UTRZYMANIE CMENTARZY KOMUNALNYCH W GMINIE NOWA RUDA

Transkrypt

1 Gmina Nowa Ruda ul. Niepodległości Nowa Ruda ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY NA ZADANIE PN.: UTRZYMANIE CMENTARZY KOMUNALNYCH W GMINIE NOWA RUDA 1. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiot zamówienia obejmuje usługi dotyczące bieżącego zarządzania i utrzymywania cmentarzy komunalnych w Gminie Nowa Ruda tj.: cmentarza komunalnego w Bożkowie położonego na działce nr 372 o powierzchni 3800 m 2 i Jugowie położonego na działce nr 228 o powierzchni 2900 m 2 wraz z kaplicą. Zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień (CPV) przedmiot zamówienia obejmuje zakres określony kodami: Usługi cmentarne, Usługi utrzymania cmentarzy, Usługi zarządzania nieruchomościami na zasadzie bezpośredniej płatności lub umowy. I. w zakresie zarządzania cmentarzem: stosowanie przepisów wynikających: a) z ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz.U j.t.), b) z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. nr 90 poz z późn. zm.), w tym prowadzenie następującej dokumentacji cmentarnej w wersji pisemnej lub elektronicznej: - księgi osób pochowanych na cmentarzu prowadzoną według numeracji narastającej lub w układzie rocznikowym, - księgi grobów, - alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu, w układzie rocznikowym, c) z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. nr 48 poz. 284). 1. Przestrzeganie obowiązującego regulaminu cmentarza oraz egzekwowanie jego postanowień wobec osób korzystających z obiektu, 2. Wyznaczanie miejsc grzebalnych zgodnie z planem zagospodarowania terenu, 3. Pobieranie opłat zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Gminy Nowa Ruda w sprawie ustalenia opłat cmentarnych i przekazywanie pobranych opłat w danym miesiącu do Urzędu Gminy Nowa Ruda do piątego dnia każdego miesiąca następującego, na rachunek bankowy, wraz z pisemnym sprawozdaniem z przychodów (naliczonych i rzeczywiście pobranych) w związku z pobieraniem opłat, z wyszczególnieniem imienia i nazwiska osoby ponoszącej opłatę, imienia i nazwiska osoby pochowanej, numeru kwatery i grobu, za jaki opłata została naliczona oraz wysokość wniesionej opłaty, 4. Windykacja zaległych opłat za miejsca grzebalne, 5. Pełnienie nadzoru nad działalnością podmiotów gospodarczych oraz innych osób świadczących usługi cmentarne i pogrzebowe na terenie cmentarza,

