Istotne postanowienia umowy na wynajem krótkoterminowy samochodów osobowych (zwana dalej umową)

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Istotne postanowienia umowy na wynajem krótkoterminowy samochodów osobowych (zwana dalej umową) zawarta w Warszawie w dniu... roku pomiędzy: Bankiem Gospodarstwa Krajowego z siedzibą w Warszawie przy Al. Jerozolimskich 7, Warszawa, działającym na podstawie ustawy z 14 marca 2003 r. o Banku Gospodarstwa Krajowego (Dz. U. Nr 65, poz. 594 ze zm.) oraz statutu stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Skarbu Państwa z dnia 11 maja 2010 r. w sprawie nadania statutu Bankowi Gospodarstwa Krajowego (Dz. U. Nr 81, poz. 535), REGON , NIP , reprezentowanym przez: zwanym dalej Zamawiającym, a.... zwanym w dalszej treści umowy Wykonawcą, zwanymi dalej także Stroną lub łącznie Stronami. Umowa zostaje zawarta po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010, Nr 113, poz. 759, ze zm.) (dalej jako Pzp), sygnatura postępowania BZP/32/DLA/2013 Przedmiot umowy 1 1. Przedmiotem umowy jest wynajem krótkoterminowy samochodów osobowych, (dalej zwanych samochodami) świadczony przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, o standardzie określonym szczegółowo w Załączniku nr 1 do umowy, w ilości, terminach i na warunkach określonych w niniejszej umowie. 2. Wykonawca oświadcza, że jest właścicielem lub prawnym dysponentem samochodów, które są przedmiotem najmu wynikającego z niniejszej umowy. Ponadto Wykonawca oświadcza, że zakres jego uprawnień do dysponowania samochodami uprawnia go do ich oddania w najem na warunkach określonych w niniejszej umowie. 3. Zamawiający w zależności od parametrów technicznych i wyposażenia podzielił samochody na IV Grupy (zwane dalej Grupami lub pojedynczo Grupą). Szczegółowe określenie parametrów technicznych oraz wyposażenia samochodów w każdej Grupie zawiera Załącznik nr Zamawiający zobowiązuje się wynajmować od Wykonawcy niżej wymienione ilości samochodów (ilość gwarantowana) w minimalnym okresie 10 dni i maksymalnym okresie 60 dni od daty terminowego (zgodnie z 2 ust. 1) wydania samochodu Zamawiającemu przez Wykonawcę: 1) w Grupie I 5 samochodów,

2 2) w Grupie II - 11 samochodów, 3) w Grupie III - 24 samochody, 4) w Grupie IV - 16 samochodów. 5. Każdorazowe wydanie samochodu wymaga aktualizacji Załącznika nr 2 do Umowy określającego szczegółowo oznaczenie fabryczne (nr VIN) i rejestracyjne (nr rejestracyjny) wydanego Pojazdu oraz datę wydania i datę zwrotu samochodu po okresie wynajmu. Zmiana treści Załącznika nr 2 nie wymaga aneksowania Umowy. 6. Wszystkie samochody stanowiące przedmiot umowy muszą być zarejestrowane na terytorium RP i ubezpieczone w zakresie OC, NNW, AC (ze zniesieniem udziału własnego), Assistance o zakresie terytorialnym Unii Europejskiej. Minimalny zakres ubezpieczenia OC, NNW, AC i odpowiedzialności z tytułu Assistance określa Załącznik nr 3 do umowy. 7. Wykonawca zobowiązany jest opłacać w całym okresie Umowy abonament RTV za zainstalowane w samochodach odbiorniki. Wykonawca ujmie opłatę za abonament RTV w wynagrodzeniu miesięcznym z tytułu wynajmu samochodu. Zasady wydania, użytkowania i zwrotu samochodów 2 1. Wydanie wszystkich samochodów Zamawiającemu przez Wykonawcę nastąpi w terminie: od 1 do 12 kwietnia 2013 r. 2. Zamawiający zobowiązuje się do odbioru samochodów w ustalonym przez Strony zgodnie z ust. 1 dniu, przy czym Wykonawca ma obowiązek poinformować Zamawiającego z 3 dniowym wyprzedzeniem o planowanym terminie wydania. 