SYSTEM SPRZEDAŻY AKTYN PRO

Transkrypt

1 SYSTEM SPRZEDAŻY AKTYN PRO wersja 5.5 OPIS ZMIAN Wrzesień 2003 r. RIVER Sp. z o.o., Kraków, ul. Lea 210 B

2 Opisywane aktualizacje przysługują Użytkownikom programów w ramach uprawnień wynikających z Przedłużonej Gwarancji. Dostęp do nowych funkcji programu umożliwia kod gwarancyjny, otrzymywany przy zakupie Przedłużonej Gwarancji. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 2 wrzesień 2003

3 Spis treści SYSTEM SPRZEDAŻY AKTYN PRO WERSJA CENY, RABATY...4 ROZRACHUNKI, WINDYKACJA NALEŻNOŚCI...4 RAPORTY...7 ZAMÓWIENIA...9 MAGAZYN...11 DOKUMENTY...13 KOLEKTORY DANYCH...15 ETYKIETY...16 INNE ZMIANY...16 Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 3 wrzesień 2003

4 System sprzedaży Aktyn Pro wersja 5.5 (planowana data udostępnienia wersji - październik 2003 r.) CENY, RABATY Sprawdzanie cen sprzedaży po udzieleniu rabatu dokumentowego Stosowny komunikat ostrzega Użytkownika w przypadku gdy ceny sprzedaży po udzieleniu rabatu dokumentowego są niższe od cen nabycia ewidencjonowanych w programie. Dotychczas taki mechanizm funkcjonował tylko dla rabatu towarowego. Udogodnienie w rozliczaniu rabatu poprzez korekty wartościowe W trakcie wystawiania korekty program automatycznie obliczy ceny po korekcie na podstawie podanego rabatu procentowego lub kwotowego. Mechanizm można stosować również dla rabatów ujemnych czyli dopłat, które spowodują podwyższenie cen towarów na korekcie. Przeliczanie cen podpowiadanych przez mechanizm dodatkowych cen wg kursu waluty Mechanizm przeznaczony dla firm, których znaczna część oferty pochodzi z importu. Pomaga w kalkulowaniu cen sprzedaży poprzez przeliczenie cen wyrażonych w Euro lub USD na złotówki wg aktualnego kursu. W połączeniu z mechanizmem dodatkowych cen dla towarów i przypisaniem ceny dla kontrahenta w znacznym stopniu upraszcza proces ustalania cen sprzedaży i pozwala zaoszczędzić dużo czasu. ROZRACHUNKI, WINDYKACJA NALEŻNOŚCI Wprowadzono kilka kolejnych mechanizmów ułatwiających pracę związaną z obsługą należności. Nowe funkcje są konsekwencją rozwoju systemu Aktyn jako narzędzia wspomagającego pracę działu handlowego/windykacji w celu zapobiegania powstawaniu tzw. trudnych należności i ich windykacji. Podgląd listy towarowej dokumentu z poziomu tabeli rozrachunków Wprowadzono możliwość natychmiastowego uzyskania informacji o pochodzeniu rozrachunku, czyli o tym jakie towary czy usługi są związane z wybraną należnością lub zobowiązaniem. Podgląd listy towarowej dokumentu związanego z rozrachunkiem Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 4 wrzesień 2003

5 jest możliwy zarówno z poziomu tabeli rozrachunków jak i z tabeli kontrahentów po szybkim wybraniu aktywnych rozrachunków dla kontrahenta. Mechanizm w znacznym stopniu wspomaga działania związane z windykowaniem należności. Dodatkowe ostrzeżenie o przeterminowanych płatnościach Dodatkowy sposób informowania przez program o przeterminowanej należności odbiorcy. Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży, w momencie pobierania kontrahenta z bazy, stosowny komunikat informuje użytkownika o zaległościach płatniczych klienta poprzez podanie danych dokumentu sprzedaży, w tym m.in. kwoty należności i liczby dni spóźnienia. Status rozrachunku W tabeli rozrachunków wprowadzono dodatkowy znacznik status rozrachunku". Może on być wykorzystywany do zaznaczania rozrachunków np. w firmie, w której właściciel decyduje, które rozrachunki należy zapłacić. Program umożliwia podsumowanie zaznaczonych w ten sposób rozrachunków w celu porównania ich łącznej wartości ze stanem kasy czy saldem rachunku bankowego. Specyfikacja konta bankowego Udogodnienie dla firm korzystających z automatycznego księgowania w programie Aktyn-W Finanse-Księgowość. Użytkownik systemu sprzedaży Aktyn Pro podczas rozliczania rozrachunku na podstawie wyciągu bankowego podaje specyfikację konta bankowego, która jest zapisywana w pliku eksportu danych do programu księgowego. Opisana funkcja daje możliwość automatycznego księgowania rozrachunków w programie Aktyn-W Finanse-Księgowość na konto odpowiedniego rachunku bankowego określonego przez specyfikację. Opcja Rozrachunki rozliczone w wersji Polo W wersji Polo w module kasowym dodano opcję Rozrachunki rozliczone wraz z całą funkcjonalnością do tej pory dostępną jedynie w wersjach Omega i Quatro. Możliwość przygotowania wezwania do zapłaty z własnym tekstem wezwania Dotychczas wezwanie do zapłaty drukowane było z treścią skonfigurowaną przez producenta programu. Teraz użytkownik może przygotowywać wezwanie z samodzielnie opracowanym tekstem. Jest on zapamiętywany w programie w odpowiednim pliku tekstowym i automatycznie wstawiany do treści wezwania. Eksport przelewów do pliku w formacie Elixir-O Aktyn Pro współpracuje z systemami bankowości elektronicznej bazujących na pliku wymiany w formacie Elixir-O. Modyfikacja wydruku przelewu w formacie Nowy Wprowadzono bardziej skondensowany wydruk polecenia przelewu w formacie Nowy. Użytkownicy drukujący polecenia przelewu bezpośrednio spod programu Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 5 wrzesień 2003

