ODPOWIEDZI NA PYTANIA wraz z informacją o zmianach w SIWZ

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 28 sierpnia 2014 r. ODPOWIEDZI NA PYTANIA wraz z informacją o zmianach w SIWZ Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na: Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym oraz odbiór z siedziby i dostarczanie przesyłek do siedziby Instytutu Badań Edukacyjnych w Warszawie ul. Górczewska 8, znak sprawy IBE/67/DM/2014 Zgodnie z art. 38 ust 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r Prawo zamówień publicznych. (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm., dalej ustawa lub upzp ) w związku z pytaniami, które wpłynęły do Zamawiającego od uczestników postępowania, dotyczącymi specyfikacji istotnych warunków zamówienia, poniżej zamieszczamy treść skierowanych do Zamawiającego pytań wraz z odpowiedziami oraz informację o zmianach w SIWZ na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Pzp. Pytanie 1 W Załączniku nr 6 do SIWZ pkt. 2 Zamawiający określa przesyłki jako najszybszej kategorii oraz niebędące najszybszej kategorii. Zgodnie z art. 47 pkt. 1 ustawy Prawo Pocztowe wskaźnik czasu przebiegu przesyłek pocztowych określone są przez ministra właściwego ds. łączności. Wykonawca prosi o potwierdzenie, że Zamawiający ma na myśli poniższe deklarowane terminy doręczeń przesyłek: a) przesyłka najszybszej kategorii to przesyłka priorytetowa D+1 - w następnym dniu roboczym po dniu nadania, pod warunkiem nadania do godziny 15:00 b) przesyłka nie będąca najszybszej kategorii to przesyłka ekonomiczna D+3 - w ciągu trzech dni roboczych po dniu nadania gdzie D - oznacza dzień nadania przesyłki Tak. Zamawiający ma na myśli terminy określone w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych, (Dz. U poz. 545), niezależnie od tego czy zamówienie będzie realizował operator wyznaczony czy inny podmiot. Pytanie 2 Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisu w Załączniku nr 6 do SIWZ pkt. 5 oraz konsekwentnie we wzorze Umowy 1 pkt 6 na następujący: Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo kwitowany przez przedstawiciela Wykonawcy na dwóch egzemplarzach dokumentu potwierdzającego odbiór przesyłek poprzez umieszczenie daty, dokładnej godziny oraz czytelnego podpisu. Wykonawca informuje, że moment odbioru przesyłek nie jest momentem ich nadania. Wobec powyższego potwierdzenie odbioru przesyłek nie jest tożsame z potwierdzeniem ich nadania, a tym samym nie może być kwitowane w dokumentach nadawczych (zestawienie dla przesyłek nierejestrowanych i książka nadawcza dla przesyłek rejestrowanych). Nadanie odbywa się w placówce Wykonawcy w momencie przyjęcia do przemieszczenia i doręczenia potwierdzonych co do zgodności z wpisami w dokumentach nadawczych przesyłek przekazanych do nadania. 1

2 Czynności odbioru przesyłki od jej nadania została odróżniona w OPZ stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ (odpowiednio pkt 5 i 15). Pytanie 3 Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisu w Załączniku nr 6 do SIWZ pkt. 14 na następujący: W przypadku nie zgłoszenia się po odbiór przesyłek w wyznaczonym dniu Zamawiającemu przysługuje prawo naliczenia kary w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór. O wystąpieniu zdarzenia o którym mowa powyżej Zamawiający poinformuje Wykonawcę w formie pisemnej w terminie 2 dni roboczych licząc od dnia następnego po dniu wystąpienia. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisu w Załączniku nr 6 do SIWZ pkt 14. Pytanie 4 Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisu w Załączniku nr 6 do SIWZ pkt. 16 na następujący: Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, Wykonawcę w tym przedmiocie obowiązują przepisy Ustawa Prawo Pocztowe, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych, (Dz. U poz. 545), Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013r., poz. 1468). Pkt. 16 załącznika nr 6 do SIWZ określa jedynie termin doręczenia do siedziby Zamawiającego pokwitowanego przez adresata potwierdzenia odbioru" i nie wyłącza przepisów powszechnie obowiązujących w tym zakresie. Pytanie 5 Wykonawca informuje, że sposób awizacji przesyłek określa Regulamin świadczenia usług powszechnych, wobec czego Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisu w Załączniku nr 6 do SIWZ pkt. 17 na następujący: W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. W