Oświadczenie dotyczące globalnych praktyk biznesowych firmy Viacom

Transkrypt

1 Oświadczenie dotyczące globalnych praktyk biznesowych firmy Viacom 1

2 2

3 Spis treści Wiadomość od przewodniczącego rady nadzorczej i dyrektora generalnego 4 Zrozumienie Oświadczenia i jego wykorzystywanie 6 Przestrzeganie przepisów prawa, zasad i regulacji 8 Unikanie konfliktów interesów i ingerencji 9 Poufność, transakcje papierami wartościowymi i równy dostęp do informacji 13 Wypowiadanie się na forum publicznym 16 Księgowość finansowa, autoryzacje, płatności, prowadzenie dokumentacji i sprawozdawczość 19 Różnorodność i tolerancja 21 Promowanie miejsca pracy wolnego od molestowania 22 Działalność biznesowa o zasięgu międzynarodowym 24 Promowanie uczciwego handlu i aktywnej konkurencji 27 Odpowiedzialna komunikacja za pośrednictwem mediów społecznościowych 33 Ochrona i wykorzystywanie zasobów firmy Viacom 35 Systemy informatyczne i komunikacja elektroniczna 36 Prywatność, bezpieczeństwo danych i ochrona informacji 38 Poszanowanie prawa własności intelektualnej. 40 Zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona środowiska 42 Wsparcie organizacji politycznych 43 Implementacja Oświadczenia dotyczącego globalnych praktyk biznesowych firmy Viacom 45 3

4 Wiadomość od przewodniczącego rady nadzorczej i dyrektora generalnego Szanowni Państwo! Pracownicy firmy Viacom na całym świecie zajmują różne stanowiska, pochodzą z wielu środowisk i posługują się dziesiątkami języków. Mimo to łączą nas dwie rzeczy przynależność do kreatywnej społeczności firmy Viacom oraz podejście do biznesu oparte na szanowaniu naszych współpracowników, klientów i dostawców. Wszyscy też mamy obowiązek postępować uczciwie i etycznie. Jest to równie ważne, jak nasze zaangażowanie w tworzenie znakomitych treści. Oświadczenie dotyczące globalnych praktyk biznesowych firmy Viacom potwierdza nasze zaangażowanie w utrzymanie najwyższych standardów postępowania i jest pomocne w codziennej pracy. Wprawdzie Oświadczenie odnosi się do wielu różnorodnych sytuacji, jednak na pewno będą się pojawiać nowe scenariusze. Od nas wszystkich oczekuje się postępowania opartego na właściwym osądzie i z poczuciem tego, co słuszne i etyczne. W przypadku jakichkolwiek pytań zawsze można uzyskać pomoc odpowiedniego doradcy ds. przestrzegania przepisów. Należy uważnie przeczytać Oświadczenie i zrozumieć jego sens oraz cel. Zrozumienie i przestrzeganie postanowień Oświadczenia ma kluczowe znaczenie dla stworzenia środowiska pracy sprzyjającego odnoszeniu sukcesów, w którym liczą się uczciwość i szacunek dla innych. Prosimy również o przystąpienie do kursu zamieszczonego w witrynie internetowej ze szkoleniami dotyczącymi zasad uczciwego postępowania w biznesie obowiązujących w firmie Viacom ( Dziękujemy za niezmienne zaangażowanie w ustanawianie najwyższych standardów etycznych. Z poważaniem 4 Sumner M. Redstone Przewodniczący rady nadzorczej i założyciel firmy Philippe P. Dauman Prezes i dyrektor generalny

5 5

6 Zrozumienie Oświadczenia i jego wykorzystywanie Cel Oświadczenia Oświadczenie dotyczące globalnych praktyk biznesowych firmy Viacom wskazuje oczekiwania w zakresie podejmowania decyzji i postępowania, które mają zastosowanie do wszystkich pracowników i członków zarządu Viacom Inc. W pewnych okolicznościach podlegają mu również inne osoby, np. niektórzy podwykonawcy lub przedstawiciele działający w imieniu Oddziału. Oświadczenie wyraża dążenie firmy Viacom do przestrzegania zasad etycznego postępowania, zgodnie z obowiązującymi przepisami w każdym miejscu, w którym prowadzimy działalność. Odgrywa również rolę praktycznego zasobu w kwestiach etyki i przestrzegania przepisów prawa, stanowiąc źródło wskazówek i informacji pomagających postępować zawsze we właściwy sposób. Zawiera ogólny przegląd zasad przyjętych w Oddziale w odniesieniu do różnych poruszonych tematów. Zdolność do zdobywania i utrzymania zaufania ze strony naszych interesariuszy, zachowanie naszego dobrego imienia oraz osiąganie długofalowych sukcesów biznesowych stanowią podstawę działania naszej firmy. Poprzez przestrzeganie postanowień tego Oświadczenia przyczynisz się do budowania naszej kultury uczciwości i poszanowania prawa. Podstawę wielu zapisów Oświadczenia stanowią przepisy prawa, rozporządzenia administracyjne oraz regulacje obowiązujące wszystkich pracowników i członków kadry zarządzającej Viacom we wszystkich krajach, w których prowadzimy działalność. Kolejne zasady odzwierciedlają determinację Viacom w budowaniu kultury przestrzegania prawa i zasad etyki w miejscu pracy, co pozwoli wyeliminować jakiekolwiek przejawy dyskryminacji i molestowania, a także przysłuży się do realizacji celów biznesowych. Uważnie przeczytaj Oświadczenie i przeanalizuj treść każdego rozdziału. Odbędziesz szkolenie internetowe, które przybliży treść różnych zapisów i powiązanych z nimi zasad. Otrzymasz też monit o potwierdzenie rozumienia treści Oświadczenia i właściwe przekazanie określonych informacji. Zgłaszanie problemów i zapobieganie działaniom odwetowym Wszyscy indywidualnie i zbiorowo mamy obowiązek budowania kultury etyki i przestrzegania właściwych przepisów prawa. O ile jednoznacznie nie zakazują tego przepisy prawa w kraju, w którym pracujesz, obejmuje to m.in. obowiązek bezzwłocznego zgłaszania wszelkich naruszeń zasad lub reguł, o których uzyskasz wiedzę. Informacje o dostępnych opcjach zgłaszania naruszeń znajdują się w rozdziale Procedury składania doniesień przez pracowników na str. 47 tego Oświadczenia. Viacom nie toleruje podejmowania żadnych kroków odwetowych wobec osób, które w dobrej wierze zgłaszają faktyczne lub domniemane przypadki naruszenia postanowień Oświadczenia. 6

