Informacja o realizacji planu kontroli Wielkopolskiej Wojewódzkiej Komendy OHP za okres I kwartał Jednostka kontrolowana

Transkrypt

1 Terminy przekazania : 7 kwietnia (za I kwartał) DRUK Nr 26 Uwaga! Druk przekazywany za pośrednictwem Poznań, dnia r. Informacja o realizacji planu Wielkopolskiej Wojewódzkiej Komendy OHP za okres I kwartał 2012 L.p. Plan Realizacja planu Rodzaj Tematyka przeprowadzonych Jednostka kontrolowana Termin Kontrolujący Zalecenia pokontrolne dokumentacja uczestników, realizowanie programów OSiW Niechanowo sp. ds. 1.Stosować dokumentację uczestników jednostki, zgodnie z wykazem i zasadami prowadzenia dokumentacji, stanowiącymi Załączniki Nr 1a, 1b, 1c do Zarządzenia KG OHP nr 26/BOA; 2.Prowadzić składnicę akt; 3.Ustalenia w zakresie regulaminu organizacyjnego

2 2 doraźna funkcjonowanie jednostki MCK Gniezno sp. ds. st.sp. ds. pr. europ. i współp międz. 1. Przechowywać dokumentację, związaną z działalnością jednostki, w siedzibie. 2. Nie przechowywać w siedzibie jednostki materiałów nie związanych bezpośrednio z realizacją projektu. 3. Listy obecności ze spotkań grupowych z uczestnikami muszą zawierać podpisy tychże uczestników. Ma to szczególne znaczenie w przypadku beneficjentów osób objętych projektem EFS. 4. Terminowo przesyłać sprawozdania i plany do WWK OHP Poznań. 5. Zweryfikować oznakowanie EFS na dodatkowym zestawie komputerowym MSI, fotelu obrotowym oraz stoliku pod komputer. W przypadku gdy ww. aktywa zostały sfinansowane w ramach projektu należy uzupełnić oznakowanie. 6. Naprawić 3 stoły konferencyjne problemowa dokumentacja odbiorców usług KP Pobiedziska sp. ds. 1.Przedłożyć do zatwierdzenia wszystkie dokumenty źródłowe i sprawozdania, które tego wymagają, a na których brak zatwierdzenia. W miarę możliwości na bieżąco zatwierdzać dokumentację. 2. Zintensyfikować działalność w zakresie organizacji zajęć grupowych, zwłaszcza poprzez zacieśnienie współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy. 3. Założyć Zeszyt wyjść służbowych. 4. Założyć Książkę.

3 4 doraźna realizacja polityki bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych oraz Biuro WWK zabezpieczenia systemów OHP Poznań informatycznych sp. ds., st. sp. ds. Obronnych, Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Informacji Niejawnych, programista informatyk 1. Niezwłocznie wdrożyć i stosować zasady określone w Załącznikach nr 1 i nr 2 do Zarządzenia WWK OHP Nr 23/ZKW, 2. Stosować przepisy: uoodo oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, 3. Przygotowanie przez administratora bezpieczeństwa informacji raportu z dotychczas realizowanej polityki bezpieczeństwa informacji w Biurze WWK OHP Poznań oraz opracowanie założeń do strategii dotyczącej wdrożenia i stosowania zasad polityki bezpieczeństwa ochrony danych osobowych, 4. Zorganizowanie narady pokontrolnej

