postępowanie dwuetapowe: ETAP I KONKURS ETAP II NEGOCJACJE ETAP I Organizator

Transkrypt

1 REGULAMIN KONKURSU OFERT WRAZ Z NEGOCJACJAMI NA NAJEM POWIERZCHNI PRZEZNACZONEJ NA DZIAŁALNOŚĆ TYPU RENT A CAR W NOWYM TERMINALU PORTU LOTNICZEGO WROCŁAW postępowanie dwuetapowe: ETAP I KONKURS ETAP II NEGOCJACJE ETAP I 1. Organizator Konkurs wraz negocjacjami organizowany jest przez Port Lotniczy Wrocław S.A (zwanym też: Wynajmujący) 2. Miejsce przeprowadzenia konkursu Konkurs zostanie przeprowadzony w siedzibie Portu Lotniczego Wrocław S.A ul. Graniczna 190, Wrocław 3. Przedmiot konkursu W ramach konkursu Wynajmujący udostępnia 10 pomieszczeń zlokalizowanych w ogólnodostępnej części hali przylotów o powierzchni ok 27 m 2 każde, z przeznaczeniem na biura wypożyczalni samochodów. Szczegółowa lokalizacja i opis przedmiotu konkursu zostały przedstawione w Załączniku nr 2 do regulaminu. 4. Terminy konkursu 1. Oferty na najem lokali należy złożyć w miejscu i w dniach wskazanych w ogłoszeniu oraz nn. regulaminie konkursu. Oferty nie będą przyjmowane po upływie terminu wskazanego w ogłoszeniu. 2. Oferent może zmienić lub wycofać ofertę przed upływem końcowego terminu składania ofert. W przypadku wycofania oferty Oferentowi przysługuje możliwość zwrotu wadium wpłaconego w związku z planowanym udziałem w konkursie ofert. 3. Oferty należy składać w dniu r. do godz. 15:30 w siedzibie Wynajmującego w sekretariacie na II piętrze terminala pasażerskiego. 4. Wynajmujący nie przewiduje publicznej sesji otwarcia ofert. 5. Warunki uczestnictwa w konkursie 1. Warunkiem uczestnictwa w konkursie jest: 1) złożenie oferty, 2) spełnienie wymagań określonych w pkt. 1 i 2 Załącznika nr 1 do niniejszego regulaminu. 2. Oferta powinna być złożona w zamkniętym, nieprzezroczystym opakowaniu (kopercie). Na kopercie umieszcza się napis OFERTA oraz nazwę Oferenta. 1

2 6. Oferta 1. Oferta powinna zawierać: 1.1. Imię i nazwisko oraz adres Oferenta albo nazwę lub firmę oraz siedzibę, jeżeli Oferentem jest osoba prawna lub inny podmiot, adres do korespondencji, telefon kontaktowy Wskazanie numeru lokalu, o który ubiega się Oferent. W przypadku, gdy Oferent ubiega się np. o dwa lokale powinien złożyć dwie odrębne oferty, na każdy z lokali osobno Oferowaną wysokość minimalnej gwarantowanej stawki czynszu miesięcznego netto (podaną jednoznacznie, bez tzw. przedziałów i innych wariantów), przy czym oferowana stawka nie może być niższa niż: a) ,00 zł netto miesięcznie w przypadku lokali o numerach od 1 do 5 oraz b) 8 000,00 zł netto miesięcznie w przypadku lokali o numerach od 6 do 10. UWAGA: Wynajmujący ustala prowizję od miesięcznych przychodów z tytułu wynajmu samochodów, za czas i kilometry, na poziomie 7% Wstępną koncepcję obrandowania i wyposażenia wnętrza lokalu wraz z wizualizacją oraz przewidywany okres trwania prac adaptacyjnych. Wymagania Wynajmującego w tym zakresie zostały przedstawione w Załączniku nr 2 do regulaminu Istotne elementy prowadzonej działalności, w tym m.in.: a) zapotrzebowanie na stałe miejsca postojowe na parkingu dla wypożyczalni samochodów (lokalizacja parkingu została przedstawiona w pliku Parking abonamentowy), b) zapotrzebowanie na miejsca postojowe dla nadwyżek pojazdów na parkingu C (lokalizacja parkingu została przedstawiona w pliku Parking zapasowy), c) posiadana flota pojazdów, d) zasięg działalności (lokalny, krajowy, międzynarodowy), e) procedura postępowania przy zwracaniu pojazdu przez klienta, f) prognoza obrotów netto na rok Listę referencyjną i referencje właścicieli lub zarządców lokali, w których Oferent (lub podmiot od niego zależny) lub jego podmiot dominujący (lub podmiot zależny od podmiotu dominującego) prowadzi / prowadził swoją działalność ze szczególnym uwzględnieniem portów lotniczych Wymagane oświadczenia i dokumenty Podpis Oferenta i datę sporządzenia oferty. 2. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Dokumenty sporządzone w innym języku powinny być załączone wraz z tłumaczeniem. 3. Informacje określone w punktach ust. 1 niniejszego regulaminu, należy podać wypełniając nieścieralnym atramentem formularz oferty, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Za ważną uznaje się jedynie ofertę złożoną na powyższym formularzu. 4. Do oferty należy załączyć obowiązkowo wymienione niżej oświadczenia i dokumenty: 4.1. Oświadczenie Oferenta wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu Deklarację dotyczącą liczby miejsc abonamentowych wg. wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu, 4.3. Kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złożenia oferty (zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu z KRS, itp.) Kopie potwierdzone za zgodność z oryginałami Decyzji o nadaniu nr REGON i NIP W przypadku osób fizycznych rozliczających się w formie spółki cywilnej aktualną umowę spółki cywilnej Aktualne zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS o niezaleganiu z płatnościami z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złożenia oferty lub oświadczenia o braku zaległości w ww. opłatach wraz z pisemnym zobowiązaniem się do dostarczenia zaświadczeń przed podpisaniem umowy. 2

