(system będzie rozbudowywany o dodatkowe funkcje w zakresie obsługi zgłoszonych szkód)

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika dla koordynatorów Zakres systemu wg wersji na dzień : - logowanie do systemu - zgłoszenie szkody - tworzenie raportów (system będzie rozbudowywany o dodatkowe funkcje w zakresie obsługi zgłoszonych szkód)

2 KIS Ubezpieczenia (moduł WWW - SZKODY)

3 1 Spis treści 1 Spis treści Dostęp do systemu Zanim przystąpisz do logowania Logowanie do systemu Resetowanie hasła Zmiana hasła Zakładka POMOC Zasady ogólne poruszania się po aplikacji Nawigacja po systemie Formularz do wprowadzania/modyfikacji danych Szkody Rejestracja nowej szkody AC Rejestracja szkody AC Informacje ogólne Rejestracja szkody AC Poszkodowany Rejestracja szkody AC Drugi uczestnik / sprawca Rejestracja szkody AC Informacje dodatkowe Błędy na formularzu Rejestracja nowej szkody OC Rejestracja szkody OC Informacje ogólne Rejestracja szkody OC Drugi uczestnik / sprawca Rejestracja szkody OC Poszkodowany Rejestracja szkody OC Informacje dodatkowe Błędy na formularzu Wyszukiwanie szkód (przeglądanie zarejestrowanych danych) Raporty Przeglądanie zarejestrowanych raportów Rejestracja nowego raportu Rejestracja raportu S Podmioty Rejestracja nowego podmiotu Wyszukiwanie podmiotu Załączniki Przeglądanie i załączanie dokumentów Załączanie wielu zdjęć... 42

4 2 Dostęp do systemu Do systemu mają dostęp pracownicy spółek wyznaczeni do współpracy z Polski Gaz TUW. W systemie mogą pracować: 1. Koordynatorzy, których zakres uprawnień jest następujący: 1. Pojazdy przeglądanie i dodawanie pojazdów 2. Polisowanie 3. Zgłaszanie szkód 2. Przeglądający - użytkownicy zwykli 1. Pojazdy przeglądanie pojazdów 2. Szkody przeglądanie zgłoszonych szkód Login do systemu to pierwsza litera imienia oraz kolejnych 9 kolejnych znaków z nazwiska łącznie 10 znaków (np. dla Ferdynand Wszechpolski login: FWSZECHPOL) lub służbowy użytkownika wskazany przez osobę wyznaczoną do reprezentowania spółki. Dane dostępne dla każdego użytkownika systemu są związane ze spółką / zakładem, w ramach którego mają nadane uprawnienia. Jeśli użytkownik ma dostęp do więcej niż jednej spółki / zakładu dokonuje wyboru spółki, w ramach której przeprowadza procedurę. UWAGA do Koordynatorów obsługujących wiele spółek / zakładów: Proszę zawsze sprawdzić w ramach której spółki dokonują procedury np. procedury zgłoszenia pojazdu! Modyfikacja będzie możliwa w ramach procedury korekty (korekty@polskigaztuw.pl) poprzez wskazanie popełnionego błędu i prośby o dokonanie modyfikacji. Hasło startowe zostaje ustalone przez Polski Gaz TUW i przesłane do użytkownika. Podczas pierwszego logowania konieczne jest zatwierdzenie regulaminu oraz zmiana hasła. Hasło będzie zmieniane co 30 dni. Zgodnie z procedurami hasło musi składać się co najmniej z 8 znaków, posiadać jedną małą literę, dużą literę, cyfrę oraz znak specjalny.

5 3 Zanim przystąpisz do logowania Przygotuj następujące dokumenty potrzebne do wypełnienia formularza: 1. numer polisy, z której szkoda ma być likwidowana, 2. dane osoby zgłaszającej szkodę i osoby ubezpieczonej/poszkodowanej: 3. imię i nazwisko, 4. PESEL, 5. adres zamieszkania, 6. dane kontaktowe (telefon, ), 7. informacje: gdzie i kiedy powstała szkoda, opis uszkodzeń, opis przebiegu zdarzenia. Dalsze kroki? Po zarejestrowaniu szkody otrzymasz indywidualny numer sprawy, potrzebny do dalszych kontaktów z nami. Na adres otrzymasz również listę dokumentów potrzebnych do likwidacji szkody (istnieje możliwość otrzymania korespondencji pocztą tradycyjną). Wypełnione dokumenty możesz przedstawić rzeczoznawcy Polski Gaz TUW w trakcie oględzin pojazdu. Rzeczoznawca wykona ich zdjęcia i je nam przekaże. Dokumenty związane z zgłoszeniem szkody powinny być dołączane do sprawy przez system KIS_WWW.

