Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

Transkrypt

1 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Zamówienie na realizację: 1. Adaptacja Sali konferencyjnej na potrzeby konferencji. 2. Zapewnienie obsługi tłumaczeniowej (PL-EN / EN-PL). 3. Przygotowanie filmu z konferencji. 4. Produkcja materiałów promocyjnych. 5. Produkcja materiałów promocyjnych konferencji logo, materiały drukowane, szablon PPT. 6. Produkcja ścianek i rollupów. w ramach projektu pt.: organizacja konferencji - International Content Protection Summit Warsaw 2018 Nr zamówienia: 01/ICPS/2018 Projekt współfinansowany z budżetu European Union Intellectual Property Office Nr umowy Zamawiający: Stowarzyszenie Sygnał ul. Stępińska 22/ Warszawa Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 1/11

2 1 Nazwa i adres Zamawiającego 3 2 Tryb udzielenia zamówienia 3 3 Forma przekazania ogłoszenia 3 4 Opis projektu 3 5 Przedmiot zamówienia 4 Spis treści: 6 Postanowienia odnoszące się do całego zamówienia 4 7 Termin wykonania zamówienia 4 8 Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 4 9 Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie ma dostarczyć Oferent w celu potwierdzenia spełnienia warunków w postępowaniu 5 10 Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Oferentami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Oferentami 5 11 Opis sposobu przygotowania ofert 5 12 Miejsce oraz termin składania ofert 6 13 Opis sposobu podania ceny 6 14 Opis kryteriów formalnych 6 15 Opis pozostałych kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert 7 16 Wybór oferty 7 17 Załączniki 8 Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 2/11

3 1 Nazwa i adres Zamawiającego Stowarzyszenie Sygnał ul. Stępińska 22/ Warszawa biuro@sygnal.org.pl 2 Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale IV, punkt 6 CALL FOR PROPOSALS GR/001/17 Support for awareness-raising activities about the value of IP and the damages of counterfeiting and piracy, Annex VII - Guidelines for Administrative and Financial Management 3 Forma przekazania ogłoszenia Ogłoszenie 01/ICPS/2018 zamieszczono na stronie internetowej Zamawiającego: oraz w siedzibie Zamawiającego w dniu r. 4 Opis projektu Stowarzyszenie Sygnał otrzymało dofinansowanie z budżetu European Union Intellectual Property Office (zaproszenie do składania wniosków nr GR/001/17) na organizację międzynarodowej konferencji - International Content Protection Summit - Warsaw Wydarzenie zostanie w pełni poświęcone tematyce ochrony własności intelektualnej (w tym w szczególności w odniesieniu do treści audiowizualnych) i walce z piractwem. Organizator spodziewa się obecności około 120 ekspertów branżowych z firm, bezpośrednio dotkniętych tematem piractwa własności intelektualnej oraz przedstawicieli branżowych (stowarzyszeń i innych organizacji), organów ścigania, instytucji unijnych, stowarzyszeń biznesowych i mediowych. Celem konferencji jest: - skuteczna edukacja w zakresie metod zwalczania piractwa poprzez wzajemną wymianę doświadczeń, - stworzenie możliwości implementacji lokalnych praktyk na innych europejskich rynkach, - zainicjowanie prac nad metodami współpracy międzynarodowej (wykrywanie i przeciwdziałanie piractwu medialnemu), - wzrost świadomości wśród decydentów, liderów opinii, mediów i społeczeństwa w zakresie negatywnych skutków piractwa, - stworzenie międzynarodowej sieci kontaktów osób zaangażowanych w walkę z piractwem własności intelektualnej, - wsparcie międzynarodowej koalicji na rzecz antypiractwa, - zainicjowanie serii regularnych konferencji i spotkań roboczych poświęconych tematyce walki z piractwem. Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 3/11

