Raport badania fokusowego ewaluującego poziom wdrożenia modelu współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych w Gminie Szczebrzeszyn Termin badania fokusowego: 24 czerwiec 2015 Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych opiera tytułową współpracę na trzech płaszczyznach: Współpraca jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych w zakresie tworzenia polityk publicznych, Współpraca jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych w zakresie realizacji zadań publicznych oraz Infrastruktura współpracy, tworzenie warunków do społecznej aktywności. Podczas badania fokusowego każdą z w/w płaszczyzn zanalizowano wg. jednolitego schematu za pomocą analizy jej części składowych tzw. obszarów i weryfikacji poprzez dialog, swobodną rozmowę, spełnienia wskaźników modelu, które stanowią podstawę pomiaru tego: czy i w jakim zakresie realizowana jest współpraca na danym obszarze. Pierwszą badaną płaszczyzną modelu współpracy jednostek samorządu terytorialnego oraz organizacji pozarządowych w Gminie Szczebrzeszyn była Współpraca jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych w zakresie tworzenia polityk publicznych. Zgodnie z modelem politykę publiczną rozumiemy, jako: sumę systemowych i porządkowych działań, które podejmowane są dla rozwiązywania najważniejszych problemów, które dotykają mieszkańców lokalnych społeczności. Płaszczyzna zawiera opis rozwiązań, które dotyczą udziału organizacji pozarządowych i władz samorządowych w kształtowaniu polityk publicznych, strategii (długofalowych zamierzeń dotyczących celów i realizacji polityk) i programów (bieżących i wieloletnich planów działań podporządkowanych strategiom). W ramach płaszczyzny wyszczególniono sześć obszarów. Na podstawie badania i opinii jego uczestników wykazuje się, iż istnieje współpraca samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych przy diagnozowaniu lokalnych problemów i wyzwań (1 obszar), jako że samorząd dysponuje wskaźnikami diagnozy społeczności (m.in. danymi nt. bezrobocia, warunków mieszkaniowych, aktywności obywatelskiej) jak również istnieje wspólny samorządowo/pozarządowy zespół ds. diagnozowania problemów lokalnych. Przykładem takiego zespołu na obszarze Gminy jest Gminna Komisja ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Ponadto samorząd terytorialny i organizacje pozarządowe wzajemne informują się o planach, zamierzeniach i kierunkach działań (2 obszar) poprzez strony internetowe jednostek samorządowych oraz organizacji pozarządowych czy też Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) Urzędu Gminy Szczebrzeszyn. Samorząd dysponuje lokalną bazą teleadresową organizacji działających na swoim terenie. Na stronach internetowych samorządu istnieje miejsce, w którym organizacje mogą zamieszczać informacje jest to zakładka Stowarzyszenia, która w najbliższym czasie zostanie zaktualizowana, jako że w tym momencie brakuje informacji wewnątrz zakładki. 1
Na obszarze Gminy Szczebrzeszyn samorząd terytorialny i organizacje pozarządowe współtworzą strategie i programy realizacji polityk publicznych oraz rozwiązań instytucjonalnych (3 obszar). Uczestnicy badania deklarowali, że samorząd i organizacje wspólnie ustalają najważniejsze kierunki polityki lokalnej, omawiając przy tym również kwestie finansowe. Przykładem takiego działania w Gminie było tworzenie obecnego Programu Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi czy tez Gminnej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych, które zostały wypracowane w ramach projektu metodą warsztatową przy uczestnictwie różnych grup społecznych i reprezentantów zarówno III jak i I sektora. Ze względu na pozytywny oddźwięk, jaki taka forma współpracy zyskała w Gminie planuje się kontynuowanie tej formy współtworzenia