REALIZACJA WNIOSKÓW POLUSTRACYJNYCH

Transkrypt

1 REALIZACJA WNIOSKÓW POLUSTRACYJNYCH Stosownie do przepisów art ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 1443) obligujących poddaniu się każdej spółdzielni lustracji co najmniej raz na trzy lata, w Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej została przeprowadzona w okresie 15 lipca 4 września 2015 r. lustracja pełna za lata Lustrację przeprowadzili lustratorzy w oparciu o umowę zawartą przez Spółdzielnię z Małopolskim Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych z siedzibą w Tarnowie w osobach: Małgorzata Stawiarska i Radosław Gruszka. Pełne ustalenia zostały zawarte w protokole z dnia 4 września 2015 r. Skutkiem powyższego jest wystąpienie Zarządu Małopolskiego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Mieszkaniowych z siedzibą w Tarnowie z dnia 18 września 2014 r. do Rady Nadzorczej i Zarządu Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej z wynikami podsumowującymi ustalenia lustracji. Zawarto w nich generalny wniosek: cyt. Wyniki lustracji potwierdzają, że działalność Spółdzielni w okresie objętym lustracją była prowadzona zgodnie z obowiązującym prawem i w interesie członków, jednak w zakresie niektórych szczegółowych zagadnień stwierdzono pewne uchybienia. Dotyczyły one zarówno spraw związanych z działalnością poszczególnych organów Spółdzielni, jak też obsługi zasobów mieszkaniowych, jednak nie mają one wpływu na pozytywną ocenę pracy Spółdzielni. Rada Nadzorcza na posiedzeniu w dniu 15 października 2014 r. przyjęła do realizacji wszystkie przedłożone wnioski. Przedłożone wnioski polustracyjne oraz sposób ich realizacji przez poszczególne organy Spółdzielni przedstawiają się następująco: 1. Corocznie przedstawiać sposób realizacji wniosków wynikających z lustracji Walnemu Zgromadzeniu oraz podmiotowi przeprowadzającemu lustrację. (Strony 8-9 protokołu). Sposób realizacji wniosków polustracyjnych został ujęty w porządku obrad Walnego Zgromadzenia na 2015 rok jako odrębny punkt i zostanie wprowadzony do porządku obrad Walnych Zgromadzeń w latach Dostosować statut i regulaminy wewnętrzne do obowiązujących przepisów prawa. (Strony 9-21 protokołu). a. Statut TSM Zmiany wykazane i proponowane do wprowadzenia przez lustrację ujęte są w projekcie zmian przedstawionych pod głosowanie na wszystkich częściach Walnego Zgromadzenia w roku

2 Wniosek w realizacji. (redakcyjny) b. Regulamin Rady Nadzorczej Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Zmiana regulaminu Rady Nadzorczej ujęta w porządku obrad oraz poddana pod głosowanie na częściach Walnego Zgromadzenia w 2015 r. jest następstwem zalecenia polustracyjnego. Wniosek w realizacji. (redakcyjny) c. Regulamin ustalania i rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi oraz ustalania wysokości opłat za użytkowanie lokali w Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Zapisy 12 i 15 wymienionego regulaminu zostały zmienione i dostosowane do przepisów prawa spółdzielczego już w trakcie lustracji aneksem nr 2 z dnia r. na mocy uchwały Rady Nadzorczej nr 73/14. Wniosek zrealizowany. (redakcyjny) d. Regulamin ustalania opłat i rozliczania kosztów dostawy energii cieplnej do lokali mieszkalnych i użytkowych wyposażonych w instalację centralnego ogrzewania i centralnej ciepłej wody w TSM. Z uwagi na postanowienia Dyrektywy Unijnej Nr 2012/27/UE w zakresie wprowadzenia powszechnego obowiązku opomiarowania budynków i lokali oraz indywidualnego rozliczania kosztów ciepła do ogrzewania i przygotowania ciepłej wody użytkowej w terminie do 31 grudnia 2016 r. zachodzi konieczność przygotowania docelowych rozwiązań. Wymaga to jednak szerszego rozeznania, przeprowadzenia analiz tak w zakresie technicznym jak i finansowym. Przygotowanie nowego regulaminu winno nastąpić do 31 grudnia 2015 r. Wniosek do realizacji. (merytoryczny) e. Regulamin określający zasady rozliczania kosztów działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej prowadzonej przez Spółdzielnię oraz zasady ustalania obciążeń finansowych użytkowników lokali Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej z tytułu prowadzenia tej działalności. Prowadzenie tej działalności jest uzależnione od decyzji Walnego Zgromadzenia. W przypadku podjęcia decyzji o dalszym prowadzeniu Klubów zostanie przygotowana stosowna nowelizacja regulaminu z uwzględnieniem zasad finansowania. Najwcześniej może to nastąpić w 2016 r. przy uchwalaniu planu rzeczowo finansowego. Wniosek w realizacji. (merytoryczny) 2