7 Zadawanie pytań Jeśli masz pytanie lub potrzebujesz dodatkowych wskazówek dotyczących tematów omówionych w Oświadczeniu albo ogólnie przestrzegania przepisów, skonsultuj się z przełożonym, przedstawicielem działu kadr lub doradcą ds. przestrzegania przepisów. Jeśli jesteś dyrektorem, zwróć się do sekretarza firmy Viacom. Specjalny zakres obowiązków menedżerów i kierowników Przestrzeganie zapisów Oświadczenia i postępowanie zgodnie z wartościami obowiązującymi w firmie Viacom pomoże nam skuteczniej realizować cele biznesowe. Dlatego jest to obowiązek nas wszystkich. Menedżerowie i kierownicy muszą dawać przykład zachowań, jakich oczekujemy od wszystkich osób w firmie Viacom, oraz promować budowaną kulturę uczciwości. Jeśli jesteś kierownikiem lub menedżerem, do Twoich obowiązków należy: Promowanie kultury uczciwości i przestrzegania przepisów przez osobiste przywództwo będące przykładem najwyższych standardów etycznych i jakości w codziennej pracy. Znajomość przepisów prawa, regulacji, zasad, procedur i procesów mających zastosowanie na zajmowanym stanowisku. Przewodzenie zespołowi i wspieranie go przez zagwarantowanie, iż posiada on wiedzę, przeszkolenie i zasoby niezbędne do przestrzegania przepisów prawa i postanowień tego Oświadczenia. Widoczne i aktywne zaangażowanie w kwestie etyki i przestrzegania przepisów. Właściwy nadzór nad pracownikami poprzez dopilnowanie, aby przestrzegali oni przepisów prawa, zapisów tego Oświadczenia oraz zasad i procedur obowiązujących w firmie Viacom. Odpowiadanie na pytania dotyczące etyki i przestrzegania przepisów (w razie potrzeby z pomocą osób na wyższych szczeblach firmowej struktury lub działu prawnego). Dbałość, aby wszelkie faktyczne lub potencjalne naruszenia Oświadczenia były bezzwłocznie rozwiązywane lub przekazywane na wyższe szczeble. Oświadczenie a zasady obowiązujące w Oddziale Niniejsze Oświadczenie zastępuje wszelkie wcześniejsze wersje Oświadczenia dotyczącego praktyk biznesowych firmy Viacom. Czasami firma Viacom stosuje bardziej szczegółowe zasady lub uzgodnienia kontraktowe odnoszące się do wybranych kwestii poruszonych w Oświadczeniu. W takich sytuacjach mogą również obowiązywać bardziej szczegółowe reguły. Jeśli są one nowsze, mogą mieć pierwszeństwo. W razie faktycznego lub domniemanego konfliktu między dokumentami o ich priorytecie decydują radca prawny, dyrektor ds. przestrzegania przepisów i dyrektor ds. kontroli wewnętrznej w firmie Viacom Inc. Jeśli masz pytania dotyczące tych zasad albo chcesz zapoznać się z innymi zasadami obowiązującymi w firmie Viacom, skonsultuj się z przełożonym, przedstawicielem działu kadr, doradcą ds. przestrzegania przepisów lub prawnikiem w dziale prawnym swojego Oddziału. Jeśli jesteś dyrektorem, zwróć się do sekretarza firmy Viacom. Zdolność do zdobywania i utrzymania zaufania ze strony naszych interesariuszy, zachowanie naszego dobrego imienia oraz osiąganie długofalowych sukcesów biznesowych stanowią podstawę działania naszej firmy. Poprzez przestrzeganie postanowień tego Oświadczenia przyczynisz się do budowania naszej kultury uczciwości i poszanowania prawa. 7

8 Przestrzeganie przepisów prawa, zasad i regulacji Oświadczenie dotyczące globalnych praktyk biznesowych firmy Viacom potwierdza naszą determinację w postępowaniu zgodnie z najwyższymi standardami etycznymi, które opierają się na przestrzeganiu zarówno litery, jak i ducha przepisów prawa. We wszystkich działaniach biznesowych zawsze musimy się kierować rzetelnością, uczciwością i rozwagą. To Oświadczenie potwierdza naszą wolę przestrzegania tych standardów. Oświadczenie odnosi się do wielu różnych sytuacji biznesowych, jednak nie jest w stanie uwzględnić wszystkich scenariuszy. W ostatecznym rozrachunku Viacom powierza ocenę słuszności i etyczności działań dobrej wierze oraz roztropności swoich pracowników i dyrektorów. Od każdego z nas oczekuje się rozsądnych zachowań. Poza obowiązkiem przestrzegania przepisów prawa ustanowionych w państwach, w których działamy, musimy postępować zgodnie z ustawodawstwem obowiązującym w Stanach Zjednoczonych Ameryki Północnej mającym zastosowanie do naszych operacji poza USA. Obowiązkiem wszystkich jest znać przepisy właściwe dla zajmowanych przez nas stanowisk. Musimy na tyle dobrze poruszać się w otoczeniu prawnym, w którym działamy, aby wiedzieć, kiedy szukać wsparcia u przełożonego, przedstawiciela działu kadr lub innych kompetentnych osób. 8

