E-Sprawozdania. Copyright 2019 by AUDITPLUS Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Copyright 2019 by AUDITPLUS Sp. z o.o.

2 Spis treści Wprowadzenie...3 Instalacja...3 Szybki start... Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. Nowa baza danych...4 Dane podmiotu...5 Rejestracja...6 Nowe sprawozdanie...8 Parametry sprawozdania...9 Edycja danych Import z OGNIKA PREMIUM Pozycje dodatkowe Operacje masowe Wydruk sprawozdania Eksport zestawu do XML Zaawansowane Archiwizacja danych... Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. Aktualizacja bazy danych Aktualizacja programu Przenoszenie danych Windows UAC / 24

3 Wprowadzenie OGNIK Finansowe Ważne: Zanim zaczniesz pracę upewnij się, że masz najnowszą wersję programu. Ważne: W wersji DEMO - program nie zapisuje w pliku XML NIEZBĘDNYCH dla poprawności E- Sprawozdania załączników. Nie wysyłaj do KRS plików sporządzonych w wersji DEMO. Instalacja Instalacja programu WAŻNE: Zalecamy instalację programu na innym dysku niż dysk systemu Windows. 1. Wersja ES: (wersja na 1 komputer) Uruchom instalator ognik-e-sprawozdania-setup_e.exe i podążaj za jego wskazówkami. Ważne: Nie należy korzystać z programu wgranego na dysk przenośny: grozi to uszkodzeniem danych. 3 / 24

4 Szybki start Ważne: W wersji DEMO - program nie zapisuje w pliku XML NIEZBĘDNYCH dla poprawności E- Sprawozdania załączników. Nie wysyłaj do KRS plików sporządzonych w wersji DEMO. Nowa baza danych Nowa baza danych W oknie Listy baz danych, jakie pojawia się po uruchomieniu programu Kliknij następnie wprowadź nazwę dl bazy danych (bez polskich znaków) oraz krótki opis zawartości tej bazy. 4 / 24

5 Kliknij Baza została utworzona i dodana do listy. Wskazówka: Kliknij prawym klawiszem na liście firm aby zobaczyć dodatkowe opcje. Dane podmiotu Dane podmiotu W oknie głównym kliknij Start a następnie Dane jednostki Zobaczysz okno Dane jednostki - edycja: 5 / 24

6 Wpisz dane ręcznie lub wpisz NIP i pobierz dane z rejestru REGON, w tym celu kliknij: Jeśli masz połączenie z internetem i usługa REGON działa, zobaczysz okno z danymi podmiotu do pobrania: Jeśli dane są OK, kliknij Następnie sprawdź i ewentualnie uzupełnij pozostałe dane wymagane dla podmiotu, w tym rodzaj jednostki. Kolejny krok: jeśli masz już klucz programu: Rejestracja lub - jeśli testujesz dopiero wersję DEMO: Nowe sprawozdanie Rejestracja Rejestracja Licencji Programu Odszukaj w mailu numer pakietu oraz numer klucza licencji. W przypadku zakupu pakietu dla 1 podmiotu w otrzymanym mailu znajdziecie Państwo 1 numer pakietu i 1 numer klucza licencji. W przypadku zakupu pakietu dla np. 10 podmiotów w otrzymanym mailu znajdziecie Państwo 1 numer pakietu oraz 10 numerów kluczy licencji (każdy numer klucza służy do aktywacji kolejnego podmiotu prowadzonego na programie e-sprawozdania). Uruchom program i następnie uruchom okno zarządzania licencjami: 6 / 24

7 Zobaczysz okno Licencja dla jednego podmiotu - pierwsza rejestracja: Wpisz numer Pakietu, Numer Klucza Licencji oraz numer KRS (lub w szczególnych przypadkach numer NIP) Dodaj czytelną dla ciebie nazwę dla licencji (podmiot), np. najlepiej nazwę podmiotu dla którego ją rejestrujesz: 7 / 24

8 WAŻNE: Nie pomyl się przy wpisywaniu numeru KRS - raz aktywowanej licencji nie można zmienić i taki klucz stanie się bezużyteczny. Kliknij: Zgłoszenie rejestracyjne zostanie wysłane. Ważne: aktywacja trwa zwykle kilka minut, jednak w niektórych przypadkach może przedłużyć się do 24 godzin lub do najbliższego dnia roboczego. UWAGA!!! NIE MUSISZ CZEKAĆ NA MAILA ZWROTNEGO POTWIERDZAJĄCEGO REJESTRACJĘ Aby sprawdzić czy Twoja licencja została już zarejestrowana wróć do okna zarządzania licencjami i kliknij: WAŻNE: w razie nowej instalacji programu licencje już aktywowane dla danego podmiotu pozostają aktywne, nie trzeba ich ponownie rejestrować, wystarczy je pobrać przyciskiem Pobierz Licencję. WAŻNE: Licencje są przypisane do KRS/NIP, w niektórych przypadkach wygenerowanie poprawnego pliku ZML dla sprawozdania może wymagać podpisania go od razu przez osobę sporządzającą. Wskazówka: Licencje dla wielu podmiotów można "hurtem" wczytać do programu, korzystając z otrzymanego mailem pliku (mającego postać XXXXXXXXXX.keys) zawierającego cały zakupiony pakiet licencji. Służy do tego przycisk: Wgraj Pakiet Kluczy. Po wprowadzeniu numeru pakietu, numeru klucza licencji, numeru krs oraz nazwy podmiotu i zarejestrowania klucza na dany podmiot (firmę) według powyższej instrukcji program nadal pozostaje w wersji demo! Należy jeszcze przypisać licencję do podmiotu. W tym celu proszę uruchomić bazę założoną dla podmiotu, któremu aktywowaliśmy licencję, następnie uruchomić okno dane podmiotu I kliknąć Program odszuka licencję zgodną z KRS/NIP podmiotu i przypisze ją do niego. 8 / 24

