REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W WOJEWÓDZKIM FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W KATOWICACH CZĘŚĆ OGÓLNA

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Zarządu WFOŚiGW w Katowicach Nr 2008/2016 z dnia r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W WOJEWÓDZKIM FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W KATOWICACH CZĘŚĆ OGÓLNA 1. DEFINICJE 1. Regulamin niniejszy Regulamin udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach. 2. Ustawa Pzp ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015r., poz. 2164, z późniejszymi zmianami). 3. Zamawiający Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach (WFOŚiGW). 4. Kierownik Zamawiającego/Zarząd Zarząd Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach. 5. DA - Dyrektor Administracyjny. 6. DE Dyrektor Ekonomiczny. 7. Zespół wnioskujący - wyodrębniony w strukturze organizacyjnej Zamawiającego zespół odpowiedzialny za przygotowanie postępowań o udzielenie Zamówień publicznych, niezbędnych do realizacji zadań przypisanych zespołowi zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym WFOŚiGW w Katowicach. 8. Zespół zamawiający wyodrębniony w strukturze organizacyjnej Zamawiającego zespół odpowiedzialny za realizację procedury udzielania Zamówień publicznych. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczających kwoty 3.000,00 zł netto Zespołem zamawiającym jest Zespół Administracyjno-Organizacyjny (AO), za wyjątkiem zamówień dotyczących szkoleń wewnętrznych o wartości szacunkowej nie przekraczających kwoty 3.000,00 zł netto i zamówień dotyczących indywidualnych szkoleń pracowniczych gdzie Zespołem zamawiającym jest Zespół Biura Zarządu (BZ). W pozostałych sprawach Zespołem Zamawiającym jest Zespół Prawny i Zamówień Publicznych (ZP). 9. Komisja Komisja przetargowa powołana przez Kierownika Zamawiającego. 10. Wykonawca osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. 11. Zamówienie publiczne/zamówienie odpłatna umowa zawierana między Zamawiającym a Wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 12. Wartość zamówienia ustalone z należytą starannością całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. 13. SIWZ specyfikacja istotnych warunków zamówienia. 14. Przygotowanie postępowania czynności umożliwiające wystąpienie z wnioskiem o wszczęcie postępowania, tj.: sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia, ustalenie wartości zamówienia, ustalenie sposobu/warunków realizacji zamówienia, przedstawienie 1

2 propozycji warunków udziału w postępowaniu i dokumentów na potwierdzenie spełniania tych warunków, dokumentów potwierdzających, że oferowane dostawy, usługi, roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego, kryteriów oceny ofert innych niż cena, przedstawienie propozycji trybu postępowania, przedstawienie propozycji kręgu wykonawców, do których będą kierowane ewentualne zaproszenia do złożenia oferty, sporządzenie propozycji wzoru umowy lub istotnych postanowień umowy. 15. Opis przedmiotu zamówienia jednoznaczny, wyczerpujący, uwzględniający wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, opis obiektywnych potrzeb Zamawiającego. 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin stosuje się do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie Zamówień publicznych, do których mają zastosowanie przepisy Ustawy Pzp oraz Zamówień publicznych, do których nie stosuje się Ustawy Pzp. 2. Zamówienia publiczne należy realizować z zachowaniem zasad wydatkowania środków publicznych określonych w ustawie o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 3. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie Zamówienia odpowiada Kierownik Zamawiającego, a także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. 4. Kierownik Zamawiającego powierza swoim pracownikom oraz innym osobom realizację czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie Zamówienia określając szczegółowy zakres obowiązków i uprawnień odpowiednio: w kartach stanowiskowych, imiennych upoważnieniach lub pełnomocnictwach. 5. Podpisy złożone przez pracowników zamawiającego na dokumentach przez nich sporządzonych, związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem postępowania o udzielenie Zamówienia, oznaczają, że pracownicy ci odpowiadają za treść tych dokumentów stosownie do zakresu powierzonych im obowiązków. 6. Podstawą realizacji Zamówienia jest zatwierdzony na dany rok plan finansowy. 7. Podstawą ustalenia Wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością. 8. Nie dopuszcza się zaniżania wartości zamówienia lub wybierania danego sposobu obliczania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy Pzp. 9. Pracownicy Zamawiającego dokonujący czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie Zamówienia zobowiązani są do przestrzegania zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania stron, a także obiektywizmu, bezstronności i jawności postępowania, oraz zasady proporcjonalności i przejrzystości. 10. Postępowania o udzielenie Zamówienia prowadzi się w formie i w sposób przewidziany Ustawą Pzp oraz niniejszym Regulaminem. 11. Dokumentacja z postępowania przechowywana jest zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów obowiązującymi u Zamawiającego. 12. W przypadku Zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej uwzględnia się zapisy niniejszego Regulaminu oraz odpowiednie przepisy, wytyczne, 2/19

