Księgowość ZAJMUJĄ SIĘ PAŃSTWO. bez kartki papieru WYWIAD NUMERU

Transkrypt

1 6 ROZMOWY GŁOSU Księgowość WYWIAD NUMERU bez kartki papieru Oferują bezpłatnie elektroniczny system obiegu dokumentów dla klientów, a pracownikom umożliwiają elastyczny czas pracy, ich system potrafi wygenerować w każdej chwili aktualny raport finansowy dla klienta. Oczekują na duży wzrost zainteresowania outsourcingiem usług księgowych i jak wszyscy w Polsce na przyjazne prawo. O rozwoju Kancelarii Rachunkowej FIGURES mówią: MAŁGORZATA GŁADKOWSKA i PAWEŁ MULTANIAK, prezes i wiceprezes firmy. MAŁGORZATA GŁADKOWSKA 45 lat, biegły rewident, absolwentka Akademii Ekonomicznej w Poznaniu. Z Grupą Kapitałową DGA związana od 1998 roku. Zanim poświęciła się tworzeniu i rozwojowi Kancelarii, przeprowadziła kilkadziesiąt projektów z zakresu m.in. badania sprawozdań finansowych, planów połączenia i przekształcenia spółek, sporządzania prospektów emisyjnych. Jej pasją jest tenis. ZAJMUJĄ SIĘ PAŃSTWO OBSŁUGĄ KSIĘGOWĄ I RA- CHUNKOWĄ OD PONAD 20 LAT. CZY W TYM CZASIE ZMIENIŁO SIĘ PODEJŚCIE FIRM DO USŁUG KSIĘGOWYCH? Małgorzata Gładkowska: Cały świat pędzi coraz szybciej, ludzie są coraz odważniejsi, lepiej wykształceni, świadomi swojej wiedzy i umiejętności, dlatego też powstaje coraz więcej przedsiębiorstw. Prowadząc działalność gospodarczą, trzeba jednak zawsze pamiętać o jednym: żeby rozwijać biznes, trzeba go mierzyć, analizować, porównywać, a nie da się tego zrobić bez wiarygodnych danych liczbowych. Mamy coraz więcej spółek publicznych, których zarządy doskonale znają ryzyko braku aktualnych informacji. Pamiętam firmę, której główna księgowa notowała wszystkie rachunki w notesie. Prowadziła tę ewidencję dla lepszej kontroli, system finansowoksięgowy oczywiście był, w dziale księgowym pracowało kilka osób, ale jaki był z tego pożytek, skoro nawet szefowa tego działu nie korzystała z wyników jego pracy. W dzisiejszych czasach takie marnotrawstwo czasu (za który przecież trzeba zapłacić) jest nie do pomyślenia. Ale czyja to była wina? Przecież prezes firmy budowlanej nie musiał się znać na księgowości, on ufał, że jeśli zatrudni dobrego merytorycznie pracownika, to wszystko będzie dobrze, podatki zapłacone, wyniki policzone, sprawozdania sporządzone. A ile czasu to zajmie (ile będzie musiał za to zapłacić), tego już nie potrafił skalkulować, bo przecież nie wiedział, ile czasu zajmuje księgowanie i liczenie podatków. A CO OBSERWUJĄ PAŃSTWO OBECNIE? Paweł Multaniak: Obecnie wiedza menadżerów na temat księgowości jest niewiele większa, natomiast są oni świadomi faktu, że aby zoptymalizować koszty działu księgowego, należy zlecić te usługi specjalistom. I tu pojawiamy się my. Klient, zwracając się do nas, oczekuje po pierwsze zmniejszenia kosztów utrzymania działu księgowego, po drugie użytecznej informacji dostępnej na bieżąco, po trzecie oszczędności czasu poświeconego na zarządzanie działem księgowym. Nie bez przyczyny użyłem określenia użyteczna informacja. Klienci nie oczekują od nas księgowania dokumentów, choć na tym polega nasza praca, ale najważniejszy jest jej efekt informacja, którą można wykorzystać jako podstawę