3 4.7. Oryginał lub kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej w przypadku umocowania pełnomocnika do zawarcia umowy, złożenia oferty, prowadzenia negocjacji lub innych czynności zgodnie z umocowaniem. 5. Dokumenty załączone do oferty nie podlegają zwrotowi. 6. Dane zawarte w ofertach służą wyłącznie do wyłonienia najkorzystniejszej z nich. Wynajmujący zobowiązuje się nie ujawniać ich treści osobom trzecim. 7. Związanie ofertą 1. Oferent jest związany ofertą w ciągu 90 dni od dnia otwarcia ofert. 2. W tym czasie Wynajmujący: a) oceni oferty konkursowe i porówna ich punktacje, b) zaprosi do negocjacji (ETAP II) dwóch najwyżej ocenionych Oferentów dla każdego lokalu, c) przeprowadzi negocjacje oraz zawrze umowę z wybranym w postępowaniu Oferentem w odniesieniu do danego lokalu. 8. Ważność konkursu Konkurs uważa się za ważny, o ile wpłynie przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi i warunki konkursu w odniesieniu do danego lokalu. 9. Publikacja i dostęp do dokumentacji 1. Niniejszy Regulamin konkursu ofert wraz z negocjacjami, w tym wszystkie załączniki niezbędne do przygotowania oferty, jest udostępniany indywidualnie podmiotom, które zgłoszą chęć przystąpienia do konkursu i prześlą na adres a.menc@airport.wroclaw.pl kopię odpisu z KRS lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. 2. Oferenci winni monitorować stronę internetową przez cały okres Etapu I (konkursu). W razie jakichkolwiek zmian w zakresie czy formule dokumentacji, Wynajmujący udostępni nową treść na stronie internetowej. 3. Przed złożeniem oferty Oferent może zwrócić się do Wynajmującego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z warunkami postępowania. Osobą upoważnioną do udzielania wyjaśnień jest Pani Anna Menc tel , a.menc@airport.wroclaw.pl. 10. Ocena ofert konkursowych 1. Oferty oceniane będą wg opisanych poniżej kryteriów. 2. Oferty złożone po upływie terminu podanego w 4 ust. 3, a także nie spełniające wymogów określonych w 6 nie będą rozpatrywane. 3. Szczegółowy zakres i tryb pracy komisji określa regulamin komisji obowiązujący w PLW S.A. 4. Kryteria oceny ofert i zasady przyznawania punktów: 1) Cena maksymalnie 90 punktów 2) Istotne elementy prowadzonej działalności (wg. 6 ust. 1 pkt. 1.5) maksymalnie 5 punktów 3) Doświadczenie w działalności na lotnisku maksymalnie 5 punktów Punkty dla poszczególnych kryteriów przyznawane będą wg następujących zasad: Ad. 1 3

4 Przyjmuje się, że najwyższą liczbę punktów (Ax), tj. 90 otrzyma Oferent, który zaproponuje najwyższą stawkę czynszu miesięcznego, Liczba punktów w pozostałych ofertach będzie ustalana w oparciu o następujący wzór: C Ax = C x max C min C min x90 Gdzie: AX liczba punktów przyznana ofercie x za kryterium ceny czynsz Cmax najwyższy czynsz minimalny wśród czynszów zawartych w ofertach Cmin najniższy dopuszczony przez Wynajmującego czynsz minimalny określony w 6 ust. 1 pkt 1.3 Cx czynsz minimalny zawarty w ofercie x Ad. 2 Przyjmuje się, że najwyższą liczbę punktów (Bx), tj. 5 otrzyma Oferent, który przedstawi koncepcję świadczenia usług rent a car zapewniającą wysoki poziom obsługi klienta popartą wiarygodną prognozą obrotów w pierwszym roku działalności. Ad. 3. Punkty przyznawane będą zgodnie z poniższą tabelą: Liczba lokali o podobnym charakterze prowadzonych na lotniskach i więcej Liczba punktów CX ŁĄCZNA OCENA OFERTY: Wynajmujący uzna za najkorzystniejszą ofertę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów za wszystkie kryteria według następującego wzoru: W(x)=A(x)+B(x)+C(x) 11. Wyniki oceny i zakończenie pierwszego etapu 1. Komunikat o zakończeniu prac Komisji i ocenie ofert zawierający nazwy/nazwiska Oferentów zakwalifikowanych do negocjacji (ETAP II) zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: Każdy z Oferentów może uzyskać informacje o łącznej liczbie punktów przyznanych poszczególnym Oferentom. 2. W terminie 3 dni roboczych od daty wywieszenia komunikatu o zamknięciu konkursu uczestnik konkursu może wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi dalsze czynności związane z procedurą zostaną wstrzymane. 4. Skargę należy wnieść faksem na nr lub em na adres a.menc@airport.wroclaw.pl za potwierdzeniem odbioru. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą samą drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę podjęte będą dalsze czynności zmierzające do wyboru Najemcy lub powtórzone zostaną czynności zaskarżone w zależności od rozstrzygnięcia. 4

