PROGRAM WSPARCIA ROZWOJU GMIN LOKALIZACYJNYCH PREAMBUŁA Jednym z kluczowych zadań PGE EJ 1 Sp. z o.o., spółki powołanej do realizacji procesu inwestycyjnego oraz budowy pierwszej w Polsce elektrowni jądrowej, jest budowanie i utrzymanie wysokiego poparcia zarówno dla energetyki jądrowej, jak i dla największego od 1989 r. przedsięwzięcia inwestycyjnego w Polsce. Wraz z postępem prac projektowych wzrasta też konieczność zaangażowania Spółki w działania przyczyniające się do rozwoju gmin lokalizacyjnych oraz wsparcia wartościowych i istotnych dla lokalnej społeczności inicjatyw. Niniejszy Program Wsparcia Rozwoju Gmin Lokalizacyjnych jest potwierdzeniem realizacji strategicznych celów Spółki, odpowiada też na deklarowane oczekiwania przedstawicieli środowisk lokalnych, objętych działaniami związanymi z wdrożeniem projektu jądrowego. Jego idea stanowi kontynuację założeń zawartych w Porozumieniu o Współpracy, dokumencie podpisanym w styczniu 2014 r. pomiędzy PGE EJ 1, Władzami gmin lokalizacyjnych oraz Marszałkiem woj. Pomorskiego. Od strony formalnej, przyjęcie Programu pozwala na określenie ram organizacyjnych i prawnych zaangażowania Spółki w finansowanie działań edukacyjno-informacyjnych, aktywności związanych z lokalnym rynkiem pracy i wsparciem szkolnictwa zawodowego, inicjatyw dobroczynnych oraz dofinansowaniem projektów infrastrukturalnych. Transparentne zasady finansowania projektów oraz bezpośrednie zaangażowanie mieszkańców i Władz gmin lokalizacyjnych w procesy decyzyjne związane z dystrybucją środków pieniężnych, pozwalają także rozwijać otwarte i partnerskie relacje z przedstawicielami środowiska lokalnego. Regulamin Programu Wsparcia Rozwoju Gmin Lokalizacyjnych I. Zasady ogólne i cel Programu 1. Organizatorem Programu Wsparcia Rozwoju Gmin Lokalizacyjnych dalej zwanego Programem, jest PGE EJ 1 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej zwana Spółką ). 2. Program skierowany jest do: a. Jednostek samorządu terytorialnego - gmin lokalizacyjnych, na terenie których znajdują się potencjalne lokalizacje pierwszej polskiej elektrowni jądrowej: Choczewo, Gniewino, Krokowa (dalej łącznie: Gminy Lokalizacyjne ); b. Jednostek samorządu terytorialnego powiatów: puckiego i wejherowskiego, na terenie których położone są Gminy Lokalizacyjne w zakresie propozycji z zakresu rynku pracy; c. Organizacji pozarządowych, fundacji, stowarzyszeń, związków, organizacji społecznozawodowych zarejestrowanych na terenie Gmin Lokalizacyjnych; PGE EJ 1 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 00-542 Warszawa, ul. Mokotowska 49, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000347416, NIP: 701-021-82-99, REGON: 142242032, kapitał zakładowy: 275 859 450 zł, konto bankowe: Bank Pekao SA, nr: 21 1240 6292 1111 0010 2943 7844. www.pgeej1.pl
d. Osób fizycznych i innych podmiotów, mających odpowiednio miejsce zamieszkania lub siedzibę na terenie Gmin Lokalizacyjnych, zwanych dalej łącznie Beneficjentami. 3. Celem Programu jest wsparcie rozwoju Gmin Lokalizacyjnych, upowszechnianie wiedzy na temat energetyki jądrowej, budowanie akceptacji społecznej dla tego źródła energii oraz wsparcie efektywności procesu inwestycyjnego, w szczególności poprzez zaangażowanie Spółki w wybrane projekty z zakresu infrastruktury, wspierające aktualne i przyszłe potrzeby Spółki jako Inwestora, oraz wyzwolenie potencjału społecznego członków lokalnych organizacji pozarządowych oraz jednostek publicznych prowadzących działalność kulturalną, edukacyjną, wychowawczą, charytatywną i społeczną, zainspirowanie ich do działania na rzecz dobra wspólnego w przestrzeni publicznej, w lokalnym środowisku. Program polega na finansowaniu lub dofinansowaniu inicjatyw, zgodnych z opisanym wyżej celem Programu, realizowanych na terenie Gmin Lokalizacyjnych, które: a. przyczyniają się do rozwoju Gmin Lokalizacyjnych, b. są skierowane do mieszkańców Gmin Lokalizacyjnych lub c. są skierowane do turystów odwiedzających Gminy Lokalizacyjne. 