podejmowania decyzji biznesowych. Informacja użyteczna, czyli wiarygodna i rzetelna, dostarczona w jak najkrótszym czasie i w najprostszej formie. JAK PRZEBIEGAŁ ROZWÓJ PAŃSTWA FIRMY, JAK PAŃSTWO JĄ TWORZYLI? PM: Nasza firma powstała w wyniku podziału firmy DGA Audyt Sp. z o.o., zajmującej się usługami audytorskimi, księgowymi i kadrowo-płacowymi. Pomyśleliśmy, że nie da się efektywnie zarządzać firmą o tak zróżnicowanym profilu działalności i z działu księgowego wyodrębniliśmy nową spółkę w ramach Grupy Kapitałowej DGA. Nazwaliśmy ją DGA Kancelaria Rachunkowa. Przejęliśmy kilkanaście pracujących wówczas w tym dziale osób i obsługiwane projekty. Specjalizacja działalności, koncentracja na dwóch najistotniejszych obszarach usług: księgowości oraz obsłudze kadrowo-płacowej, pozwoliła nam przyjrzeć się błędom, jakie popełnialiśmy wcześniej, i zmienić podejście do klientów i organizacji własnej pracy. Po dwóch latach budowania struktury organizacyjnej, bazy informatycznej (także przy pomocy środków unijnych), standardów organizacyjnych i merytorycznych zdecydowaliśmy się na zmianę wizerunku firmy i promocję Kancelarii w mediach. JAKI JEST NOWY WIZERUNEK KANCELARII? MG: Nowa Kancelaria jest przygotowana na wyzwania płynące z rynku. Nie boimy się trudnych zleceń, jesteśmy przygotowani organizacyjnie i merytorycznie na przejęcie każdego klienta, czy to z Poznania, czy z jakiejkolwiek innej lokalizacji, czy to jest mała spółka lokalna, czy giełdowa grupa kapitałowa. Pracujemy na programach klienta, w siedzibie klienta lub zdalnie, księgowość i jej organizacja nie mają dla nas tajemnic. W ubiegłym roku przejęliśmy na kilkanaście miesięcy, księgowość hiszpańskiej grupy

2 ROZMOWY GŁOSU 7 spółek deweloperskich z siedzibą w Warszawie. Cała grupa prowadzi księgi na programie SAP, który pracuje na serwerach w Hiszpanii, gdzie na poziomie jednostki dominującej sporządzana jest konsolidacja. Na potrzeby tego projektu nauczyliśmy się obsługi programu SAP, korzystając z uprzejmości zaprzyjaźnionej firmy, która przeprowadziła dla nas krótkie szkolenie z obsługi tego programu. Takich projektów wykonaliśmy już wiele, wszystkie oparte na nowoczesnych technologiach informatycznych, nakładkach pozwalających na migrację danych pomiędzy programami klientów a naszym programem finansowoksięgowym Scala. Ale żeby dojść do tego miejsca, musieliśmy popełnić wiele błędów, wiele się nauczyć i uświadomić sobie, że jeszcze więcej jest przed nami, oczywiście nauki, a nie błędów. Natomiast od strony biznesowej stworzyliśmy strategię rozwoju, opierającą się na koncepcji zupełnie nowej organizacji współpracy pomiędzy naszymi klientami a Kancelarią. NA CZYM POLEGA INNOWACYJNOŚĆ TEGO ROZWIĄZANIA? PM: Polega ona na integracji procesu obiegu dokumentów pomiędzy klientem i Kancelarią. Bezpłatnie udostępniamy naszym klientom program do elektronicznego obiegu dokumentów, aby szybciej mogły one docierać do Kancelarii, gdzie natychmiast po zaksięgowaniu stają się częścią generowanych dla klienta raportów. Dzięki temu rozwiązaniu chcemy dawać klientom coś, czego nie otrzymają, korzystając z tradycyjnej formy księgowości oszczędność