INSTRUKCJA w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora UŚ z dnia 21 lipca 2011r. INSTRUKCJA w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim

2 SPIS TREŚCI Rozdział I Podstawa prawna instrukcji Rozdział II Cel i podstawowe zasady inwentaryzacji Rozdział III Metody (sposoby) przeprowadzania inwentaryzacji Rozdział IV...10 Terminy i częstotliwość inwentaryzacji Rozdział V Tworzenie i likwidacja pól spisowych Rozdział VI...11 Kompetencje w zakresie zarządzania, przeprowadzania i nadzorowania inwentaryzacji Rozdział VII.. 18 Obowiązki i odpowiedzialność pracownika za powierzone składniki majątkowe Rozdział VIII...20 Zasady przeprowadzania inwentaryzacji metodą spisu z natury Rozdział IX...25 Wycena inwentaryzowanych składników majątku, ustalenie i rozliczenie różnic ilościowych i wartościowych Rozdział X Inwentaryzacja (skontrum) materiałów bibliotecznych Rozdział XI Inwentaryzacja składników majątkowych związanych z realizowanymi projektami finansowanymi lub współfinansowanymi ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i innych środków europejskich i międzynarodowych Rozdział XII..29 Przechowywanie dokumentów inwentaryzacyjnych 2

3 ZAŁĄCZNIKI DO INSTRUKCJI: 1. Potwierdzenie należności sald. 2. Protokół weryfikacji stanów księgowych. 3. Sprawozdanie z wykonania inwentaryzacji metodą weryfikacji. 4. Tabela terminów i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych. 5. Protokół z przeprowadzonej kontroli przebiegu inwentaryzacji. 6. Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej o przygotowaniu pola spisowego do inwentaryzacji oraz o uzgodnieniu stanu posiadanego mienia. 6a. Oświadczenie pracowników magazynu o przygotowaniu pola spisowego do inwentaryzacji oraz o uzgodnieniu stanów kartoteki magazynowej. 6b. Oświadczenie kasjera o przygotowaniu pola spisowego do inwentaryzacji. 7. Upoważnienie do reprezentowania osoby materialnie odpowiedzialnej podczas przeprowadzania spisu z natury. 8. Zgoda na używanie powierzonego mienia do celów służbowych poza terenem Uczelni. 9. Powołanie zespołu spisowego. 10. Arkusz spisu z natury. 11. Arkusz spisu z natury tworzony w systemie informatycznym ERP SAP. 12. Rozliczenie arkuszy spisowych. 13. Protokół zakończenia inwentaryzacji. 14. Protokół z przeprowadzonej kontroli spisu z natury. 15. Wezwanie do złożenia wyjaśnień przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. 16. Zlecenie przeprowadzenia spisu dodatkowego/kontrolnego dla UKI. 17. Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. 18. Zlecenie wyceny. 19. Procedury kontroli inwentaryzacji. 3

4 I. Podstawa prawna instrukcji Podstawę prawną niniejszej instrukcji stanowią: 1) ustawa o rachunkowości z dnia września 1994r. (tekst jednolity - Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223, z późn. zm.), 2) rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 205, poz. 1283), 3) zarządzenie nr 119 z dnia 30 listopada 2009 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, 4) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity - Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.). II. Cel i podstawowe zasady inwentaryzacji 1. Inwentaryzacja jest to ogół różnorodnych czynności związanych z ustaleniem rzeczywistego stanu zasobów majątkowych danej jednostki (czyli aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (czyli pasywów) na oznaczony dzień, porównanie rzeczywistego stanu ze stanem księgowym w celu sprawdzenia czy występują między nimi różnice, rozliczenie i doprowadzenie stanu księgowego do stanu występującego w rzeczywistości. 2. Inwentaryzacja jest formą kontroli zarządczej, do której zobowiązany jest Rektor na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). 3. Ewidencja aktywów i pasywów Uczelni prowadzona jest w księgach rachunkowych w formie elektronicznej w systemie informatycznym ERP SAP. 4. Celem inwentaryzacji jest: 1) ustalenie wartości poszczególnych składników aktywów i pasywów, w szczególności składników aktywów trwałych, zapasów, należności i zobowiązań itd. za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji, 2) udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników majątkowych, 3) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, 4) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, 5) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, 6) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, 4

5 7) zapewnienie bezpośredniej i skutecznej kontroli wewnętrznej, przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem Uczelni polegających między innymi na gromadzeniu zapasów zbędnych lub nadmiernych, 8) dostarczenie informacji o ochronie mienia podlegającemu inwentaryzacji poprzez dokonanie oceny stanu zabezpieczenia mienia przed niszczeniem, kradzieżą, pożarem i innymi wypadkami losowymi. 5. W celu przeprowadzenia prawidłowej, rzetelnej i wiarygodnej inwentaryzacji należy przestrzegać niżej wymienionych zasad: 1) zasadę terminowości i częstotliwości polegającą na przeprowadzeniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości, umożliwiających w sposób harmonijny przygotowanie rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych, 2) zasadę podwójnej kontroli polegającą na pomiarze składników majątkowych przez dwie osoby w celu wyeliminowania ewentualnych niedokładności w liczeniu i uzyskaniu pewności, że składniki majątkowe zostały policzone zgodnie ze stanem faktycznym dotyczy inwentaryzacji zapasów magazynowych, 3) zasadę tzw. zamkniętych drzwi polegającą na dokonywaniu spisu, o ile to możliwe, przy zamkniętych drzwiach, co oznacza, że w czasie inwentaryzacji nie dokonuje się obrotu magazynowego, 4) zasadę rzetelnego obrazu polegającą na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów poprzez dokładne pomiary, identyfikację nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej i użytkowej, 5) zasadę kompletności i kompleksowości polegającą na objęciu spisem wszystkich składników majątkowych, objętych ewidencją bilansową, jak i nieobjętych tą ewidencją, a będących na stanie. Ma ona zastosowanie szczególnie w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych, 6) zasadę kolejnych czynności polegającą na określeniu kolejnych prac w czasie inwentaryzacji, co przyczynia się do usprawnienia spisu i skrócenia go w czasie, 7) zasadę zaskoczenia polegającą na przeprowadzeniu spisu w momencie nieoczekiwanym, szczególnie stosowana do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, 8) zasadę uczestnictwa w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej polegającą na tym, że w spisie z natury powinna uczestniczyć osoba odpowiedzialna za powierzone jej mienie, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach (np. choroba) może uczestniczyć osoba upoważniona przez osobę materialnie odpowiedzialną, a jeśli nie jest to 5