6 4 Logowanie do systemu Rysunek 1 Logowanie 1. W polu Login / podaj swój identyfikator (adres ) i naciśnij klawisz TAB. 2. W polu Hasło podaj swoje hasło i "kliknij" przycisk Zaloguj. Jeżeli podane dane są nieprawidłowe (błędny login, hasło lub też pracownik nie ma prawa użytkowania tej aplikacji), wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat. Po akceptacji przez system wprowadzonych danych, jeśli użytkownik loguje się po raz pierwszy, zostanie poproszony o przeczytanie i zaakceptowanie regulaminu oraz zmianę hasła. Po poprawnym zalogowaniu się do systemu użytkownikowi wyświetlony zostanie ekran z dostępnymi modułami systemu, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami. Użytkownik pozostaje zalogowany, aż do momentu zamknięcia zakładki w przeglądarce lub automatycznego wylogowania po określonym czasie bezczynności, który jest widoczny w prawym górnym rogu. Rysunek 2 Ekran główny

7 4.1 Resetowanie hasła W przypadku gdy użytkownik nie pamięta swojego hasła do systemu ma możliwość ustalenia nowego. W tej sytuacji na ekranie logowania należy wybrać opcję Zapomniane hasło?. Rysunek 3 Resetowanie hasła Następnie podać na formularzu adres przypisany do konta oraz kliknąć przycisk Resetuj. Jeśli użytkownik o podanym adresie został znaleziony w systemie, po chwili zostanie wysłana wiadomość z jednorazowym linkiem służącym do ustalenia nowego hasła. Rysunek 4 Resetowanie hasła cd. Po kliknięciu w link użytkownik zostanie przeniesiony na stronę, na której będzie mógł ustalić nowe hasło. Na formularzu należy dwukrotnie podać nowe hasło oraz potwierdzić przyciskiem Zmień hasło.

8 4.2 Zmiana hasła Rysunek 5 Zmiana hasła Aby poprawnie zmienić hasło użytkownik musi najpierw podać poprzednie hasło a następnie dwukrotnie wprowadzić nowe hasło. Zmiana hasła jest dostępna w każdej chwili w menu w prawym górnym rogu ekranu. 5 Zakładka POMOC Zakładka POMOC składa się z: Aktualnych Instrukcji Regulaminu Pomocy w obszarze merytorycznym (korekty@polskigaztuw.pl) Pomocy w obszarze technicznym (serwis@polskigaztuw.pl)

9 6 Zasady ogólne poruszania się po aplikacji 6.1 Nawigacja po systemie nawigowanie po systemie odbywa się poprzez wybieranie odpowiednich opcji na ekranach (patrz Rysunek 2), aby wrócić do poprzedniego menu należy wybrać rysunek tytułowy ekranu lub przycisk Powrót dostępny w dolnej części ekranu, aby wrócić do menu głównego można kliknąć w logo POLSKI GAZ TUW. 6.2 Formularz do wprowadzania/modyfikacji danych pola przy których etykieta zawiera znak * są wymagane, pola oznaczone kolorem białym to tzw. pola edycyjne. Wprowadzamy do nich wartość bezpośrednio z klawiatury lub używając komend kopiuj i wklej z menu kontekstowego (dostępne po kliknięciu na prawym przycisku myszy), pola zakończone to tzw. pola słownikowe. Wartość w tych polach wybieramy z tak zwanej listy rozwijalnej, pola z ikoną to pola kalendarza, służącego do ułatwienia wprowadzania dat w systemie. zakładka z ikoną oznacza brak wpisania danych wymaganych lub błędnie wypełnione pole formularza,

10 7 Szkody 7.1 Rejestracja nowej szkody AC Dostęp do funkcji możliwy jest po kliknięciu w ikonę ZGŁOŚ. Jeśli użytkownik posiada uprawnienia tylko do szkód AC zostanie przekierowany automatycznie. W przeciwnym wypadku należy określić rodzaj szkody poprzez kliknięcie SZKODA AC. Opis Formularz służy do zgłoszenia szkody z tytułu ubezpieczenia AC. Został podzielony na sekcje odpowiadające konkretnym etapom zgłoszenia szkody Rejestracja szkody AC Informacje ogólne Opis Pierwszy etap rejestracji szkody AC to podanie informacji ogólnych dotyczących zdarzenia szkodowego, takich jak data i czas wystąpienia zdarzenia, miejsce zdarzenia, opis szkody i uszkodzeń.

11 Rysunek 6 Zgłoszenie szkody AC - Informacje ogólne

12 Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Data powstania szkody wymagane Data wystąpienia zdarzenia szkodowego (domyślnie data bieżąca, z możliwością zmiany w kalendarzu). Czas powstania szkody wymagane Godzina wystąpienia zdarzenia (domyślnie bieżąca godzina, z możliwością zmiany). Przyczyna szkody Lista rozwijalna, z której można wybrać przyczynę szkody odpowiednią dla ubezpieczeń AC. Miejsce zdarzenia kraj Kraj, w którym zdarzenie miało miejsce. Miejsce zdarzenia Kod pocztowy miejscowości, w której kod pocztowy zdarzenie miało miejsce. Miejsce zdarzenia miejscowość Miejscowość, w której zdarzenie miało miejsce. Miejsce zdarzenia typ ulicy Lista rozwijalna, z której można wybrać typ ulicy przy której zdarzenie miało miejsce Miejsce zdarzenia ulica Ulica, przy której zdarzenie miało miejsce Miejsce zdarzenia Nr domu, przy którym zdarzenie miało nr domu Opis zdarzenia Opis uszkodzeń wymagane, minimalna liczba znaków to 20 wymagane, minimalna liczba znaków to 20 miejsce Krótki opis sytuacji, która doprowadziła do powstania szkody. Krótki opis uszkodzeń pojazdu poszkodowanego. Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapisz szkodę Przycisk dostępny jeśli wprowadzono Zakończenie rejestracji szkody. wymagane dane. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem Rejestracja szkody AC Poszkodowany Opis Etap rejestracji szkody AC, podczas którego podane są informacje na temat pojazdu poszkodowanego w wyniku szkody, oraz podmiotów z tym pojazdem powiązanych. Większość pól na formularzu jest niedostępna do edycji, a wartości które się w nich znajdują są automatycznie uzupełnione po wprowadzeniu poprawnego nr rejestracyjnego lub nr VIN pojazdu poszkodowanego, o ile ten znajduje się w bazie danych systemu KIS. Wskazany pojazd musi mieć również ważne ubezpieczenie AC w okresie powstania szkody. Jeśli rejestrujący będzie próbował zarejestrować szkodę do pojazdu, który nie jest w użytkowaniu spółki której jest koordynatorem, rejestracja nie będzie mogła być zakończona (rejestrujący poinformowany o tym zostanie stosownym komunikatem).