czasu i bieżący dostęp do danych finansowych. A dodatkowo klient korzysta z udogodnień elektronicznego obiegu dokumentów, który ułatwia zarządzanie przepływem dokumentów. W przypadku firm, które mają oddziały, nie musimy czekać, aż dokumenty zostaną przesłane pocztą lub przywiezione do siedziby centrali, akceptacja odbywa się online co daje ogromną oszczędność czasu, porządkuje całą dokumentację i czyni tę nielubianą przez menadżerów papierową robotę nieco znośniejszą. Nowe rozwiązanie organizacyjne testowaliśmy na naszej firmie. Kiedy okazało się że funkcjonuje prawidłowo, rozpoczęliśmy wdrażanie u klientów. To było w styczniu 2011 roku. Tak więc od ponad roku nasz nowy produkt jest dostępny na rynku i cieszy się rosnącym zainteresowaniem. JAK TEN SYSTEM, E.FIGURES, UŁA- TWIA PRACĘ W FIRMIE? PM: e.figures jest napisanym specjalnie dla Kancelarii programem pozwalającym na elektroniczny obieg dokumentów już od momentu wpływu dokumentu do biura klienta. Cała procedura opisu, weryfikacji i akceptacji dokumentów odbywa się w systemie. Program daje możliwość jednoczesnego wprowadzania dokumentów przez wiele osób, co wydaje się optymalnym rozwiązaniem dla firm mających oddziały w różnych lokalizacjach. CO TO OZNACZA W PRAKTYCE? PM: Dzięki automatyzacji procesu przesyłania dokumentów znacznemu skróceniu ulega czas od momentu wpływu dokumentu do firmy do jego zaksięgowania. Ta funkcjonalność e.figures jest kluczowa dla naszej misji, jaką jest dostarczanie na bieżąco aktualnych informacji finansowych naszym klientom. PREZES FIRMY CZUJE SIĘ PEWNIEJ, GDY W KAŻDEJ CHWILI MOŻE ZNAĆ AKTUALNĄ SYTUACJĘ FINANSOWĄ FIRMY CZY JEJ WYNIK. JAK PAŃSTWO MOGĄ MU W TYM POMÓC? PM: Do tego celu zbudowaliśmy w e.figures Panel Menadżera. Po bezpiecznym, szyfrowanym zalogowaniu za pomocą przeglądarki internetowej do Panelu Menadżera, klient otrzymuje wgląd do swoich raportów. Obecnie w standardzie proponujemy następujące raporty: bilans, rachunek zysków i strat, raport o zyskowności realizowanych projektów, raport o stanie należności i zobowiązań. Analizując przykładowo raport o zyskowności wybranego projektu, od pozycji zbiorczych jak suma przychodów ze sprzedaży lub suma kosztów operacyjnych można dotrzeć poprzez analizę kosztów przypisanych do danego projektu do pojedynczego zapisu w księgach. Narzędzie to jest elastyczne i można konfigurować dane PAWEŁ MULTANIAK - 39 lat, biegły rewident, licencjonowany syndyk, absolwent Akademii Ekonomicznej w Poznaniu. Z Grupą DGA związany od 2005 roku. Specjalizuje się w tematyce konsolidacji, kontroli wewnętrznej oraz outsourcingu księgowości w przedsiębiorstwach. Prowadzi szkolenia z zakresu rachunkowości. Nr GŁOS BIZNESU