6 możliwe, to skład zespołu spisowego należy poszerzyć do co najmniej trzech osób, z których jedna powinna reprezentować interesy osoby odpowiedzialnej materialnie, 9) zasadę komisyjności polegającą na przeprowadzaniu spisów z natury przez co najmniej dwie osoby, co zwiększa wiarygodność i niepodważalność takich spisów, 10) zasadę fachowości zespołu spisowego polegającą na dobieraniu do zespołów spisowych osób fachowych, znających gospodarkę magazynową, a także wykazujących się znajomością asortymentową spisywanych składników. III. Metody (sposoby) przeprowadzania inwentaryzacji 1. W zależności od charakteru składników aktywów i pasywów inwentaryzację przeprowadza się następującymi metodami (sposobami): 1) spisu z natury, 2) uzgodnienia sald z bankami, dostawcami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami, 3) weryfikacji danych polegającej na porównaniu stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów. 2. Metodą spisu z natury ustala się stan następujących składników aktywów: 1) krajowych środków płatniczych gotówki w kasie w złotych polskich, walut obcych i dewiz, 2) papierów wartościowych w postaci materialnej tj. weksli, bonów, czeków i innych papierów wartościowych, 3) rzeczowych składników aktywów obrotowych tj. materiałów w magazynach, gotowych produktów (wydawnictwa własne), druków ścisłego zarachowania znajdujących się na składach, materiałów w przerobie itp., 4) nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji (budynki, budowle), 5) środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, 6) niskowartościowych środków trwałych prowadzonych w ewidencji ilościowo-wartościowej lub ilościowej pozabilansowej, 7) wyposażenia w użytkowaniu zaliczonego do rzeczowego majątku trwałego (metale szlachetne) Inwentaryzacją metodą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w Uczelni składniki aktywów, będące własnością innych jednostek powierzone, jej do przechowania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Jednostkę powiadamia 6

7 pisemnie Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna przesyłając kopie arkuszy spisowych. 2.2.Spis z natury dokonywany jest na podstawie bezpośredniego, naocznego stwierdzenia przez zespół spisowy fizycznego istnienia ilości spisywanych składników w drodze ich przeliczenia, przeważenia, przemierzenia, obliczenia technicznego lub oszacowania. Tak stwierdzona w dniu spisu ilość składników jest wpisana przez członka zespołu spisowego do arkusza spisowego. 2.3.Inwentaryzacja środków trwałych jest w Uczelni przeprowadzana metodą ciągłą, polegającą na ustalaniu rzeczywistego stanu, sukcesywnie w ciągu trzyletniego planu inwentaryzacji, tak aby wszystkie składniki majątku nią objęte zostały zinwentaryzowane w formie spisu z natury w okresie 3 lat, z zastrzeżeniem pkt Środki trwałe znajdują się na terenie strzeżonym, w miejscach odpowiednio zabezpieczonych (portiernie, alarmy, monitoring) i dozorowanych (firmy ochroniarskie), a także podlegają ubezpieczeniu. 2.5.Nieruchomości zaliczane do środków trwałych, o których mowa w pkt 2 ppkt 4 (budynki i budowle) są inwentaryzowane w Uczelni metodą ciągłą, w formie spisu z natury w okresie 4 lat Inwentaryzacja materiałów w magazynach oraz gotowych produktów (wydawnictwa własne) jest w Uczelni przeprowadzana metodą ciągłą, w formie spisu z natury w okresie 2 lat. 2.7.Środki trwałe oraz materiały w magazynach i gotowe produkty, których nie objęto spisem z natury, ponieważ na dany rok nie przypadał obowiązek jego przeprowadzenia, inwentaryzuje się drogą weryfikacji. 2.8.Z uwagi na różnorodność celów i potrzeb oraz możliwości wykonawczych rozróżniamy następujące rodzaje inwentaryzacji przeprowadzanych metodą spisu z natury: 1) doraźna przeprowadzana w przypadku wypadków losowych (pożar, powódź, zalanie, kradzież, choroba, urlop, dodatkowych spisów środków trwałych zakupionych w ramach projektów finansowanych i współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej i innych środków europejskich i międzynarodowych itp.), 2) rozliczeniowa przeprowadzana na potrzeby kontroli i rozliczenia, osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony majątek lub danego składnika majątkowego, 3) zdawczo odbiorcza (okolicznościowa) przeprowadzana w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie, 7

8 4) likwidacyjna przeprowadzana w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej, 5) kontrolna przeprowadzana na żądanie organów kontroli zewnętrznej. 3. Metodą uzgodnienia sald z bankami, dostawcami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami inwentaryzowane są poniższe aktywa: 1) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych tzn. środki pieniężne w złotych polskich i w walutach obcych, a także lokaty pieniężne na rachunkach bankowych, jak również kredyty i pożyczki zaciągnięte w bankach, 2) papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, 3) salda należności w tym udzielone pożyczki, 4) powierzone kontrahentom własne składniki aktywów oraz inne znajdujące się poza jednostką Inwentaryzacja metodą uzgodnienia sald z dostawcami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami dotyczy przede wszystkim rozrachunków (należności) i polega na bezpośrednim potwierdzeniu sald przez kontrahenta (lub zgłoszeniu przez niego zastrzeżeń) jak również ustaleniu dłużników wątpliwych i upadłych. Potwierdzenie odbywa się zazwyczaj pisemnie w formie przesłanego zestawienia sald wszystkich operacji z tym kontrahentem, który powinien potwierdzić zgodność salda Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych polega na potwierdzeniu przez bank stanu środków, ulokowanych przez Uczelnię na otwartych rachunkach bankowych i zaciągniętych kredytów. Jeżeli stany są zgodne z danymi księgowymi Uczelni inwentaryzacja została spełniona Uzgodnienie sald odbywa się w formie pisemnej i wykonywane jest przez pracowników kwestury (Działu Księgowości Głównej) Pismo o potwierdzeniu salda wystawia się w trzech egzemplarzach i wysyła listem poleconym, dwa egzemplarze przesyła się do kontrahenta celem potwierdzenia salda, trzeci egzemplarz zostaje w aktach Działu Księgowości Głównej. Jeden z wysłanych egzemplarzy potwierdzony przez kontrahenta powinien wrócić do Działu Księgowości Głównej. Wzór potwierdzenia należności sald stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 3.5.Potwierdzenie salda może odbywać się również w drodze potwierdzenia drogą internetową albo telefonicznie (jednak w tym przypadku należy sporządzić notatkę z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej). 8