13 Rysunek 7 Zgłoszenie szkody AC - Poszkodowany

14 Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Czy pojazd wolnobieżny Pole zaznaczone w przypadku gdy poszkodowany jest pojazd specjalny (rodzaj pojazdu Inny). Nr rejestracyjny Nr VIN Kierujący pojazdem poszkodowanym Wymagane (zamiennie z nr VIN) Wymagane (zamiennie z nr rejestracyjnym) Nr rejestracyjny pojazdu poszkodowanego, na podstawie którego uzupełnione zostaną pozostałe dane na formularzu. Nr VIN pojazdu poszkodowanego, na podstawie którego uzupełnione zostaną pozostałe dane na formularzu. Sekcja w której należy wskazać czy znana jest osoba kierująca pojazdem poszkodowanym w momencie zdarzenia. Do wyboru są opcje: Określony, Nieokreślony lub Brak. Opcję Określony wybieramy wtedy gdy osoba kierującego jest znana, Nieokreślony wtedy gdy pojazd w momencie zdarzenia poruszał się, ale osoba kierującego nie jest znana, opcję Brak gdy pojazd znajdował się w postoju, nie było kierującego pojazdem. Jeśli kierujący pojazdem jest określony w sekcji poniżej można wprowadzić / wybrać jego dane. Kierującego pojazdem możemy wyszukać z listy dostępnych osób zarejestrowanych w systemie, lub zarejestrować nową osobę (patrz rozdział 8). Wskazana osoba musi mieć uzupełnione dane wymagane: Imię, Nazwisko, PESEL / REGON oraz dane adresowe. Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapisz szkodę Przycisk dostępny jeśli wprowadzono Zakończenie rejestracji szkody. wymagane dane. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem Rejestracja szkody AC Drugi uczestnik / sprawca Opis Etap rejestracji szkody AC podczas którego podane są informacje na temat pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy szkody, oraz podmiotów z tym pojazdem powiązanych.

15 Rysunek 8 Zgłoszenie szkody AC Drugi uczestnik / sprawca

16 Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Czy szkoda w wyniku kolizji z innym pojazdem Znaczenie pola spowoduje wyświetlenie formularza do rejestracji danych sprawcy / drugiego uczestnika. Czy pojazd wolnobieżny Pole zaznaczone w przypadku gdy drugim uczestnikiem / sprawcą jest pojazd specjalny (rodzaj pojazdu Inny). Nr rejestracyjny Nr rejestracyjny pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy. Nr VIN Nr VIN drugiego uczestnika / sprawcy. Marka pojazdu Marka pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy. Model Model pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy Rok produkcji Rok produkcji pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy Data pierwszej rejestracji Właściciel pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy Data pierwszej rejestracji pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy Właściciela pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy możemy wyszukać z listy dostępnych podmiotów zarejestrowanych w systemie, lub zarejestrować nowy Użytkownik pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy podmiot (patrz rozdział 8). Jeśli użytkownikiem pojazdu jest inny podmiot niż właściciel, zaznaczamy pole Inny i możemy wskazać użytkownika pojazdu. Użytkownika pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy możemy wyszukać z listy dostępnych podmiotów zarejestrowanych w systemie, lub Kierujący pojazdem drugiego uczestnika / sprawcy zarejestrować nowy podmiot (patrz rozdział 8). Sekcja w której należy wskazać czy znana jest osoba kierująca pojazdem drugiego uczestnika / sprawcy w momencie zdarzenia. Do wyboru są opcje Właściciel / Określony / Nieokreślony / Brak. Opcję Określony wybieramy wtedy gdy osoba kierującego jest znana i nie jest to właściciel pojazdu, nieokreślony wtedy gdy pojazd w momencie zdarzenia poruszał się, ale osoba kierującego nie jest znana, opcję brak gdy pojazd znajdował się w postoju, nie było kierującego pojazdem. Jeśli kierujący pojazdem jest określony w sekcji poniżej można wprowadzić / wybrać jego dane. Kierującego pojazdem możemy wyszukać z listy dostępnych osób

17 zarejestrowanych w systemie, lub zarejestrować nową osobę (patrz rozdział 8). Polisa drugiego uczestnika Nr polisy drugiego uczestnika sprawcy. / sprawcy nr polisy Polisa drugiego uczestnika Nazwa towarzystwa ubezpieczeniowego / sprawcy nazwa drugiego uczestnika / sprawcy. towarzystwa ubezpieczeniowego Data ważności polisy od Data początku obowiązywania polisy drugiego uczestnika / sprawcy Data ważności polisy do Data końca obowiązywania polisy drugiego uczestnika / sprawcy Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapisz szkodę Przycisk dostępny jeśli wprowadzono Zakończenie rejestracji szkody. wymagane dane. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem.