9 Unikanie konfliktów interesów i ingerencji Prowadząc działania w imieniu firmy Viacom, musimy zawsze postępować zgodnie z najlepiej pojętymi interesami Viacom. Musimy unikać wszelkich konfliktów między interesami firmy Viacom a Twoimi prywatnymi interesami lub relacjami. Co to jest konflikt interesów? Konflikt interesów występuje wtedy, gdy nasze osobiste interesy kolidują lub wydaje się, że kolidują z naszą zdolnością do działania zgodnie z tym, co najlepsze dla firmy Viacom. Konflikt interesów może być faktyczny lub hipotetyczny. Wpływa na nasz osąd lub motywację do postępowania w sposób najlepszy z punktu widzenia Viacom. Nawet podejrzenie o wystąpienie konfliktu interesów może spowodować obniżenie prestiżu firmy w oczach współpracowników, klientów, dostawców, odbiorców i opinii publicznej. Nie jest technicznie możliwe wynotowanie wszystkich rodzajów konfliktów interesów, z jakimi możemy się zetknąć, niemniej istnieje pewien zbiór typowych okoliczności i sposobów postępowania w razie ich wystąpienia. Przykłady potencjalnych konfliktów interesów: Praca na rzecz lub otrzymywanie wynagrodzenia od klienta, dostawcy lub konkurenta Viacom lub analityka zajmującego się firmą Viacom albo branżą. Nawiązanie współpracy z dostawcą, w przypadku którego właścicielem lub członkiem kadry kierowniczej jest krewny. Odniesienie osobistej finansowej korzyści z transakcji zawartej przez firmę Viacom. Przyjęcie prezentu od dostawcy z naruszeniem polityki Oddziału. Nieobecność przy stanowisku ze względu na inną pracę. Każdy z nas ma obowiązek niezwłocznie ujawnić firmie Viacom na piśmie wszelkie potencjalne lub faktyczne konflikty interesów za pośrednictwem Formularza certyfikacji pracownika i dyrektora umieszczonego w witrynie szkoleń internetowych firmy Viacom (dostępnej przez firmowy intranet). Przekazywane przez nas informacje musimy również aktualizować i wysyłać ponownie po każdorazowej zmianie okoliczności. Viacom analizuje każdy zgłoszony potencjalny konflikt interesów w celu oceny ryzyka jego ewentualnego wpływu na ocenę działania pracownika. W razie stwierdzenia znacznego ryzyka Viacom ustali, jakie czynności ma podjąć pracownik lub firma. 9

10 Nawet podejrzenie o wystąpienie konfliktu interesów może spowodować obniżenie prestiżu firmy w oczach współpracowników, klientów, dostawców, odbiorców i opinii publicznej. Reguły dotyczące krewnych będą zależały od posiadanej przez nas wiedzy na temat sytuacji właściwych przepisów prawa. Viacom nie oczekuje np. że pracownicy będą wiedzieli o wszystkich inwestycjach i relacjach biznesowych swoich dorosłych braci lub sióstr, jednak nie należy świadomie unikać takich informacji. Oto przykład, jak w firmie Viacom przebiega proces ujawniania określonych informacji i ich przetwarzania: Załóżmy, że Twój mąż jest właścicielem firmy, która dostarcza produkty lub świadczy usługi firmie Viacom. Ten potencjalny konflikt interesów należy ujawnić. Jeżeli do Twoich obowiązków nie należy podejmowanie decyzji mających związek ze współpracą z danym dostawcą, weryfikacja dokonana przez Viacom prawdopodobnie wykaże, że konflikt interesów nie występuje. Jeśli jednak odpowiadasz za podejmowanie decyzji o zakupach mających związek z danym dostawcą, Viacom może uznać, że sytuacja stanowi konflikt interesów, i będzie wymagać podjęcia odpowiednich kroków. P. Czy podczas zatrudnienia w Oddziale mogę pracować dodatkowo poza firmą Viacom? O. To zależy. Zasady obowiązujące w Oddziale mogą dopuszczać zatrudnienie poza firmą, ale należy o tym poinformować. Pewnego rodzaju zachowania w sposób oczywisty negatywnie wpływają na ocenę biznesową i w związku z tym są zawsze zabronione. Jednym z przykładów takiego zachowania jest domaganie się lub przyjęcie pieniędzy dla własnej korzyści od dostawcy Viacom. Tego rodzaju łapówki lub nieoficjalne prowizje, bez względu na fakt, czy beneficjentem jest pracownik, firma Viacom, czy osoba trzecia, są kategorycznie zabronione nie tylko dlatego, że stanowią konflikt interesów, ale też ze względu na niezgodność z prawem. Poniżej wymieniono kilka grup wymagających wzmożonej uwagi. Prezenty, zaproszenia na imprezy i inne gratyfikacje biznesowe Nie wręczamy, nie oferujemy ani nie przyjmujemy niestosownych prezentów, zaproszeń na wydarzenia kulturalno rozrywkowe ani innych gratyfikacji biznesowych. W firmie Viacom normy etyczne stanowią fundament relacji biznesowych. Od nich zależy nasz sukces na rynku. Oferując prezenty lub pokrycie kosztów posiłków albo udziału w różnego rodzaju imprezach w celu budowania relacji, zawsze kierujemy się zapisami niniejszego Oświadczenia, polityki Oddziału oraz wszelkich właściwych przepisów prawa i regulacji. Honorujemy nasze deklaracje i zobowiązania następująco: Nie przyjmujemy żadnych opłat, prowizji ani innych korzyści osobistych (innych niż dozwolone na mocy Zasad firmy Viacom dotyczących prezentów) od żadnych osób ani przedsiębiorstw zaangażowanych w jakiekolwiek transakcje z udziałem Viacom. Nie oferujemy ani nie finansujemy udziału w imprezach, posiłków, transportu, prezentów ani innych gratyfikacji biznesowych jakimkolwiek osobom będącym w służbowych relacjach z Oddziałem, chyba że mają one rozsądną wartość i są odpowiednie dla danej osoby oraz charakteru współpracy (Zasady firmy Viacom dotyczące prezentów określają konkretne limity dotyczące przyjmowania i wręczania wartościowych gratyfikacji biznesowych). Nie domagamy się ani nie przyjmujemy pieniędzy dla osobistych korzyści w żadnej kwocie od obecnych lub potencjalnych dostawców, klientów lub konkurentów Oddziału. 10