3 zalecenia i instrukcje obowiązujące w tym zakresie, właściwe dla danego Programu Operacyjnego.; za przekazanie do Zespołu zamawiającego stosownych procedur w tym zakresie, odpowiada zespół, do zakresu zadań którego należy wdrażanie danego Programu Operacyjnego. 3. PLANOWANIE 1. Zespół Administracyjno-Organizacyjny (Zespół AO) sporządza plan zamówień na rok następny, w terminie do 21 dni od zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą planu działalności i planu finansowego na rok następny. 2. Plan zamówień jest sporządzany w oparciu o: a) zapotrzebowania przekazane przez poszczególne zespoły do dnia 15 listopada danego roku, w formie pisemnej i elektronicznej, wg wzoru przygotowanego i przekazanego przez Zespół AO, z wykorzystaniem Karty zapotrzebowania w zakresie zamówień publicznych, stanowiącej Załącznik nr. do Regulaminu b) analizę koniecznych do zrealizowania Zamówień, c) analizę zawartych umów ze szczególnym uwzględnieniem umów wygasających, d) inne informacje, które pozwalają powziąć wiedzę o uzasadnionej konieczności realizacji w roku następnym określonych Zamówień. 3. Plan zamówień zawiera co najmniej: wskazanie przedmiotu (nazwy) postępowania, rodzaj zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi, kod CPV dla Zamówień dla których stosuje się przepisy Ustawy Pzp oraz postępowań o wartości powyżej 50 tys. złotych, które w całości lub częściowo dofinansowane będą ze środków UE, planowany termin wszczęcia Zamówienia uwzględniający konieczność terminowej realizacji zadań w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym, orientacyjną wartość Zamówienia, przewidywany tryb udzielenia zamówienia;. 4..Plan zamówień powinien obejmować Zamówienia, których wszczęcie zaplanowane jest w roku, którego plan dotyczy. 5. Plan zamówień jest konsultowany z Zespołem Prawnym i Zamówień Publicznych (Zespół ZP) w zakresie zgodności z ustawą Pzp, oraz z Zespołem Doradców Energetycznych oraz Zespołem Biura Zarządu. Plan zatwierdzany jest przez Dyrektora Ekonomicznego (DE) w zakresie potwierdzenia możliwości jego realizacji zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym. 6. Plan zamówień na dany rok zatwierdzany jest przez Zarząd w formie uchwały. 7. Zatwierdzony plan zamówień w zakresie zamówień, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp, publikowany jest na stronie internetowej Funduszu (BIP), w terminie nie późniejszym niż 30 dni od daty zatwierdzenia planu finansowego. 4. WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA 1. Zatwierdzony przez Zarząd plan zamówień jest podstawą do sporządzania wniosku w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie Zamówienia. 2. Decyzję o wszczęciu postępowania dla Zamówień ujętych w zatwierdzonym na dany rok planie zamówień: 3/19

4 a) do których mają zastosowanie przepisy Ustawy Pzp, oraz do których nie stosuje się Ustawy Pzp o wartości szacunkowej przewyższającej kwotę zł netto - podejmuje Zarząd w formie uchwały, b) do których nie stosuje się Ustawy Pzp o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty zł netto - podejmuje DA. 3. Decyzję o wszczęciu postępowania dla Zamówień nie ujętych w zatwierdzonym na dany rok planie zamówień: a) w przypadku Zamówień o wartości szacunkowej przewyższającej kwotę zł netto - podejmuje Zarząd w formie uchwały, b) w przypadku Zamówień, o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty zł netto - podejmuje DA. 4. Podstawą do przygotowania wniosku o wszczęcie postępowania dla zamówienia nie ujętego w zatwierdzonym na dany rok planie zamówień, jest wniosek o wszczęcie postępowania przygotowany przez Zespół wnioskujący; wniosek musi zawierać uzasadnienie celowości realizacji zamówienia oraz wskazywać przyczynę nie zgłoszenia zamówienia do planu zamówień na etapie sporządzania planu. 5. Każdy wniosek o wszczęcie postępowania, podlega rejestracji w systemie informatycznym Zamawiającego w zakresie niezbędnym wynikającym z wymagań systemu, w szczególności dotyczącym terminów realizacji, kwot, statusu oraz powiązań z budżetem. Wnioski rejestruje w systemie informatycznym Zespół AO. 6. Zespół Wnioskujący, zobowiązany jest każdorazowo do uzyskania na wniosku o wszczęcie postępowania, potwierdzenia przez DE możliwości finansowania Zamówienia w ramach wskazanej pozycji rocznego planu finansowego. 7. Przygotowany wg powyższych reguł wniosek przekazywany jest za potwierdzeniem, w formie pisemnej, do Zespołu zamawiającego. 5. UMOWY 1. Zamówienia udziela się w formie pisemnej umowy dla Zamówień o wartości przekraczających kwotę zł netto oraz w każdej innej sytuacji gdy rodzaj, specyfika Zamówienia lub uzasadniony interes Zamawiającego tego wymaga. 2. Podpisanie umowy następuje zgodnie z zasadami reprezentacji stron, w miejscu i terminie wskazanym każdorazowo przez Zamawiającego. 3. Przedstawiona do podpisu umowa musi być parafowana przez: a) pracownika Zespołu zamawiającego przygotowującego umowę do podpisu, którego podpis na umowie oznacza, że umowa jest zgodna ze wzorem, który stanowił załącznik do siwz lub ogłoszenia o wszczęciu postępowania, b) kierownika Zespołu zamawiającego, którego podpis na umowie oznacza, że zakres rzeczowy umowy jest zgodny z przedmiotem zamówienia i złożoną ofertą, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, umowa zabezpiecza interes Zamawiającego - w szczególności obowiązki drugiej strony zostały opisane w sposób zapewniający osiągnięcie zamierzonych przez Zamawiającego celów, c) DE, którego podpis na umowie stanowi potwierdzenie zabezpieczenia w planie finansowym środków na jej realizację, 4/19

