REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ DZIAŁ I REGULACJE WSTĘPNE

Transkrypt

1 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ DZIAŁ I REGULACJE WSTĘPNE 1 Zamówienia publiczne w Uczelni mogą być realizowane jedynie na zasadach określonych przepisami: 1) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 1579), zwanej dalszej części regulaminu ustawą, "pzp"; 2) ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz ze zm.), zwanej dalej ustawą finansową ; 3) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 459 ze zm.), 4) ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o zasadach finansowania nauki (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz ze zm.); 5) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 1311); 6) Innych aktów prawnych bezpośrednio związanych z ustawą Prawo zamówień publicznych lub wydanych na jej podstawie 2 Użyte w Regulaminie określenia mają następujące znaczenie: 1) Kierownik Zamawiającego Rektor Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu lub osoba przez niego upoważniona do wykonywania czynności związanych z udzielaniem zamówień 2) Rozporządzenie Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2016 r. poz. 1126) 3) Sieć Wewnętrzna wewnętrzna sieć informatyczna działająca u Zamawiającego 4) Ustawa Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579) 5) Wartość wartość zamówienia ustalona zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy 6) Wykonawca osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia 7) Zamawiający Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu 8) Jednostka wnioskująca/organizacyjna każda jednostka Uniwersytetu Medycznego zainteresowana zakupem danej dostawy, usługi lub roboty budowlanej 9) Dział jednostka organizacyjna Uniwersytetu Medycznego składająca zapotrzebowanie dotyczące danego roku oraz odpowiedzialna za rozpoczęcie procesu zakupu dostawy, usługi lub roboty budowlanej.

2 3 1. Uniwersytet dokonuje wydatkowania środków publicznych zgodnie z ustawą oraz Regulaminem, a w przypadku zamówień finansowanych z funduszy unijnych lub innych źródeł zewnętrznych - zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach danego programu lub źródła finansowania. 2. Regulamin określa przygotowanie i przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w Uczelni oraz przebieg procedury zakupów nie podlegających przepisom ustawy. 3. Wszyscy pracownicy Uczelni zobowiązani są do stosowania aktów prawnych, o których mowa w 1, oraz zapisów Regulaminu. 4. Do dokonywania wydatków, o których mowa w ust. 1 uprawnione są władze Uczelni oraz Działy wskazane w 4 ust. 2 Regulaminu. DZIAŁ II PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ 4 1. Kierownicy wskazanych w niniejszym Regulaminie Działów, będących jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego, składają w terminie do dnia 30 listopada zbiorcze zapotrzebowanie na następny rok kalendarzowy do Kierownika Działu Zamówień Publicznych, zgodnie z ich zakresem przedmiotowym, wynikającym z obowiązujących u Zamawiającego regulacji. 2. Działy, o których mowa w ust. 1 to: a) Dział Obsługi Zakupów b) Dział Administracyjno Gospodarczego c) Dział Inwestycyjno Technicznego d) Dział Informatyki e) Dział Nauki, Innowacji i Zarządzania Projektami oraz f) Biblioteka Główna 3. Zapotrzebowanie, o którym mowa w ust. 1 składa się na formularzu zgodnym z załącznikiem nr 1 do Regulaminu. 4. W przypadku zgłoszenia przez kierownika danego Działu woli zmiany do przedstawionego zapotrzebowania lub zgłoszenia przez Kierownika Działu Zamówień Publicznych zastrzeżeń do przedstawionego zbiorczego zapotrzebowania, Kierownik danego Działu zobowiązany jest do złożenia uzupełnionego zapotrzebowania do Kierownika Działu Zamówień Publicznych w terminie 3 dni roboczych Na podstawie otrzymanych zbiorczych zapotrzebowań, o których mowa w 4 ust. 1, Kierownik Działu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 15 grudnia przedstawia Kierownikowi Zamawiającego projekt Planu Zamówień, zgodnie z załącznikiem nr Po zatwierdzeniu Planu Zamówień przez Kierownika Zamawiającego, Kierownik Działu Zamówień Publicznych zamieszcza go w terminie 3 dni roboczych w Sieci Wewnętrznej.

