Zaproszenie do składania ofert (dla zakupów o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty z art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych)

Transkrypt

1 Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów ul. Samorządowa Radom tel.: fax: CPD-ZP /2015. Radom, dn r. Oznaczenie sprawy Zaproszenie do składania ofert (dla zakupów o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty z art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych) Zamawiający zaprasza Wykonawców do składania ofert na zakup i sukcesywną dostawę wody źródlanej niegazowanej wraz z dzierżawą dystrybutora elektrycznego. I. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAKUPU: 1. Przedmiotem zamówienia jest zakup, dostawa, rozładunek wody źródlanej niegazowanej wraz z dzierżawą dystrybutora elektrycznego, pompek do wody i stojaka. 2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 1) dostawy wody źródlanej niegazowanej (z terminem przydatności do spożycia nie krótszym niż 3 miesiące liczonym od momentu dostawy) raz w tygodniu w okresie lipiec - wrzesień 2015 r. i maj - wrzesień 2016 r., w butlach 18,9 l (galony); 2) nieodpłatnej dzierżawy 1 szt. dystrybutora elektrycznego w okresie lipiec - wrzesień 2015 r. i maj - wrzesień 2016 r., wraz z jego serwisem; 3) nieodpłatnej dzierżawy 5 szt. pompek do wody w okresie lipiec - wrzesień 2015 r. i maj - wrzesień 2016 r., wraz z ich serwisem; 4) nieodpłatnej dzierżawy 1 szt. stojaka na co najmniej 8 butli w okresie lipiec - wrzesień 2015 r. i maj - wrzesień 2016 r. 3. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zakupu zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia. II. WARUNKI FINANSOWE/ ROZLICZENIA/ PŁATNOŚCI: 1. Cena oferty brutto musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty załadunku, transportu, dostawy, rozładunku oraz opłaty i podatki, w tym podatek od towarów i usług (VAT) i pozostanie niezmieniona przez cały okres realizacji zamówienia. 2. Cena oferty brutto musi być wyrażona w złotych polskich. 3. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich po cenie jednostkowej brutto wskazanej w ofercie Wykonawcy. 4. Podstawą do wystawienia faktury jest podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę bez zastrzeżeń Protokół dostawy wody źródlanej, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego zaproszenia. Wykonawca wystawi fakturę po zakończeniu każdego miesiąca, w którym następowały dostawy wody źródlanej. 5. Zapłata za dostawę wody źródlanej będzie następowała przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. III. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY: 1. Wykonawca zobowiązuje się realizować przedmiot zamówienia w terminie od dnia przesłania podpisanego zamówienia do Wykonawcy do dnia r.