9 Nowe sprawozdanie Parametry sprawozdania Zakładamy nowy zestaw, w którym będzie jedno kompletne sprawozdanie. Kliknij Nowy Zestaw. Uzupełnij dane roku obrotowego i wybierz formę jednostki: Zapisz Zestaw i uruchom/wczytaj go podwójnym kliknięciem. Zobaczysz okno: 9 / 24

10 Dodaj Elementy Sprawozdania klikając przycisk Dodaj. 1. Dodawanie Elementów Sprawozdania: Użyj CTRL + kliknięcie aby od razu dodać wiele elementów. oraz załącznik (zalecany plik PDF zawierający dodatkowe informacje - przycisk Dodaj Załącznik 2. Dodawanie Załączników: 10 / 24

11 Użyj przycisku dodaj załącznik i wskaż potrzebny plik. (My użyliśmy zastępczo jednej z ustaw;-)) Zapisz załącznik. 11 / 24

12 Przyciskiem, Możesz podejrzeć zawartość załączonego pliku PDF: 12 / 24

13 Edycja danych Edycja Danych "Wklikaj się" w wybrane sprawozdanie i po prostu wpisz ręcznie potrzebne dane. Program przeliczy potrzebne sumy. Ważne: Po zakończeniu Edycji pamiętaj o zapisaniu zmian. Wskazówka: Jeśli masz nasz program księgowy OGNIK PREMIUM [ możesz zaimportować niektóre elementy sprawozdania [RZIS P i RZis K i Bilans] - zobacz temat Import z OGNIKA PREMIUM Ważne: Po zakończeniu Edycji pamiętaj o zapisaniu zmian. Kolejny krok: Dla zaawansowanych: Pozycje dodatkowe lub Eksport zestawu do XML Import z OGNIKA PREMIUM W OGNIKU PREMIUM wykonaj Eksport SF do pliku : W programie wybierz do edycji właściwe sprawozdanie np. RZiS P i kliknij prawym klawiszem na nim: 13 / 24

14 Wybierz czy importujesz rok poprzedni czy bieżący. i wskaz plik SF z Ognika Premium: Program wczyta potrzebne dane. WAŻNE: Należy dokładne sprawdzić zaimportowane dane, czy są one zgodne ze sprawozdaniem źródłowym. 14 / 24

15 Pozycje dodatkowe Zaawansowana edycja sprawozdań. Włączysz ją ptaszkiem: Dodawanie pozycji uszczegóławiających - w skrócie: PU Zobaczysz wszystkie miejsca, gdzie można dodać PU. Ważne: PU które mają rodzica - są wliczane do sumy na nim. Pozostałe (równorzędne PU) nie są ujmowane w wyliczeniach. Aby dodać PU kliknij ją dwukrotnie. Podpozycje: W wielu miejscach SF można dodać Podpozycje - PP. Ważne: PP są sumowane do pozycji nadrzędnej, zawsze należy więc ich dodać tyle, aby rachunek zamykał się "do 100". Zwróć na to uwagę, szczególnie jeśli dodajesz PP do PU która już ma wpisane wartości - zostaną one wyliczone na nowo z PP. Aby dodać PP, kliknij prawym klawiszem, ma pozycji SF. 15 / 24

16 Dla pozycji, dla których można dodać PP - odpowiedni przycisk będzie aktywny. Operacje masowe Operacje masowe Podczas edycji elementu SF - możesz ułatwić sobie niektóre operacje, np. w spółkach, gdzie SF w kolejnych latach niewiele się różnią, możesz skopiować dane pomiędzy poszczególnymi okresami. Użyj w tym celu opcji dostępnych pod przyciskiem Operacje Masowe. Ważne: Pamiętaj, aby zapisać zmiany. 16 / 24

17 Wydruk sprawozdania Obecna wersja programu pozwala na wydruk poszczególnych elementów SF oddzielnie. Aby wydrukować SF - podczas edycji danego elementu SF - użyj przycisku Drukuj: Zobaczysz podgląd wydruku: 17 / 24

18 Użyj ikonki lub wciśnij CTRL+P aby rozpocząć wydruk na drukarce. Ważne: W wersji DEMO wydruk na drukarce może być zablokowany. Eksport zestawu do XML 1. Eksport do pliku XML Ważne: W wersji DEMO - program nie zapisuje w pliku XML NIEZBĘDNYCH dla poprawności E- Sprawozdania załączników. Nie wysyłaj do KRS plików sporządzonych w wersji DEMO. Na liście zestawów kliknij: Program zapyta o lokalizację do zapisana pliku XML: 18 / 24

