Wdrażanie e-usług w urzędzie przy minimalnych kosztach wnioski z Projektu UEPA dr Marcin Kraska KONWENT BURMISTRZÓW I WÓJTÓW ŚLĄSKIEGO ZWIĄZKU GMIN I POWIATÓW GMINA ISTEBNA, 13-14 LUTEGO 2014 R..
UEPA Konsorcjum projektowe: MINISTERSTWO GOSPODARKI Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdrożenie idei jednego okienka INSTYTUT LOGISTYKI I MAGAZYNOWANIA Zakres tematyczny: procedury administracyjne związane z podejmowaniem i prowadzeniem i zakończeniem działalności gospodarczej
Zadania projektowe UEPA Zadanie 1: Mapowanie, Zadanie upraszczanie, realizowane w elektronizacja 2014 r. procedur administracyjnych i ich wdrażanie na różnych szczeblach administracji elektronizacja i wdrażanie elektronicznych usług na rożnych szczeblach administracji Zadanie 2: Szkolenia stacjonarne i e-learningowe pracowników administracji publicznej Zadanie 3: Wdrożenie Pojedynczego Punktu Kontaktowego i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej Zadanie 4: Utworzenie i funkcjonowanie Help-Desk
Kto już skorzystał z produktów UEPA - 305 urzędów korzysta z formularzy przygotowanych w ramach UEPA - 70 typów uruchomionych usług - 2895 wdrożeń (stan na 2014-02-13) - 430 przygotowanych formularzy - 122 wzory opublikowane w CRD : Dokonane wdrożenia : Obecnie uruchamiane usługi
Zidentyfikowane problemy dotyczące elektronizacji procedur administracyjnych 1. Słowa nierekomendowane w przepisach prawa 2. KPA i doręczanie pism 3. Różnice w interpretacji prawa - nadmiar wymaganych informacji 4. Dublowanie prac przy przygotowywaniu opisów procedur administracyjnych 5. Brak wzorów dokumentów urzędowych i elektronicznych 6. Elektronizacja papieru 7. Brak centralnych baz organów, procedur i rejestrów 8. Decentralizacja rejestrów
pisemnie Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego: Art. 14. 1. Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. Art. 63. 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
pisemnie - przykład Procedura: Koncesja na prowadzenie kasyna gry Akt prawny: Ustawa z dnia z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych, Dz. U. z 2009 r., nr 201, poz. 1540 z późn. zm. Treść: Art. 23c. Podmiot eksploatujący zarejestrowany automat lub urządzenie do gier jest obowiązany informować pisemnie naczelnika urzędu celnego o: 1) zamiarze przemieszczenia automatu lub urządzenia do innego miejsca eksploatacji - co najmniej na 7 dni przed dokonaniem tej czynności;
papierowo - przykład Procedura: pozwolenie na budowę Akt prawny: Ustawa Prawo budowlane Treść: do wniosków mają być załączone 4 egzemplarze projektu budowlanego (zgodnie z art. 33 ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo budowlane). Natomiast o formie projektu budowlanego stanowi rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego, w którym jest mowa w par. 6: "1. Projekt budowlany należy sporządzić w czytelnej technice graficznej oraz oprawić w okładkę formatu A-4, w sposób uniemożliwiający dekompletację projektu. 2. Dopuszcza się oprawę projektu budowlanego w tomy obejmujące: 1) projekt zagospodarowania działki lub terenu oraz oświadczenia, o których mowa w art. 34 ust. 3 pkt 3; 2) projekt architektoniczno-budowlany i wyniki badan geologiczno-inżynierskich oraz geotechniczne warunki posadowienia obiektów budowlanych, o których mowa w art. 34 ust. 3 pkt 4. Do zamierzenia budowlanego zawierającego więcej niż jeden obiekt budowlany można stosować oprawę wielotomowa. 3. Projekt budowlany należy opracować w języku polskim, stosując zasady wymiarowania oraz oznaczenia graficzne i literowe określone w Polskich Normach lub inne objaśnione w legendzie. 4. Projekt budowlany sporządza się w 4 egzemplarzach z przeznaczeniem 1 egzemplarza do archiwum właściwego organu nadzoru budowlanego, 1 egzemplarza dla organu wydającego pozwolenie na budowę i 2 egzemplarzy dla inwestora.
do wglądu 1. Zamykamy drogę wnioskowania drogą elektroniczną. 2. Powinna pozostać możliwość przedstawiania potwierdzonych kopii lub skanów nawet z wymaganiem potwierdzenia elektronicznej wersji dokumentu w postaci skanu (Uwaga: nowelizacja KPA)
do wglądu - przykład Procedura : Wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych Akt prawny: Ustawa z dnia Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r., o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t. j. Dz. U. z 2011 r. nr 45. poz. 235, ze zm.) Treść: Zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o opiece wnioskodawca zobowiązany jest do przedstawienia do wglądu, w momencie składania wniosku o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych: dokument stwierdzającego tytuł prawny do lokalu, w którym ma być prowadzona opieka, w przypadku osoby fizycznej dowód osobisty lub inny dokument potwierdzającego tożsamość.
