Zamawiający: Rzymskokatolicka Parafia p.w. Niepokalanego Serca NMP. W Siechnicach ul. Kościelna 4, Siechnice

Transkrypt

1 Zamawiający: Rzymskokatolicka Parafia p.w. Niepokalanego Serca NMP W Siechnicach ul. Kościelna 4, Siechnice SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Zamówienie: ZARZĄDZANIE CMENTARZEM PARAFIALNYM W SIECHNICACH Tryb: Przetarg ofertowy Siechnice, dnia 17 października 2008 r. Ks. Stanisław Stelmaszek proboszcz

2 1. Nazwa oraz adres Zamawiającego: Rzymskokatolicka Parafia p.w. Niepokalanego Serca NMP Siechnice, ul. Kościelna 4 2. Przedmiotem przetargu jest zarządzanie cmentarzem parafialnym w Siechnicach I. Zakres obowiązków z tytułu utrzymania cmentarza: 1) Bieżące utrzymanie czystości cmentarza, kaplicy cmentarnej i pomieszczeń przylegających 2) Systematyczne (minimum raz w miesiącu) wykaszanie traw na terenie cmentarza, na trawnikach oraz pasa zieleni, o szerokości do 5 metrów bezpośrednio przylegającego do terenu cmentarza 3) Bieżące odchwaszczanie alejek i terenów wokół drzew i krzewów 4) Wykonywanie bieżącej konserwacji i drobnych napraw obiektów, urządzeń, instalacji, ogrodzenia i nawierzchni alejek 5) Usuwanie opadłych liści oraz odśnieżanie głównych ciągów komunikacyjnych na terenie cmentarza: dojazd i dojścia do kaplicy cmentarnej i zwalczanie śliskości na nich 6) Utrzymanie czystości oraz odśnieżanie i zwalczanie śliskości na parkingu zlokalizowanym przed główną bramą cmentarza 7) Dbanie o opróżnianie kontenerów na odpady komunalne i uzgadnianie z gminą terminów ich opróżniania ze wskazaną przez gminę firmą, świadczącą usługi odbioru odpadów komunalnych 8) Dozór i konserwacja oświetlenia w kaplicy cmentarnej 9)wyposażenie kaplicy wpisanej w rejestr zabytków w świeczniki, stojaki na wieńce, ławki i kwiaty inne elementy dekoracyjne niezbędne podczas ceremonii pogrzebowych 10)bieżąca konserwacja nagłośnienia kaplicy cmentarnej 11)założenie i prowadzenie książek obiektów zlokalizowanych na terenie cmentarza i przekazanych w zarządzanie 12)wykonywanie zgodnie z przepisami przeglądów technicznych obiektów budowlanych i instalacji

3 13)inne prace niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania cmentarza parafialnego zlecone przez zamawiającego 14)egzekwowanie przestrzegania regulaminu cmentarza, który winien być umieszczony w miejscu ogólnie dostępnym 15)wykonanie, odnawianie i uzupełnianie tabliczek z oznaczeniami poszczególnych kwater w obrębie cmentarza II. Zakres obowiązków z tytułu administrowania cmentarzem parafialnym 1. Wykonanie pełnej inwentaryzacji cmentarza 2. Prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarza 3. Pobieranie opłat za korzystanie z cmentarza i urządzeń cmentarnych według cen ustalonych przez zamawiającego oraz przekazywanie ich do kancelarii parafialnej w terminie do 30 dnia każdego miesiąca wraz z ich rozliczeniem 4. Prowadzenie ewidencji pobranych opłat 5. Wskazywanie lokalizacji miejsc pochówków, ustalanie terminów i warunków pogrzebów po konsultacji z proboszczem parafii 6. Nadzorowanie prac firm usługowych (zakłady pogrzebowe, kamieniarskie itp.) w zakresie przestrzegania przez nie parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników oraz odstępów między tymi miejscami 7. Otwieranie i zamykanie bram cmentarza, udostępnianie kaplicy i w przyszłości chłodni na uzasadnione zgłoszenie zakładów pogrzebowych 8. Prowadzenie dokumentacji cmentarnej w formie pisemnej jak i elektronicznej, a w szczególności: ksiąg wieczystych osób pochowanych na cmentarzu, księgi grobów na cmentarzu, alfabetycznego spisu pochowanych na cmentarzu, rejestru kart zgonów, rejestru miejsc rezerwowanych, ksiąg obiektów budowlanych 9. Właściwe zabezpieczenie prowadzonych dokumentów związanych z zarządzanym cmentarzem 10. Udostępnianie wszelkich dokumentów źródłowych i informacji związanych z zarządzanym zasobem na żądanie zamawiającego 4. Termin wykonania zamówienia Okres realizacji usługi 5 lat, tj. od 1 listopada 2008 r. do 31 października 2013 roku 5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków

4 O udzielenie zamówienia, mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: - posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności - posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a w szczególności spełniają następujące warunki: - wykonali w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, co najmniej jedną usługę polegającą na zarządzaniu nieruchomością o powierzchni m2 odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia -dysponują co najmniej jedną osobą posiadającą licencję zawodową zarządcy nieruchomości nadaną w trybie ustawy o gospodarce nieruchomościami 1. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, a w szczególności następujący warunek: - posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę minimum zł 2. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia: Zamawiający dokona oceny spełnienia tych warunków na podstawie oświadczeń złożonych przez wykonawców i innych dokumentów opisanych w p. 6 niniejszej SIWZ według formuły spełnienia / nie spełnienia 6. Wykaz oświadczenia i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy do oferty, którą złożyć winni na załączniku nr 1 OFERTA załączają: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru, albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej 2. Wykaz wykonanych (wykonywanych) usług w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że usługi zostały wykonane należycie (załącznik nr 3) 3. Licencję zawodową zarządcy nieruchomości nadaną w trybie ustawy o gospodarce nieruchomościami 4. Polisę potwierdzającą, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności

5 5. Oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu (załącznik nr 2) Zamawiający dokona oceny spełnienia tych warunków na podstawie w/w dokumentów i oświadczeń zgodnie z formułą spełnia nie spełnia. 7. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osoby uprawnionej do porozumiewania się z wykonawcą W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawca przekazują pisemnie. Specyfikacja jest udostępniona na stronie internetowej i w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert, zmodyfikować treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami jest ks. Proboszcz Stanisław Stelmaszek tel ul. Kościelna 4, Siechnice 8. Termin związania ofertą Wykonawca jest związany ofertą do r. 9. Opis sposobu przygotowania ofert Ofertę składa się, pod rygorem nieważności w formie pisemnej Oferta musi być sporządzona w języku polskim na komputerze Treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia Ofertę należy złożyć na formularzu OFERTA stanowiącym załącznik nr 1. Oferta winna być podpisana w miejscu przeznaczonym na podpis a załączniki podpisane na każdej stronie zawierającej tekst Zaleca się by wszystkie kartki oferty wraz z załącznikami były ponumerowane, a całość trwale spięta Ofertę należy złożyć w trwale zamkniętej, nieprzezroczystej kopercie adresowanej do Parafii p.w. Niepokalanego Serca NMP w Siechnicach opatrzonej napisem: OFERTA NA PRZETARG Zarządzanie cmentarzem Parafialnym nie otwierać przed 30.X r. do godz Na kopercie winna być nazwa i adres wykonawcy Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty 10. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

6 Ofertę można przesłać na adres: Rzymskokatolicka Parafia p.w. Niepokalanego Serca NMP Siechnice, ul. Kościelna 4 lub złożyć w kancelarii parafialnej pod tym samym adresem. Termin złożenia ofert 30.X r. Godz Otwarcie ofert jest jawne i odbędzie się w kancelarii parafialnej Parafii Niepokalanego Serca NMP ul. Kościelna 4, Siechnice Termin otwarcia ofert 30.X.2008 rok godz Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firm) oraz adresy wykonawców, oraz informację dotyczącą ceny 11. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty Najważniejszymi kryteriami są: kwalifikacje oferenta i cena Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta będzie zawierała najniższą cenę, spełniając pozostałe kryteria niniejszej specyfikacji 12. Informacje o formalnościach w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą na warunkach określonych w załączonym do specyfikacji wzorze umowy przed upływem terminu związania ofertą. Umowa podpisana zostanie w kancelarii parafialnej w Siechnicach w terminie wskazanym przez Zamawiającego Niniejszy przetarg i warunki specyfikacji w zamyśle zamawiającego nie są zgodne we wszystkich punktach z ustawą o Zamówieniach Publicznych dlatego formalnie, rozstrzygnięcie lub nie rozstrzygnięcie przetargu nie podlega oprotestowaniu i nie ma żadnych skutków prawnych wobec Zamawiającego.

