SPRAWOZDANIE OGÓLNE AGENCJI FRONTEX ZA 2005 r.

Transkrypt

1 EUROPEJSKA AGENCJA ZARZĄDZANIA WSPÓŁPRACĄ OPERACYJNĄ NA ZEWNĘTRZNYCH GRANICACH PAŃSTW CZŁONKOWSKICH UNII EUROPEJSKIEJ (FRONTEX) F LIBERTAS SECURITAS JUSTITIA RONTEX 1. Wprowadzenie SPRAWOZDANIE OGÓLNE AGENCJI FRONTEX ZA 2005 r. Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (FRONTEX) ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2007/2004 z dnia 26 października 2004 r. 1 ma być niezawodnym koordynatorem operacyjnym Wspólnoty i uczestnikiem w procesie zarządzania granicami zewnętrznymi, a także kluczowym podmiotem we wdrażaniu wspólnej unijnej polityki w dziedzinie zintegrowanego zarządzania granicami. Zgodnie ze swoją misją FRONTEX aktywnie promuje współpracę z innymi organami egzekwowania prawa dotyczącego granic, odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo wewnętrzne na szczeblu UE. Działalność agencji FRONTEX jest oparta na danych wywiadowczych. FRONTEX uzupełnia i wzbogaca o szczególną wartość dodaną krajowe systemy zarządzania granicami w państwach członkowskich oraz wolność i bezpieczeństwo ich obywateli. Zgodnie z art. 20 ust. 2 lit. c) wyżej wymienionego rozporządzenia Rady zarząd do dnia 31 marca każdego roku przyjmuje sprawozdanie ogólne Agencji za poprzedni rok i przesyła je, najpóźniej do dnia 15 czerwca, Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji, Europejskiemu Komitetowi Ekonomiczno-Społecznemu oraz Trybunałowi Obrachunkowemu. Niniejsze sprawozdanie ogólne przedstawia prace podjęte przez FRONTEX w 2005 r. zgodnie z programem prac na 2005 r. Zawiera ono także opis wykonanych zadań koniecznych, aby Agencja mogła przystąpić do działań operacyjnych od chwili rozpoczęcia faktycznej działalności w dniu 3 października 2005 r. Sprawozdanie podzielone jest na dwie części, w których szczegółowo opisano postęp w rozwoju FRONTEKSU. W pierwszej części przedstawiono strukturę administracji, zasobów i infrastruktury FRONTEKSU w pierwszych trzech miesiącach funkcjonowania. W drugiej części opisano bieżące prace podejmowane w obszarze działań operacyjnych. 1. Struktura FRONTEKSU 1.1. Zarząd Zarząd jest najwyższym organem zarządzającym i kontrolnym FRONTEKSU. Powierzono mu kompetencje niezbędne do tworzenia budżetu, przyjmowania odpowiednich zasad finansowych, ustalania przejrzystych procedur roboczych na potrzeby podejmowania przez Agencję decyzji oraz powoływania dyrektora wykonawczego i jego zastępcy. 1 Rozporządzenie Rady (WE) nr 2007/2004 z dnia 26 października 2004 r. ustanawiające Europejską Agencję Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej, Dz.U. L 349 z