9 3.6.Jeżeli nie udało się uzyskanie potwierdzenia salda, wówczas saldo podlega inwentaryzacji w drodze weryfikacji. 3.7.Nie zezwala się na tzw. milczące potwierdzanie sald. 4. Metoda weryfikacji danych Polega ona na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kartotekach oraz doprowadzenia ich do realnej wartości. 4.1.Celem weryfikacji jest: 1) ustalenie faktu istnienia określonych składników majątku i źródeł ich pochodzenia, 2) stwierdzenie realnej wartości tych składników, 3) stwierdzenie kompletności ich ujęcia. 4.2.Metodą weryfikacji inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa: 1) niedostępne w czasie inwentaryzacji rzeczowe składniki aktywów (np. materiały w drodze) oraz dostawy niefakturowane, 2) środki pieniężne w drodze, 3) udziały w spółkach kapitałowych, 4) grunty, 5) środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony, 6) środki trwałe w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, 7) prawa wieczystego użytkowania gruntów, 8) należności sporne i wątpliwe, 9) należności i zobowiązania wobec pracowników, 10) należności i zobowiązania publicznoprawne, 11) roszczenia, 12) długoterminowe aktywa finansowe i udziały, 13) kapitał własny, 14) rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów, 15) fundusze specjalne, 16) wartości niematerialne i prawne, 17) prace naukowo-badawcze w toku, 18) inwestycje zaliczone do aktywów trwałych, 19) aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo, 20) środki trwałe oraz materiały w magazynach i gotowe produkty, których nie objęto spisem z natury, ponieważ na dany rok nie przypadał obowiązek jego przeprowadzenia. 4.3.Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych 9

10 należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. 4.4.Wyniki inwentaryzacji potwierdzone muszą być na piśmie w formie protokółów weryfikacji podpisanych przez osoby dokonujące tej inwentaryzacji, zaakceptowanych przez Kwestora i Rektora. Protokoły sporządzają odpowiedzialne za ewidencję rachunkową lub inwentarzową działy kwestury tj. Dział Księgowości Majątkowej i Dział Księgowości Głównej. Wzór protokółu stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 4.5.Wzór sprawozdania z inwentaryzacji dokonanej drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją księgową aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją poprzez spis z natury lub potwierdzenie sald stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. 4.6.Weryfikacja gruntów przeprowadzana jest przez Dział Księgowości Majątkowej na podstawie dokumentów księgowych i polega na uzgodnieniu konta gruntów. Dział Organizacyjno-Prawny sporządza wykaz gruntów i przekazuje go do Działu Księgowości Majątkowej nie później niż do dnia 31 grudnia każdego roku. IV. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji 1. Terminy inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych metodą spisu z natury wynikają z planu inwentaryzacji, zatwierdzonego przez Rektora. 2. Plan inwentaryzacji jest dokumentem dostępnym tylko dla osób upoważnionych i obejmuje sprawy szczególnie istotne dla kontroli wewnętrznej. 3. Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych rodzajów składników majątku w Uczelni określa tabela stanowiąca załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji. 4. Przeprowadzenie inwentaryzacji przy zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej, zatrudnionej na stanowisku administratora obiektu oraz na stanowisku magazyniera, powoduje zmianę w planie inwentaryzacji, tj. od dnia jej przeprowadzenia ustala się nowy termin następnej inwentaryzacji. 10

11 V. Tworzenie i likwidacja pól spisowych 1. Pola spisowe tworzone i likwidowane są na podstawie aktualnej struktury organizacyjnej Uczelni oraz pojawiających się w niej zmianach wynikających z zarządzeń Rektora. 2. Przez pojęcie pola spisowego rozumie się jednostkę organizacyjną posiadającą numer (lokalizację) nadany w Dziale Księgowości Majątkowej na podstawie danych z Działu Spraw Osobowych i Socjalnych oraz Działu Logistyki. 3. Utworzenie przez Dział Księgowości Majątkowej księgi inwentarzowej dla pola spisowego musi być poprzedzone przyjęciem składników majątkowych przez osobę materialnie odpowiedzialną w danej jednostce organizacyjnej. 4. Każdorazowe utworzenie nowej jednostki w strukturze Uczelni stanowi podstawę powstania nowego pola spisowego i umieszczenia go przez Dział Inwentaryzacji w wykazie pól spisowych i planie inwentaryzacji. 5. Likwidacja pola spisowego następuje odpowiednio w trybie określonym w pkt 1 i 4, i musi być poprzedzona wykazaniem zerowego stanu majątku w polu spisowym. 6. W celu aktualizacji wykazu pól spisowych Dział Księgowości Majątkowej zobowiązany jest do powiadamiania na bieżąco na adres mailowy Działu Inwentaryzacji o utworzeniu bądź likwidacji pola spisowego. VI. Kompetencje w zakresie zarządzania, przeprowadzania i nadzorowania inwentaryzacji 1. Rektor: 1) odpowiada za prawidłowe przeprowadzanie inwentaryzacji w Uczelni, 2) powołuje Przewodniczącego Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej, 3) powołuje członków Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej w przypadku konieczności uzupełnienia stałego składu komisji, 4) zatwierdza plan inwentaryzacji i zmiany w planie. 2. Kanclerz: 1) sprawuje ogólny nadzór nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych i odpowiada przed Rektorem za prawidłową organizację inwentaryzacji w Uczelni, 2) opiniuje plan inwentaryzacji oraz zmiany w planie, 11

12 3. Kwestor. 3) wnioskuje do Rektora o powołanie Przewodniczącego Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej i przedkłada jego kandydaturę, 4) zarządza przeprowadzenie pozaplanowych inwentaryzacji: doraźnych, rozliczeniowych, zdawczo-odbiorczych, kontrolnych i likwidacyjnych, 5) tworzy na wniosek Kierownika Działu Inwentaryzacji doraźne zespoły spisowe, 6) powołuje na wniosek Kierownika Działu Inwentaryzacji rzeczoznawców do przeprowadzania obliczeń technicznych ilości inwentaryzowanych składników majątkowych, 7) powołuje kontrolerów do wyrywkowego sprawdzenia spisu z natury, 8) rozpatruje wnioski o wyrażenie zgody na wydawanie i przyjmowanie składników majątkowych w magazynach w czasie trwania spisów z natury, 9) dokonuje oceny wniosków Działu Inwentaryzacji pojawiających się w trakcie spisów z natury i sprawozdań dotyczących gospodarowania majątkiem, 10) zatwierdza roczne sprawozdanie Kierownika Działu Inwentaryzacji z przeprowadzonych inwentaryzacji oraz sprawozdanie roczne Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej, 11) zatwierdza zaopiniowane przez Kwestora, protokóły rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej, 12) unieważnia na wniosek Przewodniczącego Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej i po zaopiniowaniu przez Kwestora określone spisy z natury i zarządza ich ponowne przeprowadzenie, 13) występuje do Rektora z propozycjami uzupełnienia i uaktualnienia obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej, 14) podejmuje decyzje w sprawie wykorzystania uwag i spostrzeżeń wynikłych podczas inwentaryzacji. 1) sprawuje ogólny nadzór nad rachunkowością, w taki sposób aby stan ksiąg rachunkowych i inwentarza umożliwiał przeprowadzenie spisu z natury na określony dzień oraz rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych, 2) opiniuje częściowe lub całkowite unieważnienie określonych spisów z natury, 3) opiniuje zarządzenie spisów ponownych, 4) opiniuje plan inwentaryzacji ciągłych i zmiany w planie, 5) zapewnia uzgodnienie ewidencji księgowej z ewidencją poszczególnych pól spisowych przed spisem, 6) zapewnia dokonanie inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury czyli drogą uzgodnienia sald, 12