6 Aktyn (nie korzystający z programu Przelewy Windows) nie będą mieli kłopotów ze zmieszczeniem długich numerów kont bankowych i opisów zapłaty. Ręczne numerowanie noty odsetkowej W poprzednich wersjach program numerował noty odsetkowe automatycznie. Jeśli ostatnie noty wykasowano, program wystawiał jeszcze raz nowe noty o takich samych numerach jakie zostały skasowane. W obecnej wersji dodano możliwość ręcznej ingerencji w numerację not. Zmiany w formie rozliczania rozrachunku na podstawie wyciągu bankowego Zmieniono kolejność pól w powyższej formie co pozwoliło ograniczyć liczbę naciśnięć klawisza ENTER, koniecznych do wypełnienia i zatwierdzenia formy. Wykonano zmiany w Aktynie umożliwiające rozliczanie rozrachunków z tego samego stanowiska na kilku komputerach nie połączonych siecią i wymieniających dane za pomocą Importu/Exportu Usprawni to znacznie pracę w następujących sytuacjach: - Firma ma centralę i sklepy. Sklepy mogą kupować towary od dostawców na własną rękę bez pośrednictwa centrali. Normalnie zobowiązania z tego tytułu powstające na stanowisku sklepu reguluje centrala, ale zdarza się też, że przy następnej dostawie sklep sam płaci przedstawicielowi dostawcy. - Firma ma centralę i sklepy. W jednym ze sklepów jakiś klient kupuje towar na kredyt. Normalnie klient ten powinien zrobić przelew, aby uregulować swoją należność, przelew ten trafiłby do centrali i tu zostałoby to zarejestrowane. Zdarzają się jednak przypadki, że klientowi wygodniej jest przyjść za kilka dni do sklepu (np. przy okazji kolejnych zakupów) i wpłacić pieniądze niż robić przelew. Dzięki tym zmianom możliwe stanie się równoległe wystawianie dokumentów i operacji kasowych przez użytkowników na tym samym stanowisku na komputerach nie spiętych siecią i następnie przesyłanie ich do centrali poprzez programy Export i Import. Automatyczne rozliczanie rozrachunków W module kasowym, w opcji Rozrachunki pojawiła się nowa opcja. Służy ona do automatycznego rozliczania zaznaczonych rozrachunków za pomocą operacji RR. Rozliczane w ten sposób rozrachunki muszą mieć formę płatności Przelew. Rozrachunki zaznaczone z innymi formami płatności zostaną pominięte. Sposób użycia nowej funkcji: - zaznaczamy rozrachunki, które mają być rozliczane - odznaczamy rozrachunki, które nie powinny być rozliczane - naciskamy kombinację klawiszy [Alt R] aby uruchomić rozliczanie zaznaczonych rozrachunków - wypełniamy okno z danymi (rzeczywista data zapłaty, numer wyciągu bankowego, specyfikacja jaka ma być nadana wystawianym operacjom RR itp.) - program dokonuje rozliczenia Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 6 wrzesień 2003