4 5 Przedmiot zamówienia 4.1. Adaptacja sali konferencyjnej na potrzeby konferencji Zapewnienie obsługi tłumaczeniowej konferencji (w tym tłumaczenie symultaniczne do 9 godzin, język: PL/EN, EN-PL): 4.3. Przygotowanie filmu z konferencji film o długości max. 5 minut 4.4. Produkcja niezbędnych materiałów promocyjnych dla gości konferencji (120 zestawów) Produkcja materiałów promocyjnych konferencji, w tym: logo, materiały drukowane, szablon ppt Produkcja ścianek i rollupów promocyjnych 6 Postanowienia odnoszące się do całego zamówienia Sposób wykonywania rozliczeń i płatności zostanie uregulowany w umowie zawartej pomiędzy Oferentem a Zamawiającym. 7 Termin wykonania zamówienia Zamówienie należy wykonać do dnia 15 października 2018 r. 8 Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy spełnią poniższe warunki: 7.1. Oferent musi posiadać niezbędne doświadczenie w działalności na rynku we wskazanych obszarach Oferent nie może być w stanie upadłości ani likwidacji i nie ma przesłanek do ich zgłoszenia W stosunku do Oferenta nie jest prowadzone postępowanie naprawcze Oferent nie jest zagrożony niewypłacalnością Oferent nie ma żadnych zaległości podatkowych, zarówno wobec Skarbu Państwa, gminy, jak i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oferent zapewni, że jest uprawniony do wykonania przedmiotu zamówienia oraz zapewni, iż wykonywanie przedmiotu zamówienia nie będzie naruszało powszechnie obowiązujących przepisów prawa Oferent zapewni, iż posiada wszelkie umiejętności, doświadczenie i zaplecze techniczne, organizacyjne i osobowe umożliwiające profesjonalne wykonanie przedmiotu zlecenia Oferent oświadczy, że wykona przedmiot zamówienia zgodnie ze standardami przyjętymi w działaniach tego rodzaju oraz w terminach uzgodnionych przez Zamawiającego. Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 4/11

5 Ocena spełnienia warunków wymienionych w punktach od 7.1 do 7.8 dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia. Do dalszej oceny zostaną dopuszczone oferty niepodlegające odrzuceniu. 9 Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie ma dostarczyć Oferent w celu potwierdzenia spełnienia warunków w postępowaniu 8.1 W celu spełnienia warunku z punktu 7.1 Oferent dołączy wykaz świadczonych usług/projektów w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia (Załącznik numer 2). 8.2 W celu spełnienia warunków z punktów od 7.2 do 7.5 Oferent dołączy do oferty oświadczenie (Załącznik nr 1) do niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). 10 Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Oferentami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Oferentami Osobą uprawnioną do kontaktu z Oferentami jest: Anna Słoboda, tel ; anna.sloboda@sygnal.org.pl; Wszelką korespondencję dotyczącą prowadzonego postępowania należy kierować na adres Zamawiającego: Stowarzyszenie Sygnał ul. Stępińska 22/ Warszawa 11 Opis sposobu przygotowania ofert 10.1 Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszej SIWZ, w języku polskim i w formie pisemnej. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert w formie elektronicznej lub faksem Do oferty należy dołączyć wymagane załączniki potwierdzające spełnianie przez Oferenta warunków udziału w postępowaniu Strony oferty powinny być ponumerowane i zabezpieczone przed zdekompletowaniem (np. szycie, bindowanie). Koperta winna posiadać oznaczenie: Zamówienie nr 01/ICPS/201 na realizację zadań w ramach projektu organizacja konferencji - International Content Protection Summit Warsaw Wszelkie poprawki w treści oferty muszą być parafowane przez osobę podpisującą Ofertę Oferta oraz załączone do niej Oświadczenie musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli Oferenta reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 5/11