4. Finansowanie w Programie przyznawane jest na wsparcie zgłaszanych przez Beneficjentów projektów z zakresu: a. Aktywności edukacyjno-informacyjnych związanych z działalnością Spółki; b. Działań związanych z rynkiem pracy i wsparciem rozwoju zawodowego; c. Zaangażowania Spółki w realizację gminnych projektów infrastrukturalnych, w zakresie zgodnym z celami Programu; d. Inicjatyw dobroczynnych; e. Projektów sponsoringowych, zwanych dalej łącznie Projektami, a każdy z nich Projektem. 5. W przypadku Projektów, o których mowa w p. I.5.c., możliwe jest wyłącznie dofinansowanie. 6. W ramach Programu środki pieniężne rozdysponowane będą w cyklach rocznych, pod warunkiem uzyskania przez Spółkę stosownych zgód korporacyjnych, z zastrzeżeniem, że środki przeznaczone na rok 2015 mogą zostać rozdysponowane w pierwszym kwartale 2016 r., a środki na projekty sponsoringowe przyznawane będą począwszy od 2016 r. 7. Decyzję o wysokości budżetu na dany rok podejmuje Zarząd Spółki, nie później niż 31 marca tego roku. Decyzja Zarządu Spółki wymaga zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą Spółki w ramach planu finansowego Spółki na dany rok budżetowy. Wysokość środków przeznaczonych w ramach budżetu na Projekty obejmujące działania sponsoringowe wymaga zgody PGE Polska Grupa Energetyczna S.A., zgodnie z regulacjami korporacyjnymi. 8. Projekty zgłaszane do Programu muszą być w całości realizowane na terenie Gmin Lokalizacyjnych lub powinny być przeznaczone dla ich mieszkańców, za wyjątkiem Projektów z zakresu rynku pracy i wsparcia rozwoju zawodowego, które realizowane są na poziomie powiatów. 9. W ramach Programu finansowane lub dofinansowywane są Projekty, które mają dopiero zostać zrealizowane, nie są refundowane poniesione wcześniej koszty. 2
II. Nabór projektów 1. Spółka ogłasza zakładany budżet Programu na dany rok i rozpoczęcie naboru wniosków raz w roku, nie później niż 30 stycznia danego roku, z zastrzeżeniem naboru na rok 2015, który rozpocznie się do dnia 16 listopada 2015 r. 2. Podmiot zgłaszający Projekt do Programu powinien złożyć wniosek o przyznanie finansowania lub dofinansowania wraz z wymaganymi dokumentami (wzór Wniosku wraz z Instrukcją dla Beneficjentów stanowią odpowiednio Załącznik 1 i Załącznik 2 do niniejszego Regulaminu). 3. Ogłoszenia związane z Programem, w tym informacje o rozpoczęciu naboru wniosków oraz informacje o aktualnym budżecie Programu, wzór wniosku i lista wymaganych dokumentów, a także lista podmiotów i projektów, którym przyznano finansowanie lub dofinansowanie, dostępne są na stronach internetowych: www.pgeej1.pl, stronach Gmin Lokalizacyjnych i powiatów, oraz w Lokalnych Punktach Informacyjnych Spółki ( LPI ), działających w Gminach Lokalizacyjnych: Lokalny Punkt Informacyjny Choczewo ul. Pierwszych Osadników 30a 84-210 Choczewo info.choczewo.ej@gkpge.pl Lokalny Punkt Informacyjny Gniewino ul. Pomorska 67 84-250 Gniewino info.gniewino.ej@gkpge.pl Lokalny Punkt Informacyjny Krokowa ul. Pucka 2 84-100 Krokowa info.krokowa.ej@gkpge.pl 4. Wnioski o przyznanie finansowania lub dofinansowania przyjmowane są przez cały rok, do wyczerpania limitu środków, z zastrzeżeniem, że wnioski na projekty sponsoringowe mogą być zgłaszane na kolejny rok, do dnia 30 listopada roku bieżącego. 