Strona 1 z 5. Tworzenie połączeń telekonferencyjnych Dostęp. Wyświetlanie i usuwanie telekonferencji. Dodawanie telekonferencji

Transkrypt

1 Tworzenie połączeń telekonferencyjnych Dostęp Dostępność funkcji telekonferencyjnych zależy od posiadanych przez użytkownika uprawnień do administrowania mostkiem telekonferencyjnym Meet-Me. 1. Zaloguj się do aplikacji (portal.uc.gtsce.com). 2. Z listy opcji wybierz Meet-Me Conferencing. Wyświetlanie i usuwanie telekonferencji Użytkownik może usuwać tylko te telekonferencje, które samodzielnie stworzył. Aby wyświetlić listę telekonferencji, których jesteś właścicielem (gospodarzem lub prowadzącym) lub aby usunąć utworzone przez siebie telekonferencje: kliknij na link Conferences (Telekonferencje). Pojawi się strona Meet-Me Conferences z listą wszystkich Twoich W kolumnie Status widoczny będzie stan telekonferencji (Active aktywna, Completed zakończona lub Inactive nieaktywna). 2. Aby usunąć wybraną telekonferencję, zaznacz pole Delete (Usuń) i kliknij przycisk Apply (Zastosuj) lub OK. Możesz również kliknąć przycisk Edit (Edytuj) znajdujący się w wierszu telekonferencji, którą chcesz usunąć, a następnie kliknąć polecenie Delete (Usuń) w oknie Meet-Me Conference Modify (Modyfikacja telekonferencji). Dodawanie telekonferencji Aby dodać telekonferencję jednorazową, cykliczną lub niewymagającą rezerwacji, użyj opcji Meet-Me Conference Add (Dodaj telekonferencję): kliknij na link Conferences (Telekonferencje). 2. Po otwarciu strony Meet-Me Conferences kliknij polecenie Add (Dodaj). Nastąpi wyświetlenie strony Meet-Me Conference Add (Dodaj telekonferencję). 3. Wybierz odpowiedni mostek (numer telekonferencji) z listy rozwijanej Bridge (Mostek). 4. Wprowadź opisowy tytuł 5. Możesz też wprowadzić kod konta w polu Account Code. 6. Uzupełnij pole Estimated number of participants (Szacowana liczba uczestników). Liczba uczestników nie może być większa od 294 i jednocześnie nie może przekraczać maksymalnej liczby uczestników przewidzianej w danych technicznych mostka. 7. Jeżeli uczestnicy mają być domyślnie wyciszani w momencie połączenia się z telekonferencją, zaznacz pole Mute all attendees on entry. 8. Jeżeli telekonferencja ma automatycznie zakończyć się w momencie opuszczenia jej przez moderatora, zaznacz pole End conference when moderator departs. 9. Aby nie można było rozpocząć telekonferencji bez moderatora, zaznacz pole Moderator required to start conference. 10. Określ, jak informować o włączeniu się lub opuszczeniu telekonferencji przez uczestnika, wybierając jedną z opcji: Play Tone (Odtwórz dźwięk), Play recorded name (Odtwórz nagrane nazwisko) lub No notification (Bez powiadamiana). 11. Wybierz rodzaj telekonferencji, np. One Time (Jednorazowa). 12. Określ harmonogram telekonferencji: W przypadku telekonferencji jednorazowej (One-time) lub cyklicznej (Recurring) wprowadź w polu Start Date datę rozpoczęcia, zachowując format MM/DD/RRRR. Wprowadź godzinę rozpoczęcia telekonferencji w polu Start Time w postaci: GG:MM i wybierz z listy AM (rano) lub PM (po południu); W przypadku telekonferencji bez rezerwacji (Reservationless), wprowadź datę rozpoczęcia (Start Date) i zakończenia (End Date) odległą nie więcej niż o 12 miesięcy, zachowując w każdym przypadku format MM/DD/RRRR. Jeżeli jest to dozwolone, możesz zamiast daty końcowej (End Date) zaznaczyć opcję Never (Nigdy). 13. Aby określić czas trwania telekonferencji jednorazowej lub cyklicznej, wybierz z listy odpowiednią liczbę godzin i minut. 