PORTALE KORPORACYJNE W ZARZ DZANIU WIEDZ NA PRZYKŁADZIE FIRMY KOMFORT

Transkrypt

1 PORTALE KORPORACYJNE W ZARZ DZANIU WIEDZ NA PRZYKŁADZIE FIRMY KOMFORT MIROSŁAWA MARCINIAK HENRYK MARJAK Akademia Rolnicza w Szczecinie Streszczenie W artykule omówione zostały zagadnienia dotycz ce klasyfikacji, ewolucji i zastosowa portali korporacyjnych słu cych do wspomagania procesów zarz dzania wiedz w organizacji. Bazuj c na studiach literaturowych opisano koncepcj i etapy wdra ania portalu korporacyjnego, realizuj cego potrzeby informacyjne pracowników, na przykładzie firmy Komfort. Summary In paper are described issues concern with classification, development and applications of corporate portals used in decision support of knowledge management process in organization. Based on literature study are presented idea and steps of implementation of corporate portal, which realize information needs of employers, on example company "Komfort". 1. Wprowadzenie Faktem jest, e najbardziej istotnym czynnikiem zarz dzania wiedz s ludzie i ich skłonno do dzielenia si wiedz, wspierane przez kultur organizacyjn. Jednak e bez nowoczesnych rodków informatycznych, w tym portali, nie jest mo liwe efektywne zarz dzanie wiedz, gdy stanowi szkielet, na którym zarz dzanie wiedz si opiera. Celem artykułu jest przybli enie zagadnie dotycz cych portali korporacyjnych jako narz dzi teleinformatycznych wspomagaj cych proces zarz dzania wiedz oraz opis konkretnego rozwi zania zastosowanego w firmie Komfort w postaci portala korporacyjnego realizuj cego potrzeby informacyjne pracowników w procesach zarz dzania wiedz. Termin portal (z łac. brama) pojawił si stosunkowo niedawno i okre la ró ne rozwi zania: od pojedynczego interfejsu ł cz cego z ró nymi zasobami wskazywanymi przez hiperlinki (z mo liwo ci wyszukiwania) do platformy roboczej e-biznesu z kontekstow personalizacj i bezprzewodowym dost pem. Najcz ciej jednak terminem tym okre lane s strony internetowe agreguj ce informacje z ró nych ródeł, składane w locie na potrzeby klientów, partnerów czy pracowników. Informacje z ró nych baz danych i aplikacji s cz sto kompilowane w postaci tzw. portretów, tworz cych portale dostosowane pod wzgl dem tre ci do potrzeb u ytkownika. Po utworzeniu portalu organizacja cz sto odkrywa całkiem nowe warto ci w dotychczas stosowanych aplikacjach i zgromadzonej zawarto ci [6]. Portal korporacyjny (firmowy, biznesowy) pozwala przekształca lu no powi zane zasoby w pojedyncz, spójn platform e -biznesu. Ka da implementacja portalu zawiera zestaw mechanizmów zaprojektowanych na specyficzne potrzeby. Portal przedsi biorstwa dla pracowników ma zazwyczaj funkcjonalno horyzontaln, polegaj c na integracji aplikacji funkcjonuj cych w przedsi biorstwie we wspólnej realizacji celów biznesowych i współpracy poziomej.