18 7.1.4 Rejestracja szkody AC Informacje dodatkowe Opis Etap rejestracji szkody AC podczas którego podane są dodatkowe informacje na temat szkody. Rysunek 9 Zgłoszenie szkody AC Informacje dodatkowe

19 Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Sposób likwidacji wymagane Lista rozwijalna, z której można wybrać sposób likwidacji szkody. Dostępne opcje: - oględziny ubezpieczyciela; - oględziny wykonywane przez warsztat; - samolikwidacja; - wycena ubezpieczyciela. Miejsce postoju pojazdu Pole w którym wpisany może być adres lub opis miejsca w którym po zdarzeniu znajduje się poszkodowany pojazd (np. parking i jego adres). Pytania dodatkowe Lista pytań dodatkowych powiązanych ze szkodą AC. Na każde z pytań możemy odpowiedzieć wybierając opcję Tak/Nie/Nie wiem, lub wpisując odpowiedź słownie. Lista podmiotów Sekcja, w której możemy dodać podmiot do szkody i wybrać rolę jaką w niej pełni. Rola w szkodzie Dane podmiotu wymagane przy dodawaniu podmiotu do szkody wymagane przy dodawaniu podmiotu do szkody W tej sekcji znajduje się formularz z danymi podmiotu oraz podsumowanie z listą wszystkich podmiotów dodanych do szkody. Lista rozwijalna, z której można wybrać rolę jaką pełni podmiot w szkodzie. Dostępne opcje to m.in: Policja, Świadek, Straż pożarna, Warsztat, Rzeczoznawca. Podmiot możemy wyszukać z listy dostępnych podmiotów zarejestrowanych w systemie lub zarejestrować nowy podmiot (patrz rozdział 8.). Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Wyczyść formularz Dodaj podmiot Przycisk dostępny jeśli wybrano rolę w szkodzie oraz wskazano podmiot. Czyści dane ostatnio wyszukanego podmiotu oraz wybraną rolę w szkodzie. Dodaje wybrany podmiot do listy podmiotów uczestniczących w szkodzie. Zapisz szkodę Anuluj Przycisk dostępny jeśli wprowadzono wymagane dane. Zakończenie rejestracji szkody. Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem.

20 7.1.5 Błędy na formularzu W przypadku gdy nie podano wymaganych danych lub pola formularza zawierają błędne dane przycisk Zapisz szkodę jest niedostępny. Informacja, które pola posiadają niepoprawne dane jest wyświetlana na dwa sposoby: a) przy nazwie zakładki, na której znajdują się niepoprawne dane zostaje wyświetlony czerwony krzyżyk. b) pod formularzem do zgłaszania szkody znajduje się podsumowanie wraz z krótkim opisem, które pola formularza są błędnie wypełnione.

21 7.2 Rejestracja nowej szkody OC Dostęp do funkcji możliwy jest po kliknięciu w ikonę ZGŁOŚ. Jeśli użytkownik posiada tylko prawo do zgłaszania szkody OC zostanie przeniesiony automatycznie. W przeciwnym wypadku należy określić rodzaj zgłaszanej szkody, klikając SZKODA OC. Opis Formularz służy do zgłoszenia szkody z tytułu ubezpieczenia OC. Został podzielony na sekcje odpowiadające konkretnym etapom zgłoszenia szkody Rejestracja szkody OC Informacje ogólne Opis Pierwszy etap rejestracji szkody OC to podanie informacji ogólnych dotyczących zdarzenia szkodowego, takich jak data i czas wystąpienia zdarzenia, miejsce zdarzenia, opis szkody i uszkodzeń.

22 Rysunek 10 Zgłoszenie szkody OC - Informacje ogólne Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Data powstania szkody wymagane Data wystąpienia zdarzenia szkodowego (domyślnie data bieżąca, z możliwością zmiany w kalendarzu). Czas powstania szkody wymagane Godzina wystąpienia zdarzenia (domyślnie bieżąca godzina, z możliwością zmiany). Przyczyna szkody Lista rozwijalna, z której można wybrać przyczynę szkody odpowiednia dla ubezpieczeń OC. Miejsce zdarzenia kraj Kraj w którym zdarzenie miało miejsce. Miejsce zdarzenia Kod pocztowy miejscowości w której kod pocztowy Miejsce zdarzenia miejscowość zdarzenie miało miejsce. Miejscowość w której zdarzenie miało miejsce.

23 Miejsce zdarzenia typ ulicy Miejsce zdarzenia ulica Miejsce zdarzenia nr domu Opis zdarzenia Opis uszkodzeń Miejsce postoju pojazdu wymagane, minimalna liczba znaków to 20 wymagane, minimalna liczba znaków to 20 Lista rozwijalna z której wybrany może być typ ulicy przy której zdarzenie miało miejsce Ulica przy której zdarzenie miało miejsce Nr domu przy którym zdarzenie miało miejsce Krótki opis sytuacji, która doprowadziła do powstania szkody. Krótki opis uszkodzeń pojazdu poszkodowanego. Pole w którym wpisany może być adres lub opis miejsca w którym po zdarzeniu znajduje się poszkodowany pojazd (np. parking i jego adres). Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapisz szkodę Przycisk dostępny jeśli wprowadzono Zakończenie rejestracji szkody. wymagane dane. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem Rejestracja szkody OC Drugi uczestnik / sprawca Opis Etap rejestracji szkody OC podczas którego podane są informacje na temat pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy szkody, oraz podmiotów z tym pojazdem powiązanych. Większość pół na formularzu jest nie dostępna do edycji, a wartości, które się w nich znajdują są automatycznie uzupełnione po wprowadzeniu poprawnego nr rejestracyjnego lub nr VIN pojazdu poszkodowanego, o ile ten znajduje się w bazie danych systemu KIS. Jeśli rejestrujący będzie próbował zarejestrować szkodę do pojazdu, który nie jest w użytkowaniu spółki której jest koordynatorem, rejestracja nie będzie mogła być zakończona (rejestrujący poinformowany o tym zostanie stosownym komunikatem).