5 d) radcę prawnego, którego podpis oznacza, że umowa jest poprawna pod względem formalnoprawnym. 4. Jeden egzemplarz umowy, podpisanej przez strony i zarejestrowanej w systemie informatycznym, przekazywany jest niezwłocznie Wykonawcy. Drugi egzemplarz umowy przechowywany jest w Zespole zamawiającym. Zespół zamawiający niezwłocznie przekazuje kserokopię zawartej umowy do Zespołu wnioskującego odpowiedzialnego za jej realizację. Rejestracja umowy w systemie informatycznym obejmuje wypełnienie wszystkich wymaganych pól w tym odpowiednie powiązanie z budżetem oraz zamieszczenie skanów wniosku, umowy wraz z załącznikami i oferty Wykonawcy. Umowy Rejestruje Zespół AO. 5. Jeżeli wybrany Wykonawca uchyla się od podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, wówczas Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. 6. W przypadkach, dla których nie ma wymogu lub możliwości zawarcia umowy w formie pisemnej, Zamówienia udziela się przekazując Wykonawcy zlecenie realizacji, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do Regulaminu; podpis GK na zleceniu realizacji stanowi potwierdzenie zabezpieczenia w planie finansowym środków na realizację Zamówienia; niniejszych zapisów nie stosuje się w przypadku realizacji zakupów gotówkowych. 6. NADZÓR NAD REALIZACJĄ UMOWY 1. Nadzór nad realizacją zamówień (w tym w ramach zawartych umów), w tym monitorowanie stanu ich realizacji, ewidencjonowanie w systemie informatycznym dokumentów związanych z ich realizacją ( w tym dokumentów księgowych, zamówień, protokołów odbioru itp.) oraz dokonywanie odbiorów dostaw, usług i robót budowlanych sprawuje wskazany w umowie kierownik Zespołu wnioskującego na wniosek którego realizowane jest zamówienie lub osoba przez niego wskazana. 2. W ramach nadzoru nad realizacją umowy, Zespół wnioskujący ma obowiązek dokonywania aktualnych zapisów w systemie informatycznym w zakresie związanym z jej realizacją ( zamówienia, odbiory ) niezwłocznie po otrzymaniu stosownych dokumentów. Podstawą dokonania płatności po sporządzeniu stosownego opisu na fakturze jest wykonanie czynności w systemie informatycznym oraz dołączenie skanów dokumentów potwierdzających realizację umowy. 3. Forma i sposób dokonywania odbioru i potwierdzania prawidłowości wykonania zamówienia określane są w treści umowy lub zlecenia realizacji. 7. SPRAWOZDAWCZOŚĆ 1. Zespół AO, nie rzadziej niż raz na dwa miesiące, przedstawia Kierownikowi Zamawiającego informację o stanie realizacji zawartych umów oraz realizacji planu zamówień. 2. Zespół AO ewidencjonuje proces realizacji procedury udzielania (od chwili otrzymania wniosku o udzielenie zamówienia do zawarcia umowy) Zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 3.000,00 zł netto w systemie informatycznym w zakresie wynikającym z wymagań systemu oraz prawidłowej prezentacji danych. 3. Zespół ZP ewidencjonuje proces realizacji procedury udzielania (od chwili otrzymania wniosku o udzielenie zamówienia do zawarcia umowy) Zamówień o wartości przekraczającej kwoty 3.000,00 zł netto w systemie informatycznym w zakresie wynikającym z wymagań systemu oraz prawidłowej prezentacji danych. 5/19

6 4. Za przygotowanie rocznego sprawozdania o udzielonych Zamówieniach odpowiada każdy Zespół zamawiający w zakresie wynikającym z niniejszego Regulaminu. 5. Zespół ZP, na podstawie sprawozdań, o których mowa w pkt.4 przygotowuje zbiorcze roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień, które przed jego przekazaniem Prezesowi UZP, jest przedstawiane w formie informacji Kierownikowi Zamawiającego. 6. Zakres informacji zawartych w sprawozdaniu, jego wzór oraz sposób przekazywania musi odpowiadać wymaganiom określonym we właściwym rozporządzeniu wydawanym przez Prezesa Rady Ministrów, w oparciu o delegację ustawową określoną w art. 98 ust. 4 Ustawy Pzp. 7. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach przekazuje Prezesowi UZP Kierownik Zespołu Prawnego i Zamówień Publicznych działając w oparciu o upoważnienie udzielone przez Kierownika Zamawiającego. 8. Sprawozdanie jest przekazywane Prezesowi UZP w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. 8. PRZEPISY KOŃCOWE 1. Regulamin wchodzi w życie w dniu 01 stycznia 2017 roku. 2. Do postępowań o udzielenie Zamówienia wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu stosuje się regulacje dotychczasowe zatwierdzone Uchwałą Zarządu Nr 2137 z dnia r. 4. Załączniki do Regulaminu: a) Załącznik nr 1 - Zasady udzielania zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. b) Załącznik nr 2 - Zasady udzielania zamówień publicznych, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. c) Załącznik nr 3 - Zasady i tryb pracy Komisji przetargowej. d) Załącznik nr 4 Notatka z ustalenia wartości zamówienia (wzór). e) Załącznik nr 5 Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do którego nie mają zastosowania przepisu ustawy Pzp (wzór). f) Załącznik nr 6 Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do którego stosuje się przepisy ustawy Pzp (wzór). g) Załącznik nr 7 - Ogłoszenie o wszczęciu postępowania, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp (wzór). h) Załącznik nr 8 Formularz ofertowy do postępowań, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp (wzór). i) Załącznik nr 9 Protokół postępowania do postępowań, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp (wzór). j) Załącznik nr 10 Oświadczenie o bezstronności do postępowań, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp (wzór) k) Załącznik nr 11 - Zlecenie realizacji zamówienia do postępowań, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp (wzór). l) Załącznik nr 12 Protokół odbioru (wzór). 6/19