13 7) zapewnia dokonanie inwentaryzacji drogą weryfikacji stanów księgowych, 8) zapewnia wyceny arkuszy spisowych, 9) zapewnia ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, dokonanie ewentualnych kompensat i ujęcie w księgach wyników inwentaryzacji, 10) opiniuje wnioski zawarte w protokóle rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. 4. Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna Uczelniana Komisja Inwentaryzacyjna powoływana jest do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Składa się z Przewodniczącego i dwóch etatowych pracowników. Przewodniczący, powoływany jest przez Rektora na okres kadencji władz Uczelni i kieruje pracami komisji. W celu sprawnego i prawidłowego przebiegu prac rozliczeniowych Przewodniczący Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej może wnioskować do Rektora o uzupełnienie stałego składu komisji. Zadaniem Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej jest: 1) powiadamianie osób materialnie odpowiedzialnych o stwierdzonych różnicach inwentaryzacyjnych, 2) pisemne powiadamianie obcych jednostek o znajdującym się na terenie Uczelni ich majątku, 3) uzyskiwanie pisemnych wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych, w przedmiocie niedoborów i nadwyżek powierzonego im mienia oraz powiadamianie przełożonych tych osób o niezłożeniu przez nich wyjaśnień w określonym terminie, 4) wnioskowanie do właściwego działu administracji o dokonanie wyceny stwierdzonych niedoborów lub nadwyżek środków trwałych, 5) wnioskowanie do Zespołu Radców Prawnych o opinie w sprawach dotyczących obciążenia osób materialnie odpowiedzialnych, 6) formułowanie i przedkładanie do decyzji Kanclerza wniosków w sprawie ostatecznego rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, 7) sporządzanie rocznego sprawozdania z działalności Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej, 8) formułowanie wniosków dotyczących usprawnienia organizacji w zakresie przechowywania, zabezpieczenia mienia itp.. 5. Przewodniczący Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej zobowiązany jest do: 1) nadzorowania przeprowadzania postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie: 13

14 a) przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, b) osób winnych powstania niedoborów i szkód, 2) przedkładania Kanclerzowi, zaopiniowanych przez Kwestora, wniosków w sprawie kwalifikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, 3) terminowego przekazywania do Działu Księgowości Majątkowej, zaopiniowanego przez Kwestora i zatwierdzonego przez Kanclerza, protokółu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w celu ujęcia go w ewidencji księgowej, 4) składania do Kanclerza wniosków o unieważnienie spisów z natury oraz ich ponowne przeprowadzenie, po zasięgnięciu opinii Kwestora, 5) wydawania dyspozycji w zakresie przeprowadzania spisów dodatkowych i kontrolnych przy rozliczaniu różnic inwentaryzacyjnych, 6) szkolenia i instruktażu członków Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej, 7) przedstawiania Kanclerzowi i Rektorowi wniosków dotyczących usprawnienia gospodarki majątkowej oraz zabezpieczenia mienia. 6. Kierownik Działu Inwentaryzacji zobowiązany jest do: 1) opracowywania planów inwentaryzacji ciągłych aktywów wymienionych w rozdziale III pkt 2 oraz wykazu pól spisowych, a także zmian do nich, 2) powiadamiania jednostek organizacyjnych o planowanym terminie spisów z natury, 3) dokonywania kontroli przygotowań do inwentaryzacji (sposobu składowania, dostępu do składników majątkowych, oznakowania, podziałów na pola spisowe), 4) powoływania zespołów spisowych spośród pracowników Działu Inwentaryzacji, 5) wnioskowania do Kanclerza o powołanie doraźnych zespołów spisowych, 6) wnioskowania do Kanclerza o powołanie rzeczoznawcy do przeprowadzania obliczeń technicznych, celem prawidłowego ustalenia ilości inwentaryzowanych składników majątkowych, 7) szkolenia i instruktażu zespołów spisowych, 8) organizowania przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z zatwierdzonym planem przez pracowników Działu Inwentaryzacji, 9) kontrolowania pracy zespołów spisowych w czasie inwentaryzacji; wzór protokółu stanowi załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji, 10) kontrolowania arkuszy spisowych i innych dokumentów z przeprowadzonej inwentaryzacji pod względem formalnym i merytorycznym, 14

15 7. Zespoły spisowe. 11) prowadzenia ewidencji arkuszy spisowych, zgodnie z wymogami obowiązującymi w odniesieniu do druków ścisłego zarachowania, 12) wydawania i rozliczania zespołów spisowych z pobranych druków ścisłego zarachowania, 13) wyrażania opinii i wniosków w zakresie usprawnienia gospodarki magazynowej, obiegu dokumentów, ochrony oraz kontroli rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, 14) sporządzania rocznego sprawozdania z działalności Działu Inwentaryzacji w zakresie inwentaryzacji, 15) stawiania umotywowanych wniosków, dotyczących zagospodarowania zbędnych względnie nadmiernych zapasów, usunięcia nieprawidłowości w przechowywaniu Zespół spisowy składa się minimum z dwóch pracowników Działu Inwentaryzacji. Jeden z członków zespołu jest przewodniczącym Zespół spisowy przeprowadza inwentaryzację w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej, a jeżeli z ważnego powodu nie może uczestniczyć w inwentaryzacji osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważniła do tego pisemnie innej osoby, spis może przeprowadzić zespół co najmniej 3-osobowy, przy czym jedna osoba wyznaczona jest przez kierownika jednostki, w której przeprowadzana jest inwentaryzacja W szczególnych wypadkach Kanclerz może, na wniosek Kierownika Działu Inwentaryzacji utworzyć doraźny zespół spisowy składający się z pracowników innych jednostek Osoba materialnie odpowiedzialna oraz osoby prowadzące ewidencję księgową inwentaryzowanych składników majątkowych i dokonujące weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych nie mogą być członkami zespołów spisowych Do zadań zespołów spisowych należy: 1) przestrzeganie zasad przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z obowiązującą instrukcją inwentaryzacji w Uczelni, 2) zaopatrzenie się w komplet materiałów do przeprowadzenia spisu z natury (arkuszy spisowych, druków oświadczeń i protokółów oraz innych niezbędnych dokumentów), 3) sprawdzenie przygotowania danej jednostki do inwentaryzacji, a w razie nieprzygotowania zgłoszenie tego faktu kierownikowi Działu Inwentaryzacji, 4) zablokowanie magazynów na czas trwania spisu z natury w systemie informatycznym ERP SAP, 15