3. Odbiór/zdanie samochodów nastąpi we wskazanym przez Wykonawcę miejscu na terenie miasta Warszawy. Strony mogą ustalić inną miejscowość odbioru/zdania samochodów przy czym w zależności od strony wnioskującej o zmianę lokalizacji koszty dostarczenia samochodu/samochodów do tej lokalizacji pokrywa strona wnioskująca. Strony muszą wyrazić zgodę na zmianę lokalizacji miejsca odbioru/zdania samochodów. 4. Wraz z każdym samochodem Wykonawca wyda Zamawiającemu: a. dowód rejestracyjny, b. polisę z potwierdzeniem zawarcia ubezpieczenia i opłacenia składek, natomiast polisa ubezpieczenia AC zostanie dostarczona w przeciągu kolejnych 10 dni, c. instrukcję obsługi, d. wypełnioną gwarancję własną lub producenta samochodu, e. książkę serwisową, f. kopię homologacji,

3 g. dwa komplety kluczyków lub sterowników. 5. Samochody przedstawione do odbioru Zamawiającemu powinny być: a. dopuszczone do ruchu przez właściwy organ administracji, b. ubezpieczone w zakresie, o którym mowa w Załączniku nr 3 do Umowy, c. zatankowane (min. 10 l paliwa), d. posiadać wykonany przegląd zerowy w przypadku samochodów nowych fabrycznie. 6. Zamawiający określa limity przebiegu Pojazdów dla poszczególnych Grup: 1) dla Pojazdów określonych w Grupie I kilometrów miesięcznie, 2) dla Pojazdów określonych w Grupie II kilometrów miesięcznie, 3) dla Pojazdów określonych w Grupie III kilometrów miesięcznie, 4) dla Pojazdów określonych w Grupie IV kilometrów miesięcznie. 7. Wydanie samochodów i ich zwrot po okresie wynajmu zostaną potwierdzone pisemnym protokołem sporządzonym przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy. Wzór protokołu odbioru stanowi Załącznik nr 6 do umowy Realizacja umowy przez Wykonawcę polega na udostępnieniu samochodów (wynajmowaniu) do korzystania i dyspozycji Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy na okres wynajmu, o którym mowa w 1 ust. 4 lub do wyczerpania wartości umowy określonej w 6 ust. 1 w zależności od tego, które z wymienionych zdarzeń nastąpi wcześniej. Samochód może być eksploatowany na terenie Unii Europejskiej i poza terenem Unii Europejskiej przez osoby upoważnione przez Zamawiającego. 2. Zamawiający jest zobowiązany do każdorazowego poinformowania Wykonawcy, na jego wniosek, o kontaktowych danych służbowych: imienia, nazwiska, numeru telefonu służbowego, adresu poczty elektronicznej osoby aktualnie użytkującej pojazd, będący przedmiotem umowy. 3. W przypadku konieczności eksploatacji samochodu poza terenem Unii Europejskiej Zamawiający poinformuje według swojego wyboru pisemnie, faxem lub pocztą elektroniczną Wykonawcę o wystąpieniu takiej okoliczności, zobowiązując się jednocześnie do wykupienia niezbędnego ubezpieczenia. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dacie przekazania informacji, wydać Zamawiającemu niezbędną polisę i zgody umożliwiające wyjazd samochodu poza teren UE. Koszty dodatkowej polisy obciążają Zamawiającego i nie są uwzględnione w miesięcznej opłacie z tytułu wynajmu samochodu. 4. Po zakończeniu wynajmu Zamawiający zwróci samochody w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie uwzględniające wykorzystywanie samochodów przez Zamawiającego w celach związanych z prowadzoną przez niego działalnością. 5. Wszystkie samochody muszą być objęte gwarancją w całym okresie wynajmu. Zamawiający dopuszcza wystawienie gwarancji przez Wykonawcę. 6. W przypadku kradzieży, wypadku, awarii lub czynności (w tym planowanych czynności) serwisowych trwających powyżej 24 godzin Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia samochodów zastępczych o takich samych lub wyższych parametrach technicznych i wyposażeniu (dalej jako samochody zastępcze) w stosunku do samochodów wynajmowanych (dalej jako samochody zastępowane). Samochód zastępczy będzie wydany w dni robocze w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego zapotrzebowania w formie pisemnej, faxem, pocztą elektroniczną lub telefonicznie (jeśli zgłoszenia są nagrywane, zgłoszenie telefoniczne nie wymaga potwierdzenia w formie pisemnej). Za dzień roboczy uznaje się dni od poniedziałku do