3 f. Regulamin rozliczania pożytków i innych przychodów z nieruchomości wspólnej oraz pożytków i innych przychodów z własnej działalności gospodarczej Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Rada Nadzorcza uchwałą nr 11/15 z dnia 26 stycznia 2015r. uchyliła regulamin rozliczania pożytków i innych przychodów z nieruchomości wspólnej oraz pożytków i innych przychodów z własnej działalności gospodarczej Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej z uwagi na to, że powielał on rozstrzygnięcia ustawowe z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych i był zbędny co wykazała lustracja. g. Regulamin porządku domowego obowiązującego w budynkach Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Rada Nadzorcza uchwałą 90/14 z dnia r. zatwierdziła nowy Regulamin porządku domowego obowiązujący w budynkach. h. Regulamin przyjmowania w poczet członków, ustanawiana i zamiany spółdzielczych praw do lokali oraz zmiany tytułów praw do lokali w Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Rada Nadzorcza uchwałą nr 72/14 z dnia r. zatwierdziła zmiany w/wym. Regulaminu dostosowując zapisy do aktualnie obowiązującego prawa oraz w celu jednoznacznej interpretacji podstawy prawnej. i. Regulamin określający zasady udzielania zamówień przez Tarnowską Spółdzielnię Mieszkaniową. Zarząd zatwierdził aneks do w/wym. Regulaminu uchwałą nr 109/14 z dnia r. Tym samym lepiej zabezpieczono interes zamawiającego, poprzez wprowadzenie zasady zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Uściślono przypadki wprowadzania dodatkowych zabezpieczeń, jak też określono sposób zwrotu dokonanego zabezpieczenia i przypadki w których zabezpieczenie przepada na rzecz zamawiającego. Wniosek zrealizowany. (redakcyjny) j. Regulamin pracy. Zarząd uchwałą nr./15 z dnia maja 2015 r. zatwierdził aneks do Regulaminu pracy nowy Regulamin pracy z uwzględnieniem uwag lustratorów i w celu dostosowania go do aktualnie obowiązujących przepisów. 3

