości, jak również do wymagań umowy. Oznacza to, że materiały i urządzenia dostarczane lub produkowane przez Wykonawcę będą poddawane wszystkim wymaganym badaniom określonym odpowiednimi instrukcjami oraz standardami. 2. Urządzenia objęte przeglądami okresowymi wraz z konserwacją, będą realizowane zgodnie z poniższym harmonogramem: Przegląd okresowy: Termin realizacji przeglądu okresowego: Przegląd nr 1 (letni) r. Przegląd nr 2 (zimowy) r. Przegląd nr 3 (letni) r. Przegląd nr 4 (zimowy) r. Przegląd nr 5 (letni) r. Przegląd nr 6 (zimowy) r. Przegląd nr 7 (letni) r. Przegląd nr 8 (zimowy) r. 3. Protokół, o którym mowa w 1 pkt. 7 umowy, musi być wykonany zgodnie z art. 14 ust. 3 Ustawy o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (t. j. U. Dz.U poz. 2221). W wyżej opisanym protokole mają również znajdować się informacje określone w wykazie opisanym w pkt. 5 opisu umowy. 4. Zamawiający wymaga, aby wpis do CRO, o którym mowa w 1 pkt. 7 dokonany był: A. Dla czynności wykonanych w Gdańsku przy pierwszym przeglądzie, przez osobę wykonującą te czynności i posiadające wymagane uprawnienia, zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt. 1), w siedzibie Zamawiającego, przy udziale pracownika posiadającego dostęp do Karty Urządzenia, B. Dla czynności wykonanych w wydziałach pozamiejscowych, a także podczas kolejnych czynności (po pierwszym pełnym przeglądzie) wykonywanych w lokalizacji Gdańsk, na podstawie protokołu dotyczącego czynności, o których mowa w art. 14 ust. 3 pkt.4, sporządzonego i podpisanego przez osobę wykonującą te czynności, posiadającą w stosownych przypadkach certyfikat dla personelu, uprawniający do wykonywania tych czynności, przekazanego w oryginale. w terminie do 10 dni od wykonania czynności konserwacji, serwisowania i kontroli szczelności. 5. Każdy wykonany przegląd, konserwacja i serwisowanie, kontrola szczelności oraz naprawa będą odnotowywane w książce serwisowej oraz w książce Obiektu Budowlanego, a także w protokole z prac, o którym mowa w ust. 3, przekazywanym do wyznaczonego pracownika Zamawiającego w terminie 10 dni od ukończenia prac. W przypadku nieposiadania książki serwisowej przez Gospodarza Obiektu, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć taki dokument na własny koszt. 6. Podstawę do rozliczenia przeglądów okresowych oraz prac konserwacyjnych i serwisowych, kontroli szczelności i napraw, będą stanowiły protokoły odbioru prac podpisane przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. 7. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego w protokole odbioru, że przedmiot umowy nie został wykonany w sposób należyty tj. niekompletny lub zawiera wady, Wykonawca ma obowiązek ich uzupełnienia lub usunięcia w wyznaczonym przez Zamawiającego, technicznie możliwym terminie. Strona 4 z 13

5 Podpisanie protokołu odbioru przez Strony nastąpi po zrealizowaniu prac naprawczych. Negatywny protokół odbioru nie stanowi podstawy do wystawienia faktury. 8. Koszty napraw urządzeń, których uszkodzenie spowodował Wykonawca ponosi Wykonawca. 9. Jeżeli w czasie eksploatacji Zamawiający stwierdzi, jakąkolwiek wadę lub wydarzy się jakiekolwiek uszkodzenie systemów klimatyzacji, wówczas Zamawiający niezwłocznie powiadomi pisemnie (mailowo) o tym Wykonawcę. 10. Wykonawca zareaguje na ww. zgłoszenie natychmiast jednakże nie później niż w następnym dniu roboczym od zgłoszenia awarii, przysyłając swoich przedstawicieli celem zdiagnozowania jej przyczyn. 11. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu (mailowo) nie później niż w następnym dniu roboczym po wizycie serwisanta, kosztorysu naprawy wraz z terminem usunięcia usterki. 12. Usunięcie awarii nastąpi każdorazowo w terminie, który zaakceptuje Zamawiający (mailowo). 