3 3. Na podstawie zatwierdzonego Planu Zamówień, Kierownik Działu Zamówień Publicznych zamieszcza na stronie internetowej Zamawiającego Plan postępowań o udzielenie zamówień, zgodnie z art. 13a ust. 1 Ustawy, zgodnie z załącznikiem nr W przypadku konieczności zaktualizowania informacji zawartych w Planie Zamówień, kierownik danego Działu składa wniosek zgodnie z załącznikiem nr 4 do Kierownika Działu Zamówień Publicznych. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 składa się w terminie 5 dni roboczych od powzięcia informacji o okolicznościach stanowiących podstawę jego złożenia, chyba że ze względu na okoliczności sprawy, konieczne jest niezwłoczne jego złożenie. Postanowienie 4 ust. 4 stosuje się odpowiednio. 3. Kierownik Działu Zamówień Publicznych przedstawia Kierownikowi Zamawiającego projekt aktualizacji Planu Zamówień, zgodnie z załącznikiem nr 5 w terminie 3 dni roboczych od otrzymania wniosku od Kierownika Działu. Postanowienie 4 ust. 4 stosuje się odpowiednio. 4. Dla każdego wydatku ponoszonego w Uczelni obligatoryjne jest złożenie, przez zainteresowaną jednostkę organizacyjną, Wniosku o zakup na formularzu stanowiącym załącznik nr 6 do Regulaminu. DZIAŁ III PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ ROZDZIAŁ I POSTĘPOWANIA NA PODSTAWIE USTAWY PZP 7 Tryby udzielenia zamówień na podstawie Ustawy oraz sposób ich przeprowadzenia określone są w Ustawie. ROZDZIAŁ II POSTĘPOWANIA NA PODSTAWIE REGULAMINU Oddział I Tryby udzielenia zamówienia 8 1. Zamówienia, do których nie stosuje się Ustawy udzielane są na podstawie Regulaminu, w następujących trybach: a) przetarg otwarty; b) zapytania ofertowego; c) transakcji bezpośredniej; d) porównania cenowego; e) wskazania Wykonawcy, zapewniając gospodarność, konkurencyjność i równe traktowanie Wykonawców.

4 2. Podstawowymi trybami udzielenia zamówienia są przetarg otwarty oraz zapytanie ofertowe. 3. Do zakupu w przypadkach nagłych (np. awarie sprzętu, urządzeń, instalacji wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej wentylacyjnej, robót budowlanych spowodowanych działaniem siły wyższej, których skutki wymagają natychmiastowych działań) nie trzeba stosować się do wymagań w zakresie przetargu otwartego lub zapytania ofertowego. 4. Dla zamówień, o których mowa w ust. 1, jednostką realizującą procedurę zakupu jest właściwa dla przedmiotu zamówienia jednostka organizacyjna, z zastrzeżeniem ust W porozumieniu Kierownika danego Działu z Kierownikiem Działu Zamówień Publicznych, zakupów, do których zastosowanie mają formy określone w ust. 1 lit. a i b jednostką realizującą (przeprowadzającą procedurę) może być Dział Zamówień Publicznych. 6. Warunki oraz wymagania w postępowaniach, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy, kształtuje się dowolnie z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców oraz zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości. 9 TRANSAKCJA BEZPOŚREDNIA 1. Transakcja bezpośrednia znajduje zastosowanie, w szczególności do: 1) zamówień o wartości nieprzekraczającej zł netto; 2) zamówień, których przedmiotem jest: a) zakup biletów kolejowych, tramwajowych, autobusowych oraz przejazd taksówką, b) opłaty za zjazdy i konferencje, c) składki członkowskie w towarzystwach naukowych, instytucjach i organizacjach krajowych i zagranicznych, d) przewodów doktorskich, postępowań habilitacyjnych oraz postępowań o nadanie tytułu profesora, e) opłaty skarbowe, f) opłaty za publikację w czasopismach naukowych. 2. Udzielenie zamówienia w trybie transakcji bezpośredniej polega na nabyciu przedmiotu zamówienia od konkretnego Wykonawcy. 3. Transakcja bezpośrednia wymaga udokumentowania w postaci rachunku lub faktury. 10 PORÓWNANIE CENOWE 1. Porównanie cenowe może być stosowane do zamówień o wartości od zł netto, do nieprzekraczających kwoty zł netto. 2. Udzielenie zamówienia w trybie porównania cenowego polega na dokonaniu rozeznania poprzez analizę stron internetowych, korespondencję mailową lub inną formę kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami, a następnie przekazaniu w formie elektronicznej lub pisemnej Druku Zamówienia.