4 Wniosek zrealizowany. (porządkowy) k. Regulamin komisji gospodarki zasobami mieszkaniowymi Rady Nadzorczej Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Już w trakcie trwania lustracji dokonano realizacji zalecenia. Zapisem Aneksu nr 1 z dnia r. na mocy uchwały Rady Nadzorczej nr 74/14 ustalono kto wybiera Przewodniczącego Komisji. l. Regulamin komisji społeczno samorządowej Rady Nadzorczej Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Już w trakcie trwania lustracji dokonano realizacji zalecenia. Zapisem Aneksu nr 1 z dnia r. na mocy uchwały Rady Nadzorczej nr 74/14 ustalono kto wybiera Przewodniczącego Komisji. m. Regulamin komisji rewizyjnej Rady Nadzorczej Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Już w trakcie trwania lustracji dokonano realizacji zalecenia. Zapisem Aneksu nr 1 z dnia r. na mocy uchwały Rady Nadzorczej nr 74/14 ustalono kto wybiera Przewodniczącego Komisji. n. Regulamin Komitetu Mieszkańców Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. W dniu r. zatwierdzono Aneks nr 1 do Regulaminu Komitetów Mieszkańców Nieruchomości TSM na mocy uchwały Rady Nadzorczej nr 77/14. Ogółem w zakresie aktualizacji stanu prawnego na 14 aktów normatywnych już zrealizowano 10, w trakcie realizacji na tegorocznym Walnym Zgromadzeniu 3 (Statut, Regulamin Rady Nadzorczej oraz prowadzenie działalności oświatowo - kulturalnej), do zrealizowania 1 (rozliczanie co i ccw). 3. Przestrzegać zasad kompetencji organów przy podejmowaniu decyzji. (Strony protokołu). Już od początku trwania lustracji zalecenie jest realizowane w bieżącej działalności Spółdzielni. Wniosek zrealizowany. (porządowy) 4

5 4. Na Walnych Zgromadzeniach wnosić o zatwierdzenie przez ten organ najwyższej sumy wszystkich zobowiązań. Podjęcie takiej uchwały ma na celu przeciwdziałanie nadmiernym obciążeniom finansowym Spółdzielni. (Strona 130 protokołu). Uchwały poddawane pod głosowanie na obecnym Walnym Zgromadzeniu uwzględniają najwyższą sumę wszystkich zobowiązań. Wniosek zrealizowany. (porządkowy) 5. Zwoływać posiedzenia Rady Nadzorczej zgodnie z 8 pkt. 2 Regulaminu Rady Nadzorczej. (Strona 45 protokołu). Wszystkie posiedzenia Rady Nadzorczej już w trakcie lustracji oraz po jej zakończeniu zostały zwołane zgodnie z 8 punkt 2 Regulaminu Rady Nadzorczej tj. przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej. 6. Strukturę organizacyjną dostosować do faktycznych potrzeb Spółdzielni szczególnie w kontekście planowanej restrukturyzacji. (Strona 45 protokołu). W dniu r. uchwałą Rady Nadzorczej nr 100/14 zatwierdzono plan etatów bez uwzględnienia likwidacji grupy konserwatorów. W dniu r. uchwałą Rady Nadzorczej nr 107/14 przyjęto nowy plan etatów z uwzględnieniem likwidacji grupy konserwatorów. Uchwałą nr 12/15 Rady Nadzorczej z dnia r. zatwierdzono nowy regulamin organizacyjny TSM w którym określono zadania dla Administracji osiedlowych obowiązujące po wdrożeniu restrukturyzacji i likwidacji grupy konserwatorów. Schemat struktury organizacyjnej jest elementem tego regulaminu. 7. Doprowadzić do urealnienia sumy odtworzeniowej budynków mieszkalnych do ubezpieczenia majątku. (Strona 49 protokołu). Zarząd Spółdzielni po negocjacjach z firmą ubezpieczeniową omówił zagadnienie na swym posiedzeniu w dniu r. protokół Zarządu nr.51/14 wybierając wariant ubezpieczenia w UNIQA Towarzystwie Ubezpieczeniowym S.A. Łódź, ul. Gdańska 132 gdzie suma odtworzeniowa budynków uległa znacznemu urealnieniu z kwoty 1700 zł na kwotę 2800 zł. W dniu r. przedstawiono wybrany wariant na posiedzeniu Rady Nadzorczej, która nie wniosła sprzeciwu akceptując decyzję Zarządu. 5