7 RAPORTY Sprawozdanie ze sprzedaży w formacie wymaganym przez firmy Beiersdorf Polska, LU Polska, Altadis Radom. Raport ze sprzedaży wg dostawców - dodatkowy sposób sortowania danych Dodatkowy parametr konfiguracji raportu ze sprzedaży wg dostawców pozwala użytkownikowi wybrać sposób sortowania danych - obok dotychczasowej możliwości wg kodu towaru również wg nazwy. Nowy mechanizm jest bardzo wygodny dla firm posługujących się kodami kreskowymi. Nowa forma wydruku raportu cennika Wprowadzono nową, uproszczoną formę wydruku raportu cennika - bardziej przejrzystą dla odbiorcy. Raporty z brakujących towarów i nadwyżkowych towarów możliwość wyboru ceny W trakcie definiowania raportu można określić nowy parametr rodzaj ceny w jakiej ma być obliczona i zaprezentowana na raporcie wartość brakujących lub nadwyżkowych towarów. Sprzedaż z towarami promocyjnymi Nowy raport służący analizie skuteczności promocji. Prezentuje dokumenty sprzedaży z towarami promocyjnymi. Zawiera podsumowanie obrotu, marży, wartości detalicznej brutto, wartości rabatów netto - zarówno dla towarów promocyjnych jak i innych towarów zawartych w prezentowanych dokumentach. Rankingi sprzedaży możliwość analizy sprzedaży wg wagi towaru Dodatkowa możliwość w zakresie analizy sprzedaży - oprócz rankingów przygotowywanych wg obrotu, marży i ilości sprzedanych towarów można przygotować ranking wg wagi towaru. Wydruki potwierdzeń sald wg rzeczywistej daty zapłaty Zmodyfikowano mechanizmy tworzenia raportu Rozrachunki archiwalne i wydruku Potwierdzeń sald. W/w wydruki można wykonać w oparciu o datę operacji rozliczenia rozrachunku zarejestrowaną w Aktynie lub w oparciu o datę faktycznej zapłaty za rozrachunek podaną podczas tego rozliczenia. Wydaje się, że wydruki potwierdzeń sald lepiej jest robić wg rzeczywistej daty zapłaty, a wydruk raportu Rozrachunki archiwalne wg daty operacji. Nowy rodzaj raportu ze sprzedaży wg dostawców Zastosowanie nowego parametru pozwoli na przygotowanie raportu ze sprzedaży wg dostawców z podaniem sumarycznej ilości towarów na wybranych do raportu magazynach. Informacja taka pozwoli lepiej ocenić rotację towaru. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 7 wrzesień 2003

8 Wybór towarów wg maski Dotychczasowy sposób wyboru poprzez zaznaczanie towarów do uwzględnienia w raporcie jest bardzo pracochłonny przy dużej liczbie towarów. Nowy sposób określania czy towar ma być uwzględniany do raportu polega na ustawieniu maski z jaką mają się zgadzać dane towaru. Opisany mechanizm skraca czas definiowania raportów. Jest dostępna dla raportów w module Różne. Raport ze sprzedaży w formacie comma file Zapewniono możliwość przygotowania raportu ze sprzedaży w formacie comma file, który w prosty sposób może zostać wczytany np. do Excela, gdzie może być poddany dalszej obróbce. W formacie comma file można zapisać dwa rodzaje raportu ze sprzedaży: - raport w ujęciu miesięcznym dający wgląd w informacje typu: z magazynu A sprzedano firmie B towar X w ilości Y, pochodzący od dostawcy C; raport podaje wartość sprzedanego towaru: wartość zakupu netto, wartość nabycia netto, wartość detaliczna netto, wartość hurtowa netto, wartość sprzedaży netto, - raport w ujęciu miesięcznym dający wgląd w informacje o sprzedaży danego towaru na poszczególnych stanowiskach, magazynach w ujęciu ilościowym i wartościowym. Modyfikacja raportu Grupy rabatowe w celu umożliwienia analizy zakupów dokonywanych przez kontrahenta Raport Grupy rabatowe pokazuje wartości rabatów procentowych ustalonych w Aktynie dla poszczególnych kontrahentów na poszczególne grupy towarowe. Prezentuje również informacje o obrocie z kontrahentem na danej grupie towarowej w zadanym okresie czasu. Raport ten daje możliwość analizy zakupów dokonywanych u nas przez kontrahenta. Sprzedaże ze stratą. Nowy raport w module Rozne. Raport ten pokazuje towary, które sprzedano za pomocą dokumentów FA, RA lub PA po cenie niższej niż cena nabycia. Pozwala wybrać stanowiska z jakich mają być analizowane dane, zakres dat, cenę ewidencyjną i operacyjną oraz sposób posortowania towarów na wydruku. Wydruk dla każdego towaru zawiera informacje o jego kodzie, nazwie, j.m, ilości, cenie operacyjnej, ewidencyjnej i nabycia, stawce VAT oraz wartości różnicy pomiędzy wartością towaru w cenach nabycia i w cenach operacyjnych (strata), wartości różnicy pomiędzy wartością towaru w cenach ewidencyjnych i w cenach operacyjnych (np. rabat). Na wydruku może być kilka linii z danym towarem, o ile dla danego towaru były różne ceny. Jeśli dla danego towaru ceny były takie same to informacja o nim zostanie sklejona do jednej linii. Nowy raport Faktury i ich WZ-tki W Rozne pojawił się nowy raport, który pozwala otrzymać wydruk dokumentów sprzedaży powiązanych z dokumentami WZ lub korektami WZ wraz z numerami tych dokumentów. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 8 wrzesień 2003