24 Rysunek 11 Zgłoszenie szkody OC Drugi uczestnik / sprawca

25 Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Czy pojazd wolnobieżny Pole zaznaczone w przypadku gdy drugim uczestnikiem / sprawcą jest pojazd specjalny (rodzaj pojazdu Inny). Nr rejestracyjny Wymagane Nr rejestracyjny pojazdu drugiego (zamiennie z nr VIN) uczestnika / sprawcy, na podstawie którego uzupełnione zostaną pozostałe dane na Nr VIN Kierujący pojazdem poszkodowanym Wymagane (zamiennie z nr rejestracyjnym) formularzu. Nr VIN pojazdu drugiego uczestnika / sprawcy, na podstawie którego uzupełnione zostaną pozostałe dane na formularzu. Sekcja w której należy wskazać czy znana jest osoba kierująca pojazdem drugiego uczestnika / sprawcy w momencie zdarzenia. Do wyboru są opcje Określony / Nieokreślony / Brak. Opcję Określony wybieramy wtedy gdy osoba kierującego jest znana, nieokreślony wtedy gdy pojazd w momencie zdarzenia poruszał się, ale osoba kierującego nie jest znana, opcję brak gdy pojazd znajdował się w postoju, nie było kierującego pojazdem. Jeśli kierujący pojazdem jest określony w sekcji poniżej można wprowadzić / wybrać jego dane. Kierującego pojazdem możemy wyszukać z listy dostępnych osób zarejestrowanych w systemie, lub zarejestrować nową osobę (patrz rozdział 8). Wybrana osoba musi mieć wypełnione pola wymagane: Imię, Nazwisko, PESEL / REGON oraz dane adresowe. Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapisz szkodę Przycisk dostępny jeśli wprowadzono Zakończenie rejestracji szkody. wymagane dane. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem Rejestracja szkody OC Poszkodowany Opis Etap rejestracji szkody OC podczas którego podane są informacje na temat przedmiotu szkody lub pojazdu poszkodowanego w wyniku szkody, oraz podmiotów z tym pojazdem powiązanych.

26 Rysunek 12 Zgłoszenie szkody OC Poszkodowany (szkoda w wyniku kolizji z innym pojazdem)

27 Rysunek 13 Zgłoszenie szkody OC Poszkodowany (szkoda w wyniku z innym obiektem) Opis pól na formularzu (w przypadku kolizji z innym pojazdem) Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Czy szkoda w wyniku kolizji z innym pojazdem Pole należy zaznaczyć jeśli szkoda wynikła z powodu kolizji z innym pojazdem. Czy pojazd wolnobieżny Pole zaznaczone w przypadku gdy poszkodowany jest pojazd specjalny (rodzaj pojazdu Inny). Nr rejestracyjny Nr rejestracyjny pojazdu poszkodowanego. Nr VIN Nr VIN pojazdu poszkodowanego. Rodzaj pojazdu Rodzaj pojazdu poszkodowanego. Marka pojazdu Marka pojazdu poszkodowanego. Model Model pojazdu poszkodowanego. Rok produkcji Rok produkcji pojazdu poszkodowanego. Data pierwszej rejestracji Data pierwszej rejestracji pojazdu poszkodowanego Pojemność silnika Liczba miejsc Ładowność Właściciel pojazdu poszkodowanego Właściciela pojazdu poszkodowanego możemy wyszukać z listy dostępnych podmiotów zarejestrowanych w systemie, lub zarejestrować nowy podmiot

28 Użytkownik pojazdu poszkodowanego (patrz rozdział 8). Jeśli użytkownikiem pojazdu jest inny podmiot niż właściciel, zaznaczamy pole Inny i możemy wskazać użytkownika pojazdu. Użytkownika pojazdu poszkodowanego możemy wyszukać z listy dostępnych podmiotów zarejestrowanych w systemie, lub zarejestrować nowy Kierujący pojazdem poszkodowanym podmiot (patrz rozdział 8). Sekcja w której należy wskazać czy znana jest osoba kierująca pojazdem poszkodowanym w momencie zdarzenia. Do wyboru są opcje Właściciel / Określony / Nieokreślony / Brak. Opcję Określony wybieramy wtedy gdy osoba kierującego jest znana i nie jest to właściciel pojazdu, nieokreślony wtedy gdy pojazd w momencie zdarzenia poruszał się, ale osoba kierującego nie jest znana, opcję brak gdy pojazd znajdował się w postoju, nie było kierującego pojazdem. Jeśli kierujący pojazdem jest określony w sekcji poniżej można wprowadzić / wybrać jego dane. Kierującego pojazdem możemy wyszukać z listy dostępnych osób zarejestrowanych w systemie, lub zarejestrować nową osobę (patrz rozdział 8). Polisa poszkodowanego Nr polisy poszkodowanego. Polisa poszkodowanego Nazwa towarzystwa ubezpieczeniowego nazwa towarzystwa poszkodowanego. ubezpieczeniowego Data ważności polisy od Data początku obowiązywanie polisy poszkodowanego Data ważności polisy do Data końca obowiązywanie polisy poszkodowanego