6 8. Przyjmować uchwałą Zarządu ostateczne rozliczenie lokali po przetargach, uwzględniające wszystkie koszty związane z lokalem. (Strony protokołu). Począwszy od miesiąca października 2014 roku każdorazowo rozliczenie wkładu mieszkaniowego po przetargach z uwzględnieniem wszystkich kosztów przyjmowane jest uchwałą Zarządu. 9. Ukształtować opłaty za najem lokali mieszkalnych zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów i rozważyć ich zwiększenie, ponieważ aktualnie są one równe opłatom ponoszonym przez członków TSM. (Strony protokołu). Od sierpnia 2014 roku w umowach najmu lokali mieszkalnych dokonano zmiany ich treści wpisując w jednej pozycji czynsz najmu obejmujący koszty eksploatacji, funduszu remontowego i podatku od nieruchomości oraz opłat za wieczyste użytkowanie. Pozostałe koszty niezależne od Spółdzielni stanowią odrębne pozycje opłat. Na dzień dzisiejszy Zarząd nie widzi konieczności podniesienia opłat, gdyż najem lokali mieszkalnych dotyczy przede wszystkim osób o niskich dochodach. Zwiększenie opłat mogłoby skutkować pustostanem lub powstaniem zadłużenia najemców. Wniosek zrealizowany. (redakcyjny) 10. Zmienić procedurę kontroli zużycia paliwa w poszczególnych administracjach poprzez porównanie godzin pracy sprzętu z zatwierdzoną przez Zarząd normą paliwową. (Strona 80 protokołu). Dnia r. Prezes Spółdzielni wydał Zarządzenie wewnętrzne nr 5 w sprawie wdrożenia procedury kontroli zużycia paliwa przez urządzenia służące do prac pielęgnacyjnych terenów zielonych oraz prac porządkowych w którym dokładnie określił procedury i zasady prowadzenia dokumentacji paliwowej. 11. Wdrożyć procedurę kontroli realizacji zaleceń wydanych lokatorom w wyniku okresowych przeglądów obiektów budowlanych. (Strona 79 protokołu). 6

7 Dnia r. Prezes Spółdzielni wydał Zarządzenie wewnętrzne nr 4 w sprawie wdrożenia procedury kontroli zaleceń wydawanych lokatorom w wyniku okresowych przeglądów technicznych. Określone w nim zostały: wzór protokołu do przeglądu stanu instalacji gazowej i wzór wezwania do usunięcia usterek oraz ustalona została cała procedura postępowania w przypadkach nie udostępniania mieszkań do przeglądu lub nie usuwania usterek. Wniosek zrealizowany (porządkowy) 12. Opracowywać plany remontowe dla poszczególnych nieruchomości w układzie nie tylko rzeczowym, ale również finansowym. (Strona 83 protokołu). Począwszy od roku 2015 wszystkie plany rzeczowo finansowe nieruchomości przyjmowane są uchwałami Rady Nadzorczej. Roczny plan ekonomiczno finansowy na 2015 r. dla całej Spółdzielni został przyjęty uchwałą Rady Nadzorczej nr 13/15 w dniu 26 stycznia 2015 r., a plany rzeczowo finansowe dla poszczególnych nieruchomości zgodnie z podziałem na administracje uchwałami Rady Nadzorczej Nr 24/15; Nr 25/15; Nr 26/15 i Nr 27/15 w dniu 13 kwietnia 2015 r. 13. Rozważyć uzupełnienie regulaminu zlecania robót o zapisy dotyczące: a. Zasad prowadzenia negocjacji z oferentami, b. Zasad wnoszenia przez wykonawców robót finansowego zabezpieczenia właściwego wykonania prac. (Strony protokołu). Uchwałą Zarządu nr 109/14 z dnia r. zatwierdzono Aneks nr 1 do regulaminu określającego zasady udzielania zamówień przez Tarnowską Spółdzielnię Mieszkaniową, w którym określono zasady zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz możliwość negocjacji cenowych z oferentami. Wniosek zrealizowany. (redakcyjny) 14. Plany gospodarcze oraz ewidencję kosztów i przychodów prowadzić na faktyczną ilość nieruchomości zabudowanych, stanowiących przedmiot oddzielnej uchwały Zarządu, odrębnie dla każdej nieruchomości. (Strona 130 protokołu). Uchwałą Zarządu nr 120/14 z dnia urealniono od dnia r. prowadzenie planów gospodarczych oraz ewidencji analitycznej kosztów i przychodów w stosunku do poszczególnych nieruchomości ze 129 zabudowanych 7