7 Załącznik 1... pieczątka oferenta OFERTA... data Do Parafii Niepokalanego Serca NMP w Siechnicach Ul. Kościelna Siechnice Pełna nazwa oferenta... Adres... Nr telefonu... Nr faxu... W nawiązaniu do ogłoszonego przetargu ofertowego na realizację zamówienia pt: ZARZĄDZANIE CMENTARZEM PARAFIALNYM W SIECHNICACH składamy ofertę na wykonanie tego zadania za cenę/miesiąc : w kwocie brutto...zł słownie:...zł Powyższa cena brutto zawiera podatek VAT w wysokości wynikającej z obowiązujących przepisów. Powyższa cena brutto to miesięczne wynagrodzenie wykonawcy za wszystkie prace związane z realizacja tego zamówienia opisane w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, przedmiotem zamówienia i przyjmujemy do wykonanie to zamówienie bez zastrzeżeń za cenę podaną powyżej. Oświadczamy, że w przypadku wygrania niniejszego przetargu podpiszemy umowę w terminie wyznaczonym przez zamawiającego na warunkach jak w załączonym do SIWZ projekcie umowy. Załącznikami do niniejszej ofert są następujące dokumenty:* Podpisy osób upoważnionych * zaleca się by wykonawca wymienił wszystkie dokumenty załączone do oferty

8 Załącznik nr 2... data... pieczątka firmowa OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA W TRYBIE ART.22 UST.1 I NIEPODLEGANIU WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Z 29 STYCZNIA ( Tekst jednolity Dz.U. z 2007r. Nr 223 poz.1655 z późn. zm.).) Dotyczy: przetargu ofertowego na zamówienie ZARZĄDZANIE CMENTARZEM PARAFIALNYM W SIECHNICACH Oświadczamy, że: - posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; - posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; - znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia - nie podlegamy wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia... podpisy osób upoważnionych

9 Załącznik nr 3 WYKAZ WYKONANYCH USŁUG Wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zmówienia z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania, oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie. W poniższej tabeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania wykonał (wykonuje) co najmniej jedną usługę zarządzania nieruchomością o powierzchni minimum 5 000m 2 odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia Lp Usługa zarządzania nieruchomością Miejsce wykonania Powierzchnia nieruchomości ( należy wykazać wyłącznie nieruchomości o powierzchni nie mniejszej niż.5 000m 2 ) Odbiorca (nazwa i adres) Data wykonania od-do (należy podać miesiąc i rok) Należy dołączyć dokumenty ( wystawione przez odbiorcę usług) potwierdzające, że każda z wykonanych usług została wykonana należycie. Wartość ( zł)... podpis osoby upoważnionej

10 UMOWA.../2008 W dniu... pomiędzy Parafią Niepokalanego Serca NMP w Siechnicach zwaną w treści umowy Zleceniodawcą, reprezentowaną przez Ks. Stanisława Stelmaszka proboszcza parafii a... z siedzibą w... zwana w treści umowy Zleceniobiorcą, w którego imieniu działa:... zawarta została umowa o następującej treści: W wyniku dokonania przez Zleceniodawcę wyboru oferty Zleceniobiorcy w trybie przetargu ofertowego, została zawarta umowa o następującej treści: 1 1. Zleceniodawca powierza, a Zleceniobiorca przyjmuje w zarządzanie cmentarz parafialny będący własnością parafii wraz z kaplicą wpisaną do rejestru zabytków i przynależnymi pomieszczeniami oraz parking przed tym cmentarzem 2. Przejęcie podmiotu umowy nastąpi na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, który stanowić będzie załącznik do niniejszej umowy. 2 Zakres praw i obowiązków Zleceniobiorcy wynika z przepisów ustawowych oraz niniejszej umowy. Do obowiązków Zleceniobiorcy należy: I. Zakres obowiązków z tyt. utrzymania cmentarzy: 1)bieżące utrzymanie czystości cmentarza, kaplicy, a w przyszłości chłodni; 2)systematyczne (minimum raz w miesiącu w sezonie wiosna lato jesień) wykaszanie traw na terenie cmentarza oraz na trawnikach przed cmentarzem 3)wykaszanie pasa zieleni, o szerokości do 5 metrów bezpośrednio przylegającego do terenu cmentarza; 4)bieżące odchwaszczanie alejek i terenów wokół drzew i nasadzeń; 5)wykonywanie cięć sanitarno pielęgnacyjnych drzew i krzewów; 6)wykonywanie bieżącej konserwacji i drobnych napraw obiektów, urządzeń, instalacji, ogrodzenia i nawierzchni alejek 7)usuwanie opadłych liści oraz odśnieżanie na głównych ciągach komunikacyjnych, dojściach i dojazdach do kaplicy cmentarnej 8)utrzymywanie czystości oraz odśnieżanie na parkingu zlokalizowanym przed cmentarzem parafialnym