13. W przypadku konieczności podjęcia natychmiastowej reakcji (przy awariach w pomieszczeniach szczególnie chronionych np. serwerownie, centrale telefoniczne itp.) Wykonawca zobowiązany jest do przyjęcia zlecenia wykonania prac w formie telefonicznej od upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego, a czas reakcji od momentu zgłoszenia nie może być dłuższy niż 3 h. 14. Zaleca się wykonywanie prac w miejscu użytkowania urządzeń. Wykonawca może zabrać urządzenie do naprawy do swojej siedziby po uzgodnieniu z Zamawiającym, ponosząc wszelkie koszty związane z transportem oraz pełną odpowiedzialność za urządzenie. W takich sytuacjach Wykonawca odpowiadać będzie jednocześnie za demontaż i montaż urządzeń w miejscu ich eksploatacji. Zabranie urządzenia do siedziby Wykonawcy zostanie potwierdzone wpisem do książki serwisowej (zawierającym co najmniej: określenie nazwy i typu urządzenia, nr fabryczny, datę zabrania oraz przewidywaną datę zwrotu). 15. Usługa wykonywana będzie w dni robocze w godzinach pracy (7:00 18:00) i przy obecności upoważnionego pracownika Zamawiającego. W wyjątkowych sytuacjach, za zgodą Zamawiającego, usługa będzie mogła być wykonywana w sobotę lub w niedzielę. 16. Świadczone usługi będą wykonywane w sposób nieuciążliwy i bezkolizyjny z bieżącym funkcjonowaniem obiektów Zamawiającego. 17. Wykonawca, w ramach usługi, zobowiązany jest do utylizacji na własny koszt zużytych materiałów eksploatacyjnych i zagospodarowanie odpadów powstałych w wyniku wykonywanych usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 18. Na minimum 30 dni przed upływem terminu zakończenia umowy, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu aktualny wykaz wszystkich urządzeń, instalacji i jednostek zewnętrznych, objętych usługami. 19. Okres gwarancji na wykonane naprawy wynosi minimum 12 miesięcy licząc od daty wykonania usługi, potwierdzonej podpisanym protokołem odbioru prac. Strona 5 z 13

6 3 Wynagrodzenie 1. Za wykonywanie usług wskazanych w 1 ust. 3, Zamawiający zobowiązuje się płacić Wykonawcy wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości. PLN netto / przegląd. Kwota ta będzie aktualizowana każdorazowo, przy zmianie ilości lub typów urządzeń, zgodnie z 1 ust Za usługi wskazane w 1 ust. 11, Zamawiający zobowiązuje się płacić wynagrodzenie wynikające z kosztorysów ofertowych, o których mowa w 1 ust. 9, które Wykonawca będzie sporządzał przyjmując koszt jednej roboczogodziny w wysokości.. PLN netto. 3. Podstawą do wystawienia faktury za wykonanie przeglądu, konserwacji i serwisowania, kontroli szczelności oraz naprawy będą stanowiły protokoły odbioru prac podpisane przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. 4. Postanawia się, że Wykonawca będzie wystawiał faktury po zakończeniu każdej pojedynczej usługi. 5. Kwoty podane w 1 ust. 1 i 2 są kwotami netto, do których zostanie doliczony podatek VAT w przewidzianej prawem wysokości z dnia wystawienia faktury. 6. Należności z niniejszej umowy będą realizowane w formie przelewów bankowych na konto. w terminie dni od daty wystawienia zgodnie z obowiązującymi przepisami przez Wykonawcę prawidłowych, rzetelnych, faktur, z których jeden egzemplarz pozostaje u Wykonawcy. W razie uchybienia ww. warunkom wszelkie negatywne konsekwencje finansowe, w tym także z tytułu utraty przez Zamawiającego prawa do odliczenia podatku VAT, powstałe w wyniku uchybień przepisom Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz ze zm.), zrekompensuje Wykonawca. 7. Jeżeli termin płatności, o którym mowa w ust. 6, przypada w sobotę lub inny ustawowo wolny dzień od pracy, termin płatności upływa w pierwszy dzień roboczy przypadający po terminie płatności wynikającym z ust Wykonawca będzie przesyłał faktury w formie elektronicznej na adres faktura@lotoskolej.pl Formatem faktury w formie elektronicznej jest format PDF. Wykonawca jako wystawca faktury, zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zamawiający, jako odbiorca faktury, może wycofać akceptację przesyłania faktur w formie elektronicznej. W przypadku wycofania akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania odbiorcy faktur w formie elektronicznej od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji. Przesłanie faktury na adres inny niż wskazany do przesyłania faktur w niniejszej akceptacji nie stanowi w żadnym przypadku dostarczenia faktury. 