2 Pierwsze posiedzenie zarządu (25 maja 2005 r.) Podczas pierwszego posiedzenia zarząd przyjął regulamin oraz wybrał przewodniczącego w osobie Minze Atte Beuvinga (Holandia) oraz zastępcę przewodniczącego w osobie Jozsefa Bendeka (Węgry). Ilkka Laitinen (Finlandia) został powołany na stanowisko dyrektora wykonawczego FRONTEKSU. Drugie posiedzenie zarządu (30 czerwca 2005 r.) Zarząd przyjął szereg podstawowych dokumentów, takich jak struktura organizacyjna i polityka zatrudnienia Agencji, regulamin finansowy oraz plan zatrudnienia FRONTEKSU, a także program prac Agencji na 2005 r. Członkowie zarządu przyjęli także preliminarz budżetu na 2005 r. oraz podjęli dwie decyzje w sprawie przepisów wykonawczych do regulaminu pracowniczego z dnia 1 stycznia 2005 r. oraz zasad oddelegowywania do Agencji ekspertów krajowych. Uzgodniono powierzenie dyrektorowi wykonawczemu mandatu do prowadzenia negocjacji z władzami polskimi w sprawie umowy dotyczącej siedziby głównej. Trzecie posiedzenie zarządu (23 września 2005 r.) Zarząd przedyskutował szereg ważnych kwestii, m.in. strategię FRONTEKSU opracowaną przez dyrektora wykonawczego oraz jednomyślnie przyjął preliminarz budżetu na 2006 r. Czwarte posiedzenie zarządu (16 września 2005 r.) Gil Aries Fernández (Hiszpania) został powołany na stanowisko zastępcy dyrektora wykonawczego od 1 stycznia 2006 r. Zarząd zatwierdził zmiany w strukturze organizacyjnej, przyjął przepisy wykonawcze do regulaminu finansowego FRONTEKSU oraz procedury podejmowania decyzji związanych z zadaniami operacyjnymi FRONTEKSU Zasoby ludzkie Rekrutacja ma kluczowe znaczenie dla tworzenia nowej instytucji. FRONTEX oficjalnie rozpoczął działalność pod koniec maja 2005 r. Rekrutacja najlepiej wykwalifikowanych pracowników jest jednym z istotnych elementów strategii FRONTEKSU. Działalność operacyjną rozpoczęto dnia 3 października 2005 r. po rekrutacji personelu pomocniczego oraz czasowo oddelegowanych krajowych ekspertów. Do końca 2005 r. we FRONTEKSIE było zatrudnionych ogółem 45 pracowników. W tej liczbie uwzględniono jednego pracownika czasowego, 17 pracowników pomocniczych i 27 czasowo przydzielonych krajowych ekspertów. Ponieważ FRONTEX dopiero rozpoczął działania, prawie 40% pracowników zatrudniono w administracji w celu zaspokojenia potrzeb związanych z tworzeniem Agencji, a ponad 60% w jednostkach operacyjnych. 2

3 Podział personelu Distribution of staff 39% 61% Admninstration Administracja Jednostki Operational operacyjne units W drugim etapie FRONTEX rozpoczął rekrutację personelu kontraktowego. Do Agencji wpłynęło ponad 300 podań na 12 stanowisk dla pracowników kontraktowych. W okresie od października do grudnia zrealizowano szereg inicjatyw, których celem było rozpoczęcie tworzenia metod, zasad i narzędzi niezbędnych do zarządzania zasobami ludzkimi we FRONTEKSIE. Wśród nich było opracowanie wewnętrznych i zewnętrznych zasad/procedur wprowadzenia regulaminu pracowniczego i polityki kadrowej. W 2005 r. w celu uregulowania pracy w sferze administracyjnej zarząd przyjął następujące regulacje: 1) Decyzję zarządu ustalającą zasady oddelegowywania do Agencji ekspertów krajowych (zasady dotyczące ekspertów krajowych), 2) Decyzję zarządu w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych do regulaminu pracowniczego (tworząc powiązanie z decyzjami Komisji Europejskiej dotyczącymi pracowników) Logistyka, infrastruktura, sprzęt komputerowy i telekomunikacyjny W październiku 2005 r. polskie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazało do dyspozycji FRONTEKSU powierzchnię biurową 800 metrów kwadratowych, meble oraz sprzęt komputerowy i telekomunikacyjny. Pod koniec tego roku tymczasowa siedziba zajmowała 1750 metrów kwadratowych powierzchni biurowej netto w budynku Blue Point w Warszawie. Od dnia 31 grudnia 2005 r. FRONTEX dysponował 55 komputerami osobistymi, wielofunkcyjną kopiarką, 15 drukarkami i faksem. Polska straż graniczna zaoferowała FRONTEKSOWI praktyczne wsparcie w zorganizowaniu bezpieczeństwa fizycznego i transportu. Podstawowa sieć informatyczna zgodna z wysokimi standardami bezpieczeństwa funkcjonuje od połowy października 2005 r. Sieć zabezpieczona jest przy pomocy wysoce zaawansowanego urządzenia mogącego pełnić równocześnie trzy funkcje: funkcję firewalla, ochrony antywirusowej sprzętu oraz urządzenia przeciwwłamaniowego. Rozwiązanie to umożliwia także monitorowanie w czasie rzeczywistym całego ruchu przychodzącego i wychodzącego Finanse i zamówienia W 2005 r. FRONTEX nie miał autonomii finansowej. Odpowiedzialność za realizację budżetu na 2005 r. spoczywała na Komisji i to jej pracownicy działali jako urzędnicy zatwierdzający. 3