5. Wnioski należy składać w Lokalnych Punktach Informacyjnych Spółki (LPI), działających w Gminach Lokalizacyjnych. LPI udzielają także informacji o Programie i pomocy w zakresie wypełnienia wniosków. 6. Wszystkie zgłoszone Projekty zostaną ocenione przez specjalnie powołaną do tego Radę Konsultacyjną. 7. Wnioskodawca nie będący jednostką samorządu terytorialnego ani osobą fizyczną zobowiązany jest do załączenia do wniosku kopii statutu i aktualnego odpisu z KRS lub wpisu do odpowiedniego rejestru, celem poświadczenia wiarygodności reprezentowanej przez siebie organizacji, oraz dokumentów poświadczających możliwość podpisywania umów cywilnoprawnych i zaciągania zobowiązań finansowych (jeśli dotyczy - np. szkoły upoważnienia nadane przez gminę). 8. Złożenie wniosku o przyznanie finansowania lub dofinansowania w Programie jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przekazanie danych kontaktowych mediom promującym Program, wskazanym przez Spółkę, w celu przygotowania materiału filmowego, prasowego, internetowego bądź radiowego z realizacji zgłoszonego przez dany podmiot Projektu oraz zobowiązania się do współpracy z tymi mediami w celu promocji Programu. 3
9. Beneficjenci biorący udział w Programie pozyskają zgody na wykorzystanie wizerunku osób biorących udział w przygotowaniu i realizacji zgłoszonych Projektów i zgody te przedłożą Spółce. 10. Jeżeli wniosek nie spełni wymogów formalnych wskazanych w niniejszym Regulaminie, Spółka może wezwać do jego uzupełnienia. III. Rada Konsultacyjna 1. Rada Konsultacyjna opiniuje wszystkie zgłaszane Projekty i rekomenduje Zarządowi Spółki Projekty, które spełniają postawione kryteria. 2. Do zadań Rady Konsultacyjnej należy w szczególności: a. Rozpatrywanie i opiniowanie wniosków o finansowanie lub dofinansowanie, składanych przez uprawnione podmioty w ramach Programu, b. Ocena wszystkich wniosków pod kątem spełniania przez Projekty przyjętych kryteriów, wraz z podaniem pisemnego uzasadnienia oceny, c. Przedkładanie Zarządowi Spółki oceny i rekomendacji Projektów, d. Przedkładanie Zarządowi Spółki sprawozdań rocznych. 3. Radę Konsultacyjną powołuje Zarząd Spółki. 4. W skład Rady Konsultacyjnej wchodzi od pięciu (5) do jedenastu (11) osób. 5. W skład Rady Konsultacyjnej ma prawo wejść: a. dwóch (2) przedstawicieli Spółki (przedstawiciel Biura Komunikacji i Relacji Zewnętrznych + przedstawiciel Biura Lokalizacji i Ochrony Środowiska), b. po dwóch (2) przedstawicieli każdej Gminy Lokalizacyjnej: jeden (1) przedstawiciel urzędu gminy oraz jeden (1) przedstawiciel wskazany przez Radę Gminy, spełniający kryterium niezależności od władz gminnych. Ocena spełniania kryterium niezależności należy do Spółki; c. po jednym (1) przedstawicielu wskazanym przez władze powiatów: puckiego i wejherowskiego, d. jeden (1) przedstawiciel Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego. 6. Brak wskazania przedstawiciela do Rady Konsultacyjnej przez uprawniony podmiot nie uniemożliwia działalności Rady Konsultacyjnej, o ile powołanych zostanie co najmniej 5 jej członków. 7. Kadencja Rady Konsultacyjnej trwa jeden rok. Każdy członek Rady Konsultacyjnej może pełnić funkcję przez nie więcej niż dwie kadencje pod rząd. 8. Członkowie Rady Konsultacyjnej nie pobierają za udział w Radzie wynagrodzenia. 