7 Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w WFOŚiGW w Katowicach ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, DO KTÓRYCH STOSUJE SIĘ PRZEPISY USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA 1. Wszczęcie postępowania następuje zgodnie z zasadami określonymi w 4 części ogólnej Regulaminu. 2. Wniosek o wszczęcie postępowania sporządza się wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do Regulaminu. 3. Załącznikiem do wniosku o wszczęcie postępowania jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia (siwz). 4. Wniosek o wszczęcie postępowania oraz siwz są zatwierdzane uchwałą Zarządu. 5. Zatwierdzenie siwz i wniosku (a w przypadku Zamówień, w których nie sporządza się siwz wniosku), o których mowa w ust. 4 powyżej, jest jednoznaczne z zatwierdzeniem wskazanego w tym dokumencie trybu udzielenia Zamówienia. 2. PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA 1. Za przygotowanie postępowania odpowiada Zespół wnioskujący. 2. Za przygotowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami oraz ostatecznym wzorem umowy, odpowiada Zespół zamawiający. 3. Za przeprowadzenie postępowania, od momentu jego wszczęcia w rozumieniu ustawy Pzp, odpowiada Komisja przetargowa, która jest zespołem pomocniczym Kierownika Zamawiającego. 4. Zmiany siwz o istotnym charakterze są zatwierdzane uchwałą Zarządu. Zmiany siwz o nieistotnym charakterze mogą zostać wprowadzone po ich akceptacji przez członków zarządu działających zgodnie z zasadami reprezentacji Zamawiającego. 5. Za istotną zmianę siwz uznaje się w szczególności zmianę dotyczącą określenia przedmiotu zamówienia, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania. Pozostałe zmiany uznaje się za zmiany nieistotne.za zmianę nieistotną uznaje się również zmianę terminu składania i otwarcia ofert. 6. Wyjaśnienia treści siwz, a także zmiany polegające na sprostowaniu oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści SIWZ i załączników, traktuje się jako korespondencję z Wykonawcami, o której mowa w 3 ust. 6 lit. h) załącznika nr 3 do niniejszego Regulaminu pn.: Zasady i tryb pracy Komisji przetargowej w WFOŚiGW w Katowicach. 7

8 3. WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ 1. Komisja przetargowa, sporządza i przedstawia Zarządowi odpowiednio propozycję wykluczenia Wykonawców, odrzucenia ofert, wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania. 2. Propozycję Komisji przetargowej w zakresie odpowiednio: wykluczenia Wykonawców z postępowania, odrzucenia ofert, wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania zatwierdza Kierownik Zamawiającego w formie uchwały. 4. ZAKRES ZADAŃ 1. Do obowiązków pracowników Zespołu wnioskującego należy w szczególności: a) ustalenie wartości zamówienia i udokumentowanie przeprowadzenia tej czynności, b) dokonanie opisu zamówienia oraz ustalenie sposobu realizacji zamówienia (termin wykonania, warunki gwarancji, inne istotne warunki ), c) przedstawienie propozycji trybu postępowania wraz z merytorycznym uzasadnieniem, z tym, że uzasadnienia nie wymaga tryb przetargu nieograniczonego, d) przygotowanie propozycji warunków udziału w postępowaniu, sposobu ich oceny i dokumentów na potwierdzenie spełniania tych warunków, e) przygotowanie propozycji dokumentów potwierdzających, że oferowane dostawy, usługi, roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego, f) przygotowanie propozycji kryteriów oceny ofert wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów (waga %) i sposobu oceny ofert ( opis) z zastrzeżeniem, że można zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, tylko w przypadku wypełnienia przesłanek, o których mowa w art. 91.ust.2a upzp. g) przedstawieni propozycji dotyczącej składania ofert częściowych lub uzasadnienie niedopuszczenia składania ofert częściowych, h) przedstawienie propozycji kręgu wykonawców, do których będą kierowane ewentualne zaproszenia do złożenia oferty/zapytania o cenę. i) przygotowanie wniosku o wszczęcie postępowania, zgodnie z zapisami 1 oraz przekazanie go do Zespołu AO celem rejestracji w systemie informatycznym. j) przedstawienie istotnych postanowień umowy oraz warunków zmiany umowy jeżeli dopuszcza się taką zmianę. k) przygotowywanie projektu merytorycznych uzasadnień zawiadomień kierowanych do Prezesa UZP, o których mowa w Ustawie Pzp. l) przygotowanie propozycji wyjaśnień treści siwz oraz propozycji zmian siwz w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert, we współpracy z Komisją przetargową. m) udział w pracach Komisji przetargowej (pracownika Zespołu wnioskującego powołanego w skład Komisji na wniosek przewodniczącego Komisji przetargowej), n) nadzór nad realizacją zawartej umowy, o) nadzór nad ważnością wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wnioskowanie o jego zwrot. 8/19

9 2. Do obowiązków pracowników Zespołu zamawiającego należy w szczególności: a) opiniowanie wniosku o wszczęcie postępowania, b) przygotowanie projektu siwz wraz z załącznikami i wzorem umowy, we współpracy z Zespołem wnioskującym i Radcą prawnym, c) przedstawienie, do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego, wniosku o wszczęcie postępowania wraz z załącznikami, d) przygotowanie i przedstawienie do podpisania stronom umowy o udzielenie Zamówienia. e) weryfikacja prawidłowości wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (jeżeli było wymagane), oraz przekazanie stosownych dokumentów (jeżeli zabezpieczenie zostało wniesione w innej formie niż pieniądz) do Zespołu FK, f) przygotowywanie projektów zawiadomień kierowanych do Prezesa UZP, o których mowa w Ustawie Pzp wraz z uzasadnieniem prawnym, g) wnioskowanie o zwrot wadium, h) wsparcie organizacyjne Komisji Przetargowej i udział w jej pracach ( Przewodniczący komisji, jego zastępca i sekretarz), i) prowadzenie rejestru udzielonych zamówień, opracowywanie sprawozdań z udzielonych zamówień, j) dokumentowanie postępowań i archiwizacja. 3. Do obowiązków Zespołu Finansowo-Księgowego należy: a) przyjęcie i przechowywanie wadiów oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionych przez Wykonawców w postępowaniu, b) terminowy zwrot wadiów oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionych przez Wykonawców w postępowaniu, działając na wniosek właściwego zespołu. 4. Zasady i tryb prac Komisji przetargowej, realizowane przez nią zadania oraz zakres odpowiedzialności określa załącznik nr 3 do Regulaminu pn.: Zasady i tryb pracy Komisji przetargowej. 9/19