polityk publicznych przez JST i NGO. Obecnie spotkania te nie są jednak regularne. W gminie istnieje sposób postępowania, procedura tworzenia strategii, programów, planów, pozwalający organizacjom na zgłaszanie własnych projektów uchwał, a tym samym na wpływanie na kształt polityk publicznych. W trakcie przygotowywania projektu uchwały dokonywane są jego konsultacje. W sposób mailowy stowarzyszenia i organizacje z obszaru gminy mogą zgłaszać uwagi do projektu uchwały. Większość organizacji aktywnie uczestniczy w konsultacjach planów, strategii, programów opisujących miejscowe polityki publiczne. Badani jednogłośnie stwierdzili, że większość planów, strategii i programów jest konsultowana z organizacjami pozarządowymi, kształt dokumentów, uchwał opisujących lokalne polityki podlega konsultacjom, co najmniej dwojakiego rodzaju (m.in. konsultacjom pisemnym i wysłuchaniu), a wyniki konsultacji są publikowane wraz z uzasadnieniem przyjętych/odrzuconych propozycji i uwag na stronie BIP Urzędu Gminy Szczebrzeszyn, są również dostępne w wersji papierowej w siedzibie urzędu Gminy. Samorząd i NGO współpracują przy wdrażaniu polityk publicznych (5 obszar), jest to widoczne poprzez fakt istnienia rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi, ujmującego również zasady współpracy przy realizacji lokalnych polityk publicznych. Był on tworzony metodą warsztatową, wspólnie przez przedstawicieli I i III sektora. Podobnie powstawał w Gminie inny dokument polityki publicznej tj. Gminna Strategia Rozwiązywania problemów Społecznych, który był tworzony podczas szkolenia z doradcą przez wszystkie chętne osoby z obszaru Gminy. Tworząc polityki publiczne, organizacje współpracują z samorządem w ramach komisji konkursowych. Organizacje pozarządowe uczestniczą w ocenie realizacji polityk i programów (6 obszar). Plany, strategie, programy są opracowywane tak, żeby była możliwa ich ewaluacja według wcześniej przyjętych wskaźników, czego przykładem jest m.in. Program współpracy z Organizacjami Pozarządowymi, który jest raportowany przez Burmistrza do kwietnia roku następnego. Raport zatwierdzany jest drogą pisemną przez Radę Miejską. Organizacje monitorują oraz uczestniczą w ewaluacji planów, strategii i programów. Samorząd upowszechnia wyniki ewaluacji realizowanych przez siebie lokalnych polityk publicznych na stronie internetowej Urzędu Gminy. 2
Drugą badaną płaszczyzną modelu współpracy jednostek samorządu terytorialnego oraz organizacji pozarządowych w Gminie Szczebrzeszyn była Współpraca samorządu z organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań publicznych. Zgodnie z modelem zadania publiczne to działania, które podejmuje administracja samorządowa w ramach ustaw określających zakres ich kompetencji. Płaszczyzna zawiera opis współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi przy realizacji zadań publicznych z wykorzystaniem różnych form współpracy finansowej i niefinansowej. Współpraca samorządu z organizacjami pozarządowymi odbywa się w trzech obszarach: Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form finansowych (I obszar), Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form niefinansowych (II obszar), Partnerstwo projektowe w realizacji zadań publicznych (III obszar). W ramach pierwszego obszaru II płaszczyzny Gmina Szczebrzeszyn spełnia wszystkie określone w modelu wskaźniki minimalne. Uczestnicy badania (reprezentujący zarówno I jak i II sektor) jednomyślnie stwierdzili, iż organizacje pozarządowe wykonują powierzane im zadania publiczne według ustalonych standardów. Organizacje, które otrzymują dofinansowanie z tytułu wygranej w otwartym konkursie ofert podpisują z Urzędem Gminy umowę na realizacje określonych zadań, dotychczas nie zauważono wśród organizacji odstępstw od realizacji