14. W przypadku telekonferencji cyklicznej podaj jej częstotliwość: Jeżeli telekonferencja jest powtarzana co określoną liczbę dni, wybierz opcję Daily i wprowadź częstotliwość jako liczbę dni; Jeżeli telekonferencja jest powtarzana co określoną liczbę tygodni, wybierz opcję Weekly i podaj częstotliwość w tygodniach, po czym określ dzień tygodnia, w którym telekonferencja ma mieć miejsce; Jeżeli telekonferencja powtarzana jest co określoną liczbę miesięcy, wybierz opcję Monthly i podaj jej częstotliwość w miesiącach, po czym określ dzień miesiąca, w którym ma się odbywać; Jeżeli telekonferencja powtarzana jest co określoną liczbę lat, wybierz opcję Yearly i podaj jej częstotliwość w latach, po czym wybierz dzień roku, w którym ma się odbywać. 15. W przypadku telekonferencji cyklicznej określ czas jej zakończenia. Wybierz Never (Nigdy) i wpisz liczbę powtórzeń lub wskaż datę. 16. Kliknij przycisk OK. Modyfikowanie telekonferencji Aby zmodyfikować dane telekonferencji, użyj ustawień dostępnych na stronie Meet-Me Conference Modify (Modyfikuj telekonferencję): Strona 1 z 5

2 menu kliknij link Conferences (Telekonferencje). Pojawi się strona menu dla funkcjonalności Meet-Me Conferences. 2. Kliknij przycisk Edit (Edycja) lub inne, odpowiednie łącze w wierszu telekonferencji, którą chcesz zmodyfikować. Pojawi się strona Meet-Me Conferences Modify (Modyfikuj telekonferencję). Domyślnie zostanie wyświetlona zawartość karty Profile (Profil). 3. Zmodyfikuj ustawienia telekonferencji według potrzeb. 4. Kliknij przycisk Apply (Zastosuj) lub OK. Przypisywanie prowadzących Do utworzonych telekonferencji można przypisać prowadzących. Prowadzący (Delegate) może modyfikować i moderować telekonferencję, ale nie może jej usunąć ani przypisać innemu użytkownikowi. menu kliknij link Conferences (Telekonferencje). Pojawi się strona menu dla funkcjonalności Meet-Me Conferences. 2. Kliknij przycisk Edit (Edycja) lub inne, odpowiednie łącze w wierszu danej Pojawi się strona Meet-Me Conferences Modify (Modyfikuj telekonferencję). 3. Kliknij kartę Delegates (Prowadzący). 4. Aby wyszukać wszystkich dostępnych użytkowników, kliknij Search (Szukaj). Jeżeli chcesz znaleźć konkretne osoby, wprowadź kryteria wyszukiwania i użyj przycisku Search. 5. W kolumnie Available Users (Dostępni użytkownicy) zaznacz użytkowników, którym chcesz przypisać rolę prowadzących, po czym kliknij przycisk Add (Dodaj). Zostaną oni przeniesieni do kolumny Conference Delegates (Prowadzący). 6. Kliknij przycisk OK. Pobieranie i usuwanie nagrań menu kliknij link Recordings (Nagrania). Pojawi się strona Meet-Me Conferences Recordings (Nagrania telekonferencji). 2. Aby pobrać wybrane nagranie, kliknij przycisk Download (Pobierz) i postępuj zgodnie z pojawiającymi się instrukcjami. 3. Aby usunąć wybrane nagranie, zaznacz pole Delete (Usuń) możesz zaznaczyć więcej niż jedno nagranie do usunięcia na raz i kliknij przycisk Apply (Zastosuj) lub OK. Klient moderatora (Conferencing Moderator) Aplikacja Conferencing Moderator umożliwia moderatorom zarządzanie telekonferencjami. Nie jest możliwe moderowanie kilku konferencji jednocześnie. Ta sama telekonferencja może być moderowana przez więcej niż jednego moderatora. Interfejs użytkownika Interfejs użytkownika zawiera następujące elementy: Obszar komunikatów (Global message area) tutaj przez 10 sekund wyświetlana jest każda informacja, ostrzeżenie lub komunikat o wystąpieniu błędu przeznaczony dla użytkownika. Klawiatura umożliwia dodawanie użytkowników do Okno telekonferencji karta zawierająca informacje i narzędzia przydatne w bieżącej Pasek tytułowy zawiera nazwę telekonferencji, jej numer i kilka ogólnych