10 Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w WFOŚiGW w Katowicach ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, DO KTÓRYCH NIE MAJĄ ZASTOSOWANIA PRZEPISY USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA 1. Wszczęcie postępowania następuje zgodnie z zasadami określonymi w 4 części ogólnej Regulaminu. 2. Wniosek o wszczęcie postępowania sporządza Zespół wnioskujący w porozumieniu z Zespołem zamawiającym wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Regulaminu. 3. W przypadku zamówień związanych z zabezpieczeniem bieżącego i sprawnego funkcjonowania biura, w tym zwłaszcza dla Zamówień o wartości zamówienia poniżej zł, dopuszcza się sporządzenie zbiorczego wniosku o wszczęcie postępowania dla danej grupy zamówień. 2. PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA 1. Za przygotowanie postępowania odpowiada Zespół wnioskujący. 2. Za przeprowadzenie postępowania odpowiadają Zespoły Zamawiające, którymi są: a) w przypadku zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczających kwoty 3.000,00 zł netto ( z zastrzeżeniem lit. b) Zespołem zamawiającym jest Zespół AO, b) w przypadku zamówień dotyczących szkoleń wewnętrznych o wartości szacunkowej nie przekraczających kwoty 3.000,00 zł netto i zamówień dotyczących indywidualnych szkoleń pracowniczych Zespołem zamawiającym jest Zespół BZ, c) w pozostałych sprawach Zespołem Zamawiającym jest Zespół ZP. 3. Wybór Wykonawcy następuje poprzez dokonanie rozeznania rynku, przy czym forma i tryb tej czynności uzależniony jest od wartości zamówienia. 4. Zamówienia o wartości szacunkowej powyżej ,00 zł netto: a) rozeznanie rynku przeprowadza się poprzez publikację na stronie internetowej Zamawiającego lub/i innej stronie internetowej dedykowanej do zamieszczania tego rodzaju ogłoszeń, ogłoszenia o wszczęciu postępowania wraz z formularzem oferty oraz wzorem umowy; dodatkowo zapytanie ofertowe może być skierowane drogą mailową, faksem lub w formie pisemnej, bezpośrednio do Wykonawców zaproponowanych do zaproszenia do udziału w postępowaniu przez Zespół wnioskujący we wniosku o wszczęcie postępowania, b) ogłoszenie o wszczęciu postępowania sporządza się wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do Regulaminu, Jeżeli wymaga tego specyfika zamówienia, w ogłoszeniu można zawrzeć informacje dodatkowe, wykraczające poza treść minimalną określoną wzorem, c) termin wyznaczony na składanie ofert, powinien być nie krótszy niż 7 dni, d) oferty mogą być składane drogą mailową, lub w formie pisemnej, 10

11 e) uznaje się, że oferta została skutecznie złożona jeżeli wpłynęła do Zamawiającego w terminie wyznaczonym na składanie ofert, f) oferty są rejestrowane zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji kancelaryjnej, przy czym w przypadku ofert składanych w formie mailowej (skan oferty) każdorazowo drukowany i załączany do akt sprawy jest mail potwierdzający wpływ oferty, g) Wykonawcę, którego oferta mogłaby zostać uznana za najkorzystniejszą, a który nie przedłożył wraz z ofertą wszystkich wymaganych dokumentów lub oświadczeń wzywa się do uzupełnienia tych dokumentów lub oświadczeń, wyznaczając w tym celu termin na uzupełnienie oferty, chyba, że mimo ich złożenia oferta podlega odrzuceniu albo konieczne jest unieważnienie postępowania. Zamawiający może również wezwać do uzupełnienia ww. dokumentów innego wykonawcę/wykonawców, jeżeli jest to uzasadnione z punktu widzenia postępowania. h) Oferta podlega odrzuceniu, jeśli nie spełnia wymagań określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub zapytaniu ofertowym. i) Wykonawcę można również wezwać do złożenia wyjaśnień w zakresie złożonych dokumentów oraz samej oferty, wyznaczając w tym celu termin na złożenie wyjaśnień, j) Zespół zamawiający dokumentuje czynności rozeznania rynku i sporządza protokół postępowania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do Regulaminu, który zawiera w szczególności propozycję wyboru oferty wraz z uzasadnieniem, k) protokół postępowania zawierający propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej zatwierdzany jest przez Prezesa Zarządu, l) informacja o wyniku postępowania zamieszczana jest na stronie internetowej oraz przekazywana mailem lub w formie pisemnej wszystkim Wykonawcom, którzy złożyli oferty. m) pracownik Zespołu wnioskującego wykonujący czynności przygotowawcze, pracownik Zespołu zamawiającego prowadzący sprawę oraz ich bezpośredni przełożeni a także osoby udzielające zamówienia w imieniu Zamawiającego składają oświadczenie o bezstronności bądź oświadczenie o zaistnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie z prowadzenia postępowania; w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE o wartości przekraczającej 50 tys. złotych obowiązek powyższy dotyczy również osoby zatwierdzającej protokół z postępowania a także innych osób pełniących nadzór nad realizacją umowy lub wykonujących czynności związane z ewentualną zmianą umowy; wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 10 do Regulaminu, 5. Zamówienia o wartości szacunkowej poniżej ,00 zł netto: a) Zespół zamawiający dokonuje rozeznania rynku, w jednej z wybranych form, kierując się zasadami udzielania zamówień określonymi w części ogólnej niniejszego Regulaminu: poprzez publikację na stronie internetowej ogłoszenia o wszczęciu postępowania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do Regulaminu, wraz z formularzem oferty oraz wzorem umowy; Jeżeli wymaga tego specyfika 11/19