5 3. Druk Zamówienia przekazywany jest Wykonawcy, którego oferta handlowa jest najkorzystniejsza na podstawie przeprowadzonego rozeznania. 4. Kryterium oceny ofert w trybie porównania cenowego jest cena lub cena i inne kryteria. 5. Porównanie cenowe wymaga analizy co najmniej trzech potencjalnych ofert, chyba że ilość potencjalnych Wykonawców jest mniejsza. 6. Porównanie cenowe wymaga udokumentowania na podstawie wydruków stron internetowych, korespondencji (pisemnej lub elektronicznej), cenników, a także rachunku lub faktury. 7. Kierownik jednostki realizującej zatwierdza wybór i dokonuje zakupu, w sposób wskazany w ust ZAPYTANIE OFERTOWE 1. Zapytanie ofertowe stosuje się do zakupu dostaw, usług i robót budowlanych, których wartość przekracza kwotę zł netto, ale jest mniejsza lub równa wartości zł netto. 2. Zapytanie ofertowe wszczyna się poprzez skierowanie, w sposób dowolny (np. drogą elektroniczną, faxem, pocztą), zaproszenia do złożenia oferty do minimum trzech (3) wykonawców, chyba że ilość potencjalnych wykonawców jest mniejsza, w celu zawarcia umowy. 3. Do zapytania ofertowego stosuje się wzór zapytania stanowiący załącznik nr 10 do Regulaminu. 4. Kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności: jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne; organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia lub doświadczenie wykonawcy jeżeli mogą mieć wpływ na jakość wykonania zamówienia; serwis posprzedażny oraz pomoc techniczna, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji. 5. Po otrzymaniu ofert, w odpowiedzi na skierowane zapytanie ofertowe, jednostka realizująca sprawdza ich poprawność zgodnie z warunkami zawartymi w zapytaniu ofertowym. Jeśli cena nie jest jedynym kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej, przy jej ocenie należy brać pod uwagę inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, tj. funkcjonalność, jakość, parametry techniczne, koszty eksploatacji, termin płatności, warunki gwarancji itp. lub do właściwości Wykonawcy, opisane wcześniej w zapytaniu ofertowym. 6. Jeżeli jednostką realizującą zapytanie ofertowe nie jest Dział Zamówień Publicznych, jednostka ta jest obowiązana przedłożyć pełną dokumentację z zapytania ofertowego wraz z protokołem z czynności badania rynku (załącznik nr 8 do Regulaminu) do Działu Zamówień Publicznych. 7. Pracownik Działu Zamówień Publicznych sprawdza poprawność przeprowadzonej procedury i zatwierdza protokół, o którym mowa w ust Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 7 możliwa jest realizacja zamówienia będącego przedmiotem zapytania ofertowego.

6 12 PRZETARG OTWARTY 1. Przetarg otwarty wszczyna się poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Zamawiającego Zaproszenia do złożenia oferty, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 10 do Regulaminu Zapytanie ofertowe, w celu zawarcia umowy. 2. Ofertę w przetargu otwartym mogą złożyć wszyscy zainteresowani Wykonawcy. 3. Przetarg otwarty znajduje zastosowanie bez względu na wysokość wydatkowanej kwoty. 4. Przetarg otwarty obligatoryjnie stosuje się dla zamówień, których wartość szacunkowa jest większa niż zł netto. 5. Do przetargu otwartego stosuje się odpowiednio zapisy określone w 11 ust. 4 do WSKAZANIE WYKONAWCY 1. Wskazanie Wykonawcy polega na udzieleniu zamówienia po negocjacjach tylko z jednym Wykonawcą i może zostać zastosowane tylko w przypadkach określonych w ust Wskazanie Wykonawcy stosuje się do zamówień, których wartość szacunkowa jest większa niż zł i spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w ust Zamówienie może zostać udzielone w następujących przypadkach: 1) zamówienie może zostać wykonane tylko przez jednego Wykonawcę; 2) z przyczyn technicznych, gospodarczych lub organizacyjnych zawarcie umowy z innym Wykonawcą byłoby niecelowe; 3) konieczne jest natychmiastowe wykonanie Zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia; 4) możliwe jest udzielenie zamówienia na szczególnie korzystnych warunkach; 5) w uprzednio prowadzonym postępowaniu w trybie przetargu otwartego nie złożono żadnej oferty albo wszystkie złożone oferty zostały odrzucone albo wszyscy Wykonawcy zostali wykluczeni a pierwotne warunki zamówienia nie uległy istotnym zmianom; 6) Przedmiotem zamówienia są: a) usługi badawcze i rozwojowe określone w art. 4 pkt 3 lit e ustawy; b) usługi prawne określone w art. 4 pkt 3 lit. ea) ustawy; c) pożyczki lub kredyty określone w art. 4 pkt 3 lit. ja) ustawy. 4. Zamawiający wszczyna postępowanie poprzez przekazanie Wykonawcy zaproszenia do negocjacji, zawierającego co najmniej: 1) nazwę i adres Zamawiającego; 2) dane osób do kontaktu ze strony Zamawiającego; 3) określenie przedmiotu zamówienia; 4) nazwę (firmę) albo imię i nazwisko oraz adres wykonawcy, któremu zamawiający zamierza udzielić zamówienia. 5. Zaproszenie, o którym mowa w ust. 3 przekazuje się zgodnie z wyborem Zamawiającego w formie pisemnej lub elektronicznej. 6. Zamawiający przeprowadza z Wykonawcą negocjacje, a następnie, w przypadku osiągnięcia porozumienia, zawiera z nim umowę.