4 problemowa dokumentacja odbiorców usług KP Koło sp. ds. 1. Zatwierdzać wszystkie dokumenty, które tego wymagają, a na których brak zatwierdzenia. W miarę możliwości na bieżąco zatwierdzać dokumentację, zgodnie ze Standardem. 2. Dopilnowywać, aby opiekunowie młodzieży uczącej się składali podpisy na listach obecności. 3. Dopilnowywać, aby uczestnicy składali podpisy na listach obecności CEiPM Poznań (KP, MCIZ, realizacja umów o refundację MCK, MBP, kosztów szkolenia zawodowego RCR) pracowników młodocianych sp. ds., sp. ds. rynku pracy, st. sp. ds. refundacji, st. sp. ds. logistyki 1. MCIZ - Skrygować w rejestrze indywidualnych porad zawodowych za I kw. 2012r. (poz. 2-28) ilość faktycznie udzielonych porad, 2. MCIZ - Doradcy zawodowi powinni składać podpisy na wszystkich kartach usług doradczych, 3. MCIZ - Stosować "nowe" karty drogowe-od r., 4. MBP - Prowadzić "Kartę kontaktów z pracodawcą", 5. W przypadku wniosków o wyrażenie zgody na zlecenie wykonania pracy w godzinach nadliczbowych oraz wniosków o wyrażenie zgody na udzielenie czasu wolnego od pracy przedkładać je do zatwierdzenia Komendantowi WWK OHP Poznań, 6. Założyć ewidencję wyposażenia niskocennego.

5 7 16 i i dokumentacja uczestników, realizacja programów HP Września 16 i sp. ds., st. ref. ds.. kształcenia, st. ref. ds.. org. jedn. opiek.-wych. i spraw. planist. 1. Ustalenia w zakresie regulaminu organizacyjnego, 2. Uzupełnienie wpisów w dziennikach zajęć wychowawczych, 3. Wyszczególnienie w dziennkach godzin, w których wychowawca pracuje z młodzieżą, 4. Wypełnianie dokumentacji z przeprowadzonych hospitacji zajęć wychowawczych problemowa poziom świadczonych usług, PPP Wolsztyn sp. ds. 1. Uzupełnić podpisy koordynatora projektu na właściwej dokumentacji 2. Wyjaśnić niezgodność danych pomiędzy treścią oferty a rejestrem Sporządził : Daniel Troczyński - sp.ds Zatwierdził : Piotr Zerbe Imię i Nazwisko, stanowisko Data Wielkopolski Wojewódzki Komendant OHP

6 Terminy przekazania : 4 lipiec (za II kwartał) DRUK Nr 26 Uwaga! Druk przekazywany za pośrednictwem Poznań, dnia r. Informacja o realizacji planu Wielkopolskiej Wojewódzkiej Komendy OHP za okres II kwartał 2012 L.p. Plan Realizacja planu Rodzaj Tematyka przeprowadzonych Jednostka kontrolowana Termin Kontrolujący Zalecenia pokontrolne problemowa dokumentacja uczestników, realizowanie programów, umów, działalność opiekuńczowychowawcza ŚHP 15-2 Krotoszyn sp. ds. 1.Prowadzić Rejestr zarządzeń kierownika jednostki, zgodnie z Zarządzeniem KG OHP nr 26/BOA z dnia r. 2. Przechowywać w siedzibie jednostki: a) kserokopie faktur zakupowych za nagrody dla uczestników konkursów/imprez organizowanych/współorganizowanyc h przez ŚHP w Krotoszynie; b) kserokopie potwierdzenia odbioru nagród przez uczestników za udział w konkursach/imprezach, w których wygrali nagrody.

7 problemowa dokumentacja odbiorców usług KP Ostrów Wielkopolski sp. ds. 1. Rzetelnie dokumentować wykonywanie usług na rzecz odbiorców. 2. Stosować zasady wynikające z obowiązujących norm przy prowadzeniu KP. 3. W dokumentacji źródłowej z warsztatów w formie pełnej i skróconej pozostawiać kserokopie zaświadczeń o ukończeniu szkoleń problemowa poziom świadczonych usług, MCK Gniezno sp. ds. 1. Rzetelnie dokumentować wykonywanie usług na rzecz odbiorców. 2. Stosować zasady wynikające z obowiązujących Standardów usług problemowa poziom świadczonych usług, PPP Środa Wielkopolska sp. ds. Kontrolowana jednostka dobrze zorganizowana, dokumentacja formalna, dokumentacja odbiorców usług prowadzona zgodnie ze Standardem, poziom świadczonych usług wysoki doraźna funkcjonowanie jednostki, dokumentacja uczestników ŚHP Śrem sp. ds. Monitorować pracodawców w celu zawierania porozumień oraz indywidualnych umów z uczestnikami doraźna funkcjonowanie jednostki, dokumentacja uczestników OSiW Chraplewo sp. ds. Brak ustaleń