11 9)dbanie o opróżnianie kontenerów na odpady komunalne i uzgadnianie terminów ich opróżniania (minimum z 2 dniowym wyprzedzeniem) z Gminą Św. Katarzyna lub ze wskazaną przez Gminę firmą, świadczącą usługi odbioru odpadów komunalnych 10)dozór i konserwacja oświetlenia w kaplicy cmentarnej 11)wyposażenie kaplic w świeczniki, stojaki na wieńce, ławki, kwiaty i inne elementy dekoracyjne niezbędne podczas ceremonii pogrzebowych; 12)bieżąca konserwacja nagłośnienia kaplicy; 13)wykonywanie pomiarów instalacji elektrycznej zgodnie z obowiązującymi przepisami; 14)założenie i prowadzenie książek obiektów budowlanych zlokalizowanych na terenie cmentarza parafialnego i przekazanych w zarządzanie; 15)wykonywanie zgodnie z przepisami przeglądów technicznych obiektów budowlanych i instalacji; 16)inne prace niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania cmentarza parafialnego zlecone przez zamawiającego; 17)egzekwowanie przestrzegania regulaminu cmentarza, który winien być umieszczony w miejscu ogólnie dostępnym; 18)organizacja ekshumacji zwłok i szczątków na żądanie prokuratury lub sądu; 19)uczestnictwo, na życzenie rodziny zmarłego (jako jedna ze stron) w ekshumacji zwłok lub szczątków wykonywanych przez podmioty dokonujący ekshumacji; 20)wykonanie, odnawianie i uzupełnianie tabliczek z oznaczeniem poszczególnych kwater w obrębie cmentarza. II.. Zakres obowiązków z tyt. administrowania cmentarzem 1.prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarza parafialnego 2.pobieranie opłat za korzystanie z cmentarza i urządzeń cmentarnych według cen ustalonych przez zamawiającego oraz przekazywanie ich do kasy parafialnej w terminie do 30 dnia każdego miesiąca wraz z ich rozliczeniem; 3.prowadzenie ewidencji pobranych opłat; 4.wskazywanie lokalizacji miejsc pochówków, ustalanie terminów i warunków pogrzebów po konsultacji z ks. proboszczem 5.nadzorowanie prac firm usługowych (zakłady pogrzebowe, kamieniarskie itp.) w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grodów, nagrobków, pomników oraz odstępów

12 między tymi miejscami oraz w zakresie gospodarowania odpadami pochodzącymi z rozbiórki bądź stawiania nowych pomników ( gruz, ziemia usuwane będą z terenu cmentarza przez firmy usługowe j/w); 6.otwieranie i zamykanie bram cmentarza, udostępnianie kaplicy i w przyszłości chłodni na uzasadnione zgłoszenie zakładów pogrzebowych; 7. prowadzenie dokumentacji cmentarnej w formie pisemnej jak i elektronicznej, a w szczególności: ksiąg wieczystych osób pochowanych na cmentarzu, księgi grobów na cmentarzu, alfabetycznego spisu pochowanych na cmentarzu, rejestru kart zgonów, rejestru miejsc rezerwowych, ksiąg obiektów budowlanych, 8.właściwe zabezpieczenie prowadzonych dokumentów związanych z zarządzanym cmentarzem; 9.udostępnianie wszelkich dokumentów źródłowych i informacji związanych z zarządzanym zasobem na żądanie zamawiającego. Fakturowanie w okresach miesięcznych Termin płatności faktur za usługę 21 dni licząc od dnia otrzymania faktury przez Zleceniodawcę Podpis Zleceniodawcy Podpis Zleceniobiorcy