19 PO WSKAZANIU LOKALIZACJI PROGRAM ZAPISZE PLIK I ROZPOCZNIE JEGO SPRAWDZENIE: JEŚLI PLIK ZAWIERA BŁĘDY - ZOBACZYSZ ICH LISTĘ W POSTACI KOMUNIKATÓW NA DOLE EKRANU: Wskazówka: Zwykle wystarczy w takim przypadku uzupełnić brakujące pola i ponowić utworzenie pliku, aż do momentu, gdy nie ma już komunikatów o błędach. Jak znaleźć problematyczną pozycję? Komunikat zwykle zawiera nazwę TAGU XML - który powoduje problem. Uruchom sprawozdanie i zaznacz ptaszka: Pokaż Tagi XML aby łatwiej odszukać potrzebną pozycję. 19 / 24

20 Ważne: Na etapie wersji testowej, jeśli mimo wypełnienia wszystkich pól program nadal wskazuje błędy należy sprawdzić, czy jest dostępna aktualizacja programu. Uwaga: Jeśli mimo to program nadal wskazuje błędy - można przesłać bazę do analizy na adres: info@ognik.com.pl Pozwoli nam to ulepszyć program i wydać dla Państwa nowszą wersję, która będzie wolna od usterek, lub wskazać co jest przyczyna błędu w pliku. Uwaga: proszę nie przysyłać utworzonych plików XML Jak wysłać bazę: Bazy znajdują się w katalogu instalacyjnym programu. Są to pliki o nazwie jak nazwa bazy na liście w programie. Wystarczy plik bazy wysłać do nas w postaci załącznika. Ważne: SF są co do zasady jawne, jednak należy pamiętać, że przesłane bazy danych po ich analizie nie są przez nas przechowywane. Ważne: W wersji DEMO - program nie zapisuje w pliku XML NIEZBĘDNYCH dla poprawności E- Sprawozdania załączników. Nie wysyłaj do KRS plików sporządzonych w wersji DEMO. Jeśli zobaczysz takie okno: oznacza to, że działasz w trybie DEMO - zarejestruj licencję. 20 / 24

21 Zaawansowane Archiwizacja danych Archiwizacja danych Na liście firm kliknij Archiwizuj, program wykona aktualne archiwum danych. Aktualizacja bazy danych Aktualizacja bazy danych Jeśli baza wymaga aktualizacji po jej wybraniu na liście baz zobaczysz okno: a następnie, kolejne, zawierające listę koniecznych aktualizacji. 21 / 24

22 Po kliknięciu Dalej aktualizacje zostaną wykonane i powinno pojawić się okienko: Ważne: Program nie uruchomi bazy danych, jeśli ma ona nowszą wersję niż wymagana dla danej wersji programu, w takim przypadku należy zaktualizować program Aktualizacja programu Aktualizacja programu Program zawiera wbudowany mechanizm aktualizacji. Kliknij Start >> Sprawdź aktualizację aby sprawdzić czy jest dostępna nowa wersja: 22 / 24

23 Ważne: Zanim zaczniesz pracę upewnij się, że masz najnowszą wersję programu. Przenoszenie danych Przenoszenie danych 1. Na inny komputer Zainstaluj program na nowym komputerze i skopiuj pliki baz danych. sys.fdb i wszystkie pliki w podkatalogach DANE i ARCHIWUM 2. Do innej lokalizacji na tym samym komputerze Odinstaluj program (bazy danych pozostaną) Zainstaluj program w nowej lokalizacji i skopiuj pozostawione dane z poprzedniej lokalizacji, jak w punkcie powyżej. 23 / 24

24 Windows UAC W Windows istnieje mechanizm zabezpieczający działanie systemu przed niepożądanymi działaniami ze strony złośliwego oprogramowania a nawet użytkownika. tzw. UAC (z ang. User Access Control). W niektórych sytuacjach powoduje on, że system przejmuje działania użytkownika i wszystkie ich skutki zapisuje w odrębnym folderze, poza najwrażliwszymi katalogami, tj Windows, czy Program Files. W przypadku programu zainstalowanego w Program Files może to doprowadzić do sytuacji, że program uruchomiony przez zwykłego użytkownika może zapisywać dane w innym miejscu, niż powinien, natomiast uruchomiony przez administratora, będzie działał zgodnie z założeniami i zapisywał bazy danych w podkatalogu dane. Spowoduje to, że dla programu powstaną dwie niezależne od siebie kopie. W przypadku gdy doszło już do takiej sytuacji jak opisana powyżej, program od wersji wykryje obecność klonów baz danych i zaproponuje uruchomienie specjalnego kreatora pozwalającego na ich przeniesienie do katalogu programu, oraz dokonuje zmiany swoich uprawnień. Zalecamy instalację programu w lokalizacji, gdzie nie ma żadnych ograniczeń do operacji na plikach, najlepiej na innym dysku niż dysk systemu Windows. 24 / 24