2 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, Generacje portali korporacyjnych Portal korporacyjny jest zwykle interfejsem, czyli punktem dost pu do usług i zasobów oferowanych przez wewn trzne systemy pracy grupowej i zarz dzania wiedz, systemy wspomagania decyzji, rozwi zania e-learningu, czy prostego obiegu informacji kadrowo-administracyjnych. Rozwi zanie to pozwala nawigowa w obr bie firmowych zasobów, ale tak e zasila je nowymi danymi, informacjami, wiedz. Poniewa portal stanowi punkt styku wewn trznych zasobów firmy ze wiatem zewn trznym, dost p do systemu realizowany jest zgodnie z precyzyjnie wyznaczonymi regułami polityki bezpiecze stwa i zachowania poufno ci. Dla personelu portal korporacyjny jest ródłem aktualnej informacji z pierwszej r ki. Partnerom handlowym portal mo e słu- y jako kanał wymiany dokumentacji i danych zwi zanych z prowadzonymi działaniami. Dla kadry kierowniczej portal korporacyjny mo e sta si sposobem na trwałe zaistnienie w yciu firmy i wywieranie na nie twórczego wpływu. Istniej dwa sposoby klasyfikacji portali: jeden zwi zany jest ze rodowiskiem (publiczny lub korporacyjny), a drugi z pełnionymi funkcjami. W literaturze przedmiotu, najcz ciej opisywane s portale korporacyjne sklasyfikowane według struktury funkcjonalnej, wyst puj cej wył cznie w rodowisku korporacji. Dla wi kszo ci portali najwa niejszymi funkcjami s : wspomaganie procesów podejmowania decyzji oraz realizacja współpracy mi dzy członkami organizacji. Na tej podstawie Eckerson wyró nia cztery generacje portali korporacyjnych: referencyjne, personalizowane, interaktywne i specjalizowane [1]. Portale ewoluuj w stron zintegrowanych platform strukturalnych. To, co było na pocz tku sposobem na lokalizowanie zawarto ci, staje si teraz platform, na której realizuje si cały szereg transakcji i prowadzi biznes (tabela 1). Tabela 1. Generacje oprogramowania portalowego. Generacja portalu I Dost p do informacji lub integracja zawarto ci (proste aplikacje) II Integracja aplikacji lub danych (struktura zarz dzania) III Integracja procesów (zarz dzanie stanami) ródło: opracowanie własne na podstawie [3 ] Oprogramowanie -Zarz dzanie zawarto ci lub agregacja zawarto ci, -wyszukiwanie i klasyfikacja, -personalizacja interfejsu, -rozszerzona platforma aplikacyjna, -współpraca i obsługa urz dze bezprzewodowych i mobilnych, -kontekstowa personalizacja, -portale kaskadowe, -integracja procesów, -obsługa typu platforma-doplatforma. Portale uzyskały now jako jako platforma robocza online, słu ca do uzyskiwania informacji i prowadzenia biznesu, a tak e współpracy z partnerami handlowymi i mi dzy pracownikami. Portal mo e by czym wi cej ni jeszcze jednym rodzajem dost pu do aplikacji i zawarto ci. Wraz z powi kszaniem si zakresu pracy wykonywanej online, mo e sta si odpowiednikiem desktopu, na którym realizuje si procesy biznesowe [3].

3 116 Mirosława Marciniak, Henryk Marjak Portale korporacyjne w zarz dzaniu wiedz na przykładzie firmy Komfort 3. Firma Komfort jako obiekt zarz dzania wiedz Firma Komfort sp. z o.o. jest cz ci grupy kapitałowej Komfort S.A, która powstała w 1992 r. z poł czenia dwóch konkuruj cych z sob firm Ars w Szczecinie i Atom w Gdyni. Firma Komfort sp. z o.o. (Komfort) jest przedsi biorstwem o zasi gu krajowym z central w Szczecinie i Magazynem Centralnym w Łodzi. W Szczecinie mie ci si dyrekcja firmy, ksi gowo oraz dział handlowy (bran y ci), w Warszawie mie ci si biuro sprzeda y kontraktowej. Firma posiada ponad 100 sklepów na obszarze całej Polski, a ka dego roku otwiera ok. 10 nowych. Ci gło dostaw i szybk realizacj zamówie do wszystkich sklepów zapewnia Centrum Logistyczne w Łodzi, b d ce najwi kszym magazynem wykładzin, tapet i dywanów w Europie rodkowej o kubaturze 70 tys. m 3. Podstawow misj firmy Komfort jest sprzeda paneli, podłóg drewnianych, wykładzin dywanowych, wykładzin elastycznych, dywanów i płytek ceramicznych. W obrocie znajduj si zarówno towary produkcji krajowej, jak i importowane. Głównym kanałem dystrybucji towarów jest sprzeda detaliczna. Strategi firmy jest pozycjonowanie sieci w kierunku hasła Komfort wszystko na podłogi. Taka dewiza oznacza specjalizacj w pokryciach podłogowych. Aby