12 zamówienia, w ogłoszeniu można zawrzeć informacje dodatkowe wykraczające poza treść minimalną określoną wzorem., skierowanie zapytań ofertowych, drogą mailową, faksem lub w formie pisemnej, bezpośrednio do Wykonawców zaproponowanych do zaproszenia do udziału w postępowaniu przez Zespół zamawiający we wniosku o wszczęcie postępowania, analizę ofert dostępnych na stronach internetowych, b) oferty mogą być składane drogą mailową lub w formie pisemnej lub pozyskane ze stron internetowych, c) uznaje się, że oferta została skutecznie złożona jeżeli wpłynęła do Zamawiającego w terminie wyznaczonym na składanie ofert, d) oferty są rejestrowane zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji kancelaryjnej, przy czym w przypadku: ofert składanych w formie mailowej (skan oferty) - każdorazowo drukowany i załączany do akt sprawy jest mail potwierdzający wpływ oferty, ofert pozyskanych ze stron internetowych - wydruki tych ofert, zawierające datę wydruku, zamieszczane w aktach sprawy, e) Zespół zamawiający dokumentuje czynności rozeznania rynku i sporządza protokół postępowania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do Regulaminu, który zawiera w szczególności propozycję wyboru oferty wraz z uzasadnieniem, f) protokół postępowania zawierający propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej zatwierdzany jest przez DA. 6. Zamówienia o wartości szacunkowej poniżej zł netto: a) decyzję o udzieleniu zamówienia podejmuje DA, kierując się zasadami udzielania zamówień określonymi w części ogólnej niniejszego Regulaminu, b) dopuszcza się dokonanie wyboru Wykonawcy bez konieczności dokumentowania czynności rozeznania rynku, c) nie jest wymagane sporządzenie protokołu postępowania, d) nie jest wymagane sporządzenie protokołu odbioru; Kierownik Zespołu wnioskującego potwierdza na opisie faktury zasadności wydatku, oraz fakt, że zamówienie zostało należycie zrealizowane wykonując jednocześnie wszelkie niezbędne zapisy i czynności w systemie informatycznym. 3. WYBÓR WYKONAWCY 1. Wyboru Wykonawcy można dokonać jeżeli w postępowaniu wpłynęła co najmniej jedna ważna oferta odpowiadająca wymaganiom określonym przez Zamawiającego. 2. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE: a) wyboru oferty można dokonać wyłącznie po przeprowadzeniu postępowania na zasadach i zgodnie z procedurą opisaną we właściwych Wytycznych programowych i udokumentowaniu tych czynności, b) potwierdzenie dokonania rozeznania rynku stanowią zapytania ofertowe skierowane do potencjalnych Wykonawców wraz z otrzymanymi ofertami tj. co najmniej dwie ważne oferty, 12/19

13 c) w przypadku zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu na ogólnodostępnej stronie internetowej dopuszcza się dokonanie wyboru wykonawcy na podstawie jednej ważnej oferty; w aktach sprawy należy zamieścić wydruk potwierdzający publikację ogłoszenia o zamówieniu oraz złożoną ofertę, 3. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie Zamówienia jedynym kryterium oceny ofert była cena i nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 4. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybiera ofertę spośród tych ofert z niższą ceną. 5. Zamawiający może unieważnić postępowanie w przypadkach gdy: a) nie złożono żadnej oferty spełniającej wymagania Zamawiającego, b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą może Zamawiający przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, iż prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. 4. WYŁĄCZENIA 1. Zamówienia można udzielić po przeprowadzeniu negocjacji wyłącznie z jednym Wykonawcą, bez przeprowadzania rozeznania rynku, w przypadku: a) indywidualnych usług szkoleniowych oraz uczestnictwa pracowników i członków Zarządu w konferencjach, spotkaniach roboczych, spotkaniach przedstawicieli Instytucji realizujących zadania w ramach wdrażania środków strukturalnych (za wyjątkiem szkoleń zamkniętych organizowanych na zlecenie Zamawiającego), b) zamówień związanych ze współorganizacją lub współuczestnictwem w przedsięwzięciach typu: konferencja, targi branżowe, kongresy, itp. c) zamówień objętych prawami autorskimi, d) zamówień związanych z usunięciem awarii, e) opinii i ekspertyz sporządzanych przez biegłych i ekspertów, lub innych opracowań wymagających wiedzy specjalistycznej, bądź udziału takich osób w negocjacjach, postępowaniach administracyjnych, arbitrażowych czy sądowych. f) zamówień, których przedmiotem jest zastępstwo procesowe przed sądami lub innymi organami, lub które wymagają wiedzy specjalnej nie objętych stałą obsługą prawną. g) zakupu czasu antenowego, opracowania i publikacji materiałów o charakterze informacyjno-promocyjnym związanych z działalnością Zamawiającego, h) nabycia praw do nieruchomości lub jej części, w tym najmu i dzierżawy, i) umów zlecenia i o dzieło objętych ubezpieczeniem społecznym. 2. W celu przeprowadzenia negocjacji, o których mowa w ust. 1, DA w porozumieniu z kierownikiem właściwiej komórki organizacyjnej Funduszu, wyznacza Zespół negocjacyjny. 3. Przebieg i wynik negocjacji, odnotowuje się w protokole z postępowania. 13/19

14 5. ZAKRES ZADAŃ 1. Zespół wnioskujący odpowiada w szczególności za prawidłowe tj. zgodne z Regulaminem Przygotowanie postępowania. 2. Zespół zamawiający odpowiada w szczególności za: a) prawidłowe tj. zgodne z Regulaminem przeprowadzenie postępowania, b) dokumentowanie czynności podejmowanych w trakcie postępowania, a w szczególności czynności rozeznania rynku, 14/19