16 5) sprawdzenie zabezpieczenia i ochrony rzeczowych oraz pieniężnych składników majątkowych, 6) zebranie pisemnych oświadczeń od osób odpowiedzialnych za mienie o przekazaniu do Działu Księgowości Majątkowej dokumentacji przychodu i rozchodu składników majątkowych przed przystąpieniem do spisu z natury oraz o uzgodnieniu stanu posiadania powierzonego mienia ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej, 7) przeprowadzenie spisu z natury składników majątkowych w polu spisowym z zachowaniem metod i technik określonych w niniejszej instrukcji, 8) prawidłowe i kompletne wypełnienie arkuszy spisowych oraz grupowanie składników majątkowych według kryteriów użyteczności, jakości i przydatności przez spisywanie na osobnych arkuszach składników pełnowartościowych, niepełnowartościowych, zbędnych, nadmiernych i nie stanowiących własności Uczelni, 9) sporządzanie protokółu zakończenia inwentaryzacji zawierającego oświadczenie osób materialnie odpowiedzialnych o spisaniu wszystkich składników zgodnie ze stanem faktycznym w ich obecności, 10) dopilnowanie zebrania wszystkich wymaganych podpisów pod dokumentacją z przeprowadzonego spisu z natury, 11) wprowadzanie do systemu informatycznego ERP SAP danych z arkuszy spisowych inwentaryzacji przeprowadzonej w magazynach (dotyczy: materiałów, druków ścisłego zarachowania i wydawnictw własnych), 12) przedłożenie kompletu materiałów z przeprowadzonych inwentaryzacji Kierownikowi Działu Inwentaryzacji oraz rozliczenie się z pobranych druków arkuszy spisowych, 13) bieżące powiadamianie kierownika Działu Inwentaryzacji o stwierdzonych nieprawidłowościach, które uniemożliwiają przeprowadzenie inwentaryzacji, 14) ocena przydatności gospodarczej majątku objętego spisem i jego zabezpieczenia. 8. Do zadań Działu Księgowości Majątkowej należy: 1) bieżące prowadzenie ewidencji analitycznej rzeczowych składników majątkowych w sposób umożliwiający porównanie stanu ewidencyjnego ze stanem ustalonym w drodze spisów z natury na dzień przeprowadzenia spisu, 2) uzgodnienie ilościowo-wartościowej ewidencji analitycznej z ewidencją ilościową materiałów prowadzoną przez magazynierów, 3) przekazywanie tabulogramów osobom materialnie odpowiedzialnym, celem uzgodnienia ewidencji ilościowej i wartościowej powierzonego mienia przed rozpoczęciem spisu, 16

17 4) wycena spisów z natury, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i przekazywanie ich do Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej celem wyjaśnienia, 5) ujęcie w księgach rachunkowych Uczelni ustalonych przez Uczelnianą Komisję Inwentaryzacyjną różnic inwentaryzacyjnych na dzień kończący rok obrotowy, 6) przeprowadzanie inwentaryzacji metodą weryfikacji aktywów i pasywów ujętych w rozdz. III pkt 4.2 ppkt 4, 5, 6, 7, 16 i 20 niniejszej instrukcji na koniec roku obrotowego. 9. Do zadań Działu Księgowości Głównej należy: 1) przeprowadzanie inwentaryzacji rozrachunków na koniec roku obrotowego poprzez uzgodnienie i uzyskanie potwierdzeń sald obejmujących: 1) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych tzn. środki pieniężne w złotych polskich i w walutach obcych, a także lokaty pieniężne na rachunkach bankowych, jak również kredyty i pożyczki zaciągnięte w bankach, 2) papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, 3) salda należności, w tym udzielone pożyczki, 4) powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów oraz innych znajdujących się poza jednostką. 2) przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez weryfikację sald aktywów i pasywów ujętych w rozdz. III pkt 4.2 ppkt 1, 2, 3, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, Kierownicy jednostek organizacyjnych (dziekani, dyrektorzy instytutów, kierownicy katedr, zakładów, kierownicy jednostek niebędących wydziałami, Kanclerz, zastępcy kanclerza) w ramach sprawowanego nadzoru nad mieniem w podległych jednostkach zobowiązani są do: 1) zapewnienia warunków sprawnego przeprowadzenia czynności związanych z ustaleniem stanu rzeczywistego inwentaryzowanych składników majątkowych będących na wyposażeniu podległej im jednostki, 2) dopilnowania przygotowania pól spisowych jednostki organizacyjnej do przeprowadzenia inwentaryzacji (sprawdzenia i uzupełnienia numerów inwentarzowych, kasacji i likwidacji zużytych składników majątkowych przed rozpoczęciem inwentaryzacji, przeprowadzenia prac porządkowych w pomieszczeniach i magazynach w celu umożliwienia spisu z natury), 3) dopilnowania rozliczania się pracowników z powierzonego majątku przed odejściem z Uczelni, udaniem się na urlop (z wyłączeniem urlopu wypoczynkowego), przejściem do innej jednostki organizacyjnej. Inwentaryzacja mienia 17