9. Przewodniczącym Rady Konsultacyjnej jest przedstawiciel Biura Komunikacji i Relacji Zewnętrznych Spółki. 10. Rada Konsultacyjna zwoływana jest przez Przewodniczącego. 11. W posiedzeniu Rady Konsultacyjnej musi uczestniczyć co najmniej jeden (1) przedstawiciel Spółki. 12. Rada Konsultacyjna zwoływana jest w trakcie trwania Programu przynajmniej dwa (2) razy w danym roku. 13. Posiedzenie Rady Konsultacyjnej odbywa się w siedzibie Spółki lub innym miejscu wybranym przez Przewodniczącego Rady w porozumieniu z członkami Rady Konsultacyjnej. 4
14. W wyjątkowych sytuacjach możliwe jest odbycie posiedzenia Rady Konsultacyjnej poprzez telekonferencję. 15. Posiedzenia Rady Konsultacyjnej są protokołowane przez Sekretarza. 16. Sekretarz wybierany jest na pierwszym posiedzeniu Rady Konsultacyjnej spośród przedstawicieli Gmin Lokalizacyjnych. 17. Rada Konsultacyjna podejmuje decyzje w formie uchwał, zwykłą większością głosów, przy obecności minimum pięciu (5) członków Rady. W przypadku równej liczby głosów przeważające znaczenie ma głos Przewodniczącego Rady. 18. W wyjątkowych sytuacjach możliwe jest podjęcie przez Radę Konsultacyjną uchwały obiegowo, po posiedzeniu w formie telekonferencji. 19. Opiniowanie wniosków przez Radę Konsultacyjną odbywa się w ten sposób, że: dla każdego wniosku Przewodniczący Rady spośród członków Rady wyznacza Referenta, który przygotowuje projekt opinii odnośnie wniosku, a następnie na podstawie przeprowadzonej przez Radę dyskusji, projekt opinii jest przedmiotem głosowania Rady Konsultacyjnej. 20. Rada Konsultacyjna dokonuje opisowej oceny każdego wniosku, w szczególności pod względem zgodności z celami Programu, przy czym przy ocenie wniosków, o których mowa w p. I.5. a., b. i c. Regulaminu, bierze pod uwagę m.in. następujące kryteria: a. potrzeba społeczna realizacji Projektu na danym terenie, we wskazanym środowisku, b. pomysłowość, innowacyjność i atrakcyjność form realizacji Projektu, c. zaangażowanie społeczne w Projekt (m.in. wolontariat), d. upowszechnianie wiedzy na temat energetyki jądrowej, budowanie akceptacji społecznej dla tego źródła energii oraz wsparcie efektywności procesu inwestycyjnego, e. szacowana ilość osób, które faktycznie skorzystają z efektów Projektu. z zastrzeżeniem, że nie wszystkie kryteria muszą mieć zastosowanie do każdego wniosku. 21. Rada Konsultacyjna przygotowuje, zatwierdza i przekazuje Zarządowi Spółki sprawozdania roczne za dany rok w terminie do 30 stycznia następnego roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem, że sprawozdania dotyczące projektów sponsoringowych za dany rok Rada Konsultacyjna przygotowuje, zatwierdza i przekazuje Zarządowi Spółki w terminie do 30 listopada danego roku. IV. Zasady przyznawania finansowania lub dofinansowania 1. Środki finansowe w ramach Programu przyznawane są na konkretne przedsięwzięcia, zgodnie z zasadami opisanymi w Regulaminie oraz Instrukcją dla Beneficjentów, stanowiącą Załącznik 2 do niniejszego Regulaminu. 2. Podmiot składający wniosek może ubiegać się o całkowite lub częściowe finansowanie Projektu. 3. Roczny budżet Programu dzielony jest według parytetu: a. 30% - Projekty z zakresu aktywności edukacyjno-informacyjnych, b. 70% - pozostałe Projekty. Spółka zastrzega możliwość zmiany parytetu w trakcie roku, w przypadku braku wystarczającej liczby projektów z zakresu aktywności edukacyjno-informacyjnych. 4. Ostateczną decyzję o przyznaniu finansowania lub dofinansowania podejmuje Spółka, po uzyskaniu opinii Rady Konsultacyjnej, kierując się oceną wniosku dokonaną przez Radę Konsultacyjną oraz zasadą różnorodności Projektów i możliwościami budżetowymi Programu, z zastrzeżeniem postanowień pkt IV.3.a. Regulaminu. Decyzja Zarządu w sprawie finansowania lub 5