9 Wystawianie faktur RF w trybie rejestracja całej sprzedaży na drukarce fiskalnej Wprowadzono zmiany pozwalające wystawiać fakturę RF na podstawie cennika. Wprowadzona zmiana znajdzie zastosowanie w firmach, które chciałyby mieć możliwość wystawiania faktury RF do wielu paragonów. Zmiana w raporcie Stany/Magazyn/Wielomagazynowy Dodano nową formę wydruku tego raportu. Pozwala ona wydrukować na papierze 10" informacje o ilościach towarów w 10 magazynach. Nie zawiera informacji o kodzie towaru i jednostce miary oraz zakłada, że ilości są całkowite. Dla przypomnienia - istniejący do tej pory wydruk na papierze 10" pozwalał wydrukować stany tylko 5 magazynów. ZAMÓWIENIA Udogodnienie w zakresie wystawiania faktur na podstawie zamówień w trybie gdzie najpierw określa się kontrahenta, potem towary Podczas wystawiania faktury, w trakcie wypełniania formy nagłówka dokumentu program daje możliwość wejścia w listę zamówień i pobrania zamówienia, co spowoduje wypełnienie nagłówka danymi kontrahenta i listy towarowo-usługowej danymi wynikającymi z zamówienia. Faktura na podstawie zamówienia w trybie najpierw kontrahent, potem towary możliwość podglądu pełnej listy zamówień Funkcja wyboru zamówień dla kontrahenta została rozbudowana o możliwość skorzystania z pełnej listy zamówień nie tylko wybranego ale wszystkich kontrahentów. Opcja taka jest potrzebna w firmach, gdzie dany kontrahent ma kilka rekordów w bazie kontrahentów np. wiele oddziałów firmy. Wystawianie dokumentu sprzedaży na podstawie zamówienia - możliwość pobierania zamówień zarejestrowanych na dowolnym stanowisku Firmy użytkujące dodatkowy moduł Sprzedaż z wielu magazynów mają możliwość pobierania do dokumentu sprzedaży zamówień z dowolnego stanowiska/magazynu. Udogodnienie w zakresie przygotowania zamówień do dostawców informacja o ilości towaru w magazynie bieżącym Podczas pobierania towaru na zamówienie pokazywana jest informacja o ilości tego towaru w magazynie bieżącym. Informacja ta jest przydatna podczas tworzenia zamówienia do dostawcy. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 9 wrzesień 2003

10 Zamówienia do dostawcy na podstawie listy brakujących towarów Nowy mechanizm pozwala zmniejszyć nakład pracy potrzebny do przygotowania zamówienia do dostawcy. Wprowadzono możliwość automatycznego wypełnienia listy towarów na zamówieniu na podstawie listy brakujących towarów. Dodatkowo wprowadzono możliwość drukowania zamówień do dostawców bez informacji o cenie i wartości towarów. Ustalenie terminu płatności na dokumencie sprzedaży poprzez przepisanie danych z zamówienia odbiorcy Podczas rejestrowania zamówienia w Aktynie można określić formę płatności ustaloną z klientem. Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży na podstawie zamówienia informacje dotyczące formy i terminu płatności zostaną automatycznie przepisane. Możliwość ustawienia blokady wielokrotnego pobierania tego samego towaru na zamówienie Wprowadzono możliwość zablokowania wielokrotnego pobierania na zamówienie towaru o tym samym kodzie. Możliwość prezentacji dodatkowych informacji w tabeli zamówień W kolumnie uwagi można prezentować numer zamówienia w systemie kontrahenta oraz datę jego wystawienia w systemie kontrahenta. Listę zamówień można sortować i przeszukiwać względem numeru zamówienia kontrahenta. Opcja ta usprawnia komunikację z klientem. Uzależnienie numeracji dokumentów zamówień od identyfikatora osoby wystawiającej Nowy sposób numeracji zamówień umożliwia wprowadzenie w firmie systemu zbierania zamówień za pośrednictwem przedstawicieli handlowych. Sprawdzanie podczas wystawiania zamówienia czy towar jest aktywny i ostrzeganie jeśli tak nie jest Sprawdzanie takie funkcjonowało już wcześniej w innych miejscach programu np. w czasie wystawiania dokumentu PZ ale ponieważ nie było go w Zamówieniach pojawiały się zamówienia z towarami nieaktywnymi (gdy zamówienia wystawiano na podstawie cennika). Imię i nazwisko osoby wystawiającej w stopce zamówienia W stopce dokumentów zamówień, podobnie jak ma to miejsce na innych dokumentach, drukowane jest imię i nazwisko osoby wystawiającej dane zamówienie. Pobieranie towarów na zamówienie z tabeli magazynowej Istnieje już możliwość pobierania towarów na zamówienie na podstawie tabeli magazynu a nie tylko cennika, jak było do tej pory. Dołożono również obsługę klawisza F5 przełączającego z ceny netto na cenę brutto. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 10 wrzesień 2003