29 Opis pól na formularzu (w przypadku kolizji z innym obiektem) Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Czy szkoda w wyniku kolizji z innym pojazdem Pole należy zaznaczyć jeśli szkoda wynikła z powodu kolizji z innym pojazdem. Atrybut 1 Pole w którym można umieścić krótki opis przedmiotu szkody. Atrybut 2 Pole w którym można umieścić krótki opis przedmiotu szkody. Atrybut 3 Pole w którym można umieścić krótki opis przedmiotu szkody. Dane poszkodowanego Poszkodowanego możemy wyszukać z listy dostępnych podmiotów zarejestrowanych w systemie, lub zarejestrować nowy podmiot (patrz rozdział 8). Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapisz szkodę Przycisk dostępny jeśli wprowadzono Zakończenie rejestracji szkody. wymagane dane. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem.

30 7.2.4 Rejestracja szkody OC Informacje dodatkowe Opis Etap rejestracji szkody OC podczas którego podane są dodatkowe informacje na temat szkody. Rysunek 14 Zgłoszenie szkody OC Informacje dodatkowe

31 Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Sposób likwidacji wymagane Lista rozwijalna, z której można wybrać sposób likwidacji szkody. Dostępne opcje: - oględziny ubezpieczyciela; - oględziny wykonywane przez warsztat; - samolikwidacja; - wycena ubezpieczyciela. Miejsce postoju pojazdu Pole w którym wpisany może być adres lub opis miejsca w którym po zdarzeniu znajduje się poszkodowany pojazd (np. parking i jego adres). Pytania dodatkowe Lista pytań dodatkowych powiązanych ze szkodą OC. Na każde z pytań możemy odpowiedzieć wybierając opcję Tak/Nie/Nie wiem, lub wpisując odpowiedź słownie. Lista podmiotów Sekcja, w której możemy dodać podmiot do szkody i wybrać rolę jaką w niej pełni. Rola w szkodzie Dane podmiotu wymagane przy dodawaniu podmiotu do szkody wymagane przy dodawaniu podmiotu do szkody W tej sekcji znajduje się formularz z danymi podmiotu oraz podsumowanie z listą wszystkich podmiotów dodanych do szkody. Lista rozwijalna, z której można wybrać rolę jaką pełni podmiot w szkodzie. Dostępne opcje to m.in: Policja, Świadek, Straż pożarna, Warsztat, Rzeczoznawca. Podmiot możemy wyszukać z listy dostępnych podmiotów zarejestrowanych w systemie lub zarejestrować nowy podmiot (patrz rozdział 8.). Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Wyczyść formularz Dodaj podmiot Przycisk dostępny jeśli wybrano rolę w szkodzie oraz wskazano podmiot. Czyści dane ostatnio wyszukanego podmiotu oraz wybraną rolę w szkodzie. Dodaje wybrany podmiot do listy podmiotów uczestniczących w szkodzie. Zapisz szkodę Anuluj Przycisk dostępny jeśli wprowadzono wymagane dane. Zakończenie rejestracji szkody. Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem.

32 7.2.5 Błędy na formularzu W przypadku gdy nie podano wymaganych danych lub pola formularza zawierają błędne dane przycisk Zapisz szkodę jest niedostępny. Informacja, które pola posiadają niepoprawne dane jest wyświetlana na dwa sposoby: c) przy nazwie zakładki, na której znajdują się niepoprawne dane zostaje wyświetlony czerwony krzyżyk. d) pod formularzem do zgłaszania szkody znajduje się podsumowanie wraz z krótkim opisem, które pola formularza są błędnie wypełnione.

33 7.3 Wyszukiwanie szkód (przeglądanie zarejestrowanych danych) Dostęp do funkcji możliwy jest po kliknięciu w ikonę SZUKAJ w module SZKODY. Opis Ekran służy do przeglądania informacji o zarejestrowanych szkodach z możliwością wyszukiwania konkretnych danych. Głównymi funkcjami modułu jest możliwość podglądu aktualnego stanu szkody, oraz dodawanie załączników / dokumentów wymaganych przy szkodzie. Przy każdym rekordzie szkody zaprezentowany jest jej status. Szkoda może być w jednym z poniższych statusów: - zgłoszona szkoda zarejestrowana, nie obsłużona jeszcze przez PG TUW; - likwidowana szkoda w trakcie procesu likwidacji (nie wydano jeszcze decyzji); - zlikwidowana częściowa wydano decyzję o wypłacie roszczeń do części przedmiotów szkody, lub dokonano zaliczkowej wypłaty roszczenia; - zlikwidowana wypłacona - wypłacono roszczenia do wszystkich przedmiotów szkody; - odmówiona odmówiono wypłaty roszczeń (decyzja odmowna); - rezygnacja zgłaszający odstąpił od roszczeń; - anulowana szkoda anulowana (np. błędnie zgłoszona); - proces sądowy toczy się sprawa sądowa dotycząca danej szkody; - przekazana do innego ZU szkoda przekazana do innego zakładu ubezpieczeniowego. Rysunek 15 Wyszukiwanie szkody