18 powierzonego pracownikowi powinna być przeprowadzona i zakończona w terminie zapewniającym wyjaśnienie i rozliczenie jej wyników w danym roku obrotowym, przed odejściem pracownika z Uczelni, udaniem się na urlop (z wyłączeniem urlopu wypoczynkowego) lub przejściem do innej jednostki organizacyjnej Uczelni, 4) nadzoru nad przestrzeganiem prawidłowości użytkowania składników majątkowych przez pracowników, a w szczególności konieczności uzyskiwania pisemnej zgody bezpośredniego przełożonego na użytkowanie powierzonego mienia do celów służbowych poza terenem Uczelni, 5) nadzoru nad przejęciem - przekazaniem mienia w przypadkach: tworzenia, łączenia, przekształcenia lub likwidacji jednostek, 6) nadzoru nad wykonaniem zaleceń zawartych w protokóle zakończenia inwentaryzacji w podporządkowanych jednostkach, 7) dbałości o zabezpieczenie mienia jednostki w celu minimalizacji ryzyka jego zniszczenia, kradzieży itp.. VII. Obowiązki i odpowiedzialność pracownika za powierzone składniki majątkowe 1. Obowiązki pracownika materialnie odpowiedzialnego za powierzone składniki majątkowe w związku z przeprowadzaną inwentaryzacją: 1) właściwe przygotowanie pola spisowego do przeprowadzenia spisu (uzupełnienie numerów inwentarzowych, wywieszek, ściągnięcie składników majątkowych znajdujących się poza jednostką), 2) porównywanie stanu posiadania powierzonego mienia ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej, uwidocznionym w systemie informatycznym ERP SAP, tak aby ewentualne różnice wyjaśnić z Działem Księgowości Majątkowej przed rozpoczęciem inwentaryzacji, 3) przeprowadzenie kasacji zniszczonych lub zużytych środków trwałych, tak aby ich likwidacja nastąpiła przed rozpoczęciem inwentaryzacji, 4) uporządkowanie rewersów i zgód o wypożyczeniu składników majątku na zewnątrz, 5) okazania do spisu inwentaryzacyjnego powierzonego mienia użytkowanego poza terenem Uczelni, 6) przekazania do Działu Księgowości Majątkowej wszystkich dowodów obrotu składnikami majątkowymi do dnia rozpoczęcia spisu, 7) przekazania do Działu Księgowości Majątkowej protokółów przerobu na materiały podlegające przerobowi oraz protokółów zużycia w przypadku metali szlachetnych do dnia rozpoczęcia spisu, 18

19 8) przeprowadzenia prac porządkowych w pomieszczeniach magazynowych i na składowiskach w taki sposób, aby dostęp był do nich łatwy i aby spis mógł być wykonany szybko i dokładnie, 9) złożenia zespołowi spisowemu przed rozpoczęciem inwentaryzacji oświadczenia o przygotowaniu pola spisowego do inwentaryzacji i o uzgodnieniu stanu posiadania powierzonego mienia ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej; wzory oświadczeń stanowią załączniki nr 6, 6a (oświadczenie dla pracowników magazynu) i 6b (oświadczenie dla kasjerów) do niniejszej instrukcji, 10) udostępnienia i wskazania zespołom spisowym wszystkich pomieszczeń, w których znajdują się inwentaryzowane składniki majątkowe, 11) osobistego uczestniczenia w inwentaryzacji lub pisemnego upoważnienia innej osoby do uczestnictwa w przeprowadzonym spisie w ich imieniu; wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji, 12) podpisania arkuszy spisowych oraz protokółu zakończenia inwentaryzacji na dowód zgodności zinwentaryzowanych stanów, ze stanem rzeczywistym i na dowód niezgłoszenia zastrzeżeń co do formy i sposobu przeprowadzenia spisu, 13) wskazania zapasów zbędnych, niepełnowartościowych, nadmiernych, i obcych w celu odrębnego ich ujęcia w arkuszach spisowych, 14) udzielania wszelkiej pomocy zespołom spisowym w celu terminowego przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych, zapewnienia kompletności, dokładności i rzetelności przeprowadzonego spisu, podawania właściwego nazewnictwa spisywanych składników majątkowych, 15) złożenia pisemnych wyjaśnień w sprawie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych, 16) wykonania zaleceń pokontrolnych ujętych w protokóle zakończenia inwentaryzacji. 2. Odpowiedzialność pracownika z tytułu dysponowania mieniem Uczelni reguluje kodeks pracy oraz przepisy wewnętrzne. 3. Osoby materialnie odpowiedzialne za mienie zobowiązane są do zorganizowania odpowiedniego dozoru składników majątkowych będących w ich dyspozycji poprzez zabezpieczenie prawidłowego ewidencjonowania, przechowywania, użytkowania i likwidacji. 4. Osoby materialnie odpowiedzialne za mienie zobowiązane są do uzyskiwania pisemnej zgody bezpośredniego przełożonego i akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej (dziekana wydziału, kierownika jednostki niebędącej wydziałem, kanclerza) na użytkowanie powierzonego mienia do celów służbowych poza terenem Uczelni; według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do niniejszej instrukcji, 19

20 VIII. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji metodą spisu z natury 1. Inwentaryzację w formie spisu z natury przeprowadza Dział Inwentaryzacji za pośrednictwem zespołów spisowych powoływanych przez Kierownika Działu Inwentaryzacji. Wzór powołania składu zespołu stanowi załącznik nr 9 do niniejszej instrukcji. 2. Przed przystąpieniem do spisu z natury Przewodniczący zespołu spisowego pobiera od Kierownika Działu Inwentaryzacji arkusze spisowe. Arkusze spisowe są drukami ścisłego zarachowania i objęte są ewidencją. Zespoły spisowe zobowiązane są do właściwego i rzetelnego wypełniania poszczególnych rubryk arkuszy spisowych. Wzór arkusza spisu z natury stanowi załącznik nr 10 do niniejszej instrukcji. 3. W przypadku przeprowadzania inwentaryzacji w magazynach (dotyczy: materiałów, druków ścisłego zarachowania i wydawnictw własnych), arkusze spisowe tworzone są w formie elektronicznej w systemie informatycznym ERP SAP i drukowane. Podlegają ewidencji i są drukami ścisłego zarachowania, zgodnie z postanowieniem pkt 2. Wzór arkusza spisu z natury w systemie informatycznym ERP SAP stanowi załącznik nr 11 do niniejszej instrukcji. 4. Spis z natury obejmujący obce składniki majątkowe sporządza się na odrębnych arkuszach spisowych. Po zakończeniu inwentaryzacji kopie tych arkuszy przesyłane są do jednostek, które są właścicielami składników majątkowych objętych spisem. 5. Dla prawidłowego ustalenia ilości inwentaryzowanych składników majątkowych zespoły spisowe zobowiązane są do ich przeliczenia, przemierzenia lub przeważenia w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub osoby przez nią pisemnie upoważnionej. W przypadku, gdy ustalenie stanu ilościowego w podany powyżej sposób jest niemożliwe, należy przeprowadzić tzw. obliczenie techniczne, które powinno zostać wykonane przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach, powołane przez Kanclerza na wniosek Kierownika Działu Inwentaryzacji spośród pracowników Uczelni lub przez rzeczoznawcę. Obliczeń technicznych dokonuje się na formularzu spisowym lub specjalnym załączniku, który powinien być podpisany przez osobę przeprowadzającą obliczenia. 6. W przypadku dokonywania spisu z natury materiałów, druków ścisłego zarachowania, wydawnictw własnych, środków pieniężnych znajdujących się w oryginalnie zapakowanych paczkach zespół spisowy dokonuje otwarcia każdej paczki w celu przeliczenia jej zawartości. 20