j uzyska firma szczególn uwag przykłada do ekspozycji produktów. Kolekcje produktowe w ramach bran y s tworzone w oparciu o grupy asortymentowe dopasowane do indywidualnych preferencji konsumentów, zale nie od potencjału rynku, na którym sklep funkcjonuje (ang. category managment). Polityka firmy, jednolita w stosunku do wszystkich sklepów, spowodowała konieczno stworzenia systemu umo liwiaj cego efektywne zarz dzanie cał sieci, który zapewniłby zarz dowi w ci gle zmieniaj cej si rzeczywisto ci, zapanowa nad cało ci procesów zachodz cych w firmie. Strategicznym celem firmy było polepszenie organizacji i sprawno ci działania sieci handlowej, w oparciu o rzeteln, dost pn i aktualn informacj zarz dcz. Aby osi gn ten cel zakupiono i wdro ono informatyczny zintegrowany system zarz dzania SAFO 2000, wykorzystuj cy system baz danych ORACLE. System SAFO 2000 ma budow modularn i jest skalowalny. W wersji podstawowej system składa si z takich modułów, jak: zaopatrzenie, logistyka wewn trzna (Magazyn), logistyka zewn trzna (Transport), sprzeda, finansowo-ksi gowy, kasa, banki, przelewy, rozrachunki (Nale no ci i Zobowi zania), rodki trwałe, kadry/ płace, zestawienia 1. Wdra anie tego systemu przebiegało etapowo, zgodnie z przyj tym harmonogramem prac. Pierwszym etapem wdro enia, ze wzgl du na kluczowe znaczenie procesów logistycznych w firmie, był moduł przeznaczony do zarz dzania magazynem wysokiego składowania z rozszerzeniem o sterowanie ła cuchem dostaw SCM (ang. Supply Chain Management). Wprowadzony system magazynowy przyczynił si do racjonalizacji systemu logistycznego i umo liwił konsolidacj 100 sklepów i magazynu centralnego w jedno centrum dystrybucyjne. Wdra any system został uzupełniony o moduł rejestrowania zamówie przez Internet. Uruchomiono stron WWW dzi ki której uzyskano mo liwo uzupełniania zapasów sklepowych, sprawdzania dost pno ci towarów na zamówienie oraz konfrontacji najbli szego mo liwego czasu dostawy zamówionych towarów. Strona wyposa ona jest w algorytm podpowiedzi zamówienia oparty na danych przesyłanych ze wszystkich punktów sprzeda owych. Kolejne etapy to: wdro enie systemu finansowo-ksi gowo wraz z tak zwanym modułem OFA (ang. Oracle Financial Analyzer) do wielowymiarowej analizy finansowej oraz system kadrowo płacowy HR (ang. Human Resources). Wdro ono tak e moduł rodków Trwałych. W sklepach do chwili obecnej funkcjonował program słu cy do ewidencji sprzeda y detalicznej SESSklep, oparty na jednostronnej komuni- 1

4 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, kacji (raportuj cej) do systemu SAFO (codzienne raportowanie informacji o dokonanych transakcjach). Obecnie trwa realizacja ostatniego etapu integracji systemów informatycznych poprzez wymian systemu SESSklep, na nowoczesny, oparty na Linux ie Safo.retail. Ponadto prowadzone s prace nad wdro eniem modułu ECR (ang. Efficient Consumer Response), na który składa si mi dzy innymi Web EDI elektroniczny system wymiany dokumentów, maj cy na celu poł czenie systemu informatycznego firmy z systemami dostawców oraz moduł CM przeznaczony do zarz dzanie kategori. Na kolejny rok zaplanowano wdro enie modułu CRM do budowania relacji z klientami [4]. 4. Przesłanki i budowa portalu firmowego Zanim pojawił si portal korporacyjny, w firmie funkcjonował Komfort Kurier, biuletyn firmowy wydawany systematycznie, raz w miesi cu, który był podstawowym ródłem wiedzy dla pracowników o yciu przedsi biorstwa, informacjach i wydarzeniach zwi zanych z firm. Poza tym, pracownicy na łamach tej gazety mogli podzieli si swoj wiedz, do wiadczeniem, a tak e konkretnymi pomysłami. Kolejnym krokiem na drodze do poprawy zarz dzania organizacj była budowa portalu korporacyjnego. Portal korporacyjny z zało enia miał przej cze funkcji, jakie pełnił do tej pory biuletyn, nie chodziło jednak o jego całkowite zast pienie. Portal miał by kolejnym narz dziem w r kach kierownictwa firmy, przeznaczonym do komunikacji z pracownikami i tworzenia przyjaznej kultury organizacyjnej. Obszary oddziaływania portalu podzielono na cztery grupy: konsolidacj, komunikacj, organizacj i zarz dzanie. Sposób oddziaływania na organizacj według przyj tego podziału przedstawia tabela 2.