zapisów umowy. Gmina podpisuje nie wieloletnie, a roczne umowy na realizację zadań publicznych, co wynika faktu, iż budżet Gminy planowany jest na rok i wszystkie rozliczane zadania muszą zamknąć się w roku budżetowym. Istnieją jawne, spisane zasady organizacji konkursów precyzujące m.in. zasady wyboru komisji konkursowych, warunki składania wspólnych ofert przez organizacje, czy kryteria wyboru ofert i są one konkretnie sprecyzowane w ogłoszeniu/ogłoszeniach o konkursie. Samorząd umożliwia organizacjom korzystanie z majątku komunalnego, publicznej infrastruktury, oferuje pomoc jednostek organizacyjnych samorządu (2 obszar). Gmina nie posiada spisanych procedur, ale wszyscy uczestnicy badania (reprezentanci organizacji pozarządowych jak również przedstawiciele grupy roboczej) jednomyślnie stwierdzili, że w Gminie istnieją przejrzyste i sprawdzone praktyki w tym zakresie: bezpośredni kontakt, kontakt telefoniczny, czy w razie potrzeby umowa użyczenia. Ponadto samorząd udziela organizacjom wsparcia merytorycznego, obecnie w wyniku realizacji projektu władze reprezentujące JST zauważyły potrzebę wypracowywania metod mających na celu jeszcze bardziej efektywne wsparcie merytoryczne. Istnieje współpraca pomiędzy samorządem a organizacjami pozarządowymi w zakresie promocji. Na wniosek organizacji, grupy nieformalnej przedstawiciele samorządu umieszczają informacje o planowanych przez organizacje pozarządowe czy nawet grupy nieformalne (takie jak m.in. KGW) inicjatywach i wydarzeniach na stronie internetowej urzędu gminy. Urząd Gminy udziela swojego patronatu organizowanym i realizowanym na obszarze gminy wydarzeniom. Realizując zadania publiczne, organizacje współpracują z samorządem w ramach komisji konkursowych. 3
W ramach partnerstwa projektowego w realizacji zadań publicznych (3 obszar) Gmina Szczebrzeszyn spełnia wskaźniki minimalne wdrożenia modelu. W samorządzie istnieje procedura zawierania partnerstw w celu realizacji zadań publicznych i jest ona określona w Programie Współpracy z organizacjami pozarządowymi. Istnieją również ogólnodostępne reguły realizacji zadań w trybie inicjatywy lokalnej, uchwalone Uchwałą nr IX/82/2011 Rady Powiatu w Zamościu z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie określenia trybu i szczegółowych kryteriów oceny wniosków o realizację zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej. Trzecią badaną płaszczyzną modelu współpracy jednostek samorządu terytorialnego oraz organizacji pozarządowych w Gminie Szczebrzeszyn była Infrastruktura współpracy, tworzenie warunków do społecznej aktywności. Współpraca samorządu z organizacjami pozarządowymi bez wątpienia wymaga stworzenia odpowiednich warunków również warunków sprzyjających społecznej aktywności, ułatwiających mieszkańcom podejmowanie inicjatyw obywatelskich i tworzenie organizacji pozarządowych, wyrażanie swojej opinii, podejmowanie się realizacji zadań i usług publicznych oraz uczestnictwo w zarządzaniu rozwojem lokalnym. Współpraca samorządów i organizacji pozarządowych w realizacji tak zdefiniowanego celu zweryfikowana została w ramach trzech obszarów: System wspierania inicjatyw obywatelskich i organizacji pozarządowych (I obszar), Wspieranie Procesów Integracji sektora organizacji pozarządowych (II obszar), Partnerstwo lokalne (III obszar). Na system wspierania inicjatyw obywatelskich i organizacji pozarządowych (1 obszar) w Gminie Szczebrzeszyn składa się kilka elementów. W samorządzie wyznaczona jest osoba odpowiedzialna za współpracę z organizacjami pozarządowymi, program współpracy z organizacjami pozarządowymi zawiera zadanie przewidujące działania na rzecz rozwoju organizacji i inicjatyw obywatelskich poprzez szkolenia, doradztwo i animacje. Gmina wspiera III sektor poprzez możliwość otrzymania przez NGO