21 7. Spis z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu ich rzeczywistego stanu poprzez przeliczenie przez zespół spisowy w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej wszystkich środków pieniężnych znajdujących się w kasie/punkcie obsługi kasowej, a następnie porównaniu stanu środków finansowych ze stanem ewidencyjnym. Dokumentacja z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy/punktu obsługi kasowej przekazywana jest do Działu Finansowego. 8. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji w kasie/punkcie obsługi kasowej zespół spisowy powinien sprawdzić: 1) prawidłowość zabezpieczenia kasowego oraz przechowywania gotówki (kraty, instalacje alarmowe, sprawność ich działania, kasy pancerne, sejfy itp.), 2) prawidłowość prowadzenia raportów kasowych, 3) druki ścisłego zarachowania (kwitariusze, czeki), 4) depozyty kasowe, 5) przyjęcie na piśmie przez kasjera/pracownika punktu obsługi kasowej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. 9. Podczas przeprowadzania spisu z natury administratora obiektu zespół spisowy z każdego dnia inwentaryzacji dokonuje zestawień zbiorczych spisywanych składników majątkowych i zapisuje je na odrębnych arkuszach spisowych z adnotacją zestawienie zbiorcze arkuszy o nr.. z dnia Inwentaryzację metali szlachetnych należy przeprowadzić przy zastosowaniu precyzyjnego pomiaru wagowego. Ciężar metali szlachetnych oryginalnie zapakowanych spisywany jest do arkusza spisowego z opakowania - z adnotacją na arkuszu spisowym opakowanie oryginalnie zapakowane. 11. W spisie z natury przeprowadzonym na skutek zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, liczenia i pomiaru składników majątku dokonuje się w obecności osoby przekazującej składniki majątkowe i osoby przyjmującej. 12. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji, na czas trwania spisu w magazynach materiałowych - kartoteki magazynowe deponowane są u kierowników tych jednostek w zamkniętych miejscach. W czasie spisu z natury w magazynach, po przeliczeniu danego składnika majątkowego zespół spisowy dokonuje zapisu na wywieszce magazynowej Inwentaryzacja rok podpis. Pracownik magazynu po zakończeniu inwentaryzacji dokonuje zapisu o inwentaryzacji w kartotekach magazynowych. 13.Przed rozpoczęciem inwentaryzacji, na czas trwania spisu w magazynach materiałowych zespół spisowy dokonuje zablokowania magazynów w systemie informatycznym ERP SAP. Wydawanie i przyjmowanie składników majątkowych w systemie informatycznym 21

22 ERP SAP możliwe jest dopiero po rozliczeniu i zaksięgowaniu wyników inwentaryzacji. 14. Wydawanie i przyjmowanie składników majątkowych w magazynach w czasie trwania spisu z natury może mieć miejsce tylko w wyjątkowych przypadkach, za zgodą Kanclerza i pod warunkiem, że zostanie o tym powiadomiony zespół spisowy. Dowody przyjęcia lub wydania składników majątkowych w czasie trwania spisu wymagają specjalnego oznaczenia zapewniającego odpowiednie ich ujęcie w rozliczeniu osoby odpowiedzialnej za powierzone składniki majątku np. przyjęto/wydano w czasie spisu. Dowody podlegają księgowaniu po rozliczeniu inwentaryzacji. Adnotacji na dowodach dokonuje Przewodniczący zespołu spisowego. 15. Na czas trwania spisu z natury magazynów osobami upoważnionymi do pobierania kluczy od pomieszczeń magazynowych są wyłącznie członkowie zespołu spisowego. Upoważnienia do pobierania kluczy udziela kierownik jednostki organizacyjnej, w której prowadzony jest spis z natury. 16. Przy dokonywaniu spisów z natury składników majątkowych, zespoły spisowe zobowiązane są stosować ich nazewnictwo figurujące w ewidencji księgowej. Ilość spisywanych składników majątku ma być wyrażona w tych samych jednostkach, w jakich są ewidencjonowane w księgowości, magazynie i u bezpośredniego użytkownika. 17. W toku spisu zespoły spisowe przeprowadzają kontrolę jakości spisywanych składników majątkowych, klasyfikując je jako: 1) prawidłowe (pełnowartościowe), 2) nieprawidłowe (zbędne, nadmierne, niepełnowartościowe, przeznaczone do kasacji), 3) dostawy nie przyjęte od dostawcy i objęte reklamacjami, 4) obce. 18. Arkusze spisowe wypełnia się w dwóch egzemplarzach, a w przypadku inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w trzech egzemplarzach, w sposób trwały, dokonując zapisu długopisem. Wszelkie poprawki i korekty przeprowadza się przez skreślenie zapisu błędnego (w taki sposób, aby treść pierwotna była czytelna) oraz przez wpisanie obok lub ponad przekreślonym zapisem, zapisu prawidłowego. Dokonane poprawki lub unieważnienie błędnych zapisów winny być zaparafowane (podpisane) przez zespół spisowy i osobę materialnie odpowiedzialną, a także inne osoby jeżeli biorą udział w spisie oraz oznaczone datą. 19. Wypełnione arkusze spisów z natury podpisują członkowie zespołu spisowego oraz osoba (lub osoby) odpowiedzialne materialnie. 22