9. Wykonawca bez wyraźnej pisemnej zgody Zamawiającego nie może przenosić żadnych praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na podmioty trzecie, w tym również praw do wynagrodzenia. 10. Wykonawca oświadcza, że jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym oraz nie jest małym podatnikiem rozliczającym się metodą kasową w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a w przypadku zmian w tych zakresach zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić o nich Zamawiającego, pod rygorem zrekompensowania wszelkich negatywnych konsekwencji finansowych z tego tytułu. 11. Wykonawca oświadcza, iż jego rezydencją podatkową jest Rzeczpospolita Polska, w przypadku zmian w tym zakresie zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić o nich Zamawiającego, a także wraz Strona 6 z 13

7 z Zamawiającym ustalić treść aneksu do Umowy wprowadzającego zapisy regulujące sposób rozliczeń podatku u źródła i przekazania certyfikatu rezydencji. 12. Wykonawca zobowiązany jest na fakturze podać numer Umowy będącej podstawą wystawienia faktury. 13. Wszystkie płatności dokonywane przez Zamawiającego realizowane są metodą podzielonej płatności. 4 Gwarancje 1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji i rękojmi na Wykonane usługi na okres 12 miesięcy. 2. Gwarancją objęte są także użyte do naprawy materiały i podzespoły zakupione przez Wykonawcę. W tym przypadku gwarancja ze strony Wykonawcy przysługuje na warunkach i przez okres gwarancji udzielonej przez producenta. 3. W razie stwierdzenia przez Zamawiającego w okresie gwarancyjnym usterek w działaniu urządzeń, Zamawiający powiadamia natychmiast Wykonawcę, aby w terminie nie dłuższym niż 2 dni od chwili powiadomienia o usterce wziął udział w pracach komisji mającej na celu ustalenie przyczyny, zakresu i sposobu usunięcia usterek i spisania protokołu reklamacyjnego. 4. W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia ujawnionych w okresie gwarancji usterek na swój koszt, w terminie wskazanym w zgłoszeniu, lub nie dłużej jak w ciągu 2 dni roboczych od daty spisania protokołu reklamacyjnego. 5. Wykonawca może nie uznać reklamacji, gdy uszkodzenie urządzeń w okresie gwarancyjnym nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, z winy Zamawiającego na skutek niewłaściwej eksploatacji, samowolnego dokonania przez osoby nieupoważnione napraw, przeróbek i zmian konstrukcyjnych, z wyłączeniem sytuacji, w których komponenty użyte do naprawy były niewłaściwe lub niskiej jakości. 6. Okres gwarancji po naprawie urządzeń ulega wydłużeniu wyłącznie o czas od zgłoszenia reklamacyjnego do zakończenia naprawy gwarancyjnej. 5 Obowiązki stron 1. Do obowiązków Zamawiającego należy: a) umożliwienie Wykonawcy (wg uzgodnionego harmonogramu) dostępu do pomieszczeń w których znajdują się instalacje i urządzenia w sposób i na warunkach umożliwiających terminowe i bezpieczne warunki wykonania umowy przez Wykonawcę, b) udostępnienie Wykonawcy na czas realizacji przedmiotu umowy dostępu do energii elektrycznej oraz do pomieszczeń sanitarnych, c) przeszkolenie pracowników Wykonawcy w zakresie obowiązujących na terenie siedziby Zamawiającego przepisów bhp, p.poż., ładu i porządku przepustkowego, bezpieczeństwa, występujących zagrożeń, zasad łączności i alarmowania oraz zgłaszania wypadków i zagrożeń, d) informowanie niezwłocznie Wykonawcy o postanowieniach i istotnych zmianach procedur, instrukcji, regulaminów dotyczących bezpośredniej realizacji niniejszej umowy, e) udzielanie wszelkich informacji w zakresie mogącym mieć wpływ na prawidłowe wykonanie prac oraz konsultacji w zakresie przedmiotu niniejszej Umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się do: a) wykonywania przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa m.in. zgodnie z Ustawą z 15 maja 2015 r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (t.j. Dz.U poz. 2221), b) dyspozycji osobami, które będą realizować umowę, posiadającymi wymagane prawem świadectwa kwalifikacyjne, niezbędne do wykonywania czynności konserwacyjnych, Strona 7 z 13