8 budynkami wielorodzinnymi na 158 zabudowanych obiektami budowlanymi. Rozszerzenie dotyczy nieruchomości zabudowanych lokalami użytkowymi. 15. Kalkulując wysokość opłat eksploatacyjnych na poszczególne nieruchomości należy uwzględnić wielkość posiadanych przez nie środków finansowych. (Strony 116 i 139 protokołu). Posiadanie środków finansowych ewidencjonowanych na poszczególnych nieruchomościach jest uwzględniane w rocznych planach rzeczowo finansowych nieruchomości. Ma to swoje odzwierciedlenie w stawkach opłat, które są różnicowane. 16. Ustalać wynik GZM zgodnie z art. 4 i 6 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz nadwyżkę bilansową zgodnie z ustawą o rachunkowości, tak aby była ona przeznaczona wyłącznie dla członków TSM i aby uchwały nie budziły wątpliwości w jakiej wysokości wyżej wymieniona nadwyżka ma być podzielona na poszczególne nieruchomości. (Strona 116 protokołu). Począwszy od roku 2015 ulega zmianie zasada prezentacji nadwyżki bilansowej. Wyłączono z niej pożytki uzyskiwane przez poszczególne nieruchomości z ich mienia przeksięgowując je bezpośrednio w ich przychody. Ponadto nie dzieli się nadwyżki bilansowej na eksploatację nieruchomości co wyklucza przyznanie jej na osoby nie będące członkami Spółdzielni. W przypadku przeznaczenia nadwyżki na zasilenie funduszu remontowego poszczególnych nieruchomości załącznikiem do uchwały Walnego Zgromadzenia jest pełny wykaz nieruchomości wraz z kwotami partycypacji w podziale. 17. Rozważyć wprowadzenie indywidualnego systemu rozliczania ciepła np. w postaci podzielników w celu ograniczenia kosztów centralnego ogrzewania na terenie TSM. (Strona 92 protokołu). Stosownie do zapisów Dyrektywy Unijnej Nr 2012/27/UE w zakresie wprowadzenia powszechnego obowiązku opomiarowania budynków i lokali oraz indywidualnego rozliczania kosztów ciepła do ogrzewania i przygotowania ciepłej wody użytkowej w terminie do 31 grudnia 2016 r. Zarząd zamierza docelowo w okresie najbliższych lat wprowadzić podzielniki kosztów centralnego ogrzewania. Zagadnienie to związane jest jednak z całym procesem robót termomodernizacyjnych. Są to prace kosztowne 8

9 i przy indywidualnym rozliczaniu poszczególnych nieruchomości muszą być uzgodnione z mieszkańcami. Tym samym trudno określić ewentualny czas realizacji. Wniosek w realizacji. (merytoryczny) 18. Przy zawieraniu umów najmu lokali użytkowych i dzierżawy terenów dodatkowo wprowadzić numery działek i ich obręby i tytuły prawne do nich. (Strony protokołu). Opracowano nowy wzór umowy najmu, w którym w którym 1 otrzymał brzmienie: Wynajmujący będący właścicielem lokalu użytkowego położonego w budynku zlokalizowanym na działce nr obr.. przy ul. w Tarnowie oddaje niniejszym w najem w/w lokal przeznaczony na, o łącznej powierzchni użytkowej:.m 2. Tym zapisem wprowadzono dodatkowo wymagane elementy umów. Wniosek zrealizowany. (redakcyjny) 19. Zaktualizować umowy na dostawę wody do Tuchowa (Strona 122 protokołu). W dniu r. spisano nowe umowy ze Spółką Komunalną Dorzecze Białej z Tuchowa na dostawę wody i odprowadzanie ścieków. P o d s u m o w a n i e: Ogółem na 19 zaleceń polustracyjnych na dzień 8 maja 2015 r. zrealizowanych zostało w całości 17 wniosków. W trakcie realizacji pozostaje 2 wnioski. 9