funduszu wkładu własnego będącego partnerskim wkładem finansowym lub niefinansowym Gminy do realizowanych przez organizacje projektów i inicjatyw. Ponadto uczestnicy badania fokusowego reprezentujący sektor pozarządowy określili, iż czują wsparcie samorządu w rozwoju zarówno wolontariatu jak również w zakresie inicjatyw obywatelskich podejmowanych przez mieszkańców (2 obszar), jest to pomoc materialna bądź niematerialna (użyczanie infrastruktury) potrzebnej do realizacji działań i w razie potrzeby wsparcie informacyjne. Samorząd wspiera i uczestniczy przynajmniej raz w roku w plenarnym spotkaniu miejscowych organizacji. Na obszarze Gminy nie istnieje lokalna federacja, sieć, związek lokalnych organizacji pozarządowych, natomiast każda gmina Powiatu Zamojskiego ma możliwość przyłączenia się do Zamojskiego Forum Organizacji Pozarządowych lub Zamojskiego Forum Inicjatyw Społecznych, które swoim zasięgiem obejmuje obszar Powiatu Zamojskiego a więc wszystkich podległych mu gmin. W wyniku realizacji projektu i stworzenia płaszczyzny do dialogu i spotkania się wielu podmiotów III sektora wcześniej niemających możliwości spotkania się, 4
powstał pomysł stworzenia gminnego związku lokalnych organizacji, po ty by móc wzajemnie się wzmacniać, promować, zawiązywać partnerstwa oraz nie dublować swoich działań. Partnerstwo lokalne (3 obszar), budowane jest poprzez wzajemną promocję swoich działań w ramach lokalnych wydarzeń takich jak festyny, czy dożynki. Mimo iż, nie ma ogólnego dokumentu określającego politykę samorządu w zakresie tworzenia i działania partnerstw lokalnych, są one tworzone przez Urząd Gminy i organizacje. Partnerstwa te dotyczą często konkretnych projektów, są zadaniowe. Jeżeli wniosek projektu wymaga jest ono tworzone wraz z całą potrzebną dokumentacją. Respondenci badania zapytani o ogólną ocenę oraz wrażenia związane z procesem wdrażania modelu współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych na obszarze ich Gminy stwierdzili, że wdrożenie modelu przyczyniło się do rozwoju współpracy pomiędzy samorządem a organizacjami. Stworzona została przestrzeń do ujawnienia wzajemnych potrzeb, do analizy mocnych i słabych stron współpracy, do podejrzenia dobrych praktyk, które mogłyby zafunkcjonować w Gminie. Przedstawicielka JST deklarowała, że widzi wymierne owoce działań projektu inicjatywy, które wpłynęły na jakość współpracy na obszarze gminy, poza tym podkreślała wagę odbytych szkoleń, które pokazały wartość współpracy z samorządem. Inna przedstawicielka NGO mówiła, że metody i formy zastosowane w projekcie były jak najbardziej skuteczne, udało się jej podmiotowi zawiązać partnerstwo, odbyć coaching, który jak określiła: dał wiatr w żagle i spowodował, że dalej możemy się rozwijać. Podkreślała również, że pozytywem była możliwość uczestnictwa w konsultacjach z organizacjami pozarządowymi w zakresie tworzenia gminnej strategii rozwiazywania problemów społecznych. Miała poczucie, ze jako przedstawiciel III sektora współtworzyła strategię, miała realny wpływ na jej kształt, ale spotkanie to dało również możliwość poznania innych przedstawicieli III sektora, co wpłynęło na zawarcie partnerstw i zawiązanie relacji. Przedstawicielka samorządu wskazała, że z jej perspektywy wartościowym elementem projektu, którego zabrakło, mogłoby być spotkanie wszystkich gmin uczestniczących w projekcie, podczas którego podzieliłyby się swoimi praktykami, wrażeniami z realizacji działań na obszarze swojej gminy. Wskazała ona na owocną współpracę z doradcą nad tworzeniem dokumentów polityk publicznych, która pomogła zaprojektować dokumenty odzwierciedlające rzeczywistą sytuację i potrzeby Gminy. Wskazała na potrzebę kontynuowania działań, mówiąc, że projekt trwający 20 miesięcy mógłby trwać kolejne 20 i mielibyśmy, co robić. 5