5 118 Mirosława Marciniak, Henryk Marjak Portale korporacyjne w zarz dzaniu wiedz na przykładzie firmy Komfort Tabela 2. Oddziaływanie portalu na organizacj według wydzielonych obszarów. Obszar oddziaływania Konsolidacja Komunikacja Organizacja Zarz dzanie ródło: opracowanie własne na podstawie [5 ]. Sposób oddziaływania Integracja rozproszonych baz danych ró nego typu; Umo liwia pozyskiwanie danych i informacji z jednego ródła; Rozproszenie zasilania hurtowni danych; Mo liwo pracy grupowej; Aktualno i kompletno danych; Personifikacja dost pu; Upraszcza i ułatwia dystrybucj informacji; Poprawia i obni a koszty komunikacji wewn trznej; Publikowanie informacji w trybie rzeczywistym; Ni sze koszty edycji, publikacji i szkole ; Alternatywny (bezlicencyjny) dost p do systemu ERP; Automatyczne i skalowalne raporty; Przyjazne i znajome dla u ytkownika formy prezentacji danych; Ni sze koszty operacyjne; Mo liwo ci integracji procesów zarz dczych; Elastyczno procesowa zmiana w portalu, a nie w systemie informatycznych zarz dzania; Decentralizacja procesów; Poprawa organizacji pracy (wydajna komunikacja) Uzyskanie funkcjonalno ci zdalnego zarz dzania; Mo liwo ci integracji rozproszonych procesów; Poprawa skuteczno ci zarz dzania operacyjnego (monitoring); Reorientacja na zarz dzanie projektowe, macierzowe; Usprawnienie zachodz cych procesów i podejmowania decyzji; Alternatywa dla rozwi za zintegrowanych dla sektora MSP. Projektuj c portal korporacyjny wzi to pod uwag kilka celów zbie nych z zasadami kultury organizacyjnej Komfortu. Najwa niejsze z nich to: poprawa komunikacji w firmie, usprawnienie przepływu informacji i ułatwienie dost pu do niej. Poza tym, stworzenie platformy pod budow bazy wiedzy wytwarzanej przez pracowników, ułatwienie pracy poprzez zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich instrukcji, procedur i obowi zuj cych zasad. Pocz tkowo, w połowie roku 2001 przesłank do powstania portalu korporacyjnego była konieczno integracji danych (szczególnie transakcyjnych), z rozproszonych systemów informatycznych. Wtedy jednak podj to decyzj o zakupie i wdro eniu zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERPII - SAFO Po integracji zasobów informatycznych, okazało si, i nale y wróci do koncepcji portala firmowego m.in. z takich przyczyn, jak: niewydolna komunikacja, wielopłaszczyznowo analiz zarz dczych i konieczno agregacji danych; niewła ciwa dystrybucja informacji i brak pracy grupowej (formularze), konieczno bezpiecznego zarz dzania wiedz korporacyjn, potrzeba posiadania intra witryny ogłoszeniowej oraz rosn ce koszty operacyjne organizacji multiplikacja działa. Koncepcj portalu korporacyjnego firmy Komfort (stan na 2004 rok) zilustrowano na rysunku 1.