10 REALIZACJA WNIOSKÓW POLUSTRACYJNYCH Stosownie do przepisów art ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 1443) obligujących poddaniu się każdej spółdzielni lustracji co najmniej raz na trzy lata, w Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej została przeprowadzona w okresie 15 lipca 4 września 2015 r. lustracja pełna za lata Lustrację przeprowadzili lustratorzy w oparciu o umowę zawartą przez Spółdzielnię z Małopolskim Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych z siedzibą w Tarnowie w osobach: Małgorzata Stawiarska i Radosław Gruszka. Pełne ustalenia zostały zawarte w protokole z dnia 4 września 2015 r. Skutkiem powyższego jest wystąpienie Zarządu Małopolskiego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Mieszkaniowych z siedzibą w Tarnowie z dnia 18 września 2014 r. do Rady Nadzorczej i Zarządu Tarnowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej z wynikami podsumowującymi ustalenia lustracji. Zawarto w nich generalny wniosek: cyt. Wyniki lustracji potwierdzają, że działalność Spółdzielni w okresie objętym lustracją była prowadzona zgodnie z obowiązującym prawem i w interesie członków, jednak w zakresie niektórych szczegółowych zagadnień stwierdzono pewne uchybienia. Dotyczyły one zarówno spraw związanych z działalnością poszczególnych organów Spółdzielni, jak też obsługi zasobów mieszkaniowych, jednak nie mają one wpływu na pozytywną ocenę pracy Spółdzielni. Rada Nadzorcza na swym posiedzeniu w dniu 15 października 2014 r. omówiła całość wystąpienia łącznie z zaproponowanymi wnioskami i postanowiła je przyjąć do realizacji obowiązkiem przedłożenia sprawozdania na Walnym Zgromadzeniu. Wnioski lustracyjne można podzielić na dwie grupy. Pierwsza to zmiany redakcyjne i porządkowe w dotychczas obowiązujących przepisach wewnętrznych oraz dostosowanie ich do zmienionych i aktualnie obowiązujących przepisów jak też sformalizowania sposoby postępowania. Dotyczy to statutu, regulaminów, umów, innej prezentacji wyniku w części nadwyżki bilansowej, wprowadzenia dodatkowej ewidencji kosztów poszczególnych zabudowanych nieruchomości, podpisywania pism, formy zatwierdzania pewnych czynności przez Zarząd, sformułowań w treści umów np. podawanie nr działek i obrębów. Znaczna ich część została już zrealizowana tak trakcie trwania samej lustracji lub bezpośrednio po niej, względnie jest przedstawiona do realizacji podczas dzisiejszego Walnego Zgromadzenia np. zmiana statutu i Regulaminu Rady Nadzorczej. Druga to rozważenie na przyszłość pewnych zmian dotyczących sposobu ustalania i kalkulowania opłaty za użytkowanie lokali w tym indywidualne ich opomiarowanie zgodnie z Dyrektywą Unii Europejskiej. Dotyczy to tak regulaminu jak i podjęcia określonych zadań związanych z wydatkowaniem funduszy. Te wnioski wymagają jednak głębszej analizy i częściowo są uzależnione od ewentualnego uzyskania środków unijnych. Żaden wniosek nie kwestionuje zasadności i zgodności z prawem dotychczasowych działań organów Spółdzielni. Ogółem na 19 zaleceń polustracyjnych na dzień 8 maja 2015 r. zrealizowanych zostało w całości 17 wniosków porządkowych i redakcyjnych. W trakcie realizacji pozostaje 2 wnioski o charakterze merytorycznym. 10