6 10.6 Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania, jak również po jego zakończeniu udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez Oferenta Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Zamawiającego W przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany Zamawiający wybierze kolejnego Oferenta, który uzyskał najwyższa liczbę punktów Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi Oferent Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę Oferent może złożyć ofertę zarówno na realizację wszystkich części zamówienia, jak i na realizację tylko wybranych części. 12 Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego. Termin składania ofert upływa w dniu 19 lipca 2018 r. o godzinie Zamawiający niezwłocznie zawiadomi Oferenta o złożeniu oferty po terminie. 13 Opis sposobu podania ceny 12.1 Oferent poda w Formularzu Ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), cenę za wykonanie zamówienia Podana cena musi obejmować wszystkie koszty realizacji prac z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także od towarów i usług) Wszystkie ceny należy podać w złotych polskich. Oferent określi ceny na wszystkie elementy zamówienia Ocenie podlegać będzie cena netto oferty. 14 Opis kryteriów formalnych Zamawiający sprawdzi tzw. kryteria formalne, które musi spełnić Oferent. Są to następujące wymogi: 13.1 Oferent musi posiadać odpowiednie doświadczenie w działalności na rynku Oferent nie może być w stanie upadłości ani likwidacji i nie ma przesłanek do ich zgłoszenia Nie jest w stosunku do Oferenta prowadzone postępowanie naprawcze Oferent nie jest zagrożony niewypłacalnością. Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 6/11

7 13.5 Oferent nie ma żadnych zaległości podatkowych, zarówno wobec Skarbu Państwa, gminy jak i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Oferent zapewnia, że jest uprawiony do wykonania przedmiotu zamówienia oraz zapewnia, iż wykonywanie przedmiotu zamówienia nie będzie naruszało powszechnie obowiązujących przepisów prawa Oferent zapewnia, iż posiada wszelkie umiejętności, doświadczenie i zaplecze techniczne, organizacyjne i osobowe umożliwiające profesjonalne wykonanie przedmiotu zlecenia Oferent oświadcza, że wykona przedmiot zamówienia zgodnie ze standardami przyjętymi w działaniach tego rodzaju oraz w terminach uzgodnionych przez Zamawiającego. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli nie będzie ona spełniała kryteriów formalnych. Oferty, które nie zostały odrzucone z przyczyn formalnych zostaną dopuszczone do następnego etapu. 15 Opis pozostałych kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach: Lp. Kryterium Liczba punktów (waga) 1. Kryterium 1 Cena 100 SUMA 100 Ocena będzie dokonana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W ramach Kryterium 1 - Cena najwyższą liczbę punktów (100) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto, a każda następna odpowiednio zgodnie z poniższym wzorem: Liczba punktów oferty = cena oferty najniższej x 100 cena oferty ocenianej 16 Wybór oferty 15.1 Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: a) Oferent nie spełnia warunków udziału w postępowaniu lub nie złożył któregokolwiek z wymaganych dokumentów lub informacji potwierdzających spełnianie tych warunków; b) Oferent nie złożył wymaganych dokumentów potwierdzających uprawnienie osoby lub osób, które podpisały ofertę, do złożenia oferty w imieniu Oferenta; c) jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia; d) zawiera błędy w podaniu ceny; e) jest nieważna na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów Spośród ofert niepodlegających odrzuceniu Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą w ramach danej części zamówienia w oparciu o kryterium oceny ofert określone w niniejszej specyfikacji. Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 7/11

8 15.3 Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji warunków umowy z Oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę w ramach danej części zamówienia, w przypadku gdy zaoferowana przez niego cena przekracza środki, jakie Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w tej części. Zamawiający zastrzega sobie jednocześnie możliwość unieważnienia postępowania w tej części w przypadku nieosiągnięcia porozumienia podczas tych negocjacji Zamawiający niezwłocznie poinformuje każdego Oferenta biorącego udział w postępowaniu o wyniku tegoż postępowania, przy czym do przekazania tej informacji dopuszczalna jest forma pisemna lub poczta elektroniczna. 17 Załączniki 1) Załącznik nr 1 - Oświadczenie 2) Załącznik nr 2 Formularz ofertowy Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 8/11