4 piątku za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Wykonawca dostarczy samochód zastępczy do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na terenie Polski. W przypadku kradzieży opłata za wynajem samochodu zastępczego jest taka sama jak opłata za wynajem samochodu zastępowanego. O ile wydanie samochodu zastępczego nie wiąże się z opłatą ze strony Zamawiającego (np. wydanie samochodu na czas naprawy, którego koszt pokrywa ubezpieczyciel) Zamawiający dopuszcza wydanie samochodu zastępczego tej samej klasy co zastępowany i o zbliżonych parametrach technicznych. Wydanie i zwrot samochodu zastępczego i zastępowanego zostanie potwierdzone pisemnym protokołem, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do umowy. 7. Wykonawca zobowiązany jest do: a) pokrycia kosztów i zapewnienia pełnej obsługi serwisowej samochodów; b) uczestniczenia w procedurze likwidacji szkód, w tym powypadkowych; c) zapewnienia 24 godzinnego Assistance; d) wyznaczenia do kontaktów z Zamawiającym jednej osoby (opiekun klienta) oraz wyznaczenia osoby ją zastępującej. 8. Szczegółowe zasady świadczenia usług wymienionych w ust. 7 zawarte są w Załączniku nr 7 do umowy. 9. Obsługą serwisową, o której mowa w ust. 7 powyżej, nie są objęte naprawy usterek i uszkodzeń oraz wymiana uszkodzonych części, jeżeli konieczność ich dokonania wystąpiła: a) w związku z udziałem w wyścigach, rajdach lub zawodach, b) na skutek holowania przyczep lub innych pojazdów, c) gdy prowadzącym pojazd była osoba nie posiadająca wymaganych uprawnień, d) na skutek rażącego zaniedbania Zamawiającego, e) na skutek użycia niewłaściwego paliwa, f) w związku z dokonaniem bez zgody Wykonawcy zmian, poprawek lub ulepszeń w pojeździe albo na skutek odłączenia jakiejkolwiek części składowej pojazdu W przypadku kradzieży lub innego zdarzenia powodującego trwały brak możliwości korzystania z samochodu Wykonawca wyda Zamawiającemu inny samochód (samochód docelowy) w terminie do 5 dni od dnia kradzieży lub innego zdarzenia. Wydanie samochodu docelowego nastąpi w miejscu uzgodnionym przez Strony. Opłata za wynajem samochodu docelowego jest taka sama jak za samochód zastępowany. 2. Stan techniczny i przebieg samochodu docelowego powinien być tożsamy do samochodu zastępowanego oraz samochód docelowy nie może być wyprodukowany wcześniej od samochodu zastępowanego. 3. Zamawiający ma prawo do odstąpienia od przyjęcia samochodu docelowego w miejsce samochodu zastępowanego. Wykonawca ma obowiązek uzyskać od Zamawiającego decyzję w tej sprawie przed podjęciem działań zmierzających do wydania samochodu docelowego. Okres trwania umowy. Okres najmu samochodów 5 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony, tj. od daty jej zawarcia wskazanej w komparycji umowy do zakończenia okresu najmu dla wszystkich wynajmowanych samochodów zgodnie z ust. 2 poniżej. 2. Zgodnie z określeniem w 1 ust. 4 umowy, dla każdego z wynajmowanych samochodów okres wynajmu trwa maksymalnie do 60 dni od dnia jego protokolarnego wydania Zamawiającemu. 3. Zamawiający określa okresy wynajmu samochodu/samochodów przy wydaniu samochodu/samochodów. Jednocześnie Zamawiający ma prawo do zwrotu samochodu/samochodów po minimalnym okresie 10 dni, przy czym o ile Zamawiający określił w momencie wydania dłuższy niż 10 dniowy okres najmu dla samochodu/samochodów zobowiązany jest do powiadomienia Wykonawcy o swojej decyzji z minimum 5 dniowym wyprzedzeniem.

5 Wynagrodzenie Wykonawcy. Opłaty za wynajem samochodów 6 1. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wynajmu samochodów nie może przekroczyć łącznie kwoty brutto.. zł (słownie. złotych) zgodnie z ofertą Wykonawcy. 2. Strony ustalają okres rozliczeniowy po każdym zakończonym miesiącu kalendarzowym. Wysokość wynagrodzenia w danym miesiącu (łącznie dla wszystkich wynajmowanych samochodów), z zastrzeżeniem postanowień niniejszej umowy, została ustalona jako suma iloczynów samochodów wynajmowanych w danym miesiącu oraz wysokości odpowiedniej stawki dziennej za samochód określonej w Załączniku nr 1 do umowyi ilości dni, w których Zamawiający użytkował samochód w danym miesiącu. Opłaty dzienne za wynajem samochodów objętych niniejszą umową, zostały określone w ofercie Wykonawcy (Załącznik nr 1 do umowy). 3. Podana w formularzu cenowym kwota wynagrodzenia za wynajem jednego samochodu zawiera wszystkie koszty niezbędne do realizacji przedmiotu umowy, w tym m.in. koszty robocizny, części i materiałów wynikające z 3 ust. 6 i 7 umowy oraz załączników nr 3,5 i 7 do umowy, a także koszt opłaty abonamentu RTV. 4. Koszty bieżącej eksploatacji samochodu, takie jak np.: koszty mycia, paliwa, uzupełnienia oleju silnikowego, płynu do spryskiwaczy i układu chłodzącego, kosmetyków samochodowych, itp. obciążają Zamawiającego. 5. Opłaty z tytułu użytkowania przez Zamawiającego samochodu zastępczego, o których mowa w 3 ust. 6 będą fakturowane odrębnie od faktur za samochody wynajmowane, przy czym wynagrodzenie miesięczne za wynajem samochodu zastępowanego ulega pomniejszeniu o odpowiednią ilość stawek dziennych za dni, w których Zamawiający korzystał z samochodu zastępczego i nie korzystał z samochodu zastępowanego. 6. Wynagrodzenie określone w ust. 1 nie zawiera opłat z tytułu dodatkowego ubezpieczenia, o którym mowa w 3 ust. 3. Warunki płatności 7 1. Opłaty, o których mowa w 6, będą dokonywane przelewem na rachunek Wykonawcy prowadzony w Banku. na podstawie faktur VAT w ciągu 14 dni od daty wystawienia faktury za bieżący okres, pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona do Zamawiającego nie później niż na 14 dni przed upływem terminu płatności. 2. Za dzień dokonania płatności przez Zamawiającego uznaje się dzień złożenia w banku dyspozycji przelewu zapłaty przez Zamawiającego. Odstąpienie od umowy, wypowiedzenie umowy w innych przypadkach Zamawiający, niezależnie od innych uprawnień, może odstąpić od umowy w całości bądź w części w przypadku, gdy: a) Wykonawca opóźnia się z wydaniem Zamawiającemu samochodu w stosunku do terminu określonego w 2 ust. 1 umowy, b) którykolwiek z wydanych Zamawiającemu samochodów nie spełnia wymagań określonych w Załączniku nr 1 oraz zapisach umowy, a Wykonawca w wyznaczonym przez Zamawiającego dodatkowym terminie nie dostarczył samochodu spełniającego te wymagania. 2. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności w terminie 7 dni od zaistnienia okoliczności wskazanych w ust. 1. lit a lub b. 3. Każdej ze Stron umowy przysługuje prawo do jej wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym bez konieczności zachowania terminów wypowiedzenia w przypadku, gdy w odniesieniu do drugiej strony: a) złożony zostanie wniosek o ogłoszenie upadłości,

6 b) rozpoczęta zostanie likwidacja bądź wszczęte zostanie postępowanie naprawcze na skutek złożenia przez Stronę w sądzie oświadczenia o wszczęciu postępowania naprawczego. 4. Zamawiający jest uprawniony do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym bez konieczności zachowania terminów wypowiedzenia w przypadku gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wskazanych w ust. 4 stanowi rażące naruszenie przez Wykonawcę postanowień niniejszej umowy. 5. Wykonawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Zamawiający opóźnia się z wypłatą przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, pomimo spełnienia przez Wykonawcę wszystkich zobowiązań obligujących Zamawiającego do jego uregulowania, powyżej 14 dni od dnia wymagalności. 6. W przypadku wypowiedzenia umowy lub odstąpienia od niej Wykonawcy przysługuje wyłącznie wynagrodzenie za okres wynajmu samochodów przypadający do dnia rozwiązania lub odstąpienia od umowy obliczany na podstawie stawki dziennej o której mowa w 6 ust Oświadczenie o odstąpieniu od umowy jak również oświadczenie o jej wypowiedzeniu może nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Kary umowne 9 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do obciążenia Wykonawcy karą umowną za każdy dzień opóźnienia w wydaniu/dostarczeniu samochodu/samochodów w stosunku do terminu określonego w 2 ust. 1, 3 ust. 6, 4 umowy w wysokości 100 zł za każdy dzień opóźnienia,. 2. Roszczenia z tytułu kar umownych będą pokrywane w pierwszej kolejności z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, a następnie z zabezpieczenia należytego wykonania umowy. O każdorazowym fakcie naliczenia kary umownej Zamawiający będzie informował Wykonawcę drogą mailową lub faksem. 3. W przypadku zwłoki w zapłacie wynagrodzenia określonego w 6 ust. 2 umowy, Wykonawcy przysługuje prawo naliczania odsetek ustawowych. 4. Odpowiedzialność Stron z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania umowy wyłączają zdarzenia siły wyższej, których nie można było przewidzieć i którym nie można było zapobiec, a w szczególności okoliczności wskazane w ust Termin siła wyższa oznacza akty terroru, wojny wypowiedziane i niewypowiedziane, blokady, powstania, zamieszki, epidemie, osunięcia gruntu, trzęsienia ziemi, powodzie, wybuchy i inne podobne nieprzewidywalne zdarzenia pozostające poza kontrolą którejkolwiek ze Stron, i których żadna ze Stron nie mogła przewidzieć mimo dochowania należytej staranności. 6. Wykonawcy przysługuje naliczenie Zamawiającemu kary umownej z tytułu nadprzebiegu (przebiegu większego niż iloczyn szacowanego miesięcznego przebiegu samochodu w danej Grupie, określony w 2 ust. 6 oraz okresu najmu samochodu) samochodu w okresie wynajmu. Kara umowna będzie naliczana po okresie wynajmu. Wysokość kary umownej Wykonawca określa następująco: 1) dla samochodów z Grupy I w kwocie.. za 1 km, 2) dla samochodów z Grupy II w kwocie.. za 1 km, 3) dla samochodów z Grupy III w kwocie.. za 1 km, 4) dla samochodów z Grupy IV w kwocie.. za 1 km, Zmiany umowy Przewiduje się możliwość dokonania zmian w umowie na warunkach określonych w niniejszym paragrafie. Wystąpienie którejkolwiek z okoliczności wskazanych w niniejszym punkcie nie stanowi zobowiązania Stron do wprowadzenia zmiany. 2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień umowy po jej zawarciu z Wykonawcą w stosunku do treści Istotnych Postanowień Umowy zamieszczonych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w przypadku, gdy: a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, b) nastąpi zmiana parametrów technicznych samochodu lub wyposażenia samochodu w

7 stosunku do określonych przez Zamawiającego w umowie, w sytuacji, gdy zmiana ta nie powoduje pogorszenia parametrów i wyposażenia w stosunku do określonych w umowie, a wartość wynagrodzenia miesięcznego z tytułu wynajmu nie ulegnie zmianie, w sytuacji braku dostępności samochodu o właściwych parametrach na rynku, c) nastąpi zmiana modelu samochodu w wyniku np. zaprzestania produkcji lub innej przyczyny, której Wykonawca nie mógł przewidzieć, przy zachowaniu określonej w umowie wartości wynagrodzenia miesięcznego z tytułu wynajmu. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany parametrów technicznych wydawanego samochodu przy założeniu że: a) parametry samochodu będą nie niższe niż parametry samochodu, który miał być dostarczony w ramach umowy oraz, b) zmiana nie wpłynie na zwiększenie wynagrodzenia. 4. Zamawiający dopuszcza zmianę terminów określonych w 2 w sytuacji, gdy Umowa zostanie zawarta po terminach wskazanych w tym punkcie. Postanowienia końcowe Niżej wymienione załączniki do umowy stanowią jej integralną część: a) Załącznik nr 1 Formularz oferty cenowej, b) Załącznik nr 2 Rejestr samochodów objętych umową, c) Załącznik nr 3 Warunki ubezpieczenia, d) Załącznik nr 4 Miejsce użytkowania samochodów, e) Załącznik nr 5 - Wzór protokołu wydania, f) Załącznik nr 6 Szczegółowe warunki świadczenia obsługi. 2. Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić za zgodą Stron wyrażoną na piśmie, pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem art. 144 ustawy Pzp. 3. Nie stanowi zmiany umowy zmiana danych związanych z obsługą administracyjno organizacyjną umowy, zmiana danych teleadresowych, zmiana osób wskazanych do kontaktów między Stronami. 4. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową obowiązują przepisy regulujące kwestię udzielania zamówień publicznych, a w zakresie niesprzecznym z tymi przepisami - Kodeks cywilny. 5. Ewentualne spory, jakie mogą wyniknąć z realizacji umowy, Strony poddają rozstrzygnięciu właściwym dla siedziby Zamawiającego sądom powszechnym. 6. Umowa sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 7. Strony ustalają następujące osoby kontaktowe w zakresie nadzorowania i wykonania umowy: - ze strony Wykonawcy.. - ze strony Zamawiającego. Zamawiający Wykonawca.