3 8 ROZMOWY GŁOSU w dowolny, zaprojektowany przez klienta sposób pod warunkiem, że będą pochodzić z ksiąg rachunkowych. Innymi słowy, wszystkie zaksięgowane dane można w dowolny sposób zaprezentować w raportach Panelu Menadżera. DO KOGO SZCZEGÓLNIE SKIEROWANE JEST TO NARZĘDZIE? MG: Narzędzie to daje wymierne korzyści każdej firmie, ale szczególnie polecamy je grupom kapitałowym oraz firmom o rozproszonej strukturze terytorialnej. Dla zarządzania grupą kapitałową e.figures i Panel Menadżera są rozwiązaniami kluczowymi. Zapewniają dostęp do wyników wszystkich jednostek w Grupie w jednolitej formie i przy zastosowaniu jednolitych zasad rachunkowości. Wdrożenie jednolitych zasad rachunkowości w Grupie Kapitałowej nie jest łatwym zadaniem, a brak porównywalności danych finansowych nie pozwala na ich rzetelną ocenę. Jako partner grupy kapitałowej. Kancelaria wdraża we wszystkich spółkach jednolite zasady rachunkowości, jeśli trzeba przekształca je na zgodne z międzynarodowymi standardami, a w efekcie prezentuje dane finansowe zebrane w jednym miejscu. W JAKI SPOSÓB MOŻNA ZAGWARANTOWAĆ KLIENTOWI SPOKÓJ I ŚWIADOMOŚĆ, ŻE WSZYSTKO W DOKUMEN- TACH SIĘ ZGADZA? MG: Nasi klienci nie powinni koncentrować się na zbieraniu dokumentów, informowaniu o przelewach, wystawianiu faktur i tym podobnych czynnościach. Naszym obowiązkiem jako pełniących rolę działu księgowego jest przekazywanie rzetelnych informacji o stanie przedsiębiorstwa. Informacje są przekazywane na bieżąco w ustalonych umową terminach. Oczywiście, błędy się zdarzają, większe i mniejsze, ale ryzyko tych błędów ponosi Kancelaria. Ubezpieczyliśmy naszą działalność na kwotę wystarczającą, aby nasi klienci mogli spać spokojnie. Nawet jeśli zdarzy się błąd, w wyniku którego trzeba zapłacić karę czy odsetki, nie muszą się tym martwić. Staramy się jednak nie dopuścić do powstawania istotnych błędów, funkcjonujące w naszej firmie procedury podwójnej weryfikacji oraz audytu wewnętrznego dają nam satysfakcję z dobrze wykonanej pracy, a klientom poczucie bezpieczeństwa. NASZYM OBOWIĄZKIEM JAKO PEŁNIĄCYCH ROLĘ DZIAŁU KSIĘGOWEGO JEST PRZEKAZYWANIE RZETELNYCH INFORMACJI O STANIE PRZEDSIĘBIOR- STWA. INFORMACJE SĄ PRZEKAZYWANE NA BIEŻĄCO W USTALONYCH UMOWĄ TERMINACH. CZY WZRASTA ZAPOTRZEBOWANIE NA OUTSOURCING OFEROWANYCH PRZEZ PAŃSTWA USŁUG NA NASZYM RYNKU? MG: W Polsce najczęściej z outsourcingu korzystają firmy zagraniczne. Inwestorzy zagraniczni nie rozważają tego rozwiązania jako opcji, oni po prostu wiedzą, że specjalistyczne kompetencje najlepiej pozyskać na rynku, ponieważ jest to bardziej efektywne: tańsze, szybsze i bezpieczniejsze. Niemniej polscy przedsiębiorcy coraz częściej akceptują rozwiązania outsourcingowe. Zaczynają ufać nam jako partnerowi w biznesie, a nie tylko dostawcy usług księgowych. Wyrazem zmiany podejścia klientów do naszej firmy jest na przykład dzielenie się nowymi pomysłami w biznesie lub w zakresie rozwiązań organizacyjnych. W zespole mamy doświadczonych biegłych rewidentów, jesteśmy w stanie podzielić się z naszymi klientami zdobytym w tym zawodzie doświadczeniem nie tylko w obszarach stricte księgowych czy podatkowych, ale także z zakresu kalkulacji kosztów, ryzyk walutowych, opłacalności wdrożenia określonych programów komputerowych, organizacji procesów biznesowych i podobnych. CZY USŁUGA OUTSOURCINGU KSIĘGO- WEGO ZAWSZE WYGLĄDA TAK SAMO? PM: Pojawiają się nowe formy usług księgowych, na przykład zastępstwo głównej księgowej podczas urlopu macierzyńskiego. Co roku mamy kilka takich zleceń. Są to umowy na czas określony, więc nie gwarantują nam stałego przychodu, ale