Warszawa, dnia r. ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY w postępowaniu na Monitoring Mediów

Transkrypt

1 Warszawa, dnia r. ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY w postępowaniu na Monitoring Mediów

2 1. INFORMACJA O ZAMAWIAJĄCYM PL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, Al. Ks. J. Poniatowskiego 1, Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: , o kapitale zakładowym w wysokości ,00 zł, NIP: , REGON: , zwana dalej Zamawiającym. 2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem niniejszego zamówienia jest monitoring mediów w podziale na monitoring prasy, Internetu, radia, telewizji i mediów społecznościowych. Okres świadczenia usługi: od do System Raportowania Zakres zamówienia obejmuje codzienny monitoring mediów, tygodniowe podsumowanie wyników, comiesięczną infografikę oraz raporty kwartalne. Każdy dostarczony materiał musi zawierać informacje o ekwiwalencie reklamowym (AVE), dotarciu, zasięgu, interakcji w mediach społecznościowych oraz oceny wydźwięku poszczególnych wpisów (pozytywny, negatywny, neutralny). System musi mieć możliwość przeszukiwania zgromadzonych materiałów po zakresie dat, hasłach, kanale, z którego pochodzi dana informacja, autorze materiału, itd. System musi umożliwiać pobieranie raportów, statystyk i danych w formach graficznych i tekstowych. Lista monitorowanych mediów może być aktualizowana przez Zamawiającego w dowolnym czasie i takie aktualizacje nie stanowią zmiany niniejszej usługi. Dostęp do wyników monitoringu musi być możliwy przez okres przynajmniej 6 miesięcy od daty zakończenia usługi. Codzienny Monitoring Codzienny monitoring prasy, Internetu, radia i telewizji oraz mediów społecznościowych zakłada wyszukiwanie informacji na poniższe hasła (w podanej kolejności): 1. PGE Narodowy 2. Stadion Narodowy 3. Zimowy Narodowy 4. Monika Borzdyńska 5. Alicja Omięcka 6. Marzena Małek 7. Aktualnie urzędujący Minister Sportu Powyższa lista ma charakter poglądowy i w trakcie analiz może ulec poszerzeniu. Pozwala ona jednak wskazać najważniejsze obszary tematyczne.

3 Zestawienia codziennego przeglądu mediów będą przesyłane na adresy podane przez Zamawiającego. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu konfigurację tych powiadomień. Tygodniowe podsumowanie Zamówienie zakłada przesyłanie przez Wykonawcę cotygodniowego podsumowania monitoringu mediów w każdy poniedziałek. Comiesięczna infografika W ramach zamówienia przesłana zostanie comiesięczna infografika podsumowująca wizerunek medialny PGE Narodowego w danym miesiącu. Raporty kwartalne Przedmiotem badania raportów kwartalnych jest wizerunek medialny marki PGE Narodowy, a źródłem tytuły prasowe, portale internetowe oraz stacje RTV. W ramach raportów kwartalnych przedstawione zostaną podstawowe dane ukazujące efektywność komunikacyjną prowadzonych działań dla marki PGE Narodowy: 1. Szczegółowa analiza trendów i omówienie charakterystycznych punktów przełomowych przekazu medialnego. Najbardziej wyraziste szczyty aktywności zostaną opatrzone stosownymi objaśnieniami. 2. W wykresach trendów ukazane zostaną nie tylko ilości materiałów pozytywnych oraz negatywnych w danym okresie, ale także ich wskaźnik dotarcia informujący o tym, jakiego rodzaju informacje charakteryzowały się najszerszym audytorium. 3. Materiały o krytycznym znaczeniu dla wizerunku zostaną ponadto przedstawione w statystykach uwzględniających wartość AVE. W raporcie przedstawione zostaną ponadto podstawowe dane jakościowo-ilościowe na temat analizowanego podmiotu: 1. Informacjom przydzielona zostanie określona wartość pod względem: wydźwięku (pozytywna, negatywna, neutralna) oraz wielkości (wzmianka, notka, artykuł). 2. W raporcie zostanie zawarta również dokładna lista tytułów, w których analizowane materiały zostały zamieszczone. 3. Baza ta zostanie ponadto podzielona na media o określonym profilu informacyjnym (ogólnoinformacyjne, ekonomiczne, specjalistyczne, regionalne, branżowe), co pozwoli wskazać, które media wydają się mieć szczególnie duże znaczenie dla wizerunku marki. 4. Dodatkowym elementem jest przedstawienie ekwiwalentu reklamowego, czyli realnej wartości wszystkich przedstawionych materiałów (wynik powinien brać pod uwagę wartość powierzchni reklamowej, jak również ogólny wydźwięk materiałów) Metodologia Badania Przedstawiane Zamawiającemu wyniki monitoringu mediów muszą być weryfikowane ze zgodnością zamówienia przez członków zespołu analityków, nie mogą być jedynie wynikiem pracy

4 automatycznych systemów Wykonawcy. Automatyczne systemy mogą być wykorzystywane przy wcześniejszych etapach badania. Zespół Analityków Zespół analityków i doradców przygotowujących opisane w zapytaniu ofertowym raporty musi składać się co najmniej z 3 osób, w tym jednego analityka z minimum 5-letnim stażem zatrudnienia oraz jednego doradcy będącego osobą kontaktową w działaniach bieżących. Prosimy o podanie liczby analityków i doradców przygotowujących opisane w zapytaniu ofertowym raporty. Szkolenie W ramach realizacji zamówienia wykonawca przeprowadzi szkolenie wstępne z obsługi portalu dla uprawnionych użytkowników wskazanych przez Zamawiającego. Przeprowadzenie szkoleń dodatkowych będzie uzależnione od zapotrzebowania Zamawiającego z zastrzeżeniem organizacji co najmniej jednego szkolenia w miesiącu. Sposób dostarczenia usługi Wynik monitoringu mediów będzie dostarczany w postaci listy wszystkich publikacji oraz zamieszczany na portalu chronionym przed niepowołanym i publicznym dostępem, do którego dostęp będą posiadać uprawnieni użytkownicy wymienieni w formularzu rejestracji kont użytkowników. Wymagane jest szyfrowane połączenie z portalem. Osoba udzielająca informacji: Michał Proszowski, tel.: , michal.proszowski@2012plus.pl 3. KRYTERIA WYBORU Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która będzie spełniać wymogi niniejszego zaproszenia, cena realizacji zamówienia będzie najniższa spośród złożonych ofert, a lista badanych mediów będzie najbardziej szczegółowa. 4. FORMA OFERTY Wymagana forma złożenia oferty: Wg wyboru Wykonawcy składającego ofertę:! pisemnie na adres Zamawiającego,! faxem na nr ,! pocztą elektroniczną na adres: michal.proszowski@2012plus.pl

5 Oferta musi zawierać cenę miesięcznego zryczałtowanego abonamentu bez limitu wyszukanych informacji, w cenie tej muszą być także uwzględnione wszystkie przygotowywane podsumowania, raporty, infografiki i analizy. Zaleca się złożenie oferty z wykorzystaniem wzoru formularza stanowiącego Załącznik do niniejszego Zaproszenia. Zamawiający dopuszcza sporządzenie oferty w innej formie niż proponowany wzór formularza oraz przekazanie szczegółowych informacji nt. przedmiotu oferty (w tym w postaci np. folderów, katalogów, itp.). 5. TERMIN PRZESŁANIA OFERTY Prosimy o przesłanie oferty w formie wskazanej w pkt. 4 w terminie do dnia r. do godz. 17: RODO W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO ), informacja o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach z tym związanych zamieszczona jest na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem:

6 FORMULARZ OFERTY Wykonawca/cy składający ofertę: L.p. Nazwa Wykonawcy Adres Wykonawcy Osoba odpowiedzialna za kontakty z Zamawiającym:.. tel:..lub adres ... PL Sp. z o.o. Al. Ks. J. Poniatowskiego Warszawa Oferujemy wykonanie całości zamówienia, zgodnie ze wszystkimi wymogami, o których mowa w Zaproszeniu do złożenia oferty za cenę łączną: MIESIĘCZNA ZRYCZAŁTOWANA CENA NETTO USŁUGI. zł SŁOWNIE..... Załączniki: 1. Lista monitorowanych mediów w rozbiciu na prasę, radio, telewizję, Internet (miejscowość) ( data) (podpis i pieczątka imienna uprawnionego(-ych) przedstawiciela(-li) Wykonawcy)