6 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, Rys.1. Koncepcja portalu korporacyjnego firmy Komfort. ródło: [5] Jednym z podstawowych zada portalu jest usprawnienie komunikacji wewn trznej. Jest to szczególnie wa ne w przypadku organizacji rozproszonej, czyli takiej jak Komfort, firmy maj cej kilkadziesi t sklepów na terenie kraju i zatrudniaj cej ponad 1000 osób. Architektura portalu ewoluowała, dostosowuj c si do wdra anego systemu SAFO 2000, wci zwi kszaj c swoj funkcjonalno. Buduj c Intranet zało ono mo liwo wielokanałowego przepływu informacji. Oznacza to utworzenie niestandardowej redakcji składaj cej si z pracowników wszystkich działów firmy. W zwi zku z tym, konieczne stało si zastosowanie narz dzi typu CMS (ang. Content Management System)- przeznaczonymi do zarz dzania zawarto ci, które pozwalaj tworzy, edytowa, zarz dza i publikowa rozmaite tre ci - teksty, grafik, pliki d wi kowe lub multimedialne- według wspólnych reguł i procedur, zapewniaj cych spójny wygl d witryny WWW. Dzi ki zastosowaniu tych narz dzi mo liwe stało si redagowanie stron, nie tylko przez dział IT, ale przede wszystkim przez dział marketingu, który umieszcza informacje o tablicach reklamowych, projektach sklepów, spotach radiowych, telewizyjnych informacjach handlowych i promocyjnych a tak e sposobach zarz dzania kategori, jak równie i inne działy (finansowy, handlowy, administracja). Pracownicy sklepów maj dost p do danych rejestrowych Komfortu, katalogu e-lekcji i informacji handlowych. Tym sposobem stworzono mo liwo komunikacji poziomej w organizacji. Informacje mog wychodzi z ka dego rejonu i z ka dej grupy pracowniczej wewn trz firmy, w zale no ci od potrzeb i oczekiwa. Zawarto portalu systematycznie ro nie i obecnie zawiera mi dzy innymi [4]:

7 120 Mirosława Marciniak, Henryk Marjak Portale korporacyjne w zarz dzaniu wiedz na przykładzie firmy Komfort Ksi g Jako ci, Instrukcj Marketingow ; KOKS (Ksi ga Operacyjna Kierownika Sklepu); Bie ce stany magazynowe i prognozy popytu krótkookresowego; Klienci nie do wiary wykaz niewiarygodnych klientów; Materiały informacyjne o firmie słup ogłoszeniowy ; Korporacyjne bazy danych i raporty z tych baz; Ci gły monitoring parametrów kluczowych i realizacji bud etu; Cenniki, katalogi, dane makroekonomiczne, kursy walut; Instrukcje obsługi sprz tu lub oprogramowania; Procedury stosowania norm jako ciowych Materiały szkoleniowe, wiczenia, testy kompetencji, czytelnia; Kalendarze spotka grup roboczych, monitoring zaawansowania projektów; Podr czne materiały informacyjne zwi zane z okre lonym problemem; Wzorce stosowanych w przedsi biorstwie dokumentów; Mapy, plany, schematy, atesty; Materiały z seminariów i szkole ; Zapowiedzi wa nych wydarze w yciu przedsi biorstwa. Dla firmy najwi ksze znaczenie ma fakt standaryzacji pracy w poszczególnych sklepach. Jedn z inicjatyw spełniaj cych ten cel jest Ksi ga Operacyjna Kierownika Sklepu (KOKS). Jest to podstawowe narz dzie do zarz dzania sklepem, tworzone przy czynnym udziale kierowników sklepów. Ze wzgl du na wielko i sieciowy charakter firmy, spełnia wa n rol, gdy zbiera i opisuje obowi zuj ce w Komforcie standardy