przypadku niezgłoszenia się adresata lub innych uprawnionych osób po odbiór przesyłki rejestrowanej, następnego dnia po upływie 7-dniowego terminu odbioru wskazanego w pierwszym zawiadomieniu, powtórnie zawiadamia się adresata o możliwości odbioru przesyłki: 1) pozostawiając w skrzynce oddawczej adresata albo jeśli nie jest to możliwe w inny nie naruszający przepisów prawa sposób, sporządzone na odpowiednim formularzu zawiadomienie o terminie odbioru i adresie placówki oddawczej, w której przesyłka jest przechowywana. W przypadku pozostawienia zawiadomienia o próbie doręczenia przesyłki pocztowej w innym miejscu niż skrzynka oddawcza adresata, miejsce pozostawienia odnotowywane jest na przesyłce pocztowej, albo 2) w formie elektronicznej (SMS, ), wskazując numer przesyłki, termin jej odbioru oraz adres placówki oddawczej, w której jest ona przechowywana, jeżeli adresat złożył w placówce oddawczej żądanie o otrzymywaniu zawiadomień w formie elektronicznej W przypadku, gdy adresat lub inna uprawniona osoba nie zgłosi się po odbiór przesyłki rejestrowanej w terminie 14 dni, licząc od dnia następnego po pozostawieniu pierwszego zawiadomienia, następuje zwrot przesyłki do nadawcy. Pkt 17 w załączniku nr 6 do SIWZ otrzymuje brzmienie: W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. W przypadku niezgłoszenia się adresata lub innych uprawnionych osób po odbiór 2

3 przesyłki rejestrowanej, następnego dnia po upływie 7-dniowego terminu odbioru wskazanego w pierwszym zawiadomieniu, powtórnie zawiadamia się adresata o możliwości odbioru przesyłki: 1) pozostawiając w skrzynce oddawczej adresata albo jeśli nie jest to możliwe w inny nie naruszający przepisów prawa sposób, sporządzone na odpowiednim formularzu zawiadomienie o terminie odbioru i adresie placówki oddawczej, w której przesyłka jest przechowywana. W przypadku pozostawienia zawiadomienia o próbie doręczenia przesyłki pocztowej w innym miejscu niż skrzynka oddawcza adresata, miejsce pozostawienia odnotowywane jest na przesyłce pocztowej, albo 2) w formie elektronicznej (SMS, ) lub za pomocą innych środków porozumiewania się na odległość, wskazując numer przesyłki, termin jej odbioru oraz adres placówki oddawczej, w której jest ona przechowywana, jeżeli adresat złożył w placówce oddawczej żądanie o otrzymywaniu zawiadomień w formie elektronicznej W przypadku, gdy adresat lub inna uprawniona osoba nie zgłosi się po odbiór przesyłki rejestrowanej w terminie 14 dni, licząc od dnia następnego po pozostawieniu pierwszego zawiadomienia, następuje zwrot przesyłki do nadawcy. Pytanie 6 Wykonawca zwraca się z prośbą o uzupełnienie zapisu w Załączniku nr 6 do SIWZ pkt. 21 o następując zapis: ( ) z zastrzeżeniem, że kontrola stanu wykorzystania środków leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający wyraża zgodę na powyższe uzupełnienie zapisu. W związku z powyższym pkt 21 w załączniku nr 6 do SIWZ otrzymuje brzmienie: Nadrzędnym, nieprzekraczalnym ograniczeniem jest kwota umowy z zastrzeżeniem, że kontrola stanu wykorzystania środków leży po stronie Zamawiającego. Ponadto w związku z powyższą zmianą w załączniku nr 7 do SIWZ 11 wykreślony zostaje ust. 2, w związku z czym cały 11 w załączniku nr 7 do SIWZ otrzymuje brzmienie: 1. Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia do dnia 31 października 2015 roku lub do wyczerpania kwoty, o której mowa w 9 ust. 1 niniejszej umowy, jeżeli wyczerpanie kwoty nastąpi wcześniej niż w dniu 31 października 2015 r. 2. Każda ze Stron może rozwiązać umowę za jej uprzednim, pisemnym wypowiedzeniem na okres jednego miesiąca. 3. Wykonawca zastrzega sobie prawo do krótszego niż jeden miesiąc terminu wypowiedzenia w przypadku zmiany w trakcie obowiązywania umowy obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących działalności pocztowej, jeżeli wejście w życie tych przepisów uniemożliwi realizację umowy. 4. Zamawiający może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeżeli Wykonawca nie dotrzymuje warunków umowy, po uprzednim pisemnym wezwaniu Wykonawcy do przywrócenia stanu zgodnego z umową oraz obowiązującymi przepisami w terminie trzech dni od otrzymania wezwania. 5. Wykonawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeżeli Zamawiający nie dotrzymuje warunków umowy, po uprzednim pisemnym wezwaniu Zamawiającego do przywrócenia stanu zgodnie z umową oraz obowiązującymi przepisami w terminie trzech dni od otrzymania wezwania. 6. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia następuje z zachowaniem formy pisemnej oraz z podaniem przyczyny rozwiązania. Pytanie 7 Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisu w Załączniku nr 6 do SIWZ pkt. 22 na następujący: Zamawiający zastrzega sobie prawo zlecenia usługi pocztowej, która nie została ujęta w Załączniku nr 1, a która znajduje się w zakresie usług oferowanych przez Wykonawcę. W przypadku usług nie ujętych umową Wykonawca obciąży Zamawiającego zgodnie z obowiązującym cennikiem, na zasadach powszechnie obowiązujących. Wykonawca informuje, że na podstawie umowy zawartej w ramach danego postępowania obejmującego swym zakresem określony katalog usług nie mogą być realizowane usługi nie będące 3

4 jego przedmiotem. Wykonawca, nie ogranicza Zamawiającemu prawa do korzystania z usług wykraczających poza prowadzone postępowanie, niemniej świadczone i rozliczane one będą na zasadach powszechnie obowiązujących nie w ramach umowy zawartej w trybie tego postępowania. Jednocześnie Wykonawca zwraca uwagę, że jeżeli Zamawiający w tym punkcie miał na myśli usługi dodatkowe/komplementarne do usług podstawowych będących przedmiotem postępowania, to taka możliwość oczywiście istnieje, ale warunek ten również należy odpowiednio dookreślić W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z usług nie ujętych w formularzu ofertowym, a stanowiących usługi dodatkowe do usług podstawowych będących przedmiotem postępowania, w tym zwrotów przesyłek z powodu wyczerpania możliwości doręczenia Zamawiający modyfikuje załącznik nr 6 do SIWZ poprzez wykreślenie pkt. 22. Pytanie 8 Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisu we wzorze Umowy 10 pkt 4 na następujący: Termin płatności faktury wynosi 14 dni, od daty jej wystawienia, na rachunek bankowy w niej wskazany. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy. Zamawiający nie wyraża zgody na powyższą modyfikację. Pytanie 9 Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie we wzorze Umowy 13 pkt 4 ppkt 5) o brzmieniu: 5) Zamawiający dopuszcza zmianę cen w trakcie obowiązywania umowy w przypadku akceptacji przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej nowych taryfikatorów opłat pocztowych, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie Prawo Pocztowe. Zamawiający nie wyraża na powyższe zgody. Pytanie 10 W części I Załącznika nr 1 do Formularza Ofertowego w pkt. 1, 12, 23, 34, 45, 56, 67, 78 Zamawiający określa przesyłki do 50 g. Wykonawca zwraca się z prośbą o dookreślenie gabarytów tych przesyłek. Chodzi o gabaryt A. W związku z powyższym w załączniku nr 1 do Formularza Ofertowego oraz w załączniku nr 1 do OPZ w pozycjach 1, 12, 23, 34, 45, 56, 67, 78 po zapisie do 50 g dodany zostaje zapis -gabaryt A. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż złożenie oferty wraz załącznikiem nr 1 do Formularza Ofertowego w nie zmienionej formie nie będzie traktowane jako złożenie oferty niezgodnej z SIWZ. Pytanie 11 W części II Załącznika nr 1 do Formularza Ofertowego Zamawiający wskazuje przesyłki zagraniczne. Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie, czy Zamawiający ma na myśli przesyłki ekonomiczne czy priorytetowe. Zamawiający ma na myśli przesyłki, o których mowa w pkt 2 lit. a załącznika nr 6 do SIWZ. Pytanie 12 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zastosowania wzoru umowy Wykonawcy zgodnej z jego regulaminami świadczenia usług, przepisami prawa powszechnie obowiązującymi oraz z postanowieniami SIWZ? Czy w przypadku zgody Zamawiający wymaga dołączenia do oferty takiego wzoru? Zamawiający nie wyraża zgody na zastosowanie wzoru umowy Wykonawcy. Pytanie 13 Czy usługi świadczone przez Wykonawcę powinny spełniać warunki skutecznego i prawidłowego doręczenia postawione w kodeksie postępowania cywilnego, kodeksie postępowania karnego i 4