2 6. Otwieranie i zamykanie bramy cmentarza dla konduktów pogrzebowych i firm kamieniarskich, 7. Sporządzanie i dostarczanie Zamawiającemu do dnia 31 grudnia 2013 r., sprawozdania rocznego z funkcjonowania cmentarza komunalnego, które powinno zawierać: a) liczbę pochówków: i. w nowych miejscach grzebalnych, ii. w udostępnionych za życia miejscach grzebalnych, iii. dochowanych do grobów wielomiejscowych, b) liczbę ekshumacji, c) specyfikację (zestawienie) naliczonych i wniesionych opłat, o których mowa w pkt. 4, d) liczbę miejsc grzebalnych, które mogą być ponownie użyte z tytułu nieuregulowanej należności za zachowanie miejsca grzebalnego (z podaniem nieuregulowanego okresu w latach), e) liczbę miejsc grzebalnych w odniesieniu do których postępowanie windykacyjne jest w toku, f) liczbę miejsc grzebalnych, za które uregulowano należności po windykacji opłat, g) ilość wywiezionych odpadów stałych i płynnych wraz z poniesionymi kosztami, h) poniesione koszty z tytułu zakupu energii elektrycznej i usług wod-kan, i) propozycję zakresu prac nie objętych przedmiotem zamówienia, które wpłyną na poprawę estetyki i funkcjonalności cmentarza. 8. Nadzór nad korzystaniem z cmentarzy w tym nad pochówkami, ekshumacjami, zakładaniem grobów, krypt ziemnych, grobowców, stawianiem nagrobków itp. II. W zakresie utrzymywania cmentarza: 1. Bieżące utrzymanie czystości cmentarza, kaplicy, alejek i chodników na cmentarzu, drogi dojazdowej i parkingu przed cmentarzem. 2. Systematyczne koszenie trawników na terenie cmentarza. 3. Wykaszanie chwastów z pasa zieleni izolacyjnej wokół terenu cmentarza. 4. Odchwaszczanie na bieżąco alejek. 5. Wykonywanie prac korekcyjno pielęgnacyjnych drzew, krzewów i żywopłotów, na warunkach określonych w odrębnych przepisach, 6. Wykonywanie systematycznych konserwacji i bieżących napraw obiektów, urządzeń, instalacji, ogrodzenia i nawierzchni alejek wraz z malowaniem pomieszczeń wewnątrz kaplicy. Przez naprawę bieżącą, należy rozumieć okresowy remont elementów budynku, instalacji, który ma na celu zapobiegania skutkom zużycia tych elementów i utrzymanie budynku i instalacji we właściwym stanie technicznym Przez konserwację należy rozumieć wykonywanie robót mających na celu utrzymanie sprawności technicznej. 7. Usuwanie opadłych liści, odśnieżanie i usuwanie lodu oraz śliskości z chodnika i dojazdu do cmentarza oraz alejek na cmentarzu. 8. Ponoszenie bieżących kosztów zużytej energii elektrycznej oraz wody na cmentarzu. 9. Wykonywanie przeglądów technicznych obiektów budowlanych i instalacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wraz z ponoszeniem związanych z tym kosztów. 10. Usuwanie zastoisk wody opadowej (kałuże) przez uzupełnienie i wyrównywanie powierzchni. 11. Opieka nad opuszczonymi grobami. 12. Usuwanie skutków wandalizmu. 13. Palenie dwóch zniczy przy bramie wejściowej w dniach świątecznych (1 i 2 listopad),

3 Przed złożeniem oferty Wykonawca zobowiązany jest, we własnym zakresie, do przeprowadzenia wizji lokalnej w terenie. Wykonawca ma prawo świadczyć na zlecenie klientów usługi pogrzebowe w tym: 1) wykopanie grobu, 2) doniesienie lub przewiezienie trumny lub urny z domu przedpogrzebowego do grobu 3) złożenie trumny lub urny w grobie 4) zasypywanie grobu i uformowanie mogiły, ułożenie wieńców i kwiatów 5) inne usługi na zlecenie. 2. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia: 24 miesiące od dnia zwarcia umowy 3. Przy wyborze oferty do realizacji, zamawiający będzie kierował się kryterium: - cena 100 %. 4. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty: 1) formularz oferty wg załączonego wzoru zał. nr 1, 2) do oferty należy załączyć: a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) licencję zawodową zarządcy nieruchomościami nadaną w trybie art. 192 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2010 r. nr 102, poz. 651 z późn. zm) lub oświadczenie Wykonawcy, że zatrudnia osobę posiadającą licencję zawodową zarządcy nieruchomościami nadaną w trybie art. 192 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2010 r. nr 102, poz. 651 z późn. zm) sporządzone wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć dokument potwierdzający uprawnienia ww. osoby. Dokumenty o których mowa w ppkt a i b należy załączyć w formie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę 3) zaparafowany wzór umowy zał. nr 3, 5. Opis sposobu obliczenia ceny w składanej ofercie: Cena powinna zawierać: 1) wartość usługi określoną w oparciu o przedmiot zamówienia, 2) obowiązujący podatek od towarów i usług VAT. 3)

4 6. Zamawiający wybierze ofertę z najkorzystniejszą ceną, oraz spełniającą wszystkie wymagane warunki. 7. Opis sposobu przygotowania oferty: 1) Należy ją złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie, 2) Cena podana w złożonej ofercie ma być podana cyfrowo i słownie. Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz należy wypełnić czytelną i trwałą techniką. 8. Miejsce i termin złożenia oferty : 1) Ofertę należy złożyć w terminie do dnia r. do godz w siedzibie Zamawiającego Sekretariat, ul. Niepodległości 1, Nowa Ruda. 2) Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie podanym powyżej zostanie Wykonawcy zwrócona bez otwierania. 9. Miejsce i termin otwarcia oferty: Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu r. o godz w siedzibie Zamawiającego Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest : Jarosław Zachariasz Kierownik Referatu Gospodarowania Mieniem Komunalnym tel Informacje dotyczące zawierania umowy. Zamawiający powiadomi o miejscu i terminie zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wójt Adrianna Mierzejewska