23 20. W przypadku odmowy przystąpienia do spisu z natury przez osobę materialnie odpowiedzialną Przewodniczący zespołu spisowego obowiązany jest sporządzić notatkę służbową i powiadomić o tym fakcie Kierownika Działu Inwentaryzacji oraz Kanclerza. Kanclerz w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym osoby materialnie odpowiedzialnej ustala nowy termin przeprowadzenia inwentaryzacji. 21. W przypadku odmowy podpisania arkuszy spisowych przez osobę materialnie odpowiedzialną osoba ta powinna złożyć pisemne uzasadnienie odmowy. Jeżeli przyczyną odmowy podpisania arkusza spisu z natury jest niezgodność ilościowa, Przewodniczący zespołu spisowego powinien bezzwłocznie zarządzić przeliczenie i spisanie kwestionowanej pozycji. Po stwierdzeniu omyłki, na arkuszu spisu z natury należy nanieść poprawkę w sposób określony w pkt 18. W przypadku innych zastrzeżeń Przewodniczący zespołu spisowego obowiązany jest powiadomić Kierownika Działu Inwentaryzacji oraz Kanclerza w celu ich wyjaśnienia. 22. W przypadku stwierdzenia zerowego stanu majątku w danym polu spisowym zespół spisowy odstępuje od przeprowadzania inwentaryzacji, mimo iż jest ona ujęta w planie inwentaryzacji. 23. Niedopuszczalne jest sporządzanie spisów z natury drogą przepisywania danych: 1) z ksiąg inwentarzowych, kartotek materiałowych oraz z wywieszek magazynowych, 2) ze spisów z poprzedniej inwentaryzacji. 24. Zespół spisowy niezwłocznie po zakończeniu inwentaryzacji zobowiązany jest przekazać arkusze spisowe Kierownikowi Działu Inwentaryzacji wraz z informacją o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach. Przewodniczący zespołu spisowego winien dokonać rozliczenia z pobranych arkuszy spisowych. Wzór rozliczenia arkuszy spisowych stanowi załącznik nr 12 do niniejszej instrukcji. 25. Zespół spisowy, po zakończeniu spisu z natury zobowiązany jest do sporządzenia na piśmie protokółu z zakończenia inwentaryzacji. Protokół otrzymują do wiadomości: Dział Księgowości Majątkowej oraz kierownik jednostki podlegającej inwentaryzacji. Wzór protokółu stanowi załącznik nr 13 do niniejszej instrukcji. 26. Osoby materialnie odpowiedzialne składają do protokółu, o którym mowa w pkt 25 oświadczenie dotyczące oceny przebiegu inwentaryzacji i odstąpienia od wniesienia lub wniesienia ewentualnych zastrzeżeń do jego prawidłowości wraz z uzasadnieniem. 27. W trakcie przeprowadzania inwentaryzacji w polu spisowym administratora obiektu przerwa w spisie spowodowana okolicznościami 23

24 losowymi, bez konieczności rozpoczynania spisu od początku, nie może trwać dłużej niż 3 dni. 28. W razie stwierdzenia w toku kontroli lub w późniejszym terminie, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, Kanclerz na wniosek Przewodniczącego Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej obowiązany jest zarządzić ponowne przeprowadzenie w całości lub odpowiedniej części inwentaryzacji. 29. Spis z natury może być poddany wyrywkowej kontroli przez kontrolerów, wyznaczonych przez Kanclerza. W toku kontroli należy sprawdzić, czy zespoły spisowe działają zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji, a zwłaszcza w zakresie kompletności spisu, prawidłowości ustalania z natury ilości spisywanych składników majątkowych oraz prawidłowości sporządzenia arkuszy spisowych. Kontrolujący z dokonanych czynności sporządza protokół, a ponadto dokonuje odpowiedniej adnotacji na arkuszach spisowych. Wzór protokółu kontroli wyrywkowej stanowi załącznik nr 14 do niniejszej instrukcji. 30. Do czynności kontrolerów spisowych należy: 1) przeprowadzenie kontroli pod względem: 1.1.zgodności działania zespołów spisowych z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej, 1.2.poprawności dokonywania spisu, 1.3.poprawności sporządzania arkuszy spisowych i dokonywania w nich poprawek, 2) sprawdzenie czy: 2.1. osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia wstępne i końcowe, 2.2. pola spisowe i znajdujące się w nich przedmioty inwentaryzacyjne, a także dokumentacja i ewidencja zostały poprawnie przygotowane do inwentaryzacji, 2.3. została uzgodniona ewidencja prowadzona w polu spisowym z Działem Księgowości Majątkowej, 2.4. zaprzestano wydawania i przyjmowania niezgodnie z przeznaczeniem składników w czasie trwania inwentaryzacji (z wyjątkiem przypadku obrotu magazynowego tymi składnikami na mocy decyzji Kanclerza), 2.5. stan zaawansowania spisów umożliwia terminowe ich zakończenie, a także czy rzeczywiście zakończono je zgodnie z planem. 31. Kierownik Działu Inwentaryzacji sporządza coroczne sprawozdanie, które przedkłada do zatwierdzenia Kanclerzowi. Sprawozdanie winno zawierać: 24

25 1) rozliczenie się z realizacji rocznego planu inwentaryzacji oraz za okres końcowy planu 3 letniego, 2) określenie rodzaju spisywanych składników majątkowych, metody przeprowadzonych spisów, terminy przeprowadzonych spisów, 3) wnioski dotyczące składowania, oznakowania i zabezpieczenia inwentaryzowanych składników, 4) wnioski dotyczące likwidacji zapasów zbędnych i nadmiernych. IX. Wycena inwentaryzowanych składników majątku, ustalenie i rozliczenie różnic ilościowych i wartościowych 1. Po zakończeniu spisu z natury Dział Inwentaryzacji przekazuje dokumentację z zakończonego spisu do Działu Księgowości Majątkowej, który zobowiązany jest dokonać wyceny wartościowej spisanych składników majątkowych. 2. Do obowiązków Działu Księgowości Majątkowej należy również sporządzenie zestawień ilościowych i wartościowych różnic inwentaryzacyjnych, które wynikły z porównania stanów rzeczywistych z danymi z ewidencji księgowej. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych powinno obejmować: 1) wyszczególnienie niedoborów i nadwyżek poszczególnych składników majątkowych u osób materialnie odpowiedzialnych za mienie, 2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami z arkuszy spisowych. 3. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych Dział Księgowości Majątkowej przekazuje w terminie 21 dni od daty otrzymania do Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej celem wyjaśnienia wykazanych różnic, ustalenia przyczyn ich powstania oraz sposobu ich rozliczenia. 4. W celu wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych Przewodniczący Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej wzywa pisemnie osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone mienie do złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. Wzór wezwania stanowi załącznik nr 15 do niniejszej instrukcji. 5. Osoba materialnie odpowiedzialna za mienie zobowiązana jest do złożenia dokładnych pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych posługując się dowodami zapisów księgowych, z potwierdzeniem kierownika jednostki organizacyjnej podlegającej spisowi i własnoręcznym podpisem. 6. W przypadku niezachowania terminu udzielenia wyjaśnień Przewodniczący Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej powiadamia o tym przełożonego danego pracownika (kierownika jednostki 25