zarz dzania sklepem, wynikaj ce z celów i zało e firmy oraz jej wewn trznych uwarunkowa organizacyjnych, a tak e obowi zuj cych norm prawnych. Z zało enia zawiera wiele praktycznych rozwi za poprawiaj cych i usprawniaj cych organizacj pracy w sklepie. Szybkie odszukanie w tre ci interesuj cych zagadnie oraz dokumentów ródłowych umo liwia forma elektroniczna KOKS po zamieszczeniu na portalu korporacyjnym. Natomiast Czytelnia stanowi ródło wiedzy o oferowanych towarach i ka dy mo e z niej skorzysta. Umieszczane s tam ciekawe artykuły z pism bran owych, opracowania najlepszych sprzedawców, artykuły trenerów. Ka dy pracownik ma mo liwo zamieszczenia ciekawego artykułu. Organizowane s nawet konkursy z wiedzy zawartej w artykułach, a uzupełnieniem Czytelni jest pismo wydawane do sprzedawców Hej Sokoły [4]. 5. Podsumowanie Portal korporacyjny mo e słu y jako zintegrowane rodowisko pracy, które ka dy pracownik dopasowuje do własnych potrzeb. Wa nym usprawnieniem oferowanym przez technologi portalow jest wprowadzenie subskrypcji informacji w miejsce standardowego wyszukiwania jej przez pracownika. Ponadto mo e by wyposa ony w nowoczesn wyszukiwark, pozwalaj c nie tylko na proste znajdywanie plików według zadanego klucza, lecz posiadaj c tak e bardziej skomplikowane mechanizmy wyszukiwania plików typu Word czy Excel, czyli informacji nieustrukturyzowanej, polegaj ce m.in. na znajdywaniu dokumentów podobnych" do zadanych. W firmie Komfort zaistniała wiadomo problematyki zarz dzania wiedz, ale brakowało systemu aplikacyjnego i gdy rozpocz to prace wdro eniowe systemu SAFO 2000 narodziła si koncepcja budowy portalu korporacyjnego. Najpierw okre lono zwi zki mi dzy zarz dzaniem

8 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, wybranymi obszarami wiedzy, stosowanymi procedurami a korzy ciami, jakie daj organizacji, w ten sposób firma wkroczyła w faz ukierunkowan. W kolejnej fazie zarz dzania opracowano koncepcj zarz dzania wiedz, maj c ju procedury i narz dzia zarz dzania, ale nie w pełni jeszcze wdro one w praktyce. Gdy zarz dzanie wiedz stanie si integraln cz ci procesów organizacji i zostanie doceniona waga wiedzy jako istotnego zasobu przedsi biorstwa, firma Komfort wkroczy w finaln faz systemowego zintegrowania. Bibliografia 1. Dias C., Corporate Portals: a literature review of new concept in Information Management, International Journal of Information Management no.21, 2001, s Kozłowski M., Maj M., W zasi gu kursora, Teleinfo nr1-3/2004, s Muszy ski J., Portalowe trendy, NetWorld nr 4/2003 (88), s Plaga A., Korporacyjne bazy wiedzy w zarz dzaniu na przykładzie firmy Komfort, praca magisterska AR Szczecin, Szkwarek J., Owsianowski S., Wsparcie procesów operacyjnych w handlu detalicznym technologi portalu korporacyjnego na podstawie Komfort Sp. z o.o. Materiały konf. Wdra anie Portali Korporacyjnych, Warszawa luty Vademecum teleinformatyka II, praca zbiorowa, IDG Poland S.A., Warszawa 2002, s.196 Mirosława Marciniak mmarciniak@e-ar.pl Henryk Marjak hmarjak@e-ar.pl Zakład Informatyki, Wydział Ekonomiki i Organizacji Gospodarki ywno ciowej Akademia Rolnicza w Szczecinie Ul. Monte Cassino 16, Szczecin