4 Budżet na 2005 r. przewidywał tylko wydatki administracyjne. Budżet administracyjny wynosił 2,133 mln EUR; z tego kwota zaangażowana wyniosła 1,255 mln EUR oraz dokonano wypłat w wysokości 0,690 mln EUR. Dwa główne obszary wydatków to wypłaty dla pracowników i na posiedzenia zarządu. Praca w dziedzinie finansów koncentrowała się na przygotowywaniu autonomii finansowej, obejmowała nabycie systemu księgi głównej oraz określenie niezbędnych zasad i procedur, a także na przygotowywaniu dokumentacji finansowej i przetargowej. Pracownicy FRONTEKSU regularnie pracowali w siedzibie Komisji, żeby ułatwić przetwarzanie tej dokumentacji. W lutym 2006 r. zarząd zdecydował o przeniesieniu kwoty 0,586 mln EUR z 2005 r. na 2006 r., w związku z 10 projektami operacyjnymi, które miały być uruchomione w 2006 r., ale ich przygotowanie było już daleko zaawansowane w 2005 r Kontrola wewnętrzna i standardy kierowania we FRONTEKSIE Standardy kontroli wewnętrznej i kierowania FRONTEKSU zostały przyjęte przez zarząd w dniu 16 grudnia 2005 r. w oparciu o standardy Komisji. Standardy te określają zasady zarządzania, których muszą przestrzegać wszystkie służby w zarządzaniu zasobami. Mają one zagwarantować spójny poziom kontroli wewnętrznej w całej agencji FRONTEX. Standardy skonstruowane są wokół pięciu kluczowych elementów kontroli: 1) Środowisko kontroli, 2) Wyniki działalności i zarządzanie ryzykiem, 3) Informacja i komunikacja, 4) Czynności kontrolne, 5) Audyt i ocena. Standardy odnoszące się do środowiska kontroli, a zwłaszcza czynności kontrolnych (odnosi się to głównie do ustalenia standardów w świetle struktur kontroli finansowej) potraktowano jako priorytet, tak więc ich wdrażanie rozpoczęło się już w listopadzie 2005 r. Największym wyzwaniem było wprowadzenie narzędzi niezbędnych do zapewnienia zgodności ze standardami w zakresie informacji i komunikacji. Praca nad standardami związanymi z zarządzaniem ryzykiem i wynikami działalności oraz standardami dotyczącymi audytu i oceny będzie prowadzona w 2006 r. 2. Zadania operacyjne określone w programie prac na 2005 r. Program prac FRONTEKSU na 2005 r. został przyjęty przez zarząd na posiedzeniu w dniu 30 czerwca 2005 r. Ustalono w nim główne działania, które należy wdrożyć w drugiej połowie roku. Prace operacyjne FRONTEKSU rozpoczęły się równocześnie z podstawowymi przedsięwzięciami administracyjnymi w dniu 3 października 2005 r. Prace operacyjne FRONTEKSU ruszyły z wigorem. Mimo że jednocześnie należało opracowywać procedury administracyjne i finansowe, FRONTEX z powodzeniem wykonał wszystkie główne zadania wyznaczone w programie prac na 2005 rok. Zadania opisane poniżej przedstawione są zgodnie ze strukturą ustaloną w programie prac na 2005 r. 4