7 Oddział II Zaproszenie do złożenia oferty w zapytaniu ofertowym oraz przetargu otwartym Zaproszenie do złożenia oferty zawiera co najmniej: 1) nazwę i adres Zamawiającego; 2) dane osób do kontaktu ze strony Zamawiającego; 3) opis przedmiotu zamówienia; 4) wzór umowy lub istotne postanowienia umowy; 5) opis kryteriów oceny ofert; 6) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert uwzględniający czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty; 7) wymagania dotyczące oferty; 8) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów. 2. Zaproszeni Wykonawcy składają ofertę zgodnie z wyborem Zamawiającego np. droga elektroniczną, pocztą lub osobiście. 3. Porozumiewanie się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywanie oświadczeń lub dokumentów następuje zgodnie z wyborem Zamawiającego np. drogą elektroniczną, pocztą lub osobiście. 4. Zamawiający określa treść zapytania lub ogłoszenia zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 10, z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców, przejrzystości i proporcjonalności. ROZDZIAŁ III ZAMÓWIENIA OKREŚLONE W DZIALE III ROZDZIAŁ 6 USTAWY ( USŁUGI SPOŁECZNE ) Zamówienia określone w Dziale III Rozdział 6 Ustawy o wartości równej lub przekraczającej kwoty wskazane w art. 138g ust. 1 Ustawy, udzielane są na zasadach określonych w Dziale III Rozdział 6 Ustawy. 2. Za przeprowadzenie procedury dotyczącej zamówień, o których mowa w ust. 1 przeprowadza Dział Zamówień Publicznych. 3. Zamówienia określone w Dziale III Rozdział 6 Ustawy o wartości mniejszej niż wskazane w art. 138g ust. 1 Ustawy udzielane są w trybie przetargu otwartego, o którym mowa w 12, z następującym zastrzeżeniem: 1) ogłoszenie o zamiarze udzielenia zamówienia zamieszcza się na stronie podmiotowej Zamawiającego lub na stronie Biuletynu Informacji Publicznej, 2) Informację o wyniku postępowania, zamieszcza się na stronie podmiotowej Zamawiającego lub stronie Biuletynu Informacji Publicznej, 3) Zamówienie udziela się w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminujący.

8 4. Zamówienia określone w Dziale III Rozdział 6 Ustawy, których wartość nie przekracza progu określonego w art. 4 pkt 8 Ustawy, udzielane są na zasadach określonych w Dziale III Rozdział II Regulaminu. ROZDZIAŁ IV ZAMÓWIENIA OKREŚLONE W ART. 4d UST. 1 PKT 1 USTAWY Zamówienia, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych które nie służą prowadzeniu przez Zamawiającego produkcji masowej służącej osiągnięciu rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy, udzielane są na zasadach określonych w Dziale III Rozdział II Regulaminu, z zastrzeżeniem ust Jeżeli wartość zamówienia, o którym mowa w ust. 1 przekracza wyrażoną w złotych równowartość euro zamawiający zamieszcza na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej: ogłoszenie o zamiarze udzielenia zamówienia; informację o udzieleniu zamówienia podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia. DZIAŁ IV WSZCZYNANIE POSTĘPOWANIA I ZAWARCIE UMOWY ROZDZIAŁ I POSTĘPOWANIA NA PODSTAWIE USTAWY PZP Kierownicy Działów, o których mowa w 4 przekazują do Kierownika Działu Zamówień Publicznych zatwierdzony zgodnie z ust. 2 wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z załącznikiem nr Wniosek o którym mowa w ust. 1, przed przekazaniem do Działu Zamówień Publicznych, wymaga zatwierdzenia pod względem zabezpieczenia środków finansowych przez Kwestora. 3. Wniosek zaopiniowany przez pracownika Działu Zamówień Publicznych jest przedkładany Kierownikowi Zamawiającego do zatwierdzenia Po opracowaniu dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania przetargowego, pracownik Działu Zamówień Publicznych przedkłada je do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego.