stanowią wyzwania dla firmy takiej jak nasza. Najczęściej przejęcie zadań merytorycznych, zapoznanie się z procedurami funkcjonującymi u klienta oraz nauka obsługi systemu finansowo- -księgowego klienta odbywają się jednocześnie, więc musimy oddelegować do takich zadań kilka osób o różnych kompetencjach. Jest to bardzo trudna do zorganizowania usługa, a potencjalni klienci nawet nie wiedzą, że jesteśmy w stanie ją wykonać. Czasem słyszymy, już po fakcie, że firma była w podobnej sytuacji i nikt nie pomyślał, że można na czas kilkunastu miesięcy zatrudnić kompetentne osoby z firmy zewnętrznej jako zastępstwo własnego pracownika. Jeszcze inną formą współpracy w ramach outsourcingu usług księgowych jest nadzór. Jeżeli firma zatrudnia pracowników w dziale księgowym, ale nie posiadają oni wystarczających kompetencji, wówczas firma zewnętrzna jako główny księ-

4 ROZMOWY GŁOSU 9 gowy nadzoruje pracę działu księgowego. Takie rozwiązanie jest dobre dla firm małych, w których cały etat głównego księgowego nie byłby w pełni wykorzystany. BAZUJĄ PAŃSTWO NA NOWYCH TECHNOLOGIACH, A CZY ZA ZMIA- NAMI TECHNOLOGICZNYMI NADĄ- ŻAJĄ ZMIANY W PRZEPISACH PRAW- NYCH REGULUJĄCYCH FINANSE FIRM? MG: Niestety, przepisy nie nadążają za rozwojem technologii, przykładem mogą być usługi internetowe. Spędziliśmy wiele godzin z naszymi klientami, którzy podjęli się tej innowacyjnej działalności. Staraliśmy się ze wszystkich sił podporządkować zasady ewidencji księgowej i kalkulacji podatków do modelu biznesowego, który wymyślił klient i dla którego nawet napisał już aplikację. Po wielu dniach spotkań poddaliśmy się, wspólnie doszliśmy do wniosku, że to jednak pomysł biznesowy musi zostać zmieniony, bo w żaden sposób nie da się tak pogodzić naliczenia podatku VAT, kalkulacji podatku CIT i jeszcze kilku innych podatków, których dotyczyła ta działalność, aby zagwarantować klientowi bezpieczeństwo podatkowe i rzetelną informację finansową. Takich przykładów jest wiele. Pytanie, czy to dobrze, czy źle. W zasadzie dobrze, że tak szybko rozwijamy się jako przedsiębiorcy, uczymy się najnowszych technologii, korzystamy z globalizacji, a jednocześnie w takich sytuacjach robi się przykro, że nie możemy skupić się na rozwoju, tylko wymyślamy niesłychanie skomplikowane modele biznesowe, aby poczuć się bezpiecznie w tym gąszczu przepisów. SKORO CAŁY PRZESYŁ ZARÓWNO DOKUMENTÓW, JAK I INFORMACJI W OBIE STRONY DOKONUJE SIĘ ZA POMOCĄ INTERNETU, MUSICIE PAŃ- STWO ZADBAĆ O BEZPIECZEŃSTWO PRZEKAZYWANYCH DANYCH. PG: Tak, bezpieczeństwo danych to jedno z najważniejszych zadań, jakie stawia przed nami wykorzystywanie tak zaawansowanej techniki. Wdrożyliśmy zabezpieczenia organizacyjne, takie jak polityka bezpieczeństwa, instrukcja zarządzania systemem informatycznym, szkolenia pracowników w tym zakresie, ale równie ważne są zabezpieczenia techniczne. Nasz budynek jest objęty stałym monitoringiem, dostęp do powierzchni Kancelarii chroniony jest elektronicznym systemem kontroli dostępu. Osoby nieuprawnione, na przykład biegli rewidenci, pracownicy organów kontroli skarbowej, a także nasi klienci, mogą przebywać w pomieszczeniach Kancelarii tylko