5 kodeksie postępowania administracyjnego (zwłaszcza art. 44) oraz spełniać warunki skutecznego doręczenia w postępowaniach prowadzonych przez sądy administracyjne? Tak, ale tylko w zakresie przesyłek, które będą tego wymagały. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż nie jest w stanie określić szacunkowej liczby takich przesyłek, jednakże może to być marginalna ilość. Pytanie 14 Czy usługi świadczone przez Wykonawcę z chwilą ich nadania powinny spełniać wymóg zachowania prawidłowego terminu dla pisma urzędowego? Wykonawca prosi o potwierdzenie, że przesyłki wymagają zastosowania przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej i Kodeksu Postępowania Cywilnego i jednocześnie z chwilą ich nadania mają spełniać wymogi zachowania terminu wniesienia dokumentu do sądu (art KPC) i zachowania terminu określonego w art pkt. 2 KPA oraz art pkt. 2 Ordynacji podatkowej. Nie. Pytanie 15 Czy Zamawiający w związku z tym, iż umożliwia wykonanie zamówienia przez podwykonawców dopuszcza sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego? W wyniku tego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurować inny podmiot niż Zamawiający, jak również na samej przesyłce będzie informacja, że Nadawcą jest inny podmiot ale działający w imieniu i na rzecz Zamawiającego.. Natomiast na podstawie zawartej umowy będzie możliwość wykazania, że nadanie przesyłki zlecił Zamawiający? Nie. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji nadania przesyłek przez inny podmiot. Pytanie 16 W części I Załącznika nr 1 do Formularza Ofertowego Zamawiający wskazuje paczki zwykłe krajowe. Wykonawca zwraca się z zapytaniem, czy Zamawiający może określić strukturę wielkościową przesyłek w układzie. cm x. cm x. cm lub wskazanie ilości lub udziału procentowego w całym nadaniu wg. poniższej struktury: Wymiar: 25,0 x 20,0 x 10,0 30,0 x 25,0 x 15,0 35,0 x 30,0 x 20,0 45,0 x 35,0 x 25,0 60,0 x 50,0 x 40,0 100,0 x 60,0 x 40,0 Ilość: Zamawiający nie jest w stanie określić wielkości nadawanych przesyłek w centymetrach. Szacunkowa ilość przesyłek wskazana jest w załączniku nr 1 do formularza ofertowego. Pytanie 17 W nawiązaniu do powyższego, Wykonawca zwraca się z zapytaniem, czy Zamawiający wyraża zgodę na korzystanie z elektronicznej aplikacji wspierającej proces nadawania przesyłek, generowania dokumentów nadawczych oraz przekazywania danych do placówki pocztowej realizującej usługi? Zamawiający po podpisaniu umowy z potencjalnym Wykonawcą i zapoznaniu się z elektroniczna aplikacją do nadawania przesyłek, będzie mógł ocenić czy wyrazi zgodę na korzystanie z ww. aplikacji. 5

6 W związku z powyższymi zmianami i odpowiedziami na pytania Zamawiający dokonuje dodatkowych, następujących zmian w SIWZ i załącznikach do SIWZ: 10 ust. 5 SIWZ otrzymuje brzmienie: Strony oferty powinny być ponumerowane i zabezpieczone przed zdekompletowaniem (np. szycie, zbindowanie). Koperta winna posiadać oznaczenie: Oferta w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na: Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym oraz odbiór z siedziby i dostarczanie przesyłek do siedziby Instytutu Badań Edukacyjnych w Warszawie ul. Górczewska 8, znak sprawy IBE/67/DM/2014. Nie otwierać przed dniem r. przed godz Dane kontaktowe Wykonawcy składającego ofertę. Oferta powinna być podpisana przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, a wszystkie jej strony parafowane. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonego dokumentu rejestrowego, do oferty należy dołączyć także pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie 11 ust. ust. 2 i 4 otrzymują odpowiednio brzmienie: 2. Termin składania ofert upływa dnia r. o godzinie 09:30 4. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego dnia r. o godzinie 10:00 Ponadto zmianie ulega w załączniku nr 7 do SIWZ wzorze umowy 9 ust. 1, który otrzymuje brzmienie: Z tytułu wykonania Umowy, ZAMAWIAJĄCY zapłaci WYKONAWCY łączne maksymalne wynagrodzenie w wysokości złotych brutto (słownie: ), zgodnie z ofertą WYKONAWCY stanowiącą załącznik nr 2 do Umowy, z tym zastrzeżeniem, iż wynagrodzenie z tytułu opłaty za odbiór poczty trzy razy w tygodniu przez okres czternastu miesięcy ulegnie proporcjonalnemu zmniejszeniu w następujący sposób: przy założeniu, że w miesiącu następuje 12 odbiorów poczty (3 w tygodniu) wynagrodzenie będzie zmniejszone proporcjonalnie do rzeczywiście świadczonej liczby odbiorów w pierwszym miesiącu obowiązywania umowy. Odpowiednim zmianom podlega ogłoszenie o zamówieniu. W załączeniu SIWZ wraz z załącznikami po ujednoliceniu w związku z powyższymi zmianami. Powyższe odpowiedzi na pytania oraz zmiany w SIWZ i załącznikach do SIWZ są wiążące dla Wykonawców. Z poważaniem, Zbigniew Stępniewski Zastępca Dyrektora ds. Finansowych i Zarządzania 6