11 Wystawianie zamówienia do dostawcy na podstawie bilansu W czasie wystawiania zamówienia do dostawcy na podstawie bilansu, wyświetlana lista towarów domyślnie pokazuje wszystkie towary z zamówień klientów (bez względu na to czy jest na nie pokrycie w towarach znajdujących się w magazynie i w zamówieniach do dostawców, czy nie). Po naciśnięciu klawisza F3 pokazywane są towary, których brak oraz te z bilansem zerowym (ilość zamówiona przez klientów równa się ilości na zamówieniach do dostawców plus ilość w magazynie). Po kolejnym naciśnięciu klawisza F3 program nie pokazuje towarów z bilansem zerowym, a jedynie tylko te, których brakuje. Możliwość wstawiania własnego tekstu na wydruku zamówień Obecnie istnieje możliwość wstawiania do wydruku zamówień tekstu użytkownika zapisanego w zewnętrznym pliku. Plik stworzony dla zamówień od klientów powinien być zapisany jako komodb.txt a dla zamówień do dostawców komdos.txt. Pliki te należy umieścić w katalogu głównym programu Aktyn (tam gdzie plik wykonywalny aktyn.exe). Wydruk potwierdzenia zamówienia dla klienta w cenach brutto Obecnie, po zapisie zamówienia pojawia się pytanie o to, jakie ceny mają widnieć na wydrukowanym dokumencie. MAGAZYN Obsługa składu konsygnacyjnego sprzedaż z magazynu powierzonego przez dostawcę Funkcja przeznaczona jest dla firm, które oprócz magazynu własnego mają magazyn z towarami do sprzedaży powierzonymi przez dostawcę. Zapewnia wygodną obsługę sprzedaży w sposób taki aby zarówno towary własne jak i te powierzone znalazły się na jednym dokumencie sprzedaży np. paragonie, zaś proces pobierania towarów na dokument był szybki i zoptymalizowany pod kątem stosowania czytników kodów kreskowych. Rozwiązanie oparte jest na mechanizmie sprzedaży z wielu magazynów (moduł dodatkowy). Dokument sprzedaży zapisuje się generując dokumenty WZ na magazynach, z których pobierano towary. Po zakończeniu dnia uruchamiana jest opcja powodująca wystawienie dokumentu PZ-dostawa niefakturowana na magazynie własnym, przyjmującego do tego magazynu towary sprzedane w danym dniu, a pochodzące z magazynu obcego. Jeśli magazynów obcych jest kilka to wystawianych jest kilka takich dokumentów. Ostatni krok to wystawienie dokumentu RW lub PW rozchodującego towary przyjęte przed chwilą na PZ, tak aby nie zawyżały one stanu magazynu. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 11 wrzesień 2003