8 doraźna dokumentacja formalna jednostki CEiPM Poznań sp. ds. W ramach nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi weryfikować rzetelność danych wykazywanych w drukach sprawozdawczych, zwłaszcza w sytuacji gdy dane te mogą wzbudzać wątpliwości co do ich rzetelności oraz oraz dokumentacja uczestników, realizacja programów HP Kłecko 14 oraz sp. ds. Monitorować pracodawców w celu zawierania porozumień 9 28 oraz oraz poziom świadczonych usług, CEiPM Kalisz 28 oraz sp. ds., st. sp. ds. refundacji 1. W dokumentacji źródłowej z warsztatów w formie pełnej i skróconej pozostawiać kserokopie zaświadczeń o ukończeniu szkoleń poszczególnych uczestników. 2. Stosować arkusze oceny szkolenia. Sporządził : Daniel Troczyński - sp.ds Zatwierdził : Piotr Zerbe Imię i Nazwisko, stanowisko Data Wielkopolski Wojewódzki Komendant OHP

9 Terminy przekazania : 1 październik (za III kwartał) DRUK Nr 26 Uwaga! Druk przekazywany za pośrednictwem Poznań, dnia r. Informacja o realizacji planu Wielkopolskiej Wojewódzkiej Komendy OHP za okres III kwartał 2012 L.p. Plan Realizacja planu Rodzaj Tematyka przeprowadzonych Jednostka kontrolowana Termin Kontrolujący Zalecenia pokontrolne problemowa KP dokumentacja odbiorców usług Czarnków sp. ds. 1. Uczestnikom warsztatów z zakresu umiejętności aktywnego poszukiwania pracy w formie skróconej wydawać zaświadczenia o ukończeniu szkolenia. 2. Stosować arkusze oceny szkoleń problemowa poziom świadczonych usług, MCK Wągrowiec sp. ds. 1.Dokumentując usługi dla uczących się, dopilnowywać aby podpisy składali opiekunowie młodzieży, osoby ze środowiska uczestników spotkania. 2. Stosować dokumentację zgodnie ze Standardami problemowa dokumentacja odbiorców usług KP Pleszew sp. ds. 1. Uczestnikom warsztatów z zakresu umiejętności aktywnego poszukiwania pracy wydawać zaświadczenia o ukończeniu szkolenia. 2. Stosować arkusze oceny szkoleń. 3. Zgodnie z normami Standardu dokumentować usługi.

10 poziom świadczonych usług, CEiPM Piła sp. ds., sp. ds. rynku pracy, st. sp. ds. refundacji, 1. KP - uczestnikom warsztatów z zakresu umiejętności aktywnego poszukiwania pracy w formie skróconej wydawać zaświadczenia o ukończeniu szkolenia. 2. MBP - prowadzić Kartę kontaktów z pracodawcą. 3. Ewidencjonować wydatki związane z eksploatacją samochodów służbowych. Sporządził : Daniel Troczyński - sp.ds Zatwierdził : Piotr Zerbe Imię i Nazwisko, stanowisko Data Wielkopolski Wojewódzki Komendant OHP

11 Terminy przekazania : 4 styczeń (za IV kwartał) DRUK Nr 26 Uwaga! Druk przekazywany za pośrednictwem Poznań, dnia r. Informacja o realizacji planu Wielkopolskiej Wojewódzkiej Komendy OHP za okres IV kwartał 2012 L.p. Plan Realizacja planu Rodzaj Tematyka przeprowadzonych Jednostka kontrolowana Termin Kontrolujący Zalecenia pokontrolne problemowa PPP Rawicz sp. ds. monitorować prawidłowość realizacji projektu problemowa PPP Śrem sp. ds. monitorować prawidłowość realizacji projektu problemowa MCK Chodzież sp. ds. monitorować prawidłowość realizacji projektu