9 2. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zwana dalej SIWZ wraz z załącznikami jest parafowana przez osobę opracowującą wskazane dokumenty i zatwierdzana przez Kierownika Działu Zamówień Publicznych. 3. Wszczęcie postępowania przetargowego następuje po uzyskaniu zatwierdzenia, o którym mowa w ust Jeżeli w trakcie postępowania przetargowego zaistnieje konieczność wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie przedmiotu zamówienia, odpowiedzi i wyjaśnień w tym zakresie dokonuje pracownik odpowiadający za ten opis Po zakończeniu postępowania przetargowego pracownik Działu Zamówień Publicznych przygotowuje umowę w sprawie zamówienia publicznego i przekazuje Wykonawcy do podpisu. 2. Umowa, o której mowa w ust. 1 winna być opatrzona parafą osoby sporządzającej umowę i zatwierdzona przez Kierownika Działu Zamówień Publicznych przed przekazaniem jej do podpisu. 3. Po podpisaniu umowy przetargowej pracownik Działu Zamówień Publicznych przekazuje Wykonawcy jego egzemplarz oraz wpisuje umowę do Rejestru Umów. 4. Za zgodą Kierownika Zamawiającego możliwa jest zmiana procedury i kolejności podpisywania umowy w sprawie zamówienia publicznego. ROZDZIAŁ II POSTĘPOWANIA NA PODSTAWIE REGULAMINU Kierownicy Działów, o których mowa w 4 ust. 2, dokonują zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych po uzyskaniu zatwierdzenia jego realizacji na wszystkich poziomach, zgodnie z ust. 2 na formularzu wniosku o zakup (załącznik nr 6) na podstawie Regulaminu w trybie: 1) Przetargu otwartego 2) zapytania ofertowego 3) transakcji bezpośredniej 4) porównania cenowego 5) wskazania wykonawcy. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 wymaga zatwierdzenia pod względem: 1) wartości szacunkowej zamówienia przez Kierownika danego Działu 2) zabezpieczenia środków finansowych przez Kwestora 3) zgodności planowanego zamówienia z Planem Zamówień, Ustawą oraz Regulaminem, a także nadania odpowiedniego trybu zakupu przez Kierownika Działu Zamówień Publicznych; 4) zasadności zakupu w każdym przypadku jeśli jego wartość przekracza wartość szacunkową zł netto lub, bez względu na wysokość środków, kiedy wydatek jest ponoszony ze środków ogólnouczelnianych przez Kanclerza;