11 Nigdy świadomie nie wywołujemy konfliktów z dostawcami lub klientami ani z urzędnikami administracji publicznej, np. przez wręczanie pieniędzy konkretnej osobie, gdy wiemy, że środki powinny trafić do jej pracodawcy. Odrzucamy wszelkie oferty inwestowania w obecnego lub przyszłego dostawcę, klienta albo konkurenta firmy Viacom ani jakikolwiek inny podmiot, z którym Viacom prowadzi współpracę biznesową, na warunkach niedostępnych ogółowi opinii publicznej (dotyczy to również przyjęcia puli akcji w ramach pierwotnej emisji akcji). P. Czy muszę ujawniać wszystkie otrzymywane prezenty, zaproszenia na imprezy i inne gratyfikacje biznesowe? O. Masz obowiązek zaktualizować swój certyfikat pracownika, jeśli obecny lub potencjalny dostawca, klient albo konkurent zaoferuje opłacenie udziału w wydarzeniu kulturalno rozrywkowym, posiłki, prezenty, rabaty, usługi, transport lub gratyfikacje biznesowe, które: są warte więcej niż 250 dolarów lub skutkują powstaniem po Twojej stronie zobowiązania, które mogłoby w jakikolwiek sposób wpłynąć na podejmowane przez Ciebie decyzje (wartość przedmiotu nie ma znaczenia). Inwestycje i interesy ekonomiczne Nie przyjmujemy ani nie udzielamy pożyczek pieniężnych żadnym podmiotom mającym relacje biznesowe z Oddziałem, w tym klientom, dostawcom i konkurentom (ani współpracownikom, chyba że sporadycznie w niewielkich kwotach), poza normalnymi transakcjami bankowymi z instytucjami finansowymi. Nie podejmujemy współpracy biznesowej ani nie działamy jako klient lub dostawca Oddziału poza naszą normalną funkcją jako pracownik lub typowy konsument. Nie konkurujemy z firmą Viacom, w tym nie podejmujemy działalności biznesowej wchodzącej w konflikt z naszymi obowiązkami i zobowiązaniami (w tym w zakresie czasu pracy) względem Oddziału. W związku z tym osoby chcące podjąć inną pracę muszą wcześniej uzyskać odpowiednią zgodę Oddziału. Unikamy wszelkich relacji finansowych lub innych, które mogłyby faktycznie lub hipotetycznie wpływać na nasze decyzje podczas wykonywania obowiązków służbowych na rzecz Viacom. Unikamy wszelkich relacji finansowych lub innych, które mogłyby faktycznie lub hipotetycznie wpływać na nasze decyzje podczas wykonywania obowiązków służbowych na rzecz Viacom. Honorujemy nasze deklaracje i zobowiązania następująco: Bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody nie obejmujemy udziałów finansowych ani nie nawiązujemy stosunku pracy z przedsiębiorstwami należącymi do klientów, dostawców i konkurentów ani z przedsiębiorstwami, o których wiemy (lub powinniśmy wiedzieć), że mają relacje biznesowe z firmą Viacom. Nie musimy jednak ujawniać udziałów finansowych, jeśli nie przekraczają one 1% wartości akcji spółki notowanej publicznie, chyba że taki udział stanowi dużą część wartości naszych aktywów. P. Czy mogę posiadać udział finansowy w przedsiębiorstwie współpracującym z Viacom? O. Tak, pod warunkiem uprzedniego uzyskania zgody. Ponadto nie musisz ujawniać udziałów finansowych, jeśli nie przekraczają one 1% wartości akcji spółki notowanej publicznie, chyba że taki udział stanowi dużą część wartości Twoich aktywów. 11

12 Nigdy nie przejmujemy okazji biznesowych zidentyfikowanych w trakcie wykonywania obowiązków na rzecz Viacom, które mogłyby przynieść korzyści firmie Viacom. Najbliższa rodzina i krewni Nie pozwalamy, aby członkowie rodzin i bliskie nam osoby wpływały na nasze decyzje biznesowe lub miejsce pracy. Ten zapis dotyczy krewnych oraz osób pozostających w bliskich osobistych relacjach. Honorujemy nasze deklaracje i zobowiązania następująco: Ujawniamy zgodnie z właściwymi przepisami prawa, że członek najbliższej rodziny pracuje albo dostarcza towary lub świadczy usługi dowolnemu Oddziałowi firmy Viacom. Nigdy nie aranżujemy ani nie umożliwiamy transakcji biznesowej między naszymi krewnymi a Oddziałem ani między krewnymi a klientem lub dostawcą Viacom. Ujawniamy zgodnie z właściwymi przepisami prawa zatrudnienie któregokolwiek członka naszej najbliższej rodziny przez licencjobiorcę, dostawcę lub konkurenta Oddziału. Zgłaszamy wszelkie istotne zmiany, np. przejście na inne stanowisko, które mogą wpłynąć na zatrudnienie osoby krewnej lub znalezienie się pod wpływem takiego zatrudnienia. Żadne zapisy niniejszego Oświadczenia nie mają na celu zakazania nam ani członkom naszych rodzin zawierania typowych transakcji konsumenckich z Viacom. Okazje biznesowe Nigdy nie przejmujemy okazji biznesowych zidentyfikowanych w trakcie wykonywania obowiązków na rzecz Viacom, które mogłyby przynieść korzyści firmie Viacom. Nie przejmujemy osobiście ani nie przekierowujemy do osób trzecich okazji biznesowych, które odkrywamy dzięki wykorzystaniu majątku lub informacji Viacom ani naszego stanowiska w Oddziale. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy firma Viacom została już zapoznana z okazją, odrzuciła ją i pozwoliła nam na przejęcie jej. Jednym słowem pracownicy i kadra kierownicza nie mogą konkurować z Viacom, a także wykorzystywać swojej pozycji w Oddziale oraz firmowego majątku ani informacji dla korzyści osobistych. P. Czy mogę wysłać do Oddziału własny plan programu do ewentualnego rozważenia? O. Zazwyczaj tak, ale musisz o tym wcześniej powiadomić właściwe osoby. Nieingerowanie Podczas zatrudnienia w Viacom i przez sześć miesięcy po ustaniu stosunku pracy nie możesz proponować pracownikom zatrudnienia w innych firmach. Ponadto podczas zatrudnienia w Viacom oraz bezterminowo po ustaniu stosunku pracy nie możesz ingerować w relacje firmy z jej klientami, dostawcami, niezależnymi podwykonawcami i innymi partnerami handlowymi oraz zakłócać takich relacji. 12