dofinansowania podejmowana jest w drodze uchwały, a jej akceptacja odbywa się na zasadach określonych w umowie Spółki. 5. Rada Konsultacyjna opiniuje złożony wniosek w ciągu dwóch miesięcy od jego wpłynięcia. 6. Spółka podejmuje decyzję o finansowaniu lub dofinansowaniu projektu w ciągu miesiąca od otrzymania opinii od Rady Konsultacyjnej. 7. Lista Projektów, które otrzymały dofinansowanie lub dofinasowanie, jest podawana do wiadomości publicznej na stronach internetowych Gmin Lokalizacyjnych, powiatów, Spółki (www.pgeej1.pl) i w LPI. 8. Finansowanie lub dofinansowanie przyznawane jest w formie darowizny, umów sponsoringowych lub innych umów cywilnoprawnych.. 9. Z podmiotami, którym przyznano finansowanie lub dofinansowanie, Spółka podpisuje na podstawie danych podanych we wniosku umowę określającą m.in: a. Cel, zakres i termin realizacji działań w ramach Projektu, b. Wysokość przyznanego finansowania lub dofinansowania, c. Formę przekazania sprawozdania z realizacji finansowanego lub dofinansowanego Projektu, d. Tok postępowania, gdy Projekt nie jest realizowany. Istotne Postanowienia Umów dotyczących finasowania lub dofinansowania Projektów stanowią Załącznik nr 3 do Regulaminu. 10. Przed zawarciem umowy dotyczącej finasowania lub dofinansowania Projektu nastąpi weryfikacja, czy w danym przypadku udzielana jest pomoc publiczna. Spółka zastrzega sobie prawo do oddalenia wniosku w przypadku stwierdzenia, że przyznanie finansowania lub dofinansowania danego Projektu będzie związane z udzieleniem pomocy publicznej. 11. Środki wypłacane są przez Spółkę w transzach i w terminach uzgodnionych w umowie z Beneficjentem, po otrzymaniu przez Spółkę egzemplarza podpisanej przez obie strony umowy, na konto Beneficjenta podane we wniosku dotyczącym zgłoszenia Projektu. V. Rozliczenie Projektu 1. Sposób rozliczenia się Beneficjenta z otrzymanych środków oraz zasady sprawozdawczości określane są w umowie zawartej z Beneficjentem. 2. Beneficjenci, którym zostanie przyznane finansowanie lub dofinansowanie, są zobowiązani do przekazania Spółce materiałów na nośnikach cyfrowych w postaci zdjęć lub materiałów video dokumentujących i podsumowujących Projekt z prawem do ich użytkowania w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej Spółki. Przekazując materiały Beneficjent oświadcza, że uzyskał zgodę osób w nich przedstawionych do nieodpłatnego udostępnienia wizerunku Spółce. Spółka ma prawo do korzystania z przekazanych materiałów bezterminowo, na terenie RP oraz poza jej granicami poprzez w szczególności: Internet, Intranet, w materiałach informacyjnych itp. VI. Postanowienia końcowe 1. Spółka zastrzega sobie prawo do odwołania Programu w dowolnym czasie. 6
2. Regulamin przyjęty uchwałą Zarządu Spółki, wchodzi w życie po zatwierdzeniu go przez Radę Nadzorczą Spółki. 3. Spółka zastrzega sobie prawo do wprowadzenia w każdym czasie zmian w niniejszym Regulaminie. 4. Regulamin Programu dostępny jest na stronach internetowych: Spółki (www.pgeej1.pl), stronach Gmin Lokalizacyjnych/ powiatów. 5. Punkt I.8., zdanie pierwsze i drugie oraz punkt IV.3. Regulaminu nie mają zastosowania do budżetu Programu na rok 2015. 7