10 5) pkt 4 nie dotyczy sytuacji kiedy wydatek dokonywany jest na podstawie zatwierdzonego planu remontów, napraw i serwisów obowiązującego Dział Inwestycyjno Techniczny, z wyłączeniem inwestycji. 3. Do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie Regulaminu, po uzyskaniu, wypełnionego zgodnie ze wzorem i zaakceptowanego w sposób określony w ust. 2, Wniosku o zakup uprawnione są, w zakresie dla siebie właściwym, Działy wskazane w 4 ust. 2 Regulaminu. Dział Zamówień Publicznych jest uprawniony do przeprowadzenia każdego rodzaju zakupu, o którym mowa w zdaniu poprzednim. 4. W przypadku dokonywania zakupu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, której wartość nie przekracza kwoty zł netto, w sytuacjach zagrażających ciągłości funkcjonowania Uczelni, życiu lub zdrowiu ludzi, tam gdzie wymagana jest niezwłoczna interwencja Działu Inwestycyjno Technicznego nie stosuje się zapisów zawartych w 20 ust. 1 oraz 6 ust. 4 Regulaminu. 5. Do wydatku, o którym mowa w ust. 4 wymagane jest jedynie uprzednie wyrażenie zgody (np. w formie telefonicznej, mailowej, ustnej) Kanclerza lub jego zastępców Kierownik danego Działu przedkłada Kierownikowi Działu Zamówień Publicznych do 5 dnia roboczego danego miesiąca, informację o udzielonych w miesiącu poprzednim zamówieniach w trybie transakcji bezpośredniej oraz porównania cenowego, zgodnie z załącznikiem nr 9 ROZDZIAŁ III ZATWIERDZANIE DOKUMENTÓW POD WZGLĘDEM PRAWNYM W postępowaniach prowadzonych na podstawie Ustawy oraz Regulaminu, zaparafowania przez radcę prawnego lub adwokata wymagają: 1) wzór umowy 2) zmiany do wzoru umowy (jeżeli mają charakter prawny) 2. W postępowaniach prowadzonych na podstawie Ustawy, zaparafowanie przez radcę prawnego lub adwokata, SIWZ lub umowy przed jej podpisaniem, następuje według uznania Zamawiającego. 23 W postępowaniach prowadzonych na podstawie Regulaminu, zaparafowanie przez radcę prawnego lub adwokata umowy przed jej podpisaniem, następuje według uznania Zamawiającego. DZIAŁ V OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA POSTĘPOWANIE ROZDZIAŁ I POSTĘPOWANIA NA PODSTAWIE USTAWY PZP

11 24 1. Postępowania, których wartość jest wyższa niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, przygotowywane i przeprowadzane są przez komisje przetargowe. 2. Dla postępowań, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, Kierownik zamawiającego może powołać komisję przetargową. 3. Dla postępowań, o których mowa w ust. 2 nie zostanie powołana Komisja Przetargowa, Kierownik zamawiającego wyznacza osobę do przeprowadzenia tego postępowania. 4. Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech osób: 1) przewodniczącego 2) sekretarza 3) jednego albo więcej członków komisji 5. W przypadku zamówień, o których mowa w art. 20a Ustawy, w skład Komisji przetargowej wchodzi co najmniej dwóch członków komisji, o których mowa w ust. 4 pkt Każda z osób wchodzących w skład komisji przetargowej ponosi odpowiedzialność w zakresie powierzonych jej obowiązków Komisja przetargowa powoływana jest przez Kierownika Zamawiającego na podstawie wniosku, o którym mowa w 17 ust. 1, który może dokonać na każdym etapie postępowania zmian w jej składzie. 2. Komisja przetargowa rozpoczyna prace nad przygotowaniem postępowania po uzyskaniu zatwierdzenia, o którym mowa w 17 ust Komisja przetargowa kończy pracę po wyborze oferty albo unieważnieniu postępowania przetargowego, bądź odstąpienia od podpisania umowy w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki. 4. Rozstrzygnięcia komisji podejmowane są większością głosów, przy obecności co najmniej połowy jej składu. W razie równej liczby głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego. 5. Każdy członek komisji ma prawo złożyć umotywowane zastrzeżenia do rozstrzygnięcia komisji. 6. Komisja wykonuje zaakceptowane przez Kierownika Zamawiającego rozstrzygnięcia oraz zamieszcza i przekazuje zaakceptowane przez nią propozycje ogłoszeń, informacji i korespondencji związanej z postępowaniem przetargowym. Przewodniczący Komisji przetargowej: 26 1) kieruje pracami Komisji, wyznacza zadania poszczególnym jej członkom oraz nadzoruje i koordynuje ich pracę; 2) przedkłada Kierownikowi Zamawiającego wnioski o zmianę składu komisji przetargowej oraz o powołanie biegłych;