13 Poufność, transakcje papierami wartościowymi i równy dostęp do informacji Zastrzeżone i poufne informacje służbowe Dbamy o poufność niejawnych informacji powierzonych nam przez Oddział i inne podmioty, z którymi mamy kontakty handlowe. W czasie wykonywania obowiązków służbowych na rzecz Viacom często dowiadujemy się o poufnych lub zastrzeżonych informacjach o firmie, jej pracownikach, klientach, potencjalnych klientach lub osobach trzecich. Wszyscy mamy obowiązek dochować poufności powierzonych nam informacji, z wyjątkiem przypadków, gdy ujawnienie jest dopuszczone przez Oddział lub wymagane przepisami prawnymi. Niewłaściwe wykorzystanie tych informacji może przynieść szkody działalności i osłabić reputację firmy Viacom. Do informacji poufnych i zastrzeżonych należą informacje niepubliczne: dotyczące firmy Viacom, jej pionów biznesowych, branży, konkurentów, pracowników, wyników finansowych, osiąganych rezultatów lub prognoz oraz dane, które mogą zapewnić firmie przewagę konkurencyjną; przekazane przez osobę trzecią z założeniem, iż pozostaną poufne i będą wykorzystywane wyłącznie do celów biznesowych, dla których je udostępniono. Honorujemy nasze deklaracje i zobowiązania następująco: Dochowujemy poufności informacji niepublicznych bezterminowo, nawet po wygaśnięciu stosunku zatrudnienia (albo wygaśnięciu kontraktu dyrektorskiego). Nie pozwalamy na nagrywanie żadnych elementów działań biznesowych firmy Viacom na taśmach ani kamerach wideo, innych urządzeniach elektronicznych ani żadnych innych urządzeniach obsługiwanych automatycznie lub dokonujących rejestracji innej niż pisemnej (każde odstępstwo od tej reguły wymaga jednoznacznego zezwolenia prawnika firmy Viacom lub działu kadr). Nie omawiamy publicznie spraw związanych z pracą poza odpowiednimi miejscami w pracy, w tym w dyskusjach online, na czatach, witrynach internetowych, blogach i w portalach społecznościowych, takich jak Facebook i Twitter. Nie ujawniamy informacji poufnych i zastrzeżonych ani nie wypowiadamy się w inny sposób, który jest szkodliwy dla firmy Viacom albo źle świadczy o nas jako przedstawicielach Oddziału. Nie przekazujemy inwestorom ani analitykom informacji o firmie Viacom, jej konkurentach czy branży ogółem, jeśli nie wchodzi to jednoznacznie w zakres naszych obowiązków służbowych. 13

14 Nasz sukces na rynku jest uzależniony od zaufania nam przez inwestorów. Podczas zawierania transakcji papierami wartościowymi przeznaczonymi do obrotu publicznego musimy postępować uczciwie i przestrzegać właściwych przepisów prawa, by to zaufanie utrzymać. P. Skąd mam wiedzieć, czy konkretne informacje są poufne lub zastrzeżone? O. Najlepiej przyjmij, że wszystko, czego się dowiesz o Oddziale i jego działalności podczas zatrudnienia w Oddziale, stanowi tajemnicę handlową, informacje zastrzeżone lub inne poufne informacje Oddziału. Traktuj tę wiedzę w taki właśnie sposób, chyba że w sposób oczywisty masz do czynienia z informacjami ogólnie dostępnymi. Transakcje papierami wartościowymi Wykorzystywanie informacji poufnych w obrocie giełdowym Nigdy nie wykorzystujemy ani nie ujawniamy istotnych niepublicznych informacji o Viacom lub innej firmie w celu nabycia lub sprzedaży papierów wartościowych. Wykorzystywanie informacji poufnych w obrocie giełdowym jest niezgodne z prawem. Nasz sukces na rynku jest uzależniony od zaufania nam przez inwestorów. Podczas zawierania transakcji papierami wartościowymi przeznaczonymi do obrotu publicznego musimy postępować uczciwie i przestrzegać właściwych przepisów prawa, by to zaufanie utrzymać. Wielu z nas ma dostęp do informacji o Viacom, które mogą być nieznane opinii publicznej. Informacje istotne to wszelkie informacje, które rozsądny inwestor mógłby uważać za ważne przy podejmowaniu decyzji o kupnie lub sprzedaży papierów wartościowych. Przykłady istotnych informacji: Informacje o zyskach i wynikach finansowych. Trendy i analizy dotyczące rynku reklamy. Wiadomości o istotnych fuzjach, nabyciach, zbyciach, umowach z dystrybutorami i innych transakcjach komercyjnych. Znaczące spory sądowe. Ważne wiadomości o naszych prezentacjach, programach lub pracownikach kluczowych. Ważne informacje o produktach lub rynkach. Informacje o rozwoju kadry kierowniczej. Honorujemy nasze deklaracje i zobowiązania następująco: Nigdy nie wykorzystujemy informacji w celu zakupu lub sprzedaży akcji ani innych papierów wartościowych dla własnych korzyści. Nie udzielamy wskazówek, tzn. nie przekazujemy nikomu informacji poufnych w celu użycia ich podczas podejmowania decyzji o nabywaniu i sprzedawaniu akcji czy innych papierów wartościowych ani nie wykonujemy analiz na rzecz osób trzecich. Jeśli wejdziemy w posiadanie informacji niepublicznych mogących wpływać na cenę papierów wartościowych istniejących lub potencjalnych partnerów handlowych, nigdy nie dokonujemy transakcji takimi papierami. O tym, czy dana informacja jest istotna lub niepubliczna, decydują wszystkie fakty i okoliczności towarzyszące każdemu przypadkowi. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące informacji, które mogłyby zostać uznane za istotne lub niepubliczne, przed zawarciem jakichkolwiek transakcji porozmawiaj z prawnikiem firmy Viacom. 14 Budżety i dokumenty planistyczne.