8 przeglądów i konserwacji oraz kontroli szczelności, a także napraw, w tym co najmniej jednej osoby posiadającej kwalifikacje w zakresie eksploatacji urządzeń wentylacji, klimatyzacji i chłodniczych o mocy powyżej 50 kw zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 28 kwietnia 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad stwierdzania posiadania kwalifikacji przez osoby zajmujące się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci (Dz. U. z 2003r. Nr 89, poz. 828 z późn. zm.), c) niewykonywania prac niebezpiecznych pożarowo bez pisemnej zgody upoważnionego pracownika Zamawiającego, d) terminowego wykonania przedmiotu umowy zgodnie z: postanowieniami umowy, zasadami współczesnej wiedzy technicznej, wymaganiami prawa budowlanego, obowiązującymi przepisami i normami z użyciem odpowiednich jakościowo materiałów (materiały muszą być fabrycznie nowe), odpowiedniego sprzętu narzędzi, maszyn i technologii gwarantującej terminowe i właściwe jakościowe wykonanie przedmiotu, e) stosowania oryginalnych części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych wskazanych przez Zamawiającego; w przypadku stosowania zamienników Wykonawca zobowiązuje się do użycia materiałów o określonych parametrach technicznych i jakościowych, f) użytkowania urządzeń pomiarowych posiadających wszelkie niezbędne świadectwa legalizacji, certyfikaty wzorcowania lub inne dokumenty poświadczających sprawdzenie urządzeń przed dokonaniem pomiarów. 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony. 6 Postanowienia dodatkowe 2. Umowa może zostać rozwiązana w każdym czasie z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenia umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Zamawiający będzie miał prawo rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia i bez rekompensaty poniesionych kosztów, za wyjątkiem należnego Wykonawcy wynagrodzenia za zrealizowane usługi, jeżeli Wykonawca dopuści się rażących naruszeń zobowiązań określonych w umowie, po uprzednim dodatkowym bezskutecznym wezwaniu Wykonawcy do realizacji w należyty sposób jego zobowiązań i wyznaczeniu mu dodatkowego terminu nie krótszego niż 7 dni. 4. Wykonawca będzie miał prawo rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia i bez rekompensaty poniesionych kosztów, jeżeli Zamawiający dopuści się rażących naruszeń zobowiązań określonych w umowie po uprzednim dodatkowym bezskutecznym wezwaniu Zamawiającego do realizacji w należyty sposób jego zobowiązań i wyznaczeniu mu dodatkowego terminu nie krótszego niż 7 dni. 5. Wszelkie zmiany postanowień umowy mogą nastąpić jedynie za zgodą stron na piśmie pod rygorem ich nieważności. 6. W sprawach nieregulowanych umową mają zastosowanie właściwe przepisy prawa. Umowa oparta jest na prawie polskim. 7. Wykonawca i Zamawiający oświadczają, że dołożą wszelkich starań by ewentualne spory jakie mogą powstać przy realizacji umowy były rozstrzygane polubownie, a w przypadku gdy nie będzie to możliwe, spory będzie rozstrzygał sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 8. Jako adresy dla doręczeń strony podają adresy podane na wstępie umowy przy oznaczeniach stron i zobowiązują się do zawiadamiania drugiej strony o jego zmianie, pod rygorem skuteczności doręczenia pod ostatnio podanym adresem. 9. Wykonawca zobowiązuje się w czasie realizacji umowy oraz przez okres trzech lat po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu (niezależnie od przyczyny tego wygaśnięcia lub rozwiązania) do zachowania w tajemnicy wszelkich przekazanych mu lub udostępnionych w jakiejkolwiek formie informacji poufnych, jak również informacji i danych wytworzonych w ramach realizacji Umowy na podstawie lub w oparciu o Strona 8 z 13

