REGULAMIN. Komitetów Konsultacyjnych. przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Tekst jednolity ogłoszony przez Zarząd Towarowej Giełdy Energii S.A.

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Nr 246/53/15 Zarządu Towarowej Giełdy Energii S.A. z dnia 16 października 2015 r. REGULAMIN Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Tekst jednolity ogłoszony przez Zarząd Towarowej Giełdy Energii S.A. w dniu 16 października 2015 r. Uchwałą Nr 246/53/15

2 Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1 1. Niniejszy Regulamin określa zasady działania Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. (zwanych dalej Komitetami ). 2. Celem działania Komitetów jest wspieranie rozwoju transparentnego i niedyskryminującego rynku towarów giełdowych, prowadzonego przez Towarową Giełdę Energii S.A. (dalej TGE ), poprzez aktywne uczestnictwo w spotkaniach Komitetu oraz wypracowywanie wspólnego stanowiska w sprawach omawianych przez Komitety. 3. Do zadań Komitetów należy wyrażanie opinii i przedstawianie wniosków dotyczących założeń rozwojów rynków towarów giełdowych będących przedmiotem obrotu na giełdzie towarowej. 4. Komitety powołuje oraz rozwiązuje Zarząd TGE w drodze Uchwały Zarządu. Liczbę Komitetów określa Zarząd TGE. Wykaz Komitetów zawiera Załącznik 1 do niniejszego Regulaminu. 5. Komitety działają niezależnie od siebie. Rozdział 2 Organizacja Komitetów 2 1. W skład Komitetów wchodzą: a) Członkowie Giełdy, w rozumieniu Regulaminu Obrotu Rynku Towarów Giełdowych TGE i Regulaminu Obrotu Rynku Instrumentów Finansowych TGE, b) Towarowa Giełda Energii S.A. (dalej TGE ), c) Izba Rozliczeniowa Giełd Towarowych S.A. (dalej IRGIT ), zwani dalej Członkami Komitetów. 2. Uczestnictwo w Komitetach jest dobrowolne. 3. Członkowie Giełdy działają w ramach Komitetów poprzez swoich przedstawicieli zwanych dalej Reprezentantami. 4. Członek Giełdy może mieć w danym Komitecie tylko jednego Reprezentanta. 5. Członek Giełdy wskazuje Reprezentanta za pomocą oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 6. Członek Giełdy może w każdej chwili zrezygnować z udziału w danym Komitecie zawiadamiając o tym pisemnie Przewodniczącego. Rezygnacja z udziału w danym Komitecie jest równoznaczna z odwołaniem Reprezentanta oddelegowanego do prac w danym Komitecie. 7. Członek Giełdy może w każdym czasie odwołać obecnego lub wskazać nowego Reprezentanta poprzez przesłanie na adres TGE wypełnionego formularza wg wzoru zamieszczonego w Załączniku 2 do niniejszego Regulaminu. Wskazanie nowego Reprezentanta powoduje odwołanie dotychczasowego Reprezentanta Członka Giełdy. Regulamin Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Strona 2 z 8

3 8. Prezes Zarządu TGE wybiera Przewodniczących Komitetów. Przewodniczącymi Komitetów mogą być tylko pracownicy TGE. 9. Przewodniczący Komitetu ma prawo odwołać Reprezentanta przekazując pisemne oświadczenie wraz z uzasadnieniem do podmiotu, który reprezentował. W przypadku, o którym mowa w zdaniu pierwszym Członek Giełdy ustanawia innego Reprezentanta. 10. Reprezentanci mogą wybrać ze swojego grona Wiceprzewodniczących Komitetów, na dwuletnią indywidualną kadencję. Rezygnacja Wiceprzewodniczącego z pełnionej funkcji lub z udziału w danym Komitecie, odwołanie tej osoby przez Członka Giełdy z funkcji Reprezentanta, jest różnoznaczna z zakończeniem pełnienia funkcji Wiceprzewodniczącego przez takiego Reprezentanta. 11. Reprezentanci zgłaszają ze swojego grona kandydatów na Wiceprzewodniczących. Kandydatura musi zostać poparta pięcioma głosami spośród wszystkich Reprezentantów. Powołanie na Wiceprzewodniczącego danego Komitetu, następuje w drodze głosowania zwykłą większością głosów Reprezentantów obecnych na posiedzeniu tego Komitetu. 12. Wiceprzewodniczący Komitetu może zostać odwołany przed upływem kadencji. Każdy z Reprezentantów może złożyć wniosek o odwołanie Wiceprzewodniczącego. Odwołanie następuje w drodze głosowania zwykłą większością głosów Reprezentantów obecnych na posiedzeniu tego Komitetu. 13. Koszty organizowania posiedzeń Komitetów pokrywa TGE Pracami Komitetów kierują Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący, jeśli zostali wyznaczeni do tego przez Przewodniczącego. 2. Do zadań Przewodniczących należy w szczególności: a) Organizacja posiedzeń Komitetów, b) Wyrażanie zgody na udział w posiedzeniach i zapraszanie osób, o których mowa w 9, c) Zbieranie oświadczeń, o których mowa w Załączniku 2 do niniejszego Regulaminu, d) Prowadzenie posiedzeń Komitetów, e) Zapewnianie przestrzegania przepisów niniejszego Regulaminu, w tym obowiązku zachowania poufności oraz dopełnienia obowiązku składania przez Członków Komitetów oraz Reprezentantów oświadczeń, o których mowa w Załączniku 2, f) Archiwizowanie oryginałów oraz przekazywanie kopii oświadczeń, o których mowa w Załączniku 2 Administratorowi Bezpieczeństwa Informacji TGE, g) Określanie zakresu prac do wykonania przez TGE związanych z tematyką poruszaną na posiedzeniach Komitetów, h) Reprezentowanie Komitetów na zewnątrz, i) Zatwierdzanie protokołów z posiedzeń Komitetów, j) Podpisywanie stanowisk i opinii w imieniu Komitetów. 4 Regulamin Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Strona 3 z 8