5 2.1. Wspólne działania FRONTEX utworzył sieć krajowych punktów kontaktowych. Większość państw członkowskich powołała krajowe punkty kontaktowe. Pierwsze wspólne działanie lądowe zostało zorganizowane w dniach grudnia 2005 r. w Austrii, Czechach, Niemczech, Polsce, Słowacji, Słowenii, na Węgrzech i we Włoszech. Na wniosek FRONTEKSU państwa członkowskie, które zorganizowały biura krajowych punktów kontaktowych, nadesłały sprawozdania z prac przeprowadzonych w 2005 r. Nawiązano kontakty z władzami greckimi i włoskimi w celu skorzystania z ich doświadczeń w zapewnianiu bezpieczeństwa podczas dużych imprez sportowych. FRONTEX ustanowił kontakty z Konferencją Współpracy Służb Granicznych Państw Regionu Morza Bałtyckiego Analiza ryzyka Eksperci FRONTEKSU uczestniczyli w misji technicznej Komisji UE do Maroka, w tym do Ceuty i Melilli. FRONTEX sporządził dostosowaną do potrzeb analizę ryzyka sytuacji związanej z nielegalną imigracją w Ceucie i Melilli. Ogólna analiza ryzyka za 2005 r., dotycząca nielegalnej imigracji w państwach członkowskich UE i krajach będących stronami układu z Schengen, została wykonana w terminie. W listopadzie 2005 r. odbyła się wstępna wizyta w Europolu w ramach delegacji FRONTEKSU w celu nawiązania współpracy jednostek ds. analiz ryzyka Europolu i FRONTEKSU. FRONTEX współpracował w opracowaniu pierwszego sprawozdania Europolu na temat oceny zagrożeń ze strony przestępczości zorganizowanej (OCTA). FRONTEX był gospodarzem dwudniowej konferencji zorganizowanej w swojej siedzibie, w której wzięli udział przedstawiciele państw członkowskich UE, krajów będących stronami układu z Schengen oraz Komisji UE. Celem konferencji było nawiązanie współpracy w dziedzinie analizy ryzyka Badania naukowe, rozwój i szkolenie Podjęto działania w zakresie szkolenia straży granicznej w następujących dziedzinach: 1) Wspólna podstawa programowa (CCC), 2) Wykrywanie dokumentów fałszywych i podrobionych, 3) Opracowanie zadań dla partnerskich akademii dla celów certyfikacji, 4) Europejski dzień szkoleniowy

6 Pod kierownictwem FRONTEKSU odbyły się cztery sesje grup roboczych ds. zarządzania projektami w związku z opracowywaniem Wspólnej podstawy programowej modułu granic lądowych, Wspólnej podstawy programowej modułu granic morskich, Wspólnej podstawy programowej części ogólnej. Zorganizowano dwie konferencje poświęcone wdrażaniu wspólnych narzędzi szkoleniowych wraz z zaawansowanym szkoleniem szefów z nowych państw członkowskich. Zorganizowano także jedne warsztaty tłumaczeniowe oraz jedno szkolenie na zasadzie efektu mnożnikowego. Stworzono też narzędzie FRONTEKSU do szkolenia na poziomie zaawansowanym. Zorganizowano konferencję i warsztaty poświęcone realizacji europejskiego dnia szkoleniowego W celu nawiązania współpracy ze Wspólnym Centrum Badawczym odbyły się dwa nieformalne spotkania na poziomie ekspertów. Określono obszary i zakres przyszłej współpracy. Eksperci FRONTEKSU uczestniczyli w kilku spotkaniach i seminariach związanych z technologią i badaniami technologicznymi. 6