9 Załącznik 1 Oświadczenie Warszawa, dnia.. OŚWIADCZENIE W związku z ofertą na realizację usług dla projektu pt.: Organizacja konferencji - International Content Protection Summit Warsaw 2018 w ramach prowadzonego zapytania ofertowego nr 01/ICPS/2018 zgodnie ze specyfikacja istotnych warunków zamówienia przedstawionych w zapytaniu ofertowym Niniejszym oświadczam(y), iż Oferent. (Pełna nazwa Oferenta, adres) 1. Nie jest w stanie upadłości ani likwidacji i nie ma przesłanek do ich zgłoszenia. 2. Nie jest w stosunku do Oferenta prowadzone postępowanie naprawcze. 3. Nie jest zagrożony niewypłacalnością. 4. Nie ma żadnych zaległości podatkowych, zarówno wobec Skarbu Państwa, gminy jak i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 5. Jest uprawniony do wykonania przedmiotu zamówienia oraz zapewnia iż wykonanie przedmiotu zamówienia nie będzie naruszało powszechnie obowiązujących przepisów prawa. 6. Posiada wszelkie umiejętności, doświadczenie i zaplecze techniczne, organizacyjne i osobowe umożliwiające profesjonalne wykonanie przedmiotu zlecenia. 7. Wykona przedmiot zamówienia zgodnie ze standardami przyjętymi w działaniach tego rodzaju oraz w terminach uzgodnionych przez Zamawiającego.. (imię i nazwisko, stanowisko, pieczątka firmowa) (podpis osoby/osób uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy) Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 9/11

10 Warszawa, dnia.. Załącznik 2 Formularz ofertowy OFERTA Na realizację usług dla projektu pt.: Organizacja konferencji - International Content Protection Summit Warsaw 2018 w ramach prowadzonego zapytania ofertowego nr 01/ICPS/2018 zgodnie ze specyfikacja istotnych warunków zamówienia przedstawionych w zapytaniu ofertowym. I. Oferta złożona przez: Nazwa Oferenta Adres 1 Nr NIP II. Osoba do kontaktu Imię i nazwisko Adres Telefon/fax Adres III. Treść oferty W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr: 01/ICPS/2018 oświadczam/my, że oferujemy wykonanie usług jak w tabeli poniżej. Lp. Wyszczególnienie Cena netto (zł) 4.1 Adaptacja sali konferencyjnej na potrzeby konferencji 4.2 Zapewnienie obsługi tłumaczeniowej konferencji (w tym tłumaczenie symultaniczne do 9 godzin, język: PL/EN, EN-PL) 4.3 Przygotowanie filmu z konferencji film o długości max. 5 minut 4.4 Produkcja niezbędnych materiałów promocyjnych dla gości konferencji (120 ze-stawów) 4.5 Produkcja materiałów promocyjnych konferencji, w tym: logo, materiały drukowane, szablon ppt. 4.6 Produkcja ścianek i rollupów promocyjnych Razem VAT (zł) Cena brutto (zł) 1 ulica, nr, miasto, kod pocztowy Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 10/11

11 Niniejszym załączam/y wykaz świadczonych usług / projektów dla poszczególnych punktów zapytania ofertowego z tabeli powyżej (max znaków dla 1 punktu): Adaptacja sali konferencyjnej na potrzeby konferencji Zapewnienie obsługi tłumaczeniowej konferencji (w tym tłumaczenie symultaniczne do 9 godzin, język: PL/EN, EN-PL) Przygotowanie filmu z konferencji film o długości max. 5 minut Produkcja niezbędnych materiałów promocyjnych dla gości konferencji (120 zestawów) Produkcja materiałów promocyjnych konferencji Produkcja ścianek i rollupów promocyjnych IV. Oświadczenie Cena podana w ofercie uwzględnia wszystkie koszty wykonania zamówienia; Zobowiązuję/my się wykonać przedmiot zamówienia w terminie do roku; Zapoznałem/liśmy się z treścią zapytania ofertowego i nie wnoszę/my zastrzeżeń; Jestem/śmy związany/i/a niniejszą ofertą przez 30 dni od dnia, w którym upływa termin składania ofert wskazany w zaproszeniu do składania ofert.. (imię i nazwisko, stanowisko, pieczątka firmowa) (podpis osoby/osób uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy) SIWZ sporządził: Marcin Kamiński Opracowanie: Stowarzyszenie Sygnał, Warszawa Strona: 11/11