12 4 III kwartał dokumentacja formalna, dokumentacja uczestników, realizacja programów OSiW Szamocin sp. ds. st. ref. ds. kształcenia a) Książkę wyjść i wyjazdów uczestników ; b) Książkę chorych ; c) Książkę meldunkową. 2.Rzetelnie prowadzić Książkę raportów dyżurnego wychowawcy. 3.Stosować się do Wytycznych do organizacji kształcenia i wychowania. 4.W dziennikach zajęć wychowawczych dokumentować wyłącznie przebieg pracy wychowawczej. Zapisywać przedmiot zajęć oraz godziny ich prowadzenia. Przy prowadzeniu dzienników zajęć wychowawczych przestrzegać zasad: a) dokonywania wpisów związanych z rozkładem zajęć i planem pracy, a także kontaktami ze szkołą, z rodzicami i z kuratorami; b) dokonywania wpisów o ocenach, zachowaniu i frekwencji na zajęciach edukacyjnych; c) dokonywać zapisów z przeprowadzonych zajęć z młodzieżą w okresie choroby czy urlopu wypoczynkowego wychowawcy. 5.Dopilnować, aby uczestnicy kwitowali odbiór posiłków w Rejestrze żywionych uczestników cotygodniowo. 6.Podpisać umowę o przyuczenie do wykonywania określonej pracy z 2 uczestnikami. 7.Prowadzić hospitację zajęć wychowawczych i sporządzać arkusze hospitacji wg załączonego wzoru. 8.Sporządzać plan dydaktyczno-opiekuńczowychowawczy zgodnie z wytycznymi. 9.Prowadzić Księgę ewidencyjną uczestników wg daty przyjęcia uczestnika do jednostki. 10.Protokoły z posiedzeń Rady Młodzieży powinny zawierać podpisy osób w nich uczestniczących. 11.Dopełnić formalności związanych z dwoma uczestnikami widniejącymi w ewidencji, a wobec których powinny zapaść rozstrzygnięcia skutkujące ich odejściem z jednostki. 5 kontrola pozaplanowa kontrola pozaplanowa doraźna dokumentacja formalna OSiW Chraplewo sp. ds. st. sp. ds. wychowania 1.Dokumentację OSiW prowadzić zgodnie z zasadami wynikającymi z treści Zarządzenia KG OHP Nr 26/BOA z dnia r. 2.Rzetelnie i starannie dokumentować fakty. 3.Przyjmując uczestników do OSiW przestrzegać wszelkich formalności z tym związanych. 4.Na bieżąco podpisywać listy obecności wpisując jednocześnie czas pracy w konkretnym dniu. 6 kontrola pozaplanowa kontrola pozaplanowa doraźna kontrola i monitoring projektów Zespół ds. Programów Europejskich i Współpracy Międzynarodowej WWK OHP sp. ds. 1.Koordynować realizację projektów zgodnie z wytycznymi. 2.Koordynować realizację, których celem jest sprawdzanie organizacji pracy osób zatrudnionych przy projektach czy też dokumentacji projektów.