34 Spółka Nazwa Pola Dane szkody numer szkody Dane szkody numer polisy Dane szkody data zgł. od Dane szkody data zgł. do Dane szkody data szk. od Dane szkody data szk. do Dane szkody - status Dane szkody typ ubezpieczenia Dane pojazdu nr rejestracyjny Dane pojazdu nr VIN Dane pojazdu rodzaj Dane pojazdu marka Dane pojazdu model Dane uczestników imię Dane uczestników nazwisko Dane uczestników - PESEL/REGON Dane uczestników NIP Dane uczestników kod pocztowy Dane uczestników miejscowość Dane uczestników ulica Dane uczestników nr domu Dane uczestników nr lokalu Opis kryteriów wyszukiwania Uwagi (opis) Lista rozwijalna, z której można wybrać spółkę której szkody użytkownik chce przeglądać. Jeśli użytkownik będzie koordynatorem tylko jednej spółki, pole jest uzupełnione automatycznie. Wartość musi być wybrana aby wyświetlić w tabeli jakiekolwiek szkody Pole daje możliwość wyszukania konkretnej szkody wg jej numeru. Pole daje możliwość odfiltrowania szkód wg numeru polisy. Pola umożlwiające odfiltrowanie szkód wg określonego okresu zgłoszenia szkody. Pola umożlwiające odfiltrowanie szkód wg określonego okresu powstania szkody. Pole umożliwia odfiltrowanie szkód o określonym statusie. Możliwości odfiltrowania szkód zgłoszonych do konkretnego ryzyka. Pola umożliwiające odfiltrowanie szkód zgłoszonych do konkretnego pojazdu, lub pojazdów określonego rodzaju (osobowe, ciężarowe, inne), lub określonej marki / modelu. Pola umożliwiające odfiltrowanie szkód powiązanych z konkretną osobą / podmiotem. W tabeli przy każdym rekordzie wyszukanej szkody w kolumnie akcje, znajduje się przycisk z poziomu którego są dostępne dodatkowe funkcje. Opis akcji dodatkowych Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Szczegóły Podgląd danych zarejestrowanej szkody bez możliwości edycji. Moduł umożliwiający przesłanie Dokumenty / Załączniki elektronicznych wersji dokumentów wymaganych podczas zgłoszenia szkody. Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Powrót Wraca do menu głównego modułu SZKODY.

35 8 Raporty 8.1 Przeglądanie zarejestrowanych raportów Dostęp do funkcji jest możliwy z modułu RAPORTY. Opis Ta część systemu umożliwia przeglądanie i pobieranie wygenerowanych raportów oraz zgłaszanie nowych raportów według zadanych kryteriów. W zależności od posiadanych uprawnień użytkownik ma możliwość zlecenia dwóch rodzajów raportów: P09 raport dotyczący ubezpieczonych pojazdów zarejestrowanych w systemie, z możliwością wybrania spółek, typów ubezpieczenia i daty ważności danych, S09 raport dotyczący zgłoszonych szkód, z możliwością wybrania spółek i daty powstania szkody. W górnej części ekranu w sekcji Dodawanie raportu, po dokonaniu wyboru rodzaju raportu można przejść do formularza rejestracji nowego raportu. Dolna część ekranu prezentuje najważniejsze dane raportów zgłoszonych wcześniej przez zalogowanego użytkownika. Są to: data zgłoszenia, jego nazwa oraz status. Status może przyjmować wartości: Zlecony, Wykonywany, Gotowy, Błąd lub Anulowany. W kolumnie Akcja po poprawnym przetworzeniu raportu będzie udostępniona możliwość jego pobrania. Rysunek 16 Przeglądanie zgłoszonych raportów

36 Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zleć raport Pobierz raport Powrót Po wybraniu rodzaju raportu Po wygenerowaniu raportu Umożliwia przejście do formularza, z poziomu którego możliwe jest dodawanie nowego raportu. Umożliwia pobranie gotowego raportu w formacie xlsx. Powrót do poprzedniego formularza. 8.2 Rejestracja nowego raportu Rejestracja nowego raportu jest możliwa z poziomu ekranu do przeglądania raportów. W sekcji Dodawanie raportu należy wybrać rodzaj raportu, a następnie kliknąć przycisk Zleć raport. Użytkownik zostanie przekierowany na formularz, na którym będzie musiał wprowadzić zakres danych raportu. Po poprawnym zarejestrowaniu raportu w ciągu kilku minut będzie gotowy do pobrania. 8.3 Rejestracja raportu S09 Rysunek 17 Formularz dodawania raportu S09

37 Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) Data od wymagane Minimalna data powstania szkody Data do Wymagane Maksymalna data powstania szkody Spółki wymagane Lista rozwijalna, z której można wybrać spółki, które mają być uwzględnione w raporcie Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapis wprowadzonych danych i dodanie Zleć raport raportu do listy oczekujących na wygenerowanie. Zakończenie pracy z formularzem bez Anuluj zapisywania danych i powrót do poprzedniego ekranu.

38 9 Podmioty 9.1 Rejestracja nowego podmiotu Dostęp do funkcji możliwy jest z poziomu formularza do rejestracji pojazdu lub szkody. Opis Formularz służy do rejestracji podmiotu powiązanego z pojazdem lub szkodą. Podmiotem może być osoba fizyczna lub firma czyli podmiot instytucjonalny. Rysunek 16 Rejestracja podmiotu Opis pól na formularzu Nazwa Pola Wymagalność Uwagi (opis) wymagane Rodzaj podmiotu: fizyczny / instytucjonalny Rodzaj podmiotu: krajowy / zagraniczny Płeć Data urodzenia Należy wskazać czy rejestrowany podmiot jest fizyczny (osoba), czy instytucjonalny (firma). wymagane Należy wskazać czy podmiot jest zarejestrowany w Polsce czy zagranicą. Jeśli wybrano podmiot fizyczny, można określić płeć osoby. Jeśli wybrano podmiot fizyczny, można określić datę urodzenia osoby. Nazwisko wymagane Jeśli wybrano podmiot fizyczny, można określić nazwisko osoby. Imię wymagane Jeśli wybrano podmiot fizyczny, można określić imię osoby. Nazwa wymagane Jeśli wybrano podmiot instytucjonalny, można określić nazwę firmy. Nazwa c.d. Jeśli wybrano podmiot instytucjonalny, i nazwa firmy nie zmieściła się w polu nazwa

