ZAPYTANIE OFERTOWE I ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT (o wartości poniżej euro)

Transkrypt

1 Mińsk Mazowiecki, dnia 19 sierpnia 2015 r. Zamawiający: Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowieckim ul. Okrzei 14, Mińsk Mazowiecki NIP , REGON tel , fax strona internetowa: Adm /15 ZAPYTANIE OFERTOWE I ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT (o wartości poniżej euro) Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowieckim (dalej: Zamawiający) zwraca się z zapytaniem ofertowym i z zaproszeniem do składania ofert w procedurze o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, prowadzonym bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) na: Sukcesywną dostawę naturalnej niegazowanej wody źródlanej wraz z dzierżawą urządzeń dozujących (dystrybutorów) do obiektu Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa naturalnej niegazowanej wody źródlanej wraz z dzierżawą Mazowieckim. urządzeń dozujących (dystrybutorów) do obiektu Sądu Rejonowego w Mińsku 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarto w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego oraz we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr Termin realizacji zamówienia: od r. do r. II. KRYTERIUM W YBORU OFERTY 1. Kryterium wyboru oferty stanowi cena ryczałtowa brutto %. 2. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Cena musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie z tytułu realizacji przedmiotowego zamówienia. Wykonawca przedstawi cenę za wykonanie zamówienia na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego Zapytania. 3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia / najkorzystniejszy bilans ceny-i-innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia *. 4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 5. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty zostaną zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego tj.

2 III. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI 1. Pan Piotr Andrzejewski - Inspektor, tel IV. TERMIN ORAZ MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę (wypełniony i podpisany formularz ofertowy) należy składać w terminie do dnia 25 sierpnia 2015 roku do godz w wersji elektronicznej (podpisany skan dokumentu) na adres: p.rechnio@minskmazowiecki.sr.gov.pl lub faxem na nr Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane. Załączniki: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; 2. Formularz ofertowy; 3. W zór umowy. * niepotrzebne skreślić

3 Załącznik nr Ido zapytania ofertowego: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa naturalnej niegazowanej wody źródlanej wraz z dzierżawą urządzeń dozujących (dystrybutorów) do obiektu Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim obejmująca: a) dostawę raz w miesiącu naturalnej niegazowanej wody źródlanej w butlach o pojemności 18,9 1 do obiektu Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim w ilości co najmniej 2 butli na jedno urządzenie, b) dostawę dodatkowych butli w sytuacjach szczególnych (niewystarczająca ilość butli w miesiącu), c) nieodpłatne użyczenie 1 stojaka (regału) na butle, d) dzierżawę 3 urządzeń dozujących (dystrybutorów) z funkcją chłodzenia wody, e) nieodpłatną sanityzację dzierżawionych urządzeń dozujących 2 razy w roku (profesjonalne czyszczenie, dezynsekcja lub wymiana elementów urządzeń, które mają kontakt z wodą), f) nieodpłatne usuwanie awarii urządzeń dozujących, w tym wymianę uszkodzonych urządzeń w ciągu 3 dni roboczych. 2. Zamawiający nie ponosi dodatkowych kosztów dystrybucji wody poza kosztami opisanymi w pkt 1 lit. a) oraz d) przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia ilości dzierżawionych dystrybutorów oraz do zmiany ilości dostarczanych butli w cenach jednostkowych zawartych w formularzu ofertowym.

4 Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy FORM ULARZ O FERTO W Y Nazwa firmy: Adres: Osoba do kontaktu: Dane kontaktowe (telefon, ): Oferta na: Sukcesywna dostawa naturalnej niegazowanej wody źródlanej wraz z dzierżawą urządzeń dozujących (dystrybutorów) do obiektu Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. Lp. Nazwa usługi Jednostka sprzedaży Ilość* Cena jednostkowa brutto Częstotliwość usługi Całkowita wartość brutto kol. D x kol. E x kol. F A B c D E F G dostawa naturalnej 1. niegazowanej wody źródlanej w butlach szt (raz w miesiącu) o pojemności 18, dzierżawa urządzeń dozujących z funkcją chłodzenia wody szt (na miesiąc) *podane ilości są ilościami orientacyjnymi; ich ilość może ulec zmianie w czasie obowiązywania umowy. Cena oferty brutto (Suma kolumn od IG do 2G) (wynagrodzenie za zrealizowanie przedmiotu umowy) Słow nie:... zł (brutto) Oświadczamy, że akceptujemy warunki określone w zapytaniu ofertowym oraz we wzorze umowy i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na w/w warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. D a ta : Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu

5 Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego: Wzór umowy (Wzór) Umowa N r... zawarta w d n iu... w Mińsku Mazowieckim pomiędzy: Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym w Mińsku Mazowieckim z siedzibą w Mińsku Mazowieckim, przy ul. Okrzei 14 NIP: , reprezentowanym przez: Panią Katarzynę Jerzak - Dyrektora Sądu - zwanym w dalszej części umowy: Zamawiającym a - zwaną/ym w dalszej części umowy: Wykonawcą W wyniku wyboru Wykonawcy, dokonanego przez Zamawiającego w trybie zapytania ofertowego i zaproszenia do składania ofert w procedurze o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, prowadzonym bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) zawarto umowę, o następującej treści: 1 Przedmiotem niniejszej umowy jest sukcesywna dostawa wody źródlanej wraz z dzierżawą urządzeń dozujących (dystrybutorów) do obiektu Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim zgodnie z ofertą Wykonawcy stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszej umowy. Umowa zostaje zawarta na okres dnia r. do r Wykonawca zobowiązany jest w dniu 1 października 2015 roku do dostawy i oddania w użytkowanie dystrybutorów wody oraz stojaków na butle i butli z wodą w liczbie określonej przez Zamawiającego. 2. Dostarczone dystrybutory muszą być fabrycznie nowe, wolne od wad, pełnowartościowe, w pierwszym gatunku, nienoszące znamion użytkowania i sprawne technicznie.