w obecności naszego pracownika. System informatyczny, z którego korzystają pracownicy, pozwala zdefiniować odpowiednie prawa dostępu do zasobów poszczególnych modułów informatycznych. Regularnie wykonywane są kopie bezpieczeństwa. Dla każdego użytkownika systemu są ustalone odrębny identyfikator i hasło. Dane udostępniane klientom przez Internet (e.figures, Panel Menadżera) zabezpieczone są protokołem SSL. Certyfikaty SSL potwierdzają wiarygodność stron internetowych oraz zapewniają poufność danych przesyłanych pomiędzy zabezpieczaną stroną WWW a komputerami osób ją odwiedzających. SUKCES PAŃSTWA USŁUG I OBSŁUGI KLIENTA ZALEŻY W DUŻEJ MIERZE OD LUDZI, KSIĘGOWYCH, KTÓRZY TE USŁUGI ŚWIADCZĄ. JAKIMI CECHAMI POWINNI SIĘ ODZNACZAĆ, JAKIE UMIEJĘTNOŚCI SĄ SZCZEGÓLNIE PRZYDATNE? PM: Rzeczywiście, usługi to ludzie, a usługi księgowe to głównie płeć żeńska, nie dyskryminując panów, których liczba w naszej firmie stale rośnie. Praca w firmie takiej jak nasza jest bardzo trudna, zwłaszcza dla osób na stanowiskach kierowniczych. Oprócz tego, że są oni najlepszymi specjalistami w swojej dziedzinie (obecnie większość pracowników na wyższych stanowiskach jest w trakcie zdobywania uprawnień biegłego rewidenta), to jeszcze wymaga się od nich budowania długofalowych relacji z klientami oraz zarządzania zespołem pracowników. Taka praca wymaga posiadania tak wyjątkowych kompetencji, jak asertywność, umiejętność neutralizowania negatywnych emocji czy otwartość komunikacyjna a do tego drobiazg trzeba być wysokiej klasy specjalistą w dziedzinie prawa podatkowego i bilansowego. Niemożliwe? A jednak! W tej chwili możemy już z całą pewnością powiedzieć, że zaufanie, jakim obdarzyliśmy pracowników, poskutkowało stworzeniem elastycznej, sprawnej w podejmowaniu decyzji struktury, w której każdy wie, co do niego należy i za co odpowiada. A jeżeli nie wie, to szybko się dowiaduje dzięki wsparciu współpracowników. A JAK WYGLĄDA REKRUTACJA? ŁATWO ZNALEŹĆ TYCH NAJLEPSZYCH? MG: Nie wiem, gdzie szukać ludzi, którzy posiadają takie cechy. Być może nie jest to kwestia oczekiwania od kandydatów określonych cech, ale umiejętność motywowania do odkrycia ich w sobie. Nasz zespół pracuje już razem od kilku lat i na pewno wszyscy mogą powiedzieć o sobie jedno: każdy z nas jest dzisiaj inny niż na początku naszej przygody z Kancelarią. Zmieniamy się Nr GŁOS BIZNESU

5 10 ROZMOWY GŁOSU świadomości zespołu, że każdy pracownik korzysta wcześniej czy później z dłuższego urlopu, i żeby w tym czasie czuć się komfortowo, wiedzieć, że ktoś mnie zastąpi, ja również muszę w pewnych okresach pracować więcej, aby zastąpić nieobecnych koleżankę czy kolegę. Nie jest to łatwe, ale jakże cenna jest świadomość, że po kilkumiesięcznym urlopie czeka na mnie moje stanowisko pracy, bo w czasie mojej nieobecności inne osoby wykonywały moje obowiązki. Nie zawsze tak było, kilka lat temu, kiedy budowaliśmy jeszcze zespół, panie obawiały się dłuższych urlopów, nie były pewne, czy ich obowiązki i stanowisko nadal na nie czekają. Potrzebowaliśmy kilku lat i kilku powrotów do pracy, żeby świadomość bezpieczeństwa w zespole wzięła górę nad lękiem o