12 Podgląd stanów wybranego towaru na wszystkich magazynach Mechanizm przeznaczony dla firm prowadzących w Aktynie wiele magazynów. Ułatwia analizowanie stanów magazynowych - pozwala określić na jakich magazynach znajduje się wybrany towar, jakie są jego ilości na poszczególnych magazynach, czy go brakuje (w porównaniu do ilości minimalnej) lub czy może jest go za dużo (w porównaniu do ilości maksymalnej). Rozszerzenie możliwości w zakresie obsługi ograniczonego kodu towaru Program Aktyn oferuje możliwość specjalnej obsługi kodów towarów poprzez branie pod uwagę np. tylko pierwszych dziesięciu znaków kodu. Ograniczony kod towaru obsługiwany był dotychczas w modułach Sprzedaż i Dostawa, obecnie również w modułach: Przesunięcia, Inwentaryzacja, Import z kolektora. Wzbogacenie mechanizmu przesunięć międzymagazynowych Nowy mechanizm przeznaczony jest dla firm, które dotychczas dokonywały przesunięć międzymagazynowych z wykorzystaniem programów Export, Import. Eliminuje on najważniejsze ograniczenia występujące przy takim sposobie dokonywania przesunięć. Umożliwiono dokonywanie przesunięć wg schematu "każdy magazyn może dokonać przesunięcia towarów na dowolny inny". Rozwiązanie to jest bardzo przydatne w firmach wielooddziałowych, np. sieciach sklepów. Mechanizm funkcjonuje następująco: magazyn źródłowy wystawia dokument PW zapisując go w formie pliku np. na dyskietkę, która wędruje wraz z towarem do magazynu docelowego. Tam na podstawie dokumentu PW wystawiany jest dokument PP. Obsługa rezerwacji w module przesunięć międzymagazynowych Nowe uprawnienie umożliwiające pobieranie na dokumenty PW i RW towarów zarezerwowanych. Użytkownik wystawiający PW lub RW bez tego uprawnienia, w liście magazynu widzi jedynie ilości dostępne dla niego tzn. całkowitą ilość w magazynie minus ilość zarezerwowaną. Nie może pobrać na dokument ilości większej niż dostępna. Użytkownik wystawiający PW lub RW z uprawnieniem do pobierania towarów zarezerwowanych w liście magazynu, widzi ilości dostępne dla niego tzn. całkowitą ilość w magazynie. Może pobrać na dokument towary z magazynu nawet wtedy gdy są one zarezerwowane. Program Edtkod - możliwość zamiany wielu kodów towarowych na jeden Mechanizm jest podobny do tego jaki funkcjonuje już od dawna dla kontrahentów (automatyczne uwspólnianie danych, kasowanie duplikowanych rekordów w bazach itd). Zmieniono kryteria decydujące o tym czy dane towaru mają być zmieniane czy też nie (nie są już sprawdzane stawki podatku VAT). Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 12 wrzesień 2003

13 Sumowanie towarów dodawanych za pomocą czytnika kodów kreskowych do listy towarów przyjmowanych na dokument PZ Wprowadzony mechanizm ułatwia pracę przy wprowadzaniu towarów na listę dokumentu PZ za pomocą czytnika. Ogranicza używanie klawiatury komputera oraz zapewnia sklejanie towarów o takich samych kodach. Możliwość obsługi do 255 działów towarów Rozszerzenie pola opisującego dział z 2 do 3 znaków pozwoli na obsługę do 255 działów towarowych (w poprzedniej wersji programu do 99 działów). Modyfikacja dotyczy wydruków m.in. raportu Magazyn Archiwalny oraz formy maski zaznaczania i odznaczania. Usprawnienia podczas tworzenia arkusza spisu z natury Tabelę arkusza spisu z natury przystosowano do pracy z czytnikami kodów kreskowych. Wprowadzono nowy mechanizm, który automatyzuje proces wprowadzania kolejnych kodów towarowych. Nowy mechanizm oraz odpowiednio zaprogramowany czytnik kodów kreskowych sprawią, że arkusz spisu z natury będzie się tworzyć szybko i bezbłędnie. Podczas tworzenia arkusza spisu z natury może się zdarzyć, że wpisywany kod towarowy nie widnieje w cenniku. Program umożliwia wpisanie kodu do arkusza pod nazwą nowy towar. Mechanizm zaznaczania towarów wg maski po naciśnięciu klawisza SZARY+ wzbogacono o możliwość zaznaczania wg działu, nazwy, pkwiu... Dawniej możliwe było tylko zaznaczanie wg kodu. DOKUMENTY Nowa forma wydruku dokumentu WZ Nowa forma wydruku pozwala na nanoszenie poprawek do zarejestrowanych dokumentów WZ. Wydruk ten jest bardzo przydatny gdyż w rzeczywistości ilość faktycznie wydanych towarów może różnić się od specyfikacji przygotowanej na WZ np. podczas załadunku okazuje się, że nie wszystkie towary mieszczą się w samochodzie. Nowa wersja programu pozwala na podawanie na dokumentach WZ kodów towarowych EAN. Obsługa przepisów dotyczących tzw. Małych Podatników Podczas rejestrowania zakupu można zaznaczyć, że został on dokonany u Małego Podatnika. Program pozwala też na wystawianie dokumentów sprzedaży oznaczanych sufiksem -MP np. Faktura Vat MP. Wprowadzone mechanizmy pozwalają na wykonywanie wybranych raportów z uwzględnieniem powyższej specyfikacji. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 13 wrzesień 2003