6 3. Urządzenia dozujące, stojaki na butle oraz butle z wodą stanowią własność Wykonawcy. Z chwilą wygaśnięcia, rozwiązania lub odstąpienia od umowy Wykonawca odbierze je od Zamawiającego najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych, licząc od dnia ustania zobowiązania. 4. Do obowiązków Wykonawcy należy rozładunek, wniesienie, montaż oraz ustawienie dystrybutorów, stojaków na butle i butli z wodą miejscach wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo przetestować działanie montowanego dystrybutora przed oddaniem do w użytkowanie Zamawiającemu. Dostawa i montaż dystrybutorów, stojaków na butle, a także dostawa pełnych i odbiór pustych butli będzie odbywać się na koszt i ryzyko Wykonawcy. 5. Dostawy naturalnej wody źródlanej realizowane będą raz w miesiącu, w dni powszednie, w godzinach 9-14 na zasadzie wymiany butli pustych na pełne (za wyjątkiem pierwszej dostawy) zgodnie z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez Zamawiającego. Każdorazowa wymiana butli pustych na pełne z naturalną niegazowaną wodą źródlaną musi być potwierdzona przez pracownika Zamawiającego na dokumencie dostawy. 6. Zamówienia na wymianę pustych butli na pełne będą zgłaszane telefonicznie lub mailowo przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego na dwa dni przed terminem dostawy. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany liczby dzierżawionych dystrybutorów, czy też liczby dostarczanych butli z wodą, o czym powiadomi Wykonawcę drogą elektroniczną lub faksem. 8. Bieg terminu dzierżawy dystrybutorów rozpoczyna się od dnia przekazania ich do użytkowania Zamawiającemu i kończy się z dniem zaprzestania ich użytkowania. 4 Wykonawca zapewni pełny serwis i przeglądy dzierżawionych dystrybutorów na czas trwania umowy. Wszelkie zgłoszone usterki i awarie dostarczonych dystrybutorów, stojaków na butle i butli z wodą będą usuwane przez Wykonawcę w ciągu 3 dni roboczych od chwili ich zgłoszenia. Serwis dystrybutorów obejmuje co najmniej: przeglądy, naprawę, sanityzację, wymianę filtrów i odkamienianie urządzeń co najmniej raz na 6 miesięcy, chyba że producent dystrybutora zaleca częstszą ich wymianę oraz w razie potrzeby dodatkową wymianę filtrów i elementów eksploatacyjnych. W przypadku braku możliwości naprawy, uszkodzone dystrybutory i stojaki na butle, oraz wadliwe butle będą wymieniane przez Wykonawcę na nowe bez dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu, w ciągu dwóch dni od zgłoszenia ich awarii Maksymalne wynagrodzenie brutto za realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z ofertą Wykonawcy z d n ia... w ynosi zł (słow nie:... ). 2. W ceny jednostkowe Wykonawca zobowiązany jest wliczyć wszelkie koszty związane z pełną realizacją zamówienia, w tym w szczególności koszty transportu, ubezpieczenia na czas transportu, koszt dzierżawy, koszty napraw, koszty serwisowania, sanityzacji. Ceny jednostkowe netto z Oferty Wykonawcy są stałe i niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany ceny usługi objętych umową:

7 w oparciu o wskaźnik inflacji dla towarów i usług konsumpcyjnych, ogłaszany przez Prezesa GUS po zakończeniu każdego roku kalendarzowego, przy czym wzrost ceny jest możliwy jedynie o wysokość tego wskaźnika; w związku ze zmianą obowiązujących stawek VAT, wprowadzenia nowych podatków, w stopniu wynikającym z tych zmian od pierwszego dnia następnego miesiąca. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze VAT w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. Dniem zapłaty wynagrodzenia jest dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego. Za każdy dzień opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca może żądać od Zamawiającego odsetek ustawowych. Zamawiający nie wyraża zgody na przelew (cesję) wierzytelności Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej umowy na osoby trzecie. 6 Za każdy dzień zwłoki w realizacji zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w kwocie 50 (słownie: pięćdziesiąt 00/100) złotych. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % wynagrodzenia maksymalnego brutto, w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego zastrzeżone na jego rzecz kary umowne. Strony uzgadniają, że w razie naliczenia przez Zamawiającego kar umownych, Zamawiający potrąci z wynagrodzenia kwotę stanowiącą równowartość tych kar, i tak pomniejszone wynagrodzenie wypłaci Wykonawcy. Osobą do kontaktów w zakresie realizacji umowy ze strony Wykonawcy będzie: 7 Osobą do kontaktów w zakresie realizacji umowy ze strony Zamawiającego będzie: 8 W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. Zmiana treści umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Spory powstałe w związku z wykonywaniem umowy Strony zgodnie poddają rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. Umowę można rozwiązać za porozumieniem stron w każdym czasie. Zamawiającemu przysługuje prawo jednostronnego rozwiązania niniejszej umowy z zachowaniem 1- miesięcznego terminu wypowiedzenia.

8 9 1. Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. 2. Integralną częścią umowy stanowi załącznik nr 2 Formularz ofertowy. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY