Asystent Karol Wierzchołowski, Dominik Samojluk

Transkrypt

1 2009 Asystent 2009 Karol Wierzchołowski, Dominik Samojluk

2 Zawartość Wstęp... 7 Instalacja Pierwsze uruchomienie Pierwsze kroki Bazy danych Interfejs programu Dodawanie, edycja oraz usuwanie rekordów Zamykanie bazy danych Otwieranie bazy danych Korzystanie z programu Tworzenie baz danych Bazy lokalne Bazy zdalne Otwieranie baz danych Bazy lokalne Bazy zdalne Logowanie do bazy danych Podstawowe moduły programu Dane kontaktowe Rozdział: Wstęp 2

3 Asystent 2009 Zaplanowane zadania Faktury, rachunki, paragony Zapytania i oferty Zamówienia Dyspozycje Magazyn Książka korespondencji Sklep on-line Serwis i reklamacje Kadry Rejestracja programu Aktualizacja programu Ustawienia i konfiguracja Ustawienia programu Ustawienia bazy danych Ustawienia w ramach bazy danych Typowe zmiany w konfiguracji Zmiana wyglądu Asystenta Rozdział: Wstęp 3 Obsługa drukarki fiskalnej Obsługa kodów kreskowych Użytkownicy i uprawnienia Import i eksport danych... 66

4 Import danych Import z bazy danych Import z pliku DBF Import z pliku CSV Eksport danych Synchronizacja danych Własne tabele w Asystencie Zarządzanie kategoriami Tworzenie tabel Tworzenie relacji pomiędzy tabelami Sprzedaż w programie Asystent Magazyny Magazyny Kategorie Indeks materiałów Dokumenty Wydruki i cenniki Przyjmowanie produktów na magazyn Sprzedaż produktów i usług Faktury i Faktury proforma Rachunki Paragony Rozdział: Wstęp 4

5 Asystent 2009 Okno sprzedaży Najczęściej zadawane pytania Jaką wybrać bazę danych? Czy dwa różne programy serii Asystent mogą pracować na wspólnej bazie danych? Jak generować dokumenty w formacie PDF? Czy można przenosić i uruchamiać Asystenta z pendrive? Jakie wymagania sprzętowe posiada Asystent? Czy każdy program z serii Asystent może pracować w sieci? Czy można importować dane z innych baz danych lub programów? Czy istnieje możliwość zmiany kolejności kolumn w wyświetlanych tabelach? Czy można ukryć niektóre kolumny? Czy mogę jakoś zmniejszyć wielkość ikon w Pasku narzędzi lub w Panelu po lewej stronie? Czy można w jakiś sposób dodać własne ikony do Paska narzędzi? Rozdział: Wstęp 5 Czy można jakoś poruszać się po zakładkach Panelu za pomocą klawiatury? Czy można w jakiś sposób przenieść dane z Asystenta do Excela?

6 W jaki sposób należy zarejestrować program? W jaki sposób przenieść program i dane na inny komputer? Zasady dystrybucji Podręcznika użytkownika Asystent Licencja Kontakt Autorzy podręcznika Rozdział: Wstęp 6

7 Asystent 2009 Wstęp Dziękujemy za zainteresowanie się produktami z serii Asystent. Niniejszy podręcznik umożliwi Państwu bezproblemowe zainstalowanie i posługiwanie się zakupionym programem oraz optymalne jego wykorzystanie w Państwa firmie. Dzięki zawartym w podręczniku wskazówkom odnajdą Państwo odpowiedzi na większość pytań, które mogą się pojawić w trakcie posługiwania się nim. W skład programów z serii Asystent wchodzą następujące produkty: Asystent Korporacja Asystent Firma Asystent Faktura Asystent Magazyn Asystent Książka Korespondencji Asystent Serwis i Reklamacje Asystent Baza Danych Rozdział: Wstęp 7 Wszystkie te programy działają w oparciu o ten sam silnik zwany Asystentem i różnią się jedynie dostępnością lub brakiem dostępności w danej wersji odpowiednich modułów.

8 W ramach każdego produktu istnieje dodatkowy podział na wersje: STANDARD PROFESSIONAL BIZNES Niniejszy podręcznik odnosić się będzie ogólnie do wszystkich wersji Asystenta bazując jednak na Asystencie Korporacja w wersji BIZNES, czyli najpełniejszej jego wersji. Jeśli zatem korzystają Państwo z innej wersji programu niektóre opisane w podręczniku moduły lub funkcje mogą być u Państwa niedostępne. Poniższa tabela zawiera informacje o tym jakie moduły dostępne są w jakiej wersji programu. Rozdział: Wstęp 8

9 Asystent 2009 Rozdział: Wstęp 9

10 Instalacja Aby rozpocząć instalację programu w środowisku Windows należy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy na ikonie programu instalacyjnego. Ukaże się wówczas okno jak poniżej. Jeśli wcześniej już był instalowany program Asystent, przed rozpoczęciem instalacji należy upewnić się, że nie jest on aktualnie włączony! W oknie tym wybieramy wersję językową programu w jakiej chcemy pracować, następnie wciskamy przycisk OK. Ukaże się kolejne okno, które prezentuje poniższe zdjęcie. Rozdział: Instalacja 10

11 Asystent 2009 Jest to okno powitalne instalatora. W celu kontynuacji należy wcisnąć przycisk DALEJ. W kolejnym oknie wyświetlona zostanie treść licencji. Należy się z nią dokładnie zapoznać, gdyż kontynuowanie instalacji programu oznacza akceptację przez użytkownika owej licencji. Potwierdzamy to zaznaczając myszką pole Akceptuję warunki umowy i wciskając przycisk DALEJ. Rozdział: Instalacja 11 W następnym etapie wybieramy katalog, w którym program ma zostać zainstalowany. Z reguły domyślny wybór jest optymalny.

12 W katalogu w którym instalowany jest program przechowywane są szablony różnych dokumentów. Aby móc je edytować, dla katalogu z programem muszą być nadane uprawnienia do zapisu. W przypadku instalacji w systemach Windows Vista, w domyślnym katalogu Program Files takich uprawnień nie ma. Dlatego w przypadku tego systemu operacyjnego, należy zmienić owe uprawnienia po instalacji programu lub zmienić katalog instalacji na np. d:\asystent. Kolejny krok to określenie nazwy tworzonego katalogu ze skrótami do Asystenta. Zalecane jest pozostawienie domyślnej wartości i kliknięcie przycisku DALEJ. Ukaże się wtedy okno, w którym wybieramy w jakich miejscach naszego systemu operacyjnego mają być tworzone skróty do Asystenta. Po ich wybraniu należy kliknąć przycisk DALEJ. Ukaże się okno z podsumowaniem wybranych parametrów instalatora. Aby rozpocząć instalację należy wcisnąć przycisk INSTALUJ. Wraz z postępem instalacji postępować będzie również pasek postępu. Kiedy instalacja zostanie zakończona wyświetlone zostanie okno jak na rysunku poniżej. Rozdział: Instalacja 12

13 Asystent 2009 Po kliknięciu przycisku ZAKOŃCZ, instalacja zostanie zakończona a program Asystent zostanie automatycznie uruchomiony. Rozdział: Instalacja 13

14 Pierwsze uruchomienie Po instalacji programu, Asystent pracować będzie w trybie TRIAL (tryb testowy), dlatego przy pierwszym uruchomieniu naszym oczom ukaże się okno jak na rysunku poniżej. W oknie tym widzimy przez jaki czas (liczba dni) program będzie działał w pełnej wersji. Jest to czas przeznaczony na testowanie programu i zapoznanie się z jego funkcjami. Po tym okresie program będzie funkcjonował nadal, jednakże zablokowana zostanie funkcja zapisu danych i użytkownik nie będzie mógł dokonywać żadnych modyfikacji. Okno to będzie pojawiało się przy każdym uruchomieniu programu do czasu, aż zostanie on Zarejestrowany. Aby kontynuować uruchamianie programu należy wcisnąć przycisk KONTYNUUJ. Rozdział: Pierwsze uruchomienie 14

15 Asystent 2009 Pełny opis konfiguracji programu znajduje się w rozdziale Konfiguracja programu. Ukaże się wówczas okno główne programu Asystent a w jego centralnej części ukaże się okno kreatora Ustawień. Pojawia się one automatycznie po pierwszej instalacji programu i służy do jego wstępnego skonfigurowania. Rozdział: Pierwsze uruchomienie 15

16 W widocznym oknie Ustawień podstawowych możemy określić skórkę (wygląd) programu oraz wybrać wersję jaką chcemy testować (domyślną wersją jest BIZNES). Po dokonaniu odpowiednich modyfikacji klikamy w przycisk DALEJ. W kolejnej zakładce określamy m.in. ścieżkę do katalogu w którym tworzone będą bazy danych. Domyślny katalog to: C:\Users\NAZWA_UŻYTKOWNIKA\Documents\Meteoryt. Rozdział: Pierwsze uruchomienie 16

17 Asystent 2009 Domyślna ścieżka dla katalogu z bazami danych prowadzi do podkatalogu Moje dokumenty i w jej adresie widoczna jest nazwa użytkownika (konta) utworzonego w systemie Windows. Aby program Asystent mógł poprawnie tworzyć swoje bazy danych w nazwie tej nie mogą występować polskie znaki diakrytyczne (np. ą, ę, ś, ł itp.). Dlatego jeśli nazwa Twojego użytkownika zawiera takie znaki, zmień domyślny katalog na inny np. c:\meteoryt. Pamiętaj, aby utworzyć wcześniej wskazany katalog. Po dostosowaniu wybranych parametrów należy wcisnąć przycisk DALEJ. Rozdział: Pierwsze uruchomienie 17 W kolejnym oknie mamy możliwość zdefiniowania adresów do serwerów pocztowych (wykorzystywane przy wysyłaniu e- maili wprost z programu Asystent). Na początku możemy pozostawić te pola puste i przejść do kolejnego kroku wciskając przycisk DALEJ. Ukaże się okno Dane osobowe i formularz z danymi adresowymi. W formularzu tym należy wprowadzić dane swojej firmy, gdyż będą one wykorzystywane na różnych dokumentach. Po wypełnieniu formularza wciskamy przycisk DALEJ. W kolejnym etapie wyświetli się lista wszystkich modułów programu Asystent. Możemy wyłączyć z nich te, z których nie chcemy korzystać. Zalecane jest jednak pozostawienie

18 włączonych wszystkich dostępnych modułów by móc je na początku dobrze poznać. Aby kontynuować wciskamy przycisk DALEJ. Etap w którym się znaleźliśmy to Konfiguracja urządzeń fiskalnych. Jeśli do naszego komputera podłączoną mamy drukarkę lub kasę fiskalną możemy wybrać port COM na którym jest ona zainstalowana. Następnie wciskamy przycisk DALEJ. Ukaże się etap Konfiguracja zaawansowana. Na razie nie dokonujemy tutaj żadnych zmian tylko kontynuujemy wciskając przycisk ZAPISZ. Okno Konfiguracja zniknie a dokonana przez nas konfiguracja programu zostanie zapisana. Zmiany jednakże nastąpią dopiero po ponownym uruchomieniu Asystenta o czym poinformuje okno informacyjne jakie się wówczas pokaże. Należy teraz zamknąć program i ponownie go uruchomić. Rozdział: Pierwsze uruchomienie 18

19 Asystent 2009 Pierwsze kroki W rozdziale tym przedstawione zostaną ogólne informacje na temat korzystania z programu Asystent. Będą to informacje podstawowe ułatwiające zrozumienie filozofii funkcjonowania programu. Bazy danych Wszystkie gromadzone i przetwarzane w Asystencie informacje zapisywane są w tzw. bazie danych. Baza danych jest to zatem zbiór wielu tabel przechowujących różne informacje i będących wobec siebie w różnych relacjach i zależnościach. W ramach programu Asystent można utworzyć wiele baz danych. Można więc np. stworzyć bazę danych, w której przechowujemy informacje firmowe (faktury, kontrahenci itp.) oraz drugą bazę na nasze domowe potrzeby (np. zaplanowane zadania typu opłacić rachunki za określone usługi, dokonać przeglądu auta, przechowywać dane kontaktowe naszych znajomych itp.) Rozdział: Pierwsze kroki 19 Aby utworzyć nową bazę danych należy z menu Baza danych wybrać opcję Utwórz bazę danych.

20 W polu Podaj nazwę bazy wpisujemy nazwę nowo tworzonej bazy, np. Firmowa i wciskamy przycisk Utwórz bazę danych. Po chwili baza zostanie utworzona a naszym oczom ukaże się w pełnej okazałości interfejs programu. Interfejs programu Interfejs programu Asystent jest dość rozbudowany aczkolwiek bardzo intuicyjny. Wygląda on jak na rysunku poniżej i składa się z następujących elementów: Menu widocznej na samej górze programu - zawiera odwołania do wszystkich funkcji Asystenta. Rozdział: Pierwsze kroki 20

21 Asystent 2009 Pasek narzędzi widoczny poniżej menu zawiera skróty do najczęściej wykonywanych czynności. Lewe menu (Panel) znajduje się po lewej stronie okna programu składa się z zakładek (kategorii), a te z przycisków. Zapewnia dostęp do większości modułów programu; Panele narzędziowe widoczne z prawej strony okna zawierają kalendarz, zegar, aktualności ze świata itp. Obszar roboczy znajduje się w centralnej części programu najczęściej jest tabelą zawierającą informacje z danego modułu Asystenta; Pasek statusu widoczny na samym dole okna programu zawiera różne informacje o statusie programu Asystent. Zachęcamy do ogólnego zapoznania się z każdym z wymienionych elementów oraz zapamiętania jego nazwy. Ułatwi to dalsze rozumienie podręcznika, w którym właśnie za pomocą tych nazw będziemy się odnosić do wymienionych elementów interfejsu. Rozdział: Pierwsze kroki 21

22 Użytkownik może dowolnie zmieniać położenie każdego z opisanych obiektów dostosowując ich wygląd do własnych upodobań. Za pośrednictwem Ustawień programu można również zmienić skórkę, czyli kolorystykę programu. Do większości funkcji Asystenta utworzone zostały skróty klawiszowe pozwalające na szybkie poruszanie się po programie bez potrzeby korzystania z myszki. Najczęściej nasza uwaga zwrócona będzie na obszar roboczy programu. Na jego górze znajduje się tytuł informujący w jakim module aktualnie się znajdujemy oraz pole Szukaj pozwalające na przeszukiwanie tabeli widocznej poniżej i związanej z danym modułem. Wyszukiwanie jest dynamiczne tzn. wraz z wprowadzaniem słowa w to pole, od razu wyświetlane są wyniki pasujące do zadanego wzorca. Rozdział: Pierwsze kroki 22

23 Asystent 2009 Czasami obok pola Szukaj oraz poniżej tabeli z danymi wyświetlane są dodatkowe opcje pozwalające na grupowanie i ograniczanie liczby wyświetlanych rekordów jedynie do tych spełniających zadane kryterium, np. faktury tylko z danego zakresu, czy kontrahenci z wybranej grupy. Kiedy w naszej bazie danych znajdzie się kilkaset tysięcy rekordów danych lub też kiedy korzystamy ze zdalnej bazy danych, wówczas każdorazowe przeszukiwanie bazy w momencie wstawienia jakiegokolwiek znaku w pole Szukaj może być dość uciążliwe. Dlatego w takich sytuacjach, zalecane jest zwiększenie tzw. opóźnienia wyszukiwania, które można określić w Ustawieniach Asystenta. Dodawanie, edycja oraz usuwanie rekordów Najczęściej wykonywanymi operacjami na danych w naszej bazie będą operacje dodawania, edycji i usuwania rekordów. Aby dodać nowy rekord w danej tabeli wystarczy: Rozdział: Pierwsze kroki 23 wcisnąć dwukrotnie lewy przycisk myszy w pustym obszarze tabeli lub, wcisnąć przycisk INS na klawiaturze lub, wybrać z menu lub paska narzędzi opcję Dodaj. Za każdym razem ukaże się okno (różne, w zależności od tabeli i modułu w jakim się znajdujemy) pozwalające na dodawanie nowych rekordów danego typu.

24 Do większości operacji wykonywanych w Asystencie przypisano skróty klawiszowe pozwalające na ich szybkie wywoływanie. To, jaki skrót przypisany jest do jakiej funkcji sprawdzimy w menu. Aby edytować rekord należy: wcisnąć dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na danym rekordzie lub, mając zaznaczony dany rekord wcisnąć przycisk ENTER na klawiaturze lub, skorzystać z opcji w menu lub paska narzędzi wybierając Edytuj. Posługując się dowolną z tych metod ukaże się takie same okno jak przy dodawaniu rekordu (różne w zależności od wybranej tabeli i modułu) z wypełnionymi danymi danego rekordu. W ten sposób można dokonać ich modyfikacji (zmiany). Aby usunąć rekord lub rekordy należy je najpierw zaznaczyć a następnie: z menu lub paska narzędzi wybrać opcję Usuń lub, skorzystać z klawiatury i wcisnąć kombinację klawiszy CTRL+DEL. Rozdział: Pierwsze kroki 24

25 Asystent 2009 Zostaniemy wówczas poproszeni o potwierdzenie danej operacji i jeśli wyrazimy zgodę rekord lub rekordy zostaną usunięte. W Asystencie można tworzyć konta użytkowników i przypisywać do nich odpowiednie uprawnienia. Więcej na ten temat znajdzie się w dalszej części podręcznika. W tym miejscu chcemy jedynie zaznaczyć, że operacja usuwania dostępna jest jedynie dla administratorów. Dlatego jeśli pracujemy na innym koncie możemy nie móc wykonywać owej operacji. Zamykanie bazy danych Po zakończeniu pracy z daną bazą danych możemy ją zamknąć. W tym celu z menu Baza danych wybieramy opcję Zamknij bazę danych lub wybieramy taką opcję z paska narzędzi. Baza zostanie zamknięta a wszystkie dane przez nas wprowadzone poprawnie zapisane. Rozdział: Pierwsze kroki 25 Otwieranie bazy danych Aby otworzyć zapisaną wcześniej bazę danych wybieramy z menu Baza danych opcję Otwórz bazę danych lub wybieramy te opcję z paska narzędzi. Ukaże się wówczas okno jak na rysunku poniżej.

26 W oknie tym widzimy listę wszystkich dostępnych baz danych. Wybieramy z nich tę, którą chcemy otworzyć a następnie wciskamy przycisk Otwórz bazę. Jeśli przed wyłączeniem programu Asystent nie zamkniemy bazy danych, zostanie ona i tak automatycznie zamknięta. Takie rozwiązanie sprawi również, że przy ponownym uruchomieniu programu baza ta automatycznie zostanie otworzona. Rozdział: Pierwsze kroki 26

27 Asystent 2009 Korzystanie z programu W rozdziale przedstawiono informacje na temat korzystania z poszczególnych funkcji i modułów programu Asystent. Tworzenie baz danych Przed właściwym rozpoczęciem pracy w programie Asystent należy utworzyć tzw. bazę danych. Baza danych, to zbiór tabel przechowujących różne informacje i będących ze sobą w relacji. Asystent pozwala na tworzenie baz lokalnych, czyli znajdujących się fizycznie na naszym komputerze i nie wymagających żadnych dodatkowych rozszerzeń oraz tzw. baz zdalnych, które fizycznie mogą być umieszczone na innej maszynie. Każde z rozwiązań niesie ze sobą szereg konsekwencji. W kolejnych punktach omówione zostały procesy tworzenia baz lokalnych oraz zdalnych. Rozdział: Korzystanie z programu 27 Bazy lokalne Lokalna baza danych składowana jest na tym samym komputerze na którym zainstalowany jest program Asystent. Katalog, w którym jest ona zapisywana określony jest w Ustawieniach programu w zakładce Ogólne 2. Aby utworzyć bazę lokalną należy z menu Baza danych wybrać opcję Utwórz bazę danych. W oknie, które się ukaże, należy wybrać zakładkę Lokalna baza danych.

28 W polu Podaj nazwę bazy należy wprowadzić nazwę bazy pod jaką chcemy ją utworzyć. W nazwie tej nie powinny występować spacje ani polskie znaki diakrytyczne (np. ą, ę ś itp.). Następnie wystarczy wcisnąć przycisk Utwórz bazę danych. Szyfrowanie bazy danych W przypadku korzystania z wersji BIZNES dostępna będzie opcja Włącz szyfrowanie bazy danych. Jeśli ją zaznaczymy, uaktywni się pole Klucz. W pole to należy wprowadzić tajny klucz (hasło), który zostanie wykorzystany podczas szyfrowania bazy. Od tego momentu, zawsze przy Rozdział: Korzystanie z programu 28

29 Asystent 2009 otwieraniu tej bazy będziemy proszeni o podanie owego klucza. Należy być bardzo ostrożnym przy korzystaniu z opcji szyfrowania bazy danych. Podczas szyfrowania wykorzystywany jest bowiem silny algorytm AES i w zaszyfrowanym pliku nie są zapisywane żadne informacje, które pozwoliłyby na odzyskanie straconego hasła. Dzięki temu zaszyfrowane bazy są zabezpieczone na wysokim poziomie, jednak istnieje ryzyko utraty dostępu do tych danych jeśli zapomnimy hasła. Rozdział: Korzystanie z programu 29 Współdzielenie bazy lokalnej Korzystanie z lokalnej bazy danych nie oznacza bynajmniej, że tylko jeden użytkownik może z niej korzystać. W ramach każdej bazy danych może być utworzonych dowolnie wielu użytkowników. Problemem staje się jedynie stworzenie innym użytkownikom, znajdującym się na innych komputerach, dostępu do tej bazy. W przypadku baz lokalnych, taką sytuację można rozwiązać umieszczając bazę danych w jakimś współdzielonym (udostępnionym w naszej lokalnej sieci) katalogu.

30 Umieszczając bazę danych Asystenta w katalogu współdzielonym przez wielu użytkowników (np. w sieci lokalnej) należy zadbać, aby użytkownicy Ci mieli prawo do zapisu w katalogu z bazą. W takiej sytuacji nie możemy również korzystać z opcji szyfrowania bazy danych. Rozwiązanie przedstawione powyżej jest rozwiązaniem doraźnym. Współdzielenie jednego pliku przez kilka kopii Asystenta może w niektórych sytuacjach prowadzić do nieoczekiwanych sytuacji oraz nie wszystkie możliwości Asystenta będą dostępne w pełnej funkcjonalności. Również pojawia się problem bezpieczeństwa takiej bazy danych. Dlatego chcąc korzystać w większej liczbie użytkowników ze wspólnej bazy, należy rozważyć możliwość stworzenia tzw. zdalnej bazy danych. Przypominamy, że chcąc zainstalować Asystenta na większej liczbie komputerów, należy zakupić odpowiednią liczbę licencji! Bazy zdalne Asystent potrafi pracować na bazach lokalnych i do tego celu wykorzystuje dołączoną bibliotekę SQLite 3. Potrafi jednak również współpracować z zewnętrznymi bazami danych w szczególności z bazami: Rozdział: Korzystanie z programu 30

31 Asystent 2009 MySQL 4 i MySQL 5 PostgreSQL FireBird MS SQL Oracle Są to jedne z najbardziej popularnych i wydajnych baz danych. Powyższe bazy danych dostępne są zarówno dla systemów operacyjnych Windows ale również Linux i Unix. Komunikacja z nimi odbywa się za pomocą protokołu TCP. Jeśli planujemy uruchomić Asystenta na kilku komputerach i chcemy, aby każdy z nich działał w oparciu o tę samą bazę danych (aby baza była wspólna), zalecane jest skorzystanie właśnie z jednej z powyższych baz danych. Wdrożenie Asystenta w takiej sytuacji składa się z następujących kroków: Rozdział: Korzystanie z programu Musi istnieć sieć komputerowa pomiędzy komputerami, na których zainstalowane są kopie Asystenta. 2. Na jednym z tych komputerów (lub też na zupełnie innym komputerze w firmie) należy zainstalować serwer jednej z obsługiwanych baz danych. 3. Należy poznać takie informacje jak: adres IP komputera na którym zainstalowany jest serwer bazy danych, numer portu na którym on nasłuchuje,

32 nazwa oraz hasło użytkownika mającego prawo tworzenia bazy danych. Mając wykonane powyższe kroki, z menu Baza danych w Asystencie wybieramy opcję Utwórz bazę danych. W oknie, które się pokaże wybieramy zakładkę Zdalna baza danych. Należy wypełnić podany formularz danymi uzyskanymi w poprzednim punkcie i wcisnąć przycisk Utwórz bazę danych. Asystent spróbuje wówczas połączyć się z wybraną bazą i utworzyć w niej swoją strukturę tabel i relacji. Rozdział: Korzystanie z programu 32

33 Asystent 2009 Jeśli nie możemy połączyć się z bazą danych, która znajduje się na innym komputerze należy się upewnić, czy nasze połączenie na wybranym porcie (podanym w formularzu) nie jest blokowane przez jakiś firewall. Jeśli sami uruchomiliśmy zdalny serwer, należy również zadbać o to, aby użytkownik, na którego się logujemy miał możliwość logowania z innego komputera (często domyślna konfiguracja przewiduje logowanie jedynie z tego samego komputera na którym jest zainstalowany serwer). Rozdział: Korzystanie z programu 33 W oknie tworzenia bazy danych widnieje pole Baza danych. W pole to należy podać nazwę bazy danych jaka ma zostać utworzona. Jeśli taka baza danych już będzie istniała na zdalnym komputerze, Asystent sprawdzi czy zawiera ona jakieś tabele. Jeśli nie utworzy w niej swoją strukturę. Możliwe jest zatem utworzenie bazy z poziomu administratora bazy danych, a z poziomu Asystenta jedynie utworzenie swojej struktury tabel i relacji w tej utworzonej wcześniej bazie. Otwieranie baz danych Skoro istnieje możliwość tworzenia baz danych lokalnych i zdalnych, istnieje również możliwość otwierania utworzonych wcześniej baz. Proces ten omawiają poniższe dwa punkty.

34 Bazy lokalne Aby otworzyć istniejącą już bazę lokalną, należy z menu Baza danych wybrać opcję Otwórz bazę danych. W oknie, które się ukaże należy wybrać zakładkę Lokalna baza danych. Wyświetlona zostanie lista dostępnych baz danych. Lista ta odnosi się do baz, które znajdują się w katalogu zdefiniowanym w konfiguracji programu. Aby otworzyć Rozdział: Korzystanie z programu 34

35 Asystent 2009 którąś z widocznych na tej liście baz, wystarczy ją zaznaczyć i wcisnąć przycisk Otwórz bazę. Jeśli chcemy otworzyć bazę danych, która zapisana jest w innej lokalizacji (np. współdzieloną bazę danych udostępnioną z innego komputera), należy wcisnąć przycisk Przeglądaj. Pokaże się standardowe okno otwierania pliku. Należy odszukać w nim ową bazę i wcisnąć przycisk Otwórz. Z poziomu widocznego okna można także usuwać lokalne bazy danych. Wystarczy taką bazę zaznaczyć i wcisnąć przycisk Usuń bazę. Należy być bardzo ostrożnym gdyż operacji usuwania nie będzie można cofnąć. Bazy zdalne Chcąc otworzyć zdalną bazę danych należy również z menu Baza danych wybrać opcję Otwórz bazę danych a następnie w oknie, które się ukaże wybrać zakładkę Zdalna baza danych. Rozdział: Korzystanie z programu 35

36 W oknie, które się wyświetli należy wprowadzić dane dostępowe do zdalnej bazy oraz wcisnąć przycisk Otwórz bazę. Na dane dostępowe składają się takie informacje jak: protokół czyli typ bazy danych; adres serwera czyli adres IP serwera bazy danych; port czyli port na jakim nasłuchuje dana baza danych; użytkownik nazwa użytkownika na jaką Asystent ma się zalogować do zdalnej bazy; hasło hasło użytkownika; Rozdział: Korzystanie z programu 36

37 Asystent 2009 baza danych nazwa bazy danych zawierającej strukturę tabel i relacji Asystenta. Jeśli podczas otwierania bazy danych wybrany zostanie protokół MySQL poniżej pola Baz danych: ukaże się pole wyboru Sprawdź poprawność tabel. Zalecane jest zaznaczenie tej opcji w sytuacji, kiedy pojawiają się komunikaty o uszkodzonych tabelach lub okresowo jeśli nasza baza danych rozrośnie się do sporych rozmiarów. Kiedy bowiem opcja ta jest zaznaczona, Asystent przed zalogowaniem się sprawdzi poprawność wszystkich tabel, dokona ich naprawy jeśli wykryje błędy, oraz spróbuje je zoptymalizować w celu polepszenia wydajności. Rozdział: Korzystanie z programu 37 Jeśli planujemy korzystanie z więcej niż jednej zdalnej bazy danych możemy skorzystać z funkcji zapisu profilu. Wystarczy po wypełnieniu wszystkich elementów, w pole widoczne obok przycisku Zapisz wpisać nazwę profilu oraz wcisnąć wspomniany przycisk. Dany profil zostanie zapisany. W ten sposób możemy zdefiniować kilka profili do różnych baz i nie mamy konieczności wpisywania ich każdorazowo ręcznie.

38 Jeśli baza zdalna znajduje się na jakimś publicznym serwerze lub też nasz serwer udostępniony jest na zewnątrz naszej sieci lokalnej (aby np. móc korzystać z bazy z komputerów znajdujących się w dowolnym miejscu na świecie) należy być bardzo ostrożnym w podawaniu hasła dostępowego do bazy danych. Jeśli bowiem takie hasło trafiłoby w ręce niepowołanych osób mogliby oni zdobyć wszystkie nasze informacje, dokonywać w nich modyfikacji itp. Dlatego w takich sytuacjach zalecane jest nie wpisywanie owego hasła w oknie formularza, aby nie było ono zapisywane na komputerze z Asystentem. Jeśli tak uczynimy, przy każdym łączeniu się z daną bazą proszeni będziemy o podanie tego hasła. Logowanie do bazy danych Jeśli w ramach naszej bazy danych utworzymy kilka kont użytkowników (np. dla każdego pracownika w naszej firmie) po otwarciu bazy danych wyświetli się okno jak na rysunku poniżej. Rozdział: Korzystanie z programu 38

39 Asystent 2009 W tej sytuacji należy wybrać użytkownika, na którego chcemy się zalogować oraz w pole Hasło wpisać jego hasło dostępowe. Następnie należy wcisnąć przycisk Zaloguj. Rozdział: Korzystanie z programu 39 W programie Asystent możemy tworzyć wiele oddziałów naszej firmy oraz przypisywać użytkowników do tych oddziałów. Jeśli utworzymy jakieś oddziały wówczas okno logowania będzie posiadało dodatkowe pole Oddział, w którym trzeba będzie wybrać oddział w jakim chcemy się zalogować. Administrator może również przypisać na stałe danego użytkownika do danego działu i zabronić mu logowania się do innych działów.

40 Administrator może ukryć dowolnego użytkownika z listy wyświetlanych w formularzu. Aby się wówczas na niego zalogować, widząc okno Logowanie należy wcisnąć kombinację klawiszy CTRL+ENTER. Zniknie wówczas pole z listą użytkowników a pokaże się nowe, w które ręcznie będziemy mogli wprowadzić daną nazwę. Podstawowe moduły programu Programy z serii Asystent mają budowę modułową. Każdy moduł posiada odzwierciedlenie w postaci zakładki w Panelu oraz szeregu przycisków w ramach tej zakładki. Z każdym modułem wiąże się również tabela przechowująca określone informacje oraz okno formularza pozwalające na wprowadzanie i edycję tych informacji. W kolejnych punktach tego podrozdziału omówione zostaną pokrótce poszczególne moduły wchodzące w skład Asystenta. Dane kontaktowe W ramach modułu Danych kontaktowych przechowywane są informacje na temat osób i kontrahentów, z którymi współpracujemy. W Panelu w ramach tej zakładki wyświetlają się takie przyciski jak: Kontrahenci baza kontrahentów; Osoby baza osób; Wszyscy lista składająca się zarówno z osób jak i kontrahentów; Rozdział: Korzystanie z programu 40

41 Asystent 2009 Historia kontaktów tabela prezentującą pełną historię kontaktów z wszystkimi kontrahentami i osobami; Grupy lista grup, do których można przypisywać dowolne osoby i kontrahentów. Z każdą osobą w bazie można przechowywać m.in. takie informacje jak: Rozdział: Korzystanie z programu 41 pełne dane teleadresowe, lista firm, z którymi związana jest dana osoba (np. w których pracuje i na jakim stanowisku), lista grup, do których przypisana jest dana osoba, lista zadań, które związane są z daną osobą, lista zamówień, faktur i rachunków wystawionych dla danej osoby, lista korespondencji wysłanych i odebranych od danej osoby, historia kontaktów z daną osobą, lista załączników (dowolnych plików) związanych z daną osobą itp. Natomiast do kontrahentów, oprócz tych samych informacji jak w przypadku osób, przypisać możemy jeszcze takie dane jak: branża jaką dany kontrahent się zajmuje, konto bankowe danego kontrahenta, informacje skąd znamy danego kontrahenta i skąd on zna nas itp.

42 Zaplanowane zadania Moduł Zaplanowane zadania pozwala na planowanie zadań do wykonania oraz do przypomnienia. Możemy określać takie zadania (przypomnienia) dla siebie bądź też zlecać je dla innych użytkowników systemu. Jesteśmy na bieżąco informacji o statusie danego zadania oraz jego terminie zakończenia. Mamy też informacje, czy dane zadanie zostało odczytane przez osobę której zostało ono zlecone czy też nie. W ramach każdego zadania przechowywać możemy takie informacje jak: nazwa i opis zadania, termin realizacji zadania, termin przypomnienia o zadaniu, historia wszelkich kontaktów wykonanych w ramach danego zadania, lista grup, do których dane zadanie zostało zakwalifikowane, lista korespondencji wysłanych i odebranych związanych z zadaniem, lista załączników (dowolnych plików) związanych z zadaniem. Każde zadanie posiada również osobę, która jest jego właścicielem, osobę której zadanie zostało zlecone. Może być również związane z dowolną osobą lub kontrahentem zapisanym w bazie danych kontaktowych. W ramach zakładki Zaplanowane zadania widzimy takie przyciski jak: Rozdział: Korzystanie z programu 42

43 Asystent 2009 Dzisiaj wyświetla zadania na aktualny dzień, Jutro wyświetla zadania na przyszły dzień, 7 dni wyświetla zadania na najbliższe 7 dni, 31 dni wyświetla zadania na najbliższe 31 dni, Zaplanowane wyświetla zadania zaplanowane do wykonania, Zrealizowane wyświetla zadania, które już zostały wykonane, Anulowane wyświetla zadania anulowane, Niezrealizowane wyświetla zadania, które jeszcze nie zostały zrealizowane, Wszystkie wyświetla listę wszystkich zadań w bazie, Raporty pozwala na generowanie i drukowanie raportów zadań na zadany okres. Rozdział: Korzystanie z programu 43 Faktury, rachunki, paragony Poprzez ten moduł możemy zajmować się sprzedażą w ramach naszej firmy. Mamy możliwość wystawiania faktur, rachunków oraz paragonów. Możemy także wystawiać takie dokumenty jak: dokument KP (kasa przyjmie), dokument KW (kasa wyda), nota korygująca. Obsługiwane są takie typy faktur jak: faktura sprzedaży, faktura zakupu, faktura proforma, faktura korygująca.

44 Każdy z dokumentów może przechowywać m.in. takie informacje jak: pełne dane adresowe danego kontrahenta, lista produktów, forma i termin płatności, grupy do jakich dany dokument został przypisany, dokument magazynowy związany z danym dokumentem, raport wszelkich zmian dokonywanych w ramach danego dokumentu. Moduł ten potrafi obsługiwać drukarki fiskalne i wykorzystywać je podczas wystawiania paragonów. W ramach modułu w jego zakładce znajdują się takie przyciski jak: Faktury sprzedaży lista wszystkich faktur sprzedaży, Faktury zakupu lista wszystkich faktur zakupu, Faktury proforma lista faktur proforma, Rachunki lista wszystkich wystawionych rachunków, Paragony lista wszystkich wystawionych paragonów, Korekty lista wszystkich korekt do faktur, Wszystkie lista wszystkich dokumentów tego modułu, Noty korygujące lista wystawionych not korygujących, Rozdział: Korzystanie z programu 44

45 Asystent 2009 Dokumenty KP lista dokumentów KP (kasa przyjmie), Dokumenty KW lista dokumentów KW (kasa wyda) Moduł Faktury, rachunki, paragony współpracuje silnie z innymi modułami, mianowicie: Modułem Dane kontaktowe skąd pobierane są i zapisywane dane kontaktowe osób i kontrahentów dla których wystawiane są określone dokumenty; Modułem Magazyn dla którego wystawiane są odpowiednie dokumenty przyjęcia i wydania oraz kontrolowane są stany magazynowe. Rozdział: Korzystanie z programu 45 Zapytania i oferty Moduł Zapytania i oferty rozszerza proces wspierania Asystenta w sprzedaż produktów i usług o etap otrzymywania zapytania ofertowego od klienta, gromadzenia informacji i tworzenia oferty wychodzącej dla klienta. Moduł ten współpracuje z modułami Zamówienia oraz Faktury, rachunki, paragony. Scenariusz jego wykorzystania jest następujący: 1. Otrzymujemy od kontrahenta zapytanie ofertowe. Wprowadzamy je do Asystenta. W ramach danego zapytania może znajdować się lista produktów i usług lub też po prostu jakiś dokument (załącznik) z zapytaniem klienta. Może to być np. scan dokumentu przefaksowanego przez potencjalnego klienta.

46 2. Po wprowadzeniu takiej oferty można określić osoby z firmy, które mają się wypowiedzieć na temat owej oferty. Następnie tworzona jest oferta wychodząca, którą przekazuje się do klienta. W ramach negocjacji z klientem, oferta ta może ulegać modyfikacji. Mogą w niej również stale wypowiadać się pracownicy firmy. Mając ostateczną akceptację naszej oferty przez klienta można przekształcić daną ofertę w zamówienie przychodzące. 3. Zamówienie przychodzące to ostateczna forma zamówienia złożonego przez klienta (np. uzgodniona nasza oferta). 4. Po realizacji zamówienia można wystawić do niego odpowiedni dokument, np. fakturę. Zamówienia Moduł zamówień zajmuje się przechowywaniem zamówień klientów na nasze produkty i usługi oraz ich całym procesem realizacji. Moduł ten silnie współpracuje z takimi modułami jak: Dane kontaktowe, Zapytania i oferty, Sklep on-line, Faktury, rachunki, paragony. W ramach każdego zamówienia, oprócz danych o kliencie i zamówionych produktach, można przechowywać takie informacje jak: Rozdział: Korzystanie z programu 46

47 Asystent 2009 Wypowiedzi pracowników czyli opinie naszych pracowników do danego zamówienia, Lista zakupowa czyli lista zamówień (włącznie z terminami realizacji) jakie trzeba złożyć na podzespoły lub usługi niezbędnego do realizacji tego zamówienia, Lista podwykonawców czyli lista zleconych zamówień i terminy ich realizacji przez podwykonawców danego zlecenia, Historia kontaktów czyli historia wszystkich kontaktów związanych z realizacją danego zamówienia, Zadania czyli lista zleconych zadań dla użytkowników związanych z zamówieniem, Logistyka czyli informacje na temat etapów realizacji logistycznej danego zamówienia itp. Rozdział: Korzystanie z programu 47 Dyspozycje Moduł dyspozycji pozwala na zdefiniowanie dyspozycji do wykonania. Gromadzone są w nim takie informacje jak: Imię i nazwisko dane osoby, która zajmuje się daną dyspozycją, Kierunek ogólny kierunek podróży danej dyspozycji, Zamówienia lista zamówień, które są realizowane w ramach danej dyspozycji. Magazyn Moduł Magazynu ściśle współpracuje z modułami odpowiedzialnymi za sprzedaż produktów. Pozwala na

48 tworzenie dowolnie wielu magazynów oraz przyjmowanie produktów na te magazyny. Tworzy odpowiednie dokumenty magazynowe (np. przyjęcie i wydanie z magazynu). Pozwala także na tworzenie kategorii i przypisywanie produktów do określonych kategorii oraz późniejszego generowania cenników w oparciu o te kategorie. Z każdym produktem związane są takie informacje jak: nazwa produktu oraz ewentualnie nazwa producenta, symbol produktu ułatwiający wyszukiwanie produktów w magazynie, kod kreskowy także ułatwiający odszukiwanie produktów w magazynie, ceny zakupu i sprzedaży, opis produktu w opisie można korzystać z języka HTML, załączniki do produktów. Istnieje możliwość nadania statusu Usługi dla produktu. Wówczas nie jest on przypisywany do żadnego magazynu oraz nie jest kontrolowany jego stan magazynowy. W Asystencie 2009 istnieje także możliwość tworzenia tzw. zestawów. Zestaw jest produktem, w którego skład wchodzą inne produkty (lub również zestawy). Zdjęcie takiego zestawu z magazynu (np. poprzez fakturę sprzedaży) wiąże Rozdział: Korzystanie z programu 48

49 Asystent 2009 się wówczas automatycznie ze zdjęciem wszystkich produktów wchodzących w skład tego zestawu. Książka korespondencji Moduł Książki korespondencji zapewnia kontrolę i gromadzenia informacje na temat wszelkiej korespondencji występującej w naszej firmie. Możemy notować informacje o każdej korespondencji wychodzącej i przychodzącej. W ramach każdej korespondencji możemy umieszczać własne uwagi czy też dołączać załączniki. Korespondencje można dzielić w kategorie. Sklep on-line Moduł sklepu on-line jest dodatkową usługą świadczoną przez Meteoryt Software. Dzięki niemu, w ciągu 10 minut możemy utworzyć własny sklep internetowy, w którym sprzedawać możemy nasze produkty i usługi. Zarządzanie sklepem i zamówieniami odbywa się wprost z Asystenta. Możemy wykonać takie czynności jak: Rozdział: Korzystanie z programu 49 tworzyć kategorie produktów w sklepie on-line, publikować produkty w sklepie on-line, publikować i redagować artykuły na stronie WWW, edytować menu swojego sklepu, realizować zamówienia składane przez klientów online itp. Każdy klient sklepu on-line może założyć swoje własne konto użytkownika. Jego konto będzie odzwierciedlone w postaci

50 nowego kontrahenta w bazie danych Asystenta. Jeśli klient złoży zamówienie, pojawi się ono w zakładce Zamówienia. Klient naszego sklepu będzie miał stale dostęp do swojego zamówienia. Będzie mógł śledzić zmiany w nim dokonywane, czy tez będzie mógł pobrać wystawioną mu fakturę VAT. Serwis i reklamacje Za pośrednictwem tego modułu można prowadzić serwis w naszej firmie i przyjmować reklamacje od jego klientów. Generowane są numery RMA, raporty, kontrolowane są numery seryjne produktów itp. Kadry Moduł pozwala na przechowywanie informacji o naszych pracownikach. Możemy gromadzić informacje o stażu i zatrudnieniu danego pracownika, jego wykształceniu, czy też zbierać różne informacje w ramach grup załączników na tematy pracy danego pracownika w naszej firmie. Moduł Kadry i zakładka Użytkownicy przechowują informacje o tych samych obiektach. Bowiem każdy użytkownik programu jest tym samym odzwierciedlony w module Kadry oraz każdy pracownik dodany w ramach modułu Kadry jest użytkownikiem Asystenta. Jednakże uprawnienia użytkownika (np. prawo logowania do bazy) określa się tylko z poziomu zakładki Użytkownicy. Rozdział: Korzystanie z programu 50

51 Asystent 2009 Rejestracja programu Po zainstalowaniu programu Asystent funkcjonuje on na zasadach wersji TRIAL, czyli tzw. wersji testowej. Celem wersji testowej jest umożliwienie użytkownikowi zapoznanie się z funkcjami Asystenta, sprawdzeniem czy spełniają one jego oczekiwania. Okres testowania jest określony w postaci limitu dni. Kiedy termin minie, Asystent zablokuje możliwość zapisywania i modyfikacji danych. Po zakupie programu Asystent otrzymamy tzw. klucz licencyjny (numer seryny). Należy wówczas przeprowadzić proces rejestracji by odblokować wszystkie funkcje Asystenta, wyłączyć limit czasowy oraz legalnie korzystać z programu. Aby zarejestrować program Asystent należy po jego uruchomieniu z menu Pomoc wybrać opcję Rejestracja. Rozdział: Korzystanie z programu 51

52 W oknie, które się ukaże należy wprowadzić swoje dane (imię i nazwisko, nazwa firmy, opcjonalnie adres ) oraz w pole Numer seryjny należy wprowadzić otrzymany klucz licencyjny. Następnie wystarczy wcisnąć przycisk Zarejestruj. Jeśli dane wprowadzono właściwie, ukaże się informacja o poprawnej rejestracji programu. Wówczas należy ponownie uruchomić Asystenta. Aktualizacja programu Programy serii Asystent są stale rozwijane i udoskonalane. Dochodzą również stale nowe moduły i funkcjonalności oraz poprawiane są wszystkie wykrywane błędy. Dlatego zalecana jest stała aktualizacja programu. Najnowsze wersje programu odnajdziemy zawsze na jego stronie domowej pod adresem Rozdział: Korzystanie z programu 52

53 Asystent 2009 Będziemy o nich również informowani w oknie z aktualnościami. Aktualizacja programu polega na jego ponownej instalacji, stąd proces ten wygląda dokładnie tak samo jak proces pierwszej instalacji. Instalacja nowej wersji powoduje nadpisanie tej poprzedniej. Zachowane są jednak wszystkie wprowadzone przez nas ustawienia, parametry rejestracyjne itp. Przed rozpoczęciem instalacji Asystenta w celu jego aktualizacji, należy upewnić się, czy nie jest on uruchomiony. Nie można bowiem aktualizować programu, kiedy jest on w danej chwili włączony! Rozdział: Korzystanie z programu 53 Czasami po zainstalowaniu nowej wersji Asystenta, przy próbie otwarcia bazy danych możemy być informowani o konieczności dokonania jej aktualizacji. Należy wówczas wyrazić zgodę na tę operację, gdyż jest ona niezbędna do poprawnego funkcjonowania danej wersji. Dokonanie aktualizacji bazy danych spowoduje, że nie będzie można korzystać z tej bazy w starszych wersjach Asystenta. Dlatego jeśli w naszej firmie posiadamy kilka stanowisk, ważne jest by przed aktualizacją wyłączyć wszystkie kopie Asystenta i każdą z nich zaktualizować najpierw oddzielnie. Dopiero wtedy można otworzyć i zaktualizować bazę danych by nikt z naszych użytkowników nie utracił do niej dostępu.

54 Ustawienia i konfiguracja Programy z serii Asystent posiadają bardzo rozbudowaną konfigurację, dzięki czemu mogą być dostosowywane do upodobań użytkownika. Dlatego warto jest przed właściwym korzystaniem z programu, najpierw go dokładnie skonfigurować. Ustawienia programu Konfiguracja Asystenta składa się z dwóch podstawowych części: Ustawień programu i Ustawień bazy danych. Ustawienia programu to ustawienia ogólne i specyficzne dla danego komputera (stanowiska komputerowego). Użytkownik każdego komputera, na którym zainstalowany jest Asystent może dokonywać tutaj własnych modyfikacji. Aby uruchomić okno ustawień, z menu Opcje należy wybrać Ustawienia programu. Rozdział: Ustawienia i konfiguracja 54

55 Asystent 2009 Rozdział: Ustawienia i konfiguracja 55 Okno Ustawienia składa się z następujących zakładek: Ogólne 1 zawiera opcje podstawowe związane z funkcjonowaniem Asystenta, Ogólne 2 kolejna część ustawień podstawowych, Faktury, rachunki, paragony pozwala na konfigurację formatu numeracji wykorzystywanych

56 na tych dokumentach oraz określanie innych informacji związanych z tymi dokumentami, Zamówienia, dyspozycje i noty na tej zakładce definiuje się formaty numeracji dla tytułowych dokumentów, Poczta w tym miejscu definiuje się parametry do serwera pocztowego, który ma być wykorzystywany przy wysyłaniu poczty z programu Asystent, Twoje dane zakładka zawiera formularz z danymi kontaktowymi firmy, która pracuje z Asystentem. Dane te wykorzystywane są na fakturach itp. Logo na tej zakładce można zdefiniować logo naszej firmy. Będzie ono drukowane na fakturach i innych dokumentach. Moduły lista wszystkich modułów dostępnych w danej wersji Asystenta. W ramach dostępnych modułów użytkownik może wyłączyć z nich te, z których nie planuje korzystać. Urządzenia fiskalne zakłada pozwala na skonfigurowanie urządzeń fiskalnych (kas i drukarek), z którymi ma współpracować program Asystent. Zaawansowane na tej zakładce znalazły się opcje zaawansowane. Ustawienia bazy danych Tworząc bazę danych, kopiowana jest do niej również aktualna konfiguracja programu. Następnie każdy użytkownik łącząc się z tą bazą, będzie posiadał taką samą Rozdział: Ustawienia i konfiguracja 56

57 Asystent 2009 konfigurację jeśli chodzi o kluczowe z punktu widzenia bazy informacje jak np. format i numeracja dokumentów itp. Do okna Ustawienia baz danych przejdziemy wybierając je z menu Opcje. Należy się jednak upewnić, że jest się zalogowanym w bazie Asystenta jako Administrator. Rozdział: Ustawienia i konfiguracja 57 W oknie Ustawienia bazy danych widocznych jest szereg zakładek, których przeznaczenie jest następujące:

58 Ogólne ustawienia ogólne związane z bazą danych, Twoje dane dane firmy, której zarządzanie odbywa się za pośrednictwem danej bazy, Faktury, rachunki i paragony formaty i aktualne stany liczników do numeracji tytułowych dokumentów; Zamówienia, dyspozycje, korespondencja formaty i aktualne stany liczników do numeracji tytułowych dokumentów; Zaawansowane ustawienia zaawansowane, m.in. kod wykorzystywanej waluty w danej bazie danych czy też dane serwera FTP na którym składowane mają być załączniki. Ustawienia w ramach bazy danych W ramach każdej bazy danych widoczna jest w Panelu zakładka Ustawienia. Zawiera ona przyciski pozwalające na zarządzanie i edycję różnych tabel, do których odwołują się podstawowe moduły Asystenta. Te tabele to: Użytkownicy lista użytkowników mogących logować się do danej bazy danych. Jest to najczęściej również lista wszystkich pracowników naszej firmy. Oddziały lista oddziałów jakie prowadzimy w naszej firmie. Użytkownicy mogą być przypisywani do tych oddziałów. Symbol danego oddziału może być dodawany do numeracji wszystkich dokumentów w Asystencie. Rozdział: Ustawienia i konfiguracja 58

59 Asystent 2009 Rozdział: Ustawienia i konfiguracja 59 Branże tabela branży, do których mogą być przypisywani kontrahenci. Oceny tabela możliwych ocen przyznawanych osobom i kontrahentom, Skąd znamy, Skąd jesteśmy znani tabele z możliwymi opcjami dla takich samych pól w bazie kontrahentów. Stanowiska tabela stanowisk jakie mogą być przypisane pracownikom łączonym z kontrahentami, Priorytety tabela dostępnych priorytetów nadawanych zadaniom, Typy zadań tabela możliwych typów zadań, Jednostki tabela jednostek nadawanych produktom w magazynie, Oznaczenia własne oznaczenia wykorzystywane w różnych tabelach, Rodzaje dokumentów obsługiwane przez Magazyn rodzaje dokumentów. Formy płatności obsługiwane w zamówieniach formy płatności. Formy transportu podstawowe formy transportu wykorzystywane w zamówieniach. Logi tabela tylko do odczytu, prezentująca logi systemowe (poczynania wszystkich użytkowników systemu). Typowe zmiany w konfiguracji W kolejnych punktach tego podrozdziału przedstawiono typowe sytuacje problemowe i sposoby ich rozwiązywania

60 poprzez modyfikację różnych ustawień w programie Asystent. Zmiana wyglądu Asystenta W programie Asystent wbudowano kilkanaście skórek, czyli schematów kolorowania programu. Zmianę wyglądu dokonamy wybierając z menu Opcje» Konfiguracja programu, a następnie przechodząc do zakładki Ogólne 1. W dolnej części okna widoczna jest lista zatytułowana Wygląd. Po wybraniu nowej skórki zalecane jest ponowne uruchomienie Asystenta, aby wszystkie zmiany zostały zastosowane. Obsługa drukarki fiskalnej Programy z serii Asystent pozwalają na obsługę drukarek fiskalnych. W chwili obecnej wspierane są drukarki firmy Posnet serii Thermal. Aby Asystent mógł korzystać z takiej drukarki, należy wybrać Opcje» Ustawienia programu a następnie przejść do zakładki Urządzenia fiskalnej. Następnie w sekcji Drukarka fiskalna należy wybrać port szeregowy, do którego drukarka jest podłączona, a następnie wcisnąć przycisk Test. Program spróbuje połączyć się z drukarką i jeśli mu się to uda, wyświetli nazwę i wersję danej drukarki. Od tego momentu możliwe będzie drukowanie paragonów, obsługa szuflady itp. Dostępne będzie również okno Zarządzanie drukarką dostępne z poziomu menu Narzędzia. Rozdział: Ustawienia i konfiguracja 60

61 Asystent 2009 Obsługa kodów kreskowych Program Asystent pozwala na obsługę czytników kodów kreskowych. Obsługiwane są jedynie czytniki na port USB emulujące klawiaturę. Ponieważ czytnik tego typu działa jak klawiatura Asystent nie jest wstanie stwierdzić, kiedy otrzymywane dane pochodzą ze zwykłej klawiatury, a kiedy z czytnika. Aby to było możliwe zalecane jest określenie prefixu kodu w danym czytniku i podanie go w ustawieniach programu. W tym celu z menu Opcje należy wybrać Ustawienia programu, a następnie przejść do zakładki Zaawansowane. Następnie w sekcji Kod prefixu należy wprowadzić kod ASCII ustalonego prefixu. Jeśli zaznaczona zostanie opcja Otwieraj okno Sprzedaży po wykryciu przesyłanego kodu kreskowego zawsze w momencie wykrycia kodu kreskowego Asystent będzie otwierał okno sprzedaży i dodawał do niego wybrany produkt. Rozdział: Ustawienia i konfiguracja 61 Obsługa kodów kreskowych oznacza również drukowanie kodów kreskowych na wszystkich dokumentach. Opcja ta jest domyślnie ustawiona. Jeśli nie chcemy by kody były drukowane, należy odznaczyć opcję Drukuj kody kreskowe w Opcjach programu na zakładce Ogolne 1.

62 Użytkownicy i uprawnienia Programy z serii Asystent pozwalają na pracę na jednej bazie danych przez wielu użytkowników jednocześnie. Dzięki temu praca grupowa i współdzielenie dokumentów stwarzają w firmie zupełnie nowe możliwości. Po utworzeniu nowej bazy danych należy zdefiniować listę kont użytkowników, którzy będą mogli się zalogować do tej bazy. W procesie zakładania konta określa się różne informacje o danym użytkowniku, w tym jego zbiór uprawnień. Aby przejść do listy użytkowników należy z Panelu wybrać zakładkę Ustawienia, a następnie wcisnąć przycisk Użytkownicy. W części roboczej ukaże się wówczas lista wszystkich dostępnych kont. Nowe konto lub edycja już istniejącego wygląda w ten sam sposób jak dodawanie i edycja rekordów w innych tabelach. Okno danych użytkownika przedstawione zostały na poniższym rysunku. Rozdział: Użytkownicy i uprawnienia 62

63 Asystent 2009 Rozdział: Użytkownicy i uprawnienia 63 Dla każdego użytkownika należy określić nazwę, która będzie wyświetlana na liście użytkowników oraz hasło. Oprócz tego określić należy status konta, tj. czy jest to konto administratora (czyli posiadające pełne uprawnienia w systemie), czy też konto zwykłego użytkownika. Oprócz tych informacji można wprowadzić także dowolne dane osobowe o użytkowniku, tworząc w ten sposób akta o swoich pracownikach. Dla każdego użytkownika można określić zakres jego uprawnień oraz dostępność poszczególnych modułów. Lista uprawnień wygląda następująco: Eksport danych czy użytkownik będzie mógł eksportować dane do innych formatów plików; Import danych czy użytkownik będzie mógł importować dane z innych źródeł;

64 Drukowanie danych uprawnienie do drukowania dokumentów; Tworzenie kopii bezpieczeństwa czy użytkownik będzie miał możliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa; Podgląd schowków poufnych czy użytkownik będzie widział w niektórych oknach Asystenta ukryte pola uwag; Dodawanie na magazyn uprawnienie do dodawania produktów na magazyn; Sprzedaż produktów nie z magazynu po zaznaczeniu tej opcji użytkownik będzie mógł sprzedawać produkty, które nie znajdują się w indeksie magazynowym; Zezwalaj na logowanie się z innego oddziału po zaznaczeniu tej opcji, pomimo przypisania użytkownika do określonego oddziału firmy, w momencie logowania będzie on mógł zmienić ten oddział; Zezwalaj na uruchamianie gier opcja pozwala na uruchamianie wbudowanych w Asystenta gier; Zezwól na otwieranie i zamykanie baz danych kiedy wyłączymy tę opcję nie będzie można otwierać i zamykać nowych baz danych; Uruchamiaj na pełnym ekranie po zaznaczeniu tej opcji, Asystent będzie automatycznie uruchamiany na pełnym ekranie i nie będzie pozwalał na zmianę tego rozmiaru; Rozdział: Użytkownicy i uprawnienia 64

65 Asystent 2009 Ukrywaj pulpit i menu start kiedy opcja ta zostanie zaznaczona, Asystent wyłączy pulpit i pasek Start (funkcja poprawnie działa tylko w środowisku Windows XP) Zablokuj zamykanie programu po zaznaczeniu tej opcji użytkownik utraci prawo do zamykania programu Asystent. Rozdział: Użytkownicy i uprawnienia 65

66 Import i eksport danych Programy z serii Asystent pozwalają na importowanie danych z innych programów i formatów plików oraz umożliwiają na eksport swoich danych do różnych formatów. Każdy z tych procesów został opisany w kolejnych punktach niniejszego rozdziału. Import danych Import danych polega na wprowadzeniu do Asystenta danych zapisanych w innej bazie danych lub innym pliku. Asystent pozwala na import danych z baz MySQL, PostgreSQL, DBF oraz z plików CSV. Przewidziano w tym celu trzy narzędzia dostępne w menu Baza danych» Import danych: Import z bazy danych (jeśli chcemy pobrać dane z baz MySQL lub PostgreSQL) Import z pliku DBF Import z pliku CSV Dane można importować do tabel: Osoby, Kontrahenci lub do Indeksu magazynu. Import z bazy danych Aby zaimportować dane z bazy danych MySQL lub PostgreSQL należy z menu Baza danych wybrać opcję Import danych, a następnie nazwę tabeli do której chcemy dokonać Rozdział: Import i eksport danych 66

67 Asystent 2009 importu i opcję Import z bazy danych. Ukaże się okno jak na rysunku poniżej. Rozdział: Import i eksport danych 67 W tym momencie należy wykonać następujące kroki: 1. Określić protokół (typ bazy danych) oraz dane do serwera, tj. adres, numer portu, nazwę użytkownika i hasło. Jeśli znamy bazę, z której chcemy dokonać

68 importu, wprowadzamy ją w pole Baza danych. Jeśli nie pamiętamy nazwy bazy, pozostawiamy to pole puste i wciskamy przycisk Połącz. 2. Asystent spróbuje połączyć się z wybraną bazą. Następnie, jeśli w polu Baza danych wpisano nazwę bazy, na liście Lista baz danych wyświetlona zostanie lista dostępnych tabel w danej bazie. Jeśli natomiast pole Baza danych było puste, na liście wyświetlona zostanie lista dostępnych baz. Dopiero po kliknięciu w którąś z nich, lista zmieni się w listę tabel. 3. Należy wybrać tabelę, z której chcemy importować dane. Wówczas w polu roboczym poniżej ukaże się podgląd 10 pierwszych rekordów z danej tabeli. 4. Na samym dole okna importu danych widoczna jest tabela powiązań. Z lewej strony widać nazwy kolumn z tabeli do której importujemy. Odpowiadające im pola po prawej stronie są puste i pola te określają co w daną kolumnę ma zostać zaimportowane. 5. Zadaniem użytkownika jest stworzenie powiązań pomiędzy kolumnami z importowanej bazy i tymi z tabeli do której importujemy. W tym celu ustawiamy kursor w kolumnie do której importujemy dane, a następnie klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w kolumnę z danymi tabeli podglądu, która w to miejsce ma być importowana. Po tych czynnościach w danym polu wstawi się kod np. %2%. Oznacza to, że w tej kolumnie mają być umieszczane dane z kolumny o numerze 2 z tabeli źródłowej. Rozdział: Import i eksport danych 68

69 Asystent Jeśli w danym polu wpiszemy jakiś tekst, ten tekst zostanie zaimportowany do wszystkich rekordów w danej tabeli. Po utworzeniu wszystkich niezbędnych powiązań, należy wcisnąć przycisk Importuj. Dane zostaną zaimportowane. Import z pliku DBF Aby zaimportować dane z bazy DBF z menu Baza danych wybieramy opcję Import danych, a następnie nazwę tabeli, do której chcemy dokonać importu i opcję Import z pliku DBF. Wyświetlone zostanie standardowe okno dialogowe z wyborem pliku do otwarcia. Należy w tym momencie wskazać plik bazy DBF (plik z rozszerzeniem *.dbf). Ukaże się wówczas okno jak na rysunku poniżej: Rozdział: Import i eksport danych 69

70 W górnej części okna widoczny jest podgląd danych z importowanego pliku DBF. W dolnej części okna widoczna jest natomiast struktura tabeli, do której chcemy dokonać importu. Aby tego dokonać należy wykonać następujące kroki: 1. Naszym zadaniem jest stworzenie powiązań pomiędzy kolumnami z importowanej bazy i tymi z tabeli do której importujemy. W tym celu ustawiamy kursor w kolumnie, do której importujemy dane, a następnie klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w kolumnę z danymi tabeli podglądu, która w Rozdział: Import i eksport danych 70

71 Asystent 2009 to miejsce ma być importowana. Po tych czynnościach w danym polu wstawi się kod np. %2%. Oznacza to, że w tej kolumnie mają być umieszczane dane z kolumny o numerze 2 z tabeli źródłowej. 2. Jeśli w danym polu wpiszemy jakiś tekst, ten tekst zostanie zaimportowany do wszystkich rekordów w danej tabeli. Po utworzeniu wszystkich niezbędnych powiązań, należy wcisnąć przycisk Importuj. Dane zostaną zaimportowane. Import z pliku CSV Aby zaimportować dane z pliku CSV z menu Baza danych wybieramy opcję Import danych, a następnie nazwę tabeli, do której chcemy dokonać importu i opcję Import z pliku CSV. Wyświetlone zostanie standardowe okno dialogowe z wyborem pliku do otwarcia. Należy w tym momencie wskazać plik CSV. Ukaże się wówczas okno jak na rysunku poniżej: Rozdział: Import i eksport danych 71

72 Istnieje kilka wariantów formatów plików CSV różniących się tzw. separatorami, czyli znakami oddzielającymi poszczególne pola. Dlatego jeśli w podglądzie danych, dane nie są rozpoznane prawidłowo, należy zmienić separator pola i/lub separator tekstu. W górnej części okna widoczny jest podgląd danych z importowanego pliku CSV. W dolnej części okna widoczna Rozdział: Import i eksport danych 72

73 Asystent 2009 jest natomiast struktura tabeli, do której chcemy dokonać importu. Aby tego dokonać należy wykonać następujące kroki: 1. Naszym zadaniem jest stworzenie powiązań pomiędzy kolumnami z importowanej bazy i tymi z tabeli do której importujemy. W tym celu ustawiamy kursor w kolumnie do której importujemy dane, a następnie klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w kolumnę z danymi tabeli podglądu, która w to miejsce ma być importowana. Po tych czynnościach w danym polu wstawi się kod np. %2%. Oznacza to, że w tej kolumnie mają być umieszczane dane z kolumny o numerze 2 z tabeli źródłowej. 2. Jeśli w danym polu wpiszemy jakiś tekst, ten tekst zostanie zaimportowany do wszystkich rekordów w danej tabeli. Po utworzeniu wszystkich niezbędnych powiązań, należy wcisnąć przycisk Importuj. Dane zostaną zaimportowane. Rozdział: Import i eksport danych 73 Eksport danych Eksport danych polega na zapisaniu danych Asystenta w zewnętrznym pliku o różnym formacie lub też przesłaniu tych danych bezpośrednio do innego programu. Asystent pozwala na eksport danych z każdej tabeli i obsługuje kilkanaście formatów w tym: Microsoft Excel Microsoft Word

74 HTML Rich Text Comma-Separated Text (CSV) Clipboard (schowek) Aby wyeksportować dane należy wyświetlić tabelę, którą chcemy eksportować. Następnie z menu Rekordy wybieramy opcję Eksport i jedną z dostępnych tam opcji: Eksportuj całą tabelę jeśli chcemy wyeksportować wszystkie dane z wybranej tabeli; Eksportuj widoczną tabelę jeśli chcemy wyeksportować tylko widoczne rekordy (może ich być mniej niż jest faktycznie zapisanych w bazie); Eksportuj wybrane wiersze jeśli chcemy wyeksportować tylko zaznaczone wiersze. Dostęp do tego menu uzyskamy również klikając prawym klawiszem myszy w tabeli z danymi, które chcemy wyeksportować i tam odnajdując opcję Eksport. Jeszcze inna metoda, to skorzystanie z opcji Eksport danych widocznej w menu Baza danych (analogiczne do Import danych). Tą drogą można jednak eksportować dane jedynie z tabel Osoby, Kontrahenci i Indeks materiałów. Wybierając polecenie eksportu dowolną z metod, wyświetlone zostanie okno jak poniżej: Rozdział: Import i eksport danych 74

75 Asystent 2009 Należy w nim wybrać format do jakiego chcemy wyeksportować dane oraz zaznaczyć jedną z opcji: Wyświetl tylko wówczas otworzony zostanie program obsługujący dany format z wyeksportowanymi danymi; Eksport do pliku wówczas poproszeni zostaniemy o podanie nazwy pliku w jakiej mają być zapisane dane. Rozdział: Import i eksport danych 75 Synchronizacja danych Programy serii Asystent obsługują funkcję synchronizacji danych. Synchronizacja polega na eksporcie aktualnych danych, a następnie imporcie zmodyfikowanych danych do aktualnej bazy. Różnica pomiędzy zwykłym importem i eksportem polega na tym, że w momencie importu uwzględniane są modyfikacje rekordów, zachowywane są relacje i powiązania pomiędzy rekordami itp. Aby wykonać eksport danych służących do synchronizacji należy z menu Baza danych wybrać opcję Synchronizacja danych» Eksport/Synchronizacja. Poproszeni zostaniemy o

76 podanie nazwy pliku, w którym zapisane zostaną dane eksportowe. Aby zaimportować dane synchronizacyjne należy z menu Baza danych wybrać opcję Synchronizacja danych a następnie Import/Synchronizacja. Ponownie poproszeni zostaniemy o podanie nazwy istniejącego pliku eksportowego. Kiedy tego dokonamy dane zostaną zaimportowane. Synchronizacji danych można dokonywać tylko w obrębie danej wersji bazy. Oznacza to, że jeśli wykonamy eksport synchronizacyjny, a następnie uaktualnimy bazę do nowej wersji, to nie będziemy wówczas mogli wykonać importu synchronizującego. Rozdział: Import i eksport danych 76

77 Asystent 2009 Własne tabele w Asystencie Programy z serii Asystent posiadają liczne moduły obsługujące wszystkie podstawowe operacje w firmie, a więc gromadzenie danych o klientach, wystawianie odpowiednich dokumentów, zarządzanie korespondencją i magazynem itp. Często może się jednak zdarzyć, że w naszej firmie potrzebujemy przechowywać jeszcze inne dane, których nie przewidziano w programie. Wówczas z pomocą przychodzi funkcja tworzenia własnych tabel. Pełna wersja funkcji tworzenia własnych tabel dostępna jest jedynie w najwyższych wersjach BIZNES wszystkich produktów serii Asystent i w każdej wersji wariantu Asystent Baza danych. W pozostałych przypadkach istnieją różne ograniczenia nałożone na tą funkcję. Rozdział: Własne tabele w Asystencie 77 Zarządzanie kategoriami W Panelu widoczne są zakładki odpowiadające poszczególnym modułom Asystenta. Użytkownik może tworzyć również własne zakładki. Wystarczy, że klikniemy prawym klawiszem myszy w Panelu i wybierzemy opcję Dodaj nową kategorię. Pokaże się okno jak poniżej.

78 W oknie możemy określić nazwę tworzonej kategorii i jej krótki opis. Jeśli zaznaczymy opcję Kategoria prywatna będzie ona widoczna tylko przez jej autora. Mając utworzoną kategorię, kiedy ją rozwiniemy i wciśniemy prawy klawisz myszy w jej obszarze, menu kontekstowe stanie się bardziej rozbudowane. Zawierać będzie takie pola jak: Dodaj nową kategorię pozwala na dodawanie kolejnych kategorii; Rozdział: Własne tabele w Asystencie 78

79 Asystent 2009 Edytuj kategorię pozwala na edycję nazwy i opisu otwartej kategorii; Usuń kategorię powoduje usunięcie danej kategorii łącznie z wszystkimi tabelami w niej się znajdującymi; Dodaj nową tabelę pozwala na tworzenie nowych tabel w ramach danej kategorii; Małe ikony opcja pozwalająca na przełączenie sposobu wyświetlania ikon w Panelu; Tworzenie tabel Aby utworzyć własną tabelę należy w pierwszej kolejności utworzyć Kategorię, w której ma się ona znaleźć, a następnie otworzyć tę kategorię. Wówczas można wcisnąć prawy przycisk myszy w obszarze Panelu z rozwiniętą własną kategorią i z menu, które się ukaże wybrać opcję Dodaj nową tabelę. Pokaże się wówczas okno jak poniżej. Rozdział: Własne tabele w Asystencie 79

80 Aby utworzyć tabelę w oknie, które się ukaże określamy nazwę, opcjonalnie jej krótki opis oraz tworzymy listę Rozdział: Własne tabele w Asystencie 80

81 Asystent 2009 kolumn. Możemy także zaznaczyć opcję Tabela prywatna, aby tworzona tabela widoczna była tylko przez jej autora. Najważniejszym etapem jest tutaj określenie kolumn w nowej tabeli. Aby dodać lub usunąć kolumnę posługujemy się przyciskiem Dodaj lub Usuń. Wciskając przycisk Dodaj poproszeni zostaniemy o podanie nazwy nowej kolumny. Po utworzeniu tabeli nie będzie już możliwa edycja listy i typu kolumn. Dlatego zanim zatwierdzimy tworzenie danej tabeli należy się upewnić, że uwzględniliśmy wszystkie wymagane przez nas kolumny. Mając już określoną listę kolumn należy zdefiniować typ każdej z kolumn. Typ określa, jakiego rodzaju informacje będą w danej kolumnie przechowywane. Dostępne są następujące typy: Rozdział: Własne tabele w Asystencie 81 Ciąg znaków jednowierszowe pole tekstowe; Opis wielowierszowe pole tekstowe; Liczba całkowita Liczba rzeczywista Data Data INTEGER pole data przechowywane fizycznie w bazie danych jako liczba INT; Cena Adres URL Relacja

82 Tworzenie relacji pomiędzy tabelami Asystent pozwala na tworzenie relacji pomiędzy tworzonymi tabelami. Aby utworzyć relację, jako typ danej kolumny wybieramy opcję Relacja. Ukaże się wówczas okno jak poniżej: W oknie tym widzimy listę własnych tabel (lista po lewej) oraz listę innych wbudowanych w Asystenta tabel do których tworzenie relacji jest możliwe. Możemy wybrać tę tabelę, do której planujemy utworzyć relację. Jeśli wybór padnie na własną tabelę, wówczas na liście Wybierz kolumny pokaże się lista kolumn tej tabeli. Możemy Rozdział: Własne tabele w Asystencie 82

83 Asystent 2009 wybrać tę, która ma służyć jako opis odwołania się do danej tabeli. Rozdział: Własne tabele w Asystencie 83

84 Sprzedaż w programie Asystent Programy serii Asystent mogą służyć jako oprogramowanie wspomagające obsługę magazynu i sprzedaży. W tym rozdziale omówiono najważniejsze aspekty związane z takim przeznaczeniem Asystenta. Magazyny W programie Asystent dostępny jest moduł Magazyn pozwalający na obsługę magazynu. Zakładka modułu posiada następujące przyciski: Indeks materiałów zawiera indeks wszystkich materiałów i usług jakie sprzedajemy i świadczymy; Dokumenty zawiera listę wszystkich dokumentów magazynowych (PZ, WZ itp.); Kategorie narzędzie pozwala na tworzenie kategorii produktów; Wydruki narzędzie pozwalające na generowanie wydruków różnego typu; Magazyny Pod przyciskiem Magazyny kryje się lista wszystkich magazynów jakimi dysponujemy w naszej firmie. Domyślnie tworzony jest jeden magazyn. Możemy jednak zdefiniować dowolnie wiele magazynów. Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 84

85 Asystent 2009 Dodawanie, edycja i usuwanie magazynów wygląda w identyczny sposób jak każdego innego rekordu w innych strukturach Asystenta. Podczas edycji określić można takie informacje związane z magazynem jak: Symbol magazynu Nazwa magazynu Pełne dane adresowe magazynu Kategorie Kategorie służą segregowaniu i grupowaniu produktów i usług, które sprzedajemy lub świadczymy. Wykorzystywane są również w procesie generowania cenników oraz wyświetlania kategorii w sklepie on-line jeśli taki prowadzimy. Po wybraniu przycisku Kategorie z zakładki Magazyn ukaże się okno jak poniżej. Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 85

86 Struktura kategorii posiada budowę drzewiastą, tzn. jedne kategorie mogą być podkategoriami innej kategorii. Aby dodać nową kategorię wystarczy ustawić kursor na kategorii, która ma być jej rodzicem i wcisnąć przycisk Dodaj. Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 86

87 Asystent 2009 Aby edytować lub usunąć kategorię, wystarczy zaznaczyć ją myszką i użyć jednego z przycisków Edytuj lub Usuń. Podczas edycji danej kategorii należy wypełnić następujące pola: Nazwa nazwa danej kategorii; Opis krótki opis kategorii; Kolejność pole wpływa na kolejność wyświetlania się kategorii w sklepie on-line; Wyświetleń pole określa, ile razy wyświetlono daną kategorię w sklepie on-line; Indeks materiałów Zawiera listę wszystkich produktów i usług jakie posiadamy w magazynie. Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 87

88 Obok pola wyszukiwania wyświetlone jest pole COMBO (tzw. pole wyboru) zawierające listę magazynów w naszej firmie. Wybierając któryś z nich ograniczać będziemy listę wyświetlanego indeksu jedynie do zadanego magazynu. W prawym dolnym rogu okna widoczne jest natomiast pole COMBO prezentujące listę kategorii. Wybierając kategorię z tego pola również ograniczamy zawartość listy jedynie do produktów i usług z danej kategorii. Dokumenty Po wybraniu tego przycisku wyświetlona zostanie lista wszystkich dokumentów magazynowych. Niektóre dokumenty wystawiane są automatycznie np. w momencie sprzedaży produktów inne możemy wystawiać samodzielnie. Domyślnie po utworzeniu bazy danych dostępne są następujące rodzaje dokumentów: PZ przyjęcie na magazyn; WZ wydanie z magazynu; ZW zwrot na magazyn; MM Przesunięcie pomiędzy magazynami; Dodawanie, edycja i usuwanie dokumentów wygląda analogicznie jak innych rekordów w pozostałych strukturach programu. Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 88

89 Asystent 2009 Jeśli chcemy zdefiniować nowe lub edytować już istniejące typy obsługiwanych dokumentów, ich listę odnajdziemy w zakładce Ustawienia» Rodzaje dokumentów. Wydruki i cenniki Pod przyciskiem Wydruki znajduje się narzędzie pozwalające na generowanie różnego rodzaju wydruków. Wystarczy określić typ wydruku oraz zakres dat, a dany raport zostanie utworzony. Dostępne są następujące rodzaje raportów: Sumaryczne zestawienie zapasów i obrotów Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 89 Generowanie cenników wygląda w nieco inny sposób i należy się w tym przypadku posłużyć opcją Drukowanie cenników z menu Narzędzia. Po wybraniu tej opcji ukaże się okno Cenniki. Możemy określić w nim, które kategorie produktów mają być uwzględnione na generowanym cenniku, a następnie wcisnąć przycisk Generuj cennik. Przyjmowanie produktów na magazyn Istnieje kilka metod przyjmowania produktów na magazyn, mianowicie: 1. Dodanie produktu wprost z indeksu magazynu. W tym przypadku można dodać tylko jeden produkt i wystawiony do niego zostanie automatycznie wygenerowany dokument PZ. Aby dodać produkt tą metodą, należy wcisnąć przycisk Indeks materiałów w

90 zakładce Magazyn, a następnie znanymi metodami dodać nowy rekord. 2. Poprzez nowy dokument PZ. Wówczas w ramach tego dokumentu możemy dodać dowolnie wiele produktów. W ramach jednego dokumentu PZ można przyjmować produkty tylko na jeden magazyn. Aby dodać produkty tą metodą, należy wcisnąć przycisk Dokumenty, a następnie znanymi metodami dodać nowy rekord. Ukaże się wówczas okno edycji dokumentu. Należy upewnić się, że wybrany jest typ dokumentu PZ oraz wprowadzić dane dostawcy i listę produktów. 3. Poprzez fakturę zakupu. Wówczas po wystawieniu takiej faktury, wystawiony do niej zostanie automatycznie odpowiedni dokument PZ. Aby dodać produkty tą metodą, należy przejść do zakładki Faktury, rachunki, paragony a następnie wcisnąć przycisk Faktury zakupu. Następnie znanymi metodami dodać nowy rekord. Po wyświetleniu się okna, należy wypełnić formularz danymi o fakturze oraz określić listę produktów. Każda z przedstawionych metod powoduje wyświetlanie się okna dialogowego Produkt służącego do edycji danych o produkcie. Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 90

91 Asystent 2009 Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 91 W momencie dodawania produktu na magazyn okno to posiadać będzie trzy zakładki: Ogólne zawierającą podstawowe informacje o produkcie; Opis zawierające duże pole pozwalające na wprowadzenie opisu produktu. W opisie można posługiwać się językiem HTML;

92 Kody kreskowe zakładka pozwala na zdefiniowanie listy kodów kreskowych dla danego produktu. Kiedy edytujemy istniejący już produkt na magazynie wówczas oprócz powyższych ukazać się mogą inne zakładki, jak np.: Informacje dodatkowe pozwalające na przypisywanie produktów do kategorii i tworzenie zestawów; Sklep on-line pozwalające na określenie różnych parametrów związanych z funkcjonowaniem sklepu on-line. Jeśli podczas wprowadzania produktu zaznaczymy pole Produkt jest usługą, wówczas dany produkt będzie interpretowany jako usługa i nie będzie kontrolowany jego stan magazynowy. Nie będzie on również fizycznie przypisany do żadnego magazynu. Sprzedaż produktów i usług Istnieje kilka metod sprzedaży produktów w programach serii Asystent. Wiążą się one z różnymi typami wystawianych do nich dokumentów. Możliwe jest zatem wystawianie faktur, rachunków oraz paragonów. Dostęp do wszystkich tych czynności zapewnia zakładka Faktury, rachunki, paragony. Na liście tej kategorii odnajdziemy przyciski o takich właśnie nazwach, Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 92

93 Asystent 2009 wyświetlające dokumenty jedynie z wybranej grupy. Aby wystawić dany dokument wystarczy wówczas dodać nowy rekord w ten sam sposób jak to wygląda w innych strukturach programu. W kolejnych punktach przybliżono nieco bliżej każdy z tych procesów. Faktury i Faktury proforma Aby wystawić nową fakturę sprzedaży, wystarczy przejść do zakładki Faktury, rachunki, paragony i wcisnąć przycisk Faktury sprzedaży. Następnie należy dodać nowy rekord znanymi sposobami. Wyświetli się wówczas okno jak na rysunku. Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 93 W lewej części okna należy wprowadzić informacje o osobie lub kontrahencie, któremu wystawiamy fakturę. W prawej

94 części okna określamy inne informacje związane z fakturą. Ta część okna zawiera kilka zakładek: Podstawowe w tej zakładce wyświetlają się informacje podstawowe związane z fakturą. Tutaj określamy produkty i usługi, które sprzedajemy, czy też określamy informacje o formie płatności, osobie wystawiającej fakturę itp. Grupy ta zakładka pozwala na przypisanie danej faktury do określonej grupy; Uwagi zakładka zawiera pole pozwalające na wprowadzenie dowolnych uwag związanych z daną fakturą; Inne zakładka posiada przyciski pozwalające na dostęp do różnych elementów, np. powiązanego dokumentu magazynowego, zarządzania drukarką fiskalną, czy też otworzenia szuflady podłączonej do drukarki. W dolnej części okna dostępne są przyciski: Drukuj wezwanie do zapłaty pozwala na wydrukowanie wezwania do zapłaty; Utwórz korektę pozwala na tworzenie korekty do danej faktury; Utwórz na podstawie pozwala na utworzenie nowej faktury, do której skopiowane zostaną dane z aktualnej; Drukuj paragon pozwala na wydrukowanie paragonu dołączanego do danej faktury; Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 94

95 Asystent 2009 Podgląd/Drukuj wyświetli okno zawierające podgląd faktury. Z okna tego można wydrukować fakturę na drukarce, wysłać ją na zadany adres lub też wygenerować z niej dokument PDF. Podczas edycji już zapisanej faktury niektóre pola mogą być zablokowane do edycji. Mogą pojawić się również dodatkowe przyciski np. umożliwiające dokonanie zwrotu paragonu wystawionego do faktury. Rachunki Aby zarządzać rachunkami wystarczy wcisnąć przycisk Rachunki w zakładce Faktury, rachunki, paragony. Wyświetli się wówczas tabela wszystkich wystawionych rachunków. Aby dodać nowy wystarczy dodać nowy rekord - znanymi już sposobami. Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 95 Okno edycji rachunku wygląda w ten sam sposób jak przy wystawianiu faktury. Niedostępne są jedynie funkcje związane z paragonami. Paragony Zarządzanie paragonami odbywa się w tabeli, którą ujrzymy wciskając przycisk Paragony w zakładce Faktury, rachunki, paragony. Aby dodać wówczas nowy paragon wystarczy zwyczajnie dodać nowy rekord. Okno edycji paragonu wygląda w ten sam sposób jak przy wystawianiu faktury. Zablokowane są jedynie pola typowe dla faktur (dane kontaktowe, forma i termin płatności itp.)

96 Okno sprzedaży Chcąc dokonać sprzedaży produktów lub usług w sklepie, nie zawsze na początku jesteśmy informowani o tym jaki dokument będzie oczekiwał klient a więc czy będzie to paragon, czy też faktura. Z tego też względu w Asystencie przewidziano nowe narzędzie, tzw. narzędzie sprzedaży. Aby otworzyć okno sprzedaży wystarczy: wybrać ikonę sprzedaży z paska narzędzi lub, wybrać opcję Sprzedaż z menu Narzędzia lub, wcisnąć przycisk F11. Każda z tych czynności spowoduje wyświetlenie okna jak na poniższym rysunku. Okno powyżej pozwala na dodawanie do niego dowolnie wielu produktów i usług. Stale informowani jesteśmy również o łącznej kwocie zakupów. Z poziomu tego okna możemy Rozdział: Sprzedaż w programie Asystent 96