15 Załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w WFOŚiGW w Katowicach ZASADY I TRYB PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ 1. POWOŁANIE I ODWOŁANIE KOMISJI PRZETARGOWEJ 1. W Wojewódzkim Funduszu powołuje się, w drodze uchwały Zarządu, Komisję przetargową, która jest zespołem pomocniczym Kierownika Zamawiającego, powołanym do oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz do badania i oceny ofert. 2. Komisja przetargowa ma charakter mieszany. Składa się z członków stałych w liczbie minimum trzech oraz z członków dodatkowych, powoływanych każdorazowo w sprawie danego zamówienia. 3. O powołanie Przewodniczącego Komisji przetargowej wnioskuje Prezes Zarządu, o powołanie Z-cy Przewodniczącego Komisji, jej sekretarza oraz członków dodatkowych wnioskuje Przewodniczący Komisji przetargowej. 4. Przy wnioskowaniu o powołanie członków dodatkowych, przewodniczący Komisji kieruje się zasadą, że powinny to być osoby, w szczególności posiadające wiedzę merytoryczną o przedmiocie zamówienia, opracowujące opis przedmiotu zamówienia, określające propozycję w zakresie warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert, a także warunki realizacji przyszłej umowy zgodnie ze specyfiką danego zamówienia. 5. Kierownik Zamawiającego powołując Komisję przetargową określa jej organizację, skład, funkcje i zakresy obowiązków jej członków zgodnie z przypisaną im funkcją, mając na celu zapewnienie: a) sprawności jej działania, b) indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności, c) przejrzystości jej prac. 6. Kierownik Zamawiającego ma prawo w każdym czasie do odwołania całej Komisji przetargowej lub poszczególnych jej członków. Odwołanie lub zmiana składu Komisji następuje w formie uchwały Zarządu. 2. OŚWIADCZENIE O BEZSTRONNOŚCI 1. Najpóźniej po zapoznaniu się przez Komisję z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez Wykonawców w celu potwierdzenia spełniania stawianych im warunków, członkowie Komisji oraz Kierownik Zamawiającego składają pisemne oświadczenie, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, w formie pisemnej oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art.17 ust.1 ustawy Pzp. Przed odebraniem oświadczenia Kierownik Zamawiającego lub Przewodniczący Komisji Przetargowej uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Oświadczenie przekazuje się Sekretarzowi Komisji w celu załączenia do protokołu 15/19

16 postępowania. Oświadczenie takie składają także inne osoby, które wykonywały czynności w tym postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 10a do niniejszego Regulaminu. 2. W przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w oświadczeniu z ust. 1, niezłożenia lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą Przewodniczący Komisji niezwłocznie potwierdza fakt wyłączenia członka Komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Informację o wyłączeniu członka Komisji Przewodniczący Komisji przekazuje Kierownikowi Zamawiającego, który w miejsce wyłączonego członka może powołać nowego, mając szczególnie na względzie zapewnienie możliwości prac Komisji. Wobec Przewodniczącego Komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio Kierownik Zamawiającego 3. Członek Komisji jest obowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach Komisji niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności wymienionych w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 1 powiadamiając o tym Przewodniczącego Komisji. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio. 4. Czynności, które członek Komisji podejmuje w postępowaniu, po powzięciu wiadomości o zaistnieniu wobec niego okoliczności wymienionych w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 1, są nieważne. Czynności Komisji podjęte z udziałem członka podlegającego wyłączeniu, z zastrzeżeniem ust. 5 powtarza się, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. Przepis stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji zostanie wyłączony z powodu nie złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą. 5. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania. 6. Zapisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do innych osób, które wykonywały czynności w postępowaniu. 3. PRACE KOMISJI PRZETARGOWEJ 1. Komisja przetargowa, zwana dalej Komisją rozpoczyna prace od dnia jej powołania w pełnym składzie. 2. Członek Komisji obowiązany jest rzetelnie i obiektywnie wykonywać czynności, kierując się wyłącznie prawnie chronionymi interesami Zamawiającego, przepisami prawa oraz posiadaną wiedzą i doświadczeniem. Nie może być związany poleceniem służbowym co do treści głosowania. 3. Do obowiązków członka Komisji należy w szczególności: a) osobisty udział w pracach Komisji, b) wykonywanie poleceń Przewodniczącego Komisji dotyczących prac Komisji, c) zachowanie tajemnicy służbowej oraz zasady poufności prac Komisji, d) niezwłoczne informowanie Przewodniczącego Komisji o okolicznościach stanowiących podstawę do wyłączenia z prac Komisji. 16/19

17 4. Jeżeli przygotowany przez Komisję projekt dokumentu albo polecenie Przewodniczącego Komisji są w przekonaniu członka Komisji niezgodne z prawem, godzą w interes Zamawiającego lub zawierają znamiona pomyłki członek Komisji przedstawia swoje zastrzeżenia w formie pisemnej do protokołu z posiedzenia Komisji. 5. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a pod jego nieobecność Zastępca Przewodniczącego Komisji. 6. Przewodniczący Komisji zapewnia prawidłowy, zgodny z Ustawą oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach tryb pracy Komisji i odpowiada w szczególności za: a) powiadamianie członków Komisji o powołaniu do jej składu, b) wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji i ich prowadzenie, c) informowanie członków Komisji o obowiązku stosowania przepisów Ustawy Pzp, aktów wykonawczych i niniejszego Regulaminu, d) poinformowanie Kierownika Zamawiającego o okolicznościach wskazanych w 2 ust. 2-4 niniejszego Regulaminu, e) podział prac pomiędzy członków Komisji zgodnie z aktem powołania i w sposób zapewniający sprawność działania Komisji, w tym wyznaczenie osób odpowiedzialnych za opracowanie projektów pism Komisji, f) nadzorowanie prawidłowego dokumentowania postępowania, g) bieżące informowanie Kierownika Zamawiającego o problemach wynikłych podczas prac Komisji, h) podpisywanie opublikowanych ogłoszeń oraz podpisywanie korespondencji z Wykonawcami, związanej z zadaniami realizowanymi przez Komisję w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 7. Sekretarz Komisji odpowiada w szczególności za: a) poinformowanie Zespołu KA o terminie składania ofert oraz przygotowanie listy celem ewidencjonowania składanych ofert, b) publikację lub przekazanie do publikacji właściwych ogłoszeń, zgodnie z Ustawą Pzp, w tym przekazanie tych ogłoszeń do publikacji na stronie internetowej oraz zamieszczenie ich w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego, c) przekazanie siwz do publikacji na stronie internetowej, d) przekazanie Wykonawcom właściwych zaproszeń oraz siwz w przypadkach określonych w Ustawie Pzp, e) przekazanie do publikacji na stronie internetowej informacji o zmianie siwz zgodnie z wymaganiami ustawy Pzp, f) przekazanie do publikacji na stronie internetowej wyjaśnień treści siwz zgodnie z wymaganiami Ustawy Pzp, g) przekazanie do publikacji informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania zgodnie z wymaganiami Ustawy, h) udostępnianie siwz Wykonawcom na ich wniosek, 17/19