elementów sterujących. Główny pasek narzędzi pozwala wykonywać różne działania w danej Dostępne funkcje to m.in. Lock/Unlock (Zablokuj/Odblokuj telekonferencję), Start (Rozpocznij)/Pause (Wstrzymaj) /Resume (Wznów) /Stop Recording (Zatrzymaj nagrywanie) oraz End Conference (Zakończ telekonferencję). Listy: moderatorów i uczestników wraz z ich numerami telefonów i stanem, tj. Talking (Mówi), Muted (Wyciszony) lub On Hold (Zawieszony). Przyciski poleceń pozwalają wykonywać czynności dotyczące konkretnego moderatora lub uczestnika. Są to: Mute (Wycisz)/Unmute (Włącz dźwięk), Hold (Zawieś)/Unhold (Przywróć) i Drop (Usuń). W wierszach moderatorów dodatkowo wyświetla się też polecenie Lecture Mode On/Off (Wł./Wył. tryb prelekcji). Przyciski są widoczne tylko wtedy, gdy wiersz danej osoby na liście jest aktualnie wybrany (aktywny). Widoczne są wówczas tylko przyciski poleceń aktualnie możliwych działań. Uruchamianie aplikacji Conferencing Moderator i dołączanie do telekonferencji Aplikację Conferencing Moderator można uruchomić w panelu administracyjnym albo z poziomu telekonferencji w programie Outlook, jeżeli telekonferencja objęta moderacją została zainicjowana w spotkaniu utworzonym w programie Outlook. 1. Połącz się z telekonferencją, którą chcesz moderować, korzystając z portalu lub z programu Outlook. 2. Na stronie portalu (portal.uc.gtsce.com) kliknij polecenie Launch Moderator Client (Uruchom aplikację moderatora) lub wybierz to samo polecenie z menu Meet-Me Conference w programie Outlook. 3. Aby dołączyć do telekonferencji kliknij łącze Call Me Now (Zadzwoń do mnie teraz) i wprowadź swój numer Strona 2 z 5

3 lub wybierz numer telekonferencji, korzystając ze swojego telefonu. Prosimy zauważyć, że w poniższych opisach termin uczestnik jest używany zarówno w odniesieniu do uczestnika, jak i moderatora. Dodawanie uczestników (Add Participant) Polecenie Add Participant (Dodaj uczestnika) jest dostępne tylko w przypadku mostków, które umożliwiają nawiązanie połączenia z pojedynczym uczestnikiem. W polu tekstowym Add Participant (Dodaj uczestnika) wprowadź numer telefonu danej osoby i kliknij widoczną z prawej ikonę Dial (Wywołaj) Wyciszanie uczestników (Mute) i przywracanie im głosu (Unmute) kliknij polecenie Mute (Wycisz) (Włącz dźwięk) lub Unmute Zawieszanie (on Hold) i przywracanie (Resume) uczestnika w telekonferencji kliknij polecenie Hold (Zawieś) (Przywróć, odwieś) lub Unhold Rozpoczynanie (Start), zatrzymywanie (Stop), wstrzymywanie (Pause) i wznawianie (Resume) nagrywania Przyciski Start/Stop/Pause/Resume widoczne na pasku tytułowym telekonferencji, pozwalają sterować procesem nagrywania jej przebiegu. Aby rozpocząć nagrywanie kliknij przycisk Start Recording. W obszarze komunikatów pojawi się komunikat potwierdzający rozpoczęcie nagrywania. Przycisk Start zmieni się w przycisk Pause (Wstrzymaj nagrywanie), a na pasku tytułowym telekonferencji pojawi się przycisk Stop (Zatrzymaj). Aby zatrzymać nagrywanie kliknij przycisk Stop Recording. Aby wstrzymać nagrywanie kliknij przycisk Pause Recording. Przycisk Pause (Wstrzymaj) zmieni się w przycisk Start (Rozpocznij). Aby wznowić nagrywanie kliknij przycisk Start Recording. Przycisk Start (Rozpocznij nagrywanie) zmieni się w przycisk Pause (Wstrzymaj nagrywanie). Kończenie telekonferencji Kliknij widoczny na pasku tytułowym telekonferencji przycisk End Conference (Zakończ telekonferencję). Usuwanie uczestników (Drop) kliknij polecenie Drop (Porzuć). Dodatek Meet-Me Conferencing do programu Outlook Dodatek Meet-Me Conferencing w programie Outlook 2003 