12 3) przedkłada Kierownikowi Zamawiającego do akceptacji rozstrzygnięcia Komisji, a także propozycje korespondencji oraz ogłoszeń i informacji związanych z postępowaniem przetargowym; 4) przedkłada przed podpisaniem umowy Kierownikowi Zamawiającego wniosek o powołanie Zespołu, o którym mowa w 32 ust. 3, zgodnie z załącznikiem nr 11; 5) odpowiada za czynności w postępowaniu niewyznaczone innym członkom Komisji. Sekretarz Komisji przetargowej: 27 1) sprawuje obsługę prawno-administracyjną Komisji, w tym w szczególności sporządza i przechowuje: protokoły i pisma z jej prac, projekty dokumentów oraz korespondencji z wykonawcami, a także innymi podmiotami i instytucjami w związku z postępowaniem przetargowym; 2) przekazuje pozostałym członkom Komisji korespondencję od Wykonawców oraz innych podmiotów w związku z postępowaniem przetargowym; 3) prowadzi korespondencję z wykonawcami oraz innymi podmiotami w związku z postępowaniem przetargowym; 4) zamieszcza oraz przekazuje wymagane przez Ustawę ogłoszenia i informacje, 5) przedkłada Kierownikowi Zamawiającego do akceptacji dokumenty niezbędne do wszczęcia postępowania przetargowego 6) wykonuje inne czynności wyznaczone przez Przewodniczącego Komisji Członek komisji przetargowej: 28 1) odpowiada za kwestie merytoryczne związane z przedmiotem zamówienia, w szczególności za: a) przygotowanie dotyczących przedmiotu zamówienia dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania przetargowego, odpowiedzi na pytania i wystąpienia wykonawców oraz innych podmiotów; b) określenie warunków udziału w postępowaniu pod względem merytorycznym dotyczącym przedmiotu zamówienia; c) przygotowanie modyfikacji dokumentów przetargowych w zakresie przedmiotu zamówienia; d) ocenę zgodności złożonych ofert z wymogami SIWZ dotyczącymi przedmiotu zamówienia; e) inne czynności związane z postępowaniem przetargowym w zakresie przedmiotu zamówienia, w szczególności dotyczące wniesionego odwołania oraz skargi na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej, 2) wykonuje inne czynności wyznaczone przez Przewodniczącego Komisji.

13 29 1. Wniosek, o którym mowa w 17 ust. 1 zawiera wskazanie osób dedykowanych do komisji przetargowej, za wyjątkiem sekretarza komisji. 2. Kierownik Działu Zamówień Publicznych we wniosku, o którym mowa w 17 ust. 1, wskazuje osobę dedykowaną do pełnienia funkcji sekretarza, którą jest pracownik tego działu Kierownik Zamawiającego ogłasza w drodze zarządzenia listę osób dedykowanych do pracy w komisjach przetargowych. 2. Osoby do pracy w danej komisji przetargowej powoływane są z pośród osób wskazanych w liście, o której mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust W uzasadnionych przypadkach możliwe jest powołanie do komisji przetargowej osób niewskazanych w liście, o których mowa w ust. 1. ROZDZIAŁ II POSTĘPOWANIA NA PODSTAWIE REGULAMINU Postępowania prowadzone na podstawie Regulaminu są przeprowadzane przez osoby wyznaczone przez Kierownika danego Działu. 2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na pisemną prośbę Kierownika danego Działu, Kierownik Zamawiającego może wyznaczyć zespół lub powołać komisję do przeprowadzenia danego postępowania. DZIAŁ VI POSTANOWIENIA KOŃCOWE Nadzór nad realizacją umów sprawowany jest przez odpowiednich Kierowników Działów, zgodnie z 4 ust W przypadku zamówień, o których mowa w art. 20a Ustawy, nadzór nad realizacją umowy sprawowany jest przez Zespół ds. nadzoru. 3. Zespół, o którym mowa w ust. 2 powoływany jest przez Kierownika Zamawiającego i składa się co najmniej z trzech członków: 1) Przewodniczącego 2) dwóch lub więcej członków Zespołu 4. Przewodniczącym Zespołu jest Kierownik odpowiedniego Działu, natomiast co najmniej dwoma członkami Zespołu są osoby, o których mowa w 24 ust. 4.

14 33 1. Dokumentacja postępowań wraz z oryginałami umów przechowywane są w: 1) Dziale Zamówień Publicznych w przypadku zamówień udzielanych na podstawie Ustawy 2) Dziale przeprowadzającym dane postępowanie w przypadku pozostałych zamówień 2. Nadzór nad prawidłowym przechowywaniem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pełni Kierownik Działu. 3. Dokumentacja postępowań, o której mowa w ust. 1 pkt 2) obejmuje całość dokumentów związanych z danym postępowaniem, w tym w szczególności: zaproszenie do negocjacji, zaproszenie do złożenia oferty, oferty Wykonawców, korespondencję z Wykonawcami, notatki. 34 Kierownik Zamawiającego w każdym przypadku może odstąpić od stosowania przepisów Regulaminu w całości lub w części.