18 i) dokumentowanie czynności podejmowanych przez Komisję, w tym sporządzanie protokołu z każdego posiedzenia Komisji, j) załączenie do protokołu zdań odrębnych, k) organizowanie w uzgodnieniu z Przewodniczącym Komisji posiedzeń Komisji, l) prowadzenie wewnętrznej i zewnętrznej korespondencji Komisji w uzgodnieniu z Przewodniczącym Komisji. 8. Członek Komisji - posiadający wiedzę merytoryczną o przedmiocie zamówienia lub który w ramach czynności związanych z przygotowaniem postępowania uczestniczył przy opracowaniu opisu przedmiotu zamówienia i określeniu warunków udziału w postępowaniu, odpowiada w szczególności za przygotowanie i przedstawienie Komisji oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz badanie ofert pod kątem zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego. 9. Podpisy złożone przez członków Komisji na dokumentach sporządzonych podczas jej prac oznaczają, że członkowie odpowiadają za treść tych dokumentów stosownie do zakresu powierzonych im obowiązków. 4. POWOŁANIE BIEGŁYCH 1. Jeżeli dokonanie czynności w postępowaniu o udzielenie Zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, Komisja może wystąpić do Kierownika Zamawiającego o powołanie biegłego w celu wydania przez niego opinii. W szczególnych przypadkach, Komisja może wnioskować o powołanie więcej niż jednego biegłego. 2. Biegły sporządza opinie na piśmie. 3. Komisja zapoznaje się z opinią biegłego i może uwzględnić jej treść w dalszym toku postępowania lub występuje o powołanie innego biegłego. 4. Do biegłych stosuje się odpowiednio przepisy 2 niniejszego Regulaminu. 5. ZADANIA KOMISJI Do zadań Komisji w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie Zamówienia należy w szczególności: a) realizacja czynności związanych z wszczęciem postępowania w rozumieniu ustawy Pzp, b) przygotowanie propozycji wyjaśnień treści siwz oraz propozycji zmian siwz, c) otwarcie ofert/wniosków, d) ocena spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, badanie ofert oraz wnioskowanie do Kierownika Zamawiającego o wykluczenie Wykonawców i odrzucenie ofert w przypadkach określonych Ustawą Pzp, e) ocena ofert i przedstawienie Kierownikowi Zamawiającego propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej, f) prowadzenie z Wykonawcami negocjacji w trybach przewidzianych Ustawą Pzp, g) występowanie do Kierownika Zamawiającego o unieważnienie postępowania w przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w Ustawie Pzp, 18/19

19 h) przygotowanie propozycji rozpatrzenia informacji wniesionej przez Wykonawcę, o której mowa w art. 181 ust.1 Ustawy Pzp i przedstawienie jej do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego, i) przygotowanie, we współpracy z radcą prawnym, propozycji odpowiedzi na wniesione do Prezesa UZP odwołanie. 6. POSIEDZENIA KOMISJI 1. Warunkiem odbycia posiedzenia Komisji jest powiadomienie o terminie posiedzenia wszystkich członków Komisji oraz obecność na posiedzeniu ponad 50% składu Komisji. 2. Udział w pracach Komisji poszczególnych jej członków jest obowiązkowy. W sytuacji usprawiedliwionej nieobecności członka Komisji w pracy zobowiązany on jest do niezwłocznego poinformowania o tym Przewodniczącego Komisji. 3. Obecność na posiedzeniu Komisji potwierdza podpis członka Komisji pod protokołem z posiedzenia. 4. Wymagane kworum: a) przy czynności otwarcia ofert/wniosków wymagana jest obecność, co najmniej dwóch członków Komisji, b) w sprawach dotyczących oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, badania i oceny ofert, przygotowania propozycji wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia ofert, wyboru najkorzystniejszej oferty i unieważnienia postępowania wymagana jest obecność wszystkich członków Komisji, z zastrzeżeniem ust. 5, c) w pozostałych sprawach stanowiących wykonywanie zadań Komisji wymagana jest obecność, co najmniej połowy składu Komisji. 5. W przypadkach, kiedy nieobecność członka Komisji w pracy jest usprawiedliwiona wymóg pełnego składu jest zrealizowany, jeżeli obecni, uczestniczący w pracach Komisji członkowie stanowią ponad połowę jej składu. 6. W sprawach stanowiących wykonywanie zadań Komisji członkowie Komisji głosują pisemnie poprzez złożenie swojego podpisu na protokole z posiedzenia Komisji. Głosowania nie wymaga czynność otwarcia ofert/wniosków. 7. BADANIE I OCENA OFERT 1. Członek Komisji może złożyć do protokołu zdanie odrębne wraz z uzasadnieniem na każdym etapie prac Komisji. 2. Badanie i ocena ofert dokonywana jest przez każdego członka Komisji na podstawie jego najlepszej wiedzy, z uwzględnieniem wyłącznie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Kryteria oceny ofert, są zawsze kryteriami wymiernymi. Sposób ich oceny jest wskazany albo poprzez określenie wzorów albo poprzez ustalenie w sposób jednoznaczny i przejrzysty sposobu przyznawania punktacji. Wynik oceny ofert w oparciu o kryteria opisane w siwz, zawiera protokół z postępowania, podpisany przez członków Komisji. 19/19

20 20