5 ... (miejscowość, data) (pieczątka wykonawcy, nazwa, adres) tel...fax... ul OFERTA Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty na zadanie pn.: Utrzymanie cmentarzy komunalnych na terenie Gminy Nowa Ruda Załącznik Nr 1 1. Oferuję wykonanie usługi będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za miesięczną kwotę w wysokości: netto...zł, (słownie:...), podatek Vat...%, tj...zł, (słownie:...), brutto:...zł,(słownie:...). 2. Termin realizacji...r. 3. Oświadczamy, że zawarte w Załączniku Nr 3 warunki umowy akceptuję i zobowiązuję się w przypadku przyjęcia mojej oferty do zawarcia umowy na w/w warunkach. 4. Załącznikami do oferty są:... niepotrzebne skreślić./jeśli dotyczy. (data, podpis i pieczęć Wykonawcy)

6 Załącznik Nr 2 WYKONAWCA: miejscowość i data Nazwa... Siedziba... OŚWIADCZENIE Oświadczam, że zatrudniam osobę posiadającą licencję zawodową zarządcy nieruchomościami nadaną w trybie art. 192 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2010 r. nr 102, poz. 651 z późn. zm). Podpisy Wykonawcy: 1 Imię i nazwisko:... Stanowisko:...podpis:... 2 Imię i nazwisko:... Stanowisko:...podpis:... Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć dokument potwierdzający uprawnienia ww. osoby. Załącznik nr 3

7 UMOWA GMK JZ zawarta w dniu roku w Nowej Rudzie pomiędzy: Gminą Nowa Ruda zwaną w treści umowy Zleceniodawcą, reprezentowaną przez Adriannę Mierzejewską Wójta Gminy Nowa Ruda a:. Zwanym dalej Zleceniobiorcą. W rezultacie dokonania przez Zleceniodawcę wyboru oferty Zleceniobiorcy, została zawarta umowa o następującej treści: 1 Zleceniodawca powierza, a Zleceniobiorca przyjmuje w zarządzanie cmentarze komunalne będące własnością Gminy Nowa Ruda tj. - cmentarz komunalny w Jugowie położony na działce nr 228, obręb Jugów o powierzchni 2900 m2 wraz z kaplicą, - cmentarz komunalny w Bożkowie położony na działce nr 372 obręb Bożków o powierzchni 3800 m 2. Przejecie przedmiotu umowy nastąpi na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, stanowiącego załącznik do niniejszej umowy. Łącznie z zasobem określonymi ust. 1 Zleceniodawca przekazuje Zleceniobiorcy dokumentację dotyczącą zarządzanego zasobu i dokumentację związaną z funkcjonowaniem cmentarza wymaganą prawem. Przekazanie dokumentacji nastąpi na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, który stanowić będzie załącznik do niniejszej umowy. Zakres praw i obowiązków Zleceniobiorcy wynika z przepisów ustawowych oraz niniejszej umowy. Do obowiązków Zleceniobiorcy należy: 2