14 Dodatkowe formy wydruku dokumentu PP Wprowadzono osiem nowych form wydruku dokumentów PP np. skrócony bez cen z kodami, w cenach nabycia, w cenach zakupu netto. Łącznie jest dwanaście form wydruków dokumentów PP, odpowiadających wydrukom dokumentu PW. Drukowanie daty otrzymania korekty Wprowadzono opcję drukowania na dokumentach KF daty otrzymania korekty równej dacie bieżącej umieszczanej w stopce przy podpisie odbiorcy. Przepisy zobowiązują odbiorcę korekty do wpisania daty jej otrzymania i jej podpisania. Jeśli w firmie wystawiającej takie korekty występują tylko takie przypadki, że data otrzymania korekty jest równa dacie jej wystawienia to w/w opcję można włączyć. Nowa forma faktury Nowa forma faktury umożliwia drukowanie dwóch kodów towarowych podstawowego i dodatkowego np. własnego kodu i kodu EAN. Niektóre firmy handlowe wymagają tego od swoich dostawców. Sklejanie towarów i usług na wydrukach dokumentów KF i KR typu zwrot Na wydrukach dokumentów KF i KR, związanych ze zwrotem towarów i usług, wprowadzono możliwość sklejania. Warunkiem sklejania pozycji na wydruku dokumentu KF i KR jest zgodność m.in. kodów, nazw, jednostek miary, stawek VAT, cen zwrotu. Udogodnienie w zakresie tworzenia faktury sprzedaży na podstawie dokumentów WZ w trybie najpierw kontrahent, potem towary możliwość podglądu listy dokumentów WZ dla wszystkich kontrahentów Funkcja wyboru dokumentów WZ, używana przy wystawianiu faktury sprzedaży, została rozbudowana o możliwość skorzystania z pełnej listy dokumentów WZ nie tylko dla wybranego ale też dla wszystkich kontrahentów. Opcja taka jest potrzebna w firmach, gdzie dany kontrahent ma kilka rekordów w bazie np. wiele oddziałów firmy i do nich wystawiane są dokumenty WZ. Możliwość zablokowania automatycznego dodawania kontrahenta do bazy Nowy mechanizm pozwala zablokować automatyczne dodawanie do bazy kontrahenta wpisanego z ręki na dokument kredytowy. Jest to przydatne w firmach obsługujących wielu kontrahentów okazjonalnych automatyczne dopisywanie kontrahentów do bazy nie jest w takim przypadku przydatne sprzedawcom a powoduje znaczne rozpychanie bazy danych. Drukowanie kaucji za opakowania zwrotne w osobnej tabeli na fakturze Kaucje za opakowania zwrotne nie podlegają przepisom związanym z podatkiem VAT - ich wartość nie wpływa na tabelkę VAT. W nowej wersji programu Aktyn faktura VAT może być drukowana z osobną tabelą zawierającą kaucje za opakowania zwrotne. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 14 wrzesień 2003

15 Wydruk zestawienia po WZ Wprowadzono możliwość drukowania zestawienia opakowań po dokumencie WZ. Do tej pory możliwość taka dotyczyła dokumentów FA, RA, PA. Zmiana ta przyda się w firmach, gdzie większość towarów najpierw wydaje się na WZ a potem dopiero wystawia się dokument sprzedaży. KOLEKTORY DANYCH Kolektory danych Program został przystosowany do intensywnej pracy z kolektorami danych do obsługi sytuacji równoczesnej transmisji danych z/do kolektora do/z Aktyna na kilku stacjach w sieci. Tworzenie listy towarowej dokumentu PW i RW poprzez import z kolektora Zapewniono współpracę z kolektorami danych w zakresie tworzenia listy towarowej dokumentów PW i RW poprzez import danych z kolektora lub zewnętrznego pliku tekstowego o ustalonym formacie. Współpraca programu z kolektorami danych Symbol PDT 3100 Zapewniono możliwość współpracy z kolektorami Symbol PDT Współpraca z nowymi kolektorami danych w module Download W module Download zapewniającym współpracę z kolektorami danych dodano definicję nowych kolektorów. Są to następujące kolektory sprzedawane przez firmę Optimus IC: - Opticon PHL1600/ Opticon PHL CipherLab CPT711 - CipherLab CPT711 IR - CipherLab CPT720 Zmieniono definicję wcześniej istniejącego kolektora Opticon CLT1923. Dla wszystkich wymienionych kolektorów programy komunikacyjne muszą znajdować w odpowiednich podkatalogach folderu Kolektor znajdującego się w katalogu Aktyna. Dodatkowo Download pamięta definicję kolektora ostatnio użytego do zapisu i odczytu danych i na nim ustawia belkę kursora. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 15 wrzesień 2003