5 ETAP II 12. Zaproszenie do negocjacji 1. Zgodnie z 7 ust. 2, pkt b) powyżej, Wynajmujący zaprosi do negocjacji dwóch najwyżej ocenionych Oferentów dla każdego lokalu. 2. Zaproszenia skierowane zostaną indywidualnie na piśmie (faksem lub em) z wyznaczeniem terminu negocjacji nie krótszym niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia. 3. Dopuszcza się możliwość jednokrotnego przesunięcia terminu negocjacji na pisemny wniosek Oferenta. Z uwagi na termin związania ofertą, przesunięcie negocjacji może nastąpić maksymalnie o 5 dni za zgodą Wynajmującego. 4. Niestawienie się na negocjacje w wyznaczonym terminie zostanie uznane automatycznie za odstąpienie od procedury. 5. Po stronie Wynajmującego negocjacje prowadzić będzie Zespół Negocjacyjny w składzie: Zarząd PLW S.A (bądź wyznaczeni pełnomocnicy) oraz Przewodniczący Komisji powołanej do przeprowadzenia etapu I. 13. Przedmiot negocjacji Negocjacje z Oferentami wyłonionymi w I etapie postępowania będą obejmowały przede wszystkim: 1) elementy przedstawionych koncepcji - uszczegółowienie, 2) propozycje warunków finansowych, 3) istotne postanowienia umowy najmu. 14. Wyniki negocjacji 1. Komunikat o zakończeniu prac Zespołu Negocjacyjnego wraz z podaniem nazwy/nazwiska Oferenta, z którym zawarta zostanie umowa zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: Jednocześnie informacja ta zostanie przekazana na piśmie (faksem lub em) wszystkim uczestnikom negocjacji. 2. W terminie 3 dni roboczych od daty przekazania komunikatu o zamknięciu negocjacji uczestnik negocjacji może wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi zawarcie umowy zostanie wstrzymane. 4. Skargę należy wnieść faksem na nr lub em na adres a.menc@airport.wroclaw.pl za potwierdzeniem odbioru. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę podjęte będą dalsze czynności zmierzające do zawarcia umowy lub powtórzone zostaną czynności zaskarżone w zależności od rozstrzygnięcia. 6. Wszystkim uczestnikom procedury przysługuje skarga do sądu właściwego dla siedziby Wynajmującego, na zasadach ogólnych. 15. Umowa 1. Umowę najmu z Oferentem, którego oferta została wybrana, zawiera Zarząd PLW S.A. lub osoba upoważniona do działania w jego imieniu. 2. Oferent, którego oferta została wybrana, jest zobowiązany do podpisania umowy w wyznaczonym przez Wynajmującego terminie. 5

6 3. Jeśli wybrany Oferent nie podpisze umowy w wyznaczonym terminie, Wynajmujący może wytypować drugiego w kolejności na liście wyboru Oferenta lub przeprowadzić ponownie II etap postępowania z udziałem następnego w kolejności uczestnika I etapu. 4. Przy podpisaniu umowy najmu (najpóźniej w dniu podpisania umowy) Oferent zobowiązany jest okazać dowód wpłaty kaucji w wysokości odpowiadającej trzykrotnemu miesięcznemu minimalnemu czynszowi najmu netto. Kaucja stanowi zabezpieczenie roszczeń Wynajmującego które mogą powstać w trakcie realizacji umowy, w tym w efekcie opóźnienia lub odstąpienia przez Oferenta od prowadzenia działalności w przedmiocie najmu. 16. Prawa organizatora PLW S.A. zastrzega sobie prawo wycofania lokalu wystawionego do konkursu oraz unieważnienia konkursu w całości lub w części bez względu na etap procedury. 17. Wykaz załączników Integralną cześć niniejszego regulaminu stanowią załączniki: Załącznik nr 1 informacje ważne dla Oferenta Załącznik nr 2 opis lokalu Załącznik nr 3 formularz oferty Załącznik nr 4 oświadczenie Oferenta Załącznik nr 5 wstępny projekt umowy Załącznik nr 6 deklaracja dot. liczby miejsc abonamentowych 6