9 informacje poufne w rozumieniu Umowy. Oznacza to podjęcie wszelkich działań, które w dobrej wierze Wykonawca uzna za odpowiednie w celu ochrony otrzymanych poufnych informacji przed niewłaściwym wykorzystaniem zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji Umowy, bądź w razie odstąpienia od jej realizacji lub jej rozwiązania, przy czym zastosowane przez Wykonawcę zasady i środki ochrony informacji poufnych, dotyczących Zamawiającego będą gwarantować co najmniej ten sam poziom ochrony, który Wykonawca stosuje względem własnych informacji poufnych bądź stanowiących tajemnicę jego przedsiębiorstwa. Przez informacje poufne rozumie się wszelkie informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności, a także uzyskane przez Strony lub wytworzone przez Strony w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej Umowy. 10. Zobowiązanie do zachowania poufności przez Wykonawcę nie obejmuje informacji: a) które zostały podane do publicznej wiadomości w sposób nie stanowiący naruszenia postanowień Umowy przez Wykonawcę, b) które znajdowały się w posiadaniu Wykonawcy przed datą rozpoczęcia wykonywania usług niniejszej Umowy i nie były w danym czasie objęte zobowiązaniem do zachowania ich w poufności, c) które są ujawniane za uprzednią pisemną pod rygorem nieważności zgodą Zamawiającego, d) których obowiązek ujawnienia wynika z przepisów prawa, decyzji władz państwowych lub samorządowych wydanych na podstawie właściwych przepisów prawa lub w związku z toczącym się postępowaniem sądowym, administracyjnym lub przed sądem polubownym; w takim wypadku Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o ujawnieniu oraz do podjęcia wszelkich prawnie dopuszczalnych działań zmierzających do zminimalizowania zakresu ujawnianych informacji. 11. Wykonawca jest upoważniony do przekazywania informacji poufnych tylko tym osobom, którym przekazanie ich jest niezbędne w celu należytej realizacji Umowy i pod warunkiem zobowiązania ich do zachowania poufności na zasadach nie gorszych aniżeli określone w Umowie. Za naruszenie powyższych postanowień przez osoby, którym informacje zostały przekazane przez Wykonawcę Wykonawca odpowiada jak za własne naruszenie. 12. Ze strony Zamawiającego nadzór i kontrolę nad realizacją przez Wykonawcę niniejszej umowy sprawuje Szef Biura Zarządzania Infrastrukturą. 13. Strony wyznaczają następujące osoby kontaktowe związane z realizacją umowy: Ze strony Zamawiającego: a) Szef Biura Zarządzania Infrastrukturą, b) Pracownicy Biura Zarządzania Infrastrukturą, c) Ze strony Wykonawcy: a).., b).., c)... Strona 9 z 13

10 7 Zmiana istotnych postanowień umowy 1. Niedopuszczalna jest zmiana postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, z wyjątkiem przypadków określonych w ust Zamawiający dopuszcza zmiany istotnych postanowień zawartej umowy w przypadku: wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy w zakresie dostosowania postanowień umowy do zmiany przepisów prawa; zmiany nazwy oraz formy prawnej Stron w zakresie dostosowania umowy do tych zmian. 8 Klauzule etyczne 1. Zamawiający prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. 2. Zamawiający dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro, Zleceniodawca podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Zamawiający podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. 3. Zamawiający w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Zamawiający zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących u Zamawiającego zasad wyrażonych w Kodeksie etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Zamawiającego koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. 4. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie 5. Wykonawca oświadcza, iż wedle jego najlepszej wiedzy w dacie podpisania umowy, nie występuje jakikolwiek konflikt interesów, który mógłby stanowić przeszkodę dla należytego wykonywania umowy przez Wykonawcę, wpływać na jego bezstronność, jakość wykonywanych przez niego prac lub usług, niezależność lub rzetelność. 