oryginał, poświadczona kopia, poświadczone tłumaczenie Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej: Art. 6 ust. 3: Właściwy organ, z wyłączeniem sądu powszechnego, nie może żądać ani uzależnić swoich rozstrzygnięć w sprawie podjęcia, wykonywania lub zakończenia działalności gospodarczej od przedłożenia dokumentów w formie oryginału, poświadczonej kopii lub poświadczonego tłumaczenia ( ). UWAGA: nie jest to bezwzględny zakaz, ponieważ niekiedy obowiązek przedłożenia oryginału jest przewidziany przepisami ustaw szczególnych z uwagi na nadrzędny interes publiczny lub wynika to z bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo ratyfikowanych umów międzynarodowych (art. 6 ust. 3 in fine ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej).
oryginał, poświadczona kopia, poświadczone tłumaczenie przykład Procedura : Zezwolenie na urządzanie loterii promocyjnych Akt prawny: Ustawa z dnia z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych, Dz. U. z 2009 r., nr 201, poz. 1540 z późn. zm. Treść: Art. 57. Dokumenty dołączane do wniosków powinny zostać przedłożone w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez notariusza, adwokata lub radcę prawnego
zaświadczenie Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego: Art. 220. 1 Organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia (ani oświadczenia) na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli: 1) znane są one organowi z urzędu, 2) możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie: a) posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych, b) rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, c) wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, d) przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych). 2. Organ administracji publicznej żądający od strony lub innego uczestnika postępowania zaświadczenia albo oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w Projekt współfinansowany środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego drodze zaświadczenia albo oświadczenia.
zaświadczenie przykład 1 Procedura : Udzielenie zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej produktów leczniczych weterynaryjnych Akt prawny: Ustawa z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2008 r., Nr 45, poz.271 ze zm.) Treść: Art. 75. 1. Wniosek o udzielenie zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej, zwany dalej "wnioskiem", powinien zawierać: 1) oznaczenie przedsiębiorcy ubiegającego się o zezwolenie; 2) ( ) 2. Do wniosku należy załączyć: 1) wyciąg z rejestru zgodnie z odrębnymi przepisami; 2) ( )
KPA doręczanie pism drogą elektroniczną jak było Akt prawny: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania admin. (Dz.U. z 2001 r. Nr 98, poz. 1071, ze zm.) Treść: Zgodnie z art. 39 1 KPA, w brzmieniu nadanym przez art. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230), doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania: 1) wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo 2) wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.
KPA doręczanie pism drogą elektroniczną jak będzie Doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej; 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie; 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków.
KPA doręczanie pism za granicę Akt prawny: ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego Treść: art. 40 4 Kpa Strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń.
Nadmiar wymaganych informacji PESEL Data urodzenia Płeć Adres Urząd skarbowy Poczta Dane z rejestrów Dobra praktyka: Wykorzystywanie dostępnych rejestrów Oświadczenie zaświadczenie oświadczenie, oświadczenia we wnioskach
Dublowanie prac przy przygotowywaniu opisów procedur administracyjnych Dobra praktyka skorzystanie z ustandaryzowanych opisów procedur przygotowywanych centralnie i publikowanych na Portalu PPK
Brak wzorów dokumentów Wiele wzorów wniosków Dobra praktyka Jeden wzór wniosku przygotowywany centralnie
Co mówi znowelizowana ustawa o informatyzacji (1/2) Art. 16a. 1. W przypadku gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, jeżeli przepisy te nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, organ ten: 1) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzór dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 1; 2) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opis usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług; 3) udostępnia na epuap lub w innym systemie teleinformatycznym formularz elektroniczny umożliwiający wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej. 2. Czynności, o których mowa w ust. 1, organ realizuje w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów określających wzór dokumentu. ( )