Włączanie i wyłączanie trybu prelekcji (Lecture Mode) Włączenie trybu prelekcji (Lecture Mode) powoduje automatyczne wyciszanie nowych uczestników w momencie ich dołączenia do Aby włączyć tryb prelekcji (Lecture Mode) należy umieścić wskaźnik myszy nad wierszem dowolnego Dodatek Meet-Me Conferencing w programie Outlook 2007 i 2010 moderatora i kliknąć Lecture Mode On. Moderator stanie się jedynym uczestnikiem telekonferencji z prawem głosu. Aby wyłączyć tryb prelekcji (Lecture Mode) należy umieścić wskaźnik myszy nad wierszem dowolnego moderatora i kliknąć Lecture Mode Off. Blokowanie (Lock Conference) i odblokowywanie telekonferencji (Unlock Conference) Aby zablokować lub odblokować telekonferencję, kliknij ikonę Lock Conference lub Unlock Conference na pasku tytułowym Blokada telekonferencji uniemożliwia nowym uczestnikom dołączanie do niej. Dodatek jest dostępny po wyświetleniu formularza Termin Outlook lub Spotkanie Outlook. Konfigurowanie danych uwierzytelniających i adresu serwera Menu Conferences (Telekonferencje) jest dostępne dopiero poskonfigurowaniu danych uwierzytelniających i danych serwera. Strona 3 z 5

4 1. Kliknij przycisk Settings (Ustawienia). Pole Lokalizacja zawiera numer telefonu, pod którym dostępny jest mostek oraz identyfikator W przypadku późniejszego nadpisania tych danych, nie będą one automatycznie wprowadzone. 2. W oknie User Settings (Ustawienia użytkownika) wprowadź nazwę użytkownika i hasło, których używasz do logowania się do aplikacji Meet-Me. 3. Kliknij link Advanced (Zaawansowane). Okno rozwinie się i pojawi się w nim obszar Server Details (Szczegóły serwera). 4. Wprowadź w nim adres IP i numer portu serwera aplikacji Open Client. 5. Kliknij przycisk OK. Proces logowania Po skonfigurowaniu danych uwierzytelniających, logowanie następuje automatycznie w momencie łączenia się z telekonferencją. Jeżeli logowanie nie powiedzie się, ikona telekonferencji zmieni kolor na szary. Po utworzeniu telekonferencji jej menu (strona Meet-Me Conference) w programie Outlook 2007/10 będzie zawierać PIN moderatora i łącze uruchamiające używaną do moderacji aplikację (Launch Moderator Client). W programie Outlook 2003 na pasku narzędzi pojawi się menu Join (Dołącz) z opcjami: kod PIN moderatora i łącze uruchamiające aplikację moderatora. Tworzenie nowej telekonferencji Aby można było utworzyć nową telekonferencję Meet-Me z poziomu programu Outlook, konieczne jest posiadanie dostępu do mostka w aplikacji Meet-Me. 1. Planując spotkanie należy wybrać polecenie Conferences (Telekonferencje), a następnie Create (Utwórz). Pojawi się okno dialogowe Create a new conference (Utwórz nową telekonferencję). Dołączanie telekonferencji bez rezerwacji (Reservationless Conference) do spotkania w programie Outlook W spotkaniach tworzonych w programie Outlook można używać wyłącznie telekonferencji bez rezerwacji. Planując spotkanie w programie Outlook należy w tym celu użyć menu Meet-Me Conferencing, kliknąć w nim polecenie Conferences (Telekonferencje), a następnie wybrać z listy jedną z istniejących Pola zaproszenia w programie Outlook zostaną wypełnione treścią zaproszenia na telekonferencję. W czasie ich wypełniania aplikacja nie będzie dostępna. Wprowadzane automatycznie dane obejmują: numer telefonu mostka i identyfikator telekonferencji, łącze Call Me Now, tj. łącze do strony WWW, na której użytkownicy mogą wprowadzić numer, pod którym można się z nimi połączyć w celu dołączenia ich do 2. Wprowadź wymagane informacje. Więcej wskazówek na ten temat można znaleźć w rozdziale Dodawanie 3. Kliknij przycisk OK. Pojawi się okno Meet-Me Conference Created (Utworzono telekonferencję Meet- Me), potwierdzające fakt utworzenia telekonferencji i zawierające kod PIN jej moderatora. 4. Ponownie kliknij przycisk OK. W aplikacji zostanie utworzona telekonferencja, a zaproszenie zostanie wypełnione odpowiednimi danymi, tak jak w przypadku telekonferencji bez rezerwacji. W menu Conference (Telekonferencja) dostępny będzie PIN moderatora i łącze Launch Moderator Client (Uruchom klienta moderatora). Usuwanie telekonferencji Usunięcie spotkania utworzonego w programie Outlook obejmującego telekonferencję, gdy użytkownik jest jednocześnie zalogowany w aplikacji za pomocą dodatku do programu Outlook, ma następujące skutki: Jeżeli spotkanie nie jest cykliczne, lub jeżeli jest cykliczne, ale usunie się wszystkie jego powtórzenia, telekonferencja zostanie usunięta z aplikacji. Strona 4 z 5

5 Jeżeli spotkanie jest cykliczne i usunie się jedno jego wystąpienie, lub jeżeli jest to telekonferencja bez rezerwacji, telekonferencja w aplikacji zostanie zmodyfikowana. Polecenia DTMF Polecenia DTMF, umożliwiające sterowanie telekonferencją, są dostępne zarówno dla moderatorów, jak i dla uczestników. Menu DTMF moderatora Menu DTMF można wywołać w dowolnym momencie telekonferencji, naciskając klawisz * (gwiazdka). Polecenia menu są słyszalne tylko dla użytkownika, który je wywołał, a inni uczestnicy mogą dalej prowadzić rozmowę. Uczestnik, który wywołał menu DTMF, przestanie chwilowo słyszeć przebieg Moderatorzy mogą korzystać z wymienionych niżej funkcji, wywołując je za pomocą poleceń z menu DTMF: * powtórz zawartość menu 0 przełącz do operatora 1 wycisz tę linię lub anuluj jej wyciszenie 2 podaj liczbę uczestników, a następnie sprawdź obecność 3 włącz lub wyłącz tryb prelekcji (Lecture Mode) 4 zablokuj lub odblokuj telekonferencję 5 podmenu nagrań 6 zaproś nowego uczestnika, wywołując go 8 zakończ telekonferencję # powróć do telekonferencji Wycisz/anuluj wyciszenie Uczestnik może wyciszyć tylko siebie. Jeżeli linia uczestnika została wyciszona przez któregoś z moderatorów, uczestnik nie może samodzielnie wyłączyć takiego wyciszenia. Przełącz do operatora Ta funkcja przerywa połączenie uczestnika z telekonferencją i łączy go z numerem telefonu zdefiniowanym w ustawieniach mostka. Połączenie odbierze operator, asystent wirtualny lub skrypt VoiceXML. Menu DTMF uczestnika niebędącego moderatorem Funkcje sterujące dostępne są także dla uczestników niebędących moderatorami. Podobnie jak moderatorzy, mogą oni korzystać z nich za pomocą menu DTMF. Menu DTMF można wywołać w dowolnym momencie telekonferencji naciskając klawisz * (gwiazdka). Polecenia menu są słyszalne tylko dla użytkownika, który je wywołał a inni uczestnicy mogą dalej prowadzić rozmowę. Menu DTMF oferuje uczestnikom wymienione niżej funkcje: * powtórz zawartość menu 0 przełącz do operatora 1 wycisz mnie lub wyłącz moje wyciszenie 2 podaj liczbę uczestników, a następnie sprawdź obecność 9 zaloguj mnie jako moderatora # powróć do telekonferencji Jeżeli pamiętasz kod żądanego polecenia, możesz go użyć bezpośrednio po wywołaniu menu, naciskając klawisz * a następnie odpowiedni kod, np. wybór polecenia *0 od razu przełączy użytkownika do operatora. Wprowadzenie dowolnej innej cyfry spowoduje powrót do Logowanie się jako moderator Gdy uczestnik telekonferencji wybierze opcję logowania jako moderator, otrzyma żądanie wprowadzenia kodu PIN moderatora. Jeżeli zostanie on wprowadzony poprawnie, uczestnik stanie się moderatorem i zyska dostęp do poleceń dostępnych tylko dla moderatorów. Strona 5 z 5