8 I. Zakres obowiązków z tyt. utrzymania cmentarzy: 14. Bieżące utrzymanie czystości cmentarza, kaplicy, alejek i chodników na cmentarzu, drogi dojazdowej i parkingu przed cmentarzem, 15. Systematyczne koszenie trawników na terenie cmentarza, 16. Wykaszanie chwastów z pasa zieleni izolacyjnej wokół terenu cmentarza, 17. Odchwaszczanie na bieżąco alejek, 18. Wykonywanie prac korekcyjno pielęgnacyjnych drzew, krzewów i żywopłotów, na warunkach określonych w odrębnych przepisach, 19. Wykonywanie systematycznych konserwacji i bieżących napraw obiektów, urządzeń, instalacji, ogrodzenia i nawierzchni alejek wraz z malowaniem pomieszczeń wewnątrz kaplicy. Przez naprawę bieżącą, należy rozumieć okresowy remont elementów budynku, instalacji, który ma na celu zapobiegania skutkom zużycia tych elementów i utrzymanie budynku i instalacji we właściwym stanie technicznym Przez konserwację należy rozumieć wykonywanie robót mających na celu utrzymanie sprawności technicznej. 20. Usuwanie opadłych liści, odśnieżanie i usuwanie lodu oraz śliskości z chodnika i dojazdu do cmentarza oraz alejek na cmentarzu, 21. Ponoszenie bieżących kosztów zużytej energii elektrycznej oraz wody na cmentarzu, 22. Wykonywanie przeglądów technicznych obiektów budowlanych i instalacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wraz z ponoszeniem związanych z tym kosztów, 23. Usuwanie zastoisk wody opadowej (kałuże) przez uzupełnienie i wyrównywanie powierzchni, 24. Opieka nad opuszczonymi grobami, 25. Usuwanie skutków wandalizmu 26. Palenie dwóch zniczy przy bramie wejściowej w dniach świątecznych (1 i 2 listopad), 14. Wykonawca ma prawo świadczyć na zlecenie klientów usługi pogrzebowe w tym: a) wykopanie grobu b) doniesienie lub przewiezienie trumny lub urny z domu przedpogrzebowego do grobu c) złożenie trumny lub urny w grobie d) zasypywanie grobu i uformowanie mogiły, ułożenie wieńców i kwiatów e) inne usługi na zlecenie. II. Zakres obowiązków z tyt. administrowania cmentarzami: 1. Stosowanie przepisów wynikających: a) z ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz.U j.t.), b) z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. z 2001r., nr 90 poz z późn. zm.), w tym prowadzenie następującej dokumentacji cmentarnej w wersji pisemnej lub elektronicznej: - księgi osób pochowanych na cmentarzu prowadzoną według numeracji narastającej lub w układzie rocznikowym, - księgi grobów, - alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu, w układzie rocznikowym,

9 c) z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz.U. nr 48 poz. 284). 2. Przestrzeganie obowiązującego regulaminu cmentarza, który winien być umieszczony na każdym cmentarzu w miejscu ogólnie dostępnym. oraz egzekwowanie jego postanowień wobec osób korzystających z obiektu, 3. Wyznaczanie miejsc grzebalnych zgodnie z planem zagospodarowania terenu, oraz przedłużanie rezerwacji miejsca na dalsze lata 4. Pobieranie opłat zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Gminy Nowa Ruda w sprawie ustalenia opłat cmentarnych i przekazywanie pobranych opłat w danym miesiącu do Urzędu Gminy Nowa Ruda do piątego dnia każdego miesiąca następującego, na rachunek bankowy, wraz z pisemnym sprawozdaniem z przychodów (naliczonych i rzeczywiście pobranych) w związku z pobieraniem opłat, z wyszczególnieniem imienia i nazwiska osoby ponoszącej opłatę, imienia i nazwiska osoby pochowanej, numeru kwatery i grobu, za jaki opłata została naliczona oraz wysokość wniesionej opłaty, 5. Windykacja zaległych opłat za miejsca grzebalne, 6. Pełnienie nadzoru nad działalnością podmiotów gospodarczych oraz innych osób świadczących usługi cmentarne i pogrzebowe na terenie cmentarza, 7. Otwieranie i zamykanie bramy cmentarza dla konduktów pogrzebowych i firm kamieniarskich, 8. Sporządzanie i dostarczanie Zamawiającemu do dnia 31 grudnia 2015 r., sprawozdania rocznego z funkcjonowania cmentarza komunalnego, które powinno zawierać: a) liczbę pochówków: - w nowych miejscach grzebalnych, - w udostępnionych za życia miejscach grzebalnych, - dochowanych do grobów wielomiejscowych, b) liczbę ekshumacji, c) specyfikację (zestawienie) naliczonych i wniesionych opłat, o których mowa w pkt. 4, d) liczbę miejsc grzebalnych, które mogą być ponownie użyte z tytułu nieuregulowanej należności za zachowanie miejsca grzebalnego (z podaniem nieuregulowanego okresu w latach), e) liczbę miejsc grzebalnych w odniesieniu do których postępowanie windykacyjne jest w toku, f) liczbę miejsc grzebalnych, za które uregulowano należności po windykacji opłat, i) propozycje zakresu prac nie objętych przedmiotem zamówienia, które wpłyną na poprawę estetyki i funkcjonalności cmentarza. 9. Nadzór nad korzystaniem z cmentarzy w tym nad pochówkami, ekshumacjami, zakładaniem grobów, krypt ziemnych, grobowców, stawianiem nagrobków itp. 10. Pełnienie całodobowego dyżuru telefonicznego Zleceniobiorca pobrane opłaty za korzystanie z cmentarzy przekazuje do kasy Urzędu Gminy Nowa Ruda w terminie do piątego dnia każdego miesiąca następującego, na rachunek bankowy, wraz z pisemnym sprawozdaniem z przychodów (naliczonych 3