15 Wymogi wstępnej akceptacji papierów wartościowych Viacom Niektórzy doradcy, dyrektorzy i inni pracownicy Viacom ze względu na zajmowane stanowiska podlegają dodatkowym ograniczeniom ( wstępnej aprobacie lub oknom ) w zakresie obrotu papierami wartościowymi firmy. Jeśli podlegasz takim ograniczeniom, otrzymasz szczegółowe memorandum z wyjaśnieniem zasad. P. Negocjujemy z inną firmą wprowadzenie produktu na rynek. Czy mogę kupić akcje tej firmy? O. Nie. W tej sytuacji zawieranie transakcji na papierach wartościowych obu firm mogłoby stanowić naruszenie prawa podlegające ściganiu z kodeksu karnego. Nie kupuj ani nie sprzedawaj akcji naszych ani drugiej firmy do czasu publicznego ogłoszenia informacji o tych planach. Ograniczenia dotyczące ustanawiania zabezpieczeń/ zastawu na papierach wartościowych Viacom Zakazuje się zajmowania krótkich pozycji na papierach wartościowych Viacom. Nie wolno więc dokonywać krótkiej sprzedaży papierów wartościowych Viacom ani kupować lub sprzedawać tych papierów (w formie opcji put, call lub innych instrumentów pochodnych), jeśli transakcja skutkowałaby odniesieniem osobistych korzyści wskutek spadku ceny papierów wartościowych firmy. Uzasadnienie tego zakazu jest oczywiste: wszyscy ciężko pracujemy nad zwiększeniem wartości Oddziału i czerpanie zysków ze spadku ceny akcji Viacom byłoby nieetyczne. Ponadto członkowie zarządu Viacom nie mogą ustanawiać zabezpieczeń na akcjach Viacom ani swoim wynagrodzeniu w formie akcji, a także nie mogą ustanawiać zastawu na akcjach bez uprzedniej zgody komisji ds. wynagrodzeń działającej przy zarządzie. Pracownicy nie mogą również ustanawiać zabezpieczeń na wynagrodzeniu w formie akcji niewydajnych. Równy dostęp do informacji Viacom podlega regułom i przepisom zakazującym ujawniania informacji istotnych analitykom papierów wartościowych i innym rynkowym specjalistom, zanim zostaną podane do wiadomości publicznej. Zgodnie z tymi regułami i przepisami spółki notowane publicznie są zobowiązane, aby wszystkie istotne informacje niepubliczne (pisemne lub ustne) przekazywane przedstawicielom sektora usług finansowych i akcjonariuszom były w tym samym czasie lub wcześniej ogólnie upubliczniane. Viacom nie może przekazywać istotnych informacji niepublicznych wybiórczo analitykom lub akcjonariuszom. Jeśli masz pytania lub wątpliwości dotyczące ujawniania informacji, skontaktuj się bezzwłocznie z działem komunikacji korporacyjnej lub prawnikiem Viacom. P. Kto może ujawniać istotne informacje? O. Jedynymi członkami ścisłego kierownictwa firmy Viacom uprawnionymi do ujawniania informacji istotnych są następujące osoby: dyrektor generalny, dyrektor operacyjny, dyrektor finansowy, wiceprezes ds. kontaktów z inwestorami, radca prawny oraz wiceprezes wykonawczy ds. komunikacji korporacyjnej. Nigdy nie wykorzystujemy ani nie ujawniamy istotnych niepublicznych informacji o Viacom lub innej firmie w celu nabycia lub sprzedaży papierów wartościowych. 15

16 Wypowiadanie się na forum publicznym W czasie komunikowania się z opinią publiczną na temat firmy Viacom mówimy jednym głosem. Nasi klienci, akcjonariusze i inni najważniejsi interesariusze zasługują na jasny, pełny, precyzyjny i spójny przekaz. Niniejsze Oświadczenie nie ogranicza żadnych praw wynikających z krajowej ustawy Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej o stosunkach pracy ani podobnych ustaw obowiązujących w innych państwach. Przekazywanie wiadomości środkom masowego przekazu Wszystkie prośby o przekazanie informacji zgłaszane przez media zajmujące się tematyką finansową, handlową i ogólną muszą być kierowane do działu komunikacji korporacyjnej. Tylko wyznaczeni rzecznicy prasowi mogą się wypowiadać w imieniu Viacom. Wydawanie informacji prasowych i pisemnych oświadczeń o działalności Viacom leży w gestii odnośnego działu komunikacji korporacyjnej Viacom. Jeśli chcesz uzyskać dokładne informacje o zasadach obowiązujących w tym zakresie, zwróć się do swojego przełożonego. Honorujemy nasze deklaracje i zobowiązania następująco: Nigdy nie komentujemy ani nie przekazujemy mediom informacji o Oddziale, jeśli nie występujemy jako oficjalnie wyznaczony rzecznik prasowy. Nigdy nie publikujemy w Internecie i przez serwisy społecznościowe ani w inny sposób nie upubliczniamy informacji dotyczących działalności Viacom oraz innych wewnętrznych spraw firmy, jeśli nie jesteśmy do tego jednoznacznie upoważnieni. Bezzwłocznie kierujemy wszelkie pytania przedstawicieli mediów do działu komunikacji korporacyjnej. Dbamy, aby zewnętrzni konsultanci, banki, firmy prawnicze i inne zewnętrzne podmioty pracujące pod naszym nadzorem nie komentowały spraw dotyczących Viacom, a wszelkie pytania przedstawicieli prasy kierowały do nas lub do działu komunikacji korporacyjnej. Kontaktujemy się z działem komunikacji korporacyjnej Oddziału bezzwłocznie po uzyskaniu informacji o wszelkich okolicznościach z udziałem Viacom, które mogą przyciągnąć nadzwyczajną uwagę mediów, takich jak procesy sądowe obejmujące firmę, kontrowersyjne programy lub określone decyzje biznesowe. 16