6. Wykonawca oświadcza, iż zobowiązuje się zachować najwyższą staranność w zakresie wymaganym dla prowadzonej działalności gospodarczej oraz podejmować działania zmierzające do unikania konfliktu interesów. 7. Wykonawca oświadcza, że w okresie realizacji umowy, w przypadku podejrzenia zaistnienia ryzyka ewentualnego konfliktu interesów wpływającego na treść oświadczenia, o którym mowa w ust. 8, niezwłocznie poinformuje na piśmie Zamawiającego o takim podejrzeniu, wskazując jego uzasadnienie i przedstawi propozycję wszelkich niezbędnych działań mających na celu zapobieżenie konfliktowi, uwzględniając szeroko pojęty interes Zamawiającego oraz stosowane przez niego zasady etyki biznesu. 8. Wykonawca oświadcza, że nie oferował, ani nie przekazywał żadnych korzyści majątkowych w celu wywarcia wpływu na decyzję Zamawiającego o wyborze jego oferty. Nie wpływał na wybór Zamawiającego w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz nie brał udziału w Strona 10 z 13

11 jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach z innymi podmiotami trzecimi, które miałyby na celu wywarcie wpływu na wybór Zamawiającego. 9. Zamawiający deklaruje się dołożyć starań i podjąć niezbędne czynności w celu polubownego rozwiązania sporów, kontrowersji lub roszczeń powstałych bezpośrednio bądź pośrednio na tle obowiązywania lub wykonywania niniejszej umowy, w szczególności przedstawiając drugiej stronie przedmiot sporu na stosownym poziomie szczegółowości, jak i podejmując komunikację w odniesieniu do przedmiotu sporu prezentowanego przez drugą Stronę. Powyższe działania nie wyłączają jednakże prawa Zamawiającego do skorzystania ze środków ochrony prawnej, gdyby osiągnięcie porozumienia okazało się niemożliwe w rozsądnym czasie. 10. Wykonawca oświadcza, że przestrzega obowiązujących przepisów prawa dotyczących szeroko rozumianej ochrony środowiska, w szczególności w zakresie uzyskania niezbędnych zezwoleń, dokonania zgłoszeń i składania informacji oraz respektowania ograniczeń korzystania ze środowiska, w tym, w szczególności wynikających z należytej gospodarki odpadami. Ponadto Wykonawca oświadcza, że działa w sposób zrównoważony i podejmuje działania ograniczające negatywny wpływ własnej działalności na środowisko naturalne. 11. Wykonawca oświadcza, iż w zakresie dotyczącym zatrudnienia, stosuje w prowadzonej działalności gospodarczej obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa, w tym, w szczególności Kodeks pracy oraz akty wykonawcze wydane na jego podstawie. 12. Wykonawca oświadcza, iż uwzględnia w swojej działalności gospodarczej również problematykę społeczną i dąży do maksymalizacji integracji wartości społecznych, środowiskowych, etycznych i tych związanych z prawami człowieka z działalnością swoją, innych zainteresowanych stron i społeczeństwa jako całości. 13. Mając na uwadze jakość realizacji umowy, bezpieczeństwo pracy, ochronę środowiska oraz standardy społecznej odpowiedzialności biznesu, Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Wykonawcy audytów w obszarze będącym przedmiotem umowy. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także odpowiednich przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących przy realizacji umowy. 14. Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania aktualnie obowiązujących na terenie Zleceniodawcy zasad i standardów postępowania, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa pracy i ochrony ppoż. udostępnionych przez Zleceniodawcę w serwisie: Wymagania Grupy LOTOS dla Kontrahentów pod adresem: Wykonawca jest zobowiązany wyznaczyć osobę, która będzie posiadała dostęp do w/w serwisu przy wykorzystaniu loginu i hasła przekazanego po podpisaniu umowy. W przypadku trudności z logowaniem do serwisu z dostępem do dokumentów należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie Zamawiającego na adres owy: kontrahenci@grupalotos.pl 16. Zmiany w dokumentach udostępnionych w serwisie Wymagania Grupy LOTOS dla kontrahentów wchodzą w życie z datą wskazaną w w/w serwisie i nie wymagają dla swojej ważności zmiany umowy w formie aneksu. 17. Ze strony Wykonawcy osobą upoważnioną, która będzie miała dostęp do serwisu Wymagania Grupy LOTOS dla kontrahentów, udostępnionego pod adresem: jest osoba wskazana w Wykonawca jest zobowiązany zapewnić przestrzeganie wymagań udostępnionych w w/w serwisie przez osoby wykonujące prace w jego imieniu. Strona 11 z 13