16 ETYKIETY Etykiety przyspieszenie pracy z modułem Przyspieszono działanie programu w zakresie definiowania etykiet do wydrukowania na podstawie cennika Etykiety - możliwość wysyłania dodatkowych danych opisujących towar na drukarki kodów kreskowych Zebra i Eltron W module Etykiety dodano nowy parametr, którego ustawienie pozwoli na wysłanie na drukarkę kodów kreskowych dodatkowych informacji opisujących towar: 10 linii opisu towaru po 70 znaków każda. Dane te można wydrukować w formacie etykiety. Komunikacja z drukarkami etykiet Eltron i Zebra poprzez porty LPT i COM Komunikacja z oboma modelami drukarek jest realizowana zarówno przez port równoległy jak i szeregowy. Wysyłanie formatu etykiety na drukarkę Jeżeli w katalogu Aktyna zostanie umieszczony plik opisujący format etykiety do wydrukowania (format.epl dla drukarki obsługującej EPL2 i format.zpl dla drukarek obsługujących ZPL2) to przed wysłaniem danych do wydrukowania zostanie on automatycznie załadowany do drukarki. Do tej pory trzeba było samemu pamiętać o wysłaniu formatu etykiety przed rozpoczęciem drukowania. INNE ZMIANY Uprawnienie regulujące możliwość przekroczenia limitu kredytowego Odebranie wyżej wymienionego uprawnienia uniemożliwi wystawienie dokumentu sprzedaży w sytuacji, gdy wartość należności kontrahenta przekroczyła przyznany mu limit kredytowy lub przekroczy na skutek wystawienia bieżącego dokumentu. Nowe uprawnienia w zakresie dostępu do wydruków archiwalnych (moduł kasowy i dostawy) W uprawnieniach szczegółowych dot. modułu kasowego oraz modułu dostawy wprowadzono nowe uprawnienie do robienia wydruków archiwalnych. Użytkownik bez w/w uprawnienia nie może robić wydruków archiwalnych Zmiana ta jest przydatna dla firm, które na odrębnych stanowiskach wystawiają dokumenty KW, a na innych na podstawie tego KW wydają pieniądze. Nowe uprawnienie zmniejsza prawdopodobieństwo występowania sytuacji, w której kasjer dwukrotnie wydał pieniądze nie zauważając, że dokument KW został wydrukowany dwukrotnie. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 16 wrzesień 2003

17 Ułatwienie w zakresie wykonywania kopii bazy danych programu Aktyn pomaga uporządkować kopie bazy danych zapisywane na dysk twardy. Podpowiada użytkownikowi taką ścieżkę zapisu aby w przyszłości ułatwić odnalezienie kopii danych z konkretnego dnia. Ścieżka zapisu zawiera oznaczenie wskazanego folderu oraz dnia wykonania kopii. Przykład:... \dane.bkp\aktyn\ \... \dane.bkp\aktyn\ \... \dane.bkp\aktyn\ \ Usprawnienie mechanizmów drukowania raportów z modułu Rozne na drukarkach atramentowych i laserowych Możliwość sortowania i wyszukiwania w tabeli towarów, pokazywanej w module Rozne, po nazwie towaru (dotychczas tylko po kodzie) Zmieniono miejsce sprawdzania uprawnień do popraw dokumentów sprzedaży Dawniej uprawnienie to było sprawdzane po wybraniu opcji Poprawy, teraz jest sprawdzane przy próbie wejścia do popraw konkretnych dokumentów sprzedaży. Dzięki temu można mieć dostęp do opcji "Paragon do paragonu" i "Fiskalizacja paragonów" bez posiadania uprawnienia do popraw dokumentów. Zaznaczanie niesieciowe W Konfiguracja/Inne2 pojawił się nowy parametr Zaznaczanie niesieciowe w cenniku. Włączenie go powoduje, że zaznaczenia ustawione lub zmienione przez jednego użytkownika są widoczne przez wszystkich innych użytkowników programu działającego w sieci. Opcja ta jest bardzo przydatna w instalacjach jednostanowiskowych, gdzie Aktyn współpracuje z Fiskasem: wszystkie zaznaczenia w cenniku w Aktynie są widoczne w Fiskasie i odwrotnie. Współpraca Aktyna z drukarkami fiskalnymi Optimus IC Vento Przeprowadzone testy wykazały, że w/w drukarka współpracuje poprawnie z Aktynem bez konieczności dokonywania jakichkolwiek przeróbek. Jest kompatybilna ze standardem Posneta, co oznacza, że przy współpracy z Aktynem powinien być używany moduł sprzedaży spdf-300.exe. Zmiany w Aktynie Pro 5.5 strona 17 wrzesień 2003