Co mówi znowelizowana ustawa o informatyzacji (2/2) Art. 16b. 1. W przypadku gdy w przepisach prawa nie został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, wzór dokumentu elektronicznego może przekazać do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych organ, w którego właściwości pozostają sprawy związane z określonym w tym wzorze zakresem użytkowym dokumentów elektronicznych. 2. Do przekazania, o którym mowa w ust. 1, stosuje sieę art. 16a ust. 1. ;
Elektronizacja papieru Dobra praktyka Tworzenie kreatorów formularzy
Brak centralnych baz organów, procedur i rejestrów Dobra praktyka Stworzenie referencyjnych baz organów w kraju, procedur administracyjnych, rejestrów
Decentralizacja rejestrów Dobra praktyka Rejestry centralne
Zidentyfikowane problemy dotyczące funkcjonowania rejestrów publicznych 1. Brak standardu co do formy prowadzenia rejestrów 2. Konieczność wielokrotnej aktualizacji przez przedsiębiorcę tych samych danych w wielu rejestrach (redundancja danych) 3. Brak komunikacji pomiędzy rejestrami lokalnymi 4. Brak spójności danych pomiędzy różnymi rejestrami 5. Wykonywanie zbędnych czynności przez różne szczeble administracji 6. Brak kompletu danych w rejestrze 7. Mała liczba rejestrów dostępnych elektronicznie 8. Brak standardu elektronicznej wymiany danych z rejestrami 9. Stosowanie różnych określeń na rejestry w polskim prawodawstwie 10. Nieoptymalne koszty uruchomienia i utrzymania rejestrów
Zakres darmowego wsparcia przy wdrażaniu e-usług
UEPA ZAKRES WSPARCIA 1. Gotowe aplikacje do pobrania 2. Webinaria wdrożeniowe 3. Spotkania wdrożeniowe 4. Doradztwo zdalne infolinia 5. Publikowanie wzorów w CRWDE check lista
GOTOWE APLIKACJE Aplikacje wraz z instrukcją instalacji dostępne są pod adresem: www.eu-go.gov.pl/wzory Wystarczy poprać aplikację i zainstalować na swojej skrzynce, aby uruchomić e-usługę. www.eu-go.gov.pl/wzory
WEBINARIA WDROŻENIOWE podczas webinariów wspólnie wdrażamy e-usługi na koncie epuap urzędu, przechodzimy krok po kroku cały proces uruchamiania e-usługi, webinarium trwa około 1 do 1,5 godziny, w efekcie minimum 1 wdrożna e-usługa, Terminy dostępne są na stronie: www.eu-go.gov.pl/webinaria
SPOTKANIA WDROŻENIOWE Podczas spotkań wdrażamy min. 1 e-usługę na koncie epuap urzędu. Uczestnicy mają okazję zapoznania się i realizacji całego procesu uruchamiania e-usługi od momentu tworzenia formularza, przez publikację wzoru w CRD, aż do uruchomienia e-usługi. Spotkania organizowane są w 12 miastach, mają charakter warsztatowy. Szczegóły na stronie: www.eu-go.gov.pl/wdrazam
Spotkania wdrożeniowe 10 spotkań wdrożeniowych 2013 r. 12 spotkań wdrożeniowych 2014 r. > 200 urzędów już uczestniczyło w spotkaniach wdrożeniowych w 2013 r.
DORADZTWO ZDALNE - INFOLINIA Eksperci odpowiadają na wszelkie pytania związane z uruchomieniem e-usług zarówno dotyczące technicznej, jak i organizacyjnej strony wdrożenia. infolinia: dni powszednie 9:00-14:00 tel: (61) 850 49 96 elektronizacja@ilim.poznan.pl
CHECK -LISTA przelane dobre praktyki odnośnie publikacji wzorów elektronicznych w CRWDE około połowy marca 2014 udostępniony zostanie mechanizm automatycznego dostosowywania wzorów dok. elektr. do wymogów CRD dokument dostępny: www.eu-go.gov.pl/wzory
ELEKTRONIZACJA - efekt UEPA 1. Analiza procedur administracyjnych 2. Przygotowanie opisu procedury 3. Uzyskanie akceptacji opisu procedury przez urzędy realizujące/resort 4. Publikacja opisu procedury eu-go oraz epuap (ten sam opis wykorzystany Zakres prac do wykonania przez każdy Zakres urząd prac przed do w dalszym wykonania etapie do podłączenia e-usługi) Projektem przez UEPA urzędy 5. Standaryzacja wzoru urzędowego na podstawie uzgodnień z urzędami dzięki efektom Projektu UEPA Cały proces 6. Budowa formularza w Środowisku Budowy Aplikacji (ŚBA) 7. Przygotowanie wzoru dokumentu elektronicznego 8. Publikacja wzoru dokumentu elektronicznego w CRD 9. Przygotowanie aplikacji (standardowej) 10. Indywidualne konfigurowanie aplikacji 11. Przygotowanie karty usługi i połączenie jej z opisem usługi oraz z aplikacją Ostatni etap
4 miejsce dla UEPA Dzięki UEPA uzgodniono z urzędami postać formularzy dla 428 procedur. Przygotowane zostały wzory do publikacji w CRD dla ponad 150 procedur Opublikowanych zostało w CRD 122 wzory dok. elektronicznych 1. ZUS : 202 wzory 2. Gmina Miejska Kraków : 158 wzorów 3. Minister Finansów : 141 wzory w tym 2 z UEPA 4. UEPA : 122 wzory 5. Pozostałe urzędy (cała Polska) : 590 wzorów stan na grudzień 2013 r.
Dziękuję za uwagę dr Marcin Kraska marcin.kraska@ilim.poznan.pl tel. 618504967