2 w okresach wynikających z harmonogramu dostaw wody źródlanej określonego w Załączniku nr 1 do niniejszego zaproszenia. 2. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot zamówienia na własny koszt, do miejsca wskazanego przez Zamawiającego. 3. Przed rozpoczęciem dostawy przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu pocztą elektroniczną na adres pracownika Zamawiającego wskazanego w zamówieniu, o którym mowa w ust. 1 lub faxem pod numer /22/ z minimum 2 dniowym wyprzedzeniem powiadomienie zawierające, co najmniej: 1) datę, godzinę; 2) imię i nazwisko osób/osoby realizującej dostawę; 3) markę, typ i numer rejestracyjny pojazdu. 4. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć wodę źródlaną w oryginalnych opakowaniach z informacją zawierającą nazwę wody źródlanej, jednostkę miary i ilości jednostek, nazwę producenta, termin przydatności do spożycia. 5. Butle winny posiadać atest PZH dopuszczający do stosowania ich w obrocie, w celach spożywczych. 6. Każda dostawa butli z wodą źródlaną oraz dostawa dystrybutora elektrycznego obejmuje ich rozładunek, wniesienie i ustawienie przez Wykonawcę w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. 7. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu instrukcji obsługi właściwej dla rodzaju i typu uruchomionego dystrybutora elektrycznego do wody źródlanej wraz z pierwszą dostawą. 8. W dniu i miejscu dostawy przedstawiciel Zamawiającego dokona przy udziale przedstawiciela Wykonawcy odbioru wody źródlanej. 9. Odbiór będzie polegał na ustaleniu ilości dostarczonej wody źródlanej, stwierdzeniu braków widocznych uszkodzeń oraz sprawdzeniu zgodności dostawy z harmonogramem dostaw wody źródlanej. 10. Odbiór zostanie potwierdzony Protokołem dostawy wody źródlanej podpisanym przez Zamawiającego i Wykonawcę bez zastrzeżeń, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego zaproszenia. 11. Ze strony Zamawiającego odbiór dostaw będzie dokonywany zgodnie z harmonogramem dostaw wody źródlanej określonym w Załączniku nr 1 w godzinach od 10:00 do 12: Wykonawca zobowiązuje się w okresie dzierżawy świadczyć na rzecz Zamawiającego usługi polegające na nieodpłatnym zapewnieniu bezawaryjnego działania dystrybutora elektrycznego. 13. Wykonawca przeprowadzi bezpłatną sanityzację urządzeń polegającej na wymianie wszystkich elementów dystrybutora elektrycznego wchodzących w bezpośredni kontakt z zimną wodą, umyciu i odkamienieniu zewnętrznej obudowy dystrybutora elektrycznego oraz dezynfekcji wewnętrznych i zewnętrznych elementów dystrybutora elektrycznego, przy użyciu środków posiadających atest PZH do kontaktu z żywnością każdorazowo przed przekazaniem dystrybutora elektrycznego w użytkowanie. 14. Przekazanie przez Wykonawcę dystrybutora elektrycznego, pompek do wody i stojaka w 2015 r. nastąpi w terminie 3 dni od dnia przesłania podpisanego zamówienia do Wykonawcy, natomiast w 2016 r. nastąpi w terminie do dnia r. i zostanie potwierdzone Protokołem dostawy/odbioru urządzeń podpisanym przez Zamawiającego i Wykonawcę bez zastrzeżeń. W przypadku dostarczenia dystrybutora elektrycznego, pompek do wody i stojaka nie spełniających wymagań Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć kolejne urządzenia w terminie 2 dni od dnia zgłoszenia zastrzeżeń w Protokole dostawy/odbioru urządzeń, który stanowi Załącznik nr 5 do zaproszenia. 15. Wykonawca jest zobowiązany do odbioru dystrybutora elektrycznego, pompek do wody i stojaka w terminie nie wcześniej niż do dnia r. i r. Odbiór

3 dystrybutora elektrycznego, pompek do wody i stojaka zostanie potwierdzony Protokołem dostawy/odbioru urządzeń stanowiącym Załącznik nr 5 do Umowy. 16. W przypadku opóźnienia terminu dostawy wody źródlanej w stosunku do harmonogramu dostaw wody źródlanej, Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % łącznej ceny brutto oferty za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia terminu dostawy wody źródlanej. 17. W przypadku opóźnienia któregokolwiek z terminów dostawy dystrybutora elektrycznego, pompek do wody i stojaka, Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % łącznej ceny brutto oferty za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia terminu dostawy urządzeń. IV. KRYTERIA OCENY OFERT: O wyborze oferty decydować będzie kryterium najniższej ceny (przy spełnieniu wszystkich warunków przedstawionych w zaproszeniu). V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Oferta winna być sporządzona zgodnie z zaleceniami oraz z wykorzystaniem Formularza Ofertowego, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia i musi zawierać informacje i dane określone w tym dokumencie, czyli pełną nazwę Wykonawcy, adres siedziby Wykonawcy oraz cenę oferty zawierającą wszelkie koszty zgodnie z pkt II niniejszego zaproszenia. 2. Do oferty należy dołączyć: 1) kopię aktualnego odpisu KRS lub wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; 2) pełnomocnictwo, jeżeli sposób reprezentowania Wykonawcy nie wynika z innych załączonych dokumentów. VI. DATA I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT: 1. Ostateczny termin składania ofert upływa w dniu r. o godz. 11: O terminie upływu składania ofert decyduje data, godzina wysłania a lub faksu przez oferenta. 3. Oferty należy przesłać w formie elektronicznej na adres monika.fabiszewska@mf.gov.pl lub faksem pod numer /48/ w terminie wskazanym powyżej. 4. Wpłynięcie oferty w formie elektronicznej potwierdzone zostanie poprzez wysłanie maila zwrotnego na adres nadawcy. 5. Wpłynięcie oferty na faks potwierdzone zostanie poprzez wysłanie informacji zwrotnej na numer faksu nadawcy. 6. Oferta, która wpłynie po terminie nie będzie rozpatrywana. VII. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy zamówienia. DYREKTOR Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów Robert Pasiński /podpis na oryginale/