12 9 Ochrona danych osobowych 1. Na potrzeby realizacji niniejszej umowy Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Umowie oraz innych osób w związku z realizacją Umowy w zależności od potrzeb wynikających z postanowień niniejszej umowy. 2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej. 3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych. 4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej RODO ), przekazanych Zamawiającemu na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Kolej Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Michałki 25, Gdańsk. 5. U Zamawiającego został wyznaczony inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez iod@lotoskolej.pl lub pisemnie na adres LOTOS Kolej Sp. z o.o. ul. Michałki 25, Gdańsk z dopiskiem Inspektor ochrony danych. 6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających. 7. Podstawą prawną przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest: a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości, c) prawnie uzasadniony interes Zamawiającego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających. 8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Zamawiającego, w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Zamawiającym i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej. 9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. 10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy Zamawiający przetwarza dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c) niniejszego paragrafu. Strona 12 z 13

13 11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 12. Dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. 10 Standardy społecznej odpowiedzialności biznesu 1. Zamawiający, jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. 2. Zamawiający, jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Zamawiający, jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. 3. Zamawiający, jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie Kapitałowej LOTOS zasad wyrażonych w Kodeksie etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez spółki Grupy Kapitałowej LOTOS koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie 4. Wykonawca oświadcza, że przestrzega obowiązujących przepisów prawa dotyczących szeroko rozumianej ochrony środowiska, w szczególności w zakresie uzyskania niezbędnych zezwoleń, dokonania zgłoszeń i składania informacji oraz respektowania ograniczeń korzystania ze środowiska, w tym, w szczególności wynikających z należytej gospodarki odpadami. Ponadto Wykonawca oświadcza, że działa w sposób zrównoważony i podejmuje działania ograniczające negatywny wpływ własnej działalności na środowisko naturalne. 5. Wykonawca oświadcza, iż w zakresie dotyczącym zatrudnienia stosuje w prowadzonej działalności gospodarczej obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa, w tym, w szczególności Kodeks pracy oraz akty wykonawcze wydane na jego podstawie. 6. Mając na uwadze jakość realizacji umowy, bezpieczeństwo pracy, ochronę środowiska oraz standardy społecznej odpowiedzialności biznesu, Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Wykonawcy audytów w obszarze będącym przedmiotem umowy. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także odpowiednich przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących przy realizacji umowy. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY Strona 13 z 13