17 Kontaktujemy się z działem komunikacji korporacyjnej Oddziału, jeśli przewidujemy kontakt z mediami w sprawach niedotyczących działalności Viacom, ale w których mogłoby nastąpić nawiązanie do naszego zatrudnienia w firmie. Dyrektorzy muszą się kontaktować z sekretarzem Viacom. Powyższe wytyczne dotyczą wszystkich kontaktów z mediami, bez względu na to, czy są oficjalne bądź nieoficjalne, autoryzowane lub nieautoryzowane, anonimowe czy pochodzące z dobrze poinformowanych źródeł. Wywiady, przemowy, prezentacje i komunikacja pisemna Honorujemy nasze deklaracje i zobowiązania następująco: Konsultujemy się z działem komunikacji korporacyjnej (lub inną osobą wyznaczoną w Oddziale do tego celu) przed przyjęciem zaproszenia do wygłoszenia przemówienia, udzielenia wywiadu lub wykonania prezentacji (dyrektorzy muszą się kontaktować z sekretarzem Viacom). Uzyskujemy jednoznaczne pozwolenie działu komunikacji korporacyjnej przed wygłoszeniem jakichkolwiek przemówień, udzieleniem wywiadów lub wykonaniem prezentacji dotyczących Viacom albo przed przygotowaniem lub udzieleniem pomocy w przygotowaniu materiału pisemnego, audycji, przekazu, produkcji lub innego wytworu dotyczącego firmy albo jej działalności, doradców, dyrektorów, przedstawicieli, pracowników, dostawców lub klientów. Oddzielamy poglądy osobiste od poglądów Viacom, gdy wypowiadamy się na forach publicznych lub branżowych. W żadnej sytuacji nie możemy formułować jakichkolwiek komentarzy, które ujawniłyby informacje poufne lub zawierały niestosowne albo obraźliwe uwagi w jakikolwiek sposób kojarzone z Viacom jako źródłem pochodzenia. Dbamy, aby prezentacje nie zawierały informacji finansowych o Viacom lub naszym Oddziale, chyba że materiały te zostały wcześniej sprawdzone oraz zatwierdzone przez dział finansowy i radcę prawnego Viacom lub naszego Oddziału. Budujemy kulturę uczciwości. W związku z tym nie krytykujemy, nie ośmieszamy i nie formułujemy żadnych negatywnych, dyskredytujących ani obrażających stwierdzeń o firmie Viacom lub jej kadrze kierowniczej i doradcach, autorach, producentach i podobnych osobach lub podmiotach, prasie, mediach, klientach, konkurentach i dostawcach. Filantropia Jako przedsiębiorstwo działające w poczuciu odpowiedzialności i dbałości o otoczenie, Viacom wspiera dobroczynne organizacje charytatywne w lokalnych społecznościach i branży. Aby zapewnić skuteczne koordynowanie tych działań, musimy uzyskać aprobatę przed przyjęciem jakiegokolwiek zaproszenia do wystąpienia jako przedstawiciel Viacom albo objęcia stanowiska kierowniczego jako przedstawiciel Viacom w jakiejkolwiek imprezie lub organizacji dobroczynnej. Musimy także z wyprzedzeniem uzyskać zgodę na wszelkie wkłady na cele dobroczynne dokonywane ze środków lub zasobów Viacom. W tym celu kontaktujemy się z działem komunikacji korporacyjnej (dyrektorzy muszą uzyskać pozwolenie sekretarza Viacom). Jako przedsiębiorstwo działające w poczuciu odpowiedzialności i dbałości o otoczenie, Viacom wspiera dobroczynne organizacje charytatywne w lokalnych społecznościach i branży. 17

18 Pamiętaj, aby oddzielać poglądy własne od stanowiska Viacom. Jeśli nie masz odpowiedniego upoważnienia, nie możesz się wypowiadać w imieniu Oddziału. Komunikacja urzędowa i prawna Każdy z nas musi się bezzwłocznie skontaktować z prawnikiem Oddziału, jeśli otrzyma zapytanie, telefon lub inną korespondencję (np. wezwanie na świadka lub wezwanie do sądu) od jakiegokolwiek organu wymiaru sprawiedliwości lub nadzoru albo prawnika reprezentującego stronę w takim postępowaniu lub w inny sposób twierdzącego o naruszeniu prawa bądź zasad przez osobę związaną z Viacom. Aby uzyskać dokładne informacje o wspomnianych wyżej zasadach, zwróć się do swojego przełożonego. P. Lokalna organizacja dobroczynna, którą wspieram, zachęca mnie do wystąpienia na jej imprezie w roli pracownika Viacom. Czy mogę wziąć w niej udział? O. Prawdopodobnie tak, ale najpierw musisz się skonsultować z działem komunikacji korporacyjnej (dyrektorzy kontaktują się z sekretarzem Viacom). Pamiętaj, aby oddzielić prywatne poglądy od stanowiska Viacom. Nie formułuj jakichkolwiek komentarzy, które ujawniłyby informacje poufne lub zawierałyby niestosowne albo obraźliwe uwagi w jakikolwiek sposób kojarzone z Viacom jako źródłem pochodzenia. 18