13 dokumentacja formalna, dokumentacja uczestników, realizacja programów OSiW Chraplewo sp. ds. st. sp. ds. wychowania st. ref. ds. kształcenia sp. ds. planowania przedsięwzięć gospodarczych 1.Zwrócić większą uwagę na bieżącą kontrolę stanu technicznego nieruchomości. 2.Pilnować na bieżąco wpisów w książkę obiektu budowlanego. 3.Uzupełnić karty drogowe typu SM 101 oraz karty miesięczne typu SM Uzupełniać karty drogowe zgodnie z wytycznymi do prowadzenia gospodarki i eksploatacji służbowych pojazdów samochodowych oraz Zarządzenia Komendanta Głównego OHP nr 21/BA z dnia 16 maja 2011 roku. 5.Przy ustalaniu grafików pracy, dla pracowników Ośrodka, przestrzegać zasady co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie, a także co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. 6.Przy prowadzeniu dzienników zajęć wychowawczych przestrzegać zasad: a) jak najbardziej konkretnych zapisów w dziennikach; b) dokonywania wpisów o odbytych hospitacjach zajęć wychowawczych oraz wypełniania arkuszy hospitacji z przeprowadzonych zajęć; c) dokonywania wpisów związanych z rozkładem zajęć i planem pracy, a także kontaktami ze szkołą i z rodzicami; d) dokonywania wpisów o ocenach, zachowaniu i frekwencji na zajęciach edukacyjnych; e) prowadzenia zajęć z młodzieżą w okresie choroby czy urlopu wypoczynkowego wychowawcy oraz dokumentowania zajęć z młodzieżą przez wychowawcę zastępującego opiekuna grupy będącego na urlopie wypoczynkowym albo zwolnieniu lekarskim; f) dokonywania wpisów danych osobowych uczestników grupy wychowawczej; g) podpisywania się (wychowawcy); h) przydzielania uczestnika tylko do jednej grupy wychowawczej; i) prowadzenia tzw. charakterystyki uczestników. 7.Opracowywać programy zajęć, odnotowywać obecność uczestników na zajęciach (w kółkach zainteresowań), odnotowywać dane osobowe uczestników na zajęciach realizacja umów o refundację kosztów szkolenia zawodowego pracowników młodocianych CEiPM Leszno sp. ds. 1.Ankiety poszukującego pracy uzupełniać na bieżąco w zakresie informacji o zrealizowanych usługach (cześć B ankiety). 2.Założyć i prowadzić (w miarę możliwości czasowych) rejestr przyjętych wniosków, zgodnie z 2 ust. 5 Zarządzenia Nr 5 WWK OHP z dnia r.

14 realizacja umów o refundację kosztów szkolenia zawodowego pracowników młodocianych CEiPM Konin sp. ds. sp.ds. rynku pracy 1.Ankiety poszukującego pracy uzupełniać na bieżąco w zakresie informacji o zrealizowanych usługach (cześć B ankiety). 2.Założyć i prowadzić (w miarę możliwości czasowych) rejestr przyjętych wniosków, zgodnie z 2 ust. 5 Zarządzenia Nr 5 WWK OHP z dnia r. 10 III kwartał problemowa dokumentacja formalna, dokumentacja uczestników, realizacja programów, działalność opiekuńczo-wychowawcza ŚHP Poznań sp. ds. st. sp. ds. wychowania st. ref. ds. kształcenia st. ref. ds. organizacji jednostek opiekuńczowychowawczych 1. W dziennikach zajęć wychowawczych : nie stosować kserokopii stron z dzienników szkolnych; odnotowywać stan obecnych/nieobecnych uczestników na zajęciach; wpisywać faktyczny czas pracy z uczestnikami; wpisywać zastępującego wychowawcę, w przypadku nieobecności. 2.Prowadzić charakterystykę uczestników. 3.Dopilnowywać, aby dokumentacja sprawozdawcza była rzetelna, a stan ewidencyjny był zgodny ze stanem faktycznym. 4.W przypadku konieczności pozyskania dla uczestnika statusu ucznia uzyskiwać każdorazowo zgodę KG. 5.Książkę ewidencyjną uczestników prowadzić zgodnie z Zarządzeniem KG OHP Nr 26/BOA z dn r. Zapisy w Książce ewidencyjnej prowadzić chronologicznie, podawać przyczyny odejścia uczestnika z jednostki. 6.Założyć i prowadzić rejestr zarządzeń kierownika jednostki. 7.Wystąpić do KW o fundusze na Książkę ewidencyjną uczestników. Sporządził : Daniel Troczyński - sp.ds Zatwierdził : Piotr Zerbe Imię i Nazwisko, stanowisko Data Wielkopolski Wojewódzki Komendant OHP