39 PESEL / REGON NIP Od ilu lat posiada uprawnienia do kierowania pojazdem Dane adresowe kraj Dane adresowe kod pocztowy Dane adresowe - poczta Dane adresowe miejscowość Dane adresowe typ ulicy Dane adresowe ulica Dane adresowe nr domu Dane adresowe nr lokalu Dane kontaktowe Dane kontaktowe nr telefonu Dane kontaktowe nr telefonu komórkowego Dane dokumentów nazwa dokumentu Dane dokumentów numer dokumentu Dane konta nr konta Dane konta nazwa banku Pola oznaczone gwiazdką są wymagane, jeśli dodajemy podmiot przy sprzedaży / zmianie właściciela lub zgłaszaniu szkody można dopisać ciąg dalszy. W przypadku podmiotu fizycznego pole do wpisania nr PESEL, a w przypadku podmiotu instytucjonalnego nr REGON. Pole w którym można wpisać nr NIP. Jeśli rejestracja podmiotu przy sprzedaży / zmianie właściciela oraz wybrano podmiot fizyczny, można określić ile lat nowy nabywca posiada uprawnienia do kierowania pojazdem. Pola do wpisania adresu podmiotu. kontaktowy podmiotu Nr telefonu (stacjonarnego) Nr telefonu komórkowego Jeśli wybrano podmiot fizyczny w pola można wpisać rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Nr konta bankowego podmiotu Nazwa banku w którym podmiot ma konto Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zapisz Zapis wprowadzonych wartości do rejestru podmiotów, oraz wybranie do poprzedniego formularza. Anuluj Anuluje zapis i kończy pracę z formularzem.

40 9.2 Wyszukiwanie podmiotu Dostęp do funkcji możliwy jest z poziomu formularza do rejestracji pojazdu lub szkody. Opis Formularz służy do wyszukania i wyboru podmiotu wcześniej zarejestrowanego w systemie. Rysunek 17 Wyszukiwanie podmiotu Nazwa Pola Imię Nazwisko / nazwa firmy PESEL / REGON NIP Kod pocztowy Miejscowość Ulica Nr domu Nr lokalu Opis kryteriów wyszukiwania Uwagi (opis) Imię wyszukiwanego podmiotu. Nazwisko / nazwa podmiotu wyszukiwanego. Nr PESEL lub nr REGON wyszukiwanego podmiotu. Nr NIP wyszukiwanego podmiotu. Pola służące do wyszukiwania podmiotu wg jego adresu. Aby wybrać podmiot należy kliknąć odpowiedni rekord. Nazwa Przycisku Dostępność Uwagi (opis) Zamknij Wraca do poprzedniego formularza

41 10 Załączniki 10.1 Przeglądanie i załączanie dokumentów Dostęp do funkcji możliwy jest po wybraniu opcji Dokumenty / Załączniki z menu Akcje w module Wyszukiwanie szkód lub Wyszukiwanie pojazdów. Rysunek 18 Dostęp do załączników Opis Ekran służy do przeglądania plików załączonych oraz przesyłania plików / elektronicznych wersji dokumentów wymaganych do pojazdów / szkody. Aby dodać dokument najpierw należy w sekcji Dodawanie dokumentów określić rodzaj załączanego pliku (wybór z listy rozwijalnej Rodzaj dokumentu), a następnie kliknąć Dodaj dokument. W celu załączenia pliku należy odszukać dodany dokument na liście, a następnie wybrać akcję Dołącz plik. W nowo otwartym oknie należy wskazać plik, który powinien zostać załączony i potwierdzić tą akcję. Po chwili plik zostanie przesłany i wskazany dokument zmieni Status na Przesłany. Dokumenty mogą przyjmować jeden z trzech statusów: - rejestrowany dokument został zarejestrowany, ale nie został fizycznie załączony; - przesłany - dokument został wysłany do PG TUW (elektronicznie lub pocztą konwencjonalną); - otrzymany potwierdzono otrzymanie dokumentu w PG TUW. Rysunek 19 Przeglądanie załączników

42 10.2 Załączanie wielu zdjęć W chwili obecnej system nie daje możliwości załączania wielu plików (zdjęć) za jednym razem. W przypadku dołączania dokumentacji zdjęciowej polecamy stworzenie dokumentu w formacie pdf lub doc zawierającego wszystkie zdjęcia. Utworzenie takiego pliku nie jest skomplikowane i składa się z następujących kroków (na przykładzie MS Word): 1. Utworzenie pustego dokumentu w programie MS Word (Menu Plik -> Nowy) 2. Dołączenie plików zdjęć (Menu Wstawianie -> Obrazy, wskazanie plików na dysku) Rysunek 20 Wstawianie obrazów Rysunek 21 Wstawianie obrazów c.d.

43 3. Zapisanie dokumentu w formacie pdf (Menu Plik -> Eksportuj / Udostępnij -> Utwórz plik PDF). Rysunek 22 Zapis dokumentu w formacie PDF