4 1. TGE zapewnia obsługę administracyjną Komitetów poprzez delegowanie osób pełniących funkcję Sekretarzy Komitetów, do których zadań należy w szczególności: a) Dokumentowanie czynności podejmowanych przez Komitety, b) Przygotowywanie planów posiedzeń Komitetów, c) Organizacja posiedzeń Komitetów, d) Opracowywanie projektów dokumentów Komitetów, w tym korespondencji Komitetów, e) Sporządzanie protokołów z posiedzeń Komitetów. Rozdział 3 Prawa i obowiązki Członków Komitetów 5 1. Reprezentanci uprawnieni są do uczestnictwa w posiedzeniach tych Komitetów, do których zostali zgłoszeni. 2. Reprezentanci w ramach prac w Komitetach kierują się przepisami prawa, wiedzą i posiadanym doświadczeniem. 3. Do obowiązków Członków Komitetów, jego pracowników, w tym Reprezentantów należy: a) czynny udział w pracach Komitetów, b) zachowanie poufności wewnętrznych dokumentów Komitetów oraz informacji z nimi związanych, jak również treści omawianych lub omówionych na Komitetach zagadnień; Reprezentanci są upoważnieni do ujawniania wewnętrznych dokumentów Komitetów oraz informacji z nimi związanych, jak również treści omawianych lub omówionych na Komitetach zagadnień wyłącznie innym pracownikom Członka Komitetu w ramach prowadzonej przez niego działalności. 4. Reprezentant ma prawo do prezentowania na forum Komitetów poglądów i opinii Członka Komitetu, dotyczących omawianych zagadnień. 5. Reprezentant ma prawo zgłaszania tematyki posiedzeń Komitetów. 6. Obowiązek zachowania poufności opisany w ust.3 lit. b) nie ustaje w razie utraty statusu Członka Komitetu ani ustania stosunku pracy pomiędzy Członkiem Komitetu a Reprezentantem lub innym pracownikiem Członka Komitetu. 7. Członkowi Komitetu oraz jego pracownikom, a w szczególności jego Reprezentantowi nie przysługuje prawo do zachowania kopii dokumentów lub informacji, o których mowa w ust. 3 lit. b) w formie papierowej ani na żadnym nośniku danych, jak również nie przysługuje mu prawo do rozpowszechniania lub przekazywania tych dokumentów lub informacji z nimi związanych, z wyjątkiem wykorzystywania i/lub rozpowszechniania informacji ustnej wyłącznie w zakresie koniecznym dla celów pracy w Komitecie. Dokumenty te zostaną opatrzone odpowiednią klauzulą. Regulamin Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Strona 4 z 8

5 8. Na podstawie niniejszego Regulaminu nie mogą być przekazywane Członkom Komitetów informacje stanowiące tajemnicę zawodową w rozumieniu ustawy z dnia 26 października 2000 r. o giełdach towarowych. Rozdział 4 Tryb pracy Komitetów 6 1. Komitety obradują na posiedzeniach. Na wniosek Przewodniczących Komitety mogą również przyjmować opinie drogą obiegową, po uprzednim zawiadomieniu wszystkich Członków Komitetu. Droga obiegowa jest organizowana i nadzorowana przez Sekretarza danego Komitetu. 2. Posiedzenia powinny odbywać się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż dwa razy do roku. 3. Posiedzenia odbywają się w siedzibie TGE lub w innym miejscu wskazanym w zaproszeniu na posiedzenie Komitetu. 4. Komitety przyjmują wnioski w sprawach omawianych na posiedzeniach przez aklamację. 5. W przypadku braku jednomyślności Przewodniczący może zarządzić głosowanie. Każdy Reprezentant posiada jeden głos. 6. Wnioski są przyjmowanie zwykłą większością głosów Reprezentantów obecnych na posiedzeniu danego Komitetu. Reprezentant ma prawo zaznaczyć swoje zdanie odrębne, podając uzasadnienie, w jakiej części i w jakim kierunku kwestionuje stanowisko Komitetu. 7. Wynik głosowania nad wnioskiem w sprawie stanowiska lub opinii (liczba głosów oddanych za i przeciw) umieszcza się w protokole z posiedzenia Komitetu Z każdego posiedzenia danego Komitetu sporządzany jest protokół, którego treść uzgadniana jest następującym trybie: a) W ciągu 7 dni roboczych po odbyciu posiedzenia Reprezentanci otrzymują pocztą elektroniczną wersję roboczą protokołu z posiedzenia Komitetu, b) Składanie uwag do treści roboczej protokołu z posiedzenia Komitetu odbywa się w ciągu kolejnych 7 dni roboczych od jej wysłania, c) Na podstawie wersji roboczej i otrzymanych uwag sporządzana jest ostateczna wersja protokołu z posiedzenia Komitetu. d) Ostateczna wersja protokołu z posiedzenia Komitetu, po podpisaniu przez Przewodniczącego Komitetu, jest rozsyłana do wszystkich Reprezentantów. 2. Protokół z posiedzenia Komitetu zawiera w szczególności: a) Oznaczenie terminu i miejsca posiedzenia, b) Listę obecności Reprezentantów oraz innych osób obecnych na posiedzeniu, z podaniem ich miejsca pracy i roli w czasie posiedzenia, c) Przyjęty porządek obrad, d) Wnioski w sprawach omawianych na posiedzeniu, e) Ustalenia dotyczące dalszych działań danego Komitetu. Regulamin Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Strona 5 z 8