4 Załącznik nr 1 do zaproszenia do składania ofert na zakup i sukcesywną dostawę wody źródlanej niegazowanej wraz z dzierżawą dystrybutora elektrycznego - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zakupu. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAKUPU 1. Wyszczególnienie przedmiotu zakupu dla Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów: L.p. Wyszczególnienie przedmiotu zakupu J.m. Ilość Opis przedmiotu zakupu 1 Woda źródlana niegazowana (pojemność 18,9 l) szt. 231 Dostarczona woda źródlana musi spełniać wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie naturalnych wód mineralnych, wód źródlanych i wód stołowych (Dz. U. Nr 85, poz. 466 z późn. zm.). 2 Stojak szt. 1 Musi zmieścić co najmniej 8 szt. butli wody źródlanej o pojemności 18,9 l. 3 Dystrybutor elektryczny szt. 1 Musi pełnić funkcję: podgrzewanie (o temp. powyżej 70 C), schładzanie (o temp. 2 C - 5 C), utrzymanie wody w temperaturze pokojowej. 4 Pompka do wody szt Harmonogram dostaw wody źródlanej: L.p. Miesiąc J.m. Ilość Terminy dostaw 1 Lipiec 2015 szt ; Sierpień 2015 szt ; ; ; ; Wrzesień 2015 szt ; ; ; RAZEM szt Maj 2016 szt ; ; ; ; Czerwiec 2016 szt ; ; ; Lipiec 2016 szt ; ; ; Sierpień 2016 szt ; ; ; ;

5 Wrzesień 2016 szt ; ; ; RAZEM szt Termin dostarczenia wody źródlanej: Raz w tygodniu - poniedziałek w godzinach między 10:00 a 12: Adres dostawy: Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów, Warszawa, ul. Świętokrzyska Zmniejszenie ilości dostarczonych sztuk wody źródlanej w okresie realizacji zamówienia w stosunku do przewidywanej ilości wód źródlanych wskazanych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zakupu nie będzie stanowić niewykonania zamówienia i nie będzie stanowić podstawy roszczeń Wykonawcy do Zamawiającego, w tym do domagania się przez Wykonawcę odszkodowania lub zwiększenia ceny jednostkowej za 1 sztukę wody źródlanej.

6 Załącznik nr 2 do zaproszenia do składania ofert na zakup i sukcesywną dostawę wody źródlanej niegazowanej wraz z dzierżawą dystrybutora elektrycznego - wzór Formularza Ofertowego. O F E R T A Zakup i dostawa wody źródlanej Oznaczenie sprawy: CPD-ZP /2015 W odpowiedzi na zaproszenie z dnia r. do składania ofert na zakup i dostawę wody źródlanej dla Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów składam/y niniejszą ofertę: Wykonawca: Nazwa podmiotu: Adres:... Telefon: Faks: Regon:.. NIP:.. KRS:... Osoba do kontaktów:.... tel L.p. Rodzaj asortymentu J.m. Ilość Cena jedn. brutto Łączna cena brutto (kolumna 4x5) Woda źródlana niegazowana (pojemność 18,9 l) szt. 231 ŁĄCZNA CENA BRUTTO OFERTY Łączna cena brutto oferty wynosi (słownie):... Oświadczam/y, że: 1) akceptuję/my wszystkie warunki określone w zaproszeniu do składania ofert na zakup i sukcesywną dostawę wody źródlanej niegazowanej wraz z dzierżawą dystrybutora elektrycznego dla Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów i nie wnoszę/nie wnosimy żadnych zastrzeżeń; 2) cena brutto oferty obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty określone w pkt II (Warunki finansowe/rozliczenia/płatności) niniejszego zaproszenia oraz opłaty i podatki, w tym podatek od towarów i usług; 3) zobowiązuję/my się w przypadku wyboru mojej/naszej oferty do wykonania zamówienia na warunkach określonych w niniejszym zaproszeniu, w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego..... miejscowość, data.... Podpis osób/y upoważnionych do występowania w imieniu Wykonawcy oraz pieczątka/i imienne/a 6

7 Załącznik nr 3 do zaproszenia do składania ofert na zakup i sukcesywną dostawę wody źródlanej niegazowanej wraz z dzierżawą dystrybutora elektrycznego wzór zamówienia. CPD (nazwa i adres Wykonawcy) ZAMÓWIENIE W nawiązaniu do uzgodnień w trybie roboczym i przedłożonej oferty składam zamówienie na zakup i dostawę wody źródlanej niegazowanej. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 1) dostawy wody źródlanej niegazowanej zgodnie z harmonogramem dostaw wody źródlanej; 2) dzierżawy 1 szt. dystrybutora elektrycznego, wraz z jego serwisem; 3) dzierżawy 5 szt. pompek do wody, wraz z ich serwisem; 4) dzierżawy 1 szt. stojaka na co najmniej 8 butli. Pozostałe warunki realizacji zamówienia: Termin realizacji zamówienia: od dnia przesłania podpisanego zamówienia do Wykonawcy do dnia r. Termin płatności: 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Każdorazowo podstawą do wystawienia faktury jest podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę bez zastrzeżeń Protokół dostawy wody źródlanej. Wykonawca wystawi fakturę po zakończeniu każdego miesiąca, w którym następowały dostawy wody źródlanej. Zaznaczam przy tym, że zgodnie z ofertą koszt maksymalny zamówienia nie może przekroczyć zł brutto. Ponadto uprzejmie informuję, iż osobą upoważnioną do kontaktów w sprawie realizacji przedmiotu zamówienia, w tym do podpisywania protokołów jest: 1) po stronie Zamawiającego: Pani/Pan ( ), tel. ( ), fax ( ), ( ); 2) po stronie Wykonawcy: Pani/Pan ( ), tel. ( ), fax ( ), ( ). Pozostałe warunki realizacji zamówienia zostały określone w zaproszeniu do składania ofert na zakup i sukcesywną dostawę wody źródlanej niegazowanej wraz z dzierżawą dystrybutora elektrycznego, znak sprawy: CPD-ZP /2015 z dnia r. Proszę o wystawienie faktury na poniższe dane: Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów ul. Samorządowa 1, Radom NIP Nazwa zakupu: woda źródlana niegazowana i przesłanie jej na adres Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów. (podpis Dyrektora CPD MF) 7

8 Załącznik nr 4 do zaproszenia do składania ofert na zakup i sukcesywną dostawę wody źródlanej niegazowanej wraz z dzierżawą dystrybutora elektrycznego - wzór Protokołu dostawy wody źródlanej. PROTOKÓŁ DOSTAWY WODY ŹRÓDLANEJ Miejsce odbioru: Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów, ul. Świętokrzyska 12, Warszawa Miesiąc:.. Rok:. L.p. Data dostawy Ilość Czytelny podpis przedstawiciela Wykonawcy Czytelny podpis przedstawiciela Zamawiającego UWAGI:

9 Załącznik nr 5 do zaproszenia do składania ofert na zakup i sukcesywną dostawę wody źródlanej niegazowanej wraz z dzierżawą dystrybutora elektrycznego - wzór Protokołu dostawy/odbioru urządzeń. PROTOKÓŁ DOSTAWY/ODBIORU 1) URZĄDZEŃ Miejsce dostawy/odbioru 1) : Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów, ul. Świętokrzyska 12, Warszawa Data dostawy/odbioru 1) : r. L.p. Rodzaj J.m. Ilość 1 Dystrybutor elektryczny szt. 1 2 Pompka do wody szt. 5 3 Stojak szt. 1 Urządzenia nie posiadają/posiadają 1) widocznych uszkodzeń mechanicznych. UWAGI: Poniższe informacje należy wypełnić tylko i wyłącznie w sytuacji dostawy urządzeń do Zamawiającego. Urządzenia zostały dostarczone w terminie/nie zostały dostarczone w terminie 1). Urządzenia powinny być dostarczone do dnia r. Faktyczna dostawa urządzeń nastąpiła w dniu r. Opóźnienie wyniosło: dzień/dni 1). Wykonawca potwierdza, że przeprowadził bezpłatną sanityzację dystrybutora elektrycznego i pompek do wody. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA podpis osoby upoważnionej podpis osoby upoważnionej 1) niewłaściwe skreślić 9