10 i rzeczywiście pobranych) w związku z pobieraniem opłat, z wyszczególnieniem imienia i nazwiska osoby ponoszącej opłatę, imienia i nazwiska osoby pochowanej, numeru kwatery i grobu, za jaki opłata została naliczona oraz wysokość wniesionej opłaty, Zleceniobiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji pobranych opłat. Zleceniodawca zobowiązuje się każdorazowo informować na piśmie Zleceniobiorcę o zmianach stawek opłat Z tytułu wykonania obowiązków zarządcy Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie miesięczne brutto w wysokości:.zł, słownie: za świadczenie usługi utrzymanie cmentarzy komunalnych na terenie Gminy Nowa Ruda. 2.Wynagrodzenie Zleceniobiorcy płatne jest miesięcznie, w ciągu 30 dni od daty przedłożenia faktury Zleceniodawcy. 3.Wynagrodzenie miesięczne określone w ust.1 niniejszego paragrafu obowiązywać będzie przez cały okres trwania umowy. 4.Wynagrodzenie miesięczne określone w ust.1 niniejszego paragrafu ulegnie zmianie w przypadku ustawowej zmiany stawki VAT. 1.Z tytułu niniejszej umowy nadzór nad działalnością Zleceniobiorcy sprawuje w imieniu Zleceniodawcy Referat Gospodarowania Mieniem Komunalnym Urzędu Gminy Nowa Ruda. 2.Zleceniobiorca ma obowiązek udostępnienia Referatowi Gospodarowania Mieniem Komunalnym Urzędu Gminy Nowa Ruda wszelkiej dokumentacji i udzielenia wyjaśnień związanych z realizacją niniejszej,umowy. 3.W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, Zleceniobiorca zobowiązuje się do ich usunięcia w terminie wskazanym przez Zleceniodawcę. Umowę zawiera się na czas określony na okres od dnia r. do dnia.2017 r. 6 7 Zleceniodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w przypadku, gdy: a) zleceniobiorca z własnej winy nie wywiązuje się ze swoich obowiązków mimo trzykrotnego pisemnego upomnienia, b) zleceniobiorca działa na szkodę Zleceniodawcy 8

11 Po zakończeniu wykonanych obowiązków wynikających z niniejszej umowy, Zleceniobiorca jest zobowiązany do: a) sporządzenia w terminie wzajemnie uzgodnionym protokołu zdawczo odbiorczego, b) wydania dokumentacji dotyczącej zarządzanego zasobu, w tym dokumentacji związanej z funkcjonowaniem cmentarza. 9 1.Zleceniobiorca oświadcza, że zarządca, który będzie wykonywał czynności zarządzania określone niniejszą umową posiada licencję zawodową nr.. nadaną przez.. 2.Zleceniobiorca oświadcza, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody, które mogą wyniknąć w związku z wykonywaniem czynności zarządzania W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy za dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami ( Dz. U j.t.). 2.Wszelkie zmiany warunków niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 12 Spory wynikłe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie właściwy dla siedziby Zleceniodawcy sąd. 13 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla zleceniobiorcy i dwa dla zleceniodawcy. 11 ZLECENIODAWCA: ZLECENIOBIORCA:... Kontrasygnata Skarbnika