19 Księgowość finansowa, autoryzacje, płatności, prowadzenie dokumentacji i sprawozdawczość Viacom prowadzi kompletną i dokładną ewidencję finansową. Umożliwia ona podejmowanie odpowiedzialnych decyzji biznesowych oraz gwarantuje rzetelną sprawozdawczość w zgodzie z właściwymi wymogami prawnymi. Wszystkie transakcje zawierane przez Viacom muszą być dokładnie i rzetelnie odnotowywane, ponieważ od tego zależy poprawność sporządzanych sprawozdań finansowych oraz posiadanie faktycznego obrazu wszystkich aktywów i działań firmy Viacom. Ponadto sprawozdawczość księgowa i finansowa musi być wiarygodna i prawidłowa, zależnie od lokalizacji Oddziału prowadzona zgodnie z ogólnie obowiązującymi praktykami księgowymi (GAAP) w Stanach Zjednoczonych Ameryki Północnej lub międzynarodowymi standardami księgowymi (IAS) w Europie. Wszystkie transakcje muszą być odpowiednio ewidencjonowane w rejestrach archiwizowanych zgodnie z zasadami przechowywania danych. Każdy z nas ma obowiązek powstrzymywać się od nieuczciwych i oszukańczych działań finansowych oraz zgłaszać wszelkie zaobserwowane tego typu praktyki. Wszyscy przestrzegamy wewnętrznych zasad księgowości, schematu uprawnień i wewnętrznych procedur kontrolnych obowiązujących w firmie Viacom. Honorujemy nasze deklaracje i zobowiązania następująco: Nigdy nie aprobujemy ani nie dokonujemy wpłat, jeśli wiemy, że posłużą one celom innym niż wpisane w towarzyszących dokumentach, albo gdy taka aprobata wykracza poza nasze kompetencje. Przyjmujemy pełną odpowiedzialność za fundusze i inne zasoby firmy Viacom leżące w naszej gestii. Nie wykorzystujemy zasobów, infrastruktury ani usług Viacom do niestosownych celów. Nigdy w sposób oszukańczy nie przygotowujemy, nie oceniamy, nie weryfikujemy ani nie kontrolujemy sprawozdań finansowych. Oznacza to, iż m.in. nie ukrywamy ani nie fałszujemy danych przekazywanych audytorom wewnętrznym i zewnętrznym ani nie zamieszczamy nieprawdziwych informacji w kwartalnych oświadczeniach i deklaracjach. Nigdy w sposób oszukańczy nie ewidencjonujemy ani nie prowadzimy dokumentacji finansowej firmy Viacom. Oznacza to, że m.in. nie księgujemy sprzedaży i wydatków w niewłaściwych okresach, nie zaliczamy do wydatków kapitałowych pozycji stanowiących koszty operacyjne, nie pomijamy w dokumentacji pobocznych umów i porozumień z klientami i dostawcami oraz nie księgujemy wydatków osobistych jako służbowe. 19

20 Każdy z nas ma obowiązek dopilnować, aby właściwe zgody, podpisy i procedury wykonawcze były stosowane do wszystkich transakcji, w których uczestniczymy, oraz przestrzegać własnych limitów autoryzacyjnych. Nie przedstawiamy w sposób nieprawdziwy treści zawartych w księgach finansowych, sprawozdaniach finansowych ani raportach pokontrolnych firmy Viacom. Zawsze kompletnie i rzetelnie przedstawiamy rezultaty działalności, kondycję finansową i przepływy pieniężne w firmie Viacom. Nigdy świadomie nie postępujemy niezgodnie z lokalnymi wymogami prawnymi ani fiskalnymi. W żaden sposób nie wywieramy wpływu, nie przymuszamy, nie manipulujemy ani nie wprowadzamy w błąd pracowników działu finansowego Viacom, niezależnych księgowych ani biegłych księgowych, jeśli wiemy lub powinniśmy wiedzieć, że nasze działania mogą wypaczyć treść i sens sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych lub innych raportów. Nie wolno np. wpływać na audytora, aby opublikował raport o sprawozdaniach finansowych Viacom, który w danej sytuacji byłby bezpodstawny. Nie można też w żaden sposób odradzać kontrolerowi lub przedstawicielowi przeprowadzenia audytu, weryfikacji lub innej procedury, uniemożliwiać mu opublikowania raportu, powodować wycofania już opublikowanego raportu ani zachęcać do niezgłoszenia wykrytych problemów komisji audytowej firmy Viacom. P. Co to jest ustawa Sarbanesa-Oxleya? O. Ustawa Sarbanesa-Oxleya ( SOX ) została przyjęta w 2002 r. po serii skandali księgowych w Enronie, WorldComie i innych firmach. Jej celem było przywrócenie zaufania inwestorów przez poprawę jakości i przejrzystości w obszarach sprawozdawczości finansowej, nadzoru i kontroli wewnętrznej. Ustawa wymaga, aby dyrektor generalny i dyrektor finansowy przedsiębiorstwa poświadczali rzetelność sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów przedstawianych opinii publicznej. Właściwe upoważnienia i zgody Każda transakcja musi zostać zatwierdzona zgodnie z właściwą procedurą. Jest kilka rodzajów upoważnień: Upoważnienie do zatwierdzania transakcji Upoważnienie do podpisywania umów i innych dokumentów wiążących prawnie firmę Viacom Upoważnienie do wykonywania transakcji (np. do naciśnięcia przycisku w interfejsie przelewu bankowego) Każdy z nas ma obowiązek dopilnować, aby właściwe zgody, podpisy i procedury wykonawcze były stosowane do wszystkich transakcji, w których uczestniczymy, oraz przestrzegać własnych limitów autoryzacyjnych. Jeśli masz pytania dotyczące wymogów lub limitów autoryzacyjnych, skontaktuj się z właściwą komórką kontrolną w Viacom albo prawnikiem Oddziału. 20