przyszłość. każdego dnia pod wpływem nowych sytuacji, nowych zadań, nowych ludzi. Z każdej chwili wynika coś, czego możemy się nauczyć. Ale żeby się zmieniać, musimy w pewnym momencie zatrzymać się i uświadomić sobie nasze słabości. Do tego potrzebna jest jednak swego rodzaju pokora, a nie każdego ona cechuje. Ci, którzy dostąpili tego szczęścia, mogą zrobić pierwszy krok na drodze do bycia najlepszym. Zatrudniając pracowników, zwracamy oczywiście uwagę na wiedzę merytoryczną, ponieważ ona pozwala zaklasyfikować pracownika na określone stanowisko. Ale najważniejsze są cechy osobowości. Osoba, która nie ma poczucia własnej wartości, nie potrafi przyznać się do błędu, a to jest gorsze niż błąd sam w sobie. Zawsze powtarzam pracownikom, że nie oczekuję od nich nieomylności, ale żeby potrafili podzielić się z innymi osobami w zespole swoimi doświadczeniami, także popełnionymi błędami. Wiedza ta jest bezcenna. Mądry człowiek uczy się na swoich błędach, a mądra organizacja uczy się na błędach swoich członków. Jeżeli potrafią oni mówić o swoich potknięciach, nie myśląc o tym, że popełniając błąd, stali się gorszymi pracownikami, to stają się oni skarbnicą wiedzy dla firmy. Zrozumienie tego jest kluczowym etapem w rozwoju każdej organizacji. SKORO KANCELARIA ZATRUDNIA GŁÓWNIE PANIE, PRAWDOPODOB- NIE CZĘSTO MUSICIE BORYKAĆ SIĘ PAŃSTWO Z PROBLEMEM ABSENCJI. JAK RADZICIE ŚWIADCZĄC USŁUGI, W KTÓRYCH NIE MOŻNA NIE DOTRZY- MAĆ TERMINÓW? PM: Rzeczywiście, w ostatnich dwóch latach urodziło się nam wiele dzieci. Zazwyczaj wiemy wcześniej o planowanych urlopach macierzyńskich czy wychowawczych, jednak nie da się wykluczyć elementu zaskoczenia. Radzimy sobie głównie dzięki POJAWIAJĄ SIĘ NOWE FORMY USŁUG KSIĘGOWYCH, NA PRZYKŁAD ZASTĘPSTWO GŁÓWNEJ KSIĘGOWEJ PODCZAS URLOPU MACIERZYŃSKIEGO. W JAKICH KIERUNKACH BĘDĄ SIĘ ROZWIJAĆ USŁUGI KSIĘGOWE? PM: Tak jak wszystko, również usługi księgowe w coraz większym stopniu będą determinowały nowoczesne rozwiązania teleinformatyczne. Coraz szybsze jest tempo innowacji, dlatego też księgowość przyszłości to księgowość korzystająca z nowoczesnych źródeł komunikacji i transferu danych. Wszystkie możliwe formy automatycznych księgowań, przesyłu dokumentów i informacji będą się coraz szybciej rozwijały. Nie należy jednak zakładać, że czynnik ludzki zostanie zupełnie wyeliminowany. Zawsze będzie potrzebna osoba posiadająca wiedzę merytoryczną, która podejmie właściwą decyzję i weźmie za nią odpowiedzialność. W przypadku outsourcingu usług księgowych firma płaci za te kompetencje, które są jej niezbędne, nie musi płacić pełnego wynagrodzenia osobie o wysokich kwalifikacjach, której nie jest w stanie w pełni wykorzystać. MG: Tak więc wszystko przemawia za tym, że najbardziej efektywnym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw jest zaufanie partnerom zewnętrznym, którzy inwestując w najnowsze rozwiązania informatyczne, będą w stanie zapewnić swoim klientom bieżący dostęp do informacji. Bez papierów, bez czekania na zaksięgowanie dokumentów, wszystko na bieżąco, w Internecie, dostępne przez komputer, telefon czy cokolwiek zostanie jeszcze wymyślone dla ułatwienia nam życia.