6 8 1. Zaproszenia na posiedzenia Komitetów wysyłane są nie później niż 2 tygodnie przed terminem posiedzenia. Zaproszenie na posiedzenie danego Komitetu zawiera w szczególności: a) Czas i miejsce posiedzenia, b) Listę spraw będących przedmiotem posiedzenia, c) Wykaz osób zaproszonych na posiedzenie. 2. Reprezentanci otrzymują informacje, dotyczące tematów mających być przedmiotem obrad danego Komitetu za pomocą poczty elektronicznej na wskazane adresy. 3. Informacje, o których mowa w ust.2, przekazywane są najpóźniej na 7 dni przed posiedzeniem danego Komitetu. 4. Ostateczny porządek obrad przyjmowany jest na początku każdego posiedzenia danego Komitetu W posiedzeniach Komitetów, oprócz Reprezentantów, mogą brać udział osoby zaproszone przez Przewodniczących, w szczególności: a) Pracownicy TGE oraz IRGiT, b) Inne osoby zaproszone na posiedzenie przez Przewodniczących Komitetów. 2. Osoby wskazane w ust. 1 uczestniczą w posiedzeniach Komitetów bez prawa głosu. Rozdział 5 Postanowienia końcowe 10 Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia go przez Zarząd TGE. Regulamin Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Strona 6 z 8

7 ZAŁĄCZNIK Nr 1 Wykaz Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. 1. Komitet Rynku Energii Elektrycznej przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Adres kontaktowy: rynekenergii@tge.pl 2. Komitet Rynku Gazu przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Adres kontaktowy: rynekgazu@tge.pl Regulamin Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Strona 7 z 8

8 ZAŁĄCZNIK Nr 2 CZĘŚĆ A Oświadczenie [Nazwa Spółki] zgłasza/odwołuje(*) Pana/Panią jako swojego Reprezentanta w Komitecie przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. [Nazwa Spółki] zobowiązuje się wobec Towarowej Giełdy Energii S.A. do przestrzegania Regulaminu Komitetów Konsultacyjnych przyjętego przez Towarową Giełdę Energii S.A., a w szczególności do przestrzegania zasad dotyczących zachowania poufności, o których mowa w tym Regulaminie. Imię i nazwisko Reprezentanta: Stanowisko: Telefon (służbowy): Fax. (służbowy): (służbowy): /data, miejsce, podpisy zgodnie z reprezentacją Spółki/ CZĘŚĆ B (**) Oświadczenie Zobowiązuję się do przestrzegania Regulaminu Komitetów Konsultacyjnych przyjętego przez Towarową Giełdę Energii S.A., a w szczególności do zachowania poufności wewnętrznych dokumentów Komitetu [nazwa Komitetu] oraz informacji z nimi związanych, jak również treści omawianych lub omówionych na Komitecie [nazwa Komitetu] zagadnień. /data, miejsce, podpis Reprezentanta/ Kopię podpisanego dokumentu należy wysłać w formacie PDF na adres odpowiedniego Komitetu, wskazanego w Załączniku 1 do Regulaminu Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A., przy czym Przewodniczący Komitetu ma prawo zażądać, aby Członek Komitetu przedłożył w ściśle określonym terminie oryginał podpisanego dokumentu lub uwierzytelniony odpis oryginału dokumentu (uwierzytelnienie może zostać dokonane przez radcę prawnego, adwokata, lub notariusza). (*) Niepotrzebne skreślić (**) Część B należy wypełnić tylko w przypadku zgłoszenia Reprezentanta Regulamin Komitetów Konsultacyjnych przy Towarowej Giełdzie Energii S.A. Strona 8 z 8